laporan tinjauan manajemen laboratorium manajemen...
TRANSCRIPT
Laporan Tinjauan Manajemen
Laboratorium Manajemen Agroindustri
Jurusan Teknologi Industri Pertanian
Fakultas Teknologi Pertanian
Universitas Brawijaya
Malang
2017
Visi : Menjadi laboratorium bermutu dalam mendukung penyelenggaraan pendidikan dan
penelitian di bidang manajemen agroindustri
Misi : Melaksanakan praktikum mata kuliah pendukung keahlian manajemen agroindustri
Melaksanakan penelitian di bidang manajemen agroindustri
Motto : Pelayanan Prima, Kebanggaan Kami
Janji pelayanan : Memberikan layanan yang terbaik guna mewujudkan kepuasan pengguna jasa layanan
Etika pelayanan : 1. Mengawali senyum, salam, sapa
2. Wajib memakai tanda pengenal (kartu identitas)
3. Bersikap sopan santun terhadap pengguna jasa layanan
4. Tidak semena-mena kepada pengguna jasa layanan
5. Tidak d ibenarkan dalam memberikan pelayanan sambil merokok atau sambil
berkomunikasi dengan handphone atau alat komunikasi lainnya
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Manajemen Agroindustri 2017
Laboratorium Manajemen Agroindustri Universitas Brawijaya i
LEMBAR PENGESAHAN
1. Jenis Berkas : Laporan Tinjauan Manajemen
2. Nama Unit : Laboratorium Manjemen Agroindustri JurusanTeknologi
Industri Pertanian Fakultas Teknologi Pertanian
3. Nama Institusi : Universitas Brawijaya
4. Penanggungjawab : Dr. Panji Deoranto, STP. MP. (Pimpinan Unit)
5. Koordinator Penyusun : Dr. Panji Deoranto, STP. MP.
6. Anggota Penyusun : 1) Dr. Ir. Imam Santoso, MP.
2) Dr. Ir. Endah Rahayu Lestari, MS.
3) Dr. Siti Asma'ul Mustaniroh, STP, MP.
4) Isti Purwaningsih, STP, MT. 5) Dhita Morita Ikasari, STP, MP
6) Rizky Luthfian Ramadhan S., STP, M.Sc.
7) Ardaneswari Dyah Pitaloka C., STP, MP
8) Riska Septifani, STP, MP.
9) Andan Linggar Rucitra, STP, MP.
10) Laila Fitriya, STP.
7. Periode : Januari s.d November Th. 2017
Malang, 11 November 2017
Pimpinan Unit Kerja,
Dr. Panji Deoranto, STP. MP.
NIP. 19710806 200212 1 002
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Manajemen Agroindustri 2017
Laboratorium Manajemen Agroindustri Universitas Brawijaya ii
DAFTAR ISI
LEMBAR PENGESAHAN ....................................................................................... i
I. PENDAHULUAN ............................................................................................................... 1
II. LINGKUP BAHASAN........................................................................................................ 1
III. PELAKSANAAN ................................................................................................................ 1
IV. HASIL ............................................................................................................................... 2
1. Hasil Audit Internal ................................................................................... 2
2. Hasil Audit Eksternal ................................................................................. 3
3. Umpan Balik Pelanggan ............................................................................. 4
4. Kinerja dan Evaluasi Proses ....................................................................... 6
5. Tindakan Koreksi dan Tindakan Pencegahan ............................................. 14
6. Tindak Lanjut Tinjauan Manajemen Sebelumnya ......... Error! Bookmark not
defined.
7. Perubahan yang Mempengaruhi SMM ........... Error! Bookmark not defined.
8. Saran dan Masukan untuk Perbaikan SMM .. Error! Bookmark not defined.3
V. PENUTUP ........................................................................ Error! Bookmark not defined.4
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Manajemen Agroindustri 2017
Laboratorium Manajemen Agroindustri Universitas Brawijaya 1
I. PENDAHULUAN
Laboratorium Manajemen Agroindustri merupakan salah satu laboratorium di
Jurusan Teknologi Industri Pertanian yang menjadi salah satu sarana penunjang dalam
proses pembelajaran terkait sistem dan manajemen agroindustri.
Dalam menjalankan fungsinya, laboratorium Manajemen Agroindustri selalu
berkomitmen untuk memberikan pelayanan yang profesional dan terstandar. Sehingga
diperlukan evaluasi secara berkala dan berkelanjutan untuk menjamin kualitas dari
pelayanan yang diberikan dalam bentuk tinjauan manajemen.
Tinjauan manajemen merupakan komponen penting untuk menjamin diterapkannya
sistem manajemen mutu demi tercapainya peningkatan yang berkelanjutan. Laboratorium
Manajemen Agroindustri Jurusan TIP FTP UB mengadakan Rapat Tinjauan Manajemen yang
dilakukan secara berkala yaitu setelah pelaksanaan Audit Internal Mutu. Hal ini bertujuan
untuk segera menindaklanjuti adanya temuan sehingga dapat dilakukan perbaikan sesegera
mungkin.
II. LINGKUP BAHASAN
Mengacu sistem manajemen mutu (SMM) SNI ISO 9001:2008, maka Laboratorium
Manajemen Agroindustri Jurusan TIP FTP UB melaksanakan tinjauan manajemen dengan
ruang lingkup seperti yang dipersyaratkan, yaitu:
1. Hasil audit, Topik yang dibahas dalam rapat Tinjauan Manajemen meliputi Hasil Audit
Internal Mutu Siklus 15 pada tanggal 8 Desember 2016 dengan jumlah temuan
sebanyak 0 temuan.
2. Umpan balik pelanggan, berupa rekapan IKM dari pelayanan administrasi dan kegiatan
di laboratorium.
3. Kinerja proses bisnis, meliputi capaian sasaran mutu dan capaian program kerja.
4. Tindakan pencegahan dan tindakan koreksi (hambatan program masing-masing
bidang dan tindak-lanjut untuk mencegah hambatan tersebut agar tidak terjadi lagi).
5. Tindak lanjut tinjauan manajemen sebelumnya (catatan yang perlu mendapat
perhatian pada tinjauan manajemen sebelumnya).
6. Perubahan yang mempengaruhi SMM (baik internal maupun dari eksternal).
7. Saran dan masukan untuk perbaikan SMM unit kerja.
III. PELAKSANAAN
Tahapan pelaksanaan tinjauan manajemen di laboratorium Manajemen Agroindustri
Jurusan Teknologi Industri Pertanian secara umum adalah sebagai berikut :
1. Persiapan Tinjauan Manajemen
Persiapan tinjauan manajemen dilakukan dengan mengumpulkan dokumen
pendukung pelaksanaan AIM yang ada di laboratorium Manajemen Agroindustri dan
mengecek status yang menjadi temuan dalam AIM siklus 15.
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Manajemen Agroindustri 2017
Laboratorium Manajemen Agroindustri Universitas Brawijaya 2
2. Pelaksanaan Tinjauan Manajemen
Pelaksanaan Tinjauan Manajemen dilakukan dengan mengadakan rapat yang
dihadiri oleh Ketua, Anggota dan Laboran Laboratorium Manajamen Agroindustri pada
tanggal 10 November 2017.
Rapat tersebut membahas mengenai temuan pada AIM SIKLUS 15 tahun
2016 dan membahas tindakan perbaikan, akar penyebab dan membahas perbaikan
dari akar penyebab.
3. Pelaporan Tinjauan Manajemen
Pelaporan tinjauan manajemen dilakukan dengan menyatukan semua informasi
yang diperoleh kedalam laporan tinjauan manajemen.
IV. HASIL
Hasil evaluasi manajemen Laboratorium Manajamen Agroindustri Tahun 2016
berikut ini disajikan sesuai urutan lingkup bahasan tinjauan manajemen. (lihat Bab II).
1. Hasil Audit Internal
Audit Internal yang dilakukan di Laboratorium Manajemen Agroindustri adalah Audit
Internal Mutu (AIM) Siklus 15 tahun 2016 yang dilakukan oleh Tim GJM Fakultas
Teknologi Petanian pada tanggal 8 Desember 2016, dengan 2 orang Auditor yaitu Nur Ida
Panca, STP, MP dan Dewi Maya Maharani, STP, M.Sc. dengan hasil temuan pada AIM
Siklus 15 tahun 2016 untuk Laboratorium Manajemen Agroindustri adalah 0 temuan.
Kegiatan Rapat Pembahasan AIM Siklus 16 Tanggal 10 November 2017
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Manajemen Agroindustri 2017
Laboratorium Manajemen Agroindustri Universitas Brawijaya 3
2. Hasil Audit Eksternal
Audit External yang dilakukan di Laboratorium Manajemen Agroindustri adalah Audit
Pelayanan Prima yang dilakukan oleh Tim GJM Fakultas Teknologi Petanian pada tanggal 6
September 2017, dengan 2 orang Auditor yang bertugas yaitu Dina Wahyu Indriani, STP, M.Sc
dan Shinta Rosalia Dewi, S.Si, M.Sc. Lingkup dari kegiatan Audit Pelayanan Prima ini adalah:
1. Visi, Misi dan Motto Lab
2. Standar Pelayanan dan Maklumat Pelayanan
3. Sistem, Mekanisme, dan Prosedur
4. Sumber Daya Manusia
5. Sarana dan Prasarana Pelayanan
6. Penanganan Pengaduan
7. Indeks Kepuasan Masyarakat (IKM)
8. Sisten Informasi Pelayanan Publik
9. Produktivitas Dalam Pencapaian Target Pelayanan
Berikut disampaikan hasil Saran Perbaikan pada Audit Pelayanan Prima tahun 2017
untuk Laboratorium Manajemen Agroindustri dengan Skor Penilaian 845 adalah:
1. Perlu adanya SOP untuk setiap layanan; misal yang belum ada: SOP penggunaan
komputer atau SOP penggunaan fasilitas dan kegiatan lain.
2. Penerapan SMM perlu dilakukan untuk semua layanan: keberadaan SOP dan
pelaksanaannya didokumentasikan.
3. Menambah sarana dan prasarana yang dirasa masih kurang, misalnya komputer.
4. Mendokumentasikan seluruh pengaduan, tidak terkecuali pengaduan lisan.
5. Meningkatkan kriteria skor IKM yang masih kurang dan menyelesaikan tindak
lanjut survei IKM.
6. Menambahkan informasi biaya pada informasi layanan.
7. Melaksanakan target kinerja yang telah ditetapkan.
Kegiatan Audit Pelayanan Prima Tanggal 6 September 2017
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Manajemen Agroindustri 2017
Laboratorium Manajemen Agroindustri Universitas Brawijaya 4
3. Umpan Balik Pelanggan
Secara umum, umpan balik pelanggan diperoleh dari dua (2) jenis masukan, yaitu
evaluasi kepuasan dan keluhan.
A. Evaluasi Kepuasan
Evaluasi kepuasan pelanggan berupa hasil pengukuran Indeks Kepuasan Masyarakat
(IKM). Unsur pelayanan yang diukur pada IKM ditunjukkan pada Tabel 1. dengan mengikuti
Pedoman Penilaian Kepuasan Pengguna Jasa Layanan seperti pada Tabel 2.
Tabel 1. Unsur Pelayanan
No. Unsur Pelayanan
1 Prosedur Pelayanan
2 Persyaratan Pelayanan
3 Kedisiplinan Petugas Pelayanan
4 Tanggung Jawab Petugas Pelayanan
5 Kemampuan Petugas Pelayanan
6 Kecepatan Pelayanan
7 Kesopanan dan Keramahan Petugas Pelayanan
8 Kewajaran Biaya Pelayanan
9 Kepastian Jadwal Pelayanan
10 Kenyamanan Lingkungan
11 Kecukupan Sarana dan Prasarana
Tabel 2. Pedoman Penilaian Kepuasan Pengguna Jasa Layanan berdasarkan KEMENPAN No : 25/KEP/M.PAN/2/2004
Nilai Persepsi
Nilai Interval IKM Nilai Konversi Mutu
Pelayanan Kinerja Unit Pelayanan
1 1,00 – 1,75 25 – 43,75 D Tidak Baik
2 1,76 – 2,50 43,76 – 62,50 C Kurang Baik
3 2,51 – 3,25 62,51 – 81,25 B Baik
4 3,26 – 4,00 81,26 – 100,00 A Sangat Baik
Berikut adalah Grafik hasil Pengukuran IKM Laboratorium Manajemen Agroindustri
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Manajemen Agroindustri 2017
Laboratorium Manajemen Agroindustri Universitas Brawijaya 5
Dari hasil pengukuran IKM tersebut dapat diketahui bahwa ada beberapa nilai unsur
pelayanan yang rendah antara lain : kecukupan sarana dan prasarana dirasa kurang
memenuhi oleh pelanggan, sehingga solusi yang bisa dilakukan adalah dengan membuat
jadwal atau shift untuk pemakaian sarana dan prasarana dilaboratorium terutama untuk
kegiatan praktikum. Selain itu juga dilakukan pengajuan alat baru untuk memenuhi
kebutuhan pelanggan. Kewajaran biaya pelayanan sebenarnya tidak dilakukan di Lab dan
kami tidak melakukan penarikan biaya apapun, kemungkinan pelanggan menilai keseluruhan
biaya layanan di Jurusan TIP. Kemudian tentang nilai unsur pelayanan yang lain akan lebih
kami tingkatkan lagi untuk memenuhi kebutuhan pelanggan seperti pada Tabel 3.
Tabel 3. Tabel Hasil Perhitungan per Unsur Pelayanan
No Unsur Pelayanan Nilai Unsur Pelayanan Tindak lanjut
1 Prosedur Pelayanan 3.04 B lebih ditingkatkan
2 Persyaratan Pelayanan 3.00 B lebih ditingkatkan
3 Kedisiplinan Petugas Pelayanan 3.24 B lebih ditingkatkan
4 Tanggung Jawab Petugas Pelayanan 3.28 A dipertahankan
5 Kemampuan Petugas Pelayanan 3.14 B lebih ditingkatkan
6 Kecepatan Pelayanan 3.10 B lebih ditingkatkan
7 Kesopanan dan Keramahan Petugas
Pelayanan
3.30 A dipertahankan
8 Kewajaran Biaya Pelayanan 2.98 B tidak ada penarikan
biaya
9 Kepastian Jadwal Pelayanan 3.14 B lebih ditingkatkan
10 Kenyamanan Lingkungan 3.04 B lebih ditingkatkan
11 Kecukupan Sarana dan Prasarana 2.84 B Membuat jadwal / shift
penggunaan sarpras dan
diusulkan penambahan
sarpras
Nilai Interval IKM (rata-rata) = 3.10
Nilai IKM setelah dikonversi = nilai interval x nilai dasar : 3.10 x 25 = 77.50
Mutu Pelayanan = B
Kinerja Unit Pelayanan : BAIK
Secara umum dapat disimpulkan bahwa mutu kinerja pelayanan yang telah diberikan
oleh Laboratorium Manajemen Agroindustri kepada pelanggan adalah BAIK dengan nilai
interval IKM 3.10 dan nilai konversi 77.50. Namun di dalam kegiatan pelayanan
berikutnya diharapkan mampu meningkatkan mutu pelayanan yang lebih baik lagi. Hasil dari
survey IKM ini diharapkan dapat menjadi bahan dasar peningkatan kualitas pelayanan publik
dan sebagai gambaran tentang kinerja pelayanan di Laboratorium Manajemen Agroindustri
Jurusan TIP FTP UB.
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Manajemen Agroindustri 2017
Laboratorium Manajemen Agroindustri Universitas Brawijaya 6
B. Keluhan
Keluhan pelanggan untuk laboratorium Manajemen Agroindustri dapat disampaikan
melalui 3 media. Secara lisan, melalui kotak saran dan melalui e-complaint. Keluhan secara
lisan biasanya terkait hal-hal teknis yang secara langsung dapat diselesaikan oleh laboran
seperti permasalahan terkait listrik, komputer atau jaringan internet. Media keluhan yang
kedua adalah melalui kotak saran, disini pelanggan dapat mengisi form saran yang telah
tersedia dan meletakkan kedalam kotak saran, selanjutnya saran tersebut akan dihimpun
untuk dibahas di rapat rutin laboratorium agar dapat ditindaklanjuti untuk mencari solusi
permasalahan. Media keluhan yang ketiga adalah e-complaint yang berada dibawah naungan
fakultas teknologi pertanian, namun sampai sejauh ini belum ada permasalahan yang pernah
disampaikan melalui e complaint. Berikut merupakan keluhan yang disampaikan oleh
pelanggan.
Keluhan pelanggan untuk laboratorium agroindustri terbagi menjadi 2 aspek yaitu
aspek teknis dan aspek sarana prasarana. Aspek teknis terkait dengan hal-hal yang bersifat
teknis ketika digunakan, permasalahan yang timbul antara lain :
- Terkadang komputer sering mati dan konektivitas yang kurang hal ini dapat
ditindaklanjuti dengan cara mengusulkan untuk proses penstabilan aliran listrik
- Banyak PC yang tidak nyala dan terkena virus, ditindaklanjuti dengan pengecekan ulang
dan updating virus secara berkala
- Banyak komputer yang tidak bisa digunakan dan mengalami error pada beberapa
program dapat ditindaklanjuti dengan cara pengecekan perangkat komputer untuk dapat
mengetahui permasalahan yang ada dan segeramelakukan perbaikan
Permasalahan atau keluhan yang timbul untuk aspek sarana dan prasarana antara lain:
- Jumlah komputer yang kurang, telah ditindaklanjut dengan usulan untuk menambah
jumlah komputer untuk pelanggan yang dapat digunakan untuk menunjang praktikum
dan kuliah serta membagi penggunaan untuk beberapa shift
- Jumlah rak sepatu kurang untuk mahasiswa yang menggunakan fasilitas laboratorium,
dapat ditindaklanjuti dengan pengajuan penambahan jumlah rak sepatu.
Daftar keluhan dan tindaklanjutnya dapat dtampilkan dalam bentuk tabel berikut :
No.
Jenis/Aspek/
Bidang/ Layanan
yang dikeluhkan
Uraian Keluhan Tindaklanjut (atau
rencana)
Status
Akhir
1. Aspek Teknis Terkadang komputer
sering mati dan
konektifitas kurang baik,
sering mati.
Sudah diusulkan untuk
menstabilkan sumber listrik.
Close
Banyak PC yang tidak
nyala dan terkena virus.
Dilakukan pengecekan ulang
dan updating antivirus.
Close
Banyak komputer yang
tidak bisa digunakan.
Dilakukan pengecekan ulang
tiap komputer.
Close
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Manajemen Agroindustri 2017
Laboratorium Manajemen Agroindustri Universitas Brawijaya 7
Beberapa komputer ada
yang mengalami error
pada beberapa program.
Perlu pengecekan secara
berkala untuk perangkat
komputer agar segera
dilakukan perbaikan pada
perangkat yang bermasalah.
Close
2. Aspek sarana
prasarana
Jumlah komputer kurang. Sudah diusulkan untuk
ditambah.
Close
Penambahan komputer
perlu untuk menunjang
praktikum dan kuliah.
Untuk memaksimalkan
penggunaan komputer,
praktikum/perkuliahan
dibagi dalam beberapa shift.
Close
Rak sepatu kurang untuk
mahasiswa di lab.
Diajukan penambahan rak
sepatu
Close
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Manajemen Agroindustri 2017
Laboratorium Manajemen Agroindustri Universitas Brawijaya 8
4. Kinerja dan Evaluasi Proses
Kinerja proses unit kerja dapat diukur dari capaian program kerja dan capaian sasaran mutu atau indikator kinerjanya. Secara umum
program kerja sudah terlaksana, ada beberapa program kerja yang belum tercapai. Sehingga diperlukan perencanaan yang lebih matang
antara program kerja, pendanaan dan sumber daya manusia yang tersedia. Berikut adalah uraian capaian program kerja berdasarkan skor
pembobotan yang ada.
PROGRAM KERJA DAN SASARAN MUTU LAB MANAJEMEN AGROINDUSTRI TAHUN 2017
No. Program Kerja Dana Sasaran Mutu atau Indikator
Kinerja
Baseline
(2-3 thn)
Target
Th.2017
Capaian
Th.2017
%
Capaian
A. Penguatan Penelitian Dosen Jumlah penelitian yang didanai setiap
tahun (judul)
1. Melaksanakan Penelitian Dosen PNBP FTP 1 1 5 100
2. Melaksanakan Penelitian
Unggulan Perguruan Tinggi
RISTEKDIKTI 1 2 2 100
B. Penguatan Pengabdian Dosen Jumlah pengabdian yang didanai
setiap tahun (judul)
1. Melaksanakan Pengabdian Dosen PNBP FTP 1 1 7 100
2. Melaksanakan Pengabdian Dosen RISTEKDIKTI 1 2 2 100
C Penguatan Kompetensi
Mahasiswa
Jumlah pelatihan yang dilaksanakan
setiap tahun (jenis)
1. Melaksanakan Pelatihan Software
Skripsi
MANDIRI 0 1 0 0
D Penguatan Kompetensi Dosen Jumlah pelatihan yang dilaksanakan
setiap tahun (jenis)
1. Mengikuti Pelatihan Dalam Negeri RBA TIP 1 2 2 100
2. Mengikuti Pelatihan Luar Negeri 1 1 100
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Manajemen Agroindustri 2017
Laboratorium Manajemen Agroindustri Universitas Brawijaya 9
E Penguatan Kompetensi Laboran
1.
Mengikuti Pelatihan Dalam Negeri RBA TIP/
Mandiri/Univ.
Jumlah pelatihan yang dilaksanakan
setiap tahun (jenis)
0 1 1 100
F Publikasi Jumlah jurnal yg diterbitkan
1. Jurnal nasional tidak terakreditasi 5 5 100
2. Jurnal nasional terakreditasi 2 2 100
3. Jurnal internasional 2 2 100
G Seminar Jumlah kegiatan seminar
1. Nasional 2 2 100
2. Internasional 2 2 100
H SEARCA Riset Grand Mempersiapkan proposal 0 1 0 0
I Pembuatan BUKU Submit draf buku ke UB Press 0 3 0 0
J Peningkatan Sarana Dan
Prasarana
Jumlah pengadaan alat lab untuk
menunjang kegiatan di lab
0 12 12 100
K Penjaminan Mutu Proses Kegiatan
Di Lab
Jumlah kegiatan audit lab untuk
meningkatkan mutu pelayanan
1 1 2 100
Rata-Rata % Capaian 82.35
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Manajemen Agroindustri 2017
Laboratorium Manajemen Agroindustri Universitas Brawijaya 10
Berikut tabel yang berisi uraian capaian sasaran mutu berdasarkan indikator kinerja Laboratorium Manajemen Agroindustri tahun 2016-2017:
INDIKATOR KINERJA LABORATORIUM MANAJEMEN AGROINDUSTRI TIP
Kegiatan Indikator Kinerja Utama (IKU)
Capaian
No Uraian Anggaran No Uraian Satuan Baseline
(2016)
Target
(2017) Cara Pengukuran
Capaian per
Oktober
2017
%
Capaian
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11
Tingkat kepuasaan
pelanggan (contoh: survei
IKM)
nilai IKM 2,93 3,00 penyebaran kuesioner
kepada mahasiswa baik
yang praktikum dan atau
tugas akhir
3,10 100
Rekapitulasi pelaksanaan
praktikum
praktikum/per
semester
3 3 merekapitulasi pelaksanaan
praktikum di lab per
semester
3 100
Jumlah kegiatan
pengembangan kompetensi
laboran
jumlah sertifikat
pelatihan
0 1 menghitung jumlah
pelatihan yang diikuti
laboran (dilampiri bukti
sertifikat)
1 100
Ada struktur organisasi dan
mandat/tupoksi organisasi
(termasuk tiap personil di
dalamnya)
Ada/Tidak ada ada SK Struktur Organisasi dan
Tupoksi (SK Dekan No.
061/SK-FTP/2012),
Peraturan Rektor tentang
Susunan Organisasi dan
Tata Kerja No. 20/2016, SK
Rektor No. 507/2016
tentang Pengangkatan
Ketua Lab FTP)
ada 100
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Manajemen Agroindustri 2017
Laboratorium Manajemen Agroindustri Universitas Brawijaya 11
Jumlah manual prosedur
(MP) sesuai dengan proses
bisnis organisasi/unit kerja
Jumlah 8 10 menghitung jumlah MP
yang tersedia di
laboratorium
10 100
Frekuensi rapat rutin lab rapat/tahun 3 4 menghitung frekuensi rapat
yang terselenggara di lab
2 50
Pelaksanaan evaluasi kinerja
laboran (metode dan
hasilnya)
evaluasi/tahun 1 1 penilaian DP3 oleh
kepegawaian fakultas,
SKP/th, kuisioner evaluasi
kinerja
1 33
Ketersediaan daftar Sarana-
Prasarana (Aset), termasuk
metode pemeliharaan.
Ada/Tidak ada ada mendata daftar alat dan
fasilitas lab
ada 100
Ketersediaan data frekuensi
pemakaian sarana-
Prasarana (Aset), termasuk
metode pemeliharaan.
Ada/Tidak ada ada mendata isian log book,
buku penggunaan/
peminjaman alat-fasilitas
lab
ada 100
Ketersediaan rekapitulasi
data tentang aktivitas
penggunaan laboratorium
rekap/bulan ada 1 membuat rekapitulasi
aktivitas praktikum,
penelitian, perkuiahan,
rapat, pelatihan dan
kegiatan akademik
1 100
Ketersediaan rekapitulasi
data penggunaan alat
rekap/bulan ada 1 membuat rekapitulasi data
penggunaan dan
peminjaman alat dan
fasilitas lab
1 100
Ketersediaan rekapitulasi
data mahasiswa lembur
rekap/bulan tidak ada 0 penggunaan fasilitas lab
pada hari (Senin-Jumat)
dan jam kerja (08.00-16.00
WIB)
0 100
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Manajemen Agroindustri 2017
Laboratorium Manajemen Agroindustri Universitas Brawijaya 12
Ketersediaan rekapitulasi
data penelitian dosen
rekap/bulan ada 1 membuat rekapitulasi data
penelitian dosen
1 100
Ketersediaan rekapitulasi
data penelitian mahasiswa
rekap/bulan ada 1 membuat rekapitulasi data
penelitian mahasiswa (tugas
akhir, kompetisi, penelitian
bersama dosen)
1 100
Ketersediaan IK Penggunaan
Alat Lab
% 100 100 menghitung jumlah instruksi
kerja yang tersedia dibagi
jumlah alat lab
100 100
Jumlah penambahan alat
laboratorium
unit/tahun 12 0 menghitung jumlah alat
baru per tahun (RBA TIP
tidak mengalokasikan untuk
alat lab)
0 100
Jumlah modul praktikum Jumlah 3 3 menghitung jumlah modul
yang tersedia dibagi jumlah
Mata Kuliah yang
dipraktikumkan
3 100
Ketersediaan peralatan K3 ada/tidak ada ada menyediakan kotak
obat/P3K dan alat
pemadam kebakaran ringan
(APAR)
ada 100
Monitoring evaluasi kelaikan
pakai alat
ada/tidak ada ada lab memastikan alat dapat
berfungsi dengan baik
dengan pengecekan secara
berkala
ada 100
Ketersediaan mekanisme
penanganan complaint
ada/tidak ada ada memiliki MP dan SOP ttg
penyampaian dan
penanganan complaint,
kotak saran, form
pengaduan, e-complaint
ada 100
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Manajemen Agroindustri 2017
Laboratorium Manajemen Agroindustri Universitas Brawijaya 13
dan rapat pembahasan
complaint
Jumlah pendapatan
laboratorium
Rp 0 300.000,- Melaksanakan 1 kali
pelatihan software
(PLS/SEM/SPSS) bagi
mahasiswa yang sedang
melaksanakan skripsi
(dengan biaya Rp. 30.000,-
/paket/mhs) target 10 mhs
belum 0
Indikator Kinerja Tambahan (IKT)
Uraian Satuan Baseline Target Cara Pengukuran Capaian %
Penyediaan alat
laboratorium
Jumlah 60% 70% menghitung jumlah alat yg
tersedia dibandingkan dg
alat yg dibutuhkan
70% 100
Penyediaan alat penelitian 70% 80% mendata evaluasi form
kebutuhan alat dan bahan
mhs yg penelitian
0 0
Kepuasan mhs thd sarana
praktikum
nilai NA 70% merekap kuisioner kegiatan
praktikum
70.40% 100
Kepuasan peneliti thd
sarana penelitian
nilai NA 70% merekap kuisioner kegiatan
penelitian mahasiswa
0 0
RATA-RATA % CAPAIAN 82.32
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Manajemen Agroindustri 2017
Laboratorium Manajemen Agroindustri Universitas Brawijaya 14
Secara umum sasaran mutu telah dapat dicapai, namun ada beberapa yang belum
tercapai diantaranya adalah pada tabel berikut :
No Sasaran Mutu yang belum tercapai Tindak lanjut
Program Kerja Laboratorium
1 Melaksanakan Pelatihan Software Skripsi Merancang dan Mengadakan pelatihan
software untuk mahasiswa
2 Pembuatan Buku Mengajukan Hibah pembuatan buku
3 Riset Grant SEARCA Mengajukan proposal Riset Grant SEARCA
Indikator Kinerja Laboratorium
1 Frekuensi rapat yang terselenggara di lab Mengadakan rapat rutin secara berkala
2 Pelaksanaan evaluasi kinerja laboran
(metode dan hasilnya)
Evaluasi kinerja laboran melalui Penilaian
DP3 oleh kepegawaian fakultas, capaian
SKP dan kuisioner evaluasi kinerja per
tahun
3 Pendapatan laboratorium dengan
melaksanakan 1 kali pelatihan software bagi
mahasiswa yang sedang melaksanakan
skripsi
Merancang dan Mengadakan pelatihan
software untuk mahasiswa
4 Penyediaan alat penelitian Membuat form kebutuhan alat dan bahan
penelitian dan mendatanya
5 Kepuasan peneliti terhadap sarana penelitian Membuat borang kuisioner kegiatan
penelitian mahasiswa
5. Tindakan Koreksi dan Tindakan Pencegahan
Acuan untuk melakukan tindakan koreksi terutatama adalah dari adanya komplain atau
keluhan dari pengguna yang telah disampaikan baik secara lisan, melalui kotak saran atau
melalui e-complaint kepada pihak laboratorium Manajemen Agroindustri. Selain itu tindakan
koreksi dapat juga dilakukan berdasar hasil Indeks Kepuasan Masyarakat (IKM) terhadap
pelayanan laboratorium. Sumber acuan tindakan koreksi selanjutnya adalah dari hasil
temuan audit, evaluasi program kerja atau dari evaluasi sasaran mutu.
Selain tindakan koreksi yang tidak kalah penting selanjutnya adalah tindakan antisipasi
atau pencegahan agar beragam permasalahan yang muncul saat ini tidak terulang dimasa
yang akan datang. Berikut adalah tindakan koreksi dan pencegahan yang dilakukan disajikan
dalam tabel berikut:
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Manajemen Agroindustri 2017
Laboratorium Manajemen Agroindustri Universitas Brawijaya 15
No. Masukan Tindakan Perbaikan
Status
(Open/
Closed)
Tindakan
Pencegahan
A. Keluhan
1. Terkadang komputer sering
mati dan konektifitas kurang
baik, sering mati.
Sudah diusulkan untuk
menstabilkan sumber
listrik.
Close Pengecekan instalasi
listrik secara berkala
2. Jumlah komputer kurang. Sudah diusulkan untuk
ditambah.
Close Mengatur jadwal /
shift penggunaan
komputer
3. Banyak PC yang tidak nyala
dan terkena virus.
Dilakukan pengecekan
ulang dan updating
antivirus.
Close Melakukan updating
antivirus secara
berkala
4. Banyak komputer yang tidak
bisa digunakan.
Dilakukan pengecekan
ulang tiap komputer.
Close Melakukan
pengecekan
komputer secara
berkala
5. Rak sepatu kurang untuk
mahasiswa di lab.
Diajukan penambahan
rak sepatu.
Close Mengajukan
penambahan rak
sepatu
6. Penambahan komputer
perlu untuk menunjang
praktikum
Untuk memaksimalkan
penggunaan komputer,
praktikum dibagi dalam
beberapa shift.
Close Membuat
jadwal/shift
pemakaian komputer
dan mengajukan
penambahan
komputer
7. Beberapa komputer ada
yang mengalami error pada
beberapa program.
Perlu pengecekan secara
berkala untuk perangkat
komputer agar segera
dilakukan perbaikan pada
perangkat yang
bermasalah.
Close Melakukan
pengecekan
komputer secara
berkala
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Manajemen Agroindustri 2017
Laboratorium Manajemen Agroindustri Universitas Brawijaya 16
B. Evaluasi Kepuasan
1. Kecukupan Sarana dan
Prasarana
Membuat jadwal / shift
penggunaan sarpras
dan diusulkan
penambahan sarpras
Close Membuat jadwal/shift
pemakaian komputer
dan mengajukan
penambahan
komputer
2. Kewajaran Biaya Pelayanan Tidak ada penarikan
biaya
Close Tidak ada penarikan
biaya
C. Temuan Audit
(termasuk yang
eksternal)
AIM Siklus 15
1. -
Audit Pelayanan Prima
1. Perlu adanya SOP untuk
setiap layanan; misal yang
belum ada: SOP
penggunaan komputer atau
SOP penggunaan fasilitas
dan kegiatan lain.
Dibuatkan SOP tentang
Layanan penggunaan
lab
Close Menerapkan SOP
untuk setiap
pelayanan
2. Penerapan SMM perlu
dilakukan untuk semua
layanan: keberadaan SOP
dan pelaksanaannya
didokumentasikan.
Menerapkan SMM pada
semua layanan dan
mendokumentasikan
Close Menerapkan SMM
pada semua layanan
dan
mendokumentasikan
3. Menambah sarana dan
prasarana yang dirasa
masih kurang, misalnya
komputer.
Mengajukan usulan
penambahan komputer
Close Pengajuan
penambahan
komputer
4. Mendokumentasikan
seluruh pengaduan, tidak
terkecuali pengaduan lisan.
Mendokumentasikan
setiap jenis keluhan
Close Mendokumentasikan
setiap jenis keluhan
5. Meningkatkan kriteria skor
IKM yang masih kurang dan
menyelesaikan tindak lanjut
survei IKM.
Meningkatkan
pelayanan terhadap
pengguna dan
menindaklanjuti hasil
survei IKM
Open Meningkatkan
pelayanan terhadap
pengguna dan
menindaklanjuti hasil
survei IKM
6. Menambahkan informasi
biaya pada informasi
layanan.
Tidak ada biaya dalam
pelayanan
Close Tidak ada biaya
dalam pelayanan
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Manajemen Agroindustri 2017
Laboratorium Manajemen Agroindustri Universitas Brawijaya 17
7. Melaksanakan target kinerja
yang telah ditetapkan.
Akan melaksanakan
semua target kinerja
yang telah ditetapkan
Open Melaksanakan semua
target kinerja yang
telah ditetapkan
D. Evaluasi Program Kerja
1. Melaksanakan Pelatihan
Software Skripsi
Merancang dan
Mengadakan pelatihan
software untuk
mahasiswa
Open Merancang dan
Mengadakan
pelatihan software
untuk mahasiswa
2. Pembuatan Buku Mengajukan Hibah
pembuatan buku
Open Mengajukan Hibah
pembuatan buku
3. Riset Grant SEARCA Mengajukan proposal
Riset Grant SEARCA
Open Mengajukan proposal
Riset Grant SEARCA
E. Evaluasi Sasaran Mutu
Indikator Kinerja
1. Frekuensi rapat yang
terselenggara di lab
Mengadakan rapat rutin
secara berkala
Open Mengadakan rapat
rutin secara berkala
2. Pelaksanaan evaluasi
kinerja laboran (metode
dan hasilnya)
Evaluasi kinerja laboran
melalui Penilaian DP3
oleh kepegawaian
fakultas, capaian SKP
dan kuisioner evaluasi
kinerja per tahun
Close Evaluasi kinerja
laboran melalui
Penilaian DP3 oleh
kepegawaian fakultas,
capaian SKP dan
kuisioner evaluasi
kinerja per tahun
3. Pendapatan laboratorium
dengan melaksanakan 1 kali
pelatihan software bagi
mahasiswa yang sedang
melaksanakan skripsi
Merancang dan
Mengadakan pelatihan
software untuk
mahasiswa
Open Merancang dan
Mengadakan
pelatihan software
untuk mahasiswa
4. Penyediaan alat penelitian Membuat form
kebutuhan alat dan
bahan penelitian dan
mendatanya
Open Membuat form
kebutuhan alat dan
bahan penelitian dan
mendatanya
5. Kepuasan peneliti terhadap
sarana penelitian
Membuat borang
kuisioner kegiatan
penelitian mahasiswa
Open Membuat borang
kuisioner kegiatan
penelitian mahasiswa
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Manajemen Agroindustri 2017
Laboratorium Manajemen Agroindustri Universitas Brawijaya 18
6. Tindak Lanjut Tinjauan Manajemen Sebelumnya
Laporan tinjauan manajemen pada tingkat laboratorium baru akan dilaksanakan pada periode
tahun 2017, sebelumnya laporan tinjauan manajemen disusun pada level jurusan. Dengan
demikian kolom rekomendasi dari tinjauan manajemen sebelumnya diambil dari butir-butir yang
utama dari laporan tinjauan manajemen tingkat jurusan tahun sebelumnya atau dari hasil temuan
audit sebelumnya, dengan keterangan sebagai berikut :
No.
Rekomendasi
Tinjauan Manajemen
Sebelumnya
Aspek
Tindak Lanjut
yang SUDAH
dilakukan
Kendala yang
dihadapi
Rencana
selanjutnya
1. Kenyamanan lingkungan
di Laboratorium juga
dirasa masih kurang
bagi pelanggan
Fasilitas Renovasi
Laboratorium
- Perawatan
Fasilitas
2. Peralatan laboratorium
yang perlu ditambah
jumlahnya mengingat
jumlah mahasiswa yang
semakin banyak
Fasilitas Pengajuan
pengadaan alat
lab
Belum/tidak semua
alat yang diajukan
dapat terpenuhi
dan terkadang
tidak sesuai
spesifikasi
Melakukan
pengajuan alat
kembali
7. Perubahan yang Mempengaruhi SMM
Pada prinsipnya terdapat beberapa hal yang mempengaruhi SMM di laboratorium
Manajemen Agroindustri yaitu dipengaruhi oleh akreditasi. Setelah mendapatkan akreditasi A
pada PS S2 TIP dan sertifikasi AUN QA pada PS S1 TIP memberikan dampak pada sistem
manajemen mutu di lingkungan Jurusan Teknologi Industri Pertanian. Dampak eksternal
meliputi pengakuan dari luar atas kualitas jurusan dan PS setelah tersertifikasinya AUN QA.
Kita dapat menjadi rujukan PS sejenis. Dampak internal yang dirasakan adalah proses
belajar mengajar dan pelayanan menjadi lebih tertata dengan baik.
8. Saran dan Masukan untuk Perbaikan SMM
Saran dan masukan untuk sistem manajemen mutu di Laboratorium Manajemen
Agroindustri diperoleh dari pelanggan. Beberapa saran yang berkaitan dengan
perbaikan/penyempurnaan SMM khususnya untuk unit laboratorium adalah sebagai berikut :
- Beberapa peralatan di laboratorium belum dioptimalkan penggunaannya
- Peralatan laboratorium perlu ditambah jumlahnya mengingat jumlah mahasiswa
yang semakin banyak
- Melakukan pengecekan alat dan fasilitas lab secara berkala
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Manajemen Agroindustri 2017
Laboratorium Manajemen Agroindustri Universitas Brawijaya 19
V. PENUTUP
Dengan adanya tinjauan manajemen ini membantu laboratorium dalam
memperbaiki mutu dalam bidang pendidikan, penelitian dan pengabdian serta menjamin
terlaksananya semua kegiatan sesuai dengan SOP yang berlaku.
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Manajemen Agroindustri 2017
Laboratorium Manajemen Agroindustri Universitas Brawijaya 1