LAS VOCES DE LA COMUNIDAD EN LAS ESTRATEGIAS DE FORTALECIMIENTO

INSTITUCIONAL

En alianza con:

LAS VOCES DE LA COMUNIDAD EN LAS ESTRATEGIAS DE FORTALECIMIENTO

INSTITUCIONAL

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Con la generosa participación y apoyo de:

Taller Contabilidad y Gestión de Recursos

ESAL

Julio-2014

Taller Contabilidad y Gestión de Recursos

ESAL

Julio-2014

Todas las personas jurídicas están obligadas a llevar contabilidad

Ley 190 de 1995, Artículo 45: “De conformidad con la reglamentación que al efecto expide el Gobierno Nacional, todas las personas jurídicas y las personas naturales que cumplan los requisitos señalados en el reglamento, deberán llevar contabilidad, de acuerdo con los principios generalmente aceptados.

“Decreto Nacional 2500 de 1986, Art. 2: A partir del 1 de enero de 1987 las Entidades Sin Ánimo de Lucro están obligadas a llevar

libros de contabilidad…”.

¿Qué es una entidad sin ánimo de lucro?

Las entidades sin ánimo de lucro son personas jurídicas, capaces de ejercer derechos y contraer obligaciones, de ser representadas judicial y extrajudicialmente, con sujeción a las disposiciones legales y a sus propios estatutos.

Por su actividad se clasifican en: salud, deporte, educación formal, cultural, investigación científica o tecnológica, ecológica, protección ambiental o a programas de desarrollo social, entre otras, donde dichas actividades son de interés general y sus excedentes son invertidos totalmente en la actividades contempladas en su objeto social.

Clases de personas jurídicas sin ánimo de lucro

• Fundación • Corporación o

Asociación • Entidades de Naturaleza

Cooperativa • Iglesias y confesiones

religiosas • Fondos de Empleados • Sindicatos • Partidos y movimientos

políticos

• Cámaras de Comercio • Propiedades

Horizontales • Cajas de Compensación

Familiar • Juntas de Acción

Comunal • Asociaciones de

Pensionados

Requisitos para que la contabilidad constituya prueba

• Tanto para los obligados legalmente a llevar libros de contabilidad, como para quienes no estando legalmente obligados lleven libros de contabilidad, éstos serán prueba suficiente, siempre que reúnan los siguientes requisitos:

• Estar registrados en la Cámara de Comercio o en la Administración de Impuestos Nacionales, según el caso

• Estar respaldados por comprobantes internos y externos• Reflejar completamente la situación de la entidad o persona

natural• No haber sido desvirtuados por medios probatorios directos o

indirectos que no estén prohibidos por la ley; • No encontrarse en las circunstancias del artículo 74 (Doble

contabilidad) del Código de Comercio.

Estados financieros

Son informes preparados periódicamente, cuya responsabilidad recae en los administradores del ente económico y tienen como objetivo suministrar información financiera a los usuarios interesados en conocer los resultados operacionales y la situación económica – financiera de la entidad.

Estados financieros básicos: • El balance general • El estado de resultados • El estado de cambios en el patrimonio • El estado de cambios en la situación financiera • El estado de flujos de efectivo.

BALANCE GENERALActivo – Pasivo = Patrimonio

1. ACTIVO

Agrupa el conjunto de las cuentas que representan los bienes y derechos tangibles e intangibles de propiedad del ente económico, que en la medida de su utilización, son fuente potencial de beneficios presentes o futuros.

Comprende los siguientes grupos:11 DISPONIBLE12 INVERSIONES13 DEUDORES14 INVENTARIOS15 PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO16 INTANGIBLES17 DIFERIDOS18 OTROS ACTIVOS19 VALORIZACIONES

11 Disponible 

1105 Caja110505 Caja general110510 Cajas menores110515 Moneda extranjera 

1110 Bancos111005 Moneda nacional111010 Moneda extranjera

1120 Cuentas de ahorro112005 Bancos112010 Corporaciones de ahorro y vivienda1125 Fondos112505 Rotatorios moneda nacional112510 Rotatorios moneda extranjera112515 Especiales moneda nacional112520 Especiales moneda extranjera112525 De amortización moneda nacional112530 De amortización moneda extranjera

12 Inversiones

1205 Acciones1210 Cuotas o partes de interés social1215 Bonos1225 Certificados122505 Certificados de depósito a término (CDT)1235 Títulos1240 Aceptaciones bancarias o financieras1245 Derechos fiduciarios1250 Derechos de recompra de inversiones negociadas (repos)1255 Obligatorias125515 Bonos para desarrollo social y seguridad interna (BDSI)1295 otras inversiones129505 aportes en cooperativas129510 derechos en clubes sociales1299 provisiones

13 Deudores

1305 clientes1310 cuentas corrientes comerciales1315 cuentas por cobrar a casa matriz1320 cuentas por cobrar a vinculados económicos1325 cuenta s por cobrar a socios y accionistas1330 anticipos y avances1335 depósitos1340 promesas de compra venta1345 ingresos por cobrar1350 retención sobre contratos1355 anticipo de impuestos y contribuciones o saldos a favor1360 reclamaciones1365 cuentas por cobrar a trabajadores1370 prestamos a particulares1380 deudores varios1390 deudas de difícil cobro1399 provisiones

14 Inventarios

1405 materias primas140501 a 140598

1410 productos en proceso141001 a 141098

1430 productos terminados143005 productos manufacturados143010 productos extraídos y/o procesados143015 productos agrícolas y forestales143020 subproductos143025 productos de pesca143099 ajustes por inflación

1435 mercancías no fabricadas por la empresa143501 a 143598

1460 envases y empaques1465 inventarios en tránsito

15 Propiedades planta y equipo

1504 terrenos1516 construcciones y edificaciones151605 edificios151610 oficinas151615 almacenes1520 maquinaria y equipo1524 equipo de oficina152405 muebles y enseres152410 equipos152495 otros1528 equipo de computación y comunicación152805 equipos de procesamiento de datos152810 equipos de telecomunicaciones152825 líneas telefónicas1532 equipo médico – científico1540 flota y equipo de transporte154005 autos, camionetas y camperos1592 depreciación acumulada

16 intangibles

1605 crédito mercantil1635 licencias1698 Amortización acumulada

17 diferidos 1705 gastos pagados por anticipado170505 intereses170510 honorarios170515 comisiones170520 seguros y fianzas170525 arrendamientos170530 bodegajes170535 mantenimiento equipos170540 servicios170545 suscripciones170595 otros1710 cargos diferidos171004 organización y preoperativos171008 remodelaciones

18 otros activos

1805 bienes de arte y cultura1895 diversos

19 valorizaciones

1905 de inversiones190505 acciones1910 de propiedades planta y equipo1995 de otros activos

BALANCE GENERALActivo – Pasivo = Patrimonio

2. PASIVO

Agrupa el conjunto de las cuentas que representan

las obligaciones contraídas por el ente económico en

desarrollo del giro ordinario de su actividad,

pagaderas en dinero, bienes o en servicios.

Los pasivos expresados en moneda extranjera el

último día del mes o año, se ajustarán con base en la

tasa de cambio representativa del mercado a esa

fecha, registrando tal ajuste como un mayor valor

del pasivo con cargo a los resultados del ejercicio.

21 Obligaciones financieras 

2105 Bancos nacionales210505 Sobregiros210510 Pagarés2115 Corporaciones financieras211505 Pagarés2195 Otras obligaciones219505 Particulares219510 Compañías vinculadas219530 Directores

22 Proveedores2205 Nacionales2210 Del exterior

23 Cuentas por pagar

2305 Cuentas ctes comerciales2335 Costos y gastos por pagar233505 Gastos financieros233510 Gastos legales233515 Libros, suscripciones y revistas233520 Comisiones233525 Honorarios233530 Servicios técnicos233535 Servicios de mantenimiento233540 Arrendamientos233545 Transportes, fletes y acarreos233550 Servicios públicos233555 Seguros233560 Gastos de viaje233565 Gastos de representación233595 Otros 2365 Retención en la fuente236505 Salarios y pagos laborales236510 Dividendos y/o participaciones236515 Honorarios236520 Comisiones236525 Servicios236530 Arrendamientos236535 Rendimientos financieros236540 Compras2367 Impuesto a las ventas retenido2368 Impuesto de industria y comercio retenido

23 Cuentas por pagar2370 Retenciones y aportes de nómina237005 Aportes a entidades promotoras de salud, EPS237006 Aportes a administradoras de riesgos profesionales, ARP237010 Aportes al ICBF, SENA y cajas de compensación2380 Acreedores varios

24 Impuestos, gravámenes y tasas 2404 De renta y complementarios2408 Impuesto sobre las ventas por pagar2412 De industria y comercio2436 De vehículos

25 Obligaciones laborales2505 Salarios por pagar2510 Cesantías consolidadas2515 Intereses sobre cesantías2520 Prima de servicios2525 Vacaciones consolidadas2530 Prestaciones extralegales

26 Pasivos estimados y provisiones

2605 Para costos y gastos2610 Para obligaciones laborales261005 Cesantías261010 Intereses sobre cesantías261015 Vacaciones261020 Prima de servicios261025 Prestaciones extralegales2635 Para contingencias263505 Multas y sanciones autoridades administrativas263510 Intereses por multas y sanciones263515 Reclamos263520 Laborales263525 Civiles

27 Pasivos diferidos2705 Ingresos recibidos por anticipado2725 Impuestos diferidos

28 Otros pasivos 

Registra las sumas de dinero recibidas por el ente económico de como anticipos o avances originados en ventas, fondos para proyectos específicos, cumplimiento de contratos, convenios y acuerdos debidamente legalizados, que han de ser aplicados con la facturación o cuenta de cobro respectiva

2805 Anticipos y avances recibidos2810 Depósitos recibidos2815 Ingresos recibidos para terceros281505 Valores recibidos para terceros

Recursos Convenios De Cooperación Pública, Nacional o Internacional.

Un convenio por lo general conlleva derechos y obligaciones para cada una de las partes que intervienen en el proyecto, como por ejemplo:

-El convenio contempla que la ONG recibirá dinero con fines específicos y con cargo a ese dinero realizará las obras o prestará los servicios objeto del convenio, bien sea directamente o a través de contratistas. -Los rendimientos financieros generados deben hacer parte integral del proyecto o se deben devolver al cooperante. -Si se compran algunos bienes muebles son del organismo nacional o internacional durante la ejecución del Proyecto y es ese organismo quien decide qué se hace con ellos, es decir, si se los deja a la entidad que ejecutó el proyecto o se los entrega a otra institución, con carácter de donación.

-Llevar la contabilidad en la forma prescrita por la ley, adoptar una clara política interna de rendición de cuentas y establecer auditorías internas y externas cuando la característica de los proyectos lo aconsejen. -Establecer procedimientos efectivos de control interno y autorregulación y propiciar éstos entre los respectivos operadores y ejecutores de los proyectos. -Ejecutar oportuna y eficientemente los contratos y convenios celebrados y cumplir con las obligaciones acordadas. –Hacer uso pertinente y adecuado de los mecanismos de participación ciudadana y comunitaria y de control social de la gestión pública en sus diversas etapas.-Cumplir con las obligaciones y deberes tributarios y de cualquiera otra índole que le conciernan.-Generar propuestas que contribuyan al fortalecimiento gremial del sector no gubernamental.

Contabilización De Recursos Recibidos Por Las Ong Con Destinación Específica

Teniendo en cuenta los principios de contabilidad contemplados en el Decreto 2649 de 1993 y sus posteriores modificaciones, es imprescindible que los hechos económicos realizados por este tipo de entes jurídicos, derivados de convenios o contratos que desarrolle en cumplimiento de su objeto social (envío de transferencias o de recursos), sean reconocidos en principio como un pasivo a favor de la institución remitente, pues en el momento se constituyen en una obligación para con la institución donante o cooperante.

Por lo general los recursos recibidos por organismos de cooperación internacional que tienen un fin específico se manejan como un pasivo dentro de los estados financieros de la organización en la cuenta 2815 –Ingresos recibidos para terceros. Desde allí se controlan tanto los ingresos como los gastos exclusivos del proyecto a través de un centro de costos que lo identifique en el sistema.Este pasivo se debe amortizar en la medida de su utilización, simultáneamente con este registro.

BALANCE GENERALActivo – Pasivo = Patrimonio

3. PATRIMONIO

Agrupa el conjunto de las cuentas que representan el valor residual de comparar el activo total menos el pasivo, producto de los recursos netos del ente económico que han sido suministrados por el propietario de los mismos, ya sea directamente o como consecuencia del giro ordinario de sus negocios.

Comprende los aportes de los accionistas, socios o propietarios, el superávit de capital, reservas, la revalorización de patrimonio, los dividendos o participaciones decretados en acciones, cuotas o partes de interés social, los resultados del ejercicio, resultados de ejercicios anteriores y el superávit por valorizaciones.

31 Capital social 3105 Capital suscrito y pagado3115 Aportes sociales3140 Fondo social32 Superávit de capital 3205 Prima en colocación de acciones, cuotas o partes 3210 Donaciones321005 En dinero321010 En valores mobiliarios321015 En bienes muebles321020 En bienes inmuebles321025 En intangibles 33 Reservas 3305 Reservas obligatorias3310 Reservas estatutarias3315 Reservas ocasionales36 Resultados del ejercicio 3605 Utilidad del ejercicio3610 Pérdida del ejercicio37 Resultados de ejercicios anteriores 3705 Utilidades acumuladas3710 Pérdidas acumuladas

ESTADO DE RESULTADOSIngresos – Costos - Gastos = Resultado

4. INGRESOS

Agrupa las cuentas que representan los beneficios operativos y financieros que percibe el ente económico en el desarrollo del giro normal de su actividad comercial en un ejercicio determinado.

Mediante el sistema de causación se registrarán como beneficios realizados y en consecuencia deben abonarse a las cuentas de ingresos los causados y no recibidos. Se entiende causado un ingreso cuando nace el derecho a exigir su pago, aunque no se haya hecho efectivo el cobro.

Los ingresos se clasifican en operacionales y no operacionales.

41. INGRESOS OPERACIONALES

Comprende los valores recibidos y/o causados como resultado de las actividades desarrolladas en cumplimiento de su objeto social mediante la entrega de bienes o servicios.

42. INGRESOS NO OPERACIONALES

Comprende los ingresos provenientes de transacciones diferentes a los del objeto social o giro normal de los negocios del ente económico e incluye entre otros, los ítem relacionados con operaciones de carácter financiero en moneda nacional o extranjera, arrendamientos, servicios, honorarios, utilidad en venta de propiedades, planta y equipo e inversiones, dividendos y participaciones, indemnizaciones, recuperaciones de deducciones e ingresos de ejercicios anteriores.

ESTADO DE RESULTADOSIngresos – Costos - Gastos = Resultado

Recursos Propios por Donaciones, Ventas o Cuotas.Hay dos tipos de donaciones:

•Las donaciones cuyo objetivo principal es subsidiar o subvencionar gastos de funcionamiento, gastos operativos o costos y por lo tanto se registran en el ingreso de la entidad.•Las donaciones que incrementan el Patrimonio del Beneficiario. Se consideran superávit de capital aquellas donaciones correspondientes a bienes y valores que incrementan el Patrimonio del ente, por ejemplo cuando se donan activos fijos como Vehículos, Muebles y Enseres, bienes inmuebles, Maquinaria y Equipo y dinero se contabiliza en la cuenta de Patrimonio.

Insinuación de DonaciónArt. 1458 CC., modificado por Decreto 1712 de 1989, art. 1º. Corresponde al notario autorizar mediante escritura pública, las donaciones cuyo valor exceda de (50) salarios mínimos mensuales, siempre que donante y donatario sean, plenamente capaces, lo soliciten de común acuerdo y no se contravenga ninguna disposición legal. Las donaciones cuyo valor sea igual o inferior a (50) salarios mínimos mensuales, no requieren insinuación.

Requisitos de los beneficiarios de las donaciones

Cuando la entidad beneficiaria de la donación que da derecho a deducción, sea alguna de las entidades consagradas en el numeral segundo del Artículo 125 del Estatuto Tributario, deberá reunir las siguientes condiciones:

-Haber sido reconocida como persona jurídica sin ánimo de lucro y estar sometida en su funcionamiento a vigilancia oficial. -Haber cumplido con la obligación de presentar la declaración de ingresos y patrimonio o de renta, según el caso, por el año inmediatamente anterior al de la donación. -Manejar, en depósitos o inversiones en establecimientos financieros autorizados, los ingresos por donaciones.

Donaciones En Especie

Las donaciones en especie que no son tangibles no se registran contable ni fiscalmente. Para hablar de donaciones en especie objeto de registro en la contabilidad se debe tener en cuenta que corresponda a la enajenación de un bien, o la trasferencia del dominio de una persona a otra, sin recibir una contraprestación equivalente.

Las donaciones son regalos que hace una persona natural o jurídica a otra, que tiene la posibilidad de incrementar el patrimonio de quien recibe la donación y de disminuirlo en cabeza de quien la entrega.

En las donaciones participan por lo menos dos partes: •El donante •El beneficiario

En el caso del patrocinio, los recursos donados o bienes tienen como objetivo financiar alguna actividad social de la entidad la cual se otorga como un incentivo, un premio, lo cual es un gasto para la empresa con destinación específica.En el patrocinio, lo que se dona tiene como finalidad ser entregado a un tercero, de tal manera que el bien donado no queda en el activo de la entidad sino que a su vez es trasferido a un tercero, por lo tanto no se puede contabilizar como Patrimonio sino que debe quedar contabilizado como costo o gasto.Los bienes y dinero que se reciben como patrocinio se contabilizan como un ingreso no operacional en la cuenta Subvenciones 429509.

Asignaciones Permanentes -Excedentes

El beneficio Neto o Excedente es el resultado de tomar la totalidad de los ingresos, ordinarios y extraordinarios, cualquiera que sea su naturaleza o denominación, que no se encuentren expresamente exceptuados de gravamen y restar de los mismos los egresos que sean procedentes de conformidad con el art. 4 del Decreto 4400 de 2004/98La inversión del beneficio Neto o Excedente debe ser aprobado por Asamblea General.  Reserva para las Asignaciones Permanentes:Las asignaciones permanentes están constituidas por el Beneficio Neto o Excedente que se constituye como reserva.-Aplicación de la Reserva: Es el uso que se da a las reservas por asignación permanente ya aprobadas por la Asamblea General.La Entidad sin ánimo de lucro ESAL, podrá realizar las inversiones en bienes o derechos con el objeto de que sus rendimientos permitan el mantenimiento o desarrollo permanente de algunas de las actividades de su objeto social. La inversiones deben ser hechas para el período para el cual se aprobaron, de lo contrario deberán ser integradas a la reserva para aplicaciones posteriores de acuerdo con las destinaciones establecidas por la Asamblea General.

ESTADO DE RESULTADOSIngresos – Costos - Gastos = Resultado

6. COSTOS DE VENTAS61. COSTO DE VENTAS Y DE PRESTACIÓN DE SERVICIOSComprende el monto asignado por el ente económico a los artículos y productos vendidos y a los servicios prestados durante el ejercicio contable.

6135 COMERCIO AL POR MAYOR Y AL POR MENORRegistra el valor de los costos incurridos por el ente económico en la adquisición, manejo y enajenación de bienes o productos que no sufren transformación, tales como: automotores, materias primas agropecuarias, animales vivos, alimentos, bebidas, productos textiles, prendas de vestir, calzado y otros enseres domésticos.

ESTADO DE RESULTADOSIngresos – Costos - Gastos = Resultado

6. COSTOS DE VENTAS62. COMPRAS

Comprende el valor pagado y/o causado por el ente económico en la adquisición de materias primas, materiales indirectos y mercancías para ser utilizadas en la producción y/o comercialización en desarrollo de la actividad social principal, durante un período determinado.

Al final del ejercicio económico las cuentas de compras se cancelarán con cargo a la respectiva cuenta del grupo 61 -costo de ventas y de prestación de servicios, según la actividad realizada por el ente económico.

7. COSTOS DE PRODUCCIÓN O DE OPERACIÓN

Agrupa el conjunto de las cuentas que representan las

erogaciones y cargos asociados clara y directamente con la

elaboración o la producción de los bienes o la prestación de

servicios, de los cuales un ente económico obtiene sus

ingresos. Comprende los siguientes grupos: materia prima,

mano de obra directa, costos indirectos y contratos de

servicios.

ESTADO DE RESULTADOSIngresos – Costos - Gastos = Resultado

ESTADO DE RESULTADOSIngresos – Costos - Gastos = Resultado

5. GASTOS

Agrupa las cuentas que representan los cargos operativos y financieros en que incurre el ente económico en el desarrollo del giro normal de su actividad en un ejercicio económico determinado.

Mediante el sistema de causación se registrará con cargo a las cuentas del estado de resultados los gastos causados pendientes de pago. Se entiende causado un gasto cuando nace la obligación de pagarlo aunque no se haya hecho efectivo el pago.

Se clasifican en: -Gastos Operacionales: de Administración y de Ventas.-Gastos No Operacionales

5. GASTOS51. OPERACIONALES DE ADMINISTRACIÓN

Los gastos operacionales de administración son los ocasionados en el desarrollo del objeto social principal del ente económico y registra, sobre la base de causación, las sumas o valores en que se incurre durante el ejercicio, directamente relacionados con la gestión administrativa encaminada a la dirección, planeación, organización de las políticas establecidas para el desarrollo de la actividad operativa del ente económico incluyendo básicamente las incurridas en las áreas ejecutiva, financiera, comercial, legal y administrativa.

Se clasifican bajo el grupo de gastos operacionales de administración, por conceptos tales como honorarios, impuestos, arrendamientos y alquileres, contribuciones y afiliaciones, seguros, servicios y provisiones.

ESTADO DE RESULTADOSIngresos – Costos - Gastos = Resultado

5 Gastos 51 Operacionales de administración

5105 Gastos de personal5110 Honorarios5115 Impuestos5120 Arrendamientos5125 Contribuciones y afiliaciones5130 Seguros5135 Servicios5140 Gastos legales5145 Mantenimiento y reparaciones5150 Adecuación e instalación5155 Gastos de viaje5160 Depreciaciones5165 Amortizaciones5195 Diversos5199 Provisiones

ESTADO DE RESULTADOSIngresos – Costos - Gastos = Resultado

5. GASTOS52. OPERACIONALES DE VENTAS

Comprende los gastos ocasionados en el desarrollo principal del objeto social del ente económico y se registran, sobre la base de causación, las sumas o valores en que se incurre durante el ejercicio, directamente relacionados con la gestión de ventas encaminada a la dirección, planeación, organización de las políticas establecidas para el desarrollo de la actividad de ventas del ente económico incluyendo básicamente las incurridas en las áreas ejecutiva, de distribución, mercadeo, comercialización, promoción, publicidad y ventas.

Se clasifican bajo los conceptos de gastos de personal, honorarios, impuestos, arrendamientos, contribuciones y afiliaciones, seguros, servicios, provisiones entre otros.

52 Operacionales de ventas 

5205 Gastos de personal5210 Honorarios5215 Impuestos5220 Arrendamientos5225 Contribuciones y afiliaciones5230 Seguros5235 Servicios5245 Mantenimiento y reparaciones5250 Adecuación e instalación5255 Gastos de viaje5260 Depreciaciones5265 Amortizaciones5295 Diversos5299 Provisiones

ESTADO DE RESULTADOSIngresos – Costos - Gastos = Resultado

5. GASTOS53. NO OPERACIONALES

Comprende las sumas pagadas y/o causadas por gastos no relacionados directamente con la explotación del objeto social del ente económico. Se incorporan conceptos tales como: financieros, pérdidas en venta y retiro de bienes, gastos extraordinarios y gastos diversos.

5. GASTOS54 IMPUESTO DE RENTA Y COMPLEMENTARIOSComprende los impuestos por concepto de renta y complementarios liquidados conforme a las normas legales vigentes.

(Renta Exenta para entidades sin ánimo de lucro)

Ejercicios Prácticos

• Elaboración y Lectura -Balance General

• Elaboración y Lectura –Estado de Resultados• Manejo y Control contable de recursos recibidos de y

para terceros:• Cooperación Internacional (cuenta 28 –Pasivo en balance

general)• Entidades Públicas• Programas, proyectos y convenios

• Otros formatos clave: Elaboración de Presupuesto, Flujo de Caja, Cuadro Control de Adquisiciones, Kárdex de Inventario

Control Interno• SOPORTE (FACTURAS DE VENTA Y COMPRA, RECIBOS

DE CAJA, COMPROBANTES DE EGRESO E INGRESO ENTRE OTROS)

Para que la contabilidad sea válida, sirva como medio de prueba, y sobre todo  para que sea útil, debe cumplir ciertos requisitos. El artículo 50 del código de comercio da algunas pautas sobre los requisitos que debe cumplir la contabilidad,  y quizás el más importante tiene que ver con la necesidad u obligación de llevar la contabilidad en libros registrados en la cámara de comercio (hoy en día también aceptados en medio magnético).

Las operaciones económicas se deben registrar cronológicamente y deben estar soportadas mediante documentos internos o externos válidos, como son las facturas con el lleno total de los requisitos legales, de manera tal que puedan brindar certeza sobre los valores consignados.

Recordemos que la contabilidad debe ser verificable, y esto sólo es posible en la medida en que cada registro esté respaldado con soportes válidos.

La factura es un documento con valor probatorio y que constituye un titulo valor, que el vendedor entrega al comprador y que acredita que ha realizado una compra por el valor y productos relacionados en la misma. La factura contiene la identificación de las partes, la clase y cantidad de la mercancía vendida o servicio prestado, el número y fecha de emisión, el precio unitario y el total, los gastos que por diversos conceptos deban abonarse al comprador y los valores correspondientes a los impuestos a los que este sujeta la respectiva operación económica.Requisitos de la factura de venta.  Para efectos tributarios, la expedición de factura a que se refiere el artículo 615 consiste en entregar el original de la misma, con el lleno de los siguientes requisitos:a. Estar denominada expresamente como factura de venta.b. Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio.c. Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios, junto con la discriminación del IVA pagado.d. Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta.e. Fecha de su expedición.f. Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.g. Valor total de la operación.h. El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura.i. Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.

BREVE DESCRIPCIÓN CAMBIOS POR ADOPCIÓN DE NIIF EN

LAS ORGANIZACIONES

Las NIIF son las Normas Internacionales de Información Financiera, también conocidas por sus siglas en inglés como IFRS International Financial Reporting Standard. Son un conjunto de normas contables emitidas por el IASB (International Accounting Standards Board), es una institución privada con sede en Londres).

Las Normas Internacionales de Información Financiera corresponden a un conjunto de único de normas legalmente exigibles y globalmente aceptadas, comprensibles y de alta calidad; que requieren que los estados financieros contengan información comparable, transparente y de alta calidad, que ayude a los inversionistas, y a otros usuarios, a tomar decisiones económicas.Las NIIF son basadas mayormente en principios y no en reglas, lo cual incrementa el juicio profesional que debe utilizar la gerencia y el financiero de la entidad. A las NIIF lo que interesa es la información con propósito financiero (esencia sobre forma) y no únicamente los requisitos legales.

En Colombia se crearon tres grupos para la presentación de estados financieros así:

GRUPO 1a. Emisores de valores: Entidades que tengan valores inscritos en el Registro Nacional de Valores y Emisores RNVE en los términos del artículo 1.1.1.1.1. del Decreto 2555 de 2010;b. Entidades de interés público;

c. Entidades que no estén en los incisos anteriores y que cumplan con los siguientes parámetros:1. Planta de personal mayor a doscientos (200) trabajadores, o2. Activos totales superiores a 30.000 salarios mínimos legales mensuales vigentes (SMLMV), y3. Que cumplan con cualquiera de los siguientes requisitos:-Ser subordinada o sucursal de una compañía extranjera que aplique NIIF plenas;-Ser subordinada o matriz de una compañía nacional que deba aplicar NIIF plenas;-Ser matriz, asociada o negocio conjunto de una o más entidades extranjeras que apliquen NIIF plenas.-Realizar importaciones o exportaciones que representen más del cincuenta por ciento (50%) de las compras o de las ventas, respectivamente.

GRUPO 2El decreto 3022 de 2013 establece que son aquellos que no pertenezcan ni al grupo 1 ni al grupo 3. Por lo anterior, es necesario determinarlo en forma inversa, así:1. NO Cotizar en Bolsa (No ser emisores de valores)2. NO Captar y/o Colocar masivamente dineros del Público 3. NO Ser subordinada o sucursal de una compañía nacional o extranjera que aplique NIIF Plenas y que adicionalmente la entidad cuente con una planta de personal mayor a 200 trabajadores o con activos totales superiores a 30.000 SMMLV4. NO Ser matriz, asociada o negocio conjunto de una o más entidades extranjeras que apliquen NIIF Plenas y que adicionalmente la entidad cuente con una planta de personal mayor a 200 trabajadores o con activos totales superiores a 30.000 SMMLV5. NO Realizar importaciones o exportaciones que representen más del 50% de Ias compras o de las ventas respectivamente y que adicionalmente la entidad cuente con una planta de personal mayor a 200 trabajadores o con activos totales superiores a 30.000 SMMLV6. Tener menos de 200 empleados. Si tiene más de 200 empleados puede pertenecer al grupo 2 SI NO cumple con los requisitos del artículo 1 del Decreto 2784 de 2012 y sus modificaciones o adiciones (Grupo 1)7. Tener activos totales inferiores a 30.000 SMMLV (año base 2013 $17.685.000.000). Si tiene activos superiores a 30.000 SMMLV puede pertenecer al grupo 2 SI NO no cumple con los requisitos del artículo 1 del Decreto 2784 de 2012 y sus modificaciones o adiciones8. Una Microempresa con INGRESOS SUPERIORES a 6.000 SMMLV (año base 2013 $3.537.000.000)

GRUPO 3 A este grupo pertenecen:* Personas naturales o jurídicas que cumplan los topes establecidos en el artículo 499 del E.T. - Que en el año anterior hubieren obtenido ingresos brutos totales provenientes de la actividad inferiores a cuatro mil (4.000) UVT.- Que tengan máximo un establecimiento de comercio, oficina, sede, local o negocio donde ejercen su actividad.-  Que en el establecimiento de comercio, oficina, sede, local o negocio no se desarrollen actividades bajo franquicia, concesión, regalía, autorización o cualquier otro sistema que implique la explotación de intangibles.- Que no sean usuarios aduaneros.- Que no hayan celebrado en el año inmediatamente anterior ni en el año en curso contratos de venta de bienes o prestación de servicios gravados por valor individual y superior a 3.300 UVT.- Que el monto de sus consignaciones bancarias, depósitos o inversiones financieras durante el año anterior o durante el respectivo año no supere la suma de 4.500 UVT.* Microempresas que no cumplan los requisitos del numeral 1 y 2 ni el literal b de este grupo.

FECHAS CLAVE GRUPO 1 Para los usuarios que conforman el Grupo I:1. Periodo de preparación obligatoria: Año 2013. 2. Fecha de transición: -Balance de apertura 1º de enero de 2014. 3. Fecha de aplicación: (Primer Comparativo) 31 Diciembre de 2014. 4. Fecha de reporte -Estados financieros NIIF 31 de diciembre 2015. GRUPO 2Para los usuarios que conforman el Grupo II: 1. Periodo de preparación obligatoria: Año 20142. Fecha de transición – balance de apertura: 1 de enero de 2015.3. Fecha de aplicación (Primer comparativo): 31 de diciembre de 20154. Fecha de reporte – Estados Financieros NIIF: 31 de diciembre de 2016 GRUPO 3Para los usuarios que conforman el Grupo III:  1. Periodo de preparación obligatoria: Año 2013. 2. Fecha de transición: -Balance de apertura 1º de enero de 2014. 3. Fecha de aplicación: (Primer Comparativo) 31 Diciembre de 2014. 4. Fecha de reporte -Estados financieros Normas Microempresas NIIF 31 de diciembre 2015.

CAMBIOS MÁS IMPORTANTES EN LOS ESTADOS FINANCIEROS

*Cambio de mentalidad en la direcciónLos Gerentes y personal directivo de las empresas deberán interesarse más en conocer las normas internacionales, para medir el impacto que tendrá la adopción en su empresa. El proyecto de adopción es mucho más que un cambio contable y abarca toda la compañía; impacta áreas como contabilidad financiera y reportes, costos, relaciones con socios o accionistas, inversionistas, bancos, empleados (compensaciones para empleados y ejecutivos, planes de beneficios para empleados), proveedores, oficinas gubernamentales. Implica cambios en sistemas de reportes gerenciales, indicadores de desempeño y finanzas corporativas, entre otros; además presentan muchos desafíos y oportunidades a las entidades. conlleva ajustes a las ganancias acumuladas incrementándolas o disminuyéndolas.

*Cambios en Sistemas de Tecnología de la Información (TI) - Capacidad de los sistemas para producir estados financieros doblemente (normas contables colombianas y en IFRS) durante los años de transición, manteniendo la seguridad y la confiabilidad.- Revelaciones amplias exigidas por IFRS y cambios en la presentación de los estados financieros generando una nueva presentación de información;

CAMBIOS MÁS IMPORTANTES EN LOS ESTADOS FINANCIEROS

*Controles internos y procesos (Finanzas) - Cambios y re-documentación de controles internos vinculados con el reporte financiero especialmente relacionados con los siguientes procesos: proceso de cierre de estados financieros, impuestos, instrumentos financieros, propiedades, planta y equipo, y propiedades para inversión y sus correspondientes valuaciones; - Cambios en las políticas contables y en los manuales de procedimiento basados en la selección entre las opciones de políticas establecidas por las IFRS; - Revisiones a controles sobre revelaciones y procedimientos de certificación debido a mejores y más amplias revelaciones según las IFRS.

*Reporte gerencial (Finanzas) - Revisiones a los planes estratégicos a largo y corto plazo de la compañía mientras se mantiene un claro entendimiento de las dinámicas durante los años de transición; - Cambios en los planes y criterios internos de presupuestación basados en revisiones de razones financieras, nuevo reconocimiento/ des-reconocimiento en activos y pasivos y en las reglas de medición.

RECURSOS PARA LA PUESTA EN MARCHA

* Capacitación: el personal inmerso en las operaciones contables y financieras de la entidad, deberá estar capacitado en el conocimiento conceptual de las NIIF Plenas o NIIF para Pymes (IFRS for SME) según al grupo al que pertenezca la entidad. De igual manera, deberá tener claro el proceso de aplicación y los efectos de esta nueva metodología en cada una de las operaciones que realiza la empresa.

*Recurso tecnológico: los sistemas de información deben estar preparados y/o tener un plan de contingencia alterno.  No basta con saber cuáles cambios se deben realizar sino cómo se administrará la información durante el año de transición y en adelante. Si hemos hablado de procesos y formas de negociación, el programa contable (ERP) debe tener en cuenta que una negociación puede estar conformada por varios documentos y distintos proveedores. Adicionalmente, la entidad debe contar con un plan alterno en caso de que la casa de software no realice todos los cambios a tiempo.