lavorare per obiettivi in team luisella erlicher [email protected] 11-12 dicembre 2007 scuola...
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Lavorare per obiettivi in team
Luisella Erlicher [email protected]
11-12 dicembre 2007
Scuola di Management per le Università, gli Enti di ricerca e le Istituzioni Scolastiche
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Indice
1. L’organizzazione basata sul team2. Tipologie di team professionali3. Lavorare per obiettivi in team4. Il modello di gestione del team che lavora su
obiettivi metodi strumenti
1.L’ORGANIZZAZIONE BASATA SUL TEAM
L’ORGANIZZAZIONE E’ RIDISEGNATA SECONDO UNITA’
CHE INTEGRANO I DIVERSI CONTRIBUTI NECESSARI A
REALIZZARE COMPIUTAMENTE UN PROCESSO, SOTTO-
PROCESSO O CICLO DI SERVIZIO
Organizzazione gerarchicabasata su linee e funzioni
Organizzazione basatasul team
UN CAMBIAMENTO DI LOGICA
ORGANIZZAZIONEPER FUNZIONI
ORGANIZZAZIONEBASATA SUI TEAM
Risultati e compiti di lavoro
Responsabilità/ coinvolgimento/motivazione
Formazione
Compiti deldirigente
Organizzare le persone secondo unità funzionali con compiti e competenze uniformi, rende l’organizzazione più facile da gestire.Organizzare il lavoro secondo compiti individuali promuove la responsabiliz-zazione delle persone e la specializ-zazione della competenza.
Le persone vengono formate esclusi-vamente in relazione alle performance da realizzare
Il dirigente controlla, coordina e integra il lavoro delle persone che gestisce ed è responsabile del lavoro dell’unità organizzativa (qualità, produzione, produttività, . . .)
I team si possono focalizzare sui risultati se hanno al loro interno tutte le competenze richieste dalla realizzazione del segmento di processo di lavoro.
Il coinvolgimento e la motivazione crescono se il team ha la responsabilità di un intero segmenti di business.
La formazione sviluppa anche le competenze gestionali dei membri del team.
Il dirigente crea le condizioni per l’efficienza del team. Il team è più flessibile ed efficace se ciascuno conosce alcuni aspetti del lavoro degli altri
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2. TIPI DI TEAM PROFESSIONALI: PROBLEMI DI “GESTIONE” E MODALITA’ DI LAVORO
Working Team Cross-functional Team
Learning Team
Team di gruppo produttivo omogeneo,
di famiglie professionali
Tutti i team trasversali: team interfunzionali,
direzionali, multicompetenze,
etc.
Team di innovazione, gruppi di
miglioramento, task force
Gestire la interdipendenza
operativa sviluppando le eguaglianze
Gestire la complessità
integrando le differenze
Gestire l’innovazione
Process Management
Project Management
Lavoro di Rete e Networking
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TEAM PROFESSIONALI: LE STRATEGIE DI CONDIVISIONE DELLA CONOSCENZA
Cross-functional Team
Working Team
Team di rotazione, di gruppo produttivo
omogeneo, di famiglie
professionali
Team trasversali, interfunzionali,
direzionali, multicompetenze,
di progetto
Team di innovazione, gruppi di
miglioramento, task force
Gestire la interdipendenza
operativa sviluppando al massimo le conoscenze
sul processo
Gestire la complessità tecnico-
ambientale integrando le diversità delle
discipline
Gestire l’innovazione escogitando nuove
soluzioni
Learning TeamTIP
O D
I TEA
M
OB
IETTIV
O
EM
OD
ALIT
A’
Massimizzare la diffusione delle
conoscenze necessarie sul
processo
Trovare un piattaforma minima tra modelli cognitivi
diversi
Imparare l’uno dall’altro per
cambiare paradigma e trovare la strada
nuova
STR
ATEG
IA
CO
GN
ITIV
A
E D
I C
ON
DIV
ISO
NE
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Obiettivi conflittuali
?
?
?duplic
azione
differenti direzioniMancanza di presidio
??
?
Responsabile del team
VISIONE
3.Team professionale che lavora per obiettivi:perché è necessario?
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Partecipazione e responsabilizzazione
Allineamento
Business Goal
Team professionale : quali risultati produce
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CONTROLLO PRESTAZIONI
ALLOCAZIONE RISORSE
GME-BPD Guide
VISIONE
FOCUS
TRAGUARDI
DIREZIONE CHIARA
OBIETTIVI COMUNI
Team professionale: quali coerenze genera
Responsabile del team
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Traguardiconcreti
OBIETTIVI specifici
TARGET Definiti e Misurabili
UN METODO PER RAGGIUNGERE I TARGETAnalis
i Fre
quent
i e C
onsist
enti
Coordinamento
VISION
il team deve predisporre Team professionale: oggetti e gestione
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Team di direzione. Visione
Traguardi
Obiettivi
Team di divisione
ObiettiviTargetsMetodi
Responsabili di area
ObiettiviTargets Metodi
Team di lavoro
Indicatori
Attività
Metodi
”Passare la
palla"
Am
min
istr
contr
ollo
Pers
onale
4.Il modello di gestione del team che lavora per obiettivi
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Il modello di gestione del team che lavora per obiettivi
connecting
deciding
doing
Creare significati condivisi
Pianificare congiuntamente
e riallineare
Realizzare azioni coordinate
concretezza
ragionamento
azione previsione
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Il team che lavora per obiettivi:oggetti, strumenti e metodi
StrumentiOggetti
•Piano di divisione:obiettivi,
target di performance (tempi, costi, qualità..),
attività•Comportamenti
coerenti con la vision•Competenze
•Criticità/problemi
•Piani operativi di area(chi fa che cosa)
•Sistema delle riunioni:calendario,
durata,partecipanti, tipologia
di riunioni(informativa,
di pianificazione, monitoraggio e
controllo, decisionale)
•ReportisticaA chi, cadenza,
formato• Standard che
favoriscono l’integrazione il
confronto
•Project management
•Problem solving•Gestione del
percorso di sviluppo del team
•Sviluppo dei comportamenti a supporto del team
•(es. ascolto, trasparenza,
fiducia.)•Gestione delle riu
nioni
MetodiTIP
OLO
GIE
OB
IETTIV
I
•Pianificare e controllare
•Coordinare e integrare
•Sviluppare assunzione di responsabilità
•Pianificare e controllare
•Realizzare un flusso di
informazioni snello
•Standardizzare e migliorare i
metodi di lavoro
•Integrare le componenti razionali e le componenti
emotive del team working
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Strumenti per il lavoro in team volto alla realizzazione di obiettivi
Piani operativi Sistema delle Riunioni
Procedure
•Obiettivi•Piani di area e programmi dei lavori•Piani interarea (sui progetti comuni a più aree)•Reportistica mensile
•Riunioni periodiche programmate
•Riunioni preliminari dei team
di area•Verbale riunioni
•Strumento di valutazione
efficacia riunioni•Modalità
convocazione
•Procedura per la trasmissione di informazioni ai team di lavoro
•Procedure sulla gestione dei problemi e modalità di diffusione
Segreteria Modulistica Mailing list
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• Planning mensile delle attività
(attività/ responsabilità/criticità)
• Planning settimanale delle attività ( attività in corso in
ordine di importanza, pianificazione delle riunioni,
pianificazione della corrispondenza)
• Check list per le attività di rilievo
(attività/responsabilità/interlocutori)
Strumenti per la gestione del Piano operativo del team
26 27 28 29 30 31 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 CriticitàAttività Resp. azione 20 21 22 23 24 25
CONTRATTO ATTIVITA' PROPEDEUTICHE
Disponibilità c/o TAV del testo ufficiale della Delibera CIPE Rapp.Istituz./AAO/TMG
Sollecitare Ing. Focaracci Verna
Lettera Ministro conferma approvaz. CIPE e attivaz. attività anticipate MIT
Richiesta formale al MIT prescrizioni CIPE / Richiesta riunione AAO
Lettera MIT a TAV MIT
Lettera TAV a COCIV per attivazione Prog.Def. e predisposiz. contratto AAO/LEG
Verifica su impostazione contrattuale e autorizzazioni CdA TAV/RFI AD/AAO/LEG/CNT/TMG
Ricezione Modifiche/Integrazioni alla bozza COCIV di contratto + allegati TMG Tratta MI-GE
SGE Sede di Genova
AAO A. Asse Orizzontale
Italferr PM (GdP e UO)
Riunione per esame commenti al testo di Atto Ponte (h. 14.30) AAO/TMG
Riunione per esame bozza contratto rispeto Atto Ponte TO-MI (h. 14.30) TMG/ Parisi
Aggiornamento bozza contratto con indicazioni ricevute da Parisi Ofria
Revisione con Parisi Ofria/Parisi
Trasmissione commenti a CNT TMG
Verbale riunione del sopralluogo con Soprintendenza Regione Liguria ARC Archeologia
Lista delle attività da inserire nel contratto Attività Propedeutiche ARC Archeologia
Trasmissione programma per contratto a Direzione Italferr AAO
Confronto IF e GC su prezziari IF/GC
Planning mensile delle attività. Esempio
Planning settimanale attività. Esempio
N° Attività Resp. Azione / interlocutori
1 Comunicazione di RFI a TAV su disponibilità finanziamenti RFI
2 Verifica su impostazione contrattuale AD / DGN / Area / Tratta / LEG / CNT
3 Predisposizione Programma attività per stipula contratto Tratta / I talferr
4 Riunione Inizio Attività - Condivisione Attività e Programma Area / Tratta / LEG / UO / Italferr
5 Predisposizione bozza contratto CNT / Tratta
6 Trasmissione bozza contratto interno TAV (a ATT, SSP, APP, CPI, FIN) Tratta
7 Trasmissione bozza contratto a PM Italferr Area / Tratta
8 Predisposizione allegati tecnici al contratto I talferr / GC
9 Trasmissione allegati tecnici a TAV I talferr
10 Trasmissione allegati tecnici interno TAV (a ATT, SSP, APP, CPI, FIN) Tratta
11 Ricezione Modifiche/Integrazioni alla bozza di contratto + allegati Area/ATT/CNT/APP/ARC/SSP/Italferr
12 Indizione riunione per esame commenti al testo contrattuale Area / Tratta
13 Riunione per esame bozza contratto Tratta/ATT/CNT/APP/ARC/SSP/Italferr
14 Aggiornamento bozza contratto con indicazioni ricevute da altre tratte Tratta
15 Trasmissione testo condiviso TAV a Direzione Italferr Area
16 Confronto Italferr e GC su prezziari di riferimento I talferr / GC
17 Predisposizione testo finale della Bozza di contratto CNT
18 Condivisione finale Direzione TAV e Italferr TAV / Italferr
19 Condivisione finale LEG-Consulenti legali CNT / LEG
20 Trasmissione Bozza contratto con allegati al GC Area / Tratta
21 GC Trasmette commenti e offerta GC
Check List delle Attività per la definizione di contratti
Check list per attività di rilievo. Esempio
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Illustrativo
• Impostazione progetto• Analisi preliminare • Rinegoz. affitti su città pilota• Quadratura risorse/immobili• Definiz. piani città pilota• Condivisione / approvazione
• Identificazione spazi liberabili su altre città 2005
• Quadratura risorse/immobili
• Definizione piani città• Condivisione /
approvazione
• Realizzazione interventi su città pilota
• Realizzazione interventi su altre città 2005
• Realizzazione interventi sul resto del territorio
• Piano operativo 2005 di massima
• Piano operativo di dettaglio e business plan per 4 città pilota (BO, TO, VR, TS)
• Piano operativo di dettaglio e business plan per altre città 2005 (RM, FO, Ravenna, MO, MI)
• Interventi su città pilota• Interventi su altre città
2005• Interventi sul resto del
territorio nazionale
Realizzazione interventi
Obiettivo / ambito : Div. / Dir. Committente:
Div. Global Banking Services
Div. Global Banking ServicesCortivo (UCI)Cortivo (UCI)Responsabile:
Inizio: Gennaio 2005Gennaio 2005
Fine: Dicembre 2007Dicembre 2007
Gennaio – Aprile 2005 Aprile – Ottobre 2005 Aprile 2005 – Dicembre 2007
FasiFasi
ProdottiFiniti
ProdottiFiniti
AttivitàAttività
Completamento def. interventi
Def. metodologia e interventi pilota
Def. interventi su altre città 2005
• Identificazione spazi liberabili su resto territorio nazionale
• Quadratura risorse/immobili
• Definizione piani città• Condivisione /
approvazione
• Piano operativo di dettaglio e business plan per altre città del territorio nazionale
Novembre 2005 - Aprile 2007
Riduzione FTE:Totale
0 0 002005 2006 2007
10 20 32,562,5Riduzione Costi (Mln €):
Costo esterno(Mln €): N/d
Impegno interno(gg/uomo): N/dKPI operativi/business: N/d N/d N/d
Totale0 0 00
2005 2006 2007
0 0 00
N/d N/d N/d
Consuntivo
Ottenere una riduzione di costi relativi a UniCredit Real Estate tramite un programma di razionalizzazione degli spazi organizzato in:• Ottimizzazione nella progettazione degli spazi che riguarda il 33 % circa delle superfici totali (600.000 su 1,8 milioni mq., superfici non in filiale Retail)• Gestione di spazi a seguito di riduzione di risorse• Rinegoziazione degli affitti / rilocazioniKPI operativi: mq. liberati (*)
Target
STATO AVANZAMENTO LAVORI
Cruscotto Processi
Cruscotto Processi
Cruscotto Progetti
Cruscotto Progetti
PROGETTOPROGETTO
OTTIMIZZAZIONE DEGLI SPAZI
Strumenti di gestione del Piano di lavoro di un team. Esempio
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Illustrativo
apr mag giu lug ago set ott nov dicmar gen feb mar apr mag … dicfebgenDef. metodologia e interventi
pilota• Impostazione progetto
• Metodologia analisi base dati
• Def. standard di lavoro x categ.
• Analisi preliminare• Prioritizzazione stabili • Elaboraz. macro-piano
operativo• Quadratura risorse e standard
abitativi approvazione
2005ATTIVITA’
Piano operativo 2005 di
massima
Piano operativo di dettaglio e business plan per città pilota
Standard di lavoro per categoria definiti
Piano operativo di dettaglio e business plan per altre città
2005
Interventi realizzati su altre città 2005
2006 2007
Approvazione Comitato Guida
Approvazione Comitato Guida
2007
2007Interventi
realizzati su città pilota
PIANO DI LAVORO
Cruscotto Processi
Cruscotto Processi
Cruscotto Progetti
Cruscotto Progetti
OTTIMIZZAZIONE DEGLI
SPAZI
Strumenti di gestione del Piano di lavoro di un team Esempio