layanan pengujian

LAYANAN PENGUJIAN

A. STRUKTUR MENU

Adapun struktur menu Layanan Pengujian pada aplikasi e-Layanan Sains adalah sebagai berikut:

1. Super Admin, semua Menu master, referensi, dll, terkait dengan semua layanan termasuk

layanan pengujian

2. Pengelola Pusat, beberapa referensi, master dan item kuesioner, data layanan satker hanya

sebatas view, pengaduan, bantuan, chatting, dan performa.

3. Pengelola Satker, menu utama pada pengelola satker adalah:

➔ Data Layanan Satker

➔ Referensi ISO

➔ Pengaduan

➔ Performa

➔ Kuesioner.

4. Pengelola Kawasan, hampir sama dengan Pengelola Satker tetapi bisa mengelola satuan kerja

dalam kawasannya.

5. Pengelola Diseminasi, terkait pengelolaan layanan, koordinasi dengan manajer laboratorium

maupun dengan yang lain. Menu utama Pengelola Diseminasi adalah:

➔ Pengajuan layanan

➔ Pengajuan Kontrak

➔ Pengaduan

➔ Performa

➔ Pengaturan topik pemagangan

6. Penyelia (Manajer Laboratorium), mempunyai menu utama untuk:

➔ Verifikasi sampel

➔ Verifikasi hasil pengujian

➔ Membuat draft laporan hasil pengujian

➔ Melihat Performa

7. Pengelola Sampel

➔ Transaksi Layanan

➔ Data Sampel

➔ Laporan Hasil Uji

➔ Performa

8. Pelaksana/Operator

➔ Transaksi Layanan

➔ Performa

9. Bendahara

➔ Tagihan Layanan

➔ Performa

B. PENGGUNAAN

B.1. Cara Membuka Aplikasi

Aplikasi Pengelolaan e-Layanan Sains dapat dibuka melalui Intra LIPI baik modul umum

maupun modul khusus.

B.2. Super Admin

B.3. Pengelola Pusat

B.4. Pengelola Satker

a. Data Layanan Satker

Menu ini digunakan untuk membuat data layanan satker, list Data Layanan dapat dilihat

pada daftar, satuan, status, dan Aksi yang dapat dilakukan adalah Lihat Detail, Ubah

Layanan, Penugasan, dan Atur Gambar dan BMN. Penambahan Layanan menggunakan

tombol

Tampilan halaman Data Layanan Satker

Menambah Data Layanan Satker (1)

➔ Kategori → Sarana Penelitia

➔ Subkategori Layanan → Pengujian, Analisis, Pengukuran, dan Kalibrasi

➔ Nama Layanan di SIMPONI → Cari yang sesuai (tarif otomatis) / Kontrak Kerjasama

➔ Nama Marketing → Nama yang akan ditampilkan pada halaman frontend, dalam dua

bahasa

➔ Satuan Layanan → Menyesuaikan

➔ Jenis Tarif → Tarif Tetap / Kontraktual

➔ Cara Bayar → Simponi

➔ Tarif → Otomatis, untuk layanan Kontraktual harus diisi nilai tarif sesuai yang

ditetapkan satuan kerja

➔ Waktu Pembayaran → Bayar Di Depan

➔ Jangka Waktu Pelaksanaan → menyesuaikan

➔ Satuan Waktu Pelaksanaan → menyesuaikan

➔ Kuota per Hari → dalam sehari dapat menjalankan berapa kali layanan, menyesuaikan

➔ Kapasitas Layanan → dalam sekali proses dapat menjalankan berapa sampel maksimal

menyesuaikan

➔ Jumlah Minimal Pesanan → menyesuaikan

➔ Deskripsi → selengkap dan semenarik mungkin dalam dua bahasa

➔ Status → Aktif

➔ Status Penggunaan BMN → menyesuaikan

➔ Survey → tidak menggunakan

➔ Lokasi → menyesuaikan

➔ Berkas SOP → menyesuaikan

➔ Pilih Simpan

Membuat Data Layanan Satker (2) Melengkapi Penugasan Pengelola

Pada list Data Layanan Satker, kolom aksi pilih tombol penugasan pengelola layanan

apabila ada perubahan langkah yang dilakukan sama pada tombol penugasan.

➔ Pengelola Diseminasi → pilih sivitas, bisa lebih dari satu

➔ Penyelia/ Manajer Laboratorium → pilih sivitas, bisa lebih dari satu

➔ Pengelola Sampel → pilih sivitas, bisa lebih dari satu

➔ Pelaksana/Operator → pilih sivitas, bisa lebih dari satu

➔ Pilih simpan

Membuat Data Layanan Satker (3) Melengkapi Gambar dan BMN

Apabila gambar layanan belum diunggah, maka yang ditampilkan pada halaman frontend

adalah gambar standar. Siapkan minimal 2 gambar yang telah dikondisikan menggunakan

powerpoint (template disediakan) untuk menyeragamkan ukuran, tone dan variasi

gambar. Tekan tombol pada kolom aksi.

➔ Pilih Gambar Utama

➔ Pilih Gambar Pendukung (Maksimal 4)

➔ Pilih simpan

b. Data Referensi ISO

Menu ini digunakan untuk menyimpan data referensi dokumen ISO, terbatas pada meta

data. Penambahan data menggunakan tombol , data ini berfungsi

ketika akan mencetak tanda terima sampel, dan form kebersediaan mengikuti tata tertib

di masing-masing laboratorium pengujian.

Pada kolom aksi terdapat beberapa fitur antara lain Lihat Detail, Ubah, dan Revisi apabila

ada pergantian versi dokumen.

Menambah data Referensi ISO

➔ Satuan Kerja → menyesuaikan

➔ Nama Laboratorium → menyesuaikan

➔ Nama Formulir → menyesuaikan

➔ Nomor → menyesuaikan

➔ Revisi → menyesuaikan

➔ Tanggal → menyesuaikan

➔ Terbitan → menyesuaikan

➔ Halaman → menyesuaikan

➔ Pilih simpan

B.5. Pengelola Kawasan

B.6. Pengelola Diseminasi

a. Transaksi Layanan

Data transaksi pengajuan layanan pengujian dapat dilihat pada menu ini, pada kolom

Aksi terdapat fitur untuk melihat detail pengajuan dan verifikasi transaksi pengajuan

layanan

Tampilan Detail Transaksi

Verifikasi Pengajuan Layanan (Diterima)

➔ Status Verifikasi → Diterima

➔ Nama Penyelia → menyesuaikan dengan pengaturan petugas

➔ Kuantitas Disetujui → menyesuaikan

➔ Alasan Keputusan → menyesuaikan

➔ Simpan

Verifikasi Pengajuan Layanan (Ubah Jadwal)

➔ Status Verifikasi → Ubah Jadwal

➔ Tanggal Pelaksanaan yang disetujui → menyesuaikan


➔ Simpan

Verifikasi Pengajuan Layanan (Ditolak)

➔ Status Verifikasi → Ditolak


➔ Simpan

b. Kelola Kontrak

Menu ini untuk mengelola data kontrak, terkait proses pengajuan, verifikasi, dan

monitoring data kontrak layanan.

c. Topik Pemagangan

Pada menu “Topik Pemagangan” Pengelola Diseminasi dapat melihat daftar topik

pemagangan, menambahkan topik baru, dan menonaktifkan topik.

B.7. Penyelia/Manajer Laboratorium

a. Verifikasi Sampel

Pengajuan yang sudah diterima penjadwalan pengajuan, sebelum pelaksanaan proses

selanjutnya adalah verifikasi sampel oleh penyelia/manajer laboratorium. Proses

verifikasi/kaji ulang sampel dapat dilakukan pada kolom Aksi “Verifikasi Sampel”.

Versifikasi/ Kaji Ulang Sampel

➔ Pilihan Status

Sampel diterima (proses bisa dilanjutkan)

Sampel tidak layak (dikembalikan)

Sampel tidak layak (dibatalkan)

➔ Jumlah Sampe Layak Uji → menyesuaikan

➔ Keterangan → menyesuaikan

➔ Instruksi untuk Operator → menyesuaikan

➔ Simpan

b. Verifikasi Hasil Uji

Kegiatan verifikasi hasil pengujian dilaksanakan setelah pelaksanaan pengujian selesai

oleh operator. Verifikasi dapat dilakukan dengan klik tombol “Verifikasi Hasil Uji” pada

kolom Aksi.

Verifikasi Hasil Uji

➔ Pilihan Tindakan

Hasil Uji Layak

Tidak Layak (proses uji diulang apabila memungkinkan)

➔ Jumlah Hasil → menyesuaikan

➔ Keterangan → menyesuaikan

➔ Simpan

c. Laporan Hasil Uji

Draft laporan hasil uji dibuat secara manual, kemudian bisa diunggah pada menu ini

dengan memilih tombol “Buat Laporan Hasil Uji” pada kolom Aksi.

Upload Dokumen Draft Laporan Hasil Uji

Unggah dokumen draft laporan untuk disahkan oleh Manajer Mutu atau yang

berwenang, setelah disahkan Pengelola Sampel dapat mengunggah maupun

menyerahkan laporan hasil kepada Pengguna.

B.8. Pengelola Sampel

a. Transaksi Layanan (Terima Sampel)

Pengelola sampel dapat menerima sampel apabila sampel sudah dilakukan verifikasi/ kaji

ulang oleh penyelia/ manajer laboratorium.

Klik tombol terima sampel untuk menerima sampel. Selanjutnya membuat kelengkapan

data sampel pada menu “Data Sampel”. Bendahara dapat menerbitkan tagihan terkait

pengajuan layanan.

b. Data Sampel

Pengelolaan data sampel meliputi generate data sampel dan cetak dokumen pendukung

antara lain: stiker, tanda terima sampel, formulir bersedia mengikuti tata tertib. Klik

tombol “Tambah Data Sampel” pada kolom Aksi.

Tambah Data Sampel

Nama sampel bisa menyesuaikan kebutuhan, sedangkan untuk kode sampel akan

digenerate otomatis oleh sistem. Klik tombol “Simpan”. Selanjutnya kembali ke daftar

Data Sampel, pilih tombol “Detail dan Cetak” pada kolom Aksi untuk melihat detail, cetak

data sampel, cetak tanda terima, dan cetak form menjaga kerahasiaan.

Detail Data Sampel

Cetak Data Sampel

Cetak Form Tanda Terima

Pilih Formulir yang telah diisikan pada menu Pengelola Satker → Referensi ISO, kemudian

klik tombol “Cetak”.

Formulir Menjaga Kerahasiaan

Pilih Formulir yang telah diisikan pada menu Pengelola Satker → Referensi ISO, kemudian

klik tombol “Cetak”.

c. Laporan Hasil Uji

Laporan hasil uji yang telah disahkan dapat diunggah melalui menu ini, maupun

diserahkan copy-nya kepada pengguna. Proses unggah dapat dilakukan dengan memilih

tombol “Unggah Laporan Hasil Uji” pada kolom Aksi.

Unggah Laporan Hasil Uji oleh Pengelola Sampel

Unggah file dokumen hasil uji dan pilih Simpan.

B.9. Pelaksana/Operator

Pengajuan yang sudah divalidasi pembayarannya, selanjutnya operator/pelaksana dapat

melaksanakan pengujian melalui tombol “Pelaksanaan Layanan” pada kolom Aksi.

Pelaksanaan Layanan Pengujian

Klik tombol “Mulai Pelaksanaan”, maka waktu pelaksanaan akan mulai dihitung sampai

selesai pelaksanaan pengujian.

Apabila pelaksanaan pengujian telah selesai maka pelaksana harus ke menu transaksi

pelaksanaan, klik kembali tombol “Pelaksanaan Layanan”, pilih Tombol “Selesai

Pelaksanaan”. Selanjutnya penyelia/manajer laboratorium bisa melakukan verifikasi hasil

pengujian.

B.10. Bendahara

Pembuatan tagihan dapat dilakukan apabila sampel sudah diterima oleh Pengelola Sampel,

bendahara dapat menerbitkan tagihan dengan menekan tombol “Buat Tagihan” pada kolom

Aksi.

Pembuatan Tagihan Simponi

➔ Kode Billing Simponi → isikan hasil generate dari aplikasi simponi

(https://simponi.kemenkeu.go.id/)

➔ Isikan tanggal tagihan sesuai dengan kode billing simponi

➔ Upload berkas pdf dari aplikasi simponi

➔ Simpan

Validasi Pembayaran

Validasi pembayaran dapat dilakukan setelah pengguna mengkonfirmasi pembayaran, fitur

ini terdapat pada kolom Aksi tombol “Validasi Pembayaran”.

ELSA PAY

C. STRUKTUR MENU

Adapun struktur menu Fitur Elsa Pay pada aplikasi e-Layanan Sains adalah sebagai berikut:

10. Super Admin

Terdapat 6 menu utama untuk Super Admin:

➔ Atur Pengguna Eksternal

➔ Master Jenis Pengeluaran

➔ Master Kategori Elsa Pay

➔ Master Subkategori Elsa Pay

➔ Master Medote Pengisian

➔ Master Referensi KPI

11. Pengelola Pusat

Terdapat 1 menu Utama untuk Pengelola Pusat:

➔ Akun Elsa Pay

12. Bendahara

Terdapat 2 menu Utama untuk Bendahara:

➔ Tagihan Layanan

13. PME (Verifikator)

Terdapat 2 menu Utama untuk PME (Verifikator):

➔ Akun Elsa Pay

➔ Verifikasi Topup Elsa Pay

14. Pegawai

Terdapat 2 menu Utama untuk Pegawai:

➔ Akun Elsa Pay

➔ Topup Elsa Pay

D. PENGGUNAAN

B.11. Cara Membuka Aplikasi

Aplikasi Pengelolaan e-Layanan Sains dapat dibuka melalui Intra LIPI baik modul umum

maupun modul khusus.

B.12. Super Admin

B.13. Pengelola Pusat

a. Akun Elsa Pay

Menu ini digunakan untuk mengambil data SDM IPTEK dari aplikasi e-Kinerja LIPI.

Tombol proses ini cukup dilakukan sekali diawal tahun ketika pada

aplikasi e-Kinerja SDM IPTEK sudah ditetapkan oleh masing-masing Kepala Satuan Kerja.

Penambahan akun elsa pay untuk SDM Non IPTEK tapi terlibat kegiatan penelitian

(anggota kelompok penelitian), maupun Eksternal dapat dilakukan secara manual

menggunakan tombol

Tampilan secara keseluruhan adalah sebagai berikut:

Pada tabel list akun Elsa Pay terdapat kolom Aksi untuk melihat detail Akun dan

mengelola akun terkait tanggal kadaluarsa.

Tampilan detail akun adalah sebagai berikut:

Tampilan untuk melakukan perubahan tanggal kadaluarsa adalah sebagai berikut:

Menambah Akun Elsa Pay Internal Satuan Kerja

➔ Pilih Kategori Elsa Pay

Internal Satuan Kerja

➔ Pilih Subkategori Elsa Pay

Personal

➔ Cari Nama Pengguna yang dituju

➔ Lampirkan berkas pendukung (SK)

➔ Pilih tombol Simpan

Menambah Akun Elsa Pay Eksternal (Single Satker)

➔ Pilih Kategori Akun Elsa Pay

Eksternal Single Satker

➔ Pilih Subkategori Akun Elsa Pay

Perjanjian Kerjasama

Bimtek

MOU

Magang/PKL

➔ Pilih Nama Pengguna

➔ Isikan Saldo Sesuai Dokumen

➔ Pilih Satuan Kerja Terkait

➔ Isikan Tanggal Kadaluarsa

➔ Upload Berkas Pendukung sesuai Subkategori





Karya Ilmiah Remaja



➔ Pilih Satuan Kerja Terkait (Lebih dari satu)



B.14. Bendahara

B.15. PME (Verifikator)

a. Akun Elsa Pay

Penambahan akun elsa pay untuk SDM Non IPTEK tapi terlibat kegiatan penelitian

(anggota kelompok penelitian), maupun Eksternal dapat dilakukan secara manual

menggunakan tombol

Tampilan secara keseluruhan adalah sebagai berikut:

Pada tabel list akun Elsa Pay terdapat kolom Aksi untuk melihat detail Akun dan

mengelola akun terkait tanggal kadaluarsa.

Tampilan detail akun adalah sebagai berikut:

Tampilan untuk melakukan perubahan tanggal kadaluarsa adalah sebagai berikut:

Menambah Akun Elsa Pay Internal Satuan Kerja (Hanya Terbatas Pegawai Dalam

Satuan Kerja)

➔ Pilih Kategori Elsa Pay

Internal Satuan Kerja

➔ Pilih Subkategori Elsa Pay

Personal

➔ Cari Nama Pengguna yang dituju

➔ Lampirkan berkas pendukung (SK)

➔ Pilih tombol Simpan





Perjanjian Kerjasama

Bimtek

MOU

Magang/PKL



➔ Pilih Satuan Kerja Terkait



b. Verifikasi Topup

Menu ini digunakan untuk melakukan verifikasi pengajuan topup Elsa Pay. Tampilan

adalah sebagai berikut:

Pada kolom Aksi dapat digunakan untuk melihat detail pengajuan.

Verifikasi dapat lakukan dengan menerima ataupun menolak pengajuan. Berkas

pendukung yang sudah diupload melalui aplikasi e-Pelaporan dapat juga dilihat untuk

pertimbangan verifikasi.

B.16. Pegawai

Hanya pegawai yang akunnya sudah diaktifkan baik oleh Pengelola Pusat maupun role PME,

bisa menu Elsa Pay dan Topup. Apabila belum diaktifkan akan muncul informasi bahwa akun

belum diaktifkan.

Apabila sudah diaktifkan pegawai mendapatkan saldo awal senilai 20.000.000 poin virtual

yang bisa digunakan.

a. Topup Elsa Pay

Permohonan topup Elsa Pay dapat dilakukan menggunakan tombol data

permohonan beserta kerangannya dapat dilihat pada halaman ini.

Tampilan pengajuan topup Elsa Pay adalah sebagai berikut:

➔ Pilih Jenis Keluaran

Publikasi-ku

➔ Judul

Otomatis akan mengambil data pada e-Pelaporan yang statusnya sudah

diverifikasi PME Satker. Hanya bisa diklaim satu kali baik oleh penulis

utama, maupun kolaborator. Sivitas yang mengajukan topup pada Elsa Pay

ini wajib untuk membagi komposisi perolehan point kepada kolaborator

melalui Menu Transfer Saldo Elsa Pay.

➔ Jenis Keluaran Juknis

Pilih keluaran yang sesuai dengan publikasi yang sudah disimpan. Angka

kredit akan otomatis menyesuaikan dengan referensi Peraturan LIPI Nomor

14 tahun 2018 tentang Petunjuk Teknis Jabatan Fungsional Peneliti. Setiap

1 angka kredit akan mendapatkan poin virtual sebesar 500.000 sehingga

Nilai akhir akan menyesuaikan.

➔ Pilih tombol Simpan untuk mengajukan.

b. Elsa Pay

Halaman Elsa Pay pegawai berisi informasi terkait transaksi yang telah dilakukan. Selain

itu sesuai dengan penjelasan sebelumnya bahwa sivitas yang telah melakukan topup

publikasi wajib melakukan transfer saldo kepada kolaborator sesuai dengan

kesepakatan maupun prosentase dalam tim kolaborator. Selain itu transfer saldo ini

juga dapat diberikan kepada sivitas secara umum tanpa terkait kolaborasi publikasi.

Proses transfer dapat dilakukan dengan memilih tombol

Transfer Akun Umum Non Kolaborator (tidak terkait kolaborasi publikasi)

➔ Publikasi

Pilih akun umum non kolaborator

➔ Nama Penerima, dapat dipilih sivitas yang sudah diaktifkan akun Elsa Pay oleh PME

maupun Pengelola Pusat

➔ Isikan Nilai Transfer

➔ Isikan Keterangan Transfer

➔ Pilih Simpan, Mohon dipastikan karena transaksi Transfer ini tidak bisa dibatalkan,

isikan password intra apabila sudah yakin.

Transfer Akun Kolaborasi (sesuai Publikasi)

➔ Publikasi

Pilih Publikasi sesuai kebutuhan yang akan dibagi saldonya

➔ Nama Penerima, dapat dipilih sivitas sesuai kolaborator yang tercantum pada e-

Pelaporan

➔ Isikan Nilai Transfer

➔ Isikan Keterangan Transfer

➔ Pilih Simpan, Mohon dipastikan karena transaksi Transfer ini tidak bisa dibatalkan,

isikan password intra apabila sudah yakin.

layanan pengujian

Documents