ldb key management 2014 05-23 pedronetto-gestione delle riunioni
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2° modulo – capacità organizzative:
La gestione delle riunioniNoicàttaro, 24 maggio 2014
Paolo Pedronetto
People & Performance
People & Performance
Agenda 2ndo giorno:La gestione delle riunioni
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PREPARAZIONE E CONDUZIONE DELLE RIUNIONI
LA COMUNICAZIONE E I GIOCHI RELAZIONALI
LAVORO DI GRUPPO E INNOVAZIONE
Test assertività
Il colloquio di selezione
Brainstorming
People & Performance
Quando la riunione è necessaria
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confronto delle opinioni con il team raccogliere informazioni concrete risolvere un problema prendere una decisione ottenere chiarimenti con la collaborazione di altri se uno o più componenti del reparto lo richiedono se esistono uno o più problemi, ma non è chiaro chi deve risolverli sviluppare idee e innovazione
People & Performance
Quando è meglio evitarla
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Quando vi sono in ballo problemi di carattere economico / rapporti personali Quando non si dispone di una quantità adeguata di dati in merito ai problemi da discutereQuando vi sono problemi a livello individualeQuando la linea di condotta è già stata decisaQuando vi sono contrasti già annunciati all’interno del team
People & Performance
Gli obiettivi della riunione
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Obiettivi posti dall’esterno
Obiettivi interni al team interessato
Obiettivi di analisi
Soluzione di un problema
Presa di decisione
People & Performance
Gli obiettivi della riunione
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CHIARO Deve essere compreso da tutti i partecipanti
PRECISO In modo che ciascuno conosca il livello del suo
coinvolgimento
ACCETTABILE Compatibile con la realizzazione degli obiettivi
personali
Logistica
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CURARE LO SPAZIO Sala troppo grande: ostacola la comunicazione, impedisce il rapporto
diretto, spersonalizza il messaggio. Sala troppo piccola: manca empatia, confusione tra i partecipanti
CURARE L’ACUSTICA Chiedere se tutti sono in grado di sentire bene
ILLUMINAZIONE / AREAZIONE
STRUMENTI (pc, lavagna, filmati….da preparare in anticipo)
Le fasi della riunione 1
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La partenza E’ il momento più importante, in cui il pubblico legittima l’oratore e si
dispone ad ascoltarlo. (Va preparato) Deve contenere:
Idea iniziale: una frase, una battuta, un esempio, un articolo, un messaggio positivo che sappia in ogni caso attirare l’attenzione dei partecipanti.
Scelta del metodo: di lavoro, le regole del gioco, i tempi, la presentazione dei partecipanti.
Punti di riferimento: traccia dei temi da affrontare in modo che i partecipanti conoscano i tempi e lo svolgimento della riunione.
Le fasi della riunione 2
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La fase centrale E’ consigliabile:
Rendere il gruppo dinamico, permettendo ai partecipanti di esprimersi liberamente
Spiegare il metodo di lavoro che viene utilizzato Sintetizzare gli obiettivi e i risultati raggiunti Aiutare il gruppo a superare blocchi, resistenze, contrasti e
divergenze Valorizzare tutti i contributi Distribuire il tempo in base all’importanza degli argomenti
Le fasi della riunione 3
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La chiusura Riepilogo dei temi trattati e delle decisioni prese
Piano d’azione (chi fa cosa e perché, tempi e responsabilità)
Ricerca del feedback dei partecipanti per verificare che tutto sia chiaro Ringraziare i partecipanti per i loro contributi
Redazione del verbale (in tempi rapidi, max 2 giorni)
Le fasi della riunione 4
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Dopo la riunione
Monitorare risultati / tempi / costi
Verificare l’efficacia e l’efficienza delle decisioni prese
Follow up del piano d’azione
Autovalutazione critica
People & Performance
L’assertività è l’insieme delle tecniche che ci permette di difendere i nostri valori.
E’ un comportamento naturale che, come la creatività, abbiamo da bambini e poi modifichiamo progressivamente.
Assertività
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People & Performance
L’assertività è alla base di un buon clima di lavoro.
Campi di applicazione: • Colleghi• Superiori• Collaboratori• Estranei
Assertività 2
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People & Performance
L’assertività è utile per:
• Instaurare un rapporto• Fare una richiesta• Dire di no • Fare dei complimenti• Fare una critica
Assertività 3
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Test
N. Piuttosto vero
Piuttosto
falso
1. □ □ Mi metto spesso a fantasticare
2. □ □ Difendo le mie idee con convinzione
3. □ □ Evito i conflitti perché non conducono a niente
• Il test permette di circorscrivere il comportamento che vi è abituale nelle relazioni personali. Vengoni individuati 4 atteggiamenti fondamentali.
• Rispondere spontaneamente, mettendo:• Una crocetta in corrispondenza della prima colonna “piuttosto
vero” se pensate o agite nella maggior parte del tempo nel modo descritto.
• Una crocetta in corrispondenza della seconda colonna “piuttosto falso” se pensate o agite raramente nel modo descritto.
• Non esistono risposte giuste o sbagliate. • Il test è individuale, non vengono chiesti i risultati!
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Test: interpretazione delle risposte
Fuga Assertività Manipolazione Aggressività
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14151923283036404143
279
131822252935384548
36
10121721263133394247
45
11162024273234374446
2 7 5 4
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Test: interpretazione delle risposte
Dissimulazione Franchezza
Vivo interesse per gli altri
Ripiegamento in se stessi
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Test: interpretazione delle risposte
Aggressività – Assertività
Segnala un atteggiamento ritenuto assertivo dall’interessato, che viene invece percepito come aggressivo, per mancanza di ascolto o per eccesso di franchezza.
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Test: interpretazione delle risposte
Manipolazione-Assertività
Segnala un dubbio rispetto all’assertività, non si è persuasi che questo sia l’atteggiamento più efficace e viene rimpiazzato con la manipolazione.
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Test: interpretazione delle risposte
Fuga – Aggressività
Piuttosto raro, l’atteggiamento dominante è il ripiegamento.
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Test: interpretazione delle risposte
Fuga – Manipolazione
Conferma l’atteggiamento di fuga, che si ritiene inefficace in alcuni casi, preferendo tentare una manovra di manipolazione per raggiungere lo scopo: è definita come dissimulazione.
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In sintesi
L’atteggiamento di FUGA: Individua coloro che sono poco motivati, disillusi, temono la gerarchia,
ricercano la tranquillità. Caratteristiche: mancanza di comunicazione, inattività, agitazione,
sovradattamento. L’atteggiamento AGGRESSIVO:
Sono persuasi della loro efficienza personale e sono convinti che gli altri non lo siano altrettanto e abbiano bisogno di forti sollecitazioni.
L’atteggiamento di MANIPOLAZIONE: Interesse per gli altri, ma comunicazione mirata a raggiungere solo i
propri fini. Si indirizzano verso coloro che hanno un atteggiamento passivo.
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In sintesi
L’atteggiamento ASSERTIVO: Saper ascoltare gli altri Dire chiaramente: cosa penso, cosa mi aspetto e cosa spero
Rendere partecipe il proprio interlocutore, chiunque sia, delle proprie difficoltà, bisogni, aspirazioni, sentimenti, desideri riconoscendo che quest’ultimo ha il diritto di dire di NO, assumendosene il relativo RISCHIO.
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In sintesi
L’atteggiamento ASSERTIVO va preso con cautela: I confini tra i diversi atteggiamenti sono sfumati
L’atteggiamento assertivo può essere interpretato come aggressivo
Occorre non dimenticare i diversi punti di vista
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Il mix ideale
Fuga: 0 – 1 Aggressività: 2-3Manipolazione : 4 – 5 Assertività: 10
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Le tecniche assertive
Entrare in relazione con gli altri
Fare delle critiche
Atteggiarsi
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Entrare in relazione con gli altri
Esprimersi: • Il rito preliminare• Le domande
• Chiuse• Aperte
• Forma dell’espressione• Importanza dell’IO
• Frase ternaria:• Situazione / sentimenti / motivo logico
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Entrare in relazione con gli altri
Rito preliminare:• Serve per capire se l’interlocutore è disposto ad
ascoltarvi e a creare un clima di interesse reciproco
• Trascurarlo può essere percepito come atteggiamento aggressivo
• Attenzione ai segnali in questa fase• Attenzione ai fattori culturali • Esempi:
• Buongiorno!• Come va ?• Ha passato un buon fine settimana ?• Ci ha trovato facilmente ?
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Entrare in relazione con gli altri
Le domande rappresentano un segnale di vivo interesse che arricchisce il dialogo. • Domande chiuse neutre: SI / NO
• Domande chiuse orientate: implicano la risposta attesa
• Domande aperte: raccolgono informazioni /avviano il dialogo
• Domande di rimando: riprendono una frase o una espressione dell’interlocutore per aiutarlo ad esprimere un’idea che fatica a formulare
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Entrare in relazione con gli altri
Esempi di domande chiuse, aperte, di rimando:
«Lei ha già partecipato al corso di inglese ?»
«Lei non è contrario a rimanere fino a tardi in caso di necessità ?»
«Cosa ne pensa del nuovo sistema informatico ?»
«Pensa che il lavoro cambierà con la nuova procedura ?»
«…..mi sento qualche volta un po’ superato….»«superato in che senso ? Mi può fare un esempio ?»
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Entrare in relazione con gli altri
L’espressione:La forma e il tono sono tanto importanti quanto la sostanza.
• Preparazione del messaggio
• Parlare in prima persona
• Il «disco incantato»
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Entrare in relazione con gli altri
La frase ternaria: è una riformulazione utile nelle richieste, nella gestione dei rimproveri e degli elogi. • Parte iniziale : espone la situazione che vi fa reagire
• Parte centrale: espone i sentimenti o le reazioni alla situazione:
• Parte finale: spiega il motivo logico che lega la vostra reazione a questa situazione.
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Entrare in relazione con gli altri
Esempi di frasi ternarie:
«Quando lei arriva in ritardo come in questo caso….…. mi mette in difficoltà….…..perché non abbiamo più tempo per affrontare le priorità della giornata»
«Quando lei entra nel mio ufficio senza bussare…..….mi sento come se fossi aggredito…..…..perché la sento come un’intrusione nel mio territorio…..»
«Lei ieri sera ha lasciato l’ufficio senza fare ordine….…ciò mi fa arrabbiare ….…..perché quando oggi arrivo prima di lei, tocca a me mettere tutto a posto prima di iniziare il lavoro»
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Entrare in relazione con gli altri
Ascoltare: • Ascolto passivo
• Ascolto semi-attivo
• Ascolto attivo (empatia)• Riformulazione• Alternanza ascolto/empatia/ritorno al
progetto
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Entrare in relazione con gli altri
Esempi di riformulazione:
«Se ho ben compreso, lei trova che il clima di lavoro nel vostro reparto stia peggiorando da qualche settimana a questa parte ?»
«Se posso riassumere, lei mi propone di ridurre il budget nella futura organizzazione»
«La tua opinione mi sorprende e sarei lieto se tu mi dicessi un po’ di più sui motivi che ti fanno pensare in questo modo….»
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Fare delle critiche
1. Comprendere i sentimenti altrui
• Se dovete criticare qualcuno, iniziate con un apprezzamento sincero
• Fate domande prima di preoccuparvi delle risposte
• Date la senzazione di essere interessati sinceramente al caso
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Fare delle critiche
2. Elaborate la vostra opinione sul caso
• Richiamate l’attenzione sugli errori altrui in maniera indiretta
• Utilizzate esempi supportati da dati oggettivi
• Date agli altri l’impressione che hanno una reputazione da difendere
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Entrare in relazione con gli altri
Atteggiarsi: (non verbale) • Distanza e rispettive posizioni
• Zona di disagio (> 2 metri)• Zona favorevole (70cm – 1m)• Zona intima (<50cm)
• Sguardo e sorriso• Gesti di approvazione e di diniego• Abbigliamento• Silenzio
• Abitudine a sopportare i silenzi
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Assertività nelle riunioni
Il partecipante assertivo: • Si accorge quando si abbandona
l’ordine del giorno• Rileva se non tutti si sono espressi
sull’argomento• Capisce e propone la pausa• Distingue le priorità dalle questioni
secondarie• Richiede la presenza dei
responsabili di un progetto• Non è soggetto alla sindrome
dell’ascensore• Applica le decisioni prese anche se
non è d’accordo
Il Brainstorming
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Creazione di un’idea: Fase divergente • Esplorazione sistematica e vagabonda, raccolta dati
diversi, senza classificazione, né giudizio in merito; tutto può essere detto, senza censura né autocensura.
• Lavoro preferibilmente in gruppo
Selezione di un’idea: Fase convergente• Vagliare, classificare e organizzare il materiale
raccolto nella prima fase. Non eliminare, ma classificare e organizzare gerarchicamente.
• Lavoro preferibilmente a due / individuale
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Esercitazione
Il caso
Lola Cola10 minuti:5 per raccogliere le idee, 5 per selezionarle
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Gli approcci al problem solving creativo:
Combinatorio Principio: scomposizione del problema in elementi e funzioni e successiva
ricombinazione. Strumenti utilizzati: matrici di scoperta
Associativo Principio: nessuna associazione di idee è frutto del caso. Strumenti utilizzati: brainstorming / mappe mentali
Analogico Principio: stabilire somiglianze in ambiti diversi. Strumenti utilizzati: Simboli e metafore
Onirico Principio: ispirazione creatrice da meccanismi non controllati dalla coscienza. Strumenti utilizzati: sogno
Le persone dimenticheranno quello che hai dettonon ricorderanno quello che hai fattoma non scorderanno mai come le hai fatte sentire
Maya Angelou
People & Performance
Grazie per l’attenzione!