LE GUIDE DEL’OPTIMISATIONDU TRANSPORT 9 recommandations pour piloter son projet d’optimisation transport et optimiser de 5 à 25% vos dépenses de transport.

SOMMAIRE

ÉDITO

1 Le transport, c’est à dire toutes les dépenses de transport ?

2 Un Comité de Pilotage dès le lancement du projet

3 Identifiez le transport dans votre ERP et dans le contrôle de gestion

4 Pour comprendre votre transport, regardez… vos factures tout simplement

5 Quels résultats attendre de votre projet d’optimisation transport?

6 Négociez vos tarifs et conditions !

7 Arbitrer entre vos ressources internes et les achats externes

8 Faites des quickwins !

9 Prudence sur l’informatique des TMS et WMS

10 En guise de conclusion

11 Qui est CCTX ?

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9 RECOMMANDATIONS POUR PILOTER SON PROJET D’OPTIMISATION TRANSPORT ET OPTIMISER DE 5 À 25% DE VOS DÉPENSES DE TRANSPORT

À PROPOS DE L’AUTEUR

Fondateur de CCTX, société de conseil et de services, spécialisée dans l’optimisation du transport.

JP Collin a 40 ans d’expérience dans le conseil et la logistique. Entre 1995 et 2005, il a occupé plusieurs postes de direction chez de grands 3PL internationaux pour piloter les opérations de transport et logistique en Europe et dans le monde entier.

Il a notamment démarré la logistique d’approvisionnement de Toyota en Europe en créant Transfreight en 2000. Avant 1995, JP Collin a passé 18 ans en tant que consultant pour de grandes sociétés de conseil (Deloitte&Touche et VCI Strategy) pour concevoir et mettre en œuvre des solutions de supply chain dans les secteurs de l’automobile, de la pharmacie, de la chimie, des produits de grande consommation, du hitec et de la distribution, en Europe et en Amérique .

Il accompagne aujourd’hui des grands clients comme Saint-Gobain ou Electrolux comme de beaucoup plus petits dans l’optimisation transport. CCTX s’engage sur les résultats à court terme et apporte une compréhension nouvelle du transport à partir de l’analyse des données en BIG DATA et l’expertise opérationnelle des prestations. CCTX réalise aujourd’hui 70% de son chiffre d’affaires hors de l’hexagone.

JP Collin +33 689 617 329 jpcollin@cctx.fr

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1 • LE TRANSPORT, C’EST À DIRE TOUTES LES DÉPENSES DE TRANSPORTLes anglo-saxons l’ont compris depuis longtemps  : sous le terme «  transport  », vous devez intégrer toutes les dépenses opérationnelles internes ou externes qui permettent d’approvisionner ou de distribuer. C’est le transport sous toutes ses formes avec le transport terrestre, maritime et aérien mais aussi la logistique c’est à dire le stockage, l’intégration en stock, l’entreposage et la préparation de commandes, ainsi que tous les services de transit et douane ainsi que les tax & duties.

Pour optimiser, vous allez intervenir sur des changements de prestataire ou de mode ou encore de service de transport, des suppressions de surfaces, des modifications de route au départ ou à l’arrivée, des négociations tarifaires et de charges accessoires.

C’est l’ensemble des dépenses que vous devez réduire et pas seulement la seule partie qui vous préoccupe ou que vous maîtrisez directement. Si vous ne prenez pas en compte l’ensemble des dépenses, vous risquez de passer à côté certaines économies ou au contraire déclencher des coûts supplémentaires.

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Notre avis : les méthodes d’optimisation que nous utilisons aujourd’hui s’appuient sur les techniques de modélisation du BIG DATA pour analyser le coût total de la livraison. Et ce n’est pas une tâche facile : Il faut donc récupérer les données qui sont souvent éclatées dans les comptes et les reportings, intégrer régulièrement des données de sources quelques fois exotiques, les nettoyer et les enrichir pour les segmenter. Alors faites comme nous  ! intégrez avant tout dans votre équipe un spécialiste de gestion des données et un analyste capable de collecter et de comprendre ce qu’il y a derrière vos fichiers. C’est plus utile aujourd’hui que n’importe quel expert en transport.

2 • UN COMITÉ DE PILOTAGE DÈS LE LANCEMENT DU PROJET Vous l’avez déjà compris ou vous allez vite le comprendre  : ce ne sont pas les services centraux qui font les économies mais les opérationnels.

Le transport est une commodité qui est très dépendante des variations d’activités, des incidents de production ou d’approvisionnement et de paramètres externes comme le blocage des ports et de frontières ou les variations des cours du fuel. A la fin, ce sont vos opérationnels qui pilotent au jour le jour. Le projet d’optimisation transport est de fait un projet porté par les opérationnels c’est à dire les Managers de sites de production, des Achats, de la Supply Chain, de l’administration des ventes et des réseaux de Distribution.

Les services centraux jouent un rôle d’animation du projet, de reporting des coûts et des économies, d’apport d’une méthodologie et de savoir-faire métier. C’est lors d’un Comité de Pilotage (Copil) que vous déciderez avec les opérationnels, ferez le point des analyses, arbitrerez sur les plans d’actions et les procédures à mettre en œuvre.

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Notre avis : Dans la panoplie de nos méthodes de consultant, l’une des manières de communiquer sur l’avancement et de mobiliser les ressources dans l’entreprise est de créer un Comité de pilotage mensuel et nommer chez notre client un Chef de projet interne et un Sponsor. Nous demandons la contribution des Achats et de la logistique centrale, du contrôle de gestion, de l’IT centrale ainsi que l’implication de chaque site ou entité quand on démarre les actions. Nous vous recommandons d’utiliser la même organisation de projet avec une équipe d’intervention juste détachée des équipes opérationnelles avec pour unique horizon la vie du projet.

3 • IDENTIFIEZ LE TRANSPORT DANS VOTRE ERP ET DANS LE CONTRÔLE DE GESTION

Dans les entreprises d’aujourd’hui, la vérité est dans l’ERP ! Seules les dépenses qui apparaissent dans dans le reporting mensuel ou périodique des opérationnels font l’objet d’une analyse d’écarts d’un mois sur l’autre et d’une année sur l’autre.

Les systèmes de reporting et de prise de décisions sont ainsi faits que si une ligne n’existe pas dans le reporting, toutes les actions qui y sont associées ne sont pas prioritaires aux yeux du management. Le transport est un poste de charges pourtant en haut du compte d’exploitation. Cependant, les pratiques comptables font qu’il est, soit déduit des achats ou des ventes, soit noyé dans la masse des « services extérieurs ».

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Oubliez donc de tenter de justifier votre projet d’optimisation avec le budget de l’année prochaine voire des projections ou des simulations basées sur des prévisions de volumes. Vous aurez peut–être un soutien mais vous n’aurez jamais le support des opérationnels.

Votre premier challenge est de faire apparaître la ligne « transport » dans le reporting mensuel ou périodique des managers opérationnels. Les économies réalisées par les managers opérationnels pourront être mises en valeur.

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Notre avis: Au démarrage du projet, nous avons plusieurs techniques pour lier notre reporting des économies à l’ERP et qui font que le reporting des économies réalisées est facilement accepté. A terme, la seule solution efficace pour mesurer les économies est d’intégrer le transport comme ligne du reporting mensuel des opérationnels.

4 • POUR COMPRENDRE VOTRE TRANSPORT, REGARDEZ … VOS FACTURES TOUT SIMPLEMENT !Les factures de transport et de logistique sont votre mine d’informations pour comprendre comment les transports et la logistique sont exécutés. La facture est le seul document qui fait état des dépenses réelles avec, normalement, toutes les informations qui les justifie. Quand on a un peu l’habitude, tout apparaît sur chaque ligne et… entre les lignes.

Et vérifier ses factures est certainement une belle source d’économies sans faire grand chose ! Il y a jusqu’à 6% d’anomalies à dégager dans les facturations des transporteurs et des logisticiens.

Un contrôle des factures avant ou après paiement n’est pas compliqué à mettre en œuvre et peut s’industrialiser facilement à moindre coût avec les technologies actuelles. C’est sur cette base que nous faisons reposer nos propres recommandations.

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Evitez de vous appuyer uniquement sur des systèmes de pré–facturation avec les transporteurs que certains éditeurs présentent comme la panacée. Ils n’empêchent pas les erreurs notamment les doubles facturations, les surfacturations et les charges accessoires non justifiées. On constate même des doubles paiements ! quand on réalise des audits à posteriori, il y a quasiment autant d’erreurs avec un système de pré-facturation que sans. La règle est de toujours mettre un solide contrôle de factures derrière un système de pré-facturation.

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Notre avis : on ne va rien vous cacher : Nous sommes des fans de l’analyse des données et notamment des factures pour lancer nos projets mais aussi comme solution simple, rapide et peu coûteuse que nous mettons en place pour faire des économies transport. C’est d’ailleurs notre meilleur indicateur pour détecter le potentiel d’économies chez un client : c’est quand il n’y a pas de réel contrôle des factures de transport ou quand le contrôle n’est pas fiable, que nous réunissons les optimisations les plus significatives.

5 • QUELS RÉSULTATSATTENDRE DE VOTRE PROJET D’OPTIMISATION TRANSPORT ?Quand on parle de résultats en matière d’optimisation du transport, Il faut être précis.

il y a les coûts que vous devez éviter, ce qu’on appelle en anglais les « cost avoidance ». Ce sont les dépenses qui vous sont facturées et qui ne correspondent pas à vos tarifs négociés, ce qui est facturé deux fois, ou ce qui n’aurait jamais du être facturé. Ces gains sont immédiats quand vous saurez les identifier.

Il y a ensuite de vraies réductions de coûts, c’est à dire des dépenses que vous ne faîtes pas parce que vous négociez les prix ou que vous vous réorganisez vos opérations. C’est là qu’il y a le plus de potentiel de réduction des coûts. C’est plus long : Il faut s’attendre à ce que la mise en place demande quelques semaines à quelques mois.

Il y a enfin la productivité que vous réalisez sur vos ressources qui vont vous permettre de faire d’autres choses mais pas forcément une réduction directe de coûts. Ce sont par exemple la réduction des surfaces d’entreposage que vous utiliserez pour de la production. C’est l’optimisation de l’utilisation de votre flotte de véhicules en propre – si vous en avez une – qui vous permettra des livraisons supplémentaires et donc du chiffre d’affaire supplémentaire.

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Mais il y a aussi tout ce qui ne se valorise pas en économies directes mais qui va avoir un impact sur vos ventes ou vos achats. C’est par exemple la fiabilisation d’un taux de service de transport ou de préparation de commandes.

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Notre avis  : Faire participer des opérationnels sur les sites à un projet de réduction des coûts passe toujours par une phase difficile. C’est ce que nous constatons quand nous intervenons chez nos clients. C’est normal parce que le transport est généralement un sujet local et que les opérationnels ont l’impression d’avoir fait le tour de toutes les économies. Vous ne pourrez pas les convaincre en argumentant sur les objectifs du projet. Appuyez vous plutôt sur l’analyse des derniers mois de leurs propres activités pour montrer qu’il y a peut-être d’autres manières d’organiser le transport. C’est très efficace et ca évite toute discussion.

6 • NÉGOCIEZ VOS TARIFS ET CONDITIONS !Cela peut paraître évident mais on oublie trop souvent de négocier et de renégocier régulièrement les tarifs de transport et de services logistiques.

On a beaucoup à y gagner parce que c’est une attente des transporteurs et des logisticiens. Ils préfèrent travailler dans le cadre d’une relation à long terme tenant compte de leurs aléas en contrepartie d’un prix raisonnable. En revanche, quand il n’y a pas de cadre défini, tout est possible.

Les pratiques contractuelles dans le domaine de la sous-traitance transport & logistique ont beaucoup évolué depuis ces dix dernières années en Europe. S’appuyant sur le développement des prestations de transport et logistiques des grands donneurs d’ordre internationaux, les contrats et conditions sont formulés avec une très grande rigueur dans les engagements de performance et la réversibilité. La législation s’est également renforcée à des degrés divers en Europe. La contrepartie est que les transporteurs et les logisticiens maitrisent très bien le contact avec leurs clients, leurs tarifs ainsi que les engagements qu’ils prennent. De fait, évitez d’improviser dans vos négociations et dans les contrats que vous signez. Faites vous accompagner en cas de besoin

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Notre avis  : 70% des économies de négociation chez nos clients sont réalisées uniquement en collectant et en renégociant les tarifs existants sur l’ensemble des sites de nos clients. C’est donc là qu’il y a le plus de potentiel. Nous sommes généralement confronté à deux problèmes. D’abord le fait que les tarifs et conditions sont rarement connues à un point central dans l’entreprise. Ensuite que les transporteurs préfèrent négocier localement. Il y a heureusement des outils pour gérer les contrats et les tarifs aujourd’hui.

7 • ARBITRER ENTRE VOS RESSOURCES INTERNES ET LES ACHATS EXTERNESPour de bonnes raisons, vous disposez peut-être de moyens qui vous appartiennent comme des sites de stockage ou une flotte de véhicules en propre. C’est une véritable opportunité pour votre projet d’optimisation de transport parce que vous pouvez directement agir sur ces coûts. Vous connaissez les indices de productivité et de qualité comme les densités de stockage, les temps opératoires de manutention ou de picking, les prix de revient au kilomètre, les performances de tournées.

En France, évitez les bonnes idées pour faire des économies comme les flottes dédiées, la tournée de collecte chez les fournisseurs que vous organisez vous-même, le camion avec carrosseries spécifiques pour optimiser le remplissage, les road train qui permettent de charger 40% de marchandises en plus. Ca fonctionne très bien chez nos voisins européens mais pas ici ou la complexité des règlementations et les contraintes du social rendent quasi impossible ce type d’initiative. Il reste toujours l’informatique pour innover dans l’hexagone !

Vous devez confiance aux transporteurs et aux logisticiens qui sont en mesure d’engager des moyens pour organiser votre transport et votre logistique! Soyez attentif aux conditions contractuelles, aux niveaux de services et à la réversibilité de vos engagements.

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Notre avis : Nous analysons les ressources internes de la même manière que les prestations que vous achetez à l’extérieur. Quand nous intervenons nous nous arrangeons même pour que vos équipes internes fassent mieux que le marché. Après tout, vos manutentionnaires ou vos préparateurs de commandes connaissent parfaitement vos produits et vos chauffeurs ainsi que leurs exploitants maitrisent les tournées et les contraintes chez vos clients mieux que n’importe qui.

8 • FAITES DES QUICKWINS !Les Quickwins sont les économies immédiates et réalisables facilement dans les 3 à 6 semaines qui suivent la première analyse. Il faut un peu d’expérience mais on arrive à dégager immédiatement de 1 % à 4% des dépenses avec 3 à 4 actions bien ciblées.

Cela justifie l’intérêt du projet et motive très vite votre équipe. Accessoirement vous financerez le coût des premières actions que vous mènerez.

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Notre recommandation  : Dans les Quickwins, il faut viser les services ou les dépenses qu’on peut supprimer immédiatement et rien d’autre. Nous identifions avec les opérationnels les taux de service minimum pour piloter les opérations et nous les comparons à ceux qui sont appliqués : Avec un peu d’expérience, on détecte tout de suite quel service peut être supprimé et par quoi le remplacer. A titre d’exemple, un de nos clients qui expédiait beaucoup de colis tous les jours et faisait appel à des messagers avec un service 24-72h. Une simple analyse des volumes par destinataire montrait que certains destinataires recevaient 400 à 500 colis / jour. L’organisation de livraison en camions complets tous les deux jours pour cette courte liste de destinataires a permis de réduire le budget total de transport de 50%.

9 • PRUDENCE SUR L’INFORMATIQUE DES TMS ET WMSLes TMS et WMS modernes donnent l’accès à des processus standardisés d’allocation d’emplacement de stockage, de préparation de commandes optimisées, d’assistance à l’optimisation du remplissage des camions, de prise de rendez-vous, de sélection des transporteurs, de gestion de la douane, d’échanges documentaires et de routing…

La mise en place n’est pas complexe mais elle est fastidieuse. Les WMS et TMS sont des outils d’exploitation qui exigent un paramétrage rigoureux et des interfaces. Tout dépend de la configuration mais il ne faut pas moins de 20 à 30 semaines pour démarrer une exploitation simple, avec des fonctionnalités de base et si tous les paramètres sont connus. Dès que vous souhaiterez mettre en place des fonctionnalités plus élaborées ou des interfaces avec les tiers, il faut s’attendre à des projets beaucoup plus longs.

En général, les TMS et WMS ont des coûts d’implantation maitrisés en licence ou en service SAAS, en maitrise d’œuvre et en maîtrise d’ouvrage. En revanche, ils coûtent autant à exploiter au quotidien qu’une exploitation manuelle parce qu’ils exigent d’allouer autant d’exploitants derrière les écrans, les terminaux embarqués ou les pistolets. Le retour sur investissement se retrouve avant tout dans les économies que vous dégagerez dans l’optimisation du stransport et non dans les coûts d’exploitation.

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Notre avis : Nous privilégions les solutions les moins coûteuses et les plus simples. Il y a maintenant sur le marché des solutions en mode SAAS qui sont facturées à la transaction et sans frais de démarrage ni engagement de durée. Les prix sont particulièrement attractifs suivant l’éditeur, les fonctionnalités couvertes, l’antériorité de la solution et votre négociation : pour le WMS compter de 50 cents à 1,80€/ mouvement et pour un TMS « lots et complets  » de 30 cents à 4€/ expédition. Bien sûr, les fonctionnalités se concentrent sur le nécessaire et suffisant mais en contrepartie ces solutions se déploient en quelques semaines.

EN GUISE DE CONCLUSIONVoilà. Il ne vous reste plus qu’à…

Plus sérieusement, il n’y a pas de complexité dans l’optimisation du transport mais beaucoup de bon sens et de compréhension des opérations. Les transporteurs et logisticiens, de même que les équipes internes qui gèrent au jour le jour les approvisionnements et la distribution n’empêchent pas votre projet d’optimisation. Au contraire. Ils sont les premiers demandeurs d’un objectif de leur niveau de service voire des prix cibles à atteindre. C’est leur métier.

Le vrai challenge c’est de faire comprendre à votre management et à votre organisation que le transport s’analyse et se gère autrement que la production ou les achats de pièces. Si vous y arrivez, vous aurez gagné.

Et c’est le véritable objectif d’un projet d’optimisation transport.

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QUI EST CCTX ?CCTX s’adresse aux utilisateurs de transport qui considèrent que le transport et la logistique sont importants pour leurs activités.

Nous retraitons et analysons les données du transport et de la logistique avec une vision nouvelle des opérations, des achats et de la finance / contrôle. Nous identifions et concrétisons les opportunités qui permettent d’améliorer les résultats, la satisfaction des clients et l’empreinte environnementale. Nous savons prendre des engagements sur les résultats.

Dans le domaine de l’IT, nous mettons à disposition de nos clients une série d’outils du BIG DATA pour analyser les données, nous paramétrons les solutions de pilotage du transport et de la logistique ainsi que des indicateurs et des tableaux de bord. Nous avons développé MONALISATRIP que nous mettons à disposition en mode SAAS pour gérer et simuler les tarifs et conditions du transport & logistique quelque soit le mode et le service dans tous les pays du monde. Nous pilotons des projets d’externalisation.

Notre équipe sait intervenir dans le monde entier en tenant compte du local. Notre expertise couvre les transports en colis, palettes, lots partiels et complets, le maritime et l’aérien, le transit et la douane, la logistique, les projets, les opérations portuaires et tous les systèmes du transport, de la logistique et du trade management.

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