le portail rh cnam 2010-2011. définition le portail rh le portail rh est un espace qui réunit...
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LE PORTAIL RH
cnam 2010-2011
Définition
Le portail RH
Le portail RH est un espace qui réunit l'ensemble des données et informations relatives aux processus RH et nécessaires aux employés.
généralement dans le cadre d’un intranetcomposé de données structurées (bases de données
internes) ou non structurées (documents bureautiques, contenus)
réservé au personnel de l’entreprise
Le portail RH
offre des possibilités de personnalisation la page d'accueil pour une
personne ou un groupe de personnes
possède ou interface un moteur de recherche
donne accès à l'ensemble des données et des informations RH
actualités internes ou concernant les RH
une information actualisée nécessaire pour le travail
une série de sites web ou de portails qui se rapportent à la sphère
d'activités RH
portail de communication et de pilotage associé au système de paie de
l’entreprise
définition
Contexte
Le portail RH
inflation des règlementations sociales
environnement toujours plus complexe
nouvelles problématiques
gestion des talents
gestion des informations RH
gestion du temps
profit à tirer des évolutions technologiques
Enjeux
Le portail RH
automatisation des processus
réduction des coûts
plus d’informations, transmises et partagées plus vite
solutions simples pour rendre les équipes RH plus efficaces
moyen de conserver la motivation des employés
Le portail RH
enjeux
des processus RH fluides et fiables
de nouvelles fonctions et de nouveaux services à disposition
des équipes RH efficacité
des managers capacité de décision
des employés acteurs
image de la DRH
centralisation = bureaucratie, conservatisme, inefficacité
décentralisation = autonomie, affirmation de la spécificité,
reconnaissance
Précautions
Le portail RH
garantir la sécurité des données
authentification par mot de passe, gestion des profils,
données cryptées, …
offrir une disponibilité maximale de l’outil
encourager l’utilisation
Le portail RH
précautions
éviter l’exclusionnécessité d’une culture informatique
recenser le niveau d’appropriation des outils informatiques et notamment les « grands débutants »
évaluer le niveau et les usages des utilisateurs habituels des outils informatiquenécessité de moyens équivalents
identifier les agents qui n'ont pas d'email professionnelidentifier les agents qui n’ont pas de poste de travail pour des
questions logistiques ou organisationnelles et risquent de ne pas avoir d’accès
nouvelles attributions
gérer différemment l’entrée d’un nouveau salarié
création du compte utilisateur dans l’annuaire
création d’une adresse de messagerie
gérer un réseau de référents RH
mise en œuvre préalable au portail
formation
animation
précautions
Le portail RH
Annuaire
élément capital : référentiel des identités de l’entreprise
attribution de la DRH : maîtrise des mouvements de personnel
se base sur l’annuaire d’entreprise ou peut être synchronisé avec
lui (LDAP, Active Directory)
authentification unique (SSO : single sign-on)
Le portail RH
Le portail RH
annuaire
indispensable pour le fonctionnement des circuits de validation
problématique des mesures de sécurités de l’entreprise
évolution vers le dossier individuel
consultation et modification des informations personnelles
production des pièces justificatives
notion d’annuaire enrichi
passage de la fiche employé au profil de talents
lieu de recueil des informations
Organigramme
Le portail RH
représentation de l’organisation hiérarchique de l’entreprise
attribution de la DRH : maîtrise des mouvements de personnel
se base sur l’annuaire d’entreprise ou peut être synchronisé avec
lui
appui possible du fonctionnement des circuits de validation
(distinction hiérarchique et fonctionnel)
Circuits de validation-Workflow
littéralement "flux de travaux«
représentation sous forme de flux des opérations à réaliser
pour accomplir l'ensemble des tâches ou activités regroupées en
un même processus
un outil de gestion de workflow modélise et automatise les
flux d'informations dans l'entreprise
Le portail RH
Le portail RH
applicationproduction (gestion de contrats, de demandes, …)administratif (formulaires, …)coopératif (publications, documents, …)
typeprocédural
procédures pré-établies cheminement figé
dynamique (ad hoc) intervention sur le cheminement
Circuits de validation : workflow
Le portail RH
éléments associés à chaque étape d’un workflow
personnes (utilisateurs, annuaire)
statut (soumis, validé, refusé, archivé, …)
applications ou services (écran de saisie, traitements, envoi de
mail …)
processus tiers
délais
Circuits de validation : workflow
Le portail RH
Circuits de validation : workflow
Intégration d’applications
aller chercher l’information ou elle se trouvedispense la DRH des actions à faible valeur ajoutéefavorise la réactivité de mise à jour des donnéesdiminue les erreurs de saisieréduit l’utilisation du papier
ajoute un charge non-métier dans les services demande des connaissances règlementairesnécessite la mise en place d’un réseau de compétences
Le portail RH
Le portail RH
saisie des demandes par l’employé
circuit de validation pris en charge par le workflow
pas de nouvelle saisie à la DRH
compteurs mis à jour dynamiquement
consultables
par l’employé
par le manager
alimente les planning en temps réel
intégration d’application : congés
Le portail RH
catalogue consultable en ligne
saisie des demandes par l’employé
choix des sessions
consultation de l’historique
circuit de validation automatisé
supports de formation
intégration d’application : formation
Le portail RH
liste des postes proposés en interne
caractéristique des postes (description, responsable, lieu, mission,
début d’activité, type de contrat, ...)
possibilité de postuler
gestion du vivier de candidats
intégration d’application : recrutement
Le portail RH
notes de frais
gestion du temps
tableaux de bord
évaluations
gestion des compétences
…
intégration d’application
Offre de service RH
Le portail RH
utilisation de la gestion des contenus de l’intranetactualités RHarticles d’informationprocéduresformulairesliens vers des sites web
Le portail RH
recrutement, mobilité interne carrière congés missions, déplacements protection sociale formation, concours instances paritaires hygiène, prévention et sécurité action sociale loisirs, vacances, culture expressions syndicales
offre de services RH : exemple
Technologies
Le portail RH
widgets
contraction de windows et gadget
donne des informations (flux rss, …)
portlets
application à intégrer dans un portail
développés avec le langage Java
spécifications JSR168, JSR286, WSRP sur l’interopérabilité
Le portail RH
webparts
équivalent des portlets pour Microsoft
développés en ASP
web services
programme s informatiques
communication et échange de données
application et systèmes hétérogènes
environnements distribués
technologies
Mobilité
Le portail RH
le SIRH est de plus en plus mobile
téléphones intelligents et tablettes tactiles
initiée avec des application de recrutement (Recrutae)
des acteurs importants s’engagent : Oracle et Taleo
réponse à une attente des managers nomades
Accompagnement
Le portail RH
conduire le projet de changement
intégrer la gestion de projet dans ses compétences
considérations
mise en œuvre du portail RH transformation du SIRH
processus d’amélioration continue
réussite liée à la conduite du changement
constat sur les projets concernant les projets sur les SI
30% n’aboutissent pas
50% dépassent le budget
60% ne respectent pas les délais
accompagnement portail rh
Le portail RH
constat sur les projets SIRH
50% des projets libre service ne voit pas le jour
plus de 50% des salariés ne voient pas de changement après leur
implantation
66 % n’atteignent pas les objectifs fixés
accompagnement portail rh
Le portail RH
causes d’échec
projets complexes
nécessitent des remises en causes importantes : arbitrages métiers,
flux d’informations, processus, organisation, rôle des acteurs, …
confiance incertaines entre les partenaires
manque de maitrise des résultats visés
appropriation insuffisante par les acteurs
perte de confiance et démotivation
accompagnement portail rh
Le portail RH
principales erreurs commises
oublier d’associer certains employés
mener des actions de communication éparses
programmer des formations au dernier moment
engendrer la perception d’un outil imposé
accompagnement portail rh
Le portail RH
objectifs majeurs à poursuivre pour la réussite du projet
appropriation par l’utilisateur finalsensibilisation dès le début du projetvisibilité régulière sur l’avancementresponsabilisation dans ses futures attributions
pertinence de l’outil et adéquation à la fonctiondéfinition des nouvelles méthodes de travaildéfinition des règles et procédure associés
intégration des nouveaux outils dans l’organisationimplication des acteurs de tout niveau hiérarchiqueprise en compte des interactions transversales
accompagnement portail rh
Le portail RH
accompagnement portail rh
bâtir une équipe projet « conduite du changement »
utiliser la démarche pour améliorer la performance par le management
en fédérant les collaborateurs autour de pratiques communes
en les élevant grâce à leur nouvelles fonctions
utiliser la démarche pour améliorer et consolider le management
en pérennisant le dispositif dans les fondamentaux de la vie de
l’entreprise
en alimentant le cycle d’amélioration continue
Le portail RH
accompagnement portail rh
risque majeur d’un projet de transformation
LA RÉSISTANCE AU CHANGEMENT
premier défi à relever face à cette résistance
anticiper
vaincre
Le portail RH
accompagnement portail rh
causes de cette résistance
causes individuelles
changement synonyme de rupture
remise en cause
perte de points de repères
interrogations sur sa qualification
interrogations sur son rôle dans l’entreprise
Le portail RH
accompagnement portail rh
causes de cette résistance
causes structurelles
changement des conditions de travail
révision des processus
causes culturelles
évolution du système des valeurs
évolution des responsabilités
Le portail RH
accompagnement portail rh
identifier les alliés potentiels des opposants au changement
nécessité de faire porter positivement l’ambition projet
contrecarrer les rumeurs
la majorité suit le courant positif ou négatif
l’acceptation totale est un leurre
Le portail RH
accompagnement portail rh
clé du succès : le rythme de la démarche
agir et faire réagir continuellement
une conduite du changement réussie ne supporte pas de temps
morts
chaque étape du projet doit être ponctuée d’opérations
d’accompagnement visibles
susciter une dynamique en continue avec tous les acteurs concernés
effectuer un pilotage interactif soutenu
Le portail RH
accompagnement portail rh
ce pilotage interactif se traduit par des actions :
de convergence
(validation de l’organisation, des processus cibles avec les sponsors,
les directions impliquées et les partenaire sociaux)
de communication
(annonce des objectifs tout au long du projet et de façon
transparente auprès des acteurs concernés)
d’implication
(identification des porteurs du projet, constitution d’un réseau)
Le portail RH
accompagnement portail rh
ce pilotage interactif se traduit par des actions :
de mesure
( du retour sur investissement humain par des retours
d’expérience,
du retards ou aléas du projets,
du succès par des indicateurs de satisfaction)
de partage
(le progrès du à la transformation,
les bonnes pratiques à adopter,
les nouvelles compétences acquises)
Le portail RH
accompagnement portail rh
Le portail RH
LA COMMUNICATION
outil maître en conduite du changement
nécessité d’une préparation minutieuse
utilisation de tout ses atouts
gérer toutes les éventualités
s’adapter aux diverses situations de crises
accompagnement portail rh
Le portail RH
LA COMMUNICATION
qualifier les impacts du projet
bâtir une communication autour de registres adaptés
registre des relations : tisser les liens et fédérer autour du projet
registre de la souveraineté : affirmer la certitude du choix, foi dans la
transformation à venir
registre des bénéfice : mettre en valeur les hommes dans leur
fonction
accompagnement portail rh
Le portail RH
LA COMMUNICATIONchaque instance à un droit d’annonce et un niveau de parole
direction générale, DSI, sponsors : les enjeux au lancement, les
réussites phares, les situations de crises, l’aboutissement
direction de la communication et DRH : les objectifs,
l’avancement du projet, les petites victoires, les retards
le management : les « off » (prévenir, rassurer les réticents,
motiver les alliés au projet)
l’équipe projet « conduite du changement » : aide à
l’élaboration et pilotage du plan de communication
accompagnement portail rh
Le portail RH
LA COMMUNICATIONprécautions
doit être portée à tous les échelons hiérarchiques
instaurer un climat de confiance
démontrer le but commun
ne pas se limiter aux bienfaits de l’outil mais porter un message
plus général et plus stratégique sur la transformation
être plus crédible
adhésion à la nouveauté plus forte
veiller au ton : déterminé, pédagogique, enjoué, prometteur, …
accompagnement portail rh
Le portail RH
LA MÉTHODOLOGIEconstituer une équipe projet multi-compétences
exercer un pilotage en continu et le planifier
respecter les grandes étapes (cf. tableau)
évaluer en continu et porter une attention particulière aux
utilisateurs finaux
acceptation du changement
bénéfices perceptibles à tous les niveaux
accompagnement portail rh
Le portail RH
LA MÉTHODOLOGIE
bénéfices
équipes projets : dialogue facilité
DRH : optimisation des coûts de formation et développement
des compétences
utilisateurs : appropriation du changement et mesure de leur
contribution
annexes
Le portail RH
Le portail RH
source : 01 informatique
annexes
annexes
PDCA des émotions
Source : http://ligne-bleue.over-blog.com/article-76963.html
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