Le système de veille informationnelle du

CRDP d’Aquitaine, étude de cas Christophe Dubois, 2010

Sommaire

1. Introduction et problématique

2. Définitions Veille informationnelle Veilleurs, abonnés et usagers

3. L’environnement à surveiller Secteur de veille Informations blanches

4. L’organisation de la veille Détermination des besoins des usagers Veille non automatisée Utilisation et paramétrage d’un logiciel de surveillance automatisée Typologie des abonnés

5. Moisson automatisée : analyse et diffusion

6. Conclusion : de nouveaux usages ? Les principaux produits de diffusion du CRDP d’Aquitaine, alimentés par son système de veille informationnelle

Documentation Administrative

CoinPresse_Educ Aquidocs

Le système de veille informationnelle du CRDP d’Aquitaine, étude de cas

1. Introduction et problématique Les centres régionaux de documentation pédagogique (CRDP) sont des établissements sous tutelle du ministère de l’éducation nationale, au service de la mise en oeuvre des politiques éducatives nationales et académiques. Ils sont opérateurs académiques de ressources pour l’éducation, en liaison et collaboration avec l’ensemble des institutions et acteurs de ces politiques. L’emprise territoriale du CRDP d’Aquitaine correspond à l’Académie de Bordeaux. Il est intégré au réseau SCEREN (Service, culture, éditions, ressources pour l’éducation nationale), piloté par le Centre national de documentation pédagogique. Le CRDP est à la tête d’un réseau académique de centres départementaux de documentation pédagogique (CDDP). Le CRDP d’Aquitaine veut se placer au plus près de ses usagers (notamment les communautés éducatives des écoles, collèges et lycées, et les cadres académiques de l’éducation nationale). Il a pour mission d’accompagner les enseignants et de faciliter l’accès aux ressources et aux informations. Cette politique est un axe de son projet d’établissement. Le service ingénierie documentaire du CRDP, en liaison avec les objectifs de l’établissement, a mis en place un système de veille informationnelle axé sur la réponse aux attentes et aux besoins des usagers. Cette veille alimente différents outils de diffusion : les bulletins Educ-Hebdo, VDA, des espaces numériques ou des flux d’information. La problématique autour de laquelle nous avons choisi de décrire le système de veille veut dépasser la question des besoins et des attentes : en quoi la mise en place d’un système de veille informationnelle peut-il être en lui-même moteur d’usages nouveaux ?

2. Définitions

1. La veille informationnelle En présentant l’activité de veille telle que nous la menons au CRDP d’Aquitaine, nous procédons à une étude de cas. Ce n’est donc pas une étude exhaustive et théorique de la veille que l’on trouvera ici. Cependant, il est nécessaire de s’entendre sur les définitions. Veille informationnelle : « Processus continu et dynamique faisant l’objet d’une mise à disposition personnalisée et périodique de données ou d’informations, traitées selon une finalité propre au destinataire, faisant appel à une expertise en rapport avec le sujet ou la nature de l’information collectée ». (Cacaly, Serge, et al. Dictionnaire de l’information. Armand-Colin, 2008 ) La veille appelle donc une surveillance itérative d’une liste de sources déterminées à partir des besoins d’information des usagers.

Ce balayage répété permet de fournir des alertes de parution d’informations, traitées par le veilleur et diffusées de manière organisée. La veille informationnelle implique donc analyse des sujets, collecte de sources, détermination de critères de surveillance, expertise des résultats, mise en forme et choix de modes de diffusion de l’information. La définition de l’AFNOR introduit deux notions supplémentaires, environnement et anticipation : « Activité continue et en grande partie itérative visant à une surveillance active de l’environnement technologique, commercial, juridique, concurrentiel etc., pour en anticiper les évolutions. » Cette définition de l’Afnor signale que la veille peut être de nature différente suivant les objectifs suivis par les organisations ou par les entreprises : commerciale, concurrentielle, stratégique, technologique, etc. Nous reviendrons sur la notion d’objectif d’anticipation lorsque seront interrogés les usages nouveaux éventuellement induits par la mise en œuvre du système de veille. La notion d’environnement fera l’objet d’un développement au point 3.

Notons au passage la précision de Didier Frochot dans un dossier consacré à la veille [Dossier Veille. In Les infostratèges [En ligne]. 2006 [consulté le 25 octobre 2010]. Disponible sur : http://www.les-infostrateges.com/article/0606264/qu-est-ce-que-la-veille ] : « Un des abus de langage les plus courants du mot veille est de l'utiliser comme synonyme de suivi documentaire. La veille suppose qu'on ait bien délimité un sujet précis qui représente un enjeu stratégique pour l'organisation, et sur lequel vont porter tous les efforts d'investigation et de collecte d'information dans un but donné. Le suivi documentaire consiste pour un documentaliste à suivre régulièrement tous les sujets qui intéressent ses usagers. Là où les pratiques peuvent converger, notamment lorsque à l'issue d'un suivi documentaire, se met en place une fonction d'alerte des intéressés : ceux-ci sont automatiquement destinataires des informations, voire des documents concernant leurs centres d'intérêt. C'est un premier pas vers la fonction de veille ; c'est l'utilisation d'une des techniques dérivant de la veille.»

La légitimité de l’appellation ‘veille’ serait donc liée au but fixé, à l’enjeu pour l’organisation et à la diffusion. Y-a-t-il donc délimitation d’un sujet précis de veille, enjeu pour le CRDP et organisation de la diffusion ? La veille s’inscrit-elle dans une logique de projet ?

L’enjeu est dans l’efficacité des stratégies le menant à répondre à ses missions institutionnelles d’accompagnement et à sa visibilité et à son positionnement dans son environnement. Les sujets sont déterminés en fonction des priorités ministérielles, académiques et propres à l’établissement, telles que définies dans son projet. Nous parlerons donc bien de veille. D’autant que l’état d’esprit qui anime le service de veille l’amène à aller prospecter vers de nouveaux gisements d’information et à élaborer des outils de diffusion permettant aux informations de parvenir aux utilisateurs et d’influer, autant que faire se peut, sur leurs usages. Ainsi, et pour exemple, si l’objectif est de fournir une veille TICE, le choix de mettre en évidence de nouvelles ressources pédagogiques sur la baladodiffusion, peut inciter des destinataires de la veille informationnelle à s’intéresser pour leurs

classes à ce type de pratiques. Si l’objectif de promouvoir des usages est bien présent, il s’agira de s’interroger plus précisément sur l’impact réel des résultats de la surveillance, proposée aux usagers et non demandée par eux. Mais, pour l’heure nous pouvons dire que nous allons, de part nos objectifs, et notre mode opératoire, au-delà d’un simple suivi documentaire.

2. Veilleurs, abonnés et usagers

A ce stade de la description du système d’information, pour alléger le propos et faciliter la compréhension, il est nécessaire de définir les trois statuts des intervenants humains dans le processus de veille au CRDP d’Aquitaine. Le CRDP d’Aquitaine emploie neuf documentalistes : trois au centre régional (Bordeaux), un par médiathèque départementale (Agen, Mont-de-Marsan, Mérignac, Pau et Périgueux), un à Bayonne : tous sont impliqués à un degré ou à un autre dans le processus de veille. On parle ici de veilleurs à propos des professionnels qui, de manière concertée bien sûr, analysent les sujets, collectent les sources, participent directement ou indirectement au paramétrage du logiciel, analysent les informations recueillies et procèdent à leur diffusion. On réserve le terme d’abonnés aux destinataires des alertes de veille envoyées par le logiciel. Les veilleurs sont bien sûr des abonnés aux alertes automatiques.

3 CRDP partenaires

Documentalistes

CRDP Aquitaine

.Documentalistes .Responsable Arts

et culture

Veille

automatisée

5 CDDP aquitains

.Documentalistes .Responsable

Mission langues

Les abonnés de la veille automatisée

On parlera d’usagers à propos des destinataires des produits de veille élaborés par les veilleurs, après qu’ils ont analysé, sélectionné et mis en forme les informations. Sont usagers les destinataires des lettres de diffusion ou les bénéficiaires de la DSI (diffusion sélective d’informations). Les usagers de la veille au CRDP d’Aquitaine se répartissent en plusieurs groupes : ensemble de la communauté éducative, cadres et responsables éducation des collectivités territoriales ; ensemble des professeurs-documentalistes ; ensemble des professeurs de langue et assistants de langue ; ensemble des professeurs intervenant en ‘arts et culture’ ; ensemble de la communauté éducative confrontée aux problématiques de l’égalité des chances ; ensemble tout public ; usagers individuels.

Une même personne peut être à la fois veilleur, abonné ou usager, selon la place ou la fonction qu’elle occupe, uniquement ou alternativement, dans le système d’information.

Tout public

Personnels impliqués dans la promotion

de l’égalité deschances

Usagers

individuels

Communauté éducative,

cadres, responsables territoriaux

Professeurs

documentalistes

Les usagers du service de veille informationnelle

Professeurs et assistants de

langue

Enseignants

intervenant en arts et culture

Produits

alimentés par les alertes de

veille

3. L’environnement à surveiller

appelons la définition de la veille proposée par l’AFNOR : « Activité continue et n grande partie itérative visant à une surveillance active de l’environnement

institutions, établissements, … travaillent et produisent autour de

ple, suit une description de l’environnement des sujets surveillés au tre d’Educ-Hebdo qui est le bulletin d’informations règlementaires et

éducation ; ils sont envisagés d’une part d’un point de vue national et d’autre

ues) n’a pas le monopole

ns agréées ou la presse apportent leur part aux

DP lui-même fait partie.

t public de l’éducation

ontre l’environnement des sujets de veille traités par le rvice documentaire au bénéfice de ses usagers.

s par le ministère de l’éducation

nt surveillé. Il s’agit par exemple des collectivités

1. Le ‘secteur’ de veille

Retechnologique, commercial, juridique, concurrentiel etc., pour en anticiper les évolutions.» Il s’agit donc de circonscrire le secteur, ou environnement, des sujets ciblés par la veille : quellesces thèmes. A titre d’exemtiinstitutionnelles élaboré par le service documentaire du CRDP d’Aquitaine. Les sujets surveillés sont toujours inclus dans le domaine de l’enseignement et del’part d’un point de vue régional, le plus souvent aquitain. Il apparait que le Ministère de l’éducation nationale (dont l’offre informationnelle et documentaire se présente sur différents sites thématiqsur les questions d’éducation et d’enseignement. D’autres ministères (enseignement supérieur, agriculture, cohésion sociale, …) et les collectivités territoriales interviennent également dans ces champs et produisent des documents et diffusent des informations. Par ailleurs, l’environnement des sujets traités ne se limite pas à une frontière institutionnelle. Des associatioressources et analyses sur et pour le système éducatif. Il s’ensuit que la collecte des sources à surveiller induit un balayage de la sphère globale de l’enseignement et de l’éducation, dont le CRLe CRDP (et ses CDDP) est lui-même producteur de documents et d’informations, en raison de ses missions et de ses actions en partenariat. L’ensemble des secteurs des sujets surveillés par le CRDP coïncide avec l’environnement même du CRDP d’Aquitaine, établissemennationale en région. Le schéma ci-après mseEn gris, la sphère Enseignement et Education est balayée par le service de veille. Sont inclus dans cette ‘zone’ tous les sites produitnationale, ses directions et ses divers établissements d’audience nationale (Site du ministère de l’éducation nationale, site de la DGESCO [eduscol], sites du CNDP, de l’INRP, de l’ESEN, …). Dans le périmètre académique, les institutions représentant l’éducation nationale sont notamment le Rectorat, le CRDP lui-même et ses CDDP, les Inspections académiques… Le schéma montre que certaines institutions ou la presse ne font partie que partiellement de l’environnemeterritoriales (Conseil régional, conseils généraux…) dont une partie des prérogatives seulement concerne l’éducation ou les établissements

d’enseignement. La surveillance automatisée des sites qui émanent de ces institutions ou de la presse devra donc être paramétrée avec des mots-clés : le critère de nouveauté des informations ne pouvant être retenu à lui seul comme pertinent.

our ce qui est des institutions nationales ou européennes, sont surveillés les sites u Sénat, de l’Assemblée nationale, du Premier Ministre, …, de la Commission

2. Informations blanches

Seu ches » sont recherchées par notre système : il s’agit d’informa ons publiques et accessibles sans sécurisation, dans l’internet ‘visible’.

Sphère Enseignement &

Education

Education nationale

ac )

(périmètre adémique

nationale Education

CRDP

L’environnement des sujets surveillés

Presse nationale

Autres institutions nation es ou

Autres institutions

à périmètre régional

aleuropéennes

Pdeuropéenne, … Les sites de presse surveillés sont les grands titres, choisis pour la représentativité de la diversité des opinions et des analyses.

les les informations « blanti

L’objectif du CRDP étant de les mettre à disposition pour ses usagers, pour lever l’obstacle en termes de visibilité constitué par leur éparpillement sur de nombreux sites.

Seuls une information ou un document divulgués publiquement peuvent être relayés par le CRDP.

4. Le service de veille : besoins et méthodes

La déterm ordiale dans la réussite d’un projet de veille : qu’est-ce qui est attendu, pourquoi, sous quel angle, pour en

rendrons donc à titre

’abord ses usagers, ou un échantillon

a. Détermination des besoins des usagers

ination des besoins des usagers est prim

faire quoi. Par ailleurs, mettre en place un système de veille, c’est s’imposer une obligation de résultats vis-à-vis de ses usagers en termes de qualité et quantité de l’information diffusée. C’est également s’inscrire dans la régularité et dans la durée. Les usagers attendent un service fiable et pérenne. On ne peut pas ici exposer le travail préparatoire mené pour chaque groupe destinataire d’un produit de veille du CRDP : nous pd’exemple, la détermination des besoins du groupe des usagers destinataires du bulletin Educ-Hebdo, groupe que l’on nomme ‘ensemble de la communauté éducative, cadres et responsables éducation des collectivités territoriales’. Le veilleur, en toute logique, interroge dde ses usagers sur leurs attentes. Il détermine ainsi les premières pistes à suivre. C’est parfois le succès (ou l’insuccès) d’un produit de veille - Educ-Hebdo est reçu par plus de 7000 lecteurs - qui permet après coup de valider les hypothèses d’attentes et de besoins retenues par le veilleur.

Mettre en place un système de veille

Définir ses objectifs

Circonscrire l’environnement Collecter les sources

Déte ce rminer les modes de surveillanet les modes de diffusionPrévoir une évaluation

dent un roduit documentaire donnant chaque maine des informations issues du Journal Officiel, du Bulletin Officiel de

fit as. L’étude de l’environnement du sujet de veille lui permettra d’identifier des

Les usagers d’Educ-hebdo atten psel’Education nationale, des institutions de référence. Mais il s’agit aussi pour eux d’un outil de réflexion sur l’avenir du système et de ses pratiques : rapports, études, travaux des Assemblées, déclarations ou décisions ministérielles, …, sont attendus. Outil d’information sur la formation, il signale les colloques et autres rendez-vous des semaines à venir. Mais, les abonnés d’Educ-Hebdo sont aussi ancrés dans leur académie : la vie institutionnelle locale est également scrutée. En second lieu, le veilleur sait qu’interroger des usagers sur leurs besoins ne sufppistes complémentaires qui n’apparaitraient pas automatiquement dans le cadre d’une enquête réalisée auprès d’un échantillon d’usagers cibles. Les produits de veille réalisés par des institutions aux publics proches permettent aussi de cerner davantage les besoins.

Le critère d’utilité de l’information est primordial : il implique que le veilleur ait ompris les attentes et les besoins de ses usagers. Recevoir de nombreuses

signaler des évènements, mettre en contact avec des études ou des

due, à la fois sur le sujet de recherche et sur l’ensemble

b. Veille non automatisée

i. Dépouillement de bulletins et flux institutionnels

Les documentali entent leurs produits de veille informationnelle et leur diffusion sélective par l’examen d’une

ns repérées de manière aléatoire

La veille se no e aléatoire via un seau humain local.

Votre produit de veille s’enrichit-il d’informations non

Oui, journal régional, discussion avec mes collègues, mail académique... »

nt. Dans ce cas, je vais visiter des pages susceptibles dans ce cas que de nouvelles

cinformations inutiles déprécie le système de veille et conduit à s’en éloigner. Mais qu’est-ce qu’une information utile ? Les informations utiles transmises aux usagers peuvent en effet concourir à deux résultats. Un impact possible sur la pratique professionnelle des usagers : indiquer des ressources,rapports conduit, en toute hypothèse, vers la mise en œuvre de directives, conseils, suggestions,… Le second résultat consiste en la constitution progressive d’une culture professionnelle plus étende l’environnement.

stes du système de veille du CRDP d’Aquitaine alim

série de bulletins et de flux institutionnels. Ces bulletins sont reçus par abonnement, les flux sont consultés individuellement ou via un agrégateur de flux. Il s’avère que parallèlement à la montée en puissance du logiciel de veille automatique, cette consultation des newsletters et flux fonctionne comme une vérification complémentaire.

ii. Informatio

urrit aussi d’informations repérées de manièrréDans le cadre d’une enquête de satisfaction des abonnés à la veille automatisée [voir annexe], à la question communiquées par le biais de la veille automatisée ? , voici un échantillon de réponses :

. «

. « Très rarement et totalement au hasard. »

. « Assez raremed’apporter des éléments pertinents (je réaliseurl seront à veiller, que des changements d’adresse sont survenus) »

c. Utilisation d’un logiciel de surveillance automatisée

i. Collecte

Définissons d’ab e collecte, dans le sens où nous l’employons ici : identification de manière précise et si possible exhaustive des sources internes

rioritairement dans la prise de écision pour le CRDP, mais dans la fourniture d’une veille informationnelle de

base des informations onnées par les abonnés ou les usagers, par une étude approfondie de

nri Samier et Victor Sandoval (La veille stratégique sur

documentation du CRDP ont déterminé près de 400 sources surveiller pour répondre aux besoins des usagers de leurs abonnés au service de

de sources, les paramètres donnés ci-près.

ord le term

«et externes [à l’organisation] susceptibles de fournir une meilleure prise de décision ». Véronique Amiel-Canalis, Aparté autour de l’information documentation, CRDP Midi-Pyrénées, janvier 2009. Dans le cas qui nous occupe, l’objectif n’est pas pdqualité. Il s’agit donc de collecter toute source pertinente. Nous avons vu que cette liste de sources s’élabore sur ladl’environnement des sujets de veille, mais aussi par la culture professionnelle et le réseau humain du veilleur. Le travail de cartographie des gisements d’informations peut s’approfondir aussi par l’examen de ce que Hel’internet, Lavoisier, 2002) appellent les sites nœuds (ou ‘cœurs d’artichaut’) : « Un site nœud est un site de référence, ou un site fortement représentatif d’un thème qui sera cité systématiquement par l’ensemble des internautes. » Dans notre cas, ce n’est pas la citation par ‘l’ensemble des internautes’ qui fait critère mais la citation fréquente depuis des sites institutionnels d’un site jusque-là non repéré, en rapport avec un sujet donné. La présence de l’adresse de ce site est recherchée dans d’autres sites, en vue d’expertise et éventuellement de sélection d’une nouvelle source. Les veilleurs du service àveille. Un tel volume ne peut être traité que de manière automatisée : un logiciel adapté a été acquis par le CRDP. Il surveille les sources par comparaison avec la version stockée suite au précédent balayage. On a appliqué à chaque source, ou ensemble a

ii. Profondeur

Le logiciel permet d’examiner une source à partir de la page d’accueil ou d’une page intérieure. On peut décider de surveiller l’ensemble des pages du site, ou

ence montre qu’il faut

Un site spécialisé sur un thème (exemple Education prioritaire) sera surveillé sans mot clé : toute nouveauté est susceptible d’être pertinente. Cette nouveauté peut

iner des mots clés qui

choisir une profondeur. L’idéal, si le site le permet, est de veiller sur la page nouveauté du site, si l’ensemble des nouveautés est effectivement reporté sur cette page. Plus la profondeur retenue est importante, plus le volume de pages à examiner s’accroît : l’expériessayer de ‘ménager’ la base de données du logiciel.

[le logiciel utilisé est KB-Crawl].

iii. Motifs d’alerte

être l’apparition d’une information sur une page déjà existante, ou l’apparition d’une nouvelle page, ou d’un ensemble de nouvelles pages. Certains sites surveillés publient un spectre de nouveautés qui ne sont pas toutes en liens avec nos thèmes de veille : il s’agit donc de détermpermettront de filtrer les informations. C’est le cas, par exemple, du site du Conseil général d’Aquitaine, pour lequel seules les informations nouvelles relatives aux lycées ou à l’éducation vont s’avérer pertinentes.

iv. Fréquence de surveillance

A la demande des abonnés la surveillance est modulée : quotidiennement, tous les deux jours, une fois par semaine.

mation donnée doit être diffusée au plus tôt : il

Nous rappelons la définition que nous avons donnée au terme ‘abonnés’ : « On parle ici d’abonnés à propos des destinataires des alertes de veille envoyées par le

i. Abonnés-usagers

Rares sont les abonnés du logiciel pour un usage direct : il s’avère que le aitement des alertes d’informations doit préalablement être opéré par un expert.

s

La plupart des ns les boites-aux-lettres électroniques des documentalistes ou chargés de mission, qui les sélectionnent, valident et diffusent

d’Aquitaine qui élaborent le bulletin Educ-hebdo pour les usagers du groupe

les Strasbourg) pour les usagers

ection académique 33, des informations pour alimenter le fil

iii. Abonnés pour un service de veille de niveau 2

La détermination de la fréquence du balayage est importante, car le facteur temps est primordial. En effet, une infors’agit d’un élément du succès des produits de veille (flux, bulletins ou sites) qui, pour gagner et conserver la confiance des usagers, doivent être alimentés, autant qu’il se peut, en ‘temps réel’. Par exemple, la publication d’un avis d’inscription à un concours ou à un colloque est associée à un impératif de dates de clôture.

d. Typologie des abonnés

logiciel sans passage préalable par le filtre d’une expertise humaine. » Qui reçoit les alertes du logiciel de veille ?

trParmi les abonnés-usagers, on trouve le destinataire du suivi des appels d’offre en ligne des collectivités territoriales.

ii. Abonnés-veilleur

alertes aboutissent da

en fonction des attentes et besoins de leurs propres usagers. Ce sont :

-> les documentalistes du service « documentation administrative » du CRDP

‘ensemble de la communauté éducative et cadres’ -> les documentalistes qui alimentent la partie régionale des éditions locad’Educ-Hebdo (CRDP de Caen, Clermont-Ferrand et des groupes ‘ensemble de la communauté éducative et cadres’. Educ-Hebdo, en effet, est composé de deux parties : la première, d’intérêt national est préparée à Bordeaux. La seconde partie est élaborée par chacun des quatre CRDP partenaires. -> la chargée de la mission langues au CDDP de la Gironde qui sélectionne, pour le compte de l’inspLangues du CDDP, à l’intention du groupe ‘ensemble des professeurs de langue et assistants de langue’ -> la chargée de mission Arts et Culture du CRDP d’Aquitaine qui alimente le site dédié.

Les documenta s de veille qu’ils sélectionnent pour alimenter un « delicious » (site collaboratif de partage de

iv. Abonnés internes et abonnés externes à l’organisation

On a noté de ce tion RDP Aquitaine (documentalistes du CRDP, des CDDP, chargé de mission Arts et

5. Moisson automatisée : analyse et diffusion

’est le réglage le plus fin des paramètres (page d’entrée de la source, profondeur t mots-clés, …) qui permet d’éviter le bruit au maximum. Mais, il est clair que

int d’une alerte qui présente l’image e la page du site au moment de son balayage par le logiciel : en jaune les textes

listes des CDDP aquitains sont abonnés à des alerte

signets). Parmi les informations mises à disposition, certaines sont taguées pour inviter la documentaliste qui élabore la partie d’intérêt régional du bulletin VDA (Veille pour les professeurs Documentalistes d’Aquitaine) à les retenir pour l’édition du mois courant. Le bulletin VDA est élaboré pour le groupe ‘ensemble des professeurs-documentalistes’.

qui précède que certains abonnés sont internes à l’organisa

Cculture), d’autres sont externes (documentalistes des CRDP de Caen, Clermont-Ferrand et Strasbourg, chargé de la mission langue en Gironde).

a. Analyse et validation des informations

Cel’abonné-veilleur doit intervenir pour faire un premier tri avant diffusion à ses usagers. Son expertise et sa connaissance des besoins des usagers lui permet d’écarter ou de conserver les informations contenues dans les alertes fournies par le logiciel de veille automatisé. Les alertes se présentent sous la forme d’un courriel décrivant la source et certains de ses paramètres de surveillance, contenant un résumé indicatif des changements observés sur la source et une ou des pièces jointes. Ces pièces jointes donnent une image des pages qui ont été détectées comme modifiées ou nouvelles : la partie nouvelle est surlignée en jaune et les éventuels mots clés surlignés en vert. Ci-après le courriel d’alerte puis le fichier jodnouveaux, en vert les mots clés dont l’apparition a déclenché l’alerte.

[le logiciel utilisé est KB-Crawl]. Voici quelques réponses aux questions Dans quelle proportion les alertes reçues du logiciel de veille automatique s’avèrent-elles pertinentes ? Le résumé automatique qui accompagne les alertes de veille est-il pratique ? (enquête d’octobre 2010) :

• « 20% mais il faudrait faire des statistiques sérieuses sur plusieurs bulletins. Résumé commode, permet de cerner rapidement si l’info va à priori être intéressante »

• « 1/3 des alertes ? ça dépend des jours mais en général on garde moins de la moitié. Résumé automatique très très pratique surtout pour repérer plus rapidement ce qui a changé dans une page. Pour le coin presse cela évite souvent d’ouvrir la pièce-jointe. »

• « Environ 50 % mais elles ne sont pas toutes obligatoirement purement administratives. De plus, assez souvent, le seul changement de date induit un changement dans la page, donc une alerte. Le surlignage en jaune n'existe pas pour toutes les sélections. Certains sites (chez nous l'IA 61) s'ouvrent sur une page d'accueil qui est un sommaire mais comme le repérage en jaune n'existe pas, ces sites n'ont pas d'intérêt pour nous. Le résumé automatique n'est pas toujours fiable. Il est fréquent que nous ayons 8 à 10 alertes de suite avec le même résumé et quand on ouvre chaque sélection, les pages sont toutes différentes !?!? »

• « A hauteur de 70% environ. Je ne me sers jamais du résumé car je trouve qu'il n'est pas forcément parlant. »

On observe une assez grande hétérogénéité des réponses concernant la pertinence des alertes reçues. Cette plus ou moins grande satisfaction peut s’expliquer par plusieurs raisons :

• La qualité de la sélection des sources et du paramétrage diffère selon les sujets surveillés. Certains abonnés ont souhaité l’élargissement de la liste des sources surveillées au risque d’affaiblir la pertinence, la validité des informations ou d’accroître leur redondance.

• Les sources ne peuvent pas être surveillées avec la même efficacité selon l’organisation du site

• Le niveau de pertinence admis par chaque veilleur dépend de son analyse des besoins de ses usagers

• La méthode de lecture de l’alerte diffère d’un abonné à l’autre

b. Diffusion La diffusion est un élément majeur du processus de veille : il lui donne son sens. On parle de diffusion une fois les informations sélectionnées et validées. Le choix du mode de diffusion s’opère en fonction des publics visés. On partira du principe que l’information est amenée à l’usager (« push », pousser) ou récupérée par lui (« pull », tirer).

Les informations recueillies ne pouvant pas être d’un intérêt commun à tous les usagers, pour chaque groupe d’usagers un produit de veille différencié est élaboré par les veilleurs.

i. Push Les outils « push » utilisés par les abonnés-veilleurs du CRDP d’Aquitaine et partenaires sont les suivants :

• Bulletins :

o Educ-hebdo (décliné en quatre éditions : Aquitaine, Alsace, Auvergne et Basse-Normandie) à l’intention de l’ensemble de la communauté éducative, cadres et responsables éducation des collectivités territoriales, au niveau de chaque académie. http://www.educ-hebdo.fr/

o Lettre numérique du CDDP (décliné en cinq éditions : Dordogne, Gironde, Landes, Lot-et-Garonne et Pyrénées-Atlantiques) à l’intention de l’ensemble de la communauté éducative. http://crdp.ac-bordeaux.fr/cddp33/nouveautes/listediffusion.asp?loc=2

o VDA, Veille pour les professeurs-Documentalistes d’Aquitaine (décliné en cinq éditions départementales) à l’intention de l’ensemble des professeurs-documentalistes des départements aquitains. http://www.crdp-aquitaine.fr/vda/ . Le mode d’alimentation de ce bulletin est collaboratif et passe par un réservoir d’informations présélectionnées par les veilleurs, le delicious Aquidocs http://www.delicious.com/Aquidocs .

• Diffusion sélective d'informations (DSI). Les veilleurs adressent à leurs

collègues ou partenaires des informations qu’ils leur savent utiles et ce de manière personnalisée.

ii. Pull

• Flux o Le Fil RSS Aquidoc (informations règlementaires et institutionnelles)

http://crdp.ac-bordeaux.fr/c2000/filaquidoc.asp o Le fil RSS CAREC (Informations liées aux problématiques de l’égalité

des chances dans l’éducation nationale) http://carec.ac-bordeaux.fr o Twitter Aquidocs (informations professionnelles et locales pour la

communauté educative) http://twitter.com/aquidocs o Twitter Coin presse (articles parus dans la presse en ligne)

http://twitter.com/coinpresse_educ o Fil RSS Langues du CDDP 33 (sélections de ressources en ligne pour

l’enseignement des langues) http://crdp.ac-bordeaux.fr/cddp33/rssLV.asp

• Espaces numériques

o Documentation administrative, à l’intention de l’ensemble tout

public (communauté éducative, candidats individuels, personnes en validation d’acquis de l’expérience, …) : http://crdp.ac-bordeaux.fr/documentalistes/docadmin/

o Centre académique de ressources pour l’égalité des chances à l’intention de l’ensemble de la communauté éducative confrontée aux problématiques de l’égalité des chances : http://carec.ac-bordeaux.fr

o Espace Arts et Culture : http://crdp.ac-bordeaux.fr/arts_culture/

6. Conclusion : de nouveaux usages ? Après avoir décrit le système de veille du CRDP d’Aquitaine, nous avons à répondre à cette question : la mise en œuvre du système de veille informationnelle, principalement appuyé sur un logiciel de suivi automatisé, a-t-il conduit à de nouveaux usages ? Pour les documentalistes impliqués, il s’est agi de repenser leur rapport aux usagers : analyser leurs attentes, aller au-delà de celles-ci et définir plus globalement leurs besoins dans un système éducatif et un environnement technologique en évolution. Il s’est également agi de déterminer les modes de diffusion de l’information : la pousser ou la mettre à disposition. Quels outils sont les plus adaptés : comment s’approprier les nouveaux modes de diffusion, sans tomber dans le travers de ‘l’outil pour l’outil’ ? Il s’agit également de procéder à l’évaluation des produits de veille, et réfléchir régulièrement à ses indicateurs : nombre d’abonnés aux bulletins, aux twitters, nombre d’installation des fils sur des sites hôtes, statistiques de consultation des espaces numériques. Les veilleurs sont conduits à affiner en permanence leur culture professionnelle afin de repérer et organiser les gisements d’informations. Ils ont une attitude prospective, d’anticipation : ils devancent les demandes, ne se contentant plus de les accompagner. Il s’agit donc du développement d’un état d’esprit : observer et récolter l’information n’est pas suffisant. Il s’agit de comprendre les enjeux de l’usager, de faire preuve de curiosité, être à l’affût, mettre en relation des personnes et des sujets de recherche. Citons aussi comme nouvel usage au service documentation du CRDP d’Aquitaine, le travail collaboratif, par exemple pour l’élaboration d’Educ-Hebdo. Le CRDP d’Aquitaine a en effet conventionné avec trois CRDP (Alsace, Auvergne et Basse-Normandie) pour la production d’éditions régionales du Bulletin Educ-Hebdo. Ce produit de veille est divisé en deux parties : le service de Bordeaux alimente seul la partie nationale (et la partie aquitaine) et des documentalistes distants dans trois CRDP autres qu’aquitain alimentent leurs parties régionales sur la base d’alertes fournies par le système centralisé. L’exemple du VDA incarne également cette nouvelle pratique de veille collaborative : un ‘pot commun’ (delicious) reçoit des informations sélectionnées par les documentalistes du centre régional et des départements, sur la base d’une veille partagée. Les informations que les veilleurs veulent voir retenues spécifiquement pour la composition de la partie académique du VDA sont taguées.

Le documentaliste responsable de la publication mensuelle de la partie académique de VDA puise dans la réserve des informations taguées pour alimenter cet ensemble commun. Puis la main est donnée à chaque documentaliste en CDDP pour envoyer son bulletin pour lequel il aura aussi sélectionné des informations pertinentes à l’intention de ses usagers spécifiques. Mettre en place une veille a amené également à s’interroger sur la conservation

produits documentaires mis à disposition par les

ais le service de veille, s’il induit une nouvelle approche de la documentation, n’a

édiat

e CRDP, grâce à son système de veille, dispose donc d’un moyen complémentaire

des informations et leur accès ultérieur : des moteurs de recherche ont été installés sur les espaces numériques alimentés par la veille ainsi que sur les archives des bulletins. La connaissance fine desinstitutions nationales ou régionales permet au service d’ingénierie documentaire de proposer des produits qui complètent l’offre existante afin d’éviter toute redondance contre-productive, afin de travailler sur un mode complémentaire. Mde sens in fine que du point de vue des usagers qu’il sert. Y-a-t-il donc de nouveaux usages qui seraient induits par les services apportés à nos usagers ? Puisque l’information reçue ne s’avère plus seulement d’un usage immpotentiel mais permet également de se positionner en perspective, le produit de veille devient tout à la fois outil d’information, de formation et d’élaboration de connaissance, en ce sens qu’il contribue d’une part à la contextualisation des informations et à l’anticipation sur les pratiques professionnelles et l’évolution du système éducatif. Les études, rapports, déclarations ministérielles, thèmes abordés dans la presse, deviennent ainsi des outils de réflexion sur les évolutions en cours, qu’elles soient technologiques, pédagogiques, organisationnelles ou politiques. Mais l’impact sur les usagers s’avère difficile à mesurer. Lpour assumer sa mission statutaire d’accompagnement de la communauté éducative académique. Oui, les pratiques de veille induisent de nouveaux usages pour les documentalistes : on les a listés. Vraisemblablement aussi pour les usagers : mais comment les identifier et les mesurer ? Pour approfondir, bibliographie

• DUCOURNAU, Josiane, LIQUETE, Vincent. Veille. In CRDP d’Aquitaine -

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Espace documentalistes [en ligne]. CRDP d’Aquitaine, avril 2010. Disponible sur http:

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• Dossier : pleins feux sur la veille : enjeux, pratiques et scénarios. Documentaliste - Sciences de l'information, nov. 2008, Vol. 45, n° 4, p.28-71

• Utiliser les flux RSS et les podcasts. In Educnet [en ligne]. Ministère de l’éducation nationale, 2010. Disponible sur :

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nationale, 2010. Disponible sur : http://www.educnet.education.fr/cdi/anim/interlocuteurs/reunions/reunion-2008/veille (consulté le 08 novembre 2010)

• FROCHOT, Didier, MOLINARO, Fabrice. Dossier spécial : "veille". In Infostratèges.com. [en ligne]. Disponible sur : http://www.les-infostrateges.com/rubrique/veille (consulté le 09 novembre 2010)

• JDEY Aref. E-réputation : Cartographie des outils de veille. In Le blog de la veille [en ligne]. 2009. Disponible sur http://www.demainlaveille.fr/2009/02/14/e-reputation-cartographie-des-outils-de-veille/ (consulté le 08 novembre 2010)

• JUMELET, Anne. Effectuer une veille informationnelle en ECJS. In Documentation – Le site des professeurs documentalistes [en ligne]. Académie de Versailles, 2010. Disponible sur http://www.documentation.ac-versailles.fr/spip.php?article109 (consulté le 09 novembre 2010)

• LARDY, Jean-Pierre. Les fils RSS et la veille. In URFIST Université Lyon 1 [en ligne]. Disponible sur http://urfist.univ-lyon1.fr/1216804439056/0/fiche___document/&RH=1216803502742> (consulté le 03 novembre 2010)

• MANUE. Bibliothécaire et blogueuse… In Biblioacid [en ligne]. Oct. 2005, vol. 2, n° 3, p.2-5. Disponible sur http://www.nicolasmorin.com/BiblioAcid_revue/BAv2n3.pdf (consulté le 08 novembre 2010)

• NOËL, Elisabeth. Veille et nouveaux outils d’information. In DINET, Jérôme (coord.), Usages, usagers et compétences informationnelles au XXIème siècle [en ligne]. Hermès, septembre 2008. Disponible sur : http://www.enssib.fr/bibliotheque-numerique/document-168 (consulté le 08 novembre 2010)

• Outils pour un travail de veille informationnelle. Académie de Lyon. Espace doc web : site des documentalistes de l’académie de Lyon [en ligne]. Disponible sur : http://www2.ac-

lyon.fr/enseigne/documentation/outils/outils/veille.html (consulté le 03 novembre 2010)

• PINTE, Jean-Paul.La démarche de veille informationnelle. In Le Web Pédagogique, 2005 [en ligne]. Disponible sur http://lewebpedagogique.com/cultureinformationnelle/la-demarche-de-veille-informationnelle/ (consulté le 09 novembre 2010)

• RIVANO, Pierre. La veille informationnelle. In Espace CDI [en ligne]. Académie de Toulouse. Disponible sur http://automne-cdi.ac-toulouse.fr/web/173-la-veille-informationnelle.php (consulté le 03 novembre 2010)

• THOMAS, Jean-Paul. Utiliser Netvibes, un agrégateur de flux RSS pour faire de la veille au CDI. In SavoirsCDI. [en ligne]. Sceren-CNDP, mai 2010. Disponible sur <http://www.cndp.fr/savoirscdi/index.php?id=1025> (consulté le 03 novembre 2010)

Quelques outils de veille…

• Bloglines [en ligne]. http://www.bloglines.com

• Copernic Agent Professional [en ligne]. http://www.copernic.com/fr/products/agent/professional.html

• Del.icio.us [en ligne]. http://del.icio.us/

• Netvibes [en ligne]. http://www.netvibes.com/

Annexe Les réponses à l’enquête 2010 [compilation de réponses significatives]. Cette enquête a été adressée aux abonnés du logiciel de veille du CRDP d’Aquitaine.

octobre 2010

QUESTIONNAIRE aux abonnés de la VEILLE AUTOMATIQUE

Vous recevez des alertes du système d’information du CRDP d’Aquitaine : merci de répondre à ces quelques questions !

Vous avez élaboré la liste de sources surveillées par notre logiciel pour votre compte. Quelles méthodes vous ont permis de repérer ces sources ? Et sur quels critères les avez-vous sélectionnées ? Méthodes

• A partir du repérage des publications papier qui permettaient de répondre aux questions des usagers

• Sélection des organismes « partenaires » de la docad • Méthode empirique en parcourant différents sites paraissant à priori

intéressants et en échangeant avec des collègues partageant une veille similaire.

• Nous sommes partis des sources que nous surveillions auparavant. La surveillance de ces sources nous a permis de repérer des sources nouvelles. Des journées de formation ou d’information peu à peu nous ont permis d’enrichir notre liste.

Critères • En tenant compte de l'actualité des informations administratives • En fonction des questions qui ont évolué d'année en année • Pertinence par rapport à la ligne éditoriale du bulletin (EH) ; sources

retenues si changements suffisamment fréquents et importants ; en fonction de la configuration de certains sites plus « faciles à veiller » que d’autres

• Sites ressources dans notre domaine (reconnus fiables) ; sites actualisés régulièrement

Dans quelle proportion les alertes reçues du logiciel de veille automatique s’avèrent-elles pertinentes ? Le résumé automatique qui accompagne les alertes de veille est-il pratique ?

• A hauteur de 70% environ. Je ne me sers jamais du résumé car je trouve qu'il n'est pas forcément parlant.

• Environ 50 % mais elles ne sont pas toutes obligatoirement purement administratives. De plus, assez souvent, le seul changement de date induit un changement dans la page, donc une alerte. Le surlignage en jaune n'existe pas pour toutes les sélections. Certains sites s'ouvrent sur une page d'accueil qui est un sommaire mais comme le repérage en jaune n'existe pas, ces sites n'ont pas d'intérêt pour nous. Le résumé automatique n'est pas toujours fiable. Il est fréquent que nous ayons 8 à 10 alertes de suite avec le même résumé et quand on ouvre chaque sélection, les pages sont toutes différentes.

• 1/3 des alertes : ça dépend des jours mais en général on garde moins de la moitié. Résumé automatique très très pratique surtout pour repérer plus rapidement ce qui a changé dans une page. Cela évite souvent d’ouvrir la pièce-jointe.

• Approximativement 20% mais il faudrait faire des statistiques sérieuses sur plusieurs bulletins. Résumé commode, permet de cerner rapidement si l’info va à priori être intéressante.

Votre produit de veille s’enrichit-il d’informations non communiquées par le biais de la veille automatique ? Si oui, quels vecteurs d’informations utilisez-vous ?

• Oui, journal régional, discussion avec mes collègues, mail académique... • Très rarement et totalement au hasard • Assez rarement. Dans ce cas, je vais visiter des pages susceptibles

d’apporter des éléments pertinents (je réalise dans ce cas que de nouvelles url seront à veiller, que des changements d’adresse sont survenus)

• Des bulletins d’autres institutions. Les alertes reçues vous servent-elles également à alimenter d’autres produits de veille que le produit ciblé initialement ou à nourrir une diffusion sélective d’informations ? Merci de préciser …

• Non • Les alertes ne servent pas à alimenter d'autres productions, par contre, il est

fréquent de s'y reporter pour répondre à des demandes ponctuelles des usagers. Il arrive également que certaines infos soient utiles à des collègues en médiathèque qui ne les ont pas eues par un autre canal et dans ce cas, nous leur transférons le lien.

• Très rarement. Quelques fois pour actualiser les pages du site CRDP ou informer des usagers de la médiathèque.

Vos remarques complémentaires…

• Le problème des alertes qui sont envoyées uniquement parce que la date du jour est générée automatiquement sur certains sites est vraiment une perte de temps. Nous sommes très satisfaites de ne recevoir les alertes qu'un jour sur 2, nous avons gagné beaucoup de temps.