Kỹ năng lập kế hoạch

Lịch làm việc

- 15h00: Tập trung

- 15h15: Khởi động, chia nhóm

- 15h30: Thảo luận nhóm

“ Lập kế hoạch cho chuyến CTXH Trung thu ’09”

Các nhóm trình bày ý tưởng trên giấy Ao

- 16h30: Giải lao

- 16h45: Các nhóm trình bày nội dung đã thảo luận và trả lời thắc mắc của nhóm khác (20 phút/nhóm)

- 17h45: Tổng hợp, đúc kết một số nguyên tắc lập kế hoạch

- 18h30: Lượng giá buổi làm việc

- 19h00: Kết thúc

Mục đích buổi huấn luyện

1. Giúp các bạn hình dung các bước cần thực hiện khi

triển khai một công việc cụ thể.

2. Cung cấp cho các bạn một vài kỹ năng tổ chức công

việc khoa học

Các yếu tố cần chú ý khi

hoạch định một công việc1. Xác định mục tiêu

2. Lập kế hoạch

3. Truyền đạt kế hoạch

trong nội bộ nhóm

4. Đạt chuẩn mực về hiệu

quả công việc

5. Thu thập dữ liệu để đo

lường tiến độ

6. So sánh kết quả với

chuẩn mực và mục tiêu

7. Tiến hành điều chỉnh, sửa

đổi kế hoạch, nếu cần

Các câu hỏi cần trả lời khi lập kế hoạch

1. Phải thực hiện việc gì?

2. Tại sao phải thực hiện công việc đó, cho lợi ích của ai?

3. Ai sẽ thực hiện phần công việc nào?

4. Cách thực hiện công việc: phương pháp tiếp cận, quy trình và kỹ thuật được sử dụng

5. Khi nào công việc bắt đầu và hoàn thành, và có thể là thời hạn cho từng điểm mốc quan trọng trong quá trình tiến hành dự án

6. Nơi thực hiện công việc

7. Ngân sách cho dự án

Tầm quan trọng của lập kế hoạch

Chuẩn bị Quyết định Hành động “Chữa cháy”

TIẾN TRÌNH CÔNG VIỆC

Hậu quả khi tiến trình công việc không được tổ chức rõ ràng và hợp lý:

Xung đột, đổ trách nhiệm, bất mãn, bị chậm trễ, giảm sút hiệu quả công việc!

To Do List - phân công và theo dõi công việc

STT Công việc Phân

công

Thời

gian ước

tính

Nguồn

lực

Dự trù

kinh phí

1

2

3

4

Các yếu tố cần chú ý

1. Theo dõi công việc tiến triển như thế nào để kịp thời đối phó và thay đổi phương án với những tình huống bất ngờ không?

2. Dành thời gian để lượng giá công việc chưa, đã ghi lại những bài học đã có được cho lần sau chưa?

3. Xây dựng nguyên tắc/thỏa thuận cho từng công việc?

Khi triển khai một công việc, các bạn có:

Làm thế nào để đạt được hiệu quả cao nhất khi

thực hiện công việc?

Ý kiến

cá nhânÝ kiến

người khác

mẫu số chung

(đáp ứng cao nhất mọi

đề nghị được đưa ra)

đồng thuận

Quá trình

thảo luận

... Để

• Tránh mâu thuẫn trong quá trình thực hiện công việc,

hoặc trong sinh hoạt nhóm.

• Tránh bất mãn của các thành viên. Điều này có thể làm

nản chí và giảm nhiệt tình của các thành viên.

• Nâng cao chất lượng của giải pháp được lựa chọn vì đã

quan tâm đến mọi khía cạnh của vấn đề và quan điểm

của từng thành viên.

• Qua đó nhóm càng được củng cố và làm việc hiệu quả

hơn.

Phương pháp cho điểm ưu tiên

Mục đích: tìm thứ tự ưu tiên của các

thành viên về một vấn đề một cách

nhanh chóng, hoặc lập thứ tự ưu tiên

của các đề tài cần thảo luận.

Cách áp dụng: Tùy theo số lượng đề

tài, mỗi thành viên được phát 3- 5

điểm và dán điểm lên những đề tài

hoặc vấn đề theo họ là quan trọng

nhất. Các thành viên có thể dán hết số

điểm mình có cho một hay nhiều đề

tài.

Cơ hội áp dụng: khi sinh hoạt nhóm,

tìm giải pháp tối ưu trong các giải

pháp được đề nghị, thăm dò ý kiến

của các tham dự viên

Ví dụ về mind map