lean – wie organisieren sich chef und assistentin?

Lean – Wie organisieren sich Chef und Assistentin

Christine Maurer cope OHG

Lean – wie organisieren sich Chef und Assistentin?

Christine Maurer, cope OHG

Die Expertin für das Hiddenteam

25.02.2016 Christine Maurer, cope OHG 2

Eine Geschichte zum Anfang • Werksleiter M. hat im letzten Jahr LEAN-Ansätze in der

Produktion eingeführt.

• Seine Assistentin hat diesen Prozess interessiert verfolgt.

• Assistentin K. hat Ansätze wie Kaizen, LEAN, 5S-Methode und andere in der Produktion erlebt und findet diese sinnvoll für die Zusammen-arbeit mit ihrem Vorgesetzten.

• Nun bittet sie ihn um ein Gespräch, weil sie Vorschläge erarbeitet hat.

• Was glauben Sie, wie der Werksleiter M. reagieren wird?


Die Vorschläge der Assistentin


Die Reaktion des Vorgesetzten


Völlig normal, sagt der Coach! • Coach für das Hiddenteam

• Trainerin für Sekretariat und Assistenz

• Eigene Sekretariats-Erfahrung

• Fachautorin

• Bloggerin für das Hiddenteam

• Jeder Chef ist anders!

• Chefs sind nicht standardisierbar


Völlig normal, sagt die erfahrene Assistentin • Wer mehr als einen Chef hatte, weiß, dass jeder

anders ist

• Was für den einen passt, ist für den anderen nicht machbar

• Mit jedem geht es wieder von vorne los

• Oft fehlt die Zeit für genaue Absprachen


Das Hiddenteam


Ein Königsweg? • Standardisierung auf der Meta-Ebene

• Der Coach unterstützt auf der Meta-Ebene

• Der Coach bringt Best und Bad Practice ein

• Das Hiddenteam findet die eigenen Themen / Felder

• Der Coach „übersetzt“, spitzt zu, vermittelt


Die Felder des Sekretariats / der Assistentin • Terminmanagement

• Mailmanagement

• Besprechungsmanagement

• Reiseorganisation

• Besucherbetreuung

• Sachbearbeitung

• Projektarbeit

• Unterstützung der Mitarbeiter / der Abteilung


Terminmanagement


• Wer macht Termine?

• Wie startet und endet der Arbeitstag?

• Wie viel Schreibtischzeit ist nötig? Wie viele Puffer sollen sein?

• Was sind Standard-Besprechungen? Mit wem? Wie oft?

• Was braucht es an Vor- und Nachbereitung?

• Was braucht es an Übergangszeiten bei Besprechungen oder Reisen?

• Welche ehrenamtlichen Termine fallen an?

• Wie soll die Assistentin mit persönlichen Terminen umgehen?

• Und mehr!

Mailmanagement • Wer bearbeitet den Posteingang?

• Wie werden Mails bearbeitet? Von wem?

• Was passiert mit Todos in den Mails?

• Für wen sind welche Information wichtig? Und wer leitet diese weiter?

• Was darf die Assistentin tun? Und was nicht?

• Wer ist für die Nachverfolgung verantwortlich?

• Werden Mails abgelegt? Von wem? Und wie?


Besprechungsmanagement • Wie werden Besprechungstermine vereinbart?

• Wer organisiert die Vor- und Nachbereitung?

• Von wem werden Termine angenommen?

• Wer macht die inhaltliche Vorbereitung?

• Was passiert bei kurzfristigen Meetings?

• Welche Unterstützung erhalten die Mitarbeiter?


Reiseorganisation • Gelten die Reiserichtlinien des Unternehmens für

den Chef?

• Was für ein Reisetyp ist er?

• Was ist ein „gutes Hotel“ für ihn?

• Was soll die Assistentin „um die Reise herum“ tun?

• Wie will er die Reisedokumente haben?

• Welche Informationen will die Familie des Chefs über Auslandsreisen?


Besucherbetreuung • Was ist die Aufgabe der Assistentin mit Besuchern?

„Gastgeberin“?

• Welchen Service bietet das Unternehmen den Gästen?

• Welchen Service will der Chef für Besucher?

• Wer trägt die Verantwortung für die Beziehungspflege?

• Wer ist für interkulturelles Fingerspitzengefühl verantwortlich?


Sachbearbeitung • Außerhalb der Chefentlastung

• Oft sind diese Prozesse standardisiert

• Chef bekommt davon wenig mit

• Herausforderung für Assistentin ist Kompatibilität beim Zeitmanagement


Projektarbeit • Welche Rolle spielt die Assistentin?

- Projektassistentin - Teammitglied - Chefentlastung für das Teammitglied - Chefentlastung für den Projektleiter - selbst Projektleiterin

• Projekte können je nach Projekt- management-Verständnis im Unternehmen standardisiert sein


Coaching für Chef + Assistenz: ein LEAN-Ansatz • „CheckUp Officeteam“

Ziel- und Auftragsklärung mit Chef und Assistenz zwei ½-tägige Workshops mit Umsetzungszeit konkreter Maßnahmenplan zum Workshop-Ende

• Einbezogen werde fallweise Vertretung der Assistentin Vertretung des Vorgesetzten Assistentinnen-Team Mitarbeitende des Vorgesetzten

• Endlich Zeit für Reflexion und Absprachen!


LEAN-Ansatz für das Hiddenteam • Die Standardisierung erfolgt auf der Meta-Ebene

• Die Fragen sind ein Leitfaden

• Die Antworten unterscheiden sich

• Mit jeder neuen Chef-Assistenz-Konstellation beginnt der Prozess wieder von vorne


Letzte Fragen: LEAN-Ansatz für das Hiddenteam? • Sollten Chefs in ihrer Führungskräfteentwicklung

für dieses Thema sensibilisiert werden?

• Sollten LEAN-Prozesse das Hiddenteam integrieren?

• Wie können in Standardisierungs-Prozessen Chefs mit gutem Beispiel voran gehen und die Zusammenarbeit mit ihrer Assistentin entsprechend gestalten?


Die letzte Folie • Danke für Zuhören und Einlassen in diesem

ungewöhnlichen Format

• Unterstützung und Begleitung für das Hiddenteam gibt es hier: cope OHG Postfach 12 82 64630 Heppenheim www. hiddenteam.de Tel. 06252 795336 Fax 06252 795337 [email protected]


lean – wie organisieren sich chef und assistentin?

Business