L’évaluation

d’impact

réglementaire au

Luxembourg

2

Définitions

Aux fins du présent document, on entend par :

« Réglementation » : l’ensemble des règles de droit juridiquement obligatoires ;

« Mieux légiférer » : Les objectifs du « Mieux légiférer » sont d’assurer une législation efficiente qui minimise les coûts de mises en œuvre aussi bien pour les administrations publiques que pour les usagers, de respecter les principes généraux du droit européen tels que les principes de subsidiarité et de proportionnalité. En d’autres mots, il s’agit de créer un cadre réglementaire simple, clair, stable et prévisible pour les usagers et les administrations publiques.

« Charges administratives (CA) » : Les charges administratives sont les coûts imposés aux citoyens et aux entreprises, lorsqu’ils satisfont aux obligations d’information émanant d’une réglementation (p.ex. déclarations, statistiques, etc.) ; 1

« Obligations d’information (OI) » : Une obligation d’information est tout devoir par lequel le citoyen ou l’entreprise est tenue légalement de procurer une information, puis de la mettre à la disposition d’une autorité publique.2

Pour la définition de la simplification administrative, on peut distinguer entre une définition au sens large et une définition au sens strict :

« Simplification administrative au sens large » : La réalisation des buts politiques et stratégiques tout en limitant les charges administratives pour les citoyens et les entreprises ;

« Simplification administrative au sens strict » : La préservation de la réglementation tout en améliorant son efficacité, sa lisibilité, sa compréhension et son intelligibilité.

Compte tenu de ces définitions, la Simplification administrative ne doit pas être confondue avec une dérégulation.

1 (République française, Ministère du Budget, des Comptes publics et de la Fonction publique : La modernisation de l’Etat en

pratique, janvier 2008) 2 (République française, Ministère du Budget, des Comptes publics et de la Fonction publique : La modernisation de l’Etat en

pratique, janvier 2008)

3

Organisation structurelle de la simplification administrative au Luxembourg

Il faut d’abord définir les termes de simplification administrative de l’Etat et d’une réglementation intelligente, tels qu’ils sont à interpréter dans ce cadre-ci, avant de pouvoir aborder les missions du Département de la Simplification administrative.

Une meilleure transparence et la simplification administrative des procédures de l’Etat servent à :

produire un environnement plus simple pour les usagers de formalités de l’Etat,

améliorer la compétitivité de notre économie, et

moderniser le flux de travail des agents de l’Etat et des communes.

Une règlementation intelligente vise une sécurité juridique de haute qualité des décisions politiques tout en veillant à une lisibilité et compréhensibilité transparente des textes légaux pour les usagers.

Les charges administratives sont les coûts imposés aux citoyens et entreprises dus aux démarches à réaliser en application des lois et règlements.

Exemples de charges administratives:

formulaires trop compliqués et illisibles,

heures d’ouvertures non adaptées à la vie moderne,

manque de transparence et de coordination des procédures de l’Etat,

organisation et fonctionnement vétuste des démarches, etc.

Les efforts en matière de simplification administrative, de transparence et de réglementation intelligente auprès de l’Etat sont donc une affaire de TOUTES les personnes œuvrant pour le bien du public, qu’il s’agisse des milieux politiques, de la presse, d’organisations professionnelles ou des agents de l’Etat.

Il faudrait même aller encore plus loin : le succès d’une modernisation de l’Etat et des communes dépend de l’intérêt que lui porte le grand public !

Le DSA est autant l’interlocuteur tant pour les entreprises que pour les citoyens en ce

qui concerne tous les aspects de la simplification administrative des procédures de

l’Etat.

En plus, le DSA se focalise davantage sur l’amélioration de la qualité réglementaire.

Alors que les Technologies de l’Information et de la Communication (TIC) jouent un rôle de plus en plus important en matière de simplification administrative, le DSA est en contact régulier avec le Centre des Technologies de l’Information de l’Etat (CTIE) auprès du Ministère de la Fonction publique et de la Réforme administrative

4

Par ailleurs, le DSA est représenté au Comité Interministériel de Coordination de la Politique Européenne (CICPE), qui surveille la transposition des directives européennes par les différents départements ministériels.

Le Département de la Simplification administrative fonctionne sous le Groupe de pilotage de la simplification administrative qui est composé de hauts représentants issus des ministères suivants :

Ministère des Classes Moyennes et du Tourisme

Ministère du Développement durable et des Infrastructures

Ministère de l’Economie et du Commerce extérieur

Ministère d’État

Ministère de l’Intérieur et à la Grande Région

Ministère du Travail et de l’Emploi.

Une fois sur deux, ce groupe s’adjoindra de hauts représentants de la Chambre de Commerce et de la Chambre des Métiers.

Le Comité à la Simplification Administrative (CSA) est la plateforme de rencontre entre les différentes administrations publiques et les organisations professionnelles. Il se compose actuellement des membres suivants :

du secrétariat de la Chambre des Députés,

du secrétariat du Conseil d’Etat,

du secrétariat de la Médiateure,

des ministères et des administrations publiques,

du Centre des Technologies de l’Information de l’Etat (CTIE),

du Statec,

du Service Central de Législation (SCL),

de la Commission Nationale pour la Protection des Données (CNPD),

de représentants des organisations patronales,

du secrétariat du Syvicol, ainsi que

de l’ULC.

Le DSA :

est le point de contact pour toute réclamation en relation avec une charge administrative auprès de l’Etat ;

analyse les formalités et les procédures administratives de l’Etat et des communes en vue de simplifier et de réduire les charges administratives ;

recommande et coordonne la recherche de solutions à des problèmes de charges administratives ;

5

assure le développement et le suivi d’un plan d’action de simplification administrative, ensemble avec les acteurs concernés ;

veille à une meilleure qualité réglementaire ;

établit la validation et le suivi des conclusions élaborées en collaboration avec les acteurs concernés ;

assure la promotion et la communication de simplifications administratives achevées auprès de l’Etat.

Par ailleurs, le DSA dirige trois groupes de travail permanents (« Entreprises », « Administrations », « Union européenne ») qui se réunissent à géométrie variable en fonction des sujets à l’ordre du jour, et réunit régulièrement un nombre variable de groupes de pré consultation ad-hoc institués selon les problématiques.

Organigramme du DSA :

Le but des travaux en groupes de travail est d’élaborer des solutions win-win en matière de simplification administrative pour les administrations et les administrés, par une méthode de concertation et de collaboration.

Alors que les missions accomplies par le DSA sont proches de celles remplies par

le Médiateur,

le département de la Réforme administrative du Ministère de la Fonction publique et de la Réforme administrative ainsi que

6

du Centre des technologies de l’information de l’Etat (CTIE),

celles-ci ne sont pas à confondre avec les compétences de ces autorités.

Les missions de ces autorités se distinguent comme suit :

le Médiateur soutient les citoyens à résoudre leurs problèmes concrets avec les administrations et départements de l’Etat (par exemple en cas d’absence de réaction d’une administration sur une demande) ;

le département de la Réforme administrative encadre les administrations dans la gestion organisationnelle de leurs services (organisation de guichets physiques, qualité publique et usagers, gestion des ressources humaines) ;

le CTIE est responsable de la modernisation des outils informatiques de l’Etat (e-Government, www.guichet.lu, helpdesk central, gestion électronique de documents) ;

le DSA joue un rôle de facilitateur entre ministères et administrations publiques afin de garantir de meilleures coopérations et coordinations des procédures et formalités de l’Etat. Le DSA est le point de contact pour toute réclamation en matière de charges administratives récurrentes auprès de l’Etat.

Il va sans dire que toutes les missions énumérées ci-dessus ne peuvent réussir sans la coopération et le soutien de toutes les parties concernées.

Une réglementation intelligente et une meilleure transparence des procédures et formalités de l’Etat

Des réglementations complexes et incompréhensibles peuvent provoquer une diminution de la compétitivité de l’économie nationale et réduire l’attractivité du pays pour l’implantation de nouvelles entreprises. Par ailleurs, une mauvaise lisibilité et des incohérences en matière de réglementation accroissent le risque de litiges, sources de perte de temps et de moyens financiers.

D’autre part, une « mauvaise » réglementation provoque une perte de crédibilité des autorités publiques par rapport aux administrés et cause un déficit démocratique, suite à un manque d’intérêt et un mauvais accès à la législation, voir aux informations y contenues.

Ces déficits démontrent clairement la nécessité d’une politique de simplification administrative et d’une amélioration de la qualité réglementaire.

Il s’agit :

d’améliorer la compétitivité de l’économie luxembourgeoise,

de créer un environnement réglementaire plus simple pour les administrés, mais aussi

7

d’améliorer l’efficience du cadre de travail du personnel de l’Etat et d’accroître ainsi sa motivation.

Principes généraux du droit européen applicables en matière de simplification administrative

Principe de proportionnalité

Introduit dans l’ordre juridique européen par la jurisprudence de la Cour de justice de l’Union européenne, le principe de proportionnalité vise à limiter et encadrer l'action des institutions de l'Union européenne et celles des Etats membres en leur imposant de mettre en œuvre des moyens appropriés à l’objectif à atteindre.

« En vertu de cette règle, l'action des institutions doit se limiter à ce qui est nécessaire pour atteindre les objectifs des traités. Autrement dit, l'intensité de l'action doit être en rapport avec la finalité poursuivie.

Cela signifie que lorsque l'Union européenne dispose de plusieurs modes d'intervention, elle doit sélectionner, à efficacité égale, celui qui laisse le plus de liberté aux États membres et aux particuliers ».3

Le principe de la proportionnalité s’impose tant aux organes qui arrêtent les normes qu’à ceux chargés de leur exécution.

Principe de transparence

L'article 255 du traité instituant la Communauté européenne affirme le droit d'accès aux documents du Parlement européen, du Conseil et de la Commission pour tout citoyen de l'Union européenne ainsi que pour toute personne physique ou morale résidant ou ayant son siège dans un État membre.

Le règlement du 30 mai 2001 (JO L 145/3, 31 mai 2001) met en œuvre ce droit d'accès aux documents des trois institutions. Cependant, il maintient deux types d'exceptions au principe : les hypothèses dans lesquelles le refus est de droit (atteinte à la sécurité publique, à la défense et aux relations internationales, etc.) et celles dans lesquelles l'accès est refusé (atteinte à la protection des intérêts commerciaux d'une personne privée, etc.) sauf si un intérêt public supérieur justifie la divulgation du document.

En outre, l'accès aux documents doit être facilité par l'établissement d'un registre public électronique4.

3 http://www.eu-logos.org/eu-logos_eulogopeadia.php?idr=8&idnl=&nea=0&lang=fra&term=51

4 V. http://europa.eu/scadplus/glossary/index_s_fr.htm; Gérard Cornu, Vocabulaire juridique.

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Principe de sécurité juridique

Principe général de droit européen et national selon lequel les administrés doivent pouvoir compter sur une stabilité minimale des règles de droit et des situations juridiques5.

Principes corollaires : prévisibilité du droit, respect des droits acquis, principe de confiance légitime6.

Principes généraux applicables en matière de réglementation intelligente et de Simplification administrative au Luxembourg

Le concept de la simplification administrative prévoit une réglementation plus conviviale et intelligente (smart regulation). De ce fait, elle favorise le respect de la réglementation et tente de réduire les charges administratives.

La simplification administrative ne doit cependant pas être confondue avec la déréglementation qui ne vise que la suppression de réglementations.

Une politique de simplification administrative présuppose l’établissement d’un programme systématique et la définition d’objectifs et de priorités clairs. Des éléments essentiels pour une réussite de la simplification administrative sont par ailleurs la mise à disposition de ressources personnelles et matérielles suffisantes et l’implication active des bénéficiaires potentiels de la simplification.

La simplification administrative favorise le réexamen régulier de la réglementation existante et la codification, l’abrogation d’anciennes réglementations, ainsi que l’utilisation des technologies d’information (TIC), notamment par le biais de portails informatiques.

Afin de garantir une efficacité maximale, il convient par ailleurs de procéder à des évaluations ex post des mesures de simplification administrative.

« Think small first » ou « priorité aux PME »

Le principe « Think small first » ou «priorité aux PME » a été consacré par le « Small Business Act » européen (SBA), initiative politique de la Commission européenne lancée en juin 2008.

« La contrainte la plus lourde dont font état les PME consiste dans le respect des réglementations administratives. En effet, la charge que représentent les obligations réglementaires et administratives pour les PME est disproportionnée à celle que supportent les entreprises plus grandes. Selon les estimations, pour chaque euro par salarié que dépense une grande entreprise en raison d’une obligation réglementaire, une petite entreprise pourrait devoir en dépenser jusqu’à dix. Dans l’UE, 36 % des

5 V. Lexique des termes juridiques, Dalloz, 15

e éd. ;

6 Dictionnaire du vocabulaire juridique, Litec, 2e éd.

9

PME déclarent que les formalités administratives ont représenté une contrainte pour leurs activités commerciales au cours des deux années précédentes »7.

« Depuis janvier 2009, la Commission recourt systématiquement à un « test PME » pour évaluer l’impact de ses principales propositions législatives et politiques sur les PME. Ce test fait maintenant partie des lignes directrices révisées de la Commission concernant l’analyse d’impact et son utilisation fait l’objet d’un suivi attentif. En février 2009, sur base d’un test PME, la Commission a proposé de donner aux Etats membres la possibilité d’exempter les micro-entreprises de l’obligation de respecter les règles comptables. Les Etats membres seraient libres de concevoir le système comptable le plus adéquat pour leurs micro-entreprises. De ce fait, près de 5,4 millions de micro-entreprises pourraient bénéficier d’un système plus adapté à leurs besoins; pour l’économie de l’UE, cela représente une réduction potentielle des coûts de 6,3 milliards d’euros »8.

Plus concrètement dans le cadre de la fiche d’évaluation d’impact, l’application du principe « Think small first » consiste à vérifier pour chaque nouvelle réglementation, s’il est possible de prévoir des exemptions suivant la taille et/ou le secteur d’activité des entreprises, au lieu de faire appliquer une nouvelle norme législative horizontalement, sans pour autant cibler spécifiquement cette norme.

Evaluation des « charges administratives »

Le point 6 de la fiche d’évaluation d’impact traite de l’évaluation des charges administratives, c.à.d. les coûts imposés aux administrés lorsque ceux-ci satisfont aux obligations d’information émanant de la réglementation.

Par ailleurs, une méthode de calcul des coûts administratifs pour entreprises et citoyens (appelé Modèle des Coûts Standard – MCS) est appliqué pour analyser le temps et les coûts nécessaires pour suffire aux obligations d’information 9;

Soutenir la codification, la coordination et la consolidation du droit

« La coordination consiste à rassembler dans un nouveau texte unique toutes les dispositions d’un acte autonome et leurs modifications ultérieures, tandis que la codification vise à regrouper dans un seul texte, selon un plan logique, un corps de règles jusque-là éclaté, unies par un concept commun. »10

La consolidation de normes est l’«opération administrative de simplification législative, consistant à incorporer certaines modifications à un acte juridique de base, sans procéder à l’adoption d’un acte nouveau… »11 (p.ex. Code administratif)

7 V. Un « Small Business Act » pour l’Europe, p.9

8 V. Document de travail de la Commission, rapport sur la mise en oeuvre du SBA, du 15/12/2009

9 V. supra sub 2.1.1. et 2.1.2.

10 V. Marc Besch, Traité de légistique formelle, version du 10 mars 2010, n°489, p. 152

11 V. Gérard Cornu, Vocabulaire juridique, terme consolidation

10

La codification, la coordination et la consolidation du droit visent à améliorer la lisibilité des textes légaux et réglementaires et les rendre plus compréhensibles pour les administrés.

« Toute la directive et rien que la directive »

La transposition de la législation européenne en droit national est subordonnée à plusieurs conditions. Les autorités nationales doivent choisir la forme de mesures la plus efficace, utiliser des mesures juridiquement contraignantes et assurer la publicité des mesures d’exécution. Les mesures de transposition doivent être garantes de l’application pleine et efficace de la législation communautaire de façon claire et spécifique.

Il importe par le biais de la transposition de directives de veiller au maintien de la position compétitive du Luxembourg face aux autres Etats membres, sans pour autant adopter des règles plus strictes que celles prévues par la directive. Transposer selon le principe « toute la directive et rien que la directive » procure la possibilité de vanter les avantages offerts au Luxembourg par rapport aux Etats membres concurrents qui ont transposé la directive en dépassant le champ d’application visé12.

Réforme du régime des procédures d’autorisation

Le programme gouvernemental 2009-2014 retient que :

« Le Gouvernement introduira le principe du silence de l’administration qui vaut accord pour un certain nombre d’autorisations qui peuvent être émises sans que la définition de conditions ou obligations à respecter ne soit nécessaire.

Pour les autres procédures d’autorisation, les textes légaux et réglementaires seront modifiés de façon à préciser les délais de réponse auxquels les autorités compétentes sont tenues. Pourront ainsi être retenues des délais pour vérifier si la demande est complète, des délais envers le demandeur afin de compléter son dossier, des délais concernant l’éventuelle procédure publique, ainsi que des délais pour préparer l’arrêté d’autorisation ou de refus au requérant. Le principe que l’administration ne pourra demander des informations supplémentaires qu’une seule fois, sera retenu ».

Echange de données inter-administratif

Il importe de veiller à ce que les autorités étatiques prennent recours à un échange de données entre administrations, plutôt que de redemander l’information au destinataire de la réglementation.

12

Entfesselungsplang fir Betriber CNSAE, 2007, p.41

11

Par ce biais, les administrés n’auraient plus à fournir des informations redondantes, mais l’administration demanderesse d’une information irait puiser l’information en question directement auprès de l’administration en possession de l’information13.

Indications pratiques en matière de simplification administrative et de réglementation intelligente

Le DSA propose 11 indications en vue d’une réglementation intelligente et d’une simplification administrative des procédures de l’Etat dans la pratique:

1) Toujours se demander si les données ou attestations désirées sont bien nécessaires pour le bon traitement du dossier et si celles-ci ne sont pas déjà disponibles dans un service public.

2) Décrire le groupe-cible de la réglementation de la manière la plus précise possible et limiter au maximum le nombre de personnes concernées qui doivent remplir des obligations administratives.

3) Là où c’est possible, prendre soi-même, en tant que service public, l’initiative d’ouvrir un dossier, sans s’en remettre toujours aux personnes concernées.

4) Diminuer la périodicité des obligations administratives.

5) Des formulaires lisibles et d’usage facile, à la mesure du groupe-cible, évitent pas mal de tracas administratifs.

6) A chaque adaptation de la réglementation, examiner si une simplification et/ou une codification est possible.

7) Choisir un mode de transfert de l’information qui demande un effort minimal en temps pour le groupe-cible et prévoir, si possible, plusieurs canaux (transfert électronique, sur support papier, guichet physique,…)

8) Limiter les obligations d’archivage à un minimum, c’est à dire à la durée requise pour exécuter un contrôle et au maximum au délai de prescription.

9) Orienter les contrôles vers des groupes ou des secteurs à risques.

10) Utiliser des modes de paiements actuels et bannir les timbres fiscaux.

11) Pour chaque régime d’autorisation, examiner si l’introduction du principe de l’accord tacite est possible. Sinon, définir des délais précis (réponse de l’administration, durée de l’instruction, etc.)

13

Entfesselungsplang fir Betriber CNSAE, 2007, p.50

12

Alternatives et réexamen de la législation existante

Avant de se lancer dans l’élaboration d’un texte légal ou réglementaire, il est utile de réfléchir à des alternatives à la réglementation « classique ».

Des exemples d’alternatives sont :

l’immobilisme : Une situation nécessitant à première vue l’intervention du législateur peut disparaître « par elle-même », p.ex. suite à une décision au niveau communautaire. Il peut dès lors être important de vérifier, si de telles décisions sont imminentes avant de commencer des travaux de réglementation au niveau national ;

des mécanismes incitatifs : L’introduction p.ex. de primes ou de bonifications peut avoir le même effet qu’une réglementation lourde et compliquée ;

l’autoréglementation : Dans certains cas, des règles qu’une branche économique, p.ex. le secteur bancaire, s’octroie soi-même peuvent rendre superflue une réglementation par le législateur ;

des politiques contractuelles : Des licences ou concessions peuvent contenir des dispositions remplaçant des réglementations.

Si une réglementation « classique », une loi ou un règlement grand-ducal, s’avère incontournable, il peut être opportun de prévoir une révision ou un réexamen de la réglementation après un certain laps de temps, ou bien de limiter la réglementation dans le temps (introduction d’une « sunset clause »).

Dans le cas du réexamen, il s’agit de vérifier après un certain temps, si les objectifs de la réglementation ont été atteints et si son application sur le terrain est satisfaisante. Le cas échéant, il y aura lieu d’apporter des modifications ou d’abroger la réglementation.

Ces approches présentent néanmoins les inconvénients qu’elles sont coûteuses en termes de temps législatif et qu’elles augmentent le risque d’une insécurité juridique.

Etude d’impact réglementaire

Il convient de souligner que l’efficacité de l’étude d’impact de toute nouvelle réglementation suppose une application, en amont de la rédaction d’un avant-projet de texte, des principes généraux applicables en matière d’une réglementation intelligente contenus dans la fiche d’évaluation d’impact.

Cette dernière devrait constituer un outil d’évaluation et d’aide à la décision dès le stade des réflexions préalables à la décision de légiférer.

Dans ce cadre il est recommandé d’élaborer un document d’orientation au moment des réflexions préalables à la décision de légiférer.

13

Le document d’orientation devrait contenir une analyse sommaire de la réforme envisagée sur les points suivants :

1. Le diagnostic

Le diagnostic passerait par une description concrète et préciserait la situation de référence et le problème identifié en fait et en droit. Il s’agirait de décrire la cause du problème auquel il serait proposé de remédier.

2. Les objectifs poursuivis

La définition du ou des objectifs poursuivis devrait être rigoureuse et précise pour permettre d’apprécier la nécessité de l’intervention d’une règle de droit nouvelle.

3. Les alternatives possibles et les motifs du recours à une nouvelle réglementation

La comparaison des options devrait faire ressortir les raisons qui ont convaincu le ou les initiateurs de la réforme envisagée de la nécessité d’une intervention du pouvoir législatif ou réglementaire par rapport à d’autres alternatives.

A ce sujet, il conviendrait de préciser également les conditions d’insertion de la réglementation nouvelle dans le corpus normatif en vigueur.

4. Les incidences prévisibles du dispositif

L’analyse sur les incidences prévisibles de la réglementation envisagée devrait porter tant sur les effets directs que sur les effets indirects.

Sur ce point il s’agirait d’estimer le coût administratif du dispositif pour chaque catégorie de personnes concernée (administration et administré) et de la méthode de calcul utilisée.

Le modèle des coûts standards serait à appliquer à ce stade pour déterminer notamment les charges administratives, les conséquences financières et le besoin en personnel produits pour l’administration concernée par la réforme envisagée.

5. Les consultations menées

A côté des consultations des autorités concernées par la réforme envisagée, il conviendrait de veiller à engager davantage les administrés dans le processus d’élaboration des normes par exemple par le biais des nouvelles technologies14.

14

E-consulting : Peer review de l’OCDE sur la capacité réglementaire du Luxembourg, novembre 2010.

14

6. La mise en œuvre de la réforme

Sur ce point il faudrait établir une liste prévisionnelle des règlements d’exécution nécessaires à l’application de la réforme envisagée.

De plus, il importerait d’analyser l’opportunité de mettre en place une procédure électronique pour la mise en œuvre de la nouvelle disposition et de réaliser un guide pratique pour améliorer la transparence par rapport à l’utilisateur final.

Enfin, il conviendrait d’élaborer, pour chaque modification de texte réglementaire, une version coordonnée du texte de base.

L’élaboration à ce stade d’un document d’orientation avec les points susvisés présenterait notamment les avantages suivants :

Tout d’abord, en amenant ainsi le ou les initiateur(s) du projet envisagé notamment à justifier le recours à une nouvelle réglementation et de réfléchir à des alternatives, on le(s) sensibiliserait à veiller à l’inflation normative.

Ensuite, dans l’hypothèse où une nouvelle réglementation s’avère nécessaire, le document d’orientation permettrait d’analyser à ce stade les incidences prévisibles du dispositif de la réforme envisagée par rapport aux critères de la réglementation intelligente et des outils de modernisation de l’Etat contenus dans la fiche d’évaluation d’impact et au besoin en personnel et d’en tenir compte en amont.

Les principes généraux en matière d’une réglementation intelligente, figurent dans la fiche d’évaluation d’impact annexée obligatoirement aux avant-projets de lois et de règlements grand-ducaux.

Consultation

La consultation constitue un instrument d’échange d’idées entre les administrations d’une part et les administrés d’autre part.

Elle peut être utile à deux moments de vie de textes législatifs et réglementaires.

Effectuée lors du stade de l’élaboration du projet de loi ou de règlement grand-ducal, donc dans un stade très précoce, elle permet de prendre en compte les opinions des parties concernées et d’éviter des textes non ou mal adaptés à la réalité du terrain. Il s’agit donc d’un moyen efficace en vue d’une réglementation intelligente.

La consultation s’avère cependant également utile dans un stade ultérieur post, lorsqu’il s’agit de réévaluer et de revoir des textes en vigueur. Les organisations professionnelles et associations représentatives sont les meilleures placées pour pouvoir indiquer des problèmes d’application et, le cas échéant, proposer des améliorations.

15

Il convient cependant de veiller que les parties consultées disposent d’un temps suffisant pour pouvoir prendre position et, tout comme pour l’étude d’impact, le principe de la proportionnalité doit être gardé.

Fiche d’évaluation d’impact

La fiche d’évaluation d’impact a été créée pour sensibiliser les auteurs de futures réglementations de l’importance du respect des critères généraux de réglementation intelligente.

Introduite en 1998, la fiche d’évaluation d’impact a été revue et validée en janvier 2006. Depuis lors, elle a été révisée à plusieurs reprises.

Le remplissage de la fiche est obligatoire ; elle doit accompagner tout projet de loi ou de règlement grand-ducal.

La fiche d’évaluation d’impact aide le rédacteur d’un texte législatif ou réglementaire à détecter et à évaluer l’impact de ce texte sur les charges administratives pour les entreprises, les citoyens et l’administration, et vérifie le respect des principes du e-Government et de la réforme administrative.

De même, elle informe si les critères d’analyse pour une réglementation intelligente, c.à.d. la lisibilité, la compréhension, la codification, la consolidation, la refonte, les définitions claires, le degré de détail, les exemptions, les fréquences, l’harmonisation, et les procédures mises en ligne sont respectés. De plus, le cas échéant, elle propose l’introduction de l’autorisation tacite, respectivement de délais de réponse de l’administration fixes.

Par ailleurs, la fiche d’évaluation d’impact demande des informations en relation avec les dispositions de la directive « services ».

Lors de sa dernière révision en printemps 2010, la fiche d’évaluation d’impact a en outre été fusionnée avec la fiche d’évaluation d’impact sur l’égalité de traitement entre hommes et femmes du Ministère de l’Egalité des chances, réduisant ainsi le nombre de fiches à remplir lors de l’élaboration d’un projet de texte réglementaire.

Evaluation d’impact de toute nouvelle législation

La fiche d’évaluation d’impact est à la base de l’évaluation de toute nouvelle législation, c’est-à-dire de l’analyse de la conformité d’avant-projets de lois et de règlements grand-ducaux aux principes généraux en matière d’une réglementation intelligente et de simplification administrative.

Cette analyse, effectuée par le DSA, permet de mettre le Conseil de Gouvernement en mesure d’agir en toute connaissance de cause en ce qui concerne les principes d’une réglementation intelligente dans la procédure réglementaire et de guider les auteurs de projets de textes législatifs et réglementaires.

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Le CCS se compose de chaque fois deux fonctionnaires du Département de la Simplification administrative du Ministère d’Etat, du Service Central de la Législation, du Ministère de la Fonction Publique et de la Réforme administrative, du Ministère de l’Economie et du Commerce extérieur du Ministère des Classes Moyennes et du Tourisme, ainsi que du Centre des technologies de l'information de l'Etat.

Il exerce sa mission, qui est d’évaluer et d’aviser les fiches d’évaluation d’impact ayant trait à des charges administratives, en deux phases :

la phase informelle, lors de laquelle le DSA émet, sur demande de l’auteur d’un avant-projet de loi ou de règlement grand-ducal, un avis informel. Cet avis devra permettre à l’auteur, le cas échéant, de redresser ou de modifier son texte conformément aux règles de la simplification administrative et de réglementation intelligente.

la phase formelle, lors de laquelle le DSA émet obligatoirement un avis formel sur tout projet de loi ou de règlement grand-ducal qui introduit des charges administratives pour les entreprises. Cet avis est transmis au Conseil de Gouvernement, au ministre initiateur du projet, à l’auteur du projet ainsi qu’aux ministères suivants :

o Ministère d’Etat ;

o Ministère des Classes moyennes et du Tourisme ;

o Ministère de l’Economie et du Commerce extérieur ;

o Ministère de la Fonction publique et de la Réforme administrative.

Accès à l’information

Un des soucis majeurs de la simplification administrative et d’une réglementation intelligente est de permettre à l’administré un accès facile à la réglementation et aux informations y contenues.

Deux instruments importants à cet effet sont la codification et la consolidation de textes réglementaires.

Par ailleurs, il est important de garantir une diffusion et une mise à disposition facile de la réglementation, notamment à l’aide des nouvelles technologies de l’information (p.ex. www.legilux.lu, ou portails thématiques).

La mise à disposition « physique » des textes réglementaires n’est qu’un premier élément permettant un bon accès à la réglementation. Aussi faudra-t-il garantir que les textes soient compréhensibles pour les destinataires.

Ainsi, les auteurs de textes réglementaires devront veiller à rendre le langage juridique aussi simple que possible, tout en évitant des ambigüités et des incertitudes.

Outre le fait de rendre le droit plus lisible, il importe également de garantir un accès « physique » à l’information aussi facile que possible par des sites et portails internet

17

clairs, des heures d’ouverture de guichets adaptés aux besoins des administrés et une communication et une publicité efficace (p.ex. publication de guides pratiques).

Evaluation d’impact de la règlementation existante

En vue de « boucler la boucle », le DSA suit régulièrement les travaux parlementaires concernant les textes légaux d’envergure, afin de connaître d’éventuelles charges administratives ajoutées par des amendements et d’assurer un suivi des recommandations ex-ante en matière de simplification administrative. En cas de besoin, des adaptations, p.ex. de procédures existantes, ou des mesures d’accompagnement lors de l’implémentations pourraient s’avérer nécessaires.

Par ailleurs, le DSA est l’interlocuteur pour les déléguées à la simplification administrative des ministères et administrations publiques en vue de la réalisation d’études de marché selon la méthode des coûts standard (MCS). De telles études peuvent être réalisées sur demande d’acteurs concernés dans des domaines prioritaires, notamment dans des domaines prévus par le programme gouvernemental. Le DSA est responsable pour l’organisation et le suivi de ces études, réalisées en principe par des prestataires externes.

Ministère d’Etat Département de la Simplification administrative 4, boulevard F.D. Roosevelt L-2450 Luxembourg www.simplification.lu