libro biblioteca v3.58 sineduc

8/18/2019 Libro Biblioteca v3.58 SINEDUC

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1 Aspectos Generales de la Plataforma SinedUC......... 3 1.1 Naturaleza de la plataforma SinedUC ......................................................4 1.2 Servicio al cliente .................................................................................6 1.3 Protocolo de acceso a SinedUC...............................................................7 1.4 Requisitos para el uso de la plataforma SinedUC.......................................8 1.5 Acceso al sistema.................................................................................9

1.6

Página de inicio..................................................................................10

1.7 Módulos de la plataforma ....................................................................13 1.7.1 Módulo Libro de clases .................................................................14 1.7.2 Módulo Informes .........................................................................15 1.7.3 Módulo Rech ...............................................................................16 1.7.4 Módulo Subvenciones...................................................................17 1.7.5 Módulo Inscripción y matrícula.......................................................18 1.7.6 Módulo Indicadores......................................................................19 1.7.7 Módulo Cierre de año ...................................................................20 1.7.8 Módulo Dotación docente ..............................................................21 1.7.9 Módulo Alumnos ..........................................................................22 1.7.10 Módulo Administración..................................................................23

1.7.11

Módulo Horarios ..........................................................................24

1.7.12

Módulo Biblioteca.........................................................................25

1.7.13 Módulo Financiero........................................................................26 1.7.14 Módulo Evaluación Cualitativa........................................................27 1.7.15 Módulo Alimentación ....................................................................28 1.7.16 Módulo Educación Física................................................................29

1.8 Indicaciones generales para el manejo de los módulos............................. 30 1.9 Imprimir y enviar a Excel ....................................................................31 1.10 Presentación del módulo Biblioteca .......................................................35

2 Funciones básicas de una biblioteca escolar.......... 36 2.1 Misión de una biblioteca escolar ...........................................................37

2.2

Información en una biblioteca escolar....................................................38 2.3 Servicios de una biblioteca escolar........................................................39

2.4 Usuarios de una biblioteca escolar ........................................................40 2.5 Funciones del encargado de la biblioteca escolar.....................................41 2.6 De la Biblioteca al Centro de Recursos para el Aprendizaje (CRA)..............41

3 Módulo biblioteca ..................................................42 3.1 Catalogación......................................................................................43

3.1.1 Búsqueda en Catálogo..................................................................44 3.1.1.1 Búsqueda.............................................................................44 3.1.1.2 Resultados de la búsqueda .....................................................52

3.1.2 Nuevo libro o publicación no seriada...............................................55

3.1.2.1

Clasificación .........................................................................55 3.1.2.2 MARC..................................................................................56

3.1.2.3 Edición ................................................................................63 3.1.2.4 Descripción Física..................................................................64 3.1.2.5 Ficha Bibliográfica .................................................................65

3.1.3 Nueva revista o publicación seriada................................................66 3.1.3.1 MARC..................................................................................66 3.1.3.2 Edición ................................................................................67

3.1.4 Mantención.................................................................................68


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3.1.4.1 Autores/Títulos/Materias/Series/Editoriales ...............................68 3.1.4.2 Categorías ...........................................................................69 3.1.4.3 Colecciones ..........................................................................70 3.1.4.4 Ubicaciones..........................................................................71

3.1.5 Reportes ....................................................................................72 3.1.5.1 Copias.................................................................................72

3.1.5.2

Inventario............................................................................74 3.1.5.3 Ingresos ..............................................................................76

3.2 Circulación ........................................................................................77 3.2.1.1 ................................................................................................77

3.2.2 Principal .....................................................................................78 3.2.2.1 Préstamos............................................................................79 3.2.2.2 Devolución ...........................................................................81 3.2.2.3 Multas .................................................................................82

3.2.3 Colecciones.................................................................................84 3.2.4 Tipos usuario ..............................................................................85 3.2.5 Reposición copias ........................................................................86 3.2.6 Reportes ....................................................................................87

3.2.6.1 Historial Copia ......................................................................88

3.2.6.2

Copias no devueltas ..............................................................89

3.2.6.3 Reporte circulación................................................................90 3.2.6.4 Ranking Alumnos ..................................................................91 3.2.6.5 Ranking Libros......................................................................92 3.2.6.6 Multas impagas.....................................................................93

3.2.7 Carta de aviso.............................................................................94 3.3 Catálogo en línea ...............................................................................95 3.4 Administración...................................................................................97

3.4.1 Código de barras .........................................................................98 3.4.1.1 Imprimir ..............................................................................98 3.4.1.2 Configuración ..................................................................... 100

3.4.2 Código de pedido....................................................................... 101

3.4.3

Código barras alumnos............................................................... 102

3.4.4

Credenciales ............................................................................. 103

3.4.4.1 Por curso ........................................................................... 103 3.4.4.2 Docentes / No docentes ....................................................... 104 3.4.4.3 Especificar usuarios............................................................. 104

3.4.5 Credenciales ............................................................................. 105 3.4.5.1 Por curso ........................................................................... 105 3.4.5.2 Docentes / No docentes ....................................................... 106 3.4.5.3 Especificar usuarios............................................................. 106

3.4.6 Carta de aviso........................................................................... 107 3.4.6.1 Escribir una carta ................................................................ 107

3.4.7 Fichas bibliográficas ................................................................... 111 3.4.7.1 Impresión .......................................................................... 111

3.4.7.2

Configuración ..................................................................... 112 3.4.8 Revisión de Códigos ................................................................... 114

3.4.9 Carga de datos.......................................................................... 115 3.4.9.1 Subir Archivo...................................................................... 116 3.4.9.2 Diagnóstico ........................................................................ 123 3.4.9.3 Revisión de datos................................................................ 124 3.4.9.4 Migración........................................................................... 125


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1 Aspectos Generales de la Plataforma SinedUC


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1.1 Naturaleza de la plataforma SinedUC

SinedUC es un Sistema de Información Educacional, orientado a apoyar la gestión delos establecimientos escolares de nuestro país, a través del uso de tecnología basadaen la Internet.

Con él, se permite a los diferentes usuarios de la comunidad escolar ordenar ysistematizar prácticamente toda la información vinculada a documentos físicos,automatizando diferentes clases de procesos tradicionalmente ligados a papeles, desdeel libro de clases, hasta la generación de informes finales, pasando por el proceso dematrícula y diversos tipos de certificados, entre otras funciones.

En una primera inspección, SinedUC tiene características propias de una plataformaweb, siendo una de las más importantes el que los datos se ingresan una sola vez, noimportando cuántas veces ni desde qué lugar físico uno las ingrese. Es decir, cada vezque se ingresa un dato (por ejemplo, nombres de alumnos, profesores o apoderados),éste queda registrado en el sistema para ser utilizado en la generación de todos los

informes y estadísticas que requieran ese mismo dato en el futuro.SinedUC es un sistema que no necesita instalarse en ningún computador, ya que seaccede a él a través de Internet (al igual que un servicio de correo electrónico comoYahoo®, Gmail™ o Windows Live Hotmail® entre otros). Esto implica que lainformación puede ser ingresada y visualizada desde cualquier computador que tengaconexión a Internet, permitiendo al usuario disponer de ésta en cuanto es ingresada o,en otras palabras, actualizada en tiempo real.

Técnicamente, SinedUC entrega un servicio del tipo ASP (del inglés, Application ServiceProvider), mediante el cual se garantiza tanto el resguardo como el acceso a lainformación de diversas instituciones (colegios o corporaciones municipales y/oprivadas) a través de la Web.

Esta forma de manejar la información se contrapone a las aplicaciones tradicionalesque para su funcionamiento requieren ser instaladas en un computador específico (porejemplo, Microsoft Excel® o Microsoft Word®), en las cuales no se cuenta con lacapacidad de cruzar la información ingresada desde diferentes equipos, además decorrer el riesgo de perderla en su totalidad a causa de un malfuncionamiento delcomputador, por ejemplo, a través de un virus que lo infecte.

En lo que atañe a la seguridad, cabe mencionar que la base de datos de cadaestablecimiento se encuentra en servidores protegidos, que se ubican dentro de lasinstalaciones de la Pontificia Universidad Católica, en los cuales se realizan respaldosdiarios y su almacenamiento se efectúa mediante variados medios y diferentes lugares

físicos.Respecto a los usuarios de la plataforma, cada persona puede ingresar al sistemasujeto a lo que denominamos "perfil de usuario", que es el conjunto de atribuciones yrestricciones que tiene alguien para acceder a los datos del sistema, de acuerdo a surol dentro de la organización y de SinedUC.

Asimismo, el establecimiento puede asignar perfiles combinados y permisos especialesdentro de un mismo perfil, permitiendo personalizar las atribuciones que tiene cada


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uno de los usuarios del sistema. Por ejemplo, se le puede dar acceso a un profesorpara que ingrese datos solamente a la asignatura y en el curso en que dicta clases, conel objetivo de que su ingreso al sistema no altere el funcionamiento de otros miembrosde la comunidad educativa ni de SinedUC como tal.

SinedUC cuenta también, con un sistema de perfiles especializados para personas

responsables de un conjunto de establecimientos (sostenedores o personal DAEM).Éstos pueden visualizar los datos y estadísticas de manera conjunta, lo que permiteaumentar la efectividad de la gestión, toda vez que la información a la que se accedeeste siendo actualizada de manera constante.

Para el mejor aprovechamiento de SinedUC, cada sostenedor debiera contar con uncoordinador del sistema que supervise, controle y eventualmente capacite respecto aluso del sistema en todos los colegios a su cargo.

Adicionalmente cada colegio debe considerar al menos un Administrador SinedUC, quecontemple dentro de sus funciones asegurarse que los datos que se ingresan sean decalidad, es decir, estén completos y correctos.

Debido a la naturaleza propia de la plataforma, es habitual que se conforme unacultura de trabajo en equipo en torno a SinedUC, en que diversos miembros tienen elobjetivo común de ingresar la información de calidad que se requiere, dividiendo sutrabajo según se trate de profesores jefe o de asignatura, jefes de UTP, directores,etcétera.

Esto permite asegurar la calidad de la información, al reducir el margen deresponsabilidad de cada usuario a su propio ámbito de competencia profesional.

El uso de un sistema como SinedUC, permite dar apoyo en los procesosadministrativos, financieros y pedagógicos de los colegios, logrando un aumento en lacalidad de la gestión, que se debe fundamentalmente a la posibilidad de acceder a la

información actualizada, de calidad y además por disminuir los costos de traslado de lainformación.

Esta disminución de costos, se produce debido a que muchos de los informes que sonde interés para los responsables de un establecimiento se crean automáticamente enel sistema, ya que se elaboran a partir de la información ingresada periódicamente alsistema por el conjunto de usuarios responsables.

Lo anterior nos lleva a señalar que para mantener un correcto registro de lainformación en el sistema, ésta debe ser idéntica a los archivos físicos que el colegioproduce. Así se asegura que no hay datos ficticios o falseados que puedan llevar aconclusiones erróneas y entorpecer los procesos de toma de decisiones propios decualquier establecimiento educacional.


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1.2 Servic io al cliente

La filosofía de SinedUC es utilizar retroalimentación (feedback) de los usuarios a fin derealizar mejoras de manera constante a los módulos existentes y para crear otrosnuevos según las necesidades de cada colegio.

Muchas de las funciones actuales de la plataforma no fueron contempladas en el diseñooriginal, sino que fueron incorporadas a petición de diferentes establecimientos querequerían tales características para poder mejorar su gestión educacional.

Para esto, contamos con tres instancias en las que SinedUC apoya de manera directa ypersonalizada a cada establecimiento:

• Mesa de ayuda

Soporte telefónico que responde en forma oportuna las dudas cotidianas de losusuarios, permitiendo resolver problemas en la interacción con la plataforma de

manera rápida y efectiva. También se puede acceder a este servicio a través demensajería instantánea (Messenger) y, por supuesto, correo electrónico.

• Capacitaciones

Orientadas a presentar la plataforma al equipo sostenedor y de gestión de cadacolegio, brindando la guía necesaria para configurar los parámetros iniciales delsistema y despejar dudas, en terreno, respecto al funcionamiento de la misma. En laactualidad contamos con seis cursos, orientados a diferentes agentes de la comunidadeducativa: sostenedores, directores, administradores SinedUC, profesores,recaudadores y personal bibliotecario.

• Jornadas de Actualización

SinedUC es una plataforma que se modifica constantemente para poder mantenerseactualizada en el contexto educacional del país y al mismo tiempo, para adecuarse a larealidad de cada establecimiento. Es por esto que cada cierto tiempo se realizancambios profundos en determinadas secciones. Cuando esto ocurre, se organizanreuniones entre coordinadores SinedUC y usuarios del sistema de cada establecimientoen que se busca dar a conocer dichos cambios y explicar los nuevos procedimientos enel caso de ser necesario.


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1.3 Protocolo de acceso a SinedUC

Para que un colegio comience a utilizar SinedUC, deben ocurrir los siguientes eventos:

Protocolo de acceso a SinedUC• Envío de datos (archivos TXT)

• Apertura de cuentas para el director y sostenedor

• Capacitación inicial

a. Envío de datos

Con el objeto de acelerar el proceso de puesta en marcha de la plataforma en losdiferentes colegios, el equipo SinedUC puede tomar información enviada por loscolegios en formato digital y cargarla en la base de datos de la plataforma (Archivos

SE20.se2 ó TXT del RECH). Hay que mencionar que esto no siempre es posible hacerlo,ya que a veces los datos no se encuentran con la calidad y/o el formato requerido. Encaso de que lo anterior no sea posible, el colegio deberá ingresar en el sistema lainformación completa de su colegio (alumnos, notas, matrículas, altas, bajas,apoderados, etcétera). Como referencia, se estima que un colegio de mil alumnosdebiese completar este proceso de ingreso de datos en 5 días con una persona jornadacompleta dedicada a ello.

b. Apertura de cuentas para el Director y Sostenedor

Al ingresar un colegio al sistema, el equipo SinedUC le otorga cuentas al sostenedor yal director. Este último debe designar al Administrador del sistema, quien en adelanteserá el encargado de velar por el correcto funcionamiento del sistema en el interior del

establecimiento.

Entre las principales tareas del Administrador SinedUC, están:

• Revisar que la información que se ingresa al sistema sea correcta, completa yactualizada.

• Configurar las variables que individualizan a su colegio dentro del sistema.• Crear las cuentas para todos los usuarios del sistema (profesores, inspectores,

administrativos, etcétera).• Asegurar el correcto uso del sistema por parte de la comunidad de usuarios.

c. Capacitación inicial.

Una vez que el colegio se encuentra con sus archivos TXT cargados en la plataforma yya se han creado claves para el sostenedor y director, se pueden efectuarcapacitaciones a los distintos miembros de la comunidad SinedUC, siendorecomendable que se capacite en una primera instancia a sus Administradores, ya queson ellos, quienes configurarán la plataforma durante el periodo de puesta en marcha.


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1.4 Requisi tos para el uso de la plataforma SinedUC

Para que una persona pueda acceder a SinedUC, se requiere lo siguiente:

Requisitos para que una persona ingrese al sistema

• Tener un computador con acceso a Internet.• Estar ingresado al sistema como profesor o personal no docente• Tener asignado un perfil• Tener asignada una contraseña


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1.5 Acceso al sistema

Para acceder a SinedUC, primero debe abrir su navegador de Internet favorito. Losmás usados hoy en día son Internet Explorer®, Mozilla Firefox® y Google Chrome®.

A continuación, digite la siguiente dirección en la barra de direcciones:

http://www.sineduc.cl/

Donde , se reemplaza por la dirección que se le asigne al conjunto deestablecimientos al cual pertenece.

Se recomienda NO ingresar a través de buscadores como Google o Msn, sino digitar ladirección en la barra de direcciones, tal como se muestra en la siguiente ilustración:

Recomendación para el correcto ingreso a la plataforma

Una vez ingresada la dirección, se abrirá la página de inicio del sistema, en la cual se

le solicitará que ingrese su nombre Usuario y su Contraseña.

Nombre de usuario y contraseña

Usuario es siempre el RUN sin puntos, sin guión y sin dígito verificador, mientras quela contraseña es entregada por la persona designada como Administrador SinedUC ensu respectivo establecimiento.


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1.6 Página de inicio

Cuando recién ingresemos a la plataforma, llegaremos a la página de inicio que sedetalla a continuación.

Conviene señalar antes que SinedUC ordena la información en categorías quellamaremos “módulos”, dentro de los cuales encontraremos subcategorías quellamaremos “secciones”. Los módulos no contienen información de por sí, sino quecontienen a las secciones, en las que ingresaremos los diferentes datos requeridos.

Página de inicio SinedUC


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1. Logo SinedUC: al hacer clic sobre él, volvemos a la página deinicio del sistema.

2. Nombre de usuario: en la parte superior aparece el nombre del usuario que estáaccediendo al sistema.

3. Mesa de ayuda: al pasar el cursor sobre esta frase, aparece lainformación de contacto de este servicio (correo, teléfono y fax).

4. Capacitación: al pasar el cursor sobre esta frase, aparece la informaciónde contacto de este servicio (correo y fax).

5. Administración: al pasar el cursor sobre esta frase, aparece lainformación de contacto del responsable del área de post-venta (correo).

6. Este botón sirve para esconder la barra superior del sistema que muestra los

ítems 1, 2, 3, 4 y 5.

7. Este botón sirve para cerrar sesión. Se recomienda presionarlo cadavez que el usuario abandone el computador en el cual está trabajando. Esto garantizaque otras personas no puedan acceder al sistema con una cuenta ajena.

8. Este botón sirve para esconder el menú con los módulos que aparece a laizquierda (12).

9. Este botón sirve para esconder la barra superior y la barra de la izquierda. Esequivalente a presionar el botón (6) y (8).

10. Este menú desplegable sirve para seleccionar el año académico en que seva a trabajar. Se sugiere que antes de comenzar a utilizar el sistema, se verifique quéaño se encuentra seleccionado.

11. Estemenú desplegable, permite a los sostenedores elegir el establecimiento del cuál deseanobtener estadísticas. Para el resto de los usuarios, aparece únicamente su colegio deprocedencia.

12. En la barra de la izquierda aparece el listado con todos los módulos.

13. Este botón nos permite abrir todos los módulos, con lo que aparecen todaslas secciones dentro de éstos.

14. Este botón nos permite cerrar todos los módulos, con lo que se escondentodas las secciones que se encuentren abiertas. Se recomienda utilizar este botón encaso de tener dificultades para encontrar un módulo determinado.

15. Al presionar este botón, se desplegará una ventana con la lista detodos los módulos y todas las secciones, desde las que podremos acceder.


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16. En la página de inicio del sistema, podremos observar las noticias que sepubliquen, ya sea por parte del propio establecimiento o de la corporación a cargo delcolegio, como también por parte del equipo SinedUC.

17. Al presionar este botón, seremos enviados a una nueva ventana

en la que podremos leer todas las noticias que se hayan publicado para unestablecimiento, ordenadas por fecha.

18. En amarillo, aparecerá la última noticia publicada, con su respectivo título y fechade publicación.

19. El número que aparece en la parte inferior indica la cantidad de visitas al sistemaque ha realizado el usuario.


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1.7 Módulos de la plataforma

La plataforma despliega visualmente su información a través de “Módulos” que estándivididos en "Secciones", las cuales nos permitirán acceder a la información, es decir,hacer clic sobre un módulo no muestra información, simplemente despliega lassecciones que contiene.

Los Módulos tienen funciones de "recolección de datos", de "despliegue de datos" ouna combinación de ambas, es decir, existen partes del sistema que están diseñadaspara el ingreso de datos por parte del usuario y que facilitan esta labor, y a su vez,existen partes que procesan la información ingresada y que la presentan al usuario demanera estructurada.

Una de las ventajas de separar la funcionalidad de esta manera, es que permite que laconexión a Internet sea lo menos lenta posible. Otra ventaja es que permite restringirfuncionalidades a los diferentes usuarios de manera específica. Por ejemplo, se puederestringir la modificación de datos, sin afectar el acceso a visualizar dicha información.


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1.7.1 Módulo Libro de clases

Este módulo recrea el libro de clases tradicional, incorporando algunas seccionesoriginales que permiten calificar al alumno en alguno de los ámbitos en que sedesenvuelve a nivel escolar.

Este módulo no está diseñado para presentar informes estructurados, pero presentaalguna información procesada para un primer análisis por parte del usuario.

Módulo Libro de clases


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1.7.2 Módulo Informes

Este módulo permite desplegar la información que se encuentra en el sistema a travésde variados informes.

Este módulo no está diseñado para el ingreso de datos por parte del usuario porque esun módulo que cumple solamente la función de “despliegue de datos”.

Módulo Informes


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1.7.3 Módulo Rech

Este módulo permite trabajar los datos que corresponden al envío de matrícula inicial yactas de calificaciones electrónicas al ministerio de educación, además de lageneración del acta en papel.

Aunque en general es un módulo que cumple funciones de "despliegue de datos", tienealgunas partes para ingresar datos solamente con el objeto de asegurarse que losarchivos que se envíen al ministerio tengan la información correcta.

Módulo Rech


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1.7.4 Módulo Subvenciones

Este módulo permite generar el Anexo al Boletín de Subvenciones con asistenciasdiarias e ingresar los datos que corresponden a alumnos integrados que se declaran enboletines separados.

Este módulo mezcla funciones de "recolección de datos" con "despliegue de datos".

Módulo Subvenciones


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1.7.5 Módulo Inscripción y matrícula

Este módulo permite ingresar a los alumnos regulares del establecimiento al sistema, junto a sus respectivos números de matrícula, de lista, fechas de ingreso, de retiro ycambios de curso entre otros datos.

Módulo Inscripción y matrícula


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1.7.6 Módulo Indicadores

En este módulo se pueden visualizar todas las estadísticas relacionadas con elfuncionamiento de un grupo de establecimientos a cargo de un sostenedor, las queincluyen cantidad de matrículas, vacantes, características de los alumnos y asistencia,

así como comparaciones entre diferentes años de un mismo establecimiento.

Se trata de un módulo de “despliegue de datos” exclusivamente.

Módulo Indicadores


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1.7.7 Módulo Cierre de año

En este módulo se llevan a cabo las actividades de finalización del año académico, lasque incluyen la promoción de los alumnos actuales, la inscripción de los mismos parael próximo año, la obtención de concentraciones de notas, etcétera.

Se trata de un módulo que cumple funciones de “recolección de datos” con “desplieguede datos”.

Módulo Cierre de año


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1.7.8 Módulo Dotación docente

Este módulo permite ingresar la cantidad de horas trabajadas por la planta docentedentro del establecimiento, diferenciando las horas hechas en aula y las otrasactividades complementarias. Este módulo tiene funciones solo de "recolección de

datos".

Módulo Dotación docente


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1.7.9 Módulo Alumnos

En este módulo se ven las fichas de todos los alumnos matriculados, las cuales puedenmodificarse para agregar datos faltantes o corregir errores de digitación.

Este módulo además permite agregar expedientes de calificaciones de años anteriorespara un alumno proveniente de otra escuela.

Módulo alumnos


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1.7.10 Módulo Administración

En este módulo se ingresan los datos del establecimiento y su estructura académicacompleta, desde los datos generales del colegio, hasta los más específicos.

Se trata de un módulo de “recolección de datos”.

Módulo Administración


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1.7.11 Módulo Horarios

Este módulo permite ingresar la carga horaria del establecimiento, la que una vezingresada, puede ser desplegada a nivel de curso, asignatura o profesor.

Se trata de una combinación de recolección y despliegue de datos.

Módulo Horarios


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1.7.12 Módulo Biblioteca

Este módulo tiene como finalidad la administración y gestión de la información quemanejan las bibliotecas de los colegios. Permite ingresar al sistema los datos denuevos libros o series, administrar los préstamos, conocer la disponibilidad de los libros

o series mediante un sistema de búsqueda e imprimir los códigos de barra para sercolocados a los libros.

Módulo Biblioteca


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1.7.13 Módulo Financiero

Este módulo permite al usuario registrar y administrar los ingresos de dinero querecibe un establecimiento por parte de los apoderados.

Módulo Financiero


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1.7.14 Módulo Evaluación Cualitativa

Este módulo permite al usuario diseñar evaluaciones de carácter cualitativo, orientadasa medir el progreso en áreas que no se vinculan a determinados sectores osubsectores de aprendizaje.

Además, permite establecer la calificación propiamente tal, así como desplegar elconjunto de informes de los alumnos que ya han sido evaluados.

Módulo Evaluación Cualitativa


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1.7.15 Módulo Alimentación

Este módulo ha sido dispuesto para el manejo de los datos que corresponden altrabajo con la Junaeb.

Módulo Alimentación


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1.7.16 Módulo Educación Física

Este módulo permite ingresar información sobre las mediciones de peso y estatura quese realizan en la clase de educación física.

Módulo Educación Física


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1.8 Indicaciones generales para el manejo de los módulos

Existen características generales a la mayoría de los módulos del sistema que convienedetallar antes de explicar todas las secciones.

Tomaremos como ejemplo la sección Inscritos y matriculados, del módulo Inscripción ymatrícula.

Elementos comunes a la mayoría de los módulos

1. Sobre una franja gris, se podrá observar queaparece el nombre del módulo y de la sección sobre la que estamos trabajando. Sipasamos el cursor sobre el nombre del módulo, se desplegará un pequeño menú contodas las secciones, a las que podremos acceder directamente con un clic. En el casode este ejemplo, leemos “Inscripción y matrícula > Inscritos y matriculados”.

2. Sobre una franja de coloramarillo, se aprecia el módulo y la sección sobre la que estamos trabajando. Estopermite orientarse al estar trabajando en varias secciones de manera simultánea.

3. Estas pestañas celestes son parte dealgunos módulos dentro del sistema y al ingresar a ellas encontraremos másinformación que registrar o más opciones para el despliegue de datos de dicha sección.

4. Ayuda: al hacer clic sobre este botón, emergerá una ventana que contiene untutorial con instrucciones para la sección en la cual nos encontremos. Esta informaciónde ayuda no es la misma que aparece en el presente manual, de manera que ambas secomplementan.

5. Impresión: este botón nos permitirá imprimir la información que veamos enpantalla. El procedimiento completo se detallará en el capítulo siguiente.

6. Exportar a Excel: este botón nos permitirá exportar los datos que veamos enpantalla a una planilla Excel. El procedimiento completo se detallará en el capítulosiguiente.


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1.9 Imprimir y enviar a Excel

Opción imprimir Opción enviar a Excel

La gran mayoría de los informes tienen estas opciones sobre su encabezado.

Pasos para imprimir un informe• Generar un informe.• Chequear la configuración de la página en el navegador.• Hacer clic en la opción Imprimir.• Seleccionar las opciones en el cuadro de diálogo de la impresora.• Confirmar la impresión.

El primer paso para imprimir un documento, es identificar alguna sección o pestañaceleste que cuente con el ícono de impresión. Si posee dicho ícono, podremos recurrir

a las opciones de impresión que brinda la plataforma.Para configurar aspectos de la impresión es necesario ir a las opciones del navegador,en el menú “Archivo” o “File” a la opción “Configurar página” o “Page Setup”.

Archivo→ Configurar página

Para que los documentos aparezcan en la cantidad de páginas que corresponda serecomienda eliminar los encabezados y pie de página (“Header” y “Footer”), y colocarlos márgenes en cero.


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Configuración de impresión

Al hacer clic en la opción Imprimir aparece una nueva ventana que presenta elinforme en la forma en la que quedará impreso. Mientras esto sucede se está cargandola ventana de diálogo que corresponde a la impresora. Una vez que este cuadro dediálogo aparece se puede seleccionar la impresora que se desea ocupar, además delintervalo de las páginas a imprimir y las configuraciones de que disponga la impresoraseleccionada.

Encabezado enblanco

Pie de página en

blanco

Márgenes encero


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Confirmar impresión

Pasos para enviar a Excel y guardar en un directorio específico• Generar el informe.• Hacer clic en la opción Enviar a Excel.• Elegir la opción “Guardar” o "Save" en el cuadro de diálogo.• Seleccionar el directorio en el cual desea guardar.• Elegir el nombre para la planilla Excel donde se guardan los datos.• Confirmar haciendo clic en la opción “Guardar” del cuadro anterior.

Al hacer clic en la opción Enviar a Excel aparece una nueva ventana del navegador yademás un cuadro de diálogo con las opciones (si se desea abrir directamente elarchivo Excel donde se guarda el informe puede elegir esa opción en ese momento).

Una vez que se elige la opción “Guardar” o "Save" en el cuadro de diálogo anterioraparece el cuadro de diálogo típico para guardar un archivo, el cual permite elegir eldirectorio en el que se almacena el archivo además de su nombre.

Al abrir el archivo (desde el directorio donde se ha almacenado) es probable queciertas características propias de la página web no se puedan exportar a Excel. En estecaso aparece un aviso de error que indica este problema. En el cuadro de diálogocorrespondiente simplemente hay que aceptar el mensaje (OK) y podrá abrir la planilla

Excel con el informe.

Algunas observaciones importantes para trabajar en Excel• Los informes aparecen con un punto como separador decimal, puede ser

que en su configuración esté trabajando con la coma como separadordecimal. En este caso puede tener problemas al trabajar con números. Unaposible solución es reemplazar todos los puntos por comas en la opciónreemplazar del menú “Edición” de Excel para que lo haga automáticamente.


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• Algunas celdas aparecen combinadas, esto podría presentar problemas alquerer eliminar columnas enteras que contengan estas celdas combinadas.Para deshacer la combinación de algún conjunto de celdas en particular hayque seleccionarlas y, con el botón derecho de mouse, hacer clic y elegir laopción que da acceso a cambiar el formato de celdas. Elegir las opciones deceldas y desactivar la casilla de verificación que combina celdas.


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1.10 Presentación del módulo Bibl ioteca

Este módulo tiene como finalidad la administración y gestión de la información quemanejan las bibliotecas escolares. Permite ingresar al sistema los datos de nuevoslibros o series, administrar los préstamos, conocer la disponibilidad de los libros oseries mediante un sistema de búsqueda, así como imprimir los códigos de barra paraser colocados a los libros.

Módulo Biblioteca

Este módulo presenta las secciones

• Catalogación• Circulación• Catálogo en línea• Administración.

Se recuerda que para ingresar a la plataforma es necesario, entre otras cosas, tenerasignado un perfil acorde con la función que se desempeñará, en este caso el perfil deBibliotecario.

Asignación perfiles autorizados

Este perfil deberá ser provisto por el encargado del sistema SinedUC en suestablecimiento.

Una vez que se le asigna el perfil y la contraseña respectiva por parte deladministrador de la escuela, el bibliotecario podrá modificar su clave. Esto deberárealizarse en módulo “Administración” sección “Cambiar mi Contraseña”.

El usuario con el perfil bibliotecario podrá ver el módulo completo, es decir, con todassus secciones. El resto de los perfiles incluidos sostenedor, director, profesor jefe yprofesor de asignatura, entre otros, podrán acceder sólo a la sección catálogo en línea.


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2 Funciones básicas de una biblioteca escolar


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2.1 Misión de una biblioteca escolar

La biblioteca escolar es una institución al servicio del proyecto educativo del colegio alque pertenece.

Su función es contribuir al logro del proyecto educativo, poniendo a disposición de losusuarios la información que requieran.


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2.2 Información en una biblioteca escolar

La información con que la biblioteca escolar deberá estar provista estaráíntimamente ligada a los programas de estudio del establecimiento; el encargado debiblioteca deberá estar interiorizado de los contenidos, actividades, objetivosfundamentales, así como de los programas de estudio del colegio con el fin de tenerpreparado con anticipación el material bibliográfico que le será solicitado durante elsemestre escolar.

También deberá cultivar una estrecha comunicación con el personal docente paracoordinar el uso de la biblioteca y de los materiales bibliográficos.

Es deseable que planifique su trabajo en la misma forma en que lo hace el colegiopara que su acción se inscriba efectivamente en la labor escolar.

Toda planificación de constar, al menos, de los siguientes pasos:

•

Objetivos• Contenidos• Actividades• Evaluación• Seguimiento

Los objetivos deben estar en concordancia con los propósitos del proyecto educativodel colegio, los objetivos de los subsectores y los objetivos propuestos por losprofesores del establecimiento, para el período lectivo.

Los contenidos deben representar los medios, a través de los cuales, se logren estosobjetivos; las actividades son las acciones que los alumnos realizan para lograr losobjetivos; la evaluación es la constatación del logro de los objetivos y finalmente elseguimiento consiste en vigilar, a través del tiempo, que la planificación se lleve acabo en la forma óptima en que fue concebida.

Cuando el encargado de biblioteca no posee personal que le secunde en su labor, esaconsejable que busque apoyo en alumnos de cursos superiores como “amigos de labiblioteca” o bien en apoderados que pudieran hacer un “voluntariado” en trabajostales como guardar libros, ordenar estanterías, pegar marbetes, reparar libros,etcétera, previo entrenamiento en estas tareas.

Cuando hay carencias en la colección, el encargado puede hacérselo saber a lasautoridades pertinentes con una adecuada fundamentación, en lo posible apoyada porel o los profesores del área correspondiente; otras opciones son solicitarlo al Centro de

Padres, a “amigos o ex alumnos de la escuela” que estén en condiciones de hacer lasdonaciones, solicitándolo a la comunidad en que se encuentra el colegio, etcétera.


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2.3 Servic ios de una biblioteca escolar

Los servicios de la biblioteca se pueden ir incrementando, esto es, además de lacirculación o préstamo que puede ser en la sala de lectura de la biblioteca, a la sala declases y bibliotecas de aula o a domicilio, se puede incorporar el servicio de “consulta oreferencia” que consiste en asesorar a los usuarios en la búsqueda de información,contestando preguntas, enseñándoles el uso del catálogo y de la biblioteca para quesaquen el máximo provecho.


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2.4 Usuarios de una biblioteca escolar

Los usuarios de la biblioteca escolar serán los alumnos, docentes, personal nodocente de la escuela y según la política del colegio también podrían considerarsecomo tales a los apoderados y otros miembros de la comunidad en que está inserta laescuela.

Es aconsejable que a los usuarios de la biblioteca se les entregue un “carné debiblioteca”, que es un documento que los acredita como tales. Éste debe contener lafotografía del usuario, su nombre completo, el nombre del colegio, timbre de labiblioteca, su categoría de usuario, curso y el año lectivo.


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2.5 Funciones del encargado de la biblioteca escolar

El encargado de la biblioteca escolar deberá velar por el uso racional de los recursosfísicos que posee ésta, vale decir, el espacio, equipamiento y mobiliario con quecuenta, así como los recursos financieros o el presupuesto de que se dispone para elfuncionamiento, considerando que las inversiones requeridas deben estar de acuerdo alas necesidades del colegio en particular.

Para la consecución del uso racional de los recursos es muy importante llevarestadísticas del movimiento de la biblioteca: préstamos a domicilio, en sala, materialmás demandado, pedidos no satisfechos, asistentes a la sala de lectura, etcétera;éstas demuestran el movimiento de la biblioteca y son la base para la fundamentaciónde la necesidad de nuevos recursos.

2.6 De la Biblioteca al Centro de Recursos para el Aprendizaje(CRA)

La concepción de la biblioteca escolar en un sentido moderno y actual la lleva aconvertirse en un Centro de Recursos para el Aprendizaje (CRA).

El Ministerio de Educación definió en 1995 el Centro de Recursos para el Aprendizajecomo el lugar del establecimiento donde se reúne, en un espacio dinámico y deencuentro, una diversidad de recursos educativos, que contiene informaciónactualizada y apoya, a través de múltiples servicios, el proceso de enseñanzaaprendizaje.

En el CRA se hallarán tanto libros, revistas, mapas, videos, DVD, cassettes, CD ROM,software educativo, etcétera, como también los aparatos necesarios para hacer uso deestos recursos, tales como equipos de video, DVD, computadores, retroproyectores,

entre otros.

En el CRA, además de los servicios básicos de una biblioteca escolar, se enfatizan lasactividades de extensión entre cuyos destinatarios se encuentra la comunidad en suconjunto, tales como talleres literarios, programas de fomento de la lectura,actividades de amigos de la biblioteca, etc.

De acuerdo a lo señalado por el Ministerio de Educación, la gestión del CRA seencuentra en manos de un equipo de trabajo, liderado por un profesor coordinador yen el que participan todos los profesores del establecimiento quienes, con suparticipación, articularán las diversas acciones que resultan de la implementación deun currículum escolar en constante desarrollo.


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3 Módulo biblioteca


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3.1 Catalogación

La catalogación consiste en describir una obra, tanto en su aspecto físico comotemático, teniendo por objeto generar un catálogo que muestre al usuario qué obrasde un autor hay en la biblioteca, qué títulos existen en la colección, y qué obras sepueden consultar sobre un tema determinado.

En esta sección de SinedUC es posible buscar información de obras ingresadaspreviamente al sistema o bien ingresar un nuevo libro o una nueva revista.

La sección se divide en las siguientes 5 pestañas, a manera de “sub-secciones”:

• Búsqueda en catálogo• Nuevo libro o publicación no seriada• Nueva revista o publicación seriada• Mantención• Reportes


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3.1.1 Búsqueda en Catálogo

Se abre la pantalla Búsqueda en Catálogo, acompañada del listado de las obras quecomponen la colección. Aquí se encuentran tanto las obras que aparecen en el “Catálogo en línea” o catálogo público como las obras que están en proceso de

catalogación y que aún no han sido puestas a disposición de los usuarios.

3.1.1.1 Búsqueda

Puede buscar por todas y por cada una de las opciones de búsqueda que allí aparecen:

1. Código de pedido2. Título3. Autor4. Materia5. Categorías

6. Colección7. Código de barras

Búsqueda en Catálogo


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1. Búsqueda por Código de Pedido

Si cuenta con la información exacta del código de pedido, lo llevará directamente alítem buscado, ya que los códigos de pedido son precisos. Una vez que ha digitado elcódigo, deberá presionar el botón “Buscar”.

Búsqueda por código de pedido


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2. Búsqueda por título

Si busca por título, el catálogo le mostrará todos los títulos que coincidan con sustérminos de búsqueda. Puede buscar por una palabra del título o por el título completo.La búsqueda la realizará por todo tipo de título, vale decir título, subtítulo, títulosecundario y títulos adicionales, información que se recomienda se ingrese de la

manera más completa posible, como veremos mas adelante. Una vez que ha escritouna palabra del título o el nombre completo de la obra, presione el botón “Buscar”.

Búsqueda por título


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3. Búsqueda por Autor

Si busca por autor, el catálogo le entregará todas las obras que existen en la bibliotecay que coincidan con el término de búsqueda. Puede buscar por el nombre completo delautor o por una palabra de su nombre. Similar al caso de la búsqueda por título, elmotor de búsqueda lo hará también en autores secundarios. Una vez que ha escrito el

nombre del autor o una parte del mismo, presione el botón “Buscar”.

Búsqueda por autor


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4. Búsqueda por Materias

Si busca por materias, deberá seleccionar alguna de las que aparecen en el menúdesplegable para tal efecto. Luego, usted podrá seleccionar de entre todas las materiasque han sido registradas en la biblioteca de su establecimiento. Una vez seleccionadala materia que desea explorar, haga clic en el botón “Buscar”.

Búsqueda por materias


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5. Búsqueda por categorías

Permite realizar una búsqueda dentro de cualquiera de las categorías que seencuentren habilitadas para la biblioteca del establecimiento (Módulo “Biblioteca”,sección “Catalogación”, pestaña “Mantención”, opción “Categorías”). Al seleccionar unacategoría, podrá hacer clic en el botón “Buscar”.

Búsqueda por categorías


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6. Búsqueda por colección

Permite realizar una búsqueda dentro de cualquiera de las colecciones que seencuentren habilitadas para la biblioteca del establecimiento (Módulo “Biblioteca”,sección “Catalogación”, pestaña “Mantención”, opción “Colección”). Una vezidentificada una colección, presione el botón “Buscar”.

Búsqueda por colección


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7. Búsqueda por código de barras

Si busca por código de barras el catálogo le informará de ese ítem específico. Esnecesario digitar el número completo, en caso de contar con un lector de códigos debarra compatible con el formato EAN-13, podría ser utilizado para el ingreso de lainformación. Cuando ya se ha ingresado el código de barras, podrá ver los resultados

presionando el botón “Buscar”.

Búsqueda por código de barras


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3.1.1.2 Resultados de la búsqueda

Los datos que arroja la búsqueda, ya sea mediante código de pedido, título, autor,materia, categorías, colección, código de barras, ofrecen la siguiente información:

• Título• Autor• Material• Categoría• Editorial• Notas

Información de disponibilidad

Junto a los datos señalados anteriormente, aparecerá un recuadro con información dela disponibilidad de las copias registradas en la biblioteca.

Información de disponibilidad

• Disponibles: número de copiasdisponibles para un determinadotítulo.

• Nº Copias: número total de copiasregistradas en la biblioteca delestablecimiento.

• Disponible el: fecha en la que estáo estará disponible un determinadotítulo.

Edición de datos

Además, existen 4 opciones que el bibliotecario podrá explorar con el fin de editar lainformación de las copias que estaba buscando:

Edición de datos

1. Ver copias2. Editar3. Nueva copia4. Borrar

1. Ver copias

Al hacer clic en “Ver copias”, aparece cada una de las copias que se han asignado a untítulo determinado, vale decir, la cantidad de “unidades” de que dispone la bibliotecapara una misma obra.

Ingresar en esta opción, nos permite “Editar” una copia existente o “Borrarla”, pormedio de los botones que indican tales acciones.


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Ver copias

Editar: Al ingresar a la opción “Editar”, podremos acceder a modificar los datos de unacopia en específico, es decir, una de las varias “unidades” que podemos encontrar bajo

un mismo título y autor.Borrar: Hacer clic en el botón “Borrar”, eliminará una de las copias para siempre delcatálogo de la biblioteca.

2. Editar

Al trabajar en la sección “Búsqueda en catálogo” y hacer clic en la opción “Editar”,podremos modificar los datos de una obra o título, en vez de los de una sola copia. Porejemplo, aquí podremos modificar los datos de autor, título, código Dewey, y/o año deedición, entre muchos otros, pero no se alterará la información relativa a cada copia deesa misma obra, como podría ser su código de pedido, descripción, estado físico ofecha de ingreso a los registros de la biblioteca. Cuando se modifiquen los datos de

una obra, éstos se aplicarán a todas las copias. A modo de ejemplo, si cambiamos eltítulo de “Harry Poter” por “Harry Potter” (con dos “t”), este cambio afectará el títulode todas las copias.

3. Nueva copia

Hacer clic sobre esta opción permite agregar una nueva copia para una obra que ya seencuentra registrada en el sistema. Por ejemplo, si un día recibimos un nuevo ejemplardel libro “Harry Potter y la piedra filosofal”, podremos agregar dicho ítem en esterincón de la plataforma. Desde luego, esto aumenta el número de copias, pero no deobras o títulos.

Al hacer clic en el botón Nueva Copia aparece un formulario con la fecha actual y eltítulo de la obra a la que se le agregará una nueva copia. Aquí se completan los datosde la nueva copia y se guardan en el sistema haciendo clic en el botón “Guardar”.

Es necesario agregar una nueva copia cada vez que se ingrese un nuevo ejemplar deun cierto ítem al sistema, vale decir a pesar de que la biblioteca escolar tenga un sólonúmero de un cierto material, deberá ser ingresada una nueva copia.

Aquí es donde se generará el código de pedido que posteriormente se utilizará parasolicitar un libro u otro material. Por lo tanto si no se realiza de manera correcta y


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completa el ingreso de la información en esta ficha, la gestión que se podrá realizarcon la plataforma no será del todo eficiente.

Para el préstamo de un libro u otro material, es necesario que éste tenga un código depedido, que permita tanto solicitarlo como ordenarlo en las estanterías. Para que laasignación sea más cómoda y simple de usar, el sistema entrega automáticamente un

código de pedido propuesto, el cual recomendamos usar, ya que posee los estándaresbibliotecarios necesarios suficientes para catalogar todas las colecciones que dispongael establecimiento. Esta propuesta aparece al costado del cuadro código de pedido.

Ficha de Nueva Copia

4. Borrar

Esta opción permite eliminar una obra o título del catálogo. El procedimiento requiereque primero sean eliminadas las copias asociadas a la obra que se eliminará.


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3.1.2 Nuevo libro o publ icación no seriada

La segunda pestaña que compone la sección de Catalogación, permite ingresar unanueva obra o título a los registros de la biblioteca, ya sea un libro u otro material “noseriado”, vale decir, que no tenga una publicación periódica o mensual, como podría

ser el caso de un diario o revista, los que sí son seriados.

Al hacer clic sobre esta pestaña, aparecerá un formulario en blanco que deberá serllenado con los datos de la publicación para el correcto funcionamiento de la biblioteca.Los campos marcados con un asterisco de color rojo, serán obligatorios. La informaciónse divide en los siguientes conjuntos de datos:

• Clasificación• MARC• Edición• Descripción física• Ficha bibliográfica

Una vez que se ha ingresado toda la información que corresponda y que se haverificado que ésta es correcta, se presiona el botón “Guardar”. Con esta acción, ellibro o publicación no seriada queda registrada en el sistema.

3.1.2.1 Clasificación

En el primer cuadro denominado “Clasificación”, se deben elegir desde los menúsdesplegables el tipo de material y la categoría de usuario para la cual se recomienda laobra.

Además hay un cuadro llamado “Mostrar en Catálogo en línea” que deberámarcarse para que el libro recién ingresado quede disponible para su posteriorbúsqueda en el catálogo. Se sugiere que antes de elegir esta opción, se ingrese toda lainformación del libro al sistema y se acondicione éste físicamente para empezar con elproceso de préstamo. Esto implica catalogarlo adecuadamente, adosarle los marbetes(estampillas autoadhesivas) con el código de pedido y/o código de barras, así como elrecordatorio con la fecha de devolución del libro.

Cuadro “Clasificación”


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3.1.2.2 MARC

El segundo cuadro, llamado MARC, muestra un formulario en donde se debe ingresar lainformación de la nueva obra. Cada casillero de información se detalla a continuación.

Cuadro “MARC”


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Autor

El Autor se refiere al principal responsable del contenido intelectual de la obra, éste seencuentra generalmente mencionado en la portada de ella. En el caso de más de unautor, se consigna el primero que aparece en la portada.

Es muy importante que los autores sean ingresados consistentemente al sistema, estoes, que haya una sola forma en que ellos aparezcan en el “Catálogo en línea”, por lotanto la gramática y la ortografía tanto del nombre como del apellido debe seridéntica.

Para cumplir con este requisito, antes de anotar alguno de estos datos es necesarioprimero, explorar en la opción “Buscar” (aparece junto al casillero de Autor) y si estedato ya aparece en el sistema, tomarlo desde allí. Para ello basta con seleccionarlo conun clic luego de lo cual aparecerá en el casillero correspondiente. En el caso que aúnno aparezca en el listado, se ingresa al sistema haciendo clic en “Nuevo”, arriba a laderecha, luego en Guardar y finalmente en el nombre del autor que aparecesubrayado.

Pasos para agregar un autor:

1. Hacer clic en la opción “Buscar”2. Se desplegará una ventana llamada “Buscar autor”3. Escribir el nombre del autor sin faltas de ortografía4. Hacer clic en el botón “Buscar”5. Si el autor no está en la lista, hacer clic la opción “Nuevo”6. Llenar la ficha “Nuevo autor” con los datos conocidos7. Hacer clic en “Guardar”8. Seleccionar el nombre que aparece subrayado en azul

1. Hacer clic en la opción “Buscar”


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2. Ventana “Buscar autor”

3. Escribir el nombre del autor sin faltas de ortografía

4. Hacer clic en el botón “Buscar”

5. Si el autor no está en la lista, hacer clic la opción “Nuevo”


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6. Llenar la ficha “Nuevo autor” con los datos conocidos

7. Hacer clic en “Guardar”

8. Seleccionar el nombre que aparece subrayado en azul


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Título y Subtítulo

El Título y Subtítulo de la obra corresponde al nombre que el autor le dio a su trabajo.Es muy importante que los títulos sean ingresados consistentemente al sistema, estoes, que haya una sola forma en que ellos aparezcan en el “Catálogo en línea”, tal comolo mencionado anteriormente en el caso del Autor.

Para cumplir con este requisito, antes de anotar alguno de estos datos es necesario,primero, explorar en la opción “Buscar” (aparece junto al casillero de Título) y si estedato ya aparece en el sistema, tomarlo desde allí. Para ello basta con seleccionarlo conun clic y aparecerá en el casillero correspondiente. En el caso que aún no aparezca enel listado, se realizará el mismo procedimiento señalado para Autor, es decir,ingresando el título, haciendo clic en “Nuevo”, luego en “Guardar” y finalmente en eltítulo subrayado.

Título Secundario y Títulos Adicionales

Título Secundario y Títulos Adicionales son otros títulos con que se podría conocer laobra. Cada vez que se necesite ingresar un Título adicional, primero se debe verificar

que se encuentre registrado. En caso de no estarlo debe ser ingresado digitando eltítulo y presionando “Agregar”, con lo que se agruparán en un listado. Una vezagregados, se pueden seleccionar y presionar “Eliminar” para borrarlos si fueranecesario.

Nota: Es importante que todos los formularios del sistema, en particular este, seanllenados con la mayor cantidad de datos posibles, puesto que, como se mostrará masadelante, el motor de búsqueda realiza una búsqueda por cada uno de los campos delformulario (según corresponda). Es decir, si al realizar una búsqueda se ingresa comoparámetro un Título secundario, y dicho dato no fue registrado en el sistema,obviamente la búsqueda no arrojará resultados positivos.

Lo anteriormente mencionado es válido para todos los campos del formulario. Al serllenado de manera completa y precisa se obtendrán mejores resultados en la gestiónde la biblioteca escolar.

Autores Secundarios

Autores Secundarios son aquellas personas que también tienen responsabilidad en laautoría de la obra.

El procedimiento es similar al descrito para el caso de Títulos Adicionales.

Materias

Materias (Tópicos) son palabras o frases que muestran al usuario de qué se trata laobra. Es muy importante que las materias sean ingresadas consistentemente alsistema, esto es, que haya una sola forma en que ellas aparezcan en el “Catálogo enlínea”.

Para cumplir con este requisito, antes de anotar alguno de estos datos es necesario,primero, explorar en la opción “Buscar” (que aparece junto al cuadro de Materias) y sieste dato ya aparece en el sistema, tomarlo desde allí. Para ello basta conseleccionarlo con un clic y aparecerá en el casillero correspondiente. En el caso que


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aún no aparezca el tema en el listado, se ingresa al sistema siguiendo los mismospasos señalados anteriormente para Autor, escribiendo la materia, haciendo clic ennuevo, en guardar y finalmente en la materia subrayada.

Páginas web

En Páginas Web se registran direcciones electrónicas donde se podría encontrar laobra, o parte de ella, en formato electrónico.

El procedimiento es semejante a los anteriormente descritos.

Serie

Serie es el título colectivo de un grupo de obras independientes que además de tenersus títulos propios, se relacionan entre sí mediante un título colectivo que se aplica algrupo como un todo.

Con el fin que estos nombres sean mantenidos consistentemente se puede buscar si yaha sido ingresado dicho dato o no. Si la serie aparece, se toma desde allí. Si no

aparece se incorpora una Nueva Serie digitándola en el cuadro respectivo. Y si desealimpiar la información del cuadro bastará con presionar el botón Limpiar.

ISBN

ISBN es el número internacional normalizado que se le asigna a cada título de un libro,considerando la edición de ella. Por ejemplo, si una obra se edita en rústica, esto escon tapa blanda, y también tiene una edición en tapa dura, cada una de ellas tendráun ISBN diferente.

Generalmente se encuentra al reverso de la portada del libro.

Clasificación Decimal Dewey

La Clasificación Decimal Dewey (CDD), es una notación numérica que se le otorga a laobra de acuerdo a la temática que trata y sirve para ordenar juntos en los estantes losmateriales que tratan un mismo tema. La notación de la CDD formará parte del Códigode Pedido del Libro.

La CDD es una obra muy extensa y detallada, pero para el efecto de las bibliotecasescolares se usan los tres sumarios, esto es, un primer sumario que corresponde a las10 clases principales en que el autor de este código dividió el conocimiento humano. Elsegundo sumario, a su vez, segmenta cada una de las diez clases principales en diezdivisiones (100 opciones) y finalmente, cada una de estas divisiones las fragmenta endiez secciones (1000 opciones).

La Clasificación Decimal Dewey, debería ser consultada al proveedor de libros de labiblioteca escolar, en caso de no contar con la información requerida sugerimos subúsqueda utilizando Internet.

Una página recomendada para tal efecto es la siguiente:http://www.upaep.mx/Biblioteca/Sistema_decimal.htm


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Código Autor Título

Para distinguir entre diferentes obras que tienen un mismo número de clasificación seagregan las tres primeras letras del apellido del autor, en mayúsculas y la primeraletra de la primera palabra significativa del título en minúscula, llamadas Código AutorTítulo.

Por ejemplo, el código de Autor Título del libro “El ingenioso hidalgo Don Quijote de laMancha”, de Miguel de Cervantes Saavedra, sería: “CERq”.

Notas

Notas aquí se consigna información de la obra que sea de interés para los usuarios yque no haya sido anotada anteriormente en el registro.


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3.1.2.3 Edición

La Edición corresponde a todos los ejemplares producidos esencialmente a partir deuna misma imagen y editado por la misma entidad. El número de edición, entonces, esuna cifra que indica que la publicación ha sido modificada en su contenido, con

respecto a la edición anterior. Se consigna en números árabes y la abreviatura ed.

Tanto el nombre de la editorial, como el lugar de edición, deberán buscarsepreviamente, siguiendo el mismo proceso que para Autor. Para el caso del idioma, encaso de requerir uno que no se encuentre disponible de la lista, puede solicitarsellamando a mesa de ayuda.

Cuadro “Edición”


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3.1.2.4 Descripción Física

El último cuadro denominado “Descripción Física” consta del registro del Nº devolúmenes, en una obra publicada en más de un volumen, o el Número de Páginas,cuando la obra ha sido publicada en un solo volumen. Luego se describe si contiene

ilustraciones con la abreviatura il. y finalmente se anota el alto del libro encentímetros, con la abreviatura cm. Si el libro tuviera incorporado algún tipo dematerial acompañante, por ejemplo, un CD rom, se especifica en el recuadro habilitadopara ello.

Cuadro “Descripción física”


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3.1.2.5 Ficha Bibliográfica

La plataforma permite crear un sistema de fichas bibliográficas (Módulo “Biblioteca”,sección “Administración”, pestaña “Fichas Bibliográficas”, opción “Configuración”) quepueden contener los datos que el usuario desee y en el orden que éste estime

conveniente, por ejemplo, Autor, Año, Título; o Título, Número de copias; etcétera. Lasposibilidades son casi ilimitadas. Además, las fichas están diseñadas para ser impresasen un formato que también es configurable.

Pueden diseñarse diferentes modelos de fichas, y en el recuadro “Ficha Bibliográfica”,de la pestaña “Nuevo libro o publicación no seriada”, se elegirá bajo cuál de las fichasdiseñadas se desea que aparezca el título que estamos ingresando al sistema.

Cuadro “Ficha Bibliográfica”


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3.1.3 Nueva revista o publicación seriada

Cuando el material bibliográfico es una publicación en serie, esto es, una publicaciónque aparece en partes sucesivas, cada una de las cuales presenta designacionesnuméricas o cronológicas y que pretende continuarse indefinidamente, habrá que abrir

la pestaña Nueva Revista.

El conjunto de datos que se solicita, es casi idéntico al mencionado para un nuevo libroo publicación no seriada, salvo por algunas casillas de información que se detallan acontinuación. Para el resto de las casillas, el lector podrá remitirse al capítulo anteriordel presente manual.

3.1.3.1 MARC

Existencias

Existencias dice relación con los fascículos de la revista que efectivamente seencuentran en la colección de la biblioteca.

La forma de registrarlas es siguiente: volumen, número (año: mes):

Por ejemplo,

Vol. 5 Nº 15 (2005: may./jun.)Vol. 5 Nº 14 (2005: mar./abr.)Vol. 4 Nº 11 (2004: sep./oct.)Vol. 4 Nº 9 (2004: may./jun.)Vol. 2 Nº 3 (2003: may./jun.)Vol. 1 Nº 2 (2003: mar./abr.)Vol. 1 Nº 1 (2003: ene./feb.)

Existencias

ISSN

ISSN es el número internacional normalizado que se le asigna a cada título de revista ysu función es distinguir a un título de otro, aún cuando éstos sean muy parecidos oiguales.

Las revistas no se clasifican, sino que se ordenan alfabéticamente por sus títulos ydentro del título por sus denominaciones de volúmenes, números y año.


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3.1.3.2 Edición

Año Edición del Nº 1En el rectángulo anote el año en que se publicó el primer número de la revista (si esposible la obtención de este dato).

Frecuencia

Se debe seleccionar la periodicidad con que aparece la publicación, indicando si esdiaria, anual, mensual, quincenal, etcétera.


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3.1.4 Mantención

Como lo indica el nombre en esta pestaña es posible realizar mantención algunos datosdel sistema. Dichos datos son los siguientes:

• Autores• Títulos• Materias• Series• Editoriales• Categorías• Colecciones• Ubicaciones

Estos datos son los mismos que se han ingresado al inscribir un nuevo libro o revista.Por lo tanto, si se ha cometido algún error al ingresar los datos, ya sea de informacióno de digitación, se podrá corregir en esta pestaña.

3.1.4.1 Autores/Títulos/Materias/Series/Editoriales

Lista de autores/títulos/materias/series/editoriales

Al ingresar un criterio de búsqueda (el nombre completo, una parte o incluso unaletra), el sistema entrega un listado de todos los nombres registrados que coincidencon tal criterio.

Las columnas que aparecen son: número, nombre, reemplazar por, editar/borrar.

Lista de autores

Si se desea reemplazar un nombre por otro, sólo se debe hacer clic en la opción “Buscar”, escribir un criterio de búsqueda y seleccionar el nombre correcto, queaparecerá en color azul y subrayado. Por ejemplo, si hubiéramos registrado un libro


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con el nombre de autor “Isabel Alende”, y otros libros con el nombre correcto “IsabelAllende”, podríamos buscar “isabel” y reemplazar “Isabel Alende” por “Isabel Allende”.Este cambio afectará a todas las copias que hubiesen tenido asociado el nombre “Isabel Alende”.

Una vez que se procede al reemplazo de un nombre mal escrito por uno correctamente

escrito, se puede proceder a borrar el primero. Esto puede hacerse con la opción “Borrar” que aparece a la derecha de los resultados de búsqueda.

Borrar un autor/título/materia/serie/editorial sólo es posible cuando ya no tiene copiasasociadas. La forma de quitarle las copias asociadas, consiste en reemplazar el nombreque se eliminará por otro que será definitivo.

Asimismo, aparecerá la opción “Editar”, que nos permitirá modificar los datos de undeterminado resultado de búsqueda. En el caso de los autores, los datos que sepueden modificar son:

• Nombre completo• Sexo• Nacionalidad• Fecha/Año de nacimiento

Para el resto (títulos/materias/series/editoriales), sólo se editará el nombre queposeen.

Agregar/Editar autores/títulos/materias/series/editoriales

Esta opción nos permite agregar nombres al catálogo de manera separada del resto delos datos de una publicación. Vale decir, aquí puede cargarse una serie de nombres deautores, y después, cuando se proceda a la catalogación del material bibliográfico,podrán seleccionarse los autores que ya fueron ingresados. Lo mismo rige para

títulos/materias/series/editoriales.

3.1.4.2 Categorías

En esta opción podremos habilitar o deshabilitar las diferentes “Categorías” a las quepertenezca el material de la biblioteca. Las opciones son variadas, y el encargadodeberá escoger aquellas que más se ajusten a su contexto.

Si un título ha sido configurado como perteneciente a una categoría, ésta no podrádeshabilitarse. Para hacerlo, habrá que realizar una “Búsqueda por catálogo”,escogiendo la o las categorías que se desee deshabilitar, identificar los libros queaparecen bajo la categoría y luego cambiarla manualmente a cada uno, entrando a laopción “Editar” para cambiar los datos del título.


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Categorías

3.1.4.3 Colecciones

La opción “Colecciones”, nos permite habilitar o deshabilitar diferentes tipos decolecciones, siguiendo el mismo formato que la opción Categorías. Por lo tanto, habráncolecciones que no podrán deshabilitarse, salvo que se cambie la colección depertenencia de los libros asociados a ellas.

Colecciones


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3.1.4.4 Ubicaciones

En esta opción se pueden identificar diferentes espacios físicos donde se almacenan lostítulos de un establecimiento. Las opciones habilitadas son “Biblioteca” y “Laboratorio”,pero si un colegio requiriera una nueva opción, puede solicitarla a Mesa de Ayuda.

Ubicaciones


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3.1.5 Reportes

El sistema permite generar reportes relativos al ingreso que se ha realizado de lainformación de los diferentes títulos. Esta subsección es de alta relevancia para elbibliotecario ya que permite visualizar de manera ordenada el conjunto de datos de

que dispone.

3.1.5.1 Copias

En Copias es posible obtener un reporte de todo aquello que está registrado,mostrando el detalle de todo el material catalogado en el sistema.

Los criterios de búsqueda aceptados son los siguientes:

• Título• Código de Pedido• Autor• Tipo de Material• Dimensiones• Tipo de ingreso• Disponibilidad (Estado en el que se encuentra un determinado ítem).• Colección• Ubicación

Reporte de copias


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Una vez elegido el criterio de búsqueda, bastará con presionar el botón “Buscar” paraque el sistema muestre la información encontrada, la que podrá ser impresa o bienexportada a Excel para su posterior análisis por parte del bibliotecario.

Una opción que puede ser de interés para el bibliotecario, radica en el hecho de que esposible pedirle un informe a la plataforma que incluya todos aquellos datos que faltan,

con lo que es posible identificar visualmente qué títulos poseen informaciónincompleta.

La información que entregará el sistema es bastante amplia y se encuentra supeditadaal ingreso previo que haya realizado el usuario capacitado para dichos fines. Es por elloque si algún dato faltase, es debido netamente a un deficiente ingreso de información.

Una vez ingresado los parámetros de búsqueda, la información que entrega el sistemaconsta de lo siguiente:

• Nº (Número ordinal, entrega una posición relativa en la búsqueda).• Cod Barra (código de barras)• Título• Cod. Pedido (código de pedido)• Nº Copia (Número de copas)• Autor• Tipo Material• Dimensiones• Ingreso• Disponibilidad• Colección

Supongamos que buscamos, por ejemplo, “dracula” (sin acento y con minúscula). Estoarrojará un listado que contiene todos los títulos que contengan dicha palabra.

Ejemplo de reporte de copias


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3.1.5.2 Inventario

A final de año usualmente se realiza un inventario de la colección de libros que posee

la biblioteca. Para esto, la plataforma entrega la opción de realizar dicho procesoutilizando un lector de código de barras.

El procedimiento es simple, deberá ingresar el código de barra en el cuadro respectivoy posteriormente deberá presionar el botón “Ingresar”.

Al hacer esto, el ítem pasará a formar parte del inventario, apareciendo en los reportespertinentes.

Inventario

La opción “Ver lista de inventario” presenta todos los títulos que han sidoefectivamente inventariados.

La opción “Ver resultado de inventario” presenta todos los títulos, tanto losinventariados como los no inventariados. Además informa si una copia está “Disponible” o “En circulación”, junto con el nombre del usuario que la tendría.

La opción “Iniciar un nuevo inventario” permite comenzar un inventario desde cero, esdecir, elimina los registros que se habían ingresado previamente.


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Ver resultado de inventario


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3.1.5.3 Ingresos

Este reporte permite observar todos los títulos que han sido ingresados entre unadeterminada fecha y otra. Al ingresar solamente la fecha de inicio, el sistema entregatodos los títulos que se han agregado desde ese minuto hasta la actualidad.

Ingresos


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3.2 Circulación

Esta sección del Módulo Biblioteca consiste, básicamente, en el préstamo, y devolucióndel material bibliográfico.

De acuerdo a la política de cada establecimiento educacional podrán efectuarsedistintos tipos de préstamos en relación al lugar donde será utilizado. Las opcionesmás comunes son las siguientes:

• En la sala de lectura de la biblioteca• A la sala de clases y bibliotecas de aula• A domicilio

El préstamo en la sala de lectura de la biblioteca consiste en proporcionar al usuario elmaterial bibliográfico que necesite para que lo consulte dentro de la biblioteca.

El préstamo a la sala de clases y bibliotecas de aula es un convenio entre el profesor

de aula o el de asignatura que le permite llevar el material a la sala de clases por untiempo definido, y hacerse responsable de él, y luego devolverlo a la biblioteca.

El préstamo a domicilio es el préstamo que se realiza a cualquier usuario de labiblioteca, registrado como tal, que le permite llevarse el material bibliográfico fueradel recinto escolar.

La sección se divide en las siguientes pestañas:

• Principal• Colecciones• Tipos Usuario• Resposición Copias• Reportes• Carta de aviso

3.2.1.1


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3.2.2 Principal

Principal

En esta pestaña se puede administrar una situación de préstamo de material a unalumno, profesor o personal no docente, para lo cual es necesario en primer lugar,algún dato de identificación, idealmente el RUN.

Una vez que se ha identificado al Usuario que solicita material, se despliegan una seriede sub pestañas que permitirán administrar la cuenta individual de cada usuario:

• Préstamos• Devolución• Multas• Historial• Principal

Pantalla de usuario

En el caso del ejemplo, vemos que el usuario aparece identificado con su nombre en laesquina superior izquierda.

Respecto al número de pedidos habilitados para cada alumno, se trata de un dato quese configura en el módulo “Biblioteca”, sección “Circulación”, pestaña “Tipos Usuario”.


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3.2.2.1 Préstamos

Si se dispone de la pistola lectora de láser, bastará con presionarla para escribir elcódigo y hacer clic en “Continuar”.

Si no se dispone de dicha tecnología, se debe seguir el siguiente procedimiento:

• Hacer clic en la opción “Buscar”• Escribir alguno de los campos que se solicitan• Identificar el material que está solicitando el usuario• Hacer clic en “Ver copias”• Identificar la copia que se requiere o que esté disponible• Hacer clic en “Agregar”

Al finalizar el procedimiento, se volverá a la pantalla “Principal” y el código de barrasdel título que se solicita aparecerá automáticamente escrito en el lugar respectivo.Luego se debe hacer clic en el botón “Continuar”.

La pantalla siguiente corresponde a una confirmación de préstamo. Para confirmar, seselecciona la opción “Ingresar préstamos”. De lo contrario, se presiona “Volver”. Unmensaje de éxito confirmará la operación.

Confirmación de préstamo

Al volver a la página “Principal”, y digitar los datos del alumno o funcionario delestablecimiento, aparecerá una ventana que advierte que el usuario presenta materialen su poder.


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Identificación de préstamo vigente


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3.2.2.2 Devolución

Se trata de la sección que permitirá configurar el retorno de un determinado título a labiblioteca del establecimiento.

Al ingresar, aparecerán identificadas las obras que el usuario tenga pendientes bajo eltítulo “Libros por devolver”.

Devolución

Para proceder a devolver el libro, se puede utilizar un lector láser, o simplementehacer clic en el código de barras que aparece junto al título del mismo, en color azul ysubrayado. Al hacerlo, el código quedará escrito en el recuadro “Devolver copia”.

Es importante que se escoja un “Estado físico” al momento de la devolución,especialmente en los casos en que un libro de entrega dañado o no se entrega, porhaberlo perdido. Las opciones serán justamente esas: “Bueno”, “Regular”, “Malo”,

“Perdido por usuario”.Asimismo, la “Fecha de devolución” asociará el perfil del alumno a un estado de deuda,en caso de que se haya configurado un sistema de multas por atraso.

Una vez que se ha configurado la calidad de la devolución, se presiona el botón “Devolver”.


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3.2.2.3 Multas

La configuración de las multas se realiza en Biblioteca -> Circulación -> Colecciones,especificando cuántos días se permite el préstamo de un determinado material ycuántos pesos debe cancelar el alumno en caso de presentar atraso.

En virtud de dicha configuración, el usuario moroso aparecerá en la pestaña multas,donde también podrá hacer un abono en efectivo para paliar dicha deuda.

Alumno en deuda con el establecimiento


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Historial

En esta sub sección aparece el historial de préstamos que presenta un usuario de labiblioteca. Se presentan las opciones de ver los últimos 10 pedidos o el historialcompleto.

En ambos casos, los datos que entrega el informe corresponden a:• Código de barra• Título• Descripción• Movimiento• Fecha y hora de inicio• Fecha y hora de fin

Historial


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3.2.3 Colecciones

Esta pestaña permite configurar tanto el sistema de multas, como la cantidad de díasque se autoriza a un usuario a retener un libro o material, según el tipo de colección aque pertenezca el objeto en préstamo.

Se solicita escoger una colección. Luego, se debe llenar un formulario con las “reglas”de la biblioteca:

• Tipo de usuario (alumno, docente, no docente)• Días préstamo (días que se autoriza a retener material)• Días castigo (días durante los cuales no se permite solicitar material)• Multa por día (monto en pesos que debe el usuario por cada día que pasa)• Extensiones de préstamo (días de extensión)• Días extensión (días que habilita la extensión)

Romper estas “reglas”, bloqueará a los usuarios, a no ser que se especifique lo

contrario, ya que se puede habilitar la extensión de préstamo a usuarios bloqueadospor:

• Castigo por atraso en la devolución• Multa impaga• Devolución de copia en mal estado• Pérdida de copia

Colección


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3.2.4 Tipos usuario

En esta pestaña se establece cuántos libros podrá pedir de manera simultánea unusuario, ya sea alumno, docente o no docente.

Tipos de usuario


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3.2.5 Reposición copias

Esta pestaña permite administrar la reposición de un libro que fue devuelto en malestado o perdido por el usuario.

Todos los casos de esta naturaleza que sean registrados aparecerán en esta sección dela plataforma, habilitando tres opciones para dar solución del problema:

• Reemplazar copia• Nueva copia• N

libro biblioteca v3.58 sineduc

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