libros contables pdf caballero bustamante

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Libros y Registros:

Formatos adecuados al PCGEEstados Financieros

6Autores: CPC Rosa Ortega Salavarra

CPC Ana Pacherres Racuay

5 Ediciones Caballero Bustamante S.A.C.Ao 2010

Derechos reservadosD.Leg. N 822 (22.04.96)

web: www.caballerobustamante.com.pee-mail: [email protected]

Rosa Ortega Salavarra Ana Pacherres Racuay

Ao 2010Derechos reservados

D.Leg. N 822 (22.04.96)

Prohibida la reproduccin total o parcial sin la autorizacin expresa del editor.

Depsito Legal - Ley N 26905 (20.12.97)

Hecho el Depsito Legal en la Biblioteca Nacional del Per N 2010-10738

Editor: Ediciones Caballero Bustamante S.A.C.Domicilio: Av. San Borja Sur N 1170 - Of. 201 - 202

San Borja, LimaAo 2010 - 10,600 ejemplares

Registro del Proyecto Editorial: 11501301000889

Primera edicin - octubre 2010

Diseo y diagramacin:Rosaura Bancayn, Patricia Cruzado,

Jos Lizano, Milagros Motta, Nora Villaverde

Impresin y encuadernacin:Editorial Tinco S.A.

Av. San Borja Sur N 1170 - Of. 101 - San Borja, Lima

Registro ISBN: 978-612-4048-37-1

Este libro se termin de imprimir ennoviembre de 2010 en los

Talleres Grficos de Editorial Tinco S.A.Av. San Borja Sur N 1170 - Of. 101 - San Borja

Lima, PerTelfono: 710-7101

Libros y Registros: Formatos adecuados al PCGE -

Estados Financieros

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LIBROS Y REGISTROS VINCULADOS A ASUNTOS TRIBUTARIOSCAPTULO III

Prlogo

Si bien los libros y registros constituyen un instrumento fundamental para obtener informacin, evaluar la eficiencia y desempeo de las distintas reas, permite tambin cumplir adecuadamente con las obligaciones tributarias. En este sentido, resulta sumamente til para la Administracin Tributaria constituyendo una herramienta para sus labores de verificacin o fiscalizacin; por dicha razn dentro de las obligaciones que deben cumplir los administrados se exige llevar los libros y registros conforme a lo establecido en las normas pertinentes y conservarlos mientras que los tributos no se encuentren prescritos.

En diciembre de 2006 se public la Resolucin de Superintendencia N 234-2006/SUNAT (30.12.2006) que establece en una primera parte las normas que regulan los libros y registros vinculados a asuntos tributarios, buscando consolidar o regular en un solo cuerpo legal las disposiciones referidas al procedimiento de autorizacin, plazo mximo de atraso, las normas referidas a la prdida o destruccin de los mismos, as como la forma en que deben ser llevados stos y los requisitos que deben contener de manera general. El artculo 13 de esta Resolucin contiene los formatos e informacin mnima que deben llevar cada uno de los libros y registros vinculados a asuntos tributarios.

Adicionalmente, debe observarse que si bien es cierto en virtud a la Resolucin del Consejo Normativo de Contabilidad N 042-2009-EF/94 (14.11.2009) se ha diferido el uso obligatorio del Plan Contable General Empresarial para el 2011, no deja de ser menos cierto que, considerando que los Estados Financieros se elaboran bajo los alcances de las NIIFs (comprendindose a las NICs y normas interpretativas), el proceso contable, cuyo punto de partida lo constituye el registro contable, no ha de alejarse de dicha normativa; por consiguiente cabe concluir que el PCGE, como herramienta de registro contable que es, se erige como el instrumento imprescindible para tal cometido. Ante lo dicho, nos permitimos sealar que el Plan Contable General Revisado (PCGR), al no alinearse a la normativa contable, no es ms el instrumento adecuado para un debido registro contable de los hechos econmicos. Sobre la prctica, el PCGR ha sufrido adaptaciones con la finalidad de poder ajustarse a las exigencias de las disposiciones y lineamientos contables.

Por tal razn y considerando que la Tercera Disposicin Complementaria de la Resolucin de Superintendencia N 239-2008/SUNAT (31.12.2008) dispone la adecuacin de los formatos y nombres de las cuentas al Plan Contable General Empresarial, en la presente obra se ha pro-cedido a desarrollar los formatos e informacin mnima de acuerdo a la estructura establecida por el referido Plan.

Desde esa perspectiva y, dada su importancia, es que el principal objetivo de la presente obra denominada Libros y Registros vinculados a asuntos tributarios" es poner al alcance de todos los

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LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES CAPTULO III

interesados, en especial de los directivos, funcionarios, contadores y profesionales involucrados, un eficaz medio de consulta, orientador y preventivo que le permita conocer los aspectos ms importantes a tener en cuenta a efectos de poder cumplir adecuadamente con sus obligaciones tributarias formales y/o regularizar determinados incumplimientos evitando o minimizando posibles contingencias.

En cuanto al orden empleado, esta obra consta de las siguientes partes:

n PRIMERA PARTE : ALCANCES GENERALESn SEGUNDA PARTE : FORMATOS E INFORMACIN MNIMAn TERCERA PARTE : SISTEMA ELECTRNICO PARA EL LLEVADO DE LIBROS Y REGISTROSn CUARTA PARTE : ESTADOS FINANCIEROSn QUINTA PARTE : PRINCIPALES INFRACCIONES Y SANCIONES VINCULADAS CON LOS

LIBROS Y REGISTROS VINCULADOS A ASUNTOS TRIBUTARIOSn SEXTA PARTE : LEGISLACIN

Finalmente, anhelamos que la presente obra se constituya en una herramienta de consulta obligada para todos aquellos que requieren conocer y/u orientar sobre las obligaciones forma-les relacionadas con los libros y registros vinculados con asuntos tributarios emanadas por las distintas normas tributarias y evitar posteriores perjuicios a la empresa.

LOS AUTORES

7 LIBROS Y REGISTROS: FORMATOS ADECUADOS AL PCGE - ESTADOS FINANCIEROSCAPTULO I

AlcancesGenerales PARTE I

8LIBROS Y REGISTROS CAPTULO I

9 LIBROS Y REGISTROS: FORMATOS ADECUADOS AL PCGE - ESTADOS FINANCIEROSCAPTULO I

Libros y RegistrosCaptuLo I

1. Generalidades

El artculo 33 del Cdigo de Comercio (1) establece

que en general todo negocio (sea una persona natural o jurdica) debe llevar necesariamente, con la finalidad de proteger los intereses que confluyen en la empresa, los siguientes libros contables: (i) Inventarios y Balances, Diario, Mayor (Libros Principales) y (ii) los dems libros que ordenen las leyes especiales obligatorios o voluntarios.

En virtud a ello, cabra concluir que todo negociante debe llevar los siguientes libros y registros:

1.1. Libros principales

InventariosyBalances Este libro de conformidad con el Artculo

37 del Cdigo de Comercio debe contener la relacin detallada del inventario inicial, es decir: La relacin exactadelActivo: dinero,

valores, crditos, efectos por cobrar, bienes muebles e inmuebles, mercaderas y efectos de todas clases, registrados a su valor real.

LarelacinexactadelPasivo: deudas, y toda clase de obligaciones pendientes.

La relacinexactadelPatrimonio: diferencia entre el activo y pasivo que viene a ser el capital, con el que inicia sus operaciones.

Asimismo, anualmente al finalizar el ejercicio (2) se registrar en este libro el Inventario de Cierre, es decir, los saldos detallados de las cuentas del Balance General (activo, pasivo y patrimonio) a la fecha de cierre de cada ejercicio.

LibroDiario Se trata de un libro cuyo primer asiento

registra el inventario inicial y que segn el artculo 38 del Cdigo de Comercio registra seguidamente en orden cronolgico, da por da, todas las operaciones, que sern transferidas al libro mayor.

LibroMayor En este libro se traslada cada asiento de dia

rio por orden riguroso de fechas, conforme lo establecido por el artculo 39 del Cdigo de Comercio a cada una de las cuentas empleadas. Se abre en forma de cuenta, trasladando las cifras al debe o al haber segn corresponda.

(1) Vigente desde 1902.(2) Para efectos tributarios, cuando se efecte la modificacin del coeficiente o porcentaje de los pagos a cuenta que realizan las

empresas, se deber incorporar el balance segn corresponda al 31 de enero o al 30 de junio, elaborado para realizar esta modificacin.

LIBROSYREGISTROSQUEDEBELLEVARTODO

NEGOCIO

LIBROSPRINCIPALES:Diario, Mayor, Inventarios y Ba lances

LIBROSAUXILIARESOBLIGATORIOS:Registro de Compras, Registro de Ventas, Libro Caja y Bancos, Registros de Control de Inventario (kardexenunidadesovalorizado),Registro de Control de Bienes del Activo Fijo, Registro del Rgimen de Retenciones, Registro del Rgimen de Percepciones, entre otros.

LIBROSAUXILIARES VOLUNTARIOS:Registro de control de cuentas por cobrar y cuentas por pagar, libro bancos, libro de caja chica, etc.

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LIBROS Y REGISTROS CAPTULO I

1.2. Librosyregistrosauxiliares

RegistrosAuxiliaresObligatorios Son libros en los cuales se detallan y desarrollan

las cuentas y anotaciones que se llevan en los libros principales y cuyas cuentas anotaciones guardan una ntima relacin con las cuentas del mayor, o que sirven de preparacin para las anotaciones del libro diario. Estos registros deben ser llevados en forma obligatoria, segn las leyes o reglamentos que correspondan. Entre otros tenemos a los siguientes: Libro Caja. Registro de Ventas. Registro de Compras. Registro de Inventario Permanente en

Unidades o Valorizado.(3) Registro, tarjeta o sistema de control de

activos fijos.

RegistrosAuxiliaresVoluntarios Cualesquiera otros que una empresa lleve. Es

decir, son aquellos que se podrn llevar en forma voluntaria para mantener o mejorar la marcha de la empresa y administracin de un negocio. Podramos incluir a los siguientes: Caja chica. Libro bancos. Libro de documentos por cobrar. Libros de documentos por pagar. Libro de cuentas corrientes. Libro analtico de gastos generales.

1.3. Importanciayprincipalesobligacionestributarias

Los libros y registros constituyen las herramientas fundamentales para obtener informacin, evaluar la eficiencia y desempeo de las diversas reas y cumplir adecuadamente sus obligaciones (4). As en funcin a la informacin anotada en los libros y registros se elaboran los Estados

Financieros, permitiendo cubrir las necesidades comunes de informacin de una amplia gama de usuarios.

Es importante tener en consideracin que si bien la elaboracin de los Estados Financieros compete al profesional contable (quien los confecciona conforme a los principios contables y requerimientos legales); el Directorio (o la gerenciadondenoexistaDirectorio)eselrganoresponsable de formular los Estados Financieros para que sean aprobados por la Junta General de Accionistas o Socios.

El objetivo de la formulacin de Estados Financieros confiables, es que reflejen la verdadera y real situacin financiera de la empresa, en base a la cual los socios o terceros podrn tomar decisiones eficientes. Justamente, uno de los terceros interesados en revisar tanto los libros y registros como los Estados Financieros, es el Estado.

Por lo tanto, dado que en los libros y registros se anotan las operaciones realizadas por los contribuyentes, stos proporcionan a la administracin tributaria evidencia documentaria constituyndose tambin en una herramienta al momento de realizar sus laborares de fiscalizacin y verificacin. En efecto, con la finalidad de facilitar la funcin comprobadora de la Administracin Tributaria el artculo 87 del Cdigo Tributario requiere dentro de las obligaciones de los administrados, entre otros, llevar los libros de contabilidaduotros librosyregistrosexigidospor las leyes, reglamentos, o por Resolucin de la SUNAT conforme a lo establecido en las normas pertinentes y conservarlos mientras que los tributos no se encuentren prescritos; dichodeotraformaexigeelcumplimientodeun deber contable que muchas veces es ms gravoso que la obligacin principal (5) que ha de plasmarse en un libro o registro y a su vez debe de ceirse a ciertas caractersticas formales que se establezcan.

(3) Mediante el artculo 5 de la Resolucin de Superintendencia N 239-2008/SUNAT, publicada el 31.12.2008 se incorpora el nu-

meral 13.4 a la Resolucin de Superintendencia N 234-2006/SUNAT a fin de disponer la excepcin en la llevanza del Registro de Inventario permanente en unidades fsicas a todos los contribuyentes que se encuentren obligados a llevar un Registro de Inventario Permanente Valorizado.

(4) El contribuyente adems de encargarse de dar cumplimiento a la obligacin tributaria, requiere los mismos por necesidad toda vez que stos permiten salvaguardar los intereses plurales que confluyen de la relacin de la empresa con terceros, trabajadores, inversionistas, acreedores, etc.

(5) Supone normalmente una carga econmica adicional para el sujeto pasivo.

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LIBROS Y REGISTROS: FORMATOS ADECUADOS AL PCGE - ESTADOS FINANCIEROSCAPTULO I

(6) Tngase en cuenta, que los libros y registros, permiten salvaguardar los intereses plurales que confluyen de la relacin de la

empresa con terceros, trabajadores, inversionistas, acreedores, estado, entre otros.

En atencin a dichas razones, resulta sumamente importante que los contribuyentes cumplan adecuadamente con su obligacin de llevar los libros y registros que exigen las normastributarias segn resulten obligados en funcin a su forma de constitucin, actividad, nivel de ingresos entre otros parmetros, cumpliendo con los requerimientos legales, a fin que los mismos ofrezcan garanta y tengan validez para efectos legales (fuerza probatoria).

1.4. LeydelNotariado El Decreto Legislativo N 1049, aprueba la nueva

Ley del Notariado, regulando en la Seccin Stima: De la Certificacin de Apertura de Libros del Captulo II: De los Instrumentos Pblicos Protocolares, Tulo II: De los Instrumentos Pblicos Notariales, respecto a la formalidad de los Libros Contables, as en el artculo 112 se dispone que el notario certifica la apertura de libros u hojas sueltas de actas de contabilidad y otros que la Ley seale.

El artculo 113 precisa que la certificacin consiste en una constancia puesta en la primera foja til del libro o primera hoja suelta, con indicacin del nmero que el notario le asignar, del nombre, de la denominacin o razn social de la entidad, el objeto del libro, nmeros de folios de que consta y si sta es llevada en forma simple o doble, da y lugar en que se otorga; y sello y firma del notario. Todos los folios llevarn sello notarial.

Respecto al Cierre y Apertura de Libros, el artculo 115 dispone que para solicitar la certificacin de un segundo libro u hojas sueltas, deber acreditarse el hecho de haberse concluido el anterior o la presentacin de certificacin que demuestre en forma fehaciente su prdida.

Advirtase en este supuesto, que no se dispone un procedimiento especfico de cmo acreditar la conclusin de libro anterior, sino tan solo el deber del Notario de verificar que ello (la acreditacin) efectivamente se haya producido por lo cual corresponder a cada Notario efectuar los requerimientos o procedimientos que estime pertinente para validar dicha condicin.

En el caso de prdida de los libros y/o registros, la acreditacin se efecta con la comunicacin efectuada a SUNAT.

PRINCIPALESOBLIGACIONESTRIBUTARIASDECARCTERFORMAL

Verificar los libros que el contribuyente se encuentra obligado a llevar.LibrosPrincipalesLibrosAuxiliaresObligatorios

Determinar el sistema en el cual se llevarn los libros y/o registros contables, el cual deber comunicarse a SUNAT al momento de inscribirse en el RUC. ManualComputarizado

Estimar el nmero de folios a requerir por libro y/o registro contable (manual) o el nmero de hojas sueltas por libro o registro a legalizar.

Verificarquesecumplanlasformalidadesexigidas.

Efectuar la legalizacin y anotacin de las operaciones e impresin (en caso corresponda) de los libros y/o registros dentrodelplazomximodeatrasoaefectodeno incurrireninfraccin tributaria.

Verificar la oportunidad del empaste de las hojas sueltas.

2. Libros y registros vinculados a asuntos tributarios

Los libros y registros contables tienen una doble

funcin toda vez que constituyen las herramientas fundamentales para obtener informacin, evaluar la eficiencia y desempeo de las diversas reas y cumplir adecuadamente sus obligaciones (6); pero tambin proporcionan a la Administracin Tributaria la evidencia documentaria por lo que constituyen una herramienta al momento de realizar sus labores de fiscalizacin y verificacin. Con la finalidad de fa

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cilitar la funcin comprobadora de la Administracin Tributaria el artculo 87 del Cdigo Tributario requiere dentro de las obligaciones de los administrados, entre otros, llevar los libros de contabilidad u otros libros yregistrosexigidosporlasleyes,reglamentos,oporResolucin de Superintendencia de la SUNAT conforme a lo establecido en las normas pertinentes y conservarlos mientras que los tributos no se encuentren prescritos;dichodeotraformaexigeelcumplimientode un deber contable.

2.1. Facultadde la SUNATparaestablecer con-

dicionesyrequisitosen los librosyregistrosvinculadosaasuntostributarios

Conforme a lo ya mencionado, el sustento para que la Administracin Tributaria regule aspectos relacionados con las obligaciones que deber cumplir el contribuyente en los libros y registros vinculados a asuntos tributarios se encuentra en las siguientes normas:

Numeral16artculo62TUOdelCdigoTributario:La SUNAT, mediante Resolucin de Superintendencia, establecer el procedimiento para autorizar libros, actas, registros contables u otros libros. Asimismo, sealar los requisitos, formas, condiciones y dems aspectos en que debern ser llevados los libros y registros, as como establecer los plazosmximodeatraso.

Numerales4y7artculo87TUOdelC-digoTributario:Los deudores tributarios deben llevar los libros contables u otros libros y registros de acuerdo a las normas establecidas, en castellano y en moneda nacional. Asimismo, debern almacenar, archivar y conservar los libros y registros mientras el tributo no est prescrito y comunicar a la SUNAT, en un plazo de 15 das, la prdida o destruccin de los mismos.

En virtud a dicha facultad, la SUNAT emiti la Resolucin de Superintendencia N 2342006/SUNAT (30.12.2006) regulando respecto a los Libros y Registros vinculados a asuntos tributarios en un solo cuerpo legal, el procedimiento de autorizacin de dichos libros y registros y otras formalidades a cumplir tal como esquemticamente se muestra a continuacin:

Los temas abordados en dicha norma son materia de desarrollo en los captulos siguientes.

2.2. LibrosyRegistrosvinculadosaasuntostributarios

Se denomina Libros y Registros vinculados a asuntos tributarios a los libros de actas, los libros y registros contables u otros libros y registros exigidosporlasleyes,reglamentosoResolucinde Superintendencia, sealados en el Anexo 1 de laResolucinN234-2006/SUNAT en adelante la Resolucin que se muestra a continuacin:

ANEXO1:RELACINDELIBROSYREGISTROSVINCULADOSAASUNTOSTRIBUTARIOS

CDlGO NOMBREODESCRIPCIN 1 LIBROCAJAYBANCOS 2 LIBRODEINGRESOSYGASTOS 3 LIBRODEINVENTARIOSYBALANCES 4 LIBRODERETENCIONESINCISOSE)YF)DELART

CULO34LEYDELIMPUESTOALARENTA 5 LIBRODIARIO 5-A LIBRODIARIODEFORMATOSIMPLIFICADO 6 LIBROMAYOR 7 REGISTRODEACTIVOSFIJOS 8 REGISTRODECOMPRAS 9 REGISTRODECONSIGNACIONES 10 REGISTRODECOSTOS 11 REGISTRODEHUSPEDES 12 REGISTRODE INVENTARIOPERMANENTEENUNI

DADESFSICAS 13 REGISTRODE INVENTARIOPERMANENTEVALORI

ZADO 14 REGISTRODEVENTASEINGRESOS

ASPECTOSREGULADOSPORLARESOLUCINDESUPERINTENDENCIAN2342006/SUNAT

Legalizacin y Empaste Requisitos generales que deben contener Modificacin de la razn o denomina

cin social Plazomximodeatraso

01.01.2007

Prdida y Destruccin 01.01.2007

Contabilidad Completa 01.01.2009

01.07.2010 FormatoseInformacinmnima

quedebenincluirencadalibrooregistro

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15 REGISTRODEVENTASE INGRESOS-ARTCULO23RES. DE SUPERINTENDENCIA N 2662004/SUNAT

16 REGISTRODELRGIMENDEPERCEPCIONES 17 REGISTRODELRGIMENDERETENCIONES 18 REGISTROIVAP 19 REGISTRO(S)AUXILIAR(ES)DEADQUISICIONES-AR

TCULO8RESOLUCINDESUPERINTENDENCIAN02298/SUNAT

20 REGISTRO(S)AUXILIAR(ES)DEADQUISICIONES -

INCISOA)PRIMERPRRAFOARTCULO5RES.DESUPERINTENDENCIA N 02199/SUNAT

21 REGISTRO(S)AUXILIAR(ES)DEADQUISICIONES -

INCISOA)PRIMERPRRAFOARTCULO5RES.DESUPERINTENDENCIA N 1422001/SUNAT

21 REGISTRO(S)AUXILIAR(ES)DEADQUISICIONES-IN

CISOA)PRIMERPRRAFOARTCULO5RESOLUCINDE SUPERINTENDENCIA N 1422001/SUNAT


CISOC)PRIMERPRRAFOARTCULO5RESOLUCINDE SUPERINTENDENCIA N 2562004/SUNAT




CISOC)PRIMERPARRAFOARTCULO5RESOLUCINDE SUPERINTENDENCIA N 2582004/SUNAT



26 REGISTRODERETENCIONESARTCULO77-ADELA

LEYDEIMPUESTOALARENTA 27 LIBRODEACTASDELAEMPRESA INDIVIDUALDE

RESPONSABILIDADLIMITADA 28 LIBRODEACTASDELAJUNTAGENERALDEACCIO

NISTAS 29 LIBRODEACTASDELDIRECTORIO 30 LIBRODEMATRCULADEACCIONES 31 LIBRODEPLANILLAS

3. Forma de llevar los libros y registros

3.1. Consideracionesgenerales Los mtodos de procesamiento bsico o siste

mas contables a emplear pueden ser manuales o computarizados, emplendose por lo general los manuales cuando la cantidad de datos recopilados y utilizados es relativamente pequea, por cuanto en empresas grandes con informacin considerable producto de un gran nmero de operaciones resulta ms conveniente por lo rpido el empleo de sistemas computarizados. En resumen, pueden ser llevados los libros y/o registros de dos formas: (i) Manual y (ii) Computarizado (7), dependiendo de la naturaleza del negocio y el volumen de operaciones realizadas.

Un aspecto relevante a considerar es que, el Sistema Contable se define en funcin a la forma en que se llevan los Libros Principales, es decir, Diario, Mayor e Inventarios y Balances. Por lo cual dichos libros se deben llevar por un mismo sistema. En consecuencia, el sujeto pasivo de acuerdo con sus necesidades determina el sistema contable que le sea ms prctico, considerando que los libros y registros contables distintos a los Libros Principales, tales como Registro de Compras y Registro de Ventas, puedan llevarse mediante otro sistema no teniendo que adecuarse stos necesariamente al sistema empleado en los Libros Principales (8).

Una vez adoptado el sistema en que sern llevados stos (Libros Principales), no podr ser variado en el curso del ejercicio hasta el ejercicio siguiente de conformidad con lo sealado en la Resolucin Directoral N 10DGC (13.02.70). En este ltimo supuesto, se requiere que se comunique a la Administracin Tributaria el cambio conforme con el artculo 24 de la Resolucin N 2102004/SUNAT (18.09.2004) dentro de los cinco (5) das hbiles siguientes de producido, es decir, debe efectuarse necesariamente al inicio de cada ejercicio gravable.

3.2. ComunicacinaSUNAT Si se produce el cambio del Sistema Contable, se

requiere que se comunique a la Administracin Tributaria, conforme a lo establecido en el art

CDlGO NOMBREODESCRIPCIN

(7) A partir del 1 de julio 2010, SUNAT ha implementado el Sistema de llevado de los Libros y Registros en forma electrnica y que se desa-

rrolla en la Tercera Parte captulo VI del presente libro. Sobre el particular, procede referir que apreciamos que igualmente las operaciones debern ser anotadas a travs de un sistema contable para luego remitir la informacin al Programa de Libros Electrnicos.

(8) El Tribunal Fiscal en la RTF N 1006-4-99 (29.11.99) ha sealado que los Registros de Compras y Ventas son registros auxiliares cuya informacin se encuentra recogida en los Libros Principales de Contabilidad, por lo que el hecho que la recurrente lleve en otro sistema los mismos no significa que hubiera cambiado el sistema de contabilidad de los Libros Principales.

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HagaclicenIngrese Aqu

Ingresar a la Pantalla:Modificacin de Datos Generales en el Registro nico de Contribuyentes (RUC) Formulario 3128

Deslice la barra e s p a c i a d o r a , hasta ubicar Sistema de Contabilidad

Elija el sistema de contabilidad.

Deslice la barra hasta el final

HagaclicenAceptartantas veces le requiera el sistema

culo 24 de la Resolucin de Superintendencia N 2102004/SUNAT (18.09.2004) dentro de los 5 das hbiles siguientes, utilizando para tal efecto el Formulario N 2127: Solicitud de modificacin de Datos; o a travs de SUNAT Virtual utilizando paratalefectoelSistemaSOL,SUNATOperacionesenLneadebiendocontarconsuCdigode

Usuario y su clave Sol, en la opcin Modificacin de Datos RUC de Trmites y Consulta de RUC.

Un aspecto, que estimamos pertinente considerar, es el referido al cambio del sistema en el cual se llevanlosLibrosyRegistrosauxiliares,puestoquesi bien no implican el cambio de Sistema Contable igualmente debe ser comunicado a SUNAT.

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2127FORMULARIO01

REGISTRO UNICO DE CONTRIBUYENTESSOLICITUD DE MODIFICACION DE DATOS, CAMBIO DE

REGIMEN O SUSPENSION TEMPORAL DE ACTIVIDADESUSO SUNAT

03 LOTE 04 FOLIO

RUBRO I. INFORMACION GENERAL

USO SUNATMODIFICACION DE DATOS

TIPO DE SOLICITUD (MARCAR CON X)

05 MODIF. DE DATOS CON CAMBIO DE REGIMEN

06 07SUSPENSION/REINICIO DE ACTIVIDADES

USO SUNAT10 COD. DEPENDENCIA

RUC

08 NUMERO DE IDENTIFICACION TRIBUTARIA 09 APELLIDOS Y NOMBRES O RAZON SOCIAL

RUBRO II. DATOS GENERALES DEL CONTRIBUYENTE

APELLIDOS Y NOMBRES O RAZON SOCIAL

11

13 CARNET DEL EMPLEADOR-IPSSTIPO DE SOLICITUD (Ver Tabla Anexo No 2) 12 CODIGO

CODIGO DEPROFESION U OFICIO

PARA P. NAT.Y SOC.

CONYUG.(TABLA 11)

65

TELEFONOS

17

18

19

14 NOMBRE COMERCIAL 15 No DE LICENCIA MUNICIPAL 16 FAX

ACTIVIDAD ECONOMICA PRINCIPAL (Ver Tabla Anexo No 1) 20 CODIGO CIIU

21 FECHA INIC. ACT. DIA MES AO

ACTIVIDAD DECOMERCIOEXTERIOR

(MARCAR CON X)

EXPORTADOR 27

IMPORTADOR 28

SISTEMA DECONTABILIDAD(MARCAR CON X)

MANUAL 25

COMPUTARIZADO 26

SIST. DE EMISIONDE COMPROB.

DE PAGO(MARCAR CON X

MANUAL 22

MAQUINA REGIST. 23

COMPUTARIZADO 24

RUBRO III. DOMICILIO FISCAL

29 DEPARTAMENTO 30 PROVINCIA

USO SUNAT32 UBIGEO

31 DISTRITO

ZONA (Ver Tabla Anexo No 3) 33 TIPO 34 NOMBRE

VIA (Ver Tabla Anexo No 4) 35 TIPO 36 NOMBRE

37 NRO./KM./ MZA.

38 INT./DPTO./ LOTE

39 OTRAS REFERENCIAS 40 APTDO. POSTAL

RUBRO IV. DATOS DE LA PERSONA NATURAL

DOCUMENTO DE IDENTIDAD (Tabla 5) 41 TIPO 42 NUMERO

FECHA DE NACIMIENTO OINICIO DE LA SUCESION

DIA MES AO43

SEXO(Tabla 6)

NACIONALIDAD(Tabla 7)

44

45

DOMICILIADO(Tabla 8) 46 PASAPORTE N

o 47

PAIS QUE LO OTORGO 48

RUBRO V. DATOS DE LA EMPRESA

49 FECHA DE INSCRIP. EN LOS RR.PP. DIA MES AO

50 TOMO O FICHA 51 FOLIO 52 ASIENTO 53ORIGEN DE LAENTIDAD

(Ver Tabla No 9)

RUBRO VI. CAMBIO DE REGIMEN (MARCAR CON X)

TIPO DE CAMBIO

DE SIMPLIF. A ESPECIAL 55

DE SIMPLIF. A GENERAL 56

61 FECHA DE CAMBIO

DIA MES AO

RUBRO VII. SUSPENSION / REINICIO DE ACTIVIDADES (MARCAR CON X)

TIPO DE NOVEDAD

SUSPENSION TEMPORAL DE ACTIVIDADES 57

REINICIO DE ACTIVIDADES 58

59 FECHA DE SUSP. / REINICIO

DIA MES AO

60 CONSTANCIA DE RECEPCION

SELLO Y FIRMA

SUNAT02 05715181

MARQUE CON X, SI AUTORIZA O NO A OTRA PERSONA PARA LA PRESENTACION DE ESTA DECLARACION: SI NO IDENTIFICACION DE LA PERSONA AUTORIZADA:

DOCUMENTO DE IDENTIDAD APELLIDOS Y NOMBRES FIRMA

DECLARO BAJO JURAMENTO QUE LOS DATOS EXPRESAN LA VERDAD

FIRMA DEL CONTRIBUYENTE O APELLIDOS Y NOMBRES REPRESENTANTE LEGAL

X

2 0 2 5 3 0 0 9 0 2 7 A&A Asociados S.A.

X

X

Ros Ramos, ArmandoDNI 25091530

Castillo Bohorquez, Juan

A continuacin se presenta un esquema comparativo a afectos de diferenciar en el transcurso de un ejercicio gravable, cundo

estamos frente auna comunicacinextempornea y cundo frente al cambio de sistema.

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SISTEMADECONTABILIDADComunicacinextemporneavs.Cambiodesistema

(LibrosPrincipales)

COMUNICACINEXTEMPORNEA CAMBIODESISTEMA

SupuestoPlanteado:Hastaelejercicio2009

SistemaManual

Legaliza hojas continuas para su uso a partir de

enero 2010

Procede cambio de sistema a partir de enero 2010

AnotasusoperacionesatravsdelSistema

Manual

A partir de abril puede llevar en

forma computarizada?

Implica cambio de Sistema

No procede cambio en el ejercicio 2010

Se puede efectuar el cambio en el ejercicio 2011

Se comunica dentro de los 5 primeros das hbiles

del mes de enero 2011

Supuestoplanteado:Desdeenerohastamarzo2010

No comunica a SUNAT dentro de los 5 primeros das hbiles

del mes de enero 2010

Comunicacin extempornea

Infraccin(Numeral 5 Artculo 173) (*)

SancinTablaI: Multa (**)

50% de la UIT

GradualidadaplicableSubsanacin voluntaria

Rebaja 100%

(*) No proporcionar o comunicar a la administracin tributaria informaciones relativas a los antecedentes o datos para la inscripcin, cambio de domicilio o actualizacin en los registros o proporcionarla sin observar la forma plazos y condiciones que establezca la administracin tributaria.

(**) De acuerdo a la nota 2 de la Tabla I de Infracciones y Sanciones del Cdigo Tributario, se aplicar la sancin de multa en todos los casos, excepto cuando se encuentren bienes en locales no declarados. En este caso se aplicar la sancin de comiso.

4. Libros y Registros obligatorios

ElAnexo1de laResolucinN234-2006/SUNAT

en adelante la Resolucindetalla la relacin de los libros y registros vinculados con asuntos tributarios, que debern llevar los contribuyentes en tanto resulten obligados y que por ende deben ser legalizados. Ahora bien, partiendo de la premisa que laobligacinde llevar librosy registrosnacepor leyonormalegalexpresa, debemos tener en cuenta que tanto la

Ley del Impuesto a la Renta como la Ley del IGV e ISC establecen condiciones o parmetros que originan la exigenciadellevarlibrosyregistros.

As respecto al Impuesto a la Renta, se regula la obligacin de llevar libros y registros en funcin al tipo de renta que genere el contribuyente y para el caso de Rentas de Tercera Categora, segn el rgimen en el cual se encuentra.

A continuacin se muestra grficamente los libros y registros que se deben llevar segn el tipo de renta:

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As como sehaestablecidounaobligacinexpresa por la Ley del Impuesto a la Renta, se puede afirmar que la Ley del Impuesto General a las Ventas (enadelante,LIGV)poseesuspropiasexigenciastalcomoseadviertedelartculo37delTUOdelaLIGVque sealaque los contribuyentesdel Impuestoestn obligados a llevar un Registro de Ventas e Ingresos y un Registro de Compras, en los que anotarnlasoperacionesquerealicen.Ademsseexigela obligacin de llevar un Registro de Consignaciones

respecto a contribuyentes que realicen Ventas en Consignacin.

Como se puede apreciar en funcin al cuadro anterior, nicamente el libro de Ingresos y Gastos referidoconelcdigo2delAnexo1delaResolucinnocorresponde a contribuyentes generadores de rentas de Tercera Categora. Por lo cual resulta importante entonces que los contribuyentes generadores de rentas de tercera categora revisen en funcin a sus condiciones particulares que libros y/o registros deben llevar.

LIBROSYREGISTROSQUESEDEBENLLEVAR

TIPODERENTA CONDICIONESOPARMETROS LIBROY/OREGISTRO

SEGUNDACATEGORA (Artculo65TUOLIR)

TERCERACATEGORA

CUARTACATEGORA(Artculo65TUOLIR)

En el ejercicio gravable anterior o en el curso del ejercicio hubieranpercibidorentasbrutasqueexcedanlas20UITs.Es decir, para el ejercicio 2010 haber percibido en el ejercicio anterior rentas brutas superiores a S/. 72,000.

a. Contribuyentes del Rgimen General(Artculo65TUOLIR)

b. Contribuyentes del RER(Artculo120TUOLIR)

Aplicable a todos los generadores de rentas de cuarta categora sinexcepcin

LIBRODEINGRESOSYGASTOS

Ingresos Brutos mayores a 150 UIT: CONTABILIDADCOMPLETA.

Ingresos Brutos Anuales hasta 150 UIT: Contabilidad Simplificada

Registro de Ventas y Registro de Compras

LIBRODEINGRESOSYGASTOS

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LIBROS Y REGISTROS: FORMATOS ADECUADOS AL PCGE - ESTADOS FINANCIEROSCAPTULO II

Contabilidad completa y Contabilidad simplificada

Captulo II

(1) Actualmente el uso de este libro es de carcter residual, por cuando el inciso j) del artculo 21 RLIR modificado por Decreto

Supremo N 177-2008-EF(30.12.2008), dispuso que el sustento formal de los conceptos referidos, para aquellos obligados a presentar el PDT 601 corresponde a la Planilla Electrnica.

1. Contabilidad completa

De conformidad con el artculo 65 TUO de la Ley del

Impuesto a la Renta para algunos contribuyentes genera-dores de rentas de tercera categora existe la obligacin de llevar Contabilidad Completa, regulndose en dicho artculo que mediante Resolucin de Superintendencia se definiran los libros y registros que la comprenden; lo que ocurri con la publicacin de la Resolucin N 234-2006/SUNAT (30.12.2006), en cuyo artculo 12 se detalla los libros y registros que la integran.

En efecto, el numeral 12.1 del artculo 12 de dicha Resolucin cuya entrada en vigencia se produjo el 01.01.2009, establece que los libros y registros que integran la contabilidad completa son los siguientes:a. Libro Caja y Bancos.b. Libro de Inventarios y Balances.

c. Libro Diario.d. Libro Mayor.e. Registro de Compras.f. Registro de Ventas e Ingresos.

Asimismo, agrega el numeral 12.2 del mencionado artculo que tambin integrarn la Contabilidad Com-pleta siempre que el deudor tributario se encuentre obligado a llevarlos de acuerdo a las normas de la Ley del Impuesto a la Renta, los siguientes libros y registros:a. Libro de Retenciones incisos e) y f ) del artculo 34

de la Ley del Impuesto a la Renta (1).b. Registro de Activos Fijos.c. Registro de Costos. d. Registro de Inventario Permanente en Unidades

Fsicas.e. Registro de Inventario Permanente Valorizado.

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CONTABILIDAD COMPLETA Y CONTABILIDAD SIMPLIFICADA CAPTULO II

OTROS LIBROS O REGISTROSVINCULADOS A ASUNTOS TRIBUTARIOS

1. Libro de Retenciones. Incisos e) y f) artculo 34 de la

Ley del Impuesto a la Renta De acuerdo a lo establecido en el inciso j) artculo 21

Reglamento del TUO de la Ley del Impuesto a la Renta, modificado por el artculo 3 del Decreto Supremo N 177-2008-EF, se ha dispuesto que las rentas que correspondan a los supuestos detallados en los literales e) y f ) artculo 34 TUO LIR, se sustentarn a travs de la planilla electr-nica, en tanto presenten dicha declaracin (obligatoria o voluntariamente); y solo cuando no presenten a travs de dicho PDT, llevarn el Libro de Retenciones.

El cumplimiento de lo antes indicado servir para susten-tar tales gastos. A continuacin se explica la naturaleza de cada una de las mencionadas rentas: Al respecto las Rentas denominadas de Cuarta-Quinta

Categora comprendidas en el inciso e) artculo 34 TUO de la LIR, corresponden a los ingresos que se producen por el trabajo en forma independiente con contratos de prestacin de servicios normados por la legislacin civil y que se consideran producidas, cuando se presenten las circunstancias concurrentes que seala el mencionado artculo.

Cabe sealar que el contrato de locacin de servicios es de naturaleza civil con incidencia tributaria, no teniendo ninguna incidencia de carcter laboral por lo cual no existe la obligacin de comunicar al Ministerio de Trabajo.

De otro lado, de acuerdo con el inciso f) del artculo 34 del TUO de la LIR, constituyen renta de quinta categora, las obtenidas por los ingresos derivados de la prestacin de servicios considerados dentro de la cuarta categora, efectuados para un contratante con el cual se mantenga simultneamente una relacin laboral de dependencia, la misma que se denomina quinta especial. Al respecto, cabe sealar que dichos ingresos adicionales tendr efectos nicamente para el Impuesto a la Renta, dado que dicho concepto no constituye remuneracin para fines laborales.

2. Registro de Activos Fijos Los sujetos que cuenten con activos fijos, se encuentran

obligados a llevar dicho registro segn lo sealado en el inciso f ) artculo 22 Reglamento del TUO de la Ley del Impuesto a la Renta, en el cual debern mantener un control permanente de los bienes que conforman el activo fijo de cada empresa.

3. Registro de Costos y Registro de Inventario Permanen-

te Valorizado Debern llevar dichos registros de acuerdo a lo sealado

(2) A travs del Informe de SUNAT N 229-2008-SUNAT/2B0000, se concluye que las modificaciones efectuadas por el D. Leg. N 1086 con

relacin al RER y al artculo 65 del TUO de la LIR, entraron en vigencia el 01.10.2008. Sin embargo, la obligacin de llevar el Libro Diario de Formato Simplificado se supeditaba a la entrada en vigencia del artculo 13 de la Resolucin N 234-2006/SUNAT.

Al respecto, conviene referir que el numeral 5-A del artculo 13 antes referido, que regula respecto al Libro Diario de Formato Simplificado, entr en vigencia a partir del 01.01.2009, en virtud a lo dispuesto en la Resolucin de Superintendencia N 239-2008/SUNAT (31.12.2008)

en el artculo 35 del Reglamento de la Ley del Impuesto a la Renta, si los ingresos Brutos Anuales durante el ejercicio precedente han sido mayores a mil quinientas (1,500) UITs del ejercicio en curso. Es decir, para el ejercicio 2010 corresponde a S/. 5400,000.

4. Registro de Inventario Permanente en Unidades Fsicas Este registro se deber llevar si los ingresos Brutos Anuales

durante el ejercicio precedente han sido mayores o iguales a 500 UITs pero menores a 1,500 UITs. del ejercicio en curso.

Es decir, para el ejercicio 2010 corresponde a un rango de ingresos de S/. 1800,000 a S/. 5400,000.

Adicionalmente los contribuyentes generadores de rentas de Tercera Categora, de ser el caso, debern llevar los libros y/o registros que tienen vinculacin directa con asuntos tributarios, segn se encuentren obligados de acuerdo a las normas que as lo estable-cen para cada uno de ellos.

Tngase presente que tambin constituyen libros y registros vinculados a asuntos tributarios, los libros societarios: Actas de la Junta General de Accionistas, Actas del Directorio, Matrcula de Acciones y el libro de Actas de la EIRL, as como la Planilla Electrnica. Adicionalmente, el Anexo 1 de la Resolucin de Su-perintendencia N 234-2006/SUNAT, contempla otros registros vinculados con algunas actividades especfi-cas y que de resultar obligados a llevarlos los mismos tambin tendrn que ser legalizados, tal como es el caso del Registro de Huspedes.

2. Contabilidad simplificada

A raz de la modificatoria efectuada al artculo 65

de la Ley del Impuesto a la Renta por el artculo 2 del Anexo del TUO de la Ley de MYPES (aprobado por Decreto Supremo N 007-2008-TR), se regula que los perceptores de rentas de tercera categora (sin hacer distingo de la calidad de persona, es decir sea perso-na natural o jurdica) cuyos ingresos brutos anuales no superen las 150 UIT debern llevar como mnimo (i) un Registro de Ventas, (ii) un Registro de Compras y (iii) Libro Diario de Formato Simplificado, de acuerdo a las normas de la materia (2).

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LIBROS Y REGISTROS: FORMATOS ADECUADOS AL PCGE - ESTADOS FINANCIEROSCAPTULO II

PERCEPTORES DE RENTAS DE TERCERA CATEGORA

Ingresos Brutos Anuales hasta 150 UIT

RegistrodeVentas, RegistrodeComprasy LibroDiariodeFormatoSimplificado,de

acuerdo a normas sobre la materia.

Ingresos Brutos Anuales mayores a 150 UIT

PERCEPTORES DE RENTAS DE TERCERA CATEGORA

RGIMEN GENERAL DEL IMPUESTO A LA RENTALIBROS Y REGISTROS (Artculo 65 del TUO de la LIR)

Llevanza Mnima

Complementariamente el artculo 2 del Decreto Supremo N 118-2008-EF, el cual modifica el artculo 38 del Reglamento de la Ley del Impuesto a la Renta, seala que para determinar los ingresos referidos en el artculo 65 se considerarn los ingresos obtenidos en

el ejercicio gravable anterior y la UIT correspondiente al ao en curso. En el caso que inicien actividades gene-radoras de rentas de tercera categora en el transcurso del ejercicio considerarn los ingresos que se presuman se obtendrn en el mismo.

Contabilidad Completa

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LIBROS Y REGISTROS: FORMATOS ADECUADOS AL PCGE - ESTADOS FINANCIEROSCAPTULO III

Requisitos formales

Captulo III

1. legalizacin de libros y registros

El numeral 16 del artculo 62 del Cdigo Tributa-

rio, dispone que SUNAT debe efectuar la autorizacin de los libros de actas, as como los libros o registros contables vinculados con asuntos tributarios, que el contribuyente debe llevar de acuerdo a Ley. Asimismo, se seala que el procedimiento para la autorizacin ser establecida por la SUNAT mediante Resolucin de Superintendencia. A tal efecto, podr delegarse en terceros la legalizacin de los libros y registros antes mencionados.

Se advierte en funcin a dicha regulacin que la obligacin de llevar libros y registros requiere para su validez que los mismos sean legalizados. Al respecto, el artculo 2 de la Resolucin de Superintendencia N 234-2006/SUNAT en adelante la Resolucin esta-blece que los Libros y registros vinculados a asuntos tributarios sern legalizados por los notarios o a falta de stos por los jueces de paz letrados o jueces de paz cuando corresponda de la provincia en la que se encuentre ubicado el domicilio fiscal del deudor tributario, salvo tratndose de las provincias de Lima y Callao, en cuyo caso la legalizacin podr ser efectuada por los notarios o jueces de cualquiera de dichas provincias.

1.1. Oportunidad de la legalizacin No se establece plazo de legalizacin, sea-

lndose nicamente que la oportunidad de la legalizacin de los libros y/o registros vinculados a asuntos tributarios debe ser antes de su uso.

Sin perjuicio de ello, procede referir que dado que existe un plazo mximo de atraso en el que pueden ser llevados dicho libros y/o registros contables, la Administracin Tributaria tiene como criterio que dentro de dicho lapso tam-bin debe efectuarse la legalizacin. En efecto, la SUNAT considera que dentro del plazo mximo de atraso tendra que legalizarse los libros y/o

registros vinculados a asuntos tributarios por cuanto es una condicin previa a la anotacin de las operaciones; de tal manera que se estara cumpliendo con observar la oportunidad de la legalizacin y el plazo mximo de atraso para anotar las operaciones.

La Resolucin no establece que la legalizacin deba efectuarse por perodos determinados, en consecuencia los contribuyentes podrn efectuar la legalizacin en forma mensual, trimestral o anual en funcin a los libros y/o registros materia de legalizacin, a los perodos que deseen que alcancen, a la disponibilidad de recursos con que se cuentan y los costos que ello implica, entre otros aspectos.

1.2. Datos a consignar en la legalizacin El notario o juez de paz que legalice los libros

y/o registros vinculados a asuntos tributarios, debe dejar constancia de dicha legalizacin en la primera hoja del libro y/o registro con la siguiente informacin: Nmero de legalizacin asignado por el

notario o juez de paz, segn sea el caso. Apellidos y Nombres, Denominacin o Razn

Social del deudor tributario, segn sea el caso.

Nmero de RUC. Denominacin del libro o registro. Nmero de folios de que consta. Fecha y lugar en que se otorga. Sello y firma del notario o juez de, segn sea

el caso.

Adicionalmente el notario o juez de paz deber sellar todas las hojas del libro o registro, las mismas que deben estar debidamente foliadas por cada uno de los libros o registros. Como se puede observar no se requiere que en la hoja de legalizacin se consigne el perodo que comprende el libro y/o registro.

24

REQUISITOS FORMALES CAPTULO III

1.3. Utilizacin de las hojas sobrantes en ejerci-cios siguientes

En virtud al Informe N 0078-2001-SUNAT/K00000 y al numeral 5.3 del artculo 5 de la Resolucin, la Administracin faculta al contri-buyente a utilizar las hojas sueltas o continuas correspondientes a un libro o registro de una misma denominacin que no hubieran sido utilizadas para el registro de operaciones del ejercicio para el cual se legaliz, para que pue-dan utilizarlas en el registro de las operaciones del ejercicio inmediato siguiente. A estos efectos se exige que de realizarse el empaste en varios tomos, cada uno incluir como primera pgina una fotocopia del folio que contenga la legali-zacin del libro o registro al que corresponde.

1.4. Procedimiento de legalizacin de los libros y registros bajo el sistema computarizado

En el supuesto que el contribuyente haya optado por el Sistema Computarizado, a continuacin referimos el procedimiento previo que deber seguir a efectos de legalizar sus libros y/o regis-tros vinculados a asuntos tributarios.

a. Plazos a considerar Los libros y/o registros vinculados a asuntos

tributarios deben ser legalizados antes de su uso, vale decir antes de que se efecte la impresin de las operaciones que com-prendan los mismos.

En ese sentido, si bien normativamente se ha sealado la oportunidad de la legalizacin no se ha indicado cul es el plazo en que deba efectuarse la misma. Al respecto, debemos sealar que dado que existe un plazo mximo de atraso para anotar (incluye impresin) las

operaciones en los libros y/o registros vincu-lados a asuntos tributarios, la Administracin Tributaria tiene como criterio aplicar dicho plazo tambin para efectos de la legalizacin.

En ese sentido, la legalizacin de los libros y registros se deben realizar considerando los plazos mximos de atraso permitido para cada uno de ellos, los mismos que se encuentran contemplados en el Anexo 2 de la Resolucin.

b. Proyeccin de hojas a utilizar En principio, los contribuyentes que opten

por llevar sus libros y registros vinculados a asuntos tributarios en forma computarizada deben efectuar una adecuada proyeccin del nmero de hojas continuas que se van a legalizar de acuerdo a la frecuencia con que planifiquen que vayan a efectuar dichas legalizaciones, por ejemplo el contribuyente que recin inicia operaciones puede planifi-car efectuar la legalizacin de sus Libros y Registros por todo el ejercicio.

Sobre el particular, consideramos que en la mayora de los casos resulta poco usual y no muy conveniente efectuar legalizaciones en forma mensual, siendo el procedimiento mas general la proyeccin de hojas a legalizar du-rante un ejercicio. No obstante, reiteramos que los contribuyentes pueden optar por legalizar el nmero de hojas continuas que estimen necesarias para un tiempo programado.

A efectos de realizar una adecuada proyeccin del nmero de hojas continuas necesarias para cada libro y/o registro se debe tener en cuenta, entre otros, los aspectos que se deta-llan en el grfico de Proyeccin de Hojas.

El volumen de ope-raciones que rea-liza la empresa de acuerdo a su giro o actividad.

Eleccin del papel adecuado para cada tipo de libro y/o registro, de acuerdo al n-mero de columnas que estos contienen y segn el tipo de impresin realizada.

Fallas durante la impre-sin.

Errores del personal encar-gado de la impresin.

Errores del sistema al mo-mento de la impresin.

Referencia del nme-ro de hojas utilizadas en el ejercicio anterior complementado con los posibles cambios en las actividades a desarrollar.

PROYECCIN DE HOJAS

Se debe tener en cuenta:

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R e s u l t a i m p o r t a n te re i te r a r q u e l a impresin debe efectuarse dentro del plazo mximo de atraso, an ms si se considera que la proyeccin de hojas a utilizar durante un determinado lapso de tiempo, responde a una estimacin, por lo que si se produce una variacin o cambio en la estimacin se legalice en forma oportuna y no se incurra en contingencia tributaria.

c. Foliacin Una vez determinado el nmero de hojas

continuas a legalizar, se deber proceder a su foliacin, vale decir a la numeracin de cada uno de los folios que constar el libro y/o registro llevado en forma compu-tarizada.

Numeracin del Primer Libro y/o Re-gistro

Dicha numeracin se iniciar indiscuti-blemente en el nmero uno.

Numeracin de un Segundo Libro y/o Registro

Dado que no existe regulacin, depen-der del criterio que fije la empresa. As, algunas empresas mantienen una nume-racin continuada respecto de libros o registros que correspondan a un mismo ejercicio, y para ejercicios diferentes siempre inician la foliacin a partir del nmero 1.

Complementariamente a ello, debe observarse lo dispuesto en el numeral 5.3 del ar tculo 5 de la Resolucin, que dispone que si existieran hojas sueltas o continuas correspondientes a un libro o registro de una misma denominacin que no hubieran sido utilizadas para el registro de las operaciones del ejercicio del que se trate, podrn emplearse para el registro de las operaciones del ejerci-cio siguiente.

Finalmente debemos indicar que la foliacin de los libros y/o registros deben constar nicamente de nmeros, por lo tanto no se aceptan caracteres distintos como letras por ejemplo.

d. Proceso de legalizacin

d.1. Solicitud de legalizacin Si bien para la legalizacin de los libros

y/o registros no se requiere mayor trmite que solicitar la legalizacin ante un nota-rio, dado que el artculo 116 de la Ley del Notariado seala que dicha solicitud debe ser efectuada por parte del interesado o su representante, el que acreditar su calidad de tal ante el notario, algunas Notaras exigen a efectos de realizar la referida autorizacin, que el contribuyente presente un escrito simple firmado por ste o su representante legal solicitando dicho servicio.

Un modelo sugerido de dicho escrito sera el siguiente:

AO DE LA CONSOLIDACIN ECONMICAY SOCIAL DEL PER

San Borja, 14 de abril del 2010

Seor:JOSE LUIS MURO MUIZNotarioPresente.

Importadora y Distribuidora CAMILS SAC con RUC N 20250202043, con domicilio fiscal en Av. Monte Alamos 1101 - Surco, debidamente representada por el Sr. Eduar-do de la Piedra Guzmn identificado con DNI 06664491, solicita a Ud. de conformidad con la Resolucin de Super-intendencia N 234-2006/SUNAT publicada el 30.12.2006, la legalizacin de los libros y registros contables que detallamos a continuacin:1 Libro Mayor General, del folio 1 al 300.1 Libro Diario, del folio 1 al 700.1 Libro Caja, del folio 1 al 500.1 Libro de Inventarios y Balances, del folio 1 al 200.1 Registro de Inventario Fsico y Valorizado, del folio 1 al 200.1 Registro Auxiliar de Control de Bienes del Activo Fijo, del folio 1 al 100.Sin otro particular, quedamos de Ud.

Atentamente,

_________________________________________Importadora y Distribuidora CAMILS SAC

Eduardo de la Piedra Guzman Gerente General

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Debe tenerse en cuenta que la legalizacin debe ser efectuada por los notarios de la provincia en la que se encuentre ubicado el do-micilio fiscal del deudor tributario, en virtud al numeral 2.1. del artculo 2 de la Resolucin.

d.2. Datos a consignar en la legalizacin El notario o juez de paz que legalice los libros

y/o registros debe dejar constancia de dicha legalizacin en la primera hoja del libro y/o registro, conteniendo los datos siguientes: Nmero de legalizacin asignado por el

notario o juez, segn sea el caso. Nombres y apellidos o denominacin o

razn social del contribuyente, segn sea el caso.

Nmero de RUC. Denominacin del libro o registro. Nmero de folios de que consta. Fecha y lugar en que se otorga la legali-

zacin. Sello y firma del notario o juez, segn sea

el caso.

Adems, el notario o juez deber sellar cada uno de las hojas de que consta el libro y/o registro.

d.3. Legalizacin del segundo y siguientes libros

Para la legalizacin del segundo y siguien-tes libros y registros vinculados a asuntos tributarios, de una misma denominacin, el artculo 4 de la Resolucin establece que se deber tener en cuenta lo siguiente:

Forma de llevado del Exigencia

Libro o Registro Utilizando hojas sueltas o Se deber presentar el ltimo continuas (Sistema Com- folio legalizado por notario del putarizado) libro o registro anterior. Llevados en forma manual Se deber acreditar que se ha

concluido con el anterior. Dicha acreditacin se efectuar con la presentacin del libro o registro anterior concluido o fotocopia legalizada por notario del folio donde conste la legalizacin y del ltimo folio del mencionado libro o registro.

Sin perjuicio de dicha regulacin, es perti-nente tener en consideracin que en virtud del artculo 115 de la Ley del Notariado, aprobada por Decreto Legislativo N 1049, corresponde al Notario verificar la conclusin del libro anterior para cuyo efecto podra requerir sustentos complementarios, como sera el ltimo folio utilizado en caso no coincida con el ltimo folio legalizado, si se lleva en sistema computarizado.

Librosy registrosmanuales incauta-dos

En el caso de libros o registros llevados en forma manual que hubieran sido incautados por autoridad competente, bastar para la legalizacin del segundo y siguientes libros y registros la presen-tacin del documento en el que conste la referida diligencia.

En este supuesto, como dato adicional a colocar en la legalizacin, se agregar la fecha de la incautacin del libro o registro anterior de la misma denominacin y la autoridad que orden la diligencia de ser el caso.

Advirtase que de producirse, de ser el caso, la devolucin de los libros o regis-tros incautados a que se refiere el prrafo anterior, no podr realizarse en ellos

Para efectos de la legalizacin, las pro-vincias de Lima y Callao se consideran como una "sola provincia".

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anotacin alguna debiendo procederse a su cierre inmediato.

Librosyregistrosperdidosodestrui-dos

Tratndose de libros y registros perdidos o destruidos por siniestro, asalto u otros, se deber presentar la comunicacin efectuada a la SUNAT dispuesta por el artculo 9 de la Resolucin.

2. plazos mximos de atraso de los libros y registros

La anotacin de las operaciones implica asentar

una operacin a travs del correspondiente registro contable ya sea en forma manual o computarizada. Un aspecto que resulta sumamente importante de

analizar es el referido a la anotacin de las operacio-nes cuando se llevan los libros y/o registros contables bajo el Sistema de Contabilidad Computarizada, dado que en funcin a ello se procede luego a clarificar la oportunidad en que se debe efectuar la legalizacin de los libros y registros as como el cumplimiento o no por parte del contribuyente de registrar sus ope-raciones dentro de los plazos mximos de atraso. En efecto, si bien la anotacin implica el ingreso de los registros al software contable, desde la ptica de la Administracin Tributaria la anotacin se asimila al proceso de impresin en las hojas legalizadas. Por ende, bajo dicha premisa la legalizacin y posterior impresin debe efectuarse necesariamente dentro del plazo mximo de atraso, a fin de cumplir con la exigencia tributaria.

2.1. Plazos mximos de atraso (Anexo 2)

PLAZOS DE ATRASO DE LOS LIBROS Y REGISTROS VINCULADOS A ASUNTOS TRIBUTARIOS Resolucin de Superintendencia N 234-2006/SUNAT

1

2

3

4

5

5-A

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

C- Mximo Acto o circunstancia que DIGO LIBRO O REGISTRO VINCULADO A ASUNTOS TRIBUTARIOS atraso determina el inicio del plazo permitido para el mximo atraso permitido

LIBRO CAJA Y BANCOS

LIBRO DE INGRESOS Y GASTOS Deudores tributarios que obtengan rentas de segunda categora

Deudores tributarios que obtengan rentas de cuarta categora:

LIBRO DE INVENTARIOS Y Rgimen GeneralBALANCES

LIBRO DE RETENCIONES INCISOS E) Y F) DEL ARTCULO 34 DE LA LEY DEL IMPUESTO A LA RENTA

LIBRO DIARIO

LIBRO DIARIO DE FORMATO SIMPLIFICADO

LIBRO MAYOR

REGISTRO DE ACTIVOS FIJOS

REGISTRO DE COMPRAS

REGISTRO DE CONSIGNACIONES

REGISTRO DE COSTOS

REGISTRO DE HUSPEDES

REGISTRO DE INVENTARIO PERMANENTE EN UNIDADES FSICAS

REGISTRO DE INVENTARIO PERMANENTE VALORIZADO

REGISTRO DE VENTAS E INGRESOS

REGISTRO DE VENTAS E INGRESOS - ARTCULO 23 RESOLUCIN DE SUPER-INTENDENCIA N 266-2004/SUNAT

REGISTRO DEL RGIMEN DE PERCEPCIONES

3 meses

10 das hbiles

3 meses (*)

10 das hbiles

3 meses

3 meses

3 meses

3 meses

10 das hbiles

10 das hbiles

3 meses

10 das hbiles

1 mes

3 meses

10 das hbiles

10 das hbiles

10 das hbiles

Desde el primer da hbil del mes siguiente a aqul en que se realiza-ron las operaciones relacionadas con el ingreso o salida del efectivo o equivalente de efectivo.

Desde el primer da hbil del mes siguiente a aqul en que se cobre, se obtenga el ingreso o se haya puesto a disposicin la renta

Desde el primer da hbil del mes siguiente a aqul en que se emita el comprobante de pago

Desde el da siguiente del cierre del ejercicio gravable.

Desde el primer da hbil del mes siguiente a aqul en que se realice el pago.

Desde el primer da hbil del mes siguiente de realizadas las ope-raciones



Desde el da hbil siguiente al cierre del ejercicio gravable.

Desde el primer da hbil del mes siguiente a aqul en que se recep-cione el comprobante de pago respectivo.


Desde el da hbil siguiente al cierre del ejercicio gravable.

Desde el primer da hbil del mes siguiente a aqul en que se emita el comprobante de pago respectivo.

Desde el primer da hbil del mes siguiente de realizadas las opera-ciones relacionadas con la entrada o salida de bienes.

Desde el primer da hbil del mes siguiente de realizadas las opera-ciones relacionadas con la entrada o salida de bienes.



Desde el primer da hbil del mes siguiente a aqul en que se emita el documento que sustenta las transacciones realizadas con los clientes.

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(*) Si el contribuyente elabora un balance para modificar el coeficiente o porcentaje aplicable al clculo de los pagos a cuenta del rgimen general del Impuesto a la Renta, deber tener registradas las operaciones que los sustenten con un atraso no mayor a dos meses calendario contados desde el primer da hbil del mes siguiente a enero o junio, segn corresponda.

(1) RESOLUCIN DE SUPERINTENDENCIA N 021-99/SUNAT (Publicada el 12.02.99) ESTABLECE PROCEDIMIENTOS DE RECUPERACIN ANTICIPADA DEL IGV E IPM APLICABLE A CONTRIBUYENTES NO COMPRENDIDOS DENTRO DE LOS ALCANCES DE LAS RESOLUCIONES Ns. 112-97/SUNAT Y 034-98/SUNAT.

(2) RESOLUCIN DE SUPERINTENDENCIA N 142-2001/SUNAT (Publicada el 27 de diciembre de 2001) ESTABLECEN PROCEDIMIENTO A SEGUIR POR CONTRIBUYENTES QUE ACTEN BAJO LA FORMA DE CONTRATOS DE COLABORACIN EMPRESARIAL, PARA ACREDITAR ACOGIMIENTO AL RGIMEN DE RECUPERACIN ANTICIPADA DEL IGV.

(3) RESOLUCIN DE SUPERINTENDENCIA N 256-2004/SUNAT (Publicado el 31.10.2004 y vigente a partir del 01.11.2004) ESTABLECEN PROCEDI-MIENTO PARA LA DEVOLUCIN DEFINITIVA DEL IGV E IPM A LOS TITULARES DE LA ACTIVIDAD MINERA DURANTE LA FASE DE EXPLORACIN QUE ACTEN BAJO LA FORMA DE CONTRATOS DE COLABORACIN EMPRESARIAL SIN CONTABILIDAD INDEPENDIENTE.

(4) RESOLUCIN DE SUPERINTENDENCIA N 257-2004/SUNAT (Publicada el 31.10.2004 y vigente a partir del 01.11.2004) ESTABLECEN PROCEDI-MIENTO PARA LA DEVOLUCIN DEFINITIVA DEL IGV E IPM A LOS TITULARES DE LA ACTIVIDAD MINERA DURANTE LA FASE DE EXPLORACIN NO COMPRENDIDOS EN LA RESOLUCIN DE SUPERINTENDENCIA N 256-2004/SUNAT.

(5) RESOLUCIN DE SUPERINTENDENCIA N 258-2004/SUNAT (Publicado el 31.10.2004 y vigente a partir del 01.11.2004) ESTABLECEN PROCEDI-MIENTO PARA LA DEVOLUCIN DEFINITIVA DEL IGV , IPM E ISC A LAS EMPRESAS QUE REALICEN ACTIVIDADES DE EXPLORACIN DE HIDRO-CARBUROS QUE ACTEN BAJO LA FORMA DE CONTRATOS DE COLABORACIN EMPRESARIAL SIN CONTABILIDAD INDEPENDIENTE.

(6) RESOLUCIN DE SUPERINTENDENCIA N 259-2004/SUNAT (Publicado el 31.10.2004 y vigente a partir del 01.11.2004) ESTABLECEN PROCEDI-MIENTO PARA LA DEVOLUCIN DEFINITIVA DEL IGV, IPM E ISC A LAS EMPRESAS QUE REALICEN ACTIVIDADES DE EXPLORACIN DE HIDRO-CARBUROS NO COMPRENDIDAS EN LA RESOLUCIN DE SUPERINTENDENCIA N 258-2004/SUNAT.

2.2 Supuestos especficos En los casos previstos en el numeral 3.2 del

artculo 13 de la Resolucin (Fusin, escisin, y dems formas de reorganizacin de socie-dades o empresas, cierre o cese definitivo) el plazo mximo de atraso ser de tres (3) meses computado a partir del da siguiente:a) A la fecha del balance de liquidacin.b) Al otorgamiento de la escritura pblica de

cancelacin de sucursales de empresas uni-personales, sociedades o entidades de cual-quier naturaleza, constituidas en el exterior o de producido el cese de las actividades de las agencias u otros establecimientos perma-

nentes de las mismas empresas, sociedades y entidades.

c) A la entrada en vigencia de la fusin o esci-sin o dems formas de reorganizacin de sociedades o empresas.

d) Al cierre o cese definitivo de la empresa.

3. Empaste de los libros y/o Registros lleva-dos en hojas sueltas o continuas

De conformidad con el numeral 5.1 del artculo

5 de la Resolucin los libros y registros vincula-dos a asuntos tributarios que se lleven utilizando hojas sueltas o continuas debern empastarse (1),

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C- Mximo Acto o circunstancia que DIGO LIBRO O REGISTRO VINCULADO A ASUNTOS TRIBUTARIOS atraso determina el inicio del plazo permitido para el mximo atraso permitido

REGISTRO DEL RGIMEN DE RETENCIONES

REGISTRO IVAP

REGISTRO(S) AUXILIAR(ES) DE ADQUISICIONES - ARTCULO 8 RESOLUCIN DE SUPERINTENDENCIA N 022-98/SUNAT

REGISTRO(S) AUXILIAR(ES) DE ADQUISICIONES - INCISO A) PRIMER PRRAFO ART-CULO 5 RESOLUCIN DE SUPERINTENDENCIA N 021-99/SUNAT (1)

REGISTRO(S) AUXILIAR(ES) DE ADQUISICIONES - INCISO A) PRIMER PRRAFO ARTCULO 5 RESOLUCIN DE SUPERINTENDENCIA N 142-2001/SUNAT (2)

REGISTRO(S) AUXILIAR(ES) DE ADQUISICIONES - INCISO C) PRIMER PRRAFO ARTCULO 5 RESOLUCIN DE SUPERINTENDENCIA N 256-2004/SUNAT (3)


REGISTRO(S) AUXILIAR(ES) DE ADQUISICIONES - INCISO C) PRIMER PRRAFO ARTCULO 5 RESOLUCIN DE SUPERINTENDENCIA N 258-2004/SUNAT (5)


10 das hbiles

10 das hbiles

10 das hbiles

10 das hbiles

10 das hbiles

10 das hbiles

10 das hbiles

10 das hbiles

10 das hbiles

DDesde el primer da hbil del mes siguiente a aqul en que se recepcione o emita, segn corresponda, el documento que sustenta las transacciones realizadas con los proveedores.

Desde la fecha de ingreso o desde la fecha del retiro de los bienes del Molino, segn corresponda.








(1) El espiralado o anillado, en nuestra opinin, no calificara como empastado.

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Por cada ejercicio siempre que el nmero a empastar sea de 20 a ms hojas. Por lo tanto, si no supera po-dr comprender 2 o ms ejercicios.

Obligacin

4 primeros meses del ejercicio gra-vable siguiente al que corresponden o siguiente de aqul en que se reunieron 20 hojas.

Plazo

17 Hojas 18 Hojas

SE PUEDE ACUMULAR LOS DOS PERIODOS

Plazo Mximo: 30 abril 2011

EMPASTE DE LOS LIBROS Y REGISTROS EN HOJAS SUELTAS O CONTINUAS

Hojas inutilizadas

Se debern incluir las hojas que hayan sido anuladas dentro del libro o registro a empastar

Importante

De realizarse en varios tomos, cada uno incluir como primera pgina una fotocopia del folio que contenga la legalizacin del libro o registro al que corresponde.

Hojas no utilizadas

Se permite su utilizacin para el registro de operaciones del ejercicio inmediato siguiente.

En este caso el empaste de cada tomo, tambin debe incluir como primera pgina una fotocopia del folio que contenga la legalizacin del libro o registro al que corresponda.

de ser posible, hasta por un ejercicio gravable. La obligacin sealada en el prrafo anterior no ser de aplicacin cuando el nmero de hojas sueltas o continuas a empastar sea menor a veinte (20), en cuyo caso el empaste podr comprender dos (2) o ms ejercicios gravables, debiendo incluirse las hojas que hayan sido anuladas. A tal efecto, la anulacin se realizar tachndolas o inutilizndolas de manera visible.

Respecto a las hojas inutilizadas o sobrantes, de-ber observarse las disposiciones siguientes:

a) Inutilizadas Pueden producirse errores, fallas de impresin

o cualquier otra situacin que inutilice una hoja previamente legalizada, en estas circunstancias, conforme al ltimo prrafo del numeral 5.3 del artculo 5 de la Resolucin, se deber incluir las hojas anuladas dentro del periodo que se empastar. Entendiendo que, la anulacin se realizar tachndolas o inutilizndolas de manera visible.

b) No usadas o sobrantes Conforme con el numeral 5.3 del artculo 5

de la Resolucin, las hojas sueltas o continuas correspondientes a un libro o registro de una misma denominacin, que no hubieran sido utilizadas para el registro de operaciones del ejercicio en que se legalizaron, podrn emplearse para el registro de operaciones del ejercicio inmediato siguiente. En otras palabras, si un contribuyente hubiera legalizado por ejemplo trescientas hojas para su libro Diario del Ejercicio 2009 y solo utiliza doscientos (200) hojas, ello no significa que necesariamente deba anular las cien (100) hojas no utilizadas, toda vez que puede emplearlas para el Libro Diario del Ejercicio 2010.

En este caso, de producirse el empaste en varios tomos, cada uno incluir como primera pgina una fotocopia del folio que contenga la legalizacin del libro o registro al que corres-ponde.

En caso existan hojas sobrantes y no se desee utilizarlas en el ao siguiente, las mismas de-bern ser anuladas e incluidas en el empaste a realizar.

A continuacin esquematizamos el procedimiento a seguir:

4. perodo de conservacin de libros y/o

registros

Segn el artculo 5 del Decreto Ley N 25988 (24.12.92), modificado posteriormente por la Ley

2009 2010

2009 2010

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N 27029, las empresas que no formen parte de la actividad empresarial del Estado, estarn obligadas a conservar los libros, correspondencia y otros docu-mentos relacionados con el desarrollo de su actividad empresarial, por un periodo que no exceder de cinco (5) aos contados a partir de la ocurrencia del hecho o la emisin del documento. Transcurrido dicho plazo, las empresas podrn disponer de dichos documentos para su reciclaje o destruccin. No obstante lo anterior, esta misma norma seala que est se aplicar sin perjuicio de las disposiciones referidas a obligaciones en materia tributaria contenidas en el Cdigo Tributario.

Siendo una de las obligaciones de los deudores tributarios, de conformidad con el numeral 7 del ar-tculo 87 del Cdigo Tributario, almacenar, archivar y conservar los libros y registros llevados de manera manual, computarizado o electrnica, as como los documentos y antecedentes de las operaciones o situa-ciones que constituyan hechos susceptibles de generar obligaciones tributarias o que estn relacionadas con ellas, mientras el tributo no est prescrito, se deber considerar los plazos de prescripcin establecidos en los artculos 43 y siguientes del TUO del Cdigo Tributario (2).

CMPUTO DE LA PRESCRIPCIN Hechos Jurdicos A partir del primero (1) de enero siguiente de: a. Presentacin de la declaracin anual respectiva. El vencimiento del plazo para la presentacin de la declaracin anual

respectiva. b. Tributos que deben ser determinados por el La fecha en que la obligacin sea exigible respecto de tributos no com- deudor prendidos en el inciso anterior. c. Tributos no comprendidos en los incisos anteriores. La fecha de nacimiento de la obligacin tributaria. d. Infracciones. La fecha en que se comete la infraccin o cuando no sea posible esta-

blecerla desde la fecha en que la Administracin Tributaria detect la infraccin.

e. Pagos indebidos o en exceso. La fecha en que se efectu el pago indebido o en exceso o en que devino en tal. Base Legal: Artculo 44 TUO del Cdigo Tributario, Decreto Supremo N 135-99-EF.

5. prdida o destruccin de los libros y registros y otros documentos relacionados

con hechos susceptibles de generar obli-gaciones tributarias

5.1. Comunicacin de Prdida o Destruccin Conforme con el numeral 7 del artculo 87 TUO

del Cdigo Tributario el deudor tributario debe comunicar a la Administracin Tributaria en un plazo de quince (15) das hbiles, la prdida, destruccin por siniestro, asaltos y otros, de los libros, registros, documentos y antecedentes de las operaciones o situaciones que constituyan hechos susceptibles de generar obligaciones tributarias o que estn relaciona-dos con ellos.

Segn el numeral 9.2 del artculo 9 de la Reso-

lucin, la citada comunicacin deber contener el detalle de los libros, registros, documentos y otros antecedentes perdidos o extraviados, as como el perodo tributario y/o ejercicio al que corresponden stos. Adicionalmente, cuando se trate de libros y registros vinculados a asuntos tri-butarios, se deber indicar la fecha en que fueron legalizados, el nmero de legalizacin, adems de los apellidos y nombres del notario que efectu la legalizacin o el nmero del Juzgado en que se realiz la misma, si fuera el caso.

Complementariamente, el numeral 9.3del art-culo 9 de la Resolucin seala que a dicha co-municacin se debe adjuntar la copia certificada expedida por la autoridad policial de la denuncia presentada por el deudor tributario respecto de la ocurrencia de la prdida o destruccin.

(2) Para mayores alcances, se sugiere revisar el Informe Especial: Cul es el plazo de conservacin de los Libros y Registros que

tengan vinculacin con el aspecto tributario?, desarrollado en la primera y segunda quincena de diciembre 2008, pgina A1 y siguientes.

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COMUNICACION SOBRE LA PRDIDA ROBO, EXTRAVIO O DESTRUCCION DE LIBROS CONTABLES

AO DE

............., ............ de .................. del

SeoresSuperintendencia Nacional de Administracin TributariaPresente.-

DKJON SAC. con RUC N 20131825415 debidamente repre-sentada por su Gerente General Srta. Angela Lpez Torres identificada con DNI N 041222121, en virtud de la obligacin establecida en el artculo 87 del D.S. N 135-99-EF TUO del Cdigo Tributario y de la Resolucin de Superintendencia N 234-2006/SUNAT, cumple con informar que el da ., se produjo el ..(extravo, robo, destruccin)....de los libros y registros contables que se detallan a continuacin:

1. Registro de Ventas, correspondiente al (los) periodo(s) , legalizado por el Notario el (consignar fecha de legalizacin) y cuyo nmero de legalizacin corresponde a

2. Libro de Inventario y Balances, correspondiente al (los) periodo(s) , legalizado por el Notario el (consignar fecha de legalizacin) y cuyo nmero de legalizacin corresponde a

3. Libro Caja, correspondiente al (los) periodo(s) , legalizado por el Notario el (con-signar fecha de legalizacin) y cuyo nmero de legalizacin corresponde a

4. Libro Diario, correspondiente al (los) periodo(s) , legalizado por el Notario el (con-signar fecha de legalizacin) y cuyo nmero de legalizacin corresponde a

Nota: Se cumple con adjuntar copia de la denuncia policial, que acredita la ocurrencia de los hechos.

Sin otro particular,

Representante Legal

Asimismo, se seala expresamente que el con-tenido de la comunicacin no ser aplicable a los documentos a los que se hace referencia en el Reglamento de Comprobantes de Pago, a los cuales se les aplicar el procedimiento dispuesto en dicho reglamento.

5.2. Plazo para rehacer los Libros y Registros Tambin se regula en el precitado numeral 7

que la SUNAT mediante Resolucin de Superin-tendencia fijar el plazo para rehacer los libros y registros.

En virtud a dicha facultad, SUNAT ha estableci-do en el artculo 10 de la Resolucin el plazo respectivo para rehacer los libros y/o registros y que corresponde a sesenta (60) das calen-dario computado a partir del da siguiente de ocurridos los hechos. Por otro lado, se mantiene la posibilidad que SUNAT otorgue una prrroga previa evaluacin en situaciones debidamente justificadas.

El deudor tributario deber contar con la documentacin sustentatoria que acredite los hechos que originaron la prdida o destruc-cin.

5.3. Verificacin por parte de la SUNAT Finalmente, acorde con lo dispuesto en el nu-

meral 7 del artculo 87 del Cdigo Tributario, se precisa en el artculo 11 de la Resolucin que la SUNAT podr aplicar directamente los procedimientos de determinacin sobre base presunta en aplicacin del numeral 9 del ar-tculo 64 del Cdigo Tributario de verificarse la falsedad de los hechos comunicados por el contribuyente.

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LIBROS Y REGISTROS: FORMATOS ADECUADOS AL PCGE - ESTADOS FINANCIEROSCAPTULO IV

Requisitos generales en la llevanza de los libros y registros vinculados a asuntos

tributarios

Captulo IV

(1) Sobre este punto como sabemos la nica disposicin legal que admite el pegado de hojas es el caso del Libro de Actas, regulado

por el artculo 136 de la Ley General de Sociedades que de manera excepcional permite la adhesin.

El artculo 6 de la Resolucin de Superintendencia N 234-2006/SUNAT en adelante la Resolucin dispo-ne las siguientes condiciones que deben llevar los libros y registros vinculados a asuntos tributarios:

1. Respecto al Libro

a. Datos de cabecera En lo que concierne al contenido, en general

stos deben consignar como Datos de Cabe-cera los siguientes: Denominacindellibrooregistro. Periodoy/oEjercicioalquecorrespondela

informacinregistrada. NmerodeRUCdeldeudortributario,Ape-

llidos y nombres, denominacin y/o razn socialdeste.

Esta informacin slo ser necesaria en el primer foliode cadaperiodooejercicioencaso de ser llevado en forma manual el libro o registro, por lo cual se entiende que deber ser consignada en todos los folios o pginas deserllevadoenformacomputarizada.

Como excepcin a esta informacin de cabece-ra se seala que slo en el caso especfico del Libro de Ingresos y Gastos, no ser necesario consignarelnmerodeRUCdeldeudortribu-tario, apellidos y nombres, denominacin y/o raznsocial(ltimodelosrequisitos).

b. Otros requisitos Contener foliosoriginales,noadmitin-

dose la adhesin de hojas o folios, salvo disposicin legal en contrario(1).

Legibilidad y confiabilidad. No debecontener espacios ni lneas en blanco, interpolaciones, enmendaduras, ni seales dehabersidoalteradas.

Esta condicin ya se encontraba regulada enelartculo43delCdigodeComercio.

Como una Regla Especfica, se dispone que en el caso del Libro de Inventarios y Balances se consigne la firma al cierre de cada periodo o ejerciciogravable,segncorresponda,por: Deudor tributarioo su representante le-

gal. ContadorPblicoColegiado (CPC)oCon-

tador Mercantil, responsable de su elabo-racin.

2. Registro de operaciones A travs de la Resolucin de Superintendencia

N 196-2010/SUNAT (26.06.2010) se incorporala Novena Disposicin Complementaria Final de la Resolucin estableciendo que por el trmino operaciones debe entenderse a los hechos econmicos susceptibles de ser registrados contablemente.Esevidentequeestadisposicinno representa en si un cambio, modificacin o innovacin; sino propiamente una precisin acorde con la normativa contable, en virtud de lacualnicamentesedebenreconoceraquelloshechos o transacciones que originen variaciones patrimoniales, es decir incorporar en el proceso

34

REqUISITOS GENERALES EN LA LLEvANzA DE LOS LIBROS Y REGISTROS vINCULADOS A ASUNTOS... CAPTULO IV

contable hechos que originen cambios en el Ac-tivo,PasivoyPatrimonioascomoenResultados(IngresosyGastos).

Complementariamenteaello,elliteralc)delartcu-lo 6 de la Resolucin dispone que se debe incluir los registrosoasientosdeajuste, reclasificacino rectificacin que correspondan, as como las operaciones que se omitieron registrar en meses oejerciciosrespectodeloscualesyaserealizlatotalizacincorrespondiente.

Esta regulacin est acorde con el artculo 44 del Cdigo de Comercio, que dispone que los comer-ciantes salvarn a continuacin inmediatamente que los adviertan, los errores u omisiones en que incurrenalinscribirenloslibros.

Es importante tener en cuenta que los Libros y Registros pertenecen al proceso contable, por lo cual deben regirse por lo dispuesto en la regu-lacincontable, sinperjuiciodecumplir con lasformalidadestributariasexigidas.

3. Respecto de las operaciones contenidas en los libros

De manera general se establecen las siguientes condiciones:

Orden cronolgico y correlativo, salvo que por norma especial se establezca un orden predeterminado.

Si bien el artculo 43 del Cdigo de Comercio ya seala la exigencia de llevar los libros por orden de fechas, veamos a continuacin algu-nas consideraciones adicionales: ParaelLibroDiario,elartculo38delCdi-

go de Comercio seala que las operaciones deben anotarse da por da, sealando in-cluso que en aquellos casos de operaciones numerosas que puedan anotarse en un solo asiento se deber guardar en la expresin de ellas, cuando se detallen el orden mismo enquesehayanverificado.

Para el LibroMayor, el artculo 39 delCdigo de Comercio establece que se trasladarn a las cuentas por orden riguroso de fechas, los asientos de diario referentes aellas.

Para el RegistrodeVentaso Ingresos, elnumeral 1 del artculo 14 del Reglamento deComprobantesdePago(aprobadoporResolucin de Superintendencia N 007-99/SUNAT)regulaquelasoperacionesrealiza-

das se debern anotar en forma cronolgica por tipo de comprobante y correlativa por serie.

Y qu ocurre con el Registro de Compras?. En nuestra opinin, el requerimiento de orden cronolgico de las operaciones no resulta aplicable a este registro toda vez que en el mismo se anotan los comprobantes recibidos por parte de los proveedores de bienes y servi-cios y en la prctica los mismos no se entregan necesariamente en la fecha en que se produce la operacin (situacin que no es imputable al adquirente).Espreciso indicarquea la fechano ha existido una norma que establezca tal requisitoespecficamenteparaesteregistro.

Empleo del Plan Contable General vigente en el pas.Paraelejercicio2010,puedeutilizar-seelPCGRoelPCGE,segnlaopcinquetomeel contribuyente.Apartirdelejercicio2011,obligatoriamentesedebeutilizarelPCGE.

No obstante, dada la existencia de ciertos sec-tores econmicos con caractersticas propias regulados por entes especiales, la utilizacin delPlanContableGeneralno seraplicableen los casos en que por norma especial los deudores tributarios se encuentren obligados a emplear un Plan de Cuentas,Manual deContabilidad u otro similar distinto, en cuyo casodebernutilizarestosltimos.

Totalizacin de los importes por cada folio, columna o cuenta contable.Estatotalizacinse efectuar hasta obtener el total general del periodoo ejerciciogravable, segn corres-ponda; salvo que el libro o registro se lleve utilizandohojas sueltasocontinuas,encuyocaso la totalizacin se efectuar finalizado el periodooejercicio.

En este sentido, aquellos que lleven libros y registros de manera manual debern trasladar los totales acumulados en cada folio al folio siguienteprecedidosdelafraseVANyenlaprimera lnea del folio siguiente se registrar el total acumulado del folio anterior precedido de lafraseVIENEN.Culminadoelperiodooejer-cicio gravable, se realizar el correspondiente cierreregistrandoeltotalgeneral.Asimismo,deno realizarse operaciones en un determinado periodooejerciciogravable, se registrar la

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LIBROS Y REGISTROS: FORMATOS ADECUADOS AL PCGE - ESTADOS FINANCIEROSCAPTULO IV

Libros

Libro de Actas de la Empresa Individual de Responsabilidad Limitada

Libro de Actas de la Junta Ge-neral de Accionistas

Libro de Actas del Directorio

Libro de Matrcula de Accio-nes

LibrodePlanillas

Norma que lo regula

Ley de la EIRL (Ley N 21621 y normasmodificatorias)

Artculos 134 y siguientes de la Ley General de Sociedades (Ley N26887)

Artculo 170 de la Ley General deSociedades.

Artculo 92 de la Ley General deSociedades.

DecretoSupremoN001-98-TRynormasmodificatorias.

leyendaSINOPERACIONESenelfoliocorres-pondiente.

Expresado en moneda nacional y en castella-no. El numeral 4 del artculo 87 del Cdigo Tributario referido a obligaciones de los admi-nistrados regula que los libros de contabilidad u otros libros y registros exigidos por leyes, reglamentos o por Resolucin de Superinten-dencia de la SUNAT sean llevados en castellano y expresados en moneda nacional(2).

Lo expresado anteriormente, no resulta aplicable para los siguientes libros regulados en normas especiales:

(2) La nica salvedad es respecto a los sujetos autorizados a llevar contabilidad en dlares americanos, y que corresponde a

contribuyentes que reciban y/o efecten inversin extranjera directa en moneda extranjera, de acuerdo a los requisitos que se establezcan mediante Decreto Supremo refrendado por el Ministerio de Economa y Finanzas y que al efecto contraten con el Estado.

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LIBROS Y REGISTROS: FORMATOS ADECUADOS AL PCGE - ESTADOS FINANCIEROSINTRODUCCIN

Formatos eInformacin Mnima PARTE II

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FORMATOS E INFORMACIN MNIMA INTRODUCCIN

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LIBROS Y REGISTROS: FORMATOS ADECUADOS AL PCGE - ESTADOS FINANCIEROSINTRODUCCIN

Formatos e Informacin MnimaINTRODUCCIN

1. Antecedentes

A travs de la Resolucin de Superintendencia

N 239-2008/SUNAT (31.12.2008) y vigente a partir del 1 de enero 2009, se produjeron modificaciones a la Resolucin de Superintendencia N 234-2006/SUNAT, en adelante la Resolucin, relacionadas con el Libro Diario de Formato Simplificado, la informacin mnima y de algunos formatos del Libro de Inventarios y Balances.

Producido los cambios referidos, a partir del 01.01.2009; entraron en vigencia el artculo 12 (que regula sobre Contabilidad Completa) y 13 (Informacin Mnima y Formatos) de la Resolucin. No obstante, a travs de la Resolucin de Superintendencia N 017-2009/SUNAT (24.01.2009) se suspende en forma excepcional a partir del 25 de enero y hasta el 31 de diciembre de 2009, la aplicacin de lo previsto en el artculo 13 de la Resolucin, con excepcin de lo establecido en el inciso 5-A (Libro Diario de Formato Simplificado) y el numeral 13.4 (Registro de Inventario Permanente en Unidades).

Sin embargo, con la dacin de la Resolucin de Superintendencia N 286-2009/SUNAT (31.12.2009) se prorroga la suspensin de la vigencia del artculo 13

hasta el 30.06.2010. Por lo cual, su vigencia ocurre a partir del 1 de julio 2010, en forma obligatoria.

2. Aspectos que regula el artculo 13

En la presente parte se desarrolla el formato e

informacin mnima que corresponde a cada libro o registro vinculado a asuntos tributarios, segn lo re-querido tanto por las normas del Impuesto a la Renta e IGV como por el artculo 13 de la Resolucin.

Cabe referir que en el artculo 13 se regulan los formatos y la informacin mnima que debern contener los libros y registros vinculados a asuntos tributarios. Es importante destacar que la utilizacin de los formatos que debe contener cada libro y registro vinculado a asuntos tributarios es obligatoria, excepto, cuando los libros o registros son llevados mediante hojas sueltas o continuas.

Asimismo los deudores tributarios no obligados a incluir determinada informacin en un libro o registro podrn optar por no incorporar en el formato del libro o registro relacionado, las columnas en donde se deba consignar la referida informacin.

A continuacin graficamos los aspectos regulados en el artculo 13 precitado.

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FORMATOS E INFORMACIN MNIMA INTRODUCCIN

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Libro Caja y BancosCaptuLo I

1. Sujetos obligados

En virtud del artculo 65 del TUO de la Ley del Im-

puesto a la Renta el Libro Caja y Bancos resulta obligatorio para todos aquellos perceptores de rentas de tercera ca-tegora que se encuentren obligados a llevar contabilidad completa, y que corresponde a aquellos sujetos cuyos ingresos brutos anuales superen las 150 UIT.

En efecto, el Libro Caja y Bancos, en el que se registra mensualmente toda la informacin, proveniente del mo-vimiento del efectivo y del equivalente de efectivo, integra la contabilidad completa de acuerdo al artculo 12 de la Resolucin de Superintendencia N 234-2006/SUNAT.

2. Sujetos Exceptuados

En principio, de acuerdo al artculo 65 del TUO de

la Ley del Impuesto a la Renta, no estn obligados a llevar el Libro Caja y Bancos los perceptores de rentas de tercera categora cuyos ingresos brutos anuales no superen las 150 UIT.

Adems, de acuerdo al numeral 1.1 del artculo 13 de la Resolucin de Superintendencia N 234-2006/SUNAT, se encontrarn exceptuados de llevar este libro los deudores tributarios que lleven sus libros o registros utilizando hojas sueltas o continuas, en la medida que la informacin que se exige para este libro se encuentre contenida en el Libro Mayor.

3. plazo de atraso

Acorde con el numeral 1 del anexo 2 de la Re-

solucin de Superi

libros contables pdf caballero bustamante

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