Lição nº1

Anabela Mesquitasarmento@iscap.ipp.pt

Gestão da Informação e do Conhecimento

• Delinear o tipo de trabalho que os trabalhadores do conhecimento fazem

• Descrever as fases da gestão do conhecimento• Rever os elementos chave da infra estrutura da gestão do

conhecimento e avaliar a sua eficácia no apoio/suporte a um ambiente do conhecimento

• Discutir a eficácia dos métodos de transferência de conhecimento organizacional

• Descrever os aspectos chave de comunidades de prática efectivas• Aplicar os 5P’s da gestão do conhecimento a contextos de trabalho

diferentes• Identificar os aspectos chave que devem ser considerados aquando

da integração da gestão estratégica de conhecimento nas práticas de trabalho

Objectivos da sessão

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Gestão da Informação e do Conhecimento

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Programa da disciplina

Parte IIInfluências no conhecimento Introdução à gestão estratégica do conhecimento

Fases do desenvolvimento do conhecimentoInfraestruturas da gestão do conhecimentoComunidades de práticasOs 5 P’s da gestão estratégica do conhecimento

Introdução

• O desenvolvimento da economia do conhecimento forçou as organizações a pensarem com mais cuidado na forma como o conhecimento opera, de que forma pode ser identificado, preservado e acedido

• O conhecimento organizacional necessita de ser identificado e gerido com cuidado para assegurar a sua máxima contribuição (por exemplo, através da sua retenção)

• A maior parte das organizações gerem os seus activos de conhecimento de uma forma muito pobre: não sabem o que deve ser valorizado, quem detém o conhecimento estratégico e como potenciar o conhecimento existente

• O trabalhador do conhecimento é um componente em crescimento nos locais de trabalho

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FASES DE DESENVOLVIMENTO DO CONHECIMENTO

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• Ao contrário de outros elementos, o conhecimento quanto mais usado, melhor se torna, devido à sua natureza dinâmica. A capacidade para distribuir e duplicar o conhecimento entre várias pessoas é a chave para o seu valor e versatilidade nas organizações.

• Ele pode reduzir o tempo necessário para aprender novas competências e poupar custos em oportunidades perdidas.

• São identificadas 5 fases na criação de conhecimento

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• O conhecimento evolui à medida que é redesenhado através da realização de novos eventos, informação ou contacto com outras pessoas.

• Pode residir no indivíduo (conhecimento personalizado / tácito), ser acedido através das outras pessoas ou armazenado como artefacto recuperável.

• Artefactos são fontes de conhecimento que podem ser utilizadas ou desenvolvidas por outras pessoas

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Fase Cria

Fontes do conhecimento Alicerces ricos e precisos para um desenvolvimento contínuo de conhecimento

Abstracção do conhecimento

Princípios, teorias e conceitos para orientar um desenvolvimento contínuo de conhecimento

Conversão do conhecimento

Conceitos abstractos que são convertidos em aplicações e resultados

Difusão do conhecimento Compreensão partilhada

Desenvolvimento e refinação do conhecimento

Conhecimento adaptável e flexível acomodando contextos em mudança

Fases da criação do conhecimento organizacional

Fontes do conhecimento

• A identificação de um hiato de conhecimento entre o que se sabe e o que se precisa de saber é, frequentemente, um estímulo para começar o processo de criação de conhecimento.

• Em resposta, a organização revê as fontes detidas pelos indivíduos ou outros recursos organizacionais.

• A este processo de aproximar o máximo de fontes possível dá-se o nome de fontes do conhecimento.

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• As fontes a considerar podem incluir:• Conhecimento prévio ou especializado dos indivíduos, • Fontes especializada (e.g. Consultores)• Registos organizacionais (intranet, arquivos, etc.)• Experiência prévia• Fontes externas (e.g. Bibliotecas, estudos de caso, etc.)

• A aprendizagem a partir de experiências prévias é uma fonte importante. Esta fonte é, frequentemente, pouco utilizadas porque os indivíduos não partilham o que aprenderam com os seus erros, com os outros

• A riqueza e a acessibilidade das fontes influencia os resultados

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Abstracção do conhecimento• Depois de analisar as fontes, geram-se princípios

gerais, teorias e conceitos para guiar na construção do novo conhecimento. A este processo dá-se o nome de abstracção do conhecimento.

• A abstracção do conhecimento ajuda a estruturar os insights surgidos a partir das fontes de conhecimento e a extrapolar novo conhecimento a partir de linhas orientadoras básicas e de outros aspectos que tenham emergido.• Enquanto os mais experimentados confiarão mais no seu

próprio conhecimento, servindo as outras fontes para validar ou enriquecer esse conhecimento, os menos experimentados confiarão mais nas fontes externas.

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• A abstracção das várias fontes reduz a complexidade dos factores a serem analisados e permite que novas ideias se convertam em resultados utilizando uma estrutura sólida e de confiança.

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Conversão do conhecimento• O conhecimento necessita de ser aplicado em novos contextos e

problemas• A partir da abstracção, o conhecimento converte-se em várias formas de

aplicações úteis que podem ser testadas e partilhadas • A conversão do conhecimento descreve a fase durante a qual as várias

ideias e princípios são refinados num resultado específico. Pode dar origem ao desenvolvimento de artefactos que podem ser armazenados e acedidos

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– O conhecimento pode ser codificado ou embebido. • Conhecimento codificado é aquele que pode

ser guardado e acedido por outras pessoas, quando necessário. Pode ser transformado em artefactos como modelos, equações, linhas orientadoras

• Conhecimento embebido é o conhecimento tácito dos indivíduos. Pode ser partilhado através de histórias, metáforas ou conselhos

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Difusão do conhecimento• É a divulgação / partilha do conhecimento depois

de codificado ou embebido.• A difusão pode ser feita através dos vários meios

(newsletters, intranet, reuniões, seminários, vídeos), através da modelação de novas práticas, das demonstrações ou formações. O sucesso da difusão depende do nível de conhecimento prévio detido pela audiência e a eficácia dos canais disponíveis.

• A difusão é mais eficaz quando o receptor pode compreender e integrar o que está a ouvir nos seus construtos mentais. O conhecimento embebido pode ser mais difícil de transmitir.

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Desenvolvimento e refinação do conhecimento

• O desenvolvimento e refinação do conhecimento é o processo de continuamente remodelar e testar o conhecimento através de experiências adicionais e de feedback (por exemplo, pode dar lugar ao desenvolvimento de contextos que encorajem a partilha e a interacção, flexibilidade para adoptar o resultado da reflexão, fazer experiências).

• Tal combinação de flexibilidade e rigor assegura que o conhecimento permanece actual e tem utilidade

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INFRA ESTRUTURA DA GC

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• A infraestrutura da GC consiste em sistemas e processos que apoiam a criação e a gestão do conhecimento organizacional

• 3 tipos principais de infra estrutura:– Gestão– Técnica / Tecnológica – Social

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Infra estrutura de gestão

– Consiste na forma como a organização está estruturada; é gerida

– Como se sabe, o apoio que é dado, por parte do topo da hierarquia, aos trabalhadores do conhecimento e a gestão dos processos organizacionais afectam significativamente os resultados da gestão do conhecimento.

– Esta infraestrutura tem grande impacto na identificação de fontes, tomada de decisão e criação de práticas inovadoras.

– Fornecem os recursos e o apoio para assegurar que os objectivos organizacionais são atingidos.

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– Podem contribuir / facilitar, ou criar obstáculos, à GC

– Os gestores são responsáveis pelo desempenho das unidades operacionais que lideram. Eles asseguram que o pessoal, as finanças e outros recursos são usados efectivamente. O gestor actua como facilitador e como parceiro, e não como controlador das tarefas e das actividades.

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Infra estrutura de gestão– Os trabalhadores do conhecimento esperam

autonomia e confiança por parte dos seus gestores

– Uma gestão do conhecimento com sucesso requer um estilo de gestão aberto, que encoraje a partilha.

– A um nível macro, a forma como a organização apoia os seus trabalhadores do conhecimento através das suas políticas e práticas de emprego também afecta a capacidades desses trabalhadores na realização nas actividades de conhecimento desejadas.

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Infra estrutura de gestão– A gestão de recursos humanos trata do

recrutamento, retenção, desenvolvimento e estímulo dos funcionários

– Alinha os esforços individuais dos membros com as prioridades organizacionais através das práticas e estratégias adequadas

– GRH opera a todos os níveis nas organizações. É da responsabilidade de muita gente na organização e não apenas de um grupo reduzido. Cada gestor desempenha uma parte deste papel no desenvolvimento dos seus colaboradores

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Infra estrutura tecnológica

– Incluem os sistemas de gestão financeira, registos, clientes, recursos humanos, projectos, bibliotecas, etc.

– Apoiam no registo, transmissão e partilha de informação e conhecimento

– Uma das barreiras pode ser as políticas de acesso a determinado tipo de informação

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Infra estrutura social

– Permitem as trocas sociais e profissionais entre os membros da organização e outros parceiros

– São muito influenciados pelos valores enfatizados pela organização (por exemplo, o grau com que a organização se centra no indivíduo ou no grupo, ênfase a curto ou longo prazos, ambiente colaborativo ou concorrencial)

– A GC pode contribuir com o desenvolvimento do capital social na organização

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PROTECÇÃO DO CONHECIMENTO ORGANIZACIONAL

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• Uma das primeiras tarefas é identificar qual o conhecimento central ao negócio. O que é realmente importante para a organização?

• O conhecimento central ao negócio é aquele conhecimento que foi acumulado, tendo sido identificado, publicamente valorizado, capturado e disseminado na organização

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• A organização tem que assegurar que os membros do staff se centram na geração e preservação desse conhecimento crítico

• Para isso, os funcionários precisam de saber qual o conhecimento que é realmente importante e de que forma podem contribuir para os resultados finais – requer um continuado reconhecimento da direcção estratégica da organização.

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Protecção do conhecimento organizacional

• Esse conhecimento tem depois que ser protegido. Como? Contribuindo, por exemplo, para a sua partilha, transferência– O conhecimento crítico precisa de ser

regularmente e efectivamente disseminado a todos os que dele necessitem

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– O aumento do valor do conhecimento mudou a forma como a comunicação e as interacções estratégicas ocorrem nas organizações

– 3 modelos de transferência de conhecimento demonstram a natureza evolutiva da comunicação organizacional (ver slide seguinte)

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Anabela Mesquita 30Consegues identificar estes modelos?

Protecção do conhecimento organizacional

• Desafios que se colocam à organização à medida que as pessoas trocam informação e se adaptam:– Objectos do conhecimento – formas explícitas

de conhecimento que são capturadas, armazenas, acedidas e adaptadas. Surgem alguns problemas à medida que são usados:• Propriedade intelectual – as pessoas gostam de ser

reconhecidas pelo seu contributo embora a propriedade possa ser difícil de determinar

• Uniformização• Personalização

– que abordagem na utilização destes objectos? Abordagem standard ou personalização? Excepções?

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Comunidades de prática

• Grupos de pessoas com interesses comuns que partilham o seu conhecimento e colaboram

• Mentalidade colectivista – estão ligados através dos seus interesses comuns e procuram colaborar

• Grupos não formais, auto geridos que existem devido ao compromisso pessoal dos seus membros

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OS 5P’S DA GESTÃO ESTRATÉGICA DO CONHECIMENTO

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Planeamento

• Um planeamento cuidado assegura que o conhecimento central é definido e apoiado

• Estratégias cuidadas para criar sistemas e processos efectivos e monitorar a sua eficácia a longo prazo facilitam uma boa GC

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Pessoas

• A GC confia nas pessoas para fornecerem o conhecimento e o usarem com eficácia

• Também contribuem para o desenvolvimento dos sistemas

• A criação de uma comunidade social e redes de conhecimento são elementos importantes de qualquer comunidade

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Processos

• Vários sistemas e processos precisam de ser estabelecidos para facilitarem a transferência de conhecimento entre os membros e canais da organização

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Produtos

• Uma definição clara dos objectos críticos de conhecimento e resultados permite a sua preservação e acesso

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Desempenho

• Os resultados de curto e longo prazos precisam de ser considerados e monitorados para assegurar que a comunidade de conhecimento está efectivamente a construir a sua estratégia de conhecimento

• A avaliação é uma componente importante da GC

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RELAÇÃO ENTRE A GESTÃO DO CONHECIMENTO E A ESTRATÉGIA

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• As organizações necessitam de enfatizar a capacidade de antecipar as necessidades futuras – a GC deve ser vista como a actividade

fundamental da organização– ela facilita a utilização do conhecimento existente

na comunidade e coloca a ênfase nos aspectos realmente importantes para a organização

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Gestão do conhecimento e estratégia

• Partilha do conhecimento como competência central– Esta prática tem de ser promovida, apoiada e

acarinhada (por exemplo, dando a oportunidade para os funcionários desenvolverem as suas competências nesta área, aplicar os seus conhecimentos, promovendo recompensas adequadas, disponibilizando tecnologias, etc.)

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Gestão do conhecimento e estratégia

• O desenvolvimento de uma comunidade estratégica de conhecimento necessita de apoio– Por exemplo, através da liderança e

acompanhamento de forma a assegurar que os membros se sentem ligados e valorizados

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Gestão do conhecimento e estratégia

• A GC deve adicionar valor à comunidade– As pessoas devem sentir que o esforço feito na GC

vale a pena; que a GC gera vantagens para a organização

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Ideias a reter

• A GC é um processo sistémico complexo• O conhecimento organizacional precisa de ser

identificado, desenvolvido e partilhado para assegurar que a sua utilização é optimizada

• A infra estrutura organizacional desempenha um papel importante no encorajamento de uma GC efectiva

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