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LINEAMIENTO PARA LA ADMINISTRACION DE LAS CAJAS MENORES

Bogotá D.C., Mayo de 2017

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LINEAMIENTOS PARA LA ADMINISTRACION DE LAS CAJAS MENORES

Código: L-GF-02

Versión 08

Proceso asociado: Gestión Financiera

TABLA DE CONTENIDO

1. OBJETIVO: ------------------------------------------------------------------------------------------- 3

2. ALCANCE: ------------------------------------------------------------------------------------------- 3

3. TERMINOS Y DEFINICIONES ------------------------------------------------------------------ 3

4. POLITICAS PARA LA ADMINISTRACION DE CAJAS MENORES ------------------- 4

5. ETAPAS PARA LA ADMINISTRACION DE CAJAS MENORES ----------------------- 4

5.1 CONSTITUCION DE CAJAS MENORES: ---------------------------------------------- 4

5.2 MANEJO DE LAS CAJAS MENORES --------------------------------------------------- 6

5.3 REEMBOLSO DE LAS CAJAS MENORES -------------------------------------------- 9

5.4 CONTROLES PARA EL MANEJO DE LAS CAJAS MENORES --------------- 11

6. MARCO LEGAL. ---------------------------------------------------------------------------------- 12

7. REQUISITOS TÉCNICOS: --------------------------------------------------------------------- 12

8. DOCUMENTOS ASOCIADOS ---------------------------------------------------------------- 12

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1. OBJETIVO:

Establecer los mecanismos para la constitución, manejo y control de las cajas menores de la Presidencia de la República.

2. ALCANCE:

Aplica para todas las Cajas Menores que se constituyan para sufragar gastos que tengan el carácter de urgente e indispensable, con la finalidad de apoyar la gestión administrativa y misional de la entidad.

3. TERMINOS Y DEFINICIONES

Arqueo de Caja Menor: Es aquella verificación sorpresiva realizada por funcionarios designados por la administración, diferente de quienes manejan la caja menor, con el fin de garantizar que las operaciones estén debidamente sustentadas, que los registros sean oportunos y adecuados y que los saldos correspondan; constatando los recursos asignados a las cajas menores, realizando el conteo físico, el control y seguimiento a cada uno de los rubros presupuestales autorizados en las respectivas comunicaciones de apertura, independientemente de la verificación por parte de la Oficina de Control Interno. Caja Menor: Es un fondo de dinero necesario para cubrir los gastos menores e imprevistos, que por su carácter de urgente requieran el pago inmediato. Constitución: La Caja menor se constituirá por cada vigencia fiscal mediante acto administrativo suscrito por el jefe del respectivo órgano, o a quien este delegue. CDP – Certificado de Disponibilidad Presupuestal: Documento expedido a través del sistema de Información Financiera SIIF - para amparar la constitución de la caja menor. Cuantía: se refiere al valor correspondiente del total de la caja menor y a los valores desagregados por rubro presupuestal. Cuentadante: Persona responsable del manejo de los recursos asignados a la Caja Menor, que es designado mediante acto administrativo. Clase de Gasto: Identificación presupuestal para determinar la clasificación del gasto realizado.

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Destinación: El dinero que se entregue para la constitución de Cajas Menores debe ser utilizado para sufragar gastos identificados y definidos en los conceptos del presupuesto General de la Nación que tengan el carácter de urgente. Gasto: Salida de recursos, expresados en forma cuantitativa, requeridos para el desarrollo de la actividad ordinaria de la entidad. Monetizar: Convertir en efectivo o en moneda local, una moneda extranjera. Legalización: Presentación al Área Financiera de los documentos que soportan el gasto con el cumplimiento de los requisitos legales para efectos del reembolso o legalización definitiva de la caja menor. Reembolso: Devolución de la cuantía de los gastos realizados sin que excedan el monto previsto en el respectivo rubro presupuestal en forma mensual o cuando se haya consumido más de un 70%, lo que ocurra primero, de algunos o todos los valores de los rublos presupuestales afectados. En el reembolso se deberán reportar los gastos realizados en todos los rubros presupuestales a fin de efectuar un corte de numeración y de fechas. Registrar: Descargar una partida o cantidad en los libros, de acuerdo con criterios ya establecidos.

4. POLITICAS PARA LA ADMINISTRACION DE CAJAS MENORES

El dinero que se entregue para el manejo de las Cajas Menores debe ser utilizado para sufragar gastos identificados y definidos en los conceptos del Presupuesto General de la Nación que tengan el carácter de urgente.

El responsable para el manejo de la caja menor deberá actuar de conformidad con la ley y responderá por la legalización oportuna y el manejo del dinero que se encuentre a su cargo, sin perjuicio de las demás acciones legales y disciplinarias a que hubiere lugar.

5. ETAPAS PARA LA ADMINISTRACION DE CAJAS MENORES

5.1 CONSTITUCION DE CAJAS MENORES:

Requisitos

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Para la constitución de las Cajas Menores se deberán tener en cuenta los siguientes requisitos:

1. Certificado de Disponibilidad Presupuestal – CDP, para amparar su constitución. 2. Para cada vigencia fiscal, se constituirán las cajas menores, mediante resolución

suscrita por el Director del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República o su delegado, indicando la cuantía de cada rubro, el responsable, la finalidad, unidad ejecutora y la clase de gasto que se puede realizar.

3. Póliza para el manejo de los recursos. 4. Apertura de la Cuenta Corriente respectiva: Los fondos de las cajas menores se

deben manejar en cuentas corrientes a nombre de la Entidad indicando el nombre del responsable de manejo. Habrá fondos de cajas menores que pueden mantenerse en efectivo hasta una base y se abrirán de acuerdo con las necesidades y requerimientos de los usuarios de las mismas, en las cuentas corrientes que se establezcan de conformidad con el presente lineamiento, no se pueden registrar transacciones por consignaciones o retiros diferentes a los inherentes al manejo de los recursos de las cajas menores.

5. Cuando se requiera la creación de una caja menor, el responsable de su manejo informará a la aseguradora, anexando copia de la resolución de constitución para que se realice el amparo correspondiente.

6. Registro de las operaciones de creación en el sistema SIIF. Adicionalmente, el responsable establecerá mecanismos de autocontrol a través de registros que permitan hacer el seguimiento de los recursos bajo su custodia.

Pasos para la creación:

1. El Ordenador del Gasto identifica la necesidad de Crear, Adicionar, Reducir, Eliminar o Fusionar la Caja Menor, así como determinar el responsable para su manejo indicando el nombre del servidor público, cédula de ciudadanía, monto, discriminación del gasto por rubro presupuestal según el tipo de gasto.

2. El responsable de la Caja Menor proyecta solicitud del CDP en el formato F-GF-23 para la firma del delegado para la constitución y funcionamiento de las cajas menores. Ver Procedimiento Ejecución Presupuestal- P-GF-14.

3. Una vez expedido el CDP, el responsable de la Caja Menor procede a elaborar el proyecto de resolución por medio del cual se crea la caja menor, a la que se anexará la justificación técnica y económica.

4. El Director del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República o su delegado aprueba la resolución.

5. La dependencia encargada de numeración de actos administrativos, numera y entrega copia de la resolución a los responsables de caja menor y al Área Financiera.

6. El Grupo de Presupuesto registra la creación de la caja menor en el Sistema de Información Financiera SIIF y expide el compromiso presupuestal.

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7. El Grupo de Central de Cuentas registra la cuenta por pagar de creación de la caja menor en el Sistema de Información Financiera SIIF.

8. El Grupo de Contabilidad registra la obligación de creación de la caja menor en el Sistema de Información Financiera SIIF.

9. El Grupo de Pagaduría genera la orden de pago de creación de la caja menor en el SIIF Nación.

10. El cuentadante registra en el SIIF Nación, el ingreso a bancos correspondiente a los recursos asignados a la caja menor.

11. El Grupo de Recursos Físicos del Área Administrativa gestiona ante la Compañía de Seguros respectiva la inclusión en la Póliza Global de Manejo vigente de los funcionarios a quienes se designe para el manejo de las cajas menores.

5.2 MANEJO DE LAS CAJAS MENORES

Pasos Generales: Para ejecutar recursos por la caja menor se deben adelantar los siguientes pasos de manera general: 1. El responsable de la Caja Menor realiza ante la entidad bancaria los trámites

necesarios para mantener recursos disponibles en Caja y/o bancos para cubrir gastos.

2. Los servidores públicos, según la necesidad y el objeto del gasto realizan la solicitud al responsable de Caja Menor diligenciando el Formato: F-GF-13 ”Solicitud de Bienes y Servicios por Caja Menor” o a través del aplicativo dispuesto en la intranet “Gestión de Comisiones”, así mismo, en el formato F- GA – 22 “Planilla de Servicio de Transporte”, cuando requieran gastos de transporte, en el caso de viáticos al exterior a través del formato de autorización comisiones de servicio al exterior establecido en el SIGOB.

3. Recibir y verificar las solicitudes. Cuando se requiera atender gastos de mantenimiento, estos solo se aceptan si no están contemplados en los contratos de mantenimiento celebrados, por lo tanto se debe contar previamente con la autorización correspondiente expedida por el Área Administrativa. Con recursos de las cajas menores se pueden adquirir elementos de consumo, previa verificación de la no existencia en Recursos Físicos del Área Administrativa.

4. Para gastos de bienes y servicios, el responsable de la Caja menor elabora el recibo de caja menor el cual deberá tener como mínimo la siguiente información (Nombre, Cédula de Ciudadanía del beneficiario, Fecha, Número consecutivo, Concepto del gasto, Valor, firma de quien recibe los recursos) y entrega el efectivo al solicitante. El original del recibo y el formato F-GF-13 reposarán en los archivos de la caja menor de que se trate.

5. Para viáticos y gastos de viaje al interior el responsable de la Caja menor consigna en la cuenta del servidor público o contratista, gira cheque o hace entrega de cheque

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de gerencia y cuando se trata de viajes al exterior entrega el valor equivalente en dólares mediante oficio.

6. El servidor público o contratista legaliza el gasto ante el responsable de la Caja Menor adjuntando los documentos soportes con el lleno de los requisitos legales: (factura y/o recibo original, certificación de recibido a satisfacción del bien o servicio, certificación bancaria para efectos de pago, reintegro y cumplido de comisión, entre otros), conforme a lo establecido en el decreto expedido por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público. Para la entrega de los documentos soportes se privilegiará el uso de las herramientas tecnológicas y aplicativos con los que cuente la Entidad.

7. El responsable de Caja Menor contabiliza todas las operaciones realizadas, de acuerdo con las disposiciones legales para las Cajas Menores, en el SIIF Nación.

8. Los rembolsos se realizan en las cuantías de los gastos realizados, sin exceder el monto previsto en el respectivo rubro presupuestal en forma mensual o cuando se haya consumido más de un setenta por ciento (70%) lo que ocurra primero, de algunos o todos los valores de los rubros presupuestales afectados. Efectuar en el SIIF Nación el registro de la solicitud de reembolso y remitir al Grupo de Central de Cuentas del Área Financiera, la relación de gastos con sus respectivas facturas y/o recibos originales y la solicitud del CDP en el Formato F-GF-23 por la cuantía legalizada.

9. Una vez expedido el CDP de reembolso elaborar la resolución de reconocimiento del gasto, la cual debe ser firmada por el ordenador de gasto competente.

10. Los grupos de trabajo del Área Financiera efectúan los registros presupuestales, contables y de pagaduría correspondiente al reembolso de caja menor.

11. Una vez recibido el abono del reembolso en la cuenta destinada para el manejo de la caja menor se registra el ingreso en el SIIF Nación.

12. El responsable de Caja Menor realiza mensualmente la conciliación bancaria. 13. Para el Fondo de Programas Especiales para la Paz, la solicitud de bienes y servicios

F-GF-13 de que trata el numeral 2, así como la solicitud de gastos de viaje F-TH-35, se podrán tramitar con la autorización a través de correo electrónico por parte de la Directora. No obstante lo anterior, todos los formatos deberán estar firmados para su legalización.

Para el manejo de las cajas menores se debe tener en cuenta las prohibiciones establecidas en el Decreto expedido por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público y la demás normas vigentes.

Pasos particulares para el manejo de Caja Menor de Viáticos y Gastos de Viaje al exterior.

1. Recibir del Área de Talento Humano la solicitud de comisión de autorización de comisiones de servicios al exterior y de los decretos y/o resoluciones de

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comisiones al exterior, verificar si están conforme a lo establecido por las normas vigentes, si no está conforme se devuelve al Área de Talento Humano.

2. Una vez los documentos se encuentren conformes, solicita a la entidad bancaria mediante oficio el valor en dólares a entregar al beneficiario de la comisión.

3. Recoger los dólares solicitados mediante el servicio de transporte (seguro) de la

entidad.

4. Verificar la cantidad de dinero solicitado y elaborar oficio para entregar al beneficiario o comisionado.

5. Una vez recibida del Banco la liquidación de registro de giro se procede a registrar

las diferentes operaciones en el SIIF.

6. Terminada la comisión, el beneficiario debe entregar al responsable de la caja menor el cumplido de comisión diligenciando el formato F-TH-09 “Cumplido de Comisión” y la respectiva legalización soportes de los gastos efectuados si hay lugar a ello. Si el comisionado no cumple con la totalidad de la comisión, deberá reintegrar con oficio indicando los días indicando el número de días en comisión, el valor a reintegrar y la serie de los billetes que entrega, estos reintegros se monetizan al tipo de cambio establecido por el Banco y quedarán en Caja disponibles para utilizarse en comisiones posteriores.

7. Calcular el valor del reintegro de acuerdo al costo inicial de la comisión y registrar

en el SIIF el respectivo reintegro. Pasos particulares para el manejo de Caja Menor de Viáticos y Gastos de Viaje al interior.

1. Recibir del Área de Talento Humano la solicitud y el acto administrativo de comisión o gasto de viaje donde se identifique los nombres de las personas que viajarán, el destino y número de días en comisión, verificar si está conforme a lo solicitado y lo establecido en los decretos de escala de asignación para viáticos al interior, si no están conformes devolver al Área de Talento Humano.

Durante los cinco (5) días siguientes a la fecha de terminación de la comisión, la persona comisionada al interior o exterior deberá cumplir con los siguientes requisitos:

1. Presentar informe de la comisión al jefe inmediato 2. Cumplido de comisión o de viaje debidamente diligenciado. 3. Pasabordos aéreos y/o facturas y/o recibos originales de gastos de transporte

terrestre y/o fluvial, cuando sea el caso. (Cuando se extravíen los pasabordos,

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se deberá solicitar la certificación de haber utilizado los tiquetes ante la respectiva aerolínea).

4. Consignación con valor de reintegro, cuando haya lugar a ello. Cuando el comisionado al exterior o al interior haya recibido avances de viáticos y por cualquier circunstancia interrumpe la comisión antes del término previsto en ésta o la misma sea cancelada, deberá reintegrar el valor correspondiente dentro de los 5 días hábiles siguientes a la interrupción o a la cancelación de la comisión ante el responsable de la caja menor o la persona que haga sus veces.. No se podrán entregar nuevos recursos a un funcionario, hasta tanto no se haya legalizado el gasto anterior.

5.3 REEMBOLSO DE LAS CAJAS MENORES

Requisitos Para efectos del reembolso, las legalizaciones de caja menor deben cumplir con los siguientes requisitos, los cuales serán realizados por el cuentadante:

a) Que se haya registrado una solicitud de reembolso en el SIIF Nación. b) Que los documentos presentados sean los originales y se encuentren firmados

por los acreedores con identificación del nombre o razón social y el número del documento de identidad o NIT, objeto y cuantía.

c) Que la fecha del comprobante del gasto corresponda a la vigencia fiscal que se está legalizando.

d) Que los documentos no presenten enmendaduras o tachones. e) Que el gasto se haya efectuado después de haberse constituido o reembolsado

la Caja Menor según el caso. f) Que se haya expedido la resolución de reconocimiento del gasto, teniendo en

cuenta lo dispuesto en el artículo 110 del Estatuto Orgánico del Presupuesto. g) Los reembolsos se hacen en cuantía de los gastos realizados, sin exceder el

monto previsto en el respectivo rubro presupuestal, en forma mensual o cuando se haya consumido más del 70%, lo que ocurra primero, de algunos o todos los valores de los rubros presupuestales afectados.

h) Los pagos sometidos a retención en la fuente se les aplica las retenciones debidas conforme la tabla de retenciones vigente.

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Pasos para el rembolso

1- El responsable de la Caja Menor remite al Grupo de Central de Cuentas del Área Financiera la solicitud de reembolso anexando los documentos soportes originales según el tipo de gasto con el lleno de los requisitos y la solicitud de CDP diligenciado en el Formato F-GF-23 por el valor correspondiente al reembolso suscrita por el ordenador de gasto competente.

2- El Área Financiera revisa la documentación soporte y realiza las operaciones presupuestales, contables y el pago e informa al responsable de la Caja Menor el abono a cuenta. Ver procedimiento Ejecución Presupuestal-P-GF-14.

3- El Responsable de Caja Menor verifica el depósito en la cuenta corriente de la respectiva Entidad Bancaria y registra en el SIIF Nación.

Legalización definitiva Para la legalización definitiva de la Caja Menor el responsable de la Caja debe consignar el saldo sobrante en la cuenta asignada por la Dirección del Tesoro Nacional (para el efectivo en dólares efectuar la monetización con la entidad bancaria), relacionar los últimos gastos efectuados, contabilizar y hacer el cierre definitivo en el SIIF Nación.

La legalización definitiva de las cajas menores, constituidas durante el período, se hará en las fechas establecidas en el Decreto expedido por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, fecha en la cual se deberá reintegrar el saldo sobrante y el respectivo cuentadante responderá fiscal y pecuniariamente por el incumplimiento de su legalización oportuna y del manejo del dinero que se encuentre a su cargo, sin perjuicio de las demás acciones legales a que hubiere lugar.

Cuando se decida la cancelación de una caja menor, su titular la legalizará en forma definitiva, reintegrando el saldo de los fondos que recibió. En este caso, se debe saldar la cuenta corriente.

Para efecto de los controles correspondientes, los responsables de las Cajas Menores, deben remitir al Área Financiera - Grupo Pagaduría un oficio remisorio de la certificación que les expida el Banco con respecto a la operación de saldar la cuenta corriente.

El cuentadante deberá entregar al Grupo de Pagaduría copia de la consignación efectuada por el sobrante de recursos entregados por Caja Menor, acompañado del reporte de ejecución de Caja Menor, donde se reflejan los saldos por rubro presupuestal que el Pagador utilizará en la transacción de Reintegro Presupuestal.

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Así mismo deberá entregar copia de la consignación de las deducciones practicadas en los últimos gastos no rembolsados, acompañado de un resumen de las retenciones practicadas.

5.4 CONTROLES PARA EL MANEJO DE LAS CAJAS MENORES

Controles efectuados por el responsable de la Caja Menor

1- Registrar las operaciones realizadas con cargo a los fondos de la caja menor, por cada uno de los conceptos autorizados. Las operaciones se deben registrar de manera individual con base en los comprobantes o documentos que respalden cada operación, indicando: fecha, codificación del gasto, concepto y valor, según los comprobantes.

2- Verificar que la suma del efectivo, el saldo en bancos, los comprobantes de egreso y los recibos provisionales, debe ser igual al valor total autorizado para la caja menor

3- Realizar las conciliaciones bancarias 4- Verificar que el sitio disponible para la administración de la caja menor sea seguro

para salvaguardar los documentos y los dineros disponibles para gastos.

Cuando se presenten devoluciones de recursos a la caja menor por parte de un proveedor o beneficiario de pago éstos reintegros deberán realizarse SIEMPRE a la cuenta de la caja menor y NO a cuentas de la Pagaduría, sin importar que corresponda a un gasto ya reembolsado y legalizado en meses anteriores.

Controles efectuados por el Área Financiera.

1- Verificar que las operaciones estén debidamente sustentadas, que los registros sean oportunos y adecuados y que los saldos correspondan. Esta actividad se realiza mediante arqueos los cuales se evidencian en el formato F-EM-16 Acta de Arqueo Caja Menor.

2- Revisión de la documentación para las legalizaciones de las cajas menores verificando el cumplimiento de los requisitos legales en el marco de lo dispuesto en el Decreto expedido por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

Controles Efectuados por la Oficina de Control Interno

Realizar arqueos periódicos y sorpresivos por funcionarios designados por el Jefe de la Oficina de Control interno, diferentes de quienes manejan las cajas menores, con el fin de garantizar que las operaciones estén debidamente sustentadas, que los registros sean oportunos y adecuados y que los saldos correspondan; constatando los recursos

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asignados a las cajas menores, realizando el conteo físico, el control y seguimiento a cada uno de los rubros presupuestales autorizados en las respectivas comunicaciones de apertura.

De los resultados que se establezcan en los arqueos se debe dejar constancia en informe suscrito por el funcionario que los practique y quienes tengan asignadas las cajas menores. Copia del informe se debe remitir al área responsable de la Caja menor.

En caso de presentarse diferencias por sobrantes o faltantes, la Oficina de Control Interno informará de ser pertinente, a la Dirección de Operaciones y a la Oficina de Control interno Disciplinario sobre las investigaciones administrativas a que haya lugar y a Contabilidad para los registros correspondientes.

En los arqueos se debe tener en cuenta que la suma del efectivo, el saldo en bancos, los comprobantes de egreso y los recibos provisionales, debe ser igual al valor total autorizado para la caja menor. Para realizar el cruce correspondiente se debe tener en cuenta los descuentos de Ley (Retenciones practicadas), que en determinado momento afectan el saldo de Bancos.

NOTA: En todo caso los responsables del manejo deben dar estricto cumplimiento a lo dispuesto en el Decreto que reglamenta la constitución y funcionamiento de las Cajas Menores

6. MARCO LEGAL.

Decreto 1068 de 2015 “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Hacienda y Crédito Público” el cual se puede consultar en el aplicativo SIGEPRE – Mapa de procesos – Normograma.

7. REQUISITOS TÉCNICOS:

Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2009, 6.1. Provisión de Recursos

8. DOCUMENTOS ASOCIADOS

Se puede consultar en el aplicativo SIGEPRE – Mapa de procesos – Documentos o en el campo de documentos asociados cuando se consulta el documento. G-TH-02 Guía para el trámite de comisiones y gastos de viaje P-TH-11 Trámite de Comisiones y Gastos de Viaje.

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