PROJECT OFFICE E NÍVEL DE MATURIDADE

PMO em LISARBPMO em LISARBPMO em LISARBPMO em LISARB

Natal/RN - GP Turma 04

LOGOTIPO DA EMPRESA E DO PROJETO

PMO em LISARBPMO em LISARBPMO em LISARBPMO em LISARB“O Futuro é Agora”“O Futuro é Agora”“O Futuro é Agora”“O Futuro é Agora”

Portfólios, Programas e Projetos

O NEGÓCIO

� A Hunka Consultoria atua na Implantação de Escritórios deGerenciamento de Portfólios, Programas e no Desenvolvimentode Metodologias de Gerenciamento de Projetos adequadas àRealidade do Cliente.

� Experiente em Avaliação e Seleção de Projetos.

� Fornece Treinamento e Desenvolvimento de Pessoas eEquipes.

PMO PMO PMO PMO ---- LisarbLisarbLisarbLisarb

EQUIPE

Jerusley Ferreira da Costa, José Aldo Gomes, Dayan Ferreira Dantas, Ramid RiserioMendonça de Medeiros e Bruno de Carvalho Hunka.

OBJETIVO

� Implantação do escritório de gerenciamento dos projetos de LISARB.

� Implantar a metodologia utilizada pela HUNKAHUNKAHUNKAHUNKA ConsultoriaConsultoriaConsultoriaConsultoriapara a Identificação, Categorização, Avaliação, Seleção,Priorização e Balanceamento dos projetos, visando criar umportfólio eficiente para o alcance dos Objetivos Estratégicos deLISARB.

IDENTIFICAÇÃO DOS PROJETOSTendo como base os objetivos definidos pela equipe do Planejamento Estratégico do Lisarb foram identificados os seguintes projetos:

ITEM OBJETIVOS PROJETOS IDENTIFICADOS

1 Aliança para um LISARB mais justo 1.1 -Justiça nos bairros

1.2 -Justiça cidadã

2 Política cidadã baseada em principio e valores 2.1 -Ética agora

2.2 - Célula familiar

3 Educação para a sociedade do conhecimento 3.1 - Futuro e Tecnologia

3.2 - Alfabetização dos adultos

3.3 - Universidade Aberta

3.4 - Biblioteca nos bairros

3.5 - Mais Escolas

4 Educação para uma sociedade sustentável 4.1 - Carona Amiga

4.2 - Preserva é Tudo

4.3 - Cinturão Verde

4.4 - Construa Certo

5 Proteção social 5.1 - Albergue Social

5.2 - Não as drogas

5.3 - Abrigo da 3ª Idade

IDENTIFICAÇÃO DOS PROJETOSContinuação:

ITEM OBJETIVOS PROJETOS IDENTIFICADOS

6 Qualidade de vida e segurança para todos os Lisarbeanos

6.1 - Academia da 3ª Idade

6.2 - Saúde para todos

6.3 - Prato Feito

6.4 - Saneamento Básico

6.5 - Maternidade escola

7 Cultura e Fortalecimento a diversidade 7.1 - Somos Todos Irmãos

7.2 - Cinema nos Bairros

7.3 - Teatro nas ruas

7.4 - Ruas de Lazer

8 Política externa para o século 21 8.1 - Paz para todos

8.2 - Exportar Agora

9 Combate a corrupção 9.1 - Nepotismo Zero

9.2 - Gestão Transparente

9.3 - Contas Abertas

9.4 - Orçamento Participativo

CATEGORIZAÇÃO DOS PROJETOS IDENTIFICADOS

Visando agrupar os projetos de acordo com suasáreas de atuação e benefícios, foram adotadas as seguintes categorias:

� CONHECIMENTO E CULTURA – projetos que promovam a melhoria naqualidade da educação básica até a universidade. Além disso integraprojetos que ofereçam a população o acesso a atividades culturais.

� JUSTIÇA E CIDADANIA – projetos que assegurem a população uma justiçamais rápida e eficaz, bem como programa de base que promovam aconscientização desde cedo de valores como honestidade, ética,cidadania e justiça.

� SAÚDE – abrange os projetos focados no atendimento a saúde e bensestar da população em geral.

� INFRAESTRUTURA – esta categoria abrangerá projetos de infraestruturabásica, como melhoria de estradas, saneamento básico e moradias.

CATEGORIZAÇÃO DOS PROJETOS IDENTIFICADOS

Projetos x Categorias:

Conhecimento e Cultura Justiça e Cidadania Saúde Infraestrutura3.2 - Alfabetização de Adultos 1.1 - Justiça nos bairros 6.1 - Academia da 3ª Idade 6.4 - Saneamento Básico

3.3 - Universidade Aberta 1.2 - Justiça cidadã 6.2 - Saúde para todos 6.5 - Maternidade Escola

3.1 - Futuro e Tecnologia 9.1 - Nepotismo Zero 6.3 - Prato feito 8.2 - Exportar agora

3.4 - Biblioteca nos bairros 9.2 - Gestão Transparente 3.4 - Biblioteca nos bairros

7.3 - Teatro nas Ruas 9.3 - Contas Abertas 3.5 - Mais Escolas

7.4 - Ruas de Lazer 9.4 - Orçamento Participativo 4.4 - Construa certo

7.1 - Somos todos Irmãos 5.1 - Albergue Social

7.2 - Cinema nos bairros 5.2 - Não as drogas

5.3 - Abrigo da 3ª Idade

4.1 - Carona amiga

4.2 - Preservar é tudo

2.1 - Ética agora

2.2 - Célula Familiar

8.1 - Paz para todos

PROCESSO DE AVALIAÇÃO PROCESSO DE AVALIAÇÃO PROCESSO DE AVALIAÇÃO PROCESSO DE AVALIAÇÃO

Realizado uma avaliação qualitativa considerando os interesse do Sponsor,onde foram selecionados os seguintes projetos para avaliação:

� Biblioteca nos bairros.

� Mais escolas.

� Construa certo.

� Nepotismo zero.

� Academia da 3ª idade.

� Não as drogas.

� Justiça nos bairros.

PROCESSO DE AVALIAÇÃO PROCESSO DE AVALIAÇÃO PROCESSO DE AVALIAÇÃO PROCESSO DE AVALIAÇÃO

Os projetos qualificados foram avaliados quantitativamente pelos seguintescritérios:

� Custo: A nota será diretamente proporcional ao custo do projeto.

Peso = 30%

� Benefício Social: A nota será diretamente proporcional à porcentagem dapopulação que será abrangida pelo projeto.

Peso = 30%

� Legalidade: A nota será diretamente proporcional a exigência legal daexecução do projeto.

Peso = 20%� Imagem: A nota será diretamente proporcional a projetos populares

contribuem para uma imagem positiva do governo.Peso = 20%

SELEÇÃO E PRIORIZAÇÃO

Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média

Custo 45% 7,0 3,2 10,0 4,5 5,0 2,3 1,0 0,5 8,0 3,6 3,0 1,4 6,0 2,7

Benefício Social 30% 8,0 2,4 10,0 3,0 6,0 1,8 5,0 1,5 10,0 3,0 8,0 2,4 8,0 2,4

Legalidade 15% 3,0 0,5 8,0 1,2 5,0 0,8 10,0 1,5 3,0 0,5 8,0 1,2 10,0 1,5

Imagem 10% 4,0 0,4 8,0 0,8 5,0 0,5 10,0 1,0 8,0 0,8 8,0 0,8 8,0 0,8

6,4 9,5 5,3 4,5 7,9 5,8 7,4

Obs.: NOTA DE CORTE = 6,0

1º 2º 3º4º

APROVADO APROVADO REPROVADO APROVADO REPROVADO APROVADO

PROJETOS QUALIFICADOS

CRITÉRIO PESO Nepotismo ZeroAcademia da 3ª

IdadeNão as DrogasMais Escolas

NOTA FINAL

RESULTADO

PRIORIZAÇÃO

REPROVADO

Biblioteca nos

BairrosConstrua Certo

Justiça nos

Bairros

Aplicando o processo de avaliação dos projetos qualificados foramaprovados na seguinte ordem projetos:1º) Mais Escolas;2º) Academia da 3ª Idade;3º) Justiça nos Bairros; e4º) Biblioteca nos Bairros.

BALANCEAMENTO DO BALANCEAMENTO DO BALANCEAMENTO DO BALANCEAMENTO DO PORTFÓLIOPORTFÓLIOPORTFÓLIOPORTFÓLIO

LEGENDA:

Custo Benefício

Custo Benefício

Legal Imagem

Legal Imagem

� Ao analisar o gráfico constatou-se que havia algumas áreas vazias quedemonstrava o desbalanceamento do Portfólio.

DESBALANCEAMENTODESBALANCEAMENTODESBALANCEAMENTODESBALANCEAMENTO

Custo Benefício Legal Imagem

PROJETOS

CRITÉRIOSJustiça nos Bairros

Biblioteca nos

Bairros

Mais Escolas

Academia da 3ª

Idade

BALANCEAMENTO DO BALANCEAMENTO DO BALANCEAMENTO DO BALANCEAMENTO DO PORTFÓLIOPORTFÓLIOPORTFÓLIOPORTFÓLIO

� Houve um novo balanceamento onde foi possível incluirnovas oportunidades de projetos.

� Foi incluído novo critério que deveria atender a outros objetivos estratégicos.

BALANCEAMENTOBALANCEAMENTOBALANCEAMENTOBALANCEAMENTO

CRITÉRIO

Custo Benefício Legal Imagem Duração

PROJETOS

Justiça nos Bairros

Biblioteca nos

Bairros

Mais Escolas

Construa Certo

Nepotismo Zero

Academia da 3ª

Idade

LEGENDA:

Custo Benefício

Custo Benefício

Legal Imagem

Legal Imagem

Duração Duração

NÍVEL MATURIDADEConforme PesquisaPesquisaPesquisaPesquisa dededede MMMMaturidadeaturidadeaturidadeaturidade em Gerenciamentode Projetos fornecida no exercício aplicada na LISARB.

Pela tabulação das respostas conclui-se que LISARB se encontra no NNNNívelívelívelível 2222 dedededeMaturidadeMaturidadeMaturidadeMaturidade, ou seja:

� Há baixo nível de maturidade em projetos.

� Há documentação sem padronização para os processos de gerenciamento dosprojetos;

� Para as métricas básicas de Custo, Tempo e Performance Técnica há uma correlaçãoinformal.

200

161

160

120

119

80

79 LISARB69 Pontos

41

40

10

Nível 5

Nível 4

Nível 3

Nível 2

Nível 1

BENEFÍCIOS

Com a implementação do PMO, o LISARB obterá os seguintes benefícios:

� Redução nos custos dos projetos implementados;

� Projetos alinhados com os objetivos estratégicos;

� Pressão nos prazos de entrega dos projetos;

� Crescimento da maturidade dos projetos com foco em retorno financeiro;

� Crescimento das receitas geradas pelos projetos;

� Maior chance de sucesso do projeto.

NÍVEL HIERÁRQUICO

� O nível hierárquico adotado foi o PMOPMOPMOPMO NívelNívelNívelNível 2222, visando processos eotimização de recursos em projetos diferente.

LISARB

Estado D

PMO Nível 2

Projetos

PMO Nível 3

Município A Município B Município C Município D PMO Nível 2

Estado A Estado B Estado C Estado E

FUNÇÃO E MODELO ADOTADOS

FUNÇÃO: Gerência Técnica:FUNÇÃO: Gerência Técnica:FUNÇÃO: Gerência Técnica:FUNÇÃO: Gerência Técnica:Justificado pelo nível de maturidade em gerenciamento de projetos de LISARB, oque demonstrada necessidade de uma base de conhecimento emgerenciamento de projetos e alguém com expertise técnica para aconselhar ereforçar as boas práticas de gerenciamento de projetos.

MODELO: Torre de ControleMODELO: Torre de ControleMODELO: Torre de ControleMODELO: Torre de ControleJustificando, porque:

� Como apresenta baixa maturidade o processo de estabelecimento depadrões. Guiará os PMO dos níveis hierárquicos abaixo para o seguimentoda metodologia.

� É o modelo que mais oferece apoio e controle ao desenvolvimento deprojetos

� Nesse primeiro momento de implantação é necessário que o PMO 2 passeinstruções de voo, pouso e decolagem e monitore o desempenho paragarantir maior eficiência do processo e minimizar os riscos ou seja osacidentes com projetos.

ETAPAS DE IMPLEMENTAÇÃO

Preparar Plano e

Orçamento

Obter RH e

Recursos

Financeiros

Conduzir um

Piloto

Implementação

(Roll Out)Diagnóstico

Identificar o

Sponsor

Determinar

Infraestrurura e

Staff (RH)

Preparar

Comunicação

6º. Obtenção de RH e Financeiros para início das atividades;

8º. Início da implantação propriamente dita.

1º. Diagnosticar o verdadeiro motivo da criação do PMO - realizando uma pesquisa com adireção da empresa e com o corpo gerencial para identificar quais as primeiras necessidadesda empresa.2º. Conhecer e apresentar o PMO para receber a aprovação do sponsor do projeto;3º. Planejar a infraestrutura e os recursos humanos que irão atuar dentro do PMO;

4º. Preparar a entrada do PMO dentro da empresa e comunicar a todos das atribuições etarefas que são de responsabilidade do PMO;5º. Elaborar um Planejamento Estratégico - Plano de Negócios - alinhado com um orçamentodetalhado para implantação;

7º. Elaboração de um piloto de execução, de como será o trabalho dentro do PMO;

MÉTRICAS DE SUCESSO

A métrica está alinhada ao objetivo estratégico de LISARB, ao aferir aexpectativa da população com o desempenho, bem como a quantidade depessoas beneficiadas com os programas adotados. Mostrando também atransparência do orçamento e tempo inicial e final, através dos seguintesindicadores:

1) Pesquisa de Satisfação / Avaliação Geral;2) Quantidade de requisições feitas ao PMO (mês);3) Quantidade de projetos em andamento/iniciados/concluídos com oacompanhamento do PMO(mês);4) Quantidade de ocorrências de registro e recuperação de informações nabase de conhecimento;5) Escopo: Índice de entregáveis em atraso, índice de quantidade demudanças;6) Cronograma: Planejado x Realizado;7) Custo: Previsto x Executado, Análise do VA.

FATORES CRÍTICOS DE SUCESSO

Os fatores críticos de sucesso para implantação do PMO em LISARB são:

� Alinhamento dos Projetos as Estratégias da Empresa;

� Responsabilidades compatíveis com as competências de cada membrodo time PMO;

� Disseminar Resultados e Lições Aprendidas;

� Priorização dos projetos a partir de métricas pré-definidas e validas pelaAlta Administração;

� Propagar boas práticas para gestão eficaz de Projetos;� Infraestrutura adequada com instalações, equipamentos, softwares para

a Gestão dos Projetos.

FIM

PMO em LISARBPMO em LISARBPMO em LISARBPMO em LISARB“O Futuro é Agora”“O Futuro é Agora”“O Futuro é Agora”“O Futuro é Agora”

Portfólios, Programas e Projetos

Obrigado!