LA DIGITALISATION DES RESSOURCES

HUMAINES

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Nous examinerons ici vos obligations et options en matière de digitalisation RH.

Nos équipes restent à votre disposition pour vous fournir toute information complémentaire sur ces probléma-tiques et pour vous montrer comment la technologie Cloud vous accompagne dans ces mutations. À l’instar des 1 000 clients qui nous font confiance, découvrez comment la Solution SIRH Cloud de Nibelis et nos ser-vices sur-mesure sauront répondre à vos enjeux Paie et RH en vous offrant des gains de productivité, de fiabilité et d’efficacité incomparables.

DAMIEN FAVROT Directeur Général Adjoint

AVANT-PROPOS

SOMMAIRE

LE DIGITAL AU SERVICE DES RELATIONS EMPLOYEUR – SALARIÉ

LA REPRÉSENTATION DU PERSONNEL À L’HEURE DU DIGITAL

LE CLOUD ET L’EXPERTISE PAIE ET RH AU SERVICE DE VOTRE PERFORMANCE

LA PLACE DU DIGITAL DANS LE RECRUTEMENT

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-07

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PARTIE 1

PARTIE 2

PARTIE 3

NIBELIS

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PARTIE 1LA PLACE DU DIGITAL DANS LE RECRUTEMENT

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(1) Art. 8 et 9 de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés. (2) Art. L. 1221-6 du Code du travail. (3) Art. L. 2323-3 du Code du travail.

DIGITALISATION DES PROCESSUS DE RECRUTEMENT

QUELLES SONT LES INFORMATIONS QU’UN EMPLOYEUR PEUT COLLECTER ?

Une délibération de la CNIL n° 2002-17 du 21 mars 2002 apporte de nombreuses précisions quant aux droits et obligations d’un recruteur relatifs aux traitements des informations nominatives des can-didats.

Conformément à la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978, un recruteur ne peut pas collecter ou traiter des données à caractère personnel qui font apparaitre directement ou indirectement, les origines raciales ou ethniques, les opinions politiques, philosophiques ou religieuses, ou l’appartenance syndicale des personnes ; ou relatives à leur santé ou à leur vie sexuelle, ou encore aux infractions et condam-nations qu’elles ont encourues, sauf dans certaines situations exceptionnelles ou lorsque le candidat a donné son accord exprès(1).

En tout état de cause, les informations collectées ne peuvent avoir comme finalité que d’apprécier sa capacité à occuper l’emploi proposé ou ses aptitudes professionnelles. Elles doivent donc présenter un lien direct et nécessaire avec l’emploi(2).

QUESTIONNAIRES INFORMATISÉS ET LOGICIELS D’AUTO-ÉVALUATION

Certains employeurs ont recours à des questionnaires d’embauche dont le traitement est informatisé. Dans cette hypothèse, une déclaration préalable à la CNIL est obligatoire. Si ces questionnaires auto-matisés permettent de recueillir des données à caractère personnel, ils devront mentionner un certain nombre d’informations :

Identité du responsable du traitement et de son représentant La finalité du questionnaire et des réponses apportées Le caractère obligatoire ou facultatif des réponses Le droit d’accès aux informations et le droit de rectification des données erronées.

Par ailleurs, l’utilisation de logiciels d’auto-évaluation des candidats est également règlementée par la CNIL. Ces logiciels sont capables d’évaluer la personnalité d’un candidat après qu’il ait répondu à de nombreuses questions pour comparer son profil avec les nécessités du poste.

Dans sa délibération du 21 mars 2002, la CNIL indique que la sélection d’une candidature impliquant une appréciation sur un comportement humain ne peut reposer uniquement sur un traitement automatisé. Elle préconise de ne pas pouvoir exclure une candidature sur le fondement d’un tel logiciel sans qu’elle ait fait l’objet d’une appréciation humaine.

À noter que le comité d’entreprise doit systématiquement être informé de toute utilisation dans l’entre-prise d’un système automatisé en matière de recrutement(3).

Le système retenu par l’entreprise pour les processus de recrutement doit être déclaré à la CNIL dès qu’il est automatisé ou informatisé. Il s’agit d’une déclaration normale. Si le système n’a pas fait l’objet d’une déclaration préalable, il ne pourra pas être opposable aux candidats/salariés. L’entreprise a éga-lement la possibilité de nommer un correspondant informatique et libertés (CIL), dans ce cas, aucune déclaration à la CNIL n’est à faire.

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(4) Art. L. 1221-9 du Code du travail. (5) Art. L. 1221-8 du Code du travail.

LE RECRUTEUR DOIT-IL INFORMER LE CANDIDAT DU SORT DE SES DONNÉES PERSONNELLES ?

Le Code du travail prévoit « qu’aucune information concernant personnellement un candidat à un emploi ne peut être collectée par un dispositif qui n’a pas été porté préalablement à sa connaissance »(4).

La loi du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés prévoit également que « toute personne a le droit de s’opposer, pour des raisons légitimes, à ce que des informations nominatives la concernant fassent l’objet d’un traitement ». La CNIL recommande donc aux personnes chargées du recrutement de prendre toutes les dispositions nécessaires pour informer le candidat, dans un délai raisonnable, de l’issue donnée à sa candidature, de la durée de conservation des informations le concer-nant, et de la possibilité de demander la restitution ou la destruction de ses données personnelles.

L’information du candidat porte également sur les méthodes et techniques d’aide au recrutement utili-sées à son égard(5). Cette information est dispensée par écrit sous une forme individuelle ou collective.

PENDANT COMBIEN DE TEMPS UN RECRUTEUR PEUT-IL CONSERVER LES DONNÉES D’UN CANDIDAT ?

La commission recommande que l’information concernant les méthodes d’aide au recrutement em-ployées soit dispensée préalablement par écrit sous une forme individuelle ou collective.

Dans sa recommandation de 2002, la CNIL prévoit que le candidat ayant fait l’objet d’une procédure de recrutement, peu importe que le recrutement ait abouti ou non, doit être informé de la durée pen-dant laquelle les données le concernant sont conservées et du droit dont il dispose d’en demander la suppression. La CNIL recommande que la durée de conservation des informations ne puisse excéder 2 ans après le dernier contact avec le candidat, dans le cas où le candidat ne demande pas la destruction de son dossier. Ce n’est que si le candidat donne son accord qu’une conservation plus longue est admise.

CONTRAT DE TRAVAIL ET DÉMATÉRIALISATIONL’article L. 1221-1 du Code du travail prévoit que le contrat de travail est soumis aux règles de droit com-mun. Il peut être établi selon les formes que les parties contractantes décident d’adopter.

Le support papier n’est donc pas le seul admis. Si la jurisprudence reconnait dans certaines conditions le contrat verbal, le contrat de travail électronique est également possible.

Une loi du 13 mars 2000 a modifié les règles de preuve en adaptant le droit de la preuve aux nouvelles technologies, notamment en matière de signature électronique.

Pour être valide, un contrat de travail électronique doit remplir deux conditions : La personne dont il émane doit pouvoir être dûment identifiée, Le document électronique doit être établi et conservé dans des conditions de nature à garantir l’intégrité.

Ces conditions sont issues du Code civil, nouvel article 1366 : « l’écrit électronique a la même force pro-bante que l’écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à garantir l’intégrité ».

En ce qui concerne la signature du contrat de travail, la loi a également introduit la possibilité de signer de manière électronique. L’article 1367 du Code civil prévoit que lorsqu’elle est électronique, [la signa-ture] consiste en l’usage d’un procédé fiable d’identification garantissant son lien avec l’acte auquel elle s’attache. Un décret du 31 mars 2001 est venu préciser que la signature électronique est viable dès lors :

Qu’elle est propre au signataire, Qu’elle a été créée par des moyens que le signataire peut garder sous son contrôle exclusif et Qu’elle garantisse un lien avec l’acte auquel elle s’attache, tel que toute modification ultérieure de l’acte soit détectable.

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PARTIE 2LE DIGITAL AU SERVICE DES RELATIONS EMPLOYEUR – SALARIÉ

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LE DÉCOMPTE ET LE CONTRÔLE DU TEMPS DE TRAVAILLe décompte de la durée du travail est obligatoire dès lors que les salariés d’une entreprise ne suivent pas l’horaire collectif. L’article L. 3171-2 du Code du travail dispose que « Lorsque tous les salariés occupés dans un service ou un atelier ne travaillent pas selon le même horaire col-lectif, l’employeur établit les documents nécessaires au dé-compte de la durée de travail, des repos compensateurs acquis et de leur prise effective, pour chacun des salariés concernés ».

MODALITÉS DU DÉCOMPTE DES HORAIRES INDIVIDUELS

Lorsque les salariés d’une entreprise ne travaillent pas selon le même horaire collectif de travail affiché, la durée du travail de chaque salarié concerné est décomptée selon les modalités suivantes :

Quotidiennement, par enregistrement, selon tous moyens, des heures de début et de fin de chaque période de travail ou par le relevé du nombre d’heures de travail accomplies ; Chaque semaine, par récapitulation selon tous moyens, du nombre d’heures de travail accomplies par chaque salarié(7).

VARIÉTÉ DES DISPOSITIFS DE CONTRÔLE DU TEMPS DE TRAVAIL

Aucune forme, ni aucun dispositif de contrôle n’est imposé à l’employeur. S’il le souhaite, il peut utiliser des moyens manuels, informatiques ou automatiques. Cette décision relève du pouvoir de direction de l’employeur. Il peut s’agir d’une pointeuse, d’un système de badgeuse, d’inscription manuscrite sur une feuille de pointage, voire d’un système de biométrie…

INFORMATION DES IRP ET DÉCLARATION À LA CNIL

Le comité d’entreprise et le CHSCT doivent être consultés avant de mettre en place un dispositif de contrôle des horaires. Pendant ces réunions, l’employeur doit rappeler clairement l’objectif du dispositif souhai-té et doit présenter le système retenu notamment en termes de fonctionnement, de conservation des données, du destinataire des informations…

Contrôler les horaires des salariés d’une entreprise via un dispositif automatisé de données personnelles oblige l’employeur à effectuer une déclaration auprès de la CNIL et/ou désigner un correspondant informatique et libertés (CIL) au sein de l’entreprise.

Cette déclaration est par exemple obligatoire lorsque le système d’enregistrement des données permet de contrôler le nom et l’heure d’entrée de chaque sala-rié dans l’entreprise (Cass. soc., 2 novembre 2016, n° 15-20.540).

Enfin, l’employeur doit également informer les salariés du dispositif mis en place via une note de service par exemple(8). L’employeur informe de la finalité et du fonc-tionnement du dispositif de contrôle, mais aussi de la du-rée de conservation des données, du droit d’opposition des salariés en cas de motif légitime…

(6) Art. L. 3171-1 du Code du travail. (7) Art. D. 3171-8 du Code du travail.(8) Article L. 1222-4 du Code du travail. (9) Loi n° 78-17 du 6 janvier 1978.

À NOTER

Les salariés au forfait ne sont pas concernés par cette disposition.

REMARQUE

Qu’entend-on par traitement automatisé d’information no-minative ? « Toutes les opéra-tions réalisées par les moyens automatiques, relatif à la collecte, l’enregistrement, l’élaboration, la modification, la conservation et la destruction d’informations nominatives ainsi que l’ensemble des opérations de même nature se rapportant à l’exploitation de fichiers ou bases de données et notamment les interconnexions ou rapprochements, consulta-tions ou communications d’infor-mations nominatives »(9). Lorsque le système de contrôle entre dans la définition, il convient de le dé-clarer à la CNIL.

À NOTER

En cas d’horaires collectifs, l’em-ployeur a l’obligation d’afficher les heures de travail(6).

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OBLIGATIONS DE L’EMPLOYEUR

L’article L. 3171-4 du Code du travail prévoit que les informations recueillies par des moyens automa-tisés doivent présenter des garanties de conservation et de présentation : le système doit être fiable et infalsifiable.

Cela signifie notamment que le dispositif retenu ne peut pas permettre de corriger les temps et horaires contrôlés a posteriori : l’écrêtement des heures de travail est impossible, c’est-à-dire que chaque minute qui dépasse l’horaire du salarié doit bien être enregistrée. Il est donc interdit de permettre au dispositif de lisser les dépassements d’horaires, de forfaitiser les heures ou de les supprimer.

UN SALARIÉ PEUT-IL S’OPPOSER AU DISPOSITIF DU CONTRÔLE DE SON TEMPS DE TRAVAIL ?

Non, dès lors que le système retenu est licite. Si le salarié s’oppose à un système de pointage alors que ce système est valable et correctement déclaré à la CNIL, il s’expose à un licenciement(10).

À noter que si le dispositif automatisé de données à carac-tère personnel n’a pas été déclaré à la CNIL, celui-ci n’est pas opposable au salarié : il pourra refuser de s’y sou-mettre sans risque d’être sanctionné.

LA NUMÉRISATION DE L’ENTRETIEN PROFESSIONNEL L’entretien professionnel a pour but, d’envisager avec le salarié, ses perspectives d’évolution profession-nelle, notamment en termes de qualification et d’emploi(11).

La tenue de l’entretien professionnel est une obligation légale qui concerne toutes les entreprises privées.

Un entretien périodique doit être organisé tous les deux ans, et un bilan consistant à dresser un état des lieux récapitulatif du parcours professionnel du salarié dans l’entreprise doit être organisé tous les six ans. Il existe de nombreux autres entretiens dont le support peut être dématérialisé : l’entretien des télétravailleurs, l’entretien relatif aux conditions de travail des salariés en forfait jours, des entretiens de fixation d’objectifs…

De plus en plus d’entreprises optent pour la dématérialisation. Plusieurs avantages à la dématérialisation des entretiens existent, notamment l’optimisation des suivis, le gain de temps, la rapidité dans l’édition, la collecte et la synthèse des souhaits de formation et d’évolution du salarié…

(10) Cass. soc., 17 novembre 1998, n° 96-44.198. (11) Art. L. 6315-1 du Code du travail.

ET DU CÔTÉ DE LA GESTION DES CONGÉS PAYÉS ?

L’employeur peut également optimiser, standardiser et sé-curiser la gestion des absences, et notamment les demandes de congés payés faites par le sala-rié. Cela peut passer par une ap - plication destinée à la gestion des absences.

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LE BULLETIN DE SALAIRE DÉMATÉRIALISÉLa loi travail a modifié les règles relatives à la remise du bulletin de salaire.

LA REMISE DU BULLETIN DE SALAIRE AVANT LA LOI TRAVAIL

Le principe de dématérialisation du bulletin de paie remonte à la loi de simplification du droit du 12 mai 2009. L’employeur avait déjà la possibilité de remettre un bulletin de paie sous forme électronique dès lors que deux conditions étaient remplies :

Le salarié devait donner son accord, La remise devait s’effectuer dans des conditions garantissant l’intégrité des données.

LA REMISE DU BULLETIN DE SALAIRE DEPUIS LA LOI TRAVAIL

La loi n° 2016-1088 du 8 août 2016, dite « Loi Travail » a prévu de nouvelles modalités quant à la déma-térialisation du bulletin de paie. L’article L. 3243-2 du Code du travail a opéré une inversion de la règle d’option.

Désormais, le bulletin de paie électronique est la solution de droit commun, et le salarié doit s’y opposer s’il souhaite recevoir un bulletin papier.

LES CONDITIONS DE LA DÉMATÉRIALISATION SELON LA LOI TRAVAIL

L’article L. 3243-2 du Code du travail (dans sa rédaction issue de la loi Travail) précise que la remise du bulletin de salaire sous format électronique doit « s’effectuer dans des conditions de nature à garantir l’intégrité, la disponibilité pendant une durée fixée par décret et la confidentialité des données ainsi que leur accessibilité dans le cadre du compte personnel d’activité ».

Il y a donc 4 conditions pour pouvoir procéder à la remise du bulletin de salaire sous version électronique : Garantir l’intégrité des données, Garantir la confidentialité des données, Rendre les bulletins disponibles pendant une certaine durée, Permettre l’accessibilité du bulletin dématérialisé via le service associé au compte personnel d’activité.

LES PRÉCISIONS APPORTÉES PAR LE DÉCRET DU 16 DÉCEMBRE 2016

Le décret « relatif à la dématérialisation des bulletins de paie et à leur accessibilité dans le cadre du compte personnel d’activité » du 16 décembre 2016 apporte quelques précisions concernant :

La mise en place du bulletin dématérialisé, Le droit d’opposition du salarié, La durée de disponibilité du ou des bulletins dématérialisés, L’accessibilité du bulletin dématérialisé via le service associé au compte personnel d’activité.

MISE EN PLACE DU BULLETIN DÉMATÉRIALISÉ : INFORMATION OBLIGATOIRE DU SALARIÉ

Le décret a prévu une obligation d’information pour l’employeur. Ainsi, un mois avant la mise en place de la dématérialisation ou au moment de l’embauche, l’employeur informe le salarié de son droit d’op-position à l’émission d’un bulletin de paie électronique.

11

DROIT D’OPPOSITION DU SALARIÉ

D’après ce décret, le droit d’opposition du salarié peut être exercé à tout moment : préalablement ou postérieurement à la première émission d’un bulletin de paie électronique. L’adhésion du salarié au bulletin dématérialisé n’est donc pas définitive.

Un salarié peut donc accepter de recevoir son bulletin de salaire sous format électronique pendant plu-sieurs mois (ou années) puis demander à recevoir à nouveau son bulletin de salaire sous format papier.

Lorsque le salarié a notifié son opposition postérieurement à la première émission, sa demande prend effet dans les trois mois suivants.

DISPONIBILITÉ DES BULLETINS DE PAIE ÉLÉCTRONIQUES

La disponibilité des bulletins est garantie par l’employeur, soit pendant une durée de 50 ans, soit jusqu’à ce que le salarié ait atteint son 75e anniversaire.

En cas de cessation d’activité de l’entreprise ou du prestataire assurant la conservation des bulletins de paie, les salariés devront en être informés au moins 3 mois avant la date de fermeture. Cela leur permettra de récupérer leurs bulletins de paie stockés.

Par ailleurs, chaque salarié pourra « récupérer à tout moment l’intégralité de ses bulletins de paie émis sous forme électronique, sans manipulation complexe ou répétitive, et dans un format électronique structuré et couramment utilisé ».

LE BULLETIN DÉMATÉRIALISÉ ET LE COMPTE PERSONNEL D’ACTIVITÉ

L’article L. 3243-2 du Code du travail dispose que la remise du bulletin de salaire sous format électronique doit garantir l’accessibilité du bulletin dans le cadre du service associé au compte personnel d’activité.

Le décret précise que ce service en ligne doit permettre au salarié de consulter ses bulletins de salaire électroniques.

Le prestataire (assurant la conservation des bulletins de salaire électroniques) ou l’employeur (s’il as-sure lui-même cette conservation) ont pour mission de garantir l’accessibilité aux bulletins de paie via le compte personnel d’activité.

Le prestataire ou l’employeur, assure la sécurité des données échangées via le service en ligne asso-cié au CPA, conformément à l’article 34 de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés.

ENTRÉE EN VIGUEUR

L’entrée en vigueur du bulletin de paie dématérialisé est effective depuis le 1er janvier 2017.

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LE REGISTRE UNIQUE DU PERSONNELLe registre unique du personnel a été institué par la loi n° 85-772 du 25 juillet 1985 et a remplacé plu-sieurs registres auparavant obligatoires, notamment le registre des entrées et sorties du personnel, le registre des jeunes de moins de 18 ans, et le registre de la main-d’œuvre étrangère.

L’article L. 1221-13 du Code du travail oblige tous les établissements au sein desquels sont employés des salariés à tenir un registre unique du personnel.

C’est donc dans chaque établissement de l’entreprise et non au siège que doit être tenu un registre unique du personnel. L’employeur peut être sanctionné s’il n’a aucun registre à présenter dans l’établis-sement contrôlé par l’inspecteur du travail (Cass. crim., 29 septembre 1992, n° 91-86.851).

QU’EST-CE QUE CONTIENT LE REGISTRE UNIQUE DU PERSONNEL ?

QUELLES SONT LES MENTIONS OBLIGATOIRES DU REGISTRE UNIQUE DU PERSONNEL ?

Le registre unique du personnel contient « les noms et prénoms de tous les salariés dans l’ordre des embauches », dès le début de leur période d’essai.

L’article D. 1221-23 du Code du travail complète la liste. Pour chaque salarié, le registre unique du per-sonnel doit faire apparaitre :

La nationalité, La date de naissance, Le sexe, L’emploi, La qualification, Les dates d’entrée et de sortie de l’établissement, Et lorsqu’une autorisation d’embauche ou de licenciement est requise, la date de cette autorisation, ou à défaut la date de la demande d’autorisation.

EXISTE-T-IL DES MENTIONS SPÉCIFIQUES À PORTER SUR LE REGISTRE ?

Oui.

a) Pour les travailleurs étrangers soumis à la possession d’un titre autorisant l’exercice d’une activité salariée, le registre doit indiquer le type et le numéro d’ordre du titre qui vaut autorisation de travail.

b) Pour les salariés en contrat à durée déterminée, la mention « contrat à durée déterminée » doit apparaitre.

c) Pour les salariés temporaires, la mention « salarié temporaire », ainsi que le nom et l’adresse de l’entreprise de travail temporaire doivent figurer.

d) Pour les travailleurs mis à disposition par un groupement d’employeurs, la mention « mis à dis-position par un groupement d’employeurs », ainsi que la dénomination et l’adresse du groupement doivent apparaitre.

e) Pour les salariés à temps partiel, la mention « salarié à temps partiel » doit être inscrite.

f) Enfin, pour les jeunes travailleurs titulaires d’un contrat d’apprentissage ou de professionnalisation, la mention « apprenti » ou « contrat de professionnalisation » doit figurer sur le registre.

Pour les salariés étrangers, une copie des titres autorisant leur activité salariée doit être annexée au registre.

Pour les salariés détachés accueillis par l’entreprise, une copie des déclarations de détachement établies par le prestataire étranger est également annexée au registre.

13

(12) Art. D. 1221-23-1 du Code du travail. (13) Art. L. 1221-15 du Code du travail. (14) Art. L. 8113-6 du Code du travail. (15) Art. L. 1221-14 du Code du travail. (16) Art. D. 8113-2 et D. 8113-3 du Code du travail.

LES STAGIAIRES DOIVENT-ILS FIGURER DANS LE REGISTRE UNIQUE DU PERSONNEL ?

Oui, depuis la loi du 10 juillet 2014 les stagiaires doivent apparaitre dans une partie spécifique du re-gistre. Le Code du travail prévoit que le registre doit indiquer(12) :

Les nom(s) et prénom(s) du stagiaire, Les dates de début et de fin de la période de formation en milieu professionnel ou du stage, Le nom et prénom du tuteur, Le lieu de présence du stagiaire.

MISE À DISPOSITION DU REGISTRE UNIQUE DU PERSONNEL ET CONSERVATION DES DONNÉES

Le registre unique du personnel doit être tenu à la disposition des délégués du personnel et des fonction-naires et agents chargés de veiller à l’application du Code du travail et du Code de la sécurité sociale(13).

Les mentions du registre doivent être conservées pendant 5 ans à compter de la date à laquelle le salarié ou le stagiaire a quitté l’établissement.

LES SUPPORTS DU REGISTRE UNIQUE DU PERSONNEL

La loi n’impose aucune forme de support pour la tenue du registre unique du personnel : il peut être papier ou dématérialisé.

Lorsque des garanties de contrôle équivalentes sont maintenues, les entreprises peuvent, dans les condi-tions et limites déterminées par décret, déroger à la conservation des bulletins de paie et à la tenue de certains registres pour tenir compte du recours à d’autres moyens, notamment informatiques(14).

Le Code du travail prévoit expressément la possibilité de dématérialiser la tenue du registre unique du personnel : « il peut être dérogé à la tenue du registre unique du personnel pour tenir compte du recours à d’autres moyens, notamment informatiques »(15).

FAUT-IL CONSULTER LES INSTITUTIONS REPRÉSENTATIVES DU PERSONNEL ?

Oui, avant de dématérialiser le registre unique du personnel, l’employeur doit consulter : Les délégués du personnel (article L. 2312-6 du Code du travail) dont l’avis est adressé à l’inspection du travail, Le CHSCT (article L. 4612-14 du Code du travail), Le comité d’entreprise au titre de l’introduction dans l’entreprise ou la modification d’un traitement informatisé de gestion du personnel (article L. 2323-47 du Code du travail).

CONDITIONS ET GARANTIES DE DÉMATÉRIALISATION

La dématérialisation du registre unique du personnel doit être déclarée à la CNIL (déclaration normale).

Lorsque l’employeur recours à un support de substitution pour la tenue du registre unique du personnel, il est tenu :

De concevoir le support et de le tenir, de façon à obtenir sans difficulté d’utilisation et de compré-hension, et sans risque d’altération, toutes les mentions obligatoires, De justifier à l’inspecteur du travail de la délivrance du récépissé attestant qu’il a accompli la décla-ration préalable à la CNIL(16).

En cas de non-respect des dispositions relatives aux obligations de tenue et des mentions du registre unique du personnel, l’employeur est passible d’une contravention de 4e classe (750 €) par salarié concerné.

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DE L’OBLIGATION D’AFFICHAGE À L’INFORMATION PAR TOUT MOYENUn décret n° 2016-1417 du 20 octobre 2016 a simplifié les obligations de l’employeur en matière d’affi-chage. L’employeur doit désormais communiquer un certain nombre de documents, « par tout moyen » et non plus en affichant obligatoirement les informations sur le lieu de travail. La communication par tout moyen peut donc désormais puiser dans les possibilités de dématérialisation. L’employeur a donc la possibilité de passer, par exemple, par l’intranet de l’entreprise pour communiquer de nombreuses informations.

QUELLES SONT LES INFORMATIONS VISÉES PAR LE DECRET ?

Il s’agit : Du règlement intérieur, Des périodes et de l’ordre des départs des congés payés, communiqués à chaque salarié un mois avant son départ, Du nom de la convention collective applicable dans l’entreprise, Des avis sur les conventions et accords collectifs applicables, Des dispositions relatives à l’égalité de rémunération entre les femmes et les hommes, De la liste nominative des membres du CHSCT, Du jour et des heures des repos hebdomadaires dans les entreprises au sein desquelles les salariés ne bénéficient pas du repos hebdomadaire de la journée du dimanche.

En amont, une ordonnance n° 2014-699 du 26 juin 2014 était déjà intervenue en matière de simplification dans les obligations d’affichage pour certaines informations :

La mention des textes sur l’égalité professionnelle entre hommes et femmes, La mention des textes du Code pénal réprimant les faits de harcèlement moral et sexuel, De l’information des salariés de la mise en place ou du renouvellement des IRP.

L’information est également délivrée par tout moyen. Libre donc à l’employeur de passer par une infor-mation dématérialisée (diffusion sur un intranet, par exemple).

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(17) Art. R. 3262-1 du Code du travail. (18) Art. R. 3262-5 du Code du travail.

LA DÉMATÉRIALISATION DES TITRES-RESTAURANTLe titre-restaurant est un titre spécial de paiement remis par l’employeur aux salariés pour leur per-mettre d’acquitter en tout ou en partie le prix du repas consommé au restaurant et auprès des orga-nismes ou entreprises assimilés ainsi qu’auprès des détaillants en fruits et légumes, afin d’acquitter en tout ou en partie le prix d’un repas. Ces titres sont émis :

Soit par l’employeur au profit des salariés directement ou par l’intermédiaire du comité d’entreprise ; Soit par une entreprise spécialisée qui les cède à l’employeur contre paiement de leur valeur libératoire et, le cas échéant, d’une commission.

ÉMISSION DES TITRES-RESTAURANT

Les titres-restaurant peuvent être émis sur un support papier ou sous forme dématérialisée(17). La dé-matérialisation des titres restaurants est possible depuis un décret n° 2014-294 du 6 mars 2014 et peut se faire :

Sous la forme d’une carte rechargeable, ou Sous la forme d’une application sur téléphone mobile.

Des conditions sont à respecter en cas de titres-restaurant dématérialisés. Celles-ci sont énoncées à l’article R. 3262-1-2 du Code du travail. Il s’agit notamment :

De faire apparaitre distinctement sur la carte ou dans l’application mobile, le nom et l’adresse de l’émetteur, ainsi que le nom et l’adresse de l’établissement bancaire à qui les titres sont présentés au remboursement pas les restaurateurs ou les détaillants en fruits et légumes, De permettre l’accès permanent et gratuit du salarié au solde de son compte titre-restaurant, à la date de péremption des titres, et au montant de la valeur libératoire du titre, De l’obligation, pour l’émetteur du titre de conserver le numéro de série dans une base de données, De l’obligation pour l’émetteur du titre de mettre en place une fonctionnalité qui assure au salarié de ne pas utiliser les titres émis pendant l’année en cours, tant que les titres émis pendant l’année civile écoulée ne sont pas utilisés, De l’obligation pour l’émetteur de mettre en place un système de blocage automatique du paiement par titres-restaurant, notamment lorsque les ar-ticles R. 3262-8 et R. 3262-10 du Code du travail ne sont pas respectés, à savoir :

• L’interdiction d’utiliser les titres-restaurant les di-manches et jours fériés, sauf décision contraire de l’employeur pour les salariés qui sont amenés à travailler ces jours ;

• La limitation de l’utilisation des titres-restaurant à un montant maximum de 19 € par jour.

UTILISATION DES TITRES-RESTAURANT

Les titres-restaurants peuvent être utilisés en paiement d’un repas à un restaurateur ou à un détaillant de fruits et légumes au cours :

De l’année civile dont les titres font mention, Et durant une période de deux mois à compter du 1er janvier de l’année suivante(18).

Par ailleurs, aucun titre émis durant l’année en cours ne peut être utilisé tant que le salarié n’a pas utilisé tous les titres émis durant l’année civile écoulée.

À NOTER

Lorsque les titres-restaurant sont sous forme dématérialisée, le salarié est débité de la somme exacte à payer. Ce n’est pas le cas avec les titres-restaurant sur support papier pour lesquels il est admis de ne pas « rendre la monnaie ».

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PARTIE 3LA REPRÉSENTATION DU PERSONNEL À L’HEURE DU DIGITAL

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LA VISIOCONFÉRENCE : NOUVEAU MOYEN DE RÉUNION DES IRPCette nouveauté est issue de la loi 2015-994 du 17 août 2015, dite « loi Rebsamen ». Depuis la publica-tion du décret d’application le 12 avril 2016, les institutions représentatives du personnel peuvent donc se réunir à travers un système de visioconférence.

Avant la loi Rebsamen, la Cour de cassation autorisait le recours à la visioconférence lorsque deux conditions étaient réunies :

Aucun membre du comité d’entreprise ne s’y était opposé et, Aucune question inscrite à l’ordre du jour ne nécessitait un vote à bulletin secret.

QUELLES SONT LES IRP CONCERNÉES ?

La loi Rebsamen a ouvert le recours à la visioconférence : Au comité d’entreprise (article D. 2325-1-1du Code du travail), Au comité central d’entreprise, Au comité d’établissement, Au comité de groupe, Au comité d’entreprise européen, Au CSHCT et à l’instance de coordination des CHSCT.

La loi Travail du 8 août 2016 est venue compléter cette liste en y ajoutant la délégation unique du per-sonnel (DUP) : article L. 2326-5 du Code du travail. Les réunions de la DUP en visioconférence sont même possibles lorsque l’ordre du jour comporte des points relevant uniquement des attributions des délé-gués du personnel, alors même que la loi Rebsamen n’avait pas ouvert la possibilité pour les délégués du personnel de se réunir en visioconférence.

CONDITIONS DE RECOURS À LA VISIOCONFÉRENCE

Le recours à la visioconférence fait l’objet d’un accord entre l’employeur et les représentants du person-nel concernés (membres du CE, du CHSCT, de la DUP…).

À défaut d’accord, l’employeur peut décider de recourir à la visioconférence de manière unilatérale. Dans ce cas, la visioconférence ne peut concerner que 3 réunions par année civile(20). Le Code du travail restant muet sur le sujet, il peut s’agir de réunions ordinaires ou extraordinaires.

Dès lors, avant l’entrée en vigueur de la loi Rebsamen, si un membre de l’instance refusait le recours à la visioconférence, ce dispositif ne pouvait pas être utilisé. Désormais, l’opposition d’un seul membre ne suffit plus tant que la majorité décide de recourir à ce système de réunion.

MISE EN ŒUVRE DES RÉUNIONS PAR VISIOCONFÉRENCE

La première obligation imposée par le décret n° 2016-453 du 12 avril 2016 est que le dispositif technique mis en œuvre doit permettre l’identification des membres de l’institution concernée, et leur participation effective à la réunion.

Aussi, le système choisi doit assurer une retransmission continue et simultanée du son et de l’image des délibérations. Malgré cela, le décret précise que les suspensions de séance restent possibles.

En cas de vote à bulletin secret, le dispositif de vote doit garantir que l’identité de l’électeur ne peut à aucun moment être mise en relation avec l’expression de son vote. Si le vote est organisé par voie électronique, le dispositif doit assurer la confidentialité des données transmises, ainsi que la sécurité de l’adressage, des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes(21).

(20) Art. L. 2352-5-1 du Code du travail. (21) Art. D. 2325-1-1 du Code du travail.

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Le décret a précisé que cette procédure de vote doit se dérouler conformément à deux étapes : Avant les délibérations, il faut vérifier que l’ensemble des membres a bien accès à des moyens tech-niques satisfaisant aux conditions énoncées ci-dessus, Le vote a lieu de manière simultanée : les participants disposent d’une durée identique pour voter.

LE VOTE ÉLECTRONIQUELe vote électronique utilisé pour les élections du comité d’entreprise et des délégués du personnel est admis depuis longtemps. En 2004, la Cour de cassation jugeait déjà valables les élections organisées par vote électronique dès lors que les dispositions prévues par le protocole d’accord préélectoral as-suraient l’identité des électeurs, la sincérité et la sécurité du vote et la publicité du scrutin. En d’autres termes, il fallait respecter les principes généraux du droit électoral(22).

MISE EN PLACE PAR ACCORD OU DUE

Avant la loi Travail, le vote électronique était subordonné à la conclusion d’un accord collectif d’entre-prise. Avec la parution d’un décret d’application datant du 5 décembre 2016, l’employeur peut désormais mettre en place seul le vote électronique pour les élections concernant les membres du comité d’entre-prise, ainsi que les délégués du personnel(23).

La rédaction du texte telle qu’issue de la loi Travail prévoit que ce n’est qu’à défaut d’accord que l’em-ployeur a cette possibilité. Ce qui signifie que l’employeur doit préalablement essayer de négocier un accord sur la mise en place du vote électronique avec les syndicats représentatifs de l’entreprise avant de passer par la voie de la décision unilatérale.

Toutefois, dans les deux cas de recours au vote électronique (accord ou DUE), l’employeur est tenu de négocier un protocole d’accord préélectoral(24). Celui-ci permet de fixer notamment la date du scrutin, le lieu, les modalités matérielles, le périmètre de l’élection, la répartition des sièges entre les collèges…

Les conditions de mise en place du vote électronique demeurent les mêmes : l’employeur doit ainsi respecter les mêmes dispositions qu’en cas de mise en place par accord.

Il doit notamment établir un cahier des charges, mis à la disposition des salariés sur le lieu de travail, et sur l’intranet quand les entreprises disposent d’un tel système. Il doit également informer toutes les organisations syndicales représentatives dans l’entreprise ou l’établissement du respect des forma-lités déclaratives préalables à effectuer auprès de la CNIL.

Le décret du 5 décembre 2016 a également précisé qu’en cas de coexistence entre vote électronique et vote sous enveloppe, le vote sous enveloppe ne peut avoir lieu qu’après la clôture du vote électro-nique.

GARANTIR LA CONFIDENTIALITÉ ET LA SÉCURITÉ

Le dispositif doit assurer la confidentialité des données transmises, notamment la sécurité des fichiers constitués pour établir les listes électorales, la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.

La Cour de cassation a eu l’occasion de préciser ce qui relevait de la confidentialité des données : Est valable, l’attribution d’adresses électroniques uniques et de mots de passe strictement personnels à chaque salarié pour l’élection (Cass. soc., 21 septembre 2016, n° 15-60.216), N’est pas valable, l’envoi des codes d’authentification sur la messagerie professionnelle des salariés sans autre précaution (Cass. soc., 27 février 2013, n° 12-14.415).

(22) Cass. soc., 8 décembre 2004, n° 03-60.509. (23) Art. L. 2324-19 du Code du travail. (24) Art. R. 2314-8 et R. 2324-4 du Code du travail.

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Aucun résultat partiel n’est accessible pendant le déroulement du scrutin. Toutefois, le nombre de vo-tants peut, si l’accord le prévoit, être révélé au cours du scrutin.

Par ailleurs, avant sa mise en place, le système de vote électronique est soumis à une expertise indé-pendante dont l’objectif est de vérifier le respect des dispositions légales. Le rapport établi par l’expert est ensuite tenu à la disposition de la CNIL.

L’employeur doit également veiller à mettre en place une cellule d’assistance technique qui vérifie le bon fonctionnement et surveille le déroulement du vote électronique.

LA BASE DE DONNÉES ÉCONOMIQUES ET SOCIALESDepuis la loi de sécurisation de l’emploi du 14 juillet 2013, le Code du travail oblige l’employeur à mettre à disposition du comité d’entreprise, à défaut des délégués du personnel, ainsi que du CHSCT, une base de données économiques et sociales, qui doit être régulièrement mise à jour(25).

La BDES est également destinée à la délégation unique du personnel (DUP) si elle existe, aux délégués syndicaux ou au comité d’établissement, ainsi qu’à l’inspecteur du travail.

La BDES se met en place au niveau de l’entreprise. Il n’y a pas d’obligation à l’échelle de l’établissement.

QUE CONTIENT LA BASE DE DONNÉES ÉCONOMIQUES ET SOCIALES ?

À l’origine, la loi de sécurisation de l’emploi avait prévu que la BDES devait contenir toutes les informa-tions nécessaires à la consultation du comité d’entreprise sur la stratégie de l’entreprise.

Depuis la loi Rebsamen du 17 août 2015 et plus précisément depuis l’entrée en vigueur de ses disposi-tions au 1er janvier 2016, la BDES s’est enrichie. Elle doit désormais contenir des informations nécessaires aux 3 grandes consultations annuelles du comité d’entreprise :

Une réunion sur les orientations stratégiques de l’entreprise ; Une réunion sur la situation économique et financière de l’entreprise ; Une réunion sur la politique sociale de l’entreprise, les conditions de travail et l’emploi(26).

En parallèle, la BDES doit également contenir : Les informations transmises de manière récurrente au CE (rapport annuel relatif à la réserve spéciale de participation, utilisation et volume des heures supplémentaires effectuées…), Les informations transmises de manière récurrente au CHSCT, Les informations sur l’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes.

Les informations figurant dans la BDES sont regroupées en 9 thèmes dont le contenu varie en fonction de l’effectif de l’entreprise :

Investissements, Égalité professionnelle entre les hommes et les femmes au sein de l’entreprise, depuis la loi Rebsamen, Fonds propres et endettement, Éléments de rémunération des salariés et dirigeants, Activités sociales et culturelles, Rémunération des financeurs, Flux financiers à destination de l’entreprise, notamment aides publiques et crédits d’impôts, Sous-traitance, Transferts commerciaux et financiers entre les entités du groupe.

Les informations doivent porter sur les deux années pré-cédentes, l’année en cours et intégrer des perspectives sur les trois années suivantes. La base contient des données chiffrées ou pour les trois années à venir, des grandes ten-dances.

À NOTER

La densité des informations est diffé-rente selon que l’entreprise compte plus ou moins de 300 salariés.

(25) Art. L. 2323-8 du Code du travail. (26) Art. L. 2323-6 du Code du travail.

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FOCUS SUR LA RUBRIQUE DEDIÉE À L’ÉGALITÉ PROFESSIONNELLE ENTRE LES FEMMES ET LES HOMMES

Il s’agit d’une nouveauté introduite par la loi Rebsamen du 17 août 2015. Cette nouvelle rubrique concerne tant les entreprises de plus de 300 salariés que celles de moins de 300 salariés. Un décret du 29 juin 2016 a précisé les informations à faire apparaitre dans cette rubrique. Il faut indiquer :

Le diagnostic et l’analyse de la situation respective des femmes et des hommes pour chacun des thèmes suivants :

• Embauche,• Formation,• Promotion professionnelle,• Qualification,• Classification,• Conditions de travail,• Santé et sécurité au travail,• Rémunération effective,• Articulation entre activité professionnelle et vie personnelle.

L’analyse des écarts de salaires et de déroulement de carrière en fonction de l’âge, de la qualification et de l’ancienneté, L’évolution des taux de promotion respectifs des femmes et des hommes par métiers dans l’entreprise.

OBJECTIFS DE LA BDES

Deux objectifs majeurs : Permettre la mise à disposition des informations nécessaires aux 3 consultations annuelles du comité d’entreprise, Remplacer l’ensemble des informations communiquées de manière récurrente au CE et au CHSCT.

ACCESSIBILITÉ PERMANENTE À LA BDES

Le Code du travail mentionne un « accès permanent » à la BDES. L’employeur doit donc déterminer les modalités d’accès, de consultation et d’utilisation de cette base de données.

MISE À JOUR DE LA BDES

Les éléments d’information qui sont contenus dans la base de données économiques et sociales doivent être régulièrement mis à jour par l’employeur au moins dans le respect des périodicités prévues par le Code du travail. Les actualisations se font donc mensuellement, trimestriellement, semestrielle-ment ou annuellement en fonction des données concernées.

À chaque mise à jour, l’employeur est tenu d’informer les représentants du personnel.

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REMARQUE

Faut-il déclarer la BDES à la CNIL ? Tant que la BDES ne contient pas de données nominatives, l’employeur n’a pas d’obligation à accomplir auprès de la CNIL. À l’inverse, dès que la BDES est enrichie de données personnelles et/ou si l’accès à la BDES suppose de renseigner des informations nominatives sur les utilisateurs concernés, une déclaration est nécessaire.

DÉMATÉRIALISATION DE LA BDES

L’article R. 2323-1-7 du Code du travail prévoit que la BDES est tenue à la disposition des personnes citées ci-dessus, sur un support papier ou informatique.

Les obligations en terme d’accessibilité permanente et de mise à jour régulière font que la forme papier est peu pratique. Une BDES électronique et dématérialisée est souvent privilégiée : les informations sont communiquées rapidement aux instances représentatives du personnel, la mise à jour des données est facilitée et l’accessibilité est mieux garantie.

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