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Livret 30
Création Administration DP
SOMMAIRE
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Table des matières CREATION DE DOSSIER ..................................................................................................................................... 3
ONGLET DOSSIER ............................................................................................................................................ 4 ONGLET GI/CRM ........................................................................................................................................... 5 ONGLET MISSION ........................................................................................................................................... 7 ONGLET PLANS ET DOSSIER MODELE (CREATION A PARTIR D’UN DOSSIER EXISTANT) ..................................................... 9
ADMINISTRATION .......................................................................................................................................... 10
GESTION DES UTILISATEURS ............................................................................................................................. 11 TELEPROCEDURES EDI ................................................................................................................................... 12
Abonnements EDI ............................................................................................................................................. 12 Scénario EDI ..................................................................................................................................................... 13 Envoi vers banque (s) via JeDeclare.com .......................................................................................................... 13
LISTE LOGO .................................................................................................................................................. 14 SCRIPTS D’IMPORT ........................................................................................................................................ 14 MODELES .................................................................................................................................................... 15 REEVALUATION DES CONTRATS ........................................................................................................................ 16 CHEMINS DE CLASSEMENT............................................................................................................................... 16
DP .................................................................................................................................................................. 17
MENU GENERAL ........................................................................................................................................... 18 MENU COMPTABLE ....................................................................................................................................... 21
Comptes bancaires ........................................................................................................................................... 21 Situations ......................................................................................................................................................... 22 Exercice comptable........................................................................................................................................... 23 Historique des exercices ................................................................................................................................... 24 Mandats télécollecte bancaire ......................................................................................................................... 24 Taux de change ................................................................................................................................................ 25
MENU FISCAL ............................................................................................................................................... 25 Identification DGFIP ......................................................................................................................................... 25 Imposition sur les résultats ............................................................................................................................... 26 TVA ................................................................................................................................................................... 29 Procédure EDI-Paiement .................................................................................................................................. 30 Périmètre IF ...................................................................................................................................................... 31 Référence d’Obligation Fiscale ......................................................................................................................... 32
MENU JURIDIQUE ......................................................................................................................................... 33 Import à partir de l’exercice précédent ............................................................................................................ 33 Associés personnes morales à la clôture .......................................................................................................... 33 Associés personnes physiques à la clôture ....................................................................................................... 34 Filiales à la clôture ............................................................................................................................................ 35
MENU CONTACTS ......................................................................................................................................... 35
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CREATION DE DOSSIER
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2 méthodes de création d’un nouveau dossier :
Soit créer un nouveau dossier vide ou avec les paramètres standards du cabinet
(plans de comptes, journaux, modèles de révision)
Soit créer un nouveau dossier à partir d’un dossier existant (reprise du plan
comptable général et des journaux).
Faire Nouveau dossier
Onglet Dossier
Code interne : numéro ou le nom
de la société. Cette information
s’affichera dans la liste des
dossiers et servira de critère de
recherche.
Raison sociale : Nom de
l’entreprise.
SIRET : La saisie du SIRET est
contrôlée
Personnalité : Physique ou
Morale
Forme juridique : Liste
déroulante
Société mono-établissement :
Lié au module social OU
Siège social différent de l’établissement
principal : Information gérée dans le dossier
permanent.
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CREATION DE DOSSIER
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Régime fiscal et régime
d’imposition : ces 2 choix
permettront de charger les
formulaires adéquats dans la liasse
fiscale.
Confidentialité dossier : Affecter un
mot de passe si besoin
Onglet GI/CRM
Contact Principal
Renseigner les coordonnées de la
personne représentant le client.
L’email est demandé par la DGFIP
Type apporteur est un code
purement statistique
Chiffres d’affaires et effectifs :
informations statistiques
Rattachement reporting
Ce pavé permet de qualifier un dossier
selon différents critères établis par
l’administrateur de la plateforme.
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CREATION DE DOSSIER
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Ce peut être un indicateur du type de
clientèle par activité et par localisation
par exemple.
(Cf. Livrets 2 et 11 – Administration et
Paramétrage Profil 4)
Rattachement
Renseigner les trois personnes
responsables du dossier.
Le Regroupement / dossiers
correspond à l’ancienne dénomination
Site.
Type de comptabilité : détermine des options d’import particulières aux missions de
Surveillance.
Méthode de tenue comptable : ouvre des options d’accélération de saisie propre à la
méthode recettes-dépenses.
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Onglet Mission
Mission principale : code statistique
Cocher les modules devant être visibles
ou accessibles dans le dossier.
Le modèle de GED est par défaut celui
d’Ibiza
Type de comptabilité :
Tenue : Propose par défaut un plan
de journaux à la création du dossier.
Surveillance : Aucun plan n’est
proposé car on récupère ceux du
client.
Méthode de tenue comptable :
Engagement : Dossiers dans
lesquels on comptabilise les
mouvements des tiers clients et
fournisseurs
Trésorerie : Dossiers dans lesquels
seuls les mouvements de
trésorerie sont comptabilisés.
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CREATION DE DOSSIER
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Indiquer les dates d’exercice N (en cours).
Elles seront modifiables selon certaines
conditions.
Les dates N-1 peuvent être créées plus tard.
Par défaut, l’exercice social suit l’exercice
comptable. Cocher si besoin Décalage
de paie. Information liée à rRH Paie.
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CREATION DE DOSSIER
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Onglet Plans et dossier modèle
(Création à partir d’un dossier
existant)
Si le dossier est défini
« Tenue », Plan de
journaux et Cycles sont
proposés par défaut.
Les modifier si besoin.
Clic sur Terminer
pour créer le
dossier.
En cochant cette option, les menus
suivants d’affichent
Sélectionner le dossier « Modèle » pour
importer les plans de comptes, de
journaux, les racines de comptes et
les taux de TVA du dossier sélectionné.
En cochant cette option, cela permet
d’importer également les comptes
auxiliaires du dossier sélectionné
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ADMINISTRATION
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Le module Administration du dossier permet d’administrer les droits du client du cabinet.
Il permet également de gérer le choix du partenaire EDI si celui-ci est différent de celui de
la plateforme.
Gestion des utilisateurs
Gestion des utilisateurs - Autorisations
Utilisateurs Externes gère les droits
d’accès aux différents modules ou
fonctions du dossier.
L’écran affiche en 1ère colonne l’identité de l’utilisateur. Les autres colonnes représentent
les différents modules et fonctions.
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ADMINISTRATION
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Cocher les accès à donner à l’utilisateur. Le cabinet sera toujours en possession de
l’ensemble des droits indépendamment de ceux qu’il confie au client.
Enregistrer la sélection.
Téléprocédures EDI
Abonnements EDI
Abonnements EDI
Ce menu permet de définir un
abonnement EDI différent de celui défini
dans la plateforme
Cliquer sur Insérer
Quand l’option est cochée, les
téléprocédures EDI pourront être
émises sur cet abonnement. Pour cela,
sélectionner le mandat correspondant
au besoin dans le DP fiscal.
Sélectionner le partenaire
correspondant à l’abonnement. Dans le
cas où celui-ci est absent de la liste, se
rapprocher de l’administrateur Ibiza
(Profil 4) afin qu’il soit créé.
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ADMINISTRATION
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Scénario EDI
Par défaut, cette option est cochée.
Décocher l’option permet de
modifier le scénario et de
distinguer qui effectuera les
envois EDI-TDFC : le Cabinet
ou l’Entreprise.
Envoi vers banque (s) via JeDeclare.com
Envoi vers banque (s) via
JeDeclare.com détermine la ou les
banque (s) du client qui peuvent recevoir
les déclarations EDI-TDFC.
La liste des banques partenaires JDC est mise à jour avec l’accord du portail
Jedeclare.com.
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ADMINISTRATION
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Cocher la banque du client où devra se faire l’envoi.
Cf. Livret 9.1 pour la génération EDI vers la banque.
A Attention : Ne pas se fier au nom de la banque mais bien au code banque afin
d’éviter toute erreur d’envoi.
Liste logo
Liste des différents logos associés au dossier.
Cliquer sur le bouton Insérer.
Renseigner le nom, la description et
importer le fichier à l’aide de
l’explorateur ou via un
glisser/déposer dans le champ Logo.
Scripts d’import
Possibilité de créer pour le dossier des scripts d’imports personnalisés.
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ADMINISTRATION
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Il existe 2 modes de création :
Saisie « brute » (nécessite de connaître le langage json), en cliquant sur Insérer
Création à partir d’un assistant (conseillé) en cliquant sur Créer
L’assistant est accessible grâce
aux fonctions ci-contre.
Créer : Accès à l’assistant pour créer un nouveau script d’import
Editer : Modification d’un script d’import personnalisé déjà existant
Tester : Test le script sur le fichier à importer
Import de scripts : Permet d’ajouter, pour le dossier, des scripts personnalisés
exporté depuis un autre dossier par exemple. Le script est un fichier d’extension
xml.
Export de scripts : Permet de copier les scripts sélectionnés pour les importer sur
d’autres dossiers ou au niveau du cabinet.
B Les scripts créés dans le module Administration sont disponibles uniquement
pour le dossier en cours.
Plus d’informations dans le Livret 17 Imports.
Modèles
Ce sous-module est décrit dans le Livret Modèles.
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ADMINISTRATION
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Réévaluation des contrats
Traitement en masse des variations de prix de vente des contrats utilisés dans le module
Devis-Facture : voir le Livret 13 Devis-Factures.
Chemins de classement
Pour aiguiller les éditions dans le répertoire d’une GED. Les paramétrages de chemins de
classement peuvent être spécifiques au dossier par opposition à ceux globaux de la
plateforme. Plus d’informations dans le Livret 4 GED.
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DP
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Ce module permet de renseigner l’ensemble des éléments permanents du dossier.
Ceux-ci conditionnent par exemple le type de liasse fiscale à générer, le régime de TVA à
appliquer, les périodes de situations, les RIB utilisés pour l’Edi-paiement…etc.
Menu Général
Compléter les différents onglets
Onglet Général
Mono-établissement est coché par
défaut.
(utilisé pour la paie)
Renseigner, si besoin, les logos à
utiliser sur le dossier.
Onglet Juridique
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Onglet GI/CRM
Onglet Adresse de
l’entreprise
L’onglet Etablissement comprend
lui-même 3 onglets (Général –
Immatriculation - Adresse).
Onglet Etablissement - Général
B
Le nom
commercial est
repris dans les
états de paie
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DP
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Onglet Etablissement -
Immatriculation
Onglet Etablissement –
Adresse de l’établissement
Si l’entreprise compte
plusieurs établissements,
décocher Mono-
établissement.
L’onglet Etablissement
permet de saisir la liste.
Pour chaque établissement, il
faudra préciser son type.
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DP
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Menu Comptable
Comptes bancaires
D.P. – Comptable - Comptes
bancaires
Insérer pour créer un RIB.
A
Compléter les coordonnées
bancaires.
Il est indispensable de saisir
le n° de compte + l’IBAN si ce
compte doit faire l’objet de
télécollecte bancaire.
Le code BIC est utilisé pour
les opérations SEPA.
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DP
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Situations
DP - Comptable - Situations
Ce menu permet de créer
les différentes périodes de
situations au sein d’une
société.
Chaque situation affichera les comptes à la date définie en incluant les écritures de
situation.
Les périodes permettent d’éditer une plaquette de situation, calculer des CCA ou PCA à
date de situation ou d’afficher le résultat comptable.
Les périodes de situations se créent
manuellement par Insérer ou
automatiquement par l’assistant
Choisir la périodicité et OK.
Utiliser les boutons
Insérer ou Supprimer
pour modifier la liste
des situations.
E
Les écritures saisies dans le journal de situation – SI sont extra comptables.
Pour réaliser le bilan final ou une autre situation, il n’est pas nécessaire de
supprimer les écritures de situation.
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Exercice comptable
D.P. – Comptable –
Exercice comptable
Ce menu permet de renommer les exercices ou de modifier les dates de début et fin.
Modification de la date de début
d’exercice :
La date de début d’exercice est modifiable
lorsque l’exercice est ouvert et qu’il n’y a pas
d’exercices antérieurs.
Modification de la date de fin
d’exercice :
La date de fin d’exercice est modifiable lorsque
l’exercice est ouvert.
C Soient 2 exercices ouverts clôturant au 31/12/2013 et 31/12/2014, il est possible
de modifier la date de clôture 31/12/2013.
F Pour gérer les cas d’exception, contacter l’assistance IBIZA
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DP
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Historique des exercices
D.P. – Comptable – Historique des exercices
Cette vue liste les différentes actions effectuées sur le dossier :
Création d’exercice,
Clôture d’exercice,
Déclôture d’exercice (ainsi que la date de réouverture)
Suspension d’exercice,
Suppression des écritures en masse (action effectuée par le menu Comptabilité –
Suivi)
Mandats télécollecte bancaire
D.P. – Comptable – Mandats télécollecte bancaire
Permet d’insérer le mandat en précisant le compte comptable de banque afin de livrer
par télécollecte les lignes de relevés.
L’activation et la désactivation du mandat sont les actions possibles.
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Taux de change
DP - Comptable - Taux de change.
Cette fonction permet de créer ou personnaliser
une devise spécifique au dossier.
Le type doit exister dans le paramétrage cabinet.
Le taux de change saisi supplante le taux collecté
par le cabinet
Menu Fiscal
Identification DGFIP
D.P. - Fiscal -
Identification
DGFIP
Choisir le SIE
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DP
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Imposition sur les résultats
DP - Fiscal - Imposition
sur les résultats
Onglet Général
Compléter impérativement
Régime Fiscal et Régime
d’Imposition.
Ces données impactent les
éditions fiscales.
Gestion des Immos permet
l’alimentation automatique
des liasses Immos (2054/2055-
2033C-2035)
Gestion des emprunts renvoie
les données du module
Révision dans la liasse (2057-
2058C)
En cas d’intégration fiscale, cocher les
options et compléter.
Ces informations impactent sur les éditions
fiscales.
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DP
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Onglet Signataire de la déclaration
Cette information est reportée dans
la liasse.
Onglet OGA/AGA/CGA
Cocher et compléter les données
Choisir l’OGA dans la liste.
Si l’OGA n’existe pas, le créer.
Bien compléter l’onglet Général et
Adresse.
Onglet Comptable
Si la case Identité de la
plateforme est cochée, ce sont
les coordonnées de cette entité
qui figureront sur les envois EDI-
TDFC et les documents Cerfa.
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DP
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Si cette case n’est pas cochée, il
faut renseigner toutes les zones
qui suivent pour indiquer une
autre entité ou personne.
Onglet Conseil
Ces informations seront
récupérées dans la liasse fiscale
Onglet Expert-comptable
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DP
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TVA
Si le client est assujetti à la TVA.
DP - Fiscal - TVA
Cocher Assujetti à la TVA
Compléter toutes les
zones.
Saisir le représentant fiscal.
Le créer si besoin. Il figurera dans
les contacts
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DP
30
Cocher Adhésion au Télérèglement
EDI TVA et affecter le(s) compte(s)
bancaire(s).
Il est possible de créer de nouveaux
comptes par cette vue. Ceux-ci seront
visibles dans DP - Comptable -
Comptes bancaires
A Il est impératif de renseigner le premier compte de Télérèglement.
Procédure EDI-Paiement
Sur DP - Fiscal - Procédure
EDI-Paiement
Cocher les déclarations
concernées
Cocher Télérèglement et
affecter les comptes bancaires.
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DP
31
Il est possible de créer de
nouveaux comptes par cette
vue. Ceux-ci seront visibles dans
DP - Comptable - Comptes
bancaires
A Il est impératif de renseigner le premier compte de Télérèglement.
Périmètre IF
En cas d’intégration fiscale, aller dans
DP - Fiscal - Périmètre IF
Ce paramétrage fait
partie d’une formation
complémentaire pour
la génération d’une
liasse fiscale IF.
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DP
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Référence d’Obligation Fiscale
DP - Fiscal – Références D’Obligations
Fiscales
Ce menu liste les différentes
ROF associées au dossier et
permet leur éventuelle
modification.
A
La ROF (Référence d’Obligation Fiscale) est utilisée par la DGFIP si le
redevable a plusieurs activités.
L’identifiant d'une entreprise est composé du numéro SIREN + de la ROF.
Cette ROF est connue par les SIE sous l’appellation OCFI (Occurrence Fiscale).
En cas de doute sur la ROF d'une entreprise il faut se rapprocher du SIE.
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DP
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Menu Juridique
Import à partir de l’exercice précédent
DP – Juridique – import D.P.
Juridique
L’import est automatiquement réalisé à l’entrée du dossier. Si besoin de faire la mise à
jour l’action Import est possible.
B Le DP Juridique décrit les informations à la date de clôture de l’exercice ouvert
(dont la date est affichée dynamiquement dans les exemples).
Associés personnes morales à la clôture
Renseigner le
nombre de parts ou
d’actions totales,
puis la valeur
nominale
Ok
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DP
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Insérer
Renseigner la
personne morale et
son adresse.
Préciser le nombre
de parts.
Associés personnes physiques à la clôture
Remplir de même
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Création Administration DP
DP
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A
Le bouton Information clignote
en rouge dans le cas d’un
contrôle renvoyant une
incohérence dans la
composition du capital.
Filiales à la clôture
Renseigner les caractéristiques
F
Dans le DP Juridique,
l’accès aux exercices
précédents ou suivants par
le bouton Exercice :
Menu Contacts
DP - Contacts
Le contact éventuellement créé lors de l’initialisation du dossier est modifiable ici.
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DP
36
Faire Insérer pour créer un nouveau contact.
Compléter les 2 onglets
Clic sur ce bouton pour définir le contact principal.
Comment utiliser l’assistance ?
Accéder à l’assistance