logistika pri organiziranju in vodenju prireditev · 2018-04-11 · pomembna poslovna prireditev,...
TRANSCRIPT
B&B VIŠJA STROKOVNA ŠOLA
Diplomsko delo višješolskega strokovnega študija
Program: Logistično inţenirstvo
Modul: Poslovna logistika
LOGISTIKA PRI ORGANIZIRANJU IN VODENJU PRIREDITEV
Mentor: Bojan Radinja, univ. dipl. inţ. tehnol. prom.
Kandidatka: Marinka Gatej Lektorica: Branka Čenčič, prof. slov.
Kranj, januar 2012
ZAHVALA
Zahvaljujem se mentorju Bojanu Radinji za pomoč in svetovanje pri izdelavi
diplomske naloge. Zahvaljujem se tudi agenciji Media butik za vse posredovane
informacije in lektorici Branki Čenčič, ki je lektorirala mojo diplomsko nalogo.
IZJAVA
»Študentka Marinka Gatej izjavljam, da sem avtorica tega diplomskega dela, ki sem
ga napisala pod mentorstvom Bojana Radinje.«
»Skladno s 1. odstavkom 21. člena Zakona o avtorski in sorodnih pravicah
dovoljujem objavo tega diplomskega dela na spletni strani šole.«
Dne:_____________ Podpis: ________________________
POVZETEK
Prireditev je v današnjem času izrednega pomena, pa naj bo le otroška zabava ali
pomembna poslovna prireditev, ali pa večje zabavne prireditve. Dobro organizirana
in vodena oz. izpeljana prireditev je velikega pomena, tako za same organizatorje
kot za vse obiskovalce. Dobro izpeljana prireditev da voljo za še večji zagon v
nadaljevanju. Dá neko potrditev, da je bilo delo na tem področju dobro opravljeno.
V diplomski nalogi se bom podrobneje osredotočila na samo organizacijo in izvedbo
prireditve. Omenila bom tudi aktivnosti, ki sledijo ţe izvedeni prireditvi. Za zaključek
bom navedla tudi nekaj glavnih točk, brez katerih pri sami prireditvi vsekakor ne gre;
té pa so: zapora ceste, parkiranje, ognjemeti, prisotnost policije in gasilcev,
označevanje prireditev na prostem itd. Na koncu je prikazano katere dokumente je
potrebno pridobiti pri organizaciji prireditve in navedeno nekaj predlogov za uspešno
izvedbo prireditve.
KLJUČNE BESEDE
VIP
SAZAS
ZJZ
DELEŢNIKI
ABSTRACT A performance is extraordinarily significance in these days, no matter which kind is
it: a child`s party, an important business performance or amusing entertainment. A
well done performance has extremely significance for all included: for an organizer
and for visitors. It`s some kind a confirmation, that the organizers did their work
successfully and so they get an impulsion for advance.
In my project I will focus on organization and realization of performance. I will
mention activities at the end of performance too.
At the end I’ll describe some prime point, which is certainly necessary at all of
performances. For example: road blockade, parking, police or fire men presence,
marking open place performance etc.
At the end it is presentated, which documents you must get for organization of
performance and some prepositions for successfully realization.
KEYWORDS VIP
SAZAS
ZJZ
DELEŢNIKI (PARTICIPATORS)
KAZALO
1 UVOD ............................................................................................................... 1
1.1 Predstavitev problema................................................................................ 1
1.2 Cilj naloge .................................................................................................. 2
2 TEORETIČNI DEL ............................................................................................ 2
2.1 Kaj je prireditev? ........................................................................................ 2
2.2 Organizacija prireditve................................................................................ 5
2.3 Izvedba prireditve ..................................................................................... 12
2.4 Aktivnosti po prireditvi .............................................................................. 15
2.5 Zavarovanje prireditve .............................................................................. 17
2.6 Publikacije prireditev ................................................................................ 22
2.7 Sponzoriranje prireditev ........................................................................... 23
3 EMPIRIČNI DEL .............................................................................................. 28
3.1 Dokumenti, ki so potrebni za organiziranje prireditve ............................... 28
4 PREDLOGI ..................................................................................................... 46
5 ZAKLJUČEK ................................................................................................... 47
LITERATURA IN VIRI ......................................................................................... 48
PRILOGE ........................................................................................................... 49
B&B – Višja strokovna šola Diplomsko delo višješolskega strokovnega študija
Marinka Gatej: Logistika pri organiziranju in vodenju prireditev stran 1 od 54
1 UVOD
1.1 Predstavitev problema
Prireditve so velik del našega ţivljenja. Nekatere so osebne, druge poslovne narave.
Včasih se jih udeleţimo sami, o drugih slišimo od prijateljev, o tretjih preberemo v
časopisu ali jih vidimo na televiziji. Za nekatere moramo plačati visoko vstopnino, a
vseeno stojimo vso noč v vrsti, da dobimo vstopnico. Za druge nam plačajo vse,
samo da se jih udeleţimo, pa še vedno ne potrdimo udeleţbe pred prihodom.
Včasih traja le nekaj minut, drugič pa ves mesec. Nekatere se nas dotaknejo,
čeprav se jih sploh nismo udeleţili, druge nas pustijo hladne, čeprav smo sedeli v
prvi vrsti. Nekatere se zgodijo spontano, druge so načrtovane leta vnaprej. Nekatere
nas zaznamujejo celo za vse ţivljenje.
Organizirane prireditve so postale stalnica vsakdanjega ţivljenja. Zasičenost čutil z
različnimi oglasnimi sporočili in posledična neobčutljivost ciljnih skupin nanje sta
pripeljali do spoznanja, da je (ponovno) nastopil čas, da se s svojo ciljno skupino
srečamo osebno. V prostoru in času, v katerem se odvija prireditev, odstranimo
zunanje moteče elemente, še posebej oglasna sporočila konkurence. Naša ciljna
oseba, ciljna skupina, nam je na voljo. Od nas pa je odvisno, na kako kakovosten
način ji bomo podali informacije in kako se bo na njih odzvala. Tukaj nastopi
upravljanje prireditev.
Upravljanje prireditve od zasnove, idejnega koncepta, postavitve ciljev prireditve,
organizacije programa, nastopajočih in podizvajalcev, vodenja in nadzora izvedbe
prireditve do izvedbe komunikacije z mediji v povezavi s prireditvijo je opisana na
primeru 3-dnevne prireditve Praznik glasbe in veselja v Preddvoru, ki je bila
izvedena zadnji vikend v mesecu maju.
Problem pri sami organizaciji in izpeljavi prireditve je v tem, ali se ima, kar se za
tako prireditev potrebuje. Potrebno je imeti projekte za vzbuditev pozornosti, ki bodo
na prireditev privabili čim več gostov. Problem, ki se obravnava, je tudi pridobitev
vseh dovoljenj in soglasij. Pogosto se pojavi problem pri spremembah, ki nastanejo
med samim potekom prireditve, pri usklajevanju delovnih ekip, tehnične podpore,
seznanjanju javnosti.
Izhajajoč iz teh izhodišč je diplomsko delo zasnovano kot praktični vodič po
posameznih sklopih aktivnosti, ki jih je treba pri zasnovi, organizaciji, izvedbi,
nadzoru in komunikaciji z javnostmi upoštevati.
B&B – Višja strokovna šola Diplomsko delo višješolskega strokovnega študija
Marinka Gatej: Logistika pri organiziranju in vodenju prireditev stran 2 od 54
1.2 Cilj naloge
V diplomski nalogi je na konkretnem primeru (3-dnevna prireditev Praznik glasbe in
veselja v Preddvoru) opisana organizacija in vodenje prireditve.
Cilj v diplomski nalogi, je prikazati natančno razčlenitev in opis vseh potrebnih
korakov za izpeljavo neke prireditve in posledično boljšo seznanjenost z vsemi
postopki in trudom, ki ga mora organizator vloţiti za kakovostno izpeljavo dogodka.
Diplomska naloga bo tako neke vrste vodnik vsem, ki se soočajo z izzivom
organizacije prireditev.
Za dosego cilja diplomske naloge sta uporabljeni metodi analize in interpretacije
primarnih in sekundarnih virov. S pomočjo sekundarnih virov bom prikazala
teoretični temelj diplomskega dela, s pomočjo primarnih pa empirični del (tj. izvedba
3-dnevne prireditve Praznik glasbe in veselja v Preddvoru).
2 TEORETIČNI DEL
2.1 Kaj je prireditev?
Prireditev lahko poteka v koncertnih dvoranah, na stadionih in drugih javnih
prostorih. Večinoma so prireditve javnega značaja, redko pa so prirejene za zaprti
krog ljudi.
»Javne prireditve so športne in druge igre, predstave, razstave, veselice in druga
zbiranja občanov zaradi razvijanja telesnovzgojne, kulturne, znanstvene, tehnične,
zabavne ali druge aktivnosti, tako da je pristop k prireditvi dovoljen vsakomur.«
(Vihar 1987, str. 7)
Organiziranje prireditev je v zadnjem času postala velika in pomembna dejavnost, ki
zajema načrtovanje, ustvarjanje, organiziranje, upravljanje, izvajanje pomembnega
komunikacijskega orodja, katerega osnovni namen je druţenje ljudi. Obiskovalci na
enem mestu izmenjujejo ideje, poglede, izkušnje, skratka se pogovarjajo, kar
posredno pripomore k boljšim poslovnim rezultatom.
»Po Slovarju slovenskega knjiţnega jezika je prireditev vse, kar se zgodi. V tem
najširšem pomenu besede je mnoţica vseh prireditev dejansko enako kot ţivljenje
samo, ki ga sicer tudi upravljamo kot prireditev, ki traja pač vse ţivljenje. Če ţivljenje
definiramo kot niz prireditev, je treba takoj pripomniti, da ţivljenje sestavljajo
vsakdanji spontani dogodki, ki se jih ne more upravljati oziroma nadzorovati, in
prireditve, ki jih načrtujemo vnaprej. V nadaljevanju ne bodo predmet zanimanja
spontane prireditve, ki sestavljajo ţivljenje, temveč bodo predmet proučevanja
prireditve, ki jo pripravimo s posebnim namenom, zato se imenujejo tudi posebne
prireditve.« (Bubnič 2009, str. 16)
B&B – Višja strokovna šola Diplomsko delo višješolskega strokovnega študija
Marinka Gatej: Logistika pri organiziranju in vodenju prireditev stran 3 od 54
Zakaj organizirati prireditev?
Prireditev se organizira iz različnih vzrokov oz., z različnimi nameni: ker je tako
zapisano v programu, in bi radi zasluţili,predstavili svoje delo, zaradi ponujene
zanimive ponudbe.
»Prireditve se organizira ob različnih praznikih ali preprosto, ker se v kraju ţe dolgo
ni nič zgodilo. Razlogov je veliko. Vsem pa je skupno, privabiti v dvorano ali na
prizorišče na prostem čim več obiskovalcev. Še posebej, če je za obisk prireditve
potrebno plačati vstopnino.« (Vihar 1987, str. 7)
Preden nadaljujem z različnimi vidiki, koraki, postopki,opredeljujem sam pojem
»organizacija«.
»Organiziramo se, kadar ţelimo, da bi s čim manj sredstvi, ljudmi in v najkrajšem
času za optimalno ceno, pri najvišji stopnji varnosti za izvajalce, obiskovalce in
organizatorje, pri minimalni stopnji uničenja ali poškodovanja tehnike in okolja
(prostora prireditve) dosegli zastavljene cilje: organizirali prireditev tako, kot smo si
zamislili. Na kratko, gre za ceno, varnost, politično primernost, tehnično izvedljivost
in umetniški vtis prireditve.«
(Petrovič 2006, str. 7)
Vrste prireditev
Prireditve se razvrščajo na proslave, sprejeme, koncerte, gledališke predstave,
literarne večere, plesne predstave, nastope folklornih skupin, razstave, jubilejne
prireditve in letne prikaze dela kulturne skupine.
Glede na cilj se lahko prireditve razvrsti:
- »prireditve, neposredno orientirane na dobiček, ki jih priredi oseba ali skupina oseb
zaradi ekonomskega interesa;«
dobiček nastane zaradi samega sodelovanja (vstopnine, davek na sodelovanje) ali
pa zaradi akcij med prireditvijo (prodaja, podpis pogodbe);
- »prireditve, posredno orientirane na dobiček, ki jih priredi oseba ali skupina oseb v
okviru svojih nalog in lastnih ciljev.«
Tukaj je karakter dogodka ob pridobivanju sodelujočih še ustvarjanje pozitivnega
vtisa in podpora drugih primarnih ciljev. Take prireditve imajo lahko komercialen
(marketing) ali idejni karakter. Sem spadajo predvsem zasebne prireditve.
Pri razvrstitvi prireditev glede na velikost je potrebno upoštevati naslednje
pomembne kriterije:
- akterji (količina, stroški),
- servis (obseg, število oseb, stroški),
B&B – Višja strokovna šola Diplomsko delo višješolskega strokovnega študija
Marinka Gatej: Logistika pri organiziranju in vodenju prireditev stran 4 od 54
- število obiskovalcev (pri tem se mora razlikovati med skupnim številom
obiskovalcev, največjim številom in povprečnim številom obiskovalcev).
Prireditve, se v najrazličnejših oblikah pojavljajo v vseh sferah druţbenega ţivljenja
in pri vseh organizacijah. Ena splošna definicija za vse vrste prireditev je pravzaprav
nemogoča.
»Skupne značilnosti posebnih prireditev:
namenskost – posebne prireditve niso rutinske ali vsakdanje narave, temveč se
zgodijo zaradi posebnega namena organizatorja ali investitorja v prireditev.
načrtovanje – ključna značilnost posebnih prireditev je načrtovanje, ki se začne s
potrebo po prireditvi, nadaljuje pa z raziskavo za izvedbo prireditve, zasnovo in
pripravo.
edinstvenost – vsaka prireditev je edinstvena. Čeprav se večkrat zgodi z enakim
namenom in cilji in za enako ciljno javnost, so interakcije na prireditvi vedno
drugačne.
minljivost – posebna prireditev ima svojo enkratno mesto v času in prostoru in ne
traja v nedogled. Liga prvakov v nogometu ni prireditev, temveč so prireditve
posamezne tekme.
fizičnost – prireditev se zgodi tudi fizično na izbranem prizorišču ne glede na to, ali
kanal komuniciranja ni osebni stik, temveč sodobna tehnologija.
neotipljivost – prireditve se pravzaprav zgodijo v glavah ljudi. Ko se končajo,
obstajajo le kot spomin, ki ga morajo organizatorji občasno obuditi.
interaktivnost – posebne prireditve so druţenje manjšega ali večjega števila oseb,
pri čemer prihaja do različnih interakcij. Posameznik ne more imeti posebne
prireditve sam zase.
obrednost – rituali in ceremonije so arhetipi starodavnih prireditev, njihovi elementi
pa se kaţejo v posebnih prireditvah.
doţivetje – prireditev je posebno doţivetje. Če je prireditev vse, kar se zgodi, je
doţivetje vse, kar doţivi posameznik. Posebno doţivetje pa je značilnost posebnih
prireditev.« (Novak 2009, str. 16–17)
Zasnova prireditve
Zasnova prireditve je najdaljša stopnja v celotnem procesu organizacije prireditve in
temelji na rezultatih raziskovanja in kreativnosti.
»Vsako prireditev od fantovščine do nogometnega prvenstva, je treba podrobno
načrtovati, da med njenim izvajanjem ne pride do pretirane improvizacije. Gre torej
za načrtovanje in sprotno usklajevanje zaporedja, vzporedja, prepletanja dejavnosti
in njihovih povezav v celoto. Bistveno je da se dobi pravočasen pregled nad
prihodnjim dogajanjem in poiskati ljudi, ki bi po svojih strokovnih izkušnjah in
vrednotah lahko dovolj zanesljivo in samoiniciativno izvedli posamične dele načrta.
Za uspešno organizacijo prireditve se mora ţe v začetku ustvariti močna strukturna
podpora:
B&B – Višja strokovna šola Diplomsko delo višješolskega strokovnega študija
Marinka Gatej: Logistika pri organiziranju in vodenju prireditev stran 5 od 54
organiziramo programski in organizacijski odbor (velikost prireditve naj
določa velikost odbora, imenujemo predsedujočega, ki naj ima odgovornost
za reševanje teţav z vidika »velike slike« oz., ki naj ima sistemski pogled,
določimo predsednike ostalih pododborov za glavne aktivnosti in
obveznosti);
management – vodenje (administrativni/zakonski management, proračunski
management, sponzorstva);
program – vsebina prireditve(vključitev prodajalcev, gostincev in
udeleţencev, načrtovanje animacijskih aktivnosti);
logistika prireditve (logistika prizorišča – izgradnja, koordinacija
prostovoljcev);
promocija/vidnost na trgu (koordinacija partnerjev, marketing med ljudmi,
marketing in odnosi z mediji).« (Ţbogar 2010, str. 27)
2.2 Organizacija prireditve
Organizacija prireditve je kompleksna naloga, ki zahteva od organizatorja veliko
časa, izkušenj, energije in truda. Prireditve postajajo iz leta v leto večje ter
programsko bogatejše, obiskovalci vedno zahtevnejši.
Opredelitev ciljne javnosti
Preden se začne organizator ukvarjati s posameznimi koraki izvedbe
prireditve,mora razmisliti o tem, kdo so obiskovalci na prireditvi; opredeliti moramo
torej ciljno javnost.
»Skupina, za katero se pripravlja prireditev, je tisti deleţnik prireditve, za katere si
mora upravljavec vzeti največ časa. Ciljno javnost prireditve mora poznati ne samo
dobro, temveč odlično, zato ima osrednje mesto v raziskavi pred prireditvijo prav
odgovor na vprašanje, kdo je obiskovalec na prireditvi. Od tega odgovora bodo
odvisni program, hrana in pijača, način trţenja, varnostni ukrepi, priprava daril
oziroma spominkov pa tudi način zbiranja podatkov za evalvacijo po prireditvi. Z
drugimi besedami, doţivetje na prireditvi si zamislimo tako, da ustreza
obiskovalcem.« (Bubnič 2009, str. 22)
Zasnova celovite kreativne podobe projekta Celovita podoba prireditve je osnovni element komunikacije z naročnikom in ciljno javnostjo. Zato ji posvečamo posebno pozornost tako z vsebinskega kot z oblikovalskega vidika.
B&B – Višja strokovna šola Diplomsko delo višješolskega strokovnega študija
Marinka Gatej: Logistika pri organiziranju in vodenju prireditev stran 6 od 54
»Zasnova prireditve je najbolj kreativna faza pri ustvarjanju prireditve, ko se pripravi
natančen koncept prireditve, ki vključuje program, izbiro prizorišča, scenografijo in
druge elemente, ki vplivajo na celostno podobo prireditve. Zasnova ali programiranje
prireditve temelji na raziskavi, ki nam je dala izhodišča, hkrati pa gre z roko v roki s
finančnim načrtovanjem prireditve.
Celostno podobo prireditve sicer sestavlja mnogo elementov, ki morajo biti usklajeni
med seboj in z osrednjo temo – prizorišče, catering, nastopajoči, govorci,
scenografija, luči, zvok, avdiovizualni elementi ipd.
Z zasnovo prireditve se pride do scenarija prireditve in proračuna, ki se ga sproti
prilagaja spremembam pri nastopajočih in drugih elementih prireditve. Gre za
dokončen koncept prireditve, ki se ga v jedru ne bo več spreminjalo. Seveda
koncept prireditve nikoli ni povsem dokončen, zasnova prireditve pa se pogosto ne
konča do prireditve. Narava organizacije prireditev je pač taka, da se je potrebno
kljub natančnim izhodiščem, dobri zasnovi in vestnemu načrtovanju pripraviti na
improvizacijo in prilagajanje trenutnim razmeram.«
(Bubnič 2009, str. 60)
Opredelitev stroškov
Pri pripravi prireditve je finančno načrtovanje ključnega pomena. Veliko stroškov
organizacije prireditve nastane še preden pridobimo kakršenkoli prihodek.
»Na splošno velja, da je stroške laţe zmanjšati, kot pridobiti prihodke, zato je prav,
da se podrobnejša analiza proračuna začne na odhodkovni strani proračuna.
Stroške prireditve se lahko pojmujejo različno. Po eni strani seima z prireditvijo
direktne stroške, neposredno povezane z organizacijo. Po drugi strani pa se nikakor
ne sme pozabiti tudi na indirektne stroške. Gre za stroške, povezane z delovanjem
organizacije, ki organizira dogodek (delovna sila, najem prostora ipd.).
Zanemarjanje indirektnih stroškov je eden glavnih tveganj za organizatorje
prireditev.
Stroške se lahko deli na fiksne in variabilne. Fiksni stroški nastanejo ne glede na
to, koliko oseb pride na prireditev. Sem spadajo stroški vodenja podjetja (najem
prostora, plače itd.), ob večjih prireditvah pa tudi recimo najem posojila. Ko se
odloča o proračunu prireditve, se mora te stroške primerno razporediti po
posameznih postavkah v proračunu, tako da se določi urno postavko in se jo
pomnoţi s številom ur, potrebnih za najem prostora, dogovor z izvajalci itd.
Postopku se reče absorbcija fiksnih stroškov. Cilj organizacije, ki pripravlja
prireditev, je zmanjšanje fiksnih stroškov, ne da bi s tem trpela kakovost prireditve.
Variabilni stroški pa so stroški, povezani samo s prireditvijo. Odvisni so od števila
gostov ali obiskovalcev. Najpogostejši variabilni stroški so stroški hrane in pijače, pa
tudi stroški oblikovanja in tiska vstopnic, dodatnega osebja ipd. Pri organizaciji
prireditev delitve med fiksnimi in variabilnimi stroški pogosto sicer niso tako jasne
kot na drugih področjih.«(Bubnič 2009, str. 47–48)
B&B – Višja strokovna šola Diplomsko delo višješolskega strokovnega študija
Marinka Gatej: Logistika pri organiziranju in vodenju prireditev stran 7 od 54
Seznanjanje javnosti o prireditvi
Učinkovit odnos z javnostjo je ključni element za uspeh poslovanja. Prek medijev
podjetje komunicira in na ta način gradi svoj ugled, mediji pa so tisti, ki prenašajo
informacije in zgodbe širši javnosti. Komuniciranje z mediji in javnostjo zahteva
veliko znanja in načrtovanja ter sodelovanja, zato pri vseh stikih z javnostjo tesno
sodelujemo. Hkrati pa se poskuša z znanjem, profesionalnim pristopom poiskati
nove načine pojavljanja v medijih in ustvariti nove zanimive zgodbe.
Prireditev je odvisna od različnih deleţnikov ali javnosti, ki so vanj tako ali drugače
vpletene in imajo vpliv na njegovo izvedbo. Organizacija, ki hoče projekt izpeljati, si
mora med temi javnostmi prizadevati za naklonjenost, razumevanje, podporo in
pozitivno podobo. Spletu komunikacijskih orodij, s katerimi se doseţe te cilje,
pravimo odnosi z javnostmi. Gre za premišljeno, načrtovano in konstantno
prizadevanje, da bi ustvarili in obdrţali trdne pozitivne odnose med organizacijo in
njenimi deleţniki. Pri odnosih z javnostmi sicer ne gre samo za odnose z mediji,
čeprav je to v praksi najpogostejša oblika komuniciranja v okviru odnosov z
javnostmi.
Za doseganje ciljev v odnosih z javnostmi se najpogosteje uporablja naslednja
orodja, katera navaja Bubnič:
1. »Sporočilo za javnost – v katero se vključi besedno in avdiovizualno gradivo.
Objavi se jih na spletni strani, pošlje po navadni ali e-pošti oziroma se
predstavi na novinarski konferenci. Sporočila za javnost naj bodo res javna,
poslati jih je treba vsem deleţnikom – namen organizatorja prireditve namreč
nikakor ni, da bi bili sponzorji o potezah organizatorja obveščeni šele iz
medijev.
2. Izdajanje publikacij in drugih tiskovin, ki se jih osebno predstavi ključnim
deleţnikom (na predstavitvi publikacije) in medijem (na novinarski konferenci).
Včasih se lahko oboje zdruţi. Pomembno je, da se publikacijo pošlje tudi po
elektronski in navadni pošti na vse naslove, ki se jih ţeli doseči.
3. Promocijske prireditve, kot so tiskovne konference, brezplačni seminarji,
pogostitve, izleti, sponzorstva, tekmovanja, natečaji ter druţbeno koristna
dejanja in akcije. Pogosto so namenjeni samo medijem, mediji pa so ključni
tudi na prireditvah, sicer namenjeni izbrani ciljni javnosti.«
(Bubnič 2009, str. 295–296)
Izbira primerne lokacije
Lokacija je dejavnik, ki glede na tip in značaj prireditve pritegne največ ljudi.
»Ko se organizator odloči za prireditev, se mora vedeti, kje bo prireditev. Ko se to
ve, se ve tudi, kakšno vsebino lahko da prireditvi oz., kaj si lahko privošči in
nenazadnje, koliko sredstev bo moral nameniti za prireditveni prostor.
Izbira pravega prizorišča je ena od najpomembnejših odločitev, ki jih sprejme
organizator prireditve, saj je prizorišče pomemben del sporočanja pred prireditvijo,
B&B – Višja strokovna šola Diplomsko delo višješolskega strokovnega študija
Marinka Gatej: Logistika pri organiziranju in vodenju prireditev stran 8 od 54
na njem in po njem. Sporočilno vrednost ima ţe vrsta prizorišča, pa tudi kraj in ugled
v poslovni javnosti.
Ker je prizorišče eden od ključnih elementov prireditve, se ga začne izbirati ţe v fazi
raziskave. Takrat se pretrese dejavnike, ki vplivajo na izbiro prizorišča, v fazi
zasnove pa se naredi oţji izbor glede na to, kako prizorišče ustreza namenu
prireditve, osrednji tematiki in rdeči niti. Prednost imajo seveda prizorišča, kjer se bo
namen lahko doseglo brez večje investicije v sceno.
Vsebinski koncept ni edino merilo za izbiro prizorišča, odloča se tudi glede na
velikost, razpoloţljivost, ponudbo na prizorišču (tehnična oprema, garderoba,
hostese, dostop do elektrike, toaletni prostori, parkirišče ...), ugodnosti za
organizatorja, dostopnost, fleksibilnost.
Če se uporablja lastni prostor, se najprej privarčuje pri najemnini prostora, ve se kaj
nam ponuja ta prostor in kakšno prireditev se lahko na tem prostoru pripravi.
Marsikatero delo pri pripravi prostora je olajšana. Seveda pa je treba poskrbeti, da je
prostor čist, ogrevan v zimskem času, da je omogočen nemoten dostop
obiskovalcem in nastopajočim, da je poskrbljeno za varnost, pa na sanitarije se ne
sme pozabiti (tudi na toaletni papir).
Kadar se za prireditve najame prostore, je odločilna cena najema prostora, njegove
tehnične zmogljivosti in dostopnost. Predpogoj za najem prostora je, vnaprejšni
ogled le tega.
Z najemodajalcem se je potrebno natančno dogovoriti in tudi pisno potrditi ceno
najema, in svoje zahteve v zvezi s prostorom. V primeru, da se določenih stvari ne
more zagotoviti, se v pogodbi dogovori in zapiše, kdo bo to zagotovil. Ne sme se
pozabiti da se dogovori tudi o času, v katerem se potrebuje prostor in kdo v imenu
najemodajalca in v organizatorjevem imenu sta kontaktni osebi, ki bosta urejali vse
potrebno.
V primeru slabega vremena je dobro imeti tudi rezervno lokacijo.«
(Petrovič 2006, str. 23–24)
Pridobivanje dovoljenj in soglasij
Za vsako prireditev, ki se organizira, si mora organizator pridobiti dovoljenje in
soglasje.
»Organizator pred organizacijo prireditve pridobi prijavo ali dovoljenje, preveri, če se
za prireditev, ki jo namerava organizirati, uporabljajo določbe - Pravilnik za izvajanje
zakona o javnih zbiranjih (ZJZ).
Vsak organizator, ki organizira javno prireditev, je dolţan pred prireditvijo preveriti,
če je dolţan prijaviti prireditev in če je potrebno pridobiti dovoljenje za prireditev ali
kakšno drugo dovoljenje. V primeru obvezne prijave prireditve je treba le to prijaviti
na način, ki ga določata ZJZ in Pravilnik za izvajanje zakona o javnih zbiranjih.
Kadar gre za prireditev, za katero ZJZ zahteva pridobitev dovoljenja, se mora v
zakonskem roku pridobiti tudi dovoljenje upravne enote.«
(Ţbogar 2010, str. 6)
B&B – Višja strokovna šola Diplomsko delo višješolskega strokovnega študija
Marinka Gatej: Logistika pri organiziranju in vodenju prireditev stran 9 od 54
Prijava in dovoljenje
Kadar gre za organizirano prireditev, mora organizator prireditev prijaviti pristojni
policijski postaji, policijskemu oddelku ali policijski pisarni na območju organizirane
prireditve.
»Kadar gre za organizirano prireditev, jo mora organizator prijaviti pri pristojni
policijski postaji. Pristojna policijska postaja je tista, na območju katere se organizira
prireditev.
Prireditev se mora pravočasno prijaviti. Organizator prireditve odda prijavo najmanj
pet dni pred dnevom prireditve. Za prijavo prireditve ni treba plačati upravne takse.«
(Ţbogar 2010, str. 8)
Včasih pa je treba za organizacijo prireditve pridobiti tudi dovoljenje.
»V določenih primerih si mora organizator za organizacijo prireditve pridobiti še
posebno dovoljenje. Vlogo za izdajo dovoljenja mora organizator vloţiti pri pristojni
upravni enoti najmanj 7 dni pred dnevom prireditve, če gre za prireditev na cesti pa
najmanj 30 dni pred prireditvijo. Za dovoljenje je treba zaprositi pri upravni enoti, na
območju katere se organizira prireditev. Za vlogo za izdajo dovoljenja je treba
plačati upravno takso.
Bistvena razlika med prijavo in dovoljenjem je, da je vsako prireditev treba prijaviti,
razen če Pravilnik za izvajanje Zakona o javnih zbiranjih (ZJZ) to obveznost izrecno
izključuje, (posebno) dovoljenje pa je treba pridobiti poleg prijave za prireditev, in
sicer za tiste prireditve, ki jih ZJZ izrecno našteva. Razlika med prijavo in
dovoljenjem se kaţe tudi v rokih, ki so pri prijavi bistveno krajši kot pri dovoljenju, ter
v organu, ki je pristojen za sprejem prijav ali izdajanje dovoljenj. Za prijavo je
pristojna policijska postaja, za izdajo dovoljenj pa upravna enota, pri kateri je
potrebno plačati upravno takso.«(Ţbogar 2010, str. 9)
Dolţnost prijave ali pridobitve dovoljenja za prireditev
Če je prireditev po Zakonu o javnih zbiranjih potrebno dovoljenje, mora organizator
podati prošnjo pri upravni enoti, na območju katere se organizira prireditev najmanj
7 dni pred dnevom prireditve, če poseben zakon ne določa drugače.
»Za izdajo dovoljenja za tekmovalne športne prireditve v kolesarstvu ter avtomoto
športu na cesti in prireditve na cesti, ki potekajo na območju dveh ali več upravnih
enot, se prošnja poda najmanj 30 dni pred dnevom prireditve pri pristojni upravni
enoti. Če se prireditev odvija na cesti na območju dveh ali več upravnih enot, mora
organizator vlogo podati pri upravni enoti, na območju katere se bo prireditev
pričela.
Prireditve, za katere je potrebno dovoljenje so naslednje:
- prireditve, če je organizator tujec oziroma tuja pravna oseba,
razen če prireditev organizira tujec, ki ima v Republiki Sloveniji stalno prebivališče
ali začasno prebivališče več kot eno leto; zanj veljajo enaki pogoji kot za drţavljana
B&B – Višja strokovna šola Diplomsko delo višješolskega strokovnega študija
Marinka Gatej: Logistika pri organiziranju in vodenju prireditev stran 10 od 54
Republike Slovenije; razen če prireditev organizira drţavljan ali pravna oseba
drţave članice Evropske unije; zanje veljajo enaki pogoji kot za drţavljane
Republike Slovenije;
- prireditve na cesti,
če je prireditveni prostor prometna površina, ki je določena kot cesta (vozišče,
površina za pešce in kolesarje na cestišču, počivališče, parkirišče, avtobusno
postajališče in obračališče, priključek na cesto);
- prireditve, kjer obstaja nevarnost utopitve,
če je prireditveni prostor na vodi, v vodi in nad vodo pa tudi ob vodi na vodnem ali
priobalnem zemljišču, razen na kopališču med njegovim obratovanjem;
- prireditve z zbiranjem ţivali,
razstave, priloţnostni ţivalski vrtovi, ocenjevanje ali tekmovanje ţivali, cirkusi,
potujoči ţivalski vrtovi ipd.;
- mednarodne športne prireditve,
velike mednarodne športne prireditve, ki jih določa Zakon o športu (Uradni list RS,
št. 22/98, 97/01, 110/02 in 15/03): olimpijske igre, mediteranske igre, univerzijade,
svetovna prvenstva (tudi mladinska), evropska prvenstva (tudi mladinska), svetovni
pokali in grandprix mitingi in turnirji; mednarodna klubska tekmovanja in nastopi
reprezentanc, ki se izvajajo pod okriljem mednarodnih ali nacionalnih panoţnih
športnih zvez; športne prireditve v kolektivnih športnih panogah, na katerih sodeluje
klub, ki je v prvi drţavni ligi drţave, iz katere prihaja;
- tekmovanja klubov v prvi drţavni ligi članic oziroma članov v kolektivnih
športih,
vse tekme klubov, ki so v prvi drţavni ligi članic oziroma članov v košarki, nogometu,
malem nogometu, rokometu, odbojki, odbojki na mivki, hokeju na ledu, hokeju in
line, hokeju na travi, vaterpolu, ragbiju in bejzbolu;
- prireditve, na katerih se uporablja odprt ogenj,
kurjenje na priloţnostnih kuriščih, seţiganje predmetov, uporaba bakel in drugih
gorljivih predmetov oziroma snovi, pri katerih ogenj ni zavarovan;
- prireditve, na katerih se uporabljajo predmeti, zaradi katerih je lahko ogroţeno
ţivljenje ali zdravje ljudi oziroma premoţenje,
uporaba pirotehničnih izdelkov za ognjemete razreda III. in IV. (Zakon o eksplozivih,
Uradni list RS, št. 100/05 – uradno prečiščeno besedilo), oroţja, kot je opredeljeno v
Zakonu o oroţju (Uradni list RS, št. 23/05 – uradno prečiščeno besedilo), razen
oroţja, uporabljenega kot gledališki rekvizit, ter vseh drugih predmetov, ki jih
organizator uporablja pri izvedbi programa prireditve oziroma jih v okviru izvajanja
programa prireditve uporabljajo udeleţenci, če je zaradi njihove uporabe lahko
ogroţeno ţivljenje ali zdravje udeleţencev ali tudi drugih ljudi oziroma premoţenje;
- prireditve, na katerih se uporabljajo naprave, zaradi katerih je lahko ogroţeno
ţivljenje ali zdravje ljudi oziroma premoţenje,
uporaba vozil (vsa prevozna sredstva, namenjena voţnji po cesti, razen posebnih
prevoznih sredstev – otroških prevoznih sredstev, bolniških vozičkov ter športnih
pripomočkov in naprav, ki omogočajo gibanje, hitrejše od hoje pešca) in motornih
sani; uporaba zrakoplovov (letala, ultralahka motorna letala, motorni zmaji in druge
letalne naprave z motornim pogonom, tudi letalski modeli, ultralahka jadralna letala,
B&B – Višja strokovna šola Diplomsko delo višješolskega strokovnega študija
Marinka Gatej: Logistika pri organiziranju in vodenju prireditev stran 11 od 54
jadralni zmaji, jadralna padala, baloni); uporaba naprav za zabavo (vrtiljaki,
zabaviščni vlaki ipd.); uporaba drugih naprav, ki jih pri izvedbi programa prireditve
uporablja organizator, kot so večji začasni objekti (odri posebnih konstrukcij, tribune,
šotori ipd.), stroji, za prireditev posebej izdelane ali prirejene priprave (posebna
dvigala, vlečnice ipd.) ali druge naprave, ki obratujejo in lahko ob normalnem
obratovanju oziroma rabi, ali ob prirejeni rabi, ogrozijo ţivljenje in zdravje
udeleţencev ali drugih ljudi oziroma premoţenje;
Za prireditve, na katerih se pričakuje več kot 3000 obiskovalcev, se prav tako
potrebuje dovoljenje.« (Ţbogar 2010, str. 10–11)
Prireditve, ki jih je potrebno prijaviti
Prireditev, za katero ni potrebno dovoljenje, mora organizator prijaviti.
»Obveznosti prijave ni, če prireditev organizirajo:
- gospodarske druţbe in samostojni podjetniki kot svojo redno registrirano
dejavnost v svojih poslovnih prostorih, ki so namenjeni za opravljanje te
dejavnosti;
- drţavni organi, lokalne skupnosti, politične stranke, sindikati, verske
skupnosti, društva ter druge organizacije v zvezi z opravljanjem svoje
dejavnosti, v svojih poslovnih prostorih, ki so namenjeni za opravljanje te
dejavnosti;
- študenti, dijaki in učenci v mejah hišnega reda v šolskih prostorih.« (Bubnič
2009, str. 90)
Druge dolţnosti organizatorja
Organizator prireditve v vsakem primeru odgovarja za kvalitetno izvedbo prireditve
in za škodo, ki nastane zaradi prireditve ali v zvezi z njo, če prireditev ni bila
organizirana v skladu z dogovorom z naročnikom ali če prireditev ne izpolnjuje vseh
zahtev, ki jih določajo predpisi (Zakon o javnih zbiranjih).
»Organizator mora prireditev organizirati tako, da bo poskrbljeno za red, da ne bosta
ogroţena ţivljenje in zdravje udeleţencev ali drugih oseb oziroma premoţenje, da
ne bo ogroţen javni promet in da ne bo nedopustno obremenjeno okolje.
Organizator mora določiti vodjo. Vodja je lahko oseba, ki je stara najmanj 18 let in
ima ustrezne psihofizične sposobnosti za opravljanje nalog vodje.
Glede na značaj prireditve in pričakovano število udeleţencev mora organizator za
zagotavljanje reda na prireditvenem prostoru zagotoviti rediteljsko sluţbo.
Če poseben predpis za posamezne vrste prireditev postavlja tudi druge zahteve
(npr. Zakon o varnosti cestnega prometa, Zakon o varstvu pred utopitvami), mora
organizator izpolniti tudi te zahteve, kar mora navesti v prijavi oziroma v prošnji,
prošnji za dovoljenje pa priloţiti tudi morebitna dokazila.
B&B – Višja strokovna šola Diplomsko delo višješolskega strokovnega študija
Marinka Gatej: Logistika pri organiziranju in vodenju prireditev stran 12 od 54
Če se na prireditvi opravlja kakšna druga dejavnost, ki jih urejajo drugi predpisi, se
mora izpolniti tudi pogoje, ki jih za opravljanje dejavnosti določajo ti predpisi.
Pogoji za nekatere najpogostejše dejavnosti na prireditvah, ki jih mora izpolniti
organizator, so predstavljeni na spletnem portalu Ministrstva za notranje zadeve (
http://mnz.gov.si ) in e-uprave ( http://euprava.gov.si ).«
(Bubnič 2009, str. 88–89)
2.3 Izvedba prireditve
Priprava organizacijskega načrta
Sestavni del projektne knjige so tudi izvedbeni načrti za posamezne delovne
komponente, ki se pripravijo za posamezno področje. Izvedbeni načrti so
pravzaprav »male projektne« knjige, v katerih so ključne informacije za posamezno
področje (opis projekta, odgovorne osebe, opravila, roki za izvedbo, izvajalci itd.).
Izvedbeni načrt se navadno pripravi za zahtevnejše elemente prireditve, kot so
trţenje ali odnosi z javnostmi, program, scenografija in evalvacija.
Izvedbeni sestanki
Priprava prireditve se vedno začne s sestankom, na katerem se predstavi potek
dela, se določijo naloge in odgovornosti posameznikov. Uvede se sistem
komunikacije in pojasni nejasnosti. Pri manjših prireditvah lahko organizacijsko
ekipo sestavljata samo 2 osebi, pri večjih pa je v organizacijskem odboru lahko tudi
10 ali več oseb.
Vabila, darila
Na vabilu naj bo vidno: kdo vabi na prireditev, za kakšno prireditev gre, kdaj in kje
bo prireditev, kdo bo nastopil, v primeru proslave, sprejema, jubilejne prireditve pa
še podatke o slavnostnem govorniku in voditelju prireditve. Če se bo prodajalo
vstopnice, pa še podatke o tem, kje in kdaj je mogoče kupiti vstopnice in ceno le-
teh.
Oblikovanje vabil je prepuščeno domišljiji organizatorja in denarnim zmoţnostim.
Pomembno je, da so napisana čitljivo, pregledno in vsebujejo vse podatke.
Priporočljivo je imeti adresar imen ljudi, institucij in medijev, ki se jih redno vabi na
prireditve z osebnimi vabili.V dobi računalnikov, ni več teţko hraniti tovrstne baze
podatkov, pa vendar. Prireditev se od prireditve razlikuje in za vsako je treba ta
seznam pregledati in dodati naslove glede na zvrst prireditve, ki jo pripravljamo.
Obdarovanje je človeška stalnica, ki je ţe od nekdaj uveljavljena v vseh kulturah.
Izmenjava daril je tradicionalno, lahko tudi obredno dejanje, ki ima namen utrjevanja
socialnih odnosov.
B&B – Višja strokovna šola Diplomsko delo višješolskega strokovnega študija
Marinka Gatej: Logistika pri organiziranju in vodenju prireditev stran 13 od 54
Če se podarja darilo, ne da se vnaprej pozna odziv prejemnika, obstaja nevarnost,
da se podari drago stvar, ki ne bo imela učinka. Z darilom, ki obdarovancu ustreza,
se mu dobro polaska, laskanje pa je eden od glavnih mehanizmov manipulacije z
ljudmi.
Sprejem nastopajočih
Oseba, zadolţena za sprejem nastopajočih mora poskrbeti za rezervacijo hotela
oziroma drugega prenočišča, sprejem na postaji in prevoz na prireditveni prostor,
izvedbo tonske vaje, nastopa ter prevoz iz prireditvenega prostora.
»Nastopajoči pridejo na prireditev navadno uro do dve pred začetkom, odvisno od
dolţine tonske vaje in generalke. Ob prihodu jih sprejme organizator in oseba, ki
popelje nastopajoče na ogled, nato pa sledi tonska vaja in/ali generalka. Po njej se
nastopajoče odpelje v garderobo, kjer se lahko pripravijo na prireditev. Poskrbi se
tudi za hrano in pijačo. Pribliţno 15 minut pred prireditvijo se preveri, ali so
pripravljeni za nastop. Po prireditvi se jih lahko povabi na druţenje z udeleţenci
oziroma zelo pomembna oseba (VIP), zlasti če gre za znana imena iz sveta
zabave.« (Bubnič 2009, str. 227)
Vaja pred nastopom – generalka
Pred prireditvijo se mora pustiti dovolj časa, da se preveri delovanje tehnike, pri
zahtevnejših dogodkih pa se mora na dan prireditve predvideti tudi generalko, na
kateri se pregleda protokol oziroma vsebino dogodka.
»Pri tehničnem pregledu preverimo vse naprave, ki bodo uporabljene na dogodku –
ozvočenje, osvetlitev, projekcija, prevajalske kabine in sistem za prevajanje itd. Pri
generalki pred dogodkom pa zdruţimo tehniko in vsebinski del ter po skrajšanem
postopku izvedemo najpomembnejše dele programa. Namen generalke je
predvsem v tem, da se nastopajoči spoznajo med sabo in s prizoriščem, upravljavec
dogodka pa lahko vidi pomanjkljivosti, ki se še vedno lahko odpravijo.«
(Bubnič 2009, str. 223)
Prihod gostov – zelo pomembna oseba (VIP)
Med VIP (zelo pomembna oseba) spadajo (sponzorji, donatorji, pomembni poslovni
partnerji, novinarji) pa tudi znane in vplivne osebe med gosti.
»Vsaka prireditev ima VIP. Z njimi se moramo ukvarjati ţe pred prireditvijo v okviru
odnosov z javnostmi. Na prireditvi se jim mora obisk čim bolj olajšati – s parkiranjem
čim bliţe prizorišču, odpiranjem vrat avtomobila, brezplačnim dostopom do prizorišč
(morda tudi do zaodrja), brezplačno hrano in pijačo, morda pa tudi s prostorom za
individualni sestanek ali srečanje z zvezdo. Predvidi se lahko tudi posebna darila.
Če je moţno, se zagotovi tudi najboljše sedeţe ali celo VIP-loţo in se jih omeni v
B&B – Višja strokovna šola Diplomsko delo višješolskega strokovnega študija
Marinka Gatej: Logistika pri organiziranju in vodenju prireditev stran 14 od 54
uvodnem pozdravu. Vsekakor je priporočljivo, da se z njimi ukvarja organizator, če
to ni mogoče, pa naj bo na voljo tudi hostesa ali druga oseba, da bo odgovarjala na
njihova vsebinska in tehnična vprašanja.«(Bubnič 2009, str. 227)
Odziv na spremembe
Pri načrtovanju prireditve je potrebno načrtovati tudi kritične točke, na katerih se
lahko kaj zalomi. Upravljavec prireditve, ki je na dan D nadzornik, mora nanje
posebej paziti, da bi morebitno teţavo lahko začutil in rešil, še preden jo opazijo
gostje. Na dan prireditve je torej pomemben predvsem nadzor.
»Prireditev je edinstven trenutek v času, ki se ne more več ponoviti. Čeprav lahko
prireditev z enako vsebino, na enakem kraju in za isto ciljno skupino pripravimo še
enkrat, tega skoraj nikoli ne delamo (izjema so velike uspešnice). Z drugimi
besedami, za vsako prireditev imamo samo en poizkus, v katerem nam mora uspeti.
Da bi bili pri organizaciji uspešni, moramo prireditev načrtovati do popolnosti,
predvideti vsako podrobnost, ki lahko vpliva na izvedbo prireditve, in nato program
tudi izpeljati.
Do nepredvidljivih situacij največkrat pride zaradi slabe komunikacije, neizkušenosti
članov ekipe in časovnega pritiska. To se največkrat pokaţe na velikih prireditvah,
ko je v upravljanje prireditve včasih vključenih veliko oseb, ki imajo različno znanje,
veščine in izkušnje. Ne glede na velikost in zahtevnost prireditve se je mogoče
teţavam izogniti, če pretok informacij teče hitro in učinkovito, vodja pa izvaja dober
nadzor. Veliko je torej odvisno predvsem od vodje ekipe, ki mora poskrbeti za
izvajanje posameznih nalog, komuniciranje v ekipi in ugotavljanje potencialnih
groţenj.« (Bubnič 2009, str. 228–229)
Usklajenost vseh delovnih ekip
Delo ekipe se pred prireditvijo nanaša na organizacijo in koordinacijo z
nastopajočimi ter ponudniki storitev, na prireditvi pa na koordinacijo in skrb, da vse
teče gladko. Ekipa, ki pripravlja prireditev, je srce prireditve, zato morajo biti v njej
zanesljivi stalni in zunanji sodelavci. Dobro je, da se sestavljanju ekipe posveti
dovolj časa, saj kasneje ne bo več časa za usposabljanje posameznikov za
opravljanje nalog. Obseg ekipe je odvisen od velikosti in kompleksnosti prireditve.
Prireditev za pribliţno 30 oseb lahko pripravita in izvedeta eden ali dva člana ekipe,
sorazmerno z velikostjo in kompleksnostjo prireditve pa se povečuje ekipa.
Preden se sestavi ekipa, je dobro, da se ugotovi, kakšna organizacijska struktura je
potrebna. McDonnel (1999, 64–65) razlikuje tri vrste organizacijske strukture:
enostavno, funkcijsko in mreţno.
Pri enostavni strukturi so vse odločitve na strani organizatorja ekipe. Enostavna
struktura je najpogostejša v manjših organizacijah, saj je prilagodljiva, enostavna in
jasna. Zaradi visoke stopnje prilagodljivosti morajo imeti člani ekipe več znanja in
B&B – Višja strokovna šola Diplomsko delo višješolskega strokovnega študija
Marinka Gatej: Logistika pri organiziranju in vodenju prireditev stran 15 od 54
opravljati več funkcij hkrati. Člani take ekipe so navadno zadovoljni in zelo
motivirani. Slabosti take strukture se pokaţejo, ko je članov v ekipi preveč, ko
upravljavec nastopi s preveč avtokratskim načinom vodenja ali ko zboli, takrat se
potem določi namestnika.
Pri funkcijski strukturi so člani ekipe specializirani za delo na svojem področju.
Ekipo vodi upravljavec prireditve, člani pa so osebe, odgovorne za logistiko, trţenje,
odnose z mediji, nastopajoče, varnost itd. Prednosti so večja učinkovitost in manjša
nevarnost, da pride do podvajanja dela. Slabosti pa so slaba komunikacija med
člani, neizrabljene sinergije ali celo spori v ekipi. To lahko preprečimo z rednimi
sestanki ekipe ter organizatorja in dobro komunikacijo, da so člani ekipe sproti
obveščeni o dogajanju itd.
Mreţna struktura temelji na sodelovanju z zunanjimi izvajalci. Organizacija, ki
upravlja prireditev, najame za izvedbo posameznih delov prireditve zunanje
izvajalce. Prednosti so učinkovitost, kakovost storitev, prilagodljivost, dinamičnost,
odzivnost in hitro reševanje problemov itd. Pri mreţni strukturi se včasih teţko najde
zanesljive ponudnike in doseči nadzor nad kakovostjo, slabosti pa so več
porabljenega časa za koordinacijo in višji stroški.
2.4 Aktivnosti po prireditvi
Obveščanje javnosti o izvedeni prireditvi
Po prireditvi je priporočljivo opraviti promocijo prireditve. To bo posebej zanimalo
investitorja in druge deleţnike prireditve. Medijske objave so namreč odličen
pokazatelj odmevnosti prireditve in splošno ustvarjenega mnenja o njem. Po
medijskih učinkih pogosto merimo tudi uspešnost prireditve sploh. Za manjše
prireditve objave navadno spremljamo sami, za večje se najame agencije za kliping.
Medijske učinke se lahko spremlja s kvalitativnega in kvantitativnega vidika. Pri
prvem se meri površina prostora, ki ga dobi prireditev v tiskanih medijih, ali pa
dolţino prispevkov na radiu ali televiziji. Medijske objave so lahko dobre ali slabe,
zato kvantitativno vrednotenje ne sme biti edini način vrednotenja. Izvesti je treba
torej tudi vsebinsko vrednotenje medijskih objav.
Poročanje o prireditvi
Ko so podatki, vtisi, vprašalniki in opaţanja zbrana ter ovrednotena se napiše
poročilo o prireditvi, v katerem se kritično ovrednoti prireditev in se osredotoči na
njene učinke.
»Poročilo je lahko splošno ali pa prilagojeno deleţnikom, ki jih bodo zanimali
specifični vidiki prireditve.
B&B – Višja strokovna šola Diplomsko delo višješolskega strokovnega študija
Marinka Gatej: Logistika pri organiziranju in vodenju prireditev stran 16 od 54
Naročnika najbolj zanima, ali so bili doseţeni ključni cilji. Ali je prireditev zadovoljila
pričakovanja udeleţencev? Za potrebe prihodnjih prireditev se morda zahteva druge
podatke, recimo o tem, od kod so bili udeleţenci, kje so slišali za prireditev in ali se
ga nameravajo udeleţiti v prihodnje. Investitorji bodo seveda ţeleli pregled prihodka
in stroškov ter poročilo o druţbenih, kulturnih ali drugih učinkih prireditve.
Sponzorje zanima, ali je bil njihov prispevek prepoznan. Je oglaševanje na prireditvi
doseglo udeleţence? Kakšna je medijska publiciteta prireditve? Je sponzorstvo
omenjeno v medijskih objavah? Kakšen je bil profil udeleţencev na prireditvi?
Predstavnike občin, vlade, agencij in drugih javnih ustanov zanima, kako je
prireditev vplivala na lokalno, regionalno ali drţavno gospodarstvo. Predstavniki
lokalnih turističnih organizacij ţelijo vedeti, kako je bilo udeleţencem všeč okolje in
koliko so potrošili pri lokalnih ponudnikih zunaj prireditve.«
(Bubnič 2009, str. 334–335)
Komunikacijske aktivnosti po prireditvi
Komunikacijskim aktivnostim z deleţniki po prireditvi se pravi tudi follow up. Gre za
aktivnosti, ki imajo namen dolgoročno povečati promocijske in druge učinke
prireditve.
»Skrivnost dobrega komuniciranja po prireditvi je načrtovanje, ki bo pripeljalo do
časovne in vsebinske ustreznosti komuniciranja po prireditvi. Follow up aktivnosti se
začnejo takoj po prireditvi in lahko trajajo tako dolgo, kolikor smo sposobni oblikovati
relevantna sporočila o prireditvi. Na komuniciranje po prireditvi se mora pripraviti vsa
ekipa, skupaj s podizvajalci, na katere se nanašajo aktivnosti (obiskovalci, tiskarji
itd.).«(Bubnič 2009, str. 335)
Merjenje učinkovitosti
Vrednotenje prireditve je komplet orodij in procedur, s katerimi skozi vse faze
prireditve preverjamo, ali delujemo z vidika zadovoljevanja ciljev, kateri procesi in
ukrepi delujejo dobro in kaj nas pri uresničevanju ciljev ovira. Gre za kritično
opazovanje, merjenje in spremljanje naših aktivnosti v okviru prireditve.
»Vrednotenje prireditve ni enostavno, saj je vanj treba vključevati vse deleţnike
prireditve. Torej vse, ki so prispevali k prireditvi, in vse, na katere je prireditev
vplivala.
Vrednotenje poteka skozi vse faze prireditve: v fazi raziskave vrednotimo različne
moţnosti za prireditve, nato spremljamo pripravo prireditve, po prireditvi pa
vrednotimo učinke prireditve. Najbolj intenzivno se z vrednotenjem prireditve
ukvarjamo, ko se konča in ko imamo največ vhodnih podatkov. Vrednotenju v fazi
priprave sicer navadno pravimo kar nadzor, za vrednotenje (še posebej za del po
prireditvi) pa se uporablja tudi izraz evalvacija.
Vrednotenje prireditve moramo za vsako fazo posebej vključiti v projektno knjigo, v
kateri so zapisani ukrepi za zagotavljanje kakovosti. Projektna knjiga nam lahko
pomaga pri hitrejšem ugotavljanju problemov, obenem pa nam omogoča učinkovit
B&B – Višja strokovna šola Diplomsko delo višješolskega strokovnega študija
Marinka Gatej: Logistika pri organiziranju in vodenju prireditev stran 17 od 54
odziv. Ker motivacija za delo po prireditvi hitro pade, moramo posebej predvideti tudi
vse vrste vrednotenja, ki jih bomo opravili po koncu prireditve. Pri načrtovanju
vrednotenja določimo, katere podatke bomo potrebovali za vrednotenje, kdo, kje in
kako jih bo zbiral, kako bodo analizirani in kako predstavljeni.« (Bubnič 2009, str.
326–327)
2.5 Zavarovanje prireditve
V izogib neţelenim tveganjem je prireditev pametno tudi zavarovati.
»Cilja vsakega organizatorja prireditve sta na eni strani zadovoljni obiskovalci in na
drugi uspešno zaključena finančna konstrukcija. Načrtovanju prireditve je treba
posvetiti veliko pozornosti, saj se pri površnem načrtovanju napake kar hitro
pokaţejo, ponavadi v nepravem trenutku in največkrat v taki obliki, da se ne da
improvizirati in te napake med izvajanjem tudi odpraviti. Uspešno zasnovani fazi
snovanja ideje in načrtovanja prireditve pa še ne pomenita nujno, da bo prireditev
uspešno izvedena tako z organizacijskega kakor tudi finančnega vidika (stroški,
prihodki, proračun…). Zato je ena od pomembnih nalog pri načrtovanju prireditve
tudi ustrezno obvladovanje tveganj. Tako je treba najprej ugotoviti in ovrednotiti
tveganja ter na tej podlagi sprejeti odločitev in izvajati ukrepe za:
- preprečevanje nastanka škode,
- zmanjševanje škode,
- lastno izravnavanje,
- prenos tveganja.
Tveganja, ki imajo nizko verjetnost nastanka in potencialno visok finančni vpliv, je
smotrno prenesti na nekoga drugega. To je sprejemljivo v primerih, kjer so
pričakovani stroški prenosa manjši od škode, ki lahko nastane. Zavarovanje je
učinkovito orodje za omejevanje in nadzor posledic poslovnih tveganj. Tveganja se
lahko prenesejo na zavarovalnico v celoti ali delno, nekaterih tveganj pa sploh ni
mogoče prenesti na zavarovalnico.
Za organizatorja pomeni sklenitev zavarovanja določen (predvidljiv) strošek, ki mu
stabilizira proračun v zameno za to, morebitno nastalo škodo prenese na
zavarovalnico. Največkrat se na zavarovalnico prenesejo tveganja, povezana z:
1. odpovedjo prireditve zaradi višje sile in nekaterih drugih vzrokov, na katere
organizator ne more bistveno vplivati, ter
2. odgovornostjo za škodo, ki bi jo utrpele tretje osebe in ki izhaja iz organizacije
prireditve.« (Bubnič 2009, str. 188)
Splošno o zavarovanju
S sklenitvijo zavarovalne pogodbe se zavarovanec (to je sklenitelj zavarovanja; v
tem kontekstu se predpostavlja, da je to vedno organizator prireditve) zaveţe, da bo
B&B – Višja strokovna šola Diplomsko delo višješolskega strokovnega študija
Marinka Gatej: Logistika pri organiziranju in vodenju prireditev stran 18 od 54
zavarovalnici plačal zavarovalno premijo, zavarovalnica pa se zavezuje, da bo ob
nastopu zavarovalnega primera izplačala zavarovancu ali nekomu tretjemu
zavarovalnino ali odškodnino ali storila kaj drugega.
»Zavarovanje se lahko sklene le za zavarovalne primere, ki se bodo zgodili v
prihodnosti, so negotovi in neodvisni od izključne volje organizatorja. Obligacijski
zakonik tudi opredeljuje, da je zavarovalna pogodba nična, če je tedaj, ko je bila
sklenjena, zavarovalni primer ţe nastal, če je bil ţe v nastajanju, ali je bilo gotovo,
da bo nastal, ali če je tedaj ţe prenehala moţnost, da bi nastal (921. člen OZ).«
(Bubnič 2009, str. 188–189)
Dolţnosti organizatorja
Glede na to, da zavarovalnica »prodaja gospodarsko varnost«, je njena storitev
odvisna od dejanskega obsega nevarnosti, ki ji je izpostavljen zavarovanec.
»Organizator je dolţan ob sklenitvi pogodbe prijaviti zavarovalnici vse okoliščine, ki
so pomembne za ocenitev nevarnosti in so mu znane, ali mu niso mogle ostati
neznane (931. člen OZ). V ta namen so zavarovalnice pripravile standardne
formularje ali vprašalnike, v katerih zavarovalnica določi, katere okoliščine bi lahko
bile pomembne za oceno nevarnosti, organizator pa je na podlagi teh vprašalnikov
dolţan podati resnične informacije.
Organizator je dolţan tudi med trajanjem zavarovalne pogodbe obvestiti
zavarovalnico o vsaki spremembi okoliščin, ki utegne biti pomembna za ocenitev
nevarnosti. Velja opozoriti, da v primeru, da je zavarovalec namenoma neresnično
prijavil ali zamolčal kakšno okoliščino take narave, da zavarovalnica ne bi sklenila
pogodbe, če bi vedela za resnično stanje stvari, lahko zavarovalnica zahteva
razveljavitev pogodbe (932. člen OZ). V tem primeru zavarovalnica obdrţi ţe
plačane premije.
S tem, ko je organizator sklenil zavarovanje in tveganje prenesel na zavarovalnico,
še ne pomeni, da se lahko vede manj odgovorno. Zakon opredeljuje, da je dolţan
storiti predpisane, dogovorjene in vse druge ukrepe, ki so potrebni za to, da se
prepreči nastanek zavarovalnega primera; če zavarovalni primer nastane, pa mora
ukreniti vse, kar je v njegovih močeh, da omeji škodljive posledice. Zavarovalnica pa
mora povrniti stroške, izgube in drugo škodo, povzročeno z razumnim poskusom, da
bi se odvrnila neposredna nevarnost za nastanek zavarovalnega primera, ter s
poskusom, da bi se omejile njegove škodljive posledice, in sicer tudi tedaj, ko so bili
ti poskusi neuspešni (950. člen OZ).«
(Bubnič 2009, str. 189)
B&B – Višja strokovna šola Diplomsko delo višješolskega strokovnega študija
Marinka Gatej: Logistika pri organiziranju in vodenju prireditev stran 19 od 54
Zavarovanje odpovedi prireditve
Še tako skrbno pripravljena in organizirana prireditev lahko propade zaradi
neugodnih vremenskih razmer, višje sile, poţara itd. Slovenske zavarovalnice
ponujajo rešitev za omenjene nevarnosti s sklenitvijo zavarovalne police za
zavarovanje prireditve.
»Najpogosteje se za to zavarovanje odločajo organizatorji prireditev na prostem od
organizatorjev vaških veselic do organizatorjev velikih koncertov ali športnih
tekmovanj v mednarodnem merilu.« (Bubnič 2009, str. 193)
Zavarovane nevarnosti
Osnovni obseg kritja se nanaša na škodo, če je prireditev odpovedana ali ni dosegla
predvidenega števila obiskovalcev zaradi atmosferskih padavin (deţja, snega, toče,
sodre).
»Zavarovalnica povrne škodo le, če atmosferske padavine doseţejo ali preseţejo v
zavarovalni pogodbi navedeno višino. Višina padavin se dokazuje z milimetri. Meri
se s priznanimi merilnimi napravami, ki jih uporabljajo v hidrometeoroloških sluţbah.
Merjenje atmosferskih padavin lahko opravi tudi hidrometeorološka postaja, če je v
kraju prireditve. Če postaje v kraju prireditve ni, lahko višino padavin meri s
priznanimi merilnimi napravami usposobljena oseba, ki jo sporazumno pooblastita
organizator prireditve in zavarovalnica.
Zavarovanje lahko krije tudi škodo, če je prireditev odpovedana ali ni dosegla
predvidenega števila obiskovalcev zaradi drugih nevarnosti, kot so:
- naravne višje sile,
- višje sile administrativne narave,
- poţara, eksplozije,
- neprimernih vremenskih razmer,
- onesposobitve prireditvenega prostora zaradi naravne višje sile.
S posebnim dogovorom in uporabo posebnih klavzul je mogoče zavarovati tudi
odpoved prireditve zaradi nepredvidenega izostanka nastopajočih zaradi bolezni ali
nezgode, za kar je treba izpolniti še poseben vprašalnik.« (Bubnič 2009, str. 193)
Predmet zavarovanja
Predmet zavarovanja pri zavarovanju prireditev je dohodek, ki se pričakuje od
prireditve. Ta dohodek se ustvari s prodajo vstopnic, hrane, pijače in podobno
ponudbo na prireditvi.
B&B – Višja strokovna šola Diplomsko delo višješolskega strokovnega študija
Marinka Gatej: Logistika pri organiziranju in vodenju prireditev stran 20 od 54
»Če predvideni dohodek ne bi v celoti pokril stroškov prireditve, je predmet
zavarovanja lahko tudi nepokriti del neizogibnih stroškov.
Pri prireditvah, na katere je vstop brezplačen, so predmet zavarovanja neizogibni
stroški, ki jih ima prireditelj z nabavo hrane, pijače, stroški za postavitev naprav na
prireditvenem prostoru, stroški za nastopajoče ipd.
Predmet zavarovanja pa niso:
- dotacije in dohodki od oglasov,
- stroški, ki jih ima organizator s tem, da pred prireditvijo ali med prireditvijo
izvede kakšne ukrepe z namenom, da bi prireditev uspela,
- stroški, ki jih ima organizator z urejanjem zemljišč, s poseki drevja, gradnjo
poti, napeljavo vodovodov in drugimi investicijskimi deli, ki imajo vrednost
tudi po končani prireditvi.« (Bubnič 2009, str. 193–194)
Sklenitev zavarovanja
Poskrbeti je treba, da je prireditev še pravočasno zavarovana in tudi pravočasno
plačana.
»Zavarovanje prireditev spada po svoji naravi med kratkoročna zavarovanja, saj
največkrat trajajo le nekaj ur. Zaradi narave tveganja (predvidljivost prireditve) se
mora zavarovalna pogodba skleniti vsaj 10 dni pred začetkom prireditve. Izjemoma
se pogodba lahko sklene tudi kasneje, vendar ne manj kot pet dni pred začetkom
prireditve, vendar pa je zato premija višja.
Zavarovalna premija mora biti plačana najmanj 3 dni pred datumom prireditve,
drugače zavarovanje ne stopi v veljavo. Zato je priporočljivo, da organizator vsaj
mesec dni pred začetkom prireditve začne iskati najugodnejšega ponudnika
zavarovalnih storitev. Še posebej naj to velja v primerih, ko je prireditev povezana z
večjimi zavarovalnimi vsotami.
Začetek in konec zavarovalnega kritja je običajno podan z začetkom in koncem
trajanja prireditve. Če so za izvajanje prireditve potrebne kakšne priprave, se lahko
ob doplačilu premije v zavarovalni pogodbi določi, da kritje začne teči tudi nekaj ur
pred začetkom prireditve.
Pomembni podatki za sklenitev zavarovalne pogodbe so:
- podatki o zavarovancu (naziv in naslov);
- zavarovane nevarnosti;
- vrsta prireditve;
- kraj prireditve (če se zavarovanje razširi še na kraje, od koder se pričakujejo
obiskovalci prireditve, je treba vpisati tudi te kraje);
- čas prireditve (od – do), če traja prireditev več dni, se v polico vpiše za vsak
dan čas prireditve;
- višino padavin v milimetrih, ki so zavarovane (če se zavarovanje razširi še na
kraje, od koder se pričakujejo obiskovalci prireditve, se mora za vsak kraj
vpisati višino padavin v milimetrih, ki so v posameznem kraju zavarovani);
B&B – Višja strokovna šola Diplomsko delo višješolskega strokovnega študija
Marinka Gatej: Logistika pri organiziranju in vodenju prireditev stran 21 od 54
- predvideno število obiskovalcev, če se sklene zavarovanje na podlagi
evidence z vstopnicami (če gre za zavarovanje, ki se vsako leto ponavlja, se
navede še povprečje obiskovalcev v zadnjih 3 letih);
- zavarovalna vsota: če se sklene zavarovanje na podlagi evidence z
vstopnicami, daje seštevek vrednosti vstopnic zavarovalno vsoto, če se
zavarovanje sklene na podlagi stroškov, pa zavarovalno vsoto tvori
predvidena nabavna vrednost prehrambnih izdelkov in morebitnih drugih
stroškov; za laţje ugotavljanje škode je primerno navesti količino
posameznih izdelkov in njihovo nabavno ceno; zavarovalno vsoto je mogoče
določiti tako, da se nabavna vrednost izdelkov poveča za vrednost
predvidenega zasluţka, kar mora biti v polici nedvoumno razvidno;
- datum prijave prireditve;
- organ ali oseba, ki bo ugotavljala višino padavin ali druge razloge, ki so
odločilni za prepoznanje zavarovalnega primera.«(Bubnič 2009, str. 194–
195)
Kaj v primeru škode?
Nastalo škodo mora organizator v najkrajšem času prijaviti zavarovalnici.
»Organizator mora prijaviti zavarovalnici nastanek zavarovalnega primera
najkasneje v treh dneh od dneva, ko zanj izve, in ji dati vse podatke in druge
dokaze, ki so potrebni za ugotavljanje vzroka, obsega in višine škode. Stroški
dokazov, da je nastal zavarovalni primer, gredo v breme zavarovanca.
Če nastane zavarovalni primer, mora zavarovanec poskrbeti, da se čimprej proda
hitro pokvarjeno blago (hrana) in se s tem zmanjša škoda.«(Bubnič 2009, str. 195)
Zavarovanje odgovornosti organizatorja
Poleg tveganja odpovedi prireditev se mora organizator zavedati, da lahko na
prireditvi pride do nesreče, za katero lahko odgovarja kot organizator.
»V zakonu je opredeljeno, da »organizator prireditve večjega števila ljudi v zaprtem
prostoru ali na prostem odgovarja za škodo, nastalo s smrtjo ali telesno poškodbo,
ki nastane zaradi izrednih okoliščin, ki lahko nastanejo ob takih priloţnostih, kot je
gibanje mnoţic, splošen nered in podobno« (157. člen OZ).
Zavarovalnice ponujajo ustrezno rešitev tudi za taka tveganja, in sicer v okviru
zavarovanja splošne odgovornosti. Sklene se zavarovalna polica, ki krije
odgovornost iz organizacije prireditve, in sicer za škodo zaradi civilnopravnih
odškodninskih zahtevkov, ki jih tretje osebe uveljavljajo proti zavarovancu zaradi
nenadne in presenetljive nesreče in ima za posledico poškodovanje oseb in/ali
poškodovanje stvari.
B&B – Višja strokovna šola Diplomsko delo višješolskega strokovnega študija
Marinka Gatej: Logistika pri organiziranju in vodenju prireditev stran 22 od 54
V tem okviru je krita odgovornost tekmovalcev in nastopajočih za škode, ki jih
povzročijo pri udeleţbi na prireditvi, in odgovornost iz uporabe najetih športnih
terenov in naprav (kopališča, drsališča, smučarske steze ipd.).
Običajno se je treba posebej dogovoriti za škode, nastale zaradi izvajanja
ognjemeta, in za poškodovanje oseb, ki sodelujejo pri organizaciji, ali poškodovanje
njihovih stvari.
Posebno kritje velja za zavarovanje odgovornosti organizatorjev kolesarskih,
motornih in avtomobilskih dirk, kjer zavarovanje običajno ne krije škode, povzročene
na cestišču, opremi cestišča, posevkih in travnikih ob trasi dirke. Pri sklepanju
zavarovanja je treba tudi pazljivo proučiti in preveriti:
- ali so krite škode, ki si jo povzročijo tekmovalci in nastopajoči med seboj,
- kako je z odgovornostjo za zastrupitev s hrano in pijačo,
- ali je krita odgovornost iz posesti ţivali,
- kako je s kritjem škod na stvareh, ki jih ima organizator na skrbi …
Taka kritja so namreč velikokrat izključena iz osnovnega zavarovalnega kritja.
Vsekakor pa je treba vedno zelo pazljivo prebrati v zavarovalnih pogojih predvsem
določbe, ki se nanašajo na izključitev zavarovalnega kritja, da ne bi bili pri
morebitnem škodnem dogodku neprijetno presenečeni. Tipične izključitve iz
zavarovalnega kritja so na primer naklep, ekološka škoda, uporaba motornih vozil in
plovil, pa tudi izključitev, če se dogodek organizira brez ustreznih dovoljenj.«
(Bubnič 2009, str. 195–196)
2.6 Publikacije prireditev
Publikacije ob prireditvah so lahko zborniki ob jubilejih, katalogi ali zloţenke ob
razstavah, programski listi in še kaj.
Programski list
Programski list prevzema program prireditve, torej vsebino posamezne točke in
izvajalce.
»Pri koncertu se navede skladatelja skladbe, avtorja besedila, če gre za vokalni
nastop, naslov skladbe in izvajalce, če je več nastopajočih. Pri plesih se ne sme
pozabiti napisati koreografa, kostumografa in avtorja ter naslov spremljajoče glasbe.
Programski list se lahko pošlje vabljenim ţe z vabilom ali se ga razdeli ob vstopu v
dvorano. Praksa je tudi, da ga pred prihodom obiskovalcem poloţimo na vsak stol.
Pri gledaliških predstavah so to gledališki listi, ki jih nastopajoči običajno prinesejo s
seboj.« (Petrovič 2006, str. 59)
B&B – Višja strokovna šola Diplomsko delo višješolskega strokovnega študija
Marinka Gatej: Logistika pri organiziranju in vodenju prireditev stran 23 od 54
Katalog
Katalog običajno pripravimo ob razstavah.
»Te vrste publikacij so zelo drage, zato si ga običajno lahko privoščijo le poklicne
institucije, sicer pa isto vlogo opravijo tudi zloţenke, ki jih lahko izdelamo tudi sami.
Toda bolje nekaj kot nič, saj razstave ni mogoče arhivirati, ostane le zloţenka. Ne
pozabite na tovrstne publikacije napisati, kdo jo je izdal, kdaj, kdo odgovarja zanjo
(običajno je predsednik društva), kdo jo je uredil, oblikoval in natisnil. Praviloma bi
morali napisati tudi, v kakšni nakladi je izšla.«
(Petrovič 2006, str. 59–60)
Jubilejna publikacija
Lahko je razkošna, tiskana na posebnem papirju, trdo vezana, lahko pa je
skromnejša in temu primerno cenejša.
»Pomembna je vsebina in verodostojnost podatkov v njej. So redka društva, ki imajo
vzorno urejeno društveno kroniko, je pomembno, da se podatke skrbno preveri, da
se pri popisu članstva koga ne izpusti, da se pravilno zapiše ime nagrade, priznanja,
ki ga dobi društvo, skupina ali posameznik in seveda letnica.«(Petrovič 2006, str.
60)
2.7 Sponzoriranje prireditev
Definicija sponzorstva
Sponzoriranje je medsebojno koristen poslovni dogovor, v katerem sponzor išče
doseganje izbranih in opredeljenih ciljev.
»Sponzoriranje daje na razpolago denar, stvarna sredstva, znanje in organizacijske
storitve za sponzoriranje s ciljem, da bi za povračilo dobil gospodarsko relevanten
učinek.Sponzoriranje je darilo ali plačilo za določeno priloţnost ali privilegij s ciljem,
da si sponzor zagotovi publiciteto. To ni nikakršna druga oblika dobrodelnih
aktivnosti, preprosto zato, ker poskuša sponzor za vloţeni denar dobiti protivrednost
v eni ali drugi obliki.«(Kline 2001, str. 3)
Sponzorstvo temelji na principu uslug in protiuslug. Sponzor vlaga v pričakovanju,
da bo sponzorirani z lastno dejavnostjo prispeval h komunikaciji sponzorja z druţbo.
Bubnič v knjigi navaja, da je:
»Sponzorstvo je investicija, ki izhaja iz poslovnega sodelovanja dveh ali več
partnerjev, ki ses sponzorskim projektom doseţe racionalno opredeljeno in
B&B – Višja strokovna šola Diplomsko delo višješolskega strokovnega študija
Marinka Gatej: Logistika pri organiziranju in vodenju prireditev stran 24 od 54
kvantificirano vrednost. Emotivna vrednost sponzorstva je le dodana vrednost, ne
sme pa biti cilj.
Organizacija prireditve je projektno delo, ki zahteva velike napore in številno ekipo
vpletenih v projekt. Posamezni člani organizacijske ekipe morajo delovati med seboj
usklajeno, vsak pa ima točno določeno nalogo, ki jo mora voditi in izpolniti do konca.
Toda za organizacijo katerekoli prireditve, najsi bodo olimpijske igre ali druţinska
zabava, so potrebna določena materialna ali finančna sredstva. Če gre za zabavo,
ki jo organiziramo doma, bomo nastale stroške najverjetneje krili sami in tako lahko
rekli, da smo bili sami sponzorji svoje zabave. Če bo zabava uspešna in se bodo
prijatelji na njej dobro počutili in uţivali, se je bodo radi spominjali in se jo bodo ob
naslednjem povabilu najverjetneje rade volje udeleţili. Večja sredstva bomo vloţili v
našo zabavo, večja bo verjetnost za uspeh naše prireditve. Seveda bomo morali pri
tem upoštevati našo »ciljno publiko« ljudi, ki se bodo udeleţili naše zabave. Z večjo
natančnostjo bomo vedeli, kakšno hrano in pijačo imajo raje, kakšno glasbo
poslušajo, ko se zabavajo, večja bo verjetnost, da bo naša prireditev uspešna.
Zelo podoben princip velja za velike prireditve, le da obstaja pri tem veliko več
faktorjev, ki jih moramo upoštevati. Za organizacijo velikih prireditev je potrebno
večje število ljudi, predvsem pa so potrebna veliko večja finančna sredstva kot za
organizacijo hišnih zabav. Veliko prireditev del svojih stroškov krije s prodajo
vstopnic. Toda denar, pridobljen s prodajo vstopnic, v veliki večini primerov še
zdaleč ni dovolj, da bi pokril vse nastale stroške, kaj šele, da bi organizatorju
omogočil zasluţek. Organiziranje take prireditve, ki ţe na samem začetku prinaša
izgubo, bi vsakemu prireditelju narekovalo, naj se ne spušča v projekt, s katerim bi
lahko bil ob velike vsote denarja. Zato je nujno, da organizator v takem primeru
poišče sponzorja ali sponzorje, ki bodo pripravljeni kriti del stroškov, ki bodo
omogočila izvedbo prireditve. Uspeh prireditve seveda ni odvisen samo od količine
razpoloţljivih sredstev, ta pa so eden prvih pogojev, mimo katerih pri organizaciji
prireditve enostavno ne moremo.
Preden se v klubu, ekipi, ustanovi ali projektu sploh sprejme odločitev za
sistematično iskanje sponzorjev za prireditev, si je potrebno pred začetkom zastaviti
ključno vprašanje, ali sta organizacija, tim resnično pripravljena in srčno motivirana
profesionalno vstopiti v resno sponzorsko razmerje, ki bo zahtevalo veliko dela in
prilagajanja.« (Bubnič 2009, str. 306)
Koliko je pravzaprav vredno sponzorstvo prireditve?
Pomembno je, da se sponzoriranec oziroma iskalec sponzorskih sredstev za
prireditev zaveda tudi motiva, ki ga v njem skuša spoznati potencialni sponzor – to
je potencial njegove ciljne skupine, njegovih navijačev, obiskovalcev prireditve.
»Sponzoriranec je za sponzorja vreden toliko, kolikšen je trţni potencial te,
konkretne ciljne skupine, ki jo sponzor prek sponzorirane prireditve nagovarja.
Razumevanje tega dejstva za ambiciozne sponzorirance pomeni le argument, da je
konkretna ciljna skupina sponzorske prireditve ključna pri vsebinski pripravi
sponzorske ponudbe, pogajanju s sponzorjem in razvoju sponzorskega sodelovanja.
B&B – Višja strokovna šola Diplomsko delo višješolskega strokovnega študija
Marinka Gatej: Logistika pri organiziranju in vodenju prireditev stran 25 od 54
Ciljna skupina prireditve je pravzaprav ključna vrednost, kapital sponzoriranca in
hkrati njegova moč.« (Bubnič 2009, str. 307)
Definirajte svoje cilje
Pri iskanju potencialnega sponzorja prireditve je potrebno jasno definirati cilje, ki se
jih ţeli doseči.
»Ko se govori o ciljih sponzorske prireditve, torej tudi o naših ciljih sponzorskega
sodelovanja s sponzorjem, je treba opozoriti, da v projekt – ponudbo, pa tudi sicer v
komunikacijo s potencialnimi sponzorji, se vključi:
- samo merljive cilje; ciljev, ki se ne more meriti, se ne vključujejo v seznam
ciljev,
- konkretno opredeljene cilje z vrednostmi, izhodišča in pričakovane rezultate.
Pripravljeni cilji je potrebno večkrat argumentirati in jih z vidika okoliščin, vsebine,
konteksta prilagoditi poslovnim ciljem konkretnega sponzorja ali več sponzorjev, če
je prireditev velika, kompleksna in specifična.
Vendar bodite realni, raje bolj konservativni kot optimistični, saj se morate zavedati,
da bo gotovo sponzor tudi o vas ali referencah potencialnega sponzorskega
dogodka skušal zbrati informacije, ki ga bodo prepričale o tem, ali je sodelovanje z
vami »varna« naloţba.« (Bubnič 2009, str. 309)
Razišče se, kdo bi bil lahko naš potencialni sponzor
Če bi vprašali potencialne sponzorje, katero sponzorsko prošnjo resno obravnavajo,
bi se odgovor pri večini glasil: le tisto, v kateri vidijo svoje poslovne cilje in jih
sponzorska prireditev pomaga uresničiti.
»Vprašanje pa je, kako priti do relevantnih informacij, kaj je za potencialne
sponzorje prireditev poslovni cilj, ki bi ga radi s sponzorstvom uresničevali. V
nadaljevanju Bubnič navaja, da se laţje ugotovi, katere poslovne cilje bo potencialni
sponzor z prireditvijo uresničeval.
Pregledati je treba:
- »letno poročilo sponzorja, ki nam pomaga razumeti njegove vrednote,
poslanstvo, njegove izdelke ali storitve, zgodbo blagovne znamke, letno
investicijo v sponzorstva in to, ali v sponzorstvo vlaga strateško (ima
strategijo) ali bolj stihijsko (iz sponzoriranih projektov ni moč prepoznati
vsebinske povezave med njimi),
- sponzorsko strategijo sponzorja, ki odgovori na vprašanje, kako resno se
sponzor posveča tej komunikacijski disciplini; sponzorska strategija je
idealen vir njegovih, ciljev, pričakovanj, meril …
Pametno se je pozanimati tudi pri neformalnih virih – poznanstva na strani sponzorja
velikokrat povedo o tem, kdo je pravzaprav ključni odločevalec: ali je potencialni
B&B – Višja strokovna šola Diplomsko delo višješolskega strokovnega študija
Marinka Gatej: Logistika pri organiziranju in vodenju prireditev stran 26 od 54
sogovornik tudi oseba, ki bo operativno nadzirala sponzorstvo prireditve? V fazi
iskanja informacij je tudi priporočljivo, da se opravi neposredni telefonski pogovor z
osebo na strani sponzorja, ki operativno skrbi za sponzorske projekte – na ta način
se dobi tudi osebni vtis in občutek o sponzorski prireditvi.« (Bubnič 2009, str.310)
Prošnja naj bo profesionalno napisana
Prošnjo se napiše v poslovnem jeziku. Biti mora strukturirana, pregledna, jasna,
brez nepotrebnih podrobnosti. Osredotoči se na dejstva projekta, ki se ga opisujete.
Napisana naj bo profesionalno in osredotoča naj se na poslovne cilje, za katere se
meni, da jih ima pri sponzorstvu potencialni sponzor. Dodatno dokumentacijsko
gradivo iz preteklih prireditev, kot so fotografije, seveda pomaga pri tem, da je
prošnja tudi vizualno prepričljiva. Vsebina je vselej nad formo, zato je za sponzorja
ključna vsebina sponzorske prošnje.
»Če si ţelimo, da bo sponzor našo prošnjo obravnaval resno, mora prošnja za
sponzorsko prireditev vsebovati:
- našo predstavitev, našo poslanstvo, vrednote, cilje, ideje …,
- podatke o sponzorski prireditvi: navede se natančne podatke: kaj se bo
dogajalo, kdo bo sodeloval, kdaj, koliko ljudi pričakujete, cena …,
- naš marketinški in komunikacijski načrt sponzorske prireditve: kakšen je naš
cilj pri tem sponzorskem projektu, kako se ga namerava uresničiti in se ga pri
tem ustrezno komunikacijsko podpreti, osebe, ki bodo na naši strani
vključene v sodelovanje, kakšna bo medijska podpora …,
- primer iz naše preteklosti zato, da sponzor dobi vtis, kako profesionalni smo,
- podatke o tem, kakšna je pričakovana investicija,
- seznam sponzorske ponudbe prireditve, ki jo sponzor dobi za investirano
vsoto,
- nadgradnjo sponzorskega sodelovanja: navede se, kaj se bo za sponzorja, ki
je pripravljen investirati v našo prireditev in se z nami celo zavezati
dolgoročno, še dodatno naredili.« (Bubnič 2009, str. 310–311)
Osebni nastop naj bo prepričljiv
Sponzorja se nagovori ob primernem času. Optimalni čas za pogovor je, ko se
načrtujejo sredstva, ki jih sponzor namerava razdeliti po sponzorskih projektih
(konec koledarskega leta), in ko so sponzorska sredstva ţe odobrena, nima pa še
potrjenih sponzorskih vsebin, ciljev.
»Prošnjo bo najbolje podprla osebna predstavitev. Na predstavitvi smo avtentični,
prepričljivi, jasni in artikulirani. Na prvi predstavitvi se ne razpravlja preveč o
predlaganem znesku sponzorstva, marveč se osredotočimo na vsebino. Pomemben
je prvi vtis, ki naj se nanaša na bistvo sponzorskega sodelovanja.
Cena in vrednost, ki ju bo sponzor s sponzorstvom prireditve pridobil, naj bo stvar
nadaljnjih pogovorov in pogajanj.
B&B – Višja strokovna šola Diplomsko delo višješolskega strokovnega študija
Marinka Gatej: Logistika pri organiziranju in vodenju prireditev stran 27 od 54
V idealnem svetu bi nagovorili samo enega sponzorja, ki bi lahko »pokril« vso
prireditev, v realnem poslovnem svetu pa se jih mora nagovoriti več hkrati – to je
popolnoma legitimno. Ko se nagovarja potencialne sponzorje, se pazi, da se na
enaki sponzorski ravni predvidi komplementarni seznam sponzorske ponudbe, da
se lahko sponzorje med seboj pri pridobivanju usklajuje in da se ţe vnaprej izogne
konfliktom med sponzorji. Torej, treba je upoštevati še eno pravilo: nikoli se
sponzorskih prošenj za prireditve ne piše po sistemu »skopiraj in preslikaj« (copy&
paste).« (Bubnič 2009, str. 311)
Sponzorju dati čas za odločitev
V času, ko se od potencialnih sponzorjev pričakuje odgovor, bodimo strpni, četudi
smo v časovni stiski zaradi odlašanja s pisanjem sponzorskih prošenj.
»Veliko sponzorjev postavlja sredstva, namenjena za letna sponzorstva v del
sredstev, ki se jih načrtuje za marketinške projekte. Načrtovanje vselej poteka vsaj
eno leto vnaprej, tudi strategija se določa navadno enkrat na leto, na strateški
oziroma letni poslovni konferenci sponzorja. Če naš sponzorski projekt nima toliko
sredstev, da bi to zahtevalo opisano strateško obravnavo na ravni načrtovanja
strateških korporativnih komunikacij sponzorja, se lahko s svojo predstavitvijo
uvrstite med sponzorirane prireditve čez leto kot sponzorsko prireditev projekt ad
hoc.
Sponzor, njegov sponzorski tim, potrebujeta tudi čas za razmislek: zakaj, kako in s
kakšnim poslovnim motivom in pristopom bo sponzorstvo vaše prireditve
maksimiziral. To pomeni, da se bo poleg vloţenih sponzorskih sredstev v prireditev
del svojih marketinških sredstev dodatno vloţil v projekt in da bodo pri sponzorju
zato morali prerazporediti marketinška sredstva, prilagoditi kako komunikacijsko
sporočilo ali komunikacijsko ţe oblikovanokomunikacijsko/oglaševalsko kampanjo
naši prireditvi, seveda pa ni pričakovati, da se bo vse to zgodilo hitro.
Namesto da se jih neprestano kliče in sprašuje o njihovi odločitvi, jih raje vprašajte,
ali jim lahko še kako olajšate odločitev in sponzorsko prošnjo še kako dopolnite,
morda jih lahko spodbudite s kakšnimi podatki ali dodatno predstavitvijo
sponzorskega sodelovanja.«(Bubnič 2009, str. 311–312)
B&B – Višja strokovna šola Diplomsko delo višješolskega strokovnega študija
Marinka Gatej: Logistika pri organiziranju in vodenju prireditev stran 28 od 54
3 EMPIRIČNI DEL
3.1 Dokumenti, ki so potrebni za organiziranje prireditve
V empiričnem delu je podrobneje predstavljena prireditev Praznik glasbe in veselja v
Preddvoru, ki traja tri dni.
Kaj vse je potrebno za tako prireditev? Najprej je treba prireditev prijaviti na občini,
da se pridobi dovoljenje, potrebno je prijaviti tudi vse nastopajoče. Prireditev pa je
potrebno prijaviti tudi SAZAS-u (Polno ime: Zdruţenje skladateljev in avtorjev za
zaščito avtorske pravice Slovenije). Potem je potrebno narediti načrt varovanja,
priskrbeti dovolj parkirnih mest. Potrebno je tudi poskrbeti za nujno medicinsko
pomoč.
Prijava prireditve
Najprej se prireditev prijavi pri SAZAS-u. Napiše se, kako se bo imenovala ta
prireditev, koliko časa bo trajala, navede se tudi lokacijo prireditve in omeni izvajalce
na prireditvi.
Potrebno je dodati tudi podatke o organizatorju. Izpolnjeni obrazec se nato vrne
SAZAS-u.
Slika 1: Prikaz prijave prireditve
B&B – Višja strokovna šola Diplomsko delo višješolskega strokovnega študija
Marinka Gatej: Logistika pri organiziranju in vodenju prireditev stran 29 od 54
Dovoljenje občine
Imeti se mora tudi dovoljenje občine za izpeljavo take prireditve. V tem dovoljenju
mora biti omenjeno, da se lahko uporablja zvočne naprave na javni prireditvi v
posebnem prostoru pred določenim objektom. Navesti je potrebno tudi dneve, ko se
bo ta prireditev odvijala oziroma, ko bodo uporabljene zvočne naprave.
V dovoljenju se mora tudi določiti odgovorna oseba organizatorja.
Zapisano mora biti tudi, da uporaba zvočnih naprav ne sme presegati kritičnih
obremenitev, ki so določeni z uredbo o načinu uporabe zvočnih naprav.
(Priloga št. 1)
Prijava upravni enoti
Navede se, kdo je organizator, kdaj bo prireditev potekala in kdo je vodja prireditve
(zagotavljanje reda), kdo je vodja rediteljev.
Omeni se tudi sam način varovanja. Na koncu pa je potrebno dodati tudi nekaj prilog
(soglasja, dokazila itd.)
Tudi na pristojni UE (upravna enota) je potrebno oddati izpolnjen poseben obrazec s
katerim zaprosimo za dovolitev javne prireditve.
(Priloga št. 2)
B&B – Višja strokovna šola Diplomsko delo višješolskega strokovnega študija
Marinka Gatej: Logistika pri organiziranju in vodenju prireditev stran 30 od 54
Prijava nastopajočih
Pri SAZAS–u se mora izpolniti obrazec, v katerega se vnese: podatke o uporabniku
in prireditvi, podatke o nastopajočih (vsi nastopajoči na prireditvi, spored izvedenih
del za vse nastopajoče).
Slika 2: Spored izvedenih del za javno izvajanje del na prireditvah
B&B – Višja strokovna šola Diplomsko delo višješolskega strokovnega študija
Marinka Gatej: Logistika pri organiziranju in vodenju prireditev stran 31 od 54
Slika 3: Spored izvedenih del za javno izvajanje del na prireditvah
B&B – Višja strokovna šola Diplomsko delo višješolskega strokovnega študija
Marinka Gatej: Logistika pri organiziranju in vodenju prireditev stran 32 od 54
Izjava – šotor
Podjetje, ki zastopa izposojo šotorov oziroma prireditvene opreme,mora izdati
izjavo, da je šotor a-testiran in v skladu z vsemi potrebnimi predpisi in da ustreza
vsem varnostnim pogojem in zahtevam.
Vse izjave in dovoljenja morajo biti ţigosana in podpisana.
(Priloga št. 3)
Soglasje za uporabo prireditvenega prostora
Pri agenciji Arcus Medica, d. o. o. organizator prireditve Praznik glasbe in veselja v
Preddvoru, ki poteka na prireditvenem prostoru pod šotorom ob Hotelu Bor v
Preddvoru, zaprosi za soglasje, da se uporablja prireditveni prostor, ki je v njihovi
lasti – v lasti Arcus Medica, d. o. o.
OBČINA PREDDVOR
Dvorski trg 10
4205 Preddvor
ARCUS MEDICA, d. o. o.
Industrijska cesta 2 e
6310 IZOLA
Zadeva: SOGLASJE ZA UPORABO PRIREDITVENEGA PROSTORA
Soglašam, da v namene prireditve Praznik glasbe in veselja, ki bo v času od 23. do
25. maja na prireditvenem prostoru pod šotorom ob Hotelu Bor v Preddvoru,
izvajalec prireditve Agencija Media butik, d. o. o. , ki je s strani Občine Preddvor
pooblaščena za izvedbo prireditve, uporablja prireditveni prostor, ki je v naši lasti.
Preddvor, 25. april 2008 Arcus Medica, d. o. o.
Andrej Breznik, direktor
Slika 4: Soglasje za uporabo prireditvenega prostora
B&B – Višja strokovna šola Diplomsko delo višješolskega strokovnega študija
Marinka Gatej: Logistika pri organiziranju in vodenju prireditev stran 33 od 54
Zdravstveni dom Kranj
Izvedbo le-te prireditve je potrebno prijaviti tudi Osnovnemu zdravstvu Gorenjske.
Prijava je videti takole:
Osnovno zdravstvo Gorenjske
Zdravstveni dom Kranj
Gosposvetska ulica 9
(ga. Lili Ţura)
4000 KRANJ
ZADEVA: Izvedba prireditve
Na osnovi včerajšnjega telefonskega razgovora (Lili Ţura – Saša Pivk Avsec) vas
obveščamo, da bo Agencija Media butik, d. o. o., kot pooblaščeni izvajalec
prireditve s strani Občine Preddvor v času od 23. do 25. maja 2008 organizirala
prireditev PRAZNIK GLASBE IN VESELJA – Preddvor 2008 (podroben spored
prireditev vam posredujemo v prilogi).
Obvestilo bomo uporabili v postopku pridobivanja dovoljenja za izvedbo prireditve.
Preddvor, 5. maj 2008 Boštjan Avsec,
direktor
Slika 5: Obvestilo organizatorja prireditve Zdravstvenemu domu Kranj
B&B – Višja strokovna šola Diplomsko delo višješolskega strokovnega študija
Marinka Gatej: Logistika pri organiziranju in vodenju prireditev stran 34 od 54
Ureditev parkirišč
Na spodnji sliki je s svetlo modro barvo označen prostor, ki je v času prireditve
Praznik glasbe in veselja namenjen parkiranju vozil obiskovalcev.
Slika 6: Prikaz ureditve parkirišč
B&B – Višja strokovna šola Diplomsko delo višješolskega strokovnega študija
Marinka Gatej: Logistika pri organiziranju in vodenju prireditev stran 35 od 54
Zbirna prijava – osnove za obračun avtorskega honorarja
V tej prijavi se kot uporabnik vpiše Media butik, d. o. o.. Uporabnik tudi izpolni, kdaj
je prireditev potekala, vrsto prireditve, kraj prireditve, število obiskovalcev, bruto
honorar izvajalcev.
Slika 7: Prijava za obračun avtorskega honorarja
B&B – Višja strokovna šola Diplomsko delo višješolskega strokovnega študija
Marinka Gatej: Logistika pri organiziranju in vodenju prireditev stran 36 od 54
Izjava Toneta Cente – akustika Centa
Pred začetkom prireditve mora svojo izjavo podati tudi odgovorni za postavitev
ozvočenja, saj mora vsa oprema ustrezati določenim standardom.
AKUSTIKA CENTA OZVOČENJE IN OSVETLITEV
Anton Centas.p.
Mali Osolnik 11
1311 TURJAK, Slovenija
Media butik, d. o. o.
Potoče 33
4205 PREDDVOR
IZJAVA
Akustika Centa ozvočenje in osvetlitev Anton Centa s.p. izjavljam, da vsa
uporabljena oprema na prireditvi Praznikglasbe in veselja – Preddvor 2010, ustreza
CE standardu.
Zvočna telesa:
4x EV MTH1 ali PAD-FRM1 vsak bo poganjan z močjo po 350W (wattih) usmerjeno
proti publiki
2x AC SUB138 vsak bo poganjan z močjo po 1800W (wattih) usmerjeno proti publiki
2x EV SX 300 vsak po 300W (wattih) dela ozvočenje postavljeno sredi šotora
6x EV SX250 monitorji, ki so obrnjeni proč od publike vsak po 350 W (wattih)
AKUSTIKA CENTA OZVOCENJE IN OSVETLITEV
Anton CentaS.p.
Mali Osolnik 11
1311 TURJAK
SLOVENIJA
Slika 8: Izjava odgovornega za postavitev ozvočenja
B&B – Višja strokovna šola Diplomsko delo višješolskega strokovnega študija
Marinka Gatej: Logistika pri organiziranju in vodenju prireditev stran 37 od 54
Izjava Danila Šenka o ustreznosti opreme
Pred izvedbo prireditve je potrebno pridobiti tudi izjavo o ustreznosti in tehnični
brezhibnosti opreme.
Varnost: V tej izjavi ADS – EFEKT, d. o. o., izjavlja, da je vsa oprema brezhibno
vzdrţevana in atestirana. Vsa oprema mora biti varno nameščena, tako s fizičnega
kot električnega vidika. Vsa oprema je varovana proti preobremenitvam.
Električni priklop: kot organizatorji smo morali priskrbeti vse potrebno za priklop.
Postavitev: zagotoviti je bilo potrebno vodoravno površino, prav tako je bilo
potrebno zagotoviti tudi fizično zavarovano vodoravno površino za tonsko in
svetlobno reţijo.
ADS-EFEKT d.o.o.
PREDOSLJE 159
SI-4000 KRANJ, SLOVENIJA
OBČINA PREDDVOR ZADEVE: USTREZNOST IN TEHNIČNA BREZHIBNOST OPREME Varnost: Izjavljamo, da je oprema atestirana in brezhibno vzdrţevana. Zavezujemo se, da bo oprema varno nameščena s fizičnega ter električnega vidika od glavnega priklopa naprej. Oprema je elektronsko varovana proti preobremenitvam (kompresorji in limiterji). Za ustrezno neprekinjeno varovanje opreme za ves čas postavitve (tudi v času ko oprema ne obratuje) poskrbi organizator s pooblaščeno varnostno agencijo ter z ustreznimi fizičnimi ovirami (ograje). Ne odgovarjamo za preveliko jakost zvoka na prireditvi. El. priklop: Organizator zagotovi 5-polni 32A (Amper) ali 16A EEC priklop največ 10m oddaljen
od odra. Najmanj 3x16A varovano s počasnimi varovalkami brez diferenčne zaščite. Zagotovljena mora biti napetost med najmanj 3x215 ter največ 3x235V pri polni obremenitvi. V primeru TT električnega sistema, organizator zagotovi ozemljitveno točko, oddaljeno največ 10m od odra.
Postavitev: Organizator na dogovorjenih mestih zagotovi vodoravno površino 2 x 1m za vsak
zvočni steber, dvignjeno od tal najmanj 0,5m ter oddaljeno od publike najmanj za doseg roke. Organizator zagotovi fizično zavarovano vodoravno površino 2 x 2 m na primernem mestu za tonsko in svetlobno reţijo.
ADS-EFEKT, d.o.o.
Danilo Šenk
Slika 9: Izjava o ustreznosti in tehnični brezhibnosti opreme
B&B – Višja strokovna šola Diplomsko delo višješolskega strokovnega študija
Marinka Gatej: Logistika pri organiziranju in vodenju prireditev stran 38 od 54
Izjava za SAZAS
Folklorno društvo Preddvor poda izjavo o izvedbi Folklornega festivala, kjer
obvešča, da so na tem festivalu prikazovali avtohtono ljudsko glasbo in plese iz
našega kraja. V izjavi opozarja tudi, da je sodelovanje prostovoljno in da se ne
izplačuje honorarjev. V izjavi prilaga tudi program festivala, kjer je razvidno, kaj se je
izvajalo.
(Priloga št. 4)
Načrt varovanja prireditve
Varovanje je pred Hotelom Bor v Preddvoru na ograjenem tenis igrišču.
V načrtu varovanja (izvaja ga Rival) je splošno določeno, da se zagotovi varnost
udeleţencem in obiskovalcem, da je zagotovljena varnost premoţenja, opreme,
naprav in drugih sredstev, da se prepreči kazniva dejanja.
V načrtu varovanja je omenjeno, s kakšnim namenom je sluţba varovanja
organizirana, kakšno je zagotavljanje reda na shodih in prireditvah. V načrtu
varovanja je omenjeno tudi, kaj so naloge vodje prireditve. Omenjeni so reditelji,
njihova oprema in njihove naloge.
Omenjeni so tudi tehnični podatki in ocena ogroţenosti (ureditev prireditvenega
prostora).
V načrtu se omenja tudi delovni čas, razporeditev, oprema in naloge varnostnikov.
Na koncu je dodana še priloga – skica prireditvenega prostora, parkirišča za
obiskovalce in kako so razporejeni varnostniki ter reditelji.
B&B – Višja strokovna šola Diplomsko delo višješolskega strokovnega študija
Marinka Gatej: Logistika pri organiziranju in vodenju prireditev stran 39 od 54
PROTOKOL
Da prireditev nemoteno poteka in se ima pregled nad celotnim dogajanjem po
dnevih, se običajno sestavi tudi protokol, ki je tudi prikazan spodaj.
Odgovorne osebe:
Organizacija:
BOŠTJAN AVSEC – 051-697-736
BRANE LIKOZAR – 041-351-234
MARJAN OGRIN – 041-660-369
SAŠA PIVK AVSEC – 051-697-736
Ţupan občine Preddvor Miran Zadnikar – 041-639-210
Direktor Hotela Bor Andrej Breznik -041-678-654
Deţurni električar
Ozvočenje:
Brane Tičar: 041-734-071
Dado:041-711-848
Centa Tone (041-681-957)
Varnostna in redarska sluţba:
Predsednik PGD Poljane Metod Slabe (041-984-981)
Programski del:
Gašperji (Robert Primoţič – 031-611-195)
Mednarodni folklorni festival (Damjan Kovačič – 040-273-118)
Večer šansonov (Romana Krajnčan – 041-686-795)
Donald Trumpet (041-338-775)
Pihalni orkester MO Kranj (Joţe Nunar – 041-606-839, 051-659-702 ali Saša Jeraj –
041-463-626, 041-584-208)
Alpski muzikantje (Joţe Nunar – 041-606-839, 051-659-702)
Ptujski festival (Zdravko Gerţina 041-616-603, Joţe Bračič 041-669-305)
Ans. Braneta Klavţarja – (041-785-319 ali Romana Cafuta 041-503-298)
B&B – Višja strokovna šola Diplomsko delo višješolskega strokovnega študija
Marinka Gatej: Logistika pri organiziranju in vodenju prireditev stran 40 od 54
TOREK, 13. MAJ
- start reklamnih oglasov na Radiu Kranj
- cel mesec ţe tečejo objave v Gorenjskem glasu in edicijah
PETEK, 16. MAJ
- plakatiranje
- raznos zloţenk po Gorenjski
- ob 9.15 – generalna predstavitev prireditve v programu Radia Kranj – v ţivo
- od 13. do 16. – prisotnost na stojnici v Mercator centru Šiška
SOBOTA, 17. MAJ
- plakatiranje
- reklamni pano na tenis igrišču pred Hotelom Bor
NEDELJA, 18. MAJ
- predstavitev na Radiu Gorenjc – 14.00
PONEDELJEK, 19. MAJ
- vabila gostom in narodnim nošam
- še enkrat obvestila medijem
- reklamni pano kriţišče Preddvor-Potoče
- priprava za tisk glasovnic za predizbor
- dokončen vrstni red nastopajočih na predizboru
- pogodba za Ptujski festival
- predstavitev na ORF Celovec – 12.15
- predstavitev na Radiu Triglav Jesenice – po 19.00
- predstavitev na TV Petelin – 20.00
- predstavitev na radiu Kranj: Gašperjev večer (Robi Primoţič + Brane Tičar)
ob 12.45
TOREK, 20. MAJ
- predstavitev na radiu Kranj:Pihalni orkester MO Kranj (Joţe Nunar) ob 18.45
- prisotnost na stojnici Mercator center Primskovo od 17.00 do 19.00
- dostava šotora
SREDA, 21. MAJ
- predstavitev na Radiu Slovenija – dopoldne
- predstavitev na radiu Kranj:Mednarodni folklorni festival (Damjan Kovačič)
ob 16.15
- gost poročil na Gorenjski televiziji ob 15.40 (Saša)
- postavljanje šotora - Cifra
B&B – Višja strokovna šola Diplomsko delo višješolskega strokovnega študija
Marinka Gatej: Logistika pri organiziranju in vodenju prireditev stran 41 od 54
ČETRTEK, 22. MAJ
- predstavitev na Radiu Odmev ob 18.00
- predstavitev na Radiu Sora ob 19.00
- predstavitev na radiu Kranj:Večer šansonov (Romana Krajnčan) ob 13.30
- ureditev teniške hiše
- gostinski del Arvaj:
1 jurček zunaj,
6 pip, 3 avtomati,
predpasniki, pladnji, pulti, hladilniki,
kozarci, rolo prti, majice, kape,
transparenti Union in Arvaj,
kontejner,
prva novica z izjavami kot povabilo v vse medije
PETEK, 23. MAJ
- predstavitev na radiu Kranj: javljanje v program radia Kranj ob 18.15
INFO TOČKA
Dogajanje v šotoru:
- namestitev klopi ob 13. uri
- okrasitev odra, scena – dopoldne (Kozjek)
- postavitev šankov – dopoldne (Arvaj)
- namestitev transparentov – dopoldne (Brane &co)
- namestitev zastav – dopoldne Josip
- lociranje parkirišč – dopoldne (ekipa)
GAŠPERJEV VEČER:
- postavitev ozvočenja: Brane Tičar ob 15. uri
- luči: Brane Tičar
- generalka: ob 18. uri
- garderoba: hiša ob tenis igrišču oz. Turistična poslovalnica
- scenarij: Saša P. Avsec
- stol za kitarista
- miza za prodajo CD
- roţe za nastopajoče: Občina Preddvor
- govor sponzorja večera: KGZ Sloga Roblek
- govor ţupana občine Preddvor Mirana Zadnikarja
- boni za nastopajoče: 7 Gašperji+ 5 Ta stari Gašperji + 12 Folklorna skupina
- panoji za razstavo Gašperjev : Brane Tičar
- fotograf: Milan Savič
- vabila gostom: Saša
- torta: prevzemi do 17. ure Mignon
Rezervacije: 3 mize Občina Preddvor, 1 miza KGZ Sloga, 1 miza Venera shop
B&B – Višja strokovna šola Diplomsko delo višješolskega strokovnega študija
Marinka Gatej: Logistika pri organiziranju in vodenju prireditev stran 42 od 54
Redarska in varnostna sluţba
- nočna straţa
Mediji
- novica o dogodku na vse medije: ob 13.00 poslano vsem
SOBOTA, 24. MAJ
Mediji
- novica o končanem petkovem dogodku na radio Kranj in ostale medije
- javljanje v program radia Kranj ob 18.15
Folklorni festival
- garderoba za Folklorni festival: Osnovna šola Preddvor
- sprejem folkloristov na ploščadi pred Hotelom Bor
- slovenska in evropska himna
- pozdrav ţupana folkoristom
- nagovor skupinam v dveh jezikih
Program v šotoru:
- ozvočenje: Darko Kovačič
- mikrofon da visi s stropa dol
- luči: posodi Centa (prevzem v Festivalni dvorani)
- boni za nastopajoče: Damjan
- šolski zbor: klavir in stopnice prinesejo in odnesejo s seboj
Aktivnosti generalnega pokrovitelja
Rezervacije: 3 mize Adriatic
Večer šansonov:
- generalka
- ozvočenje: Dado
- garderoba: Hotel Bor
- šopki za nastopajoče: Media butik
- govor direktorja Hotela Bor Andreja Breznika in govor direktorja Adriatika
Francija Strniše
- večerja: Grad Hrib
Nastop Donald Trumpet:
- ozvočenje: nimajo
- garderoba: hišica
- boni za prehrano
B&B – Višja strokovna šola Diplomsko delo višješolskega strokovnega študija
Marinka Gatej: Logistika pri organiziranju in vodenju prireditev stran 43 od 54
NEDELJA, 25. MAJ
Mediji:
- javljanje v program radia Kranj ob 7.45 in 18.15
- novica o sobotnem dogajanju na vse medije
Ptujski festival:
- generalka ob 11.15
- boni za nastopajoče in strokovno komisijo
- prodaja glasovnic: Anica Gorza
- nagrade za izţrebane kupce glasovnic
- pokal za nagrado občinstva: Media butik
Nastop pihalnih godb:
- priprava klopi pod odrom
- boni za nastopajoče
Alpski muzikantje:
- ozvočenje: Centa
- generalka: po generalki za Ptujski festival
- boni za nastopajoče
Veselica z ansamblom Braneta Klavţarja
- ozvočenje: Centa
- boni za nastopajoče
B&B – Višja strokovna šola Diplomsko delo višješolskega strokovnega študija
Marinka Gatej: Logistika pri organiziranju in vodenju prireditev stran 44 od 54
Obveščanje javnosti
Znano je, če mediji ne poročajo o dogodku, ga ni bilo, zato se pri obveščanju
javnosti vključi besedno in avdiovizualno gradivo. Objavise ga na spletni strani,
pošlje po navadni ali e-pošti, predstavise ga tudi na novinarski konferenci.
Sporočila za javnost naj bodo res javna. Oglaševanje je najbolj tradicionalno orodje
trţno-komunikacijskega spleta.
Slika 10: Plakat za obveščanje javnosti z navedeno vsebino in sponzorji
B&B – Višja strokovna šola Diplomsko delo višješolskega strokovnega študija
Marinka Gatej: Logistika pri organiziranju in vodenju prireditev stran 45 od 54
Slika 11: Plakat s skrajšano vsebino prireditve
B&B – Višja strokovna šola Diplomsko delo višješolskega strokovnega študija
Marinka Gatej: Logistika pri organiziranju in vodenju prireditev stran 46 od 54
4 PREDLOGI
Pred zaključkom diplomske naloge navajam vse kar mora organizator prireditve
napraviti in še nekaj predlogov, ki so organizatorju v pomoč pri izvedbi prireditve.
Pri izvedbi prireditve je potrebno:
- prireditev prijaviti SAZAS – u (v njem se navede, kako se bo imenovala ta
prireditev, napiše se čas in trajanje prireditve ter izvajalce),
- pridobiti dovoljenje občine, da lahko prireditev izpeljemo,
- prireditev prijaviti na pristojni upravni enoti,
- pridobiti izjavo podjetja, ki izposoja šotore, če ga seveda na prireditvi
uporabljamo,
- pridobiti soglasje lastnika prireditvenega prostora,
- prireditev prijaviti zdravstvenemu domu,
- zagotoviti zadostno število parkirišč,
- izpolniti zbirno prijavo za obračun avtorskega honorarja,
- pridobiti izjavo odgovornega za ozvočenje in osvetlitev,
- pridobiti izjavo odgovornega za ustreznost opreme.
Navajam še nekaj predlogov, ki organizatorju olajšajo izvedbo prireditve:
- da prireditev poteka brez kakršnih koli izgredov, potrebujemo varovanje le-te,
- priporočljivo je tudi, da se sestavi protokol prireditve, saj si s tem olajšamo
delo in poskrbimo za nemoten potek prireditve,
- ker ţelimo, da se prireditve udeleţi čim več obiskovalcev, poskrbimo za čim
boljšo obveščenost javnosti.
Pri organizaciji in izvedbi prireditve bodimo pozorni na naslednje:
- ne spreminjajmo poteka prireditve zadnji trenutek, tako namreč vnašamo
med sodelujoče nervozo in nelagodje, ki ne koristita nikomur;
- organizator mora biti vsaj uro pred prireditvijo na prizorišču;
- naj bodo trenutki pred začetkom kar se da sproščeni, brez treme pa tudi
profesionalci niso.
B&B – Višja strokovna šola Diplomsko delo višješolskega strokovnega študija
Marinka Gatej: Logistika pri organiziranju in vodenju prireditev stran 47 od 54
5 ZAKLJUČEK
Pri izdelavi diplomske naloge sem ugotovila, da je organizacija prireditev prava
umetnost in da le-ta postaja vse pogostejša in pomembnejša. Poleg popolne
organizacije in koordinacije vseh vpletenih vsaka prireditev zahteva svojo strategijo
in energijo.
Ugotovila sem tudi, da prireditev pomeni neke vrste predstavo, organizacija pa
predstavlja njeno reţijo. Dobre predstave so tiste, ki pustijo globok pečat, o njih se
še dolgo govori; postanejo organizatorjev novi navdih. Navdih pa pričarajo
podrobnosti, ki jih opazijo vsi, podrobnosti, ki prireditev naredijo posebno.
Za organizacijo prireditve poskrbimo od začetka do konca – to pomeni, da od idejne
zasnove prireditve oblikujemo tudi vse komplementarne elemente.
Dobra prireditev predstavlja navdih!
V tej diplomski nalogi sem razjasnila najosnovnejše pojme, ki se nanašajo na
organizacijo prireditve. Rečem lahko, da se moramo dobro organizirati, kadar
ţelimo, da bi s čim manj sredstvi, ljudmi in v najkrajšem času za optimalno ceno, pri
največji stopnji varnosti za izvajalce, obiskovalce in organizatorje, pri minimalni
stopnji uničenja ali poškodovanja tehnike in okolja dosegli zastavljeni cilj.
Kadar sem prisotna na prireditvi v domačem kraju, opaţam, da obiskovalci
zadovoljni zapuščajo prizorišče prireditve. Smo zadovoljni tudi mi, organizatorji? Res
da nam je padlo breme z ramen, da je treba pospraviti ali pospremiti goste,
poklepetati z nastopajočimi in gosti na pogostitvi, a vseeno je potrebno še isti dan
zabeleţiti, kaj je bilo narobe oziroma morebitne pomanjkljivosti. Pri naslednji
prireditvi bo vse veliko laţje.
B&B – Višja strokovna šola Diplomsko delo višješolskega strokovnega študija
Marinka Gatej: Logistika pri organiziranju in vodenju prireditev stran 48 od 54
LITERATURA IN VIRI
Ţbogar, K. (2010). Kako organizirati prireditev. Škofja Loka: LTO Blegoš.
Vihar, L. (1987). Organizacija prireditve. Ljubljana: RK ZSMS.
Petrovič, N. (2006). Kako pripravimo prireditev. Ptuj: Zveza kulturnih društev
Bubnič, E. (2009). Dogodek od A do Ţ: priročnik za organizacijo in vodenje
dogodkov. Ljubljana: Planet GV.
SPLETNI VIRI
http://www.media-butik.si/
http://www.gr-i.si/organizacija-prireditev-dogodkov-sejmov-seminarjev-posvetov-
kongresov-konferenc-novoletnih-zabav-druzabnih-srecanj/
http://www.teater.si/si/ponudba/organizacijadogodkov/
http://www.eventi.si/
http://www.bomark.si/organizacija-dogodkov.html
http://www.enki.si/organizacija_dogodkov
http://www.tntevents.net/default.asp?mID=sl&pID=dogodki
B&B – Višja strokovna šola Diplomsko delo višješolskega strokovnega študija
Marinka Gatej: Logistika pri organiziranju in vodenju prireditev stran 49 od 54
PRILOGE
Priloga 1:Dovoljenje Občine Preddvor za uporabo zvočnih naprav
Priloga 2: Obrazec – prošnja za dovolitev javne prireditve
Priloga 3: Izjava podjetja PEMA EVENTS
Priloga 4: Izjava za SAZAS
B&B – Višja strokovna šola Diplomsko delo višješolskega strokovnega študija
Marinka Gatej: Logistika pri organiziranju in vodenju prireditev stran 50 od 54
B&B – Višja strokovna šola Diplomsko delo višješolskega strokovnega študija
Marinka Gatej: Logistika pri organiziranju in vodenju prireditev stran 51 od 54
B&B – Višja strokovna šola Diplomsko delo višješolskega strokovnega študija
Marinka Gatej: Logistika pri organiziranju in vodenju prireditev stran 52 od 54
B&B – Višja strokovna šola Diplomsko delo višješolskega strokovnega študija
Marinka Gatej: Logistika pri organiziranju in vodenju prireditev stran 53 od 54
B&B – Višja strokovna šola Diplomsko delo višješolskega strokovnega študija
Marinka Gatej: Logistika pri organiziranju in vodenju prireditev stran 54 od 54