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BegleitunterlageLohn mit DATEV LODAS – Lohnabrechnung optimieren - Modul 6
Stand 02 | 2015
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77071-2015/02-01
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Inhalt
Lohn mit DATEV LODAS – Lohnabrechnung optimieren (Modul 6)
Seite
1. Mandantenmanager 6
2. Extras | Einstellungen 17
3. Beitragsschätzung 26
4. Sofortmeldung 38
5. Urlaubsrückstellung 45
6. Automatische Abrechnung 55
7. Schwellenwerte 62
8. Bescheinigungen 67
9. Exkurs in das Daten-Analyse-System 80
10. Hausaufgabe 88
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© DATEV eG, alle Rechte vorbehalten2015/02-01
Dipl.-KaufmannMichael LillotGeschäftsführer der etaxx Gesellschaft für Unternehmens-beratung mbH, Ratingen
Ihr Referent
1. Mandantenmanager2. Extras | Einstellungen3. Beitragsschätzung4. Sofortmeldung5. Urlaubsrückstellung6. Automatische Abrechnung7. Schwellenwerte8. Bescheinigungen9. Exkurs in das Daten-Analyse-System10. Hausaufgabe
Lohn mit DATEV LODAS – Lohnabrechnung optimierenModul 6
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Modulübersicht
Neuanwenderausbildung onlineLohn mit DATEV LODAS
Modul 2: Stammdaten, Auswertungen und Abrechnungsfälle mit verschiedenen Entgeltbestandteilen
Modul 4: Besondere Beschäftigungsverhältnisse
Modul 5: Wiederkehrende Tätigkeiten –Buchungsbeleg, Zahlungsverkehr, Archivierung
Modul 3: Besonderheiten wie Krankheit, Mutterschutz, Lohnarten, Wiederabrechnung und Nachberechnung
Modul 1: Grundlagen und erste Abrechnung
Modul 6: Lohnabrechnung optimieren
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Für dieses Modul „Lohnabrechnung optimieren“ (Modul 6) sollten Sie folgende Vorkenntnisse besitzen:
Einfache Neuanlage eines Mandanten
Einfache Neuanlage eines Mitarbeiters
Eingabe von Bewegungsdaten
Einfache Abrechnung eines Festbezugs- und Stundenlohnempfängers
Probeabrechnung/Lohnabrechnung (Daten senden)
Programmhilfen
Auswertungen und die Auswertungssteuerung
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Lohn mit DATEV LODAS – Lohnabrechnung optimieren (Modul 6)
1. Mandantenmanager1.1 Grundfunktionen1.2 Umsetzung in DATEV LODAS
2. Extras | Einstellungen3. Beitragsschätzung4. Sofortmeldung5. Urlaubsrückstellung6. Automatische Abrechnung7. Schwellenwerte8. Bescheinigungen9. Exkurs in das Daten-Analyse-System10. Hausaufgabe
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1. Mandantenmanager1.1 Grundfunktionen
Der lokale Datenbestand aller mit LODAS bearbeiteten Firmen kann geändert werden.
Die Grundfunktionen sind dabei Kopieren, Löschen, Sichern und Einspielen.
Der Funktionsumfang steht exklusiv in LODAS zur Verfügung.
Löschen, Sichern, Einspielen ergänzen das Datensicherungskonzept.
Daten sind portabel durch Sichern und Einspielen.
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IndividuelleLohnarten
1. Mandantenmanager1.1 Grundfunktionen
Unternehmen BUnternehmen A
ErweiterterBuchungsbeleg
Zentraler Mustermandant
Die Kopierfunktion gewährleistet eine schnelle und fehlerfreie Weitergabe von zentralen Bestandteilen.
Diese werden übergeordnet verwaltet.
Damit lassen sich wesentliche betriebliche Prozesse vereinheitlichen ohne auf Individualisierungen verzichten zu müssen.
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1. Mandantenmanager1.2 Umsetzung in DATEV LODAS
Sie informieren sich in den Hilfethemen
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1. Mandantenmanager1.2 Umsetzung in DATEV LODAS
Einstieg bei geschlossenem Mandat
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1. Mandantenmanager1.2 Umsetzung in DATEV LODAS
Sichern – Einspielen
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1. Mandantenmanager1.2 Umsetzung in DATEV LODAS
Sichern – Einspielen
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1. Mandantenmanager1.2 Umsetzung in DATEV LODAS
Sichern – Einspielen
Die Möglichkeit zur Passwortvergabe erfolgt nach Bestätigung des Sicherungsauftrags.
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1. Mandantenmanager1.2 Umsetzung in DATEV LODAS
Krankenkassen
Betriebsstätten / Baustellen
Lohnarten
Netto-Abzüge / Netto-Bezüge
Buchungsbeleg (in einzelnen Bestandteilen)
Lohn- und Gehaltstabellen
Auswertungen inkl. Erstellungstermin
Mitarbeiter bzw. deren einzelne Bestandteile
Einstellungen
Diese Sachverhalte können kopiert werden
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1. Mandantenmanager1.2 Umsetzung in DATEV LODAS
Markieren Sie das Unternehmen, dessen Datenbestand kopiert werden soll.
Kopieren am Beispiel Lohnarten
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1. Mandantenmanager1.2 Umsetzung in DATEV LODAS
Kopieren am Beispiel Lohnarten
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Lohn mit DATEV LODAS – Lohnabrechnung optimieren (Modul 6)
1. Mandantenmanager2. Extras | Einstellungen3. Beitragsschätzung4. Sofortmeldung5. Urlaubsrückstellung6. Automatische Abrechnung7. Schwellenwerte8. Bescheinigungen9. Exkurs in das Daten-Analyse-System10. Hausaufgabe
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2. Extras | Einstellungen
Kanzleiweite oder unternehmensbezogene Eigenschaften
Einstellungen können darüber hinaus benutzerspezifisch angepasst werden (Nutzungskontrolle).
Hoher Individualisierungsgrad
Anpassung der Programmebene an persönliche Bedürfnisse
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2. Extras | Einstellungen
Kanzleiweite Einstellungen
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2. Extras | Einstellungen
Einstellungen auf Mandantenebene
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2. Extras | Einstellungen
Einstellungen auf Mandantenebene
Mitarbeiter können sortiert nach
Personalnummer Name Vorname Abrechnungs-
gruppe
angezeigt werden.
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2. Extras | Einstellungen
Einstellungen auf Mandantenebene
Die Einstellung simuliert das gewohnte Programmerhalten, dass mit Auslösen von „Enter“ der Sprung in das nächste Feld erfolgt.
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2. Extras | Einstellungen
Einstellungen auf Mandantenebene
Die Einstellung reduziert insbesondere die Übersichten erheblich.
Bereits erfasste Daten in ausgeblendeten Themengebieten bleiben gespeichert.
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© DATEV eG, alle Rechte vorbehalten
2. Extras | Einstellungen
Einstellungen auf Mandantenebene
Jegliche Änderungen im Programm werden erfasst und unterstützen z. B. die Suche nach Fehlerquellen.
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2. Extras | Einstellungen
Einstellungen auf Mandantenebene
Der Umfang jeder Bewegungsdatentabelle kann individuell konfiguriert werden.
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Lohn mit DATEV LODAS – Lohnabrechnung optimieren (Modul 6)
1. Mandantenmanager2. Extras | Einstellungen3. Beitragsschätzung
3.1 Die gesetzlichen Regelungen3.2 Umsetzung in DATEV LODAS3.3 Arbeitshilfe
4. Sofortmeldung5. Urlaubsrückstellung6. Automatische Abrechnung7. Schwellenwerte8. Bescheinigungen9. Exkurs in das Daten-Analyse-System10. Hausaufgabe
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3. Beitragsschätzung3.1 Die gesetzlichen Regelungen
Beiträge zur Sozialversicherung sind jeweils zum 3. letzten Bankarbeitstag eines Monats fällig.
Der Beitragsnachweis ist bis zum 5. letzten Bankarbeitstag zu übermitteln.
Damit ergibt sich der strukturelle Konflikt, die tatsächlichen Entgelte, vor Ablauf des kalendarischen Monats zu melden.
Wesentliches im Überblick
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3. Beitragsschätzung3.1 Die gesetzlichen Regelungen
Der genannte Konflikt wird durch Abgabe eines Schätzbeitragsnachweises aufgehoben.
Aus Vereinfachungsgründen kann als aktuelle Schätzung 100 % der Sozialversicherungsbeiträge des Vormonats angenommen werden.
Bei Einmalbezügen ist evtl. eine Anpassung der Beitragsschätzung vorzunehmen.
Die Beitragsschätzung
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Eine Schätzfrage:
Wie viele Beitragsschätzungen wurden bisher, einer mündlichen Aussage eines Betriebsprüfers zufolge, im Rahmen von Prüfungen zur Sozialversicherung beanstandet?
Übung 1
etwa 12,7 Mio.A
KeineB
25 %C
843D
3. Beitragsschätzung3.1 Die gesetzlichen Regelungen
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3. Beitragsschätzung3.2 Umsetzung in DATEV LODAS
Anschaltung der Beitragsschätzung
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3. Beitragsschätzung3.2 Umsetzung in DATEV LODAS
Die Beiträge aus Einmalzahlungen sind in dem Monat fällig, in dem die Entgeltefließen.
Fließen Einmalzahlungen also im aktuellen Monat, ist demnach auch die Schätzung des aktuellen Monats anzupassen.
24.03.2015
26.03.2015
19.03.2015
Beispiel Einmalzahlungen
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3. Beitragsschätzung3.2 Umsetzung in DATEV LODAS
Eine beitragliche Anpassung pro Krankenkasse ist sehr aufwändig.
Allenfalls sinnvoll bei kleinen Mandaten mit simplen Berechnungsgrundlagen.
Anpassung der Beitragsschätzung
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3. Beitragsschätzung3.2 Umsetzung in DATEV LODAS
Prozentuale Anpassung ist äußerst praktikabel.
Anpassung je Krankenkasse auch hier nur im Ausnahmefall sinnvoll.
Anpassung der Beitragsschätzung
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3. Beitragsschätzung3.2 Umsetzung in DATEV LODAS
Anpassung über alle Krankenkassen hinweg ist wesentlich komfortabler.
Nur prozentuale Anpassung möglich.
Über Markierung können Gruppen verändert werden.
Anpassung der Beitragsschätzung
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3. Beitragsschätzung3.2 Umsetzung in DATEV LODAS
Auswertung 36 wird bei Schlüsselung der Beitragsschätzung automatisch im Auswertungsbestand angelegt.
Standardeinstellung ist „Rückübertragung aus RZ“.
Dokumentation der Beitragsschätzung
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3. Beitragsschätzung3.2 Umsetzung in DATEV LODAS
Dokumentation der Beitragsschätzung
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3. Beitragsschätzung3.3 Arbeitshilfe
Kalender mit DÜ-Terminen zur Lohnabrechnung 2015
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Lohn mit DATEV LODAS – Lohnabrechnung optimieren (Modul 6)
1. Mandantenmanager2. Extras | Einstellungen3. Beitragsschätzung4. Sofortmeldung
4.1 Die gesetzlichen Regelungen4.2 Umsetzung in DATEV LODAS
5. Urlaubsrückstellung6. Automatische Abrechnung7. Schwellenwerte8. Bescheinigungen9. Exkurs in das Daten-Analyse-System10. Hausaufgabe
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4. Sofortmeldung4.1 Die gesetzlichen Regelungen
Verbesserung zur Bekämpfung der Schwarzarbeit und illegaler Beschäftigung.
Der Mitarbeiter muss vor Beschäftigungsbeginn an die Deutsche Rentenversicherung gemeldet werden.
Sofortmeldung entspricht Meldegrund 20.
Meldung ist nur für bestimmte Branchen erforderlich.
Wesentliches im Überblick
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4. Sofortmeldung4.1 Die gesetzlichen Regelungen
Baugewerbe
Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe
Personenbeförderungsgewerbe
Speditions-, Transport- und damit verbundene Logistikunternehmen
Schaustellergewerbe
Unternehmen der Forstwirtschaft
Gebäudereinigergewerbe
Messebauunternehmen
Fleischwirtschaft
Relevante Branchen
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4. Sofortmeldung4.2 Umsetzung in DATEV LODAS
Die Schlüsselung erfolgt bei Zugehörigkeit zu einer der vorgenannten Branchen.
Schlüsselung ist Voraussetzung für die weitere Vorgehensweise.
Umsetzung auf Ebene der Mandantendaten
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4. Sofortmeldung4.2 Umsetzung in DATEV LODAS
Umsetzung auf Ebene der Personaldaten
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4. Sofortmeldung4.2 Umsetzung in DATEV LODAS
Durch die Übermittlung einer Sofortmeldung ist zwangsläufig eine Personalnummer vergeben.
Die Übermittlung findet sofort, ohne den „Daten-Senden“-Dialog statt.
Der Vorgang ermöglicht ebenfalls das Stornieren bereits übermittelter Meldungen.
Der gleichzeitige Abruf des Urlaubsrückstellung-Datensatzes ist in dem Zusammenhang sinnvoll.
Umsetzung auf Ebene der Personaldaten
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4. Sofortmeldung4.2 Umsetzung in DATEV LODAS
Bereits ausgeschiedene Mitarbeiter können über diesen Vorgang erneut angemeldet werden.
Die Anlage einer neuen Personalnummer ist nicht notwendig.
Die Stornierung einer Meldung wird ebenfalls über den gezeigten Dialog geschlüsselt.
Der Betreffende muss innerhalb der Personaldaten geöffnet sein.
Stornierung bzw. erneute Anmeldung
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Lohn mit DATEV LODAS – Lohnabrechnung optimieren (Modul 6)
1. Mandantenmanager2. Extras | Einstellungen3. Beitragsschätzung4. Sofortmeldung5. Urlaubsrückstellung
5.1 Die gesetzlichen Regelungen5.2 Umsetzung in DATEV LODAS
6. Automatische Abrechnung7. Schwellenwerte8. Bescheinigungen9. Exkurs in das Daten-Analyse-System10. Hausaufgabe
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5. Urlaubsrückstellung5.1 Die gesetzlichen Regelungen
Für nicht genommenen Urlaub ist sowohl handels-, als auch steuerrechtlich eine Rückstellung zu bilden.
Die handelsrechtliche Perspektive will Personalaufwendungen berücksichtigen, denen keine Arbeitsleistung gegenüber steht.
Die steuerrechtliche Perspektive geht von einer Geldschuld aus, die der Arbeitgeber hätte aufwenden müssen, wenn er seine Zahlungsverpflichtung bereits am Bilanzstichtag erfüllt hätte.
Bewertungsmethoden sind die Durchschnitts- und Individualmethode.
Wesentliches im Überblick
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5. Urlaubsrückstellung5.1 Die gesetzlichen Regelungen
Zu berücksichtigende Bezüge
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Wie werden Arbeitstage bei der Bildung der Rückstellung gebildet?
Welche Aussagen sind richtig?
Übung 2
Das Steuerrecht geht bei einer 5-Tage-Woche pauschal von 250 Tagen pro Jahr aus.
A
Handelsrechtlich werden hingegen 365 Arbeitstage berücksichtigt.B
Handelsrechtlich werden arbeitsfreie Tage, wie Feiertage oder Krankheitstage, berücksichtigt.
C
Sowohl handels- als auch steuerrechtlich werden grundsätzlich 230 Arbeitstage angesetzt.
D
5. Urlaubsrückstellung5.1 Die gesetzlichen Regelungen
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5. Urlaubsrückstellung5.2 Umsetzung in DATEV LODAS
Vorbelegung der Lohnarten
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5. Urlaubsrückstellung5.2 Umsetzung in DATEV LODAS
Vorbelegung der Mandanten- und Personaldaten
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5. Urlaubsrückstellung5.2 Umsetzung in DATEV LODAS
Bildung der Rückstellung
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5. Urlaubsrückstellung5.2 Umsetzung in DATEV LODAS
Auswertungen 480 bis 488
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5. Urlaubsrückstellung5.2 Umsetzung in DATEV LODAS
Auswertungen 480 bis 488
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5. Urlaubsrückstellung5.2 Umsetzung in DATEV LODAS
Auswertungen 480 bis 488
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Lohn mit DATEV LODAS – Lohnabrechnung optimieren (Modul 6)
1. Mandantenmanager2. Extras | Einstellungen3. Beitragsschätzung4. Sofortmeldung5. Urlaubsrückstellung6. Automatische Abrechnung7. Schwellenwerte8. Bescheinigungen9. Exkurs in das Daten-Analyse-System10. Hausaufgabe
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6. Automatische Abrechnung
Die Abrechnung wird über das Rechenzentrum selbständig angestoßen.
Eine lokale Initiierung ist nur zum Start notwendig.
Ersetzt den Daten-Senden-Dialog mit Erstabrechnung komplett.
Bietet sich für alle Unternehmen mit stabilen Entgelten und festen Abrechnungszyklen an.
Stammdatenänderungen können nach wie vor eingepflegt werden.
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6. Automatische Abrechnung
Weitere Automatisierungen im Bereich der Auswertungen sind sinnvoll:
Datenübermittlung Zahlungsverkehr
Erstellungstermine Auftragsversand Rückübertragung
Umsetzung auf Ebene der Mandantendaten
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6. Automatische Abrechnung
Umsetzung auf Ebene der Personaldaten
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6. Automatische Abrechnung
Automatisierung von Vorschüssen und Abschlägen.
Ersetzt den Vorschussabruf und Eingaben über die Vorschusstabelle.
Die Lohnabrechnung kann wie gewohnt mit Eingabe von Stamm- und Bewegungsdaten erfolgen.
Keine Kombination mit automatischer Abrechnung notwendig – aber möglich.
Automatische Vorschüsse in zwei Schritten
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6. Automatische Abrechnung
Schritt 1
Automatische Vorschüsse in zwei Schritten
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6. Automatische Abrechnung
Schritt 2
Automatische Vorschüsse in zwei Schritten
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Lohn mit DATEV LODAS – Lohnabrechnung optimieren (Modul 6)
1. Mandantenmanager2. Extras | Einstellungen3. Beitragsschätzung4. Sofortmeldung5. Urlaubsrückstellung6. Automatische Abrechnung7. Schwellenwerte8. Bescheinigungen9. Exkurs in das Daten-Analyse-System10. Hausaufgabe
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7. Schwellenwerte
Prüfung der Abrechnungswerte durch Vergleich mit den Vormonatswerten
Alarm bei vordefinierten prozentualen Abweichungen
Abweichungsanalyse bei den Werten Gesamtbrutto Nettoverdienst Auszahlungsbetrag möglich
Vermeidung schlichter Eingabefehler bzw. fehlerhaftem Import
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7. Schwellenwerte
Umsetzung auf Ebene der Mandantendaten
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7. Schwellenwerte
Die Abweichung bei Herrn Schraube ergibt sich durch Krankheit bzw. Ende der Lohnfortzahlung.
Dokumentation
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7. Schwellenwerte
Auswertung 70 – SV-Pflichtiges Jahresarbeitsentgelt
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Lohn mit DATEV LODAS – Lohnabrechnung optimieren (Modul 6)
1. Mandantenmanager2. Extras | Einstellungen3. Beitragsschätzung4. Sofortmeldung5. Urlaubsrückstellung6. Automatische Abrechnung7. Schwellenwerte8. Bescheinigungen9. Exkurs in das Daten-Analyse-System10. Hausaufgabe
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8. Bescheinigungen
Aus den bisherigen Modulen kennen Sie unsere Mitarbeiterin Frau Muster-Zange.
Sie hat zum 31.03.2015 das Unternehmen verlassen.
Zwischenzeitlich hat sie einen Antrag auf Arbeitslosengeld gestellt.
Die Agentur für Arbeit prüft diesen Antrag und sendet uns das Formular „Arbeitsbescheinigung“ zu, verbunden mit der Bitte, alle dort genannten Fragen kurzfristig zu beantworten.
Die Angaben, in welcher Form und mit welcher Frist Frau Zange gekündigt hat, liegen uns zwischenzeitlich vor.
Aktuelle Situation
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8. Bescheinigungen
Exkurs – Personalfragebogen Dokument 1035006
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8. Bescheinigungen
Frau Zange hat mit Schreiben vom 25.02.2015 zum 31.03.2015 gekündigt.
Bei Beendigung der Beschäftigung flossen keinerlei Zahlungen (Abfindung, etc.).
Inzwischen liegen Angaben zum Austritt von Frau Zange vor:
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8. Bescheinigungen
Freiwillige Angaben in DATEV LODAS
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8. Bescheinigungen
Programmeinstieg über DATEV LODAS
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8. Bescheinigungen
Programm Bescheinigungen
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8. Bescheinigungen
Programm Bescheinigungen
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8. Bescheinigungen
Programm Bescheinigungen
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8. Bescheinigungen
Voraussetzung sind die Angaben unter Personaldaten | Beschäftigung | Kündigung/Entlassung
Programm LODAS – elektronische Übermittlung
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8. Bescheinigungen
Mitarbeiter | DÜ Arbeitsbescheinigungen
Programm LODAS – elektronische Übermittlung
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8. Bescheinigungen
Personaldaten | Beschäftigung | Tätigkeit
Programm LODAS – elektronische Übermittlung
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8. Bescheinigungen
Mandantendaten | Auswertungssteuerung | Standardauswertungen
Programm LODAS – elektronische Übermittlung
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Lohn mit DATEV LODAS – Lohnabrechnung optimieren (Modul 6)
1. Mandantenmanager2. Extras | Einstellungen3. Beitragsschätzung4. Sofortmeldung5. Urlaubsrückstellung6. Automatische Abrechnung7. Schwellenwerte8. Bescheinigungen9. Exkurs in das Daten-Analyse-System10. Hausaufgabe
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9. Exkurs in das Daten-Analyse-System
Abruf von Standard-Auswertungen und Berichten
Erstellung von individuellen Auswertungen und Berichten mit Hilfe eines Berichtsassistenten bzw. -editors
Filtern, Sortieren und Verdichten von Daten
Weitergabe an andere Programme (z. B. Microsoft Excel)
Merkmale des Daten-Analyse-System Personalwirtschaft
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9. Exkurs in das Daten-Analyse-System
Abgrenzung:
Personal-wirtschaft Steuern Kanzlei-
RechnungswesenPFBpro
Daten-Analyse-SystemPersonalwirtschaft
nicht separat bestellbar
fester Bestandteil von LODAS/Lohn und Gehalt comfort, Reisekosten classic und Personal-Managementsystem classic
Daten-Analyse-SystemMandantenübergreifende Analysen für
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9. Exkurs in das Daten-Analyse-System
Programmeinstieg über DATEV Arbeitsplatz
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9. Exkurs in das Daten-Analyse-System
Bereichauswählen
Neuanlage einer Auswertung – Mitarbeiter und Steuer-ID
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9. Exkurs in das Daten-Analyse-System
Filter, z. B. für: Zeitraum Unternehmen
Neuanlage einer Auswertung – Mitarbeiter und Steuer-ID
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9. Exkurs in das Daten-Analyse-System
Neuanlage einer Auswertung – Mitarbeiter und Steuer-ID
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9. Exkurs in das Daten-Analyse-System
Neuanlage einer Auswertung – Mitarbeiter und Steuer-ID
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Lohn mit DATEV LODAS – Lohnabrechnung optimierenModul 6
1. Mandantenmanager2. Extras | Einstellungen3. Beitragsschätzung4. Sofortmeldung5. Urlaubsrückstellung6. Automatische Abrechnung7. Schwellenwerte8. Bescheinigungen9. Exkurs in das Daten-Analyse-System10. Hausaufgabe
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10. Hausaufgabe
Im Downloadbereich finden Sie die Aufgabenstellung der Hausaufgabe zum Modul.
Bitte beachten Sie den Hinweis zum Testmandanten, bevor Sie die Hausaufgabe bearbeiten.
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Modul 2: Stammdaten, Auswertungen und Abrechnungsfälle mit verschiedenen Entgeltbestandteilen
Modul 4: Besondere Beschäftigungsverhältnisse
Modul 5: Wiederkehrende Tätigkeiten –Buchungsbeleg, Zahlungsverkehr, Archivierung
Modul 3: Besonderheiten wie Krankheit, Mutterschutz, Lohnarten, Wiederabrechnung und Nachberechnung
Modul 1: Grundlagen und erste Abrechnung
Modul 6: Lohnabrechnung optimieren
Modulübersicht und weitere Informationen
Neuanwenderausbildung onlineLohn mit DATEV LODAS
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