lopputuotos - jyväskylän yliopistoprojekti.it.jyu.fi/2004/kaari/tuotos/dokumentit/kaari... ·...
TRANSCRIPT
-
LOPPUTUOTOS
Luotu: 14.3.2005 Versio 1.0
Kaari-projekti
LOPPUTUOTOS
Versio 1.0
Projekti Kaari, TKTL, Jyväskylän yliopisto PL 35, 40014 Jyväskylä
Agora C322.3, Puh. (014) 260 2475 [email protected], http://projekti.it.jyu.fi/2004/Kaari/
-
SISÄLLYSLUETTELO 1 (1) Luotu: 14.3.2005 Kaari-projekti
Projekti Kaari, TKTL, Jyväskylän yliopisto PL 35, 40014 Jyväskylä
Agora C322.3, Puh. (014) 260 2475 [email protected], http://projekti.it.jyu.fi/2004/Kaari/
LOPPUTUOTOSKANSION SISÄLLYSLUETTELO
Tuotosten tulkitseminen
1. 1. Tutkintoon johtavan opinto-oikeuden hankinta
2. 1.1 Opiskelupaikan hakeminen
3. 1.2 Opiskelijavalinta
4. 1.3 Opiskelupaikan vastaanottaminen
5. Ongelmakohdat ja parannusehdotukset sekä tavoitetilakaaviot
6. 2. Opintojen suorittaminen
7. 2.1 Ilmoittautuminen läsnäolevaksi
8. 2.2 Henkilökohtaisen opintosuunnitelman (HOPS) laatiminen
9. 2.3 Opintojakson suorittaminen
10. 2.4 Opintokokonaisuuksien kokoaminen
11. Ongelmakohdat ja parannusehdotukset sekä tavoitetilakaaviot
12. 3. Valmistuminen
13. 3.1 Tutkinnon anominen
14. 3.2 Tutkintoanomuksen käsittely
15. 3.3 Tutkintopäätöksen jälkityöt
16. Ongelmakohdat ja parannusehdotukset sekä tavoitetilakaaviot
17. Käyttäjähallinnon henkilötunnusprosessi
18. Käyttäjähallinnon käyttäjätunnusprosessi
19. Ongelmakohdat ja parannusehdotukset sekä tavoitetilakaaviot
20. Yleiset ongelmakohdat ja parannusehdotukset sekä Jatkotoimenpidesuunnitelma
-
TUOTOSTEN TULKITSEMINEN 1 (11)
Muokattu: 9.3.2005 Versio 1.0
Projekti Kaari, TKTL, Jyväskylän yliopisto PL 35, 40014 Jyväskylä
Agora C322.3, Puh. (014) 260 2475 [email protected], http://projekti.it.jyu.fi/2004/Kaari/
TUOTOSTEN TULKITSEMINEN
Versio 1.0
-
TUOTOSTEN TULKITSEMINEN 2 (11)
Muokattu: 9.3.2005 Versio 1.0
Projekti Kaari, TKTL, Jyväskylän yliopisto PL 35, 40014 Jyväskylä
Agora C322.3, Puh. (014) 260 2475 [email protected], http://projekti.it.jyu.fi/2004/Kaari/
Sisällysluettelo Versiohistoria 3
1. JOHDANTO 4
2. SANASTO 7
3. PROSESSIKUVAUKSET 8
4. PROSESSIKAAVIOT 9
-
TUOTOSTEN TULKITSEMINEN 3 (11)
Muokattu: 9.3.2005 Versio 1.0
Projekti Kaari, TKTL, Jyväskylän yliopisto PL 35, 40014 Jyväskylä
Agora C322.3, Puh. (014) 260 2475 [email protected], http://projekti.it.jyu.fi/2004/Kaari/
Versiohistoria
versio pvm tekijä muutokset hyväksytty /
tarkastettu
0.1 28.2.2005 Laura Ihanainen Alkuperäinen versio
1.0 9.3.2005 Lopullinen versio Kaari
-
TUOTOSTEN TULKITSEMINEN 4 (11)
Muokattu: 9.3.2005 Versio 1.0
Projekti Kaari, TKTL, Jyväskylän yliopisto PL 35, 40014 Jyväskylä
Agora C322.3, Puh. (014) 260 2475 [email protected], http://projekti.it.jyu.fi/2004/Kaari/
1. JOHDANTO
Kaari-projektin tehtävänä oli selvittää opiskelijatietojen käsittelyä perustutkinto-opiskelijan
elinkaaren aikana, eli hakupapereiden hankkimisesta tutkintotodistukseen ja etsiä ratkaisuja
opiskelijatietojen käsittelyn prosessin tehostamiseksi ja kehittämiseksi. Nykytilalla tarkoitetaan
opiskelijatietojen käsittelyn tämän hetkistä tilaa. Nykytila on yleiskuvaus koko yliopiston
opiskelijatietojen käsittelystä, eikä siinä ole kuvattu pieniä yksityiskohtaisia eroavaisuuksia esim.
laitoksien välillä. Tavoitetilalla ja parannusehdotuksilla tarkoitetaan prosessin sujuvampaa
etenemistä, johon jatkossa tulisi pyrkiä.
Kaari-projektin tuotoksia voi tarkastella osoitteessa http://projekti.it.jyu.fi/2004/Kaari/tuotos.
WWW-selaimena suositellaan käytettävän Internet Exploreria. Tuotoksien selailu onnistuu
tarvittaessa myös muilla selaimilla, mutta silloin käytettävissä ei ole ainakaan toistaiseksi kaikkia
ominaisuuksia.
Alla olevasta listasta selviää, kuinka opiskelijan elinkaaren prosessit on jaettu kolmeksi
aliprosessiksi ja edelleen pienemmiksi aliprosesseiksi. Käyttäjähallinto on omana erillisenä
kokonaisuutena.
1. Tutkintoon johtavan opinto-oikeuden hankinta
1.1 Opiskelupaikan hakeminen
1.1.1 Ulkomaalaisten opiskelijoiden haku (vaihto-opiskelija)
1.1.2 Ulkomaalaisten opiskelijoiden haku (tutkinto-opiskelija)
1.1.3 Ulkomaalaisten opiskelijoiden haku (vieraileva opiskelija)
1.2 Opiskelijavalinta
1.3 Opiskelupaikan vastaanottaminen
1.3.1 Ilmoittautuminen läsnäolevaksi Erikoistapaus: lykkäystä saanut
-
TUOTOSTEN TULKITSEMINEN 5 (11)
Muokattu: 9.3.2005 Versio 1.0
Projekti Kaari, TKTL, Jyväskylän yliopisto PL 35, 40014 Jyväskylä
Agora C322.3, Puh. (014) 260 2475 [email protected], http://projekti.it.jyu.fi/2004/Kaari/
2. Opintojen suorittaminen
2.1 Ilmoittautuminen läsnäolevaksi
2.2 HOPSin laatiminen
2.2.1 eHOPSin laatiminen
2.3 Opintojakson suorittaminen
2.3.1 Opintojakson suorittaminen (KORPPI ei käytössä)
2.3.2 Opintojakson suorittaminen (Kandidaatintutkielma)
2.3.3 Opintojakson suorittaminen (Gradu)
2.4 Opintokokonaisuuden kokoaminen
3. Valmistuminen
3.1 Tutkinnon anominen
3.2 Tutkintoanomuksen käsittely
3.3 Tutkintopäätöksen jälkityöt
Käyttäjähallinto
Käyttäjähallinto: käyttäjätunnusprosessi
Käyttäjähallinto: henkilötunnusprosessi
-
TUOTOSTEN TULKITSEMINEN 6 (11)
Muokattu: 9.3.2005 Versio 1.0
Projekti Kaari, TKTL, Jyväskylän yliopisto PL 35, 40014 Jyväskylä
Agora C322.3, Puh. (014) 260 2475 [email protected], http://projekti.it.jyu.fi/2004/Kaari/
Alla olevasta kuvasta selviää, kuinka kolme varsinaista opiskelijatietojen käsittelyn prosessia
etenevät ja toistuvat yhden opiskelijan elinkaaressa. Ensimmäinen tutkintoon johtavan opinto-
oikeuden hankinta -prosessi suoritetaan vain kerran ja se koskee vain ensimmäisen vuoden
opiskelijoita. Toista opintojen suorittaminen -prosessia suoritetaan niin kauan, että tutkintoon
vaadittavat opintosuoritukset ovat koossa. Viimeisenä kolmas, eli valmistuminen -prosessi, joka
suoritetaan vain kerran.
Opiskelijatietojen elinkaari
Käy
ttäjä
halli
nto
3Va
lmis
tum
inen
2O
pint
ojen
Suor
ittam
inen
1Tu
tkin
toon
joht
avan
op
into
-oik
eude
n ha
nkin
ta
Tarvittaessa ennen vaihetta 3.1
1.1Opiskelupaikan
hakeminen
3.1Tutkinnonanominen
Henkilötunnusten hallinta
1.2Opiskelijavalinta
3.3Tutkintopää-
töksen jälkityöt
1.3Opiskelupaikan
vastaanottaminen
3.2Tutkintoano-
muksen käsittely
2.4Opintokokonai-
suuden kokoaminen
2.3Opintojakson suorittaminen
2.2Henkilökohtaisen
opintosuunnitelman laatiminen ja tarkistaminen
2.1Ilmoittautuminen
läsnäolevaksi
Ulkomaalaisten opiskelijoiden haku
Käyttäjätunnusten hallinta
-
TUOTOSTEN TULKITSEMINEN 7 (11)
Muokattu: 9.3.2005 Versio 1.0
Projekti Kaari, TKTL, Jyväskylän yliopisto PL 35, 40014 Jyväskylä
Agora C322.3, Puh. (014) 260 2475 [email protected], http://projekti.it.jyu.fi/2004/Kaari/
2. SANASTO
ACTA Avoimen yliopiston järjestelmä
AMAN Käyttäjähallinnon järjestelmä
eHOPS Elektroninen henkilökohtainen opintosuunnitelma
FORTIME Henkilöstöpalveluiden järjestelmä
HAREK Valtakunnallinen hakijarekisteri
HOPS Henkilökohtainen opintosuunnitelma
JORE Jyväskylän yliopiston opintorekisteri
JYY Jyväskylän yliopiston ylioppilaskunta
MiStay Kv-palveluiden mahdollisesti käyttöön otettava henkilöstöhallinnon järjestelmä
TUTTI Tutkintorekisteri
VALLE Jyväskylän yliopiston valintarekisteri
VRK Väestörekisterikeskus
Tiedekuntien lyhenteet:
HTK Humanistinen tiedekunta
ITTK Informaatioteknologian tiedekunta
KTK Kasvatustieteiden tiedekunta
LTK Liikunta- ja terveystieteiden tiedekunta
MLTK Matemaattis-luonnontieteellinen tiedekunta
TALL Taloustieteiden tiedekunta
YTK Yhteiskuntatieteellinen tiedekunta
-
TUOTOSTEN TULKITSEMINEN 8 (11)
Muokattu: 9.3.2005 Versio 1.0
Projekti Kaari, TKTL, Jyväskylän yliopisto PL 35, 40014 Jyväskylä
Agora C322.3, Puh. (014) 260 2475 [email protected], http://projekti.it.jyu.fi/2004/Kaari/
3. PROSESSIKUVAUKSET
Prosessikuvaukset ovat sanallisia kuvauksia prosesseista ja niissä on kerrottu
yksityiskohtaisempaa tietoa prosesseista kuin prosessikaavioissa. Prosessikuvausdokumentteja on
3 prosessien päätasoista, 10 prosessien toisista tasoista ja 2 käyttäjähallinnosta (ks. lista
kappaleesta 1). Lisäksi ongelmakohdista ja parannusehdotuksista on omat dokumenttinsa (3
päätason prosesseista, yksi käyttäjähallinnosta ja yksi kaikkia prosesseja koskevista yleisistä
asioista).
Prosessikuvausdokumentista löytyvät seuraavat tiedot prosessista:
o Taulukko, jossa on prosessin perustiedot
o Prosessin yleiset tiedot
o Vuorovaikutussuhteet muihin prosesseihin
o Prosessin omistaja
o Syötetiedot
o Prosessin eteneminen
o Vastetiedot
o Prosessin mittarit
o Ongelmat
o Kehittämiskohteet
Prosessikuvauksen liitteenä on prosessin graafinen kuvaus eli prosessikaavio.
-
TUOTOSTEN TULKITSEMINEN 9 (11)
Muokattu: 9.3.2005 Versio 1.0
Projekti Kaari, TKTL, Jyväskylän yliopisto PL 35, 40014 Jyväskylä
Agora C322.3, Puh. (014) 260 2475 [email protected], http://projekti.it.jyu.fi/2004/Kaari/
4. PROSESSIKAAVIOT
Prosessikaaviot ovat graafisia kuvauksia prosesseista. Prosessikaavioita on 10 prosessien toisista
tasoista, 8 kolmansista tasoista ja 7 käyttäjähallinnosta (ks. lista kappaleesta 1). Tavoitetilan
kuvauksia on yhteensä 8 kappaletta. Prosessikaaviot on piirretty MS Visiolla ja piirtämisessä on
käytetty kaari-projekti.vss -kaavainta (stencil).
Alla olevasta kuvassa on esitetty prosessikaavioissa käytettävät elementit.
Prosessikaavioissa käytettävät elementit
VAIHERAJA
TOIM
IJA
(”UIM
AR
ATA
”)
TOIMINTA
EHTO
DOKUMENTTI
VIITTAUS TOISEEN
PROSESSIIN
PROSESSIN KESKEYTYMINEN
(Terminaattori)
JÄRJESTELMÄ / TIETOKANTA
KOMMENTTI
NORMAALI PROSESSIN KULKU
VALINNAINEN PROSESSIN KULKU
HARVINAINEN PROSESSIN KULKU
-
TUOTOSTEN TULKITSEMINEN 10 (11)
Muokattu: 9.3.2005 Versio 1.0
Projekti Kaari, TKTL, Jyväskylän yliopisto PL 35, 40014 Jyväskylä
Agora C322.3, Puh. (014) 260 2475 [email protected], http://projekti.it.jyu.fi/2004/Kaari/
Alla olevassa taulukossa kerrotaan prosessikaavioissa käytettävistä elementeistä tarkemmin.
TOIM
IJA
(”UIM
ARA
TA”)
Toimijaa kuvataan poikittaisella
”uimaradalla”. Toimijan kohdalla lukee
esim. opiskelijapalvelut.
Suorakaiteella kuvataan toimintaa ja sen
suorittajan roolia.
Vinoneliöllä kuvataan ehtoa tai
vaihtoehtoista toimintaa.
DOKUMENTTI
Dokumentilla kuvataan
dokumenttimuotoista informaatiota.
VIITTAUS TOISEEN
PROSESSIIN
Ympyrällä kuvataan viittausta toiseen
prosessiin, eli joko aikaisempaan tai
seuraavaan prosessiin.
Prosessin keskeytymistä kuvataan
terminaattorilla.
NORMAALI PROSESSIN KULKU
Normaali prosessin kulku kuvataan
paksulla nuolella (MS Visiosta viivan
ominaisuudet: pattern 1, weight 9,
rounding 5mm).
-
TUOTOSTEN TULKITSEMINEN 11 (11)
Muokattu: 9.3.2005 Versio 1.0
Projekti Kaari, TKTL, Jyväskylän yliopisto PL 35, 40014 Jyväskylä
Agora C322.3, Puh. (014) 260 2475 [email protected], http://projekti.it.jyu.fi/2004/Kaari/
VALINNAINEN PROSESSIN KULKU
Valinnainen prosessin kulku kuvataan
pisteitä muodostuvalla nuolella (MS
Visiosta viivan ominaisuudet: pattern
10, weight 9, rounding 5mm).
HARVINAINEN PROSESSIN KULKU
Harvinainen prosessin kulku kuvataan
katkoviivalla ja erilaisella nuolen päällä
(MS Visiosta viivan ominaisuudet:
pattern 2, weight 9, rounding 5mm, end
14).
Järjestelmiä tai tietokantoja kuvataan
lieriöllä. Järjestelmän nimi on kirjoitettu
lieriön sisään.
KOMMENTTI
Kommentilla tarkennetaan jonkin toisen
elementin tietoja.
Vaiherajalla kuvataan prosessin eri
vaiheiden rajakohtia, esim.
ilmoittautumisen takaraja.
-
PÄÄTASON PROSESSIKUVAUSDOKUMENTTI 1 (7)
1 Tutkintoon johtavan opinto-oikeuden hankinta
Muokattu: 28.2.2005 Versio 2.0
PÄÄTASON PROSESSIKUVAUSDOKUMENTTI
1 TUTKINTOON JOHTAVAN OPINTO-OIKEUDEN HANKINTA
Versio 2.0
Projekti Kaari, TKTL, Jyväskylän yliopisto PL 35, 40014 Jyväskylä
Agora C322.3, Puh. (014) 260 2475 [email protected], http://projekti.it.jyu.fi/2004/Kaari/
-
PÄÄTASON PROSESSIKUVAUSDOKUMENTTI 2 (7)
1 Tutkintoon johtavan opinto-oikeuden hankinta
Muokattu: 28.2.2005 Versio 2.0
Projekti Kaari, TKTL, Jyväskylän yliopisto PL 35, 40014 Jyväskylä
Agora C322.3, Puh. (014) 260 2475 [email protected], http://projekti.it.jyu.fi/2004/Kaari/
Sisällysluettelo Versiohistoria 3
1. PROSESSIN PERUSTIEDOT 4
2. PROSESSIKUVAUS 5
2.1. Yleistä prosessista 5
2.2. Vuorovaikutussuhteet muihin prosesseihin 5
2.3. Omistaja 5
2.4. Syötetiedot 5
2.5. Prosessin eteneminen 6
2.6. Vastetiedot 6
2.7. Mittarit 6
2.8. Ongelmat 6
2.9. Prosessin kehittäminen 7
-
PÄÄTASON PROSESSIKUVAUSDOKUMENTTI 3 (7)
1 Tutkintoon johtavan opinto-oikeuden hankinta
Muokattu: 28.2.2005 Versio 2.0
Projekti Kaari, TKTL, Jyväskylän yliopisto PL 35, 40014 Jyväskylä
Agora C322.3, Puh. (014) 260 2475 [email protected], http://projekti.it.jyu.fi/2004/Kaari/
Versiohistoria
versio pvm tekijä muutokset hyväksytty /
tarkastettu
0.1 19.11.2004 Liisa Välijärvi
0.2 11.01.2005 Juha Toivanen Korjattu ulkoasua ja
sanamuotoja
0.3 19.1.2005 Laura Ihanainen Muokattu lukuja 3.2, 3.8 ja
3.9
1.0 14.2.2005 Kaari
2.0 28.2.2005 Juha Toivanen Muokattu sisältöä ja
ulkoasua
Kaari
-
PÄÄTASON PROSESSIKUVAUSDOKUMENTTI 4 (7)
1 Tutkintoon johtavan opinto-oikeuden hankinta
Muokattu: 28.2.2005 Versio 2.0
Projekti Kaari, TKTL, Jyväskylän yliopisto PL 35, 40014 Jyväskylä
Agora C322.3, Puh. (014) 260 2475 [email protected], http://projekti.it.jyu.fi/2004/Kaari/
1. PROSESSIN PERUSTIEDOT
Prosessin nimi: Tutkintoon johtavan opinto-oikeuden hankinta
Prosessin tarkoitus: Hakijoista valitaan opiskelijat. Opiskelijan tiedot ovat kaikissa tarvittavissa järjestelmissä, jotta opinnot voi aloittaa
Alku: (syötteet, herätteet) Hakija hankkii hakulomakkeen.
Loppu: (tuote, palvelu) Opiskelijalla on opinto-oikeus ja opintojen suorittaminen voidaan aloittaa.
Asiakkaat: Opiskelupaikan hakija
Asiakkaiden tarpeet ja vaatimukset:
Hakijan/opiskelijan tiedot on oltava oikein. Tiedot on oltava tarvittavissa järjestelmissä ennen opintojen aloittamista.
Prosessin resurssit: (ihmiset, tietojärjestelmät, muut prosessit)
Opiskelijapalvelut, tiedekunnat, laitokset, Atk-keskus, HAREK (Valtakunnallinen hakijarekisteri), VALLE (Jyväskylän yliopiston valintarekisteri), JORE (Jyväskylän yliopiston opiskelijatietorekisteri). Aliprosessit:
1) Opiskelupaikan hakeminen 2) Opiskelijavalinta 3) Opiskelupaikan vastaanottaminen
-
PÄÄTASON PROSESSIKUVAUSDOKUMENTTI 5 (7)
1 Tutkintoon johtavan opinto-oikeuden hankinta
Muokattu: 28.2.2005 Versio 2.0
Projekti Kaari, TKTL, Jyväskylän yliopisto PL 35, 40014 Jyväskylä
Agora C322.3, Puh. (014) 260 2475 [email protected], http://projekti.it.jyu.fi/2004/Kaari/
2. PROSESSIKUVAUS
2.1. Yleistä prosessista
Prosessin tarkoitus on valita opiskelupaikkaa hakeneista opiskelijoista ne, jotka saavat
opiskelupaikan yliopistosta ja rekisteröidä niiden opiskelijoiden tiedot JORE:en, jotka ottavat
saamansa opiskelupaikan vastaan.
2.2. Vuorovaikutussuhteet muihin prosesseihin
Prosessi alkaa, kun opiskelupaikan hakija hankkii itselleen hakulomakkeen ja loppuu, kun
opiskelija on saanut opinto-oikeuden ja voi aloittaa opintojensa suorittamisen.
Tutkintoon johtavan opinto-oikeuden hankinta prosessilla on kolme aliprosessia:
1) Opiskelupaikan hakeminen
2) Opiskelijavalinta
3) Opiskelupaikan vastaanottaminen.
Aliprosesseista kerrotaan tarkemmin omissa prosessidokumenteissaan.
2.3. Omistaja
Omistajasta kerrotaan tarkemmin tämän prosessin aliprosessien prosessikuvausdokumenteissa
sekä prosessin omassa ongelmakohdat ja parannusehdotukset dokumentissa.
-
PÄÄTASON PROSESSIKUVAUSDOKUMENTTI 6 (7)
1 Tutkintoon johtavan opinto-oikeuden hankinta
Muokattu: 28.2.2005 Versio 2.0
Projekti Kaari, TKTL, Jyväskylän yliopisto PL 35, 40014 Jyväskylä
Agora C322.3, Puh. (014) 260 2475 [email protected], http://projekti.it.jyu.fi/2004/Kaari/
2.4. Syötetiedot
Prosessi alkaa siitä, kun opiskelupaikan hakija hankkii ja palauttaa hakulomakkeen hakuajan
sisällä. Hakulomakkeessa on opiskelijan henkilötiedot sekä hakutiedot, eli minne ja millä
ansioilla hän hakee yliopistoon. Hakulomakkeen mukana palautetaan haettavasta paikasta
riippuen liitteinä todistuksia tai muita pyydettyjä dokumentteja.
2.5. Prosessin eteneminen
Opiskelijapalvelut organisoi hakulomakkeiden tarkistamisen. Itse tarkistamistyö tehdään
kuitenkin tiedekunnissa. Tämän jälkeen Atk-keskuksessa hakutiedot tallennetaan VALLE:en ja
HAREK:iin. Valintakokeen jälkeen tulospalvelussa lasketaan hakijoiden kokonaispisteet.
Valittujen tiedot kopioidaan VALLE:sta JORE:en. Valituille opiskelijoille ilmoitetaan
valintapäätöksestä, jonka jälkeen opiskelija ilmoittaa ottaako hän opiskelupaikan vastaan vai ei.
Paikan vastaanottaneiden opiskelijoiden tiedot siirretään JORE:sta muihin tarvittaviin
järjestelmiin (esim. kirjaston tietokanta), jonka jälkeen alkaa opintojen suorittaminen prosessi.
2.6. Vastetiedot
Prosessi tuottaa opiskelupaikan hakijoiden tietoja sekä uusien opiskelijoiden tietoja. Hakijatiedot
menevät HAREK:iin ja VALLE:en ja valittujen uusien opiskelijoiden tiedot siirretään
VALLE:sta JORE:en.
2.7. Mittarit
Mittareista kerrotaan tarkemmin tämän prosessin aliprosessien prosessikuvausdokumenteissa
sekä prosessin omassa ongelmakohdat ja parannusehdotukset dokumentissa.
-
PÄÄTASON PROSESSIKUVAUSDOKUMENTTI 7 (7)
1 Tutkintoon johtavan opinto-oikeuden hankinta
Muokattu: 28.2.2005 Versio 2.0
Projekti Kaari, TKTL, Jyväskylän yliopisto PL 35, 40014 Jyväskylä
Agora C322.3, Puh. (014) 260 2475 [email protected], http://projekti.it.jyu.fi/2004/Kaari/
2.8. Ongelmat
Ongelmakohdista kerrotaan tarkemmin tämän prosessin aliprosessien
prosessikuvausdokumenteissa sekä prosessin omassa ongelmakohdat ja parannusehdotukset
dokumentissa.
2.9. Prosessin kehittäminen
Prosessin kehittämisestä kerrotaan tarkemmin tämän prosessin aliprosessien
prosessikuvausdokumenteissa sekä prosessin omassa ongelmakohdat ja parannusehdotukset
dokumentissa.
-
PROSESSIKUVAUSDOKUMENTTI 1 (13)
1.1 Opiskelupaikan hakeminen
Muokattu: 28.2.2005 Versio 2.0
PROSESSIKUVAUSDOKUMENTTI
1.1 OPISKELUPAIKAN HAKEMINEN
Versio 2.0
Projekti Kaari, TKTL, Jyväskylän yliopisto PL 35, 40014 Jyväskylä
Agora C322.3, Puh. (014) 260 2475 [email protected], http://projekti.it.jyu.fi/2004/Kaari/
-
PROSESSIKUVAUSDOKUMENTTI 2 (13)
1.1 Opiskelupaikan hakeminen
Muokattu: 28.2.2005 Versio 2.0
Projekti Kaari, TKTL, Jyväskylän yliopisto PL 35, 40014 Jyväskylä
Agora C322.3, Puh. (014) 260 2475 [email protected], http://projekti.it.jyu.fi/2004/Kaari/
Sisällysluettelo Versiohistoria 3
1. PROSESSIN PERUSTIEDOT 5
2. PROSESSIKUVAUS 6
2.1. Yleistä prosessista 6
2.2. Vuorovaikutussuhteet muihin prosesseihin 6
2.3. Omistaja 7
2.4. Syötetiedot 7
2.5. Prosessin eteneminen 8
2.6. Vastetiedot 9
2.7. Mittarit 9
2.8. Ongelmat 9
2.9. Prosessin kehittäminen 9
3. ULKOMAALAISTEN OPISKELIJOIDEN HAKU 11
3.1. Ulkomaalaisten vaihto-opiskelijoiden haku 11
3.2. Ulkomaalaisten tutkinto-opiskelijoiden haku 12
3.3. Ulkomaalaisten vierailevien opiskelijoiden haku 12
LIITTEET: PROSESSIKAAVIOT 13
-
PROSESSIKUVAUSDOKUMENTTI 3 (13)
1.1 Opiskelupaikan hakeminen
Muokattu: 28.2.2005 Versio 2.0
Projekti Kaari, TKTL, Jyväskylän yliopisto PL 35, 40014 Jyväskylä
Agora C322.3, Puh. (014) 260 2475 [email protected], http://projekti.it.jyu.fi/2004/Kaari/
Versiohistoria
versio pvm tekijä Muutokset hyväksytty /
tarkastettu
0.1 25.11.2004 Simo Töllikkö alkuperäinen
0.2 15.12.2004 Laura Ihanainen Tarkennukset
haastatteludokumenteista
0.3 11.1.2005 Juha Toivanen Korjattu versiointi,
kieliasua ja ulkoasua
0.4 14.1.2005 Liisa Välijärvi Korjauksia prosessin
perustietoihin
0.5 17.1.2005 Laura Ihanainen Koko prosessikuvauksen
muokkaaminen
0.6 27.1.2005 Laura Ihanainen Tarkennukset täydentävistä
haastatteluista
0.7 10.2.2005 Simo Töllikkö Tarkennukset työpajan ja
haastatteluiden pohjalta
1.0 14.2.2005 Kaari
-
PROSESSIKUVAUSDOKUMENTTI 4 (13)
1.1 Opiskelupaikan hakeminen
Muokattu: 28.2.2005 Versio 2.0
Projekti Kaari, TKTL, Jyväskylän yliopisto PL 35, 40014 Jyväskylä
Agora C322.3, Puh. (014) 260 2475 [email protected], http://projekti.it.jyu.fi/2004/Kaari/
1.1 23.2.2005 Juha Toivanen Ulkomaalaisten
opiskelijoiden haku lisätty
2.0 28.2.2005 Lopullinen versio Kaari
-
PROSESSIKUVAUSDOKUMENTTI 5 (13)
1.1 Opiskelupaikan hakeminen
Muokattu: 28.2.2005 Versio 2.0
Projekti Kaari, TKTL, Jyväskylän yliopisto PL 35, 40014 Jyväskylä
Agora C322.3, Puh. (014) 260 2475 [email protected], http://projekti.it.jyu.fi/2004/Kaari/
1. PROSESSIN PERUSTIEDOT
Prosessin nimi: Opiskelupaikan hakeminen
Prosessin tarkoitus: Saada tiedot yliopistoon pyrkivistä henkilöistä.
Prosessin omistaja: Opiskelijapalvelut
Alku: (syötteet, herätteet)
Opiskelupaikkaa hakeva henkilö hankkii hakulomakkeen.
Loppu: (tuote, palvelu)
Hakulomakkeen tiedot on siirretty VALLE:en ja HAREK:iin
Asiakkaat: Opiskelupaikan hakija
Asiakkaiden tarpeet ja vaatimukset:
Hakulomakkeet ovat oikeat ja helposti saatavilla. Hakuinfossa ei ole virheitä (esim. oikeat pääsykoekirjat).
Prosessin menestystekijät:
Hakijan tietojen tallentaminen järjestelmiin oikein ja nopeasti.
Prosessin mittarit:
Nopeus, virheettömyys.
Prosessin resurssit: (ihmiset, tietojärjestelmät, muut prosessit)
HAREK (Valtakunnallinen hakijarekisteri), VALLE (Jyväskylän yliopiston valintarekisteri), opiskelijapalvelut, tiedekunta, Atk-keskus
Prosessin kehittämismenettely / akuutteja kehittämiskohteita:
Hallintotason kehityskeskustelut. Hakijan tiedoissa mahdollisesti olevien puutteellisuuksien ja virheiden käsitteleminen. Hakupapereiden liitteinä toimitettavien todistuksien karhuaminen. Valtakunnallinen haku internetin kautta.
-
PROSESSIKUVAUSDOKUMENTTI 6 (13)
1.1 Opiskelupaikan hakeminen
Muokattu: 28.2.2005 Versio 2.0
Projekti Kaari, TKTL, Jyväskylän yliopisto PL 35, 40014 Jyväskylä
Agora C322.3, Puh. (014) 260 2475 [email protected], http://projekti.it.jyu.fi/2004/Kaari/
2. PROSESSIKUVAUS
2.1. Yleistä prosessista
Prosessin tarkoitus on tuoda Jyväskylän yliopistoon opiskelijaksi pyrkivän henkilön tiedot
hakijarekistereihin. Pääasiallinen hakeminen yliopiston opiskelijaksi tapahtuu keväisin, mutta
tietyissä tiedekunnissa myös syksyllä. Hakemisella toisin sanoen hakulomakkeiden
palauttamisella on tietyt takarajat. Prosessin päättyessä hakijan tiedot ovat tarvittavissa
rekistereissä ja hakijaa on informoitu tulevasta valintakokeesta.
Prosessi alkaa siitä kun opiskelija tilaa hakulomakkeen ja tämä voi tapahtua ja hyvin aikaisin
alkuvuodesta. Lomakkeen viimeinen mahdollinen palautuspäivä on yleensä toukokuussa, jolloin
prosessi aiheuttaa suurimman ruuhkan tiedekunnissa ja opiskelijapalveluissa. Prosessi päättyy
kesäkuun alkuun mennessä, kun hakijoiden pohjapisteet on laskettu ja valintakoekutsut lähetetty.
Ruuhkaisin aika prosessista kestää siis noin kuukauden.
2.2. Vuorovaikutussuhteet muihin prosesseihin
Opiskelupaikan hakeminen on ensimmäinen aliprosessi tutkintoon johtavan opinto-oikeuden
hankkimisprosessissa.
Hakeminen koostuu seuraavista kokonaisuuksista:
1. Hakija hankkii hakulomakkeen
2. Hakija täyttää lomakkeen ja palauttaa sen tiettyyn määräaikaan mennessä
3. Hakulomake palautetaan kirjaamoon tai opiskelijapalveluihin
4. Hakulomake tarkastetaan tiedekunnissa
5. Hakijan tiedot siirretään hakurekistereihin (VALLE ja HAREK)
6. Hakijalle lähetetään ilmoitus valintakoemenettelyistä hänen kohdallaan
-
PROSESSIKUVAUSDOKUMENTTI 7 (13)
1.1 Opiskelupaikan hakeminen
Muokattu: 28.2.2005 Versio 2.0
Projekti Kaari, TKTL, Jyväskylän yliopisto PL 35, 40014 Jyväskylä
Agora C322.3, Puh. (014) 260 2475 [email protected], http://projekti.it.jyu.fi/2004/Kaari/
Opiskelupaikan hakeminen prosessin jälkeen tulee opiskelijavalinta prosessi.
Erikoistapaus:
Matemaattis-luonnontieteellisessä tiedekunnassa siirto-opiskelijoiden (jatkuva haku toisista
tiedekunnista) hakemukset käyvät laitoksilla kommentoitavina, jonka jälkeen ne tulevat
tiedekuntaan hyväksyttäviksi (opintoasiainpäällikkö ja dekaani hyväksyvät yhdessä).
2.3. Omistaja
Opiskelupaikan hakeminen prosessi on pääasiassa tiedekuntien ja opiskelijapalveluiden vastuulla.
Tiedekunnat tekevät prosessissa suurimman osan tehtävistä, mutta opiskelijapalvelut organisoivat
ja hallinnoivat prosessia kokonaisuutena koko yliopistossa.
2.4. Syötetiedot
Syötetietoina prosessille ovat hakijan lähettämät hakutiedot hakulomakkeen ja sen mahdollisten
liitteiden muodossa. Jotta prosessi voi edetä loppuun, mahdollistaen opiskelijavalinta prosessin
alkamisen, on hakijan antamien tietojen oikeellisuus tarkastettava. Puuttuvia ja vääriä tietoja
korjataan prosessin edetessä, kunnes kaikki tiedot ovat yhdessä ja valmiina rekistereihin
tallentamista varten.
Toisena välttämättömänä lähtökohtana prosessille voidaan pitää hakijan tietoisuutta
hakumenettelyistä. Tiedekunnat ja opiskelijapalvelut hoitavat hakumenettelyistä tiedottamisen
haku-oppaiden ja www-sivujen kautta. Hakumenettelyihin liittyen, opiskelijapalvelut laativat
ohjeistuksia, ylläpitävät niitä ja tiedottavat uusista ja muuttuvista käytänteistä tiedekuntia.
-
PROSESSIKUVAUSDOKUMENTTI 8 (13)
1.1 Opiskelupaikan hakeminen
Muokattu: 28.2.2005 Versio 2.0
Projekti Kaari, TKTL, Jyväskylän yliopisto PL 35, 40014 Jyväskylä
Agora C322.3, Puh. (014) 260 2475 [email protected], http://projekti.it.jyu.fi/2004/Kaari/
2.5. Prosessin eteneminen
Opiskelijavalintojen toiminnot koordinoidaan tiedekuntien ja Atk-keskuksen kanssa, jonka
jälkeen yhteinen hakulomake suunnitellaan ja toteutetaan. Hakija voi hankkia hakulomakkeen
suoraan opiskelijapalveluista, yliopiston www-sivujen kautta, sähköpostilla tai opinto-oppaan
mukana tulevan kortin avulla. Monesti opiskelijat tilaavat hakulomakkeet ja hakuoppaat suoraan
laitoksilta. Hakuneuvontaa järjestetään opiskelijapalveluiden ohella myös laitoksilla.
Olennaisimmat tiedot prosessin etenemiseksi tulevat hakijalta hakulomakkeen muodossa. Hakija
täyttää hakulomakkeen ohjeiden mukaisesti ja palauttaa sen yliopiston kirjaamoon tai
opiskelijapalveluihin, tiettyyn määräaikaan mennessä. Kirjaamosta hakulomake toimitetaan
tiedekuntiin. Tiedekuntien ja laitosten henkilökunta tarkistaa ja käsittelee hakulomakkeet, mutta
he kokoontuvat tätä varten opiskelijapalveluihin. Hakulomakkeen tarkastuksen yhteydessä
voidaan joutua peräämään hakijalta tietoja, jotka ovat hakulomakkeessa puutteellisia tai
virheellisiä. Yksittäisten tietojen lisäksi hakupapereista saattaa puuttua liitteenä vaadittavia
todistuksia tms. Tämän vuoksi hakulomakkeiden tarkastamisvaihe on työläs, mutta silti
välttämätön prosessin onnistuneelle etenemiselle, sillä kustakin hakijasta tulee saada oikeat ja
täydelliset tiedot eri rekistereihin. Prosessi voi keskeytyä ja päättyä hakijan kohdalta, jos
hakulomakkeita ei ole palautettu riittävän ajoissa, tai mahdollisia puutteellisia tietoja ei ole saatu
korjattua tiettyyn aikarajaan mennessä. Tällaisissa tapauksissa hakulomakkeet joudutaan
hylkäämään.
Tarkastamisen jälkeen, kun hakijan tiedot on todettu virheettömiksi ja täydellisiksi,
hakulomakkeet numeroidaan opiskelijapalveluissa ja lähetetään Atk-keskukselle kirjattavaksi
valintajärjestelmiin, VALLE:en ja HAREK:iin. Hakutietojen tallentamisen jälkeen hakijalle
voidaan lähettää kutsu valintakokeisiin tai ilmoitus hyväksymisestä ilman valintakoetta. Jos
hakija hyväksytään suoraan hakupapereiden perusteella, kirjataan tieto valinnasta HAREK:iin
suoraan tiedekunnassa ja asiasta tiedotetaan luonnollisesti myös hakijaa. Prosessin lopuksi,
tallentamisten jälkeen hakupaperit toimitetaan Atk-keskukselta takaisin opiskelijapalveluihin,
-
PROSESSIKUVAUSDOKUMENTTI 9 (13)
1.1 Opiskelupaikan hakeminen
Muokattu: 28.2.2005 Versio 2.0
Projekti Kaari, TKTL, Jyväskylän yliopisto PL 35, 40014 Jyväskylä
Agora C322.3, Puh. (014) 260 2475 [email protected], http://projekti.it.jyu.fi/2004/Kaari/
jossa niitä säilytetään opiskelijavalinta prosessin yli. Joissakin tiedekunnissa hakijan tulee vielä
tämän jälkeen vahvistaa valintakokeeseen osallistumisensa.
2.6. Vastetiedot
Opiskelupaikan hakeminen prosessi tuottaa tietoja hakijasta valintarekistereihin, VALLE:en ja
HAREK:iin. Prosessi ei ole pullonkaula millekään muulle prosessille, sillä hakulomakkeiden
palauttamiselle on tietty takaraja, jonka jälkeen niitä ei enää hyväksytä. Prosessin sisällä
ongelmakohtana on mahdollinen virheellisten tai puutteellisten hakutietojen korjaaminen.
2.7. Mittarit
- Nopeus
- Virheettömyys
2.8. Ongelmat
Yksittäisten tietojen lisäksi hakupapereista saattaa puuttua liitteenä vaadittavia todistuksia ja
muita dokumentteja. Tämä aiheuttaa runsaasti lisätöitä tiedekunnissa ja opiskelijapalveluissa,
sillä puuttuvia tietoja joudutaan hakemaan hakijalta sähköpostin, puhelimen ja kirjeiden avulla.
Pullonkauloja on hakuvaiheessa useita, mutta niiden syyt ovat hakijoista riippuvaisia ja siksi niitä
ei voi nykyisellään välttää.
2.9. Prosessin kehittäminen
Opiskelupaikan hakemista ollaan kehittämässä elektroniseen muotoon. Sähköinen, internetin
kautta tapahtuva haku vähentäisi huomattavasti hakulomakkeiden tietojen virheellisyyttä ja siitä
seuraavaa töiden ruuhkautumista. Myös käsialan tulkitsemisesta aiheutuvat virheet vähenisivät.
Sähköinen haku ei kuitenkaan poista hakupapereiden yhteydessä toimitettavien todistuksien ja
-
PROSESSIKUVAUSDOKUMENTTI 10 (13)
1.1 Opiskelupaikan hakeminen
Muokattu: 28.2.2005 Versio 2.0
Projekti Kaari, TKTL, Jyväskylän yliopisto PL 35, 40014 Jyväskylä
Agora C322.3, Puh. (014) 260 2475 [email protected], http://projekti.it.jyu.fi/2004/Kaari/
muiden dokumenttien lähettämistä. Tulevaisuudessa näiden dokumenttien karhuamisessa tulee
olemaan sama työ, kuin nykyään. Todistusten kohdalla tietojenkäsittelyä voisi nopeuttaa ja
helpottaa todistusten skannaaminen elektroniseen muotoon.
-
PROSESSIKUVAUSDOKUMENTTI 11 (13)
1.1 Opiskelupaikan hakeminen
Muokattu: 28.2.2005 Versio 2.0
Projekti Kaari, TKTL, Jyväskylän yliopisto PL 35, 40014 Jyväskylä
Agora C322.3, Puh. (014) 260 2475 [email protected], http://projekti.it.jyu.fi/2004/Kaari/
3. ULKOMAALAISTEN OPISKELIJOIDEN HAKU
Yliopistoon tulevia ulkomaalaisia opiskelijoita on kolmea pääryhmää. Näiden ryhmien
hakuprosessit on kuvattu pääpiirteittäin ja vähemmän yksityiskohtaisella tasolla kuin
perustutkinto-opiskelijan. Prosessit ovat mukana, koska hakuihin liittyvät kiinteästi niin
Kansainväliset palvelut (Kv-palvelut), tiedekunta kuin laitoksetkin.
Ulkomaalaisten hakuihin liittyy monesti vaadittavia tutkintoja, opinto-oikeuksia tai suoritettuja
testejä (esim. kielitesti), joista saa tarkemmin tietoa Kv-palveluista. Näitä esivaatimuksia ei ole
kuvattu kaavioissa, koska vaatimukset voivat vaihdella ja ne selviävät parhaiten juuri Kv-
palveluista. Myös hakijan omalla yliopistolla voi olla vaatimuksia, jotka eivät johdu mitenkään
kohdeyliopistosta eli tässä tapauksessa Jyväskylän yliopistosta.
3.1. Ulkomaalaisten vaihto-opiskelijoiden haku
Vaihto-opiskeluun hakuja on useita ja niillä on eri ajankohtia. Tästä syystä niiden ajalliseen
sijoittumiseen ei kiinnitetä huomiota, vaan kuvataan prosessi yleisesti erityistapauksiin/piirteisiin
puuttumatta.
1) Vaihto-opiskelijaksi hakevan hankkii hakulomakkeen. Tämä tapahtuu käytännössä
tulostamalla hakulomake Internetistä
2) Hakija täyttää lomakkeen ja palauttaa sen tarvittavine liitteineen Kv-palveluihin
3) Kv-palvelut toimittaa kopion hakemuksesta asianomaiselle laitokselle
4) Laitos käsittelee hakemuksen ja päättää hakijan hyväksymisestä vaihto-opiskelijaksi
5) Hakemus (ja päätös) palautetaan Kv-palveluihin, jonka jälkeen hakijalle lähetetään joko
hylkäyskirje tai hyväksymiskirje sekä materiaalipaketti
-
PROSESSIKUVAUSDOKUMENTTI 12 (13)
1.1 Opiskelupaikan hakeminen
Muokattu: 28.2.2005 Versio 2.0
Projekti Kaari, TKTL, Jyväskylän yliopisto PL 35, 40014 Jyväskylä
Agora C322.3, Puh. (014) 260 2475 [email protected], http://projekti.it.jyu.fi/2004/Kaari/
3.2. Ulkomaalaisten tutkinto-opiskelijoiden haku
1) Tutkinto-opiskelijaksi hakeva tulostaa hakelomakkeen Internetistä tai tilaa sen postitse
Kv-palveluista
2) Hakija täyttää lomakkeen ja palauttaa sen tarvittavine liitteineen Kv-palveluihin
3) Kv-palveluissa tarkistetaan hakijan korkeakoulukelpoisuus ja tallennetaan hakijan tiedot
HAREK:iin, jonka jälkeen hakemus toimitetaan tiedekuntiin käsiteltäväksi.
4) Tiedekunnassa opintoasiainpäällikkö pyytää laitokselta lausunnon hakemuksesta
5) Laitoksen lausunnon perusteella tiedekunnassa tehdään päätös opinto-oikeudesta
6) Hakemus päätöksineen palautetaan Kv-palveluihin, josta hakijalle lähetetään joko
hylkäyskirje tai hyväksymiskirje (mukana vastaanottolomake ja materiaalipaketti)
7) Hakija palauttaa vastaanottamislomakkeen, joka Kv-palveluiden kautta lähetetään
tiedekuntaan, jossa vastaanottaminen kirjataan HAREK:iin
3.3. Ulkomaalaisten vierailevien opiskelijoiden haku
1) Vierailevaksi opiskelijaksi hakeva tilaa oman hakumateriaalinsa suoraan Kv-palveluista
2) Hakulomakkeen saatuaan hakija postittaa hakemuksen, jonka liitteinä vaaditaan
kielitodistus, opintorekisteriote ja opiskelusuunnitelma.
3) Hakemus liitteineen palautetaan Kv-palveluihin, joka toimittaa hakemuksen tiedekuntaan
4) Opintoasiainpäällikkö pyytää laitokselta lausunnon hakemuksesta
5) Laitos joko puoltaa hakemusta tai ei, jonka jälkeen tiedekunnassa tehdään lopullinen
päätös opiskelijaksi hyväksymisestä.
6) Hakijalle toimitetaan joko hylkäyskirje tai hyväksymiskirje
-
PROSESSIKUVAUSDOKUMENTTI 13 (13)
1.1 Opiskelupaikan hakeminen
Muokattu: 28.2.2005 Versio 2.0
Projekti Kaari, TKTL, Jyväskylän yliopisto PL 35, 40014 Jyväskylä
Agora C322.3, Puh. (014) 260 2475 [email protected], http://projekti.it.jyu.fi/2004/Kaari/
LIITTEET: PROSESSIKAAVIOT
1. 1.1 Opiskelupaikan hakeminen (perustutkinto-opiskelija)
2. 1.1.1 Ulkomaalaisten opiskelijoiden haku (vaihto-opiskelija)
3. 1.1.2 Ulkomaalaisten opiskelijoiden haku (tutkinto-opiskelija)
4. 1.1.3 Ulkomaalaisten opiskelijoiden haku (vieraileva opiskelija)
-
HAREK
1.1 Opiskelupaikan hakeminen (perustutkinto-opiskelija) v.2.0A
tk-
kesk
usO
pisk
elija
-pa
lvel
utTi
edek
unta
Hak
ija
Kyllä
Ei
Ei
Kyllä
Hakulomakkeen tarkistaminen(hakulomakkeiden
käsittelypiste fyysisesti opiskelijapalveluissa)
Ilmoitus hakijalle (tarvittaessa, riippuen tdk:sta):1) Kutsu valintakokeeseen
2) Ilmoitus, ettei pääse valintakokeeseen3) Ilmoitus hyväksymisestä ilman valintakoetta
Valitaanko opiskelija suoraan
papereilla?
Hakulomakkeiden toimittaminen
opiskelijapalveluihin
Hakulomakkeen numerointi
Hakulomakkeen toimittaminen
opiskelijapalveluihin
Vastausilmoitusvalintakokeeseenosallistumisesta(Paikka ja ohjeet ilmoitettu hakijalle
lähetetyssä kirjeessä)
Ilmoitus kirjeitse
Opiskelija-valinta
Hakulomakkeen täyttäminen ja palauttaminen
kirjaamoon/ opiskelijapalveluihin
Tarvitseeko valintakokeeseen
osallistuminenvarmistaa?
VALLE
Hakulomakkeen hankkiminen
Hakulomakkeiden toimittaminen Atk-
keskukselle
HAREK
Hakulomakkeiden säilyttäminen
opiskelijavalinta-prosessin yli
Hakutietojen tallentaminen
Hakulomakkeen ja hakuoppaan lähettäminen
Suoraan papereilla valittavien
kirjaaminen
Hakulomake toimitetaan
tiedekuntaan
Lista opiskelijoiden esitiedoista
-
1.1.1 Ulkomaalaisten opiskelijoiden haku (vaihto-opiskelija) v.2.0La
itos
KV-
palv
elut
Ulk
omaa
lain
en
haki
ja
Ei Kyllä
Kopio hakemuksesta laitokselle
Ilmoitus hakijan hyväksymisestä
vaihto-opiskelijaksi
Hakulomakkeen hankkiminen Internetistä
Hyväksytty opiskelijaksi
HylkäyskirjeHyväksymiskirje
+materiaalipaketti
Hakemus palautetaan
Kv-palveluihin
Hakulomakkeen täyttäminen ja palauttaminen
-
1.1.2 Ulkomaalaisten opiskelijoiden haku (tutkinto-opiskelija) v.2.0La
itos
Tied
ekun
taK
V-pa
lvel
utU
lkom
aala
inen
ha
kija
Ei KylläHakemus kirjataan
HAREK
Hakulomakkeen lähettäminen
Hyväksymiskirje(+materiaalipaketti ja vastaanottolomake
Vastaanottolomake lähetetään
tiedekuntaan
Vastaanottolomake kirjataan
Hakemus palautetaan
Kv-palveluihin
Hakulomakkeen hankkiminen
HAREK
Opintoasiainpäällikkö pyytää laitokselta
lausunnon hakemuksesta
Päätös opinto-oikeuksista
Annettu lausunto palautetaan tiedekuntaan
Hyväksytty opiskelijaksi
Hylkäyskirje
Tarkistetaan korkeakoulu-kelpoisuus
Käsittely tiedekunnassa
Hakulomakkeen täyttäminen ja palauttaminen
-
1.1.3 Ulkomaalaisten opiskelijoiden haku (vieraileva opiskelija) v.2.0La
itos
KV-
palv
elut
Tied
ekun
taU
lkom
aala
inen
ha
kija
Hakumateriaalin hankkiminen
Hakulomakkeen täyttäminen. Hakulomakkeen, kielitodistuksen
opintorekisteriotteen ja opiskelusuunnitelman
palauttaminen Kv-palveluihin
Hakulomakkeen lähettäminen
Lomakkeen lähettäminen tiedekuntaan
Hyväksytty opiskelijaksi?
Ei Kyllä
Hylkäyskirje Hyväksymiskirje
Lopullinen päätös
Opintoasiainpäällikkö pyytää laitokselta
lausunnon hakemuksesta
Annettu lausunto palautetaan tiedekuntaan
-
PROSESSIKUVAUSDOKUMENTTI 1 (10)
1.2 Opiskelijavalinta
Muokattu: 28.2.2005 Versio 2.0
PROSESSIKUVAUSDOKUMENTTI
1.2 OPISKELIJAVALINTA
Versio 2.0
Projekti Kaari, TKTL, Jyväskylän yliopisto PL 35, 40014 Jyväskylä
Agora C322.3, Puh. (014) 260 2475 [email protected], http://projekti.it.jyu.fi/2004/Kaari/
-
PROSESSIKUVAUSDOKUMENTTI 2 (10)
1.2 Opiskelijavalinta
Muokattu: 28.2.2005 Versio 2.0
Projekti Kaari, TKTL, Jyväskylän yliopisto PL 35, 40014 Jyväskylä
Agora C322.3, Puh. (014) 260 2475 [email protected], http://projekti.it.jyu.fi/2004/Kaari/
Sisällysluettelo Versiohistoria 3
1. PROSESSIN PERUSTIEDOT 4
2. PROSESSIKUVAUS 5
2.1. Yleistä prosessista 5
2.2. Vuorovaikutussuhteet muihin prosesseihin 5
2.3. Omistaja 6
2.4. Syötetiedot 6
2.5. Prosessin eteneminen 7
2.6. Vastetiedot 8
2.7. Mittarit 8
2.8. Ongelmat 9
2.9. Prosessin kehittäminen 9
LIITE: PROSESSIKAAVIO 10
-
PROSESSIKUVAUSDOKUMENTTI 3 (10)
1.2 Opiskelijavalinta
Muokattu: 28.2.2005 Versio 2.0
Projekti Kaari, TKTL, Jyväskylän yliopisto PL 35, 40014 Jyväskylä
Agora C322.3, Puh. (014) 260 2475 [email protected], http://projekti.it.jyu.fi/2004/Kaari/
Versiohistoria
versio pvm tekijä muutokset hyväksytty /
tarkastettu
0.1 25.11.2004 Juha Toivanen
0.2 15.12.2004 Liisa Välijärvi Tarkennukset
haastatteludokumenteista
0.3 14.1.2005 Liisa Välijärvi Korjauksia prosessin
perustietoihin
0.4 17.1.2005 Laura Ihanainen Koko prosessikuvauksen
muokkaaminen
0.5 2.2.2005 Liisa Välijärvi Korjauksia
0.6 10.2.2005 Simo Töllikkö Tarkennukset työpajan ja
haastatteluiden pohjalta
1.0 14.2.2005 Kaari
2.0 28.2.2005 Lopullinen versio Kaari
-
PROSESSIKUVAUSDOKUMENTTI 4 (10)
1.2 Opiskelijavalinta
Muokattu: 28.2.2005 Versio 2.0
Projekti Kaari, TKTL, Jyväskylän yliopisto PL 35, 40014 Jyväskylä
Agora C322.3, Puh. (014) 260 2475 [email protected], http://projekti.it.jyu.fi/2004/Kaari/
1. PROSESSIN PERUSTIEDOT
Prosessin nimi: Opiskelijavalinta
Prosessin tarkoitus: Valita opiskelijat opiskelupaikkoihin
Prosessin omistaja: Tiedekunta ja laitokset
Alku: (syötteet, herätteet) Valintakriteerit ja koejärjestelyt valintakoetta varten
Loppu: (tuote, palvelu) Valintapäätöksestä on tiedotettu valituille opiskelijoille ja tiedot valintapäätöksestä on kirjattu HAREK:iin, VALLE:en ja JORE:en
Asiakkaat: Opiskelupaikan hakija
Asiakkaiden tarpeet ja vaatimukset:
Valintaprosessi on virheetön ja oikeudenmukainen. Tulokset saadaan valmiiksi ajoissa.
Prosessin menestystekijät: Toimiva hakuprosessi, onnistunut valintakoejärjestely, virheetön ja oikeudenmukainen tarkastusprosessi, virheetön valintaprosessi, tulokset saadaan seulottua ja käsiteltyä ajoissa.
Prosessin mittarit: Aikatauluissa ja rajoituksissa pysyminen, tuloksien oikeellisuus ja luotettavuus, valituksien ja oikaisupyyntöjen määrä
Prosessin resurssit: (ihmiset, tietojärjestelmät, muut prosessit)
Laitos ja tiedekunta (valintakokeen tekijät, valvojat, tarkastajat, tulosten kirjaajat, opiskelijoiden valitsijat, valinnoista tiedottajat), Atk-keskus (tulospalvelu), HAREK (Valtakunnallinen hakijarekisteri)
Prosessin kehittämismenettely / akuutteja kehittämiskohteita:
Koetuloksien syöttäminen suoraan opiskelijan tietoihin, jolloin kirjausvaihe jää pois ja säästetään aikaa ja virheitä. Valintapäätöksestä tiedottaminen tulisi olla vähemmän työlästä.
-
PROSESSIKUVAUSDOKUMENTTI 5 (10)
1.2 Opiskelijavalinta
Muokattu: 28.2.2005 Versio 2.0
Projekti Kaari, TKTL, Jyväskylän yliopisto PL 35, 40014 Jyväskylä
Agora C322.3, Puh. (014) 260 2475 [email protected], http://projekti.it.jyu.fi/2004/Kaari/
2. PROSESSIKUVAUS
2.1. Yleistä prosessista
Opiskelijavalintaprosessi sisältää ne vaiheet mitkä ovat valintakoetilaisuuden ja
valintapäätöksestä tiedottamisen välillä. Valintaprosessin tarkoitus on selvittää ketkä
opiskelijoista valitaan pääaineopiskelijoiksi kullekin laitokselle. Prosessi päättyy siihen, kun
valintatuloksista tiedotetaan valituille itselleen.
Valintaprosessin aikarajat ovat melko tarkkaan määritelty, koska yliopistojen julkistavat
valintojen tulokset ennalta määrättyyn ajankohtaan mennessä (v.2004 päivä oli 23.7.). Tämä
tarkoittaa luonnollisesti sitä, että kaikki valintaprosessiin kuuluvat tehtävät tulee hoitaa ennen
tuota päivää. Käytettävissä olevaan aikaan vaikuttavat pääsykoepäivien ajankohdat, tarkastukseen
käytettävissä olevat resurssit hakijamäärään nähden sekä tulospalvelun nopeus valittujen
kirjaamisessa.
Opiskelijavalinta voi tapahtua hyvin monella eri tavalla riippuen tiedekunnasta, laitoksesta ja
jopa vuodesta. Joillakin laitoksilla haku on kaksivaiheinen, eli ensin tehdään esikarsintaa siitä
kuka pääsee valintakokeeseen. Kaikkia erilaisia valintamahdollisuuksia ei ole voitu ottaa huomiin
tässä prosessikuvauksessa, vaan kuvaus kattaa vain enemmistötapaukset.
2.2. Vuorovaikutussuhteet muihin prosesseihin
Opiskelijavalinta on toinen aliprosessi tutkintoon johtavan opinto-oikeuden hankkimisessa.
Ennen opiskelijavalintaa on suoritettu opiskelupaikan hakeminen prosessi.
Opiskelijavalinta prosessi koostuu seuraavista kokonaisuuksista:
1. Valintakriteerien luonti ja toimittaminen Atk-keskukselle
-
PROSESSIKUVAUSDOKUMENTTI 6 (10)
1.2 Opiskelijavalinta
Muokattu: 28.2.2005 Versio 2.0
Projekti Kaari, TKTL, Jyväskylän yliopisto PL 35, 40014 Jyväskylä
Agora C322.3, Puh. (014) 260 2475 [email protected], http://projekti.it.jyu.fi/2004/Kaari/
2. Valintakoe
3. Tulospalvelu (valintakoetulosten laskeminen valintakriteerien perusteella)
4. Valintapäätös
5. Valintapäätösten tietojen kirjaaminen HAREK:iin
6. Valittujen tietojen siirtäminen JORE:en ja AMAN:iin
7. Valintapäätöksestä tiedottaminen valituille opiskelijoille
Tätä prosessia seuraa opiskelupaikan vastaanottaminen prosessi, jossa kerätään opiskelupaikan
vastaanottoilmoitukset ja ilmoitetaan tarvittaessa varasijoilla oleville mahdollisuudesta ottaa
haettu paikka vastaan.
2.3. Omistaja
Laitos vastaa tiedekunnan kanssa valintakokeen järjestämisestä, joten sen toiminta ja
kehittämisen voidaan myös katsoa olevan em. tahojen vastuulla. Valintatulosten laskeminen
hoidetaan Atk-keskuksella, samoin kuin valintapäätösten kirjaaminen, tietojen siirrot rekisterien
välillä sekä käyttäjätunnusten luominen.
2.4. Syötetiedot
Yliopiston kannalta prosessin lähtökohta on valintakriteerien laadinta tiedekunnissa ja laitoksilla.
Valintakriteerit pitää olla selvillä, jotta valintakoetulokset voidaan laskea. Pääaineittain on
valmisteltu pääsykoe, johon kaikki hakijat tai joissain tapauksissa esivalitut hakijat ovat
oikeutettuja osallistumaan.
Pakollinen lähtötilanne opiskelijavalinta prosessille on myös sitä edeltävän opiskelupaikan
hankkiminen prosessin onnistunut päättyminen. Tämä etenkin siksi, että monissa tiedekunnissa
tarvitaan tiedot valintakokeisiin osallistujista, ja luonnollisesti ilman tätä tietoa ei tämä prosessi
voi alkaa.
-
PROSESSIKUVAUSDOKUMENTTI 7 (10)
1.2 Opiskelijavalinta
Muokattu: 28.2.2005 Versio 2.0
Projekti Kaari, TKTL, Jyväskylän yliopisto PL 35, 40014 Jyväskylä
Agora C322.3, Puh. (014) 260 2475 [email protected], http://projekti.it.jyu.fi/2004/Kaari/
Prosessissa tarvittavien tietojen pitää olla liitettävissä yksittäiseen opiskelijaan, jotta tiedetään ko.
henkilön todelliset pääsykoepisteet, hyvityspisteet sekä kokonaispisteet ja näin varmistetaan
valituksi tuleminen tai valitsematta jättäminen oikein perustein. Sisäänottomäärät ja pisterajat
määräävät lopullisesti ketkä kaikki valitaan opiskelemaan.
2.5. Prosessin eteneminen
Valintakriteerien laadinnan ja niiden VALLE:en tallentamisen jälkeen, laitokset ja/tai tiedekunnat
voivat ryhtyä valmistelemaan valintakoejärjestelyitä. Yleensä laitos järjestää valintakokeen
laatimisen, tilaisuuden pitämisen, tarkastamisen, valintakokeiden arkistoinnin ja valintakokeeseen
ilmoittautumisten käsittelyn. Tiedot valintakokeisiin osallistuvista (jos sellaista tietoa
tiedekuntakohtaisesti tarvitaan), tulee edellisestä opiskelupaikan hakeminen prosessista.
Valintakokeeseen osallistuvat kaikki ne hakijat, jotka eivät ole tulleet valituiksi suoraan
ylioppilastodistuksen perusteella ja ovat oikeutettuja osallistumaan valintakokeeseen.
Valintakokeet tarkastetaan laitoksilla, jonka jälkeen tarkistetut valintakokeet pisteineen lähetetään
Atk-keskukselle, tulospalveluun. Tulospalvelu on tärkeä osa opiskelijavalinta prosessia. Siellä
käsitellään valintakoetulokset ja valintakriteerien perusteella saadaan tieto valituista
opiskelijoista. Tulospalvelu saa tarvitsemansa tiedot valintakriteereistä ja VALLE:ssa olevista
hakijoiden tiedoista. Tiedot valituista opiskelijoista lähetetään tulospalvelusta tiedekunnille, joka
edelleen informoi laitoksia. Samaan aikaan, kun tiedekunnissa ja laitoksilla tehdään viralliset
valintapäätökset tulospalvelun laskemien tulostietojen perusteella, kirjataan Atk-keskuksella tieto
opiskelijoiden valinnasta HAREK:iin. Mahdolliset valitukset tai korjauspyynnöt käsitellään
laitoksilla.
Kun valintapäätös on tehty, tulospalvelussa tuotetaan VALLE:ssa olevien uusien valittujen
opiskelijoiden tiedoista tiedosto. Tämä tiedosto ladataan JORE:en uudeksi valittujen
-
PROSESSIKUVAUSDOKUMENTTI 8 (10)
1.2 Opiskelijavalinta
Muokattu: 28.2.2005 Versio 2.0
Projekti Kaari, TKTL, Jyväskylän yliopisto PL 35, 40014 Jyväskylä
Agora C322.3, Puh. (014) 260 2475 [email protected], http://projekti.it.jyu.fi/2004/Kaari/
opiskelijoiden taulukoksi. Tämä taulukko sisältää uusien valittujen opiskelijoiden pohjatiedot.
Satunnaisesti muualta ja muulloin, kuin päähauissa tulevien opiskelijoiden tiedot kirjataan
opiskelijapalveluissa suoraan JORE:en.
Atk-keskuksen käyttäjähallinto luo kaikille opiskelemaan valituille käyttäjätunnukset
käyttäjähallinnon järjestelmään AMAN:iin. Käyttäjätunnukset luodaan AMAN:iin JORE:n
uusien valittujen opiskelijoiden taulukon perusteella.
Valintapäätöksen jälkeen tiedekunnat tai sen laitokset, yleensä amanuenssit, tiedottavat hakijoille
valintapäätöksestä. Valintapäätöksen mukana lähetetään materiaalipaketti, jossa on opinto-oppaat
ja ilmoittautumismateriaalit. Tämä paketti lähetetään opiskelijalle kotiin kesän aikana.
2.6. Vastetiedot
Valintaprosessissa saadaan tieto Jyväskylän yliopistoon valintakokeen perusteella hyväksytyistä
hakijoista. Hyväksytyt opiskelijat saavat tiedon hyväksymisestä. Kaikki opiskelemaan hyväksytyt
eivät välttämättä ota opiskelupaikkaa vastaan tai ottavat paikan vastaan vasta myöhemmin.
Lopulliset tiedot paikan vastaanottaneista saadaan vasta seuraavassa prosessissa opiskelupaikan
vastaanottaminen. Opiskelijavalintaprosessin onnistunut läpivienti mahdollistaa opiskelupaikan
vastaanottaminen prosessin alkamisen.
2.7. Mittarit
- Aikatauluissa ja rajoituksissa pysyminen
- Tuloksien oikeellisuus ja luotettavuus
- Valituksien ja oikaisupyyntöjen määrä
-
PROSESSIKUVAUSDOKUMENTTI 9 (10)
1.2 Opiskelijavalinta
Muokattu: 28.2.2005 Versio 2.0
Projekti Kaari, TKTL, Jyväskylän yliopisto PL 35, 40014 Jyväskylä
Agora C322.3, Puh. (014) 260 2475 [email protected], http://projekti.it.jyu.fi/2004/Kaari/
2.8. Ongelmat
Tulospalvelussa on ongelmana tiedon formaattien sekavuus, eli tulospalveluun tuleva tieto ei ole
standardimuodossa vaan laitoksilta tulevat valintakokeiden tulokset ovat monenlaisissa
muodoissa. Valintapäätöksestä tiedottaminen on työlästä ja aikaa vievää melkein kaikissa
tiedekunnissa tai laitoksilla. Tiedottaminen tapahtuu kuitenkin erilailla kaikissa tiedekunnissa,
sillä joissakin sen hoitaa tiedekunta itse ja joissakin tiedottaminen on laitosten vastuulla.
Tiedottamisen yhteydessä valitulle hakijalle postitetaan myös muuta materiaalia, joka on työlästä
käsityön vuoksi ja vaatii tarkkuutta.
2.9. Prosessin kehittäminen
Prosessin kehittäminen keskittyy luonnollisesti 2.8 kohdassa määriteltyjen ongelmien
poistamiseen. Esim. valintapäätöksestä tiedottaminen tulisi olla vähemmän työlästä. Lisäksi
koetulokset voitaisiin syöttää suoraan opiskelijan tietoihin, jolloin kirjausvaihe jäisi kokonaan
pois. Samalla säästetään aikaa ja virheiden mahdollisuus olisi pienempi.
Opiskelijapalveluiden näkökulmasta olisi tärkeää, että valittujen tiedot siirrettäisiin
mahdollisimman nopeasti VALLE:sta JORE:en opiskelijan pohjatiedoiksi. Jos tietoja ei ole
siirretty tarpeeksi aikaisin, ja opiskelijat ovat jo ilmoittautumassa yliopistoon, joudutaan
opiskelijapalveluissa turhaan syöttämään kaikki opiskelijan tiedot JORE:en käsin.
-
PROSESSIKUVAUSDOKUMENTTI 10 (10)
1.2 Opiskelijavalinta
Muokattu: 28.2.2005 Versio 2.0
Projekti Kaari, TKTL, Jyväskylän yliopisto PL 35, 40014 Jyväskylä
Agora C322.3, Puh. (014) 260 2475 [email protected], http://projekti.it.jyu.fi/2004/Kaari/
LIITE: PROSESSIKAAVIO
1. 1.2 Opiskelijavalinta
-
1.2 Opiskelijavalinta v.2.0
Valintakoetulokset laskettu
Hak
ijaLa
itos
Atk
-kes
kus
Tied
ekun
ta
ValintakoeValinta-
kokeiden tarkastaminen
Valintapäätös (dekaanin/
opintoasiain-päällikön
allekirjoitus tulostietoihin)
Valintakriteerien laadinta
ValintakriteeritValintapäätöksen
kirjaaminen
HAREK
Valintapäätöksestä tiedottaminen ja
materiaalin toimittaminen
Valintakoetulosten laskeminen
Opiskelu-paikan
vastaanottami-nen, osa 1
Valintakokeeseen osallistuminen
Ilmoitus valintapäätöksestä
Opiskelu-paikan
hakeminen
Valintapäätöksestä tiedottaminen ja
materiaalin toimittaminen
JOREVALLE
Valittujen tiedot VALLE:sta JORE:en
Käyttäjähallinto luo valituille
käyttäjätunnukset
AMAN
Valintakokeiden tulosten
lähettäminen Atk-keskukseen
Tulostietojen lähettäminen laitoksille ja tiedekuntiin
Vaihtoehto 1
Vaihtoehto 2
VALLE
Listat päätöksistä tiedekunnille
-
PROSESSIKUVAUSDOKUMENTTI 1 (12)
1.3 Opiskelupaikan vastaanottaminen
Muokattu: 28.2.2005 Versio 2.0
PROSESSIKUVAUSDOKUMENTTI
1.3 OPISKELUPAIKAN VASTAANOTTAMINEN
Versio 2.0
Projekti Kaari, TKTL, Jyväskylän yliopisto PL 35, 40014 Jyväskylä
Agora C322.3, Puh. (014) 260 2475 [email protected], http://projekti.it.jyu.fi/2004/Kaari/
-
PROSESSIKUVAUSDOKUMENTTI 2 (12)
1.3 Opiskelupaikan vastaanottaminen
Muokattu: 28.2.2005 Versio 2.0
Projekti Kaari, TKTL, Jyväskylän yliopisto PL 35, 40014 Jyväskylä
Agora C322.3, Puh. (014) 260 2475 [email protected], http://projekti.it.jyu.fi/2004/Kaari/
Sisällysluettelo Versiohistoria 3
1. PROSESSIN PERUSTIEDOT 5
2. PROSESSIKUVAUS 6
2.1. Yleistä prosessista 6
2.2. Vuorovaikutussuhteet muihin prosesseihin 6
2.3. Omistaja 7
2.4. Syötetiedot 7
2.5. Prosessin eteneminen 8
2.6. Vastetiedot 9
2.7. Mittarit 10
2.8. Ongelmat 10
2.9. Prosessin kehittäminen 10
LIITTEET: PROSESSIKAAVIOT 12
-
PROSESSIKUVAUSDOKUMENTTI 3 (12)
1.3 Opiskelupaikan vastaanottaminen
Muokattu: 28.2.2005 Versio 2.0
Projekti Kaari, TKTL, Jyväskylän yliopisto PL 35, 40014 Jyväskylä
Agora C322.3, Puh. (014) 260 2475 [email protected], http://projekti.it.jyu.fi/2004/Kaari/
Versiohistoria
versio pvm tekijä Muutokset hyväksytty /
tarkastettu
0.1 25.11.2004 Simo Töllikkö Alkuperäinen
0.2 15.12.2004 Laura Ihanainen Tarkennukset
haastatteludokumenteista
0.3 14.1.2005 Liisa Välijärvi Korjauksia prosessin
perustietoihin
0.4 17.1.2005 Laura Ihanainen Koko prosessikuvauksen
muokkaaminen
0.5 27.1.2005 Laura Ihanainen Tarkennukset tarkentavista
haastatteluista
0.6 28.1.2005 Liisa Välijärvi Tarkennukset: Jukka
Hartikainen
0.7 2.2.2005 Liisa Välijärvi Korjauksia
0.8 10.2.2005 Simo Töllikkö Tarkennukset työpajan ja
haastatteluiden pohjalta
-
PROSESSIKUVAUSDOKUMENTTI 4 (12)
1.3 Opiskelupaikan vastaanottaminen
Muokattu: 28.2.2005 Versio 2.0
Projekti Kaari, TKTL, Jyväskylän yliopisto PL 35, 40014 Jyväskylä
Agora C322.3, Puh. (014) 260 2475 [email protected], http://projekti.it.jyu.fi/2004/Kaari/
1.0 14.2.2005 Kaari
1.1 25.2.2005 Liisa Välijärvi Tarkennuksia
2.0 28.2.2005 Lopullinen versio Kaari
-
PROSESSIKUVAUSDOKUMENTTI 5 (12)
1.3 Opiskelupaikan vastaanottaminen
Muokattu: 28.2.2005 Versio 2.0
Projekti Kaari, TKTL, Jyväskylän yliopisto PL 35, 40014 Jyväskylä
Agora C322.3, Puh. (014) 260 2475 [email protected], http://projekti.it.jyu.fi/2004/Kaari/
1. PROSESSIN PERUSTIEDOT
Prosessin nimi: Opiskelupaikan vastaanottaminen
Prosessin tarkoitus: Saada tiedot opiskelijoista, jotka ottavat opiskelupaikan vastaan
Prosessin omistaja: Opiskelijapalvelut ja tiedekunnat
Alku: (syötteet, herätteet) Hakija ilmoittaa tiedekunnalle ottavansa saamansa opiskelupaikan vastaan
Loppu: (tuote, palvelu) Opiskelijalla on opinto-oikeus, hänen tiedot ovat JORE:ssa ja HAREK:issa ja hän voi aloittaa opintonsa.
Asiakkaat: Opiskelupaikan hakija
Asiakkaiden tarpeet ja vaatimukset:
Nopea tietojenkäsittely, jotta esimerkiksi opiskelijakortti saataisiin tilaukseen mahdollisimman nopeasti.
Prosessin menestystekijät: Vastaanottoilmoitusten käsittelyn nopeus, rekistereihin vietävien tietojen virheettömyys
Prosessin mittarit: Toiminnan nopeus ja ilmoittautumistietojen oikeellisuuden tarkistaminen ennen JORE:en siirtoa
Prosessin resurssit: (ihmiset, tietojärjestelmät, muut prosessit)
HAREK (Valtakunnallinen hakijarekisteri), VALLE (Jyväskylän yliopiston valintarekisteri), JORE (Jyväskylän yliopiston opiskelijatietorekisteri), opiskelijapalvelut, tiedekunta (osastosihteeri, opintoasiainpäällikkö, dekaani?), Atk-keskus
Prosessin kehittämismenettely / akuutteja kehittämiskohteita:
Virheellisten hakutietojen minimoiminen, esimerkiksi hakulomakkeen kehittämisen kautta.
-
PROSESSIKUVAUSDOKUMENTTI 6 (12)
1.3 Opiskelupaikan vastaanottaminen
Muokattu: 28.2.2005 Versio 2.0
Projekti Kaari, TKTL, Jyväskylän yliopisto PL 35, 40014 Jyväskylä
Agora C322.3, Puh. (014) 260 2475 [email protected], http://projekti.it.jyu.fi/2004/Kaari/
2. PROSESSIKUVAUS
2.1. Yleistä prosessista
Opiskelupaikan vastaanottaminen prosessin tarkoituksena on saada tieto siitä, ketkä yliopistoon
valituista hakijoista ottavat opiskelupaikan vastaan. Kun opiskelupaikan vastaanottaminen on
varmistettu, voidaan yliopistolla tehdä kaikki tarvittavat toimet, että opiskelija voisi aloittaa
opintonsa. Nämä toimet sisältävät kirjaston lainaajatunnuksen luomisen, opiskelijakortin
tilaamisen, opiskelijakortin, opinto-oppaan ja kalenterin jakamisen, käyttäjätunnusten
aktivoimisen sekä opiskelijatietojen päivittämisiä eri rekistereissä.
Opiskelupaikka tulee ottaa vastaan viimeistään elokuun alussa ja viimeiset prosessiin kuuluvat
tietojen siirrot tehdään syyskuussa. Näin ollen prosessi kestää reilun kuukauden. Osa
opiskelupaikan vastaanottamistiedoista saadaan kuitenkin jo heinäkuussa, joten prosessi alkaa
osittain jo silloin.
2.2. Vuorovaikutussuhteet muihin prosesseihin
Opiskelupaikan vastaanottaminen on osa tutkintoon johtavan opinto-oikeuden hankkimista.
Ennen opiskelupaikan vastaanottaminen prosessin alkamista on suoritettu opiskelupaikan
hakeminen ja opiskelijavalinta prosessi.
Opiskelupaikan vastaanottaminen koostuu seuraavista kokonaisuuksista:
1. Vastaanottoilmoituksen ja - lomakkeen palauttaminen tiedekuntaan
Opiskelupaikan vastaanottava palauttaa seuraavat lomakkeet tiedekuntaan:
a. Ilmoittautumislomake
b. Maksukuitti
-
PROSESSIKUVAUSDOKUMENTTI 7 (12)
1.3 Opiskelupaikan vastaanottaminen
Muokattu: 28.2.2005 Versio 2.0
Projekti Kaari, TKTL, Jyväskylän yliopisto PL 35, 40014 Jyväskylä
Agora C322.3, Puh. (014) 260 2475 [email protected], http://projekti.it.jyu.fi/2004/Kaari/
c. Opiskelijakorttipohja
Erikoistapaus: Lykkäystä hakeva ei toimita maksukuittia ja opiskelijakorttipohjaa vaan
todistuksen lykkäyksen syystä.
2. Opiskelupaikan vastaanottamisen kirjaaminen HAREK:iin, heti tiedekunnassa.
3. Ilmoittautumistiedon kirjaaminen JORE:en opiskelijapalveluissa, kun vuosimaksu on
maksettu
4. Erinäiset opiskelun aloittamiselle tärkeät tehtävät (opiskelijakorttien jakaminen jne.)
Opiskelupaikan vastaanottaminen prosessin jälkeen alkaa opintojen suorittaminen prosessin
aliprosessi HOPS:in laatiminen.
AMAN on käyttöoikeuksien hallintajärjestelmä, jolla hallitaan Atk-keskuksen käyttöoikeuksia
yliopiston mikroverkoissa ja sähköpostissa. JORE lähettää automaattisesti listan uusista
opiskelijoista AMAN:iin.
2.3. Omistaja
Prosessin keskeisimmät toimijat ovat tiedekunta ja opiskelijapalvelut.
2.4. Syötetiedot
Opiskelupaikan vastaanottaminen prosessi alkaa, kun hakija ilmoittaa ottavansa hänelle
myönnetyn opiskelupaikan vastaan. Hakija palauttaa täytetyn ilmoittautumislomakkeen
yliopistolle. JORE:ssa on jo valmiina valittujen opiskelijoiden tiedot VALLE:sta saatujen tietojen
pohjalta.
-
PROSESSIKUVAUSDOKUMENTTI 8 (12)
1.3 Opiskelupaikan vastaanottaminen
Muokattu: 28.2.2005 Versio 2.0
Projekti Kaari, TKTL, Jyväskylän yliopisto PL 35, 40014 Jyväskylä
Agora C322.3, Puh. (014) 260 2475 [email protected], http://projekti.it.jyu.fi/2004/Kaari/
2.5. Prosessin eteneminen
Kesällä tapahtuvan päävalinnan osalta opiskelupaikan vastaanottaminen prosessi etenee
seuraavasti. Kun tieto opiskelupaikan vastaanottamisesta saapuu tiedekuntaan, se kirjataan
välittömästi HAREK:iin. Opiskelupaikan vastaanottanut palauttaa tiedekuntaan
ilmoittautumislomakkeen, maksukuitin ja opiskelijakorttipohjan. Tiedekunnassa ilmoittautumis-
ja vastaanottotiedot tarkastetaan ja mahdolliset virheet ja puutokset korjataan. Tämän jälkeen
kirjataan opinto-oikeus ja maksutiedot, jonka jälkeen ne varmennetaan osastosihteerin
allekirjoituksella. Varmennuksen jälkeen tiedekunta lähettää ilmoittautumislomakkeen,
maksukuitin ja opiskelijakorttipohjan yhtenä pakettina opiskelijapalveluihin. Irrallaan lähetetty
opiskelijakorttipohja lähetetään aina opiskelijapalveluihin.
Opiskelijapalveluissa ilmoittautumistieto viedään JORE:en, ko. opiskelijan tietoihin, jolloin
opiskelija siirtyy JORE:ssa oikeaksi opiskelijaksi. Opiskelijakorttipohja lähetetään
ylioppilaskuntaan. Kun sitova opiskelupaikan vastaanottamisajankohta on mennyt, tiedekunnissa
(ei kaikissa tiedekunnissa) hyväksytään virallisesti vastaanottaneiden opiskelijoiden lista, joka
lähetetään opiskelijapalveluihin, jossa lista arkistoidaan. Muiden tiedekuntien kohdalla lista
tulostetaan HAREK:ista. Lopuksi vastaanottaneiden opiskelijoiden hakupaperit toimitetaan
takaisin tiedekuntaan arkistoitavaksi.
Viimeistään kun sitova opiskelupaikan vastaanottamisajankohta on mennyt, JORE luo kirjaston
toimittamien ohjeiden mukaisesti kaikille uusille opiskelijoille kirjaston lainaajatunnuksen, joka
toimitetaan muiden opiskelijan perustietojen mukana sekä opiskelijakortteja tekevälle firmalle
Antennaan että kirjaston tietokantoihin. Opiskelijoilta saadut opiskelijakorttipohjat toimitetaan
ylioppilaskunnasta Antennaan. Kun valmiit opiskelijakortit saapuvat, ne tarroitetaan
ylioppilaskunnassa. Lukukauden alussa järjestetään tilaisuus, jossa jaetaan kaikille uusille
opiskelijoille sen kuluvan vuoden tarralla varustettu opiskelijakortti sekä kalenteri.
-
PROSESSIKUVAUSDOKUMENTTI 9 (12)
1.3 Opiskelupaikan vastaanottaminen
Muokattu: 28.2.2005 Versio 2.0
Projekti Kaari, TKTL, Jyväskylän yliopisto PL 35, 40014 Jyväskylä
Agora C322.3, Puh. (014) 260 2475 [email protected], http://projekti.it.jyu.fi/2004/Kaari/
Opiskelijakorttipohjia on lähetetty ylioppilaskuntaan myös sitä mukaa kuin niitä on saapunut.
Myös kirjaston lainaajatunnuksia tehdään sitovan opiskelupaikan vastaanottamisajankohdan
molemmin puolin.
Opiskelijan tiedot kopioidaan JORE:sta Korppiin. Käyttäjähallinnon AMAN-järjestelmä hakee
JORE:sta ilmoittautumistiedon ja merkkaa läsnäolevaksi ilmoittautuneille opiskelijoille
käyttöoikeudet aktiivisiksi. Uusille opiskelijoille on luotu käyttäjätunnukset heti, kun he ovat
tulleet valituiksi. Valittujen opiskelijoiden tulee hyväksyä käyttäjäsopimus ennen tiettyä
takarajaa, tai muuten heidän käyttäjätunnukset poistetaan AMAN-järjestelmästä.
Käyttäjätunnukset lähetetään laitoksille jaettavaksi tutoreiden kautta opiskelijoille heti opintojen
alkaessa. Lopuksi Atk-keskuksesta lähetetään opiskelijoiden perustiedot tiedostona YTHS:lle.
Erikoistapaus:
Opiskelupaikan vastaanottava mutta lykkäystä hakevan opiskelijan kohdalla prosessi menee
samalla tavalla siihen asti, kun opiskelijapalveluissa merkitään ilmoittautumistieto JORE:en.
Tässä vaiheessa JORE:en laitetaan merkintä poissaoleva ja prosessi loppuu. Lykkäystä saaneet
eivät toimita tiedekuntaan maksukuittia ja opiskelijakorttipohjaa, vaan nämä toiminnot tapahtuvat
seuraavassa prosessissa, ilmoittautuminen läsnäolevaksi (erikoistapaus lykkäystä saanut).
Erikoistapaus:
Liikunta- ja terveystieteiden tiedekunnassa opiskelupaikan peruuttaneiden tilalle kutsutaan uudet
opiskelijat vuodesta 2004 lähtien.
2.6. Vastetiedot
Prosessin päätyttyä JORE:ssa on tiedot kustakin opiskelupaikan vastaanottaneesta ja myös
lykkäystä saaneesta henkilöstä. Lisäksi opiskelijan tiedot on toimitettu kirjastolle ja YTHS:lle.
-
PROSESSIKUVAUSDOKUMENTTI 10 (12)
1.3 Opiskelupaikan vastaanottaminen
Muokattu: 28.2.2005 Versio 2.0
Projekti Kaari, TKTL, Jyväskylän yliopisto PL 35, 40014 Jyväskylä
Agora C322.3, Puh. (014) 260 2475 [email protected], http://projekti.it.jyu.fi/2004/Kaari/
Opiskelija on saanut lukuvuosikalenterin ja opiskelijakortin tarroineen. Onnistuneen prosessin
läpiviennin jälkeen voi opiskelija aloittaa varsinaisen opiskelun.
2.7. Mittarit
- Toiminnan nopeus
- Ilmoittautumistietojen oikeellisuuden tarkistaminen ennen JORE:en siirtoa
2.8. Ongelmat
Opiskelupaikan vastaanottaminen prosessissa ongelmia aiheuttaa puuttuvien opiskelijatietojen
karhuaminen opiskelijalta. Ongelmia aiheuttaa erityisesti käsinkirjoitetut ja puuttuvat lomakkeet.
Ilmoittautumistietojen tarkastaminen on siis työlästä. Varsinkin ensimmäisen vuoden
opiskelijoille materiaalin lähettäminen aiheuttaa lisätöitä, koska mukaan halutaan usein laittaa
monenlaista oheismateriaalia. Opiskelupaikan vastaanottaminen prosessi ei itsessään ole
pullonkaulana yliprosessin kulussa, sillä opiskelupaikan vastaanottamiselle on määrätty tietty
takaraja.
Uusille opiskelijoille järjestetään joillakin laitoksilla opetusta jo elokuussa ja tällöin opiskelija
tarvitsee oikeudet ainakin Korppiin. Tällaisissa erikoistapauksissa voidaan tehdä oikeudet jo
ennen muita laitoksia, mutta toimintatavat tulisi olla tarkoin määrätty, ettei käyttäjäpyyntöjä
tiputtelisi useasta eri paikasta ja yksitellen.
2.9. Prosessin kehittäminen
Hakulomakkeen kehittämisellä voidaan minimoida mahdolliset virheet hakutiedoissa. Uusien
opiskelijoiden ilmoittautumisen ajankohdasta ja heidän tietojen käsittelystä ei ole olemassa
selkeitä tapoja. Olisi hyvä, jos tieto tulisi vain yhdestä paikasta ja että yksittäisten opiskelijoiden
kohdalla ei tarvitsisi kysellä tietoja tiedekunta/laitos -tasolta.
-
PROSESSIKUVAUSDOKUMENTTI 11 (12)
1.3 Opiskelupaikan vastaanottaminen
Muokattu: 28.2.2005 Versio 2.0
Projekti Kaari, TKTL, Jyväskylän yliopisto PL 35, 40014 Jyväskylä
Agora C322.3, Puh. (014) 260 2475 [email protected], http://projekti.it.jyu.fi/2004/Kaari/
Kun vastaanottaneiden lista on täydellinen, lähetetään se joissain tiedekunnissa
opiskelijapalveluihin. Muissa tapauksissa lista tulostetaan HAREK:ista. Opiskelijapalveluiden
kannalta olisi kuitenkin hyvä, jos kaikki tiedekunnat toimittaisivat tämän listan, sillä HAREK:ista
tulostettava lista ei ole kuitenkaan aina täydellinen.
Elokuussa aloitettavan opetuksen tapauksissa olisi hyvä toimittaa kaikkien kurssille osallistuvien
opiskelijoiden tiedot käyttäjähallintoon, jotta opiskelijoille voidaan luoda tunnukset normaalien
käytäntöjen mukaisesti. Käyttäjätunnukset olisi hyvä saada luoduksi jo hyvissä ajoin ennen kuin
opiskelut alkavat.
-
PROSESSIKUVAUSDOKUMENTTI 12 (12)
1.3 Opiskelupaikan vastaanottaminen
Muokattu: 28.2.2005 Versio 2.0
Projekti Kaari, TKTL, Jyväskylän yliopisto PL 35, 40014 Jyväskylä
Agora C322.3, Puh. (014) 260 2475 [email protected], http://projekti.it.jyu.fi/2004/Kaari/
LIITTEET: PROSESSIKAAVIOT
1. 1.3 Opiskelupaikan vastaanottaminen osa 1
2. 1.3 Opiskelupaikan vastaanottaminen osa 2
3. 1.3.1 Ilmoittautuminen läsnäolevaksi Erikoistapaus: lykkäystä saanut
-
1.3 Opiskelupaikan vastaanottaminen osa 1, v.1.1Ilmoittautumisen
takaraja
Opi
skel
ijapa
lvel
utTi
edek
unta
Hak
ija Opiskelupaikan vastaanottamisesta ilmoittaminen ja JYY:n maksun maksaminen
Osastosihteeri kirjaa ja tarkastaa vastaanottamis-
tiedot sekä opinto-oikeuden.
Puuttuvia tietoja karhutaan
Osastosihteeri toimittaa ilmoittautumisdokumentit
opiskelijapalveluille (sitä mukaa kun niitä saapuu)
Ilmoittautumistiedon (läsnäolo/poissaolo)
sekä puuttuvien henkilötietojen
kirjaaminen
Vastaanottaneiden lista hyväksytään ja lähetetään
opiskelijapalveluihin (riippuu tdk:sta)
Hakupapereiden arkistointi
HAREK
JORE
Opiskelija-valinta
Opiskelupaikan vastaanotta-minen, osa 2
Vastaanottaneiden lista arkistoidaan
Vastaanottaneiden lista tulostetaan
HAREK:ista (jos tdk ei toimita)
Vastaanottaneiden hakupaperit toimitetaan
tiedekuntaan
Opiskelijakorttipohjan lähettäminen yo-
kuntaan(sitä mukaan kun
saapuu)
-
1.3 Opiskelupaikan vastaanottaminen osa 2, v.1.1Ilmoittautumisen
takarajaOpiskelut alkaneet
(elo-syyskuu-vaihde)
Sido
sryh
mät
Yo-k
unta
Atk
-kes
kus
Opi
skel
ija
KIRJASTONTIETOKANTA
Opiskelu-paikan
vastaanottami-nen, osa 1
Opiskelijakorttipohjan lähettäminen Antennaan
Lainaajatunnusten ja opiskelijan
perustietojen siirto kirjaston tietokantaan
Opiskelijakortti ja kalenteri
JORE
JORE
Antennassa tehdään opiskelijakortit ja toimitetaan yo-
kuntaan
Opiskelijatietojen siirto Antennaan
Opinto-suunnitelman
laatiminen
Kirjaston lainaajatunnuksen
luominen
Korttien tarroitus ja jakelu
opiskelijoille
YTHS
Käyttäjätunnusten aktivointi
AMAN
Opiskelijatietojen siirtäminen
Korppiin
KORPPI
Uusien lainaajatunnusten
alkusarjan toimittaminen atk-
keskukseen
Opiskelijatietojen siirto YTHS:lle
JORE
Opiskelijan perustietojen lähettäminen
KELA
-
1.3.1 Ilmoittautuminen läsnäolevaksi Erikoistapaus: lykkäystä saanut v.2.0Ti
edek
unat
Opi
skle
ijaO
pisk
elija
palv
elut
Ilmoittautumismateriaalin toimittaminen tiedekuntaan
ja JYY:n maksun maksaminen
Ilmoittautumismateriaalin toimittaminen opiskelijalle
Ilmoittautumistiedon sekä puuttuvien henkilötietojen
kirjaaminen
Opiskelijakorttipohjan lähettäminen yo-
kuntaan
Opiskelu-paikan
vastaanotta-minen osa 2
Osastosihteeri tarkastaa opinto-oikeuden.
Osastosihteeri toimittaa ilmoittautumisdokumentit opiskelijapalveluille (sitä mukaa kun niitä saapuu)
JORE
JORE
-
ONGELMAKOHDAT JA 1 (7)
PARANNUSEHDOTUKSET
1 Opinto-oikeuden hankinta
Muokattu: 7.3.2005 Versio 2.0
ONGELMAKOHDAT JA PARANNUSEHDOTUKSET
1 Opinto-oikeuden hankinta
Versio 2.0
Projekti Kaari, TKTL, Jyväskylän yliopisto PL 35, 40014 Jyväskylä
Agora C322.3, Puh. (014) 260 2475 [email protected], http://projekti.it.jyu.fi/2004/Kaari/
-
ONGELMAKOHDAT JA 2 (7)
PARANNUSEHDOTUKSET
1 Opinto-oikeuden hankinta
Muokattu: 7.3.2005 Versio 2.0
Projekti Kaari, TKTL, Jyväskylän yliopisto PL 35, 40014 Jyväskylä
Agora C322.3, Puh. (014) 260 2475 [email protected], http://projekti.it.jyu.fi/2004/Kaari/
SISÄLLYSLUETTELO
1. ONGELMAKOHDAT JA NIIDEN PARANNUSEHDOTUKSET.................................. 3
1.1. Hakuun liittyvät ongelmakohdat ..................................................................................... 3
1.2. Valintaan liittyvät ongelmakohdat .................................................................................. 4
1.3. Paikan vastaanottamiseen ja ilmoittautumiseen liittyvät ongelmakohdat ....................... 5
2. MUUT KEHITYSIDEAT ..................................................................................................... 6
2.1. Valintaan liittyvät muut kehitysideat............................................................................... 6
LIITE: TAVOITETILAKAAVIO ............................................................................................... 7
-
ONGELMAKOHDAT JA 3 (7)
PARANNUSEHDOTUKSET
1 Opinto-oikeuden hankinta
Muokattu: 7.3.2005 Versio 2.0
Projekti Kaari, TKTL, Jyväskylän yliopisto PL 35, 40014 Jyväskylä
Agora C322.3, Puh. (014) 260 2475 [email protected], http://projekti.it.jyu.fi/2004/Kaari/
1. ONGELMAKOHDAT JA NIIDEN PARANNUSEHDOTUKSET
1.1. Hakuun liittyvät ongelmakohdat
1. Hakulomakkeista puuttuu yksittäisiä hakijan perustietoja
2. Hakijan käsialan tunnistus voi olla vaikeaa
3. Hakulomakkeesta puuttuu liitteenä vaadittavia todistuksia tai muita dokumentteja
4. Hakutietojen karhuaminen hakijoilta on työlästä ja aiheuttaa ruuhkaa
o Hakulomaketta kehittämällä helpotettaisiin hakutietojen käsittelyä
o Selvemmät ohjeet ja vaativammat kehotukset
o Elektronisesti täytettävä ja sen jälkeen tulostettava lomake (ei käsialaongelmaa)
o Elektroninen lomake, joka vaatii kaikki tiedot ennen lähettämistä (ei
käsialaongelmaa eikä puuttuvia tietoja)
o Hakulomakkeiden ja valintakoeilmoittautumisten käsittely helpottuu kun
siirrytään elektroniseen hakumenettelyyn.
o Hakuun vaadittavat todistukset voitaisiin skannata elektroniseen muotoon ja näin
syöttää tiedot järjestelmiin nopeammin
5. HTK:lla on yli 30 hakukanavaa ja kunkin hakijan tiedot syötetään käsin HAREK:iin
paljon työtä.
6. Hakijoita on paljon, sillä Jyväskylän yliopistoon hakee vuosittain Helsingin jälkeen eniten
opiskelijoita.
7. Erikoishaut aiheuttavat paljon lisätyötä, koska esim. hakijoiden tiedottaminen poikkeaa
perustutkinto-opiskelijoiden hausta.
8. HAREK:in käyttäminen koetaan ongelmalliseksi (ainakin LTK), koska sitä käytetään vain
muutaman kerran vuodessa, jolloin käyttämiseen ei pääse rutinoitumaan. Lisäksi
HAREK:in alati jatkuvat järjestelmäpäivitykset aiheuttavat lisätöitä kun joka käytön
yhteydessä pitää opetella toiminta melkein alusta.
-
ONGELMAKOHDAT JA 4 (7)
PARANNUSEHDOTUKSET
1 Opinto-oikeuden hankinta
Muokattu: 7.3.2005 Versio 2.0
Projekti Kaari, TKTL, Jyväskylän yliopisto PL 35, 40014 Jyväskylä
Agora C322.3, Puh. (014) 260 2475 [email protected], http://projekti.it.jyu.fi/2004/Kaari/
o HAREK:in käytön voisi keskittää yhdelle henkilölle koko yliopistossa siten, että
tälle henkilölle toimitettaisiin kaikki HAREK:iin menevä materiaali, ja hän
syöttäisi sen HAREK:iin. Näin ollen vain yhden henkilön tarvitsisi opetella
HAREK:in käyttö vuosittain.
1.2. Valintaan liittyvät ongelmakohdat
1. Valintakoeilmoittautumisten käsittely on hyvin raskasta.
2. Tulospalvelussa tietojen kerääminen muualta on hajanaisella pohjalla, koska yhteistä
tiedon esitys- tai toimitustapaa ei ole standardoitu.
3. Tulospalvelussa tehtäviin tallennustöihin tarvittaisiin lisähenkilöstöä, vaikkakin
nykyisellään homma toimii aikarajojen puitteissa.
o Tulospalvelun tekniikkaa tulee päivittää tulevaisuudessa tarpeiden mukaan.
Samalla voidaan helposti ottaa käyttöön uusia toimintatapoja ja ratkaisuja.
4. Valintapäätöksestä tiedottaminen on työlästä, koska opiskelijalle pitää kerätä
monipuolinen materiaalipaketti ja postittaa se opiskelijalle. Myös oikeiden
valintapäätöspapereiden kohdistaminen kyseisen opiskelijan postitettavan
materiaalipaketin mukaan vie aikaa ja vaatii tarkkuutta. Valintapäätöksestä
tiedottamisessa voi olla eroja eri tiedekuntien välillä.
o Valintapäätöksen tiedottamisesta eri tiedekunnissa olisi hyvä ottaa tarkemmin
selvää ja yhtenäistää käytäntöjä.
o Valintapäätöksestä tiedottaminen voitaisiin esimerkiksi hoitaa kaikkialla
tiedekunnista käsin (ks. 1.2 prosessin tavoitetilakaavio).
-
ONGELMAKOHDAT JA 5 (7)
PARANNUSEHDOTUKSET
1 Opinto-oikeuden hankinta
Muokattu: 7.3.2005 Versio 2.0
Projekti Kaari, TKTL, Jyväskylän yliopisto PL 35, 40014 Jyväskylä
Agora C322.3, Puh. (014) 260 2475 [email protected], http://projekti.it.jyu.fi/2004/Kaari/
1.3. Paikan vastaanottamiseen ja ilmoittautumiseen liittyvät ongelmakohdat
1. Liikuntatieteellisessä alkaa kesällä 2005 käytäntö, jossa opiskelupaikan vastaanottamatta
jättäneiden tilalle kutsutaan varasijoilla olevia opiskelijoita. Tämä käytäntö tulee
työllistämään paljon.
2. Puuttuvien tietojen karhuaminen toistuu uudestaan, kun opiskelija ottaa opiskelupaikan
vastaan. Ongelmat aiheutuvat käsinkirjoitetuista lomakkeista.
3. Kun vastaanottaneiden opiskelijoiden lista on täydellinen, lähetetään se joissain
tiedekunnissa opiskelijapalveluihin. Muissa tapauksissa lista tulostetaan HAREK:ista.
HAREK:ista tulostettava lista ei ole kuitenkaan aina täydellinen.
o Opiskelijapalveluiden kannalta olisi hyvä, jos kaikki tiedekunnat toimittaisivat
tämän listan, jolloin sitä ei tarvitsisi tulostaa epätäydellisenä HAREK:ista
4. Ilmoittautumistietojen kirjaaminen JORE:en on suuritöistä
o VALLE:sta saadaan JORE:en valmis pohja jokaisen opiskelijan perustiedoista,
mutta ilmoittautumistiedot ja muita tietoja tulee vielä täyttää järjestelmään
ilmoittautumisvaiheessa käsin.
5. Jos opiskelijoiden perustietoja ei ole siirretty tarpeeksi aikaisin VALLE:sta JORE:en, ja
opiskelijat ovat jo ilmoittautumassa yliopistoon, joudutaan opiskelijapalveluissa turhaan
syöttämään kaikki opiskelijan tiedot JORE:en käsin.
o Opiskelijapalveluiden näkökulmasta olisi tärkeää, että valittujen tiedot
siirrettäisiin mahdollisimman nopeasti VALLE:sta JORE:en opiskelijan
pohjatiedoiksi.
-
ONGELMAKOHDAT JA 6 (7)
PARANNUSEHDOTUKSET
1 Opinto-oikeuden hankinta
Muokattu: 7.3.2005 Versio 2.0
Projekti Kaari, TKTL, Jyväskylän yliopisto PL 35, 40014 Jyväskylä
Agora C322.3, Puh. (014) 260 2475 [email protected], http://projekti.it.jyu.fi/2004/Kaari/
2. MUUT KEHITYSIDEAT
2.1. Valintaan liittyvät muut kehitysideat
1. Valintakoetulokset voitaisiin syöttää suoraan opiskelijan tietoihin, jolloin kirjausvaihe
jäisi kokonaan pois. Samalla säästetään aikaa ja virheiden mahdollisuus olisi pienempi.
-
ONGELMAKOHDAT JA 7 (7)
PARANNUSEHDOTUKSET
1 Opinto-oikeuden hankinta
Muokattu: 7.3.2005 Versio 2.0
Projekti Kaari, TKTL, Jyväskylän yliopisto PL 35, 40014 Jyväskylä
Agora C322.3, Puh. (014) 260 2475 [email protected], http://projekti.it.jyu.fi/2004/Kaari/
LIITE: TAVOITETILAKAAVIO
1. 1.2 Opiskelijavalinta (Tavoitetila)
-
1.2 Opiskelijavalinta (Tavoitetila) v.1.0
Valintakoetulokset laskettu
Hak
ijaLa
itos
Atk
-kes
kus
Tied
ekun
ta
ValintakoeValinta-
kokeiden tarkastaminen
Valintapäätös (dekaanin/
opintoasiain-päällikön
allekirjoitus tulostietoihin)
Valintakriteerien laadinta
ValintakriteeritValintapäätöksen
kirjaaminen
HAREK
Valintapäätöksestä tiedottaminen ja
materiaalin toimittaminen
Valintakoetulosten laskeminen
Opiskelu-paikan
vastaanottami-nen, osa 1
Valintakokeeseen osallistuminen
Ilmoitus valintapäätöksestä
Opiskelu-paikan
hakeminen
JOREVALLE
Valittujen tiedot VALLE:sta JORE:en
Käyttäjähallinto luo valituille
käyttäjätunnukset
AMAN
Valintakokeiden tulosten
lähettäminen Atk-keskukseen
Tulostietojen lähettäminen laitoksille ja tiedekuntiin
VALLE
Listat päätöksistä tiedekunnille
-
PÄÄTASON PROSESSIKUVAUSDOKUMENTTI 1 (7)
2 Opintojen suorittaminen
Muokattu: 28.2.2005 Versio 2.0
PÄÄTASON PROSESSIKUVAUSDOKUMENTTI
2 OPINTOJEN SUORITTAMINEN
Versio 2.0
Projekti Kaari, TKTL, Jyväskylän yliopisto PL 35, 40014 Jyväskylä
Agora C322.3, Puh. (014) 260 2475 [email protected], http://projekti.it.jyu.fi/2004/Kaari/
-
PÄÄTASON PROSESSIKUVAUSDOKUMENTTI 2 (7)
2 Opintojen suorittaminen
Muokattu: 28.2.2005 Versio 2.0
Projekti Kaari, TKTL, Jyväskylän yliopisto PL 35, 40014 Jyväskylä
Agora C322.3, Puh. (014) 260 2475 [email protected], http://projekti.it.jyu.fi/2004/Kaari/
Sisällysluettelo Versiohistoria 3
1. PROSESSIN PERUSTIEDOT 4
2. PROSESSIKUVAUS 5
2.1. Yleistä prosessista 5
2.2. Vuorovaikutussuhteet muihin prosesseihin 5
2.3. Omistaja 5
2.4. Syötetiedot 5
2.5. Prosessin eteneminen 6
2.6. Vastetiedot 6
2.7. Mittarit 6
2.8. Ongelmat 7
2.9. Prosessin kehittäminen 7
-
PÄÄTASON PROSESSIKUVAUSDOKUMENTTI 3 (7)
2 Opintojen suorittaminen
Muokattu: 28.2.2005 Versio 2.0
Projekti Kaari, TKTL, Jyväskylän yliopisto PL 35, 40014 Jyväskylä
Agora C322.3, Puh. (014) 260 2475 [email protected], http://projekti.it.jyu.fi/2004/Kaari/
Versiohistoria
versio pvm tekijä muutokset hyväksytty /
tarkastettu
0.1 25.11.2004 Liisa Välijärvi
0.2 14.1.2005 Liisa Välijärvi Korjattu ulkoasua ja
sisältöä
1.0 14.2.2005 Kaari
2.0 28.2.2005 Juha Toivanen Muokattu sisältöä ja
ulkoasua
Kaari
-
PÄÄTASON PROSESSIKUVAUSDOKUMENTTI 4 (7)
2 Opintojen suorittaminen
Muokattu: 28.2.2005 Versio 2.0
Projekti Kaari, TKTL, Jyväskylän yliopisto PL 35, 40014 Jyväskylä
Agora C322.3, Puh. (014) 260 2475 [email protected], http://projekti.it.jyu.fi/2004/Kaari/
1. PROSESSIN PERUSTIEDOT
Prosessin nimi: Opint