lopputuotos - jyväskylän yliopistoprojekti.it.jyu.fi/2004/kaari/tuotos/dokumentit/kaari... ·...

252
LOPPUTUOTOS Luotu: 14.3.2005 Versio 1.0 Kaari-projekti LOPPUTUOTOS Versio 1.0 Projekti Kaari, TKTL, Jyväskylän yliopisto PL 35, 40014 Jyväskylä Agora C322.3, Puh. (014) 260 2475 [email protected], http://projekti.it.jyu.fi/2004/Kaari/

Upload: others

Post on 07-Feb-2021

1 views

Category:

Documents


0 download

TRANSCRIPT

  • LOPPUTUOTOS

    Luotu: 14.3.2005 Versio 1.0

    Kaari-projekti

    LOPPUTUOTOS

    Versio 1.0

    Projekti Kaari, TKTL, Jyväskylän yliopisto PL 35, 40014 Jyväskylä

    Agora C322.3, Puh. (014) 260 2475 [email protected], http://projekti.it.jyu.fi/2004/Kaari/

  • SISÄLLYSLUETTELO 1 (1) Luotu: 14.3.2005 Kaari-projekti

    Projekti Kaari, TKTL, Jyväskylän yliopisto PL 35, 40014 Jyväskylä

    Agora C322.3, Puh. (014) 260 2475 [email protected], http://projekti.it.jyu.fi/2004/Kaari/

    LOPPUTUOTOSKANSION SISÄLLYSLUETTELO

    Tuotosten tulkitseminen

    1. 1. Tutkintoon johtavan opinto-oikeuden hankinta

    2. 1.1 Opiskelupaikan hakeminen

    3. 1.2 Opiskelijavalinta

    4. 1.3 Opiskelupaikan vastaanottaminen

    5. Ongelmakohdat ja parannusehdotukset sekä tavoitetilakaaviot

    6. 2. Opintojen suorittaminen

    7. 2.1 Ilmoittautuminen läsnäolevaksi

    8. 2.2 Henkilökohtaisen opintosuunnitelman (HOPS) laatiminen

    9. 2.3 Opintojakson suorittaminen

    10. 2.4 Opintokokonaisuuksien kokoaminen

    11. Ongelmakohdat ja parannusehdotukset sekä tavoitetilakaaviot

    12. 3. Valmistuminen

    13. 3.1 Tutkinnon anominen

    14. 3.2 Tutkintoanomuksen käsittely

    15. 3.3 Tutkintopäätöksen jälkityöt

    16. Ongelmakohdat ja parannusehdotukset sekä tavoitetilakaaviot

    17. Käyttäjähallinnon henkilötunnusprosessi

    18. Käyttäjähallinnon käyttäjätunnusprosessi

    19. Ongelmakohdat ja parannusehdotukset sekä tavoitetilakaaviot

    20. Yleiset ongelmakohdat ja parannusehdotukset sekä Jatkotoimenpidesuunnitelma

  • TUOTOSTEN TULKITSEMINEN 1 (11)

    Muokattu: 9.3.2005 Versio 1.0

    Projekti Kaari, TKTL, Jyväskylän yliopisto PL 35, 40014 Jyväskylä

    Agora C322.3, Puh. (014) 260 2475 [email protected], http://projekti.it.jyu.fi/2004/Kaari/

    TUOTOSTEN TULKITSEMINEN

    Versio 1.0

  • TUOTOSTEN TULKITSEMINEN 2 (11)

    Muokattu: 9.3.2005 Versio 1.0

    Projekti Kaari, TKTL, Jyväskylän yliopisto PL 35, 40014 Jyväskylä

    Agora C322.3, Puh. (014) 260 2475 [email protected], http://projekti.it.jyu.fi/2004/Kaari/

    Sisällysluettelo Versiohistoria 3

    1. JOHDANTO 4

    2. SANASTO 7

    3. PROSESSIKUVAUKSET 8

    4. PROSESSIKAAVIOT 9

  • TUOTOSTEN TULKITSEMINEN 3 (11)

    Muokattu: 9.3.2005 Versio 1.0

    Projekti Kaari, TKTL, Jyväskylän yliopisto PL 35, 40014 Jyväskylä

    Agora C322.3, Puh. (014) 260 2475 [email protected], http://projekti.it.jyu.fi/2004/Kaari/

    Versiohistoria

    versio pvm tekijä muutokset hyväksytty /

    tarkastettu

    0.1 28.2.2005 Laura Ihanainen Alkuperäinen versio

    1.0 9.3.2005 Lopullinen versio Kaari

  • TUOTOSTEN TULKITSEMINEN 4 (11)

    Muokattu: 9.3.2005 Versio 1.0

    Projekti Kaari, TKTL, Jyväskylän yliopisto PL 35, 40014 Jyväskylä

    Agora C322.3, Puh. (014) 260 2475 [email protected], http://projekti.it.jyu.fi/2004/Kaari/

    1. JOHDANTO

    Kaari-projektin tehtävänä oli selvittää opiskelijatietojen käsittelyä perustutkinto-opiskelijan

    elinkaaren aikana, eli hakupapereiden hankkimisesta tutkintotodistukseen ja etsiä ratkaisuja

    opiskelijatietojen käsittelyn prosessin tehostamiseksi ja kehittämiseksi. Nykytilalla tarkoitetaan

    opiskelijatietojen käsittelyn tämän hetkistä tilaa. Nykytila on yleiskuvaus koko yliopiston

    opiskelijatietojen käsittelystä, eikä siinä ole kuvattu pieniä yksityiskohtaisia eroavaisuuksia esim.

    laitoksien välillä. Tavoitetilalla ja parannusehdotuksilla tarkoitetaan prosessin sujuvampaa

    etenemistä, johon jatkossa tulisi pyrkiä.

    Kaari-projektin tuotoksia voi tarkastella osoitteessa http://projekti.it.jyu.fi/2004/Kaari/tuotos.

    WWW-selaimena suositellaan käytettävän Internet Exploreria. Tuotoksien selailu onnistuu

    tarvittaessa myös muilla selaimilla, mutta silloin käytettävissä ei ole ainakaan toistaiseksi kaikkia

    ominaisuuksia.

    Alla olevasta listasta selviää, kuinka opiskelijan elinkaaren prosessit on jaettu kolmeksi

    aliprosessiksi ja edelleen pienemmiksi aliprosesseiksi. Käyttäjähallinto on omana erillisenä

    kokonaisuutena.

    1. Tutkintoon johtavan opinto-oikeuden hankinta

    1.1 Opiskelupaikan hakeminen

    1.1.1 Ulkomaalaisten opiskelijoiden haku (vaihto-opiskelija)

    1.1.2 Ulkomaalaisten opiskelijoiden haku (tutkinto-opiskelija)

    1.1.3 Ulkomaalaisten opiskelijoiden haku (vieraileva opiskelija)

    1.2 Opiskelijavalinta

    1.3 Opiskelupaikan vastaanottaminen

    1.3.1 Ilmoittautuminen läsnäolevaksi Erikoistapaus: lykkäystä saanut

  • TUOTOSTEN TULKITSEMINEN 5 (11)

    Muokattu: 9.3.2005 Versio 1.0

    Projekti Kaari, TKTL, Jyväskylän yliopisto PL 35, 40014 Jyväskylä

    Agora C322.3, Puh. (014) 260 2475 [email protected], http://projekti.it.jyu.fi/2004/Kaari/

    2. Opintojen suorittaminen

    2.1 Ilmoittautuminen läsnäolevaksi

    2.2 HOPSin laatiminen

    2.2.1 eHOPSin laatiminen

    2.3 Opintojakson suorittaminen

    2.3.1 Opintojakson suorittaminen (KORPPI ei käytössä)

    2.3.2 Opintojakson suorittaminen (Kandidaatintutkielma)

    2.3.3 Opintojakson suorittaminen (Gradu)

    2.4 Opintokokonaisuuden kokoaminen

    3. Valmistuminen

    3.1 Tutkinnon anominen

    3.2 Tutkintoanomuksen käsittely

    3.3 Tutkintopäätöksen jälkityöt

    Käyttäjähallinto

    Käyttäjähallinto: käyttäjätunnusprosessi

    Käyttäjähallinto: henkilötunnusprosessi

  • TUOTOSTEN TULKITSEMINEN 6 (11)

    Muokattu: 9.3.2005 Versio 1.0

    Projekti Kaari, TKTL, Jyväskylän yliopisto PL 35, 40014 Jyväskylä

    Agora C322.3, Puh. (014) 260 2475 [email protected], http://projekti.it.jyu.fi/2004/Kaari/

    Alla olevasta kuvasta selviää, kuinka kolme varsinaista opiskelijatietojen käsittelyn prosessia

    etenevät ja toistuvat yhden opiskelijan elinkaaressa. Ensimmäinen tutkintoon johtavan opinto-

    oikeuden hankinta -prosessi suoritetaan vain kerran ja se koskee vain ensimmäisen vuoden

    opiskelijoita. Toista opintojen suorittaminen -prosessia suoritetaan niin kauan, että tutkintoon

    vaadittavat opintosuoritukset ovat koossa. Viimeisenä kolmas, eli valmistuminen -prosessi, joka

    suoritetaan vain kerran.

    Opiskelijatietojen elinkaari

    Käy

    ttäjä

    halli

    nto

    3Va

    lmis

    tum

    inen

    2O

    pint

    ojen

    Suor

    ittam

    inen

    1Tu

    tkin

    toon

    joht

    avan

    op

    into

    -oik

    eude

    n ha

    nkin

    ta

    Tarvittaessa ennen vaihetta 3.1

    1.1Opiskelupaikan

    hakeminen

    3.1Tutkinnonanominen

    Henkilötunnusten hallinta

    1.2Opiskelijavalinta

    3.3Tutkintopää-

    töksen jälkityöt

    1.3Opiskelupaikan

    vastaanottaminen

    3.2Tutkintoano-

    muksen käsittely

    2.4Opintokokonai-

    suuden kokoaminen

    2.3Opintojakson suorittaminen

    2.2Henkilökohtaisen

    opintosuunnitelman laatiminen ja tarkistaminen

    2.1Ilmoittautuminen

    läsnäolevaksi

    Ulkomaalaisten opiskelijoiden haku

    Käyttäjätunnusten hallinta

  • TUOTOSTEN TULKITSEMINEN 7 (11)

    Muokattu: 9.3.2005 Versio 1.0

    Projekti Kaari, TKTL, Jyväskylän yliopisto PL 35, 40014 Jyväskylä

    Agora C322.3, Puh. (014) 260 2475 [email protected], http://projekti.it.jyu.fi/2004/Kaari/

    2. SANASTO

    ACTA Avoimen yliopiston järjestelmä

    AMAN Käyttäjähallinnon järjestelmä

    eHOPS Elektroninen henkilökohtainen opintosuunnitelma

    FORTIME Henkilöstöpalveluiden järjestelmä

    HAREK Valtakunnallinen hakijarekisteri

    HOPS Henkilökohtainen opintosuunnitelma

    JORE Jyväskylän yliopiston opintorekisteri

    JYY Jyväskylän yliopiston ylioppilaskunta

    MiStay Kv-palveluiden mahdollisesti käyttöön otettava henkilöstöhallinnon järjestelmä

    TUTTI Tutkintorekisteri

    VALLE Jyväskylän yliopiston valintarekisteri

    VRK Väestörekisterikeskus

    Tiedekuntien lyhenteet:

    HTK Humanistinen tiedekunta

    ITTK Informaatioteknologian tiedekunta

    KTK Kasvatustieteiden tiedekunta

    LTK Liikunta- ja terveystieteiden tiedekunta

    MLTK Matemaattis-luonnontieteellinen tiedekunta

    TALL Taloustieteiden tiedekunta

    YTK Yhteiskuntatieteellinen tiedekunta

  • TUOTOSTEN TULKITSEMINEN 8 (11)

    Muokattu: 9.3.2005 Versio 1.0

    Projekti Kaari, TKTL, Jyväskylän yliopisto PL 35, 40014 Jyväskylä

    Agora C322.3, Puh. (014) 260 2475 [email protected], http://projekti.it.jyu.fi/2004/Kaari/

    3. PROSESSIKUVAUKSET

    Prosessikuvaukset ovat sanallisia kuvauksia prosesseista ja niissä on kerrottu

    yksityiskohtaisempaa tietoa prosesseista kuin prosessikaavioissa. Prosessikuvausdokumentteja on

    3 prosessien päätasoista, 10 prosessien toisista tasoista ja 2 käyttäjähallinnosta (ks. lista

    kappaleesta 1). Lisäksi ongelmakohdista ja parannusehdotuksista on omat dokumenttinsa (3

    päätason prosesseista, yksi käyttäjähallinnosta ja yksi kaikkia prosesseja koskevista yleisistä

    asioista).

    Prosessikuvausdokumentista löytyvät seuraavat tiedot prosessista:

    o Taulukko, jossa on prosessin perustiedot

    o Prosessin yleiset tiedot

    o Vuorovaikutussuhteet muihin prosesseihin

    o Prosessin omistaja

    o Syötetiedot

    o Prosessin eteneminen

    o Vastetiedot

    o Prosessin mittarit

    o Ongelmat

    o Kehittämiskohteet

    Prosessikuvauksen liitteenä on prosessin graafinen kuvaus eli prosessikaavio.

  • TUOTOSTEN TULKITSEMINEN 9 (11)

    Muokattu: 9.3.2005 Versio 1.0

    Projekti Kaari, TKTL, Jyväskylän yliopisto PL 35, 40014 Jyväskylä

    Agora C322.3, Puh. (014) 260 2475 [email protected], http://projekti.it.jyu.fi/2004/Kaari/

    4. PROSESSIKAAVIOT

    Prosessikaaviot ovat graafisia kuvauksia prosesseista. Prosessikaavioita on 10 prosessien toisista

    tasoista, 8 kolmansista tasoista ja 7 käyttäjähallinnosta (ks. lista kappaleesta 1). Tavoitetilan

    kuvauksia on yhteensä 8 kappaletta. Prosessikaaviot on piirretty MS Visiolla ja piirtämisessä on

    käytetty kaari-projekti.vss -kaavainta (stencil).

    Alla olevasta kuvassa on esitetty prosessikaavioissa käytettävät elementit.

    Prosessikaavioissa käytettävät elementit

    VAIHERAJA

    TOIM

    IJA

    (”UIM

    AR

    ATA

    ”)

    TOIMINTA

    EHTO

    DOKUMENTTI

    VIITTAUS TOISEEN

    PROSESSIIN

    PROSESSIN KESKEYTYMINEN

    (Terminaattori)

    JÄRJESTELMÄ / TIETOKANTA

    KOMMENTTI

    NORMAALI PROSESSIN KULKU

    VALINNAINEN PROSESSIN KULKU

    HARVINAINEN PROSESSIN KULKU

  • TUOTOSTEN TULKITSEMINEN 10 (11)

    Muokattu: 9.3.2005 Versio 1.0

    Projekti Kaari, TKTL, Jyväskylän yliopisto PL 35, 40014 Jyväskylä

    Agora C322.3, Puh. (014) 260 2475 [email protected], http://projekti.it.jyu.fi/2004/Kaari/

    Alla olevassa taulukossa kerrotaan prosessikaavioissa käytettävistä elementeistä tarkemmin.

    TOIM

    IJA

    (”UIM

    ARA

    TA”)

    Toimijaa kuvataan poikittaisella

    ”uimaradalla”. Toimijan kohdalla lukee

    esim. opiskelijapalvelut.

    Suorakaiteella kuvataan toimintaa ja sen

    suorittajan roolia.

    Vinoneliöllä kuvataan ehtoa tai

    vaihtoehtoista toimintaa.

    DOKUMENTTI

    Dokumentilla kuvataan

    dokumenttimuotoista informaatiota.

    VIITTAUS TOISEEN

    PROSESSIIN

    Ympyrällä kuvataan viittausta toiseen

    prosessiin, eli joko aikaisempaan tai

    seuraavaan prosessiin.

    Prosessin keskeytymistä kuvataan

    terminaattorilla.

    NORMAALI PROSESSIN KULKU

    Normaali prosessin kulku kuvataan

    paksulla nuolella (MS Visiosta viivan

    ominaisuudet: pattern 1, weight 9,

    rounding 5mm).

  • TUOTOSTEN TULKITSEMINEN 11 (11)

    Muokattu: 9.3.2005 Versio 1.0

    Projekti Kaari, TKTL, Jyväskylän yliopisto PL 35, 40014 Jyväskylä

    Agora C322.3, Puh. (014) 260 2475 [email protected], http://projekti.it.jyu.fi/2004/Kaari/

    VALINNAINEN PROSESSIN KULKU

    Valinnainen prosessin kulku kuvataan

    pisteitä muodostuvalla nuolella (MS

    Visiosta viivan ominaisuudet: pattern

    10, weight 9, rounding 5mm).

    HARVINAINEN PROSESSIN KULKU

    Harvinainen prosessin kulku kuvataan

    katkoviivalla ja erilaisella nuolen päällä

    (MS Visiosta viivan ominaisuudet:

    pattern 2, weight 9, rounding 5mm, end

    14).

    Järjestelmiä tai tietokantoja kuvataan

    lieriöllä. Järjestelmän nimi on kirjoitettu

    lieriön sisään.

    KOMMENTTI

    Kommentilla tarkennetaan jonkin toisen

    elementin tietoja.

    Vaiherajalla kuvataan prosessin eri

    vaiheiden rajakohtia, esim.

    ilmoittautumisen takaraja.

  • PÄÄTASON PROSESSIKUVAUSDOKUMENTTI 1 (7)

    1 Tutkintoon johtavan opinto-oikeuden hankinta

    Muokattu: 28.2.2005 Versio 2.0

    PÄÄTASON PROSESSIKUVAUSDOKUMENTTI

    1 TUTKINTOON JOHTAVAN OPINTO-OIKEUDEN HANKINTA

    Versio 2.0

    Projekti Kaari, TKTL, Jyväskylän yliopisto PL 35, 40014 Jyväskylä

    Agora C322.3, Puh. (014) 260 2475 [email protected], http://projekti.it.jyu.fi/2004/Kaari/

  • PÄÄTASON PROSESSIKUVAUSDOKUMENTTI 2 (7)

    1 Tutkintoon johtavan opinto-oikeuden hankinta

    Muokattu: 28.2.2005 Versio 2.0

    Projekti Kaari, TKTL, Jyväskylän yliopisto PL 35, 40014 Jyväskylä

    Agora C322.3, Puh. (014) 260 2475 [email protected], http://projekti.it.jyu.fi/2004/Kaari/

    Sisällysluettelo Versiohistoria 3

    1. PROSESSIN PERUSTIEDOT 4

    2. PROSESSIKUVAUS 5

    2.1. Yleistä prosessista 5

    2.2. Vuorovaikutussuhteet muihin prosesseihin 5

    2.3. Omistaja 5

    2.4. Syötetiedot 5

    2.5. Prosessin eteneminen 6

    2.6. Vastetiedot 6

    2.7. Mittarit 6

    2.8. Ongelmat 6

    2.9. Prosessin kehittäminen 7

  • PÄÄTASON PROSESSIKUVAUSDOKUMENTTI 3 (7)

    1 Tutkintoon johtavan opinto-oikeuden hankinta

    Muokattu: 28.2.2005 Versio 2.0

    Projekti Kaari, TKTL, Jyväskylän yliopisto PL 35, 40014 Jyväskylä

    Agora C322.3, Puh. (014) 260 2475 [email protected], http://projekti.it.jyu.fi/2004/Kaari/

    Versiohistoria

    versio pvm tekijä muutokset hyväksytty /

    tarkastettu

    0.1 19.11.2004 Liisa Välijärvi

    0.2 11.01.2005 Juha Toivanen Korjattu ulkoasua ja

    sanamuotoja

    0.3 19.1.2005 Laura Ihanainen Muokattu lukuja 3.2, 3.8 ja

    3.9

    1.0 14.2.2005 Kaari

    2.0 28.2.2005 Juha Toivanen Muokattu sisältöä ja

    ulkoasua

    Kaari

  • PÄÄTASON PROSESSIKUVAUSDOKUMENTTI 4 (7)

    1 Tutkintoon johtavan opinto-oikeuden hankinta

    Muokattu: 28.2.2005 Versio 2.0

    Projekti Kaari, TKTL, Jyväskylän yliopisto PL 35, 40014 Jyväskylä

    Agora C322.3, Puh. (014) 260 2475 [email protected], http://projekti.it.jyu.fi/2004/Kaari/

    1. PROSESSIN PERUSTIEDOT

    Prosessin nimi: Tutkintoon johtavan opinto-oikeuden hankinta

    Prosessin tarkoitus: Hakijoista valitaan opiskelijat. Opiskelijan tiedot ovat kaikissa tarvittavissa järjestelmissä, jotta opinnot voi aloittaa

    Alku: (syötteet, herätteet) Hakija hankkii hakulomakkeen.

    Loppu: (tuote, palvelu) Opiskelijalla on opinto-oikeus ja opintojen suorittaminen voidaan aloittaa.

    Asiakkaat: Opiskelupaikan hakija

    Asiakkaiden tarpeet ja vaatimukset:

    Hakijan/opiskelijan tiedot on oltava oikein. Tiedot on oltava tarvittavissa järjestelmissä ennen opintojen aloittamista.

    Prosessin resurssit: (ihmiset, tietojärjestelmät, muut prosessit)

    Opiskelijapalvelut, tiedekunnat, laitokset, Atk-keskus, HAREK (Valtakunnallinen hakijarekisteri), VALLE (Jyväskylän yliopiston valintarekisteri), JORE (Jyväskylän yliopiston opiskelijatietorekisteri). Aliprosessit:

    1) Opiskelupaikan hakeminen 2) Opiskelijavalinta 3) Opiskelupaikan vastaanottaminen

  • PÄÄTASON PROSESSIKUVAUSDOKUMENTTI 5 (7)

    1 Tutkintoon johtavan opinto-oikeuden hankinta

    Muokattu: 28.2.2005 Versio 2.0

    Projekti Kaari, TKTL, Jyväskylän yliopisto PL 35, 40014 Jyväskylä

    Agora C322.3, Puh. (014) 260 2475 [email protected], http://projekti.it.jyu.fi/2004/Kaari/

    2. PROSESSIKUVAUS

    2.1. Yleistä prosessista

    Prosessin tarkoitus on valita opiskelupaikkaa hakeneista opiskelijoista ne, jotka saavat

    opiskelupaikan yliopistosta ja rekisteröidä niiden opiskelijoiden tiedot JORE:en, jotka ottavat

    saamansa opiskelupaikan vastaan.

    2.2. Vuorovaikutussuhteet muihin prosesseihin

    Prosessi alkaa, kun opiskelupaikan hakija hankkii itselleen hakulomakkeen ja loppuu, kun

    opiskelija on saanut opinto-oikeuden ja voi aloittaa opintojensa suorittamisen.

    Tutkintoon johtavan opinto-oikeuden hankinta prosessilla on kolme aliprosessia:

    1) Opiskelupaikan hakeminen

    2) Opiskelijavalinta

    3) Opiskelupaikan vastaanottaminen.

    Aliprosesseista kerrotaan tarkemmin omissa prosessidokumenteissaan.

    2.3. Omistaja

    Omistajasta kerrotaan tarkemmin tämän prosessin aliprosessien prosessikuvausdokumenteissa

    sekä prosessin omassa ongelmakohdat ja parannusehdotukset dokumentissa.

  • PÄÄTASON PROSESSIKUVAUSDOKUMENTTI 6 (7)

    1 Tutkintoon johtavan opinto-oikeuden hankinta

    Muokattu: 28.2.2005 Versio 2.0

    Projekti Kaari, TKTL, Jyväskylän yliopisto PL 35, 40014 Jyväskylä

    Agora C322.3, Puh. (014) 260 2475 [email protected], http://projekti.it.jyu.fi/2004/Kaari/

    2.4. Syötetiedot

    Prosessi alkaa siitä, kun opiskelupaikan hakija hankkii ja palauttaa hakulomakkeen hakuajan

    sisällä. Hakulomakkeessa on opiskelijan henkilötiedot sekä hakutiedot, eli minne ja millä

    ansioilla hän hakee yliopistoon. Hakulomakkeen mukana palautetaan haettavasta paikasta

    riippuen liitteinä todistuksia tai muita pyydettyjä dokumentteja.

    2.5. Prosessin eteneminen

    Opiskelijapalvelut organisoi hakulomakkeiden tarkistamisen. Itse tarkistamistyö tehdään

    kuitenkin tiedekunnissa. Tämän jälkeen Atk-keskuksessa hakutiedot tallennetaan VALLE:en ja

    HAREK:iin. Valintakokeen jälkeen tulospalvelussa lasketaan hakijoiden kokonaispisteet.

    Valittujen tiedot kopioidaan VALLE:sta JORE:en. Valituille opiskelijoille ilmoitetaan

    valintapäätöksestä, jonka jälkeen opiskelija ilmoittaa ottaako hän opiskelupaikan vastaan vai ei.

    Paikan vastaanottaneiden opiskelijoiden tiedot siirretään JORE:sta muihin tarvittaviin

    järjestelmiin (esim. kirjaston tietokanta), jonka jälkeen alkaa opintojen suorittaminen prosessi.

    2.6. Vastetiedot

    Prosessi tuottaa opiskelupaikan hakijoiden tietoja sekä uusien opiskelijoiden tietoja. Hakijatiedot

    menevät HAREK:iin ja VALLE:en ja valittujen uusien opiskelijoiden tiedot siirretään

    VALLE:sta JORE:en.

    2.7. Mittarit

    Mittareista kerrotaan tarkemmin tämän prosessin aliprosessien prosessikuvausdokumenteissa

    sekä prosessin omassa ongelmakohdat ja parannusehdotukset dokumentissa.

  • PÄÄTASON PROSESSIKUVAUSDOKUMENTTI 7 (7)

    1 Tutkintoon johtavan opinto-oikeuden hankinta

    Muokattu: 28.2.2005 Versio 2.0

    Projekti Kaari, TKTL, Jyväskylän yliopisto PL 35, 40014 Jyväskylä

    Agora C322.3, Puh. (014) 260 2475 [email protected], http://projekti.it.jyu.fi/2004/Kaari/

    2.8. Ongelmat

    Ongelmakohdista kerrotaan tarkemmin tämän prosessin aliprosessien

    prosessikuvausdokumenteissa sekä prosessin omassa ongelmakohdat ja parannusehdotukset

    dokumentissa.

    2.9. Prosessin kehittäminen

    Prosessin kehittämisestä kerrotaan tarkemmin tämän prosessin aliprosessien

    prosessikuvausdokumenteissa sekä prosessin omassa ongelmakohdat ja parannusehdotukset

    dokumentissa.

  • PROSESSIKUVAUSDOKUMENTTI 1 (13)

    1.1 Opiskelupaikan hakeminen

    Muokattu: 28.2.2005 Versio 2.0

    PROSESSIKUVAUSDOKUMENTTI

    1.1 OPISKELUPAIKAN HAKEMINEN

    Versio 2.0

    Projekti Kaari, TKTL, Jyväskylän yliopisto PL 35, 40014 Jyväskylä

    Agora C322.3, Puh. (014) 260 2475 [email protected], http://projekti.it.jyu.fi/2004/Kaari/

  • PROSESSIKUVAUSDOKUMENTTI 2 (13)

    1.1 Opiskelupaikan hakeminen

    Muokattu: 28.2.2005 Versio 2.0

    Projekti Kaari, TKTL, Jyväskylän yliopisto PL 35, 40014 Jyväskylä

    Agora C322.3, Puh. (014) 260 2475 [email protected], http://projekti.it.jyu.fi/2004/Kaari/

    Sisällysluettelo Versiohistoria 3

    1. PROSESSIN PERUSTIEDOT 5

    2. PROSESSIKUVAUS 6

    2.1. Yleistä prosessista 6

    2.2. Vuorovaikutussuhteet muihin prosesseihin 6

    2.3. Omistaja 7

    2.4. Syötetiedot 7

    2.5. Prosessin eteneminen 8

    2.6. Vastetiedot 9

    2.7. Mittarit 9

    2.8. Ongelmat 9

    2.9. Prosessin kehittäminen 9

    3. ULKOMAALAISTEN OPISKELIJOIDEN HAKU 11

    3.1. Ulkomaalaisten vaihto-opiskelijoiden haku 11

    3.2. Ulkomaalaisten tutkinto-opiskelijoiden haku 12

    3.3. Ulkomaalaisten vierailevien opiskelijoiden haku 12

    LIITTEET: PROSESSIKAAVIOT 13

  • PROSESSIKUVAUSDOKUMENTTI 3 (13)

    1.1 Opiskelupaikan hakeminen

    Muokattu: 28.2.2005 Versio 2.0

    Projekti Kaari, TKTL, Jyväskylän yliopisto PL 35, 40014 Jyväskylä

    Agora C322.3, Puh. (014) 260 2475 [email protected], http://projekti.it.jyu.fi/2004/Kaari/

    Versiohistoria

    versio pvm tekijä Muutokset hyväksytty /

    tarkastettu

    0.1 25.11.2004 Simo Töllikkö alkuperäinen

    0.2 15.12.2004 Laura Ihanainen Tarkennukset

    haastatteludokumenteista

    0.3 11.1.2005 Juha Toivanen Korjattu versiointi,

    kieliasua ja ulkoasua

    0.4 14.1.2005 Liisa Välijärvi Korjauksia prosessin

    perustietoihin

    0.5 17.1.2005 Laura Ihanainen Koko prosessikuvauksen

    muokkaaminen

    0.6 27.1.2005 Laura Ihanainen Tarkennukset täydentävistä

    haastatteluista

    0.7 10.2.2005 Simo Töllikkö Tarkennukset työpajan ja

    haastatteluiden pohjalta

    1.0 14.2.2005 Kaari

  • PROSESSIKUVAUSDOKUMENTTI 4 (13)

    1.1 Opiskelupaikan hakeminen

    Muokattu: 28.2.2005 Versio 2.0

    Projekti Kaari, TKTL, Jyväskylän yliopisto PL 35, 40014 Jyväskylä

    Agora C322.3, Puh. (014) 260 2475 [email protected], http://projekti.it.jyu.fi/2004/Kaari/

    1.1 23.2.2005 Juha Toivanen Ulkomaalaisten

    opiskelijoiden haku lisätty

    2.0 28.2.2005 Lopullinen versio Kaari

  • PROSESSIKUVAUSDOKUMENTTI 5 (13)

    1.1 Opiskelupaikan hakeminen

    Muokattu: 28.2.2005 Versio 2.0

    Projekti Kaari, TKTL, Jyväskylän yliopisto PL 35, 40014 Jyväskylä

    Agora C322.3, Puh. (014) 260 2475 [email protected], http://projekti.it.jyu.fi/2004/Kaari/

    1. PROSESSIN PERUSTIEDOT

    Prosessin nimi: Opiskelupaikan hakeminen

    Prosessin tarkoitus: Saada tiedot yliopistoon pyrkivistä henkilöistä.

    Prosessin omistaja: Opiskelijapalvelut

    Alku: (syötteet, herätteet)

    Opiskelupaikkaa hakeva henkilö hankkii hakulomakkeen.

    Loppu: (tuote, palvelu)

    Hakulomakkeen tiedot on siirretty VALLE:en ja HAREK:iin

    Asiakkaat: Opiskelupaikan hakija

    Asiakkaiden tarpeet ja vaatimukset:

    Hakulomakkeet ovat oikeat ja helposti saatavilla. Hakuinfossa ei ole virheitä (esim. oikeat pääsykoekirjat).

    Prosessin menestystekijät:

    Hakijan tietojen tallentaminen järjestelmiin oikein ja nopeasti.

    Prosessin mittarit:

    Nopeus, virheettömyys.

    Prosessin resurssit: (ihmiset, tietojärjestelmät, muut prosessit)

    HAREK (Valtakunnallinen hakijarekisteri), VALLE (Jyväskylän yliopiston valintarekisteri), opiskelijapalvelut, tiedekunta, Atk-keskus

    Prosessin kehittämismenettely / akuutteja kehittämiskohteita:

    Hallintotason kehityskeskustelut. Hakijan tiedoissa mahdollisesti olevien puutteellisuuksien ja virheiden käsitteleminen. Hakupapereiden liitteinä toimitettavien todistuksien karhuaminen. Valtakunnallinen haku internetin kautta.

  • PROSESSIKUVAUSDOKUMENTTI 6 (13)

    1.1 Opiskelupaikan hakeminen

    Muokattu: 28.2.2005 Versio 2.0

    Projekti Kaari, TKTL, Jyväskylän yliopisto PL 35, 40014 Jyväskylä

    Agora C322.3, Puh. (014) 260 2475 [email protected], http://projekti.it.jyu.fi/2004/Kaari/

    2. PROSESSIKUVAUS

    2.1. Yleistä prosessista

    Prosessin tarkoitus on tuoda Jyväskylän yliopistoon opiskelijaksi pyrkivän henkilön tiedot

    hakijarekistereihin. Pääasiallinen hakeminen yliopiston opiskelijaksi tapahtuu keväisin, mutta

    tietyissä tiedekunnissa myös syksyllä. Hakemisella toisin sanoen hakulomakkeiden

    palauttamisella on tietyt takarajat. Prosessin päättyessä hakijan tiedot ovat tarvittavissa

    rekistereissä ja hakijaa on informoitu tulevasta valintakokeesta.

    Prosessi alkaa siitä kun opiskelija tilaa hakulomakkeen ja tämä voi tapahtua ja hyvin aikaisin

    alkuvuodesta. Lomakkeen viimeinen mahdollinen palautuspäivä on yleensä toukokuussa, jolloin

    prosessi aiheuttaa suurimman ruuhkan tiedekunnissa ja opiskelijapalveluissa. Prosessi päättyy

    kesäkuun alkuun mennessä, kun hakijoiden pohjapisteet on laskettu ja valintakoekutsut lähetetty.

    Ruuhkaisin aika prosessista kestää siis noin kuukauden.

    2.2. Vuorovaikutussuhteet muihin prosesseihin

    Opiskelupaikan hakeminen on ensimmäinen aliprosessi tutkintoon johtavan opinto-oikeuden

    hankkimisprosessissa.

    Hakeminen koostuu seuraavista kokonaisuuksista:

    1. Hakija hankkii hakulomakkeen

    2. Hakija täyttää lomakkeen ja palauttaa sen tiettyyn määräaikaan mennessä

    3. Hakulomake palautetaan kirjaamoon tai opiskelijapalveluihin

    4. Hakulomake tarkastetaan tiedekunnissa

    5. Hakijan tiedot siirretään hakurekistereihin (VALLE ja HAREK)

    6. Hakijalle lähetetään ilmoitus valintakoemenettelyistä hänen kohdallaan

  • PROSESSIKUVAUSDOKUMENTTI 7 (13)

    1.1 Opiskelupaikan hakeminen

    Muokattu: 28.2.2005 Versio 2.0

    Projekti Kaari, TKTL, Jyväskylän yliopisto PL 35, 40014 Jyväskylä

    Agora C322.3, Puh. (014) 260 2475 [email protected], http://projekti.it.jyu.fi/2004/Kaari/

    Opiskelupaikan hakeminen prosessin jälkeen tulee opiskelijavalinta prosessi.

    Erikoistapaus:

    Matemaattis-luonnontieteellisessä tiedekunnassa siirto-opiskelijoiden (jatkuva haku toisista

    tiedekunnista) hakemukset käyvät laitoksilla kommentoitavina, jonka jälkeen ne tulevat

    tiedekuntaan hyväksyttäviksi (opintoasiainpäällikkö ja dekaani hyväksyvät yhdessä).

    2.3. Omistaja

    Opiskelupaikan hakeminen prosessi on pääasiassa tiedekuntien ja opiskelijapalveluiden vastuulla.

    Tiedekunnat tekevät prosessissa suurimman osan tehtävistä, mutta opiskelijapalvelut organisoivat

    ja hallinnoivat prosessia kokonaisuutena koko yliopistossa.

    2.4. Syötetiedot

    Syötetietoina prosessille ovat hakijan lähettämät hakutiedot hakulomakkeen ja sen mahdollisten

    liitteiden muodossa. Jotta prosessi voi edetä loppuun, mahdollistaen opiskelijavalinta prosessin

    alkamisen, on hakijan antamien tietojen oikeellisuus tarkastettava. Puuttuvia ja vääriä tietoja

    korjataan prosessin edetessä, kunnes kaikki tiedot ovat yhdessä ja valmiina rekistereihin

    tallentamista varten.

    Toisena välttämättömänä lähtökohtana prosessille voidaan pitää hakijan tietoisuutta

    hakumenettelyistä. Tiedekunnat ja opiskelijapalvelut hoitavat hakumenettelyistä tiedottamisen

    haku-oppaiden ja www-sivujen kautta. Hakumenettelyihin liittyen, opiskelijapalvelut laativat

    ohjeistuksia, ylläpitävät niitä ja tiedottavat uusista ja muuttuvista käytänteistä tiedekuntia.

  • PROSESSIKUVAUSDOKUMENTTI 8 (13)

    1.1 Opiskelupaikan hakeminen

    Muokattu: 28.2.2005 Versio 2.0

    Projekti Kaari, TKTL, Jyväskylän yliopisto PL 35, 40014 Jyväskylä

    Agora C322.3, Puh. (014) 260 2475 [email protected], http://projekti.it.jyu.fi/2004/Kaari/

    2.5. Prosessin eteneminen

    Opiskelijavalintojen toiminnot koordinoidaan tiedekuntien ja Atk-keskuksen kanssa, jonka

    jälkeen yhteinen hakulomake suunnitellaan ja toteutetaan. Hakija voi hankkia hakulomakkeen

    suoraan opiskelijapalveluista, yliopiston www-sivujen kautta, sähköpostilla tai opinto-oppaan

    mukana tulevan kortin avulla. Monesti opiskelijat tilaavat hakulomakkeet ja hakuoppaat suoraan

    laitoksilta. Hakuneuvontaa järjestetään opiskelijapalveluiden ohella myös laitoksilla.

    Olennaisimmat tiedot prosessin etenemiseksi tulevat hakijalta hakulomakkeen muodossa. Hakija

    täyttää hakulomakkeen ohjeiden mukaisesti ja palauttaa sen yliopiston kirjaamoon tai

    opiskelijapalveluihin, tiettyyn määräaikaan mennessä. Kirjaamosta hakulomake toimitetaan

    tiedekuntiin. Tiedekuntien ja laitosten henkilökunta tarkistaa ja käsittelee hakulomakkeet, mutta

    he kokoontuvat tätä varten opiskelijapalveluihin. Hakulomakkeen tarkastuksen yhteydessä

    voidaan joutua peräämään hakijalta tietoja, jotka ovat hakulomakkeessa puutteellisia tai

    virheellisiä. Yksittäisten tietojen lisäksi hakupapereista saattaa puuttua liitteenä vaadittavia

    todistuksia tms. Tämän vuoksi hakulomakkeiden tarkastamisvaihe on työläs, mutta silti

    välttämätön prosessin onnistuneelle etenemiselle, sillä kustakin hakijasta tulee saada oikeat ja

    täydelliset tiedot eri rekistereihin. Prosessi voi keskeytyä ja päättyä hakijan kohdalta, jos

    hakulomakkeita ei ole palautettu riittävän ajoissa, tai mahdollisia puutteellisia tietoja ei ole saatu

    korjattua tiettyyn aikarajaan mennessä. Tällaisissa tapauksissa hakulomakkeet joudutaan

    hylkäämään.

    Tarkastamisen jälkeen, kun hakijan tiedot on todettu virheettömiksi ja täydellisiksi,

    hakulomakkeet numeroidaan opiskelijapalveluissa ja lähetetään Atk-keskukselle kirjattavaksi

    valintajärjestelmiin, VALLE:en ja HAREK:iin. Hakutietojen tallentamisen jälkeen hakijalle

    voidaan lähettää kutsu valintakokeisiin tai ilmoitus hyväksymisestä ilman valintakoetta. Jos

    hakija hyväksytään suoraan hakupapereiden perusteella, kirjataan tieto valinnasta HAREK:iin

    suoraan tiedekunnassa ja asiasta tiedotetaan luonnollisesti myös hakijaa. Prosessin lopuksi,

    tallentamisten jälkeen hakupaperit toimitetaan Atk-keskukselta takaisin opiskelijapalveluihin,

  • PROSESSIKUVAUSDOKUMENTTI 9 (13)

    1.1 Opiskelupaikan hakeminen

    Muokattu: 28.2.2005 Versio 2.0

    Projekti Kaari, TKTL, Jyväskylän yliopisto PL 35, 40014 Jyväskylä

    Agora C322.3, Puh. (014) 260 2475 [email protected], http://projekti.it.jyu.fi/2004/Kaari/

    jossa niitä säilytetään opiskelijavalinta prosessin yli. Joissakin tiedekunnissa hakijan tulee vielä

    tämän jälkeen vahvistaa valintakokeeseen osallistumisensa.

    2.6. Vastetiedot

    Opiskelupaikan hakeminen prosessi tuottaa tietoja hakijasta valintarekistereihin, VALLE:en ja

    HAREK:iin. Prosessi ei ole pullonkaula millekään muulle prosessille, sillä hakulomakkeiden

    palauttamiselle on tietty takaraja, jonka jälkeen niitä ei enää hyväksytä. Prosessin sisällä

    ongelmakohtana on mahdollinen virheellisten tai puutteellisten hakutietojen korjaaminen.

    2.7. Mittarit

    - Nopeus

    - Virheettömyys

    2.8. Ongelmat

    Yksittäisten tietojen lisäksi hakupapereista saattaa puuttua liitteenä vaadittavia todistuksia ja

    muita dokumentteja. Tämä aiheuttaa runsaasti lisätöitä tiedekunnissa ja opiskelijapalveluissa,

    sillä puuttuvia tietoja joudutaan hakemaan hakijalta sähköpostin, puhelimen ja kirjeiden avulla.

    Pullonkauloja on hakuvaiheessa useita, mutta niiden syyt ovat hakijoista riippuvaisia ja siksi niitä

    ei voi nykyisellään välttää.

    2.9. Prosessin kehittäminen

    Opiskelupaikan hakemista ollaan kehittämässä elektroniseen muotoon. Sähköinen, internetin

    kautta tapahtuva haku vähentäisi huomattavasti hakulomakkeiden tietojen virheellisyyttä ja siitä

    seuraavaa töiden ruuhkautumista. Myös käsialan tulkitsemisesta aiheutuvat virheet vähenisivät.

    Sähköinen haku ei kuitenkaan poista hakupapereiden yhteydessä toimitettavien todistuksien ja

  • PROSESSIKUVAUSDOKUMENTTI 10 (13)

    1.1 Opiskelupaikan hakeminen

    Muokattu: 28.2.2005 Versio 2.0

    Projekti Kaari, TKTL, Jyväskylän yliopisto PL 35, 40014 Jyväskylä

    Agora C322.3, Puh. (014) 260 2475 [email protected], http://projekti.it.jyu.fi/2004/Kaari/

    muiden dokumenttien lähettämistä. Tulevaisuudessa näiden dokumenttien karhuamisessa tulee

    olemaan sama työ, kuin nykyään. Todistusten kohdalla tietojenkäsittelyä voisi nopeuttaa ja

    helpottaa todistusten skannaaminen elektroniseen muotoon.

  • PROSESSIKUVAUSDOKUMENTTI 11 (13)

    1.1 Opiskelupaikan hakeminen

    Muokattu: 28.2.2005 Versio 2.0

    Projekti Kaari, TKTL, Jyväskylän yliopisto PL 35, 40014 Jyväskylä

    Agora C322.3, Puh. (014) 260 2475 [email protected], http://projekti.it.jyu.fi/2004/Kaari/

    3. ULKOMAALAISTEN OPISKELIJOIDEN HAKU

    Yliopistoon tulevia ulkomaalaisia opiskelijoita on kolmea pääryhmää. Näiden ryhmien

    hakuprosessit on kuvattu pääpiirteittäin ja vähemmän yksityiskohtaisella tasolla kuin

    perustutkinto-opiskelijan. Prosessit ovat mukana, koska hakuihin liittyvät kiinteästi niin

    Kansainväliset palvelut (Kv-palvelut), tiedekunta kuin laitoksetkin.

    Ulkomaalaisten hakuihin liittyy monesti vaadittavia tutkintoja, opinto-oikeuksia tai suoritettuja

    testejä (esim. kielitesti), joista saa tarkemmin tietoa Kv-palveluista. Näitä esivaatimuksia ei ole

    kuvattu kaavioissa, koska vaatimukset voivat vaihdella ja ne selviävät parhaiten juuri Kv-

    palveluista. Myös hakijan omalla yliopistolla voi olla vaatimuksia, jotka eivät johdu mitenkään

    kohdeyliopistosta eli tässä tapauksessa Jyväskylän yliopistosta.

    3.1. Ulkomaalaisten vaihto-opiskelijoiden haku

    Vaihto-opiskeluun hakuja on useita ja niillä on eri ajankohtia. Tästä syystä niiden ajalliseen

    sijoittumiseen ei kiinnitetä huomiota, vaan kuvataan prosessi yleisesti erityistapauksiin/piirteisiin

    puuttumatta.

    1) Vaihto-opiskelijaksi hakevan hankkii hakulomakkeen. Tämä tapahtuu käytännössä

    tulostamalla hakulomake Internetistä

    2) Hakija täyttää lomakkeen ja palauttaa sen tarvittavine liitteineen Kv-palveluihin

    3) Kv-palvelut toimittaa kopion hakemuksesta asianomaiselle laitokselle

    4) Laitos käsittelee hakemuksen ja päättää hakijan hyväksymisestä vaihto-opiskelijaksi

    5) Hakemus (ja päätös) palautetaan Kv-palveluihin, jonka jälkeen hakijalle lähetetään joko

    hylkäyskirje tai hyväksymiskirje sekä materiaalipaketti

  • PROSESSIKUVAUSDOKUMENTTI 12 (13)

    1.1 Opiskelupaikan hakeminen

    Muokattu: 28.2.2005 Versio 2.0

    Projekti Kaari, TKTL, Jyväskylän yliopisto PL 35, 40014 Jyväskylä

    Agora C322.3, Puh. (014) 260 2475 [email protected], http://projekti.it.jyu.fi/2004/Kaari/

    3.2. Ulkomaalaisten tutkinto-opiskelijoiden haku

    1) Tutkinto-opiskelijaksi hakeva tulostaa hakelomakkeen Internetistä tai tilaa sen postitse

    Kv-palveluista

    2) Hakija täyttää lomakkeen ja palauttaa sen tarvittavine liitteineen Kv-palveluihin

    3) Kv-palveluissa tarkistetaan hakijan korkeakoulukelpoisuus ja tallennetaan hakijan tiedot

    HAREK:iin, jonka jälkeen hakemus toimitetaan tiedekuntiin käsiteltäväksi.

    4) Tiedekunnassa opintoasiainpäällikkö pyytää laitokselta lausunnon hakemuksesta

    5) Laitoksen lausunnon perusteella tiedekunnassa tehdään päätös opinto-oikeudesta

    6) Hakemus päätöksineen palautetaan Kv-palveluihin, josta hakijalle lähetetään joko

    hylkäyskirje tai hyväksymiskirje (mukana vastaanottolomake ja materiaalipaketti)

    7) Hakija palauttaa vastaanottamislomakkeen, joka Kv-palveluiden kautta lähetetään

    tiedekuntaan, jossa vastaanottaminen kirjataan HAREK:iin

    3.3. Ulkomaalaisten vierailevien opiskelijoiden haku

    1) Vierailevaksi opiskelijaksi hakeva tilaa oman hakumateriaalinsa suoraan Kv-palveluista

    2) Hakulomakkeen saatuaan hakija postittaa hakemuksen, jonka liitteinä vaaditaan

    kielitodistus, opintorekisteriote ja opiskelusuunnitelma.

    3) Hakemus liitteineen palautetaan Kv-palveluihin, joka toimittaa hakemuksen tiedekuntaan

    4) Opintoasiainpäällikkö pyytää laitokselta lausunnon hakemuksesta

    5) Laitos joko puoltaa hakemusta tai ei, jonka jälkeen tiedekunnassa tehdään lopullinen

    päätös opiskelijaksi hyväksymisestä.

    6) Hakijalle toimitetaan joko hylkäyskirje tai hyväksymiskirje

  • PROSESSIKUVAUSDOKUMENTTI 13 (13)

    1.1 Opiskelupaikan hakeminen

    Muokattu: 28.2.2005 Versio 2.0

    Projekti Kaari, TKTL, Jyväskylän yliopisto PL 35, 40014 Jyväskylä

    Agora C322.3, Puh. (014) 260 2475 [email protected], http://projekti.it.jyu.fi/2004/Kaari/

    LIITTEET: PROSESSIKAAVIOT

    1. 1.1 Opiskelupaikan hakeminen (perustutkinto-opiskelija)

    2. 1.1.1 Ulkomaalaisten opiskelijoiden haku (vaihto-opiskelija)

    3. 1.1.2 Ulkomaalaisten opiskelijoiden haku (tutkinto-opiskelija)

    4. 1.1.3 Ulkomaalaisten opiskelijoiden haku (vieraileva opiskelija)

  • HAREK

    1.1 Opiskelupaikan hakeminen (perustutkinto-opiskelija) v.2.0A

    tk-

    kesk

    usO

    pisk

    elija

    -pa

    lvel

    utTi

    edek

    unta

    Hak

    ija

    Kyllä

    Ei

    Ei

    Kyllä

    Hakulomakkeen tarkistaminen(hakulomakkeiden

    käsittelypiste fyysisesti opiskelijapalveluissa)

    Ilmoitus hakijalle (tarvittaessa, riippuen tdk:sta):1) Kutsu valintakokeeseen

    2) Ilmoitus, ettei pääse valintakokeeseen3) Ilmoitus hyväksymisestä ilman valintakoetta

    Valitaanko opiskelija suoraan

    papereilla?

    Hakulomakkeiden toimittaminen

    opiskelijapalveluihin

    Hakulomakkeen numerointi

    Hakulomakkeen toimittaminen

    opiskelijapalveluihin

    Vastausilmoitusvalintakokeeseenosallistumisesta(Paikka ja ohjeet ilmoitettu hakijalle

    lähetetyssä kirjeessä)

    Ilmoitus kirjeitse

    Opiskelija-valinta

    Hakulomakkeen täyttäminen ja palauttaminen

    kirjaamoon/ opiskelijapalveluihin

    Tarvitseeko valintakokeeseen

    osallistuminenvarmistaa?

    VALLE

    Hakulomakkeen hankkiminen

    Hakulomakkeiden toimittaminen Atk-

    keskukselle

    HAREK

    Hakulomakkeiden säilyttäminen

    opiskelijavalinta-prosessin yli

    Hakutietojen tallentaminen

    Hakulomakkeen ja hakuoppaan lähettäminen

    Suoraan papereilla valittavien

    kirjaaminen

    Hakulomake toimitetaan

    tiedekuntaan

    Lista opiskelijoiden esitiedoista

  • 1.1.1 Ulkomaalaisten opiskelijoiden haku (vaihto-opiskelija) v.2.0La

    itos

    KV-

    palv

    elut

    Ulk

    omaa

    lain

    en

    haki

    ja

    Ei Kyllä

    Kopio hakemuksesta laitokselle

    Ilmoitus hakijan hyväksymisestä

    vaihto-opiskelijaksi

    Hakulomakkeen hankkiminen Internetistä

    Hyväksytty opiskelijaksi

    HylkäyskirjeHyväksymiskirje

    +materiaalipaketti

    Hakemus palautetaan

    Kv-palveluihin

    Hakulomakkeen täyttäminen ja palauttaminen

  • 1.1.2 Ulkomaalaisten opiskelijoiden haku (tutkinto-opiskelija) v.2.0La

    itos

    Tied

    ekun

    taK

    V-pa

    lvel

    utU

    lkom

    aala

    inen

    ha

    kija

    Ei KylläHakemus kirjataan

    HAREK

    Hakulomakkeen lähettäminen

    Hyväksymiskirje(+materiaalipaketti ja vastaanottolomake

    Vastaanottolomake lähetetään

    tiedekuntaan

    Vastaanottolomake kirjataan

    Hakemus palautetaan

    Kv-palveluihin

    Hakulomakkeen hankkiminen

    HAREK

    Opintoasiainpäällikkö pyytää laitokselta

    lausunnon hakemuksesta

    Päätös opinto-oikeuksista

    Annettu lausunto palautetaan tiedekuntaan

    Hyväksytty opiskelijaksi

    Hylkäyskirje

    Tarkistetaan korkeakoulu-kelpoisuus

    Käsittely tiedekunnassa

    Hakulomakkeen täyttäminen ja palauttaminen

  • 1.1.3 Ulkomaalaisten opiskelijoiden haku (vieraileva opiskelija) v.2.0La

    itos

    KV-

    palv

    elut

    Tied

    ekun

    taU

    lkom

    aala

    inen

    ha

    kija

    Hakumateriaalin hankkiminen

    Hakulomakkeen täyttäminen. Hakulomakkeen, kielitodistuksen

    opintorekisteriotteen ja opiskelusuunnitelman

    palauttaminen Kv-palveluihin

    Hakulomakkeen lähettäminen

    Lomakkeen lähettäminen tiedekuntaan

    Hyväksytty opiskelijaksi?

    Ei Kyllä

    Hylkäyskirje Hyväksymiskirje

    Lopullinen päätös

    Opintoasiainpäällikkö pyytää laitokselta

    lausunnon hakemuksesta

    Annettu lausunto palautetaan tiedekuntaan

  • PROSESSIKUVAUSDOKUMENTTI 1 (10)

    1.2 Opiskelijavalinta

    Muokattu: 28.2.2005 Versio 2.0

    PROSESSIKUVAUSDOKUMENTTI

    1.2 OPISKELIJAVALINTA

    Versio 2.0

    Projekti Kaari, TKTL, Jyväskylän yliopisto PL 35, 40014 Jyväskylä

    Agora C322.3, Puh. (014) 260 2475 [email protected], http://projekti.it.jyu.fi/2004/Kaari/

  • PROSESSIKUVAUSDOKUMENTTI 2 (10)

    1.2 Opiskelijavalinta

    Muokattu: 28.2.2005 Versio 2.0

    Projekti Kaari, TKTL, Jyväskylän yliopisto PL 35, 40014 Jyväskylä

    Agora C322.3, Puh. (014) 260 2475 [email protected], http://projekti.it.jyu.fi/2004/Kaari/

    Sisällysluettelo Versiohistoria 3

    1. PROSESSIN PERUSTIEDOT 4

    2. PROSESSIKUVAUS 5

    2.1. Yleistä prosessista 5

    2.2. Vuorovaikutussuhteet muihin prosesseihin 5

    2.3. Omistaja 6

    2.4. Syötetiedot 6

    2.5. Prosessin eteneminen 7

    2.6. Vastetiedot 8

    2.7. Mittarit 8

    2.8. Ongelmat 9

    2.9. Prosessin kehittäminen 9

    LIITE: PROSESSIKAAVIO 10

  • PROSESSIKUVAUSDOKUMENTTI 3 (10)

    1.2 Opiskelijavalinta

    Muokattu: 28.2.2005 Versio 2.0

    Projekti Kaari, TKTL, Jyväskylän yliopisto PL 35, 40014 Jyväskylä

    Agora C322.3, Puh. (014) 260 2475 [email protected], http://projekti.it.jyu.fi/2004/Kaari/

    Versiohistoria

    versio pvm tekijä muutokset hyväksytty /

    tarkastettu

    0.1 25.11.2004 Juha Toivanen

    0.2 15.12.2004 Liisa Välijärvi Tarkennukset

    haastatteludokumenteista

    0.3 14.1.2005 Liisa Välijärvi Korjauksia prosessin

    perustietoihin

    0.4 17.1.2005 Laura Ihanainen Koko prosessikuvauksen

    muokkaaminen

    0.5 2.2.2005 Liisa Välijärvi Korjauksia

    0.6 10.2.2005 Simo Töllikkö Tarkennukset työpajan ja

    haastatteluiden pohjalta

    1.0 14.2.2005 Kaari

    2.0 28.2.2005 Lopullinen versio Kaari

  • PROSESSIKUVAUSDOKUMENTTI 4 (10)

    1.2 Opiskelijavalinta

    Muokattu: 28.2.2005 Versio 2.0

    Projekti Kaari, TKTL, Jyväskylän yliopisto PL 35, 40014 Jyväskylä

    Agora C322.3, Puh. (014) 260 2475 [email protected], http://projekti.it.jyu.fi/2004/Kaari/

    1. PROSESSIN PERUSTIEDOT

    Prosessin nimi: Opiskelijavalinta

    Prosessin tarkoitus: Valita opiskelijat opiskelupaikkoihin

    Prosessin omistaja: Tiedekunta ja laitokset

    Alku: (syötteet, herätteet) Valintakriteerit ja koejärjestelyt valintakoetta varten

    Loppu: (tuote, palvelu) Valintapäätöksestä on tiedotettu valituille opiskelijoille ja tiedot valintapäätöksestä on kirjattu HAREK:iin, VALLE:en ja JORE:en

    Asiakkaat: Opiskelupaikan hakija

    Asiakkaiden tarpeet ja vaatimukset:

    Valintaprosessi on virheetön ja oikeudenmukainen. Tulokset saadaan valmiiksi ajoissa.

    Prosessin menestystekijät: Toimiva hakuprosessi, onnistunut valintakoejärjestely, virheetön ja oikeudenmukainen tarkastusprosessi, virheetön valintaprosessi, tulokset saadaan seulottua ja käsiteltyä ajoissa.

    Prosessin mittarit: Aikatauluissa ja rajoituksissa pysyminen, tuloksien oikeellisuus ja luotettavuus, valituksien ja oikaisupyyntöjen määrä

    Prosessin resurssit: (ihmiset, tietojärjestelmät, muut prosessit)

    Laitos ja tiedekunta (valintakokeen tekijät, valvojat, tarkastajat, tulosten kirjaajat, opiskelijoiden valitsijat, valinnoista tiedottajat), Atk-keskus (tulospalvelu), HAREK (Valtakunnallinen hakijarekisteri)

    Prosessin kehittämismenettely / akuutteja kehittämiskohteita:

    Koetuloksien syöttäminen suoraan opiskelijan tietoihin, jolloin kirjausvaihe jää pois ja säästetään aikaa ja virheitä. Valintapäätöksestä tiedottaminen tulisi olla vähemmän työlästä.

  • PROSESSIKUVAUSDOKUMENTTI 5 (10)

    1.2 Opiskelijavalinta

    Muokattu: 28.2.2005 Versio 2.0

    Projekti Kaari, TKTL, Jyväskylän yliopisto PL 35, 40014 Jyväskylä

    Agora C322.3, Puh. (014) 260 2475 [email protected], http://projekti.it.jyu.fi/2004/Kaari/

    2. PROSESSIKUVAUS

    2.1. Yleistä prosessista

    Opiskelijavalintaprosessi sisältää ne vaiheet mitkä ovat valintakoetilaisuuden ja

    valintapäätöksestä tiedottamisen välillä. Valintaprosessin tarkoitus on selvittää ketkä

    opiskelijoista valitaan pääaineopiskelijoiksi kullekin laitokselle. Prosessi päättyy siihen, kun

    valintatuloksista tiedotetaan valituille itselleen.

    Valintaprosessin aikarajat ovat melko tarkkaan määritelty, koska yliopistojen julkistavat

    valintojen tulokset ennalta määrättyyn ajankohtaan mennessä (v.2004 päivä oli 23.7.). Tämä

    tarkoittaa luonnollisesti sitä, että kaikki valintaprosessiin kuuluvat tehtävät tulee hoitaa ennen

    tuota päivää. Käytettävissä olevaan aikaan vaikuttavat pääsykoepäivien ajankohdat, tarkastukseen

    käytettävissä olevat resurssit hakijamäärään nähden sekä tulospalvelun nopeus valittujen

    kirjaamisessa.

    Opiskelijavalinta voi tapahtua hyvin monella eri tavalla riippuen tiedekunnasta, laitoksesta ja

    jopa vuodesta. Joillakin laitoksilla haku on kaksivaiheinen, eli ensin tehdään esikarsintaa siitä

    kuka pääsee valintakokeeseen. Kaikkia erilaisia valintamahdollisuuksia ei ole voitu ottaa huomiin

    tässä prosessikuvauksessa, vaan kuvaus kattaa vain enemmistötapaukset.

    2.2. Vuorovaikutussuhteet muihin prosesseihin

    Opiskelijavalinta on toinen aliprosessi tutkintoon johtavan opinto-oikeuden hankkimisessa.

    Ennen opiskelijavalintaa on suoritettu opiskelupaikan hakeminen prosessi.

    Opiskelijavalinta prosessi koostuu seuraavista kokonaisuuksista:

    1. Valintakriteerien luonti ja toimittaminen Atk-keskukselle

  • PROSESSIKUVAUSDOKUMENTTI 6 (10)

    1.2 Opiskelijavalinta

    Muokattu: 28.2.2005 Versio 2.0

    Projekti Kaari, TKTL, Jyväskylän yliopisto PL 35, 40014 Jyväskylä

    Agora C322.3, Puh. (014) 260 2475 [email protected], http://projekti.it.jyu.fi/2004/Kaari/

    2. Valintakoe

    3. Tulospalvelu (valintakoetulosten laskeminen valintakriteerien perusteella)

    4. Valintapäätös

    5. Valintapäätösten tietojen kirjaaminen HAREK:iin

    6. Valittujen tietojen siirtäminen JORE:en ja AMAN:iin

    7. Valintapäätöksestä tiedottaminen valituille opiskelijoille

    Tätä prosessia seuraa opiskelupaikan vastaanottaminen prosessi, jossa kerätään opiskelupaikan

    vastaanottoilmoitukset ja ilmoitetaan tarvittaessa varasijoilla oleville mahdollisuudesta ottaa

    haettu paikka vastaan.

    2.3. Omistaja

    Laitos vastaa tiedekunnan kanssa valintakokeen järjestämisestä, joten sen toiminta ja

    kehittämisen voidaan myös katsoa olevan em. tahojen vastuulla. Valintatulosten laskeminen

    hoidetaan Atk-keskuksella, samoin kuin valintapäätösten kirjaaminen, tietojen siirrot rekisterien

    välillä sekä käyttäjätunnusten luominen.

    2.4. Syötetiedot

    Yliopiston kannalta prosessin lähtökohta on valintakriteerien laadinta tiedekunnissa ja laitoksilla.

    Valintakriteerit pitää olla selvillä, jotta valintakoetulokset voidaan laskea. Pääaineittain on

    valmisteltu pääsykoe, johon kaikki hakijat tai joissain tapauksissa esivalitut hakijat ovat

    oikeutettuja osallistumaan.

    Pakollinen lähtötilanne opiskelijavalinta prosessille on myös sitä edeltävän opiskelupaikan

    hankkiminen prosessin onnistunut päättyminen. Tämä etenkin siksi, että monissa tiedekunnissa

    tarvitaan tiedot valintakokeisiin osallistujista, ja luonnollisesti ilman tätä tietoa ei tämä prosessi

    voi alkaa.

  • PROSESSIKUVAUSDOKUMENTTI 7 (10)

    1.2 Opiskelijavalinta

    Muokattu: 28.2.2005 Versio 2.0

    Projekti Kaari, TKTL, Jyväskylän yliopisto PL 35, 40014 Jyväskylä

    Agora C322.3, Puh. (014) 260 2475 [email protected], http://projekti.it.jyu.fi/2004/Kaari/

    Prosessissa tarvittavien tietojen pitää olla liitettävissä yksittäiseen opiskelijaan, jotta tiedetään ko.

    henkilön todelliset pääsykoepisteet, hyvityspisteet sekä kokonaispisteet ja näin varmistetaan

    valituksi tuleminen tai valitsematta jättäminen oikein perustein. Sisäänottomäärät ja pisterajat

    määräävät lopullisesti ketkä kaikki valitaan opiskelemaan.

    2.5. Prosessin eteneminen

    Valintakriteerien laadinnan ja niiden VALLE:en tallentamisen jälkeen, laitokset ja/tai tiedekunnat

    voivat ryhtyä valmistelemaan valintakoejärjestelyitä. Yleensä laitos järjestää valintakokeen

    laatimisen, tilaisuuden pitämisen, tarkastamisen, valintakokeiden arkistoinnin ja valintakokeeseen

    ilmoittautumisten käsittelyn. Tiedot valintakokeisiin osallistuvista (jos sellaista tietoa

    tiedekuntakohtaisesti tarvitaan), tulee edellisestä opiskelupaikan hakeminen prosessista.

    Valintakokeeseen osallistuvat kaikki ne hakijat, jotka eivät ole tulleet valituiksi suoraan

    ylioppilastodistuksen perusteella ja ovat oikeutettuja osallistumaan valintakokeeseen.

    Valintakokeet tarkastetaan laitoksilla, jonka jälkeen tarkistetut valintakokeet pisteineen lähetetään

    Atk-keskukselle, tulospalveluun. Tulospalvelu on tärkeä osa opiskelijavalinta prosessia. Siellä

    käsitellään valintakoetulokset ja valintakriteerien perusteella saadaan tieto valituista

    opiskelijoista. Tulospalvelu saa tarvitsemansa tiedot valintakriteereistä ja VALLE:ssa olevista

    hakijoiden tiedoista. Tiedot valituista opiskelijoista lähetetään tulospalvelusta tiedekunnille, joka

    edelleen informoi laitoksia. Samaan aikaan, kun tiedekunnissa ja laitoksilla tehdään viralliset

    valintapäätökset tulospalvelun laskemien tulostietojen perusteella, kirjataan Atk-keskuksella tieto

    opiskelijoiden valinnasta HAREK:iin. Mahdolliset valitukset tai korjauspyynnöt käsitellään

    laitoksilla.

    Kun valintapäätös on tehty, tulospalvelussa tuotetaan VALLE:ssa olevien uusien valittujen

    opiskelijoiden tiedoista tiedosto. Tämä tiedosto ladataan JORE:en uudeksi valittujen

  • PROSESSIKUVAUSDOKUMENTTI 8 (10)

    1.2 Opiskelijavalinta

    Muokattu: 28.2.2005 Versio 2.0

    Projekti Kaari, TKTL, Jyväskylän yliopisto PL 35, 40014 Jyväskylä

    Agora C322.3, Puh. (014) 260 2475 [email protected], http://projekti.it.jyu.fi/2004/Kaari/

    opiskelijoiden taulukoksi. Tämä taulukko sisältää uusien valittujen opiskelijoiden pohjatiedot.

    Satunnaisesti muualta ja muulloin, kuin päähauissa tulevien opiskelijoiden tiedot kirjataan

    opiskelijapalveluissa suoraan JORE:en.

    Atk-keskuksen käyttäjähallinto luo kaikille opiskelemaan valituille käyttäjätunnukset

    käyttäjähallinnon järjestelmään AMAN:iin. Käyttäjätunnukset luodaan AMAN:iin JORE:n

    uusien valittujen opiskelijoiden taulukon perusteella.

    Valintapäätöksen jälkeen tiedekunnat tai sen laitokset, yleensä amanuenssit, tiedottavat hakijoille

    valintapäätöksestä. Valintapäätöksen mukana lähetetään materiaalipaketti, jossa on opinto-oppaat

    ja ilmoittautumismateriaalit. Tämä paketti lähetetään opiskelijalle kotiin kesän aikana.

    2.6. Vastetiedot

    Valintaprosessissa saadaan tieto Jyväskylän yliopistoon valintakokeen perusteella hyväksytyistä

    hakijoista. Hyväksytyt opiskelijat saavat tiedon hyväksymisestä. Kaikki opiskelemaan hyväksytyt

    eivät välttämättä ota opiskelupaikkaa vastaan tai ottavat paikan vastaan vasta myöhemmin.

    Lopulliset tiedot paikan vastaanottaneista saadaan vasta seuraavassa prosessissa opiskelupaikan

    vastaanottaminen. Opiskelijavalintaprosessin onnistunut läpivienti mahdollistaa opiskelupaikan

    vastaanottaminen prosessin alkamisen.

    2.7. Mittarit

    - Aikatauluissa ja rajoituksissa pysyminen

    - Tuloksien oikeellisuus ja luotettavuus

    - Valituksien ja oikaisupyyntöjen määrä

  • PROSESSIKUVAUSDOKUMENTTI 9 (10)

    1.2 Opiskelijavalinta

    Muokattu: 28.2.2005 Versio 2.0

    Projekti Kaari, TKTL, Jyväskylän yliopisto PL 35, 40014 Jyväskylä

    Agora C322.3, Puh. (014) 260 2475 [email protected], http://projekti.it.jyu.fi/2004/Kaari/

    2.8. Ongelmat

    Tulospalvelussa on ongelmana tiedon formaattien sekavuus, eli tulospalveluun tuleva tieto ei ole

    standardimuodossa vaan laitoksilta tulevat valintakokeiden tulokset ovat monenlaisissa

    muodoissa. Valintapäätöksestä tiedottaminen on työlästä ja aikaa vievää melkein kaikissa

    tiedekunnissa tai laitoksilla. Tiedottaminen tapahtuu kuitenkin erilailla kaikissa tiedekunnissa,

    sillä joissakin sen hoitaa tiedekunta itse ja joissakin tiedottaminen on laitosten vastuulla.

    Tiedottamisen yhteydessä valitulle hakijalle postitetaan myös muuta materiaalia, joka on työlästä

    käsityön vuoksi ja vaatii tarkkuutta.

    2.9. Prosessin kehittäminen

    Prosessin kehittäminen keskittyy luonnollisesti 2.8 kohdassa määriteltyjen ongelmien

    poistamiseen. Esim. valintapäätöksestä tiedottaminen tulisi olla vähemmän työlästä. Lisäksi

    koetulokset voitaisiin syöttää suoraan opiskelijan tietoihin, jolloin kirjausvaihe jäisi kokonaan

    pois. Samalla säästetään aikaa ja virheiden mahdollisuus olisi pienempi.

    Opiskelijapalveluiden näkökulmasta olisi tärkeää, että valittujen tiedot siirrettäisiin

    mahdollisimman nopeasti VALLE:sta JORE:en opiskelijan pohjatiedoiksi. Jos tietoja ei ole

    siirretty tarpeeksi aikaisin, ja opiskelijat ovat jo ilmoittautumassa yliopistoon, joudutaan

    opiskelijapalveluissa turhaan syöttämään kaikki opiskelijan tiedot JORE:en käsin.

  • PROSESSIKUVAUSDOKUMENTTI 10 (10)

    1.2 Opiskelijavalinta

    Muokattu: 28.2.2005 Versio 2.0

    Projekti Kaari, TKTL, Jyväskylän yliopisto PL 35, 40014 Jyväskylä

    Agora C322.3, Puh. (014) 260 2475 [email protected], http://projekti.it.jyu.fi/2004/Kaari/

    LIITE: PROSESSIKAAVIO

    1. 1.2 Opiskelijavalinta

  • 1.2 Opiskelijavalinta v.2.0

    Valintakoetulokset laskettu

    Hak

    ijaLa

    itos

    Atk

    -kes

    kus

    Tied

    ekun

    ta

    ValintakoeValinta-

    kokeiden tarkastaminen

    Valintapäätös (dekaanin/

    opintoasiain-päällikön

    allekirjoitus tulostietoihin)

    Valintakriteerien laadinta

    ValintakriteeritValintapäätöksen

    kirjaaminen

    HAREK

    Valintapäätöksestä tiedottaminen ja

    materiaalin toimittaminen

    Valintakoetulosten laskeminen

    Opiskelu-paikan

    vastaanottami-nen, osa 1

    Valintakokeeseen osallistuminen

    Ilmoitus valintapäätöksestä

    Opiskelu-paikan

    hakeminen

    Valintapäätöksestä tiedottaminen ja

    materiaalin toimittaminen

    JOREVALLE

    Valittujen tiedot VALLE:sta JORE:en

    Käyttäjähallinto luo valituille

    käyttäjätunnukset

    AMAN

    Valintakokeiden tulosten

    lähettäminen Atk-keskukseen

    Tulostietojen lähettäminen laitoksille ja tiedekuntiin

    Vaihtoehto 1

    Vaihtoehto 2

    VALLE

    Listat päätöksistä tiedekunnille

  • PROSESSIKUVAUSDOKUMENTTI 1 (12)

    1.3 Opiskelupaikan vastaanottaminen

    Muokattu: 28.2.2005 Versio 2.0

    PROSESSIKUVAUSDOKUMENTTI

    1.3 OPISKELUPAIKAN VASTAANOTTAMINEN

    Versio 2.0

    Projekti Kaari, TKTL, Jyväskylän yliopisto PL 35, 40014 Jyväskylä

    Agora C322.3, Puh. (014) 260 2475 [email protected], http://projekti.it.jyu.fi/2004/Kaari/

  • PROSESSIKUVAUSDOKUMENTTI 2 (12)

    1.3 Opiskelupaikan vastaanottaminen

    Muokattu: 28.2.2005 Versio 2.0

    Projekti Kaari, TKTL, Jyväskylän yliopisto PL 35, 40014 Jyväskylä

    Agora C322.3, Puh. (014) 260 2475 [email protected], http://projekti.it.jyu.fi/2004/Kaari/

    Sisällysluettelo Versiohistoria 3

    1. PROSESSIN PERUSTIEDOT 5

    2. PROSESSIKUVAUS 6

    2.1. Yleistä prosessista 6

    2.2. Vuorovaikutussuhteet muihin prosesseihin 6

    2.3. Omistaja 7

    2.4. Syötetiedot 7

    2.5. Prosessin eteneminen 8

    2.6. Vastetiedot 9

    2.7. Mittarit 10

    2.8. Ongelmat 10

    2.9. Prosessin kehittäminen 10

    LIITTEET: PROSESSIKAAVIOT 12

  • PROSESSIKUVAUSDOKUMENTTI 3 (12)

    1.3 Opiskelupaikan vastaanottaminen

    Muokattu: 28.2.2005 Versio 2.0

    Projekti Kaari, TKTL, Jyväskylän yliopisto PL 35, 40014 Jyväskylä

    Agora C322.3, Puh. (014) 260 2475 [email protected], http://projekti.it.jyu.fi/2004/Kaari/

    Versiohistoria

    versio pvm tekijä Muutokset hyväksytty /

    tarkastettu

    0.1 25.11.2004 Simo Töllikkö Alkuperäinen

    0.2 15.12.2004 Laura Ihanainen Tarkennukset

    haastatteludokumenteista

    0.3 14.1.2005 Liisa Välijärvi Korjauksia prosessin

    perustietoihin

    0.4 17.1.2005 Laura Ihanainen Koko prosessikuvauksen

    muokkaaminen

    0.5 27.1.2005 Laura Ihanainen Tarkennukset tarkentavista

    haastatteluista

    0.6 28.1.2005 Liisa Välijärvi Tarkennukset: Jukka

    Hartikainen

    0.7 2.2.2005 Liisa Välijärvi Korjauksia

    0.8 10.2.2005 Simo Töllikkö Tarkennukset työpajan ja

    haastatteluiden pohjalta

  • PROSESSIKUVAUSDOKUMENTTI 4 (12)

    1.3 Opiskelupaikan vastaanottaminen

    Muokattu: 28.2.2005 Versio 2.0

    Projekti Kaari, TKTL, Jyväskylän yliopisto PL 35, 40014 Jyväskylä

    Agora C322.3, Puh. (014) 260 2475 [email protected], http://projekti.it.jyu.fi/2004/Kaari/

    1.0 14.2.2005 Kaari

    1.1 25.2.2005 Liisa Välijärvi Tarkennuksia

    2.0 28.2.2005 Lopullinen versio Kaari

  • PROSESSIKUVAUSDOKUMENTTI 5 (12)

    1.3 Opiskelupaikan vastaanottaminen

    Muokattu: 28.2.2005 Versio 2.0

    Projekti Kaari, TKTL, Jyväskylän yliopisto PL 35, 40014 Jyväskylä

    Agora C322.3, Puh. (014) 260 2475 [email protected], http://projekti.it.jyu.fi/2004/Kaari/

    1. PROSESSIN PERUSTIEDOT

    Prosessin nimi: Opiskelupaikan vastaanottaminen

    Prosessin tarkoitus: Saada tiedot opiskelijoista, jotka ottavat opiskelupaikan vastaan

    Prosessin omistaja: Opiskelijapalvelut ja tiedekunnat

    Alku: (syötteet, herätteet) Hakija ilmoittaa tiedekunnalle ottavansa saamansa opiskelupaikan vastaan

    Loppu: (tuote, palvelu) Opiskelijalla on opinto-oikeus, hänen tiedot ovat JORE:ssa ja HAREK:issa ja hän voi aloittaa opintonsa.

    Asiakkaat: Opiskelupaikan hakija

    Asiakkaiden tarpeet ja vaatimukset:

    Nopea tietojenkäsittely, jotta esimerkiksi opiskelijakortti saataisiin tilaukseen mahdollisimman nopeasti.

    Prosessin menestystekijät: Vastaanottoilmoitusten käsittelyn nopeus, rekistereihin vietävien tietojen virheettömyys

    Prosessin mittarit: Toiminnan nopeus ja ilmoittautumistietojen oikeellisuuden tarkistaminen ennen JORE:en siirtoa

    Prosessin resurssit: (ihmiset, tietojärjestelmät, muut prosessit)

    HAREK (Valtakunnallinen hakijarekisteri), VALLE (Jyväskylän yliopiston valintarekisteri), JORE (Jyväskylän yliopiston opiskelijatietorekisteri), opiskelijapalvelut, tiedekunta (osastosihteeri, opintoasiainpäällikkö, dekaani?), Atk-keskus

    Prosessin kehittämismenettely / akuutteja kehittämiskohteita:

    Virheellisten hakutietojen minimoiminen, esimerkiksi hakulomakkeen kehittämisen kautta.

  • PROSESSIKUVAUSDOKUMENTTI 6 (12)

    1.3 Opiskelupaikan vastaanottaminen

    Muokattu: 28.2.2005 Versio 2.0

    Projekti Kaari, TKTL, Jyväskylän yliopisto PL 35, 40014 Jyväskylä

    Agora C322.3, Puh. (014) 260 2475 [email protected], http://projekti.it.jyu.fi/2004/Kaari/

    2. PROSESSIKUVAUS

    2.1. Yleistä prosessista

    Opiskelupaikan vastaanottaminen prosessin tarkoituksena on saada tieto siitä, ketkä yliopistoon

    valituista hakijoista ottavat opiskelupaikan vastaan. Kun opiskelupaikan vastaanottaminen on

    varmistettu, voidaan yliopistolla tehdä kaikki tarvittavat toimet, että opiskelija voisi aloittaa

    opintonsa. Nämä toimet sisältävät kirjaston lainaajatunnuksen luomisen, opiskelijakortin

    tilaamisen, opiskelijakortin, opinto-oppaan ja kalenterin jakamisen, käyttäjätunnusten

    aktivoimisen sekä opiskelijatietojen päivittämisiä eri rekistereissä.

    Opiskelupaikka tulee ottaa vastaan viimeistään elokuun alussa ja viimeiset prosessiin kuuluvat

    tietojen siirrot tehdään syyskuussa. Näin ollen prosessi kestää reilun kuukauden. Osa

    opiskelupaikan vastaanottamistiedoista saadaan kuitenkin jo heinäkuussa, joten prosessi alkaa

    osittain jo silloin.

    2.2. Vuorovaikutussuhteet muihin prosesseihin

    Opiskelupaikan vastaanottaminen on osa tutkintoon johtavan opinto-oikeuden hankkimista.

    Ennen opiskelupaikan vastaanottaminen prosessin alkamista on suoritettu opiskelupaikan

    hakeminen ja opiskelijavalinta prosessi.

    Opiskelupaikan vastaanottaminen koostuu seuraavista kokonaisuuksista:

    1. Vastaanottoilmoituksen ja - lomakkeen palauttaminen tiedekuntaan

    Opiskelupaikan vastaanottava palauttaa seuraavat lomakkeet tiedekuntaan:

    a. Ilmoittautumislomake

    b. Maksukuitti

  • PROSESSIKUVAUSDOKUMENTTI 7 (12)

    1.3 Opiskelupaikan vastaanottaminen

    Muokattu: 28.2.2005 Versio 2.0

    Projekti Kaari, TKTL, Jyväskylän yliopisto PL 35, 40014 Jyväskylä

    Agora C322.3, Puh. (014) 260 2475 [email protected], http://projekti.it.jyu.fi/2004/Kaari/

    c. Opiskelijakorttipohja

    Erikoistapaus: Lykkäystä hakeva ei toimita maksukuittia ja opiskelijakorttipohjaa vaan

    todistuksen lykkäyksen syystä.

    2. Opiskelupaikan vastaanottamisen kirjaaminen HAREK:iin, heti tiedekunnassa.

    3. Ilmoittautumistiedon kirjaaminen JORE:en opiskelijapalveluissa, kun vuosimaksu on

    maksettu

    4. Erinäiset opiskelun aloittamiselle tärkeät tehtävät (opiskelijakorttien jakaminen jne.)

    Opiskelupaikan vastaanottaminen prosessin jälkeen alkaa opintojen suorittaminen prosessin

    aliprosessi HOPS:in laatiminen.

    AMAN on käyttöoikeuksien hallintajärjestelmä, jolla hallitaan Atk-keskuksen käyttöoikeuksia

    yliopiston mikroverkoissa ja sähköpostissa. JORE lähettää automaattisesti listan uusista

    opiskelijoista AMAN:iin.

    2.3. Omistaja

    Prosessin keskeisimmät toimijat ovat tiedekunta ja opiskelijapalvelut.

    2.4. Syötetiedot

    Opiskelupaikan vastaanottaminen prosessi alkaa, kun hakija ilmoittaa ottavansa hänelle

    myönnetyn opiskelupaikan vastaan. Hakija palauttaa täytetyn ilmoittautumislomakkeen

    yliopistolle. JORE:ssa on jo valmiina valittujen opiskelijoiden tiedot VALLE:sta saatujen tietojen

    pohjalta.

  • PROSESSIKUVAUSDOKUMENTTI 8 (12)

    1.3 Opiskelupaikan vastaanottaminen

    Muokattu: 28.2.2005 Versio 2.0

    Projekti Kaari, TKTL, Jyväskylän yliopisto PL 35, 40014 Jyväskylä

    Agora C322.3, Puh. (014) 260 2475 [email protected], http://projekti.it.jyu.fi/2004/Kaari/

    2.5. Prosessin eteneminen

    Kesällä tapahtuvan päävalinnan osalta opiskelupaikan vastaanottaminen prosessi etenee

    seuraavasti. Kun tieto opiskelupaikan vastaanottamisesta saapuu tiedekuntaan, se kirjataan

    välittömästi HAREK:iin. Opiskelupaikan vastaanottanut palauttaa tiedekuntaan

    ilmoittautumislomakkeen, maksukuitin ja opiskelijakorttipohjan. Tiedekunnassa ilmoittautumis-

    ja vastaanottotiedot tarkastetaan ja mahdolliset virheet ja puutokset korjataan. Tämän jälkeen

    kirjataan opinto-oikeus ja maksutiedot, jonka jälkeen ne varmennetaan osastosihteerin

    allekirjoituksella. Varmennuksen jälkeen tiedekunta lähettää ilmoittautumislomakkeen,

    maksukuitin ja opiskelijakorttipohjan yhtenä pakettina opiskelijapalveluihin. Irrallaan lähetetty

    opiskelijakorttipohja lähetetään aina opiskelijapalveluihin.

    Opiskelijapalveluissa ilmoittautumistieto viedään JORE:en, ko. opiskelijan tietoihin, jolloin

    opiskelija siirtyy JORE:ssa oikeaksi opiskelijaksi. Opiskelijakorttipohja lähetetään

    ylioppilaskuntaan. Kun sitova opiskelupaikan vastaanottamisajankohta on mennyt, tiedekunnissa

    (ei kaikissa tiedekunnissa) hyväksytään virallisesti vastaanottaneiden opiskelijoiden lista, joka

    lähetetään opiskelijapalveluihin, jossa lista arkistoidaan. Muiden tiedekuntien kohdalla lista

    tulostetaan HAREK:ista. Lopuksi vastaanottaneiden opiskelijoiden hakupaperit toimitetaan

    takaisin tiedekuntaan arkistoitavaksi.

    Viimeistään kun sitova opiskelupaikan vastaanottamisajankohta on mennyt, JORE luo kirjaston

    toimittamien ohjeiden mukaisesti kaikille uusille opiskelijoille kirjaston lainaajatunnuksen, joka

    toimitetaan muiden opiskelijan perustietojen mukana sekä opiskelijakortteja tekevälle firmalle

    Antennaan että kirjaston tietokantoihin. Opiskelijoilta saadut opiskelijakorttipohjat toimitetaan

    ylioppilaskunnasta Antennaan. Kun valmiit opiskelijakortit saapuvat, ne tarroitetaan

    ylioppilaskunnassa. Lukukauden alussa järjestetään tilaisuus, jossa jaetaan kaikille uusille

    opiskelijoille sen kuluvan vuoden tarralla varustettu opiskelijakortti sekä kalenteri.

  • PROSESSIKUVAUSDOKUMENTTI 9 (12)

    1.3 Opiskelupaikan vastaanottaminen

    Muokattu: 28.2.2005 Versio 2.0

    Projekti Kaari, TKTL, Jyväskylän yliopisto PL 35, 40014 Jyväskylä

    Agora C322.3, Puh. (014) 260 2475 [email protected], http://projekti.it.jyu.fi/2004/Kaari/

    Opiskelijakorttipohjia on lähetetty ylioppilaskuntaan myös sitä mukaa kuin niitä on saapunut.

    Myös kirjaston lainaajatunnuksia tehdään sitovan opiskelupaikan vastaanottamisajankohdan

    molemmin puolin.

    Opiskelijan tiedot kopioidaan JORE:sta Korppiin. Käyttäjähallinnon AMAN-järjestelmä hakee

    JORE:sta ilmoittautumistiedon ja merkkaa läsnäolevaksi ilmoittautuneille opiskelijoille

    käyttöoikeudet aktiivisiksi. Uusille opiskelijoille on luotu käyttäjätunnukset heti, kun he ovat

    tulleet valituiksi. Valittujen opiskelijoiden tulee hyväksyä käyttäjäsopimus ennen tiettyä

    takarajaa, tai muuten heidän käyttäjätunnukset poistetaan AMAN-järjestelmästä.

    Käyttäjätunnukset lähetetään laitoksille jaettavaksi tutoreiden kautta opiskelijoille heti opintojen

    alkaessa. Lopuksi Atk-keskuksesta lähetetään opiskelijoiden perustiedot tiedostona YTHS:lle.

    Erikoistapaus:

    Opiskelupaikan vastaanottava mutta lykkäystä hakevan opiskelijan kohdalla prosessi menee

    samalla tavalla siihen asti, kun opiskelijapalveluissa merkitään ilmoittautumistieto JORE:en.

    Tässä vaiheessa JORE:en laitetaan merkintä poissaoleva ja prosessi loppuu. Lykkäystä saaneet

    eivät toimita tiedekuntaan maksukuittia ja opiskelijakorttipohjaa, vaan nämä toiminnot tapahtuvat

    seuraavassa prosessissa, ilmoittautuminen läsnäolevaksi (erikoistapaus lykkäystä saanut).

    Erikoistapaus:

    Liikunta- ja terveystieteiden tiedekunnassa opiskelupaikan peruuttaneiden tilalle kutsutaan uudet

    opiskelijat vuodesta 2004 lähtien.

    2.6. Vastetiedot

    Prosessin päätyttyä JORE:ssa on tiedot kustakin opiskelupaikan vastaanottaneesta ja myös

    lykkäystä saaneesta henkilöstä. Lisäksi opiskelijan tiedot on toimitettu kirjastolle ja YTHS:lle.

  • PROSESSIKUVAUSDOKUMENTTI 10 (12)

    1.3 Opiskelupaikan vastaanottaminen

    Muokattu: 28.2.2005 Versio 2.0

    Projekti Kaari, TKTL, Jyväskylän yliopisto PL 35, 40014 Jyväskylä

    Agora C322.3, Puh. (014) 260 2475 [email protected], http://projekti.it.jyu.fi/2004/Kaari/

    Opiskelija on saanut lukuvuosikalenterin ja opiskelijakortin tarroineen. Onnistuneen prosessin

    läpiviennin jälkeen voi opiskelija aloittaa varsinaisen opiskelun.

    2.7. Mittarit

    - Toiminnan nopeus

    - Ilmoittautumistietojen oikeellisuuden tarkistaminen ennen JORE:en siirtoa

    2.8. Ongelmat

    Opiskelupaikan vastaanottaminen prosessissa ongelmia aiheuttaa puuttuvien opiskelijatietojen

    karhuaminen opiskelijalta. Ongelmia aiheuttaa erityisesti käsinkirjoitetut ja puuttuvat lomakkeet.

    Ilmoittautumistietojen tarkastaminen on siis työlästä. Varsinkin ensimmäisen vuoden

    opiskelijoille materiaalin lähettäminen aiheuttaa lisätöitä, koska mukaan halutaan usein laittaa

    monenlaista oheismateriaalia. Opiskelupaikan vastaanottaminen prosessi ei itsessään ole

    pullonkaulana yliprosessin kulussa, sillä opiskelupaikan vastaanottamiselle on määrätty tietty

    takaraja.

    Uusille opiskelijoille järjestetään joillakin laitoksilla opetusta jo elokuussa ja tällöin opiskelija

    tarvitsee oikeudet ainakin Korppiin. Tällaisissa erikoistapauksissa voidaan tehdä oikeudet jo

    ennen muita laitoksia, mutta toimintatavat tulisi olla tarkoin määrätty, ettei käyttäjäpyyntöjä

    tiputtelisi useasta eri paikasta ja yksitellen.

    2.9. Prosessin kehittäminen

    Hakulomakkeen kehittämisellä voidaan minimoida mahdolliset virheet hakutiedoissa. Uusien

    opiskelijoiden ilmoittautumisen ajankohdasta ja heidän tietojen käsittelystä ei ole olemassa

    selkeitä tapoja. Olisi hyvä, jos tieto tulisi vain yhdestä paikasta ja että yksittäisten opiskelijoiden

    kohdalla ei tarvitsisi kysellä tietoja tiedekunta/laitos -tasolta.

  • PROSESSIKUVAUSDOKUMENTTI 11 (12)

    1.3 Opiskelupaikan vastaanottaminen

    Muokattu: 28.2.2005 Versio 2.0

    Projekti Kaari, TKTL, Jyväskylän yliopisto PL 35, 40014 Jyväskylä

    Agora C322.3, Puh. (014) 260 2475 [email protected], http://projekti.it.jyu.fi/2004/Kaari/

    Kun vastaanottaneiden lista on täydellinen, lähetetään se joissain tiedekunnissa

    opiskelijapalveluihin. Muissa tapauksissa lista tulostetaan HAREK:ista. Opiskelijapalveluiden

    kannalta olisi kuitenkin hyvä, jos kaikki tiedekunnat toimittaisivat tämän listan, sillä HAREK:ista

    tulostettava lista ei ole kuitenkaan aina täydellinen.

    Elokuussa aloitettavan opetuksen tapauksissa olisi hyvä toimittaa kaikkien kurssille osallistuvien

    opiskelijoiden tiedot käyttäjähallintoon, jotta opiskelijoille voidaan luoda tunnukset normaalien

    käytäntöjen mukaisesti. Käyttäjätunnukset olisi hyvä saada luoduksi jo hyvissä ajoin ennen kuin

    opiskelut alkavat.

  • PROSESSIKUVAUSDOKUMENTTI 12 (12)

    1.3 Opiskelupaikan vastaanottaminen

    Muokattu: 28.2.2005 Versio 2.0

    Projekti Kaari, TKTL, Jyväskylän yliopisto PL 35, 40014 Jyväskylä

    Agora C322.3, Puh. (014) 260 2475 [email protected], http://projekti.it.jyu.fi/2004/Kaari/

    LIITTEET: PROSESSIKAAVIOT

    1. 1.3 Opiskelupaikan vastaanottaminen osa 1

    2. 1.3 Opiskelupaikan vastaanottaminen osa 2

    3. 1.3.1 Ilmoittautuminen läsnäolevaksi Erikoistapaus: lykkäystä saanut

  • 1.3 Opiskelupaikan vastaanottaminen osa 1, v.1.1Ilmoittautumisen

    takaraja

    Opi

    skel

    ijapa

    lvel

    utTi

    edek

    unta

    Hak

    ija Opiskelupaikan vastaanottamisesta ilmoittaminen ja JYY:n maksun maksaminen

    Osastosihteeri kirjaa ja tarkastaa vastaanottamis-

    tiedot sekä opinto-oikeuden.

    Puuttuvia tietoja karhutaan

    Osastosihteeri toimittaa ilmoittautumisdokumentit

    opiskelijapalveluille (sitä mukaa kun niitä saapuu)

    Ilmoittautumistiedon (läsnäolo/poissaolo)

    sekä puuttuvien henkilötietojen

    kirjaaminen

    Vastaanottaneiden lista hyväksytään ja lähetetään

    opiskelijapalveluihin (riippuu tdk:sta)

    Hakupapereiden arkistointi

    HAREK

    JORE

    Opiskelija-valinta

    Opiskelupaikan vastaanotta-minen, osa 2

    Vastaanottaneiden lista arkistoidaan

    Vastaanottaneiden lista tulostetaan

    HAREK:ista (jos tdk ei toimita)

    Vastaanottaneiden hakupaperit toimitetaan

    tiedekuntaan

    Opiskelijakorttipohjan lähettäminen yo-

    kuntaan(sitä mukaan kun

    saapuu)

  • 1.3 Opiskelupaikan vastaanottaminen osa 2, v.1.1Ilmoittautumisen

    takarajaOpiskelut alkaneet

    (elo-syyskuu-vaihde)

    Sido

    sryh

    mät

    Yo-k

    unta

    Atk

    -kes

    kus

    Opi

    skel

    ija

    KIRJASTONTIETOKANTA

    Opiskelu-paikan

    vastaanottami-nen, osa 1

    Opiskelijakorttipohjan lähettäminen Antennaan

    Lainaajatunnusten ja opiskelijan

    perustietojen siirto kirjaston tietokantaan

    Opiskelijakortti ja kalenteri

    JORE

    JORE

    Antennassa tehdään opiskelijakortit ja toimitetaan yo-

    kuntaan

    Opiskelijatietojen siirto Antennaan

    Opinto-suunnitelman

    laatiminen

    Kirjaston lainaajatunnuksen

    luominen

    Korttien tarroitus ja jakelu

    opiskelijoille

    YTHS

    Käyttäjätunnusten aktivointi

    AMAN

    Opiskelijatietojen siirtäminen

    Korppiin

    KORPPI

    Uusien lainaajatunnusten

    alkusarjan toimittaminen atk-

    keskukseen

    Opiskelijatietojen siirto YTHS:lle

    JORE

    Opiskelijan perustietojen lähettäminen

    KELA

  • 1.3.1 Ilmoittautuminen läsnäolevaksi Erikoistapaus: lykkäystä saanut v.2.0Ti

    edek

    unat

    Opi

    skle

    ijaO

    pisk

    elija

    palv

    elut

    Ilmoittautumismateriaalin toimittaminen tiedekuntaan

    ja JYY:n maksun maksaminen

    Ilmoittautumismateriaalin toimittaminen opiskelijalle

    Ilmoittautumistiedon sekä puuttuvien henkilötietojen

    kirjaaminen

    Opiskelijakorttipohjan lähettäminen yo-

    kuntaan

    Opiskelu-paikan

    vastaanotta-minen osa 2

    Osastosihteeri tarkastaa opinto-oikeuden.

    Osastosihteeri toimittaa ilmoittautumisdokumentit opiskelijapalveluille (sitä mukaa kun niitä saapuu)

    JORE

    JORE

  • ONGELMAKOHDAT JA 1 (7)

    PARANNUSEHDOTUKSET

    1 Opinto-oikeuden hankinta

    Muokattu: 7.3.2005 Versio 2.0

    ONGELMAKOHDAT JA PARANNUSEHDOTUKSET

    1 Opinto-oikeuden hankinta

    Versio 2.0

    Projekti Kaari, TKTL, Jyväskylän yliopisto PL 35, 40014 Jyväskylä

    Agora C322.3, Puh. (014) 260 2475 [email protected], http://projekti.it.jyu.fi/2004/Kaari/

  • ONGELMAKOHDAT JA 2 (7)

    PARANNUSEHDOTUKSET

    1 Opinto-oikeuden hankinta

    Muokattu: 7.3.2005 Versio 2.0

    Projekti Kaari, TKTL, Jyväskylän yliopisto PL 35, 40014 Jyväskylä

    Agora C322.3, Puh. (014) 260 2475 [email protected], http://projekti.it.jyu.fi/2004/Kaari/

    SISÄLLYSLUETTELO

    1. ONGELMAKOHDAT JA NIIDEN PARANNUSEHDOTUKSET.................................. 3

    1.1. Hakuun liittyvät ongelmakohdat ..................................................................................... 3

    1.2. Valintaan liittyvät ongelmakohdat .................................................................................. 4

    1.3. Paikan vastaanottamiseen ja ilmoittautumiseen liittyvät ongelmakohdat ....................... 5

    2. MUUT KEHITYSIDEAT ..................................................................................................... 6

    2.1. Valintaan liittyvät muut kehitysideat............................................................................... 6

    LIITE: TAVOITETILAKAAVIO ............................................................................................... 7

  • ONGELMAKOHDAT JA 3 (7)

    PARANNUSEHDOTUKSET

    1 Opinto-oikeuden hankinta

    Muokattu: 7.3.2005 Versio 2.0

    Projekti Kaari, TKTL, Jyväskylän yliopisto PL 35, 40014 Jyväskylä

    Agora C322.3, Puh. (014) 260 2475 [email protected], http://projekti.it.jyu.fi/2004/Kaari/

    1. ONGELMAKOHDAT JA NIIDEN PARANNUSEHDOTUKSET

    1.1. Hakuun liittyvät ongelmakohdat

    1. Hakulomakkeista puuttuu yksittäisiä hakijan perustietoja

    2. Hakijan käsialan tunnistus voi olla vaikeaa

    3. Hakulomakkeesta puuttuu liitteenä vaadittavia todistuksia tai muita dokumentteja

    4. Hakutietojen karhuaminen hakijoilta on työlästä ja aiheuttaa ruuhkaa

    o Hakulomaketta kehittämällä helpotettaisiin hakutietojen käsittelyä

    o Selvemmät ohjeet ja vaativammat kehotukset

    o Elektronisesti täytettävä ja sen jälkeen tulostettava lomake (ei käsialaongelmaa)

    o Elektroninen lomake, joka vaatii kaikki tiedot ennen lähettämistä (ei

    käsialaongelmaa eikä puuttuvia tietoja)

    o Hakulomakkeiden ja valintakoeilmoittautumisten käsittely helpottuu kun

    siirrytään elektroniseen hakumenettelyyn.

    o Hakuun vaadittavat todistukset voitaisiin skannata elektroniseen muotoon ja näin

    syöttää tiedot järjestelmiin nopeammin

    5. HTK:lla on yli 30 hakukanavaa ja kunkin hakijan tiedot syötetään käsin HAREK:iin

    paljon työtä.

    6. Hakijoita on paljon, sillä Jyväskylän yliopistoon hakee vuosittain Helsingin jälkeen eniten

    opiskelijoita.

    7. Erikoishaut aiheuttavat paljon lisätyötä, koska esim. hakijoiden tiedottaminen poikkeaa

    perustutkinto-opiskelijoiden hausta.

    8. HAREK:in käyttäminen koetaan ongelmalliseksi (ainakin LTK), koska sitä käytetään vain

    muutaman kerran vuodessa, jolloin käyttämiseen ei pääse rutinoitumaan. Lisäksi

    HAREK:in alati jatkuvat järjestelmäpäivitykset aiheuttavat lisätöitä kun joka käytön

    yhteydessä pitää opetella toiminta melkein alusta.

  • ONGELMAKOHDAT JA 4 (7)

    PARANNUSEHDOTUKSET

    1 Opinto-oikeuden hankinta

    Muokattu: 7.3.2005 Versio 2.0

    Projekti Kaari, TKTL, Jyväskylän yliopisto PL 35, 40014 Jyväskylä

    Agora C322.3, Puh. (014) 260 2475 [email protected], http://projekti.it.jyu.fi/2004/Kaari/

    o HAREK:in käytön voisi keskittää yhdelle henkilölle koko yliopistossa siten, että

    tälle henkilölle toimitettaisiin kaikki HAREK:iin menevä materiaali, ja hän

    syöttäisi sen HAREK:iin. Näin ollen vain yhden henkilön tarvitsisi opetella

    HAREK:in käyttö vuosittain.

    1.2. Valintaan liittyvät ongelmakohdat

    1. Valintakoeilmoittautumisten käsittely on hyvin raskasta.

    2. Tulospalvelussa tietojen kerääminen muualta on hajanaisella pohjalla, koska yhteistä

    tiedon esitys- tai toimitustapaa ei ole standardoitu.

    3. Tulospalvelussa tehtäviin tallennustöihin tarvittaisiin lisähenkilöstöä, vaikkakin

    nykyisellään homma toimii aikarajojen puitteissa.

    o Tulospalvelun tekniikkaa tulee päivittää tulevaisuudessa tarpeiden mukaan.

    Samalla voidaan helposti ottaa käyttöön uusia toimintatapoja ja ratkaisuja.

    4. Valintapäätöksestä tiedottaminen on työlästä, koska opiskelijalle pitää kerätä

    monipuolinen materiaalipaketti ja postittaa se opiskelijalle. Myös oikeiden

    valintapäätöspapereiden kohdistaminen kyseisen opiskelijan postitettavan

    materiaalipaketin mukaan vie aikaa ja vaatii tarkkuutta. Valintapäätöksestä

    tiedottamisessa voi olla eroja eri tiedekuntien välillä.

    o Valintapäätöksen tiedottamisesta eri tiedekunnissa olisi hyvä ottaa tarkemmin

    selvää ja yhtenäistää käytäntöjä.

    o Valintapäätöksestä tiedottaminen voitaisiin esimerkiksi hoitaa kaikkialla

    tiedekunnista käsin (ks. 1.2 prosessin tavoitetilakaavio).

  • ONGELMAKOHDAT JA 5 (7)

    PARANNUSEHDOTUKSET

    1 Opinto-oikeuden hankinta

    Muokattu: 7.3.2005 Versio 2.0

    Projekti Kaari, TKTL, Jyväskylän yliopisto PL 35, 40014 Jyväskylä

    Agora C322.3, Puh. (014) 260 2475 [email protected], http://projekti.it.jyu.fi/2004/Kaari/

    1.3. Paikan vastaanottamiseen ja ilmoittautumiseen liittyvät ongelmakohdat

    1. Liikuntatieteellisessä alkaa kesällä 2005 käytäntö, jossa opiskelupaikan vastaanottamatta

    jättäneiden tilalle kutsutaan varasijoilla olevia opiskelijoita. Tämä käytäntö tulee

    työllistämään paljon.

    2. Puuttuvien tietojen karhuaminen toistuu uudestaan, kun opiskelija ottaa opiskelupaikan

    vastaan. Ongelmat aiheutuvat käsinkirjoitetuista lomakkeista.

    3. Kun vastaanottaneiden opiskelijoiden lista on täydellinen, lähetetään se joissain

    tiedekunnissa opiskelijapalveluihin. Muissa tapauksissa lista tulostetaan HAREK:ista.

    HAREK:ista tulostettava lista ei ole kuitenkaan aina täydellinen.

    o Opiskelijapalveluiden kannalta olisi hyvä, jos kaikki tiedekunnat toimittaisivat

    tämän listan, jolloin sitä ei tarvitsisi tulostaa epätäydellisenä HAREK:ista

    4. Ilmoittautumistietojen kirjaaminen JORE:en on suuritöistä

    o VALLE:sta saadaan JORE:en valmis pohja jokaisen opiskelijan perustiedoista,

    mutta ilmoittautumistiedot ja muita tietoja tulee vielä täyttää järjestelmään

    ilmoittautumisvaiheessa käsin.

    5. Jos opiskelijoiden perustietoja ei ole siirretty tarpeeksi aikaisin VALLE:sta JORE:en, ja

    opiskelijat ovat jo ilmoittautumassa yliopistoon, joudutaan opiskelijapalveluissa turhaan

    syöttämään kaikki opiskelijan tiedot JORE:en käsin.

    o Opiskelijapalveluiden näkökulmasta olisi tärkeää, että valittujen tiedot

    siirrettäisiin mahdollisimman nopeasti VALLE:sta JORE:en opiskelijan

    pohjatiedoiksi.

  • ONGELMAKOHDAT JA 6 (7)

    PARANNUSEHDOTUKSET

    1 Opinto-oikeuden hankinta

    Muokattu: 7.3.2005 Versio 2.0

    Projekti Kaari, TKTL, Jyväskylän yliopisto PL 35, 40014 Jyväskylä

    Agora C322.3, Puh. (014) 260 2475 [email protected], http://projekti.it.jyu.fi/2004/Kaari/

    2. MUUT KEHITYSIDEAT

    2.1. Valintaan liittyvät muut kehitysideat

    1. Valintakoetulokset voitaisiin syöttää suoraan opiskelijan tietoihin, jolloin kirjausvaihe

    jäisi kokonaan pois. Samalla säästetään aikaa ja virheiden mahdollisuus olisi pienempi.

  • ONGELMAKOHDAT JA 7 (7)

    PARANNUSEHDOTUKSET

    1 Opinto-oikeuden hankinta

    Muokattu: 7.3.2005 Versio 2.0

    Projekti Kaari, TKTL, Jyväskylän yliopisto PL 35, 40014 Jyväskylä

    Agora C322.3, Puh. (014) 260 2475 [email protected], http://projekti.it.jyu.fi/2004/Kaari/

    LIITE: TAVOITETILAKAAVIO

    1. 1.2 Opiskelijavalinta (Tavoitetila)

  • 1.2 Opiskelijavalinta (Tavoitetila) v.1.0

    Valintakoetulokset laskettu

    Hak

    ijaLa

    itos

    Atk

    -kes

    kus

    Tied

    ekun

    ta

    ValintakoeValinta-

    kokeiden tarkastaminen

    Valintapäätös (dekaanin/

    opintoasiain-päällikön

    allekirjoitus tulostietoihin)

    Valintakriteerien laadinta

    ValintakriteeritValintapäätöksen

    kirjaaminen

    HAREK

    Valintapäätöksestä tiedottaminen ja

    materiaalin toimittaminen

    Valintakoetulosten laskeminen

    Opiskelu-paikan

    vastaanottami-nen, osa 1

    Valintakokeeseen osallistuminen

    Ilmoitus valintapäätöksestä

    Opiskelu-paikan

    hakeminen

    JOREVALLE

    Valittujen tiedot VALLE:sta JORE:en

    Käyttäjähallinto luo valituille

    käyttäjätunnukset

    AMAN

    Valintakokeiden tulosten

    lähettäminen Atk-keskukseen

    Tulostietojen lähettäminen laitoksille ja tiedekuntiin

    VALLE

    Listat päätöksistä tiedekunnille

  • PÄÄTASON PROSESSIKUVAUSDOKUMENTTI 1 (7)

    2 Opintojen suorittaminen

    Muokattu: 28.2.2005 Versio 2.0

    PÄÄTASON PROSESSIKUVAUSDOKUMENTTI

    2 OPINTOJEN SUORITTAMINEN

    Versio 2.0

    Projekti Kaari, TKTL, Jyväskylän yliopisto PL 35, 40014 Jyväskylä

    Agora C322.3, Puh. (014) 260 2475 [email protected], http://projekti.it.jyu.fi/2004/Kaari/

  • PÄÄTASON PROSESSIKUVAUSDOKUMENTTI 2 (7)

    2 Opintojen suorittaminen

    Muokattu: 28.2.2005 Versio 2.0

    Projekti Kaari, TKTL, Jyväskylän yliopisto PL 35, 40014 Jyväskylä

    Agora C322.3, Puh. (014) 260 2475 [email protected], http://projekti.it.jyu.fi/2004/Kaari/

    Sisällysluettelo Versiohistoria 3

    1. PROSESSIN PERUSTIEDOT 4

    2. PROSESSIKUVAUS 5

    2.1. Yleistä prosessista 5

    2.2. Vuorovaikutussuhteet muihin prosesseihin 5

    2.3. Omistaja 5

    2.4. Syötetiedot 5

    2.5. Prosessin eteneminen 6

    2.6. Vastetiedot 6

    2.7. Mittarit 6

    2.8. Ongelmat 7

    2.9. Prosessin kehittäminen 7

  • PÄÄTASON PROSESSIKUVAUSDOKUMENTTI 3 (7)

    2 Opintojen suorittaminen

    Muokattu: 28.2.2005 Versio 2.0

    Projekti Kaari, TKTL, Jyväskylän yliopisto PL 35, 40014 Jyväskylä

    Agora C322.3, Puh. (014) 260 2475 [email protected], http://projekti.it.jyu.fi/2004/Kaari/

    Versiohistoria

    versio pvm tekijä muutokset hyväksytty /

    tarkastettu

    0.1 25.11.2004 Liisa Välijärvi

    0.2 14.1.2005 Liisa Välijärvi Korjattu ulkoasua ja

    sisältöä

    1.0 14.2.2005 Kaari

    2.0 28.2.2005 Juha Toivanen Muokattu sisältöä ja

    ulkoasua

    Kaari

  • PÄÄTASON PROSESSIKUVAUSDOKUMENTTI 4 (7)

    2 Opintojen suorittaminen

    Muokattu: 28.2.2005 Versio 2.0

    Projekti Kaari, TKTL, Jyväskylän yliopisto PL 35, 40014 Jyväskylä

    Agora C322.3, Puh. (014) 260 2475 [email protected], http://projekti.it.jyu.fi/2004/Kaari/

    1. PROSESSIN PERUSTIEDOT

    Prosessin nimi: Opint