los sistemas de gestiÓn documental en el Ámbito del

LOSSISTEMASDE GESTIÓNDOCUMENTALENEL ÁMBITO DEL TRABAJOCORPORATIVO

JosÉMANUEL MAI<rÍNEZ SÁNCHEZ

JosÉRAMÓN HILERA GONZÁlEZ

DepartamentodeCienciasde la Computación

E-mail: ccjmms,[email protected]

Resumen: Se describen las característicasque deben satisfacerlos sistemasdegestióndocumentalparaserde utilidad a lasorganizacionesen lasque se tní-bajade forma corporativaen un marcocolectivo de comunicación,colabora-ción y coordinación.Sc ponede manifiestola necesidadde integrardiferentestecnologíasavanzadas,reunidasbajo cl epígrafede groupware,que permitanla automatizaciónde los diferentesaspectosdel trabajocorporativo.Paraco-noca la realidadde estossistemas,seanaliza un productocomercial de ges-tión documentalcon unaamplia implantaciónen el mercado.

Palabrasclave: Sistemasde gestióndocumental,Groupware,Trabajocorporati-yo, Flujo de trabajo,Circulaciónde documentos.

Abstraet: Characteristicslo be satisfied by the DocumentmanagementSystemsIn order to be useful for organizationswich work in a corporativefashion. inframe of collective communication,collaborationand coordination, are out-lined. It is underseoredtheneedto integrateseveraladvancedtechnologicsinorderto allow the automatizationof thevarious tasksof corporativework. Inorderto achievedeepknowledgeof said systemsa specific tool with wide-spreadmarketimplantationis annalysed.

Key words: Docunienl mnanagcmenísystems,Groupware,Workflow, Documentcireulation

1. INTRODUCCIÓN

El términogestión documentalsueleutilizarsepara hacerreferenciaalcontrol automatizadode documentoselectrónicosatravésdesuciclo dcvi-da completo en una organización, desde su creación inicial hasta su archi-

RevistaGene,~alde Infrrinación y Documentación,Vol. 7, nY 2. ServiciodePublicacionesUniversidadComplutense.Madrid. 1997

23$ JoséManuel MartínezSánchez/JoséRamónHilera Sánchez

vado final. Si, como afirman algunos autores, el 90% de la información deuna organización reside en docutuentos (Cleveland, 1995), resulta eviden-te suponer que el aumento de la eficiencia en su gestióndarálugar al con-siguienteincrementode competitividadde la organización.Tal objetivo noserá,sin embargo,posiblesin unasherramientasinformáticas adecuadasquegenéricamenterecibenel nombrede Sistemasde GestiónDocumental(SOD) o, en ingles, DocumentManagementSystems(DMS), que, entreotros,ofrezcanmecanismosparala identificación,almacenamiento,segui-miento, recuperacióny presentaciónde los documentos.

Aunque tradicionalmenteestos sistemashan asumidoexclusivamentefuncionespropiasde gestiónadministrativacomo las mencionadas,existeunatendenciaa la integraciónen los másrecientesSGDde talesfuncionesconlas deediciónque,hastaahora,erancompetenciadelos popularespro-cesadoresde texto. Se puededecir, por tanto,que un SGD esun «sistemaquepermitela automatización,la creación,el mantenimientoy la consultadefuentesde informaciónconstituidaspor documentosy, por lo tanto,sir-ve paraexplotarel conocimientoque contienenlos documentosconel findeponerloal alcancede los usuariosdel sistema»(Codina, 1994).

Los SOD se utilizan en el senode organizacionespúblicaso privadas,con el objetivo de controlar e incrementarla eficienciadel flujo de docu-mentosque soportansusnegocioso actividades.Entrelos posiblesbenefi-ciosquesepuedenobtenermedianteestaautomatizaciónde la gestióndo-cumentalpodríanconsiderarselos siguientes:

• El aprovechamientodel capital intelectual de la organización,yaque el conocimientose creauna sola vez y es reutilizado muchasveces.

• La gestión del flujo de trabajo, mediante el control del flujo de in-formación a travésde todaslas fasesdeun procesode trabajo.

• Se favoreceun trabajoen equipomásefectivoacelerandoactivida-descriticasparalaorganización(por ejemplo,las ventas).

• Al disponerde la documentaciónde formainmediata,se puedeme-jorarel procesode producción(si existe) y el servicioal cliente.

• Permite una rápidarespuestaa eventoso imprevistosquepuedansurgir.

Un casoparticular de organizaciónlo constituyenlas bibliotecas.An-tesde decidirimplantar un sistemade estetipo enuna deellas,habríaqueplantearseunaserie de interrogantesacercade si se pretendeque los do-cumentosseanel fin último de la organizacióno un medioparaalcanzarunfin (por ejemplo,la obtenciónde beneficios),si sedeseapoderofrecera losusuariosla posibilidadde consultardocumentosvirtuales,si el sistemava

Los sistemasdegestióndocumentalen el ámbito del trabajo corporativo 239

a gestionar también los documentos administrativos de la biblioteca o sólolos documentos depositados en ella, cuál es el perfil de los clientes/usua-nos de la biblioteca, etc. La consecuencia de no haber considerado éstos yotros aspectospreviamentea su implantaciónha dadolugara un nivel defracasosen proyectosde SGD en bibliotecasdel orden del 50% (Cleve-land, 1995).

En los siguientes apartados se analizarán las funciones que debe incor-porar un SODpara que sea de utilidad a las organizaciones, destacando unatendencia de gran actualidad que ya ha repercutido en estos sistemas, co-moes la necesidad de incorporar servicios que faciliten la cooperación engruposde trabajo.En estesentido,se analizaráun ejemplodeproductoco-mercialparael trabajoen grupocomoes Lotus Notes.

2. ELEMENTOS DE UN SISTEMA DE GESTIÓNDOCUMENTAL

Un SGDes sistema informático que, por tanto, está compuesto de unoselementos físicos (el hardware) queconstituyenla infraestructuradel sis-temay otros lógicos(el software)queproveenlos serviciosnecesariospa-ra gestionarun documentoen unaorganizacióndesdesu«nacimiento»has-ta su «muerte».Estoscomponentessonlos siguientes:

• Infraestructura.

• Serviciosde autor.

• Serviciosde almacenamientoy búsquéda.

• Serviciosde biblioteca.

• Serviciosde presentacióny distribución.

• Serviciosde trabajocorporativo(groupware).

Aunqueexisten productoscomercialesque ofrecenalgunosde estosserviciospor separado,la tendenciaactual es su integraciónen unaúnicaherramientaquecombinelas tradicionales funciones de almacenamiento ybúsquedaconotrasfacilidadesparala elaboraciónde los documentos,pa-ra su control,su presentacióny suutilización compartidapor los integran-tesde diferentesgruposde trabajo.

A continuaciónsedescribiránbrevementecadauno de estosservicios,dedicandoespecialatencióna las recientesfacilidadesparael trabajocor-porativo (groupware).

240 JoséManuelMartínezSánchez¡JoséRamónHilera Sánchez

2.1. INFRAEsTRucTURA

El hardware,junto con el software de base, constituye la infraestructu-ra sobre la que se va a trabajar, que estará integrada por los computadores,tanto los que utilizan ~osusuarios (clientes del sistema), como el o los com-putadoresque centralizanlas basesde datos documentales(servidores);ademásde la redque interconectatodas las máquinasy el sistemaoperati-yo sobre el que funciona el softwarede gestión documental.

2.2. SERVICIos DE AUTOR

Un SGD debeofrecerel accesoa herramientasde autorparapermitir lacreaciónde los documentosqueserángestionadosy debepoder manejarformatos de documentos creados por otras aplicaciones.

Estas herramientas pueden ser desde procesadores de texto convencio-nales hasta editores de hipertexto o hipermedia que permitan la inclusiónde componentes multimedia en los documentos (imágenes, secuencias devideo, sonido)y enlacespara facilitar la «navegación»por su contenido.En este sentido, los SGDya están incorporando, por ejemplo, procesado-res del famosolenguajeHTML (Hyper Text Markup Lenguage) utilizadoen Internet para la elaboraciónde documentoshipermedia.

2.3. SERvictosDE AIMACENAMtENTO

El núcleo que subyacea todo SGD lo constituyeun gestorde basededatos,tradicionalmenterelacional,aunqueen la actualidadse tiendehaciala orientacióna objetos como paradigmade almacenamiento(Martínez,1996), considerandoun documentocompuestopor objetosde inforniación(fotos, capítulos, secciones,etc.) que ademásincluye información sobrecómo los objetosdebenensamblarse.Esto, además,puedepermitir el pre-sentardespuésa los usuariosdocumentosvirtualesdiferentes,adaptandoelensamblajede las partesa las característicasde cadausuario. En definiti-va, de lo quese trata,como seindica en la figura 1, esde evolucionardes-de el clásicoalmacetíamientoestáticode los documentoshaciaun almace-namientoquepermita sucomposiciónen el mismo momentoen el quevana ser utilizadospor los usuarios.

Lossistemasdegestióndocumentalen elámbitodel trabajo corporativo 241

Figura 1Evolución en la estructura de los

DOCUMENTOS ESTÁTICOS

— Imágenes digitales (OCA)— Documentos editables:

• Vinculados a una aplicación• «Mudos»• Ficheros planos

— Composición pre-especificada

documentos electrónicos

—~- DOCUMENTOS DINÁMICOS

— No vinculados a unaaplicación

— “Inteligentes»— Documentos compuestos

(O-O)— Composición Virtual

En cualquiercaso,parafacilitar las tareasde búsquedaque se descri-benen el siguienteapanado,muchosfabricantesprefierenutilizar comoserviciode almacenamientobasesde datosmixtas, denominadasORDMS:ObjectRelationalDatabaseManagementSystems,que utilizan una base dedatosrelacionalparalocalizara los objetosde informacióndocumentalsi-tuadosen otra basededatosorientadaaobjetos(ODMS: ObjectDatabaseManagementSystem).

2.4. SERviciosDE BÚSQUEDA

Juntocon los serviciosdealmacenamientode losdocumentos,un SUDdebeproporcionarservicios de búsquedaen esosdocumentos.Esto suelehacersemedianteINDICES, queno sonsino basesde datoscon indicado-reso localizadoresqueseñalanel lugardóndesealmacenanlos documen-tos. Así, las búsquedasquesolicitanlos usuariosse realizanen la basededatosíndiceenlugar de hacerlodirectamentesobrelos documentos.En al-gunoscasos,el motoro mecantsmode búsquedaes desarrolladoporelpro-pio fabricantedel sistemade gestióndocumental,mientrasqueen otrasocasíonesseutilizan los de otrasfirmas.

El temade los índiceses importarteporqueafectaa la velocidadde lasconsultaso búsquedasy a la calidadde los resultadosobtenidos:si real-mente el usuario encuentra lo que le interesa. Algunos métodos de indiza-ción (tratamientode los índices)son los siguientes:

242 JoséManuel MartínezSánchez¡JoséRamónHilera Sánchez

• Método de texto completo(hill Ten): Gestiona una lista de todaslas palabrassignificativas de cadadocumento,emparejandocadapalabra con localizadores que referencian a todos los documentosen los cuales aparecen.

• Método de las palabrasclave: La lista de palabrassignificativassereduce a las consideradas como clave.

• Método de las palabras clave y relaciones:Complementaal anteriorcreando además relaciones entre ciertas palabras en el índice (sinó-fimos). Porejemplo,si el usuariobuscadocumentosa partir de lapalabra«viajar»,el sistemadebúsquedala podríarelacionarconpa-labrascomo «avión»,«hotel»,etc.

• Método de palabras derivadas: Se busca una palabra y otras con sumismaraíz. Por ejemplo,apartir de«conducir»sebuscaríatambién«conductor», «conducido», etc.

• Utilización dedescriptores:Son términosextraídosdelenguajesdo-cumentales,tales como listas de autoridades,encabezamientosdemateriaso tesauros,que permite la recuperaciónde documentosapartir de palabrasqueno estánpresentesen el documentooriginal.

• Conexiones de hipertexto o hipermedia: Este caso, en realidad, setrataríade una«búsquedamanual»,ya quees elusuarioel que«na-vega» por el interior de los documentosa travésde la conexionessemánticasqueofrecenlos enlacesde estetipo.

• Índicespermutados:Permitela selecciónde palabrasclavedentroofuera del contexto(KWJc/KWOC~Key Word Ir,/Out Conten).

2.5. SERvicIosDE BIBLIOTECA

Otrasfuncionesqueincluyenlos SGDactualesson las de gestióndebi-blioteca. Suele utilizarse estetérmino parareferirsea los mecanismosdecontrol de los documentos:de quién utiliza los documentos y qué docu-mentos.Esto puedehacersemediantefuncionesde:

• Retención y destrucción de documentos, estableciendo el tiempo demantenimiento de un documento y asegurando que su destrucciónafecte a todas sus verstones.

• Control de versiones, por ejemplo, para evitar que una nueva ver-sión de un documentoseareemplazadapor una anterior

• Seguimiento de uso, para lo cual se puede guardar información his-tórica asociada a cada documento, como quién trabajó con un docu-mento y cuándo,el número de versiones que existen de él, y quiéncreó las diferentes versiones.

Lossistemasdegestióndocumentalen el ámbitodel trabajo corporativo 243

• Controlesde acceso,queasegurenquesólo los usuariosautoriza-dos puedanobtenerlos documentos,estableciendo,por ejemplo,diferentesniveles de seguridadpor usuarioo por gruposde usua-rios.

• Replicaciones,parapermitirguardarcopiasde documentosen cual-quier lugar de la red en la queestá inmersoel SGD (por ejemplo,discosfijos, cintas,discosópticos,etc.).

2.6. SERvicIosDE PRESENTACIÓNY DISTRIBUCIÓN

Los servíctos de presentación y distribución que debe ofrecer un SGDson los queestablecenla forma en que se proporcionala informacióndo-cumental a los usuarios. En este sentido un SODdebería permitir la distri-buciónde la informaciónen diferentesformatos,comopáginasWeben In-ternet, CD-ROM o impreso en papel. Actualmente está creciendoenimportanciay popularidadel conceptode «impresiónbajodemanda»,don-de un documentode unabasede datosdocumentalpública se puedeim-primir cuandolo demandeel usuarioquepreviamentehabráabonadoelcostecorrespondiente(por ejemplo,enInternetparaobtenerejemplaresdepublicacionesoficialeso revistas).

Tambiénes posiblela utilización de visualizadoreso herramientasca-pacesde presentaral usuariocualquierdocumentoen su estructuray for-matooriginal, sin necesidaddeadquirir las aplicacionescon las quefueronelaborados.Por ejemplo,para«ver» un documentoescrito con WordPer-fect no sería necesario disponer de este procesador de texto.

2.7. SERviciosDE TRABAJOCORPORATIVO (GROUPWARE)

Estosserviciosconstituyenla mayor novedadquepresentanlos mo-dernosSGD frentea los clásicos.Han sido incorporadosahoraquelatec-nologíade redesde computadores,especialmenteInternete Intranet,per-mite unaperfectacomunicaciónentrelos posiblesintegrantesde gruposdetrabajo.

2.7.1. Conceptode groupware

De forma general, se puede decir que groupwareesel softwareque per-mite trabajar en grupo. Existen otros términos que hacen referencia a la

244 JoséManuelMartínezSánchez¡ JoséRamónHilera Sánchez

mismaidea que suelenconsiderasecomo sinónimosde groupware.Algu-nos de ellos son: CSCW (ComputerSupportedCooperative Work), QIS(Office InformationSvstem),Shareware,o simplemente «Software para eltrabajocorporativo».

Aunqueesun términoqueempiezaahoraaserutilizado, fue propues-to a principios de esta década, siendo C. Ellis (1991) quién lo publicó porprimera vez en un artículo titulado «Groupware: SorneIssuesand expe-riences»,donde se identificaba con los «sistemasbasadosen computadorquesirvende soportea gruposde personasimplicadasen unatareau obje-tivo comúnqueproporcionaunainterfaceparatrabajaren un entornocom-partido».

Una definición más elaboradaque servirá paradesarrollarel resto delartículoes la queconsideracomogroupwarelas «herramientascon las quelas personaspuedantrabajarjuntas en un mareocolectivo de comunica-ción, colaboración y coordinación» (Sagredo,1996).

2.7.2. Funcionesy tecnologíasimplicadasen el groupware

Segúnla última definición, el groupwaredebeproporcionarfunctonesde comunicación,colaboracióny coordinaciónentrelos integrantesde ungrupode trabajo. El soportetecnológicode estasfuncioneslo constituyenlasaplicacionesinformáticasde mensajeríaelectrónica,las basesde datoscompartidasy los sistemasde flujo de trabajo (workflow) respectiva-mente:

Comunicaciónbasadaen correo electrónico: El correoelectrónicoconstituyeel almacény el medio dc transportee intercambiode do-cunientoselectrónicosentrelos integrantesde un grupo de trabajo,garantizandola comunicación o transmisióndel conocimientodeforma interpersonal.

Colaboraciónmediantebasesde datos compartidas: La colabora-ción es posiblemediantela utilización de basesde datoscomparti-dasque facilitan el entendimientocomúny resultanfundamentalesen la comprensiónde conceptosy asuntosclavesen un entornodetrabajo.Se tratadealmacenesdedocumentospúblicos(normas,ele-mentosde debate,opiniones,etc.) que, en definitiva, permiten re-cogerel conocimientoy la experienciadc los miembrosde un gru-po, asícomola creaciónde foros de discusióndentrodel grupo. Elparadigmaactualde colaboraciónlo constituyela red Internet,a tra-vésde la cual un documentopuedeponersea disposiciónde millo-nesde personasen todoel mundopara su consulta.

Los sistemasdegestióndocumentalen el ámbitodeltrabajo corporativo 245

• Coordinaciónbasadaenflujo de trabajo (workflow): La función decoordinación es la que integra la comunicación y la colaboración enuna infraestructuraglobal quepermitela automatizaciónde los flu-jos de trabajo en el seno de un grupo. En un recienteinforme delConsejoSuperiordeInformática(GrupoESTROFAdel CM, 1996)se define como sistemade flujo de Trabajoo workflow ~<aque1quepermitedefinir, ejecutary gestionarprocesosy tareas(unidadesdetrabajo)enbasea unasreglas».Lo quese pretende,en definitiva, alincorporarestafuncionalidadal groupwareespermitir a las organi-zactonestenercontrol e incrementarla eficienciade los flujos dedocumentosquesoportansus negocioso actividades.

Aunque existenherramientasqueutilizan por separadocadauno de es-tos modelostecnológicos,la potenciade unaherramientadegroupwarera-dica en su capacidadpara integraren un entornodinámico y transparentela comunicación,la colaboracióny la coordinación (fig. 2):

• Integración de correo electrónicoy basesde datos compartidas:Permiteincluir en los mensajesquese envíenenlacesa documentosincluidos en bases de datos compartidas, para que el destinatariopuedarecibirlos cuandoprocedaa la lectura de su mensaje.Porejemplo,un mensajede buenosdíasal directorde unaempresapue-de adjuntarlas páginaselectrónicas(almacenadasen Internet)de losperiódicosdel día con informaciónde interésparaél.

• Integración de correo electronico y workflow: La automatizacióndel flujo de trabajo basadaen el encaminamientode documentospuedeservirsedel sistemade correoelectrónicosubyacente.

• Integraciónde basesde datoscompartidas y workfiovv: Los partici-pantesen un flujo de trabajo puedenconsultaruna basede datoscompartidade seguimientoparacomprobarcl estadode determina-dos documentos.


Figura2Funciones y tecnologías implicadas en el trabajo corporativo

(Sagredo,¡996)

3. HERRAMIENTAS DECOMERCIALES

GESTIÓN DOCUMENTAL

Aunque existen en el mercado gran cantidad de herramientas informá-ticas para la implementación de sistemas de gestión documentales que in-corporan las funciones que se han denominado clásicas en apartados pre-cedentes, el número de éstas que además incluyan servicios de groupwareesmuy limitado. En la siguientetabla, elaboradacon informaciónde ¡DGCornmun¡cations(1996), sepresentanalgunasde las másconocidas.

COMUNICACIÓN COLABORACIÓN

COORDINACIÓN

Lossistemasdegestióndocumentalen elámbitodel trabajo corporativo 247

GestorProducto Fabricante Servidor cliente deBase Estándar

deDatos

AskSam Asksam 05/2, OS/2, PropietarioWindows Windows

Climage Access Unix Mac. Terceros DMA,Doc. Unix, ODMAManager Windows OLE

KeyFile KeyFile 0S12, Windows PropietarioUnix, ODBCWindows

LaseFiche Compulink NLM Windows Propietario DMATerceros

Lotus Lotus NLM, Mac, Propietario OLE,Notes Dey. OS/2, OS/2, DDE,

Unix, Unix, SGMLWindows Windows

Parlance Xyvision Unix Unix, Terceros SGMLDoc WindowsManager

La última columna de esta tabla representa los estándares soportadospor cada una de las herramientas. Debido a la importancia de este tema, sedescribirán en el siguiente apartado algunos de los más utilizados actual-mente. También se dedicará un último apartado para conocer la realidad deestas herramientas, analizando de forma general las facilidades que, porejemplo, ofrece Lotus Notes,uno de los sistemas con mayor implantaciónen el mercado.

3. 1. ESTÁNDARES EN LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS

Un problema con el que se enfrentan actualmente los fabricantes deSGDes la gran diversidad de estándares, algunos de ellos complementariosentre sí y otros en clara competencia, que describen la arquitectura de unsistema de este tipo. Entre los más importantes se encuentran los siguien-tes:

248 JoséManuelMartínezSánchez¡ JoséRamónHilera Sánchez

• ODMA (OpenDocumentManagementAP?): Se trata un esfuerzo delos fabricantes para facilitar la comunicación entre diferentes apli-caciones (software)y plataformas(hardware) mediante la estanda-rización de los accesosa los serviciosde los sistemasde gestióndo-cumental a través de una API (interfaz de Programación deAplicaciones) pública. Así, un procesadorde texto o una herra-mienta de hoja de cálculo, se puede comunicar de la misma formacon SGDsde diferentes fabricantes. Entre las compañías patrocina-doras de este estándardestacanBorland, Documentum,InterleafNove/¿ Oracle, PCDOCS, SoftSolutions,Sybase, WordPerfectyXsoft.

• SHAMROCK: La ~<SHAMROCK DocumentManagementCoalí-tion» ofreceunapasarelaentreaplicacionesy múltiples y disparesservidoresde documentos.Frente a ODMA, que permite a múlti-ples aplicaciones acceder al mismo SOD, SHAMROCKpermite alas aplicaciones acceder a múltiples SGDs. Ofrece un conjunto co-mtin de herramientas para la seguridad, la administración y el con-trol de acceso a los servidores de documentos para ser utilizadasentre las aplicaciones (por ejemplo, procesadores de texto) y talesservidores.Esto es lo que se conocecomo middleware(softwareexistenteentre las aplicacionesy los servidoresde documentos).Los patrocinadores de esta norma son las compañías Soros, IBM,Adobe, EDS, trame Techology,Hewlett Packard, Microsoft, Ve-riti; VíewSta¡; Wang, Documentum,Interleaf PCDOCS, SybasyXSoft.

• DEN (DocumentEnabledNetwork): Es la competenciadel anterior,que busca el mismo objetivo y cuyos únicos pero importantes pa-trocinadores son Novell y Xerox.

• DMA (IiocumentManagementAlliance): Se trata de un intento defundir DEN y SHAMROCK, en el que están implicadas un total de80 compañías.

• OLE (ObjectLinking andFmbedding):Es un estándarpropiedaddeMicrosoft que proporciona interfaces para permitir ensamblar en undocumento diferentes componentes escritos de forma independien-te y con herramientas diferentes. Por ejemplo, si se enlaza un docu-mento con un hoja de cálculo y se modifican los datos de la hoja.estos cambios también se reflejan en el documento.

Los sistemasdegestióndocumentalen el ámbitodel trabajo corporativo 249

• OPENDOC: Es la competenciaa OLE por partede otros fabrican-tes de software,perode uso público y gratuito. Actualmenteexisteuna dura lucha por imponerse. A pesar de estar patrocinado porcompañíascomo CI Labs—Apple,IBM, Novell ‘—, Adobe,Lotus,Oracle o Taligent,es muy probableque seaOLE la normaque seimpongafinalmente.

• CORBA (CommonObjectRequestBrokerArchitecture): A efectosde gestión de documentos, se trata de un estándar semejante a losdos anteriores. Está patrocinado por OMG(Object ManagementGroup).

• ODA (Office DocumeníArchitecture): Proporciona un modelo dedocumento orientado a objetos. Definido en 1989 por ISO comonorma 8613, ha servido de base, sobre todo, a otros estándares rela-cionadoscon el intercambiode documentoscomerciales<ODIE yEDIF, entreotros).

• SGML (StandardGeneralizedMarkup Language): Proporciona unmodelo de documento jerárquico, definido a partir de un lenguaje demarcado de cada parte y de conexión con otras partes. Definido en1986 por ISO como norma 8879, es el estándar en el que basa el len-guaje HTML (I-IyperText Markup Language),tan utilizado actual-mente para el diseño de páginas Weben Internet.

3.2. EJEMPLO DE SODCOMERCIAL: Lotus NOTES

Notes se presenta a sí mismo como el estándar del groupware. Quizáseauna exageración,sin embargosetratade unaherramientaque soportade una manera elegante y eficiente los tres modelos establecidos para eltrabajo en grupo. Según la compañía Lotus el objetivo de la tecnología deNoteses«convertirseen uno de los pilaressobrelos que seapoyanlos de-nominadossistemasestratégicosde finalesdel siglo xx, entendiendocomotales aquellasaplicacionesqueagilizan la consecuciónde tareasempresa-rialesen un entornode trabajocolectivo».

Lotus Notesreúneenun mismo productounaplataformadegestióndo-cumentaly replicacióndistribuida de basesde datosdocumentales,unaiii-

¡ RecientementelacompañíaNovell haabandonadoel consorcioCI Labs,delquefor-mabapartecon Applee IBM.


fraestructura de mensajería y un entorno para el desarrollo de aplicacionesde flujo de trabajo. También, sumándose a la tendencia actual en entornosde colaboración, la compañía Lotus ha adoptado una estrategia de acerca-miento e integración de Notes con Internet, denominada InterNotes,incor-porando a su producto funciones de navegación y búsqueda de documen-tos (páginas Web)en la red, de edición y publicación de páginas, de gestiónde discusiones en grupo y de desarrollo de aplicaciones de red.

Con el fin de mostrar las posibilidades y, en su caso, carencias de estaherramienta como SOD en entornos de trabajo corporativo, se analizará acontinuación en qué medida ofrece los diferentes servicios establecidos pa-ra sistemas de este tipo en apartados precedentes. Estos eran servicios deinfraestructura,autor, almacenamientoy búsqueda,biblioteca, presenta-ción y distribución y trabajocorporativo.

3.2.1. Infraestructura

Si se pretendequeun entornodedesarrollode sistemasde gestióndo-cumental sea utilizado por diferentes personas en un entorno corporativoheterogéneo, es evidente que debería funcionar sobre diferentes platafor-mas hardware y software. En este sentido, una de las cualidades de Notesesqueofrecesoporteparaun grannúmerode computadoresmono o muí-tiprocesador; de sistemas operativos, como Microsoft Windowsy WindowsNT AppleMacintosh, UNIX, IBM OS/2y Novell NL/ti; y deprotocolosdered, como TCP/IP NetBios/Netfieui,NetWarey AppleTalk.

3.2.2. Serviciosde autor

Notesincluye un completoprocesadorde texto parala edición de do-cumentos. Las posibilidades de edición incluyen diferentes formatos parael texto y la posibilidad de incluir, entre otros, secciones o apartados ocul-tos para asegurar la confidencialidad de su contenido; secciones desplega-bIes, para facilitar la lectura global del documento; enlaces hipermediales,para permitir la navegación por el contenido del documento, evitando laobligación de una lectura lineal desde la primera hasta la última línea; en-laces como los anteriores pero que permitan acceder a otros documentosvía Internet; objetosmultimedia, como vídeo,voz, etc.; y otros documen-tos elaborados por otros procesadores de texto, que pueden ser visualiza-dos sin necesidad de adquirir tal procesador original.

La estructura de los documentos puede establecerse de forma generalpara todos los de un mismo tipo a través de formularios.Así, sepuedende-finir unas secciones o apartados comunes y especificar las característicasparticulares de tales secciones, como el tipo de información permitida (tex-

Los sistemasdegestióndocumentalen el ámbitodel trabajo corporativo 251

to, texto con objetos multimedia, fecha, determinadas palabras, etc.), si de-berá controlarse el acceso a su contenido, si este contenido puede ocultar-se (plegarse) temporalmente para facilitar la lectura, etc. Los formulariosson muy útiles en el caso de entornos corporativos, en los que diferentespersonas deben editar constantemente documentos del mismo tipo, como«órdenes de compra», «solicitudes de préstamo», «instancias», «infor-mes», etc., garantizándose la homogeneidad de los mismos sí se utilizanlos formularios previamente establecidos por los responsables de la orga-nización.

3.2.3. Serviciosde almacenamiento

El soporte de almacenamiento de Noteslo constituye el denominado al-macénde objetos,una base de datos realizada con tecnología propia quepermite el registro, manipulación y clasificación de los documentos, quepueden incluir información de tipo multimedia como sonidos, vídeos, vozo imágenes digitalizadas; también enlaces a objetos desarrollados por otrasaplicaciones,como hojasde cálculo, mediantelos estándaresOLE y DDE;y ademásintegrarinformaciónalmacenadaenotrasbasesde datosrelacio-nales(no documentales)externas.Ademásde la anterior,existe la posibi-lidad, si se deseaquese puedanrealizarbúsquedasde palabrasen los do-cumentos,de crear de fornta automáticauna base de datos adicionaldenominada índice que contenga tales palabras junto con la informaciónsobresu localizaciónen los documentosen los queaparecen.

Los documentosse organizanen vistaso carpetasde formajerárquicapara agilizar su localización. Un mismo documento puede situarse en dife-rentes vistas. Así, por ejemplo, en una base de datos de documentos sobrelibros, «El Quijote» podría situarse en una vista denominada «caballerías»incluida, junto a otras como «misterio» o ~<historia~<,en una vista de supe-rior nivel denominada«novelas».Pero también estelibro podría estarenotra vista de «Obras de Cervantes». En una vista los documentos incluidospueden organizarse como se desee, por ejemplo, ordenados por el título deldocumento,por el nombredel autor,por la fechadecreacióno, engeneral,atendiendo a algún criterio que tenga en cuenta cualquier información in-cluida en el propio documento, en alguna de sus secctones como, por ejem-pío, el autor del prólogo, en el caso de una base de datos de libros.

3.2.4. Serviciosde búsqueda

De lo métodos de indización descritos en el apartado 2.4, Notespermi-te la mayoría de ellos: la búsqueda de texto completo, con la posibilidad de


excluirpalabrasno significativascomolas preposiciones,artículos,etc.; laposibilidad de utilizar sinónimos para localizar documentos que no contie-nen una palabra paro sí otra considerada como sinónimo de la primera; labúsqueda de palabras derivadas de una dada, con su misma raíz; y la posi-bilidad de navegación mediante conexiones hipertextuales.

Existen dos aspectos a destacar respecto a las búsquedas. Uno se refie-re a la utilización de descriptores que formen parte de un tesauro, limitán-dose las posibilidades de Notesa la utilización de sinónimos, sin conside-rar otro tipo de relaciones semánticas entre los términos dei vocabulario.Por otra parte, una cualidad de esta herramienta es la potencia de su len-guaje de consultas que, además de tos clásicos operadores booleauos (o, y,no) permite utilizar otros como un operador denominado accrueque per-mite, en el casode encontrarvariosdocumentosquecontenganuno o mástérminos de una lista dada, ordenarlos según el número de estos términosque incluyen; y operadoresde proximidad, que limitan la distanciaentrelos términosde búsquedaen el interior de los documentos.Otra importan-te cualidadde Notesen este sentido lo constituye el hecho de poder pon-derar individualmente la importancia de cada uno de los términos de bús-queda utilizados en una consulta.

3.2.5. Serviciosde biblioteca

En Notesseha incluido un completorepertoriode serviciosde esteti-po. Por una parte, la seguridad se garantiza mediante cuatro niveles deprotecciónposibles:la comprobaciónde la identidadde los usuarios,me-diante contraseña; los privilegios de acceso a los documentos o. incluso,a secciones concretas de determinados documentos, que establecen la po-sibilidad, entreotros, de creación,lectura,escriturao borrado del conte-nido; la codificación de documentos y secciones, de modo que sólo pue-dan ser leídas por quienes posean la clave para su decodificación; y ladigitalización de firmas, paraverificar querealmenteun documentohasi-do elaborado por la persona cuyo notnbre aparece consignado en el docu-mento.

En cuanto al control de versiones, se permite la elaboración explícita deversiones de documentos a partir del original, facilitando el seguimiento delas modificacionesrealizadaspor varios usuariossobre el mismo doen-mento, incluso de forma simultánea.Tambiénlos usuariospuedenincor-porar a un documentooriginal comentariosy sugerenciasparticulares.

Especial mención merecen los mecanismos de replicación soportadospor Notes que, entre otras funciones, permiten a los usuarios copiar docu-mentosdesdeel computadorque contiene la basede datos documental(servidor)a un computadorportátil(cliente)parapodertrabajarcondichos

Los sistemasde gestióndocumentalen el ámbitodel trabajo corporativo 253

documentossin necesidadde tenerabiertaunaconexión remotatodo eltiempo. Solamentecuandoel usuariodeseeactualizarlabasede datosconlos cambios introducidos por él o simplemente comprobar si algún otrousuarioha realizadomodificacionesen el documentooriginal, deberávol-ver a conectarseal servidory establecerun procesodenominadode repli-caciónbidireccional,quegarantizaque todoslos integrantesde un grupode trabajo loca!izados en distintas zonas geográficas compartan [a mismainformación en todo momento.

3.2.6. Serviciosdepresentacióny distribución

Comocualquierotro productode estetipo, Notespermitela impresión.en formato establecido por el usuario, de los documentos almacenados enuna base de datos. Por otra parte, incluye un visualizador de documentosque permite el acceso a documentos elaborados mediante otros procesado-res de texto sin disponer de ellos. Otra facilidad que ofrece es la conver-sión a formato de documento de Notesde los documentos obtenidos de In-ternet como páginas Web elaboradascon el lenguajeHTML. Tambiénesposiblela operacióninversa.

3.23. Serviciosde trabajo corporativo (groupware)

Ademásde los serviciosanteriores,ofrecidosen mayoro menormedi-da por los sistemasde gestióndocumentaltradicionales,Lotus Notesofre-cetambiénserviciosque facilitan estagestiónen entornosde trabajocor-porativo. Se trata de Las conocidas funciones para la comunicación,colaboracióny coordinación de los integrantes de un grupo de trabajo.

• Comunicación:Notesestádotadodeun servicio integrado de men-sajeríaelectrónicaquepermiteel envíode mensajesentrelos miem-brosde un grupode trabajo. Estosmensajesse almacenanen basesde datosdocumentalesparticularesquecadausuarioposeeen el ser-vidor de documentosal que todosellos se encuentranconectados.Entreotras posibilidades,se permiteincluir en los mensajes,comoanexos,documentoscompletoso referenciasadocumentosen laba-sede datosdocumentalcompartidapor el grupo. Tambiénes posi-ble el envíode formuladosen blanco parasucumplimentación.asícomola difusión de un mismodocumentoa variosdestinatariossi-multáneamente.Finalmente,aunqueen principio la herramientadecorreoes la propiade Lotus, existelaposibilidadde sustituirla porun sistemade correode otro fabricante.

254 JoséManuel MartínezSánchez!JoséRamónHilera Sánchez

• Colaboración:La colaboraciónentrelos integrantesde un gruposegarantizaya que todos ellos compartenlas basesde datos docu-mentalesincluidasen el servidor de documentosal que se puedenconectar de forma permanente o eventualmente para realizar repli-cacionesdedocumentosasegurandounacorrectasincronizaciónen-tre todos los usuarios, al disponer de la misma información en todomomento.

• Coordinación: Notespermiteprogramarla gestióndel flujo de tra-bajo de un grupo de personas a través de la definición de los deno-minadosagentes,queespecificanunaseriede accionesquedeberánserrealizadasperiódicamente(por ejemplo,a determinadahora to-dos los días)o cuandose produzcaalguna condición,como la re-cientecreaciónde un documentoo su modificación (por ejemplo,podría programarse que, al crearse un documento, automáticamenteel sistemalo envíe vía correoelectrónico,junto con un mensajedecortesía,a unadeterminadapersonaparasurevisión).Parapermitirla programaciónde flujos de trabajoa cualquierusuariode Notes,ésteproductocontemplala posibilidadde especificaraccionessim-plespredefinidas(usuariosinexpertos),accionesmáscomplejasex-presadasmedianteun lenguajedenominadode fórmulas (usuariosintermedios)y aplicacionesavanzadasutilizandoel lenguajedepro-gramaciónLotusScripí.

4. CONCLUSIONES

Los avancestecnológicosen el campode las comunicacioneselectró-nicas,el aumentode lavelocidadde procesamientode los computadoresyde la capacidadde los soportesde almacenamientode datos,estánpermi-tiendola progresivaimplantaciónde los sistemasdegestióndocumentalenel ámbito del trabajo corporativo. Como señala M. Beaudouin-Lafon(1996),«seestápreparandounaauténticarevoluciónenlos hábitosdel tra-bajo en equipoquepermitiráprescindirdel espacioy del tiempo parafaci-litar las actividadesde grupoy crearlas condicionesnecesariasparanue-vos modosdetrabajoy comunicación,pasandode la informáticapersonala la informáticade grupo».

Aunqueestanuevagestióny distribucióndel conocimientoregistradoendocumentosbrindagrandesposibilidadesa las organizaciones,como serefleja a lo largo del artículo,no estásin embargoexentade problemas,almargende losestrictamentetecnológicos,comolo constatael hechodequenumerosostrabajosde investigación,especialmentede psicologíay socio-

Los sistemasde gestióndocumentalen el ámbitodel trabajo corporativo 255

logia (Ackerman,1996), esténestudiandolas actividadesde grupoy la ne-cesidad de una implantación gradual de estas nuevas herramientas que só-lo se utilizarán realmente si son aceptadas por los usuarios, lo cual ocurri-rá si se habilitan lo que Bly y Harrison denominan «espacios mediáticos»(Beaudouin-Lafon, 1996) para que, mediante la utilización de medios au-diovisuales, se pueda crear la sensación de un espacio común entre los in-tegrantes de un grupo.

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