m i j : < e ? g b > h d m f ? g l :Ц ? cžД-078-СМК-ДП-004 Управление... ·...

30
Приложение № 5 к Приказу №_________от__________2018 г. Министерство образования и науки Российской Федерации Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования «Московский авиационный институт (национальный исследовательский университет)» (МАИ) Документированная процедура ОД-078-СМК-ДП-004 Управление документацией Должность Фамилия/ Подпись Дата Разработал Начальник ОКСиС УУП Мирошниченко П.В. КЭ:_________ УЭ №_______ УТВЕРЖДАЮ Проректор по учебной работе ________________Д.А. Козорез «___» ______________ 2018 г. УПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ Документированная процедура Версия 2.0 федерального государственного бюджетного образовательного учреждения высшего образования «Московский авиационный институт (национальный исследовательский университет)» (МАИ) Дата введения: «____» ____________ 2018 г. Москва

Upload: others

Post on 16-Aug-2020

3 views

Category:

Documents


0 download

TRANSCRIPT

Page 1: M I J : < E ? G B > H D M F ? G L :Ц ? CžД-078-СМК-ДП-004 Управление... · 2.5 Управление основной документацией СМК МАИ

Приложение № 5 к Приказу №_________от__________2018 г.

Министерство образования и науки Российской Федерации

Федеральное государственное бюджетное

образовательное учреждение высшего образования

«Московский авиационный институт

(национальный исследовательский университет)» (МАИ)

Документированная процедура

ОД-078-СМК-ДП-004 Управление документацией

Должность Фамилия/ Подпись Дата

Разработал Начальник ОКСиС УУП Мирошниченко П.В. КЭ:_________ УЭ №_______

УТВЕРЖДАЮ

Проректор по учебной работе

________________Д.А. Козорез

«___» ______________ 2018 г.

УПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ

Документированная процедура

Версия 2.0

федерального государственного бюджетного

образовательного учреждения высшего образования

«Московский авиационный институт

(национальный исследовательский университет)»

(МАИ)

Дата введения:

«____» ____________ 2018 г.

Москва

Page 2: M I J : < E ? G B > H D M F ? G L :Ц ? CžД-078-СМК-ДП-004 Управление... · 2.5 Управление основной документацией СМК МАИ

Федеральное государственное бюджетное

образовательное учреждение высшего образования

«Московский авиационный институт

(национальный исследовательский университет)» (МАИ)

Управление документацией

ОД-078-СМК-ДП-004

Версия: 2.0

Стр. 2 из 30

СОДЕРЖАНИЕ

1 Назначение и область применения процедуры .................................................... 4

2 Описание процедуры ................................................................................................. 4

2.1 Документы системы менеджмента качества и их идентификация .................... 4

2.2 Оформление документов системы менеджмента качества ................................. 6

2.3 Стадии управления внутренними документами СМК ........................................ 9

2.4 Управление внутренними документами СМК ................................................... 11

2.5 Управление основной документацией СМК МАИ ............................................ 12

2.6 Управление внешними документами .................................................................. 13

3 Ответственность и полномочия ............................................................................ 16

4 Нормативные документы ....................................................................................... 17

5 Приложения ............................................................................................................... 17

Приложение А. Графическое описание процесса «Управление документацией» 18

Приложение Б. Типовая форма документированной процедуры ........................... 19

Приложение В. Типовая форма регламента, положения ....................................... 24

6 Лист рассылки (ознакомления) ............................................................................. 29

7 Лист регистрации изменений ................................................................................ 30

Page 3: M I J : < E ? G B > H D M F ? G L :Ц ? CžД-078-СМК-ДП-004 Управление... · 2.5 Управление основной документацией СМК МАИ

Федеральное государственное бюджетное

образовательное учреждение высшего образования

«Московский авиационный институт

(национальный исследовательский университет)» (МАИ)

Управление документацией

ОД-078-СМК-ДП-004

Версия: 2.0

Стр. 3 из 30

Определения, обозначения и сокращения

ДИ – должностная инструкция МАИ;

ДП – документированная процедура МАИ;

МАИ – федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение

высшего образования Московский авиационный институт (национальный

исследовательский университет);

НД – нормативная документация;

ОД – образовательная деятельность;

ОКСиС УУП – отдел качества, стандартизации и сертификации Учебного

управления;

ПОЛ – положение МАИ;

ПСП – положение о структурном подразделении МАИ;

РГ – регламент МАИ;

РК – Руководство по качеству МАИ;

СМК – система менеджмента качества МАИ;

СУОС – самостоятельно устанавливаемый образовательный стандарт;

УУП – Учебное управление;

УЭ – утвержденный экземпляр документа.

Page 4: M I J : < E ? G B > H D M F ? G L :Ц ? CžД-078-СМК-ДП-004 Управление... · 2.5 Управление основной документацией СМК МАИ

Федеральное государственное бюджетное

образовательное учреждение высшего образования

«Московский авиационный институт

(национальный исследовательский университет)» (МАИ)

Управление документацией

ОД-078-СМК-ДП-004

Версия: 2.0

Стр. 4 из 30

1 Назначение и область применения процедуры

Настоящая процедура устанавливает общие положения и порядок управления

документацией СМК в МАИ, а также порядок разработки, утверждения, учѐта и

изменения документации СМК в соответствии с требованиями ГОСТ Р ИСО

9001-2015.

Действие настоящей ДП не распространяется на приказы, распоряжения,

письма и другие организационно – распорядительные документы, относящиеся к

унифицированной системе организационно–распорядительной документации и

включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой

документации» (класс 020000).

Требования настоящей ДП обязательны для применения всеми

подразделениями, должностными лицами и сотрудниками университета,

участвующими в разработке и обращении документации СМК. Ответственность

за выполнение требований настоящей ДП возложена на ответственного

представителя высшего руководства МАИ в области качества, руководителя

отдела качества стандартизации и сертификации УУП, руководителей

структурных подразделениях университета, непосредственно участвующих в

процессе оказания образовательной услуги.

Настоящая процедура входит в состав документации системы менеджмента

качества МАИ.

2 Описание процедуры

2.1 Документы системы менеджмента качества и их идентификация

В качестве документов, относящихся непосредственно к СМК, то есть тех,

которые поддерживают выполнение требований системы менеджмента качества

МАИ, определены следующие виды документов:

– политика в области качества;

– руководство по качеству (РК);

– документированные процедуры (ДП);

– регламенты (РГ);

– положения (ПОЛ);

– положения о структурных подразделениях (ПСП);

– должностные инструкции (ДИ);

– рабочие инструкции (РИ);

Page 5: M I J : < E ? G B > H D M F ? G L :Ц ? CžД-078-СМК-ДП-004 Управление... · 2.5 Управление основной документацией СМК МАИ

Федеральное государственное бюджетное

образовательное учреждение высшего образования

«Московский авиационный институт

(национальный исследовательский университет)» (МАИ)

Управление документацией

ОД-078-СМК-ДП-004

Версия: 2.0

Стр. 5 из 30

– методические инструкции (МИ);

– самостоятельно устанавливаемые образовательные стандарты (СУОС);

– формы (Ф);

– планы (П);

– протоколы (ПК);

– отчеты (О);

– распорядительные документы (приказы, распоряжения);

– записки (аналитические, служебные, пояснительные, и т.д.).

В зависимости от развития и совершенствования СМК могут создаваться и

другие виды документов, относящихся непосредственно к системе менеджмента

качества Университета (СМК).

Для кодирования документов СМК (присвоения регистрационного номера)

используется система идентификации, приведенная на рисунке 1.

Регистрационные номера документов СМК используются при ссылках на

них.

ААА – XXX – СМК – ББ – ХХXXXX – XXXXX

Рисунок 1 – Система кодирования документов СМК МАИ

Аббревиатура МАИ или ОД в идентификаторе документа показывает в

состав какой части СМК университета входит документ.

Структура документации системы менеджмента качества МАИ:

Основная документация (Политика МАИ в области качества, Руководство

по качеству, вся документация с область применения документа «МАИ»,

документированные процедуры с область применения документа «ОД»).

Процедуры – нормативные акты, определяющие порядок какого-либо вида

деятельности, устанавливающие или запрещающие определенное поведение.

Область применения документа (МАИ - университет в целом; ОД - образовательная

деятельность.)

Буквенное обозначение вида документа – РК, ДП, РГ и т.д.

Идентификационный (порядковый) номер документа,

принятый в подразделении в настоящее время.

Принадлежность документа системе менеджмента качества МАИ.

Код подразделения.

Page 6: M I J : < E ? G B > H D M F ? G L :Ц ? CžД-078-СМК-ДП-004 Управление... · 2.5 Управление основной документацией СМК МАИ

Федеральное государственное бюджетное

образовательное учреждение высшего образования

«Московский авиационный институт

(национальный исследовательский университет)» (МАИ)

Управление документацией

ОД-078-СМК-ДП-004

Версия: 2.0

Стр. 6 из 30

Общая документация (Регламенты и положения). Документы данного

уровня устанавливают требования и описывают процессы, а также

регламентируют деятельность структурных подразделений, должностных лиц и

работников МАИ.

Регламенты, положения – нормативные акты, детально регламентирующие

правовой статус, порядок организации и последовательность какого-либо вида

деятельности.

Специальная документация (Рабочие и методические инструкции, планы,

протоколы и отчеты, учебно-методическая документация). Документы данного

уровня подробно описывают порядок и методы выполнения отдельных работ в

системе качества или являются способом передачи и хранения

документированной информации.

Инструкция – нормативный акт, издаваемый в целях разъяснения и

определения порядка применения соответствующего нормативного акта либо с

целью указания норм о способах выполнения определенных операций

(процессов).

2.2 Оформление документов системы менеджмента качества

Для оформления документа разработаны принципы, благодаря

использованию которых достигается его однозначная идентификация,

управляемость, а также обеспечивается проверка на адекватность и утверждение

до его ввода в действие.

Документы системы менеджмента качества оформляются в соответствии с

требованиями п. 4.1 и на основе своих электронных шаблонов.

2.2.1 Реквизиты документов СМК

Документ СМК содержит следующие реквизиты:

эмблема;

код формы документа (для документов вида «Форма»);

наименование организации;

регистрационный номер документа;

наименование вида документа;

наименование документа;

гриф утверждения документа;

Page 7: M I J : < E ? G B > H D M F ? G L :Ц ? CžД-078-СМК-ДП-004 Управление... · 2.5 Управление основной документацией СМК МАИ

Федеральное государственное бюджетное

образовательное учреждение высшего образования

«Московский авиационный институт

(национальный исследовательский университет)» (МАИ)

Управление документацией

ОД-078-СМК-ДП-004

Версия: 2.0

Стр. 7 из 30

гриф согласования документа;

место составления документа;

текст документа.

Дополнительно к перечисленным используются следующие реквизиты:

дата первичного введения документа в действие;

дата введения версии документа;

версия документа.

Версией документа является десятичная дробь в виде записи, составленной

из разрядов единиц и десятых.

Нумерация версий документов начинается с «1.0» при первичном

утверждении документа.

2.2.2 Титульный лист

Первый лист документа является титульным листом, на котором располагают

верхний и нижний колонтитулы.

Верхний колонтитул титульного листа документов вида РК, ДП, РГ, ПОЛ,

ПСП, ДИ, СУОС содержит следующие реквизиты:

эмблема;

наименование организации;

регистрационный номер документа;

наименование вида документа;

наименование документа.

Титульный лист документов вида РК, ДП, РГ, ПОЛ, ПСП, ДИ содержит

следующие реквизиты:

гриф утверждения документа;

наименование вида документа;

наименование документа;

наименование организации;

версия документа

дата первичного введения документа в действие;

дата введения версии документа;

дата введения версии документа;

место составления документа.

Page 8: M I J : < E ? G B > H D M F ? G L :Ц ? CžД-078-СМК-ДП-004 Управление... · 2.5 Управление основной документацией СМК МАИ

Федеральное государственное бюджетное

образовательное учреждение высшего образования

«Московский авиационный институт

(национальный исследовательский университет)» (МАИ)

Управление документацией

ОД-078-СМК-ДП-004

Версия: 2.0

Стр. 8 из 30

Нижний колонтитул относиться только к документам вида РК, ДП, РГ, ПОЛ,

ПСП, ДИ. В нижнем колонтитуле первой страницы документа в строках

«Разработал» и «Согласовал» указываются фамилии должностных лиц

разработавших и согласовавших документ, даты подписания.

На всех последующих листах верхний и нижний колонтитулы имеют другой

вид. В верхнем колонтитуле указываются те же реквизиты, что и на титульном

листе. В нижнем колонтитуле указываются номер версии документа, номер

текущей страницы и общее число страниц документа.

Пример оформления документов вида РК, ДП представлен в приложении Б.

Пример оформления документов вида РГ, ПОЛ, ПСП, ДИ представлен в

приложении В.

2.2.3 Требования к содержанию документов СМК

Документы системы менеджмента качества вида РК, ДП содержат

следующие разделы:

«Содержание»

«Определения, обозначения и сокращения»

«1 Назначение и область применения»;

«2 Описание»;

«3 Ответственность и полномочия»;

«4 Нормативные документы»;

«5 Приложения»;

«6 Лист рассылки (ознакомления)»;

«7 Лист регистрации изменений»;

В разделе «Назначение и область применения» определяется цель

регламентируемой деятельности (процесса) и основные задачи, решение которых

обеспечивает достижение цели, устанавливается область применения объекта

документирования, указанного в наименовании данного документа.

В разделе «Описание» дается описание к объекту документирования. В

зависимости от специфики объекта требования могут излагаться в одном или

нескольких разделах.

В разделе «Ответственность и полномочия» распределяются ответственность

и полномочия работников МАИ по отношению к данному объекту

документирования, при этом подразумевается, что для реализации

Page 9: M I J : < E ? G B > H D M F ? G L :Ц ? CžД-078-СМК-ДП-004 Управление... · 2.5 Управление основной документацией СМК МАИ

Федеральное государственное бюджетное

образовательное учреждение высшего образования

«Московский авиационный институт

(национальный исследовательский университет)» (МАИ)

Управление документацией

ОД-078-СМК-ДП-004

Версия: 2.0

Стр. 9 из 30

ответственности при выполнении какой-то функции персонал наделяется

соответствующими полномочиями, которые могут быть подробно определены в

других документах (например, в должностных инструкциях).

В разделе «Нормативные документы» перечисляются те документы, на

которые даются ссылки в тексте самого документа.

В разделе «Приложения» перечисляются приложения к документу в виде

таблиц, шаблонов, схем, матриц, рисунков, форм документов, алгоритмов и т.п.

Графическое описание алгоритмов выполняется на бланке шаблона с

помощью программы Microsoft Visio или с использованием автофигур из раздела

«Блок-схемы Microsoft Word».

Документы системы менеджмента качества вида РГ, ПОЛ рекомендуется

разрабатывать с включением следующих разделов и их последовательности:

«Оглавление»

«1Назначение и область применения»;

«2 Нормативные ссылки»;

«3 Термины и сокращения»;

«4 Общие положения»;

«5 Описание»;

«6 Приложения»;

«7 Лист рассылки (ознакомления)»;

«Лист регистрации изменений».

2.3 Стадии управления внутренними документами СМК

Стадии управления документами СМК установлены в матрице

ответственности, представленной в таблице 1.

Таблица 1 – Стадии управления и матрица распределения ответственности и

полномочий при управлении документацией СМК

Стадии управления Должностные лица

РК, ДП РГ, ПОЛ ПСП, ДИ

1. Определение

потребности в

документе

Проректор по

учебной работе

Проректор по учебной

работе,

начальник ОКСиС УУП,

руководители

структурных

подразделений

(владельцы процессов)

Проректор по учебной

работе,

начальник ОКСиС

УУП,

руководители

структурных

подразделений

(владельцы процессов)

Page 10: M I J : < E ? G B > H D M F ? G L :Ц ? CžД-078-СМК-ДП-004 Управление... · 2.5 Управление основной документацией СМК МАИ

Федеральное государственное бюджетное

образовательное учреждение высшего образования

«Московский авиационный институт

(национальный исследовательский университет)» (МАИ)

Управление документацией

ОД-078-СМК-ДП-004

Версия: 2.0

Стр. 10 из 30

Стадии управления

Должностные лица

РК, ДП РГ, ПОЛ ПСП, ДИ

2. Планирование

разработки

Проректор по

учебной работе

Начальник

ОКСиС УУП

Руководители

структурных

подразделений

(владельцы процессов)

Руководители

структурных

подразделений

(владельцы процессов)

3. Разработка,

оформление ОКСиС УУП

Структурные

подразделения

Руководители

структурных

подразделений

(владельцы процессов)

4. Определение

статуса документов

Начальник

ОКСиС УУП

Руководители

структурных

подразделений

(владельцы процессов)

Руководители

структурных

подразделений

(владельцы процессов)

5. Проверка Начальник

ОКСиС УУП Начальник ОКСиС УУП

Зам.начальника

УКПДО

6. Утверждение,

ввод в действие

Ректор,

проректор по

учебной работе

Ректор,

проректор по учебной

работе

Ректор,

проректор по

подчиненности

7. Регистрация, учет Начальник

ОКСиС УУП Начальник ОКСиС УУП

Ответственный за

делопроизводство

8. Размножение,

распределение

Начальник

ОКСиС УУП

Руководители

структурных

подразделений

(владельцы процессов)

Руководители

структурных

подразделений

(владельцы процессов)

9. Хранение:

– место хранения

– сроки хранения

ОРД УКПДО,

ОКСиС УУП

Руководители

подразделений,

должностные

лица – УЭ

До переиздания

ОРД УКПДО,

структурные

подразделения

Руководители

подразделений,

должностные лица – УЭ

До переиздания

ОРД УКПДО,

структурные

подразделения

Руководители

подразделений,

должностные лица –

УЭ

До переиздания

10. Анализ,

актуализация,

внесение изменений,

переутверждение

Проректор по

учебной работе,

Начальник

ОКСиС УУП

Руководители

структурных

подразделений

(владельцы процессов)

Руководители

структурных

подразделений

(владельцы процессов)

11. Отмена

Ректор,

проректор по

учебной работе

Ректор,

проректор по учебной

работе

Ректор,

проректор по

подчиненности

12. Изъятие,

утилизация

Начальник

ОКСиС УУП

Руководители

структурных

подразделений

(владельцы процессов)

Руководители

структурных

подразделений

(владельцы процессов)

Page 11: M I J : < E ? G B > H D M F ? G L :Ц ? CžД-078-СМК-ДП-004 Управление... · 2.5 Управление основной документацией СМК МАИ

Федеральное государственное бюджетное

образовательное учреждение высшего образования

«Московский авиационный институт

(национальный исследовательский университет)» (МАИ)

Управление документацией

ОД-078-СМК-ДП-004

Версия: 2.0

Стр. 11 из 30

2.4 Управление внутренними документами СМК

2.5.1 Вновь создаваемый документ анализируется разработчиком на

адекватность описываемой деятельности и на соответствие требованиям

нормативной документации, в том числе ГОСТ Р ИСО 9001-2015.

2.5.2 Документ подписывается разработчиком и передается в ОКСиС УУП

для согласования с начальником отдела качества стандартизации и сертификации

УУП. После этого документ согласуется с руководителями структурных

подразделений (владельцами процессов), сфера деятельности которых входит в

область действия разработанного документа.

2.5.3 Порядок одобрения, согласования и утверждения документов СМК

соответствует порядку, установленному в п. 4.4 и в п.4.6.

2.5.4 Документы системы менеджмента качества утверждаются и вводятся в

действие приказом ректора/проректора по учебной работе.

2.5.5 Утвержденный приказом документ получает статус контрольного. Для

рассылки документа используются электронные копии контрольного документа

на бумажном носителе.

2.5.6 Размещение утвержденных документов СМК МАИ на официальном

сайте МАИ осуществляет начальник ОКСиС УУП.

2.5.7 При внесении незначительных изменений или дополнений в документ,

не изменяющих его структуру, происходит изменение версии документа путем

арифметического прибавления единицы в разряд десятых (сотых) (1.1, 1.2, 1.3 и

т.д.).

2.5.8 При внесении существенных изменений в документ, в том числе с

изменением его структуры, происходит изменение версии документа путем

арифметического прибавления единицы в разряд единиц (1.0, 2.0, 3.0 и т.д.).

2.5.9 Учет копий документов, изъятие заменяемых и контроль за

использованием актуальной версии документа осуществляет руководитель

структурного подразделения или работник структурного подразделения,

назначенный распоряжением.

2.5.10 С документом, в который внесены изменения или дополнения, должны

ознакомиться все его пользователи с соответствующим заполнением листа

рассылки (ознакомления).

Page 12: M I J : < E ? G B > H D M F ? G L :Ц ? CžД-078-СМК-ДП-004 Управление... · 2.5 Управление основной документацией СМК МАИ

Федеральное государственное бюджетное

образовательное учреждение высшего образования

«Московский авиационный институт

(национальный исследовательский университет)» (МАИ)

Управление документацией

ОД-078-СМК-ДП-004

Версия: 2.0

Стр. 12 из 30

2.5 Управление основной документацией СМК МАИ

2.5.1 К основной документации СМК МАИ относятся: Политика МАИ в

области качества, Руководство по качеству, вся документация с областью

применения документа «МАИ», документированные процедуры с областью

применения документа «ОД»).

2.5.2 Политика и Цели в области качества оформляются в виде отдельного

документа на листе формата А4 в произвольной форме, утверждаются подписью

ректора/проректора по учебной работе МАИ. Проекты документов обсуждаются

в подразделениях университета, на Учебно-методическом совете и на Учѐном

совете.

Срок действия Политики и Целей в области качества составляет не более 3

лет.

2.5.3 Актуализация Политики в области качества осуществляется на основе

периодического пересмотра следующих компонентов не реже, чем раз в три года:

- стратегии МАИ, зафиксированной в стратегическом плане развития

университета;

- текущих результатов анализа удовлетворенности потребителей МАИ (НИУ)

и других заинтересованных сторон;

- стандартов и директив гарантии качества высшего образования на

территории Европы (Стандарты и директивы ENQA);

- информации о результатах функционировании системы качества МАИ за

предыдущие периоды.

Ответственный представитель высшего руководства МАИ в области качества

готовит проект предложений по актуализации Политики МАИ в области качества

и представляет его на обсуждение и согласование высшему руководству. После

рассмотрения и согласования она вводится приказом по университету за

подписью ректора.

2.5.4 Актуализация целей в области качества осуществляется с учетом

следующих аспектов:

- при пересмотре Политики появляются цели, связанные с ее новыми

направлениями;

- необходимость выполнения требований приказа Рособрнадзора «О перечне

показателей деятельности и критериев государственной аккредитации высших

учебных заведений»;

Page 13: M I J : < E ? G B > H D M F ? G L :Ц ? CžД-078-СМК-ДП-004 Управление... · 2.5 Управление основной документацией СМК МАИ

Федеральное государственное бюджетное

образовательное учреждение высшего образования

«Московский авиационный институт

(национальный исследовательский университет)» (МАИ)

Управление документацией

ОД-078-СМК-ДП-004

Версия: 2.0

Стр. 13 из 30

- актуализация целей осуществляется по мере их достижения и в рамках

установленной Политики.

2.5.5 Руководство МАИ последовательно согласовывает проекты целей с

руководителями структурных подразделений (владельцами процессов).

Информация обо всех параметрах согласованных целей в области качества

содержатся в приложениях к спецификациям процессов. К этим параметрам

относится:

- название показателей, связанных с целью в области качества;

- измеряемые значения показателей;

- единицы измерения показателей;

- метод измерения значений показателей;

- методы анализа измеренных значений показателей;

- целевые (планируемые) значения показателей.

2.5.6 Ответственный представитель высшего руководства МАИ в области

качества готовит проект предложений по актуализации целей политики в области

качества и представляет его на обсуждение и согласование высшему руководству.

После рассмотрения и согласования, Цели по качеству утверждаются и вводятся

приказом по университету за подписью ректора.

2.6 Управление внешними документами

2.6.1 Процесс управления документацией СМК внешнего происхождения

предполагает:

– определение потребности структурных подразделений университета во

внешней НД;

– обеспечение структурных подразделений университета внешней НД;

– организацию работ по хранению и актуализации внешней НД в

структурных подразделениях университета.

Управление внешними НД университета осуществляется в соответствии с п.

4.6.

2.6.2 Потребность в НД внешнего происхождения определяют руководители

структурных подразделений (владельцы процессов) на основе анализа требований

контрактов, технических заданий и других установленных требований.

Потребность приобретения НД внешнего происхождения должна быть

зафиксирована в служебной записке или заявке. Решение о целесообразности

Page 14: M I J : < E ? G B > H D M F ? G L :Ц ? CžД-078-СМК-ДП-004 Управление... · 2.5 Управление основной документацией СМК МАИ

Федеральное государственное бюджетное

образовательное учреждение высшего образования

«Московский авиационный институт

(национальный исследовательский университет)» (МАИ)

Управление документацией

ОД-078-СМК-ДП-004

Версия: 2.0

Стр. 14 из 30

приобретения НД внешнего происхождения принимает соответствующий

проректор по подчиненности.

2.6.3 Обеспечение структурных подразделений университета НД внешнего

происхождения осуществляется посредством:

– приобретения НД в головных организациях по стандартизации, институтах

(центрах) Ростехрегулирования, Ростехнадзора, Роструда и т.д.;

– подписки на соответствующие периодически издаваемые информационные

указатели, вестники и бюллетени.

2.6.4 Регистрация, тиражирование, рассылка и учѐт поступивших НД

внешнего происхождения осуществляется в соответствии с требованиями п. 4.6.

2.6.5 При поступлении НД внешнего происхождения руководитель

структурного подразделения определяется круг лиц, которые должны быть

ознакомлены с положениями документа.

Ознакомление сотрудников структурного подразделения университета с

положениями документа проводится под роспись.

2.6.6 Контроль за исполнением требований НД внешнего происхождения

осуществляется в рамках:

– текущего контроля, осуществляемого руководителем структурного

подразделения университета;

– внутренних и внешних проверок деятельности университета.

2.6.7 Хранение НД внешнего происхождения на бумажных носителях

осуществляется непосредственно в структурных подразделениях университета в

специально отведенных местах, обеспечивающих их сохранность, постоянную

пригодность для использования и оперативность доступа для всех

заинтересованных лиц.

2.6.8 Хранение НД внешнего происхождения в электронном виде

осуществляется во внутрикорпоративной информационной системе университета.

Оценка актуальности и пригодности НД внешнего происхождения должна

осуществляться систематически в течение всего срока действия документа, но не

реже одного раза в год (в первом квартале года). Ответственность за проведение

оценки несѐт руководитель структурного подразделения университета,

использующей данный документ в работе.

2.6.9 В случаях особой необходимости в структурных подразделениях

университета допускается хранение аннулированных НД внешнего

Page 15: M I J : < E ? G B > H D M F ? G L :Ц ? CžД-078-СМК-ДП-004 Управление... · 2.5 Управление основной документацией СМК МАИ

Федеральное государственное бюджетное

образовательное учреждение высшего образования

«Московский авиационный институт

(национальный исследовательский университет)» (МАИ)

Управление документацией

ОД-078-СМК-ДП-004

Версия: 2.0

Стр. 15 из 30

происхождения в справочно-информационных целях. При этом хранение

аннулированных документов должно вестись отдельно от действующих для

предотвращения непреднамеренного использования документов, выведенных из

эксплуатации.

2.6.10 Порядок хранения, передачи в архив документов, выведенных из

обращения описаны в п. 4.6.

Page 16: M I J : < E ? G B > H D M F ? G L :Ц ? CžД-078-СМК-ДП-004 Управление... · 2.5 Управление основной документацией СМК МАИ

Федеральное государственное бюджетное

образовательное учреждение высшего образования

«Московский авиационный институт

(национальный исследовательский университет)» (МАИ)

Управление документацией

ОД-078-СМК-ДП-004

Версия: 2.0

Стр. 16 из 30

3 Ответственность и полномочия

Распределение полномочий подразделений и должностных лиц по

управлению документацией приведено в таблице 2.

Таблица 2 – Распределение полномочий по управлению документацией

Должностное

лицо Полномочия

Начальник

отдела качества

стандартизации

и сертификации

УУП

Начальник отдела качества стандартизации и сертификации УУП

ответственен за:

– актуализацию всей документации СМК;

– проверку всех документов на соответствие требованиям стандартов в

области качества (ГОСТ ISO 9001, ENQA и др.);

– рассылку актуальных документов и изъятие старых документов,

подтверждение через акты сдачи-приемки;

– архивирование документации.

Проректор

учебной работе

Ответственен за:

– актуализацию Политики и целей МАИ в области качества;

– обеспечение разработки, внедрения и поддержания в рабочем состоянии

необходимых для СМК процессов;

– подготовку и представление руководству МАИ отчѐта о

функционировании СМК с оценкой ее результативности и достижения

установленных целей МАИ в области качества и необходимости ее

улучшения.

Руководители

структурных

подразделений/в

ладельцы

процессов

Участвуют в разработке документации СМК, проведении внутренних

аудитов, обработке полученных данных, формировании и реализации

планов корректирующих действий и управления рисками и

возможностями.

Каждый руководитель ответственен за:

– адаптацию существующей документации изменяющимся требованиям

совместно с ОКСиС;

– разработку новой документации СМК для своей области совместно с

ОКСиС;

– внесение изменение в документацию своей области;

– изъятие старых документов;

– информирование и соответствующее обучение всего персонала, к

которому относятся изменения.

Все работники

Все работники ответственны за:

– применение актуализированной документации СМК;

– применение только оригиналов разрешенных документов.

Page 17: M I J : < E ? G B > H D M F ? G L :Ц ? CžД-078-СМК-ДП-004 Управление... · 2.5 Управление основной документацией СМК МАИ

Федеральное государственное бюджетное

образовательное учреждение высшего образования

«Московский авиационный институт

(национальный исследовательский университет)» (МАИ)

Управление документацией

ОД-078-СМК-ДП-004

Версия: 2.0

Стр. 17 из 30

4 Нормативные документы

В настоящей документированной процедуре использованы ссылки на

следующие документы:

4.1 ГОСТ Р 1.4-2004 Стандартизация в Российской Федерации. Стандарты

организаций. Общие положения.

4.2 Системы менеджменты качества. Основные положения и словарь ГОСТ

Р ИСО 9000-2015.

4.3 Системы менеджмента качества. Требования ГОСТ Р ИСО 9001-2015.

4.4 Устав МАИ.

4.5 Руководство по качеству ОД-078-СМК-РК-001.

4.6 Инструкция по делопроизводству МАИ.

5 Приложения

Приложение А. Графическое описание процесса «Управление

документацией».

Приложение Б. Типовая форма документированной процедуры.

Приложение В. Типовая форма регламента, положения.

Page 18: M I J : < E ? G B > H D M F ? G L :Ц ? CžД-078-СМК-ДП-004 Управление... · 2.5 Управление основной документацией СМК МАИ

Федеральное государственное бюджетное

образовательное учреждение высшего образования

«Московский авиационный институт

(национальный исследовательский университет)» (МАИ)

Управление документацией

ОД-078-СМК-ДП-004

Версия: 2.0

Стр. 18 из 30

Приложение А

Графическое описание процесса «Управление документацией»

Исполнитель Входы Алгоритм процесса Выходы Потребитель

Деканаты

Кафедры

Преподаватели

Студенты

Разработка проекта документа

Принятие решения о разработке документа

Разработчик документа

Разработчик документа

Начало процесса

Окончание процесса

Распоряжение о назначении

ответственного

Приказ

Структурные подразделения

Согласование проекта документа

Проект документа

Документ

Опубликованный документ

Утверждение документа и ввод в действие

Размещение на официальном сайте МАИ

Ректор,проректор по направлению,

начальник ОКСиС УУП,

руководитель структурного

подразделения

Ректор, проректор по

учебной работе,

Начальник ОКСиС УУП

ГОСТ Р ИСО 9000-2015

ГОСТ Р ИСО 9001-2015

ГОСТ Р 1.4-2004

Руководство по качеству

ОД-078-СМК-РК-001

Инструкция по делопроизводству

МАИ

Page 19: M I J : < E ? G B > H D M F ? G L :Ц ? CžД-078-СМК-ДП-004 Управление... · 2.5 Управление основной документацией СМК МАИ

Федеральное государственное бюджетное

образовательное учреждение высшего образования

«Московский авиационный институт

(национальный исследовательский университет)» (МАИ)

Управление документацией

ОД-078-СМК-ДП-004

Версия: 2.0

Стр. 19 из 30

Приложение Б

Типовая форма руководства по качеству/документированной процедуры

Page 20: M I J : < E ? G B > H D M F ? G L :Ц ? CžД-078-СМК-ДП-004 Управление... · 2.5 Управление основной документацией СМК МАИ

Федеральное государственное бюджетное

образовательное учреждение высшего образования

«Московский авиационный институт

(национальный исследовательский университет)» (МАИ)

Управление документацией

ОД-078-СМК-ДП-004

Версия: 2.0

Стр. 20 из 30

Продолжение приложения Б

Page 21: M I J : < E ? G B > H D M F ? G L :Ц ? CžД-078-СМК-ДП-004 Управление... · 2.5 Управление основной документацией СМК МАИ

Федеральное государственное бюджетное

образовательное учреждение высшего образования

«Московский авиационный институт

(национальный исследовательский университет)» (МАИ)

Управление документацией

ОД-078-СМК-ДП-004

Версия: 2.0

Стр. 21 из 30

Продолжение приложения Б

Page 22: M I J : < E ? G B > H D M F ? G L :Ц ? CžД-078-СМК-ДП-004 Управление... · 2.5 Управление основной документацией СМК МАИ

Федеральное государственное бюджетное

образовательное учреждение высшего образования

«Московский авиационный институт

(национальный исследовательский университет)» (МАИ)

Управление документацией

ОД-078-СМК-ДП-004

Версия: 2.0

Стр. 22 из 30

Продолжение приложения Б

Page 23: M I J : < E ? G B > H D M F ? G L :Ц ? CžД-078-СМК-ДП-004 Управление... · 2.5 Управление основной документацией СМК МАИ

Федеральное государственное бюджетное

образовательное учреждение высшего образования

«Московский авиационный институт

(национальный исследовательский университет)» (МАИ)

Управление документацией

ОД-078-СМК-ДП-004

Версия: 2.0

Стр. 23 из 30

Продолжение приложения Б

Page 24: M I J : < E ? G B > H D M F ? G L :Ц ? CžД-078-СМК-ДП-004 Управление... · 2.5 Управление основной документацией СМК МАИ

Федеральное государственное бюджетное

образовательное учреждение высшего образования

«Московский авиационный институт

(национальный исследовательский университет)» (МАИ)

Управление документацией

ОД-078-СМК-ДП-004

Версия: 2.0

Стр. 24 из 30

Приложение В

Типовая форма регламента/положения

Page 25: M I J : < E ? G B > H D M F ? G L :Ц ? CžД-078-СМК-ДП-004 Управление... · 2.5 Управление основной документацией СМК МАИ

Федеральное государственное бюджетное

образовательное учреждение высшего образования

«Московский авиационный институт

(национальный исследовательский университет)» (МАИ)

Управление документацией

ОД-078-СМК-ДП-004

Версия: 2.0

Стр. 25 из 30

Продолжение приложения В

Page 26: M I J : < E ? G B > H D M F ? G L :Ц ? CžД-078-СМК-ДП-004 Управление... · 2.5 Управление основной документацией СМК МАИ

Федеральное государственное бюджетное

образовательное учреждение высшего образования

«Московский авиационный институт

(национальный исследовательский университет)» (МАИ)

Управление документацией

ОД-078-СМК-ДП-004

Версия: 2.0

Стр. 26 из 30

Продолжение приложения В

Page 27: M I J : < E ? G B > H D M F ? G L :Ц ? CžД-078-СМК-ДП-004 Управление... · 2.5 Управление основной документацией СМК МАИ

Федеральное государственное бюджетное

образовательное учреждение высшего образования

«Московский авиационный институт

(национальный исследовательский университет)» (МАИ)

Управление документацией

ОД-078-СМК-ДП-004

Версия: 2.0

Стр. 27 из 30

Продолжение приложения В

Page 28: M I J : < E ? G B > H D M F ? G L :Ц ? CžД-078-СМК-ДП-004 Управление... · 2.5 Управление основной документацией СМК МАИ

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования

«Московский авиационный институт (национальный исследовательский университет)» (МАИ)

Управление документацией

ОД-078-СМК-ДП-004

Версия: 2.0

Стр. 28 из 30

Продолжение приложения В

Page 29: M I J : < E ? G B > H D M F ? G L :Ц ? CžД-078-СМК-ДП-004 Управление... · 2.5 Управление основной документацией СМК МАИ

Федеральное государственное бюджетное

образовательное учреждение высшего образования

«Московский авиационный институт

(национальный исследовательский университет)» (МАИ)

Управление документацией

ОД-078-СМК-ДП-004

Версия: 2.0

Стр. 29 из 30

6 Лист рассылки (ознакомления)

ЛИСТ ОЗНАКОМЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛА С ДОКУМЕНТИРОВАННОЙ ПРОЦЕДУРОЙ

ОД-078-СМК-ДП-004 «Управление документацией»

___________________________________________________

(наименование подразделения)

__________________________________________________

(руководитель подразделения, Ф.И.О. , должность)

п/п

Фамилия, имя,

отчество

Должность Ознакомлен Дата Подпись

Page 30: M I J : < E ? G B > H D M F ? G L :Ц ? CžД-078-СМК-ДП-004 Управление... · 2.5 Управление основной документацией СМК МАИ

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования

«Московский авиационный институт (национальный исследовательский университет)» (МАИ)

Управление документацией

ОД-078-СМК-ДП-004

7 Лист регистрации изменений

Номер

измене-

ния

Номера пунктов (разделов) Основание для

внесения

изменений Подпись Расшифровка подписи Дата

Версия

документа замененных новых аннулиро-

ванных