makalah mata kuliah sistem informasi manajemen...
TRANSCRIPT
MAKALAH MATA KULIAH SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
FENOMENA KONVERSI SISTEM INFORMASI
DALAM ORAGANISASI
Dosen :
Dr. Ir. Arif Imam Suroso, MSc(CS)
Oleh:
INTAN IKA PUTRI H.
E62 / K25161092
SEKOLAH BISNIS
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
2017
DAFTAR ISI
DAFTAR ISI ....................................................................................................................................... iii
PENDAHULUAN ................................................................................ Error! Bookmark not defined.
1.1 Latar Belakang ................................................................... Error! Bookmark not defined.
1.2 Tujuan..............................................................................................................................4
TINJAUAN PUSTAKA ........................................................................................................................ 4
2.1 Jenis-jenis Sistem.............................................................................................................4
2.2 Sistem Informasi Manajemen..........................................................................................5
PEMBAHASAN ................................................................................................................................. 6
3.1 Konversi Sistem................................................................................................................6
3.2 Peralihan Langsung..........................................................................................................7
3.3 Konversi Paralel...............................................................................................................7
3.4 Konversi Bertahap...........................................................................................................8
3.5 Konversi Pilot..................................................................................................................9
3.6 Yang Perlu Diperhatikan Dalam Konversi Sistem...........................................................9
3.7 Hal-hal yang Perlu Diperhatikan untuk Menghindari Kegagalan Penerapan Sistem.....10
3.8 Melakukan Konversi Data..............................................................................................10
KESIMPULAN.................................................................................................................................12
DAFTAR PUSTAKA ......................................................................................................................... 13
3
I. PENDAHULUAN
1.1. LATAR BELAKANG
Organisasi merupakan sebuah pola hubungan antara orang-orang dimana dalam
hubungan tersebut berada dibawah pengarahan manager (pimpinan) untuk mengejar tujuan
bersama. suatu pola hubungan-hubungan orang-orang di bawah pengarahan manajer
(pimpinan) untuk mengejar tujuan bersama. Orang-orang dalam organisasi saling memberikan
informasi antara satu dengan yang lainnya, sehingga terjalin hubungan untuk mecapai tujuan
yang sama. Agar pemberian informasi di dalam organisasi dapat menjadi lebih efektif dan
efisien dimana pada era ini teknologi dapat menjadi penunjang optimal untuk berbagi
informasi, oleh karena itu dibuatlah sistem yang dapat menunjang pembagian informasi di
dalama organisasi dan diatur secara terstruktur yang kemudian kita sebut dengan sistem
informasi manajemen.
Tujuan dari sistem informasi manajemen salah satu nya adalah untuk memenuhi
kebutuhan informasi umum semua manajer dalam organisasi. Sistem informasi manajemen
menyediakan beraneka informasi baik digunakan dalam bentuk laporan dan output. Menurut
Frederick H.Wu dalam Jogiyanto (2005), sistem informasi manajemen adalah kumpulan-
kumpulan dari sistem-sistem yang menyediakan informasi untuk mendukung manajemen.
Menurut James A. O’Brien (2006), Sistem informasi dapat merupakan kombinasi teratur
apapun dari orang-orang, hardware, software, jaringan komunikasi, dan sumber daya data yang
mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi.
Sejalan dengan perkembangan teknologi, sistem informasi juga turut dikembangakan
guna untuk memajukan organisasi. Pemakaian sistem informasi menjadi perhatian khusus
oranisasi guna mendukung pekerjaan dan mepermudah implementasi, monitoring dan evaluasi
bagi pimpinan orgaisasi. Namun demikian, organisasi harus dapat memilih sistem informasi
manajement yang sesuai agar menjadi efisien. Sistem informasi yang kira nya sudah tidak lagi
dapat mendukung kinerja organisasi, maka harus dikonversikan ke sistem informasi
manajement yang lebih sesuai, dan begitu pula sebaliknya, walaupun organisasi memiliki
sistem infomasi yang sudah modern, namun apabila tidak sesuai dengan kebutuhan organisasi
maka harus diturunkan.
4
1.2. TUJUAN
Tujuan dari penulisan makalah ini adalah untuk mengetahui bagaimana proses
konversi sistem informasi dalam sebuah organisasi.
II. TINJAUAN PUSTAKA
2. 1. JENIS-JENIS SISTEM
Jenis-jenis sistem terdiri dari dua kelompok, yaitu sistem terbuka dan sistem tertutup
serta sistem yang tidak dapat diramalkan (probabilistic) dan sistem yang dapat diramalkan
(deterministic).
Sistem tertutup (close system) secara fisik digambarkan sebagai sebuah sistem yang
dapat berdiri sendiri (self-contained. Sistem tertutup tidak mengganti bahan, informasi, atau
energi dengan lingkungannya atau lingkungan luarnya.
Sistem terbuka mengubah nfrmasi, bahan, atau tenaga (energy) dengan
lingkungannya, termasuk mengubah masukan yang acak dan yang tidak ditentukan, atau
dengan kata lain sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan ke lingkungannya dengan
melalui aliran sumberdaya-sumberdaya yang ada.
Sistem yang dapat diramalkan adalah sistem berjalan pada keadaan yang dpat
ditentukan. Apabila sesorang memiliki gambaran mengenai keadaan sistem pada suatu waktu
yang dierikan dan ditambah dengan waktu beroperasinya, keadaan sistem berikutnya dapat
saja ditentukan tanpa kesalahan.
Pada organisasi dan pada pengolahan inforasi, ada sistem yang relatif disolasikan dari
lingkungannya, tetapi tidak benar-benar tertutup dalam arti fisiknya. Sebuah sistem komputer
juga relatif termasuk sistem tertutup karena program tersebut hanya menerima masukan yang
diberikan, mengolahnya, dan menjadikan masukan tadi sebagai keluarannya. Sistem tertutup
juga dapat dikatakan sebagai sistem yang tidak berhubungan dengan lingkungannya.
5
2.2. SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
Sistem informasi manajemen merupakan sebuah sistem terpadu guna myejikan
informasi pendukung fungsi operasi, manajemen dan pengambilan keputusan pada dalam
suatu organisasi. Sistem tersebut menggunakan perangkat keras (hardware) dan perangkat
lunak (software) komputer, prosedur pedoman, model manajemen dan keputusan, serta “data
base”.
Terdapat beberapa konsep dalam sistem informasi, diantaranya:
1. Data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang
menerimanya.
2. Sesuatu yang nyata atau setengah nyata yang dapat mengurangi derajat ketidak
pastian tentang suatu keadaan atau kejadian.
Sistem informasi yang dihasilkan harus dapat berguna bagi manajemen, olehkarena
itu sistem harus mengetahui kebutuhan-kebutuhan informasi yang dibutuhkan, yaitu dengan
cara mencari tahu/mengetahui kegiatan-kegiatan masing-masing tingkat manajemen dan tipe
keputusan yang diambilnya. Sementara itu tujuan dari dibentuknya sistem informasi
manajemen adalah agar organisasi bisa mendapatkan informasi yang bermanfaat dalam
pembuatan keputusan manajemen, baik yang menyangkut keputusan rutin maupun keputusan
strategis.
Beberapa manfaat dari penggunaan sitemm informasi manajemen,diantaraya:
1. Meningkatkan aksesibilitas data yang tersaji secara tepat waktu dan akurat bagi para
pemakai, tanpa mengharuskan adanya prantara sistem informasi.
2. Menjamin tersedianya kualitas dan keterampilan dalam memanfaatkan sistem informasi
secara kritis.
3. Mengembangkan proses perencanaan yang efektif.
4. Mengidentifikasi kebutuhan-kebutuhan akan keterampilan pendukung sistem informasi.
5. Menetapkan investasi yang akan diarahkan pada sistem informasi.
6. Mengantisipasi dan memahami konsekuensi-konsekuensi ekonomis dari sistem informasi
dan teknologi baru.
6
7. Memperbaiki produktivitas dalam aplikasi pengembangan dan pemeliharaan sistem.
8. Organisasi menggunakan sistem informasi untuk mengolah transaksi-transaksi, mengurangi
biaya dan menghasilkan pendapatan sebagai salah satu produk atau pelayanan mereka.
9. Bank menggunakan sistem informasi untuk mengolah cek-cek nasabah dan membuat
berbagai laporan rekening koran dan transaksi yang terjadi.
III. PEMBAHASAN
3. 1. KONVERSI SISTEM
Konversi sistem merupakan tahapan yang digunakan untuk mengoerasikan sistem
baru dalam rangka menggantian sistem yang lama atau proses nerubahan dari sistem lama ke
sistem yang baru. Tingkat kesulitan dan kompleksitas dalam mengkonversi sistem lama ke
sistem baru tergantung pada sejumlah faktor. Apabila sebuah sistem baru merupakan paket
perangkat lunak terbungkus yang akan berjalan pada komputer yang baru, maka konversi akan
relatif lebih mudah.
Ada banyak strategi konversi, ada juga satu pendekatan bersifat kemungkinan yang
mempertimbangka sejumlah variabel organisasi dalam memutuskan strategi konversi mana
yang akan digunakan. Tidak ada cara yang dianggap satu-satu nya dan terbaik untuk melakukan
konversi yang akan berjalan sempurna. Pertimbangan-pertimbangan konversi yang meliputi
pentingnya perencanaan dan penjadwalan konversi, file backup, dan keamana yang memadai
jangan sampai saling bertentangan.
Terdapat lima strategi untuk mengalihkan sistem dari yang lama ke sistem yang baru,
yaitu sebagai berikut:
1. Peralihan Langsung (direct changeover)
2. Konversi Paralel (parallel conversion)
3. Konversi bertahap/gradual (phased conversion)
4. Koversi pilot (pilot conversion)
7
3.2. Peralihan Langsung (direct changeover)
Peralihan langsung adalah pengimplementasian sistem baru dimana apabla konvers
telah dilakukan maka tida ada cara utuk kembali ke sistem lama atau pemutusan sistem lama
yang disebut cold turkey.
Konversi dengan pengalihan langsung berarti pada tanggal tertentu sistem lama
ditanggalkan dan pada saat yang bersamaan sistem yang baru langsung digunakan. Untuk
menunjang keberhasilan pada peralihan langsung harus dilakukan pengujian secara ekstensif.
Peralihan langsung biasa nya dilakukan sebagai respon atas kebijakan tertentu yang
dikeluarkan oleh pemerintah. Kelebiahn menggunakan peralihan langsung adalah pemakai
tidak mungkin mencuri menggunakan sistem lama dalam pekerjaannya.
Konversi peralihan langsung akan bermanfaat apabila:
1. Tidak digunakan untuk mengganti sistem lain
2. Sistem yang lama sudah tidak memiliki nilai sama sekali
3. Sistem yang baru bersifat kecil atau sederhana
4. Rancangan sistem yang baru sangat berbeda dengan sistem yang lama, dan
perbandingan antar keduanya tidak berarti.
Kelebihan menggunakan konversi peralihan langsung adalah biaya yang reatif
tidak mahal. Sementara kelemahan dari konversi pengalihan langsung adalah memiliki resiko
kegagalan yang tinggi.
3.3. Konversi Paralel (Parallel Conversion)
Pada dasarnya pendekatan konversi paralel mengacu pada menjalankan sistem
baru dan sistem lama secara bersama-sama, atau secara paralel. Pendekatan dengan konversi
paralel ini yang paling sering diterapkan, akan tetapi popularitas yang dimilikinya segera
menurun drastis dikarenakan konversi paralel akan berfungsi sangat optimal ketika era sistem
komputer menggantikan sistem manual. Kedua sistem, sistem baru dan sistem lama dapat
dijalankan secara simulatan selama waktu tertentu, dan sudah teruji. Ketika hasil yang sama
dapat diperoleh dengan lebih hemat waktu, kemudian sistem baru akan langsung diterapkan
dan sistem lama akan ditinggalkan.
8
Pendekatan dengan konversi paralel dimana dengan menjalankan kedua sistem
baru maupun lama secara paralel, terutama dengan adanya kemungkinan pengecekan data
baru terhadap data lama guna mengetahui kesalahan dalam peprosesan saat menggunakan
sistem baru. Konversi paralel juga memberikan rasa aman kepada user, dikarenakan user tidak
dipaksauntuk membuat perubahan mendadak ke dalam sistem baru.
Akan tetapi, konversi paralel juga memiliki beberapa kerugian, diantaranya seperti
biaya untuk menjalankan dua sistem dalam waktu bersamaan serta beban bagi tenaga kerja
yang harus melakukan dua kali pekerjaan nya selama dalam proses konversi. Kerugian lainnya
yang diperoleh adalah apabila sistem yang diganti bukan merupakan sistem manual, maka
makan akan sulit membandingkan hasil yang dicapai menggunakan sistem lama. Dalam
pendekatan dengan konversi paralel, output dari masing-masing sistem tersebut dibandingkan,
lalu kemudian perbedaan nya akan direkonsiliasi.
Kelebihan dalam menggunakan konversi paralel adalah memberika proteksi yang
lebih tinggi kepada organisasi dari kegagalan implementasi sistem baru. Sementara kekurangan
dengan konversi paralel adalah menimbulkan biaya yang besar untuk menduplikasikan failitas-
fasiltas dan biaya personil yang memelihara sistem ini. Peninjauan berkala dari personel operasi
dna pemakai harus dilakukan secara berkala, untuk mengetahui kinerja tersebut.
3.4. Konversi Bertahap
Pendekatan dengan konversi bertahap dilakukan dengan menggantikan sebagian
dari sistem lama ke sistem baru. Apabila terjadi sesuatu, bagian yang baru akan digantikan
kembali dengan siste yang lama. Pada saat terjadi masalah , modul yang baru akan dipasangkan
lagi guna menggantikan modul-modul lama. Namun pendekatan konversi bertahap jauh lebih
aman dibandingkan dengan pendekatan konversi pengalihan langsug. Pada konsep
penerapannya konversi bertahap adalah sistem baru diimplementasikan beberapa kali dan
secara sedikit demi sedikit sistem yang baru akan menggantikan sistem yang lama. Tujuan dari
penggunaan konversi bertahap adalah untuk menghindari resiko yang ditimbukan pada
pengaliahan langsung, serta memberikan banyak waktu kepada user untuk mengasimilasikan
sistem baru. Kelemahan dari konversi bertahap adalah menimbulkan biaya untuk
9
mengembangkan interface temporer dengan sistem lama, daya terap nya terbatas, dan terjadi
kemunduran semangat di organisasi, dikarenakan dirasakan sistem tidak pernah selesai.
3.5. Konversi Pilot (pilot Conversion)
Pendekatan dengan cara konversi pilot dilakukan dengan cara menerapkan sistem
yang baru hanya pada lokasi tertentu yang kemudian sistem tersebut diperlakukan sebagai
pelopor. Apabila konversi tersebut dianggap berhasil oleh organisasi, maka kemudian akan
siperluas ke tempat lainnya. Konversi pilot memiliki resiko yang yang tendah serta biaya yang
ditimbulkan dapat ditekat atau diminimalisir. Perbedaan menggunakan Konversi Pilot dengan
konversi paralel adalah pada metode konversi pilot, organisasi hanya sedikit mengembangkan
sistem baru dan mensegmentasikan organisasi, sementara pada konversi paralel
mensegmentasikan sistem. Jenis konversi pilot terdiri dari Direct Pilot Cut Over, dan Phased in
Over.
Pendekatan dengan konversi pilot sangat sesuai untuk diterapkan pada sistem baru
dimana sistem tersebut melibatkan prosedur baru serta terjadi perubahan besar pada
softwarenya. Konversi pilot memiliki beberapa fungsi, diantara nya adalah:
1. Sebagai tempat pengujian (test site)
2. Melatih seluruh organisasi yang memakai sistem untuk menghadapi lingkungan
secara langsung sebelum sistem tersebut diterapkan pada organisasi.
3.6. Yang Perlu Diperhatikan Dalam Konversi Sistem
Dalam merencanakan konversi suatu sistem, ada beberapa hal yang harus
diperhatikan secara detail, diantaranya adalah:
1. Memesan kelengkapan (setidaknya dilakukan selama tiga bulan sebelum
konversi dilakukan).
2. Memesan segala keperluan materi yang harus didatangkan dari luar kedalam
sistem informasi.
3. Melakukan supervisi atau menyiapkan tempat instalasi.
10
4. Merencanakan, menjadwalkan, dan melakukan supervisi terhadap personel
programer dan entri data yang akan bertangung jawab dalam mengkonversi
semua file dan database yang lama.
3.7. Hal-hal yang perlu diperhatikan untuk menghindari kegagalan
penerapan sistem
Untuk menghindari terjadinya kegagalan dalam penerapan sistem, maka perlu
diperhatikan hal-hal sebagai berikut:
1. Adanya keteraturan dan saling terkait agar terjadi kerjasama yang baik.
2. Menerapkan sistem dengan memperhatikan semua aspek yang terlibat di dalamnya.
3. Kembali ke tujuan awal dari perusahaan dan sistem harus mampu memenuhi
kebutuhan-kebutuhan yang telah ditetapkan untuk dikembangkan.
4. Memperhatikan sumber daya manusia dengan cara melakukan sosialisasi dan
pelatihan.
3.8. Melakukan konversi data
Keberhasilan konversi sistem informasi dapat dilihat dari seberapa jauh profesional
sistem mempersiapkan konversi file data yang diperlukan untuk sistem yang baru. Untuk
melakukan konversi sistem informasi, data yang ada harus turut dikonversi dalam 3 aspek, yaitu
sebagai berikut:
1. Melakukan format file
2. Mengisi file tersebut
3. Mempersiapkan media penyimpanan dimana file akan ditempatkan.
Terdapat dua metode dasar yang dapat digunakan untuk menjalankan konversi file,
sebagai berikut:
1. Konversi File Total.
Konversi file total digunakan bersamaan dengan metode koversi sistem
informasi seluruhnya. Dalam metode konversi file total, jika file sistem baru dan
file sistem lama berada pada media yang bisa dibaca komputer, sehingga dapat
11
ditulikan program sederhana untuk mengkonversi file dari format baru.
Umumnya pengkonversian dari satu sistem komputer ke sistem yang lain akan
melibatkan tugas-tugas yang tidaj bisa dikerjakan secara otomatis.
Rancangan file baru hampir selalu mempunyai field-field record tambahan,
struktur pengkodean baru, dan cara baru perealisasian item-item data
(misalnya, file-file relasional). Selama melakukan konversi file, perli
mengkonstruksi prosedur kendali yang rinci untuk memastikan integritas data
yang bisa digunakan setelah konversi. . Dengan menggunakan klasifikasi file
berikut, perlu diperhatikan jenis prosedur kendali yang digunakan selama
konversi:
• File Master, Ini adalah file utama dalam database. Biasanya paling sedikit
satu file master diciptakan atau dikonversi dalam setiap konversi sistem.
• File Transaksi, File ini selalu diciptakan dengan memproses suatu sub-
sistem individual di dalam sistem informasi. Akibatnya, is harus dicek secara
seksama selama pengujian sistem informasi.
• File Indeks, File ini berisi kunci atau alamat yang menghubungkan
berbagai file master. File indeks baru harus diciptakan kapan saja file master
yang berhubungan dengannya mengalami konversi.
• File Tabel, File ini dapat juga diciptakan dan dikonversi selama konversi
sistem. File tabel bisa juga diciptakan untuk mendukung pengujian
perangkat lunak.
• File Backup, Kegunaan file backup adalah untuk memberikan keamanan
bagi database apabila terjadi kesalahan pemrosesan atau kerusakan dalam
pusat data. Oleh karenanya, ketika suatu file dikonversi atau diciptakan, file
backup harus diciptakan.
2. Konversi File Gradual (sedikit demi sedikit):
Metode Konversi File Gradual ini dapat digunakan bersama dengan metode
konversi sistem informasi Parallel dan Phase-in. Beberapa perusahaan
mengkonversi file-file data mereka secara gradual (sedikit demi sedikit).
Record-record akan dikonversi hanya ketika mereka menunjukkan beberapa
12
aktivitas transaksi. Record-record lama yang tidak menunjukkan aktivitas
tidak pernah dikonversi. Metode ini bekerja dengan cara berikut :
• Suatu transaksi diterima dan dimasukkan ke dalam sistem.
• Program mencari file master baru (misalnya file inventarisasi atau file
account receivable) untuk record yang tepat yang akan di update oleh
transaksi itu. Jika record tersebut telah siap dikonversi, berarti peng-update-
an record telah selesai.
• Jika record tersebut tidak ditemukan dalam file master baru, file master
lama diakses untuk record yang tepat, dan ditambahkan ke file master baru
dan di update.
• Jika transaksi tersebut adalah record baru, yakni record yang tidak
dijumpai pada file lama maupun file baru (misalnya, pelanggan baru), maka
record baru disiapkan dan ditambahkan ke file master baru.
IV. KESIMPULAN
Tahap implementasi pada sebuah sistem informasi merupakan tahap di
mana sistem yang telah dirancang pada tahap sebelumnya diterapkan, baik
berupa perangkat keras maupun perangkat lunak yang digunakan. Dengan
penerapan sistem yang dirancang, hasilnya dapat dioperasikan dan
digunakan secara optimal sesuai kebutuhan. Tahap konversi sistem bersifat
urgen di mana walaupun sistem telah didesain dan digunakan dengan baik,
kesuksesan sistem informasi tergantung dari seberapa baik konversi sistem
yang dilakukan.
Dalam pemilihan pendekatan konversi implementasi sistem informasi
manajemen, harus menentukan sendiri strategi konversi yang mana yang
cocok diterapkan pada perusahaan, karena setiap perusahaan adalah unik
dan memiliki kemampuan dan keterbatasan yang tidak sama. Strategi
mengurangi resiko kegagalan yang terjadi saat pengalihan atau konversi
sistem yang dapat dilakukan yaitu: Konversi Langsung
(Direct Conversion/Plunge Strategy), Konversi Paralel (Parallel Conversion),
Konversi Bertahap (Phased Conversion), Konversi Pilot (Pilot Conversion).
13
D AFTAR PUSTAKA
Suyanto, M. 2004. Analisis & Desain Aplikasi Multimedia untuk Pemasaran Strategi Periklanan.
Yogjakarta: ANDI
O’Brien. J. 2008. Management Infornation Systems; International Edition. Mc Graw Hill. New
York.
Kadir, Abdul. 2003. Pengenalan Sistem Informasi. Penerbit Andi. Yogyakarta