makalah perilaku dalam organisasi
DESCRIPTION
prilaku dalam organisasiTRANSCRIPT
-
MAKALAH PERILAKU DALAM ORGANISASI
BAB I
PENDAHULUAN
I. Latar Belakang
Proses pengendalian manajamen berperan pada suatu orgnisasi. Namun dalam
prosesnya dipengaruhi oleh faktor manusia. Beberapa karakteristik organisasi yang
mempengaruhi proses tersebut, terutama berkaitan dengan perilaku anggota dalam suatu
organisasi. Suatu organisasi mempunyai tujuan,dan fungsi sistem pengendalian maajemen
yitu mendorong anggota organisasi untuk mencapai tujuan tersebut.
Berikut ini akan diuraikan mengenai tujuan organisasi baik yang berorientasi laba
maupun nirlaba juga menerangkan masalah keselarasan tujuan masing-masing anggotta
organisasi terhadap tujuan perusahaan secara keseluruhan. Keselarasan tujuan dalam hal ini
dipengaruhi oleh siistem informal dan juga sistem formal. Beberapa faktor informal adalah
dari eksternal dan sebagian dari internal. Faktor internal termasuk didalamnya membahas
tentang teori motivasi kerja. Pegendalian dicapai oleh bentuk formal. Bentuk pertama adalah
peraturan (rules) dan bentuk yang kedua adalah cara sitematis perencanaan dan pengawasan.
Lalu akan diuraikan berbagai bentuk struktur organisasi karena akan berpengaruh pada
pengendallian manajemen yangg digunakan. Pada bagian terakhir akan diuraikan fungsi
controller dalam proses pengendalian manajemen.
BAB II
PEMBAHASAN
A. KESELARASAN TUJUAN
-
Tujuan pokok sistem pengendalian manajemen adalah menjamin sebisa mungkin
adanya keselarasan tujuan dari masing-masing anggota ke arah tercapainya tujuan
perusahaan. Keselarasan tujuan dalam suatu proses berarti tindakan-tindakan yang
mengarahkan setiap anggota untuk menyelaraskan tujuan pribadinya masing-masing sesuai
dengan kepentingan perusahaan.
Faktor Informal Yang Mempengaruhi Keselarasan Tujuan
Keselarasan tujuan dipengaruhi oleh beberapa faktor yang biasa disebut dengan faktor
informal dan formal. Faktor informal bisa berbentuk aspek eksternal dan bisa berbentuk
aspek internal. Aspek eksternal adalah norma-norma yang tumbuh dan berkembang pada
kehidupan masyarakat dimana perusahaan merupakan bagian dari masyarakat itu sendiri. Hal
ini biasa disebut etos kerja yang diwujudkan melalui loyalitas pegawai terhadap organisasi,
keuletan, semangat, dan kebanggan yang dimiliki oleh pegawai dalam menjlankan tugas
secara tepat waktu. Beberapa sikap tersebut bersifat lokal yaitu spesifik untuk kota atau
wilayah dimana organisasi beroperasi.
Aspek-aspek internal yang mempengaruhi keberhasilan pengendalian manajemen adalah
sebagai berikut:
1. Budaya
Budaya yang dimaksud disini adalah aturan atau kebiasaan yang berlaku dalam perusahaan
atau sering juga disebut iklim kerja. Iklim kerja ini bisa berbentuk sikap, norma, hubungan
kerja dan asumsi yang secara eksplisit ataupun implisit diterima dan berlaku bagi seluruh
anggota organisasi.
2. Gaya manajemen
Aspek internal yang juga terpenting adalah Gaya Manajemen, termasuk sikap pimpinan
terhadap pengendalian. Sikap pimpinan biasanya juga tercermin dalam sikap bawahan. Tidak
ada satu bentuk pun ben
3. Organisasi Informal
-
Organisasi Informal yang dimaksudkan disini adalah adanya hubungan kerja secara informal
antara satu bagian dengan bagian lainnya sehingga setiap orang akan mengerti arah mana
yang akan dituju perusahaan.
4. Persepsi dan Komunikasi
Perintah yang diterima oleh seorang bawahan dari atasannya bisa saja tanggapannya berbeda.
Kesalahan persepsi setiap saat bisa terjadi, dan jika tidak ditangani dengan baik maka bisa
merugikan kepentingan perusahaan secara keseluruhan. Untuk itulah diperlukan cara
komunikasi yang efektif yang memungkinkan informasi yang disampaikan tidak salah
diterima oleh pihak yang menerima.
5. Kerjasama dan konflik
Suatu organisasi berusaha menjaga keseimbangan yang tepat antara kekuatan yang
menimbulkan konflik dan yang menimbulkan kerjasama. Beberapa konflik memang
diinginkan. Konflik yang menghasilkan persaingan diantara pegawai untuk kenaikan pangkat
atau berbagai bentuk kompensasi adalah menyehatkan. Bentuk kerjasama tertentu juga
penting. Disinilah perlunya system pengendalian manajemen yang handal yang
memungkinkan minimisasi konflik dan menciptakan kerjasama yang baik.
B. TEORI MOTIVASI KERJA
Motivasi adalah keadaan dalam pribadi seseorang yang mendorong keinginan
individu untuk melakukan kegiatan-kegiatan tertentu guna mencapai tujuan organisasi.
Motivasi yang ada pada seseorangg padda gilirannya akan mewujudkan suatu perilaku yang
diarahkan pada tujuan mencapai sasaran kepuasan. Beberapa teori motivasi yang dikenal
dapat diterapkan dalam organsisasi. Beberapa teori yang dikenal adalah sebagai berikut:
1. Teori Hierarki Kebutuhan Maslow
Teori ini dikemukakan sejak tahun 1943. Isi pokok dari teori ini menjelaskan suatu
hierarki kebutuhan yang menunjukan adanya lima tingkatan keinginan dan kebutuhan
manusia, yaitu:
-
Kebutuhan fisiologis. Merupakan kebutuhan dasar yang harus dipenuhi oleh manusia,
seperti: rasa lapar, haus, tidur, dan sebagainya.
Kebutuhan Keamanan. Merupakan kebutuhan akan keselamatan dan perlindungan
dari bahaya, ancaman, dan perampokan ataupun pemecatan dari pekerjaan.
Kebutuhan Sosial
Merupakan kebutuhan akan rasa cinta dan kepuasan dalam menjalin hubungan dengan orang
lain, kepuasan dan perasaan memiliki serta diterima dalam satu kelompok, rasa kekeluargaan,
persahabatan dan kasih sayang.
Kebutuhan Penghargaan
Merupakan kebutuhan akan status dan kedudukan, kehormatan diri, reputasi dan prestasi.
Kebutuhan Aktualisasi Diri
Merupakan kebutuhan pemenuhan diri, untuk memperguanakan potensi diri, aktivitas diri,
pengembangan diri semaksimal mungkin, kreativitas, ekspresi diri dan melakukan apa yang
cocok, serta menyelesaikan pekerjaannya sendiri.
Dari sudut pandang motivasi, teori ini mengatakan meskipun tidak pernah ada kebutuhan
yang pernah dipenuhi secara lengkap, suatu kebutuhan yang pernah terpenuhi secara
substansial tidak lagi menjadi motivasi. Jadi jika ingin memotivasi seseorang, menurut
Maslow, perusahaan perlu mengetahui anak tangga yang mana seseorang itu berada, sehingga
dapat ditetukan jenis kebutuhan yang harus diberikan.
2. Teori Dua Faktor Herzberg
Herzberg tiba pada suatu keyakinan bahwa dua kelompok faktor yang mempengaruhi
perilaku adalah:
Hygiene factor. Faktor ini berkaoitan dengan konteks kerja dan arti lingkunagn kerja
bagi individu. Faktor-faktor higienis yang dimaksud adalah kondisi kerja, dasar
pembayaran (gaji), kebijakan organisasi, hubungan antar personel, dan kualitas
pengawasan.
-
Satisfier factor. Faktor pemuas yang dimaksud berhubungan dengan isi kerja dan
definisi bagaimana seseorang menikamati atau merasakn pekerjaannya. Faktor yang
dimaksud adalah prestasi, pengakuan, tanggung jawab dan kesempatan untuk
berkembang.
3. Teori Pengharapan Vroom
Teori ini terdiri dari unsur-unsur Expectency, Instrumentality, dan Valence. Expectency
adalah hubungan dimana seseorang mempercayai antar usaha dan kemampuan dengan
hasilnya diukur dalam sistem pengukuran prestasi organisasi (Hubungan upaya-Kinerja).
Instrumentality adalah hubungan antara kinerja yang diukur dengan hasil yang diharapkan
untuk individu (Hubungan Kinerja-Ganjaran). Sedangkan Valence adalah nilai dimana
seseorang menugaskan pada hasil yang disediakan untuk individu dari organsisasi sebagai
hasil pengukuran prestasi normal (Hubungan Ganjaran-Tujuan).
C. SISTEM PENGENDALIAN FORMAL
Sistem tersebut dapat dikelompokkan menjadi dua, yaitu sistem pegendalian manajamen dan
peraturan (rules).
Peraturan (rules)
Istilah rules dalam hal ini menunjukkan semua bentuk pengendalian dan instruksi formal.
Peraturan atau rules termasuk: instruksi yang ada, praktik-praktik yang dilakukan, job
diskripsi, prosedur-prosedur operasi standar, petunjuk pelaksanaan (manual), dan kode etik.
Beberapa bentuk dari peraturan (rules) seperti yang telah disebutkan dapat dijelaskan sebagi
berikut:
Pengawasan Secara Fisik (Physical Controls). Termasuk didalamnya adalah penjaga
kemanan, password dikomputer, TV monitor atau alat fisik lain yang bertugas
mengawasi setiap orang.
-
Petunjuk Pelaksanaan (Manual). Adalah aturan-aturan tertentu yang harus dijalankan.
Seiring dengan berjalannya waktu beberapa aturan mungkin ketinggalan zaman
sehingga secara periodik perlu dievaluasi kembali untuk diadakan perbaikan.
Sistem Pengaman (Safeguard System). Berbagai bentuk pengawsan secara sistematis
menjamin arus informasinya akurat dan mencegah kesalahan atau kekurangan.
Sistem Pengendalian Tugas (Task Controls System). Pengendalian tugas adalah proses
yang menjamin bahwa tugas-tugas spesifikndapat dilaksanakan secara efektif dan
efisien. Beberapa dari tugas-tugas tersebut dikendalikan dengan menggunakan rules.
Jika sebuah tugas merupakan tugas yang otomatis, maka sistem akan bekerja sendiri
secara otomatis melakukan pengendalian.
Proses Pengendalian Formal
Proses pengendalian formal meliputi tahap-tahap tertentu yang secara terus menerus
bekerja dari tahun ke tahun. Tahap ini dimulai dengan penentuan tujuan perusahaan dan
strategi untuk mencapai tujuan tersebut. Rencana strategik (strategic plan) disiapkan untuk
mengimplementasikan strategi tersebut dan semua informasi yang tersedia digunakan untuk
membuat renccaa ini. Strategic plan kemudian diubah menjadi anggaran tahunan yang
difokuskan pada perencanaan pendapatan dan biaya untuk pusat-pusat pertanggungjawaban
secara individual. Pusat-pusat pertanggungjawaban juga diatur dengan sejumlah perturan dan
informasi lainnya. Pusat-pusat pertanggungjawaban ini kemudian beroperasi melakukan
kegiatan, dan hasil kegiatan tersebut diukur dan dilaporkan. Hasil sesungguhnya kemudian
dibandingkan dengan rencana untuk menentukan keberhasilan pusat pertanggungjawaban ini
dalam melakukan tugasnya.jika pusat pertanggungajawaban tersebut berhasil, maka umpan
balik berupa hadiah atau penghargaan akan diberikan kepada pusta pertanggungjawaban
teteapi jika tidak berhasil maka umpan balik digunakan untuk mrlakukan perbaikan pada
pusat pertanggungjawaban tersebut, dan peraikan yang memunginkan terhadap rencana.
D. TIPE-TIPE ORGANISASI
-
Strategi suatu perusahaan memiliki pengaruh yang besar terhadap strukturnya. Pada
gilirannya, jenis struktur akan mempengaruhi rancangan sistem pengendalian manajemen
organisasi. Meskipun kualitas dan ukuran organisasi itu sangat beragam, setidaknya
organisasi bisa dikelompokkan ke dalam tiga kategori umum :
1. Stuktur fungsional, di dalamnya setiap manajer bertanggung jawab atas fungi-fungsi
yang terspesialisasi seperti produksi atau pemasaran.
2. Struktur unit bisnis, di dalamnya para unit manager bertanggung jawab atas aktivitas-
aktivitas dari masing-masing unit, dan unit bisnis berfungsi sebagai bagian
independen dari perusahaan.
3. Struktur matriks, di dalamnya unit-unit fungsional memiliki tanggung jawab ganda.
Organisasi-organisasi fungsional
Bentuk organisasi fungsional melibatkan gagasan mengenai seorang manajer yang
membawa pengetahuan khusus untuk mengambil keputusan yang berkaitan dengan fungsi
spesifik, yang berlawanan dengan manajer umum yang kurang memilki pengetahuan khusus.
Seorang manajer pemasaran dan seorang manajer produksi yang terampil kemungkinan besar
akan mampu mengambil keputusan yang lebih baik di bandingkan dengan seorang manajer
yang bertanggung jawab atas kedua bidang itu sekaligus. Lebih lanjut lagi, seorang spesialis
yang terampil harus mampu melakukan supervisi atas para buruh yang bekerja dalam bidang
yang sama secara lebih baik dibandingkan dengan seorang manajer generalis. Oleh karena
itu, kelebihan dari struktur organisasi fungsional adalah memiliki potensi untuk bekerja
secara efisien.selain itu, kegiatan yang sama dalam organisasi fungsional lebih efektif.
Ada sejumlah kelemahan pada struktur organisasi fungsional, diantaranya :
1. Terdapat ketidakjelasan dalam menentukan efektivitas manajer fungsional secara
terpisah (seperti manajer produksi dan manajer pemasaran) karena tiap fungsi tersebut
sama-sama memberikan kontribusi pada hasil akhir. Dengan demikian perusahaan
akan sulit untuk menentukan tanggung jawab terhadap laba kepada manajer setiap
individual.
2. Jika organisasi, terdiri dari beberapa manajer yang bekerja dalam satu fungsi yang
melapor ke beberapa manajer pada tingkat yang lebih tinggi dari fungsi tersebut,
maka perselisihan antar para manajer dari fungsi-fungsi berbeda hanya dapat
-
diselesaikan di tingkat atas, meskipun perselisihan itu berasal dari tingkatan
organisasi yang lebih rendah.
3. Struktur fungsional tidak memadai untuk diterapkan pada sebuah perusahaan dengan
produk dan pasar yang beragam.
Unit-unit Bisnis
Bentuk organisasi unit bisnis dari organisasi dirancang untuk menyelesaikan masalah-
masalah yang terdapat pada struktur fungsional. Suatu unit bisnis, yang juga disebut sebagai
divisi, bertanggung jawab atas seluruh fungsi yang ada dalam produksi dan pemasaran
sebuah produk. Unit bisnis tersebut bertanggung jawab untuk melakukan perencanaan dan
koordinasi kerja dari berbagai fungsi yang terpisah.
Kelemahan dari struktur organisasi unit usaha adalah
1. Kesulitan mencari sumber daya manusia yang berkualitas untuk memimpin setiap unit
bisnis.
2. Konflik antar bisnis
3. Kurangnya kerjasama
Keuntungan dari struktur organisasi unit usaha adalah
1. Tempat yang cocok untuk latihan manajemen
2. Divisi lebih memahami pasar dari pada kantor pusat dan bisa bereaksi lebih cepat
apabila ada ancaman ataupun kesempatan. Sehingga tanggung jawab untuk
menghasilkan laba yang
3. diletakkan pada satu orang manajer atau direktur yang diberi tanggung jawab
Organisasi Matrik
Merupakan kombinasi antara struktur organisasi fungsional dan unit bisnis. Setipa unit
bisnis mempertanggung jawabkan kegiatannya, dan kegiatan setiap unit bisnis dibantu oleh
beberapa fungsional. Sedangkan setiap fungsi mempertanggung jawabkan kegiatan sesuai
dengan kegiatan yang dilakukan oleh beberapa unit bisnis yang dibantu.
Dalam organisasi matrik, manajer suatu proyek selain bertanggung jawab terhadap
keberhasilan proyeknya, juga bertanggung jawab terhadap unit-unit fungsional. Masalah
pengendalian manajemen pada organisasi matrik jelas lebih sulit dibandingkan dengan bentuk
-
organsasi lainnya. Perencanaan harus disesuaikan dengan kebutuhan proyek dan disesuaikan
dengan sumber daya yang tersedia pada unit-unit fungsional. Koordinasi harus dilakukan
dengan mempertimbangkan jadwal kegiatan dari beberapa unit sehingga proyek-proyek dapat
diselesaikan tepat waktu dan tidak ada orang yang tidak bekerja. Pengendalian akan sulit
manakala tingkat keberhasilan suatu proyek merupakan tanggung jawab dari beberapa
manajer.
Implikasi atas Desain Sistem
Implikasi untuk membentuk sistem pengendalian manajemen tidak terbatas hanya soal
kriteria saja. Jika hal tersebut merupakan satu-satunya pertimbangan maka bentuk divisi atau
unit usaha bisa saja dipilih. Masalahnya sistem pengendalian manajemen tidak tergantung
pada satu kriteria saja. Organisasi fungsional bisa saja lebih baik karena dapat memberikan
manfaat ekonomis yang lebih besar. Untuk unit bisnis bisaanya sulit mencari seorang yang
tepat. Demikian juga dengan bentuk organisasi matrik. Dapat disimpulkan sistem yang bagus
tersebut harus disesuaikan dengan kondisi perusahaan dan didiskusikan terlebih dahulu
dengan pimpinan puncak.
Jika kemudahan dalam pengendalian merupakan satu-satunya kriteria, maka semua
perusahaan akan diorganisasikan ke dalam unit-unit bisnis. Hal ini disebabkan karena dalam
organisasi unit bisnis, setiap manajer unit harus bertanggung jawab untuk meningkatkan
kemampuan setiap produk yang dihasilkan oleh unitnya guna menghasilkan laba, melakukan
perencanaan, mengkoordinasikan, dan mengendalikan elemen-elemen yang berpengaruh
pada kemampuan
E. FUNGSI CONTROLLER
Untuk menjamin keberhasilan sistem pengendlian manajemen diperlukan seorang yang
mengawasi kegiatan kearaha pencapaian tujuan biasanya disebut controller. Fungsi controller
adalah:
Mendesain dan menjalankan informasi dan mengawasi sistem.
Menyiapkan laporankeuangan dan pelaporan keuangan kepada pemegang sham atau
pihak lain.
-
Menyiapkan dan menganalisis prestasi dan membantu pimpinan untuk memahami
laporan, menganalisis proposal anggaran dan program, mengkonsolidasikan rencana
anggaran masing-masing bagian untuk dijadikan anggaran tahunan.
Mengawasi prosedur internal dan eksternal audit untuk menjamin faliditas data.
Membantu mengembangkan kemampuan masing-masing orang dengan cara pelatihan
yang berhubungan dengan fungsi controller .
Hubungan Dengan Organisasi Lini
Fungsi pengawasan adalah fungsi staf. Meskipun seorang kontroler bisaanya bertanggung
jawab untuk merancang maupun mengoperasikan sistem yang mengumpulkan dan
melaporkan informasi, pemanfaatan informasi ini adalah tanggung jawab jajaran manajemen.
Controller tidak membuat ataupun mendorong pihak manajemen untuk mengambil
keputusan. Tanggung jawab untuk menjalankan pengawasan sesungguhnya berasal dari CEO
lalu turun ke bawah melalui jalur organisasi lini, yang menggunakan informasi yang
disediakan oleh controller sehingga controller merupakan staf CEO.
Seorang controller membuat beberapa keputusan. Pada umumnya, ada beberapa
kebijakan yang diputuskan oleh manajemen lini. Misalnya, seorang aanggota bagian
controller memutuskan biaya yang layak atas biaya perjalanan dinas; seorang manajer lini
lebih suka tidak melibatkan pembicaraan soal biaya yang dihabiskan untuk biaya perjalanan
dinas.
Controller memainkan peran yang penting dalam penyiapan rencana strategi dan
anggaran. Juga bagian controller pada dasarnya bertugas menganalisis laporan kinerja,
menjamin laporan tersebut akurat, dan meminta perhatian manajer lini atas beberapa tindakan
yang memerlukan perhatian. Untuk kegiatan seperti ini controller bertindak hampir seperti
manajer lini.
Controller Unit Usaha
Para controller unit bisnis mau tidak mau telah membagi loyalitas mereka. Pada satu sisi,
mereka berutang kesetiaan paa controller, corporate, yang memegang tanggung jawab
operasi sistem pengendalian secara keseluruhan. Disisi lain, mereka juga berutang kesetian
pada para manajer di unit mereka, yaitu pihak kepada siapa mereka memberikan bantuan.
-
BAB III
PENUTUP
I. Kesimpulan
Pada awal berdirinya suatu organisasi memiliki berbagai macam tujuan. Tujuan
paling penting pada perusahaan yag berorientasi laba adalah tingkat keuntungan. Namun
demikian laba bukan merupakan tujuaan satu-satunya, karena ada tujun lain yaitu
produktifitas, posisi pasar sikap karyawan, dan lain-lain. Sedangkan pada organisasi nirlaba,
bertujuan menyediakan jasa.
Tujuan-tujuan inilah yang akan dicapai perusahaan. Namun dalam pencapaiannya,
kepentingan masing-masing anggota tetap perlu diperhatikan sehingga akan tercapai
keselarasan tujuan. dengan demikian dalam sistem pengendalian manajemen harus
mengupayakan keselarasan tujuan anggota organisasi dan tujuan oraganisasi itu sendiri.
Sebagai tambahan sistem pengendalian manajeme, ada aturan, pedoman dan prosedur yang
membantu dalam proses pengendalian
Perusahaan juga bisa memilih beberapa bentuk struktur organisasi berdasarkan fungsi,
unit usaha, atau matrix. Pilihan yang tepat akan mempengaruhi desain sistem pengendalian
manajamenorganisasi bersangkutan. Controller bertanggung jawab atas desain dan operasi
-
sistem pengendalian, tetapi sebagai staf CO, ia tidak mempunyai keputusan manajamen.
Pelaporan tanggung jawab controller tergantung pada organisasi apakah langsung bertaggung
jawab pada controller kator pusat atau (jika ia mengawasi sesuatu unit usaha) bertanggung
jawab kepada manajer unit usaha.
DAFTAR PUSTAKA
Halim Abdul, Achmad Tjahjono dan Muh. Fakhri Husein. 2000. Sistem Pengendalian Manajemen.
Yogyakarta: UPP STIM YKPN.
http://dennyimamazhari.wordpress.com (Jumat, 14 Maret 2014. Pukul 11:00)
http://dian49e.blogstudent.mb.ipb.ac.id (Jumat, 14 Maret 2014. Pukul 11:00)
http://firdanisa23319.blogspot.com (Jumat, 14 Maret 2014. Pukul 11:00)