management review – od forme kasuŠtini

21.5.2012

MANAGEMENT REVIEW – OD FORME KA SUŠTINI

Prezentaciju pripremio:Krešimir KneževićNexe grupa d.d. Našice

21.5.20122

Zašto „management review”, a ne prijevod na hrvatski ?

-Prijevod termina – naslova točke 5.6 Management review u HRN EN ISO 9001:2009:

- „Preispitivanje upravljanja koje provodi uprava”-Prijašnji prijevod istog termina u HRN EN ISO 9001:2002:

-„Upravina ocjena sustava”

-Prethodni prijevod (EN ISO 9001:1994):-„Upravina ocjena”

•Niti jedan od prijevoda ne smatram potpuno adekvatnim.

•U Nexe Grupi se koristi termin „Upravin pregled i ocjena SUK”.•Za potrebe ovog rada ocijenio sam najpraktičnijim koristiti izvorni termin na engleskom.

21.5.20123

Sadržaj zahtjeva za management review

- Koli čina teksta zahtjeva za management review (dalje: MR ) u ISO 9001:2008 (identi čno u ISO 9001:2000) u odnosu na ISO 9001:1994 višestruko je pove ćana !

- Povećanje koli čine teksta se ponajviše odnosi na definiranje obaveznih ulaznih i izlaznih podataka, koji su sada taksativno navedeni.

- Sadržaj zahtjeva za MR u normama ISO 14001 i OHSAS 18001 koje su se pojavile prije izdanja ISO 9001:2000 utjecao je na definiranje sadržaja zahtjeva u tom izdanju (i izdanju od 2008) .

- Iz podataka koji su navedeni kao ulazne veli čine, te iz rezultata MR koji se o čekuju (poboljšanje u činkovitosti SUK i procesa, poboljšanje proizvoda, potrebni resursi) može se sa gledati zna čaj ovog zahtjeva: ocjenjuje se sustav upravljanja kval itetom kao cjelina, dok se ve ćina drugih zahtjeva odnosi na pojedine segmente SUK.

21.5.20124

Management review u hrvatskim uvjetima

• Koliki se pridaje zna čaj MR-u od strane managera kvalitete (voditelja kvalitete, predstavnika uprave za kvalit etu)?

• Prema mojim saznanjima na dosadašnjih 11 hrvatskih konferencija o kvaliteti, niti jedan rad nije se ba vio tom tematikom. Što je razlog?

• MR je jedna od rijetkih prilika u mnogim tvrtkama i organizacijama kada osoba zadužena za sustav kvalit ete (dalje: QM) sjeda za isti stol sa (zaista) najvišom upravom, te im predo čava na dokumentiran na čin obra ñene podatke i daje prijedloge u vezi SUK.

• QM može izabrati:- formalni (prevladavaju ći?) pristup ili,- suštinski (rje ñe zastupljen?) pristup.

Razlika formalnog i suštinskog pristupa

Formalni pristup karakterizira:

- zadovoljavanje svih zahtjeva iz to čke 5.6 norme,

- izbjegavanje upotrebe „uznemiruju ćih” podataka,

- obradu podataka na na čin da ništa ne pokazuju,

- izbjegavanje jasnog navo ñenja nečije (ne)odgovornosti,

- izbjegavanje zadiranja u poslovni segment,

- formuliranje prijedloga odluka na principu „ne talasaj”.

Sve prethodno navedeno ne pruža nikakvu mogu ćnost certifikacijskoj tvrtki dodjele nesukladnosti – ni manje ni ve će.

Suštinski pristup karakterizira:

-zadovoljavanje svih zahtjeva iz to čke 5.6 norme,-korištenje svih relevantnih podataka,-obradu podataka na na čin da detektiraju glavne probleme,-navo ñenje razloga (imena, funkcija) zašto nešto ne funkcionira,-povezivanje sustava kvalitete sa poslovnim segmentom (pritužbe, štete zbog škarta, nepridržavanje pravila koja generiraju štetu),-formuliranje relevantnih prijedloga odluka temeljenih na činjenicama.Ovaj pristup olakšava posao certifikacijskoj organizaciji, ali korist za tvrtku je višestruko ve ća.

21.5.20125

Model procesa management reviewa

21.5.20126

- POLITIKA KVALITETE - CILJEVI KVALITETE - PLAN AUDITA - POSLOVNI PLAN - PROCEDURE

- REZULTATI KONTROLE KVALITETE - REZULTATI AUDITA - OCJENA DOBAVLJAČA - PREVENTIVNE I POPRAVNE RADNJE - MJERENJE PROCESA - OSTVARENJE CILJEVA - ZADOVOLJSTVO KUPACA

- PROIZVODNI REZULTATI - PRODAJNI REZULTATI - NABAVA - ODRŽAVANJE - OBRAZOVANJE

ACTACTACTACT

MANAGEMENT REVIEW

- NOVI CILJEVI - PROMJENE U POLITICI - POTREBNI RESURSI - ZADACI

- IZVJEŠTAJ O STANJU SUK

DODODODO

PLANPLANPLANPLAN

CHECKCHECKCHECKCHECK

Ulazni podaci za management review

Obavezni podaci:1.Ciljevi kvalitete (mada nisu jasno propisani);2.Rezultati internih audita;3.Povratne informacije od kupaca (pritužbe, zadovoljstvo);4.Rezultati procesa SUK;5.Sukladnost proizvoda;6.Status preventivnih i popravnih radnji;7.Status naknadnih radnji sa prethodnog MR-a;8.Sagledavanje promjena s mogu ćim utjecajem na SUK;9.Preporuke za poboljšanje.

Neobavezni, ali preporu čljivi podaci:1.Rezultati audita tre će strane (certifikacija sustava, certifikacija proizvoda);2.Rezultati provedenog obrazovanja (koli čina, vrsta i učinkovitost);3.Rezultati iz podru čja nabave (reklamacije dobavlja ča, ocjenjivanje dobavlja ča);4.Rezultati iz nekih specifi čnih podru čja (uskla ñenost sa zakonima, rezultati razvoja proizvoda, zadovoljstvo zaposlenih).

21.5.20127

Management review u Nexe Grupi –organizacijski ustroj

21.5.20128

1.0 UPRAVA NEXE GRUPE

DIREKTOR DIVIZIJE CBAV

DIREKTOR DIVIZIJE ZA CIGLU I CRIJEP

DIREKTOR STRATEŠKE NABAVE

4.0 DIVIZIJA ZA CEMENT, BETON,

AGREGATE I VAPNO

5.0 DIVIZIJA ZA CIGLU I CRIJEP

3.0 STRATEŠKA NABAVA

TVRTKE U HRVATSKOJ: 4.1 NAŠICECEMENT d.d. 4.2 NEXE BETON d.o.o. 4.3 IGMA d.o.o.

TVRTKE U SRBIJI: 4.5 JELEN DO a.d.

TVRTKE U HRVATSKOJ: 5.1 DILJ d.o.o. 5.2 SLAVONIJA IGM d.o.o.

TVRTKE U SRBIJI: 5.4 POLET a.d. 5.5 STRAŽILOVO doo 5.6 POLET-KERAMIKA d.o.o.

TVRTKE U BOSNI I HERCEGOVINI:

5.7 TVORNICA OPEKE d.o.o.

DIREKTOR SEKTORA ZA LJUDSKE

2.1 SEKTOR ZA LJUDSKE RESURSE

DIREKTOR SEKTORA ZA INFORMATIKU

DIREKTORI TVRTKI

DIREKTORI TVRTKI

2.2 SEKTOR ZA INFORMATIKU

DIREKTOR SEKTORA ZA FINANCIJE

ŠEF SLUŽBE ZA SUST. UPRAVLJANJA

2.9 SLUŽBA ZA SUSTAVE

UPRAVLJANJA

ŠEF SLUŽBE INTERNE REVIZIJE

2.11 SLUŽBA INTERNE REVIZIJE

ŠEF TEHNOLOŠKOG CENTRA ZA

MINERALNE SIROVINE

2.12 TEHNOLOŠKI CENTAR ZA

MINERALNE SIROVINE

VODITELJ UREDA UPRAVE

2.8 URED UPRAVE

ŠEF SLUŽBE RIZNICE

2.5 SLUŽBA RIZNICE

ŠEF SLUŽBE RAČUNOVODSTVA

2.6 SLUŽBA RAČUNOVODSTVA

ŠEF SLUŽBE SSPK

2.7 SLUŽBA ZA STRAT. PLANIRANJE I KONTROLING

DIREKTORI TVRTKI

DIREKTORI TVRTKI

DIREKTORI TVRTKI

2.4 SEKTOR ZA FINANCIJE

DIREKTOR SEKTORA ZA PRAVNE POSLOVE

2.3 SEKTOR ZA PRAVNE POSLOVE

UPRAVA GRUPE I POTPORNE FUNKCIJE OPERATIVNE FUNKCIJE NA NIVOU GRUPE

TVRTKE KOJE SE BAVE PROIZVODNJOM

ŠEF SLUŽBE MARKETINGA

2.10 SLUŽBA MARKETINGA

Management review u Nexe Grupi – osnovne značajke sustava upravljanja kvalitetom (1)

� Sustav upravljanja kvalitetom Nexe Grupe obuhva ća 10 tvrtki koje se bave proizvodnjom gra ñevinskih materijala (u tri države) i upravlja čku tvrtku Nexe grupa d.d.

� Procesi proizvodnje i prodaje su lokalno upravljani , dok su ostali procesi (nabava, ljudski resursi, informatika, ra čunovodstvo, kontroling itd.) više ili manje centralizirani (kro z samu provedbu ili kroz zajedni čke procedure).

� Navedenih 11 tvrtki je certificirano na principu „m ulti – site organization” (sukladno IAF MD 1:2007), što zna či da je certifikat svake pojedine proizvodne tvrtke vezan na zajedni čki certifikat upravlja čke tvrtke Nexe grupe d.d.

� Management review se provodi za svaku proizvodnu t vrtku samostalno, ali u skladu s tipskom procedurom, čime se osigurava jedinstveni pristup i usporedive podatke, bez obzir a što se radi o širokom rasponu djelatnosti (cement, transportni be ton, betonski proizvodi, kameni agregati, vapno, kerami čke plo čice, cigla i crijep).

21.5.20129

Management review u Nexe Grupi – osnovne značajke sustava upravljanja kvalitetom (2)

� Management review za Nexe grupu d.d. uklju čuje i rezultate MR-a svih certificiranih tvrtki.

� Nadzor nad provo ñenjem procesa bitnih za sustav upravljanja kvalitetom u pojedinim tvrtkama Služba za sustave u pravljanja u Nexe grupi d.d. u velikoj mjeri ostvaruje kroz krei ranje vlastitih informati čkih programa koji su dostupni u lokalnoj mreži.

� Programi koji se koriste za potrebe SUK su:- Upravljanje dokumentacijom- Radnje poboljšanja (korektivne, preventivne, unapre ñenja)- Godišnji ciljevi- Interni auditi- Pritužbe kupaca- Nesukladni proizvodi.

� Programi omogu ćuju izradu i ispise odre ñenih pregleda (statusa).� Osoblje u Službi za sustave upravljanja ima mogu ćnost uvida u

bilo koji podatak u navedenim programima

21.5.201210

Management review u Nexe Grupi – primjeri korištenja obra ñenih ulaznih podataka za utvr ñivanje prijedloga odluka MR-a (1)

INTERNI AUDITI� Godišnji izvještaj o stanju SUK svake tvrtke mora o bavezno sadržavati:

- Ostvarenje broja audita u odnosu na plan- Broj i vrstu nalaza po auditu - Status nesukladnosti iz audita- Obrazloženje odstupanja

� Zaklju čci koji se mogu izvu ći iz ovako strukturiranih podataka mogu biti (kao primjer):

- Nedovoljan broj nalaza obzirom na poznato stanje su stava- Nepovoljna struktura nalaza – izbjegavanje dodjele n esukladnosti- Nepripremljenost/nemotiviranost auditora- Nedovoljan broj auditora

� Prijedlozi odluka mogu biti (kao primjer):- Osigurati neki vid dodatne kompenzacije za auditore- Provesti dodatnu izobrazbu auditora- Iškolovati nove auditore

21.5.201211


REDNI BROJ PODRUČJE AUDITABROJ NALAZA

„NESUKLAD-NOST“BROJ NALAZA

„POHVALA“

BROJ NALAZA „ZAHTIJEVANA KOREKCIJA“

BROJ NALAZA „PRIJEDLOG

POBOLJŠA-NJA“

1. Strateška nabava 3 4 4

2. Sektor za ljudske resurse 1 4 3

3. Služba za marketing 1 1

4. Služba riznice 3

5. Služba za računovodstvo 3

6. Sektor za informatiku 1 4 2

7.Služba za strateško planiranje i kontroling 5

8. Služba za sustave upravljanja 2 2

9. Tehnološki centar 5 1

10. Divizija za ciglu i crijep 2 1 1

11.Divizija za cement, beton, agregate i vapno 3 1

12. Uprava 4

UKUPNO 7 36 18

Iz tablice lijevo može se zaklju čiti:-Izbjegava se dodijeliti nesukladnost (N),-Premalen je prosje čni broj „negativnih” nalaza (3 po auditu, što je smanjenje od gotovo 50% u odnosu na prethodnu godinu),-Auditi se provode sa zakašnjenjem u odnosu na plan (vidljivo iz druge tablice);Prijedlozi mogu ćih odluka:-Iznaći način dodatne stimulacije auditora,-Osposobiti još nekoliko auditora,-Provesti dodatnu izobrazbu auditora o kriterijima za dodjelu nalaza.

21.5.201212


GODIŠNJI CILJEVI� Zajedni čkom procedurom propisan je na čin planiranja ciljeva, izrada

programa za ostvarenje ciljeva, izrada i odobravanj e izvještaja o ostvarenju ciljeva

� Informati čki program Godišnji ciljevi omogu ćuje izradu:• Plana godišnjih ciljeva• Programa za svaki godišnji cilj• Izvještaja o ostvarenju godišnjeg cilja• Pregledne tablice iz koje se vidi:

- Šifra cilja (veza s Op ćim ciljevima)- Opis cilja- Opis izvršenja cilja- Postotak izvršenja u odnosu na plan- Odluke u vezi cilja i razlozi neizvršenja.

� Manager kvalitete svake tvrtke ima uvid u status sv akog pojedinog cilja na nivou tvrtke, a manager kvalitete Nexe grupe ima uv id u sve ciljeve Grupe

21.5.201213


21.5.201214


21.5.201215

Primjer kratkog prikaza podataka iz izvještaja kao podloge za formuliranje prijedloga poboljšanja SUK

21.5.201216

NAZIV TVRTKE DATUM UPRAVINOG

PREGLEDA 11.04.2012.

REDNI BROJ

ELEMENT UPRAVINOG PREGLEDA

PODACI IZ IZVJEŠTAJA KOMENTAR

1. Nadzorni/ certifikacijski audit

Recertifikacijski audit proveden 17.06.2011. Utvrñen je jedan nalaz Minor NC vezano na praćenje i mjerenje procesa.

2. Interni auditi

Provedeno je svih 9 planiranih audita. Utvrñeno je 3 nesukladnosti i 10 zahtijevanih korekcija (prosjek 1,44 po auditu).

Kvaliteta auditiranja je značajno poboljšana. Potrebno je još jasnije definirati kriterije nalaza, jer 1,77 pohvala po auditu je očigledno neprimjereno.

3. Pritužbe kupaca

Zaprimljeno 33 pritužbe koje se odnose na 42 grupe proizvoda Slično kao prethodne godine). Obrada pritužbi provodila se prema zadanim kriterijima. Pokrenute su 3 korektivne radnje po osnovi opravdanih pritužbi na kvalitetu proizvoda.

Primjetan je značajan napredak u ovom području.

4. Zadovoljstvo kupaca

Indeks zadovoljstva kupaca za 2010. u porastu je u odnosu na prethodnu godinu (84 prema 78). Pokrenuto jedno unapreñenje vezano na prijedloge kupaca iz ankete.

Reakcije na anketu bi trebale uključiti više akcija.

5. Nesukladnosti proizvoda

Provedeno je 10 postupaka sa nesukladnim proizvodom, a u jednom slučaju je pokrenuta korektivna radnja.

Iz opisa utvrñenih nesukladnosti može se zaključiti da je bilo osnova za pokretanje više korektivnih radnji.

6. Radnje poboljšanja

Propisano je 6 korektivnih i jedna preventivna radnja. Sve su radnje uredno zaključene, a kod tri radnje ocjena uspješnosti nije 100%.

Značajno poboljšanje u odnosu na prethodno razdoblje. Razjasniti za buduće slučajeve što znači uspješnost radnje manja od 100% (da li je uzrok uklonjen ili nije).

7. Mjerenje procesa

Rezultati KPU su dosta dobri uzimajući u obzir stanje na tržištu. Praćeni odabrani KPU-ovi za Direktora, DPTP i DPRO. Održavani redoviti mjesečni izvještajni sastanci i voñeni zapisnici u kojima su zapisivane odluke kojima se nastoji poboljšati ostvarenje ključnih KPU-ova.

Zapisnici sa izvještajnih sastanaka su dobro voñeni i iz njih se može sagledati koje su mjere poduzimane i sa kojim rezultatima u cilju poboljšanja ostvarenja KPU.

8. Godišnji ciljevi Utvrñeno 5 Godišnjih ciljeva. Realizacija je prosječno 80% - jedan cilj je odgoñen iz objektivnih razloga.

Nedostaju ciljevi iz područja prodaje i razvoja proizvoda.

9. Ostvarenje zadataka sa prethodnog UPO

Od 6 utvrñenih zadataka, samo jedan nije ostvaren (obrazloženje je da nije bilo potrebe).

10. Novi zadaci sa UPO

Zapisnikom utvrñeno 7 zadataka, koji su dobro formulirani.

Jedan od zadataka (ispuniti plan proizvodnje i prodaje) već je zadan kroz Poslovni plan, pa nije potrebno na ovaj način to duplicirati.

Zaklju čak

Dilema kakav pristup odabrati:- Formalni pristup, kojim će se zadovoljiti minimalisti čko

tuma čenje zahtjeva norme, ili ;- Suštinski pristup, koji će uklju čiti više ulaznih podataka,

prikladno obra ñenih za potrebe top managementa i rezultirati relevantnim odlukama za cjelinu SUK?

Suštinski pristup je izbor za sve organizacije koje žele imati SUK (a posljedi čno tome i certifikat) integriran u poslovni sustav, a formalni je izbor za one kojima treba sam o certifikat .

21.5.201217

Zaklju čak

Suštinski pristup uzima u obzir sljede će:- Management review je jedan od najvažnijih zahtjeva norme ISO

9001:2008, jer dobro strukturiran i podržan (prikla dno obra ñenim) podacima, izvještaj omogu ćuje vrlo dobar uvid u stanje cjeline SUK, te omogu ćuje donošenje relevantnih odluka od strane Uprave, temeljenih na činjenicama;

- Management review se može promatrati kao završni k orak PDCA ciklusa cjelovitog SUK;

- Za sve srednje velike i velike organizacije izrazi to je preporu čljivo kroz dokumentiranu proceduru definirati ovaj proces , kako bi se osiguralo dobivanje standardiziranih ulaznih i izla znih podataka;

- Ulazni podaci trebaju biti u što sažetijem obliku (tekstualni izvještaj, popunjeni obrazac, dijagram, ali strukturirani tako da daju relevantne informacije. Mora se tako ñer osigurati uspostavljanje veze izme ñu tih obra ñenih podataka i izvornih podataka, u slu čaju utvr ñivanja potrebe za dodatnim istraživanjem problema;

- Ovisno o razvijenosti SUK i specifi čnostima pojedine organizacije, u ulazne podatke treba uklju čiti i neke koji nisu zahtijevani u normi ISO 9001:2008.

21.5.201218

21.5.201219

Zahvaljujem na pozornosti.

management review – od forme kasuŠtini

Documents