MANAGING THELONG-TERM CARE FACILITY

MANAGING THELONG-TERM CARE FACILITY

PRACTICAL APPROACHES TO PROVIDINGQUALITY CARE

Rebecca Perley, Editor

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Library of Congress Catalouging-in-Publication Data

Managing the long-term care facility : practical approaches to providing quality care / RebeccaPerley, editor.—First edition.

p. ; cm.Includes bibliographical references and index.ISBN 978-1-118-65478-1 (pbk.)—ISBN 978-1-118-65474-3 (ePDF)—ISBN 978-1-118-65498-9 (epub)I. Perley, Rebecca, 1965–, editor.[DNLM: 1. Homes for the Aged—organization & administration—United States. 2. Continuity

of Patient Care—United States. 3. Facility Design and Construction—United States.4. Long-Term Care—organization & administration—United States. 5. NursingHomes—organization & administration—United States. 6. Patient-Centered Care—UnitedStates. WT 27 AA1]

RA999.A35362.16068—dc23

2015036509

Cover design: WileyLeaves image on the cover: c© Evlakhov Valeriy/ShutterstockGreen background on the cover: c© ZaZa Studio/Shutterstock

Printed in the United States of AmericaFIRST EDITION

PB Printing 10 9 8 7 6 5 4 3 2 1

CONTENTS

List of Tables, Figures, and Exhibits • • • • • • • • • • • • xxiiiIntroduction • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • xxviiAcknowledgments • • • • • • • • • • • • • • • • • • • xxxiiiAbout the Editor • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • xxxvAbout the Contributors • • • • • • • • • • • • • • • • xxxvii

Chapter 1 Public Policy: Historical Overview of Long-Term Care • • 1

Erlyana Erlyana, Jean Schuldberg, and Marian LastKey Demographic Trends of Older Americans • • • • • • • • • 2

Demographic Bulge • • • • • • • • • • • • • • • • • • 2Lower Acuity Among the Aging • • • • • • • • • • • • • • 3Longevity and Healthier Lifestyles • • • • • • • • • • • • • 3Socioeconomic Status of Older Adults • • • • • • • • • • • 3Gender Imbalance • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 4Diversity in Culture and Ethnicity • • • • • • • • • • • • • 4Same-Sex Marriage and LGBTQ+ Gender Identity • • • • • • 5Impacts on Long-Term Care Continuum • • • • • • • • • • 5

Long-Term Care and Public Policy • • • • • • • • • • • • • • 6What Is Long-Term Care? • • • • • • • • • • • • • • • • 6What Is Public Policy? • • • • • • • • • • • • • • • • • 7Rationales (Goals) for Public Policy • • • • • • • • • • • • 7Why Public Policies for LTC? • • • • • • • • • • • • • • • 8Highly Vulnerable Population • • • • • • • • • • • • • • 8Negative Perceptions in Costs and Quality • • • • • • • • • • 9Resources Are Limited—Unaffordable and Limited Supply • • • 11Nonviable Financing Protection Mechanism, Both Publicand Private Financing • • • • • • • • • • • • • • • • • 13Critiques of Public Policy • • • • • • • • • • • • • • • • 14

Key Historical Milestones and Major Long-Term Care Policies • • 15Federal Policies • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 15State and Local Government Policies • • • • • • • • • • • 19

vi CHAPTER 0 – CONTENTS

Important Policies Affecting LTC Professionals andParaprofessionals • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 22Examples of State-Specific Laws • • • • • • • • • • • • • 24

The Patient Protection and Affordable Care Act (PPACA) and LTC 25Summary • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 27Key Terms • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 27Review Questions • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 28Case Study • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 28References • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 29

Chapter 2 Long-Term Care Continuum • • • • • • • • • • • • 33

Marian Last, Jean Schuldberg, and Kenneth MerchantThe Long-Term Care Continuum Defined • • • • • • • • • • 33

Activities of Daily Living (ADLs) and InstrumentalActivities of Daily Living (IADLs) • • • • • • • • • • • • • 34Medical Acuity • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 35

The Long-Term Care Continuum • • • • • • • • • • • • • • 35Aging in Place • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 35

The Private Home Environment: Aging in Place • • • • • • • • 38Informal Supports • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 38Private-Duty Aide • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 39Home Care • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 39Home Health Care • • • • • • • • • • • • • • • • • • 39Home Modifications • • • • • • • • • • • • • • • • • • 40Federal Housing Programs • • • • • • • • • • • • • • • 41Shared Housing Programs • • • • • • • • • • • • • • • 41Congregate Housing • • • • • • • • • • • • • • • • • • 42Veterans Affairs Supportive Housing (VASH) • • • • • • • • 42

Community Resident Environments • • • • • • • • • • • • • 42Continuing Care Retirement Community (CCRC) • • • • • • 42Active Living Communities • • • • • • • • • • • • • • • 43Naturally Occurring Retirement Community • • • • • • • • 43

Community Support Programs • • • • • • • • • • • • • • • 44Adult Social Day Care • • • • • • • • • • • • • • • • • 44Adult Day Health Care • • • • • • • • • • • • • • • • • 44Hospice and Palliative Medicine • • • • • • • • • • • • • 44Intergenerational Caregivers • • • • • • • • • • • • • • 45Respite Care Programs • • • • • • • • • • • • • • • • • 45Congregate and Home-Delivered Meal Programs • • • • • • 46Other Community-Based Programs Organizations ThatProvide Assistance • • • • • • • • • • • • • • • • • • 46

CONTENTS vii

Transitional Housing FromHome Community to FormalizedHome Care Facilities • • • • • • • • • • • • • • • • • • 50Board and Care and Adult Care Homes • • • • • • • • • • 50Intermediate Care Facilities (ICF) • • • • • • • • • • • • 51Assisted Living Facilities • • • • • • • • • • • • • • • • 51Twenty-Four-Hour Nursing Care • • • • • • • • • • • • • 51

The Workforce in Care Facilities • • • • • • • • • • • • • • 53Administrators • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 53Physicians • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 54Nurses • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 55Licensed Versus Certified Healthcare Personnel • • • • • • • 56Therapeutic Specialists • • • • • • • • • • • • • • • • • 58Social and Quality of Life Specialties • • • • • • • • • • • 58

Summary • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 59Key Terms • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 60Review Questions • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 64Case Studies • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 64

Case Study #1: Community Care • • • • • • • • • • • • • 64Case Study #2: Skilled Nursing • • • • • • • • • • • • • • 65

References • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 65

Chapter 3 Resident Advocates, Diversity, and Resident-Centered Care • • • • • • • • • • • • • • • • • 69

Ann WyattWhere Does Quality Start? • • • • • • • • • • • • • • • • • 70

Nursing • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 71Housekeeping • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 73Therapeutic Recreation • • • • • • • • • • • • • • • • 73Volunteers • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 74Dietary • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 75Social Work • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 75Other Disciplines and Departments • • • • • • • • • • • • 76Quality Assurance and Performance Improvement • • • • • • 76

Resident Councils • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 77Family and Friends • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 77National Nursing Home Ombudsman Program • • • • • • • • 79Advocacy Organizations • • • • • • • • • • • • • • • • • • 80Diversity • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 81Changing the Culture: Person-Centered, Person-Directed Care • • 83

Mount St. Vincent • • • • • • • • • • • • • • • • • • 83The Live Oak Regenerative Community • • • • • • • • • • 84

viii CHAPTER 0 – CONTENTS

The Eden Alternative • • • • • • • • • • • • • • • • • 84Wellspring • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 85The Green House • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 85The Household Model • • • • • • • • • • • • • • • • • 86Planetree • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 87

Advocacy and Dementia Care • • • • • • • • • • • • • • • 87The Pioneer Network • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 87The Role of Philanthropy • • • • • • • • • • • • • • • • • 88The Language of Culture Change • • • • • • • • • • • • • • 88Summary • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 89Key Terms • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 89Review Questions • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 90Case Studies • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 91

Case Study #1 • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 91Case Study #2 • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 92Case Study #3 • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 95

References • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 96Acknowledgments • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 97

Chapter 4 Physical Environment of Long-Term Care • • • • • • • 99

Andrew Alden, Jeffrey Anderzhon, and Sarah MoserHistory of Long-Term Care Design in the United States • • • • • 99

Origins of the Acute Care Hospital and Aged Care • • • • • • 99Governmental Oversight and Influence on Long-Term Care • • 102

The Medical Model of Aged Care • • • • • • • • • • • • • 102Traditional Nursing Home Components • • • • • • • • • 103

Resident-Centered Care Model • • • • • • • • • • • • • • 104Development of Contemporary Long-Term Care Environments • 105

Exploded Corridor Floor Plans • • • • • • • • • • • • • 105Household Model Development • • • • • • • • • • • • • 106Contemporary Nursing Home Components • • • • • • • • 107The Long-Term Care Culture Change Movement(Resident-Centered Care) • • • • • • • • • • • • • • • 109

Technology of Long-Term Care • • • • • • • • • • • • • • 110Behavioral Monitoring • • • • • • • • • • • • • • • • 111Ambulatory-Assistance Devices • • • • • • • • • • • • • 111Communication Technology • • • • • • • • • • • • • • 111

Building Code Requirements • • • • • • • • • • • • • • • 112History and Importance • • • • • • • • • • • • • • • • 112

CONTENTS ix

Americans With Disabilities Act • • • • • • • • • • • • 112Going Beyond ADA • • • • • • • • • • • • • • • • • 113Fire-Resistance Rated Construction • • • • • • • • • • • 113

State and Local Regulatory Agencies • • • • • • • • • • • • 114International Building Code (IBC) • • • • • • • • • • • • 114National Fire Protection Association and the Life SafetyCode (LSC) • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 115Authorities Having Jurisdiction (AHJ) • • • • • • • • • • 116

Occupational Safety and Health Administration (OSHA) • • • • 116History and Importance • • • • • • • • • • • • • • • • 116OSHA Components • • • • • • • • • • • • • • • • • 116Standards and Compliance Requirements for Administrators • 117Lockout/Tagout • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 117Recordkeeping Rules • • • • • • • • • • • • • • • • • 117Citations and Penalties • • • • • • • • • • • • • • • • 118

Preventative Maintenance Programs • • • • • • • • • • • • 118History and Importance • • • • • • • • • • • • • • • • 118Useful Life • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 119Maintenance Items • • • • • • • • • • • • • • • • • • 119Preventative Maintenance Software • • • • • • • • • • • 119

Infection Control Programs • • • • • • • • • • • • • • • • 119Emergency Preparedness • • • • • • • • • • • • • • • • • 120

History and Importance • • • • • • • • • • • • • • • • 120Steps for Emergency Preparedness • • • • • • • • • • • • 121Emergencies and Preparations • • • • • • • • • • • • • 121Egress Procedures • • • • • • • • • • • • • • • • • • 123Assisted Evacuation • • • • • • • • • • • • • • • • • 124Testing • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 124Training and Drills • • • • • • • • • • • • • • • • • • 124

Survey Process • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 125Nursing Home Oversight • • • • • • • • • • • • • • • 125

Summary • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 125Key Terms • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 126Review Questions • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 129Case Studies • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 130

Case Study #1 • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 130Case Study #2 • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 130

References • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 130

x CHAPTER 0 – CONTENTS

Chapter 5 Human Resources: Managing Employees inLong-Term Care • • • • • • • • • • • • • • • • 133

Sonja Talley and Carissa PodestaCore Human Resources Functions in Long-Term Care • • • • • 133

Administrative Partner • • • • • • • • • • • • • • • • 134Business Partner • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 134Strategic Partner • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 134Outsourcing Human Resources • • • • • • • • • • • • • 134

Human Resources Challenges in Long-Term Care • • • • • • • 135Workforce Availability • • • • • • • • • • • • • • • • 135Contingent Workforce • • • • • • • • • • • • • • • • 135Turnover • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 136Composition of Workforce • • • • • • • • • • • • • • • 136Managing Diversity • • • • • • • • • • • • • • • • • • 137

Workforce Planning • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 138Direct Care Staffing • • • • • • • • • • • • • • • • • • 138Recruiting • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 139Job Descriptions • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 140Referral Programs • • • • • • • • • • • • • • • • • • 140Screening and Selection • • • • • • • • • • • • • • • • 140

Training • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 142Orientation • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 143Mandated Training • • • • • • • • • • • • • • • • • • 143

Employee Relations • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 146Employee Communications • • • • • • • • • • • • • • 146Employee Suggestion Program • • • • • • • • • • • • • 147Open-Door Policy • • • • • • • • • • • • • • • • • • 147

Legal Rights and Benefits • • • • • • • • • • • • • • • • • 148At-Will Employment • • • • • • • • • • • • • • • • • 148Union Organization • • • • • • • • • • • • • • • • • 148National Labor Relations Act (NLRA) Requirements • • • • • 149Occupational Safety and Health Act (OSHA) Requirements • • 150Worker Safety Programs • • • • • • • • • • • • • • • • 151Americans With Disabilities Act (ADA) Accommodation • • • 152Discrimination and Harassment • • • • • • • • • • • • • 153Retaliation • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 154

Summary • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 155Key Terms • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 155Review Questions • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 159Case Studies • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 159

CONTENTS xi

Case Study #1 • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 159Case Study #2 • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 160

References • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 160

Chapter 6 Reimbursement in the Long-Term Care Environment • 163

Robert MillerPayer Sources • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 164

Government Programs • • • • • • • • • • • • • • • • 164Managed Care • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 171Private Pay • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 173Long-Term Care Insurance Plans • • • • • • • • • • • • 174Supplemental Insurance Plans • • • • • • • • • • • • • 175

Reimbursement Methods • • • • • • • • • • • • • • • • • 175Prospective • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 175Retrospective • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 176

Resident-Related Items • • • • • • • • • • • • • • • • • • 182Medicaid • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 182

Summary • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 188Key Terms • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 189Review Questions • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 196Case Study • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 197References • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 198Acknowledgments • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 198

Chapter 7 Compliance and Risk Management • • • • • • • • • 199

Rebecca LowellCompliance Today • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 200

Overview of LTC Regulations • • • • • • • • • • • • • • 200Federal LTC Statutes • • • • • • • • • • • • • • • • • 200State LTC Statutes • • • • • • • • • • • • • • • • • • 201

Who Does the Long-Term Care Provider Serve? • • • • • • • • 201Compliance and Accountability • • • • • • • • • • • • • • 202

Government Tools • • • • • • • • • • • • • • • • • • 203Surveys • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 203Five-Star Incentives • • • • • • • • • • • • • • • • • 203Corporate Integrity Agreement • • • • • • • • • • • • • 204Corporate Compliance Program (CCP) • • • • • • • • • • 204Whistle-Blower Litigation • • • • • • • • • • • • • • • 204

Primary LTC Risk Areas • • • • • • • • • • • • • • • • • 205Criminal Prosecution • • • • • • • • • • • • • • • • • 205

xii CHAPTER 0 – CONTENTS

Regulatory Risks • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 205Civil Litigation • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 206

Compliance Program Necessities • • • • • • • • • • • • • • 206ACA Guidelines • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 2062000 Office of Inspector General (OIG) Guidelines • • • • • 2072008 Supplemental Office of Inspector General Guidelines • • 209Quality of Care • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 209Submission of Accurate Claims • • • • • • • • • • • • • 215Anti-Kickback Statute (AKS) • • • • • • • • • • • • • • 217Physician Relations • • • • • • • • • • • • • • • • • • 219Anti-Supplementation • • • • • • • • • • • • • • • • 220Medicare Part D • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 220HIPAA • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 220

Effective Risk Management • • • • • • • • • • • • • • • • 221Quality Assurance and Risk Management • • • • • • • • • 221Root Cause Analysis • • • • • • • • • • • • • • • • • 224Analyze the Data • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 224Identify the Root Cause(s) • • • • • • • • • • • • • • • 224Recommend and Implement Solutions • • • • • • • • • • 225Reassess to Determine Efficacy • • • • • • • • • • • • • 225Compliance Through Documentation • • • • • • • • • • 226Medical Record • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 226Employment Files • • • • • • • • • • • • • • • • • • 228QA Studies and Audits (Often Referred to as QualityAssurance Performance Improvement or QAPI) • • • • • • 228Billing Records • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 229Incident Investigation/Reporting • • • • • • • • • • • • 229Contracts With External Resources • • • • • • • • • • • 229

Summary • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 230Key Terms • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 230Review Questions • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 232Case Studies • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 232

Case Study #1 • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 232Case Study #2 • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 232

References • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 233

Chapter 8 Legal and Ethical Issues • • • • • • • • • • • • • 235

Rebecca Lowell and Eduardo GonzalezHealth Care as a Business • • • • • • • • • • • • • • • • • 235

Payer Sources • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 236

CONTENTS xiii

Private Pay • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 237Scope of Expectations • • • • • • • • • • • • • • • • • 237

Legal Responsibilities • • • • • • • • • • • • • • • • • • 238Initial State Licensure • • • • • • • • • • • • • • • • • 238Contracts With Federal and State Governments • • • • • • 238Other Federal Laws and Their Ethical Implications • • • • • 239

Agencies • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 240Department of Health and Human Services (DHHSor HHS) • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 240State Health Departments • • • • • • • • • • • • • • • 240Department of Justice (DOJ) (Federal and State) • • • • • • 240Office of Civil Rights (OCR) • • • • • • • • • • • • • • 241Adult Protective Service (APS) • • • • • • • • • • • • • 241Long-Term Care Ombudsman (Ombudsman) • • • • • • • 242Privately Funded Agencies • • • • • • • • • • • • • • • 242Employees • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 242Court of Public Opinion/Media • • • • • • • • • • • • • 243

Principal Areas of Focus • • • • • • • • • • • • • • • • • 243Abuse and Neglect • • • • • • • • • • • • • • • • • • 243Abuse/Neglect Investigation and Reporting • • • • • • • • 244Residents’ Rights • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 246Civil and Regulatory Ramifications • • • • • • • • • • • • 247Health Insurance Portability and Accountability Act(HIPAA) • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 248Physician and Vendor Relationships • • • • • • • • • • • 249Advance Care Planning • • • • • • • • • • • • • • • • 254Other Important Issues to Consider • • • • • • • • • • • 259

Practical Solutions to Complicated Problems • • • • • • • • • 260Policies, Procedures, and Protocols • • • • • • • • • • • 260Bioethics Committee • • • • • • • • • • • • • • • • • 260Training/Evaluation/Discipline • • • • • • • • • • • • • 260Reporting Process • • • • • • • • • • • • • • • • • • 261Audit • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 261

Summary • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 262Key Terms • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 262Review Questions • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 265Case Studies • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 265

Case #1 • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 265Case #2 • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 266

References • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 266

xiv CHAPTER 0 – CONTENTS

Chapter 9 Marketing and Public Relations • • • • • • • • • • 269

Janice Frates and Susie MixAssessing Local Demand for Long-Term Care Services • • • • • 269Public Perceptions and Public Relations • • • • • • • • • • • 272

Naming and Vocabulary • • • • • • • • • • • • • • • • 272Addressing Suspicions and Fears • • • • • • • • • • • • 273

Customers and Their Needs • • • • • • • • • • • • • • • • 273Families • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 273Third-Party Payers • • • • • • • • • • • • • • • • • • 275Identifying Customer Needs • • • • • • • • • • • • • • 278Market Segmentation • • • • • • • • • • • • • • • • • 278

Competition • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 280Positioning • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 280

Marketing Approaches • • • • • • • • • • • • • • • • • • 280Collaboration • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 281Referral Agents • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 281Networking • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 282

Public and Private Oversight of Long-Term Care ServicesProviders • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 283

Customer Services and Retention • • • • • • • • • • • • • • 284Preplacement Evaluation • • • • • • • • • • • • • • • 284Customer Service • • • • • • • • • • • • • • • • • • 285Resident Ambassadors • • • • • • • • • • • • • • • • 285Monitoring Customer Satisfaction • • • • • • • • • • • • 286

Marketing Plan • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 286Return on Marketing Investment (ROI) • • • • • • • • • • 289Customer Buying Behavior • • • • • • • • • • • • • • • 289Branding • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 290Ethical Marketing • • • • • • • • • • • • • • • • • • 290False Promises • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 291Advertising and Promotional Activities • • • • • • • • • • 291Social Media • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 291Crisis Management • • • • • • • • • • • • • • • • • • 294

Summary • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 295Key Terms • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 296Review Questions • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 297Case Studies • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 298

Case Study #1: SNF Marketing in a Post-ACA World:Memorial Hospital of Gardena (California) • • • • • • • • 298

CONTENTS xv

Case Study #2: Skilled Nursing Facility Marketingin the Future • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 299Case Study Review Questions • • • • • • • • • • • • • • 300

References • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 300Acknowledgments • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 302

Chapter 10 Health Information Systems • • • • • • • • • • • 303

Abby Swanson KazleyPrevalence of Use • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 304Regulations, Laws, and Standards • • • • • • • • • • • • • • 305

Record Retention Requirements • • • • • • • • • • • • • 308Health Information Technology Applications • • • • • • • • • 309Advantages of Health Information Technology Use inLong-Term Care • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 313

Disadvantages of Health Information Technology Use inLong-Term Care • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 316Electronic Devices • • • • • • • • • • • • • • • • • • 318

Implementation and Conversion to Health InformationTechnology • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 319Staff Training • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 321

Summary • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 323Key Terms • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 323Review Questions • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 325Case Studies • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 325

Case Study #1 • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 325Case Study #2 • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 325

References • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 325Acknowledgment • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 328

Chapter 11 Biological and Psychosocial Aspects of Aging:Implications for Long-Term Care • • • • • • • • • • 329

Barbara WhiteNormal Physical Changes With Aging • • • • • • • • • • • • 329

Skin Changes • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 330Sensory Changes • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 336Immune System • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 338Gastrointestinal System • • • • • • • • • • • • • • • • 340Musculoskeletal System • • • • • • • • • • • • • • • • 341Respiratory and Cardiovascular Systems • • • • • • • • • 342Frailty Syndrome • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 342

xvi CHAPTER 0 – CONTENTS

Urinary Tract • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 343Neurological Changes • • • • • • • • • • • • • • • • • 343Health Promotion, Disease Prevention • • • • • • • • • • 345

Common Psychosocial Changes With Aging • • • • • • • • • 345Losses and Isolation • • • • • • • • • • • • • • • • • 345Depression • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 346Anxiety • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 347Sleep Pattern • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 347

Illness Presentations in Older Adults • • • • • • • • • • • • 348Responses to Medications in Older Adults • • • • • • • • • • 349

Changes in Absorption, Distribution, Metabolism,Elimination, and Action • • • • • • • • • • • • • • • • 349Inappropriate Drug Prescribing • • • • • • • • • • • • • 350Polypharmacy • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 350

Changes in Older Adult and Family Relations inLong-Term Care • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 350Why Move to Long-Term Care Placement • • • • • • • • 350Caregiver Burden • • • • • • • • • • • • • • • • • • 351Suicide • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 352Acquired Conditions as Consequences of Long-TermCare Placement • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 353

Interventions to Maintain Quality of Life After a Move toLong-Term Care • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 353Initial Orientation/Transition • • • • • • • • • • • • • • 353Personal Possessions • • • • • • • • • • • • • • • • • 354Staffing • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 354Feelings of Self-Worth, Independence, and Choice • • • • • 355

Assessment and Care Planning • • • • • • • • • • • • • • • 355Summary • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 356Key Terms • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 357Review Questions • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 363Case Study • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 364References • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 364Acknowledgment • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 366

Chapter 12 Resident-Centered Clinical Operations • • • • • • • 367

Paige HectorClinical Operations • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 367

Role of the Administrator • • • • • • • • • • • • • • • 367Critical Thinking and Clinical Judgment • • • • • • • • • 368

CONTENTS xvii

Federal and State Regulations • • • • • • • • • • • • • • 369Policies and Procedures • • • • • • • • • • • • • • • • 369

Admission to Facility • • • • • • • • • • • • • • • • • • 370Care Plan • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 371Medical Record Audit • • • • • • • • • • • • • • • • • 377

Rehabilitation • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 382Evaluations • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 382Treatment Plans • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 383Supportive Devices • • • • • • • • • • • • • • • • • • 383

Documentation • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 383Interdisciplinary Focus • • • • • • • • • • • • • • • • 384Dos and Don’ts • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 384Subjective Versus Objective • • • • • • • • • • • • • • 385Late Entry • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 386Summarizing Event Entry • • • • • • • • • • • • • • • 386Complaints • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 387Contributory Negligence • • • • • • • • • • • • • • • 388

Resident, Patient, and Family Education • • • • • • • • • • • 388Documentation • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 389Care Conference • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 389

Leave of Absence (LOA) • • • • • • • • • • • • • • • • • 389Community Survival Skills Assessment • • • • • • • • • • 390Provider Order • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 390Role of Payer Source • • • • • • • • • • • • • • • • • 391

Summary • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 391Key Terms • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 391Review Questions • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 394Case Study • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 394References • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 395Acknowledgment • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 395

Chapter 13 Facility-Centered Clinical Operations • • • • • • • • 397

Paige HectorWeekly Operations • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 397

Wound Rounds • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 397Nutrition at Risk • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 398Falls • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 398Restorative Nursing • • • • • • • • • • • • • • • • • 399

Monthly Operations • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 399Medical Record Audit • • • • • • • • • • • • • • • • • 400

xviii CHAPTER 0 – CONTENTS

Pharmacy • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 402Recapitulation (Recap) • • • • • • • • • • • • • • • • 403Nursing Assistant Flow Sheets • • • • • • • • • • • • • 404

Quarterly Operations • • • • • • • • • • • • • • • • • • 404Individual Discipline Summaries • • • • • • • • • • • • 404

Changes of Condition • • • • • • • • • • • • • • • • • • 405Notifications • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 406Alert Charting • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 406

24-Hour Report • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 406Process • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 408Shift Change • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 408

Stand-Up Meeting • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 409Purpose • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 409Color-Coding System • • • • • • • • • • • • • • • • • 410Part I—General Issues • • • • • • • • • • • • • • • • 410Part II—Clinical Review • • • • • • • • • • • • • • • • 415

Challenges With Electronic Medical Records • • • • • • • • • 423Summary • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 424Key Terms • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 424Review Questions • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 425Case Study • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 425References • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 426Acknowledgment • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 426

Chapter 14 Facility Operations and Performance Improvement • • 427

Rebecca Perley, Jim Kinsey, Paige Hector, and Jill HarrisonFacility Operations • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 427

Role of the NHA • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 428Daily NHA Rounds • • • • • • • • • • • • • • • • • • 430

Preadmission • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 431Preadmission Screening and Resident Review (PASRR) • • • • 431Financial Reimbursement for Treatment • • • • • • • • • 431Facility Tour • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 431

Documentation Required for Admission • • • • • • • • • • • 432Physician Order • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 432Medication Administration Record (MAR) • • • • • • • • 432Evidence of Being Free of Tuberculosis • • • • • • • • • • 432History and Physical (H&P) • • • • • • • • • • • • • • 433Discharge Summary • • • • • • • • • • • • • • • • • 433

Admission Packet • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 433

CONTENTS xix

Identification of Parties • • • • • • • • • • • • • • • • 433Consent to Treatment • • • • • • • • • • • • • • • • 433Resident Rights • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 434Financial Arrangement • • • • • • • • • • • • • • • • 434Transfers and Discharges • • • • • • • • • • • • • • • 434Bed Hold Policy • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 434Personal Property and Funds • • • • • • • • • • • • • • 434Photographs • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 435Confidentiality of Medical Information • • • • • • • • • • 435Facility Rules and Grievance Procedure • • • • • • • • • • 435Admission Agreement • • • • • • • • • • • • • • • • 435

Resident-Directed Move-In • • • • • • • • • • • • • • • • 435Orientation to the Facility • • • • • • • • • • • • • • • 436Resident’s Adjustment, Grief, and Loss • • • • • • • • • • 436

Resident Assessment Instrument Process • • • • • • • • • • 436Minimum Data Set (MDS) • • • • • • • • • • • • • • • 437Care Area Assessment (CAA) • • • • • • • • • • • • • • 438Care Plan • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 438Care Plan Conference • • • • • • • • • • • • • • • • • 438

Identifying and Honoring the Resident’s Voice • • • • • • • • 439Nursing • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 439Dietary • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 439Social Services • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 440Activities • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 440

Performance Improvement • • • • • • • • • • • • • • • • 440Quality Assurance (QA) • • • • • • • • • • • • • • • • 440Performance Improvement (PI) • • • • • • • • • • • • • 441Quality Assurance and Performance Improvement (QAPI) • • 441Five Elements of QAPI • • • • • • • • • • • • • • • • 441Quality Assessment and Assurance (QAA) • • • • • • • • 442Quality Measure/Indicator Reports • • • • • • • • • • • 442Program for Evaluating Payment Patterns ElectronicReport (PEPPER) • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 443

Data Management • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 443Process-Oriented Context • • • • • • • • • • • • • • • 444Run Charts—Just Plot the Dots! • • • • • • • • • • • • • 446Variation • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 446Strategies for Improvement: The Fun Stuff! • • • • • • • • 449

Surveys • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 453Survey Management • • • • • • • • • • • • • • • • • 453Initial Certification Survey • • • • • • • • • • • • • • • 454

xx CHAPTER 0 – CONTENTS

Traditional Survey • • • • • • • • • • • • • • • • • • 454Quality Indicator Survey (QIS) Process • • • • • • • • • • 456Minimum Data Set (MDS) Survey • • • • • • • • • • • • 458Exit Conference • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 458Form 2567 • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 458Scope and Severity • • • • • • • • • • • • • • • • • • 459Informal Dispute Resolution (IDR) • • • • • • • • • • • • 461

Summary • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 462Key Terms • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 462Review Questions • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 465Case Study • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 466References • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 466Acknowledgment • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 468

Chapter 15 Financial Issues and Tools • • • • • • • • • • • • 469

Robert MillerFinancial Issues and Financial Tools • • • • • • • • • • • • 470

Budgets • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 470Budget Development • • • • • • • • • • • • • • • • • • 473

Profit or Loss • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 479Staff • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 485

Revenue Enhancement • • • • • • • • • • • • • • • • • • 488Level of Services Provided to Residents • • • • • • • • • • 490Intensity of Services to the Residents • • • • • • • • • • • 490

Future Directions • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 492Level of Care • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 493Affordable Care Act • • • • • • • • • • • • • • • • • 493

Summary • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 494Key Terms • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 495Review Questions • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 502Case Study • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 503References • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 504Acknowledgment • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 504

Chapter 16 International Comparisons and Future Trends inLong-Term Care • • • • • • • • • • • • • • • • 505

Erlyana ErlyanaGrowth of Elderly Population • • • • • • • • • • • • • • • 506Increase in Longevity and Disability • • • • • • • • • • • • • 507Increase in Long-Term Care Expenditure • • • • • • • • • • 508International LTC Policies • • • • • • • • • • • • • • • • 510

CONTENTS xxi

Germany • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 510Japan • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 511Italy • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 512South Korea • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 513

Future Trends of LTC in the United States • • • • • • • • • • 514Anticipated Growth of LTC Needs • • • • • • • • • • • • 514Trends in Supply and Use • • • • • • • • • • • • • • • 515Future Predictions for LTC • • • • • • • • • • • • • • • 516

Summary • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 517Key Terms • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 517Review Questions • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 518Case Study • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 518References • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 519

Index • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 523

TABLES, FIGURES, AND EXHIBITS

Tables

1.1 Summary of National Findings 111.2 Population Groups Included in Existing MLTSS

Programs, as of July 2012 214.1 Physical Environment Comparison: Models of Care 1104.2 Operational Comparison: Models of Care 1109.1 Marketing Challenges for Different Types of Long-Term

Care Services 2709.2 Words and Terms to Lose and Use 2729.3 Nursing Home Myths and Realities 2749.4 Marketing Activities for Long-Term Services 292

10.1 EHRs Record Requirements for Meaningful Use 30810.2 Applications and Potential Benefits of HIT 310

Figures

1.1 State Performance: Home Health Aide Supply 121.2 State Performance: Staff Turnover 132.1 The Long-Term Care Continuum 342.2 Diminished Capacity Flowchart 372.3 SNF Organizational Chart 534.1 Monastic Hospital Concept Floor Plan 1004.2 Roman Hospital Concept Floor Plan 1014.3 Post–Civil War Hospital Concept Floor Plan: Beginning

of a Traditional Institutional Double Loaded CorridorWith Shared Rooms and Shared Bathrooms 101

4.4 Exploded Corridor Concept Floor Plan 1064.5 Divided Household Concept Floor Plan 1064.6 Short Corridor Household Concept Floor Plan 1084.7 Living Room Household Concept Floor Plan 1096.1 Petty Cash Form 186

xxiv TABLES, FIGURES, AND EXHIBITS

7.1 Quality Assurance Incident Reports 2227.2 Incident Investigation 2238.1 Comparison of the Anti-Kickback Statute and Stark Law

(Office of Inspector General, U.S. Department of Healthand Human Services & Health care Prevention andEnforcement Team, 2014) 252

9.1 National Average Hospital Payer Mix, 2009 27111.1 Normal Skin 33011.2 Stage I 33211.3 Stage II 33311.4 Stage III 33311.5 Stage IV 33411.6 Unstageable/Unclassified 33411.7 Suspected Deep Tissue Injury 33514.1 Upward Trend 44814.2 Downward Trend 44814.3 Data Shows No Trends 44914.4 Clump of Eight Special Cause 44914.5 Pareto Matrix of the Falls Data 45214.6 The Seven Traditional Survey Tasks 45514.7 The Nine Quality Indicator Survey Tasks and Main

Subtasks 45714.8 Form 2567, Statement of Deficiencies and Plan of

Correction 46014.9 Assessment Factors Used to Determine the Seriousness

of Deficiencies Matrix 46115.1 Budget Example 47215.2 Gross Revenue Calculation 47815.3 Profit/Loss Calculations 47915.4 Maximum Annual Units of Service 48815.5 Physical Therapy Revenue Enhancement Model 49115.6 Physical Therapy Revenue Enhancement Model 2 49216.1 Countries with the Highest Share of People Age 80+; by

2050 in Comparison with OECD, EU27, and the WorldAverage 507

16.2 Top Ten Policy Priorities for LTC Systems in the OECD,2009–2010 509

TABLES, FIGURES, AND EXHIBITS xxv

16.3 Variation in LTC per capita spending among OECDcountries (in USD PPPs) 509

16.4 State Scorecard Summary on LTC 516

Exhibits

9.1 Sample Marketing Plan Objectives, Strategies, andTactics 287

9.2 Marketing Plan Outline 28812.1 Sample Care Plan for Depression 37313.1 Sample 24-Hour Report 40713.2 Provider Order for Antibiotic Medication 42013.3 Provider Order for Dental Consultation 421

INTRODUCTION

Managing the Long-Term Care Facility: Practical Approaches to Pro-viding Quality Care provides a comprehensive introduction to the

growing field that encompasses the long-term care continuum. This area ofhealth care is increasingly important due to the changing demographics ofour society. The number of Americans age 65 and over is projected to growfrom an estimated 43.1 million in 2012 to 83.7 million by the year 2050,per the U.S. Census Bureau. As people age and their health status changes,many will need long-term care services.

This book focuses on the importance of moving away from an insti-tutional approach in long-term care to a more caring, empathetic, andnurturing one that fosters an empowering environment for persons need-ing services and thoseworking in the field. Practical approaches to achievingquality of care and quality of life in the long-term care continuum are pre-sented. It also offers information on every aspect of operating a long-termcare facility that is proactive and robust, with suggestions that the facilityadministrator can implement immediately.

Readers will find this book a valuable resource that aids studentsand professionals in preparing for a career in long-term care. The textwill supplement healthcare administration, health and human services,gerontology, nursing, and business andmedical programs, in both domesticand international markets. Nursing home administrators, administrators-in-training, and preceptors will find this book an effective training tool inthe nursing facility setting.

Another unique aspect to this book is the intentional use of differentterms for the same person, object, or concept. The vernacular changesdepending on the type of long-term care environment presented in thechapter. The interchangeable terms used in the book are listed below.

• Resident, patient, family member, and responsible party• Incontinence product, brief• Facility, community, skilled nursing facility, organization, nursing

facility, nursing home facility

xxviii INTRODUCTION

• Unit, neighborhood, household• Patient-centered care, resident-centered care• Community-based, client-centered, consumer-driven, consumer-

based• Staff, caregivers, team• Physician, provider, medical provider• Nursing home administrator, NHA, facility administrator

Chapter Overviews

Chapter 1: Public Policy: Historical Overviewof Long-Term CareChapter 1 discusses public and private control mechanisms created tocontrol escalating costs, ensure adequate access, and improve quality ofcare for long-term care services. Current policies emphasizing sociodemo-graphic and culturally sensitive home- and community-based services arealso reviewed.

Chapter 2: Long-Term Care ContinuumChapter 2 describes that the levels of care range from aging in place inprivate homes to community resident environments, assisted living, andskilled nursing facilities. There is a renewed interest in enabling individualsto age in place in their homes as long as feasible, sometimes with the aid ofcommunity support programs.

Chapter 3: Resident Advocates, Diversity,and Resident-Centered CareChapter 3 explains that the goal of a nursing home is to provide the bestpossible care for the people who live there and to nourish the spirits ofresidents and staff.Working with resident advocates, recognizing the needsof a diverse population, and incorporating resident-centered care result inoutcomes that are more effective and more compassionate.

Chapter 4: Physical Environment of Long-Term CareChapter 4 describes that the physical environment of long-term caresettings should be designed around the different needs of individuals. Theenvironment should be monitored by the facility administrator to ensurethat regulatory standards are met or exceeded.