manajemen pengetahuan - lecture 9 strategi dan pengukuran
DESCRIPTION
TRANSCRIPT
PENDAHULUANStrategi KM dan kerangka kerja pengukuran
sebagai tambahan siklus KM TerintegrasiStrategi KM terkait dengan business
objective organisasi keseluruhanKerangka kerja pengukuran digunakan untuk
memantau kemajuan untuk mencapai tujuan organisasi
Tujuan KMInovasi dikaitkan dengan pembuatan
pengetahuan baru atau penghubungan antara pengetahuan yang ada
Reuse sebagai landasan pembelajaran organisasi dan dipandang sebagai penyebarluasan inovasi
Strategi KMSebagai landasan yang digunakan
untuk mencapai pembelajaran organisasi dan continuous improvement sehingga tidak mengulangi kesalahan yang sama, serta sadar akan cara berpikir dan bekerja yang lebih baik
Kerangka Kerja Strategi KM1. Struktur Eksternal pengetahuan dari
customer, memberi customer pengetahuan2. Struktur Internal budaya sharing-
knowledge, menangkap tacit knowledge, dst.
3. Kompetensi jalur karir berbasis KM, lingkungan transfer pengetahuan
Faktor Pendorong Implementasi KMPersonil kunci yang pensiunKebutuhan akan inovasi untuk berkompetisi
dalam lingkungan bisnis yang dinamisKebutuhan akan efisiensi internal untuk
mengurangi biaya dan usaha
STRATEGI KMAdalah pendekatan umum untuk menjelaskan
strategi dan tujuan operasional dengan menggunakan prinsip-prinsip dan pendekatan manajemen pengetahuan
Strategi KM membantu menjawab permasalahan:
Pendekatan KM yang membawa nilai bagi organisasi
Bagaimana organisasi memprioritaskan alternatif dengan sumberdaya terbatas
Komponen Strategi KM1. Strategi dan tujuan bisnis yang jelas2. Deskripsi isu-isu bisnis berbasis
pengetahuan3. Inventori sumberdaya pengetahuan yang
tersedia4. Analisis bidang pengetahuan yang
direkomendasikan
Penyusunan Strategi KMDalam menyusun Strategi KM perlu dilakukan
langkah-langkah berikut: Audit Pengetahuan – Knowledge Audit Analisa Kesenjangan - Gap analysis KM road map
Knowledge Audit(Audit Pengetahuan)Melakukan identifikasi kebutuhan dan
penggunaan informasi dan pengetahuan inti di dalam organisasi
Inventori pengetahuan adalah cara praktis untuk memastikan “mengetahui apa yang diketahui”
Perlu menerapkan prinsip information resource management (IRM)
Harus dilakukan sebelum mengimplementasikan KM
Aktifitas Kunci IRM1. Identifikasi informasi apa yang ada,
bagaimana diidentifikasi dan dikodifikasi?2. Kepemilikan siapa bertanggungjawab
atas informasi tertentu?3. Biaya dan Nilai bagaimana menilai
pembelian dan penggunaan?4. Pengembangan bagaimana
meningkatkan nilai informasi?5. Eksploitasi apa cara terbaik untuk
memaksimalkan nilai uang?
Hasil Audit PengetahuanIdentifikasi aset dan alur pengetahuan intiIdentifikasi kesenjangan informasi dan
pengetahuan yang dibutuhkanWilayah kebijakan dan kepemilikan
informasi yang perlu dikembangkanKesempatan untuk mengurangi biaya
information-handlingKesempatan untuk meningkatkan akses
dan kordinasi informasi yang dibutuhkan bersama
Pemahaman yang jelas akan kontribusi pengetahuan untuk bisnis
Knowledge Map(Peta Pengetahuan)Adalah bantuan navigasi untuk informasi
eksplisit/terkodifikasi dan pengetahuan tacit/tidak terkodifikasi
Sebagai inventori dan evaluasi aset pengetahuan dan intelektual organisasi
Gap Analysis(Analisa Kesenjangan)Analisis perbedaan antara kondisi saat ini (as
is) dan kondisi yang diinginkan (to be) sesuai tujuan bisnis
Dikaitkan dengan hal-hal yang memungkinkan (enablers) dan menjadi penghalang (barriers) kesuksesan implementasi KM
Digunakan untuk memprioritaskan tujuan KM yang harus dicapai perusahaan
Hal-hal Kunci dalam Gap Analysis1. Perbedaan utama saat ini dan diinginkan2. Daftar penghalang implementasi KM3. Daftar pendorong KM4. Identifikasi kesempatan untuk
berkolaborasi dengan inisiatif bisnis lain5. Melakukan analisis resiko6. Apakah ada redundansi dalam organisasi?7. Apakan ada penampungan pengetahuan?8. Bagaimana posisi perusahaan dalam
industri sejenis?
KM Road MapBagaimana cara untuk mengubah dari
kondidi saat ini (as is) dan mencapai kondisi yang diinginkan (to be)
Mewakili strategi jangka waktu 3-5 tahun beserta target yang harus dicapai selama kurun tersebut
Konten Road Map1. Bagaimana organisasi mengelola
pengetahuan lebih baik?2. Bagaimana organisasi mengelola
pengetahuan eksplisit (konten) dan tacit (komunitas)?
3. Bagaimana aset pengetahuan, orang, proses, dll dijadikan sebagai fokus prioritas pendorong KM?
4. Apa hubungan antara pendorong KM dengan tujuan bisnis?
5. Apa yang menjadi quick wins?6. Bagaimana kapabilitas KM bertahan dalam
jangka panjang?
PENGUKURAN DALAM KMAset intelektual sulit diukur dan dikelola
karena bersifat intangibleDiklasifikasikan sebagai:1. Pengetahuan tacit dan eksplisit mengenai
tugas, orang, dan organisasi2. Sumberdaya capital (human, structural,
relational) yang menyusun pengetahuan
Aset PengetahuanKategori aset pengetahuan :1. Human capital pengetahuan karyawan
yang sulit diukur2. Structural capital termasuk kebijakan,
prosedur, aplikasi, dll yang dapat diukur secara finansial
3. Customer capital hubungan perusahaan dengan pelanggan yang dapat diukur secara bisnis
Pendekatan Pengukuran KMPendekatan populer yang sering digunakan: Benchmarking Balanced Scorecard
Metode BenchmarkingMempelajari perusahaan lain yang sejenis
untuk melihat metode mana yang terbaik dilaksanakan dan kemudian diterapkan di perusahaan sendiri
Pada dasarnya terbagi atas dua jenis:1. Benchmarking internal2. Benchmarking eksternal
Metode BenchmarkingKeuntungan1. Peningkatan proses dan reuse2. Produktifitas dalam investasi pengetahuan3. Mutu layanan4. Kepuasan pelanggan5. Time to market6. Costs, profits, dan margins7. Distribusi8. Relasi dan manajemen relasi
Metode BenchmarkingLangkah-langkah1. Menentukan apa yang akan di-benchmark2. Membentuk team benchmark3. Memilih daftar benchmarking4. Mengumpulkan dan menganalisis data5. Menentukan perubahan yang harus
dilakukan6. Memantau perkembangan
Balanced Scorecard (BSC)Pengukuran dan manajemen sistem yang
memungkinkan organisasi untuk mengklarifikasi visi dan strategi serta mentranslasikan menjadi tindakan
Indikator kinerja didistribusikan dalam 4 dimensi:
1. Financial2. Customer3. Internal Business Process4. Learning & Growth
Balanced Scorecard (BSC)Indikator digunakan untuk:1. Mengukur kemajuan untuk mencapai visi2. Mengukur pendorong sukses jangka
panjang
Melalui BSC organisasi memantau kinerja saat ini, serta usahanya untuk meningkatkan proses, memotivasi dan mendidik karyawan, memperbaiki sistem informasi
Balanced Scorecard (BSC)Model
Financial
CustomerInternal Business
Process
Learning & Growth
Vision&
Strategy
Balanced Scorecard (BSC)IndikatorPengukuran Financial:Income operasionalReturn on capitalEconomic value added
Pengukuran Customer:Kepuasan pelangganRetensiMarket share
Balanced Scorecard (BSC)IndikatorPengukuran Internal Business Process:CostThroughputQuality
Pengukuran Learning & Growth:Kepuasan karyawanRetensiKumpulan keahlian