Manajemen ProyekIntroduksi dan Pendefinisian Proyek (1)

Dani Leonidas S, ST.MT

IntroduksiProyek ???Manajemen proyek ???

DefinisiProyek :Sebuah proyek merupakan aktifitas unik dengan kejelasan awal dan akhir, yang dijalankan oleh people untuk mencapai tujuan yang spesifik dengan parameter schedule, cost, dan qualityDefinisi dari PMBOK (Project Management Body Of Knowledge):A project is a temporary endeavor undertaken to create a unique product or service

DefinisiManajemen Proyek :Merupakan gabungan proses, sistem dan tehnik untuk perencanaan dan pengendalian yang efektif terhadap program dan proyekDefinisi dari PMBOK : Project Management is the application of knowledge, skills, tools, and techniques in order to meet or exceed stakeholder requirements from a project. This means balancing competing demands of scope, time, cost, quality.

Skill RequirementManajemen proyek membutuhkan kemampuan:Technical :Perencanaan proyekPengaturan tugas (managing tasks)Pembuatan laporan (reporting status)People :PerekrutanPengaturan timKepemimpinan

Benefit of Project ManagementTo Management and the Project clientTo the ProjectTo the people

Benefits To Management and the Project clientMembangun kredibilitas Menyediakan definisi proyek yang ringkas dengan tujuan yang spesifikManajemen dan klien proyek dapat selalu memperoleh informasi mengenai proses proyekPengendalian dan kualitas pada bagian manajemenKlien proyek mengetahui apa yang terjadi (mengenai proses proyek)Menyediakan data-data dari proyek untuk perencanaan proyek masa depan

Benefits To the ProjectMenjadwalkan waktu yang cukup untuk:Membuat penelitian mendalamMembuat dokumen yang dibutuhkanMembantu dalam penjadwalan sub kontrak dalam proyekMemaksa manajer proyek dengan tim dan klien proyek untuk mengevaluasi dan replan.Disiplin yang membantu menghindari kelalaian dalam pelaksanaan tugasDaat mengidentifikasi problem potensial untuk mengambil langkah preventif. Memberikan dasar untuk mempertimbangkan dana, sumber daya, waktu, dan kualitas

Benefits To the peopleJika akan terjadi peralihan proyek, akan dapat dilaksanakan dengan mudah:Perencanaan proyek yang jelasDokumentasi yang komprehensif (luas)Fokus pada penyelesaian masalah :Kebutuhan keahlian apa yang diperlukan, untuk berapa lamaFakta dimana terjadi keterlambatanPenugasan yang realistik sesuai dengan :SkillWaktu yang tersedia

SummarizedCan be summarized as a commitment on the part of a project manager to think through all facets of the project relative to:TimeMoneyPeopleQuality Quality and Control

Fase Manajemen ProyekInitiation and DefinitionPlanningExecution and ControlClose-Out

Initiation and DefinitionMengatur pondasi untuk keseluruhan proyekPada fase ini, cangkupan proyek, apa yang ingin dihasilkan, dan objektif proyek didokumentasikan dan anggota tim proyek dipilih

PlanningMenetapkan rencana proyek secara detail untuk semua objektif yang ditentukan dalam fase inisiasiManajer proyek dan anggota tim menggunakan bermacam-macan teknik perencanaan seperti gantt charts, dan histogram .

Execution and ControlPerencanaan proyek sudah lengkap dan disetujuiPada saat dimulainya pelaksanaan proyek, Manajer proyek mengendalikan proyek dengan memonitor proses, sumberdaya yang digunakan, dan biaya

NotesPada fase perencanaan dan dan eksekusi, perubahan bisa membutuhkan perencanaan ulang.Dari tahap eksekusi, kadang-kadang juga kita dapat kembali ke fase perencanaan maupun fase inisiasi dan pendefinisianDari tahap perencanaan kadang-kadang juga kita dapat kembali ke fase inisiasi dan pendefinisian

Close-OutKita memasuki fase ini saat produk akhir dari proyek selesaiLakukan post-project review : penjadwalan, biaya, dan kualitas dari produk akhir.Dokumentasi post-project review dapat memberi feedback yang berarti bagi manajemen, dan dapat membantu pihak-pihak yang terlibat dalam proyek untuk meningkatkan performansi dari tiap-tiap fase pada proyek berikutnya

Fase Manajemen Proyek

Initiation And Definition

Planning

ExecutionAndControl

Close-Out

Initiation & DefinitionLangkah :Mendefinisikan proyek

Hasil :Dokumentasi definisi proyek

PlanningLangkah :Membuat penugasan rinciMembuat aturan & tanggung jawab dan membuat perkiraanMenentukan tugas-tugas dan keterkaitannya dan menganalisa jalur kritisMembuat penjadwalanMengatur penggunaan sumber dayaMemperkiraan biaya proyekMembuat perencanan manajemen resikoHasil :Daftar tugas rinciMatrik daftar penangung jawab & perkiraan waktu penyelesaiannyaProject Network dan Critical Path AnalysisGantt (Schedule) chartDaftar penggunaan sumber daya dan histogramBiaya proyek Perencanaan penanggulangan resiko

Execution & ControlLangkah :Mengatur dan mengawasi proyek

Hasil :Laporan status, Perencanaan tindakan

Close-OutLangkah :Melakukan Review post-project

Hasil :Dokumentasi proyek

Define The ProjectMenentukan jangkauan proyek merupakan langkah pertama dalam proses manajemen proyekLangkah-langkah pada tahap ini dapat dikatakan untuk menetapkan targetPada tahap ini ditentukan hasil akhir dari proyek, dengan :Mendefinisikan jangkauan proyekMengembangkan statement of workMendefinisikan batasan-batasan proyek

Definisi proyek mendeskripsikan apa yang diperlukan sebagai hasil dari proyekHal ini dapat berarti hasil akhir akhir produk, penginstalasian proses baru, atau penimplementasian rencana pemasaranPenting untuk mendokumentasi semua informasi seperti hambatan-hambatan dan asumsi-asumsi yang digunakan yang dapat mempengaruhi pelaksanaan dan perencanaan proyek

1. Proses pendefinisian proyek

Determine TheReal Need

Define TheEnd product

Determine prioritiesFor this project

Position a future change control process

Develop a Project objective

Establish project infrastructure

Prepare the project definition document

Menentukan kebutuhan realDetermine the real needBisa merupakan permintaan pasarBisa merupakan kebutuhan bisnisPermintaan pelangganKemajuan teknologi

Define the end productDefine the end productPembuatan deskripsi mengenai hasil dari proyek, mencangkup :Project deliverableCompletion and success criteriaFeatures and specificationsBenefits to the project client and end usersMandatory vs. wish list featuresRelevant quality standards

Determine priorities for this project

Determine priorities for this projectMendiskusikan parameter proyek (penjadwalan, sumber daya dan cakupan) dengan klien proyek untuk untuk memastikan driving factor dari proyek

Biasanya mencangkup:Constrain : parameter parameter terpenting bagi klien proyekOptimize : Prioritas kedua klien proyek. Bisa maksimalkan atau diminimalkan pada objektif proyekAccept : Sebatas mana klien proyek dapat menerima keterpaksaan untuk keluar dari perkiraan awal

ProsesMembuat tujuan proyek (develop a project objective)Kurang dari 50 kataMerupakan rangkuman dari informasi penting mengenai :Who (Mengidentifikasi klien proyek dan pengguna produk akhir)What (Menjelaskan hasil akhir produk, mendefinisikan kriteria sukses dan kriteria penyelesaian proyek, termasuk informasi yang menunjukkan keunikan proyek)Why (Menjelaskan mengapa proyek tersebut dibutuhkan)Digunakan untuk membangun visi yang terkait dengan tujuan proyek

Position a future change control processPosition a future change control processMendefinisikan bagaimana perubahan pada tujuan proyek didokumentasikan, dievaluasi pengaruhnya, dan disetujui atau tidak

Establish project infrastructureEstablish project infrastructureKomposisi tim proyekAturan, pertanggungjawaban, otoritasOrganisasiPerencanaan komunikasidll

Bagaimana menentukan tujuan dari sebuah proyek??Jawablah dengan hanya jawaban ya atau tidakApakah menggunakan kalimat yang jelas dan spesifik?Apakah batasan-batasannya jelas?Apakah jelas konsekuensinya jika batasan-batasan tersebut tidak terpenuhi?Apakah jelas definisi dari selesainya proyek?Apakah kriteria sukses dari selesainya proyek dijelaskan dalam hal kuantitatif?Jika salah satu jawaban dari pertanyaan tersebut adalah tidak, anda perlu ulangi lagi proses penentuan tujuan proyek.

Isi dari Project Definition DocumentProject conceptProject ObjectiveChange Control ProcessEnd Product RequirementAlternativesFeasibility and RecommendationsProject InfrastructureAssumptions List

Project conceptProblem/ opportunitiesKebutuhan klienStrategi yang diambilPrioritas proyek

Project ObjectiveWho ?What ?- Mencangkup kriteria penyelesaian / suksesWhy ?Kerangka waktuPerkiraan budget

Change Control ProcessKebutuhan terjadinya perubahanAnalisis pengaruhProsedur persetujuan perubahan

End Product RequirementKebutuhan materialKeinginan vs orderKualitas standard yang relevan

AlternativesAnalisis kompetitif (internal dan eksternal)Keputusan membuat atau membeliTeknologi

Feasibility and RecommendationsBiaya/ benefitResiko/ PengaruhHambatan-hambatanRekomendasi

Project InfrastructureKomposisi tim proyekAturan-aturanOrganisasiPerencanaan komunikasiKomposisi catatan proyekPersiapan Post project review

Assumptions ListAsumsi-asumsi mengenai hal-hal yang terkait dengan pelaksanaan proyek