manajemen strategis pengadaan barang dan jasa di bagian
TRANSCRIPT
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
i
MANAJEMEN STRATEGIS PENGADAAN BARANG DAN
JASA DI BAGIAN ORGANISASI SETDA
KOTA SURAKARTA
Diajukan Untuk Melengkapi Tugas-Tugas
Dan Memenuhi Syarat-Syarat Guna Mencapai Gelar Sarjana
Ilmu Sosial Dan Ilmu Politik
Disusun Oleh :
NUR HIDAYAT HADI PRASETYO
D 0104099
ILMU ADMINISTRASI NEGARA
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS SEBELAS MARET
SURAKARTA
2010
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
ii
Judul Skripsi
MANAJEMEN SRTATEGIS PENGADAAN BARANG DAN JASA DI
BAGIAN ORGANISASI SETDA KOTA SURAKARTA
Telah disetujui oleh Dosen Pembimbing Skripsi untuk dipertahankan dihadapan
Panitia Penguji Skripsi
Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
Universitas Sebelas Maret
Surakarta, 13 Oktober 2010
Mengetahui,
Pembimbing Skripsi
Drs. H. Marsudi, MS
NIP. 195508231983031001
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
iii
PENGESAHAN
Telah Diuji dan Disahkan oleh Panitia Penguji Skripsi
Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
Universitas Sebelas Maret
Surakarta
Pada Hari :
Tanggal :
Panitia ujian :
1. Dra. Hj. Lestariningsih, M.Si ( )
NIP. 19531009 1980031 2 003 Ketua
2. Drs. Suryatmojo, M.Si ( )
NIP. 195308120 198601 1 001 Sekretaris
3. Drs. H. Marsudi, MS. ( )
NIP. 195508231983031001 Penguji
Mengetahui Dekan
Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
Universitas Sebelas Maret
Surakarta
Drs. Supriyadi SN.SU
NIP.195301281981031001
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
iv
MOTTO
”Menunda melakukan sesuatu yang baik adalah memperpanjang
kehidupan yang gelisah dan penuh keluhan. Cara terbaik untuk
memulai adalah MULAI !!!”
(Mario Teguh)
“Bekerjalah seperti anda tidak mungkin gagal”
(penulis)
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
v
PERSEMBAHAN
Kupersembahkan karya sederhana ini untuk
orang-orang yang senantiasa mendukungku,
menyertaiku dan menyayangiku :
1. Bapak dan Ibuku tercinta, terima kasih
untuk doa, kasih sayang yang tulus serta
kerja kerasnya untukku.
2. Sahabat dan teman-teman yang tak pernah
lelah membantuku
3. Almamaterku
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
vi
KATA PENGANTAR
Segala puji syukur terucap kepada Tuhan Yang Maha Esa yang
senantiasa melimpahkan rahmat-Nya kepada kita semua sehingga kita masih
diberi kesempatan untuk melakukan banyak hal yang berguna bagi diri sendiri dan
berguna orang lain. Selain itu, rasa syukur juga penulis ucapkan kepada Tuhan
YME karena masih diberikan kesempatan untuk dapat menyelesaikan penyusunan
skripsi yang berjudul ”Manajemen Strategis Pengadaan Barang dan Jasa di Bagian
Organisasi Setda Kota Surakarta”.
Penyusunan skripsi ini tidak akan selesai dan berhasil tanpa adanya
dukungan dari berbagai pihak yang ada. Oleh karena itu penulis juga
mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada semua pihak yang telah
membantu penyelesaian laporan ini. Adapun penghargaan dan rasa terima kasih
yang besar penulis ucapkan kepada :
1. Drs. H Marsudi, MS selaku pembimbing skripsi yang telah sabar dalam
memberikan arahan dalam menyelesaikan tulisan ini
2. Bapak. Drs. Is Hadri Utomo, M.Si selaku Pembimbing Akademik, yang
telah membimbing penulis selama menempuh studi
3. Drs. Sudarto, M.Si. selaku Ketua Jurusan Ilmu Administrasi FISIP UNS,
yang telah memberikan ijin kepada penulis untuk menyusun skripsi ini
4. Drs. Supriyadi SN. SU. selaku Dekan FISIP, yang telah memberikan
legalitas berbagai permohonan ijin guna menyelesaikan skripsi ini
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
vii
5. Segenap Dosen Jurusan Ilmu Administrasi Negara FISIP UNS, yang telah
memberikan dan mencurahkan ilmunya.
6. Kepala Bagian Organisasi Setda Kota Surakarta, yang telah memberikan
ijin untuk penelitian di Kantor Bagian Organisasi Setda Kota Surakarta
7. Bapak Agung Riyadi, S.Sos, SH, MM dan Ibu Sri Widyaningsih yang
telah meluangkan banyak waktunya untuk memberikan keterangan dan
membantu dalam pengumpulan informasi yang sangat berguna dalam
penyusunan dan penyelesaian skripsi ini
8. Seluruh karyawan di Bagian Organisasi Sekretariat Daerah Kota Surakarta
yang memberikan kemudahan penulis dalam melakukan penelitian
9. Berbagai pihak yang turut membantu menyelesaikan penyusunan skripsi
ini yang namanya tidak dapat penulis sebutkan satu persatu
Penulis menyadari bahwa penyusunan skripsi ini jauh dari
kesempurnaan. Maka dari itu, penulis mengharapkan kritik dan saran yang
bersifat membangun demi perbaikan di masa yang akan datang. Akhirnya, penulis
berharap skripsi ini dapat bermanfaat bagi semua pihak yang membutuhkan.
Surakarta, Januari 2011
Nur Hidayat HP
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
viii
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL .............................................................................. i
HALAMAN PERSETUJUAN ................................................................. ii
HALAMAN PENGESAHAN .................................................................. iii
MOTTO................................................................................................... iv
HALAMAN PERSEMBAHAN ............................................................... v
KATA PENGANTAR ............................................................................. vi
DAFTAR ISI ........................................................................................... viii
DAFTAR TABEL ................................................................................... xi
DAFTAR GAMBAR ............................................................................... xii
ABSTRAK .............................................................................................. xiii
ABSTRACT ............................................................................................ xiv
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah........................................................... 1
B. Perumusan Masalah .................................................................. 8
C. Tujuan Penelitian ............... ....................................................... 8
D. Manfaat Penelitian. ........... ........................................................ 9
E. Tinjauan Pustaka ............... ....................................................... 10
F. Kerangka Pemikiran ............... ................................................. 36
G. Metode Penelitian ..................................................................... 37
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
ix
BAB II DESKRIPSI LOKASI PENELITIAN
A. Gambaran Umum Kondisi Daerah ....................................... 45
I. Kondisi Umum Kota Surakarta ................................... 45
II. Kondisi yang Diinginkan dan Proyeksi ke Depan ....... 46
B. Profil
I. Sejarah dan Latar Belakang ........................................ 47
II. Profil .......................................................................... 49
III. Maksud dan Tujuan .................................................... 49
IV. Landasan Hukum ....................................................... 50
V. Hubungan Renstra SKPD dengan Dokumen
Perencanaan Lainnya.................................................. 50
C. Visi, Misi, Tujuan, Strategi dan Kebijakan
I. Visi dan Misi SKPD ................................................... 51
II. Tujuan dan Sasaran .................................................... 52
III. Strategi ....................................................................... 53
IV. Kebijakan ................................................................... 52
D. Tugas dan Fungsi SKPD
1. Struktur Organisasi ..................................................... 55
2. Susunan Kepegawaian dan Perlengkapan ................... 56
3. Tugas dan Fungsi ....................................................... 57
E. Program dan Kegiatan ........................................................... 58
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
x
BAB III PEMBAHASAN
Implementasi Pengadaan di Bagian Organisasi 61
Pelaksanaan Pengadaan Barang di Bagian Organisasi80
Setda Kota Surakarta....................................................... 64
a. Pengadaan Papan Nama Perangkat Daerah ............ 66
b. Pengadaan Komputer dan Printer .......................... 89
c. Pengadaan Jasa Konsultasi Sertifikasi dan ISO
bagi Unit Pelayanan Publik .................................... 97
BAB IV PENUTUP
A. Kesimpulan ......................................................................... 102
B. Saran ................................................................................... 104
DAFTAR PUSTAKA
DAFTAR LAMPIRAN
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
xi
DAFTAR TABEL
Tabel I.1 Panitia Pengadaan 32
Tabel III.1 Pengadaan barang dan Jasa Di Bagian Organisasi Setda
Kota Surakarta (Tahun 2008/2009) 63
Tabel III.2. Jadwal Kegiatan Pengadaan Barang / Jasa Pembuatan Papan
Nama Perangkat Daerah di Bagian Organisasi Setda Kota
Surakarta Tahun Anggaran 2009 69
Tabel III.3. Daftar Calon Penyedia Barang/Jasa Prakualifikasi tanggal
17 September 2009 75
Tabel III.4 Hasil Kualifikasi Pengadaan Papan Nama Perangkat Daerah
Kota Surakarta tanggal 24 September 2009 77
Tabel III.5. Pekerjaan Pembuatan Papan Nama Perangkat Daerah Kota
Surakarta 79
Tabel III.6 Hasil Pembukaan Sampul Penawaran Pembuatan Papan
Nama Perangkat Daerah Kota Surakarta 81
Tabel III 7. Hasil Evaluasi Penawaran Pembuatan Papan Nama
Perangkat Daerah Kota Surakarta 83
Tabel III.8 Jadwal Kegiatan Pengadaan Barang/JasaPenyediaan
Peralatan dan Perlengkapan KantorPada Bagian Organisasi
Setda Kota Surakarta Tahun Anggaran 2009 (Pengadaan
Komputer dan Printer) 90
Tabel III. 9 Pelaksanaan Kegiatan Pengadaan Barang/Jasa Penyediaan
Peralatan dan Perlengkaann Kantor pada Bagian Organisasi
Setda Kota Surakarta Tahun Anggaran 2009 (Pengadaan
Komputer dan Printer) 92
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
xii
DAFTAR GAMBAR
Gambar I.1 Model Manajemen Strategis 16
Gambar I.2 Diagram Analisis SWOT 18
Gambar I.3 Bagan Pengadaan Barang 24
Gambar I.4 Peta Pengaturan Keppres No 80. Tahun 2003 27
Gambar I.5 Kerangka Pikir 36
Gambar I.6 Analisis Penelitian 44
Gambar II.1 Struktur Bagian Organisasi Setda Kota Surakarta 56
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
xiii
NUR HIDAYAT HADI PRASETYO D0104099 “Manajemen Strategis
Pengadaan Barang/Jasa di Bagian Organisasi Setda Kota Surakarta ”.
SKRIPSI 105 halaman Jurusan Ilmu Administrasi. Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu
Politik. Universitas Sebelas Maret. Surakarta. 2010.
Penelitian ini mengkaji dan menjawab permasalahan mengenai
pelaksanaan pengadaan barang dan jasa di Kantor Bagian Organisasi Setda Kota
Surakarta Tahun Anggaran 2009. Penelitian ini mempunyai tujuan untuk
mengetahui pelaksanaan pengadaan barang dan jasa di Bagian Organisasi
Sekretariat Daerah Kota Surakarta (apakah sudah sesuai dengan Keppres No. 80
Tahun 2003 atau belum). Sesuai dengan teori manajemen strategis mulai dari
perencanaan, pelaksanaan hingga evaluasi.
Penelitaian ini menggunakan teori dari implementasi manajemen
strategi dengan mengambil sampel tiga pengadaan barang dan jasa yang terjadi
pada tahun anggaran 2009 dengan metode yang berbeda-beda. Hal tersebut untuk
mengetahui kesesuaian prosedur pengadaan barang/jasa dengan prosedur yang
tercantum dalam Keppres Nomor 80 Tahun 2003. Agar indikator keberhasilannya
tercapai.
Jenis penelitian ini berbentuk deskriptif kualitatif. Pengambilan
sampel dilakukan dengan metode purposive sampling, untuk validitas data
dilakukan dengan trianggulasi data. Data primer dilakukan dengan menggunakan
observasi dan wawancara secara mendalam terhadap beberapa informan seperti
pegawai di kantor Bagian Organisasi Setda Kota Surakarta dan karyawan dari
instansi lain yang membantu pelaksanaan pengadan barang dan jasa di kantor
Bagian Organisasi Setda Kota Surakarta. Sedangkan data sekunder dikumpulkan
dengan melihat dan memeriksa arsip dan dokumen yang berhubungan dengan
materi penulisan skripsi. Analisis data dengan menggunakan model analisis
interaktif.
Dari hasil penelitian ini, implementasi pengadaan barang di Bagian
Organisasi Setda Kota Surakarta mulai dari perencanaan, pelaksanaan hingga
evaluasi sudah dilaksanakan sesuai prosedur Keppres. Sedangkan hambatan-
hambatan yang terjadi juga dapat diminimalisir dengan bantuan dari instansi lain
serta kinerja pegawainya. Maka dapat diketahui bahwa pada dasarnya pelaksanaan
Pengadaan Barang/Jasa di Bagian Organisasi Setda Kota Surakarta Tahun 2009
telah sesuai peraturan yang tercantum dalam Keppres No.80 Tahun 2003, karena
berdasarkan data-data yang diperoleh, prosedur-prosedur yang ditempuh serta
kepanitiaan yang dibentuk oleh Bagian Organisasi Setda Kota Surakarta telah
dilakukan sesuai dengan ketentuan di Keppres Nomor 80 Tahun 2003, tentang
prosedur masing-masing metode yang digunakan.
Dari beberapa hambatan dan kelemahan yang terjadi selama
pelaksanaan pengadaan barang/jasa mungkin dapat diminalisir dengan beberapa
saran dari penulis. Permasalahannya adalah kurangnya pegawai yang
bersertifikasi, oleh karena itu perlu adanya diklat-diklat dan lokakarya untuk
menunjang kemampuan agar mendapat sertifikat. Dengan demikian tujuan
diberlakukannya Keputusan Presiden ini dapat dilakukan secara efisien, efektif,
terbuka dan bersaing, transparan, adil/tidak diskriminatif, dan akuntabel sudah
tercapai.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
xiv
NUR HIDAYAT HADI PRASETYO D0104099 “Manajemen Strategis
Pengadaan Barang / Jasa di Bagian Organisasi Setda Kota Surakarta”,
Thesis : 105 pages, Administration Department Faculty of Sciences & Politics.
Sebelas Maret University Surakarta 2010.
This research analyzed & answered problems about the realization of
goods & service provisions in the office of Surakarta Secretariat Organization
Division in 2009. The objective of this research was to find out wether the
realization was already in accordance with Keppres No. 80 / 2003 or not. Based
on strategic management theory starting from the planning, realization until
evaluation.
This research used theories from strategic management process by taking
three samples of the realization of goods & service in 2009 with different
methods. It was applied to find out the congruity of the realization procedure with
the procedure in duded on Keppres No. 80/2003 in order to reach it’s success
indicator.
This research is a descriptive qualitative one. The sample was carried out
using purposive sampling method while the data validation was carried out using
data triangulation. The primary data was taken by observation & deep interview to
some informants such as the Surakarta Secretariat Organization Division’s
employees & other employees from other institutes that help the realization of
goods & service. Meanwhile, the secondary data was taken by looking &
checking at the file & documents which correlated with thesis material. Data
analysis was conducted by using interactive analysis model.
Based on this research, thus it can be seen that basically the realization of
goods & services in Surakarta Secretariat Organization Division in 2009 was in
accordance with the rules metoded Keppres No. 80/2003. It was due to the data
taken, the procedures taken as well as the committee formed where in accordance
with Keppres No. 80/2003.
The problems & weaknesses aroused during the process of the realization
of goods & service my be minimalized by some of writer’s suggestions. Therefore
the aim of Keppres executor was to make some or the whole of the realization out
efficiently, effectively, openly & competitively, transparently, fairly, accountable
has been achieved.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
1
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Di era globalisasi seperti pada saat ini, perkembangan ilmu
pengetahuan dan teknologi mendorong berbagai organisasi-organisasi besar di
dunia (baik yang profit maupun non profit) sangatlah cepat. Sistem
komunikasi dan perangkat kerjanya pun sudah dilengkapi dengan peralatan
dan barang-barang yang sudah disesuaikan dengan kebutuhan organisasi demi
mencapai tujuan. Banyak organisasi yang ada di Indonesia untuk selalu
berkompetisi dalam semua kegiataannya. Organisasi dituntut untuk lebih
mengembangkan diri dan mengakses berbagai macam informasi yang ada
untuk meningkatkan kinerja mereka. Dengan adanya peningkatan kinerja,
maka berbagai kegiatan yang akan dan telah dilakukan akan sesuai dengan
tujuan utama berdirinya suatu organisasi yaitu memberikan pelayanan yang
maksimal kepada masyarakat.
Dalam sebuah organisasi apapun bentuknya dalam
melaksanakan kegiatan memerlukan sarana dan prasarana pendukung, baik
berupa dana, barang maupun sumber daya manusia. Kegiatan atau aktivitas
suatu entitas / organisasi, baik entitas swasta maupun entitas pemerintah, yang
sehari-harinya melaksanakan pekerjaan sesuai dengan tugas pokok dan
fungsinya (tupoksi), akan selalu dijumpai suatu kegiatan yang aktivitasnya
melakukan pengadaan (procurement).
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
2
Dalam setiap organisasi baik yang berupa perusahaan, instansi
non perusahaan, perkumpulan, maupun badan-badan lainnya, terdapatlah
sekelompok orang yang yang dalam menjalankan tugas/kegiatannya
membutuhkan kerjasama untuk mencapai tujuan tertentu. Biasanya tujuan
organisasi itu telah dapat diketahui dari nama organisasi itu sendiri. Kerjasama
yang teratur inilah mutlak diperlukan agar dalam mencapai tujuan
organisasinya dapat efisien. Disamping perlunya kerjasama, merekapun
memerlukan fasilitas-fasilitas seperti : membutuhkan perlengkapan material,
uang, ruang, waktu, metode dan lain sebagainya. Tanpa fasilitas inipun tujuan
tidak dapat tercapai dengan efisien.(Ibnu Syamsi, 1994 : Hal 1)
Di Kota Surakarta, banyak bermunculan organisasi-organisasi
yang berusaha memberikan pelayanan secara maksimal kepada masyarakat
baik itu organisasi swasta maupun organisasi Pemerintah Daerah Kota
Surakarta. Bermunculannya berbagai macam organisasi baik swasta maupun
pemerintah menuntut setiap organisasi tersebut untuk memperbaharui diri di
waktu sekarang dan yang akan datang agar mampu meningkatkan kualitas
pelayanan dan produk ata pelayanannya, sehingga dapat bersaing dengan
organisasi lain. Salah satunya hal yang dapat dilakukan oleh organisasi
tersebut adalah dengan meningkatkan kinerja mereka.
Salah satu upaya dalam meningkatkan kinerja pada suatu
organisasi, adalah dengan memenuhi fasilitas sarana dan prasarana kantor.
Apabila fasilitas kantor dan perlengkapannya kurang memadai, bukan tidak
mungkin akan terjadi kemunduran suatu organisasi, karena produk/pelayanan
yang dikeluarkannya pun bisa jadi berkualitas rendah dan tidak memuaskan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
3
Selain pengadaan barang, juga perlu diperhatikan peningkatan kualitas SDM
yang ada dengan adanya pengadaan jasa konsultasi yang dalam penulisan ini
penulis menjelaskan tentang pengadaan jasa sertifikasi ISO. Maka demi
terciptanya situasi kerja yang kondusif, maka diadakan pengadaan barang/jasa.
Dengan pengadaan barang/jasa, pemenuhan kebutuhan kantor dapat
meminimalisir kesenjangan yang terjadi antara atasan dengan pegawainya,
tentunya dengan memperhatikan kepentingan serta kinerjanya, artinya
pengadaan barang/jasa tersebut harus memperhatikan tingkat eselon pegawai
di organisasi serta barang tersebut sudah memenuhi sertifikasi standardisasi
yang telah ditentukan.
Seperti halnya pada salah satu instansi tempat penulis
melakukan penelitian di Pemerintah Daerah Kota Surakarta, yaitu Bagian
Organisasi Setda Kota Surakarta. Karena pada bagian tersebut memiliki
aktifitas yang sangat padat, yang bertanggung jawab dalam mengolah data-
data SKPD (Satuan Kerja Perangkat Daerah) se-Surakarta, yang juga memiliki
tugas-tugas lain yang harus dilaksanakan secepatnya, sebaik mungkin dan
menghasilkan kualitas hasil yang memuaskan. Maka untuk selalu
meningkatkan kualitas produknya, Bagian Organisasi Setda Kota Surakarta
dituntut untuk selalu meningkatkan hasil produknya/pelayanannya. Oleh
karena itu jalan yang ditempuh adalah dengan menambah kuantitas maupun
kualitas sarana atau fasilitas barang serta kualitas SDM yang dapat menunjang
kinerja para pegawainya. Karena Bagian Organisasi adalah tempat arsip-arsip
data seluruh SKPD di Surakarta.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
4
Bagian organisasi adalah suatu instansi yang bernaung di
bawah Sekretariat Daerah Kota Surakarta, yang mana tempat tersebut adalah
tempat penulis dalam melakukan Kuliah Kerja Administrasi (KKA), hal
tersebut adalah salah satu alasan kenapa penulis melakukan penelitian di
Bagian Organisasi Setda Kota Surakarta, karena harapan penulis adalah
supaya lebih mudah melakukan penelitian untuk mendapatkan data-data
sekunder maupun primer karena pegawai Bagian Organisasi sangat kooperatif
dalam membantu penulis. Selain itu banyak fenomena yang ditemukan di
kantor tersebut pada saat KKA, tetapi penulis memutuskan untuk mengambil
salah satu objek masalah yaitu pengadaan barang sebagai bahan penulisan
skripsi. Karena Bagian Organisasi Setda Kota Surakarta ternyata juga
melakukan pengadaan barang sendiri.
Alasan penulis meneliti tentang pengadaan barang di Bagian
Organisasi karena penulis ingin mengetahui implementasi pengadaan barang
yang dilaksanakan pada instansi pemerintah. Karena pada implementasi
pegadaan barang biasanya terdapat penyimpangan-penyimpangan yang bisa
merugikan negara. Karena selama ini sudah akrab di telinga kita berbagai
bentuk penyalahgunaan kekuasaan dalam kaitan dengan pengadaan barang.
Ada istilah mark up harga, manipulasi, pengadaan yang tak ditenderkan,
ketidaksesuaian barang yang dibeli dengan harga, konspirasi antar rekanan
dan sebagainya, yang sarat dengan berbagai penyelewengan. Kenyataan ini
banyak terjadi pada instansi-instansi pemerintah. Padahal pemerintah telah
mengeluarkan kebijakan baru pengadaan barang/jasa pemerintah melalui
Keppres No. 80 Tahun 2003 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
5
Barang/Jasa Pemerintah sebagai pengganti Keppres sebelumnya yaitu Keppres
No. 18 Tahun 2000. Melalui penerapan Keppres yang baru tersebut
diharapkan proses pengadaan barang/jasa oleh instansi pemerintah bisa
memberikan hasil yang lebih menguntungkan bagi negara dan bisa
menghindari kerugian negara akibat pelaksanaan yang tidak benar. Meskipun
Keppres 80 Tahun 2003 Tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan
Barang/Jasa Pemerintah telah didiseminasikan dan diberlakukan sejak tahun
2004, namun hingga saat ini masih ditemui berbagai permasalahan dan
kendala dalam penerapannya bahkan menimbulkan sanksi hukum bagi
pelaksananya.
Permasalahan dalam pengadaan barang dan jasa pemerintah
tidak akan terjadi apabila para pelaksana memahami dan melaksanakan
sepenuhnya prinsip dasar pengadaan barang dan jasa yang ditetapkan dalam
Keppres Nomor 80 Tahun 2003 yaitu efisien, efektif, terbuka dan bersaing,
transparant, adil dan tidak diskriminatif serta akuntabel. Oleh karena itu
penelitian ini untuk mengetahui kesesuaian implementasi pengadaan barang
yang dilaksanakan Bagian Organisasi Setda Kota Surakarta dengan prosedur
yang ada pada Keppres No. 80 Tahun 2003.
Dalam kaitannya dengan teori yang didapat pada perkuliahan
administrasi negara, penulis akan memfokuskan pada implementasi pengadaan
barang dan mengkaitkannya dengan salah satu mata kuliah yaitu manajemen
strategis. Karena biasanya dalam implementasi kegiatan yang riskan seperti
pengadaan barang membutuhkan manajemen yang benar-benar direncanakan
dengan matang, serta strategi yang tepat agar hasilnya sesuai dengan yang
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
6
diharapkan, tidak merugikan negara karena pemborosan dan dapat
dipertanggungjawabkan. Teori yang mendukung pengambilan masalah ini ada
dalam buku Manajemen Strategis (Sondang, P Siagian: 2004, 102) yang
mengungkapkan bahwa orientasi suatu strategi adalah implementasinya.
Alasan yang mendasari penulis mengkaitkan implementasi
pengadaan barang dengan teori manajemen strategis, karena menurut penulis
suatu organisasi sebaiknya menggunakan manajemen strategis agar dapat
menghadapi perubahan yang tengah berlangsung. Karena organisasi tidak
akan menjadi pendukung yang efektif bagi kesejahteraan publik apabila
organisasi tersebut tidak mau meningkatkan kemampuannya untuk berpikir
dan bertindak strategis (tidak mengikuti perkembangan lingkungan). Dalam
menghadapi perubahan tersebut, pasti akan banyak sekali tantangan dan
hambatan yang menuntut organisasi tersebut untuk menghadapi dan mengatasi
tantangan dan hambatan tersebut. Pada organisasi publik seperti Bagian
Organisasi Setda Kota Surakarta yang diberi mandat sebagai pengelola
pengadaan barang, yang mana rentan sekali dengan KKN, menuntut adanya
suatu efektifitas dan efisiensi serta akuntabilitas dalam perencanaan serta
implementasinya. Maka diperlukan adanya suatu manajemen strategis
pengadaan barang di Bagian Organisasi Setda Kota Surakarta.
Sebelum tahun 2006, dalam hal pengadaan barang di Bagian
Organisasi Setda Kota Surakarta dalam mengajukan Rencana Kebutuhan
Barang Umum (RKBU) harus mematuhi prosedur dari pusat, yaitu harus
melalui perijinan dari Bagian Umum Setda Kota Surakarta terlebih dahulu.
Kemudian Bagian Umum tersebut mengajukan kebutuhan barang dari seluruh
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
7
Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) di lingkungan Pemerintah Kota
Surakarta. Pengajuan tersebut diajukan kepada Tim Anggaran Pemerintah
Kota untuk diadakan verifikasi. Dari verifikasi tersebut dibuat Rencana Kerja
(Renja) SKPD. Kemudian disusun Rencana Kerja Anggaran (RKA) SKPD
yang dituangkan dalam Rencana Anggaran Pendapatan dan Belaja Daerah
(RAPBD).
Mulai tahun 2007 pengajuan pengadaan barang diserahkan
kepada masing-masing SKPD dengan mekanisme yang sama, hanya tidak
perlu melalui perijinan di Bagian Umum terlebih dahulu, namun bisa langsung
mengajukan RKBU kepada Tim Anggaran Pemerintah Kota. Dari Tim
Anggaran tersebut masih diadakan seleksi untuk memprioritaskan kebutuhan
barang apa saja yang sekira nya perlu untuk segera diadakan dan tidak atau
belum perlu untuk diadakan pada saat itu. Dengan diadakannya skala prioritas
kebutuhan barang masing-masing instansi tersebut juga mempertimbangkan
anggaran yang ada agar tercapai pemenuhan kebutuhan barang yang efektif
dan efisien.
Maka setiap organisasi memerlukan adanya suatu langkah awal
yang memprioritaskan langkah-langkah apa saja yang akan diambil Bagian
Organisasi Setda Kota Surakarta yang melaksanakan kegiatan pengadaan
barang. Langkah tersebut adalah dengan membuat perencanaan strategis. Agar
dalam perencanaannya dan implementasinya dapat berjalan dengan lancar dan
dapat dipertanggung jawabkan. Indikator keberhasilan tersebut sangat
terkait/dilihat dari sejauh mana peningkatan kinerja dan kualitas pelayanan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
8
yang dihasilkan dari pengadaan barang tersebut, serta tercapainya pengadaan
barang yang efektif, efisien, transparan dan akuntabel untuk mencapai sasaran.
Beberapa permasalahan di atas merupakan hal yang wajar
terjadi dalam setiap organisasi dalam rangka pengadaan barang. Tetapi setiap
organisasi, termasuk Bagian Organisasi Setda Kota Surakarta berusaha
mengantisipasinya dengan melaksanakan manajemen strategis.
Berdasarkan latar belakang masalah di atas, penulis tertarik
untuk meneliti tentang bagaimanakah implementasi pengadaan barang di
Bagian Organisasi Setda Kota Surakarta yang dikaitkan dengan teori
manajemen strategis. Karena selama ini kegiatan pengadaan barang adalah
salah satu kegiatan yang krusial, yang menuntut adanya efektif dan efisien
anggaran, selain rentan terhadap KKN, dan menuntut adanya transparansi,
sehingga harus ada pertanggungjawaban yang mengacu pada pedoman yang
mana semua itu dapat dilihat dari perencanaan strategis pada organsiasi
tersebut.
B. Perumusan Masalah
Perumusan masalah adalah pokok-pokok bahasan yang akan
dibahas dalam penelitian ini. Dari latar belakang diatas, penulis akan
mengambil perumusan masalahnya sebagai berikut :
“Bagaimanakah Implementasi Pengadaan Barang/Jasa di Bagian Organisasi
Sekretariat Daerah Kota Surakarta dengan ditinjau menggunakan teori
manajemen strategis”
C. Tujuan Penelitian
1. Tujuan Operasional penelitian ini akan mengarahkan kajiannya secara
teliti untuk :
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
9
a. Mengetahui sistem manajemen strategis pengadaan barang yang
dilaksanakan di Setda Kota Surakarta, khususnya di Bagian
Organisasi.
b. Mengetahui mekanisme pengadaan barang demi meningkatkan kinerja
pegawai di Setda Kota Surakarta melalui.
c. Mengetahui sejauh mana fungsi manajemen strategis dalam pengadaan
barang yang efektif, efisien, transparan, dan akuntabel.
2. Tujuan Individual dari penulis adalah :
a. Untuk memenuhi persyaratan guna meraih gelar Sarjana di Fakultas
Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.
b. Dapat menambah perbendaharaan bagi khasanah ilmu pengetahuan
sosial pada umumnya dan ilmu administrasi pada khususnya
c. Dapat memberikan masukan bagi institusi lokal khususnya Bagian
Organisasi Setda kota Surakarta
D. Manfaat Penelitian
Dengan adanya perumusan dan tujuan diadakannya penelitian
ini, maka penelitian ini diharapkan mampu memberikan berbagai manfaat
sebagai berikut :
1. Manfaat teoritis
a. Menambah pengetahuan tentang Manajemen Strategis Pengadaan
Barang yang dilaksanakan di Setda Kota Surakarta, khususnya di
Bagian Organisasi
b. Memberikan sumbangan pemikiran yang nantinya dapat digunakan
untuk membantu bagi penelitian selanjutnya yang sejenis
c. Memenuhi salah satu tugas dalam menyelesaikan dan mencapai gelar
sarjana bagi penulis
2. Manfaat praktis
Hasil penelitian mengenai Manajemen Strategis Pengadaan
Barang yang dilaksanakan di Setda Kota Surakarta dapat digunakan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
10
sebagai bahan pertimbangan dan masukan dalam pengembangan dan
perbaikan program pengadaan barang, khususnya di Bagian Organisasi
Setda Kota Surakarta.
E. Tinjauan Pustaka
1. Landasan Teori
Dalam tinjauan pustaka ini, akan digunakan teori untuk
mendukung penelitian ini. Teori merupakan serangkaian pernyataan yang
saling berhubungan yang menjelaskan mengenai sekelompok kejadian.
Semakin banyak kejadian yang dapat dijelaskan dan semakin sedikit
pernyataan, berarti teorinya semakin baik (Saifuddin Anwar, 2001 : 39-
40). Sedangkan menurut Masri Singarimbun (1989), teori adalah
seperangkat asumsi, konsep, konstrak, definisi, dan proporsi untuk
menerangkan suatu fenomena sosial secara sistematis dengan cara
menghubungkan antar konsep.
Untuk mendukung dan membantu merumuskan pemikiran
dalam penelitian mengenai manajemen strategis pengadaan barang yang
dilaksanakan di Setda Kota Surakarta, khususnya di Bagian Organisasi
Setda Kota Surakarata. Maka akan digunakan teori-teori yang berkaitan
dengan penelitian ini. Adapun teori-teori untuk menjelaskan Manajemen
Strategis pengadaan barang yang dilaksanakan di Setda Kota Surakarta,
khususnya di Bagian Organisasi tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut :
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
11
a. Manajemen Strategis
i. Manajemen
Kata Manajemen berasal dari bahasa Prancis kuno ménagement,
yang memiliki arti „seni melaksanakan dan mengatur‟. Manajemen
belum memiliki definisi yang mapan dan diterima secara universal.
Mary Parker Follet, misalnya, mendefinisikan manajemen sebagai seni
menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain. Definisi ini berarti bahwa
seorang manajer bertugas mengatur dan mengarahkan orang lain untuk
mencapai tujuan organisasi. Ricky W. Griffin mendefinisikan
manajemen sebagai sebuah proses perencanaan, pengorganisasian,
pengkoordinasian, dan pengontrolan sumber daya untuk mencapai
sasaran (goals) secara efektif dan efesien. Efektif berarti bahwa tujuan
dapat dicapai sesuai dengan perencanaan, sementara efisien berarti
bahwa tugas yang ada dilaksanakan secara benar, terorganisir, dan
sesuai dengan jadwal.
Pengertian manajemen sendiri adalah proses perencanaan,
pengorganisasian, kepemimpinan dan pengawasan terhadap upaya-
upaya yang dilakukan anggota organisasi dan penggunaan segala
macam sumber daya organisasi untuk mencapai tujuan yang telah
ditetapkan organisasi. (James A.F. Stoner, 1992:8)
Dalam permasalahan yang diangkat oleh penulis, memfokuskan
pada pelaksanaan dari perencanaan tersebut. Perencanaan adalah
memikirkan apa yang akan dikerjakan dengan sumber yang dimiliki.
Perencanaan dilakukan untuk menentukan tujuan perusahaan secara
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
12
keseluruhan dan cara terbaik untuk memenuhi tujuan itu. Manajer
mengevaluasi berbagai rencana alternatif sebelum mengambil tindakan
dan kemudian melihat apakah rencana yang dipilih cocok dan dapat
digunakan untuk memenuhi tujuan perusahaan. Perencanaan adalah
keseluruhan proses pemikiran dan penentuan secara matang dari pada
hal-hal yang akan dikerjakan di masa yang akan datang dalam rangka
pencapaian yang telah ditentukan. (P. Sondang Siagian.1995, pada
Http://ruwana.blogspot.com)
Jadi dalam konsep manajemen strategis ini, perencanaan
diartikan sebagai suatu rencana yang dibuat dengan berbagai
pertimbangan prioritas yang dikaitkan dengan visi misi serta tujuan
organisasi yang akan dicapai. Jadi perbedaan antara konsep
perencanaan dalam manajemen strategis dengan konsep perencanaan
dalam manajemen biasa terletak pada bagaimana memanaj prioritas
sumber daya dengan tujuan organisasi. Dalam kaitannya dengan
pengadaan Barang, sangat membutuhkan konsep manajemen yang
benar-benar menunjang proses pengadaan barang tersebut dapat
berjalan lancar demi terciptanya pengadaan barang yang efektif dan
efisien
ii. Strategi
Dalam konsep manajmen strategis, tidak lepas dengan konsep
strategis yang diusung. Tergantung penerapan strategis mana yang akan
digunakan. Ada beberapa konsep mengenai definisi strategi. Konsep
strategi menurut Chandler (1962) dalam Freddy Rangkuti (2007)
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
13
adalah, Strategi merupakan alat untuk mencapai tujuan perusahaan
dalam kaitannya dengan tujuan jangka panjang, program tindak lanjut,
serta prioritas alokasi sumber daya. Jadi dalam konsep ini, strategi
direncanakan atau dibuat untuk kebutuhan organisasi dalam jangka
panjang dengan mengutamakan kekuatan dari sumber daya yang
dimiliki. (http://wartawarga.gunadarma.ac.id)
Sedangkan menurut Argyris (1985), Mintzberg (1979), Steiner
dan Miner (1977), Strategi merupakan respon secara terus-menerus
maupun adaptif terhadap peluang dan ancaman eksternal setra
kekuatan dan kelemahan internal yang dapat mempengaruhi
organisasi. Jadi definisi strategi di sini merupakan perencanaan yang
sewaktu-waktu dapat berubah-ubah menyesuaikan apa yang terjadi
pada lingkungan yang dapat mempengaruhi organisasi.
Sedangkan dalam jurnal Strategy-Comprehensiveness Fit and
Performance oleh Mahmood S. Bahaee (1992)
“Strategic orientation refers to a firm’s particular patterns of
behaviour—the tendency of an organisation to discover, develop and
maintain a set of consistent responses to various environmental
events.”
Yang diterjemahkan:
“Orientasi strategi mengacu pada pola perilaku tertentu suatu
perusahaan kecenderungan suatu organisasi untuk menemukan,
mengembangkan dan mempertahankan satu set konsisten tanggapan
terhadap berbagai peristiwa lingkungan.”
Jadi definisi strategi di sini merupakan perencanaan yang
sewaktu-waktu dapat berubah-ubah menyesuaikan apa yang terjadi
pada lingkungan yang dapat mempengaruhi organisasi.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
14
iii. Manajemen Strategi
Dalam setiap organisasi, baik organisasi pemerintah maupun
non pemerintah, Strategi memiliki kaitan yang erat dengan konsep
perencanaan dan pengambilan keputusan, sehingga strategi
berkembang menjadi manajemen strategi. Husein Umar (1996:86)
menyatakan bahwa manajemen strategik adalah suatu seni dan ilmu
dalam hal pembuatan (formulating) penerapan (implementing), dan
evaluasi (evaluating) keputusan-keputusan strategis antar fungsi yang
memungkinkan sebuah organisasi mencapai tujuannya di masa datang.
Hal yang hampir sama juga diungkapkan oleh Pearce and
Robinson (1997:20), manajemen strategi bisa diartikan sebagai
sekumpulan keputusan dan tindakan yang menghasilkan formulasi dan
implementasi rencana yang dirancang untukmencapai sasaran-sasaran
perusahan. (http://wapedia.mobi/id/Manajemen)
Manajemen Strategis adalah suatu cara untuk mengendalikan
organisasi secara efektif dan efisien, sampai kepada implementasi
garis terdepan, sedemikian rupa hingga tujuan dan sasarannya
tercapai. (Salusu, 1996 pada http://ruwana.blogspot.com)
Pernyataan yang serupa juga diungkapkan oleh Glueck &
Jauch (1991:6), yang menyebutkan bahwa manajemen strategi adalah
arus keputusan dan tindakan yang mengarah pada perkembangan
suatu strategi atau strategi-strategi yang efektif untuk membantu
mencapai sasaran perusahaan. (http://ruwana.blogspot.com)
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
15
Pengertian manajemen strategi yang lebih rinci dinyatakan
oleh Mulyadi (2001:40). Beliau mendefinisikan manajemen strategi
sebagai suatu proses yang digunakan oleh manajer dan karyawan
untuk merumuskan dan mengimplementasikan strategi dalam
penyediaan costumer value terbaik untuk mewujudkan visi organisasi.
Dari definisi tersebut terdapat empat (4) frasa penting berikut ini:
Manajemen Strategi merupakan sebagai proses
Proses digunakan untuk merumuskan dan mengimplementasikan
strategi.
Strategi digunakan untuk menyediakan costumer value terbaik
guna mewujudkan visi organisasi.
Manajer dan karyawan adalah pelaku manajemen strategi.
Jadi manajemen strategis muncul sebagai reaksi terhadap
perubahan lingkungan yang sangat dinamis, yang mengharuskan
organisasi untuk selalu melakukan pengamatan dan evaluasi terhadap
lingkungan eksternal untuk menentukan strategi dengan kekuatan dan
kelemahan yang dia miliki. Manajemen strategis adalah serangkaian
keputusan dan tindakan manajerial yang menentukan kinerja
perusahaan dalam jangka panjang. Manajemen strategis menekankan
pada pengamatan dan evaluasi peluang dan ancaman lingkungan
dengan melihat kekuatan dan kelemahan perusahaan. Kebijakan
bisnis, sebaliknya berorientasi pada manajemen umum dan cenderung
melihat ke dalam dan lebih menekankan pada integrasi yang sesuai
bagi banyak aktivitas fungsional dalam perusahaan.
Manajemen Strategis tidak hanya digunakan dalam
pengembangan organisasi bisnis, pada dua dekade terakhir, organisasi
sektor publik menerapkan Manajemen Strategis dalam rangka untuk
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
16
meningkatkan kinerja organisasi, hal ini dilakukan karena didorong
oleh adanya lingkungan yang berubah secara cepat. Pada dasarnya
Manajemen Strategis berhubungan dengan upaya memperkuat
kelangsunagn hidup dan keefektifan organisasi, terutama dalam
menetapkan, mencapai, memantau tujuan strategi organisasi.
Manajemen Strategi mengintegrasikan semua proses lain dengan
pendekatan yang sistematis, koheren dan efektif. Kemampuan
Manajemen Strategi adalah hal yang penting dalam memperkuat
kesesuaian antara organisasi dengan stakeholders eksternalnya serta
keesuaian dengan mandat, nilai, Visi dan Misi organisasi. (Buku
Pedoman bahan kuliah Manajemen Strategis)
Secara terperinci, Model Manajemen Strategi dapat
digambarkan pada gambar di bawah ini :
Gambar I. 1
Model Manajemen Strategi
Sumber : Buku Manajemen Strategis (Sondang P, Siagian: 2004, 31)
Visi dan Misi
Tujuan
Lingkungan
Internal Lingkungan
Eksternal
Kondisi Sekarang
Kondisi Masa Depan
Analisis dan Pilihan
Strategik
Formulasi dan
kebijakan
Implementasi
Evaluasi
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
17
Salah satu langkah awal dalam manajemen strategis adalah
dengan menetapkan Visi dan Misi organisasi. Adapun perencanaan
strategis pengadaan barang di Bagian Organisasi Setda Kota Surakarta
disesuaikan dengan tujuan serta Visi dan Misi Organisasi seperti yang
tercantum dalam Rencana Kerja Satuan Perangkat Daerah (Renja
SKPD) 2007, Visi Bagian Organisasi dalam rangka pengadaan barang
ini adalah “Terwujudnya Organisasi. Perangkat Daerah Kota
Surakarta yang efektif dan efisien dalam pelayanan prima”
Sedangkan Misi Bagian Organisasi Setda Kota Surakarta
dalam rangka Pengadaan Barang adalah :
1. Mewujudkan kelembagaan perangkat Daerah yang cerdas, tanggap,
dan jejaring
2. Membuat pedoman ketatalaksanaan organisasi perangkat daerah
yang mudah, cepat dan pasti
3. Melaksanakan Analisa Jabatan pada Perangkat Daerah dalam
rangka standardisasi kerja
Selain menentukan Visi dan Misi organisasi, yang langkah
awal perencanaan strategis adalah dengan memilih atau menetapkan
tujuan-tujuan organisasi, yang mana tujuan organisasi tersebut sudah
jelas, seperti yang tercantum dalam Model Dokumen Pengadaan
Kementerian Perencanaan Pembangunan Nasional/Badan Perencanaan
Pembangunan Nasional Edisi 2007:
“Pengadaan barang dan jasa merupakan salah satu tahap yang
menentukan efisiensi dan efektifivitas pelaksanaan anggaran
dan belanja negara. Tahap ini menjadi semakin penting dengan
manakala belanja dapat diarahkan untuk membangun dunia
usaha dan daya saing nasional sehingga diperlukan proses
pengadaan yang terbuka dan bersaing, transparan serta adil/non
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
18
diskriminatif. Pada akhirnya, kesemuanya bermuara kepada
meningkatnya akuntabiltas pengelolaan keuangan negara.”
Dari sini dapat dilihat bahwa tujuan diadakannya perencanaan
strategis pengadaan barang adalah tercapainya pengadaan barang yang
efektif, efisien, transparan dan akuntabel untuk mencapai sasaran.
Langkah selanjutnya pada manajemen strategis, dikenal
dengan adanya analisis lingkungan, yaitu analisis SWOT (Strength,
Weakness, Opportunity, Threat) atau Kekuatan, Kelemahan, Peluang
dan Ancaman. Hal tersebut merupakan syarat mutlak dalam suatu
manajemen strategis dalam mengetahui posisinya dalam lingkungan
agar nantinya dapat menyesuikan dengan pilihan strategi yang
nantinya akan dipilih. Analisis SWOT dapat disajikan pada gambar
berikut:
Gambar I. 2
Diagram Analisis SWOT
Sumber : Buku Manajemen Strategis (Sondang, P. Siagian: 2004,176)
Setelah melakukan analisis SWOT, barulah melaksanakan
implementasi sesuai dengan perencanaan strategi untuk kemudian
dievaluasi dan diumpan balik kepada visi misi serta tujuan untuk
mengetahui indikatornya.
WEAKNESS
(kelemahan)
STRENGTH
(kekuatan)
THREAT
(ancaman)
OPPORTUNITY
(Peluang)
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
19
Dalam menentukan pilihan strategi pada suatu organisasi
hendaknya pimpinan suatu organisasi senantiasa memperhatikan
perkembangan atau kemunduran yang terjadi pada lingkungan
organisasi, serta berusaha mencari kesesuaian antara kekuatan-
kekuatan internal (kekuatan dan kelemahan) perusahaan dan kekuatan-
kekuatan eksternal (peluang dan ancaman) suatu lingkungan. Suatu
organisasi dapat mengembangkan strategi untuk mengatasi ancaman
eksternal dan merebut peluang yang ada. Proses analisis, perumusan
dan evaluasi strategi-strategi itu disebut perencanaan strategis. Tujuan
utama perencanaan strategis adalah agar organisasi dapat melihat
secara obyektif kondisi-kondisi internal dan eksternal, sehingga
organisasi dapat mengatasi perubahan lingkungan eksternal.
Sebelum membahas tentang fokus penelitian (implementasi ),
penulis menyajikan analisis lingkungan di Bagian Organisasi tentang
kekuatan (strength) dan peluang (opportunity)dari lingkungan yang
mendukung dalam rangka pemenuhan kebutuhan pengadaan barang.
Antara lain adalah :
1. Karena Bagian Organisasi Setda Kota Surakarta merupakan salah
satu Asisten Administrasi dari Setda Kota Surakarta yang juga
bertanggung jawab menangani pengadaan barang dan sebagai
tempat menyusun Buku Besar Standardisasi Indeks Biaya
Pengadaan Barang dan Honorarium. Dari sini dapat dilihat bahwa
kekuatan Bagian Organisasi Setda Kota Surakarta dalam rangka
pengadaan barang terletak pada penguasaan materi dan
kelengkapan data-data mengenai pengadaan barang.
2. Selain itu, sebagian staf kantornya memiliki bekal pengetahuan
yang cukup mengenai pengadaan barang. Karena sebagian staf
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
20
tersebut adalah Panitia Pengadaan Barang yang telah lulus
sertifikasi menjadi Panitia Pengadaan (Agung Riyadi,
S.Sos,SH.MM).
3. Staf kantornya mempunyai pengalaman yang cukup mengenai
prosedur pengadaan barang dan memiliki itegritas moral yang baik.
4. Bagian Organisasi Setda Kota Surakarta mempunyai wewenang
dalam melakukan seleksi terhadap penyedia barang mengenai
kualitas dan harga barang yang sesuai dengan standardisasi.
5. Tersedianya anggaran
6. Adanya hasil Analisa Jabatan Sarana dan Prasarana, yang menjadi
pedoman dalam perencanaan pengajuan pengadaan barang kepada
Tim Anggaran.
Sedangkan pada lingkungan di Bagian Organisasi juga tidak
sedikit ancaman dan hambatan yang harus dihadapi. Antara lain
adalah:
1. Tidak sesuainya spesifikasi barang dengan tingkat kebutuhan
kantor dan pegawai.
2. Sulit menentukan harga pasar, karena harga di pasar relatif
berubah-ubah dan fluktuasi harga yang berubah-ubah.
3. Adanya keterlambatan dalam pemenuhan kebutuhan pengadaan
barang. Jadi keterlambatan tersebut berpotensi menghambat
kinerja para pegawanya. Resikonya adalah apabila dalam
pemenuhan kebutuhan barang sudah tidak memenuhi syarat
dalam spesifikasinya.
4. Adanya seleksi dari Tim Anggaran. Jadi tidak semua pengajuan
RKPBU dikabulkan oleh Tim Anggaran. Ada beberapa hal yang
dianggap prioritas bagi instansi, namun belum tentu dianggap
prioritas bagi Tim Anggaran.
5. Adanya konspirasi dari pihak luar (rekanan) untuk memenangkan
salah satu rekanan dan hasilnya dinikmati mereka bersama. Hal
ini beresiko dengan kualitas barang yang diterima.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
21
Selain itu, akan adanya kekhawatiran kesenjangan antar tingkat
eselon. Oleh karena itu perlu diadakannya manajemen strategis dalam
pengadaan barang guna meminimalisir ancaman dan hambatan yang
ada dengan mengoptimalkan kekuatan dan peluang yang ada di
Bagian Organisasi Setda Kota Surakarta.
iv. Implementasi Strategi
Implementasi strategi, menetapkan atau merumuskan tujuan
perusahaan tahunan (annual objective of business), memikirkan dan
merumuskan kebijakan, motivasi karyawan serta mengalokasikan
sumberdaya sehingga strategi yang telah diformulasikan dapat
dilaksanakan. Implementasi strategi meliputi budaya yang mendukung
pengembangan organisasi, menciptakan struktur organisasi yang
efekti, mempersiapkan anggaran, mengembangkan dan memanfaatkan
sistem informasi, serta memotivasi individu agar mau melaksanakan
dan berkerja sebaik mungkin sesuai ketentuan yang berlaku.
v. Pengadaan Barang/jasa
Agar berjalan dengan baik, suatu organisasi pasti tidak
terlepas dari pengadaan barang maupun jasa. Salah satu poin penting
dari penelitian ini adalah tentang pengadaan barang. Pengadaan barang
dalam suatu organisasi dilakukan melalui pembelian barang dari pihak
lain. Karena pengadaan barang penting bagi terlaksananya suatu
pemerintahan yang baik. Maka pengadaan barang tersebut penting bagi
pemerintahan yang berusaha untuk mewujudkan good governance
dalam penyelenggaraan pemerintah.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
22
Dalam M. Ichram halaman: 68, Pengadaan diartikan “Segala
usaha dan kegiatan untuk memenuhi kebutuhan terhadap barang dan
jasa dalam batas peraturan perundang-undangan yang berlaku”.
Pengelolaan pengadaan barang merupakan hal yang penting,
karena akan mempengaruhi efektivtas dan efisiensi pelaksanaan
pembangunan, dan pada akhirnya akan mempengaruhi sukses atau
gagalnya bangsa ini dalam mencapai berbagai sasaran dan tujuan
pembangunan. Pembangunan diterjemahkan dalam berbagai kebijakan,
program, dan proyek-proyek. Proyek adalah satuan investasi terkecil
yang terdiri dari sejumlah bagian ataupun kegiatan yang bersifat
operasional, termasuk kegiatan pengadaan barang dan jasa, karena itu
sistem dan proses pengelolaannya akan secara langsung dan signifikan
mempengaruhi tingkat kesuksesan atau pun kegagalan pembangunan.
Penerapan prinsip-prinsip good governance secara konsisten dalam
pengelolaan kebijakan, program, dan proyek pembangunan, termasuk
dalam pengelolaan pengadaan barang, dimaksudkan untuk
menghindarkan kegagalan pembangunan seperti dialami di masa lalu.
Pada awalnya Pengadaan barang dalam instansi pemerintah di
Indonesia diatur dalam Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor
18 tahun 2000 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa
Instansi pemerintah. Pada Keppres No. 18 Tahun 2000 Pasal 1 Ayat 1
disebutkan :
“Pengadaan barang/jasa adalah usaha atau kegiatan
pengadaan barang/jasa yang diperlukan oleh Instansi
Pemerintah yang meliputi : pengadaan barang, Jasa
Pemborongan, Jasa Konsultasi dan jasa lainnya”.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
23
Sedangkan Pengadaan barang dalam instansi pemerintah di
Indonesia yang diatur dalam Keputusan Presiden Republik Indonesia
Nomor 80 Tahun 2003 Pasal 1 ayat 1 tentang Pengadaan Barang,
bahwa:
“Pengadaan barang/jasa pemerintah adalah kegiatan
pengadaan barang/jasa yang dibiayai dengan APBN/APBD,
baik yang dilaksanakan secara swakelola maupun oleh
penyedia barang/jasa”
Beberapa prinsip dasar Pengadaan Barang dalam
pemerintahan di Indonesia sesuai dengan Keppres No. 18 Tahun 2000
Pasal 3 adalah :
a. Efisien : artinya pengadaan barang dan jasa harus diusahakan
dengan menggunakan dana dan biaya yang terbatas
untuk mencapai sasaran yang ditetapkan dalam
waktu yang sesingkat-singkatnya dan cepat dan
dapat dipertanggung jawabkan.
b. Efektif : artinya pengadaan barang harus sesuai dengan
kebutuhan dan dapat memberikan manfaat yang
sebesar-besarnya sesuai dengan sasaran yang
ditetapkan pemerintah.
c. Bersaing : artinya pengadaan barang harus dilakukan melalui
seleksi/pelelangan dn persaingan yang sehat di
antara penyedia barang yang setara dan memenuhi
syarat/kriteria tertentu berdasarkan ketentuan dan
prosedur yang berlaku
d. Transparan : artinya semua ketentuan dan prosedur tentang
pengadan barang termasuk syarat teknis administrasi
pengadaan, tata cara evaluasi, penetapan calon
penyedia barang yang berminat serta bagi
masyarakat luas pada umumnya.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
24
e. Adil/tidak diskriminatif : artinya memberikan perlakuan yang sama
bag semua calon penyedia barang dan tidak
mengarah untuk memberi keuntungan kepada pihak
tertentu dengan cara atau alasan apapun
f. Bertanggung jawab : artinya harus mencpai sasaran baik fisik,
mutu, keungan maupun manfaat bagi kelancaran
pelaksanaan tugas umum pemerintahan dan
pelayanan masyarakat sesuai dengan prinsip-prinsip
serta ketentuan yang berlaku dalam pengadaan
barang.
Secara umum pengadaan itu barulah dilakukan untuk
memenuhi kebutuhan yang belum tercukupi. Barang-barang yang telah
ada dan dapat dipakai itu mungkin barang milik/inventaris instansi, atau
mungkin bukan milik tetapi yang ada dan dipergunakan oleh instansi
tersebut.
Gambar I.3 :
Bagan Pengadaan Barang
Sumber : Ibnu Syamsi, 1977 : 15
Untuk memahami dan melaksanakan pengadaan barang dan
jasa, maka perlu diketahui beberapa pengertian atau istilah yang sering
digunakan dalam proses pengadaan barang dan jasa pemerintah.
Menurut Pasal 1 Keputusan Presiden Nomor 80 Tahun 2003,
pengertian-pengertian tersebut antara lain :
Pengadaan
Barang
Jumlah
kebutuhan
barang
Barang yang
telah ada dapat
dipakai
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
25
1) Pengadaan barang atau jasa pemerintah adalah kegiatan pengadaan
barang atau jasa yang dibiayai dengan Anggaran Pendapatan dan
Belanja Negara (APBN) dan Anggaran Pendapatan dan Belanja
Daerah (APBD), baik yang dilaksanakan secara swakelola maupun
oleh penyedia barang atau jasa.
2) Pengguna barang atau jasa adalah kepala kantor atau satuan kerja
atau pemimpin proyek atau pemimpin bagian poyek atau pengguna
anggaran Daerah atau pejabat yang disamakan sebagai pemilik
pekerjaan yang bertanggungjawab atas pelaksanaan pengadaan
barang atau jasa dalam lingkungan unit kerja atau proyek tertentu.
3) Penyedia barang atau jasa adalah badan usaha atau orang
perseorangan yang kegiatan usahanya menyediakan barang atau
layanan jasa.
4) Panitia pengadaan adalah tim yang diangkat oleh pengguna barang
atau jasa untuk melaksanakan pemilihan penyedia barang atau jasa.
5) Pejabat pengadaan adalah personil yang diangkat oleh pengguna
barang atau jasa untuk melaksanakan pemilihan penyedia barang
atau jasa dengan nilai sampai denagan Rp 50.000.000,00 (lima
puluh juta rupiah).
6) Pemilihan penyedia barang dan jasa adalah kegiatan untuk
menetapkan penyedia barang dan jasa yang akan ditunjuk untuk
melaksanakan pekerjaan.
7) Barang adalah benda dalam berbagai bentuk dan uraian, yang
meliputi bahan baku, bahan setengah jadi, barang jadi atau
peralatan, yang spesifikasinya ditetapkan oleh pengguna barang
atau jasa.
8) Jasa pemborongan adalah layanan pekerjaan konstruksi atau wujud
fisik lainnya yang perencanaan teknis dan spesifikasinya ditetapkan
pengguna barang atau jasa dan proses serta pelaksanaannya diawasi
oleh pengguna barang atau jasa.
9) Jasa konsultasi adalah layanan jasa keahlian professional dalam
berbagai bidang yang meliputi jasa perencanaan konstruksi, jasa
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
26
pengawasan konstruksi dan jasa pelayanan profesi lainnya dalam
rangka mencapai sasaran tertentu yang keluarannya berbentuk
piranti lunak yang disusun secara sistematis berdasarkan kerangka
acuan kerja yang ditetapkan pengguna jasa.
10) Pakta integritas adalah surat pernyataan yang ditandatangani oleh
pengguna barang dan jasa atau panitia pengadaan barang dan jasa
yang berisikan ikrar mencegah dan tidak melakukan kolusi, korupsi
dan nepotisme dalam pengadaan barang dan jasa.
vi. Keppres No 80 Tahun 2003.
Aspek-aspek kebijakan lain yang perlu mendapatkan perhatian
dalam pengelolaan antara lain adalah metode pengadaan barang dan
sistem evaluasi penawaran. Metode pengadaan barang dikelompokan
menjadi dua, yaitu metode Pengadaan jasa konsultansi, dan metoda
Pengadaan barang dan jasa lainnya. Metoda jasa Pengadaan barang
konsultansi dilakukan melalui seleksi umum, seleksi langsung,
penunjukan langsung, Pengadaan barang yang bersifat mendesak, dan
penyedia jasa tunggal. Metode Pengadaan barang lainnya dilakukan
melalui pelelangan, pemilihan langsung, penunjukan langsung, dan
swakelola.
Adapun peta pegaturan Keppres No. 80 tahun 2003 menurut
Ibu Sri Widyastuti (bendahara) dapat digambarkan pada gambar sebagai
berikut:
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
27
Gambar I.4 :
Peta pengaturan Keppres No 80. Tahun 2003
Sumber : Wawancara 19 Februari 2010 dengan Ibu Sri Widyaningsih
Di dalam Keputusan Preseiden Nomor 80 Tahun 2003,
pengadaan barang dan jasa pemerintah dikelompokkan menjadi 3 jenis
(Badan Pendidikan dan Pelatihan Keuangan, 2006 : 9), yaitu:
1. Pengadaan Jasa Pemborongan
Yang dimaksud dengan pengadaan jasa pemborongan adalah
pengadaan barang dan jasa yang diperoleh berdasarkan hasil kerja
atau hasil pekerjaan dari penyedia barang, misalnya pembangunan
gedung, jalan, perbaikan gedung dan lain-lain. Pengadaan jasa
pemborongan diklasifikasikan atau digolongkan menurut bidang dan
sub bidang pekerjaan. Maksud dari penggolongan ini adalah untuk
mengetahui kemampuan dari penyedia barang and jasa, artinya
pekerjaan apa yang menjadi keahlian dari pemyedia barang dan jasa
tersebut. Tujuannya adalah untuk memudahkan instansi yang
Kegiatan pengguna
Penerima
hibah
Instansi lain
Metode Pemilihan
Seleksi Umum
Seleksi langsung
Penunjukkan langsung
Metode Pemilihan
Pelelangan umum/terbatas
Pemilihan langsung
Penunjukkan langsung
Jasa Konsultan
Barang
Jasa pemborongan
Jasa lain
Swakelola
Menggunakan penyedia B&J
Badan Usaha
Orang perseorangan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
28
memerlukan jasa pemborongan dan menyeleksi penyedia barang dan
jasa yang diperlukan.
2. Pengadaan Jasa Konsultan
Sesuai dengan Keputusan Presiden Nomor 80 Tahun 2003,
persiapan pengadaan jasa konsultasi dilakukan sebagai berikut :
a. Pengguna barang dan jasa menyusun Kerangka Acuan Kerja
(KAK) dan menunjak panitia pengadaan atau pejabat
pengadaan.
b. Panitia atau pejabat pengadaan menyusun Harga Perkiraan
Sendiri (HPS) dan dokumen pemilihan penyedia jasa konsultasi
meliputi KAK, syarat administrasi, syarat teknis, syarat
keungan, metode pemilihan penyedia jasa konsultasi, metoda
penyampaian dokumen penawaran, metoda evaluasi penawaran
dan jenis kontrak yang akan dilakukan.
Pengadaan jasa konsultasi yang akan dibutuhkan oleh Kantor
atau Satuan Kerja yang bersangkutan seperti perencanaan umum,
jasa survey, studi kelayakan, perencanan teknik, pengawsan,
manajemen dan penelitian, pengasaaan jasa konsultasi
diklasifikasikan atau digolongkan menurut bidang dan sub bidang
sesuai dengan kemampuannya.
3. Pengadaan Barang dan Jasa Lainnya
Yang dimaksud dengan pengadaan barang dan jasa lainnya
adalah barang-barang yang diperlukan oleh Kantor atau Satuan Kerja
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
29
termasuk jasa lainnya seperti pengangkutan, pemeliharaan atau
perbaikan alat kantor, percetakan dan lain-lain.
Hal lain yang perlu mendapatkan perhatian dalam
pengelolaan Pengadaan barang dan jasa adalah berbagai hal dan
ketentuan dalam penyusunan kontrak, meliputi isi dokumen dan
sistem kontrak (lumpsum, harga satuan, terima jadi, jangka panjang,
Pengadaan barang bersama, dan kontrak prosentase), pembinaan,
pengawasan dan tindak lanjutnya (berupa sanksi administrsi,
tuntutan ganti rugi/gugatan perdata, dan pengaduan tindak pidana),
dan berbagai prosedur dan susbtansi bertalian dengan perbedaan
pendapat antara panitia dan pejabat yang berwenang, penyiapan
dokumen pangadaan, Harga Perkiraan Sendiri (HPS), sistem
penyampaian dokumen, jadwal waktu, protes peserta pelelangan,
pelelangan gagal dan pelelangan ulang, serta penghentian dan
pemutusan kontrak. Adapun hal-hal yang perlu diperhatikan dalam
pengadaan barang adalah sebagai berikut :
a.1. Perencanaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah
Pengguna barang/jasa diwajibkan menyusun perencanaan
pengadaan barang/jasa yang meliputi :
a.1.1. Pemaketan Pekerjaan
Dalam penentuan paket pengadaan, pengguna
barang/jasa bersama dengan panitia, wajib memaksimalkan
penggunaan produksi dalam negeri dan perluasan kesempatan
bagi usaha kecil termasuk koperasi kecil.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
30
Pengguna barang/jasa diwajibkan : menetapkan
sebanyak-banyaknya paket pengadaan untuk usaha kecil
termasuk koperasi kecil tanpa mengabaikan prinsip efisiensi,
kesatuan sistem barang/jasa, kualitas dan kemampuan teknis
usaha kecil termasuk koperasi kecil; mengumumkan secara
luas paket-paket pekerjaan dan rencana pelaksanaan
pengadaan sebelum proses pemilihan penyedia barang/jasa
dimulai
a.1.2. Jadwal Pelaksanaan Pekerjaan
Pengguna barang/jasa wajib membuat jadual
pelaksanaan pekerjaan; Jadwal pelaksanaan pekerjaan
meliputi pelaksanaan pemilihan penyedia barang/jasa, waktu
mulai dan berakhirnya pelaksanaan pekerjaan, dan waktu
serah terima akhir hasil pekerjaan; Pembuatan jadwal
pelaksanaan pekerjaan disusun sesuai dengan waktu yang
diperlukan serta dengan memperhatikan batas akhir tahun
anggaran/batas akhir efektifnya anggaran.
a.1.3. Biaya Pengadaan
Pengguna barang/jasa wajib menyediakan biaya
yang diperlukan untuk proses pengadaan
a.1.4. Pelaksana Pengadaan
Untuk melaksanakan pengadaan pengguna barang/jasa wajib
membentuk panitia pengadaan atau menunjuk pejabat
pengadaan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
31
Untuk paket pengadaan di atas Rp50.000.000,00 (lima puluh
juta rupiah) dilaksanakan dengan membentuk panitia
pengadaan
Untuk paket pengadaan sampai dengan nilai
Rp50.000.000,00 (lima puluh juta rupiah) dilaksanakan
dengan membentuk panitia pengadaan atau menunjuk pejabat
pengadaan
Sesuai dengan Keppres No. 80 Tahun 2003, dalam
pengadaan barang tertentu Panitia pengadaan wajib dibentuk untuk
semua pengadaan dengan nilai di atas Rp50.000.000,00 (lima
puluh juta rupiah). Untuk pengadaan sampai dengan nilai
Rp50.000.000,00 (lima puluh juta rupiah) dapat dilaksanakan oleh
panitia atau pejabat pengadaan. Anggota panitia pengadaan berasal
dari pegawai negeri, baik dari instansi sendiri maupun instansi
teknis lainnya. Selain itu Panitia/pejabat pengadaan sebagaimana
dimaksud tersebut harus memenuhi persyaratan sebagai berikut :
a. memiliki integritas moral, disiplin dan tanggung jawab dalam
melaksanakan tugas;
b. memahami keseluruhan pekerjaan yang akan diadakan;
c. memahami jenis pekerjaan tertentu yang menjadi tugas
panitia/pejabat pengadaan yang bersangkutan;
d. memahami isi dokumen pengadaan/metoda dan prosedur
pengadaan tidak mempunyai hubungan keluarga dengan
pejabat yang mengangkat dan menetapkannya sebagai
panitia/pejabat pengadaan;
e. memiliki sertifikat keahlian pengadaan barang/jasa pemerintah.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
32
Dari keterangan di atas, penulis dapat menggambarkan tabel
jumlah personil sesuai jenis serta besarnya biaya pengadaan
barang/jasa sebagai berikut :
Tabel I. 1 :
Panitia Pengadaan
Jumlah personil Jenis pengadaan
Barang/jasa konsultasi
Pejabat pengadaan (1 orang) 0 – 50 juta 0 – 50 juta
Panitia pengadaan (3 orang) 0 – 500 juta 0 – 200 juta
Panitia pengadaan (5 orang) Di atas 500 juta Di atas 200 juta
a.2. Penetapan Metoda Pemilihan Penyedia Barang/Jasa
Metoda Pemilihan Penyedia Barang/Jasa Pemborongan/Jasa
Lainnya
Sudah menjadi kewajiban bahwa dalam pengadaaan
barang/jasa di setiap instansi pemerintah harus mematuhi peraturan
yang tertuang dalam Keppres No. 80 tahun 2003 tentang pengadaan
barang/jasa. Agar terhindar dari praktek KKN. Seperti yang telah
dijelaskan sebelumnya, adapun ketentuan pelaksanaannya adalah
sebagai berikut :
a) 0 – 5 juta (pembelian langsung)
b) 5 – 15 juta (dengan pesanan / SP)
c) 15 – 50 juta (sistem penunjukan langsung)
d) 50 – 100 juta (pemilihan langsung)
e) 100 – ke atas (lelang umum)
Diperlukan adanya metode-metode tersebut berguna
untuk mengantisipasi adanya penyelewengan anggaran yang telah
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
33
diberikan. Agar dalam pengadaan dalam skala besar tidak
dilakukan secara sembarangan. Adapun penjelasan tentang masing-
masing metode tersebut adalah sebagai berikut:
1) Metode Pelelangan Umum
Metode inilah yang merupakan prinsip utama pengadaan
barang, yaitu dilakukan secara terbuka dengan pengumuman secara
luas melalui media massa dan papan pengumuman resmi institusi.
Biasa dilakukan untuk pengadaan dengan nilai diatas Rp. 100 Juta
2) Metode Pelelangan Terbatas
Secara prinsip, sistem pengumumannya sama dengan
pelelangan umum, tetapi di dalam pengumuman tersebut sudah
mencantumkan nama penyedia barang/jasa yang dianggap mampu
untuk mengerjakan. Jenis ini biasanya digunakan untuk pekerjaan
yang penyedianya diyakini terbatas saja, dan untuk pekerjaan yang
kompleks
3) Metode Pemilihan Langsung
Merupakan metode pemilihan yang membandingkan
sebanyak-banyaknya penawaran dan sekurang-kurangnya 3
penawaran dari penyedia barang/jasa yang telah lulus prakualifikasi.
Metode ini cukup diumumkan melalui papan pengumuman resmi
institusi atau bila memungkinkan melalui internet. Metode ini
biasanya digunakan untuk pekerjaan yang bernilai di antara Rp. 50
Juta sampai Rp. 100 Juta. Metode inilah yang akan dibahas oleh
penulis pada bab pembahasan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
34
4) Metode Penunjukan Langsung
Metode ini langsung menunjuk 1 (satu) penyedia
barang/jasa dengan cara melakukan negosiasi teknis maupun harga.
Biasanya digunakan dalam keadaan tertentu dan keadaan khusus.
Termasuk apabila nilai pengadaan dibawah Rp. 50 Juta. Penunjukan
langsung dapat dilaksanakan dalam hal memenuhi kriteria sebagai
berikut:
Dalam pengadaan barang/jasa tidak lepas dari kualitas
barang/jasa, hal ini menyangkut kelayakan penyadia barang beserta kualitas
barang tersebut. Karena kualitas barang mempengaruhi kinerja para pegawai
instansi yang menggunakan barang/jasa tersebut. Sesuai Keppres No 80
tahun 2003, untuk menyikapi masalah tersebut, maka harus ada persyaratan
penyedia barang/jasa yang dapat mengikuti kegiatan pengadaan barang/jasa.
Untuk memastikan setiap perusahaan memenuhi persyaratan tersebut, perlu
dilakukan penilaian terhadap kualifikasi atas kompetensi dari masing-
masing perusahaan. Metode penilaian terhadap kualifikasi ini terdiri atas 2
metode, yaitu Prakualifikasi dan Pascakualifikasi.
1. Prakualifikasi dan Pasca Kualifikasi
Sesuai dengan Keppres No. 80 tahun 2003, Prakualifikasi
adalah proses penilaian kompetensi dan kemampuan usaha serta
pemenuhan persyaratan tertentu lainnya dari penyedia barang/jasa
sebelum memasukkan penawaran.. Metode ini dilaksanakan untuk
pelelangan yang bersifat kompleks.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
35
Prakualifikasi wajib dilaksanakan untuk pengadaan jasa
konsultansi dan pengadaan barang/jasa pemborongan/jasa lainnya yang
menggunakan metoda pemilihan langsung untuk pekerjaan kompleks,
pelelangan terbatas dan pemilihan langsung (Keppres No. 80 tahun
2003).
Sedangkan Pascakualifikasi menurut Keppres No. 80 Tahun
2003 adalah proses penilaian kompetensi dan kemampuan usaha serta
pemenuhan persyaratan tertentu lainnya dari penyedia barang/jasa
setelah memasukkan penawaran.
Pejabat/panitia pengadaan dapat melakukan prakualifikasi dan
pascakualifikasi dalam proses pengadaan barang/jasa secara adil,
transparan dan mendorong terjadinya persaingan yang sehat dengan
mengikutsertakan sebanyak-banyaknya penyedia barang / jasa.
2. Penyusunan kontrak dan pelaksanaan kontrak
Adapaun pelaksana pengadaannya adalah pelaksanan di
tingkat unit kerja. Setelah penunjukan dilakukan maka selanjutnya
dibuat kontrak kerja dengan pihak rekanan Ini dilakukan setelah
diterbitkannya surat keterangan penunjukan pelaksana pekerjaan.
Dengan ditandatanganinya kontrak maka berarti bahwa proses
pelaksanaan pekerjaan pengadaan tinggal menunggu realisasinya.
Pelaksanaan kegiatan ini tentunya mengacu pada kontrak yang telah
disepakati.
Sedangkan pelaksanaan dari Pengadaan Barang/Jasa melalui
beberapa metode tesebut akan dibahas pada Bab III Pembahasan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
36
F. Kerangka Pikir
Gambar I.5 :
Kerangka Pikir
Berdasarkan kerangka pikir di atas, pada penelitian ini penulis
dalam menyajikan laporannya memfokuskan kajian pada implementasi
pengadaan barang mulai dari persiapan, pelaksanaan sampai pada evaluasi
pengadaan barang di Bagian Organisasi Setda Kota Surakarta melalui berbagai
indikator keberhasilan suatu pengadaan barang. Jadi penulis dalam
menyajikan penulisan ini menyandingkan antara implementasi pengadaan
barang di Bagian Organisasi Setda Kota Surakarta dengan prosedur yang ada
pada Keppres No. 80 Tahun 2003.
Visi, Misi, Tujuan
Bagian Organisasi
tentang PBJ
Lingkungan
Internal
Lingkungan
Eksternal
Kesesuaian implementasi
dengan prosedur Keppres No.
80 Tahun 2003
Pengadaan Barang yang
transparan, efektif dan
Efisien
Analisis Lingkungan
Bagian Organisasi
tentang PBJ
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
37
Bagan di atas digunakan untuk mengetahui apakah dengan
manajemen strategis yang sudah direncanakan oleh instansi tersebut dalam
pelaksanaannya sudah sesuai dengan standar pengadaan barang yang
tercantum dalam Keppres No. 80 tahun 2003 atau belum. Dalam hal ini adalah
pengadaan barang/jasa yang menggunakan 3 metode yang mewakili sample
yang diambil penulis. Sehingga indikator keberhasilan yang ingin dicapai pada
Keppres No. 80 tahun 2003 bisa tercapai, yaitu pengadaan barang yang
efektif, efisien, bersaing, adil, tidak diskriminatif, serta bebas dari KKN.
G. Metode Penelitian
a. Jenis Penelitian
Penelitian ini menggunakan metode diskriptif analitis dengan
didukung data kualitatif. Bogdan dan Taylor dalam Lexy J Moeleong
(2002:3) mendefinisikan metode kualitatif sebagai prosedur penelitian yang
menghasilkan data deskriptif berupa kata tertulis atau lisan dari orang-orang
atau perilaku yang diamati. Hal ini dilakukan mengingat dalam penelitian
ini perlu memaparkan, menginterprestasikan, dan menganalisa data-data
ataupun gejala-gejala yang ditemukan selama proses pengadaan barang.
Berdasarkan arah kajian tersebut, maka penelitian ini dilakukan untuk
memperoleh gambaran yang jelas mengenai implementasi Menstra
pengadaan barang di Bagian Organisasi Setda Kota Surakarta.
b. Lokasi Penelitian
Lokasi penelitian dilakukan di Setda Kota Surakarta, dan
difokuskan di Bagian Organisasi Setda Kota Surakarata yang masih terletak
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
38
dalam lingkup Balaikota Surakarta, adapun penulis melakukan penelitian
tersebut, didasari atas pertimbangan bahwa:
1. Bagian Organisasi Setda Kota Surakarta sebagai tempat penyusunan
buku pedoman standardisasi pengadaan barang dan jasa, yang
terangkum dalam buku besar “Standardisasi Indeks Biaya Kegiatan,
Pemeliharaan, Pengadaan, dan Honorarium serta Harga Satuan
Bangunan 2007”. Adapun buku besar “Standardisasi Indeks Biaya
Kegiatan, Pemeliharaan, Pengadaan, dan Honorarium serta Harga
Satuan Bangunan 2007” tersebut adalah salah satu pedoman dalam
melaksanakan pengadaan barang/jasa, karena di dalamnya memuat
daftar standar harga dan kualifikasinya, dan sebagai acuan pagu
anggaran pada saat diadakan pengadaan.
2. Bagian Organisasi Setda Kota Surakarta adalah staf administrasi yang
bertanggung jawab kepada Setda, yang mana di Bagian Organisasi
Setda Kota Surakarta tersebut juga mempunyai otonomi sendiri dalam
pengadaan barang. Dan memiliki staf yang bersertifikasi serta
karyawan-karyawan yang berpengalaman dalam pengadaan / jasa.
3. Kantor Bagian Organisasi Setda Kota Surakarta adalah tempat penulis
dalam menyusun Laporan Kuliah Kerja Administrasi (magang) dalam
memenuhi syarat memenuhi tugas akhir Kuliah Kerja Administrasi dan
kelulusan bagi Mahasiswa Jurusan Ilmu Administrasi FISIP UNS.
Sehingga lebih mudah dalam penyusunannya.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
39
c. Metode Pengumpulan Data
Dalam penelitian ini peneliti memvariasikan teknik
pengumpulan data melalui dua jenis data, yaitu Data Primer dan Data
Sekunder, serta beberapa metode. Adapun penjelasannya adalah sebagai
berikut :
1) Data Primer: data ini berupa teks hasil wawancara dan diperoleh melalui
wawancara dengan informan yang sedang dijadikan sample dalam
penelitiannya. Data dapat direkam atau dicatat oleh peneliti. Informan
penulis dalam penyusunan skripsi ini adalah Bapak Agung Riyadi,
S.Sos, SH, MM (karyawan yang bersertifikasi) dan Ibu Sri
Widyaningsih (bendahara) serta karyawan-karyawan lain.
2) Data Sekunder: data sekunder berupa data-data yang sudah tersedia dan
dapat diperoleh oleh peneliti dengan cara membaca, melihat atau
mendengarkan dari karyawan Bagian Organisasi. Data yang diperoleh
penulis antara lain :
Data bentuk teks: dokumen RKA, RKS, Berita Acara
Pengadaan, pengumuman, surat-surat, kuitansi
Data bentuk gambar: foto
Data bentuk suara: hasil rekaman wawancara dengan HP
Sedangkan metode yang digunakan oleh peneliti antara lain :
i. Observasi
Kegiatan observasi meliputi melakukan pencatatan secara
sistematik kejadian-kejadian, perilaku, obyek-obyek yang dilihat dan
hal-hal lain yang diperlukan dalam mendukung penelitian yang sedang
dilakukan. Pada tahap awal observasi dilakukan secara umum, peneliti
mengumpulkan data atau informasi sebanyak mungkin. Tahap
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
40
selanjutnya peneliti harus melakukan observasi yang terfokus, yaitu
mulai menyempitkan data atau informasi yang diperlukan sehingga
peneliti dapat menemukan pola-pola perilaku dan hubungan yang terus
menerus terjadi. Jika hal itu sudah diketemukan, maka peneliti dapat
menemukan tema-tema yang akan diteliti
ii. Wawancara
Wawancara merupakan kegiatan komunikasi verbal yang
bertujuan untuk mendapatkan informasi berupa data primer dari
informan. Dalam penelitian ini teknik wawancara merupakan
pengumpulan data yang utama. Adapun teknik wawancara yang
digunakan adalah teknik wawancara mendalam (indepth interview).
Dengan demikian wawancara dilakukan dengan pertanyaan yang
bersifat “open ended” dan mengarah pada kedalaman informasi. Hal
ini dilakukan guna menggali pandangan subjek yang diteliti tentang
banyak hal yang sangat bermanfaat untuk menjadi dasar bagi
penggalian informasi secara lebih jauh dan mendalam. Dalam hal ini
subjek yang diteliti posisinya lebih berperan sebagai informan daripada
sebagai responden. (HB.Sutopo, 2002: 59).
Dalam penelitian ini, menggunakan tipe wawancara terstruktur
yaitu wawancara yang dilakukan dengan membuat pedoman yang
mengarahkan jawaban informan.
iii. Dokumentasi
Dokumentasi merupakan teknik pengumpulan data dengan cara
mencatat data-data, dokumen-dokumen, dalam rangka mengumpulkan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
41
data-data yang berkaitan dengan objek penelitian yang diambil dari
beberapa demi kesempurnaan analisis. Dokumentasi dilakukan untuk
mengambil dokumen dan literatur sebagai pelengkap informasi bagi
peneliti. Data-data tersebut kemudian dianalisis untuk mendukung dan
menguatkan bukti yang diperoleh melalui data primer serta mengambil
dokumen dan literatur sebagai pelengkap informasi bagi peneliti.
Salah satu alasan kenapa peneliti menggunakan metode
pengumpulan data di atas, karena pada umumnya penelitian kualitatif
menggunakan metode-metode seperti di atas dalam mencari data,
sekalipun demikian cara-cara lain juga digunakan. Inti dari persoalannya
ialah apapun instrumennya, tujuan utama ialah untuk mendapatkan
informasi dalam bentuk bukan angka sehingga banyak peneliti kualitatif
memanfaatkan teknologi untuk sarana pengambilan data, seperti
handphone, komputer bahkan Internet.
1. Teknik Penarikan Sampel
Penelitian ini merupakan penelitian yang bermaksud untuk
melihat, memahami dan mengintepretasikan Manajemen strategis
Pengadaan barang dalam mendukung pengadaan barang dalam suatu
instansi Pemerintah. Dalam penelitian ini pengambilan sampel dilakukan
dengan menggunakan purposive sampling. Dalam purposive sampling ini
peneliti mempunyai/memiliki kecenderungan untuk memilih informan
yang dianggap mengetahui informasi dan permasalahannya secara
mendalam dan dapat dipercaya untuk menjadi sumber data yang mantap.
Informan penulis dalam penyusunan skripsi ini adalah Bapak Agung
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
42
Riyadi, S.Sos, SH, MM (karyawan yang bersertifikasi) dan Ibu Sri
Widyaningsih (bendahara) serta karyawan-karyawan lain Dalam tahap
pelaksanaan pengumpulan data, pilihan informan dapat berkembang sesuai
dengan kebutuhan dan kemantapan peneliti dalam memperoleh data (HB.
Sutopo, 2002: 36)
2. Validitas Data
Patton dalam H.B. Sutopo ( 1988 : 21) menyatakan ada empat
macam triangulation, yaitu (1) data triangulation, dimana peneliti
menggunakan beberapa sumber data yang berbeda untuk mengumpulkan
data yang sama; (2) investigator triangulation, yaitu pengumpulan data
sejenis yang dikumpulkan oleh beberapa orang peneliti; (3)
Methodological triangulation, yaitu penelitian yang dilakukan dengan
menggunakan metode yang berbeda ataupun dengan mengumpulkan data
sejenis tetapi dengan menggunakan teknik pengumpulan data yang
berbeda : dan (4) theoritical triangulation, yaitu peneliti melakukan
penelitian tentang topik yang sama dan data yang dianalisis dengan
menggunakan berbagai perspektif.
Untuk menguji keabsahan data yang telah terkumpul sehingga
dapat diperoleh validitas data yang dapat dipertanggungjawabkan, maka
dalam penelitian ini digunakan triangulasi. Triangulasi adalah teknik
keabsahan data yang memanfaatkan sesuatu yang lain di luar data itu
untuk untuk keperluan pengecekan atau sebagai pembanding terhadap data
itu (Moeleong, 2004:178) Menggunakan sumber data yang berbeda-beda,
maka penelitian ini menggunakan trianggulasi sumber. Trianggulasi
dengan sumber berarti membandingkan dan mengecek balik derajat
kepercayaan suatu informasi yang diperoleh melalui waktu dan alat yang
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
43
berbeda dalam metode kualitatif (Moeleong,2004:178). Cara ini
mengarahkan peneliti agar di dalam mengumpulkan data menggunakan
beragam sumber data yang tersedia, artinya data yang sama atau sejenis
akan lebih mantap kebenarannya bila lebih digali dari beberapa sumber
data yang berbeda.
3. Teknik Analisis Data
Analisis data menurut Patton dalam Lexi J Moleong
(2002:103) adalah proses mengatur urutan data dan mengorganisasikan
dalam suatu pola, kategori dan satuan uraian dasar untuk mengolah dan
menganalisis data penulis. Dalam hal ini penulis menggunakan teknik
analisis interaktif.
Model analisa yang digunakan dalam penelitian ini adalah
model analisa interaktif dimana model ini mempunyai 3 komponen
analisis, yaitu: reduksi data, sajian data dan penarikan simpulan serta
verifikasinya yang berbentuk interaksi dengan proses pengumpulan data
sebagi suatu siklus. Dalam proses analisis terdapat tiga komponen yang
saling berkaitan serta menentukan hasil akhir analisis, tiga komponen
tersebut adalah:
a. Reduksi Data
Reduksi data merupakan komponen pertama dalam analisis
yang mempertegas, memperpendek, membuat fokus, membuang hal yang
tidak penting dan mengatur data sedemikian rupa sehingga simpulan
penelitian dapat dilakukan.
b. Sajian Data
Sajian data merupakan suatu rakitan organisasi informasi,
deskripsi dalam bentuk narasi, kalimat, matriks, gambar/skema, tabel
maupun grafik yang disusun secara logis dan sistematis sehingga mudah
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
44
dilihat, dibaca dan dipahami yang mempermudah melakukan penarikan
simpulan.
c. Penarikan Simpulan dan Verifikasi
Dari awal pengumpulan data peneliti sudah harus memahami
arti dari berbagai data yang diperoleh. Simpulan akhir baru akan diperoleh
setelah proses pengumpulan data berakhir. Agar cukup mantap dan benar-
benar bisa dipertanggungjawabkan, setelah penarikan simpulan perlu
verifikasi. Pada dasarnya makna data perlu diuji validitasnya supaya
simpulan penelitian menjadi lebih kokoh dan dapat dipercaya. (HB.
Sutopo. 2002: 93). Dalam penelitian ini, peneliti menggunakan model
analisis interaktif yaitu: reduksi data, sajian data serta penarikan simpulan
dan verifikasi berjalan bersama pada waktu kegiatan pengumpulan data
sebagai atau siklus yang berlangsung sampai akhir penelitian.
Keterangan :
Data yang telah terkumpul kemudian direduksi dengan cara
penyeleksian dan penyederhanaan. Kemudian dilakukan penyusunan
sajian data dan penarikan kesimpulan. Keseluruhan tahap ini tidak harus
dilakukan secara urut yang memungkinkan adanya penilaian data kembali
setelah memiliki gambaran mengenai kesimpulan.
Gambar I. 6 :
Analisis Penelitian
Pengumpulan Data
Reduksi Data Sajian Data
Penarikan Kesimpulan/
Verifikasi
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
45
BAB II
DESKRIPSI LOKASI
A. Gambaran Umum Daerah
I. Kondisi Umum Kota Surakarta
Salah satu tujuan diterbitkannya Undang-undang Nomor 22 tahun
1999 Undang-undang Nomor 32 tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah
adalah meningkatkan kesejahteraan masyarakat melalui pelayanan. Pada
dasarnya fungsi pelayanan dilaksanakan oleh semua SKPD di lingkungan
Pemerintah Kota Surakarta, yang dibentuk berdasarkan Peraturan Daerah
Nomor 6 tahun 2001 tentang Susunan Organisasi dan Tata Kerja Perangkat
Daerah Kota Surakarta.
Adapun pelayanan yang diberikan oleh Bagian Organisasi Setda Kota
Surakarta adalah pelayanan internal, dalam arti memberikan pelayanan kepada
unit-unit kerja di lingkungan Pemkot Surakarta, jadi tidak secara langsung
kepada masyarakat.
Sesuai dengan tugas pokoknya, Bagian Organisasi mempunyai fungsi
pengolahan data, penyiapan bahan pembinaan dan penataan di bidang
kelembagaan, ketatalaksanaan dan analisa jabatan. Sampai dengan saat ini
belum tersusun standardisasi kegiatan-kegiatan atau program-program dari
masing-masing bidang tersebut yang sifatnya terus menerus (standing plan),
dalam arti setiap tahun mesti ada meskipun ada beberapa kegiatan yang sudah
rutin dilaksanakan seperti standardisasi indeks harga barang, tata naskah dinas,
analisa jabatan.
Sedangkan hasil capaian kinerjanya untuk saat ini masih tergantung
dari kegiatan-kegiatan atau program-program, yakni antara lain :
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
46
Tersusunnya rancangan Perda SOT sesuai revisi PP nomor 8 tahun 2003
Terwujudnya kontrak kinerja antara unit kerja dengan Walikota
Tersusunya dokumen Sistem dan Prosedur Pelayanan masyarakat
Tersusunnya dokumen LAKIP Kota Surakarta
Tersusunnya dokumen Standardisasi Indeks Biaya Kegiatan Pemeliharaan
Pengadaan dan Honorarium Kota Surakarta
Terlaksananya operasionalisasi Unit Pelayanan Terpadu Kota Surakarta
Terbentuknya Kelompok Budaya Kerja (KBK) di seluruh unit kerja
Terwujudnya keseragaman pola dasar tatalaksana pelayanan masyarakat.
II. Kondisi yang diinginkan dan Proyeksi ke Depan
Reformasi birokrasi adalah sebuah keniscayaan yang tidak bias ditawar
lagi. Kendati memerlukan proses dan hasilnya tidak bisa seketika langsung
dirasakan, hal ini bukan menjadi alasan untuk menunda. Reformasi birokrasi
dilakukan secara sistematis dan holistic melalui konsep perbaikan kinerja
birokrasi, peningkatan profesionalisme SDM, peningkatan mutu pelayanan
public dan penataan kelembagaan.
Berdasarkan hasil analisa terhadap kondisi umum SKPD Bagian
Organisasi saat ini, maka prediksi kondisi pada Bagian Organisasi Setda Kota
Surakarta yang diinginkan dalam kurun waktu 5 tahun ke depan adalah:
1. Di bidang perbaikan kinerja birokrasi dan peningkatan profesionalisme
SDM :
Perlu implementasi budaya kerja dalam bentuk penciptaan system
kerja sehingga sumber daya yang ada dapat secara optimal
didayagunakan. Salah satu system kerja yang diusulkan adalah
pemberian reward and punishment dengan menggunakan insentif
kesejahteraan pegawai sebagai instrument penekan.
Kontrak kinerja yang sudah diawali pada tahun 2005 perlu
dioptimalkan menjadi alat penilaian kinerja pejabat / organisasi
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
47
sehingga ke depan para pejabat akan terdorong akuntabilitasnya dalam
mengelola sumber daya yang ada pada organisasinya.
Perlunya peningkatan kualitas SDM Pegawai Negeri Sipil melalui
Diklat baik teknis maupun moral untuk memenuhi tuntutan masyarakat
yang selalu berkembang demi terciptanya pelayanan prima.
2. Di bidang peningkatan mutu pelayanan public :
Perlunya penyusunan Standard Pelayanan Minimal (SPM) bagi setiap
SKPD. SPM ini selain berguna untuk mengetahui tingkat kepuasan
masyarakat juga untuk mengetahui tingkat capaian kinerja SKPD yang
bersangkutan.
3. Di bidang penataan kelembagaan :
Penataan kelembagaan nantinya tidak cukup hanya dipahami sebagai
penyusunan struktur organisasi saja. Karena suatu pemerintahan yang
baik, selain diperlukan organisasi yang efektif dan efisien (lembaga
yang miskin struktur tetapi kaya akan fungsi), juga dibutuhkan
aparatur yang kompeten dan jujur sebagai pengisi organisasi. Oleh
karena itu, dalam proses penataan kelembagaan harus senantiasa
diikuti berbagai implementasi system ketatalaksanaan seperti Budaya
Kerja, Kontrak Kinerja dan sebagainya.
B. Profil Bagian Organisasi Setda Kota Surakarta
I. Sejarah dan Latar Belakang Bagian Organisasi Setda Kota Surakarta
Sebelum tahun 2006, dalam hal Pengadaan Barang di Bagian
Organisasi Setda Kota Surakarta dalam mengajukan Rencana Kebutuhan
Barang Umum (RKBU) harus mematuhi prosedur dari pusat, yaitu harus
melalui perijinan dari Bagian Umum Setda Kota Surakarta terlebih dahulu.
Kemudian Bagian Umum tersebut mengajukan kebutuhan barang dari
seluruh Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) di lingkungan Pemerintah
Kota Surakarta. Pengajuan tersebut diajukan kepada Tim Anggaran
Pemerintah Kota untuk diadakan verifikasi. Dari verifikasi tersebut dibuat
Rencana Kerja (Renja) SKPD. Kemudian disusun Rencana Kerja Anggaran
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
48
(RKA) SKPD yang dituangkan dalam Rencana Anggaran Pendapatan dan
Belaja Daerah (RAPBD).
Mulai tahun 2007 pengajuan pengadaan barang diserahkan kepada
masing-masing SKPD dengan mekanisme yang sama, hanya tidak perlu
melalui perijinan di Bagian Umum terlebih dahulu, namun bisa langsung
mengajukan RKBU kepada Tim Anggaran Pemerintah Kota. Dari Tim
Anggaran tersebut masih diadakan seleksi untuk memprioritaskan
kebutuhan barang apa saja yang sekira nya perlu untuk segera diadakan dan
tidak atau belum perlu untuk diadakan pada saat itu. Dengan diadakannya
skala prioritas kebutuhan barang masing-masing instansi tersebut juga
mempertimbangkan anggaran yang ada agar tercapai pemenuhan kebutuhan
barang yang efektif dan efisien
Instansi pemerintah seperti Setda Kota Surakarta juga menerapkan
sistem pengadaan barang yang bertujuan untuk mendukung kinerja
pegawainya. Untuk mendukung kinerja dari aparat Setda Kota Surakarta,
maka diperlukan sarana dan prasarana pendukung dalam melaksanakan
berbagai kegiatan yang ada. Sedangkan untuk melengkapi sarana dan
prasarana yang ada di Setda Kota Surakarta, diperlukan adanya pelaksanaan
pengadaan barang untuk melengkapi berbagai kebutuhan barang guna
mendukung pelaksanaan kegiatan. Sedangkan bagian Setda Kota Surakarta
yang berkewajiban menangani sistem pengadaan barang tersebut adalah di
Bagian Organisasi Setda Kota Surakarta
Latar Belakang
Penyusunan Rencana Strategis Satuan Kerja Perangkat Daerah
(Renstra SKPD) merupakan langkah awal yang harus dilakukan oleh setiap
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
49
SKPD. Renstra SKPD setidaknya memuat visi, misi, tujuan, sasaran,
strategi, kebijakan dan program serta ukuran keberhasilan dan kegagalan
dalam pelaksanaannya.
Renstra SKPD merupakan penjabaran teknis dari Rencana
Pembangunan Jangka Menengah Daerah (RPJMD) Kota Surakarta untuk
jangka waktu 5 (lima) tahunan. Dengan perencanaan strategis yang jelas dan
sinergis, maka visi dan misi SKPD dapat selaras dengan potensi, peluang
dan kendala yang dihadapi dalam upaya peningkatan akuntabilitas
kinerjanya.
II. Profil Institusi Mitra
Salah satu tujuan diterbitkannya Undang-undang Nomor 22 tahun
1999 dan Undang-undang Nomor 32 tahun 2004 tentang Pemerintahan
Daerah adalah meningkatkan kesejahteraan masyarakat melalui pelayanan.
Pada dasarnya fungsi pelayanan dilaksanakan oleh semua SKPD di
lingkungan Pemerintah Kota Surakarta, yang dibentuk berdasarkan
Peraturan Daerah Nomor 6 tahun 2001 tentang Susunan Organisasi dan Tata
Kerja Perangkat Daerah Kota Surakarta.
Adapun pelayanan yang diberikan oleh Bagian Organisasi Setda
Kota Surakarta adalah pelayanan internal, dalam arti memberikan pelayanan
kepada unit-unit kerja di lingkungan Pemerintah Kota Surakarta, jadi tidak
secara langsung kepada masyarakat.
III. Maksud dan Tujuan
Rencana Strategis Satuan Kerja Perangkat Daerah (Renstra SKPD)
Bagian Organisasi disusun dengan maksud dan tujuan :
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
50
1. Untuk memberikan arah dan sebagai acuan dalam mewujudkan cita-cita
dan tujuan Bagian Organisasi yang sesuai dengan visi, misi dan arah
kebijakan yang telah ditetapkan.
2. Menjamin keterkaitan dan konsistensi perencanaan, terutama dalam
pemilihan prioritas program.
IV. Landasan Hukum
Landasan hukum dalam menyusun Renstra SKPD Bagian Organisasi
Setda Kota Surakarta adalah sebagai berikut :
1. Peraturan Daerah Kota Surakarta Nomor 6 Tahun 2001 tentang
Susunan Organisasi dan Tata Kerja Perangkat Daerah Kota Surakarta;
2. Peraturan Daerah Kota Surakarta Nomor 10 Tahun 2001 tentang Visi
dan Misi Kota Surakarta;
3. Peraturan Daerah Kota Surakarta Nomor 16 Tahun 2003 tentang
Rencana Strtagis Daerah (RENSTRADA) Kota Surakarta tahun 2003 –
2008;
4. Keputusan Walikota Surakarta Nomor 13 Tahun 2001 tentang Pedoman
Uraian Tugas Sekretariat Daerah Kota Surakarta.
V. Hubungan Renstra SKPD dengan Dokumen Perencanaan Lainnya
Rencana Strategis Satuan Kerja Perangkat Daerah (Renstra SKPD)
Bagian Organisasi tahun 2005 – 2010 yang berfungsi sebagai dokumen
perencanaan teknis operasional memuat visi, misi, arah kebijakan teknis dan
indikasi rencana program yang disusun dengan mengacu dokumen Rencana
Strtagis Daerah (RENSTRADA) Kota Surakarta (untuk kegiatan tahun
2005) dan dokumen Rencana Pembangunan Jangka Menengah Daerah
(RPJMD) Kota Surakarta (untuk kegiatan tahun 2006 sampai dengan 2010).
Renstra Bagian Organisasi ini selanjutnya dijabarkan ke dalam
program dan kegiatan tahunan dengan menyusun Rencana Kerja Satuan
Kerja Perangkat Daerah (Renja SKPD) sesuai dengan struktur organisasi
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
51
dan tata kerja serta tugas pokok dan fungsi Bagian Organisasi. Renja SKPD
yang disusun ini sebagai turunan dari Renstra SKPD dan memuat rencana
kegiatan pembangunan tahunan berikutnya, yang dilengkapi dengan
formulir kerangka anggaran dan kerangka regulasi serta indikasi
pembiayaan 2 tahun ke depan.
C. Visi, Misi, Tujuan, Strategi, dan Kebijakan
I. Visi dan Misi
Visi adalah suatu gambaran menantang tentang keadaan masa depan
yang berisikan cita dan citra yang ingin diwujudkan instansi pemerintah.
Visi berkaitan dengan pandangan ke depan menyangkut ke mana instansi
pemerintah harus dibawa dan diarahkan agar dapat berkarya secara
konsisten dan tetap eksis, antisipasif, inovatif serta produktif.
Berdasarkan uraian tersebut, maka Visi Bagian Organisasi adalah
“Terwujudnya Organisasi Perangkat Daerah Kota Surakarta yang efektif dan
efisien dalam pelayanan prima”.
Sedangkan Misi adalah sesuatu yang harus diemban atau
dilaksanakan oleh instansi pemerintah, sebagai penjabaran visi yang telah
ditetapkan. Misi Bagian Organisasi adalah :
1. Mewujudkan kelembagaan perangkat daerah yang ramping, cerdas,
tanggap dan jejaring (slim, smart, responsive, net working).
2. Membuat pedoman ketatalaksanaan organisasi perangkat daerah yang
mudah, cepat dan pasti.
3. Melaksanakan Analisa Jabatan pada Perangkat Daerah dalam rangka
standardisasi kerja.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
52
II. Tujuan dan Sasaran
Tujuan merupakan implementasi atau penjabaran dari misi dan
merupakan sesuatu (apa) yang akan dicapai atau dihasilkan pada kurun waktu
tertentu 1 (satu) sampai dengan 5 (lima) tahun ke depan.
Bahwa karakteristik tujuan masih bersifat : 1).
Idealistik, artinya
mengandung nilai-nilai keluhuran dan keinginan kuat untuk menjadi baik dan
berhasil; 2).
Jangkauan ke depan, artinya tujuan harus dapat dicapai dalam
kurun waktu 5 (lima) tahun atau lebih sebagaimana yang telah ditetapkan;
3).Abstrak, artinya belum tergambar dalam angka sebagai upaya pencapaian
tujuan dan dapat berlangsung terus menerus.
Sedangkan sasaran adalah penjabaran dari tujuan secara terukur yang
akan dicapai secara nyata dalam jangka waktu tahunan, semesteran atau
bulanan (dalam kurun waktu yang lebih pendek dari tujuan). Fokus utama
sasaran adalah tindakan dan alokasi sumber daya dalam kegiatan organisasi.
Oleh karena itu, sasaran harus bersifat spesifik, dapat dinilai, dapat diukur,
menantang tetapi dapat dicapai dan berorientasi kepada hasil (outcome).
Berdasarkan Visi dan Misi tersebut di atas, Bagian Organisasi Setda
Kota Surakarta menetapkan tujuan dan sasarannya sebagai berikut :
Misi Pertama :
Tujuan : Terwujudnya Organisasi yang responsive
Sasaran : Dimilikinya SOT sesuai kapasitas daerah
Misi Kedua :
Tujuan : Terwujudnya proses pemerintahan yang stabil dan efisien
Sasaran : Terwujudnya kepercayaan masyarakat terhadap pemerintah
Misi Ketiga :
Tujuan : Terwujudnya Organisasi yang tidak boros
Sasaran : Terwujudnya kejelasan tugas dan fungsi serta peran personil
Meningkatnya kualitas SDM aparat pemerintah
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
53
III. Strategi
Strategi adalah cara mencapai tujuan dan sasaran yang dijabarkan ke
dalam kebijakan-kebijakan dan program-program. Strategi Bagian Organisasi
untuk mewujudkan organisasi perangkat daerah Kota Surakarta yang efektif
dan efisien dalam pelayanan prima dirumuskan dalam program-program yang
mengacu pada RENSTRADA Kota Surakarta (untuk kegiatan tahun 2005) dan
RPJMD Kota Surakarta (untuk kegiatan tahun 2006 sampai dengan 2010),
selanjutnya dijabarkan dalam bentuk kegiatan-kegiatan sebagai berikut :
Kegiatan berdasarkan program-program pada RENSTRADA Kota Surakarta
(Tahun 2010)
1. Program : Penataan Kelembagaan dan Ketatalaksanaan
Penyusunan SOT berdasarkan PP Baru
Penyusunan Pedoman Syarat Jabatan
Penyusunan Rincian Kewenangan Camat dan Lurah
2. Program : Peningkatan Pelayanan Publik
Operasional Unit Pelayanan Terpadu.
Penyusunan LAKIP Kota Surakarta Tahun 2004 dan Persiapan
Penyusunan LAKIP Kota Surakarta tahun 2005.
Penyusunan Standardisasi Indeks Biaya Kegiatan Pemeliharaan
Pengadaan dan Honorarium Kota Surakarta tahun 2006.
Kegiatan berdasarkan RPJMD Kota Surakarta
1. Program Pembinaan dan Pengembangan Aparatur
Pengukuran Kinerja Pejabat Struktural
Penilaian Unit Kerja Berprestasi Pemkot Surakarta
Pelaksanaan ANJAB Kebutuhan Sarana Prasarana Perkantoran
Evaluasi Penerapan Tata Naskah Dinas di SKPD
Penyusunan Indeks Kepuasan PNS
2. Program Peningkatan Kapasitas Sumber Daya Aparatur
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
54
Forum Komunikasi Pendayagunaan Aparatur Negara di Daerah
(FORKOMPANDA)
Sosialisasi Pedoman Syarat Jabatan
Sosialisasi dan Evaluasi Kolompok Budaya Kerja (KBK) Unit Kerja di
Kota Surakarta
3. Program Peningkatan dan Pengembangan Pengelolaan Keuangan Daerah
Penyusunan Standardisasi Indeks Biaya Kegiatan Pemeliharaan
Pengadaan dan Honorarium Kota Surakarta
Penyusunan Standardisasi Kebutuhan Barang bagi Pejabat Struktural
dan Kebutuhan Barang Operasional SKPD
Penyusunan standar satuan harga ( TA 2010 )
Penyusunan Sistem Informasi Pengelolaan Keuangan Daerah (
TA 2010 )
4. Program Peningkatan Pengembangan Sistem Pelaporan Capaian Kinerja
dan Keuangan
Penyusunan LAKIP Kota Surakarta
Penyusunan Indikator Kinerja Kota Surakarta
Pendampingan Program Akuntabilitas Sekolah-sekolah
5. Program Penataan Daerah Otonomi Baru
Penyusunan Organisasi Perangkat Daerah, Pedoman Uraian Tugas,
Sosialisasi dan Evaluasi
Pembuatan Papan Nama Perangkat Daerah
Penyusunan Rincian Kewenangan Camat dan Lurah
Fasilitasi Pemantapan SOTK Pemerintah Daerah Otonom Baru ( TA
2010 )
6. Program Pendidikan Kedinasan
Bintek Pedoman Tata Naskah Dinas
7. Program Peningkatan Disiplin Aparatur
Evaluasi Penggunaan Pakaian Dinas
8. Program Peningkatan Iklim Investasi dan Realisasi Investasi
Operasional UPT Kota Surakarta
Penyusunan dan Sosialisasi Standard Pelayanan Minimal
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
55
9. Program Mengintensifkan Penanganan Pengaduan Masyarakat
Penyusunan Indeks Kepuasan Masyarakat
10. Program Penataan Peraturan Perundang-undangan
Penyusunan Raperda Pelayanan Publik
Penyusunan Pedoman Tata Naskah Dinas
11. Program Pemanfaatan Ruang
Pelaksanaan Pekerjaan Pemasangan Dinding Partisi Antar Kantor (
TA 2008)
12. Program Peningkatan Promosi dan Kerjasama Investasi
Sertifikasi ISO 9001 : 2000 bagi unit pelayanan publik ( TA 2009 )
IV. Kebijakan
Kebijakan pada dasarnya merupakan ketentuan-ketentuan yang telah
ditetapkan untuk dijadikan pedoman, pegangan atau petunjuk dalam
pengembangan ataupun pelaksanaan program / kegiatan guna tercapainya
kelancaran dan keterpaduan dalam perwujudan sasaran, tujuan serta visi dan
misi SKPD.
Kebijakan yang ditetapkan Bagian Organisasi Setda Kota Surakarta
dalam 5 (lima) tahun ke depan adalah “melakukan rekayasa organisasi yang
berkelanjutan terhadap perangkat daerah dengan segenap elemen-
elemennya sehingga mampu melayani masyarakat sesuai kebutuhannya”
D. Tugas Pokok dan Fungsi
I. Struktur Organisasi
Berdasarkan Peraturan Daerah Kota Surakarta Nomor 6 Tahun 2001
tentang Susunan Organisasi dan Tata Kerja Perangkat Daerah Kota Surakarta,
struktur organisasi Bagian Organisasi Setda Kota Surakarta seperti gambar
berikut ini :
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
56
Gambar II. 1 :
Struktur Bagian Organisasi Setda Kota Surakarta
Sumber : Profil Bagian Organisasi Setda Kota Surakarta
II. Susunan Kepegawaian dan Perlengkapan
Dalam melaksanakan tugas pokok dan fungsinya, Bagian Organisasi
Setda Kota Surakarta didukung oleh 21 orang PNS dan 1 orang CPNS yang
terdiri dari :
a. 1 Kepala Bagian dengan golongan ruang IV b
b. 3 Kepala Sub Bagian dengan golongan ruang IV a dan III d, terdiri dari :
- Kepala Sub Bagian Kelembagaan (III d)
- Kepala Sub Bagian Akuntabilitas dan Kinerja Aparatur (IV a)
- Kepala Sub Bagian Tata Laksana (IV a)
c. 21 orang sebagai staf, yang diperinci sebagai berikut :
- 14 orang golongan III
- 5 orang golongan II
- 1 orang golongan I
- 1 orang CPNS
Sedangkan sarana dan prasarana yang mendukung bagi terlaksananya
tugas sehari-hari di Bagian Organisasi adalah sebagai berikut:
Gedung :
Lokasi berada di Komplek Balaikota Surakarta, Jl. Jend. Sudirman No.2
Surakarta, dengan luas 360 m2 yang terdiri dari :
BAGIAN ORGANISASI
SETDA KOTA
SURAKARTA
SUB BAG
KELEMBAGAAN
SUB BAG KETATALAKSANA
AN
SUB BAG
ANALISIS
JABATAN
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
57
- Ruang Kepala = 24 m2
- Ruang Rapat = 24 m2
- Ruang Staf = 96 m2
- Selasar & Kamar Mandi = 216 m2
Kendaraan Bermotor :
- 1 buah Mobil Station Wagon = Toyota Avanza AD 40 A
- 1 buah Sepeda Motor = Suzuki AD 9955 DH
Perlengkapan Kantor :
- Meja dan kursi kerja
- Lemari Arsip
- Filling Kabinet
- Komputer dan printer
- AC ruang, kipas angina dan telepon
III. Tugas dan Fungsi
Bagian Organisasi Sekretariat Daerah Kota Surakarta di bawah Asisten
Administrasi Sekretariat Daerah, mempunyai tugas pokok dan fungsi sebagai
berikut :
Tugas pokok :
” Bagian Organisasi mempunyai tugas menyusun perumusan kebijakan
pemerintahan daerah, pengkoordinasian pelaksanaan tugas perangkat daerah,
pelaksanaan dan pelayanan administrasi dan teknis, pembinaan dan fasilitasi,
serta pemantauan, evaluasi dan pelaporan pelaksanaan kebijakan
pemerintahan daerah di bidang kelembagaan, akuntabilitas dan kinerja
aparatur pemerintahan daerah, dan ketatalaksanaan ”.
Fungsi :
a. perumusan kebijakan pemerintahan daerah di bidang organisasi;
b. pengkoordinasian pelaksanaan tugas perangkat daerah di bidang
organisasi;
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
58
c. pembinaan dan fasilitasi penyelenggaraan pemerintahan daerah di bidang
organisasi;
d. pelaksanaan dan pelayanan administrasi dan teknis bidang kelembagaan,
akuntabilitas dan kinerja aparatur pemerintahan daerah dan
ketatalaksanaan;
e. pemantauan, evaluasi dan pelaporan pelaksanaan kebijakan pemerintahan
daerah di bidang organisasi;
pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Asisten Administrasi sesuai
dengan tugas pokok dan fungsinya.
E. Program dan Kegiatan
Program adalah kumpulan kegiatan yang sistematis dan terpadu
untuk mendapatkan hasil yang dilaksanakan oleh satu atau beberapa SKPD
ataupun dalam rangka kerjasama dengan masyarakat, guna mencapai
sasaran tertentu. Untuk mewujudkan visi Bagian Organisasi yakni
terwujudnya Organisasi Perangkat Daerah Kota Surakarta yang efektif dan
efisien dalam pelayanan prima dirumuskan dalam program sebagai
berikut:
mengacu pada RENSTRADA Kota Surakarta (untuk kegiatan tahun 2005)
1. Penataan Kelembagaan dan Ketatalaksanaan
2. Peningkatan Mutu Pelayanan Publik
3. Peningkatan Kualitas Aparatur Pemerintah
mengacu pada RPJMD Kota Surakarta (untuk kegiatan tahun 2006 sampai
dengan 2010)
1. Program Pembinaan dan Pengembangan Aparatur
2. Program Peningkatan Kapasitas Sumber Daya Aparatur
3. Program Peningkatan dan Pengembangan Pengelolaan Keuangan Daerah
4. Program Peningkatan Pengembangan Sistem Pelaporan Capaian Kinerja
dan Keuangan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
59
5. Program Penataan Daerah Otonomi Baru
6. Program Pendidikan Kedinasan
7. Program Peningkatan Disiplin Aparatur
8. Program Peningkatan Iklim Investasi dan Realisasi Investasi
9. Program Mengintensifkan Penanganan Pengaduan Masyarakat
10. Program Penataan Peraturan Perundang-undangan
Menyadari keterbatasan sumber daya yang dimiliki Bagian
Organisasi, maka tidak semua program dilaksanakan dalam periode waktu
yang sama. Hal ini sekaligus dimaksudkan untuk menyediakan ruang-
ruang perubahan sesuai kebutuhan masyarakat.
Rencana Strategis Satuan Kerja Perangkat Daerah (Renstra
SKPD) merupakan pedoman dalam menyusun Renja SKPD yang akan
ditindaklanjuti dengan program dan kegiatan tahunan dengan didukung
anggaran yang mencukupi serta sarana dan prasarana yang memadai,
sehingga dapat mencapai kinerja yang optimal.
Dengan disusunnya Renstra SKPD yang mengacu kepada
RPJMD Kota Surakarta, diharapkan adanya konsistensi terhadap
perencanaan dan prioritas program / kegiatan tahunan selama 5 (lima)
tahun ke depan, sehingga tercipta kesinambungan antara perencanaan dan
prioritas program SKPD dalam mewujudkan visi daerah.
Pada akhirnya, keberhasilan pelaksanaan program dan kegiatan
dari masing-masing SKPD tergantung pada perilaku dan etos kerja
karyawan dalam menjalankan strategi / kebijakan yang telah ditetapkan.
Sebaik apapun design perencanaan kerja disusun, ditambah dukungan
peralatan kerja canggih, manakala etos kerja karyawan tidak baik, maka
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
60
sulit untuk meraih tujuan. Tetapi sebaliknya, kendati etos kerja karyawan
baik namun tidak disertai system kerja yang bagus, maka akan terjadi
pemborosan sumber daya.
Oleh karena itu, tantangan pemerintah / SKPD di masa datang
adalah bagaimana mewujudkan pemerintahan yang baik dan menghindari
kesalahan-kesalahan yang pernah terjadi di masa lalu sehingga nantinya
SKPD mampu mewujudkan dirinya sebagai “a world of solution not a
source of problems”
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
61
BAB III
PEMBAHASAN
Pada bab ini membahas tentang pelaksanaan/implementasi
pengadaan barang/jasa pada Bagian Organisasi Setda Kota Surakarta yang
berfokus pada pengadaan tahun 2009 mulai dari persiapan sampai akhir dengan
menggunakan Keppres No. 80 tahun 2003. Karena sebagian proses manajemen
strategis telah dibahas pada bab I. Pada bab ini juga menyajikan garis besar
implementasi pengadaan barang/jasa yang yang mewakili masing-masing
pengadaan yang terjadi pada tahun 2009, yaitu Pengadaan Papan Nama
Perangkat Daerah (pemilihan langsung), pengadaan Komputer dan Printer
(penunjukan langsung), Pengadaan Jasa Konsultasi Sertifikasi & Standarisasi
ISO bagi Unit Pelayanan Publik (seleksi umum). Selanjutnya di bagian akhir
akan dilakukan pembahasan hasil penelitian dibandingkan dengan teori yang
digunakan.
Implementasi Pengadaan Barang dan Jasa di Bagian Organisasi Setda
Kota Surakarta
Pada tahap ini membahas tentang persiapan pengadaan
menyangkut pihak yang harus mengadakan pengadaan barang (diadakan
sendiri atau dengan pihak lain), barang apa saja yang biasanya diadakan, serta
periode pengadaan yang akan dilaksanakan. Untuk lebih jelasnya akan
dibahas sebagai berikut:
Di Bagian Organisasi Setda Kota Surakarta, perencanaan
dilakukan oleh masing-masing Kasubag, karena sesuai dengan yang
dikatakan oleh Kasubag Ketatalaksanaan di Bagian Organisasi Setda Kota
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
62
Surakarta, yaitu bapak Drs. Pompi Wahyudi, yang mengatakan sebagai
berikut :
“Di kantor kami, identifikasi kebutuhan barang dilakukan oleh
masing-masing kasubag. Yang masing-masing bertanggung
jawab atas pengajuan kebutuhan barang tersebut. Perencanaan
pengadaan barang/jasa tersebut tertuang dalam RKA SKPD
(Rencana Kerja Anggaran) Satuan Kerja Perangkat Daerah”
Hal tersebut kemudian ditambahkan oleh Ibu Sri Widyaningsih
selaku Bendahara yang mengatakan bahwa:
“.…masukan / usulan pengadaan barang/jasa yang tertuang
dalam RKA SKPD tersebut diusulkan ke Panitia Anggaran
Pemerintah Kota Surakarta yang selanjutnya dibahas dan
ditetapkan menjadi APBD”
Seperti halnya pada semua instansi, di Bagian Organisasi Setda
Kota Surakarta tidak bisa sembarangan dalam melakukan pengadaan barang,
artinya barang tersebut harus melalui identifikasi dan persetujuan terlebih
dahulu.
Perlu diingat, bahwa perencanan pengadaan barang dibagi atas 2
(dua) metode pemilihan. Yaitu Perencanaan pengadan barang/jasa yang
dilaksanakan penyedia barang/jasa, dan perencanaan pengadaaan barang/jasa
dengan metode swakelola.
Di Bagian Organisasi Setda Kota Surakarta dari tahun 2008/2009
melakukan beberapa kali pengadaan barang dan jasa demi memenuhi
kebutuhan dan kekurangan agar dapat melaksanakan fungsi pemerintahan
dengan lancar. Tetapi Penulis dalam mengambil contoh pengadaan
barang/jasa di Bagian Organisasi Setda Kota Surakarta diprioritaskan pada
tahun 2009, karena pada tahun ini di Bagian Organisasi Setda Kota Surakarta
melakukan beberapa kali pengadaan barang/jasa dengan biaya yang tidak
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
63
sedikit, selain itu pada tahun ini di instansi tersebut telah terdapat karyawan
yang bersertifikasi. Sehingga dalam sehingga dalam pengumpulan data dan
informasi mudah mendapatkan sumber yang valid dan dapat dipertanggung
jawabkan dari instansi yag diteliti. Adapun pengadaan barang dan jasa yang
telah dilaksanakan pada tahun tersebut adalah :
Tabel III.1.
Pengadaan barang dan Jasa
Di Bagian Organisasi Setda Kota Surakarta
(Tahun 2008/2009)
No Nilai Borongan
Nilai Hasil
Negosiasi
(Rp)
Nama
Pemborong
Metode
Pengadaan
Tahun
1 Pengadaan Mesin
Absensi
17.800.000 CV. Surya
Globe
Komputer
Penunjukkan
Langsung
2008
2 Pengadaan Laptop 8.900.000 CV. Surya
Globe
Komputer
Penunjukkan
Langsung
3 Pembelian
Komputer
14.850.000 CV. Surya
Globe
Komputer
Penunjukkan
Langsung
4 Pengadaan LCD 12.850.000 CV. Surya
Globe
Komputer
Penunjukkan
Langsung
5 Pengadaan
Meubelair
10.475.000 CV. Anugrah
Utama
Penunjukkan
Langsung
6 Pengadaan AC 8.975.750 CV. Anugrah
Jaya
Penunjukkan
Langsung
2009
7 Pengadaan
komputer &
printer
14.725.000 CV. Victory
Prima Nusa
Penunjukkan
Langsung
8 Pengadaan Papan
Nama Perangkat
Daerah
65.319.980 CV. Bina Pemilihan
Langsung
9 Pengadaan Jasa
Konsultasi
Sertifikasi &
Standarisasi ISO
bagi Unit
Pelayanan Publik
345.200.000 PT. Aims
Perdana
Seleksi
Umum
Sumber : Wawancara dengan Ibu Sri Widyaningsih (bendahara pengadaan)
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
64
Pada penelitian ini, penulis mengambil sample pelaksanaan
pengadaan barang yang dilaksanakan pada tahun 2009 saja, sedangkan pada
tahun ini ada 4 kali pengadaan barang/jasa yang dilaksanakan Bagian
Organisasi Setda Kota Surakarta. Namun penulis hanya mengambil 3
pengadaan saja yang mewakili masing-masing metode yang dipilih, yaitu
Pengadaan komputer & printer (Penunjukan langsung), Pengadaan Papan
Nama Perangkat Daerah (Pemilihan langsung), dan Pengadaan Jasa
Konsultasi Sertifikasi & Standarisasi ISO bagi Unit Pelayanan Publik
(Seleksi Umum).
Penulis hanya menjelaskan salah satu pelaksanaan pengadaan
mulai dari awal hingga akhir. Yaitu Pengadaan Papan Nama Perangkat
Daerah Kota Surakarta (Pemilihan langsung). Sedangkan Pengadaan
komputer & printer (Penunjukan langsung) dan dan Pengadaan Jasa
Konsultasi Sertifikasi & Standarisasi ISO bagi Unit Pelayanan Publik
(Seleksi Umum) akan dijelaskan secara garis besarnya saja tanpa mengurangi
validitas informasi yang diperoleh penulis sewaktu penelitian.
Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa di Bagian Organisasi
Sebagai salah satu instansi Pemerintah, Bagian Organisasi Setda
Kota Surakarta dalam rangka pengadaan barang dan jasa, pelaksanaannya
mengacu pada ketentuan Keppres Nomor 80 tahun 2003. Dalam konsep
manajemen strategis dari berbagai pilihan strategis yang ada, Keppres Nomor
80 Tahun 2003 adalah salah satu pilihan tepat dalam rangka pengadaan
barang karena di dalamnya sudah mengatur segala perencanaan,
implementasi, sampai evaluasi mengenai pengadaan barang. Untuk itu dalam
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
65
melihat proses implementasinya maka uraian akan diawali dengan deskripsi
mengenai proses pengadaan barang/ jasa itu sendiri. Hal tersebut
sebagaimana yang telah dikemukakan oleh Nico Agus Putranto, SH selaku
Panitia Pengedaan barang yang telah lulus seritifikasi dari Bagian Umum
yang mengatakan sebagai berikut :
“Kalau menurut saya, dalam pengadaan barang dan jasa itu tidak
ada istilah strategis, semua harus mengacu pada Keppres nomor 80
tahun 2003, agar implementasi pengadaan barang dan jasa berjalan
efektif, dan aman. Jadi tidak ada pilihan lain selain mematuhi
prosedur yang ada. Implementasi pengadaan barang harus melalui
beberapa tahap sesuai yang tercantum dalam Keppres. Walaupun
sebenarnya ada alternatif lain yang lebih mudah dalam mengadakan
pembelian barang.”
(Wawancara 4 Februari 2009)
Maka dari itu sesuai dengan ketentuan yang tertuang dalam
Keppres Nomor 80 Tahun 2003, proses pengadaan barang di Bagian
Organisasi Setda Kota Surakarta dilakukan melalui beberapa tahap. Hal ini
senada dengan yang dikatakan oleh Kasubag Analisis Jabatan di Bagian
Organisasi Setda Kota Surakarta Bapak Heri Purwoko, yamg mengatakan
sebagai berikut :
“Implementasi pengadaan barang harus melalui minimal 3 tahap,
yaitu perencanaan, pelaksanaan, dan evaluasi. Agar meminimalisir
penyimpangan-penyimpangan serta hambatan yang akan terjadi.
Jadi tidak bisa kalau hanya menggunakan satu tahap saja demi
tercapainya pengadaan yang efektif dan efisien serta tepat
sasaran”
(Wawancara 4 Februari 2009}
Hal tersebut disesuaikan dengan prosedur yang ada agar dalam
implementasinya tidak menyimpang dan tetap berpedoman pada prosedur.
Di sini akan dijelaskan pelaksanaan Pengadaan Papan Nama
Perangkat Daerah (Pemilihan langsung), Pengadaan komputer & printer
(Penunjukan langsung), dan Pengadaan Jasa Konsultasi Sertifikasi &
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
66
Standarisasi ISO bagi Unit Pelayanan Publik (Seleksi Umum). Adapun
penjelasannya adalah sebagai berikut :
a. Pengadaan Barang / Jasa Pembuatan Papan Nama Perangkat Daerah
Kota Surakarta di Bagian Organisasi Setda Kota Surakarta Tahun
Anggaran 2009
i. Prosedur Pengadaan Menurut Keppres No 80 Tahun 2003
Di sini penulis membandingkan pelaksanaan pengadaan di
Bagian Organisasi Setda Kota Surakarta dengan prosedur yang ada
pada Keppres No. 80 tahun 2003, berdasarkan anggaran pengadaan
antara 50 – 100 juta, maka pengadaan ini dilakukan dengan metode
pemilihan langsung. Pemilihan langsung yaitu pemilihan penyedia
barang/jasa yang dilakukan dengan membandingkan sebanyak-
banyaknya penawaran, sekurang-kurangnya 3 (tiga) penawaran dari
penyedia barang/jasa yang telah lulus prakualifikasi serta dilakukan
negosiasi baik teknis maupun biaya serta harus diumumkan minimal
melalui papan pengumuman resmi untuk penerangan umum dan bila
memungkinkan melalui internet (Keppres No. 80 Tahun 2003 Pasal 17).
Pada metode pemilihan langsung ini tercantum pada
Keppres No. 80 tahun 2003 Bab II pasal 20 nomor 3, tentang Prosedur
pemilihan penyedia barang/jasa pemborongan/jasa lainnya dengan
metode pemilihan langsung. Adapun prosedur pelaksanaannya meliputi:
a) pengumuman pemilihan langsung;
b) pengambilan dokumen prakualifikasi;
c) pemasukan dokumen prakualifikasi
d) evaluasi dokumen prakualifikasi;
e) penetapan hasil prakualifikasi;
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
67
f) pemberitahuan hasil prakualifikasi;
g) masa sanggah prakualifikasi;
h) undangan pengambilan dokumen pemilihan langsung;
i) penjelasan;
j) penyusunan berita acara penjelasan dokumen lelang dan
perubahannya;
k) pemasukan penawaran;
l) pembukaan penawaran;
m) evaluasi penawaran;
n) penetapan pemenang;
o) pemberitahuan penetapan pemenang;
p) masa sanggah;
q) penunjukan pemenang;
r) penandatanganan kontrak.
Prosedur di atas digunakan oleh pelaksana pengadaan
sebagai pedoman pelaksanaan pemilihan langsung pada pengadaan ini.
Seperti yang dikatakan bapak Agung Riyadi, S.Sos,SH,MM (dari
Bagian Organisasi) sebagai berikut :
“…berapapun pengadaannya, kami selalu berpegang pada
keppres No.80 tahun 2003, termasuk pengadaan papan
nama ini. Kalau semua sesuai dengan prosedur, akan lebih
mudah dan lancar”
(Wawancara 4 Februari 2009}
Jadi pada Bagian Organisasi Setda Kota Surakarta ini telah
berusaha melaksanakan pengadaan barang / jasa –nya sesuai dengan
Keppres No.80 Tahun 2003. Selengkapnya akan dibahas pada sub Bab
berikutnya.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
68
ii. Perencanaan Pengadaan Barang dan Jasa
Perencanaan pengadaan barang dan jasa merupakan
persiapan-persiapan apa saja yang harus dikerjakan oleh pengguna
barang dan jasa dan panitia pengadaan barang dan jasa. Perencanaan
dimaksudkan agar pelaksanaan pengadaan barang dan jasa yang
dananya sebagian atau seluruhnya dari Anggaran Pendapatan dan
Belanja Negara atau Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah harus
dilakukan dengan efisien, efektif, terbuka dan bersaing, transparan, adil
atau tidak diskriminatif dan akuntabel berarti merupakan tanggung
jawab bagi pengguna barang dan jasa untuk mewujudkan tujuan
tersebut.
Sebelum pemilihan langsung dilakukan, terlebih dahulu
diadakan pembentukan panitia pengadaan pemborongan. Berdasarkan
Surat Keputusan Kepala Bagian Organisasi Setda Kota Surakarta selaku
Kuasa Pengguna Anggaran Nomor 050/279 tanggal 30 Juni 2009
tentang Penunjukkan / Penetapan Panitia Pengadaan Barang / Jasa
Pembuatan Papan Nama Perangkat Daerah Kota Surakarta di Bagian
Organisasi Setda Kota Surakarta Tahun Anggaran 2009 menunjuk
panitia pengadaan sebagai berikut :
PPK : Singgih Yudoko, SH (dari Bagian Organisasi)
PPTK : Arief Setioboedi, S.H (dari Bagian Organisasi)
Ketua : Ir. Taufan Basuki Supardi (dari DPU)
Sekretaris : Agung Riyadi, S.Sos, SH, MM (dari Bagian Organisasi)
Anggota : Suyono, SH
Nico Agus Putranto, SH (Bagian Umum)
Handoyo, SH (Satpol PP)
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
69
Panitia Pemeriksa Pekerjaan (PPP) : 5 orang dari Bagian Hukum,
Bagian Umum, Bappeda, Bagian Keuangan, dan Bagian Organisasi.
Semua Panitia Pengadaan Barang/jasa yang tersebut di atas
telah lulus sertifikasi, karena Pengguna barang/jasa dan panitia/pejabat
pengadaan wajib memenuhi persyaratan sertifikasi keahlian pengadaan
barang/jasa pemerintah sebagaimana diatur dalam Pasal 9 dan Pasal 10
Keppres No. 80 Tahun 2009. Hal ini sesuai dengan yang dikatakan oleh
Bapak Arief Setioboedi, S.H selaku PPTK (Panitia Pelaksana Teknis
Kegiatan) pengadaan Pembuatan Papan Nama Perangkat Daerah Kota
Surakarta di Bagian Organisasi Setda Kota Surakarta Tahun Anggaran
2009
“ … pengadaan barang pemerintah tidak boleh diadakan oleh
sembarang karyawan. Untung saja di Bagian Organisasi Setda
Kota Surakarta ada staf yang bersertifikasi dengan dibantu staf
yang lain yang telah berpengalaman dalam pengadaan
barang/jasa sebelumnya” (Wawancara 4 Februari 2009}
Setelah dilakukan pembentukan panitia pengadaan
barang/jasa tersebut, maka barulah disusun jadwal kegiatan pengadaan
dengan metode pemilihan langsung sebagai berikut:
Tabel III.2.
Jadwal Kegiatan Pengadaan Barang / Jasa
Pembuatan Papan Nama Perangkat Daerah
di Bagian Organisasi Setda Kota Surakarta
Tahun Anggaran 2009
No Kegiatan Hari Tanggal
1 Rapat Persiapan Senin 7 Sept
2 Pengumuman Rabu-Jumat 9-11 Sept
3 Pengambilan Dokumen Prakualifikasi Rabu-Rabu 9-16 Sept
4 Pemasukan Dokumen Prakualifikasi Senin-Rabu 14-16 Sept
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
70
5 Evaluasi Dokumen Prakualifikasi Kamis 17 Sept
6 Penetapan Hasil Prakualifikasi Jumat 18 Sept
7 Pengumuman Prakualifikasi Kamis-Senin 24-28 Sept
8 Masa sanggah Jumat-Selasa 25-29 Sept
9 Pengambian Dok. Pemilihan Langsung Rabu 30 Sept
10 Penjelasan Kamis 1 Oktober
11 Penyusunan BA Penjelasan & Perubahan Jumat 2 Oktober
12 Pemasukan Penawaran Senin-Selasa 5-6 Okt
13 Pembukaan Penawaran Rabu 7 Okt
14 Evaluasi Penawaran Rabu 7 Okt
15 Klarifikasi dan Negosisasi Kamis 8 Okt
16 Penetapan Pemenang Jumat 9 Okt
17 Pengumuman Pemenang Senin-Rabu 12-14 Okt
18 Masa sanggah Selasa-Senin 13-19 Okt
19 Penandatanganan SK PPBJ Kamis 19 Okt
20 Penandatanganan Kontrak Jumat 20 Okt
21 SPMK Senin 21 Okt
Sumber : Berita Acara Kegiatan Pengadaan Barang / Jasa Pembuatan Papan
Nama Perangkat Daerah Di Bagian Organisasi Setda Kota Surakarta
Tahun Anggaran 2009
Setelah jadwal Kegiatan Pengadaan barang dan Jasa Pembuatan
Papan Nama Perangkat Daerah dibuat, kemudian panitia pengadaan
menetapkan penilaian kualifikasi yang akan digunakan. Pada Pengadaan
Papan Nama Perangkat Daerah, panitia menggunakan proses pra
kualifikasi, yaitu proses penilaian kompetensi dan kemampuan usaha
pemenuhan persyaratan tertentu lainnya dari penyedia barang/jasa sebelum
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
71
melakukan penawaran. Adapun persyaratan seserta penyedia barang/jasa
pada pemilihan langsung yang tercantum dalam RKS (Rencana Kerja dan
Syarat-Syarat) Pembuatan Papan Nama Perangkat Daerah Di Bagian
Organisasi Setda Kota Surakarta Tahun Anggaran 2009 adalah sebagai
berikut :
1. SIUP (Surat Ijin Usaha Perdagangan) pada bidang usaha sebagai penyedia
barang/jasa yang masih berlaku yang dikeluarkan oleh instansi Pemerintah
berwenang.
2. Memiliki Akte Pendirian Perusahaan dan atau perubahannya
3. Secara hukum mempaunyai kapasitas menandatangani Surat Perjanjian
Kerjasama (kontrak).
4. Tidak dalam pengawasan Pengadilan, tidak pailit, kegiatan usahanya
sedang tidak dihentikan, direksi yang bertindak untuk dan atas nama
peruahaan tidak sedang menjalani sanksi pidana.
5. Telah melunasi kewajiban pajak tahun 2007 yang dibuktikan dengan
fotocopy tanda trima penyampaian Surat Pajak Tahunan (SPT), Pajak
Penghasilan (PPh) serta memiliki laporan bulanan PPh pasal 25 atau pasal
21 atau pasal 23 Pajak Pertambahan Nilai (PPn) 3 (tiga) bulan terakhir.
6. Selama empat tahun terakhir pernah memiliki pengalaman menyediakan
barang dan jasa baik di lingkungan pemerintah atau swasta termasuk
pengalaman subkontrak baik di lingkungan pemerintah atau swasta kecuali
penyedia barang dan jasa yang baru berdiri kurang dari tiga tahun.
7. Memiliki kinerja baik dan tidak masuk dalam daftar sanksi atau daftar
hitam
8. Memiliki kemampuan keuangan, fasilitas dan peralatan serta personil yang
diperlukan untuk pelaksanaan pembuatan Papan Nama Perangkat Daerah
Kota Surakarta
9. Memiliki alamat tetap dan jelas serta dapat dijangkau dengan pos
10. Tidak membuat pernyataan tidak benar tentang kompetensi dan
kemampuan usaha yang dimilikinya.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
72
11. Memiliki Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP), Tanda Daftar Perusahaan
(TDP) dan Pengusaha Kena Pajak (PKP).
12. Mengisi Surat Pernyataan Pakta Integritas yang harus ditandatangani oleh
Direktur
13. Mengisi Surat Pernyataan Bukan Pegawai Negeri Sipil.
Pada RKS tersebut juga terdapat Sumber Dana Pengadaan Papan
Nama Perangkat Daerah didasarkan pada Dokumen Pelaksanaan Anggaran
(DPA) Bagian Organisasi Setda Kota Surakarta Tahun Anggaran 2009 Nomor :
1.20.03.27.04.5.2. Jadi Pengadaan ini dibiayai dengan dana APBD Kota
Surakarta Tahun Anggaran 2009. Sedangkan pembayaran dilaksanakan setelah
pekerjaan 100% selesai dan akan dibebankan pada APBD Tahun Anggaran
2009 Pemerintah Kota surakarta dengan kode rekening
1.20.03.27.04.5.2.3.11.07. Nilai Pagu anggarannya sebesar Rp 70.300.000,-
(tujuh puluh juta tiga ratus ribu rupiah). Sedangkan Harga Perkiraan Sendiri
(HPS) diperkirakan sebesar Rp 67.500.000,-. Maka dari itu pengadaan Papan
Nama Perangkat Daerah Kota Surakarta ini dilakukan dengan metode
pemilihan langsung sesuai dengan Keppres No 80. Tahun 2003 tentang yaitu
dilakukan dengan adanya pembentukan panitia pengadaan berjumlah 5 (lima)
orang yang mana tadi sudah dijelaskan pada Surat Keputusan Kepala Bagian
Organisasi Setda Kota Surakarta selaku Kuasa Pengguna Anggaran Nomor
050/279 tanggal 30 Juni 2009 tentang Penunjukkan / Penetapan Panitia
Pengadaan Barang / Jasa Pembuatan Papan Nama Perangkat Daerah Kota
Surakarta di Bagian Organisasi Setda Kota Surakarta Tahun Anggaran 2009.
Oleh karena itu dapat dibuat jadwal kegiatan pengadaan barang/jasa serta
ditetapkan kualifikasi dan persyaratan bagi peserta penyedia barang/jasa.
Tahap perencanaan wajib dilakukan seperti yang tercantum pada Keppres
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
73
No.80 Tahun 2003. Hal ini juga seperti apa yang dikatakan Bapak Agung
Riyadi, S.Sos,SH,MM selaku panitia pengadaan dari Bagian Organisasi
sebagai berikut:
“…kenapa tahap perencanaan harus dilakukan, karena memang kami
selaku panitia bersertifikasi harus mematuhi apa yang ada di
Keppres No 80, dan dari perencanaan tersebut agar pelaksanaan
pengadaan barang/jasa berjalan lancar serta sesuai prosedur.
Sehingga salah satu indikator transparan dapat terpenuhi”
(Wawancara 19 Februari 2010}
Dari tahap perencanaan ini untuk sementara penulis dapat
mengambil kesimpulan bahwa pada Bagian Organisasi Setda Kota Surakarta
telah melakukan tahap perencanaan pengadaan barang/jasa sesuai dengan
Keppres No. 80 Tahun 2003 dan RKS yang telah dibuat sebagai pegangan
dalam pelaksanaan pengadaan Papan Nama Perangkat Daerah Kota Surakarta.
iii. Pelaksanaan Pengadaan Barang / jasa
Pelaksanaan Pengadaan Papan Nama Perangkat Daerah Kota
Surakarta di Bagian Organisasi Setda Kota Surakarta yang dilaksanakan oleh
panitia berusaha mengacu pada Keppres No. 80 tahun 2003 Bab II pasal 20
nomor 3, tentang “Prosedur pemilihan penyedia barang/jasa pemborongan/jasa
lainnya dengan metode pemilihan langsung”. Adapun penjelasan
pelaksanaannya adalah sebagai berikut:
a. Pengumuman Pemilihan Langsung
Panitia pengadaan melakukan pengumuman pemilihan langsung
kepada beberapa calon rekanan, yang pada pengadaan ini Panitia
pengadaan membuat Pengumuman Prakualifikasi Nomor : 050.6/376 pada
tanggal 9 September 2009. Pada pengumuman ini Panitia juga
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
74
mencantumkan metode pengadaan (pemilihan langsung) dan Jenis
Kegiatan, bidang/sub bidang yang akan dikerjakan, kualifikasi, serta pagu
anggaran yang diajukan Panitia. Di pengumuman ini juga dicantumkan
persyaratan dan deadline pengembalian formulir, yang sesuai jadwal
paling lambat tanggal 15 September 2009. Pengumuman ini juga
dicantumkan dalam surat kabar. Seperti apa yang dikatakan Bapak Agung
Riyadi, S.Sos,SH,MM berikut ini :
“… pengadaan 0 – 100 juta kami cantumkan dalam koran lokal
(Koran Wawasan), sedangkan pengadaan di atas 100 juta kami
beritahukan di koran nasional (Suara Merdeka)”
(wawancara 24 Maret 2010)
b. Pengambilan Dokumen Prakualifikasi
Pengambilan dokumen prakualifikasi dilaksanakan pada hari
Rabu – Selasa tanggal 9 September 2009 s.d. 15 September 2009 selama
jam kerja di Ruang Bagian Organisasi Setda Kota Surakarta, Jl. Jenderal
Sudirman N0. 2 Surakarta. Formulir Isian Prakualifikasi dapat diperoleh
dengan membawa fotocopy SIUP yang diserta Surat Kuasa. Pengemblian
formulir diterima panitia paling selambat-lambatnya tanggal 16 September
2009, yang kemudian pada tanggal 17 September 2009 panitia
mengundang para calon rekanan untuk rapat evaluasi dokumen
prakualifikasi Pengadaan Papan Nama Perangkat Daerah Kota Surakarta
c. Pemasukan Dokumen Prakualifikasi
Pemasukan dokumen prakualifikasi dilakukan pada hari Rabu
tanggal 16 September 2009, hal ini sesuai dengan jadwal yang telah diatur
panitia pengadaan. Adapun calon penyedia barang/jasa yang telah
memasukkan dokumen prakualifikasi sebanyak 4 rekanan, yaitu :
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
75
Tabel III.3.
Daftar Calon Penyedia Barang/Jasa
Prakualifikasi tanggal 17 September 2009
No Nama Perusahaan Alamat Perusahaan Keterangan
1 CV. BINA Jl. Manggis IV, No. 11 A,
Jajar, Surakarta (0271)714818
2 CV. PERKASA
KONSTRUKSI
Sangkrah, RT 2/VIII,
Kelurahan Sangkrah, Kec.
Pasar Kliwon, Surakarta
(0271)9147123
3 CV. JOVANCA Jl. Tirtosari, No. 16, Kelurahan
Sriwedari, Kecamatan
Laweyan, (0271)714872
4 CV. DITYA
BAKTI PERSADA
Jl. Pajajaran Timur IV,V,
Sumber, (0271)7045516
Sumber : Berita Acara Kegiatan Pengadaan Barang / Jasa Pembuatan
Papan Nama Perangkat Daerah Di Bagian Organisasi Setda
Kota Surakarta Tahun Anggaran 2009
Pendaftaran dan pengambilan dokumen prakualifikasi yang
dilakukan oleh Panitia pengadaan telah sesuai dengan Lampiran I Bab II
keputusan Presiden Nomor 80 Tahun 2003 mengenai penyusunan daftar
peserta pemilihan langsung dan pengambilan dokumen pemilihan
langsung
d. Evaluasi Dokumen Prakualifikasi
Evaluasi prakualifikasi tersebut bertempat di ruang rapat Bagian
Organisasi Setda Kota Surakarta pada jam 10.00 WIB. Evaluasi tersebut
ditujukan kepada calon penyedia barang/jasa yang mengembalikan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
76
Formulir Prakulifikasi. Adapun materi pembahasan yang disampaikan
kepada calon penyedia barang/jasa antara lain :
1. Pernyataan minat
2. Fakta Integritas
3. Isian Kualifikasi
4. Surat Pernyataan
5. Pengalaman Kerja
6. Sedang dikerjakan
7. Tenaga ahli
e. Penetapan Hasil Prakualifikasi
Sebelum diterbitkan Surat Penetapan Hasil Evaluasi
Prakualifikasi, pada tanggal 17 Panitia membuat Surat Usulan Penetapan
Hasil Evaluasi Prakualifikasi Pembuatan Papan Nama Perangkat Daerah
Kota Surakarta Tahun 2009 Nomor 050.6/383. Dan Penetapan Hasil
Evaluasi Prakualifikasi Pembuatan Papan Nama Perangkat Daerah Kota
Surakarta Tahun 2009 ditetapkan pada tanggal 18 September 2009 dengan
Surat Nomor : 050.6/384
f. Pemberitahuan Hasil Prakualifikasi
Setelah dilakukan evaluasi prakualifikasi atas dokumen yang
disampaikan, maka tahap selanjutnya adalah pengumuman hasil
prakualifikasi, hal ini wajib dilakukan karena untuk mengetahui rekanan
mana saja yang layak / lulus kualifikasi. Pemberitahuan hasil prakualifiasi
Papan Nama Perangakat Daerah Kota Surakarta ini diumumkan pada
tanggal 24 September 2009 pada hari Kamis. Adapun hasilnya adalah
sebagai berikut :
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
77
Tabel III. 4.
Hasil Kualifikasi
Pengadaan Papan Nama Perangkat Daerah Kota Surakarta
Tanggal 24 September 2009
No Nama Perusahaan Alamat Perusahaan Keterangan
1 CV. BINA Jl. Manggis IV, No. 11 A,
Jajar, Surakarta (0271)714818
Lulus
2 CV. PERKASA
KONSTRUKSI
Sangkrah, RT 2/VIII,
Kelurahan Sangkrah, Kec.
Pasar Kliwon, Surakarta
(0271)9147123
Lulus
3 CV. JOVANCA Jl. Tirtosari, No. 16,
Kelurahan Sriwedari,
Kecamatan Laweyan,
(0271)714872
Lulus
4 CV. DITYA
BAKTI PERSADA
Jl. Pajajaran Timur IV,V,
Sumber, (0271)7045516
lulus
Sumber : Berita Acara Kegiatan Pengadaan Barang / Jasa Pembuatan
Papan Nama Perangkat Daerah Di Bagian Organisasi Setda
Kota Surakarta Tahun Anggaran 2009
g. Masa Sanggah Prakualifikasi
Sesuai dengan prosedur yang ada, setelah pengumuman hasil
kualifikasi tersebut diberi masa sanggah prakualifikasi, yang pada
pengadaan ini diberi kesempatan pada tanggal 25 September 2009 s.d. 29
September 2009 ada jam kerja. Hal tersebut sesuai dengan Bapak Agung
Riyadi, S.Sos, SH, MM yang mengatakan bahwa :
“masa sanggah kita beri waktu selambat-lambatnya 5 hari
kerja, karena demi efisiennya waktu, selain itu kami juga ingin
mematuhi prosedur”
(Wawancara 24 Maret 2010)
h. Undangan Pengambilan Dokumen Pemilihan Langsung;
Setelah sekiranya tidak ada sanggahan, kemudian Panitia
mengundang kepada rekanan yang lulus kualifikasi untuk melakukan
pengambilan dokumen pemilihan langsung. Hal ini disertakan undangan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
78
mengenai Penjelasan (aanwijzing) Pekerjaan Pembuatan Papan Nama
Perangkat Daerah Kota Surakarta. Undangan dibuat dan diserahkan pada
tanggal 29 September 2009 dengan Nomr Undangan 005/391.
i. Penjelasan (Aanwijzing);
Rapat penjelasan pekerjaan Pembuatan Papan Nama Perangkat
Daerah Kota Surakarta dilaksanakan pada hari Kamis tanggal 1 Oktober
2009 di Ruang Rapat Bagian Organiasi Setda Kota Surakarta. Rapat ini
dihadiri oleh :
1. Arief Setioboedi, S.H. : Pejabat Pengendali Teknis Kegiatan (PPTK)
2. Ir. Taufan Basuki Supardi : Ketua Panitia Pengadaan Barang/Jasa
3. Agung Riyadi : Sekretaris Penitia Pengadaan Barang/Jasa
4. Suyono, S.H. : Anggota Panitia Pengadaan Barang/Jasa
5. Handoyo, S.H. : Anggota Panitia Pengadaan Barang/Jasa
6. Hero Andy Munandar : Pejabat Pemeriksa Pekerjaan
Serta perwakilan dari rekanan / calon Penyedia barang/jasa :
1. Bagus Wadianto : CV. JOVANCA
2. Vairda Yuliyanto : CV. PERKASA KONSTRUKSI
3. Sri Prihartin : CV. DITYA BAKTI PERSADA
4. Rayon Sasongko : CV. BINA
Dalam rapat ini Panitia Pengadaan wajib menjelaskan segala apa
yang tertuang dalam Keppres No 80, antara lain :
a. Metode pengadaan/penyelenggaraan pelelangan;
b. Cara penyampaian penawaran
c. Dokumen yang harus dilampirkan dalam dokumen penawaran;
d. Acara pembukaan dokumen penawaran;
e. Metode evaluasi;
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
79
f. Hal-hal yang menggugurkan penawaran;
g. Jenis kontrak yang akan digunakan;
h. Ketentuan dan cara evaluasi berkenaan dengan preferensi harga atas
penggunaan produksi dalam negeri;
i. Ketentuan dan cara sub kontrak sebagian pekerjaan kepada usaha
kecil termasuk koperasi kecil;
j. Besaran, masa berlaku dan penjamin yang dapat mengeluarkan
jaminan penawaran.
Penjelasan Pekerjaan Pembuatan Papan Nama Perangkat
Daerah Kota Surakarta ini juga menjelaskan tentang ketentuan Buku
Pertama, Buku Kedua, Buku Ketiga dan lampiran-lampirannya oleh Ir.
Taufan Basuki Supardi, selaku Ketua Panitia Pengadaan Barang/Jasa pada
Bagian Organisasi Setda Kota Surakarta. Adapun pekerjaan yang
dijelaskan untuk dilaksanakan adalah sebagai berikut :
Tabel III.5.
Pekerjaan Pembuatan Papan Nama
Perangkat Daerah Kota Surakarta
No Pekerjaan Jumlah
1 Papan Nama yang memuat 3 SKPD 5 buah
2 Papan Nama yang memuat 2 SKPD 4 buah
3 Papan Nama yang memuat 1 SKPD 17 buah
4 Papan Nama SKPD, dalam Gedung 38 buah
5 Papan Nama Kepala SKPD, dalam Gedung 38 buah
Sumber : Berita Acara Kegiatan Pengadaan Barang / Jasa Pembuatan
Papan Nama Perangkat Daerah Di Bagian Organisasi Setda
Kota Surakarta Tahun Anggaran 2009
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
80
Rapat Penjelasan Pekerjaan Pembuatan Papan Nama Perangkat
Daerah Kota Surakarta Tahun Anggaran 2009 membahas tentang instruksi
kepada peserta lelang, penjelasan Dokumen Penawaran, Syarat Umum
Kontrak, Spesifikasi Teknis, serta lampiran-lampiran yang berisi contoh-
contoh Surat Penawaran Harga, Rencana Anggaran Biaya, Analisa
Pekerjaan (tentang bahan, tenaga, alat), dan Surat Pernyataan. Yang
kesemuanya ini dijelaskan lebih rinci dalam Addendum Penjelasan
Pekerjaan Pembuatan Papan Nama Perangkat Daerah Kota Surakarta.
Dalam rapat ini diberi penjelasan mengenai pasal-pasal
dokumen pemilihan penyedia barang/jasa yang berupa pertanyaan dari
peserta dan jawaban dari panitia/pejabat pengadaan serta keterangan lain
termasuk perubahannya dan peninjauan lapangan, harus dituangkan dalam
Berita Acara Penjelasan (BAP) yang ditandatangani oleh panitia/pejabat
pengadaan dan minimal 1 (satu) wakil dari peserta yang hadir.
k. Penyusunan Berita Acara Penjelasan Dokumen pemilihan langsung dan
Perubahannya;
Berita Acara disusun sesuai notulen rapat yang diadakan pada
hari Kamis tanggal 1 Oktober 2009 dengan Nomor 050.6 / 401 A. Berita
Acara ini berisi deskripsi segala kegiatan yang terjadi pada Rapat
Penjelasan Pekerjaan Pembuatan Papan Nama Perangkat Daerah Kota
Surakarta Tahun Anggaran 2009 meliputi waktu, tempat, kegiatan, serta
presensi peserta rapat.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
81
l. Pemasukan Penawaran;
Untuk melaksanakan tahap ini, Panitia terlebih dahulu membuat
Undangan kepada calon rekanan yang akan dilaksanakan pada tanggal 7
Oktober 2009 bertempat di Ruang Rapat Bagian Organisasi Setda Kota
Surakarta. Selain Pemasukkan Penawaran, dalam undangan ini sekaligus
mengundang calon rekanan untuk Pembukaan Penawaran.
Panitia turut mengundang 4 calon rekanan yang mendaftar
tersebut, tetapi yang memasukkan Surat Penawaran hanya 3 rekanan saja,
yaitu CV. JOVANCA, CV. PERKASA KONSTRUKSA, dan CV. BINA.
m. Pembukaan Penawaran;
Hasil Pembukaan Penawaran yang dilaksanakan pada tanggal 7
Oktober 2009 adalah sebagai berikut :
Tabel III.6.
Hasil Pembukaan Sampul Penawaran
Pembuatan Papan Nama Perangkat Daerah Kota Surakarta
No Nama Perusahaan Harga Penawaran (Rp)
1 CV. BINA 65.704.980
2 CV. JOVANCA 66.399.980
3 CV. PERKASA KONSTRUKSI 67.804.980
Sumber : Berita Acara Kegiatan Pengadaan Barang / Jasa Pembuatan
Papan Nama Perangkat Daerah Di Bagian Organisasi Setda
Kota Surakarta Tahun Anggaran 2009
Pembukaan Penawaran ini ditandatangani oleh saksi/wakil
rekanan dan Panitia Pengadaan Barang/Jasa. Hal ini sudah sesuai dengan
prosedur yang tercantum dalam Keppres No 80 Tahun 2003
n. Evaluasi Penawaran;
Sesuai dengan Keppres No 80 Pasal 18 Nomor 2, pelaksanaan
evaluasi penawaran dilakukan oleh panitia/pejabat pengadaan terhadap
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
82
semua penawaran yang masuk. Evaluasi tersebut meliputi evaluasi
administrasi, teknis, dan harga berdasarkan kriteria, metoda, dan tatacara
evaluasi yang telah ditetapkan dalam dokumen pemilihan penyedia
barang/jasa. Evaluasi ini bersifat tertutup, hanya panitia saja yang
mengikuti. Hal ini seperti ayang dikatakan Bapak Agung Riyadi,
S.Sos,SH,MM sebagai berikut :
“… evaluasi penawaran ini dilaksanakan tanpa sepengetahuan
rekanan, agar dalam pelaksanaannya tidak ada pengaruh,
ancaman atau intervensi dari pihak rekanan…”
(wawancara 24 Maret 2010)
Pada tahap awal, panitia/pejabat pengadaan dapat melakukan
koreksi aritmatik terhadap semua penawaran yang masuk dan melakukan
evaluasi sekurang-kurangnya 3 (tiga) penawaran terendah setelah koreksi
aritmatik. Penawaran yang memenuhi syarat adalah penawaran yang
sesuai dengan ketentuan, syarat-syarat, dan spesifikasi yang ditetapkan
dalam dokumen pemilihan penyedia barang/jasa, tanpa ada penyimpangan
yang bersifat penting/pokok atau penawaran bersyarat.
Sesuai dengan Berita Acara Evaluasi Penawaran Nomor 050.6 /
406 B, evaluasi dilaksanakan pada tanggal 7 Oktober 2009 di Ruang Rapat
Bagian Orgaisasi Setada Kota Surakarta. Adapun uraian evaluasi
mengenai :
1. Penelitian dan koreksi aritmatik (masing-masing calon rekanan)
2. Penelitian Lanjutan mengenai ketentuan administrasi
3. Penelitian ketentuan teknis
4. Penilaian harga penawaran dan syarat teknis
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
83
Tabel III. 7.
Hasil Evaluasi Penawaran
Pembuatan Papan Nama Perangkat Daerah Kota Surakarta
No Nama Perusahaan
Harga
Penawaran
(Rp)
Harga
Terkoreksi
Hasil Evaluasi
Peringkat Administrasi Teknis
Kewajaran
Harga
1 CV. BINA 65.704.980 65.704.980 Memenuhi Memenuhi Memenuhi I
2 CV. JOVANCA 66.399.980 66.399.980 Memenuhi Memenuhi Memenuhi II
3 CV. PERKASA
KONSTRUKSI 67.804.980 67.804.980 Memenuhi Memenuhi Memenuhi III
Sumber : Berita Acara Kegiatan Pengadaan Barang / Jasa Pembuatan Papan
Nama Perangkat Daerah Di Bagian Organisasi Setda Kota
Surakarta Tahun Anggaran 2009
Berdasarkan hasil evaluasi tersebut, maka Panitia Pengadaan
Barang/Jasa menetapkan untuk mengusulkan rekanan sebagai calon
pemenang dan calon pemenang cadangan untuk kegiatan tersebut. Hal
tersebut diperkuat dengan Klarifikasi Dokumen Kualifikasi masing-
masing calon rekanan yang berisi keterangan bahwa calon rekanan
tersebut telah memenuhi syarat kualifikasi.
o. Penetapan Pemenang;
Penetapan pemenang dilaksanakan apabila sudah terjadi
kesepakatan harga. Tentunya Panitia tetap berpegang pada prinsip
pengadaan barang/jasa (efektif, efisien, terbuka dan bersaing, transparan,
adil/tidak diskriminatif, dan akuntabel).
Penetapan pemenang dibuat dengan mengacu pada Surat Pejabat
Pengadaan Barang/Jasa Bagian Organisasi Setda Kota Surakarta Nomor
050.6/408 B tentang Usulan Rekanan Pekerjaan Pembuatan Papan Nama
Perangkat Daerah Kota Surakarta Tahun 2009. Yang mana pada surat
tersebut mengusulkan calon rekanan. Sedangkan penetapan rekanannya
diatur dalam Surat Pejabat Nomor 050.6/411 A pada tanggal 9 Oktober
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
84
2009, yang menetapkan CV. BINA sebagai Calon Pemenang dengan
Harga Penawaran Rp 65.704.980,00 dan harga negoisasi Rp 65.319.980;
sedangkan CV. JOVANCA sebagai calon pemenang cadangan I, dan CV.
PERKASA KONSTRUKSI sebagai calon pemenang cadangan II.
p. Pemberitahuan Penetapan Pemenang;
Berdasarkan usulan dari panitia/pejabat pengadaan, pejabat yang
berwenang menetapkan pemenang pemilihan langsung. Hasil penetapan
pemenang pemilihan langsung diumumkan/disampaikan kepada seluruh
peserta pemilihan langsung.seperti yang dikatakan Bapak Agung Riyadi,
S.Sos,SH,MM berikut ini :
“…pengumuman pemenang kami sampaikan melalui surat, serta
kami pasang pada papan pengumuman di depan kantor
Balaikota”
(wawancara 24 Maret 2010)
Pemenang pemilihan langsung diumumkan dan diberitahukan
oleh panitia/pejabat pengadaan kepada para peserta selambat-lambatnya 2
(dua) hari kerja setelah diterimanya surat penetapan penyedia barang/jasa
dari pejabat yang berwenang. Pengumuman Pemenang Pemilihan
Langsung tercantum dalam Surat Pejabat Nomor 050.6/415 A, sesuai
dengan hasil evaluasi dan klarifikasi yang telah dilaksanakan sebelumnya.
Pada pengumuman tersebut juga dicantumkan masa sanggah yang
tertanggal 13 Oktober s.d. 19 Oktober 2009
q. Masa Sanggah;
Masa sanggah diberikan kepada peserta lelang yang
berkeberatan atas penetapan pemenang lelang diberikan kesempatan untuk
mengajukan sanggahan secara tertulis, selambat-lambatnya dalam waktu 5
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
85
(lima) hari kerja setelah pengumuman pemenang lelang. Pada pengadaan
ini diberi masa sanggah dari tanggal 13 Oktober s.d. 19 Oktober 2009. Hal
ini ditambahkan oleh Bapak Agung Riyadi, S.Sos, SH, MM yang
mengatakan :
“… Sanggahan itu disampaikan kepada pejabat yang berwenang
menetapkan pemenang lelang, disertai bukti-bukti terjadinya
penyimpangan, dengan tembusan disampaikan sekurang-kurangnya
kepada unit pengawasan internal. Sanggahan yang disampaikan
kepada bukan pejabat yang berwenang menetapkan pemenang
lelang dianggap sebagai pengaduan dan tetap harus ditindaklanjuti.
Sanggahan wajib diajukan oleh peserta lelang baik secara sendiri-
sendiri maupun bersama dengan peserta lelang lain apabila telah
terjadi penyimpangan prosedur yang merugikan negara dan/atau
masyarakat”
Setelah masa sanggah berakhir, Panitia membuat surat
pemberitahuan berakhirnya penyampaian sanggahan pada tanggal 19
Oktober 2009, karena dalam masa penyampaian sanggahan ternyata tidak
ada rekanan/penyedia jasa yang menyampaikan sanggahan atas
pengumuman tersebut, maka Panitia membuat surat pemberitahuan dengan
Nomor 050.6/427 tentang Berakhirnya Penyampaian Sanggahan.
r. Penunjukan Pemenang;
Surat penunjukkan ini dibuat oleh Pengguna barang/jasa yang
mengeluarkan Surat Penunjukan Penyedia Barang/Jasa (SPPBJ) sebagai
pelaksana pekerjaan, dengan ketentuan :
a. Tidak ada sanggahan dari peserta lelang; atau
b. Sanggahan yang diterima pejabat yang berwenang menetapkan dalam
masa sanggah ternyata tidak benar, atau sanggahan diterima melewati
waktu masa sanggah.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
86
Setelah tidak ada sanggahan dari peserta lelang maka Kepala
Bagian Organisasi menerbitkan SK dalam Surat Keputusan Kepala Bagian
Organisasi Setda Kota Surakarta Nomor 800 / 428 A tanggal 20 Oktober
2009, yang menunjuk CV. BINA sebagai rekanan penyedia barang/jasa
Pekerjaan Pembuatan Papan Nama Perangkat Daerah Kota Surakarta
Tahun 2009. Pada SK tersebut juga menerbitkan surat penunjukan
penyedia barang/jasa untuk melaksanakan pekerjaan.
s. Penandatanganan Kontrak.
Setelah SPPBJ diterbitkan, pengguna barang/jasa menyiapkan
dan menandatangani kontrak pelaksanaan pekerjaan apabila dananya telah
cukup tersedia dalam dokumen anggaran. Surat perjanjian kontrak
dilaksanakan pada tanggal 22 Oktober 2009 dengan Nomor Surat
050.6/429 A/2009. Adapun Dokumen Kontrak yang ditentukan dibawah
ini merupakan bagian dari kontrak yaitu :
1. Surat Perjanjian Pelaksanaan Pekerjaan/Kontrak
2. Dokumen Penawaran dan Dokumen Kualifikasi beserta lampirannya
3. Berita Acara beserta Addendum Aanwijzing dan Surat Jaminan
4. Gambar Kerja
5. Addendum Kontrak (Apabila ada)
6. Surat Keputusan Penunjukan Penyedia Barang/Jasa (SKPPBJ)
iv. Penyerahan Pekerjaan dan Evaluasi
Setelah semua persyaratan dipenuhi, Kepala Bagian
Organisasi Setda Kota Surakarta, Bapak Singgih Yudoko, S.H. selaku
PIHAK KESATU, memberikan Surat Perintah Mulai Kerja (SPMK)
kepada rekanan selaku PIHAK KEDUA. Adapun ketentuannya sebagai
berikut:
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
87
a. Pembayaran 100 % (seratus persen) dilakukan setelah prestasi fisik
mencapai 100 % (seratus persen) atau seluruh pekerjaan selesai
dikerjakan yang dinyatakan dalam Berita Acara Pemeriksaan
(Penyerahan Pertama Pekerjaan) yang direkomendasikan oleh Panitia
Pemeriksa Pekerjaan dan penyerahan itu diterima baik oleh PIHAK
KESATU serta PIHAK KEDUA menyerahkan Jaminan
Pemeliharaan sebesar 5 % (lima persen) dari nilai kontrak yang
diterbitkan Bank Umum atau Perusahaan Asuransi yang mempunyai
program Asuransi Kerugian (surety bond) dan harus direasuransikan
sesuai dengan ketentuan Menteri Keuangan.
b. PIHAK KEDUA akan menerima Jaminan Pemeliharaan yang
diterbitkan Bank Umum atau Perusahaan Asuransi dari PIHAK
KESATU sebesar 5 % (lima persen) setelah berakhirnya masa
pemeliharaan selama 180 (seratus delapan puluh) hari kalender
dengan dilengkapi Berita Acara Penyerahan Pertama dan Kedua
pekerjaan yang telah diterima dengan baik oleh PIHAK KESATU.
Pekerjaan harus mulai dilaksanakan 7 hari sejak dikeluarkannya
SPMK, danpelaksanaan pekerjaan harus sesuai dengn syarat-syarat yang
berlaku dengan jangka waktu pelaksanaannya selama 45 hari kalender
sejak diterbitkannya SPMK Nomor 050.6/436 A, yang tertanggal 23
Oktober 2009.
Dan ternyata penyelesaian pekerjaan tersebut sudah selesai
sebelum jatuh tempo yaitu pada tanggal 26 Desember 2009 CV.BINA
telah mengirimkan faktur barang, ,sehingga pada tanggal 1 Desember 2009
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
88
bisa dilaksanakan pemeriksa an pekerjaan oleh Panitia Pemeriksa
Pekerjaan. Oleh sebab itu, diadakan penyerahan pekerjaan yang
menyatakan bahwa PIHAK KEDUA telah menyelesaikan pekerjaannya
dengan baik dan 100%, sehingga pembayaranpun sudah bisa
diberikanpada tanggal 7 Desember 2009 oleh PIHAK KESATU kepada
PIHAK KEDUA 100% sesuai dengan perjanjian. Hal tersebut seperti apa
yang diungkapkan oleh Bapak Agung Riyadi, S.Sos, S.H, M.M selaku
Sekretaris Penitia Pengadaan Barang/Jasa berikut ini:
“…. Memang dalam pelaksanaan pengadaan ini ada beberapa
waktu yang tidak sesuai dengan jadwal. Karena ada pekerjaan
yang bisa dilakukan pada waktu yang bersamaan mengingat
efisiennya waktu”
Kesimpulannya, apabila pekerjaan telah diselesaikan oleh
rekanan sesuai spesifikasi dan waktu yang ditentukan sebagaimana telah
disebutkan dalam RKS, maka pekerjaan harus diserahkan kepada
Pengguna Anggaran (PA)
Pengguna Anggaran memerintahkan Panitia Pemeriksa
Pengadaan untuk memeriksa pekerjaan yang telah direalisasikan oleh
rekanan guna menentukan apakah sudah sesuai atau belum pekerjaan
tersebut. Apabila telah sesuai, kemudian ditetapkan dan dituangan dalam
Berita Acara sebagai bahan PA untuk menerima pekerjaan tersebut 100%.
Pembayaran Pekerjaan. Setelah diterima oleh PA untuk dilaksanakan
pembayaran pekerjaan kepada rekanan sesuai dengan kontrak yang telah
disepakati. Pembayaran dilakukan oleh Bendahara melalui Bank yang
ditunjuk (BPD Jateng).
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
89
b. Pengadaan komputer & printer
Pengadaan ini diatur dalam SK No. 050.6/172 tentang Penunjukan
Langsung Pengadaan Penyediaan Peralatan dan Perlengkapan Perkantoran
pada Bagian Organisasi Setda Kota Surakarta Tahun 2009. Pada Pengadaan
ini, Pagu anggaran dan HPS yang diajukan Panitia pengadaan sama, yaitu
Rp 15.000.000,- Harga penawaran dari rekanan sebesar Rp 14.875.000,-
sedangkan akhirnya mendapatkan harga Negoisasi Rp 14.725.000,-.
Pengadaan barang peralatan kantor tersebut antara lain Pengadaan
Komputer dan Printer, Pengadaan komputer dan printer ini bekerjasama
dengan CV. Victory Prima Nusa
Pengadaan barang tersebut menggunakan metode Penunjukan
Langsung karena menunjuk 1 (satu) penyedia barang/jasa dengan cara
melakukan negosiasi teknis maupun harga dan nilai pengadaannya dibawah
Rp. 50 Juta. Karena nilai tersebut dianggap berskala kecil dengan nilai
maksimum Rp50.000.000,00 (lima puluh juta rupiah), penunjukan langsung
pada peralatan kantor ini juga dikarenakan mempertimbangkan untuk
keperluan sendiri, teknologi sederhana, dan resikonya kecil. Karena
pengadaan tersebut berkisar 0 – 50 juta maka hanya membutuhkan Pejabat
Pengadaan sebanyak 1 orang, yaitu Bapak Agung Riyadi, S.Sos, SH, MM.
Walaupun pengadaan barang hanya sedikit, namun harus tetap dilaksanakan
sesuai prosedur yang ada. Hal tersebut senada dengan apa yang dikatakan
Agung Riyadi, S.Sos, S.H, M.M berikut ini :
“ …memang benar pengadaan ini berskala kecil, namun prosedur
yang tercantum dalam Keppres No 80 Tahun 2003 harus tetap
dilaksanakan agar transparansi pengadaan tetap terjaga”
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
90
i. Prosedur Pengadaan menurut Keppres No 80 Tahun 2003
a) undangan kepada peserta terpilih;
b) pengambilan dokumen prakualifikasi dan dokumen penunjukan
langsung;
c) pemasukan dokumen prakualifikasi, penilaian kualifikasi, penjelasan,
dan pembuatan berita
d) acara penjelasan;
e) pemasukan penawaran;
f) evaluasi penawaran;
g) negosiasi baik teknis maupun biaya;
h) penetapan/penunjukan penyedia barang/jasa;
i) penandatanganan kontrak.
Sedangkan Pelaksanaannya telah sesuai jadwal sebagai berikut :
Tabel III.8
Jadwal Kegiatan Pengadaan Barang/Jasa
Penyediaan Peralatan dan Perlengkapan Kantor
Pada Bagian Organisasi Setda Kota Surakarta
Tahun Anggaran 2009
(Pengadaan Komputer dan Printer)
NO KEGIATAN HARI TANGGAL
1 Rapat persiapan Rabu 22 April
2 Undangan Rabu 22 April
3 Pengambilan Dokumen Senin-Selasa 27-28 April
4 Pemasukan Dokumen Pra
Kualifikasi
Rabu 29 April
5 Evaluasi Pra Kualifikasi Kamis 30 April
6 Penjelasan / Aanwijzing Jumat 1 Mei
7 Berita Acara Penjelasan /
Aanwijzing
Jumat 1 Mei
8 Pemasukan Penawaran Senin 4 Mei
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
91
9 Pembukaan Penawaran Senin 4 Mei
10 Evaluasi Penawaran Selasa 5 Mei
11 Negoisasi Rabu 6 Mei
12 Usulan Penetapan Rekanan Kamis 7 Mei
13 Penetapan Rekanan Jumat 8 Mei
14 SKPPB Senin 11 Mei
15 Penerbitan Surat Kontrak Selasa 12 Mei
16 Penerbitan Surat Peintah Kerja Rabu 13 Mei
Sumber : Berita Acara Kegiatan Pengadaan Barang/Jasa Penyediaan
Peralatan dan Perlengkapan Kantor Pada Bagian Organisasi Setda Kota
Surakarta Tahun Anggaran 2009
Pada dasarnya sama saja dengan pemilihan langsung hanya
prosedurnya saja yang berbeda. Untuk lebih jelasnya, maka penulis
menyajikan pelaksanaan pengadaan Komputer dan Printer dengan metode
Penunjukan Langsung ini sebagai berikut :
ii. Perencanaan / Persiapan
Tahap perencanaan sangatlah penting karena merupakan salah
satu tahap pokok dalam manajemen strategi pengadaan. Hal ini
diungkapkan oleh Agung Riyadi, S.Sos, S.H, M.M selaku Pejabat
Pengadaan Barang/Jasa yang mengatakan sebagai berikut :
“…tahap perencanaan harus selalu dilaksanakan dengan
memperhatikan prosedur Keppres No. 80 Tahun 2003 yang
salah satunya adalah memilihPNS yang telah bersertifikasi”
Sesuai dengan berita acara persiapan Nomor 050.6 / 150, pada
tanggal 22 April 2009 pukul 08.00 di Ruang Rapat Bagian Organisasi
Setda Kota Surakarta, dilakukan rapat persiapan yang dihadiri oleh :
1. Singgih Yudoko, S.H : Pejabat Pembuat Komitmen (PPK)
2. Drs. Heri Purwoko : PPTK
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
92
3. Agung Riyadi, S.Sos, S.H, M.M : Pejabat Pengadaan Barang/Jasa
Maka Panitia yang terbentuk dari rapat tersebut adalah :
PPK : Singgih Yudoko, S.H
PPTK : Drs. Heri Purwoko (dari Bagian Organisasi)
Pejabat Pengadaan Barang/Jasa : Agung Riyadi, S.Sos, S.H, M.M
PPP : terdiri dari 3 orang dari Bagian Orgaisasi.
Pada rapat ini juga menentukan Pagu Anggaran sebesar Rp
15.000.000,00 (lima belas juta rupiah), sedangkan sumber dana untuk
pengadaan tersebut dibebankan pada APBD Kota Surakarta. Pada rapat
persiapan ini juga membahas tentang tata cara pengadaan / pekerjaan
yang harus disesuaikan dengan Keppres No.80 Tahun 2003 tentang
Pedoman Pengadaan Barang / Jasa Instansi Pemerintah, Jo Peraturan
Persiden Nomor 85 Tahun 2006 tentang Perubahan Keenam Atas
Keputusan Presiden Nomor 80 Tahun 2003
iii. Pelaksanaan Pengadaan
Pelaksanaan Penunjukan Langsung sama saja dengan
pemilihan langsung hanya prosedurnya saja yang berbeda. Untuk lebih
jelasnya, maka penulis menyajikan pengadaan Komputer dan Printer
dengan metode Penunjukan Langsung ini dengan tabelsebagai berikut :
Tabel III. 9
Pelaksanaan Kegiatan Pengadaan Barang/Jasa
Penyediaan Peralatan dan Perlengkaann Kantor
pada Bagian Organisasi Setda Kota Surakarta
Tahun Anggaran 2009
(Pengadaan Komputer Dan Printer)
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
93
NO KEGIATAN NOMOR TANGGAL Keterangan
1 Rapat
persiapan
050.6/150 22 April (Sudah dijelaskan di atas)
2 Undangan 005/149 22 April Ditujukan kepada CV. Victory Prima
Nusa dengan keperluan
Pengambilan Dokumen Pra
Kualifikasi. 3 Pengambilan
Dokumen
27-28
April Perwakilan Rekanan mengambil
dokumen Pra Kualifikasi 4 Pemasukan
Dokumen Pra
Kualifikasi
29 April Kegiatan ini dihadiri oleh :
1. Ir Katamso (direktur)
2. Agung Riyadi (Pejabat Pengadaan)
3. Ngesti (Staf Organisasi) 5 Evaluasi Pra
Kualifikasi 050.6/166 30 April Hasil PraKualifikasi:
1. Syarat Administrasi (Lulus)
2. Syarat Teknis Peralatan (Lulus)
3. Syarat Kemampuan Keuangan (Lulus)
4. Syarat Kemampuan/Pengalaman
Pekerjaan (Lulus) 6 Pengumuman
Hasil Pra
Kualifikasi
050.6/166.
A
30 April Dari Hasil Pra Kualifikasi tersebut,
maka CV. Victory LULUS
PRAKUALIFIKASI 7 Penjelasan /
Aanwijzing 050.6/168.
A
1 Mei Kegiatan ini meliputi:
1. Penjelasan Umum Tata Cara Pengadaan
2. Syarat-syarat dan Tata Cara pemasukan
penawaran 8 Berita Acara
Penjelasan /
Aanwijzing
050.6/168.
A
1 Mei Sebagai Arsip bahwa penjelasan telah
dilakukan, dan diketahui oleh
perwakilan dari rekanan 9 Pemasukan
Penawaran 053/PEN/
VPN/V/09
4 Mei Pemasukan penawaran harus sesuai
dengan metode/cara pemasukan
penawaran. Kegiatan ini dihadiri
langsung oleh Ir. Katamso sebagai
wakil dari CV. Victory Prima Nusa,
sebesar Rp 14.875.000,- 10 Pembukaan
Sampul
Penawaran
050.6/169.
A
4 Mei Kegiatan :
1. Rapat
2. Penutupan Kotak penawaran
3. Meneliti kelengkapan dok penawaran :
a. Harga penwaran (lengkap)
b. Surat penawaran (lengkap)
c. RAB (lengkap) 11 Evaluasi
Penawaran 050.6/170.
A
5 Mei Evaluasi dinyatkan lulus/memenuhi
syarat administrasi dan teknis 12 Negoisasi 050.6/171.A 6 Mei Pekerjaan yang diadakan Negoisasi
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
94
harga :
1 unit Komputer PC
2 unit printer Laserjet
Kesimpulan hasil negoisasi :
Pejabat Pengadaan Barang/jasa
menyepakati dan menyetujui Hasil
Negoisasi Harga sebesar
Rp14.725.000,- 13 Usulan
Penetapan
Rekanan
050.6/171.
B
7 Mei Dari Pejabat Pengadaan Kepada Pejabat
pembuat Komitmen. Berisi tentang
penetapan rekanan, alamat, besar
penawaran, harga negoisasi serta
spesifikasi barang 14 Penetapan
Rekanan 050.6/171.
C
8 Mei Berisi persetujuan usulan penetapan
rekanan dari Pejabat pengadaan
Barang/Jasa Bagian Organisasi Setda
Kota Surakarta 15 SKPPB 050.6/172 11 Mei Surat Keputusan pembuat Komitmen
tentang “Penunjukan Langsung
Pengadaan Penyediaan Peralatan Dan
Perlengkapan Perkantoran pada Bagian
Organisasi Setda Kota Surakarta Tahun
2009” 16 Penerbitan
Surat Kontrak 050.6/1.17
1/2009
12 Mei Berisi :
- Tujuan Kontak
- Lingkup Pekerjaan
- Dokumen Kontrak
- Jenis & Nilai Kontrak
- Jangka Waktu Pelaksanaan
- Pengawasan
- Tata Cara pembayaran
- Sanksi-sanksi,
- dll 17 Penerbitan
Surat
Perintah
Kerja
05.6/173 13 Mei Pejabat Pembuat Komitmen
memerintahkan kepada Rekanan untuk
melaksanakan pekerjaan. Pekerjaa ini
harus selesai dalam jangka waktu 15
hari terhitung mulai terbitnya SPK
Sumber : Berita Acara Kegiatan Pengadaan Barang/Jasa Penyediaan
Peralatan dan Perlengkapan Kantor Pada Bagian Organisasi Setda Kota
Surakarta Tahun Anggaran 2009
Dari pelaksanaan tersebut di atas, maka pelakasanaan
pengadaan barang/jasa di Bagian Organisasi Setda Kota Surakarta telah
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
95
berjalan sesuai dengan Keppres No. 80 Tahun 2003. Walaupun terjadi
ketidaksesuaian waktu antara jadwal dengan pelaksanaan, namun hal
tersebut tidak mempengaruhi jalannya pengadaan, karena
ketidaksesuaian tersebut demi efisiensi waktu dan biaya selama
pelaksanaan berlangsung. Hal tersebut justru menjadikan pengadaan
lebih cepat selesai dari waktu yang telah ditentukan.
iv. Penyerahan Pekerjaan dan Evaluasi
Penyerahan pekerjaan ini dituangkan dalam berita acara serah
terima pekerjaan dengan Nomor : 050.6/174, pada hari Rabu tanggal 13
Mei 2009. Ir. Katamso mewakili CV. Victory Prima Nusa sebagai
PIHAK PERTAMA, menyerhakan pekerjaan Pengadaan Penyediaan
Peralatan dan Perlengkapan Perkantoran berupa 1 unit Komputer PC, dan
2 unit Printer kepada Bapak Singgih Yudoko, S.H selaku Pejabat
Pembuat Komitmen Pengadaan Penyediaan Peralatan dan Perlengkapan
Perkantoran Bagian Organisasi Setda Kota Surakarta sebagai PIHAK
KEDUA.
Setelah penyerahan pekerjaan, pada tanggal 15 Mei 2009 telah
dibayarkan lunas sebesar Rp 14.725.000,-. Berita Acara pembayaran
diatur dengan Nomor 050.6/176. Dengan demikian pelaksanaan
pengadaan barang telah selesai.
Pengadaan ini diatur dalam SK No. 050.6/172 tentang
Penunjukan Langsung Pengadaan Penyediaan Peralatan dan
Perlengkapan Perkantoran pada Bagian Organisasi Setda Kota Surakarta
Tahun 2009. Pagu anggaran yang diajukan Panitia pengadaan adalah Rp
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
96
15.000.000,- sedangkan akhirnya mendapatkan harga Negoisasi Rp
14.725.000,-. Pengadaan barang peralatan kantor tersebut antara lain
Pengadaan Komputer dan Printer, Pengadaan komputer dan printer ini
bekerjasama dengan CV. Victory Prima Nusa. Evaluasi dari Panitia dari
pengadaan ini tidaklah banyak, karena pengadaan ini telah berjalan
lancar dari proses awal perencanaan, palaksanaan hingga penyerahan
pekerjaan yang dilakukan oleh rekanan telah sesuai dengan spesifikasi
harga barang serta dalam waktu yang lebih cepat dari yang telah
direncanakan.
Dari implementasi pengadaan barang di atas dapat diambil
kesimpulan bahwa Pengadaan barang tersebut menggunakan metode
Penunjukan Langsung karena menunjuk 1 (satu) penyedia barang/jasa
dengan cara melakukan negosiasi teknis maupun harga dan nilai
pengadaannya dibawah Rp. 50 Juta. Karena nilai tersebut dianggap
berskala kecil dengan nilai maksimum Rp50.000.000,00 (lima puluh juta
rupiah), penunjukan langsung pada peralatan kantor ini juga dikarenakan
mempertimbangkan untuk keperluan sendiri, teknologi sederhana, dan
resikonya kecil. Karena pengadaan tersebut berkisar 0 – 50 juta maka
hanya membutuhkan Pejabat Pengadaan sebanyak 1 orang, yaitu Bapak
Agung Riyadi, S.Sos, SH, MM.
Analisa penulis dari pengadaan tersebut di atas sudah
melakukan pelaksanaan Pengadaan barang / jasa secara baik dan benar
sesuai prosedur yang ada pada Keppres No 80 Tahun 2003. Dari urutan
prosedur yang ada pada Keppres serta jadwalnya juga telah selesai
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
97
walaupun tidak sesuai waktu, tapi pelaksanaannya lebih cepat dari waktu
yang ditentukan. Akan tetapi dari segi anggaran dirasa Pengadaan ini
kurang efisien dalam menentukan pagu anggaran hanya untuk
mengadakan 1 unit komputer dan 2 unit printer. Seharusnya anggaran
tersebut lebih bisa ditekan agar bisa menghemat APBD sebagai sumber
anggaran.
c. Pengadaan Jasa Konsultasi Sertifikasi & Standarisasi ISO bagi Unit
Pelayanan Publik
i. Prosedur Pengadaan menurut Keppres No. 80 Tahun 2003
Seperti biasa, Panitia Pengadaan Bagian Organisasi Setda Kota
Surakarta dalam melaksanakan kegiatan pengadaan barang/jasa
pelaksanaannya selalu mengacu pada Keppres No. 80 tahun 2003. Mulai dari
perencanaan hingga pelaksanaan. Adapun urutan pelaksanaannya disajikan
kesesuaian antara jadwal dengan prosedur yang ada, berikut adalah metoda
evaluasi kualitas, metode dua tahap yang digunakan dalam pengadaan
barang/jasa ini:
1) Pengumuman prakualifikasi;
2) Pengambilan dokumen prakualifikasi;
3) Pemasukan dokumen prakualifikasi;
4) Evaluasi prakualifikasi;
5) Penetapan hasil prakualifikasi;
6) Pengumuman hasil prakualifikasi;
7) Masa sanggah prakualifikasi;
8) Undangan kepada konsultan yang masuk daftar pendek;
9) Pengambilan dokumen seleksi umum;
10) Penjelasan;
11) Penyusunan berita acara penjelasan dokumen seleksi dan perubahaannya;
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
98
12) Tahap I, pemasukan penawaran administrasi dan teknis;
13) Pembukaan penawaran administrasi dan teknis;
14) Evaluasi administrasi dan teknis;
15) Penetapan peringkat teknis;
16) Pemberitahuan/pengumuman peringkat teknis (pemenang);
17) Masa sanggah;
18) Tahap II, mengundang peringkat teknis terbaik (pemenang) untuk
memasukkan penawaran biaya;
19) Pemasukan penawaran biaya;
20) Pembukaan penawaran biaya;
21) Klarifikasi dan negosiasi teknis dan biaya;
22) Penunjukan pemenang;
23) Penandatanganan kontrak
ii. Pelaksanaan Pengadaan
Bagian Organisasi Setda Kota Surakarta menggunakan jasa
konsultan ini bekerjasama dengan PT. AIMS PERDANA melakukan kegiatan
Jasa Konsultasi Standarisasi dan Sertifikasi ISO bagi unit Pelayanan Publik.
Oleh karena itu dalam perencanaannya harus melakukan pembentukan
panitia. Sesuai dengan SK No. 050/140 tanggal 15 April 2009 tentang
Penunjukan / Penetapan Panitia Pengadaan Barang/jasa Konsultan
Standarisasi ISO dan Sertifikasi ISO. Adapun panitia pengadaannya (Ketua,
Sekretaris, Anggota) adalah sebagai berikut :
PPK : Singgih Yudoko, SH (dari Bagian Organisasi)
PPTK : Heri Purwoko.JS,SH,MM (dari Bagian Organisasi)
Ketua : Dra. Setyowati, Apt (dari DKK)
Sekretaris : Agung Riyadi, S.Sos,SH.MM (dari Bagian Organisasi)
Anggota : Suyono, SH (dar Badan Lingkungan Hidup)
Tulus Widajat, SE. Msi (Bagian Pemerintahan Umum)
Nico Agus Putranto, SH (Bagian Umum Setda Surakarta)
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
99
PPP : terdiri dari 5 orang dari Bagian Hukum, Bagian Umum,
Bappeda, Bagian Keuangan dan Bagian Organisasi.
Pada proses ini, HPS dan pagu anggaran kebetulan sama yaitu Rp
352.000.000,-. Dan akhirnya mencapai harga negoisasi Rp 345.200.000,-.
Adapun metode yang digunakan adalah Seleksi Umum, karena pengadaan
tersebut bersifat tidak tergesa-gesa, mempunyai resiko yang tidak kecil, dan
memerlukan biaya di atas 100 juta, selain itu dalam pemilihannya terbuka
bagi umum, sehingga tidak menutup kemungkinan bagi para konsultan untuk
memberikan jasanya. Sesuai dengan Keppres No 80 Tahun 2003 bahwa
Pengadaan Jasa Konsultan di atas 100 juta perlu diumumkan pada koran
tingkat nasional. Yang pada Pengadaan ISO ini diterbitkan pada koran Media
Indonesia tanggal 22 Juni 2009. Hal ini dilakukan untuk menghindari suatu
persaingan yag tidak sehat antara penyedia barang dan jasa. Dari sini dapat
dikatakan bahwa dengan metode seleksi umum ini Bagian Organisasi setda
Kota Surakarta melakukan Jasa Konsultasi dengan benar dan sesuai Keppres
No. 80 tahun 2003, sehingga bisa dikatakan akuntabilitas dan transparansinya
sudah terpenuhi.
Penulis menyajikan jadwal Pengadaan Barang/Jasa Konsultasi
Standarisasi dan Sertifikasi ISO bagi unit Pelayanan Publik di bawah ini
dengan maksud untuk mamaparkan garis besar pelaksanaan Pengadaan Jasa
Konsultasi, serta membandingkan pengadaan barang/jasa dengan metode
seleksi umum di Bagian Organisasi dengan Prosedur yang telah diatur dalam
Keppres No. 80 Tahun 2003, apakah sudah sesuai atau belum.
Jadwal pelaksanaan Pengadaan Barang/ Jasa Konsultasi Standarisasi
dan Sertifikasi ISO bagi unit Pelayanan Publik terdapat pada lampiran.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
100
Berdasarkan uraian 3 kegiatan Pengadaan barang di atas maka
dapat diketahui bahwa pada dasarnya pelaksanaan Pengadaan Barang di
Bagian Organisasi Setda Kota Surakarta Tahun 2009 telah sesuai peraturan
karena berdasarkan data-data yang diperoleh, prosedur-prosedur yang
ditempuh oleh Bagian Organisasi Setda Kota Surakarta telah dilakukan sesuai
dengan ketentuan di Keppres Nomor 80 Tahun 2003 Bab II pasal 20. Dari segi
kuantitas barang, semua terpenuhi tanpa adanya suatu kekurangan, sedangkan
dari segi kualitas, ketiga pengadaan tersebut bisa dikatakan memiliki kualitas
yang baik dan telah memenuhi standar.
Dari keseluruhan pelaksanaan pengadaan barang/jasa yang
dilaksanakan Bagian Organisasi Setda Kota Surakarta telah memenuhi
prosedur yang diatur dalam Keppres No 80 Tahun 2003. Dari segi kepanitiaan,
pengadaan ini dilaksanakan oleh karyawan yang bersertifikasi dan dibantu oleh
staf instansi terkait. Sehingga dalam melaksanakan pengadaan barang/jasa
telah memenuhi syarat, memiliki integritas moral, serta memahami apa yang
telah dicantumkan dalam Keppres No.80 tahun 2003.
Hal ini bisa dikatakan sudah mencapai nilai strategis yang
diinginkan. Dengan mematuhi prosedur yang ada, maka Bagian Organisasi
Setda Kota Surakarta telah menjalankan manajemen strategis pengadaan
barang, karena pada dasarnya manajemen strategis adalah cara strategis dalam
memilih beberapa strategi yang ada sesuai dengan kondisi lingkungan. Dengan
demikian tujuan diberlakukannya Keputusan Presiden ini adalah agar
pelaksanaan pengadaan barang/jasa ketiga pengadaan barang/jasa tersebut yang
sebagian atau seluruhnya dibiayai APBN/APBD dilakukan secara efisien,
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
101
efektif, terbuka dan bersaing, transparan, adil/tidak diskriminatif, dan akuntabel
sudah tercapai.
Dari segala pelaksanaan pengadaan barang/jasa di atas, penulis
mencoba melakukan pembahasan hasil penelitian dengan konsep yang menjadi
landasan teori.
Dari segi manajemen, melihat secara garis besar cara pengadaan di
Bagian Organisasi Setda Kota Surakarta sudah sesuai dengan apa yang
dikatakan oleh Ricky W. Griffin yang mendefinisikan manajemen sebagai
sebuah proses perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, dan
pengontrolan sumber daya untuk mencapai sasaran (goals) secara efektif dan
efesien.
Sedangkan dari konsep strategi, cara Panitia mengatur
perencanaan, pemilihan strategi dengan memilih metode-metode, serta alokasi
dana/anggaran telah sesuai dengan Konsep strategi menurut Chandler (1962)
dalam Freddy Rangkuti yang mengungkapkan bahwa Strategi merupakan alat
untuk mencapai tujuan perusahaan dalam kaitannya dengan tujuan jangka
panjang, program tindak lanjut, serta prioritas alokasi sumber daya. Jadi dalam
konsep ini, strategi direncanakan atau dibuat untuk kebutuhan organisasi dalam
jangka panjang dengan mengutamakan kekuatan dari sumber daya yang
dimiliki.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
102
BAB IV
PENUTUP
A. Kesimpulan
Berdasarkan hasil penelitian maka dapat disimpulkan bahwa
secara umum implementasi Keputusan Presiden Republik Indonesia nomor 80
tahun 2003 tentang Pedoman Pengadaan barang/ jasa Pemerintah di Bagian
Organisasi Setda Kota Surakarta telah dilaksanakan sesuai dengan petunjuk
pelaksanaannya. Keseluruhan tahapan-tahapan dalam proses implementasi
telah dilakukan dengan baik.
Secara lebih terperinci kesimpulan tersebut diuraikan sebagai
berikut :
1. Tahap perencanaan sudah dilakukan berbagai upaya seperti identifikasi
kebutuhan masing-masing unit kerja, pembentukan Panitia Pengadaan
barang/ jasa, hingga penyiapan segala berkas administrasi dan dokumen
untuk pengadaan sampai pada penyusunan jadwal. Hal tersebut sudah
mencakup 3 pengadaan yang diteliti oleh penulis. Dari rangkaian
perencanaan tersebut, maka dari segi perencanaan bisa dikatakan telah
berhasil, karena telah melaksanakan kegiatannya sesuai urutan prosedur
yang ada dalam Keppres No 80 Tahun 2003. Namun untuk perencanan
anggaran penulis menemukan pengadaan yang dirasa berlebihan dalam
menentukan anggaran. Karena apabila dinilai dari harga barang beserta
pajaknya dengan spesifikasi seperti itu, pengadaan tersebut terlalu besar
anggarannya. Dikhawatirkan hal tersebut bisa mengurangi nilai efisiensi
anggaran dan menyebabkan pemborosan kas.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
103
2. Tahap pelaksanaan dari ketiga pengadaan tersebut telah dibandingkan oleh
penulis dengan Keppres No. 80 tahun 2003, dan kesimpulan penulis
mengenai tata cara implementasi pengadaan barang di Bagian Organisasi
telah sesuai urutan prosedur. Sedangkan pelaksanaan pekerjaan dimulai
setalah berhasil memilih rekanan untuk pengadaan hingga dibuatnya
kontrak kerjasama dan terbitnya Surat Perintah Kerja (SPK) bagi rekanan
yang ditunjuk. Hal tersebut juga telah sesuai dengan Keppres.
3. Tahap evaluasi dilakukan dengan pencocokan barang yang dibeli dengan
pesanan yang datang dari rekanan. Untuk keperluan ini ditangani oleh
Panitia Pemeriksa Pekerjaan (PPP) untuk menerima baran/jasa yang
dipesan. Hasil evaluasi menunjukkan bahwa selama tahun 2009 semua
pesanan yang diajukan oleh rekanan telah memenuhi persyaratan seperti
yang dipesan, baik dari sisi kualitas maupun kauntitas
4. Beberapa hambatan yang ditemukan selama proses implementasi keppres
(sebelum pengajuan pengadaan, selama pengadaan, dan setelah
pengadaan).
Hambatan sebelum pengajuan pengadaan biasanya terjadi dari segi anggaran,
karena tidak semua pengajuan pengadaan yang diajukan oleh Bagian
Organisasi dikabulkan oleh Bagian Keuangan.
Sedangkan hambatan lainnya adalah dari segi kepanitiaan, minimnya SDM
yang bersertifikasi menjadi hal yang perlu diperhatikan, karena hanya
memiliki 1 karyawan yang bersertifikasi sehingga masih membutuhkan
personil dari instansi lain. Tapi hal tersebut masih bisa diatasi selama
pelaksanaan pengadaan, karena Bagian Organisasi memiliki banyak staf
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
104
yang berpengalaman dalam hal pengadaan barang yang juga pernah
mengikuti diklat pengadaan barang. Sedangkan setelah pengadaan tidak
ditemukan adanya hambatan yang berarti. Hambatan selanjutnya
bersumber dari rekanan, terkadang dalam satu praktek pengadaan barang
terjadi konspirasi dari rekanan yang cederung terjadi kesengajaan
memenangkan salah satu rekanan, sehingga terjadi praktek kolusi dalam
praktek pengadaan barang tersebut. Namun hal tersebut bukan menjadi
masalah yang signifikan karena pihak instansi hanya hanya membutuhkan
barang yang sesuai standar.
5. Dari sisi kepatuhan disimpulkan bahwa para pelaksana telah mematuhi
Keppres tersebut, sehingga proses implementasi bisa berjalan seperti yang
diharapkan. Pelaksana cukup mempunyai komitmen untuk
mengimplementasikan Keppres tersebut. Mereka telah memahami
substansi Keppres dengan baik dan benar.
6. Sedangkan dari standar kualitas dan kesesuaian barang tidak menjadi
masalah, karena spesifikasi barang telah diatur dalam Buku Besar
Standarisasi Index Biaya Kegiatan, Pemeliharaan, Pengadaan dan
Honorarium serta Harga Satuan Bangunan. Dari segi ketepatan waktu juga
tidak terjadi keterlambatan yang bisa menghambat kinerja karyawan.
Dari keseluruhan kesimpulan tersebut, pada Bagian Organisasi
Setda Kota Surakarta rata-rata telah mematuhi prosedur yang berlaku dan
berusaha melaksanakan Prinsip Dasar Pengadaan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
105
B. Saran
1. Perlu adanya keikutsertaan dalam diklat pengadaan barang dan jasa untuk
memperoleh sertifikasi yang merupakan syarat panitia pengadaan.
2. Selain itu penyedia barang dan jasa juga harus memahami peraturan
dengan memenuhi persyaratan pendaftaran yang diajukan dalam prosedur
pengadaan sehingga dapat berkompetisi dengan penyedia barang dan jasa
lainnya secara sehat.
3. Mengembangkan kapasitas jajaran staf/karyawan melalui pelaksanaan
rangkaian lokakarya yang intensif untuk mematuhi Keppres No. 80 Tahun
2003, khususnya kepada staf yang terlibat dalam pengadaan (termasuk
Pimpro dan anggota Panitia Lelang) dan memberikan sertifikat
profesional, sesuai dengan Keppres tersebut.
4. Sebaiknya pelaksanaan pengadaan barang dan jasa dilakukan dengan
perencanaan yang matang dan alokasi dana yang tepat sehingga tidak
mengorbankan kualitas dan membuang percuma anggaran serta selalu
mengutamakan pelayanan kepada masyarakat dan mengacu pada rencana
strategis
5. Setiap pengadaan barang/jasa hendaknya selalu membuat pemasangan
alokasi dana yang realistis.
6. Apabila mengadakan barang/jasa hendaknya tidak mengada-ada barang
yang sudah tersedia, agar tidak menyebabkan pembengkakan anggran
Pelaksanaan Pengadaan Barang dan Jasa antara tahun 2008-
2009 telah berjalan. Namun demikian dimasa-masa akan datang perlu
dtingkatkan terutama agenda yang belum tuntas pada tahun sebelumnya dan
tahun yang sedang berjalan.