MANAJEMEN TATA USAHA SEKOLAH

Pemerintah Provinsi Jawa TimurDINAS PENDIDIKANJl.Gentengkali 33 Telp. 5342705-5342709 Surabaya 60275

MANAJEMEN TATA USAHA SEKOLAH

Manajemen TASADMINISTRASI PERSURATAN DAN KEARSIPAN (KESEKRETARIATAN)ADMINISTRASI KURIKULUM DAN PROGRAM PEMBELAJARANADMINISTRASI KESISWAANADMINISTRASI SARANA DAN PRASARANAADMINISTRASI KEUANGANADMINISTRASI KEPEGAWAIANADMINISTRASI HUBUNGAN SEKOLAH DAN MASYARAKAT ADMINISTRASI PERSURATAN DAN KEARSIPAN (KESEKRETARIATAN)Fungsi surat (1) wakil dari pengirim/penulis, (2) bahan pembukti, (3) pedoman dalam mengambil tindakan lebih lanjut, (4) alat pengukur kegiatan organisasi, dan (5) sarana memperpendek jarak serta menyingkat waktu.

Syarat-Syarat Surat Dinas yang Baik

(1) obyektif, (2) sistematika, (3) singkat, (4) jelas, (5) sopan, fisik menarik (kualitas kertas, bentuk surat, ketikan dan sebagainya).

Sesuaikan dengan petunjuk dari kab/kota

Bahasa Surat

Menggunakan kata yang minim, dapat dimengerti artinya oleh penulis surat.Penulis yakin bahwa bahasa yang digunakan juga dimengerti oleh penerima surat.Menggunakan bahasa Indonesia baku ( baik dan benar )Kata yang dipergunakan: (1) sederhana, (2) umum, (3) bahasa Indonesia. Sedapat mungkin menghindari kata-kata dari bahasa asing.

Bagian Surat

meliputi: (1) kepala surat, (2) tanggal surat, (8) salam penutup, (3) nomor surat, (9) nama jabatan pengirim (4) perihal, surat (5) alamat, (10) tempat tanda tangan/ (6) salam pembuka, stempel (7) isi surat, (11) nama pengirim surat, (12) tembusan Kesekretariatan

segala kegiatan yang dilakukan oleh sekretariat (menyatakan kegiatan dan tata kerjanya).Administrasi kesekretariatan kegiatan yang yang berhubungan dengan pengelolaan sumber daya (fisik & nonfisik) memfasilitasi berbagai jenis layanan dalam memperlancar kegiatan operasional, atau...kegiatan unit organisasi lini guna mencapai visi dan misinya secara efektif di mana unsur akuntabilitas dapat terpenuhi.

Permendiknas No. 24 th 2007 ( Sarpras) Sebuah SD/MI sekurang-kurangnya memiliki ruang kelas,ruang perpustakaan,laboratorium IPA,ruang pimpinan,ruang guru,tempat beribadah,ruang UKS,jamban,gudang,ruang sirkulasi,tempat bermain/berolahraga.

Ruang lingkup adm. Kesekretariatan adm perkantoran, kepegawaian, keuangan, materiil dan kehumasan perlu menerapkan fungsi manajemen

Perencanaan Pengkoordinasian Penggerakkan Pengawasan Pelaporan. ADMINISTRASI KURIKULUM DAN PROGRAM PEMBELAJARAN

meliputi dokumenStandar Isi Standar Kompetensi LulusanStandar Penilaian PendidikanPerangkat Pembelajaran

ADMINISTRASI KESISWAAN

Tujuan administrasi kesiswaan adalah mengatur kegiatan-kegiatan peserta didik dari mulai masuk sekolah sampai lulus sekolah

Ruang Lingkup

(1) Perencanaan peserta didik (2) pemilahan data siswa,(3) pengisian format data siswa(4) buku klaper (buku induk siswa),

(5) daftar kehadiran siswa, (6) daftar kelas/leger, (7) buku kemajuan siswa/jurnal, (8) Nominasi siswa (8355), (9) Buku mutasi siswa, (10) Nominasi peserta UAS/UNAS (US 1), (11) Dokumen penyerahan STTB, (12) Tata tertib siswa, (13) Papan absen kelas, (14) Papan data, (15) Kohort

Administrasi Pembinaan Kesiswaan

Materi dan Jalur Pembinaan KesiswaanOrganisasi KesiswaanPelatihan KepemimpinanKegiatan EkstrakurikulerKegiatan Wawasan Wiyatamandala

ADMINISTRASI SARANA DAN PRASARANA

semua kegiatan pencatatan yang berkenaan dengan perencanaan,pengadaan, penyimpanan, pemanfaatan, penyaluran, dan penghapusan barang-barang yang ada di sekolah agar dapat digunakan sesuai dengan fungsinya.Tujuan Administrasi Perlengkapan

untuk memberikan layanan secara profesional di bidang sarana dan prasarana pendidikan dalam rangka terselenggaranya proses pembelajaran di sekolah secara efektif dan efisien.Prinsip-Prinsip Administrasi Perlengkapan

(1) pencapaian tujuan, (2) efisiensi, (3) administratif, (4) kejelasan tanggung jawab, (5) kekohesifanRuang Lingkup Administrasi Perlengkapan

(1) perencanaan (perencanaan kebutuhan dan biaya), (2) pengadaan, (3) penyimpanan dan penyaluran, (4) pengaturan tata letak dan pendayagunaan, (5) pemeliharaan perlengkapan, dan(6) penginventarisasian dan penghapusan.

Perencanaan Perlengkapan

diperhatikan keadaan inventaris pada tahun-tahun sebelumnya. dibuat untuk jangka waktu satu tahun anggaran. disusun rencana biaya yang meliputi biaya-biaya pengadaan, penyimpanan, pemeliharaan, penyaluran, penginventarisan, dan penghapusan agar jangan sampai ada kegiatan yang tertinggal dalam penghitungan biaya yang diperlukanPengadaan Perlengkapan

buku, alat kantor, dan alat pendidikan, perabot, bangunan, dan tanah pelaksanaannya harus dilakukan sesuai dengan ketentuan yang berlaku. dapat dilakukan dengan membeli, menyewa, sewa beli, hibah, dan membuat sendiri

Penyimpanan, Pengurusan, dan Penyaluran Perlengkapan

ditunjuk seorang petugas urusan perlengkapan semua kegiatan yang meliputi: menerima, menyimpan, dan mengeluarkan barang di/dari gudang. Semua perlengkapan yang dibeli dan/atau diterima perlu dicatat dalam buku khusus.

Laporan Administrasi Perlengkapan

secara berkala keadaan barang-barang yang diterima dan dikeluarkan serta hal ikhwal yang terjadi dalam gudang (kerusakan atau kehilangan)

Pengaturan Tata Letak, dan Pendayagunaan, Perlengkapan Sekolah

mencakup pengaturan barang-barang yang digunakan oleh sekolah, bergerak maupun yang tidak bergerak,diatur sesuai dengan pedoman/ketentuan yang berlaku, menggunakan prinsip TELER yaitu: Tertib, Efektif, Luwes, Efisien, dan Rapih.

Pemeliharaan Perlengkapan

berkesinambungan, agar barang tetap dalam keadaan baik dan siap untuk dipakai. dibedakan atas: (1) pemeliharaan sehari-hari, (2) pemeliharaan berkala.

Penginventarisan

pencatatan atau pendaftaran barang-barang milik negara (yang dikuasai sekolah) secara tertib dan tertur menurut ketentuan dan tta cara yang berlaku. Barang inventaris sekolah semua barang milik negara (yang dikuasai sekolah) baik yang diadakan/dibeli melalui dana APBN, BOS, Komite Sekolah maupun diperoleh sebagai hadiah atau hibah, dan hasil usaha pembuatan sendiri di sekolah guna menunjang kelancaran proses belajar mengajar.

Penginventarisan pencatatan atau pendaftaran barang-barang milik negara (yang dikuasai sekolah) secara tertib dan tertur menurut ketentuan dan tta cara yang berlaku. Barang inventaris sekolah semua barang milik negara (yang dikuasai sekolah) baik yang diadakan/dibeli melalui dana APBN, BOS, Komite Sekolah maupun diperoleh sebagai hadiah atau hibah, dan hasil usaha pembuatan sendiri di sekolah guna menunjang kelancaran proses belajar mengajar. Tiap sekolah wajib menyelenggarakan penginventarisan barang secara teratur, tertib, dan lengkap. Kepala Sekolah melakukan dan bertanggung jawab atas terlaksananya penginventarisan fisik dan pengisian daftar inventaris barang milik negara yang ada di sekolah termasuk mengusahakan/mengurus tanda bukti hak pemilikan tanah/sertifikat.

Pengadministrasian Barang Inventaris

dilakukan dalam

Buku Induk Barang Inventaris, Buku Golongan Barang Inventaris, Buku Catatan barang Noninventaris, Daftar Laporan Triwulan Mutasi Barang Inventaris, dan Daftar Rekap Barang Inventaris.

pelepasan sesuatu barang dari pemilikan tanggung jawab pengurusannya oleh pemerintah. pelepasan sesuatu barang dari daftar inventaris yang ada di sekolah sesuai dengan peraturan dan tata cara yang berlaku.

Penghapusan

Tujuan Penghapusan

(1) mencegah pemborosan, (2) membebaskan ruangan dari penumpukan.

Syarat-syarat barang inventaris yang dapat dihapuskan : sekurang-kurangnya (salah satu syarat) : (1) rusak berat, (2) biaya yang besar, (3) tidak seimbang dengan biaya pemeliharaan; (4) out to date, dan (5) hilang.

ADMINISTRASI KEUANGAN

Kelengkapan Administrasi

Kutipan Daftar Isian Pengeluaran Anggaran (DIPA): (menyangkut perincian biaya-biaya yang diperlukan oleh sekolah yang bersangkutan)Buku Register Surat Perintah Membayar (SPM)Buku Pembantu/buku harian (melakukan pencatatn sirkulasi yang terjadi setiap hari, baik pengeluaran maupun penerimaan)Buku Kas Umum (mencatat setiap penerimaan dan pengeluaran uang)

Laporan Keuangan

per triwulan dan per tahunPengaturan dan pengisian format dilakukan sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

Rencana Anggaran Pendapatan dan Belanja Sekolah (RAPBS)disusun oleh Kepala Sekolah bersama Wakil Kepala Sekolah dan Kepala Urusan dibantu oleh guru dan tenaga tata usaha yang ditunjuk.

Sumber-Sumber Pembiayaan Pendidikan di Sekolah jumlahnya berbeda-beda sesuai dengan lokasi dan lingkungannya. Secara umum sumber pembiayaan pendidikan di sekolah terdiri dari: Pembangunan, rutin, BOS, Pemda, dan donatur.ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN

mencakup penetapan norma, standar, prosedur, pengangkatan, pembinaan, penatalaksanaan, kesejahteraan, dan pemberhentian tenaga kependidikan sekolah agar dapat melaksanakan tugas dan fungsinya dalam mencapai tujuan sekolah.Tujuan administrasi kepegawaianuntuk mewujudkan keseragaman perlakuan hukum bagi tenaga kependidikan sekolah dasar dalam melaksanakan tugas dan fungsi, wewenang dan tanggung jawabnya sesuai dengan ketentuan perundang-undangan yang berlaku.

Penyusunan Formasi

UU RI No. 43 Th. 1999 tentang Perubahan Atas UU No. 8 Th. 1974 tentang Pokok-pokok Kepegawaian Pasal 15 ayat: (1). Jumlah dan susunan pangkat Pegawai Negeri Sipil yang diperlukan ditetapkan dalam formasi. (2). Formasi sebagaimana dimaksud dalam ayat (1). ditetapkan untuk jangka waktu tertentu berdasarkan jenis, sifat, dan beban kerja yang harus dilaksanakan.

Penyusunan Formasi

UU RI No. 43 Th. 1999 tentang Perubahan Atas UU No. 8 Th. 1974 tentang Pokok-pokok Kepegawaian Pasal 15 ayat: (1). Jumlah dan susunan pangkat Pegawai Negeri Sipil yang diperlukan ditetapkan dalam formasi. (2). Formasi sebagaimana dimaksud dalam ayat (1). ditetapkan untuk jangka waktu tertentu berdasarkan jenis, sifat, dan beban kerja yang harus dilaksanakan.

Jenis Tenaga SD1 orang minimal S1 kependidikan, 1 guru untuk setiap kelas/rombel, 1 guru agama sesuai agama siswa, 1 guru penjas dan kesehatan, 1 petugas TU minimal SMK Administrasi Perkantoran, 1 guru mulok, 1 pejaga/kebersihan minimal SLTP sederajat, 1 tenaga fungsional: BP, pustakawan, lab, teknisi.

Pembinaan Pegawai

dilakukan oleh kepala sekolah (1) pengusulan untuk mengikuti pelatihan prajabatan bagi sekolah negeri, sedangkan untuk sekolah swasta melalui masa percobaan; (2) pengusulan untuk mengadakan sendiri pelatihan kemampuan profesional; (3) pembinaan secara rutin; (4) pemberian penghargaan, (5) pembinaan disiplin tenaga kependidikan (Lihat PP30 Tahun 1980 ada 26 kewajiban dan 18 larangan bagi PNS); (6) penjaminan terlaksananya hak tenaga kependidikan antara lain cuti dan kepengurusan kenaikan pangkat pengusulan penghargaan; dan (7) pembuatan DP3.

Pemberhentian dan Pemensiunan

diatur dengan Peraturan Pemerintah Nomor 9 Tahun 2003 tentang Wewenang Pengangkatan, Pemindahan, dan Pemberhentian pegawai Pembina Utama Muda (golongan IV/c) sampai Pembina Utama (golongan IV/e) yang berhak memberhentikan adalah presiden

Pemberhentian PNS pusat yang berpangkat Pembina (golongan IV/a) sampai Pembina Tingkat I (golongan IV/b) oleh Menteri di lingkungan masing-masing, Penata Tingkat I (golongan III/d) ditetapkan oleh pejabat di bawahnya

PNS daerah yang berpangkat Pembina Tingkat I (golongan IV/b) ke bawah ditetapkan oleh Pembina Pegawai di Daerah. Khusus untuk pemberhentian PNS pusat dan daerah karena mencapai batas usia pensiun, tewas, meningal dunia, cacat karena dinas oleh Kepala BKN.

Terima kasihSemoga bermanfaat dalam melaksanakan tugas