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carpetas Nivel carpetas Nivel InicialInicial

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¿¿Cómo y dónde guardamos nuestros trabajosCómo y dónde guardamos nuestros trabajos??Cuando comenzamos a trabajar con computadoras el manejo de archivos es algo que debemos conocer a fondo. Es muy importante que desde el principio nos acostumbremos a organizar nuestros documentos, ya sea los que nosotros mismos creamos mediante los programas procesadores de texto, de gráficos, planillas de cálculo, etc, como los que llegan a nuestras manos provenientes de otras computadoras.Para guardar organizadamente los documentos en nuestra computadora contamos con Unidades de almacenamiento. Algunas Unidades de almacenamiento son fijas (como el disco rígido que tenemos instalado en el CPU) y otras son removibles o extraíbles, como por ejemplo los diskettes (discos de 3,5 pulgadas), los CD y los DVD (discos ópticos) y también los dispositivos de memoria flash (pendrives que se conectan a un puerto USB de la PC). También existen Discos rígidos extraíbles, aunque comúnmente se trata de dispositivos fijos.

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El disco rígido almacena casi toda la información que manejamos al trabajar con una computadora. En él se aloja, por ejemplo, el sistema operativo que permite arrancar la máquina, los programas, los archivos de texto, imagen...Un disco rígido está formado por varios discos apilados sobre los que se mueve una pequeña cabeza magnética que graba y lee la información.

La unidad de 3,5 pulgadas permite intercambiar información utilizando disquetes magnéticos de 1,44 Mb de capacidad. Aunque la capacidad de soporte es muy limitada si tenemos en cuenta las necesidades de las aplicaciones actuales se siguen utilizando para intercambiar archivos pequeños, pues pueden borrarse y reescribirse cuantas veces se desee de una manera muy cómoda, aunque la transferencia de información es bastante lenta si la comparamos con otros soportes, como el disco rígido o un CD-ROM. Esto último ha hecho que actualmente este medio de almacenamiento sea considerado absolutamente obsoleto…

CD-ROM/DVD: Las unidades de CD-ROM y las de DVD permiten utilizar discos ópticos de una mayor capacidad que los disquetes de 3,5 pulgadas (hasta 700 Mb los CD y hasta 4,5 Gb los DVD). Ésta es su principal ventaja, pues se han convertido en el estándar para distribuir sistemas operativos, aplicaciones, etc.El uso de estas unidades está muy extendido, ya que también permiten leer los discos compactos de audio.

Cada una de las Unidades de almacenamiento tiene una estructura lógica de carpetas. Para entenderlo fácilmente debemos imaginarnos que cada una es como una gran carpeta que puede contener otras más en su interior (subcarpetas), y así sucesivamente.

Para visualizar cuántas unidades tenemos disponibles en nuestra computadora y de qué tipo son cada una de ellas, debemos abrir la ventana Mi PC, (desde el Menú Inicio o desde el Acceso directo que hallamos en el escritorio).

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Memoria USB: es un pequeño dispositivo de almacenamiento que utiliza memoria flash para guardar la información. Son resistentes a los rasguños y al polvo que han afectado a las formas previas de almacenamiento portátil, como los CD y los disquetes.Estas memorias se han convertido en el sistema de almacenamiento y transporte personal de datos más utilizado, desplazando en este uso a los tradicionales disquetes, y a los CDs. Se pueden encontrar en el mercado fácilmente memorias de 1, 2, 4, 8 GB o más (esto supone, como mínimo el equivalente a unos 1000 disquetes).

Supongamos que tenemos un trabajo en ejecución, por ejemplo un documento de texto creado con MS-Word o con OpenOffice Writer. Luego de tipear el texto y darle la forma deseada nos decidimos a guardarlo en nuestra computadora. Debemos recurrir a la utilidad de Guardar, que puede ser activada desde el icono correspondiente de la Barra de herramientas o desde el Menú Archivo. En ambos casos se abrirá la ventana de guardado del documento.

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Todos los programas tienen un menú llamado Archivo. Cuando lo presionamos muestra un listado de opciones dentro de las cuales podemos elegir Guardar, entonces nos mostrará una ventana pequeña donde pregunta dónde queremos guardar nuestro trabajo (Guardar en) y el nombre con que lo queremos guardar (Nombre de archivo). Esta es la ventana que se llama Guardar como

Una vez que indicamos lugar (la carpeta donde lo vayamos a guardar) y nombre del archivo debemos presionar el botón Guardar, para que nuestro trabajo quede archivado.Si nos arrepentimos o falta agregar algo al trabajo debemos presionar Cancelar para que desaparezca la ventana Guardar como.

Si estamos trabajando en OpenOffice la ventana que se abrirá será muy parecida:

Si optamos la opción Sí (Guardar) se abrirá la ventana Guardar como para proceder a definir lugar y nombre del trabajo y guardarlo en nuestra computadora.

Si en cambio presionamos el botón No (Rechazar) el trabajo se cerrará sin haberlo guardado y se perderá.

Si optamos por presionar el botón Cancelar se cerrará el cuadro de opciones pero no se cerrará el programa que estamos utilizando para crear el documento, por lo tanto podremos seguir trabajando en él hasta que decidamos guardarlo o bien descartarlo.

¿Cuándo utilizamos la opción “Archivo” – “Guardar como?¿Cuándo utilizamos la opción “Archivo” – “Guardar como?

Luego de abrir un archivo y de efectuarle modificaciones, cuando vamos a Archivo – Guardar no se abrirá la ventana Guardar como sino que, al estar ya guardado de antemano, lo que hace la opción Guardar es agregarle las modificaciones efectuadas al trabajo sin desplegar ninguna pantalla de aviso, perdiéndose la versión guardada que es reemplazada por la nueva versión del trabajo. Entonces, si necesitamos guardar el resultado de esas modificaciones como un nuevo archivo, o quizás guardar el mismo trabajo original pero con otro nombre o en otra ubicación vamos a necesitar la opción Archivo – Guardar como.

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Para tener en cuenta: Si estamos creando un trabajo y cerramos el programa sin antes guardarlo nos pedirá que lo guardemos mostrándonos un cuadro de opciones como el siguiente

Tanto en MS-Word como en OpenOffice Writer las opciones del menú Archivo son muy similares

¿¿Dónde guardar los trabajosDónde guardar los trabajos??

La carpeta predeterminada por el Sistema Operativo Windows para guardar los documentos es justamente Mis documentos. Puede que sea una buena opción a la hora de ser organizados, pero de ninguna manera significa que sea obligatorio. Entonces, al momento de guardar el documento deberemos definir (desplegando el menú Guardar en) en qué unidad de almacenamiento y dentro de ésta, en qué carpeta deseamos hacerlo.

Buscar un trabajo que estáBuscar un trabajo que está guardado en nuestra computadora guardado en nuestra computadora

Cuando no recordamos dónde guardamos un archivo contamos con la herramienta Buscar que encontraremos en el Menú Inicio – Programas (o Todos los programas) - Buscar

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A las unidades de almacenamiento se les asigna una letra. Suele ser lo más común: (A:) la disquetera, (C:) el disco rígido principal (porque puede haber más de uno), y de ahí en más las siguientes unidades de almacenamiento llevarán la letra que corresponda, en orden consecutivo.

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Se nos abrirá un panel de búsqueda donde definiremos el nombre (o parte de él) del archivo o carpeta que estamos buscando.También podemos incluir algunas palabras que creamos que están incluidas en el nombre del archivo o de la carpeta buscada (opción “Con el texto:”)

Deberemos definir en qué unidad de almacenamiento o carpeta buscar (opción “Buscar en:”)

Si la carpeta en la cual decidimos buscar no está a la vista tenemos debajo del árbol de carpetas desplegado como se ve en la imagen la opción Examinar, que nos permitirá “navegar” por la estructura de discos y carpetas de nuestra computadora hasta hallar la ubicación seleccionada donde buscar.

Una vez que definimos los parámetros de búsqueda presionamos el botón Buscar y el resultado de la búsqueda (los elementos que coinciden con dichos parámetros) aparecerán en el panel de la derecha de la ventana donde estamos trabajando.Podremos abrir el archivo directamente desde ahí con doble clic además de que se nos muestra la información de la carpeta donde está ubicado.

Crear una nueva carpetaCrear una nueva carpeta

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Nos ubicamos en la carpeta dentro de la cual vamos a ubicar la nueva

Vamos a Archivo – Nuevo – Nueva carpeta

Aparece la nueva carpeta con el nombre Nueva carpeta en azul, para que tipeemos el nombre que deseemos darle

Cambiar el nombre a un archivoCambiar el nombre a un archivo

Seleccionar archivosSeleccionar archivos

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Para cambiar el nombre de un archivo (o de una carpeta) lo seleccionamos, vamos a Archivo – Cambiar nombre y cuando el nombre aparece resaltado con color escribimos el nuevo nombre

Si queremos seleccionar un solo archivo simplemente hacemos clic sobre él. Al colorearse nos está indicando que está seleccionado

Seleccionar un conjunto de archivos adyacentes: Clic + (Shift)

Seleccionar un conjunto de archivos no adyacentes: Clic + (Ctrl)

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Resumiendo:

En cambio si queremos seleccionar un conjunto de archivos adyacentes hacemos clic en el primero – presionamos la tecla <Shift> (Mayúsculas) y sin soltarla hacemos clic en el último archivo que queremos seleccionar.De esta forma se habrá seleccionado un conjunto de archivos

Si los archivos que queremos seleccionar no están agrupados en un conjunto sino que queremos elegir algunos sí y otros no lo que haremos es clic en el primero, luego presionamos la tecla <Ctrl> (Control) y sin soltarla vamos haciendo clic en cada archivo a seleccionar.De la misma forma si hacemos clic en uno de los archivos seleccionados lo quitaremos de la selección.

Eliminar archivosEliminar archivos

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Para eliminar un archivo lo seleccionamos haciendo clic sobre él y luego vamos al Menú Archivo – opción Eliminar

Es importante acostumbrarnos a eliminar los archivos (o carpetas) que ya no necesitamos.

Nos aparecerá en pantalla un cuadro que nos pedirá que confirmemos nuestra intención de enviar ese elemento a la Papelera de reciclaje, que es una carpeta donde se depositan los elementos eliminados y desde la cual si nos arrepentimos de haberlo borrado lo podremos recuperar.

Recuperando archivos eliminadosRecuperando archivos eliminados

Vaciar la Papelera de reciclajeVaciar la Papelera de reciclaje

Copiar o mover archivosCopiar o mover archivos

Copiar archivos o carpetasCopiar archivos o carpetas

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Abrimos la Papelera de reciclaje (desde el icono que hallaremos en el Escritorio), seleccionamos el o los elementos que deseamos recuperar y luego hacemos clic en la opción Restaurar este elemento y nuestro archivo (o carpeta) volverá a su ubicación original.

Esta opción la usaremos cuando estemos seguros de que no vamos a necesitar definitivamente esos archivos o carpetas, porque una vez vaciada la Papelera los elementos eliminados no se pueden restaurar.

Mover archivos o carpetasMover archivos o carpetas

Copiar un archivo a un disqueteCopiar un archivo a un disquete(mediante el uso del comando “Enviar a”)

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Seleccionar el archivo o carpeta a copiar. Ejecutar la acción de Copiar mediante el menú Edición (o Editar) - opción Copiar. Navegar a la carpeta donde se desea copiar el archivo o carpeta seleccionados.Ejecutar la acción de Pegar. Esto se podrá realizar de manera análoga a la acción de copia, mediante el menú Edición (o Editar) – opción Pegar.Obtendremos una copia del elemento, mientras que el original permanecerá en su ubicación original

La acción de mover un archivo o carpeta será análoga a la de copiar. Únicamente, en vez de seleccionar la opción de menú Copiar, seleccionar la opción Cortar. El archivo o carpeta cortado será movido, es decir desaparece de su ubicación original y se ubica en la carpeta donde hayamos decidido pegarlo.

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Colocamos un disquete en la disquetera (Unidad A:).Luego seleccionamos el archivo (o carpeta) que queremos copiar y vamos al menú Archivo – opción Enviar a - Disco de 3 ½ (A:)El elemento (archivo o carpeta) se habrá copiado al disquete

Como vemos el comando “Enviar a” tiene otras funciones a saber:

Carpeta comprimida (en Zip): Utilidad para comprimir archivos para que ocupen menos espacio la computadoraMis documentos: copia el elemento a dicha carpetaDestinatario de correo: crea un mensaje de correo electrónico con el archivo adjunto listo para enviarseEscritorio (crear acceso directo): una de las formas de crear estos atajos a nuestros archivos o carpetasUnidad CD-RW: CD grabableUnidad DVD: DVD grabableUnidad USB Disk: un pendrive insertado en un puerto USB de la PCEtc, etc (dependiendo de las diversas unidades de almacenamiento que se encuentren presentes en la computadora