mantenimiento de recursos bibliográficos · mantenimiento de recursos bibliográficos ....

Mantenimiento de recursos bibliográficos PRO-23-1-03-03

FECHA PUBLICACIÓN 12/01/2016

MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

Recursos Académicos Recursos Bibliográficos Preparación y Mantenimiento del servicio

Tabla de contenido

1. OBJETIVO ......................................................................................................... 2

2. ALCANCE .......................................................................................................... 2

3. NORMATIVIDAD ................................................................................................ 2

3.1. Directrices ............................................................................................. 2

3.2. Lineamientos ......................................................................................... 2

4. RESPONSABILIDADES ........................................................................................ 2

4.1. Responsable del proceso ......................................................................... 2

4.2. Responsabilidades ................................................................................. 2

5. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ....................................... 3

5.1. Diagrama de flujo: Mantenimiento de recursos bibliográficos ................................... 3

5.2. Descripción de actividades: Mantenimiento de recursos bibliográficos ....................... 3

7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA ........................................................................... 5

8. INDICADORES ................................................................................................... 5

9. RIESGOS .......................................................................................................... 6

10. CONTROL DE CAMBIOS ...................................................................................... 7

11. APROBACION .................................................................................................... 7





1. OBJETIVO

Realizar el mantenimiento a los recursos bibliográficos, con el fin de conservarlos y de evitar su deterioro.

2. ALCANCE

El proceso inicia una vez se reporta algún daño del material, y finaliza cuando se haya reparado.

3. NORMATIVIDAD

3.1. Directrices:

PDI

o 1.2. Garantizar el desarrollo permanente de la colección y su actualización.

Reglamento Sistema Bibliotecas

3.2. Lineamientos:

El usuario debe reportar el daño del material, si este es superficial, en biblioteca en la cual realizó la solicitud de préstamo.

4. RESPONSABILIDADES

4.1. Responsable del proceso:

GESTOR SERVICIOS DE INFORMACIÓN - SERSB

4.2. Responsabilidades :

Auxiliar de Biblioteca: Evalúa estado del material bibliográfico devuelto. Si determina que es grave, informa al gestor de Información sobre el daño. Deja nota respectiva en registro del usuario. Si el material bibliográfico está en buenas condiciones, lo reintegra a colección. Deja nota respectiva en registro del usuario. Coordinador de Servicios de Información: Evalúa gravedad del daño causado al material bibliográfico. Puede solicitar reposición si el daño es grave o reparación si el daño es leve. Gestor de Información:





Evalúa gravedad del daño causado al material bibliográfico. Puede solicitar reposición si el daño

es grave o reparación si el daño es leve. Cambiar el estado en sistema symphony del material

bibliográfico, sí este requiere de reparación.

Enviar listado de material bibliográfico que requiere mantenimiento por su uso.

5. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

5.1. Diagrama de flujo: Mantenimiento de recursos bibliográficos

5.2. Descripción de actividades: Mantenimiento de recursos bibliográficos

ENTRADA Reporte de daño de material.

PROVEEDOR Gestor de Servicios de Sistema de Biblioteca

SALIDA Material reparado

CLIENTE Servicios de Sistema de Biblioteca

No ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE SISTEMA DOCUMENTOS

1 Revisar estado del material

Se recibe el material bibliográfico y se revisa su estado. Puede contener los siguientes daños: Hojas desprendidas, hojas mojadas, partes del libro rotas, carátulas desprendidas. Se determina el estado del material.

COORDINADOR SERVICIOS - SERSB - 10002015

2 Reintegro del material a su colección

En caso de que el material esté en buen estado, se reintegra a su colección.

AUXILIAR BIBLIOTECA - SERVICIOS SISTEMA BIBLIOTECAS

3 Cambiar localización de material a 'En empaste'

En Symphony se cambia el estado del material con la siguiente ubicación "En Empaste".


Symphony

4 Evaluar la gravedad del daño

Se determina el estado de gravedad del daño: mínimo o severo.


rc.perez224Archivo adjuntoMantenimiento de recursos bibliográficos (Institucional) - Organizational Process Diagram.jpg





5 Reparar el material Si el daño del material es mínimo, se hacen las reparaciones correspondientes.

AUXILIAR BIBLIOTECA - SERVICIOS SISTEMA BIBLIOTECAS

6 Registro de material para empastar en Excel

Se registran en Excel los datos básicos del material con el siguiente contenido: Título, Autor, Clasificación Dewey, Código, ID último usuario, Observación (tipo de daño).


7 Generar y enviar listado de material para empastar

Se genera una lista de los materiales a empastar y se le envía por correo al Asistente Administrativo y al Coordinador de Servicios. El material se alista en la estantería correspondiente a material a empastar.


Formato de envío libros empaste

8 Recibir listado de material a empastar

Se recibe el material a empastar.

JEFE ADMINISTRATIVO - SBADM - 10001992

9 Notificar al proveedor

Se comunica con el respectivo proveedor de empaste para que inicie el proceso de reparación y retiro del material bibliográfico.

JEFE ADMINISTRATIVO - SBADM - 10001992

10 Revisar el estado del material entregado por el proveedor

Se verifica que el material devuelto por el proveedor este en buen estado.


11 Cambiar el estado del material en el sistema

En Symphony se cambia el estado del material especificando en la ubicación, la colección a la que pertenece.


Symphony

6. DEFINICIONES Daño: Lesión sufrida por el material bibliográfico por el uso inadecuado de consulta. Se considera daño grave cuando no es posible una lectura del contenido del material bibliográfico. El daño leve, equivale a una reparación que no interrumpe la consulta del material bibliográfico.

Empaste: Proceso de arreglo del material bibliográfico, en lo referente a cambio de portada, ajuste de lomos y refilado de hojas.





Mantenimiento: Revisión, arreglos y ajustes al material bibliográfico que una vez devuelto, es necesario hacer intervención física para colocarlo nuevamente disponible para el préstamo.

Symphony: Sistema Integrado de Gestión de Bibliotecas, recurso con el cual se administran los recursos adquiridos por el Sistema de Bibliotecas en formatos impresos y /o electrónico.

7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

8. INDICADORES

FIC

HA

DE

L IN

DIC

AD

OR

MATERIAL ENVIADO A EMPASTAR

Código del indicador IND-23-1-03-031

Responsable del indicador

Coordinador de servicios de información

Objetivo Determinar el porcentaje de material que se envía a empastar

Método de Medición Se toma la cantidad de libros enviados a empaste, se divide entre la cantidad total

de libros que conforman la colección y se multiplica por el cien por ciento

Unidad de Medida Porcentaje

Fórmula [# libros empastados / # libros que conforman la colección] x 100%

Variables Numerador: Número de libros enviados a empaste por deterioro

Denominador: Número de libros que conforman toda la colección

Limitaciones No registrar el envío de un libro a empaste en el formato destinado para tal fin

Fuente de datos Sistema Sympony

Archivos de cada área

Granularidad Por sala/biblioteca

Periodicidad Semestral y anual

INTERNOS (Cadena de Valor) EXTERNOS (Unidad académica, administrativa, entidad)

No aplica

FORMATO ENVIO LIBROS EMPASTE

ISO-9001_2008

PDI: Sistema de Bibliotecas 2011-2015

REGISTRO DE NOTAS FINAL

REGLAMENTO SISTEMA DE

BIBLIOTECAS

Universidad de los Andes

Sistema de Bibliotecas

VERSIÓN Nº 001 23/02/2012

MANUAL PARA EL REGISTRO DE NOTAS EN SYMPHONY

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Fecha Elaboración: 23/02/2011

Revisó: Ricardo Flórez

Elaboró: Alberto Monsalve Magda Lugo Ángela María Mejía

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ÍNDICE 1. DEFINICION ...................................................................................................................... 3 2. OBJETIVO GENERAL ...................................................................................................... 3 3. OBJETIVOS ESPECIFICOS .............................................................................................. 3 4. ALCANCE .......................................................................................................................... 3 5. ANTECEDENTES ............................................................................................................. 3 6. CONCLUSIONES ............................................................................................................... 4 7. RESPONSABILIDAD ........................................................................................................ 4 8. VENTAJAS ......................................................................................................................... 4 9. PROCEDIMIENTO ............................................................................................................ 4 10.CLASIFICACIÓN DE LAS NOTAS ................................................................................ 6 NOTAS PERMANENTES…………………………………………………………...6 NOTAS TEMPORALES…………………………………………………………..…9 11. DEPURACIÓN………………………………….…………………………………..…10



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REGISTRO DE NOTAS EN SYMPHONY

1. DEFINICION Proceso mediante el cual los funcionarios del Sistema de Bibliotecas registran los eventos que se presentan en la interacción usuario‐biblioteca a través de la prestación de servicios.

2. OBJETIVO GENERAL Normalizar el registro de notas en Symphony, regulando el ingreso y mantenimiento de información en los registros de usuario, la depuración de notas y comentarios en el sistema.

3. OBJETIVOS ESPECIFICOS

Crear las políticas para el registro de notas en Symphony. Definir tiempos de duración de las notas en Symphony. Normalizar el ingreso de información adicional en los registros de usuario. Depurar la información adicional ya registrada en Symphony.

4. ALCANCE Establecer y estandarizar políticas para el ingreso y registro de información adicional en los registros de usuario del Sistema de Bibliotecas.

5. ANTECEDENTES Son varias las actividades que se realizan en la relación “usuarios‐biblioteca”, muchas de ellas, van relacionadas con la actividad que el área de servicios presta. Acciones como préstamo de material, devolución, habilitación de perfiles, condonación de multas, cambios de perfil, registros de solicitud de paz y salvo, reposición de material, perdida de carné, bloqueo de usuario (no activo), creación



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de membresías, edición de la información del usuario y préstamos departamentales, entre otros, son eventos que tienen sus propias características, cada uno es diferente al otro y por lo tanto cada vez que se presentan, requieren que sean soportados por una nota en el registro de cada usuario, permitiendo con esto, obtener una información clara y detallada respecto a la actividad de un usuario o de un evento en especial.

6. CONCLUSIONES

Necesidad de estructurar el Ingreso de información adicional en los registros de usuarios. Actualización periódica de la información registrada en el sistema. Se elaborará el Manual para el registro de notas en el sistema Symphony, con el fin de

normalizar el registro de información en éste.

7. RESPONSABILIDAD El registro de notas estará a cargo de: Jefe de Servicios, Coordinador de Servicios, Coordinador de Servicios Especiales, Referencistas y Auxiliares de servicios.

8. VENTAJAS

Normalización en la asignación de notas en los registros de usuarios. Clasificación de las notas de acuerdo a su contenido. Soporte para responder inquietudes de Auditoría en los procesos de inventario de

colecciones. Seguimiento de eventos especiales presentados en el Área de Servicios.

9. PROCEDIMIENTO Symphony permite crear, editar o eliminar información de un registro a través del menú Usuarios del módulo de Circulación en la función Modificar usuario:



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Una vez ingrese a “Modificar usuario”, debe ingresar el Código del usuario y seleccionar la opción “Obtener información de usuario”, escoger la pestaña “información adicional” e ingresar la información que se requiere según la clasificación establecida, la cual puede ser seleccionada dentro del menú desplegable:



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10. CLASIFICACIÓN DE LAS NOTAS Para la normalización de las notas se determinaron dos (2) clases de notas: permanentes y temporales. Cada nota posee una estructura, la cual debe seguirse estrictamente al momento de ingresar la información en el sistema para así poder mantener un mejor control sobre la identificación de quien las genera, en qué fecha y con la autorización de quien. Esto facilitara su posterior recuperación y le permitirá al Sistema de Bibliotecas hacerle seguimiento continuo a los eventos especiales que puedan presentarse en el área de servicios. NOTAS PERMANENTES: La nota permanente es aquella que se ingresa para registrar un evento indefinidamente. Este tipo de nota sirve como histórico, por lo cual debe perdurar en el registro del usuario. Se crearon cuatro (4) tipos de notas bajo esta clase: autorizaciones, cambios de perfil, préstamos departamentales y reposiciones.



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CAMPOS CONTENIDO TEXTO Información sobre el evento a registrar entre el usuario y el área de servicios. AUTORIZADO POR Se registra el nombre de quien autoriza que el evento se pueda realizar. VALOR MULTA $ Se ingresa el valor original de la multa del usuario (sin acuerdo de pago). ID DE ITEM Código de barras del material. MMDDAAAA Fecha de registro de la nota en el sistema. FUNCIONARIO Nombre completo de quien registra el evento.

AUTORIZACIONES: Son aquellos procesos que requieren del consentimiento de la Dirección, Jefatura de servicios o Coordinación del Sistema de Bibliotecas para llevarse a cabo.

REPOSICIONES: Se usa para el pago de libros por multas y la reposición de material perdido (por igual o diferente título). En el caso de “reportar material perdido” se usa esta nota como preliminar a la reposición, sirviendo como reporte para su posterior eliminación en el momento en que se lleve a cabo la reposición del material y se deje la nota definitiva.

Para estos casos se utilizarán siempre las frases LIBRO POR PAGO, REPORTA LIBRO PERDIDO y LIBRO PERDIDO (según el caso), como preliminar a la información que se va a ingresar, de tal forma que posteriormente se pueda recuperar este tipo de evento con fines estadísticos o de control.



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CAMBIOS DE PERFIL: Se usa para todos los eventos que impliquen la modificación de perfiles y estados de usuario.

PRÉSTAMO DEPARTAMENTAL: Es aquel material que el Sistema de Bibliotecas presta a otras dependencias de la Universidad por un semestre académico.



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NOTAS TEMPORALES : La nota temporal es aquella que se ingresa provisionalmente, es decir, por un tiempo informativo corto. Este tipo de nota tiene como objeto comunicar sobre eventos o acciones relacionadas con la actividad de cada usuario.

CAMPO CONTENIDO TEXTO Información sobre el evento a registrar entre el usuario y el área de servicios. MMDDAAAA Fecha de registro de la nota en el sistema. FUNCIONARIO Nombre completo de quien registra el evento.



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11. DEPURACION Notas Permanentes (NP): estas notas se mantendrán indefinidamente en el sistema por su valor histórico y como información fuente para casos de reclamación de usuarios, aclaraciones de inventario y soporte de información para Auditoría. Notas Temporales (NT): Se programará un reporte semestral para determinar la eliminación de éstas previa revisión del área a la que corresponden.

Toda nota ingresada al sistema irá en MAYÚSCULA SOSTENIDA

rc.perez224Archivo adjuntoREGISTRO DE NOTAS FINAL.PDF

TABLA DE CONTENIDO

Tabla de contenido

I. Introducción .................................................................................................................................... 1

II. Servicios .......................................................................................................................................... 1

Servicios en Línea................................................................................................................................ 1

Buzón de Sugerencias ......................................................................................................................... 1

Catálogo Público ................................................................................................................................. 2

Recursos Electrónicos ......................................................................................................................... 2

Revisión estado de cuenta del usuario ............................................................................................... 2

Renovación de préstamos ................................................................................................................... 2

Revisión de bibliografías ..................................................................................................................... 2

Solicitud de documentos .................................................................................................................... 2

Servicio de alerta ................................................................................................................................ 3

Boletín de novedades ......................................................................................................................... 3

GPS Bibliográfico ................................................................................................................................. 3

APP Aplicación móvil .......................................................................................................................... 3

Servicios Internos.................................................................................................................................... 3

Inducción y capacitación a usuarios ................................................................................................... 3

Servicios para Personas con discapacidad .......................................................................................... 4

Referencia ........................................................................................................................................... 4

Préstamo de material bibliográfico ..................................................................................................... 4

Préstamo de equipos .......................................................................................................................... 4

Salas de trabajo, discusión, proyección, juegos y música ................................................................... 4

Buzón externo para la devolución de materiales ............................................................................... 5

Pago de servicios y multas .................................................................................................................. 5

Préstamo material bibliográfico a usuarios egresados ....................................................................... 5

Consulta en sala: ................................................................................................................................. 5

TABLA DE CONTENIDO

Fotocopiadora, impresora y escáner .................................................................................................. 6

Libros de texto o de uso permanente para profesores, dependencias o investigadores ................... 6

Servicios externos ................................................................................................................................... 6

Carta de presentación de usuarios a otras bibliotecas ....................................................................... 6

Préstamo interbibliotecario ................................................................................................................ 6

III. Usuarios ...................................................................................................................................... 7

Comunidad uniandina......................................................................................................................... 7

Estudiantes suspendidos .................................................................................................................... 8

Egresados, pensionados y miembros del Consejo Superior ............................................................... 9

Usuarios externos ............................................................................................................................... 9

IV. Deberes ......................................................................................................................................... 10

Incumplimiento de los deberes de los usuarios ............................................................................... 11

V. Reproducción de material que reposa en Biblioteca ................................................................ 13

VI. Vigencia ................................................................................................................................. 13

REGLAMENTO DE SERVICIOS

Página 1 (Aprobado por el Comité Directivo, en la sesión # 40-11 del 21 de septiembre de 2011)

I. INTRODUCCIÓN

El Sistema de Bibliotecas de la Universidad de los Andes está conformado por la Biblioteca General "Ramón de Zubiría" y cinco Bibliotecas Satélites: Administración, Arquitectura y Diseño, Economía, Derecho y Medicina. La misión del Sistema de Bibliotecas es apoyar con recursos de información a la comunidad uniandina. Por ello, sus servicios responden a las necesidades de estudiantes, profesores, investigadores, empleados y egresados. Su objetivo es prestar soporte permanente a las unidades académicas, en el desarrollo de los programas y procesos investigativos, con lo cual contribuye al propósito institucional de generar conocimiento. Este documento expresa la forma correcta de utilizar los servicios y las normas que regulan el funcionamiento del Sistema de Bibliotecas e indica los deberes y derechos de los usuarios

II. SERVICIOS

El Sistema de Bibliotecas ofrece diversos servicios y recursos de información a nivel local, nacional e internacional, directamente o por medio de convenios establecidos con otras bibliotecas e instituciones, buscando un servicio versátil, inteligente y flexible que permita formar usuarios autónomos.

Servicios en Línea Permiten realizar a través de Internet consultas, solicitudes o actualizaciones de información dentro o fuera del campus universitario en http://biblioteca.uniandes.edu.co

Buzón de Sugerencias En busca del mejoramiento continuo de todos los servicios el Sistema de Bibliotecas ha habilitado la dirección de correo electrónico: [email protected] permite comunicarse con el Sistema de Bibliotecas.

http://biblioteca.uniandes.edu.co/

mailto:[email protected]



Catálogo Público Motor de búsqueda de información que recupera material bibliográfico ubicado en las colecciones electrónicas o físicas del Sistema de Bibliotecas.

Recursos Electrónicos Conjunto de bases de datos suscritas, buscadores, descubridor, aplicaciones enlaces, cuya consulta puede hacerse dentro o fuera del campus de la Universidad.

Revisión estado de cuenta del usuario Los usuarios disponen de la opción para verificar inmediatamente a través de su cuenta el estado de sus préstamos, multas, entre otros servicios.

Renovación de préstamos Permite ampliar las fechas de devolución del material bibliográfico prestado al usuario. Siempre que no estén reservados por otro usuario, la renovación es periódica pero posee un límite, una vez cumplido, el usuario debe devolver el material bibliográfico al Sistema de Bibliotecas. Los materiales sujetos a la renovación en línea son los libros de colección abierta, audiovisuales y tesis con cesión de derechos de autor.

Revisión de bibliografías Se ofrece a los profesores la búsqueda y localización del material bibliográfico para sus clases en las diferentes colecciones del Sistema de Bibliotecas, con el objetivo de determinar el material no existente en las colecciones para su posterior adquisición.

Solicitud de documentos Se recupera el material bibliográfico (artículos de revistas, capítulos de libros, procedimientos, actas, patentes y tesis), no ubicado en las colecciones del Sistema de Bibliotecas. En caso de que el material solicitado tenga algún costo, se le informará al usuario, quien decidirá si se hace efectiva la compra.



Servicio de alerta Los profesores y estudiantes de postgrado y en proceso de tesis, pueden acceder al envío periódico de bibliografía relacionada con las últimas novedades sobre el área temática de su interés.

Boletín de novedades Presenta una selección de material bibliográfico ingresado en el último mes. Su consulta puede hacerse a través del portal web del Sistema de Bibliotecas, mediante suscripción o aplicación móvil.

GPS Bibliográfico Aplicación Web desarrollada por el Sistema de Bibliotecas, para facilitar la ubicación física de los libros. Con el número topográfico del título, en un mapa del Sistema de Bibliotecas se señala su ubicación dentro de las bibliotecas del Sistema.

APP Aplicación móvil Aplicación para dispositivos móviles que les permite a los usuarios acceder a servicios, horarios, eventos y recursos del Sistema de Bibliotecas.

SERVICIOS INTERNOS Facilitan el uso de herramientas, reproducción de información, consulta, préstamo de material bibliográfico y uso de las instalaciones del Sistema de Bibliotecas.

Inducción y capacitación a usuarios El Sistema de Bibliotecas realiza visitas guiadas y capacitaciones personales o grupales sobre los servicios y recursos que ofrece.



Servicios para Personas con discapacidad

Para usuarios con una discapacidad de movilidad temporal o permanente, se habilitó el préstamo y devolución del material bibliográfico, en la biblioteca más cercana a sus actividades académicas. Adicionalmente podrán solicitar el conjunto de ayudas visuales para el uso en sala.

Referencia Se brinda asesoría en la búsqueda, localización y recuperación de información dentro de las colecciones del Sistema de Bibliotecas o en fuentes externas a la universidad.

Préstamo de material bibliográfico El Sistema de Bibliotecas facilita en calidad de préstamo externo, material bibliográfico disponible en sus colecciones. Los préstamos se acogen a las cantidades y períodos establecidos según el tipo de usuario y colección.

Préstamo de equipos Se prestan equipos para consultar información electrónica y, por máximo tres horas, para la proyección de material audiovisual (renovables de acuerdo con el número de usuarios y disponibilidad).

Salas de trabajo, discusión, proyección, juegos y música El préstamo de estas salas se solicita en los puntos de atención ubicados en cada uno de los pisos de la Biblioteca General "Ramón de Zubiría" y en las Bibliotecas Satélites de Economía y Medicina. Este servicio está disponible solo para estudiantes de pregrado, posgrado y profesores, según las siguientes disposiciones (renovables de acuerdo con el número de usuarios y disponibilidad):



Salas Horas de préstamo

Personas por sala Destinación exclusiva

De trabajo 2 Mínimo 2 y máximo 5 Desarrollar actividades grupales, académicas y de investigación.

De discusión 2 Mínimo 3 y máximo 8 Desarrollar actividades grupales, académicas y de investigación.

De juegos 2 Mínimo 2 y máximo 4 Desarrollar actividades grupales, académicas y de investigación.

De música 2 2 personas por cada

actividad

Interpretación de partituras, escuchar discos de acetato y discos

compactos.

De proyección 3 Mínimo 2 y máximo 5 Reproducir material audiovisual en

forma grupal.

Buzón externo para la devolución de materiales Los libros de colección abierta que se encuentren con fecha vigente y pertenezcan a la Biblioteca General "Ramón de Zubiría" o Satélite de Economía, pueden retornarse en el "buzón de devolución" correspondiente, ubicado a las entradas de las mismas. En caso de utilizar estos buzones para devolver materiales pertenecientes a otras colecciones u otras bibliotecas, se multará al usuario por el valor establecido.

Pago de servicios y multas Los usuarios pueden pagar las multas y servicios, utilizando tarjeta débito en los datáfonos ubicados en todas las bibliotecas. También lo pueden hacer a través del formato de recaudo (Código 530061001) que se genera en Puntos de Información de las bibliotecas satélites, Circulación y préstamo y Punto de información de la Biblioteca General “Ramón de Zubiría” y pagarlo en cualquier banco..

Préstamo material bibliográfico a usuarios egresados El préstamo externo está autorizado a los egresados si han activado la membresía con el Sistema de Bibliotecas, cuyo costo y vigencia serán definidos anualmente.

Consulta en sala Acceso al material bibliográfico dentro de las instalaciones del Sistema de Bibliotecas. Algunas colecciones tienen restricciones de consulta (reserva, libros incunables y antiguos), y requieren una solicitud previa. No se permite la reproducción por ningún medio digital de las tesis en formato microficha.



Fotocopiadora, impresora y escáner El Sistema cuenta con puntos de copiado ubicados en la Biblioteca General "Ramón de Zubiría" y en las bibliotecas satélites. En el punto de copiado asistido de la Biblioteca General "Ramón de Zubiría" está permitido la reproducción de máximo dos (2) capítulos del material bibliográfico (libro, tesis con cesión de derechos) y dos (2) artículos de revista.

Libros de texto o de uso permanente para profesores, dependencias o investigadores Se prestan libros de texto a profesores para dictar su clase durante el semestre académico; solo se prestará material de aquel título sobre el cual exista un mínimo de dos (2) ejemplares en la colección. Para dependencias e investigadores se prestan hasta veinte (20) libros por período semestral. El director de la unidad académica o administrativa deberá solicitar mediante comunicación escrita, el préstamo del material y designar una persona responsable del mismo. El Sistema de Bibliotecas podrá solicitar la devolución de este material, si durante el período que dure el préstamo, son requeridos por otro usuario y no existen ejemplares adicionales.

SERVICIOS EXTERNOS

Carta de presentación de usuarios a otras bibliotecas Formato que expide el Sistema de Bibliotecas a miembros de la comunidad uniandina que requieran consultar material bibliográfico en otra(s) Biblioteca(s) con las cuales se tenga convenio vigente. La solicitud de esta carta debe realizarse en el Punto de Información de la Biblioteca General “Ramón de Zubiría” o a través del portal Web del Sistema de Bibliotecas en el área de servicios. Este formato tiene una vigencia de diez (10) días.

Préstamo interbibliotecario Permite tomar en préstamo material bibliográfico ubicado en otras bibliotecas con convenio vigente con el Sistema de Bibliotecas. Se debe solicitar un formato con los datos del material bibliográfico a solicitar en préstamo, que el usuario deberá devolver con sello de devolución de la entidad prestamista, una vez finalice el período de préstamo. El requerimiento de este formato se debe tramitar en el Punto de Información de la Biblioteca General “Ramón de Zubiría” o a través del portal Web del Sistema de Bibliotecas en el Área de Servicios, solicitud de préstamo interbibliotecario.



El incumplimiento en la entrega de material bibliográfico por parte de los usuarios uniandinos o externos tendrá una sanción de acuerdo a lo establecido en los convenios. Este servicio no aplica para egresados uniandinos, pensionados, ni miembros del Consejo Superior de la Universidad.

Para préstamos de libros de la Biblioteca Luis Angel Arango, se realiza la solicitud desde el catálogo público y los libros se deben reclamar y devolver directamente en el Punto de Información del Sistema de Bibliotecas. Los usuarios de la Biblioteca Luis Angel Arango con carné categoría B y C , solo tienen servicio de consulta en sala.

III. USUARIOS

Comunidad uniandina Para ingresar a cualquiera de las bibliotecas del Sistema y utilizar sus servicios, el usuario debe presentar el carné vigente que lo acredite como estudiante, profesor, empleado, egresado, pensionado o miembro del Consejo Superior de la Universidad. A continuación se relacionan las colecciones y los períodos de préstamo:

Colección Número volúmenes Período

Abierta Según tipo de usuario** Según tipo de usuario**

Audífonos 1 3 horas

Audiovisual 2 Según tipo de usuario**

Equipos de música 1 2 horas

Equipos Sala Virtual 1 2 horas

Hemeroteca, Referencia Sin préstamo externo Por horas para consulta en Sala

Lectores de microfichas 1 2 horas

Libros incunables y antiguos

Sin préstamo externo ni autorización de fotocopiado o

escaneado Por horas para consulta en Sala

Películas cinematográficas***

Según tipo de usuario** Por horas para consulta en Sala

Préstamo interbibliotecario

3 Según política de la institución

prestamista

Reserva 2 Ver apartado*

Tesis 2 7 días *Dos (2) horas, y a partir de las 2:00 p.m. para devolver el siguiente día hábil antes de las 10:00 a.m. Para estudiantes de maestría y

doctorado a partir de las 7:00 p.m. para devolver el siguiente día hábil antes de las 7:00 p.m. *** Las películas cinematográficas tienen préstamo externo solo para profesores por un día **Número de volúmenes y período de préstamo por tipo de usuarios para la colección abierta y audiovisual:



Usuario Colección Abierta

Período Número de

Renovaciones Colección

Audiovisual Período

Número de Renovaciones

Pregrado 8 7 días 6 meses 2 3 días 6 meses

Estudiantes en Tesis

15 14

días 6 meses 2 5 días 6 meses

Especialización 10 7 días 6 meses 2 3 días 6 meses

Doctorado 20 30


Maestría 15 14


Profesores de planta

20 30


Profesores de cátedra y empleados

4 7 días 6 meses 2 3 días 6 meses

Egresados 5 5 días 3 meses 0 No aplica 3 días

Pensionados 4 5 días 3 meses 0 No aplica 3 días

Excepción 5 7 días 6 meses 2 3 días 6 meses

Directivo 6 30


Fund_Sant 4 7 días 6 meses 2 3 días 6 meses

Educa_Cont* 8 7 días 6 meses 2 3 días 6 meses

Amigo Sistema de Bibliotecas

5 5 días 3 meses 0 No aplica No aplica

*Educación Continuada no incluye a los estudiantes de cursos libres

El préstamo de los materiales de todas las colecciones, excepto el material de la colección de reserva, es renovable siempre y cuando no hayan sido apartados por otro usuario. En el caso de las salas, su préstamo se renueva de acuerdo a la disponibilidad.

Estudiantes suspendidos Los estudiantes de los programas regulares de la Universidad suspendidos por razones académicas o disciplinarias, solo podrán utilizar material para consulta en sala, previa presentación de una solicitud escrita firmada por director del departamento o facultad correspondiente.



Egresados, pensionados y miembros del Consejo Superior Los egresados, pensionados y miembros del Consejo Superior pueden hacer uso en sala de las colecciones existentes, identificándose en el Sistema de Bibliotecas con el carné correspondiente. El préstamo externo sólo está autorizado para a aquellos egresados que hayan pagado la membresía del Sistema de Bibliotecas, la cual tiene un valor definido anualmente y una vigencia de un año a partir de la fecha en la cual se expida. Los egresados, pensionados y miembros del Consejo Superior tendrán acceso remoto para la consulta de los recursos electrónicos, cumpliendo con los requisitos y políticas establecidas.

Usuarios externos El Sistema de Bibliotecas de la Universidad de los Andes atiende el público de las instituciones con las cuales suscribe convenio interbibliotecario. El usuario externo deberá presentar en las entradas de la Universidad la carta de presentación de la entidad a la cual pertenece y el carné vigente, para ser registrado en el sistema de vigilancia. Luego deberá dirigirse a la biblioteca en la cual se encuentre el material bibliográfico que desea consultar. El Sistema de Bibliotecas facilita en calidad de préstamo interbibliotecario el material bibliográfico, siempre y cuando no tenga restricción, no afecte la disponibilidad de consulta a los usuarios uniandinos y presenten los formatos, firmas autorizadas y establecidas dentro de los convenios suscritos. El siguiente material bibliográfico no tiene préstamo interbibliotecario:

Material Audiovisual

Colección de Hemeroteca

Material de referencia

Libros incunables, antiguos y curiosos

Colección de reserva

Libros de la colección de artes

Tesis



IV. DEBERES Son deberes de los usuarios:

a. Presentar el carné vigente para usar cualquiera de los servicios del Sistema de Bibliotecas. El carné es personal e intransferible, en caso de pérdida, el usuario debe informar inmediatamente en el Punto de Información del Sistema de Bibliotecas, ubicado en la entrada de la Biblioteca General "Ramón de Zubiría". Mientras dure el trámite para obtener la copia del mismo podrá acceder a los servicios presentando el código de seguridad entregado en la portería y un documento de identidad.

b. No permitir que otras personas usen su carné institucional, NIP (Número de Identificación Personal) o contraseña de correo Uniandes para acceder a los servicios del Sistema de Bibliotecas. En caso de que el Sistema de Bibliotecas compruebe el uso indebido, se suspenderá el acceso a los servicios de préstamo externo al usuario por un (1) mes.

c. Cuidar y dar buen uso a las instalaciones físicas, muebles y equipos de las Bibliotecas del

Sistema.

d. No consumir alimentos o bebidas, escuchar música sin audífonos, rayar las mesas, subir los pies sobres las sillas y/o mesas, no exceder el cupo en las salas de trabajo, ni estudiar en grupo en las salas de estudio individual.

e. Es responsabilidad única del usuario cuidar sus pertenencias. El personal de vigilancia está

autorizado para recoger los objetos abandonados y tener la debida custodia de ellos.

f. Cumplir con las políticas de uso y seguridad de los recursos electrónicos suscritos o en períodos de prueba.

g. Entregar las salas de trabajo, discusión, juegos, proyección o música en perfectas condiciones

de orden y aseo, en el tiempo establecido para la devolución y en el respectivo punto de atención de la biblioteca.

h. Cuidar el material de la biblioteca y regresarlo en la fecha fijada por el Sistema de Bibliotecas,

en las mismas condiciones en que fue prestado.

i. Registrar el préstamo del material, en el evento en que la consulta se realice fuera de las instalaciones del Sistema de Bibliotecas.

j. Usar los equipos existentes dentro del Sistema de Bibliotecas exclusivamente para los servicios

ofrecidos por el mismo.



k. Revisar el estado físico del material bibliográfico que retira en calidad de préstamo del Sistema de Bibliotecas, y si encuentra inconsistencias reportarlas al funcionario para dejar la constancia respectiva.

l. Respetar el Reglamento de Propiedad Intelectual.

m. No comercializar los servicios que ofrece el Sistema de Bibliotecas o las consultas producto de

los mismos.

n. Utilizar los espacios asignados en el Sistema de Bibliotecas para el uso del celular.

o. No generar niveles de ruido alto dentro de la biblioteca.

p. Estar a paz y salvo con el Sistema de Bibliotecas.

Incumplimiento de los deberes de los usuarios Los siguientes incumplimientos autorizan al Sistema de Bibliotecas a informar a las autoridades académicas como son Decanatura de Estudiantes, Decanos de Facultad, Directores de Programa, Oficina de Desarrollo y Egresados y Servicio de Seguridad. En el evento en que el usuario interno considere que no haya mérito de una sanción, deberá seguir el procedimiento establecido para asuntos disciplinarios en el Reglamento General de Estudiantes de pregrado y postgrado.

a. Tener multas, deudas o sanciones por servicios prestados en el Sistema de Bibliotecas, imposibilitará tomar materiales en préstamo externo, colecciones cerradas, salas de estudio o equipos. Sólo podrá acceder al material de consulta en sala.

b. Quien preste el carné es responsable de las transacciones realizadas a su nombre y se sancionará de acuerdo con el reglamento de la Universidad.

c. Quien no informe la pérdida del carné se hace responsable de las transacciones realizadas con ese documento.

d. Quien raye, escriba, mutile, dañe o extravíe el material o equipos del Sistema de Bibliotecas, será responsable por su reposición y asumirá el costo del reproceso del material bibliográfico.



e. Hablar en voz alta, consumir alimentos y bebidas, escuchar música sin audífonos, rayar las mesas, posturas incorrectas en el uso de salas de trabajo, daños en objetos y el uso de celulares en sitios no permitidos, tendrán llamados de atención, cumplidos tres llamados de atención se solicitará el número de carné respectivo para enviar informe a la Decanatura de Estudiantes. Si se realizan estas actividades en una sala de trabajo, se procede a la solicitud de devolución de la misma, una vez agotados los tres llamados de atención, se le impondrá una multa a quien haya tomado la sala por el valor de una hora vigente.

f. El usuario pagará los daños ocasionados de objetos dejados a su cuidado por el Sistema de Bibliotecas.

g. La entrega o abandono del material, equipo o sala después del término del préstamo, o su devolución en una biblioteca diferente a la de origen, causará una multa por cada unidad del período de préstamo del material. Estas unidades son: por día hábil, para libros de colección abierta y audiovisual; por hora, sea día hábil o no, para los libros de colección de reserva y otro material que se preste por horas; por fracción de 15 minutos para las salas de estudio o discusión. Las multas serán definidas por el Sistema de Bibliotecas e incrementadas anualmente de acuerdo con el IPC.

h. La pérdida de la ficha de préstamo de las salas de trabajo, proyección, discusión y equipos, causará una multa por un valor establecido por el Sistema de Bibliotecas y suspensión del servicio de préstamo externo hasta su reposición.

i. Intentar retirar material sin registrar su préstamo o incumplir con la devolución oportuna de préstamo interbibliotecario que origine sanción a la universidad, implicará la suspensión del servicio de préstamo externo al usuario hasta la terminación del semestre académico.



V. Reproducción de material que reposa en Biblioteca De conformidad con las normas que regulan la propiedad intelectual, la reproducción de una obra requiere la autorización del titular de los derechos patrimoniales sobre ésta. No se permite la reproducción por ningún medio de las tesis sin cesión de derechos. Sin embargo, por disposición legal, en el caso de las instituciones educativas, los siguientes eventos son excepciones, y en consecuencia, no tienen tal requisito:

La reproducción con fines de enseñanza y su utilización conforme a ello.

La reproducción de un ejemplar de forma individual y sin fines de lucro, para preservarlo y sustituirlo en caso de extravío, destrucción o inutilización.

VI. Vigencia El presente reglamento fue aprobado por el Comité Directivo en la sesión #40-11 del 21 de septiembre de 2011, fecha a partir de la cual entra en vigencia y actualizado el 18 de Junio de 2014, versión que se encuentra publicada en el portal web del Sistema de Bibliotecas y en Reglamentos y Políticas de la Secretaría General de la Universidad.

rc.perez224Archivo adjuntoREGLAMENTO SISTEMA DE BIBLIOTECAS.PDF

# ENVIADO COD

BARRAS TOPOGRAFICO TITULO LLEGA

rc.perez224Archivo adjuntoFORMATO ENVIO LIBROS EMPASTE.pdf





Meta No aplica

Observaciones

FIC

HA

DE

L IN

DIC

AD

OR

MATERIAL QUE REQUIERE MANTENIMIENTO

Código del indicador IND-23-1-03-032

Responsable del indicador

Coordinador de servicios de información

Objetivo Determinar la cantidad de material bibliográfico que requiere de mantenimiento

Método de Medición

Sumar la cantidad de material bibliográfico que pasó por mantenimiento de leve

gravedad. Una vez obtenida esa información, se acumula un total del período para

compararlo con el período anterior.

Unidad de Medida Unidades.

Fórmula [ #Títulos devueltos para mantenimiento / #Títulos en préstamo] * 100%

Variables

Numerador: Cantidad de material bibliográfico identificado con daños leves que

requieren reparación en su estructura física.

Denominador: Cantidad de títulos de material bibliográfico facilitados en

préstamo para uso académico durante un período determinado.

Limitaciones No aplica

Fuente de datos Registro listado de mantenimiento en Excel.

Granularidad Por sala/biblioteca

Periodicidad Semestral.

Meta No aplica

Observaciones

9. RIESGOS

OPERATIVO

No detectar el deterioro del material bibliográfico significativo que merezca mantenimiento

preventivo.

Enviar a encuadernación material que se pueda reparar localmente.

CALIDAD DE SERVICIO

Suspender el préstamo de material bibliográfico que no sea apto para su consulta.





ADMINISTRATIVO Mantenimiento de colección permanente en los procesos de devolución y colocación en

colección.

10. CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN ACTUALIZACIÓN FECHA

Elaboración 13/05/2015

Publicación 12/01/2016

11. APROBACION

NOMBRE CARGO FECHA

ELABORÓ Manuela Peña Infante Ingeniera Procesos 13/05/2015

REVISÓ Ricardo Florez Jefe Servicios 30/11/2015

Alberto Monsalve Coordinador Servicios 30/11/2015

APROBÓ Ricardo Florez Jefe Servicios 30/11/2015

mantenimiento de recursos bibliográficos · mantenimiento de recursos bibliográficos ....

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