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LUSOINFO – Sistemas de Informação, Lda

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Manual

FORMAÇÕES MODULARES CERTIFICADAS

Curso: Gestão e Administração

UFCD: 0594 Administração das organizações

Formador(a): Daniel Azevedo

Acção de Formação Financiada pelo FSE e Estado Português

Janeiro/2013


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ÍNDICE

Objetivos ___________________________________________________________________ 4

1. Conceito de EMPRESA _____________________________________________________ 5

2. A EMPRESA é um Sistema _________________________________________________ 5

3. … e interage com outros Sistemas ____________________________________________ 5

4. Características da EMPRESA _______________________________________________ 6

4.1. - Unidade Económica de Produção _________________________________________________ 6

4.2. - Unidade de Decisão, Planeamento e Controlo _______________________________________ 6

4.3. - Unidade Financeira ____________________________________________________________ 6

4.4. - Organização Social ____________________________________________________________ 6

4.5. - A Empresa produz para Vender __________________________________________________ 6

4.6. - É orientada para o Lucro________________________________________________________ 6

4.7. - A Empresa assume Riscos (maior Risco -> maior Lucro/Prejuízo) _____________________ 6

4.8. - A Empresa tem um Património ___________________________________________________ 6

4.9. - Tem natureza Dinâmica ________________________________________________________ 6

5. Organograma Funcional ____________________________________________________ 7

6. Nível Institucional vs Operacional ____________________________________________ 8

7. Variáveis do Ambiente _____________________________________________________ 9

8. O Ciclo da Gestão _________________________________________________________ 9

8.1. Planear ______________________________________________________________________ 9

8.2. Organizar ____________________________________________________________________ 9

8.3. Dirigir _______________________________________________________________________ 9

8.4. Controlar _____________________________________________________________________ 9

8.5. Retroacção ___________________________________________________________________ 9

9. Planeamento Empresarial (gestão estratégica) _________________________________ 10

9.1. Missão ______________________________________________________________________ 11

9.2. Objectivos ___________________________________________________________________ 11

9.3. Estratégia ___________________________________________________________________ 11


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9.4. Políticas _____________________________________________________________________ 11

9.5. Procedimentos e Regras ________________________________________________________ 11

9.6. Planos Operacionais ___________________________________________________________ 11

9.7. Orçamentos __________________________________________________________________ 11

10. Análise do ambiente geral _________________________________________________ 12

10.1. Factores sócio-culturais: _______________________________________________________ 12

10.2. Económico-industriais: ________________________________________________________ 12

10.3. Tecnológicos: _______________________________________________________________ 12

10.4. Político-legais: ______________________________________________________________ 12

11. Análise do ambiente específico _____________________________________________ 13

12. Diagnóstico interno ______________________________________________________ 13

13. Eficiência e Eficácia ______________________________________________________ 14

14. Recursos das Empresas ___________________________________________________ 14

14.1. Materiais e físicos ____________________________________________________________ 14

14.2. Financeiros _________________________________________________________________ 14

14.3. Humanos ___________________________________________________________________ 14

14.4. De Mercado _________________________________________________________________ 15

14.5. Administrativos e Sistemas de Informação _________________________________________ 15

15. Ciclo Económico da EMPRESA ____________________________________________ 15

16. Dimensão das Empresas - vantagens/desvantagens das grandes Empresas _________ 16

17. Especificidades das PME’s ________________________________________________ 16

18. Classificação das Empresas ________________________________________________ 17

18.1. Critério Jurídico _____________________________________________________________ 17

18.2. Critério Geográfico ___________________________________________________________ 17

18.3. Critério Titularidade do Capital _________________________________________________ 17

18.4. Critério Sectores de Actividade _________________________________________________ 17

18.5. Critério Indicadores de Gestão __________________________________________________ 18

Bibliografia ________________________________________________________________ 19


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OBJETIVOS

Reconhecer a necessidade da coordenação numa organização

Identificar a organização como um sistema complexo e a administração como

atividade dinamizadora da organização

Identificar as funções de gestão


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1. CONCEITO DE EMPRESA

Conjunto de actividades humanas colectivas

organizadas por um centro gestor

que adapta constantemente os meios disponíveis aos objectivos

produzindo bens e/ou serviços

com vista à maximização do lucro

2. A EMPRESA É UM SISTEMA

Entradas

• Materiais

• Capital

• Trabalho

• Informação

Operação ou Processamento

Saídas

• Materiais

• Serviços

• Informação

3. … E INTERAGE COM OUTROS SISTEMAS

EMPREGO

FORNECEDORES

CLIENTES

FINANCIADORES

ESTADO

...


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4. CARACTERÍSTICAS DA EMPRESA

4.1. - Unidade Económica de Produção

Combina um conjunto de factores económicos segundo a acção planeada pelo

empresário

Para isso, tem de possuir uma estrutura interna ou uma organização entre os

seus elementos

4.2. - Unidade de Decisão, Planeamento e Controlo

A sua acção prossegue determinados fins ou metas que servem de base à

definição de objectivos

Desenvolve funções com base na sua estrutura e objectivos

Aprovisionamentos

Produção

Comercialização

Recursos Humanos

Etc

4.3. - Unidade Financeira

Propriedade de meios de produção

Estrutura Financeira

Aberta ao mercado de Capitais

4.4. - Organização Social

Conjunto de pessoas que se relacionam formal e informalmente com motivações

e comportamentos diversos

Deverá ser capaz de combinar os objectivos de cada um com os objectivos da

Empresa

4.5. - A Empresa produz para Vender

4.6. - É orientada para o Lucro

4.7. - A Empresa assume Riscos (maior Risco -> maior Lucro/Prejuízo)

4.8. - A Empresa tem um Património

4.9. - Tem natureza Dinâmica


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5. ORGANOGRAMA FUNCIONAL

Administração

Compras Produção Vendas Recursos

Humanos

Gestão

Financeira

Administração

Recursos Materiais Produção

Vendas Encomendas e

Compras

Aprovisionamentos

Recursos

Humanos

Gestão

Financeira

Marketing Sistemas de

Informação

Estudos de

merrcado

Controlo de Gestão Assessoria de Gestão

Recepção de

Materiais

Gestão de Stocks


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6. NÍVEL INSTITUCIONAL VS OPERACIONAL

Nível da Empresa Tipo de Sub-sistema Características

Operacional Sub-sistema Fechado Certeza e previsibilidade, planeamento e

controlo

... ... ...

Institucional Sub-sistema Aberto Incerteza e imprevisibilidade, dependência

do ambiente externo


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7. VARIÁVEIS DO AMBIENTE

8. O CICLO DA GESTÃO

8.1. Planear - Definir o rumo da Empresa, o que se pretende atingir (objectivos), e como

lá chegar (estratégia)

8.2. Organizar - Que funções desempenha cada colaborador e como se relacionam,

vertical e horizontalmente

8.3. Dirigir - Actuar de forma a conseguir um desempenho dos colaboradores que

permita atingir os objectivos da empresa

8.4. Controlar - Vigiar o cumprimento dos objectivos, compreender os desvios, e tomar

medidas correctivas

8.5. Retroacção – Replanear, ajustar a organização e direcção e manter o controlo

Ambiente de

tarefa

Fornecedores

Grupos regulamentares

Concorrentes

Clientes

EMPRESA

Variáveis

legais

Variáveis

políticas

Variáveis

tecnológicas

Variáveis

económicas Variáveis demográficas

Variáveis

sociais

Variáveis

ecológicas


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9. PLANEAMENTO EMPRESARIAL (GESTÃO ESTRATÉGICA)

Identificação da Missão da empresa

Definição dos Objectivos

Análise do ambiente, ameaças e oportunidades

Diagnóstico interno, identificando pontos fortes e pontos fracos

Escolha da estratégia

Missão e Objectivos

Ambiente geral

Ambiente específico

Diagnóstico interno

Estratégias alternativas

Escolha estratégica

Implantação organizacional

Implantação comportamental

Controlo

retroac

ção

análise e diagnóstico

escolha estratégica

Implantação da estratégia


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9.1. Missão

Identifica uma visão, um ideal comum para toda a Organização. É expressa de forma

qualitativa

9.2. Objectivos

Resultados que a Empresa pretende atingir e que concretizam a Missão. Expressam-se

de forma quantitativa.

9.3. Estratégia

Decisão sobre onde e como aplicar os recursos por forma a atingir os Objectivos.

Orientação geral a dar às decisões. Enquadra os raciocínios e decisões da Empresa.

Tem expressão qualitativa.

9.4. Políticas

Princípios de actuação que orientam a gestão corrente. Não devem ser inflexiveis, senão

tornam-se Regras.

9.5. Procedimentos e Regras

Estabelecem formas de guiar a acção, detalhando como cada tarefa deve ser executada.

Definem que acção deve ser tomada numa dada situação. Os Procedimentos podem ser

encarados como uma série de Regras.

9.6. Planos Operacionais

Seguem-se à estratégia e suportam a preparação dos Orçamentos. Podem implicar o

ajuste da Estratégia e dos Objectivos

9.7. Orçamentos

Definem numericamente (tempo, quantidades e /ou valores) os resultados esperados.

Quantificam os Planos Operacionais. Suportam o controlo de desvios. Podem variar no

tempo de forma considerável.


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10. ANÁLISE DO AMBIENTE GERAL

10.1. Factores sócio-culturais:

a) Mercado de trabalho, dificuldades de recrutamento, inflação/deflação de

ordenados, trabalho temporário

b) Conflitualidade social

c) Actuação dos sindicatos

d) Grupos sociais, étnicos e religiosos

e) Valores, atitudes, normas de vida, cultura da sociedade

f) Instituições e legislação de protecção ao cosumidor

10.2. Económico-industriais:

a) Valor e evolução do PIB

b) Tendência da taxa de inflação

c) Índices de produtividade

d) Balança Comercial

e) Política industrial

f) Poder de compra do consumidor e sua distribuição regional e por grupos sociais

10.3. Tecnológicos:

a) Política de investigação e desenvolvimento

b) Processos e métodos produtivos

c) Novas tecnologias que podem fazer surgir concorrentes imprevistos

d) Conhecimentos científicos e técnicos

e) Infraestruturas científicas

10.4. Político-legais:

a) Situação política

b) Constituição

c) Política económica

d) Legislação económica

e) Legislação administrativa

f) Legislação fiscal e laboral


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11. ANÁLISE DO AMBIENTE ESPECÍFICO

Conjunto de factores externos à empresa que afectam próxima e directamente a

actividade

Os Consumidores caracterização e segmentação

Os Concorrentes: explorar falhas e identificar ameaças

O Sector: características da procura e da oferta

12. DIAGNÓSTICO INTERNO

Identificação das competências distintivas face à concorrência

a) Análise histórica da estratégia da empresa. Evidenciar competências, recursos, estilo

de gestão, vocação tendencial.

b) Análise do seu desempenho. Análise de indicadores de lucro, lucro por acção, retorno

do investimento, volume de vendas e quota de mercado

c) Estrutura económica e recursos existentes. Idade e ciclo de vida da empresa, campo

de actividade, monoprodutora/multiprodutora, grau de tecnologia, capital intensivo, mão-

de-obra intensiva, monomercado/multimercado, âmbito local, regional, internacional.

d) Localização, acesso às matérias, à mão-de-obra, aos consumidores

e) Dimensão da empresa face ao sector

f) Estrutura jurídica, organizativa, flexibilidade, linhas de autoridade e comunicação

g) Qualidade do sistema de informação e tipo de controlo

i) Organização, qualidade e agressividade do seu Marketing. Quota de mercado,

qualidade do mix global, inovação e liderança de produtos novos, patentes, embalagens,

estratégia de preços, qualidade da força de vendas, publicidade e promoções, assistência

pós-venda, distribuição, satisfação de clientes.

j) Investigação e desenvolvimento

k) Estrutura financeira, recursos, custo do capital, benefícios fiscais, planeamento

financeiro e orçamentação, política de avaliação patrimonial


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l) Estrutura industrial. Qualidade do pessoal, adequação e idade dos equipamentos,

organização da produção, manutenção, qualidade e adequação das instalações, controlo

de existências.

13. EFICIÊNCIA E EFICÁCIA

Eficiência tem a ver com a forma como se utilizam os recursos e como se definem as

tarefas

Eficácia tem a ver com a avaliação dos resultados, até que ponto foram cumpridos os

objectivos

14. RECURSOS DAS EMPRESAS

14.1. Materiais e físicos

Edifícios e terrenos

Máquinas e equipamentos

Instalações

Matérias-primas

Materiais

Tecnologia de produção

14.2. Financeiros

Capital

Fluxo de dinheiro

Crédito

Receita

Financiamentos

Investimentos

14.3. Humanos

Directores

Gerentes

Chefes


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Supervisores

Funcionários

Operários

Técnicos

14.4. De Mercado

Clientes

Consumidores finais

Representantes

14.5. Administrativos e Sistemas de Informação

Informação

Planeamento

Organização

Direcção

Controlo

15. CICLO ECONÓMICO DA EMPRESA

Movimentos Internos

Aquisição de Meios

de Produção

Processo de

Produção Armazenagem de Produtos

Comercialização de Produtos

Recursos Financeios

Cobrança

s


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16. DIMENSÃO DAS EMPRESAS - VANTAGENS/DESVANTAGENS DAS GRANDES

EMPRESAS

Vantagens

Economias de escala

Maior especialização

Maior poder de negociação

Maior poder de previsão

Facilidade de recurso ao crédito

Maior controlo do mercado

...

Desvantagens

Baixa flexibilidade

Elevados custos fixos

Complexidade de gestão

...

17. ESPECIFICIDADES DAS PME’S

Maior sensação de vulnerabilidade, induzindo atitude humilde e de atenção

sistemática ao contexto onde se insere

Reduzida diversificação em produtos e mercados

Proximidade com os clientes conseguindo maior sensibilidade para as suas

necessidades

Estrutura organizacional leve e de fácil interacção pessoal


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18. CLASSIFICAÇÃO DAS EMPRESAS

18.1. Critério Jurídico

Atende às responsabilidades civis e comerciais, direitos e obrigações dos sócios

Unipessoal

Sociedade por quotas

Sociedade anónima

Sociedade gestora de participações

outras...

18.2. Critério Geográfico

Atende à distribuição regional das empresas, normalmente distritos ou regiões

Norte, Centro, Sul

Distritos (Porto, Braga, Vila Real, etc)

Vale do Ave, Zona metropolitana do Porto, etc

outras...

18.3. Critério Titularidade do Capital

Atende à gestão e natureza dos proprietários

Públicas “puras” (criadas pelo Estado)

Nacionalizadas

Intervencionadas

Cooperativas

Mistas

Privadas

18.4. Critério Sectores de Actividade

Atende à natureza e origem dos produtos fabricados ou dos serviços prestados

Sector Primário (agrícolas, silvícolas, pesca, pecuária e indústrias extractivas)

Sector Secundário (indústria transformadora, gás, construção civil)


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Sector Terciário (comércio, transportes, seguros, bancos, leasing, serviços

diversos, etc)

18.5. Critério Indicadores de Gestão

Atende aos valores de rácios das Empresas

Volume de Negócios

Rentabilidade

Produtividade

Custos por Funcionário

Rotatividade

...


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BIBLIOGRAFIA

Gestão Estratégica, Enfrentar a Mudança, Luís Cardoso, IAPMEI

O Controlo de Gestão ao Serviço da Estratégia e dos Gestores, Hugues Jordan, João

Carvalho Neves, José Azevedo Rodrigues, CIFAG

A Gestão de Stocks, Pierre Zermati, Editorial Presença

Guia do Recrutamento e Qualificação dos Recursos Humanos, Cadernos ATP

Qualidade, Ambiente e Segurança, Cadernos ATP

Artigos de imprensa

manual 0594 admorg[1]

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