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EDDYDATA SERVIÇOS DE INFORMÁTICA LTDA. – EPP
MANUAL ABERTURA 2016
FRANCA
2015
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Estamos finalizando o exercício de 2015 junto dos nossos clientes com quem
mantivemos um bom relacionamento durante todo o ano e, através disto, adquirimos
mais experiência com o planejamento e execução de ações cercadas de segurança e
conhecimento.
De 2014 para 2015, experimentamos a primeira importação e de-para do Plano de
Contas estruturado em formato xls, utilizamos uma planilha baseada no Anexo I do
Tribunal de Contas do Estado de São Paulo e o resultado foi muito positivo. Para 2016,
vamos continuar empregando a mesma ferramenta que foi desenvolvida para nos
servir nos próximos anos.
Na última publicação da Estrutura de Códigos AUDESP para 2016, identificamos
alterações em apenas 117 Contas Contábeis contra 1301 alterações no ano passado,
apresentando uma queda significativa que propicia um ambiente mais estável para a
Contabilidade. Também não houve alteração no Anexo II até o momento, portanto, as
Receitas e Despesas permanecem inalteradas otimizando ainda mais o cenário.
O Manual de Abertura foi desenvolvido para acompanha-los nas atualizações de 2016,
é imprescindível o seu uso no momento de operar o sistema, todas as informações
foram divulgadas no material, pois, o objetivo sempre é a disseminação do
conhecimento.
Equipe Eddydata.
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SUMÁRIO
1. AUDESP........................................................................................................ ....... 4
1.1. O QUE É AUDESP?................................................................................................ 4
1.2. OBJETIVO.............................................................................................................. 4
1.3. CONTEXTO............................................................................................................ 4
1.4. ANEXO I – ESTRUTURA DOS CÓDIGOS CONTÁBEIS.............................................. 4
2. ABERTURA........................................................................................................... 8
2.1. ABERTURA DE NOVO EXERCÍCIO.......................................................................... 8
2.2. IMPORTAÇÃO DA RECEITA, DESPESA E FICHAS ORÇAMENTÁRIAS...................... 9
2.3. IMPORTAÇÃO DO PLANO DE CONTAS 2016......................................................... 10
2.4. ATUALIZAÇÃO DAS CONTAS CONTÁBEIS DOS EVENTOS...................................... 10
2.5. ATUALIZAR DESDOBRAMENTOS DA RECEITA E DESPESA..................................... 11
2.6. ATUALIZAÇÃO CONTA BANCÁRIA......................................................................... 13
3. EXPORTAÇÃO DE SALDOS.................................................................................... 15
3.1. RESTOS A PAGAR.................................................................................................. 15
3.2. EMPENHOS EXTRA-ORÇAMENTÁRIOS................................................................. 16
3.3. FICHAS EXTRA-ORÇAMENTÁRIAS......................................................................... 17
3.4. SALDOS DAS CONTAS BANCÁRIAS........................................................................ 17
3.5. ABERTURA DO RAZÃO.......................................................................................... 18
4. POSSÍVEIS PROBLEMAS........................................................................................ 20
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1. AUDESP
1.1. O QUE É AUDESP?
O projeto Auditoria Eletrônica de Órgãos Públicos é uma iniciativa do Tribunal de
Contas do Estado de São Paulo no aperfeiçoamento do controle de gestão
governamental que objetiva, através do concurso da tecnologia da informação,
aprimorar os procedimentos de coleta de dados e informações dos órgãos fiscalizados,
buscando maior agilidade nos trabalhos, aumento da qualidade dos dados e como
conseqüência natural, o cumprimento da missão constitucional de fiscalizar e controlar
as contas públicas paulistas com o máximo grau de eficiência e eficácia, em benefício
da sociedade.
1.2. OBJETIVO
Disponibilizar, para os envolvidos com o processo de fiscalização, um banco de dados
contendo informações de cada órgão, em especial a sua contabilidade, com conteúdo
padronizado e atualizado diretamente pelos próprios órgãos objeto de fiscalização. As
informações constantes do banco de dados resultante desse processo serão também
disponibilizadas, via Internet, ao público em geral.
1.3. CONTEXTO
O Projeto AUDESP é uma das prioridades que o Comitê de Tecnologia da Informação
escolheu para ser desenvolvido pelo corpo técnico da Casa, iniciou-se em meados de
2003, passando por várias fases, desde o levantamento de problemas, coletas de
sugestões, reuniões periódicas, pesquisa do nível de informatização dos órgãos
jurisdicionados, dentre outras. Estes levantamentos apoiarão a decisão de modelagem
da solução a ser adotada pelo Tribunal de Contas do Estado de São Paulo. As decisões
tomadas no contexto deste Projeto e que afetem o cotidiano das atividades dos órgãos
municipais serão discutidos e validados em conjunto, seja pelo canal direto de
comunicação criado para este fim, bem como através de fóruns ou reuniões a serem
realizados, se necessário for.
1.4. ANEXO I – ESTRUTURA DOS CÓDIGOS CONTÁBEIS
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O Anexo I é elaborado e atualizado pelo Tribunal de Contas do Estado de São Paulo,
nele, contem as contas contábeis válidas para um determinado exercício. O Anexo é
encontrado para download no site do TCESP, mais especificamente no link:
http://www4.tce.sp.gov.br/audesp/documentacao.
É importante que o profissional acompanhe as atualizações publicadas geralmente no
final do ano para que entenda as modificações e os impactos no sistema.
O Plano de Contas é estruturado em colunas que corresponde às atribuições da conta,
cada linha é uma conta contábil.
Exemplo de uma conta no Anexo:
CÓDIGOS AUDESP
2015 Título 2015
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Conta Título FUNÇÃO
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113110101 SALÁRIOS E ORDENADOS – ADIANTAMENTO
1 1 3 1 1 01 11 113110111 SALÁRIOS E ORDENADOS – ADIANTAMENTO
Registra o adiantamento a pessoal referente a salários e ordenados.
D S P P NIS
B
NENC
(3)
S N N S
CÓDIGOS AUDESP 2015: Indica que houve alteração no código da conta de 2015 para
2016, nesta coluna, traz a conta que estava em 2015. Quando o campo está em branco
significa que não houve alteração.
TÍTULO 2015: Descrição da Conta em 2015, quando está em branco significa que não
houve alteração de um exercício para outro.
CLASSE, GRUPO, SUBGRUPO, TÍTULO, SUBTÍTULO, ITEM, SUBITEM: Essas colunas
apresentam o código contábil separado por níveis.
CONTA: Junção dos campos CLASSE, GRUPO, SUBGRUPO, TÍTULO, SUBTÍTULO, ITEM,
SUBITEM, apresenta o código completo da Conta Contábil.
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TÍTULO: Descrição da Conta Contábil, através do nome é possível identificar os
lançamentos que a conta recebe.
FUNÇÂO: Esta coluna indica qual a função da conta no Plano de Contas, é bem
interessante consultar a Função da conta quando há dúvidas em relação ao seu uso.
NATUREZA DO SALDO: Indica se a conta tem natureza Devedora (D) ou Credora (C).
ESCRITURAÇÃO: Indica se a conta permite lançamentos (S) ou se são apenas
totalizadoras (N).
NATUREZA DA INFORMAÇÃO: Indica se a conta é Patrimonial (P), Financeira (F) ou
Compensado (C).
INDICADOR DE SUPERÁVIT FINANCEIRO: Indica se a conta possui Indicador de
Superávit Financeira (F) ou Permanente (P).
VARIAÇÃO NA NATUREZA DO SALDO: Indica se a conta pode ficar com saldo invertido
em relação à sua natureza. Para 2016, o Tribunal de Contas passou a rejeitar os
pacotes mensais que apresentam saldo final invertido de uma determinada conta
contábil em relação à sua natureza sendo que, a mesma conta, não permite tal
inversão. A legenda é NIS para Não Inverte Saldo e IS para Inverte Saldo.
TIPO DE MOVIMENTAÇÃO: Indica se a conta pode receber lançamentos somente
como Débitos (UD), somente Créditos (UC) ou Bilateral, ou seja, Débitos e Créditos (B).
ENCERRAMENTO: Indica se a conta encerra no mês 12 (M12), mês 13 (M13), mês 14
(M14) ou se a conta não encerra e passa seu saldo para o próximo exercício (NENC).
CONTA CORRENTE: Indica se a conta possui detalhamento de Conta Corrente e qual o
tipo de Conta Corrente que a detalha.
DETALHAMENTO OBRIGATÓRIO ABERTURA: Indica a necessidade de detalhar uma
conta contábil até o nível de conta corrente na Abertura.
DETALHAMENTO OBRIGATÓRIO M12: Indica a necessidade de detalhar uma conta
contábil até o nível de conta corrente no mês de Dezembro.
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DETALHAMENTO OBRIGATÓRIO M13: Indica a necessidade de detalhar uma conta
contábil até o nível de conta corrente no mês 13.
DETALHAMENTO OBRIGATÓRIO M14: Indica a necessidade de detalhar uma conta
contábil até o nível de conta corrente no mês 14.
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2. ABERTURA
Realize os procedimentos descritos abaixo para iniciar o exercício de 2016. Caso já
tenha executado os passos iniciais, prossiga para os seguintes que ainda não foram
realizados. Se houver alguma dificuldade, acesse o final do documento em POSSÍVEIS
PROBLEMAS.
2.1. ABERTURA DE NOVO EXERCÍCIO
Menu: Cadastro/Abertura de Exercício (em 2015)
A Abertura do Exercício é feita da forma convencional, logado no sistema no exercício
anterior ao que se deseja abrir. Na tela, todas as informações de legislação do
orçamento e responsáveis pelo órgão são preenchidas e impactam diretamente na
assinatura dos relatórios.
Após isto conecte no exercício novo (de 2016, neste caso) para iniciar as importações.
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2.2. IMPORTAÇÃO DA RECEITA, DESPESA E FICHAS ORÇAMENTÁRIAS
Menu: Movimento/Planejamento Inicial/Importar dados exercício anterior/Plano de
Contas
Inicialmente, as Receitas e Despesas Orçamentárias serão importadas de um exercício
para o outro ainda sem o Plano de Contas, por isto, se acessar os desdobramentos,
todas as contas contábeis estarão em branco.
Caso utilize a cópia das Fichas do exercício anterior, marque esta opção também
conforme imagem seguinte e clique em Importar.
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2.3. IMPORTAÇÃO DO PLANO DE CONTAS 2016
Menu: Movimento/Planejamento Inicial/Importar Plano de Contas xls
Para importar o Plano de Contas novo, antes é necessário fazer download da planilha
no link da tela ‘Download Modelo’. Nesta opção, o sistema irá baixar a planilha
elaborada pela Eddydata com as contas atualizadas.
Após baixar o arquivo, utilize o botão Navegar da mesma tela para procurar o arquivo
baixado e indicar para o sistema que aquela planilha que deve ser importada. Em
seguida, clique em Importar.
Esse procedimento pode demorar de 5 até 30 minutos.
2.4. ATUALIZAÇÃO DAS CONTAS CONTÁBEIS DOS EVENTOS
Menu: Movimento/Planejamento Inicial/Abertura 2016
Para iniciar as atualizações das contas, acesse o menu indicado acima e marque
“Importar Eventos Contábeis” e, em seguida, Importar. Esta operação irá atualizar as
contas contábeis dos Eventos Contábeis e Variações Patrimoniais.
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Caso o sistema apresente o erro “Plano de Conta não encontrado”, recomendamos
logar em 2015, procurar o evento indicado pelo sistema e corrigi-lo com a conta de
2015, após isto, volte para 2016 e repita a operação no menu:
Movimento/Planejamento Inicial/Abertura 2016 na opção Importar os Eventos
Contábeis para que o sistema faça novamente o de-para (comparação entre contas
alteradas do ano anterior para o exercício que deseja atualizar) corretamente.
2.5. ATUALIZAR DESDOBRAMENTOS DA RECEITA E DESPESA
Menu: Movimento/Planejamento Inicial/Abertura 2016
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Para atualizar as contas contábeis dos desdobramentos da Receita e da Despesa
acesse o menu indicado e marque as opções ‘Atualizar Conta Cont Desdobramento
Sub’ e ‘Atualizar Conta Cont Sub-alínea Receita’.
Clique em Importar e o sistema irá atualizar todas as contas comparando o código da
despesa e receita de 2016 com 2015, buscando a conta contábil de 2015 e passando
pelo de-para para que, caso tenha mudado, inserir a conta nova em 2016. Caso não
tenha alterado, a conta permanecerá a mesma de 2015.
Desmarque a opção Abertura Realizada se estiver marcada, pois isto impedirá a
execução do sistema.
Recomenda-se uma conferência em Cadastro/ Orçamento/ Classificação/
Desdobramento do Sub-Elemento e em Cadastro/ Orçamento/ Classificação/ Sub-
alínea da Receita.
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2.6. ATUALIZAÇÃO CONTA BANCÁRIA
Menu: Movimento/Planejamento Inicial/Abertura 2016
As contas contábeis das contas bancárias tem que ser atualizadas todo ano, o sistema
atualiza automaticamente e já verifica se houve modificação, para isto basta acessar o
menu indicado e marcar a opção ‘Atualizar conta bancária’ e clicar em Importar.
Para checar se as contas contábeis ficaram corretas, acesse o menu Cadastro/Baixas e
Bancos/Conta Bancária, entre em qualquer registro por Alteração, vá para a aba Conta
Contábil. Verifique se a primeira linha possui o Exercício igual a 2016, conforme
imagem abaixo. Se possuir, a atualização estará correta.
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3. EXPORTAÇÃO DE SALDOS
Os próximos passos da abertura que serão descritos abaixo dependem do
fechamento de 2015 pela Contabilidade, pois, neste momento, ocorrerão
as importações de valores e saldos para o próximo exercício e, se houver
alguma modificação em 2015 após a exportação irá impactar
negativamente em 2016 gerando diferenças.
Todos os procedimentos devem ser feitos no exercício que está sendo aberto, ou seja,
em 2016.
3.1. RESTOS A PAGAR
Menu: Movimento/Planejamento Inicial/Importar dados do exercício anterior/Restos a
pagar
Antes de fazer a operação certifique-se que não haverá movimentação de Empenhos,
Liquidações e Pagamentos em 2015 posteriores à Importação.
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Primeiramente selecione o exercício de onde os Restos a Pagar serão buscados, neste
caso, 2015. O sistema irá levantar todos os registros que serão importados, neste
momento é importante fazer uma conferência, se preferir os registros podem ser
copiados para Excel selecionando as linhas e acionando o Ctrl C.
Se os registros estiverem todos corretos, clique em Importar e todos empenhos
passarão para 2016 como Restos a Pagar.
3.2. EMPENHOS EXTRA-ORÇAMENTÁRIOS
Menu: Movimento/Planejamento Inicial/Importar dados do exercício
anterior/Empenhos Extra-Orçamentários
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Selecione o exercício de onde os Empenhos Extra-Orçamentários serão extraídos,
neste caso 2015. Confira os registros, se preferir selecione-os e pressione Ctrl C para
copiar as linhas para o Excel facilitando a conferência.
Se estiver correto, clique em Importar.
3.3. FICHAS EXTRA-ORÇAMENTÁRIAS
Menu: Movimento/Planejamento Inicial/Importar dados do exercício anterior/Fichas
Extra-Orçamentárias
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Para copiar as fichas juntamente como os saldos para o novo exercício, selecione o
exercício anterior de onde os registros serão copiados, neste caso, 2015. O sistema irá
mostrar na tela todas as Fichas Extra-Orçamentárias e irá destacar em vermelho
aquelas que possuem saldo negativo, porém isto não impede a importação.
Confira as fichas e saldos, se estiver correto clique em Importar.
3.4. SALDOS DAS CONTAS BANCÁRIAS
Menu: Movimento/Planejamento Inicial/Importar dados do exercício anterior/Saldo
das contas bancárias
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Após fechar as movimentações bancárias de 2015, faça a importação do saldo das
contas. Selecione o exercício de onde o saldo será extraído e clique em Importar.
Certifique-se que os valores importados não serão mais alterados após este
procedimento.
3.5. ABERTURA DO RAZÃO
Menu: Movimento/Planejamento Inicial/Importar dados do exercício
anterior/Abertura do razão
Quando os arquivos XML do Conta Contábil e Conta Corrente referentes ao mês 14 –
Encerramento estiverem armazenados no AUDESP, salve os arquivos em uma pasta no
seu computador para importação.
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Selecione o exercício anterior ao de abertura, o sistema abrirá uma janela para
procurar os arquivos XML, busque no computador os arquivos salvos anteriormente
para importação sendo, primeiramente o Conta Corrente e depois Conta Contábil e
clique em Importar.
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4. POSSÍVEIS PROBLEMAS
4.1. O Plano de Contas de 2015 já foi importado para 2016 sem as atualizações, os
desdobramentos da receita e despesa e eventos contábeis já estão com estas contas
antigas, o que fazer?
Neste caso, se não houver movimentação em 2016 de Variações Patrimoniais, acesse o
menu Movimento/Planejamento Inicial/Abertura 2016, marque a opção “Limpar
Dependências de Contas Contábeis”, em seguida, volte ao item 2.3 e siga os itens
seguintes. Caso ocorra erro nesta operação, entre em contato com o Suporte da
Eddydata.
4.2. Realizei Variações Patrimoniais em 2016 com as contas antigas, o que fazer?
Primeiramente exclua as Variações Patrimoniais feitas em 2016 depois, acesse o menu
Movimento/Planejamento Inicial/Abertura 2016, marque a opção “Limpar
Dependências de Contas Contábeis”, em seguida, volte ao item 2.3 e siga os itens
seguintes. Caso ocorra erro nesta operação, entre em contato com o Suporte da
Eddydata.
4.3. Na Importação dos Eventos Contábeis, apareceu a mensagem: “Plano de Conta
não encontrado”.
Caso o sistema apresente o erro “Plano de Conta não encontrado”, recomendamos
logar em 2015, procurar o evento indicado pelo sistema e corrigi-lo com a conta de
2015, após isto, volte para 2016 e repita a operação no menu:
Movimento/Planejamento Inicial/Abertura 2016 na opção Importar os Eventos
Contábeis para que o sistema faça novamente o de-para (comparação entre contas
alteradas do ano anterior para o exercício que deseja atualizar) corretamente.
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O que provavelmente pode ter ocorrido é que, após a atualização do plano de contas
no início de 2015, ainda houve outras atualizações sendo que, a última foi publicada
pelo TCE em 19/06/2015, isto pode não ter sido atualizado no sistema. O usuário não
precisa se preocupar pois, se o evento incorreto estivesse sendo utilizado pelo sistema
em 2015, por utilizar de uma conta inválida, iria dar erro na contabilização e, em
último caso, o TCE iria rejeitar o pacote mensal por estar utilizando tal conta contábil.
4.4. Quando fui realizar alguma operação na tela Abertura 2016 no menu
Movimento/Planejamento Inicial, apareceu a mensagem: “Importação já realizada!”.
Desmarque a opção na tela “Abertura Realizada” e repita a operação. É importante
verificar as dependências com as contas e eventos a serem corrigidos.
4.5. Nas Contas Contábeis do Desdobramento da Despesa, Receita ou nos Eventos
Contábeis, identifiquei contas em branco ou com o número 0, o que ocorreu?
Pode ser erro no de-para realizado pelo sistema ou em 2015 a conta também estava
desta forma, entre em 2015 e consulte o mesmo registro, se ele estiver com Conta
Contábil e em 2016 não, entre em contato com o Suporte da Eddydata.