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www.ConciliaciónExpress.com

Manual para el sistema

Conciliación Express

Le damos la bienvenida a una nueva y

más rápida forma de realizar la

conciliación de cuentas


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Av. López Mateos Sur 2077 Int. Z-4, CP. 44510 Guadalajara, Jal. México +52 (33) 3030 6947 - [email protected]

Sumario Pagina

1. Registrarse 2

2. Crear nueva conciliación 2

3. Subir información 3

4. Estado 5

5. Auto Conciliación 6

6. Conciliación Manual 8

7. Conciliada 9

8. Exportar 10

9. Manejo de datos 11

10. Instalación del complemento de Excel 12

11. Uso del Complemento de Excel 15


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1. Registrarse

Ingrese el nombre de usuario y contraseña que le fueron proporcionados en los espacios correspondientes. Si su información las incluye, recuerde utilizar mayúsculas, pues las ventanas no reconocerán correctamente su información si olvida ponerlas.

2. Crear nueva conciliación

Dé clic sobre el botón “Crear nueva conciliación”

A continuación aparecerá la siguiente ventana, en la que puede poner un nombre a la conciliación que va a crear (ejemplo: Bank2). Cuando lo haya hecho, dé clic en el botón de “Crear nuevo”.


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En la ventana de la parte de abajo puede observar que el archivo de conciliación “Bank2” ha sido creado.

Bajo la columna de “Comando” se enlistas las siguientes opciones a elegir:

Editar – esta opción permite cambiar el nombre de la conciliación.

Vaciar – esta opción permite borrar todos los registros de la conciliación.

Borrar – esta opción borrará por completo la conciliación creada, así como todos sus registros.

Ahora puede acceder a la conciliación con sólo dar clic en el nombre del archivo, en este caso llamado “Bank2”, una vez hecho esto aparecerá la siguiente pantalla:

3. Subir información

A continuación deberá subir los archivos para conciliar. Los archivos deben ser del tipo CSV (separarse con una coma). Si no tiene archivos en formato CVS puede utilizar el complemento Conciliación Express del programa Excel, en el cual puede convertir un archivo de Excel a un archivo CVS.

Dé clic en el botón “Cargar” y ubique tanto el archivo interno como el externo en sus respectivos espacios, después dé clic en “abrir”.


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Posteriormente dé clic en el botón “Subir” y aparecerá la siguiente ventana con la información que usted eligió:

Para permitir al programa la igualación de información es necesario determinar qué columnas serán usadas y qué información contienen. El programa incluye una propuesta, pero puede ser necesario elegir ciertos criterios. En el ejemplo de arriba solo se muestran tres columnas, una de fecha, una de Código 1 (número de orden) y otra de cantidad. De cualquier manera el sistema mostrará todas las columnas de los archivos que usted incluyó. En realidad no hay un límite en el número de columnas que usted puede utilizar en sus archivos, pero en el sistema usted solo puede utilizar 5 columnas, que son:

1. Fecha

2. Texto

3. Cantidad

4. Código 1

5. Código 2


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El sistema automáticamente reconocerá las columnas correspondientes a la Fecha y Cantidad, pero usted debe seleccionar las demás, además debe hacer los ajustes necesarios en caso de que el sistema haya elegido erróneamente las columnas de Fecha y Cantidad.

Se puede ajustar el formato de Fecha en caso de que el programa haya elegido incorrectamente la columna de fecha. También es posible ajustar el formato de Cantidad en caso de que en el archivo se utilice un formato diferente al establecido en el sistema y por eso no lo reconozca.

Realice los ajustes necesarios tanto en el archivo interno como en el externo y dé clic al botón “Siguiente”

4. Estado

La información de Estado es una especie de censo del número de registros existentes en los archivos internos y externos. Observe que antes de la conciliación todos los registros dicen, lógicamente, “No conciliado”.

En medio de la imagen puede observar una caja de texto que dice “Reporte sin conciliar”. Ahí usted puede ingresar la cantidad interna a conciliar (su contabilidad) y la cantidad externa a conciliar (en este caso se ejemplifica con una cuenta de banco). Cuando haya conciliado la mayor cantidad de registros posibles, puede regresar a la misma ventana y dar clic en el botón de “mostrar reporte”, para ver la conciliación que contiene todas las cantidades abiertas (cantidades no conciliadas). Puede imprimir la información de esta pantalla o copiar y pegar a un archivo de Excel, en caso de que quiera guardarlo en ese formato o por si desea hacer algunas anotaciones, también como archivo de Excel.

Le recomendamos, antes de realizar las acciones anteriormente indicadas, conciliar la mayor cantidad de registros posible.

Observe que en la parte de arriba de la imagen hay un menú para navegar por la conciliación. Para comenzar lo mejor es conciliar automáticamente la mayor cantidad de registros posible. Para ello dé clic en el botón “Auto Conciliación” del menú.

Entonces aparecerá la siguiente ventana:


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5. Auto Conciliación

Principios de la conciliación Automático

a. Cantidad + Código 1 – Usado por ejemplo para la conciliación de acreedores. Esto es, por ejemplo, cuando su archivo y el archivo del proveedor contienen cantidades que se facturan. La conciliación se consigue cuando el Código 1 (número de facturación) y la Cantidad son las mismas.

b. Cantidad + Código 1 + Código 2 – Se usa por ejemplo para la conciliación de inventario, Código 1 corresponde al número de producto y Código 2 corresponde al número de departamento. La conciliación se da cuando Código 1, Código 2 y la Cantidad son iguales.

c. Cantidad + Código 1 + Días – Se usa si, por ejemplo, usted tiene muchas tiendas que realizan depósitos en la misma cuenta de banco con la misma cantidad. Usted añadirá una cantidad máxima de días que pueden estar entre los dos datos.

d. Varios a uno – Usado para añadir varias cantidades a un archivo interno, con solo una cantidad en el archivo externo. Las cantidades están conciliadas cuanto la cantidad total del archivo interno es la misma cantidad del archivo externo Y cuando el Código 1 (y Código 2 si se elige) es el mismo para todas las cantidades.

e. Uno a varios – Lo opuesto al punto anterior.

f. La cantidad concuerda – Se usa particularmente para conciliar el banco. El principio bajo el que trabaja es que la misma cantidad ha sido conciliada en un rango de tiempo.


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g. Cantidad concuerda con diferencia - Por ejemplo, cuando concilia cuentas de divisas puede aceptar un centavo de diferencia. Cuando activa este principio, aparece una caja de diálogo en la usted puede introducir la cantidad de diferencia que se aceptará.

Debe elegir por lo menos uno de los principios anteriormente descritos pero también puede elegir más de uno. De cualquier manera debe elegir el método más adecuado primero. En nuestro ejemplo hemos elegido primero el principio de “Cantidad + Código 1” y posteriormente el principio “Varios a uno” y “Uno a varios”. En “número de días” elegimos 10 días.

Después dé clic en el botón de “Conciliar”.

Dependiendo de la cantidad de datos y de la velocidad de su servicio de Internet, puede pasar poco más de un minuto antes de que aparezca la conciliación en la pantalla.

Observe que se muestra una mucha menor cantidad de registros en la fila de No Conciliadas (30 registros en el archivo interno y 13 registros en el archivo externo).

Para poder conciliar la mayor cantidad de registros posible podemos continuar con la Conciliación Manual. Para facilitar esta labor, el programa contiene un avanzado, pero fácil de usar, sistema de Conciliación Manual. Dé clic en el botón de “Conciliación Manual” ubicado en el menú superior.

Posteriormente aparecerá la siguiente ventana:


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6. Conciliación Manual

El sistema ha sido diseñado para que usted trabaje tanto en el lado interno como en el externo. Si eligió el lado interno cuando la “Autobúsqueda” estaba activa y dio clic en un registro, el sistema buscará un registro con la misma cantidad en el lado externo.

Comandos, botones y cajas:

a. Autobúsqueda –Si se selecciona esta opción, el sistema buscará una cantidad o suma en el lado que no esté activo (ya sea interno o externo). Si ninguno está activo, puede ver las líneas tanto del lado interno como del externo. Así usted podrá, por ejemplo, igualar dos líneas internas con 3 líneas externas.

b. Auto Conciliación – Si se selecciona esta opción el sistema automáticamente conciliará las líneas señaladas cuando la diferencia sea 0.

c. Igualar – Si no se ha seleccionado el botón de “Auto Conciliación” usted debe dar clic en el botón “Igualar” para realizar la conciliación. Solo habrá una conciliación si la diferencia es 0 (a menos que, previamente, haya elegido una diferencia permitida).

d. Mostrar todo – Cuando da clic en este botón, el sistema muestra todos los registros del lado elegido (interno o externo).

e. Mostrar cantidad 0 – Cuando selecciona esta opción, todos los registros cuya cantidad sea 0 serán mostradas en el lado que haya elegido (interno o externo).

f. Mostrar búsqueda – En esta opción usted puede ingresar un criterio de búsqueda que quiera localizar en los registros.

g. Diferencia aceptada – Aquí usted podrá elegir la cantidad de diferencia que aceptará en su concilia.


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h. Borrar seleccionada – Al dar clic en este botón, los registros seleccionados serán borrados. Esta opción debe ser utilizada con mucha precaución, porque los registros seleccionados serán borrados y removidos del sistema.

i. Flecha pequeña – Esta flecha selecciona o deselecciona todas los registros de la ventana.

j. % - Habrá un intercambio entre los registros marcados y los registros no marcados.

k. Fecha/Código/Texto/Cantidad – Este tipo de botones clasifican los botones de la ventana.

l. Clic derecho – Si usted posiciona el cursor en un registro y da un clic derecho con el mouse se proyectarán los detalles del registro en una ventana nueva.

7. Conciliada

Si da clic en el botón de “Conciliada” observará todas los registros conciliadas, también podrá borrar cualquier conciliación que haya sido realizado incorrectamente. Puede organizar las cantidades en el orden que usted prefiera, simplemente dando clic a alguna de las opciones ubicadas en el área de las líneas.

Puede borrar registros dando clic en la X roja que se encuentra junto al registro.


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8. Exportar

Con esta opción usted puede exportar registros Conciliados y No Conciliadas a una hoja de Excel. Estos datos pueden ser guardados en su formato original, es decir con las columnas que usted subió con anterioridad, o pueden ser guardados en un formato de Excel con las opciones y contenidos que usted elija. Los archivos pueden ser almacenados en su propio servidor o computadora. Para ello elija sus opciones y dé clic en el botón de “Exportar”.

Cuando haya exportado la información que necesita puede borrar los registros conciliados, para conservar solo los registros No Conciliadas y utilizarlas en la conciliación del mes siguiente. Esta acción la puede realizar al dar clic en el botón de “Borrar concilios”.


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9. Manejo de datos

Con esta opción usted puede ajustar las columnas que haya subido. Para ello tiene dos posibilidades:

1. Cambiar los prefijos frente a la cantidad o, 2. Reducir la cantidad de caracteres en cada campo (por ejemplo, usted tiene un Código 1 de

10 dígitos en su archivo interno y un Código 1 de cinco dígitos en su archivo externo, puede ajustar su archivo interno para que tenga solo 5 dígitos y sea igual a su archivo externo).

En la ventana correspondiente usted elegirá:

1. Archivo interno o externo.

2. El campo que desee ajustar.

3. Reducir el campo o cambiar el signo.

Después de que haya elegido, dé clic en el botón de “Activar” y aparecerá la siguiente ventana de “Campo abreviado”:

Seleccione cuántos caracteres quiere quitar ya sea a la izquierda o a la derecha.

Si selecciona “Cambiar signo” y presiona “Activar” el sistema cambiará el signo (prefijo) en la columna de cantidad.


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10. Instalación del complemento de Excel

Debido a que el sistema Conciliación Express requiere la utilización de archivos con formato CSV hemos desarrollado un sencillo complemento de Excel que lo ayudará a convertir cualquier archivo de lectura en Excel en un archivo de formato CSV.

Para utilizarlo debe descargar el archivo desde nuestra página web y seguir el siguiente proceso de instalación:

1. Descargue el archivo desde www.ConciliacionExpress.com y guárdelo en la ubicación que desee,

2. Abra la caja de diálogo del complemento que se encuentra localizada en la siguiente ubicación:

Para usuarios Microsoft Office Vista

Abrir Excel y dar clic en el símbolo ubicado en la esquina superior izquierda,

Elija “Opciones de Excel” en la ventana que aparecerá,


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Elija la opción de “Complementos” del menú de la izquierda y dé clic en “Ir” en la ventana que aparecerá a continuación,

Para usuarios de Microsoft Office 2003

Abrir Excel y dar clic en la opción “Herramientas” de la barra de herramientas, posteriormente seleccionar la opción “Complementos”,

3. Dé clic en el botón de “Examinar” y elija el archivo que descargó de la página web. Después dé clic en “Aceptar”, nuevamente dé clic en el botón de “Aceptar” para cerrar todas las ventanas.


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4. Para ver que el complemento de conversión ha sido agregado correctamente verifique la barra de herramientas, en la que debe aparecer la opción de “Complementos” en la que debe estar incluida la opción de “Conciliación”, de ser así la instalación ha sido correctamente realizada.


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11. Uso del Complemento de Excel como convertidor de

archivos formato CSV.

En caso de que los archivos de sus transacciones no tengan formato CSV, este complemento de Excel lo ayudará a convertirlos. Recuerde que para el uso del sistema Conciliación Express es necesario que los archivos tengan un formato CSV.

Para la conversión de archivos solo tiene que seguir los siguientes pasos:

1. Abra el archivo de Excel que contiene la información de sus transacciones, 2. Seleccione el complemento “Conciliación” instalado y dé clic en “Excel2Semi”

3. Posteriormente aparecerá la ventana que se muestra a continuación.


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a. En la primera opción puede cambiar el idioma, b. En la segunda opción indique si la primera fila contiene el nombre de la columna, c. En la opción siguiente debe “Seleccionar Área de Trabajo” para elegir el área del archivo de

Excel en la que se encuentra la información que quiere convertir a formato CSV, posteriormente dé clic en “Enter”.


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d. Dé clic en el botón de “Seleccionar Área de Trabajo” y las columnas se mostrarán como a continuación:

e. Elija las columnas que desea que estén en el archivo CSV seleccionándolas y dé clic en la flecha que las coloca en la columna de la derecha.

f. En caso de que desee fusionar dos columnas en una, puede elegir la opción de “Combinar Columnas” y seleccionar las dos columnas que desea combinar. Si elige el campo de “Signo Opuesto” el signo será cambiado en la segunda columna (+ ó -). Estas opciones se utilizan principalmente en archivos en donde la cantidad de débito y crédito se muestran en dos columnas separadas.

g. Después debe elegir la carpeta en la que desea guardar el archivo con formato CSV y darle un nombre si así lo desea,

h. Para finalizar puede seleccionar si el signo de puntuación de separación será “,” o “;”. El sistema Conciliación Express puede trabajar con ambos signos,

i. Luego dé clic en el botón de “Exportar” y su archivo CSV será guardado en la carpeta seleccionada.

Después de lo anterior, sus archivos estarán listos para ser utilizados en el sistema Conciliación Express.

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