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Manual de boas práticas Correio Eletrônico

VERSÃO: 0.2 DATA DE REVISÃO: 11/05/2012

Data Versão Descrição Autor Revisor Aprovado por

0.1 Versão inicial do documento

Christine dos Santos / julice

11/05/2012 0.2 Bruno Gomes

Objetivo O objetivo deste documento é listar alguns conceitos úteis para gerenciamento da caixa postal do usuário no MS Outlook / Exchange.

Apresentação O Outlook é um gerenciador de mensagens que pode ser utilizado em muitas das atividades diárias realizadas no seu computador. O Outlook na ANAC facilita a comunicação enviando ou recebendo e-mails corporativos. Trabalhar com o Outlook é simples. Com sua interface intuitiva, o programa permite o gerenciamento tanto do correio eletrônico como de outras funções bastante úteis. Além das funções de correio eletrônico, utiliza-se o Outlook para organizar contatos, tarefas, notas, calendários entre outros. Os problemas começam quando os e-mails armazenados somam centenas ou milhares de itens, mais ainda quando frequentemente as mensagens incluem arquivos anexados, que aumentam significativamente seu tamanho. São poucas as pessoas que se preocupam com o tamanho da caixa de correio, até que ela entre em colapso. Em organizações como a ANAC, as caixas de correio são limitadas de acordo com os recursos tecnológicos disponíveis. Assim, com este manual descreveremos o conjunto de boas práticas para melhorar o desempenho do Outlook. Abaixo segue os temas que descreveremos neste guia:

Verificando quanto seus e-mails estão ocupando no servidor;

Arquivando mensagens e estruturando sua caixa de correio;

Exportando sua caixa de correio e fazendo uma cópia de segurança;

Criando regras para organizar sua caixa postal;

De olho no tamanho Uma vez que o tamanho da caixa de correio esteja chegando ao seu limite, você começará a notar a perda de algumas funcionalidades do Outlook, mais precisamente você não conseguirá enviar nem receber mensagens. Para contornar esse problema será necessária a execução de um procedimento para fazer uma cópia de segurança de suas mensagens e em seguida removê-las para liberar espaço no servidor.

Revisando o tamanho da caixa de correio Para verificar o tamanho da sua caixa de correio execute os seguintes passos: Passo 1 Clique com o botão direito do mouse na sua Caixa de Correio: Outlook 2003/2007 Outlook 2010

Passo 2 Selecione “Propriedades” e clique no botão “Tamanho da Pasta”:

Passo 3 Aparecerá então uma janela na qual está detalhado tanto o tamanho total da caixa de correio em KB, como o tamanho de cada uma das pastas que a compõem.

Estes dados estão também disponíveis se clicarmos com o botão direito do mouse sobre qualquer

pasta, selecionarmos Propriedades e clicarmos no botão Tamanho da Pasta.

Arquivo de dados do Outlook

Criando Arquivo de dados O arquivo de dados é um arquivo de pastas particulares (.pst) do Outlook que armazena suas mensagens e outros itens no computador. O armazenamento das mensagens nesse tipo de arquivo auxilia em deixar a caixa de e-mail mais “leve”, pois as mensagens que você adicionar neste arquivo serão transferidas do servidor para o computador. Sseria como se elas fossem baixadas do servidor direto em um arquivo do seu computador, deixando assim sua caixa de correio bem mais leve e ágil. Abaixo descreveremos os passos para criar um arquivo de dados do outlook: Passo 1 Usando o Outlook 2003/2007 vá no menu “Arquivo”, selecione “Novo” e em seguida selecione “Arquivo de Dados do Outlook...” Já no Outlook 2010, vá na guia Pagina Inicial, grupo Novo, clique em Novos Itens, aponte para Mais Itens e clique em Arquivo de Dados do Outlook. Outlook 2003/2007 Outlook 2010

Então, que tal verificar aquelas mensagens antigas e providenciadas, esvaziando sua caixa postal e

realizando cópias de segurança?

Passo 2 No Outlook 2003/2007, aparecerá a seguinte tela:

Em seguida escolha a opção: “Arquivo de Pastas Particulares (.pst) do Office Outlook” e clique em “OK”. No caso do Outlook 2010, as opções acima poderão ser selecionadas na janela que aparecerá no próximo passo.

Toda vez que for salvar um arquivo preste atenção onde irá salvá-lo para poder encontrá-lo mais tarde com facilidade. É bom guardar arquivos de um mesmo evento dentro de uma mesma pasta com o nome e data, por exemplo, dentro da pasta "Ano 2008", “Ano 2009”, etc.

Os arquivos de pastas particulares do Outlook foram projetados para trabalhar em discos diretamente ligados ao seu computador (discos locais ou unidades externas USB). Jamais armazene ou trabalhe com arquivos .pst nos servidores de arquivos ou outro servidor na rede, pois esse procedimento pode corromper seu arquivo .pst.

Passo 3 Aparecerá a seguinte tela:

Nesta tela será selecionado o nome do arquivo e será definido o local onde o arquivo será salvo. Indicamos que seja colocado em “Nome do Arquivo:” um nome que indicará as mensagens dentro do arquivo, por exemplo: “Arquivos 2010”, “Memorandos”, “Notas Técnicas”. Já o local de salvamento poderá ser na pasta “Documentos” ou em uma unidade de disco externa.

Dica: Crie uma pasta chamada “Outlook” em “Meus Documentos” no seu computador ou em seu disco externo.

Passo 4 No Outlook 2003/2007, aparecerá a seguinte tela:

Coloque no campo “Nome:” o nome que aparecerá nas listas de arquivos do Outlook. Sugerimos que coloque o mesmo nome do ”arquivo.pst” que será armazenado no seu computador, como por exemplo: “Arquivos 2009” e clique em “OK”. Já no Outlook 2010, o nome definido no passo 3 será o nome que aparecerá nas listas de arquivos do Outlook.

DICA: É aconselhável que não se coloque senha no arquivo, mas caso seja necessário, coloque uma senha de fácil memorização. A responsabilidade da senha é única e exclusivamente sua. Caso esta senha seja perdida você não conseguirá mais acessar seus dados arquivados no arquivo PST.

Passo 5 No seu Outlook, na lista de pastas de e-mail, aparecerá o novo arquivo criado nos passos anteriores.

Como o arquivo .pst é mantido no computador, ele não está sujeito aos limites de tamanho da caixa de correio no servidor. Porém, a garantia de backup é do usuário, sendo assim, mova mensagens antigas, já providenciadas e de menor criticidade. Recomendamos que com frequência, salve em mídias de CD ou DVD os arquivos de dados do outlook com suas mensagens antigas para futuras consultas.

Trabalhando com Pastas

Para melhor organizar sua caixa postal ou seu arquivo de dados do outlook, é possível criar pastas para armazenar seus e-mails e demais itens. Recomendamos criar uma estrutura com categorias principais e que se evite abrir muitas subpastas, principalmente com nomes sem sentido. O Outlook contém uma ferramenta de pesquisa eficiente, porém, para melhor e mais rápido localizar suas mensagens, crie uma estrutura lógica que o ajude a organizar suas pastas, dando preferência a um mesmo padrão para seus arquivos de dados e pastas, criando assim um verdadeiro mapa para suas informações.

Criando uma Pasta Passo 1 No Outlook 2007: Clique no menu “Arquivo”, selecione “Novo e em seguida selecione “Pasta...”:

No Outlook 2010: Vá na aba Pasta, no grupo Novo, depois clique em Nova Pasta

Passo 2 Nome: digite um nome para a pasta. Conteúdo da pasta: escolha o tipo de item que a pasta deve conter. Selecionar onde colocar a pasta: clique no local em que você deseja criar essa pasta.

Seguindo nossos exemplos, criamos uma nova pasta chamada “Junho” dentro de “Arquivos 2009” e o conteúdo da pasta será “Itens de Email e remessa” e clicamos “OK” para finalizar.

Passo 3 Vejamos no Outlook a pasta criada dentro de “Arquivos 2009”:

As pastas servem para você organizar seus e-mails, colocando cada assunto em sua respectiva pasta, seja na caixa postal, seja no PST.

Excluindo Pasta Passo 1 Selecione com o botão direito na pasta que você quer deletar, em seguida clique em Excluir “Nome da pasta”:

Arquivamento

Arquivamento Automático O Outlook oferece ferramentas próprias para arquivar as mensagens de correio. A função de autoarquivar retira e-mails da nossa caixa de correio e os armazena conforme configuração de período. Esta é uma boa opção quando não se possui muito tempo. No entanto, antes de autoarquivar, é importante configurar suas opções já que uma das suas vantagens (ou inconvenientes, para alguns) é que esse recurso não só arquiva os elementos, mas também pode chegar a eliminá-los do servidor causando transtorno ao usuário por não saber onde as mensagens foram arquivadas. Passo 1 No Outlook 2007: Selecione no menu “Ferramentas” e clique em “Opções”:

No outlook 2010: Vá na aba Arquivo e em seguida clique em Opções;

Passo 2 No Outlook 2007: Selecione a aba “Outras” e clique em “AutoArquivar...”:

No Outlook 2010: Na janela Opções do Outlook, clique na opção Avançado do painel do lado esquerdo e depois em Opções para Autoarquivar.

Passo 3 Configure suas opções:

Se você desativar a opção “Excluir Itens Expirados (somente pastas de e-mail)” e “Excluir Itens Antigos Permanentemente” e estabelecer um período de tempo suficiente em “Eliminar Itens Anteriores a”, o Outlook não apagará nada que quiser durante o processo de autoarquivamento, podendo aplicar sem receio.

Arquivamento Manual O arquivamento manual é basicamente o mesmo do automático, com a vantagem de permitir maior controle sobre o que acontece com seus e-mails cada vez que os arquivar.

Você pode aplicar esta configuração para todas as pastas do Outlook, clicando em “Aplicar estas configurações a todas as pastas agora”. Recomendamos ativar esta opção para itens “Enviados” e “Excluídos” como na sessão seguinte.

Passo 1 No Outlook 2007: Selecione menu “Arquivo” e clique em “Arquivo morto...”:

No Outlook 2010: Vá na aba Arquivo, mantenha selecionado no painel esquerdo Informações. No Painel central Informações sobre Contas, vá na opção Ferramentas de limpeza e selecione Arquivo Morto.

Passo 2 Aparecerá a seguinte tela:

Dessa forma, podemos arquivar uma pasta de um determinado cliente, relacionada a um tema ou projeto finalizado.

Também podemos decidir o momento específico que queremos arquivar, sem que este coincida com a

data que definimos nas opções de auto arquivamento anteriores.

Definindo Regras “Regras de mensagens” no Outlook é um recurso que também ajuda a organizar sua caixa postal. Ao criar regras, você pode definir, por exemplo, que as edições de uma newsletter fiquem todas numa mesma pasta. Você pode também criar outra pasta para armazenar as mensagens vindas de uma determinada pessoa ou departamento automaticamente. Passo 1 No Outlook 2003: Selecione menu “Ferramenta” e clique em “Regras e Alertas”:

No Outlook 2010: N aba Arquivo, mantenha selecionado no painel esquerdo Informações. No Painel central Informações sobre Contas, role a página até o final e selecione Regras e Alertas.

Passo 2 Clique no botão “Nova Regra”. Você deve escolher qual o tipo de regra que você deseja criar. Existe vários tipos escolha o tipo que atende a sua necessidade. Em seguida clique no botão avançar.

Passo 3 Escolha a condição que a regra de e-mail será usada. Conforme a condição escolhida, você deve definir as palavras especificas para a condição. Veja o exemplo abaixo. Foi marcada a condição de palavras especificas no campo assunto do e-mail, assim você deve também definir quais as palavras especificas no campo assunto. No exemplo foi colocado as palavras “mala direta” e “propaganda”. Isso significa que se um e-mail for enviado a você e conter no campo assunto estas palavras, a regra será aplicada.

Passo 4 Defina o que você deseja fazer com os e-mail.

Passo 5 Se você desejar defina alguma exceção.

Passo 6 Pronto você criou uma regra de e-mail. Observação importante: Não esqueça que após uma regra de e-mail ser criada ela ficara sendo executada ate o momento que você excluí-la.

Cópia de Segurança (Backup) De acordo com as boas práticas de TI, precisamos realizar uma cópia de segurança (backup) dos nossos dados críticos, isso inclui as mensagens de e-mail (arquivo de pastas particulares).

Exportando Arquivo Passo 1 Selecione menu “Arquivo” e clique em “Importar e exportar”:

Passo 2 Clique em “Exportar para um arquivo”:

Passo 3 Clique em “Arquivo de Pasta Particular (.pst):

Passo 4 Selecione a pasta que será exportada podendo também incluir as subpastas:

Passo 5 Selecionar “Procurar” e exportar o arquivo para uma pasta que você irá achar depois, sugere-se criar uma pasta em “Meus Documentos” com o nome de “Outlook”:

O Outlook exportará o arquivo como “backup.pst” no endereço que foi colocado acima.

Troque este nome para um mais intuitivo que identifique a data e o tipo de dado

armazenado.

Importando Arquivo Passo 1 Selecione menu “Arquivo” e clique em “Importar e exportar”:

Passo 2 Selecione a opção “Importar de outro programa ou arquivo”:

Passo 3 Selecione “Arquivo de Pasta Particular (.pst):

Passo 4 Clique em “Procurar” e indique o arquivo a ser importado:

Passo 5 Selecionar pasta de origem e clicar e “Importar...” para pasta atual ou escolher a pasta desejada:

Limpando Caixa de Correio A limpeza das caixa de correio é necessária de tempos em tempos para garantir a boa funcionalidade do Outlook e evitar problemas como: não enviar ou receber e-mails, Outlook travando toda hora ou fechando subitamente. Lembre-se que efetuando a limpeza, você estará agora sim deletando realmente as mensagens. É necessário muito cuidado. Este procedimento vale para todas as pastas que mantém no Outlook desde Caixa de Entrada, Caixa de Saída, Ítens enviados, Ítens excluídos, Rascunhos e todas as demais que você criou conforme sua necessidade. Passo 1 No Outlook 2007: Selecione menu “Ferramentas” e clique em Limpar Caixa de Correio:

No Outlook 2010: Vá na aba Arquivo, mantenha selecionado no painel esquerdo a opção Informações. No Painel central “Informações sobre Contas”, vá na opção “Ferramentas de limpeza” e selecione “Limpar Caixa de Correio.”

Passo 2 Fazendo uso desta funcionalidade, você pode procurar os itens anteriores a uma data específica e o que é mais importante, buscar os e-mails que ultrapassem um determinado tamanho de forma que ao eliminá-los, economizará um espaço na sua caixa postal para que permita trabalhar dentro dos limites da caixa postal no servidor de correio eletrônico. Outra opção nesta janela, é ver o tamanho da pasta Itens Excluídos apagando-os com frequência.

Se quiser buscar as mensagens que estejam ocupando mais espaço na caixa de correio sem limpá-la, você pode recorrer às pastas de busca predeterminadas do Outlook, já que existe uma pasta denominada Emails Grandes que ajuda a localizar os arquivos de maior tamanho. O programa considera emails grandes as mensagens com mais de 100 KB, ainda que você preste atenção apenas nas maiores. Uma vez que visualize tais mensagens, você pode guardar seus arquivos anexos para posteriormente eliminar os e-mails.