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MANUAL DE USUARIO

1. INSTALACIÓN DE SISTEMA ACADÉMICO “MATSYS”

Este documento hace referencia a una guía de instalación de la aplicación

MATSYS – Sistema Académico de Matriculación para la Escuela de

Ingeniería Civil, esta guía provee paso a paso de todas y cada una de las

acciones que se deben realizar para la instalación y configuración de

MATSYS, además se describe y muestra una a una las diferentes pantallas

que se presentan al momento de realizar la instalación de MATSYS (con sus

mensajes respectivos y los pasos adecuados).

1.1 REQUERIMIENTOS DEL EQUIPO A INSTALAR

Es indispensable de ciertos requerimientos de equipos y el sistema operativo

correcto para poder trabajar con MATSYS.

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Por estación a ser instalada:

1. 256 MB de RAM o superior

2. 40 GB de disco duro o superior

3. Procesador P IV de 2.6 GHZ

4. Monitor de 15’

5. Teclado

6. Mouse

7. Sistema Operativo Windows XP o superior

8. Tener instalado el NET FRAMEWORK versión 1.1.4322 o superior.

1.2 COMIENZA LA INSTALACIÓN

Empezamos dando clic en el archivo “Setup.Exe”, ubicado en el directorio

“\\Instaladores\Sistema Academico MATSYS” que se encuentra en el CD, e

iniciamos la instalación de la aplicación MATSYS.

1. Se inicia la preparación de la instalación de la aplicación

Figura 1.1 Preparación de la Instalación

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2. Una vez terminada la preparación y confirmación de los

requerimientos del equipo, el usuario decidirá si desea continuar con

la instalación de la aplicación MATSYS, si la decisión del usuario es

continuar con la instalación presionamos el botón “Siguiente”; caso

contrario presionamos el botón “Cancelar”.

Figura 1.2 Asistente de Instalación “MATSYS”

3. A continuación el programa de instalación le solicitará la ruta en donde

residirá la aplicación MATSYS, el usuario decidirá si la aplicación se

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instalará en el directorio por defecto o si cambia el directorio de

instalación.

Además el programa de instalación le solicitará si la aplicación

MATSYS se habilita para todos los usuarios o para un solo usuario.

El usuario decidirá proseguir con la instalación presionando el botón

“Siguiente”, caso contrario se presiona el botón “Cancelar”.

Figura 1.3 Selección de Destino de Instalación de MATSYS

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4. A continuación, el programa de instalación le pedirá al usuario que

confirme la instalación de la aplicación MATSYS. Si el usuario decide

proseguir con la instalación de la aplicación se procede a presionar el

botón “Siguiente” caso contrario se presiona el botón “Cancelar”.

Figura 1.4 Confirmación de Instalación de MATSYS

5. El programa de instalación procederá a realizar la instalación de la

aplicación MATSYS.

Nota: Si dentro del proceso de instalación se le presenta los

siguientes mensajes proceder así:

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De que el archivo necesita estar actualizado, solo debemos presionar

el botón “OK” para proseguir la instalación

Figura 1.5 Progreso de Instalación de MATSYS

6. Finalización de la instalación, el programa de instalación le confirma a

UD que la aplicación ha sido instalada correctamente, solo

presionamos el botón “Cerrar”.

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Figura 1.6 Finalización de la Instalación de MATSYS

7. Una vez culminada la instalación UD. tendrá en su estación de trabajo

al sistema MATSYS, y estará listo para utilizar el Sistema Académico

MATSYS.

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2. EXPLICACIÓN DEL SISTEMA ACADÉMICO

2.1. INTRODUCCIÓN.

Este manual ha sido diseñado con el objetivo de que los usuarios destinados

a la utilización del sistema conozcan las herramientas necesarias en el

manejo de la aplicación con la intención de que puedan usarla de la mejor

manera y lograr así sacar el mayor provecho de la misma.

En este manual se encuentra explicado de manera fácil y sencilla como se

realiza el manejo del sistema, para que el usuario pueda rápidamente

satisfacer sus necesidades, encontrando en el mismo una ayuda para el

manejo del sistema.

El sistema académico emplea iconos, botones, y accesibilidades semejantes

a las utilizadas en otras herramientas permitiendo al usuario una fácil

adaptación al sistema.

Recuerda que el domino de cualquier trabajo involucra tanto el conocimiento

teórico como el práctico, es por ello que para alcanzar los máximos

resultados de tus objetivos deberás:

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• Leer el manual de usuario.

• Dedicar tiempo en la práctica del sistema.

2.2. CARACTERISTICAS DE MATSYS.

1. Niveles de acceso de acuerdo al perfil asignado al usuario.

2. Auditoria aplicada por el sistema por cada sesión iniciada en el mismo.

3. Creación de parámetros cada vez que sea necesario, el mismo que no

cambiara durante el periodo de matriculación de la subunidad

académica.

4. Filtración de la información ya que las consultas que se hagan al

sistema pueden ser filtradas de acuerdo a un criterio aplicado por el

usuario.

5. Múltiples informes de acuerdo con las principales consultas que

podrían ser realizadas al sistema.

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2.3. FUNCIONALIDADES DEL MATSYS

El sistema académico ofrece varias funcionalidades que se detallan a

continuación:

▪ Los botones de Limpiar, Guardar, Eliminar, Buscar y Salir (Figura 2.0.)

los cuales tienen la misma funcionalidad en todas las formas del

sistema:

o Limpiar. Borra toda la información que se encuentre en las cajas

de texto, para permitir un nuevo ingreso o consulta.

o Guardar. Graba la información digitada, en la base de datos del

sistema; si el registro se ingresa por primera vez, al dar clic sobre

el botón se añade el nuevo registro en la base de datos y se

visualiza el correspondiente mensaje de éxito (Ver Figura 2.1.),

caso contrario si le registro en pantalla ya existe, se muestra el

correspondiente mensaje de confirmación de actualización (Ver

Figura 2.2.), si el usuario lo confirma se procede a la actualización

del registro en la base de datos, y luego se muestra le

correspondiente mensaje de éxito (Ver Figura 2.1.).

o Eliminar. Borra por completo el registro que esta siendo

visualizado en la base de datos, antes de realizar la operación de

eliminación, se muestra el respectivo mensaje de confirmación

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(Ver Figura 2.3.), luego se procede a la eliminación del mismo, en

caso que el usuario lo confirme, y se muestra el correspondiente

mensaje de eliminación del registro (Ver Figura 2.4).

o Buscar. Permite encontrar uno o varios registros de la base de

datos, dependiendo de él/los criterio(s) de búsqueda que emplee el

usuario en la pestaña “Resultado de Búsqueda” (Ver Figura 2.5.)

(existente en cada forma) se muestra la información

correspondiente a él/lo criterio(s) de búsqueda especificados. En el

caso que el usuario no ingrese ningún criterio de búsqueda y de

clic en el botón Buscar, se presenta en la pestaña “Resultado de

Búsqueda” todos los registros de la base de datos,

correspondiente al mantenedor en que se encuentre.

o Imprimir. Permite imprimir los datos correspondientes a la forma

que se está ejecutando.

o Salir. Cierra el mantenedor en que nos encontramos.

▪ La pestaña “Resultado de Búsqueda” (Ver Figura 2.5), aparece en

todas las formas del sistema académico, y en ella se presentan los

datos correspondientes a la consulta realizada en la pestaña inicial

cuando se da clic en el botón buscar.

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▪ El botón “Auxiliar de Búsqueda” (Ver Figura 2.6.) sirve en todas las

formas para visualizar una lista de datos existentes en la base de

datos, dicha información depende del campo que haga clic sobre el

botón. Por ejemplo en la forma provincia, existe el campo país, en el

cual hay un botón auxiliar búsqueda, al dar clic en el botón aparecerá

una lista con todos los países existentes en el sistema.

▪ El botón “Añadir Registro” (Ver Figura 2.7.) sirve para agregar un(os)

registro(s) al campo o a la forma correspondiente del que fue

invocado.

Figura 2.0. Botones del sistema

Figura 2.1. Mensaje de Diálogo al Guardar o Actualizar un registro.

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Figura 2.2. Mensaje de Confirmación al Actualizar un registro.

Figura 2.3. Mensaje de Confirmación al Eliminar un registro.

Figura 2.4. Mensaje de Eliminación del registro.

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Figura 2.5. Pestaña “Resultado de Búsqueda”.

Figura 2.6. Botón Auxiliar de Búsqueda.

Figura 2.7. Botón Añadir Registro.

2.4. ACCESO AL SISTEMA

Al ingresar al sistema la primera pantalla en visualizarse es la forma de

“Inicio de Sesión” (Ver Figura 2.7.), en donde el usuario deberá poner su

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identificación y contraseña para ingresar al sistema académico, las opciones

del menú se habilitarán dependiendo de los permisos que el usuario tenga

según la asignación previa por parte del administrador del sistema.

Luego de dar clic en el botón aceptar, aparece la pantalla de Presentación

del Sistema Académico (Ver Figura 2.8.), y luego aparecerá la pantalla del

Menú Principal del Sistema Académico (Ver Figura 2.9.).

Figura 2.7. Acceso al sistema

Figura 2.8. Presentación del Sistema Académico

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Figura 2.9. Menú del Sistema Académico

2.5. MENU DEL SISTEMA

La barra del menú del sistema contiene seis opciones de menú, mismas que

detallaremos a continuación:

a. Mantenedores. Contiene las formas necesarias para el

funcionamiento del sistema. El correspondiente submenú es el

siguiente (Ver Figura 2.10.0.):

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Figura 2.10.0. Menú Mantenedores.

▪ Parámetros (Ver Figura 2.10.1.).

➢ País.

➢ Provincia.

➢ Ciudad.

➢ Bancos.

➢ Rubros.

➢ Tipos.

➢ Colegios.

➢ Tipos de Cursos.

➢ Secciones.

➢ Salón.

➢ Títulos Universitarios.

➢ Docentes.

➢ Universidad.

➢ Facultad.

➢ SubUnidad.

➢ Estudiantes.

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➢ Asignatura.

➢ Periodos.

➢ Ciclos.

➢ Área Académica.

Figura 2.10.1.Submenú Parámetros.

▪ Transacciones. (Ver Figura 2.10.2.).

➢ Asignatura Docente.

➢ Horas Disponibles Docentes.

➢ Optativas por Asignatura.

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Figura 2.10.2. Submenú Transacciones.

b. Procesos. En este encontramos las formas correspondientes para

los procesos de matriculación, entre las cuales tenemos (Ver

Figura 2.11.0.):

Figura 2.11.0. Menú Procesos.

▪ Generación de Pensum.

▪ Convalidar Materias.

▪ Generación de Grupos.

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▪ Creación de Horarios.

▪ Cambio de Pensum de Estudiante.

▪ Cambio de Grupo.

▪ Inscripciones.

▪ Tesis. (Ver Figura 2.11.1)

➢ Inscripción.

➢ Prorrogas.

➢ Calificación.

Figura 2.11.1. Submenú Tesis.

▪ Orden de Pago. (Ver Figura 2.11.2)

➢ Duplicar Órdenes.

➢ Registrar Órdenes Pagadas.

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Figura 2.11.2. Submenú Orden de Pago.

▪ Anular Materias.

▪ Notas. (Ver Figura 2.11.3.)

➢ Ingreso de Notas.

➢ Cambio de Notas.

Figura 2.11.2. Submenú Notas.

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▪ Apertura Ciclo.

▪ Cierre Ciclo.

c. Seguridad. Permite dar los correspondientes permisos a los

usuarios que utilizan el sistema. El correspondiente submenú es el

siguiente (Ver Figura 2.12.):

▪ Cambio de Usuario.

▪ Cambio de Contraseña.

▪ Perfiles.

▪ Usuarios.

▪ Parámetros.

Figura 2.12. Menú Seguridad.

d. Reportes. En este encontramos los listados necesarios para el

usuario. A continuación detallamos los reportes existentes Ver

(Figura 2.13.0.):

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Figura 2.13.0. Menú Reportes.

▪ Listados. (Ver Figura 2.13.1.)

➢ Estudiantes Por Grupo.

➢ Inscripciones por Estudiante.

➢ Docentes Por Área Académica.

➢ Descuentos y Aranceles.

➢ Estudiantes Matriculados.

➢ Estadística de Inscritos.

➢ Archivo para Banco.

Figura 2.13.1. Submenú Listados.

▪ Horarios. (Ver Figura 2.13.2.)

➢ Por Grupos.

➢ Por Docente.

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Figura 2.13.2. Submenú Horarios.

▪ Calificaciones. (Ver Figura 2.13.3.)

➢ Por Asignatura.

➢ Por Estudiante.

➢ Por Parcial.

➢ Atrasos en Entrega.

➢ Promedios Altos.

Figura 2.13.3. Submenú Calificaciones.

e. Salir. Opción para salir del sistema académico (Ver Figura 2.14.).

Figura 2.14. Menú Salir.

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2.6. MANTENEDORES

2.6.1. PARÁMETROS

2.6.1.1. Países.

o Haga clic en el menú “Mantenedores”, luego seleccione el submenú

“Parámetros” y luego haga clic en la opción “País” y se ejecutará la

forma “Definición de Países” (Ver Figura 2.16). En este formulario

ingresamos, actualizamos, eliminamos o consultamos los datos

correspondientes al país. Aquí registramos los diferentes países en

caso de tener estudiantes, o profesores extranjeros en la carrera, o en

el momento en que se matriculen estudiantes provenientes de

universidades extranjeras.

Para crear un país, es necesario que el usuario registre lo siguiente:

f. Código. Campo numérico que se genera automáticamente al

guardar el registro y sirve como identificador del país.

g. Abreviatura. Campo de 3 caracteres alfabéticos que ayuda a

identificar de forma rápida el nuevo país a registrar.

h. Nombre. Breve descripción del país a registrar.

i. Nacionalidad. Campo alfabético que sirve para ingresar la

nacionalidad asociada al país que se va a registrar.

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Figura 2.15. Mantenimiento de Países.

o Haga clic en el botón “Guardar” para almacenar los datos.

El sistema muestra un cuadro de diálogo que presenta información de

acuerdo a la acción realizada; si todos los datos fueron ingresados

correctamente, aparecerá el mensaje de la figura 2.1. Caso contrario,

se mostrará el respectivo mensaje, describiendo el error.

2.6.1.2. Provincia.


“Parámetros” y luego haga clic en la opción “Provincia” y se ejecutará

la forma “Definición de Provincias” (Figura 2.17). En este formulario


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correspondientes a la provincia. Aquí registramos las diferentes

provincias según el país seleccionado.

Para crear una provincia, es necesario que el usuario registre lo

siguiente:

a. Código. Campo numérico que se genera automáticamente al

guardar el registro y sirve como identificador de la provincia.

b. Nombre. Breve descripción de la provincia a registrar.

c. País. Campo que consta de 2 cajas de texto, en la cuales se

establece el código y nombre del país seleccionado, presionando

la tecla funcional F9 o dando clic en el botón auxiliar de búsqueda

(ver Figura 2.6) aparecerá una pantalla con la lista de los países

existentes en el sistema (Ver Figura 2.17.).

d. Abreviatura. Campo de 3 caracteres alfabéticos que ayuda a

identificar de forma rápida la nueva provincia a registrar.

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Figura 2.16. Mantenimiento de Provincias.

Figura 2.17. Lista de Países.

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2.6.1.3. Ciudad.


“Parámetros” y luego haga clic en la opción “Ciudad” y se ejecutará la

forma “Definición de Ciudades” (Figura 2.18.0.). En este formulario


correspondientes a las ciudades. Aquí registramos las diferentes

ciudades según la provincia y el país seleccionado.

Para crear una ciudad, es necesario que el usuario registre lo

siguiente:


guardar el registro y sirve como identificador de la ciudad.

b. Nombre. Breve descripción de la ciudad a registrar.

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c. País. Campo que consta de 2 cajas de texto, en la cuales se



(ver Figura 2.6.) aparecerá una pantalla con la lista de los países


d. Provincia. Campo que consta de 2 cajas de texto, en la cuales se

establece el código y nombre de la provincia seleccionado,

presionando la tecla funcional F9 o dando clic en el botón auxiliar

de búsqueda (Ver Figura 2.6) aparecerá una pantalla con la lista

de las provincias existentes en el sistema (Ver Figura 2.18.1).

e. Abreviatura. Campo de 3 caracteres alfabéticos que ayuda a

identificar de forma rápida la nueva ciudad a registrar.

Figura 2.18.0. Mantenimiento de Ciudades.

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Figura 2.18.1. Lista de Provincias.






2.6.1.4. Bancos


“Parámetros” y luego haga clic en la opción “Bancos” y se ejecutará la

forma “Definición de Bancos” (Figura 2.19). En este formulario

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correspondientes a los bancos. Aquí registramos los diferentes

bancos con que la carrera trabaja para el periodo de matriculación.

Para crear un banco, es necesario que el usuario registre lo siguiente:


guardar el registro y sirve como identificador del banco.

b. Nombre. Breve descripción del banco a registrar.

c. Tipo de Cuenta. Campo que se refiere a los tipos de cuentas que

ofrece un banco, estos pueden ser: Cuenta Corriente o Cuenta de

Ahorros.

d. Abreviatura. Campo de 3 caracteres alfabéticos que ayuda a

identificar de forma rápida el nuevo banco a registrar.

e. Número de Cuenta. Campo numérico correspondiente al número

de cuenta del banco a registrar.

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Figura 2.19. Mantenimiento de Bancos.






2.6.1.5. Rubros.


“Parámetros” y luego haga clic en la opción “Rubros” y se ejecutará la

forma “Definición de Rubros” (Ver Figura 2.20.0.). En este formulario


correspondientes a los rubros. Aquí registramos los diferentes

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conceptos de rubros a cada categoría de colegio y dependiendo del

tipo de rubro (Aranceles, Descuentos o Recargos).

Para crear un rubro, es necesario que el usuario registre lo siguiente:


guardar el registro y sirve como identificador del rubro.

b. Tipo. Campo que especifica el tipo de rubro a registrar, este puede

ser un arancel, un descuento o un recargo.

c. Descripción. Campo alfabético, breve descripción del rubro a

registrar, dependiendo de la categoría del colegio y el tipo de

rubro.

d. Categoría. Campo en el cual se muestra el código y nombre de la

categoría del colegio al cual se le asigna un rubro. En el caso que

un rubro se aplique para todas las categorías de colegio, habrá la

opción de “Categoría General”, de esta forma se entenderá que

dicho rubro se aplica a todas las categorías, presionando la tecla

funcional F9 o dando clic en el botón auxiliar de búsqueda (Ver

Figura 2.6) aparecerá una pantalla con la lista de las categorías

existentes en el sistema (Ver Figura 2.20.1).

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e. Tipo. Contiene 2 campos, en el primero se especifica si el valor

del rubro a registrar es en porcentaje, o corresponde a un valor fijo

(valor en dólares); el segundo campo es de tipo numérico, y

corresponde al valor del rubro según el tipo.

f. Mostrar por Defecto en Matrícula Ordinaria. Se activa esta opción

si dicho rubro a registrar, es obligatorio su aparición en la orden de

pago en el caso de matrícula ordinaria.

g. Mostrar por Defecto en Matrícula Extraordinaria. Se activa esta

opción si dicho rubro a registrar, es obligatorio su aparición en la

orden de pago en el caso de matrícula extraordinaria.

h. Cobrar solo en la Primera Cuota. Se activa esta opción si dicho

rubro a registrar debe aparecer obligatoriamente en la primera

cuota de la orden de pago.

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Figura 2.20.0. Mantenimiento de Rubros.

Figura 2.20.1. Lista de Categorías.

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2.6.1.6. Tipos.


“Parámetros” y luego haga clic en la opción “Tipos” y se ejecutará la

forma “Definición de Tipos” (Ver Figura 2.21.). En este formulario


correspondientes a los tipos existentes en la base de datos.

Para crear un tipo, es necesario que el usuario registre lo siguiente:


guardar el registro y sirve como identificador del tipo.

b. Tipo. Campo en el cual se escogerá el tipo a ingresar. Estos

pueden ser:

Categoría. Opción utilizada para ingresar las diferentes categorías

que serán asignadas a los colegios.

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Especialización. Opción utilizada para ingresar las diferentes

especialidades que un estudiante puede tener en el colegio.

Tipos de Subunidad. Opción utilizada para ingresar los diferentes

tipos de subunidades existentes, ejemplo: autofinanciadas, no

financiadas, entre otras.

Financiamiento. Opción utilizada para ingresar las diferentes

formas de pago que un estudiante puede aplicar al momento de

cancelar su periodo lectivo, ejemplo: contado, crédito, entre otras.

c. Descripción. Breve descripción del tipo a registrar.

Figura 2.21. Mantenimiento de Tipos.

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2.6.1.7. Colegios.


“Parámetros” y luego haga clic en la opción “Colegios” y se ejecutará

la forma “Definición de Colegios” (Ver Figura 2.22.0.). En este

formulario ingresamos, actualizamos, eliminamos o consultamos los

datos correspondientes a los colegios existentes en la base de datos.

Para crear un colegio, es necesario que el usuario registre lo

siguiente:


guardar el registro y sirve como identificador del colegio.

b. País. Campo que consta de 2 cajas de texto, en la cuales se



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(ver Figura 2.6.) aparecerá una pantalla con la lista de los países


c. Provincia. Campo que consta de 2 cajas de texto, en la cuales se



de búsqueda (ver Figura 2.6.) aparecerá una pantalla con la lista


d. Ciudad. Campo que consta de 2 cajas de texto, en la cuales se

establece el código y nombre de la ciudad seleccionado,


de búsqueda (Ver Figura 2.6.) aparecerá una pantalla con la lista

de las ciudades existentes en el sistema (Ver Figura 2.22.1).

e. Categoría. Campo que consta de 2 cajas de texto, en las cuales

se establece el código y descripción de la categoría del colegio

seleccionado, presionando la tecla funcional F9 o dando clic en el

botón auxiliar de búsqueda (ver Figura 2.6.) aparecerá una pantalla

con la lista de las ciudades existentes en el sistema (Ver Figura

2.20.1).

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Figura 2.22.0. Mantenimiento de Colegios.

Figura 2.22.1. Lista de Ciudades.

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2.6.1.8. Tipos de Cursos.


“Parámetros” y luego haga clic en la opción “Tipos de Cursos” y se

ejecutará la forma “Definición de Tipos de Cursos” (Figura 2.23). En

este formulario ingresamos, actualizamos, eliminamos o consultamos

los datos correspondientes a los tipos de cursos existentes en la base.

Para crear un tipo de curso, es necesario que el usuario registre lo

siguiente:


guardar el registro y sirve como identificador del tipo de curso.

b. Estado. Campo que indica si el tipo de curso se encuentra

habilitado o no está habilitado.

c. Abreviatura. Campo de 3 caracteres alfabéticos que ayuda a

identificar de forma rápida el nuevo tipo de curso a registrar.

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d. Nombre. Breve descripción del tipo de curso a registrar.

e. Número Niveles. Campo numérico de selección donde se registra

o ingresa cuántos niveles va a tener el tipo de curso en cuestión.

f. Número Semanas. Campo numérico donde se registra cuántas

semanas existirán para el tipo de curso que se esta creando.

g. Número de Parciales. Campo numérico donde se registra la

cantidad de parciales que tendrá el tipo de curso a crear.

h. Número de Recuperación. Campo numérico donde se registra

cuántos exámenes de recuperación son permitidos en el tipo de

curso a crear, esto depende de la modalidad y política de la

carrera.

i. Número de Suspensos. Campo numérico donde se registra la

cantidad de suspensos que tendrá el tipo de curso a crear, esto

depende de la modalidad y/o políticas de la carrera o escuela.

j. Minutos por Hora. Campo numérico donde se registra la cantidad

minutos tendrá cada hora de clases en el tipo de curso a crear.

k. Porcentaje de Asistencia. Campo numérico donde se registra el

porcentaje de asistencia con el cual el estudiante aprueba el tipo

de curso en cuestión.

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l. Máx. Asignatura a Cursar. Campo numérico donde se registra el

número máximo de materias que el estudiante puede tomar en un

periodo y/o ciclo según el tipo de curso escogido.

m. Nota Total de Parciales. Campo numérico donde se registra la

calificación máxima que un estudiante puede obtener para aprobar

una materia.

n. Nota Aprueba Curso. Campo numérico donde se registra la

calificación que el estudiante debe obtener para aprobar la materia

correspondiente, el valor que se especifica en dicho campo,

corresponde a la suma de notas dependiendo del número de

parciales ingresados para dicho curso.

Forma de llegar al Suspenso: El sistema brinda dos opciones

posibles, en que el estudiante puede presentarse a rendir suspenso,

en el caso que no haya aprobado directamente el curso, y son:

o. Por Suma de Notas. Se escoge esta opción si la forma de cruzar

al suspenso es a través de que las sumas de calificaciones de los

parciales existentes debe ser mayor o igual a la nota especificada

en el campo nota pasa a suspenso.

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p. Por lo Menos una Nota. Se escoge esta opción si la forma de

cruzar al suspenso es a través de que por lo menos una de las

calificaciones parciales obtenidas por el estudiante debe ser mayor

o igual a la nota especificada en el campo nota pasa a suspenso.

q. Nota Pasa a Suspenso. Campo numérico donde se registra la

calificación necesaria para ir al suspenso, en caso que un

estudiante no haya aprobado el curso.

Figura 2.23. Mantenimiento de Tipos de Cursos.

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2.6.1.9. Secciones.


“Parámetros” y luego haga clic en la opción “Secciones” y se ejecutará

la forma “Definición de Secciones” (Ver Figura 2.24.0.). En este


datos correspondientes a las secciones existentes en la base de

datos, con su respectivo horario.

Para crear una sección, es necesario que el usuario registre lo

siguiente:


guardar el registro y sirve como identificador de la sección.

b. Tipo de Curso. Campo que consta de 2 cajas de texto, en la

cuales se establece el código y nombre del tipo de curso

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seleccionado, este puede ser anual, semestral, entre otros.

Presionando la tecla funcional F9 o dando clic en el botón auxiliar


de los tipos de cursos existentes en el sistema (Ver Figura 2.24.1).

c. Hora Inicio – Hora Final. Campo de tipo hora, en este campo se

asigna el horario de clases de la sección a registrar, se define la

hora en que inician las clases y su hora de culminación, tanto para

los días normales, como para en el caso en que existan clases los

fines de semana (sábados y domingos) en la carrera.

Figura 2.24.0. Mantenimiento de Secciones.

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Figura 2.24.1. Lista de Tipos de Cursos.






2.6.1.10. Salón.


“Parámetros” y luego haga clic en la opción “Salones” y se ejecutará la

forma “Definición de Salón” (Ver Figura 2.25.) En este formulario

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correspondientes a los salones (aulas) existentes en la base de datos.

Para crear un salón, es necesario que el usuario registre lo siguiente:

d. Código. Campo numérico que se genera automáticamente al

guardar el registro y sirve como identificador del salón.

e. Ubicación. Breve descripción del sitio en donde se encuentra

ubicado el aula o salón dentro de la carrera universitaria.

f. Número. Campo numérico, en este campo se especifica el número

del aula.

g. # Estudiantes. Campo numérico, en este campo se registra la

capacidad de estudiantes que el salón o aula puede abarcar. Este

campo nos ayuda a determinar si un salón se encuentra al límite

de su capacidad en el momento de la matriculación.

Figura 2.25. Mantenimiento de Salón.

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2.6.1.11. Títulos Universitarios.


“Parámetros” y luego haga clic en la opción “Títulos Universitarios” y

se ejecutará la forma “Mantenimiento de Títulos Universitarios” (Ver

Figura 2.26.). En este formulario ingresamos, actualizamos,

eliminamos o consultamos los datos correspondientes a los títulos

universitarios existentes en la base de datos, y que pueden se

asociados a un docente.

Para crear un título universitario, es necesario que el usuario registre

lo siguiente:


guardar el registro y sirve como identificador del título universitario.

b. Título. Breve descripción del título universitario a registrar.

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c. Abreviatura. Campo de 3 caracteres alfabéticos que ayuda a

identificar de forma rápida el nuevo título universitario a registrar.

Figura 2.26. Mantenimiento de Títulos Universitarios.






2.6.1.12. Docentes.


“Parámetros” y luego haga clic en la opción “Docentes” y se ejecutará

la forma “Ficha Docente” (Ver Figura 2.27.1.). En este formulario

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correspondientes a los docentes existentes en la base de datos.

Para crear un docente, es necesario que el usuario registre las

pestañas que se detallan a continuación:

En la pestaña “Datos Personales” (Ver Figura 2.27.1) se registra lo

siguiente:


guardar el registro y sirve como identificador del docente.

b. Cédula. Campo numérico en donde se registra la cédula de

identidad del docente.

c. Apellidos. Campo alfabético, en donde se registra los apellidos

paterno y materno del docente.

d. Nombres. Campo alfabético donde se registra los nombres del

docente.

e. Dirección. Campo alfanumérico donde se registra la dirección

domiciliaria del docente.

f. Teléfono. Campo numérico, donde se registra el o los teléfonos a

donde se puede contactar al docente.

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g. Nacionalidad. Campo que consta de 2 cajas de texto, en la cuales

se establece el código y nombre del país al cual pertenece el

docente, presionando la tecla funcional F9 o dando clic en el botón

auxiliar de búsqueda (Ver Figura 2.6.) aparecerá una pantalla con

la lista de los países existentes en el sistema (Ver Figura 2.17.).

h. Prov. De Nac. Campo que consta de 2 cajas de texto, en la cuales

se establece el código y nombre de la provincia en donde nació el


auxiliar de búsqueda (ver Figura 2.6.) aparecerá una pantalla con

la lista de las provincias existentes en el sistema (Ver Figura

2.18.1.).

i. Ciudad Nac. Campo que consta de 2 cajas de texto, en la cuales

se establece el código y nombre de la ciudad de nacimiento del



la lista de las ciudades existentes en el sistema (Ver Figura

2.22.1).

j. Subunidad. Campo que consta de 2 cajas de texto, en la cuales se

establece el código y nombre de la subunidad en la cual el docente

imparte clases, presionando la tecla funcional F9 o dando clic en el

54

botón auxiliar de búsqueda (Ver Figura 2.6.) aparecerá una

pantalla con la lista de las subunidades existentes en el sistema

(Ver Figura 2.27.3.).

k. Libreta Militar. Campo numérico, opcional, en donde se registra el

número de la cédula militar del docente.

l. Número IESS. Campo numérico, opcional, en donde se registra el

número de afiliación al Seguro Social del docente.

m. Fecha Nac. Campo de tipo fecha, en donde se registra la fecha de

nacimiento del docente.

n. En la pestaña “Trabajo/Estudios” (Ver Figura 2.27.2) se registra los

siguientes datos:

o. Empresa. Nombre de la institución en donde el docente

actualmente labora.

p. Dirección. Campo alfanumérico donde se registra la dirección de

la empresa donde labora el docente.

q. Teléfono. Campo numérico, donde se registra el o los teléfonos de

la empresa en donde labora el docente.

r. Cargas. Campo numérico donde se registra el número de hijos

que tiene el docente para beneficios sociales o estudiantiles que la

carrera pueda brindar al docente.

55

s. Tit. Univ. Campo que consta de 2 cajas de texto, en la cuales se

especifica el código y nombre del título universitario que el docente

posee, presionando la tecla funcional F9 o dando clic en el botón


la lista de las títulos universitarios existentes en el sistema (Ver

Figura 2.27.4).

t. Títulos. Campo en donde se registran el o los títulos universitarios

que tenga un docente. En el campo Tit. Univ. Se ingresa el título y

se lo añade a este campo, a través del botón de añadir registro

(Ver Figura 2.7.).

u. Logros Obtenidos. Campo alfanumérico donde se registra una

breve descripción de logros personales que un docente haya

alcanzado en su vida profesional como constancia de su esfuerzo.

v. Fec. Ingr. Campo de tipo fecha donde se registra el día, mes y

año en que el docente se adhiere a la subunidad académica y

forma parte del área académica.

w. Fec. Egr. Campo de tipo fecha donde se registra el día, mes y año

en que el docente deja de pertenecer o laborar en la subunidad

académica.

56

Figura 2.27.1. Mantenimiento de Docentes – Pestaña Datos Personales.

57

Figura 2.27.2 Mantenimiento de Docentes – Pestaña Trabajo/Estudios.

58

Figura 2.27.3. Lista de Subunidades.

Figura 2.27.4. Lista de Títulos Universitarios.

59






2.6.1.13. Universidad.


“Parámetros” y luego haga clic en la opción “Universidad” y se

ejecutará la forma “Definición de Universidades” (Ver Figura 2.28.0.).

En este formulario ingresamos, actualizamos, eliminamos o

consultamos los datos correspondientes a las universidades

existentes en la base de datos.

Para crear una universidad, es necesario que el usuario registre lo

siguiente:


guardar el registro y sirve como identificador de la universidad.

b. Universidad. Campo alfabético donde se registra el nombre de la

universidad.

60

c. Rector. Campo que consta de 2 cajas de texto, en la cuales se

especifica el código y nombre de la autoridad que tiene el cargo del

rector de la universidad, presionando la tecla funcional F9 o dando

clic en el botón auxiliar de búsqueda (Ver Figura 2.6) aparecerá

una pantalla con la lista de las autoridades existentes en el sistema

capacitadas a ocupar dicho cargo (Ver Figura 2.28.1).

d. País. Campo que consta de 2 cajas de texto, en la cuales se



(Ver Figura 2.6) aparecerá una pantalla con la lista de los países


e. Provincia. Campo que consta de 2 cajas d texto, en la cuales se



de búsqueda (ver Figura 2.10.2) aparecerá una pantalla con la lista


f. Ciudad. Campo que consta de 2 cajas de texto, en la cuales se

establece el código y nombre de la ciudad seleccionado,


61

de búsqueda (ver Figura 2.6.) aparecerá una pantalla con la lista

de las ciudades existentes en el sistema (Ver Figura 2.22.1).

g. Dirección. Campo alfanumérico donde se registra la dirección de

la universidad.

h. Teléfono(s). Campo numérico, donde se registra el o los teléfonos

de la universidad, si existe mas de uno se separa los teléfonos por

comas.

i. Utiliza Sistema. Campo opcional, se activa el campo en caso que

la universidad a registrar, esta siendo uso del sistema académico.

Figura 2.28.0. Mantenimiento de Universidades.

62

Figura 2.28.1. Lista de Autoridades.






2.6.1.14. Facultad.


“Parámetros” y luego haga clic en la opción “Facultad” y se ejecutará

la forma “Definición de Facultades” (Ver Figura 2.29.0.). En este

63


datos correspondientes a las facultades existentes en la base de

datos.

Para crear una facultad, es necesario que el usuario registre lo

siguiente:


guardar el registro y sirve como identificador de la facultad.

b. Nombre. Campo alfabético donde se registra el nombre de la

facultad.

c. Universidad. Campo que consta de 2 cajas de texto, en la cuales

se especifica el código y nombre de la universidad al cual

pertenece la facultad a registrar, presionando la tecla funcional F9

o dando clic en el botón auxiliar de búsqueda (Ver Figura 2.6.)

aparecerá una pantalla con la lista de las universidades existentes

en el sistema (Ver Figura 2.29.1).

d. Director. Campo que consta de 2 cajas de texto, en la cuales se

especifica el código y nombre del director de la facultad a registrar,



64

de las autoridades existentes en el sistema capacitadas a ocupar

dicho cargo (Ver Figura 2.28.1).

Figura 2.29.0. Mantenimiento de Facultades.

Figura 2.29.1. Lista de Universidades.

65






2.6.1.15. Subunidad.


“Parámetros” y luego haga clic en la opción “SubUnidad” y se

ejecutará la forma “Definición de Subunidades” (Ver Figura 2.30.0.).


consultamos los datos correspondientes a las subunidades existentes

en la base de datos.

Para crear una subunidad, es necesario que el usuario registre lo

siguiente:

e. Código. Campo numérico que se genera automáticamente al

guardar el registro y sirve como identificador de la subunidad.

66

f. Descripción. Campo alfabético donde se registra el nombre de la

subunidad.

g. Tipo Subunidad. Campo que consta de 2 cajas de texto, en la

cuales se especifica el código y nombre del tipo de subunidad,

estas pueden ser autofinanciadas, no financiadas, entre otras,



de los tipos de subunidades existentes en el sistema (Ver Figura

2.30.1).

h. Universidad. Campo que consta de 2 cajas de texto, en la cuales

se especifica el código y nombre de la universidad al cual

pertenece la subunidad a registrar, presionando la tecla funcional

F9 o dando clic en el botón auxiliar de búsqueda (Ver Figura 2.6.)

aparecerá una pantalla con la lista de las universidades existentes

en el sistema (Ver Figura 2.29.1).

i. Facultad. Campo que consta de 2 cajas de texto, en la cuales se

especifica el código y nombre de la facultad al cual pertenece la

subunidad a registrar, presionando la tecla funcional F9 o dando

clic en el botón auxiliar de búsqueda (Ver Figura 2.6.) aparecerá

una pantalla con la lista de las facultades existentes en la base de

67

datos, en función de la universidad seleccionada con anterioridad,

sino se ha ingresado una universidad con anterioridad, se

muestran todas las facultades existentes en la base de datos (Ver

Figura 2.30.2.).

j. Director. Campo que consta de 2 cajas d texto, en la cuales se

especifica el código y nombre del director de la subunidad a

registrar, presionando la tecla funcional F9 o dando clic en el botón


la lista de las autoridades existentes en el sistema capacitadas a

ocupar dicho cargo (Ver Figura 2.28.1).

k. Teléfono(s). Campo numérico, donde se registra el o los teléfonos

de la universidad, si existe mas de uno se separa los teléfonos por

comas.

l. Estado. Campo que indica si la subunidad se encuentra habilitada

o no está habilitada.

68

Figura 2.30.0. Mantenimiento de Subunidad.

Figura 2.30.1. Lista de Tipos de Subunidades.

69

Figura 2.30.2. Lista de Facultades.






2.6.1.16. Estudiante.


“Parámetros” y luego haga clic en la opción “Estudiantes” y se

ejecutará la forma “Ficha de Estudiante” (Ver Figura 2.31.1). En este

70


datos correspondientes a los estudiantes existentes en la base de

datos.

Para crear un estudiante, es necesario que el usuario registre las

pestañas que se detallan a continuación:

En la pestaña “Datos Personales” (Ver Figura 2.31.1) se registra lo

siguiente:


guardar el registro y sirve como identificador del estudiante.

b. Cédula. Campo numérico donde se registra el número de

identidad del estudiante, dicho campo solo admite cédulas válidas.

c. Nombre. Campo alfabético donde se registra los nombres del

estudiante.

d. Apellidos. Campo alfabético donde se registra los apellidos del

estudiante.

e. Nombres del Padre. Campo alfabético donde se registra los

nombres y apellidos del padre del estudiante.

71

f. Nombres de la Madre. Campo alfabético donde se registra los

nombres y apellidos de la madre del estudiante.

g. Teléfono(s) Domicilio. Campo numérico donde se registra el/los

teléfono(s) domiciliario del estudiante.

h. Dirección Domicilio. Campo alfanumérico donde se la dirección

donde vive el estudiante.

i. País. Campo que consta de 2 cajas de texto, en la cuales se

especifica el código y nombre del país al cual pertenece el

estudiante, presionando la tecla funcional F9 o dando clic en el


pantalla con la lista de los países existentes en el sistema (Ver

Figura 2.17.).

j. Provincia. Campo que consta de 2 cajas de texto, en la cuales se

especifica el código y nombre de la provincia al cual pertenece el



pantalla con la lista de las provincias existentes en el sistema, en

función al país seleccionado con anterioridad; sino se ha ingresado

un país con anterioridad, se muestran todas las provincias

existentes en la base de datos (Ver Figura 2.18.1); al escoger una

72

provincia, se llenan por defecto los campos país y provincia con los

datos seleccionados .

k. Ciudad. Campo que consta de 2 cajas de texto, en la cuales se

establece el código y nombre de la ciudad al cual pertenece el



con la lista de las ciudades existentes en el sistema , en función al

país y/o provincia seleccionado con anterioridad; sino se ha

ingresado un país y/o provincia con anterioridad, se muestran

todas las ciudades existentes en la base de datos (Ver Figura

2.22.1); al escoger una ciudad, se llenan por defecto los campos

país, provincia y ciudad con los datos seleccionados.

l. Fecha de Nacimiento. Campo de tipo fecha donde se registra la

fecha de nacimiento del estudiante, el formato para ingresar la

fecha es mm/dd/aa.

m. Sexo. Campo en donde se especifica la sexualidad del estudiante,

en caso de que sea, masculino o femenino.

73

Figura 2.31.1. Mantenimiento de Estudiantes – Pestaña Datos Personales.

En la pestaña “Otros Datos” (Ver Figura 2.31.1) se registra lo

siguiente:

n. Colegio. Campo que consta de 2 cajas de texto, en la cuales se

establece el código y nombre del colegio de donde proviene el



74

con la lista de los colegios existentes en el sistema (Ver Figura

2.31.3.).

o. Especialización. Campo que consta de 2 cajas de texto, en la

cuales se establece el código y nombre de la especialidad que el

estudiante obtuvo en el colegio, presionando la tecla funcional F9 o

dando clic en el botón auxiliar de búsqueda (Ver Figura 2.6.)

aparecerá una pantalla con la lista de las especializaciones

existentes en el sistema (Ver Figura 2.31.4.).

p. Categoría. Campo que consta de 2 cajas de texto, en las cuales

se establece el código y descripción de la categoría del colegio de

donde proviene el estudiante, presionando la tecla funcional F9 o

dando clic en el botón auxiliar de búsqueda (ver Figura 2.6.)

aparecerá una pantalla con la lista de las categorías de colegios


q. Empresa. Campo opcional en donde se registra el nombre de la

empresa en donde labora el estudiante, en caso que el estudiante

tenga un trabajo.

r. Dirección Trabajo. Campo opcional en donde se registra la

dirección en donde trabaja el estudiante.

75

s. Teléfono(s) Trabajo. Campo numérico, donde se registra el o los

teléfonos del trabajo del estudiante, si existe más de uno, se

separa los teléfonos por comas.

t. Libreta Militar. Campo numérico opcional en donde se registra el

número de la cédula militar del estudiante, para el caso de que el

estudiante sea masculino.

u. Número IESS. Campo numérico opcional en donde se registra el

número de afiliación al Seguro Social del estudiante.

v. Fecha de Ingreso. Campo de tipo fecha donde se registra el día,

mes y año en que el estudiante se incorpora a la subunidad

académica.

w. Fecha de Salida. Campo de tipo fecha donde se registra el día,

mes y año en que el estudiante deja de pertenecer definitivamente

a la subunidad académica.

76

Figura 2.31.2 Mantenimiento de Estudiantes – Pestaña Otros Datos.

77

Figura 2.31.3 Lista de Colegios.

Figura 2.31.4 Lista de Especialización.

78






2.6.1.17. Asignatura.


“Parámetros” y luego haga clic en la opción “Asignatura” y se

ejecutará la forma “Definiciones de Asignaturas” (Ver Figura 2.32.0.).


consultamos los datos correspondientes a las asignaturas existentes

en la base de datos.

Para crear una asignatura, es necesario que el usuario registre lo

siguiente:

a. Código. Campo numérico donde se registra el código de la

materia, el cual debe corresponder al código que se encuentra en

el pensum académico.

79

b. Nombre. Campo alfabético donde se registra el nombre de la

materia.

c. Área Académica. Campo que consta de 2 cajas de texto, en la

cuales se especifica el código y nombre del área académica para

la cual se crea la asignatura correspondiente, presionando la tecla

funcional F9 o dando clic en el botón auxiliar de búsqueda (ver

Figura 2.6.) aparecerá una pantalla con la lista de las áreas

académicas existentes en el sistema (Ver Figura 2.32.1.).

d. Modalidad - Múltiple. Campo que se lo habilita, si la asignatura a

registrar es múltiple, es decir, si de dicha asignatura dependen

otras materias. Por defecto el campo no se encuentra visteado,

haciendo referencia que la materia a registrar es única, sin

dependencias de otras. En el caso que la materia sea considerada

múltiple, se habilita dicho campo.

e. Estado. Campo que por defecto viene visteado en activo al

registrar una asignatura, el cual indica que la asignatura se

encuentra en vigencia.

f. Optativa. Campo que se lo habilita en el caso en que la materia a

registrar sea una asignatura optativa, es decir que depende de una

80

materia registrada como múltiple., ejemplo: Visual Basic, es una

materia optativa, y la materia múltiple es Optativa II.

g. Nivel. Campo numérico que sirve de referencia para saber en que

nivel se encuentra la materia, este nivel se asigna

automáticamente a la asignatura cuando se crea el pensum

académico; este campo no se ingresa en el momento de crear una

asignatura.

h. Flujo. Campo donde se especifica el tipo de curso para el cual

esta siendo creada la asignatura, en este campo aparece una lista

con los diferentes tipos de cursos existentes.

i. Tipo. Campo donde se especifica el método de estudio de la

asignatura a registrar, el cual puede ser: teórica, práctica, teórica-

práctica.

81

Figura 2.32.0. Mantenimiento de Asignatura.

Figura 2.32.1. Lista de Áreas Académicas.

82






2.6.1.18. Periodos.


“Parámetros” y luego haga clic en la opción “Periodos” y se ejecutará

la forma “Definiciones de Periodos” (Ver Figura 2.33.). En este


datos correspondientes a los periodos existentes en la base de datos.

Para crear un periodo, es necesario que el usuario registre lo

siguiente:


guardar el registro y sirve como identificador del periodo.

83

b. Activo. Campo de verificación que indica si el periodo se

encuentra en uso. Por defecto se crea un periodo en estado activo.

c. Descripción. Campo alfabético donde se registra el nombre del

periodo.

d. Fecha Inicio. Campo de tipo fecha donde se registra el día, mes y

año en que el periodo entra en vigencia.

e. Fecha Final. Campo de tipo fecha donde se registra el día, mes y

año en que el periodo finiquita su vigencia.

Figura 2.33. Mantenimiento de Periodos.

84

2.6.1.19. Ciclos.


“Parámetros” y luego haga clic en la opción “Ciclos” y se ejecutará la

forma “Definiciones de Ciclos” (Ver Figura 2.34.0.). En este formulario


correspondientes a los ciclos existentes en la base de datos.

Para crear un ciclo, es necesario que el usuario registre lo siguiente:


guardar el registro y sirve como identificador del ciclo.

b. Estado. Campo que muestra el estado en que se encuentra el

ciclo. Por defecto los ciclos se crean como pendientes, y se ponen

activos cuando se da la apertura del ciclo.

c. Descripción. Campo alfabético donde se registra una breve

descripción del ciclo.

d. Periodo. Campo que consta de 2 cajas de texto, en la cuales se

especifica el código y nombre del periodo al cual pertenece el ciclo

a crear, presionando la tecla funcional F9 o dando clic en el botón

85


la lista de los periodos existentes en el sistema (Ver Figura 2.34.1).

e. Tipo de Curso. Campo que consta de 2 cajas de texto, en la

cuales se especifica el código y nombre del tipo de curso al cual

pertenece el ciclo a crear, estos pueden ser, cursos anuales,

semestrales, entre otros, presionando la tecla funcional F9 o dando


una pantalla con la lista de los ciclos existentes en el sistema (Ver

Figura 2.24.1).

f. Pensum. Campo que consta de 2 cajas de texto, en la cuales se

especifica el código y nombre del pensum vigente del ciclo a crear,



de los pensums activos y pendientes existentes en el sistema (Ver

Figura 2.34.2.).

86

Figura 2.34.0. Mantenimiento de Ciclos.

87

Figura 2.34.1. Lista de Periodos.

Figura 2.34.2. Lista de Pensums.

88






2.6.1.20. Área Académica


“Parámetros” y luego haga clic en la opción “Área Académica” y se

ejecutará la forma “Definiciones de Área Académica” (Ver Figura

2.35.). En este formulario ingresamos, actualizamos, eliminamos o

consultamos los datos correspondientes a las áreas académicas

existentes en la base de datos.

Para crear un área académica, es necesario que el usuario registre lo

siguiente:


guardar el registro y sirve como identificador del área académica.

89

b. Descripción. Campo alfabético donde se registra una breve

descripción del área académica, las cuales pueden ser:

programación, matemáticas, entre otras.

c. Director. Campo que consta de 2 cajas de texto, en la cuales se

especifica el código y nombre del director del área académica a

registrar, presionando la tecla funcional F9 o dando clic en el botón


la lista de las autoridades existentes en el sistema capacitadas a

ocupar dicho cargo (Ver Figura 2.28.1).

d. Periodo. Campo que consta de 2 cajas de texto, en la cuales se

especifica el código y nombre del periodo al cual pertenece la área

académica a crear, presionando la tecla funcional F9 o dando clic

en el botón auxiliar de búsqueda (Ver Figura 2.6.) aparecerá una

pantalla con la lista de los periodos existentes en el sistema (Ver

Figura 2.34.1.).

e. Activo. Campo de verificación que indica si el área académica se

encuentra en uso. Por defecto se crea un área académica en

estado activo.

90

Figura 2.35. Mantenimiento de Áreas Académicas.

2.6.2. TRANSACCIONES

2.6.2.1. Asignatura Docente


“Transacciones” y luego haga clic en la opción “Asignatura Docente” y

se ejecutará la forma “Asignaturas por Docente” (Figura 2.36.0.). En

este formulario ingresamos, actualizamos, eliminamos o consultamos

los datos correspondientes a las asignaturas que se encuentran

registradas a cada docente. Esta forma nos permite registrar las

asignaturas que un docente va a dictar en un periodo y ciclo

determinado.

91

Para asignar una o varias materias a un docente, es necesario que el

usuario registre lo siguiente:

a. Docente. Campo que consta de 2 cajas de texto, en la cuales se

especifica el código y nombre del docente al cual se le va asignar

la(s) materia(s) a impartir, presionando la tecla funcional F9 o


aparecerá una pantalla con la lista de los docentes existentes en el

sistema (Ver Figura 2.36.1).

b. Periodo. Campo que consta de 2 cajas de texto, en la cuales se

especifica el código y nombre del periodo en el cual el docente se

le asigna la(s) materia(s) a impartir, presionando la tecla funcional


aparecerá una pantalla con la lista de los periodos existentes en el

sistema (Ver Figura 2.34.1.).

c. Ciclo. Campo que consta de 2 cajas de texto, en la cuales se

especifica el código y nombre del ciclo en el cual el docente se le

asigna la(s) materia(s) a impartir, presionando la tecla funcional F9


aparecerá una pantalla con la lista de los ciclos existentes en el

sistema, en función del periodo escogido con anterioridad, en el

92

caso de no haber escogido un periodo al seleccionar un ciclo, se

llenará por defecto el periodo correspondiente al ciclo seleccionado

(Ver Figura 2.36.2).

d. Pensum. Campo que consta de 2 cajas de texto, en la cuales se

especifica el código y nombre del pensum en el cual el docente se

le asigna la(s) materia(s) a impartir, presionando la tecla funcional


aparecerá una pantalla con la lista de los pensums activos y

pendientes existentes en el sistema (Ver Figura 2.34.1.).

En la cuadrícula inferior, se detallan la o las materias a las cuales el

docente dará clases, presionando la tecla funcional F9 aparecerá una

pantalla con la lista de las materias existentes en el sistema en base

al pensum seleccionado (Ver Figura 2.36.3.), escoja la materia y de

clic en aceptar, dicha materia se agregará en la cuadrícula inferior con

el código y el nombre de la asignatura. Si desea seguir agregando

más materias, siga el mismo procedimiento mencionado.

Si desea eliminar una materia que ha escogido, colóquese sobre la

materia a eliminar y presione la tecla SUPR o DEL en el teclado.

93

Figura 2.36.0. Mantenimiento de Asignaturas por Docente.

94

Figura 2.36.1. Lista de Docentes.

Figura 2.36.2. Lista de Ciclos.

95

Figura 2.36.3. Lista de Asignaturas.






2.6.2.2. Horas Disponibles Docentes


“Transacciones” y luego haga clic en la opción “Horas Disponible

Docente” y se ejecutará la forma “Horas Disponibles” (Ver Figura

2.37.). En este formulario ingresamos, actualizamos, eliminamos o

96

consultamos los datos correspondientes a las horas que un docente

tiene a su disposición de acuerdo al horario de clases. Esta forma nos

permite registrar la disponibilidad de horas en la semana que el

docente tiene para impartir clases en la subunidad académica, según

el horario proporcionado por el docente, y el cual nos servirá

posteriormente en el momento de la creación de horarios y grupos en

la subunidad académica.

Para detallar la disponibilidad horaria del docente, es necesario que el

usuario registre lo siguiente:

a. Docente. Campo que consta de 2 cajas de texto, en la cuales se

especifica el código y nombre del docente al cual se le va asignar

la disponibilidad horaria, presionando la tecla funcional F9 o dando


una pantalla con la lista de los docentes existentes en el sistema


b. Periodo. Campo que consta de 2 cajas de texto, en la cuales se

especifica el código y nombre del periodo en el cual el docente se

le asigna la disponibilidad horaria, presionando la tecla funcional


97



c. Ciclo. Campo que consta de 2 cajas de texto, en la cuales se

especifica el código y nombre del ciclo en el cual el docente se le

asigna la disponibilidad horaria, presionando la tecla funcional F9 o







d. Tipo Curso. Campo de sólo lectura que consta de 2 cajas de texto,

en la cuales se visualiza el código y nombre del tipo de curso para

el cual el docente se le asigna la disponibilidad horaria, dicho

campo se llena por defecto cuando se escoge el ciclo en el cual se

va a registrar las horas disponibles.

En la cuadrícula inferior, se detalla las horas y los días que el docente

tiene disponible para dar clases, el rango de horas que se visualiza

depende del tipo de curso que este asignado al ciclo escogido.

98

Figura 2.37. Mantenimiento de Horas Disponibles por Docente.






99

2.6.2.3 Optativas por Asignatura.


“Transacciones” y luego haga clic en la opción “Optativas por

Asignatura” y se ejecutará la forma “Optativas por Asignatura” (Ver

Figura 2.38.0.). En este formulario ingresamos, actualizamos,

eliminamos o consultamos los datos correspondientes a las

asignaturas consideradas optativas (Ejemplo: Visual Basic) y que son

dependientes de una asignatura múltiple (Ejemplo: Optativa I).

Para detallar las asignaturas consideradas optativas o dependientes

de otra asignatura, es necesario que el usuario registre lo siguiente:

a. Periodo. Campo que consta de 2 cajas de texto, en la cuales se

especifica el código y nombre del periodo en el cual se detallan las

asignaturas consideradas optativas, presionando la tecla funcional




b. Ciclo. Campo que consta de 2 cajas de texto, en la cuales se

especifica el código y nombre del ciclo en el cual se detallan las


100







c. Tipo Curso. Campo de sólo lectura que consta de 2 cajas de texto,

en la cuales se visualiza el código y nombre del tipo de curso para

el cual se detallan las asignaturas consideradas optativas,



de los tipos de cursos existentes en el sistema, en función del ciclo

escogido con anterioridad (Ver Figura 2.24.1.).

d. Pensum. Campo que consta de 2 cajas de texto, en la cuales se

especifica el código y nombre del pensum en el cual se detallan las



aparecerá una pantalla con la lista de los pensums activos y

pendientes existentes en el sistema (Ver Figura 2.34.1.).

101

e. Asignatura Múltiple. Campo que consta de 2 cajas de texto, en las

cuales se especifica el código y nombre de la asignatura múltiple,

para la cual se van a detallar las materias optativas. presionando la

tecla funcional F9 o dando clic en el botón auxiliar de búsqueda

(Ver Figura 2.6.) aparecerá una pantalla con la lista de las

asignaturas múltiples existentes en el sistema (Ver Figura 2.36.3.).

En la cuadrícula inferior, se detallan la o las materias optativas que

pueden escogerse para la asignatura múltiple, presionando la tecla

funcional F9 aparecerá una pantalla con la lista de las materias

creadas como optativas existentes en el sistema (Ver Figura 2.38.1.),

escoja la materia y de clic en aceptar, dicha materia se agregará en la

cuadrícula inferior con el código y el nombre de la asignatura. Si

desea seguir agregando más materias, siga el mismo procedimiento

mencionado.

Si desea eliminar una materia que ha escogido, colóquese sobre la

materia a suprimir y presione la tecla SUPR o DEL en el teclado.

102

Figura 2.38.0. Mantenimiento de Optativas por Asignatura.

103

Figura 2.38.1. Lista de Asignaturas Optativas.

2.7. PROCESOS

2.7.1. Generación de Pensum.

o Haga clic en el menú “Procesos” y seleccione el submenú

“Generación de Pensum” y se ejecutará la forma “Generación de

Pensum” (Ver Figura 2.39.0).

Para crear un pensum es necesario que el usuario registre lo

siguiente:

104


guardar el registro y sirve como identificador del pensum.

b. Estado. Seleccione uno de los 3 estados que se encuentran en el

combo Activo, Pendiente e Inactivo.

c. Descripción. Campo alfanumérico donde se registra la descripción

del pensum.

d. SubUnidad: Campo que consta de 2 cajas de texto, en las cuales

se especifica el código y nombre de la Subunidad, presionando la


(Ver Figura 2.6) aparecerá una pantalla con la lista de

Subunidades existentes en el sistema (Ver Figura 2.27.3).

e. Tipos de Curso: Campo que consta de 2 cajas de texto, en las

cuales se especifica el código y nombre del tipo de curso,



de Tipos de Cursos existentes en el sistema tales como:

seminario, anual, semestral, pre-universitario, etc. (Ver Figura

2.24.1).

f. No. De Niveles: Seleccione la cantidad de niveles que tendrá el

pensum.

105

g. No. De Materias x Nivel: Específica la cantidad máxima de

materias a cursar por nivel.

h. No. Semanas. Se visualizar automáticamente y representa la

cantidad de semanas que tiene asignado el tipo de curso en ese

pensum.

Figura 2.39.0. Generación de Pensum.

Dando un clic en el botón añadir registro podemos seleccionar las

materias que pertenecerán a dicho nivel (Ver Figura 2.39.1.).

Seleccionamos la materia dando un clic en la columna chequear y

automáticamente mostrara el nivel y la posición de la materia en

relación a dicho nivel, pudiendo cambiar la posición del nivel de

acuerdo a nuestro criterio, además debemos colocar el numero de

horas dictadas para esa materia.

106

Figura 2.39.1. Lista de Asignaturas para Crear un Pensum.

Dando clic en el botón aceptar visualizaremos las materias

seleccionadas en la ventana de pensum (Ver Figura 2.39.2).

107

Figura 2.39.1. Agregando Asignaturas al Pensum.

Habiendo colocado todas las materias correspondientes al nuevo

pensum debemos proceder con relacionar el flujo de materias en cada

uno de los niveles, solo debemos de dar un clic en la materia

dependiente (hija) y otro clic en la materia padre para enlazar esta

relación y automáticamente visualizaremos una línea que detalla este

proceso (Ver Figura 2.39.2).

Habiendo relacionado todo el pensum procedemos a guardarlo en la

base de datos dando un clic en el botón guardar que se encuentra en

la parte derecha superior de la pantalla.

108

Haga clic en el botón Guardar para almacenar los datos. El sistema

muestra un cuadro de diálogo que presenta información de acuerdo a

la acción realizada; si todos los datos fueron ingresados

correctamente, (Ver Figura 2.1.) Caso contrario, se mostrará el

respectivo mensaje, describiendo el error.

Figura 2.39.2. Enlazando Asignaturas con sus Prerrequisitos.

2.7.2. Convalidar Materias

o Haga clic en el menú “Procesos” y seleccione el submenú “Convalidar

Materias” y se ejecutará la forma “Convalidación de Materias” (Ver

Figura 2.40.0).

109

Para convalidar una materia es necesario que el usuario registre lo

siguiente:

a. Pensum. Campo que consta de 2 cajas de texto, en las cuales se

especifica el código y nombre del pensum actual, presionando la


(Ver Figura 2.6.), aparecerá una pantalla con la lista de los pensum

actuales existentes en el sistema (Ver Figura 2.34.2).

b. Asignatura. Campo que consta de 2 cajas de texto, en las cuales

se especifica el código y nombre de la asignatura a convalidar en

los pensum pendientes, presionando la tecla funcional F9 o dando


una pantalla con la lista de las asignaturas correspondientes al

pensum seleccionado existentes en el sistema (Ver Figura 2.36.3.).

Dependiendo de la materia y del pensum a convalidar damos un clic

en el botón pensum activos o pensum inactivos para visualizar todos

los pensum existentes en el sistema (Ver Figura 2.34.2.).

110

Figura 2.40.0 Proceso Convalidación de Materias.

Damos un clic en el botón añadir registro para poder visualizar y

seleccionar hasta un máximo de 4 materias que serán convalidadas

con la registrada en la sección anterior (Ver Figura 2.40.1), damos un

clic en aceptar y automáticamente se añadieran a nuestra ventana

actual.

Una vez seleccionadas las materias en la ventana de descrita

anteriormente damos un clic en aceptar se visualizaran en la ventana

de Convalidación de Materias (Ver Figura 2.40.0 – Sección

Convalidar).

Sección Convalidar

111

Haga clic en el botón Guardar para almacenar los datos. El sistema



correctamente, (Ver Figura 2.1.) Caso contrario, se mostrará el


Figura 2.40.1 Lista de Asignaturas a ser convalidadas.

112

2.7.3. Generación de Grupos


“Generación de Grupos” para visualizar la ventana correspondiente


Para crear un nuevo grupo, es necesario que el usuario registre los

siguientes campos:

a. Grupo. Campo alfanumérico que se generara automáticamente

cuando se de clic en el botón guardar.

b. Estado. Casilla de activación del grupo a crear.

c. Tipo de Curso. Campo que consta de 2 cajas de texto, en las




de los tipos de cursos existentes en el sistema (Ver Figura 2.24.1.).

d. Sección. Campo que consta de 2 cajas de texto, en las cuales se

especifica el código y nombre de la sección, presionando la tecla


Figura 2.6.) aparecerá una pantalla con la lista de las secciones

113

correspondientes al tipo de curso seleccionado anteriormente (Ver

Figura 2.41.1).

e. Salón. Campo alfabético donde se registra el salón, presionando la


(Ver Figura 2.6.) aparecerá una pantalla con la lista de los salones


f. Número. Campo numérico donde se registra el número del aula.

g. Ubicación. Campo alfanumérico donde se registra de forma breve

la ubicación del aula.

h. Num. Estudiante. Campo numérico donde se registra el número

estudiantes que tendrá como máximo el aula.

i. Nivel. Seleccione de la lista el nivel al cual pertenece dicho grupo.

j. Paralelo. Seleccione de la lista el paralelo al cual representa dicho

grupo.

k. Num. Subgrupos. Seleccione de la lista el número de subgrupos a

crear para dicho grupo.

114

Figura 2.41.0 Generación de Grupos

Figura 2.41.1. Lista de Secciones.

115

Figura 2.41.2. Lista de Salones.

Haga clic en el botón “Guardar” para almacenar los datos. El sistema



correctamente, aparecerá el mensaje de la Figura 2.1. Caso

contrario, se mostrará el respectivo mensaje, describiendo el error.

2.7.4. Creación de Horarios


“Generación de Horarios” y se ejecutará la forma “Generación de

Horarios” (Ver Figura 2.42.0.).

116

Para crear un nuevo Horario, es necesario que el usuario registre los

siguientes campos:

a. Grupo. Campo alfanumérico, presionando la tecla funcional F9 o


aparecerá una pantalla con la lista de las grupos existentes en el

sistema (Ver Figura 2.42.1.). Seleccionando uno de los grupos

automáticamente genera el formato de horarios en la cuadricula

inferior de la ventana y además se visualizar los siguientes

campos:

➢ Nivel

➢ Sección

➢ Tipo de Curso.

➢ Min. Hora Normales

➢ Hora Inicial (Lunes a Viernes)

➢ Hora Final (Lunes a Viernes)

➢ Hora Inicial (Sábado y Domingo)

➢ Hora Final (Sábado y Domingo)

117

b. Periodo. Campo que consta de 2 cajas de texto, en las cuales se

especifica el código y nombre del periodo, presionando la tecla


Figura 2.6.) aparecerá una pantalla con la lista de los periodos

existentes (Ver Figura 2.34.1.).

c. Ciclo. Campo que consta de 2 cajas de texto, en las cuales se

especifica el código y nombre del ciclo, presionando la tecla


Figura 2.6.) aparecerá una pantalla con la lista de los ciclos

correspondientes al pensum seleccionado en la sección anterior,

en caso de no existir pensum asignado automáticamente mostrará

el pensum correspondiente al ciclo seleccionado (Ver Figura

2.34.2.).

d. Pensum. Campo que consta de 2 cajas de texto, en las cuales se

especifica el código y nombre del pensum, presionando la tecla


Figura 2.6.) aparecerá una pantalla con la lista de los periodos

existentes (Ver Figura 2.34.1.). Además se visualizara las materias

que corresponden al pensum y grupo seleccionado.

118

Figura 2.42.0. Creación de Horarios.

Para empezar a llenar el horario debemos de seleccionar la materia

dándole un clic y automáticamente se visualizarán el/los nombre(s) de

los profesores que pueden dictarla (Ver Figura 2.42.1.).

Figura 2.41.1. Asignación de Docente por asignatura.

A continuación debemos de dar un clic en el profesor que dictará la

materia y se visualizará en la pantalla de registro de horarios los días

de la semana y las horas hábiles en que el docente puede dictar sus

119

clases (Ver Figura 2.42.2.); seleccionamos el/los días que se dictará la

materia según sus horas disponibles por el docente ingresadas en los

mantenedores (Ver Figura 2.42.2.), damos un clic en aceptar y se

visualizarán en la cuadrícula inferior de la ventana creación de

horarios.

Figura 2.41.1. Añadiendo Docente al Horario.

120

Figura 2.42.2. Horas de Clases según el Docente y Materia.






2.7.5. Cambio de Pensum a Estudiante.

o Haga clic en el menú “Procesos” y seleccione el submenú “Cambio de

Pensum a Estudiante” y se ejecutará la forma “Cambio de Pensum a

Estudiante” (Ver Figura 2.43.0.).

121

Para crear un nuevo Horario, es necesario que el usuario registre los

siguientes campos:

a. Estudiante. Campo que consta de 2 cajas de texto, en las cuales

se especifica el código y nombre del estudiante que va a cambiar

el pensum que actualmente tiene por un nuevo pensum a asignar,



de los estudiantes existentes en el sistema (Ver Figura 2.43.1.)

b. Pensum Actual. Campo que consta de 2 cajas de texto, en las

cuales se describe el código y nombre del pensum que posee el

estudiante actualmente. Dicho campo se carga automáticamente

cuando se escoge el estudiante.

c. Pensum Nuevo. Campo que consta de 2 cajas de texto, en las

cuales se especifica el código y nombre del nuevo pensum que va

a poseer dicho estudiante, presionando la tecla funcional F9 o


aparecerá una pantalla con la lista de los pensums activos

existentes en el sistema (Ver Figura 2.43.1.)

122

d. Motivo. Campo alfanumérico en el cual se detalla la circunstancia

por la cual dicho estudiante sufre un cambio de pensum.

Figura 2.43.0. Cambio de Pensum a Estudiante.

Figura 2.43.1. Lista de Estudiantes.

123




correctamente, aparecerá el mensaje de la figura 2.1.

2.7.6. Cambiar Grupo.

o Haga clic en el menú “Procesos” y seleccione el submenú “Cambiar

Grupo” y se ejecutará la forma “Cambiar Grupo” (Ver Figura 2.44.0).

Para realizar un cambio de grupo, es necesario que el usuario registre

los siguientes campos:

a. Tipo de Curso. Campo que consta de 2 cajas de texto, en las




de los tipos de cursos existentes en el sistema (Ver Figura 2.24.1.).

b. Grupo. Campo alfanumérico, presionando la tecla funcional F9 o


aparecerá una pantalla con la lista de las grupos existentes en el


124

c. Asignatura. Campo que consta de 2 cajas de texto, en las cuales

se especifica el código y nombre de la asignatura sobre la cual se

va a cambiar le grupo o paralelo, presionando la tecla funcional F9


aparecerá una pantalla con la lista de las asignaturas

correspondientes al pensum seleccionado existentes en el sistema


Figura 2.44.0. Cambio de Grupo.

125

2.7.7. Inscripción.


“Inscripción” y se ejecutará la forma “Módulo de Inscripción” (Ver

Figura 2.45.0).

Para crear una inscripción del estudiante, es necesario que el usuario

registre los siguientes campos:

a. Número. Campo numérico que se genera automáticamente cuando

se almacena una nueva inscripción.

b. Estudiante. Campo alfabético que consta de 2 cajas de texto, en

las cuales se especifica el código y nombre del estudiante,



de todos los estudiantes (Ver Figura 2.43.1.). Además se llenará

todas las cajas de texto y se visualizará las materias que el

estudiante puede tomar para su inscripción del nuevo ciclo.

c. Tipo de Curso. Campo alfabético que consta de 2 cajas de texto,

en las cuales se especifica el código y nombre del tipo de curso,



126

de los diferentes tipos de cursos existentes en el sistema (Ver

Figura 2.24.1.).

d. Categoría. Campo alfabético que consta de 2 cajas de texto, en las

cuales se especifica el código y nombre de la categoría del colegio

al cual representa dicho estudiante. Este campo se carga

automáticamente al escoger el estudiante que va a inscribirse.

e. Periodo. Campo alfanumérico que consta de 2 cajas de texto, en

las cuales se especifica el código y nombre del periodo. Este

campo se carga automáticamente al escoger el estudiante que va

a inscribirse.

f. Ciclo. Campo alfanumérico que consta de 2 cajas de texto, en las

cuales se especifica el código y nombre del ciclo. Este campo se

carga automáticamente al escoger el estudiante que va a

inscribirse.

g. Pensum. Campo alfanumérico que consta de 2 cajas de texto, en

las cuales se especifica el código y nombre del pensum. Este

campo se carga automáticamente al escoger el estudiante que va

a inscribirse.

127

Figura 2.45.0. Módulo de Inscripción.

Una vez escogido los datos del estudiante a inscribirse, se visualiza

un listado de las materias que dicho estudiante puede escoger en

dicho periodo lectivo (Ver Figura 2.45.1.). A continuación se procede a

escoger el paralelo según la materia que va a cursar y

automáticamente se visualizará la sección, y se activa el campo

“cursar”. Luego se procede a escoger el subgrupo, en el supuesto

caso que dicha materia sea práctica y se hayan creados subgrupos

128

para la materia seleccionada. Cabe mencionar que no se podrán

escoger las materias si se sobrepasa del cupo asignado al aula.

Figura 2.45.1. Flujo de Materias del Estudiante.

Si un estudiante se acerca a inscribirse antes del periodo de

matriculación ordinaria, o la secretaria desea inscribir antes de la

fecha de matriculación ordinaria, el sistema muestra el respectivo

mensaje, indicando que aún no empieza el periodo de inscripción (Ver

figura 2.45.2).

2.45.2. Mensaje indicando Fuera de Inicio de Matricula Ordinaria.

129

Cuando un estudiante se inscribe dentro del periodo de matrícula

ordinaria, el sistema muestra el respectivo mensaje, indicando su

inscripción a la carrera (Ver figura 2.45.3).

2.45.3. Mensaje indicando la Inscripción en Matricula Ordinaria.

Si un estudiante se acerca a inscribirse después del periodo de

matriculación ordinaria y antes de extraordinaria, o la secretaria desea

inscribir en dicho intervalo de tiempo, el sistema muestra el respectivo

mensaje, indicando que está fuera de dichas fechas de inscripción

(Ver figura 2.45.4).

2.45.4. Mensaje indicando fuera de todo periodo de inscripción.




130

correctamente (Ver Figura 2.1.), Caso contrario, se mostrará el


Cuando un estudiante se inscribe en del periodo de matrícula

extraordinaria, el sistema muestra el respectivo mensaje, indicando su

inscripción en dicho periodo (Ver figura 2.45.5).

2.45.5. Mensaje indicando la matriculación del Estudiante.

Si un estudiante se acerca a inscribirse después del periodo de

matriculación extraordinaria, o la secretaria desea inscribir en dicho

intervalo de tiempo, el sistema muestra el respectivo mensaje,

indicando que el periodo de matrícula extraordinaria ha concluido (Ver

figura 2.45.6.).

2.45.6. Mensaje indicando fin de periodo a matrícula extraordinaria.

131

Una vez guardada la información correspondiente a la inscripción del

estudiante, se activa el botón “Orden de Pago”, con el objetivo de

generar la orden correspondiente a la matrícula del estudiante, y se

muestra la pantalla de “Creación de Orden de Pago” (Ver Figura

2.46.0).

2.7.7.1. Creación de Órdenes de Pago.

o Esta pantalla se visualiza en el momento en que el usuario da clic

en el botón “Orden de Pago” (Ver Figura 2.46.0).

Figura 2.46.0. Creación de Órdenes de Pago

132

Para registrar una nueva orden de pago se debe de llenar los

siguientes campos:

Cabecera de la Orden de Pago:

a. No. de Comprobante. Campo numérico que se genera

automáticamente cuando se guarda la orden de pago.

b. Pagar en Banco. Campo donde se selecciona en que

institución bancaria puede ser cancelada la orden de pago.

c. Total a Pagar Primera Cuota. Campo numérico que indica el

valor a cancelar en la matrícula o primera cuota. Por lo general

la primera cuota o matrícula sufre un recargo adicional por

diferentes conceptos de cobros.

d. Total a Pagar Resto de Cuotas. Campo numérico que indica el

valor a cancelar en las cuotas siguientes. Esto sucede en el

caso que la subunidad académica divida el valor del curso en

más de una cuota.

e. Fecha de Emisión. Campo de tipo fecha, que indica el día, mes

y año en que fue emitido la orden de pago.

f. No. De Cuenta. Campo numérico que indica el número de

cuenta bancaria de la institución a donde el estudiante cancela

la orden de pago.

133

g. Números de Cuotas. Campo numérico que indica en cuantas

cuotas se cancela el curso que el estudiante ha tomado. Este

campo depende si ese tipo de curso permite dividir el valor del

curso en más de una cuota.

h. Financiamiento. Campo de selección que indica la forma de

pago de la matrícula dependiendo del tipo de curso escogido.

Detalle de la Orden de Pago:

i. Código. Campo numérico correspondiente al rubro que se

carga en el detalle de la orden de pago.

j. Por concepto de. Motivo o concepto de cobro del rubro.

k. Valor Total. Valor del rubro a cargar en la orden de pago.

l. Valor 1era. Cuota. Valor a cobrar en la primera cuota, dicho

valor se detalla en la orden de pago.

m. Valores Otras. Valor restante a cobrar en las posteriores

cuotas, en el caso que exista más de una cuota.

Dichos valores vienen por defecto, y son detallados en el momento

de crear el rubro mencionado.

Se pueden añadir más rubros al detalle de la orden de pago. Para

agregar más rubros, se presiona la tecla funcional F9, y aparecerá

134

una lista de los rubros existentes en el sistema (Ver Figura 2.46.1.)

se da clic en el botón aceptar y dicho rubro se añadirá a la orden

de pago, si desea agregar más rubros, siga el mismo

procedimiento mencionado. Se pueden cargar todo tipo de rubros

sean estos de cobro, descuento, entre otros.

Datos del Estudiante en la Orden de Pago:

n. Facultad/Escuela. Nombre de la facultad al cual pertenece el

estudiante inscrito.

o. Estudiante. Campo alfabético que consta de 2 cajas de texto,

en las cuales se especifica el código y nombre del estudiante

inscrito en la subunidad académica.

p. Periodo. Campo que consta de 2 cajas de texto, en las cuales

se especifica el código y nombre del periodo lectivo al cual se

genera la orden de pago del estudiante inscrito en la subunidad

académica.

q. Ciclo. Campo que consta de 2 cajas de texto, en las cuales se

especifica el código y nombre del ciclo al cual se genera la

orden de pago del estudiante inscrito en la subunidad

académica.

135

r. Categoría. Campo que consta de 2 cajas de texto, en las

cuales se especifica el código y nombre de la categoría del

colegio al cual pertenece el estudiante inscrito en la subunidad

académica.

s. Curso. Campo en donde es especifica el curso o paralelo al

cual es esta registrando el estudiante. Si un estudiante esta

inscrito en más de un paralelo, se muestra el paralelo en el que

más veces se haya inscrito.

t. Veces. Campo numérico, en donde es especifica el número de

veces que el estudiante repite el curso.

u. Tipo de Curso. Campo que consta de 2 cajas de texto, en las

cuales se especifica el código y nombre del tipo de curso en

que el estudiante esta inscrito.

v. Nivel. Campo numérico que indica el nivel en que se encuentra

el estudiante inscrito.

136

Figura 2.46.1. Lista de Rubros

Haga clic en el botón “Guardar” para almacenar los datos. El

sistema muestra un cuadro de diálogo que presenta información

de acuerdo a la acción realizada; si todos los datos fueron

ingresados correctamente, aparecerá el mensaje de la figura 2.1.

Caso contrario, se mostrará el respectivo mensaje, describiendo el

error.

137

Si desea imprimir la orden de pago ingresada correspondiente al

estudiante inscrito, de clic sobre el botón “imprimir”, y aparecerá el

formato de impresión de la orden de pago correspondiente

2.7.8. Tesis.

2.7.8.1. Inscripción.

Haga clic en el menú “Procesos”, luego seleccione el submenú

“Tesis” y luego haga clic en la opción “Inscripción” y se ejecutará

la forma “Inscripción a Tesis” (Ver Figura 2.47.0.).

Para crear un tema de tesis, es necesario que el usuario registre lo

siguiente:

a. Director. Campo que consta de 2 cajas de texto, en la cuales

se especifica el código y nombre del docente que va a dirigir la

tesis, presionando la tecla funcional F9 o dando clic en el botón

auxiliar de búsqueda (Ver Figura 2.6.) aparecerá una pantalla

con la lista de los docentes existentes en el sistema (Ver Figura

2.36.1).

b. Tema de Tesis. Campo que consta de 2 cajas de texto, en la

cuales se especifica el código con el cual se identifica la tesis y

138

el nombre del tema aprobado. En caso de realizar una consulta

de algún tema existente, presionamos la tecla funcional F9 o


aparecerá una pantalla con la lista de los temas de tesis

existentes en el sistema que han sido aprobados anteriormente


c. Fecha de Aprobación. Campo de tipo fecha, en donde se

especifica el día, mes y año en que ha sido aprobado el tema

de tesis

d. Aprobado. Campo de chequeo, que se activa en el momento

en que la tesis ha sido aprobada.

e. Fecha de Culminación. Campo de tipo fecha, en donde se

especifica el día, mes y año en que la tesis ha llegado a su

finalización. Esta fecha se modificará cuando la tesis haya sido

finalizada en un 100% por los estudiantes involucrados.

f. Fecha Sustentación. Campo de tipo fecha, en donde se

especifica el día, mes y año, en que los estudiantes

involucrados deben de sustentar el tema de tesis propuesto.

139

Figura 2.47.0. Inscripción de la Tesis.

140

Figura 2.47.1. Lista de Tema de Tesis.

Adicionalmente, a los campos mencionados, se debe ingresar en

la cuadrícula de la forma, los integrantes que desarrollan la tesis

mencionada (Ver Figura 2.47.0). Para ingresar un estudiante a la

cuadrícula, se debe presiona la tecla funcional F9 sobre la

cuadrícula, y se muestra una lista de los estudiantes existentes en

el sistema (Ver Figura 2.43.1), se da clic en aceptar y se agrega el

estudiante a la celda. Si se desea ingresar más estudiantes, se

debe presionar la tecla INSERT del teclado para crear un nuevo

registro y a continuación se ingresa un nuevo estudiante de la

forma antes mencionada.

141

Si se desea por el contrario eliminar un estudiante, el usuario debe

posicionarse sobre el estudiante a eliminar y a continuación

presionar la tecla SUPR O DELETE del teclado, y

automáticamente se elimina dicho estudiante.

2.7.8.2. Prórrogas.


“Tesis” y luego haga clic en la opción “Prórrogas” y se ejecutará

la forma “Asignación de Prórroga” (Ver Figura 2.48.0.).

Para crear un tema de tesis, es necesario que el usuario registre lo

siguiente:

a. Tema de Tesis. Campo que consta de 2 cajas de texto, en la

cuales se especifica el código y nombre del tema de tesis que

pidió la prórroga, presionando la tecla funcional F9 o dando clic

en el botón auxiliar de búsqueda (Ver Figura 2.6.) aparecerá

una pantalla con la lista de los tema de tesis existentes en el

sistema.

142

b. Fecha de Culminación. Campo de tipo fecha, en donde se

especifica el día, mes y año en que termina la tesis desde su

aprobación.

c. Días de Prórroga. Campo numérico, en donde se especifica

cuántos días han sido aprobados para la prórroga de la tesis

desde su culminación.

d. Nueva Fecha de Culminación. Campo de tipo fecha, en donde

se muestra automáticamente la nueva fecha de entrega de la

tesis. Este campo se muestra automáticamente al sumar a la

fecha de culminación los días de prórroga, dando como

resultado esta nueva fecha.

Figura 2.48.0 Prórroga de Tesis.

143

2.7.8.3. Calificación.


“Tesis” y luego haga clic en la opción “Calificación” y se ejecutará

la forma “Calificación de Tesis” (Ver Figura 2.49.0.).

Para registrar la calificación individual de los estudiantes que

presentaron un tema de tesis, es necesario que el usuario

considere lo siguiente:

a. Tema de Tesis. Campo que consta de 2 cajas de texto, en la

cuales se especifica el código con el cual se identifica la tesis y

el nombre del tema aprobado. En caso de realizar una consulta

de algún tema existente, presionando la tecla funcional F9 o


aparecerá una pantalla con la lista de los temas de tesis

existentes en el sistema que han sido aprobados anteriormente


b. Una vez elegido el tema de tesis, se visualiza en la cuadrícula,

la cédula, el o los nombres de los integrantes que desarrollan la

tesis mencionada y la calificación (Ver Figura 2.49.0). En el

144

campo calificación, el usuario debe ingresar la nota obtenida

por el estudiante en la sustentación.

Figura 2.49.0. Calificación de los Estudiantes de Tesis.




ingresados correctamente, aparecerá el mensaje de la figura 2.1.

Caso contrario, se mostrará el respectivo mensaje, describiendo el

error.

145

2.7.9. Órdenes de Pago.

2.7.9.1. Duplicar Órdenes de Pago.


“Orden de Pago” y luego haga clic en la opción “Duplicar Orden” y

se ejecutará la forma “Duplicar Órdenes de Pago” (Ver Figura

2.50.0.).

Figura 2.50.0. Duplicar Orden de Pago.

Para crear un duplicado de una orden de pago específica debemos

de ingresar los siguientes campos:

a. Estudiante. Campo que consta de 2 cajas de texto, en las

cuales se especifica el código y nombre del estudiante que ha

146

solicitado un duplicado de la orden de pago, presionando la


(Ver Figura 2.6.) aparecerá una pantalla con la lista de todos

los estudiantes existentes en el sistema (Ver Figura 2.43.1.).

b. Recargo. Campo que consta de 2 cajas de texto, en las cuales

se especifica el código y concepto del recargo a aplicar, es

decir recargo por duplicado de orden de pago.

c. Valor del Recargo. Campo numérico que corresponde al valor a

pagar por el recargo mencionado. Este valor se muestra

automáticamente, junto con el recargo por duplicado de orden

de pago, y dicho valor se encuentra registrado al ingresar el

recargo en cuestión.

Teniendo lleno todos los campos de esta ventana debemos dar un

clic en el botón buscar para poder visualizar todas las cuotas no

canceladas, luego seleccionamos en la columna duplicar la cuota

que deseamos copiar estableciéndole la nueva fecha de

vencimiento (Ver Figura 2.50.1.).

147

Figura 2.50.1. Duplicando Orden de Pago.

Haga clic en el botón “Duplicar” para almacenar los datos. El

sistema muestra un cuadro de diálogo indicando que la operación

fue exitosa (Ver Figura 2.50.2).

Figura 2.50.2. Mensaje de Éxito de Orden Duplicada.

148

2.7.9.2. Registrar Órdenes Pagadas.


“Orden de Pago” y luego haga clic en la opción “Registrar

Ordenes Pagadas” y se ejecutará la forma “Registrar Pagos de

Órdenes” (Ver Figura 2.51.0.).

Figura 2.51.0. Registrar Órdenes de Pago.

149

Para registrar las órdenes que fueron canceladas se debe ingresar

el siguiente campo:

a. Estudiante. Campo que consta de 2 cajas de texto, en las

cuales se especifica el código y nombre del estudiante al cual

se va a registrar la(s) orden(es) de pago cancelada(s),

presionando la tecla funcional F9 o dando clic en el botón


con la lista de todos los estudiantes matriculados en dicho

periodo (Ver Figura 2.43.1.).

Dando un clic en el botón buscar visualizaremos todas las cuotas

pendientes de pago, para proceder a registrar una orden pagada,

ponemos un visto en el campo “Pagado”, de esa forma la cuota

queda registrada como cancelada (Ver Figura 2.51.1).

150

Figura 2.51.1. Cancelando Orden de Pago.

Haga clic en el botón “Pagar Orden” para registrar como pagada la

orden de pago correspondiente, y el sistema muestra el cuadro de

diálogo indicando el registro de la misma (Ver Figura 2.51.2)

Figura 2.51.2 Registro Exitoso de Orden de Pago.

151

2.7.10. Anular Materia.

o Haga clic en el menú “Procesos”, y seleccione el submenú “Anular

Materia” y se ejecutará la forma “Anular Materias por Estudiante” (Ver

Figura 2.52.0.).

Figura 2.52.0 Anulación de Materia por Estudiante.

Para registrar la anulación de una o varias materias debemos de

ingresar el siguiente campo:

a. Estudiante. Campo alfabético que consta de 2 cajas de texto, en

las cuales se especifica el código y nombre del estudiante que ha

152

solicitado anular una o varias materias, presionando la tecla


Figura 2.6.) aparecerá una pantalla con la lista de todos los

estudiantes inscritos en la subunidad académica (Ver Figura

2.42.1.).

Una vez escogido el estudiante, damos clic en el botón “Buscar” y

visualizaremos todas las materias correspondientes al alumno

seleccionado en el ciclo actual; para proceder a anular una o varias

materias debemos de activar el campo “Anulado” para cada materia

que se desea anular, luego damos clic en el botón “Procesar” (Ver

Figura 2.52.1), de esta forma queda(n) anulada(s) la(s) materia(s)

seleccionada(s), una vez realizado esta operación, el sistema

mostrará el respectivo mensaje de diálogo (Ver Figura 2.52.2.).

Figura 2.52.1. Botón Procesar.

Figura 2.52.2. Mensaje de Éxito de Anulación de Materia.

153

2.7.11. Notas

2.7.11.1. Ingreso de Notas.


“Notas” y luego haga clic en la opción “Ingreso de Notas” y se

ejecutará la forma “Ingreso de Notas” (Ver Figura 2.53.0.).

Figura 2.53.0. Registro de Ingreso de Notas.

154

Para registrar las notas de un curso y asignatura específica

debemos de ingresar los siguientes campos:

a. Grupo. Campo alfanumérico, donde se registra el código del

grupo o paralelo sobre el cual se le van a ingresar las notas,



con la lista de los grupos existentes en dicho ciclo vigente (Ver

Figura 2.53.1.).

b. Nivel. Campo numérico que se visualiza automáticamente

cuando se registra el código del grupo, este campo indica en

que nivel se encuentra el grupo escogido.

c. Periodo. Campo que consta de 2 cajas de texto, en las cuales

se especifica el código y nombre del periodo vigente,



con la lista de los periodos existentes en el sistema (Ver Figura

2.34.1.).

d. Ciclo. Campo que consta de 2 cajas de texto, en las cuales se

especifica el código y nombre del ciclo vigente, presionando la

155


(Ver Figura 2.6.) aparecerá una pantalla con la lista de los

ciclos correspondientes al periodo seleccionado en la sección

anterior (Ver Figura 2.36.2.).

e. Pensum. Campo que consta de 2 cajas de texto, en las cuales

se especifica el código y nombre del pensum vigente,



con la lista de los pensum activos existentes en el sistema (Ver

Figura 2.34.2).

f. Tipo Nota. Campo que consta de 2 cajas de texto, en las

cuales se especifica el código y nombre del tipo de nota que se

va a ingresar en función del pensum escogido, presionando la


(Ver Figura 2.6.) aparecerá una pantalla con la lista de los tipos

de notas creados para dicho pensum (Ver Figura 2.53.2.).

g. Asignatura. Campo que consta de 2 cajas de texto, en las

cuales se especifica el código y nombre de la asignatura al cual

se van a ingresar las calificaciones, presionando la tecla


156

Figura 2.6.) aparecerá una pantalla con la lista de las

asignaturas correspondientes al pensum seleccionado en la

sección anterior (Ver Figura 2.36.3.).

Figura 2.53.1. Lista de Grupos.

157

Figura 2.53.2. Lista de Tipo de Nota.

Una vez registrados todos los campos mencionados, se muestra

todos los alumnos inscritos en el grupo y asignatura

seleccionados, a continuación se procede al ingreso de notas y el

porcentaje de asistencia de acuerdo a la lista proporcionada por el

docente. (Ver Figura 2.53.0.).

Nota: Las calificaciones sólo podrán ser ingresadas dentro del

periodo asignado para realizar dicha operación, caso contrario no

podrán ingresar las calificaciones, y el sistema mostrará el

158

respectivo mensaje indicando el motivo por el cual no puede

realizarse (Ver Figura 2.53.3).

Figura 2.53.3. Mensaje de Información por estar fuera de tiempo.




ingresados correctamente (Ver Figura 2.1.), Caso contrario, se

mostrará el respectivo mensaje, describiendo el error.

2.7.11.2. Cambio de Notas.


“Notas” y luego haga clic en la opción “Cambio de Notas de

Notas” y se ejecutará la forma “Permiso de Cambio de Notas” (Ver

Figura 2.54.0.).

159

Figura 2.54.0. Cambio de Notas.

Para registrar las notas de un curso y asignatura específica

debemos de ingresar los siguientes campos:

a. Tipo Curso. Campo alfanumérico, donde se registra el código

del grupo o paralelo sobre el cual se le van a ingresar las

notas, presionando la tecla funcional F9 o dando clic en el


pantalla con la lista de los grupos existentes en dicho ciclo

vigente (Ver Figura 2.53.1.).

b. Periodo. Campo que consta de 2 cajas de texto, en las cuales

se especifica el código y nombre del periodo vigente,

160



con la lista de los periodos existentes en el sistema (Ver Figura

2.34.1.).


especifica el código y nombre del ciclo vigente, presionando la


(Ver Figura 2.6.) aparecerá una pantalla con la lista de los

ciclos existentes en el sistema (Ver Figura 2.36.2.).

d. Pensum. Campo que consta de 2 cajas de texto, en las cuales

se especifica el código y nombre del pensum vigente,



con la lista de los pensums activos existentes en el sistema


e. Estudiante. Campo que consta de 2 cajas de texto, en las

cuales se especifica el código y nombre del estudiante, al cual

se le va a cambiar una nota, presionando la tecla funcional F9


161

aparecerá una pantalla con la lista de los estudiantes inscritos

en dicho periodo (Ver Figura 2.43.1.).

f. Asignatura. Campo que consta de 2 cajas de texto, en las

cuales se especifica el código y nombre de la asignatura que

se hará el cambio de nota, según el estudiante seleccionado, al

cual se le va a cambiar una nota, presionando la tecla funcional

F9 o dando clic en el botón auxiliar de búsqueda (Ver Figura

2.6.) aparecerá una pantalla con la lista de los asignaturas

existentes en dicho periodo (Ver Figura 2.36.3.).

g. Tipo Nota. Campo que consta de 2 cajas de texto, en las

cuales se especifica el código y nombre del tipo de nota que se

va a cambiar, según el estudiante seleccionado, al cual se le va

a cambiar una nota, presionando la tecla funcional F9 o dando

clic en el botón auxiliar de búsqueda (Ver Figura 2.6.)

aparecerá una pantalla con la lista de los tipos de notas

existentes en dicho periodo (Ver Figura 2.52.2.).

h. Motivo. Campo alfabético, en donde es registra cual fue la

causa del cambio de nota del estudiante en dicha asignatura.

162

2.7.12. Apertura de Ciclo.

o Haga clic en el menú “Procesos”, luego seleccione el submenú

“Apertura de Ciclo”, y se ejecutará la forma “Proceso de Apertura de

un Nuevo Ciclo” (Ver Figura 2.55.0.).

Para registrar la apertura de ciclo debemos de ingresar los siguientes

campos:

a. Periodo. Campo alfabético que consta de 2 cajas de texto, en las

cuales se especifica el código y nombre del periodo que entrará

vigencia, presionando la tecla funcional F9 o dando clic en el botón


la lista de todos los periodos que se encuentran pendientes para

su apertura (Ver Figura 2.34.1.).

b. Tipo Curso. Campo alfabético que consta de 2 cajas de texto, en

las cuales se especifica el código y nombre del tipo de curso que

se desea abrir en dicho periodo, presionando la tecla funcional F9


aparecerá una pantalla con la lista de todos los tipos de cursos


163

c. Ciclo. Campo alfabético que consta de 2 cajas de texto, en las

cuales se especifica el código y nombre del ciclo que estará en



la lista de todos los ciclos existentes en el sistema (Ver Figura

2.36.2.).

Figura 2.55.0. Apertura de Ciclo

Una vez ingresado todos los campos mencionados anteriormente, se

da clic en el botón “Apertura” y a partir de ese momento el periodo,

tipo de curso y ciclo seleccionado, entrará en vigencia dentro de la

subunidad académica.

164

2.7.13. Cierre de Ciclo.

o Haga clic en el menú “Procesos”, luego seleccione el submenú “Cierre

de Ciclo”, y se ejecutará la forma “Proceso de Cierre de Ciclo” (Ver

Figura 2.56.0.).

Para registrar el cierre de un ciclo debemos, es necesario que el

usuario ingrese lo siguiente:

a. Tipo Curso. Campo alfabético que consta de 2 cajas de texto, en


se desea concluir y que aún esta en vigencia, presionando la tecla


Figura 2.6.) aparecerá una pantalla con la lista de todos los tipos

de cursos existentes en el sistema (Ver Figura 2.24.1.).

b. Periodo. Campo alfabético que consta de 2 cajas de texto, en las

cuales se especifica el código y nombre del periodo que está en

vigencia y se desea concluir. Este campo se visualiza

automáticamente al escoger el tipo de curso.

165


especifica el código y nombre del ciclo que se desea concluir. Este

campo se visualiza automáticamente al escoger el tipo de curso.

Figura 2.56.0. Cierre de Ciclo.

2.8. Seguridad.

2.8.1. Cambio de Usuario.

o Haga clic en el menú “Seguridad”, luego seleccione el submenú

“Cambio de Usuario”, y se ejecutará la forma “Inicio de Sesión” (Ver

Figura 2.57.0).

Para ingresar con otro usuario al sistema, es necesario que el usuario

digite lo siguiente:

a. Usuario. Campo en donde el usuario debe ingresar su

identificación al sistema.

166

b. Contraseña. Campo en donde el usuario debe ingresar la clave de

acceso al sistema.

Figura 2.57.0. Cambio y/o Inicio de Sesión.

Una vez ingresado estos dos campos, el usuario debe dar clic en el

botón “Aceptar”, el sistema verificará si el usuario tiene acceso al

sistema en ese horario, si esto sucede, se desconectará

automáticamente al usuario anterior, para dar paso al nuevo usuario,

caso contrario, si el usuario no tiene los permisos suficientes se

muestra el correspondiente mensaje que no pudo ingresar al sistema

(Ver Figura 2.57.1. y 2.57.2.) y se mantendrá al usuario anterior.

Figura 2.57.1. Mensaje de Acceso Denegado.

167

Figura 2.57.2. Mensaje de Acceso Denegado.

Si los datos de usuario y/o contraseña son inválidos, es decir, dicho

nombre de sesión no existe o la contraseña es errónea, el sistema

mostrará su respectivo mensaje de error (Ver Figura 2.57.3.).

Figura 2.57.3. Mensaje de Error de Inicio de Sesión.

2.8.2. Cambio de Contraseña.


“Cambio de Contraseña”, y se ejecutará la forma “Cambio

Contraseña” (Ver Figura 2.58.0.).

Para que el usuario pueda cambiar su contraseña al ingresar al

sistema, es necesario que el usuario digite lo siguiente:

168

a. Contraseña Actual. Campo en donde el usuario debe escribir la

contraseña actual con la que ingresa al sistema.

b. Contraseña Nueva. Campo en donde el usuario debe escribir la

nueva contraseña con la que ingresará al sistema.

c. Confirmación de Contraseña Nueva. Campo en donde el usuario

confirma la nueva contraseña ingresada.

Figura 2.58.0. Cambio de Contraseña.

2.8.3. Perfiles.


“Perfiles”, y se ejecutará la forma “Creación de Perfiles” (Ver Figura

2.59.0).

Para crear un nuevo perfil el usuario debe de llenar los siguientes

campos:

169


guardar el registro y sirve como identificador del nuevo perfil.

b. Nombre: Campo alfanumérico, donde se especifica una breve

descripción del nombre del perfil.

Para poder otorgar permisos debemos de activar (chequear) las

pantallas a la cual dicho perfil tendrá acceso dentro del sistema

académico (Ver Figura 2.59.0.).



la acción realizada; y si todos los datos fueron ingresados



170

Figura 2.59.0. Creación de Perfil.

171

2.8.4. Usuarios.


“Usuarios”, y se ejecutará la forma “Creación de Usuarios” (Ver Figura

2.60.0.).

Figura 2.60.0. Creación de Usuarios.

172

Para crear un nuevo usuario, es necesario registrar los siguientes

campos:


guardar el registro y sirve como identificador del nuevo usuario.

b. Nombre: Campo alfanumérico, donde se registra el nombre del

nuevo usuario que tendrá acceso al sistema.

c. Usuario: Campo alfanumérico, donde se registra el nombre con el

cual el usuario tendrá acceso al sistema académico.

d. Contraseña: Campo alfanumérico, donde se registra la clave de

acceso del usuario para ingresar al sistema.

e. Perfil: Campo que consta de 2 cajas de texto, en las cuales se

especifica el código y nombre del perfil que se le asignará al nuevo

usuario y dependerá del perfil para el acceso a las formas del

menú, presionando la tecla funcional F9 o dando clic en el botón


la lista de todos los perfiles existente en el sistema (Ver Figura

2.60.1).

f. Hora Inicio. Campo de tipo hora, donde se registra el inicio de

jornada para que el usuario pueda ingresar al sistema.

173

g. Hora Fin. Campo de tipo hora, donde se registra la culminación de

la jornada para dicho usuario, por lo que no podrá continuar dentro

del sistema académico.

Figura 2.60.1. Listado de Perfiles






174

2.8.5. Parámetros.


“Parámetros”, y se ejecutará la forma “Definición de Parámetros”” (Ver

Figura 2.61.0.).

Figura 2.61.0. Definición de Parámetros.

Para iniciar un nuevo periodo lectivo es necesario ingresar los

siguientes parámetros:

Pestaña. Aperturado en (Ver Figura 2.61.0.):

175

a. Periodo. Campo alfabético que consta de 2 cajas de texto, en las

cuales se especifica el código y nombre del periodo que entrará



la lista de todos los periodos que se encuentran pendientes para

su apertura (Ver Figura 2.34.1.).

b. Tipo Curso. Campo alfabético que consta de 2 cajas de texto, en


se desea abrir en dicho periodo, presionando la tecla funcional F9


aparecerá una pantalla con la lista de todos los tipos de cursos


c. Ciclo. Campo alfabético que consta de 2 cajas de texto, en las

cuales se especifica el código y nombre del ciclo que estará en



la lista de todos los ciclos existentes en el sistema (Ver Figura

2.36.2.).

d. Pensum. Campo alfabético que consta de 2 cajas de texto, en las

cuales se especifica el código y nombre del pensum que estará en

176



la lista de todos los pensums existentes en el sistema (Ver Figura

2.34.2.).

Pestaña. Otros Parámetros (Ver Figura 2.61.1):

e. Número de Materias Máximas a Tomar. Campo numérico en

donde se especifica cuánto es el máximo de materias que puede

un estudiante tomar para ese periodo lectivo.

f. Número de Materias Mínimas a Tomar. Campo numérico en donde

se especifica cuánto es el mínimo de materias que puede un

estudiante tomar para ese periodo lectivo.

g. Ver Materias de Nivel Superior Hasta. Campo numérico en donde

se especifica hasta que cantidad de nivel superior un estudiante

puede adelantar una o varias materias.

h. Ver Materias de Nivel Inferior Hasta. Campo numérico en donde se

especifica hasta que cantidad de nivel inferior un estudiante puede

arrastrar una o varias materias.

i. Número de Niveles del Pensum Actual. Campo numérico en

donde se especifica cuántos niveles va a tener dicho pensum que

va a estar en vigencia.

177

j. Número Máximo de Subgrupos. Campo numérico en donde se

especifica que cantidad de subgrupos puede tener un paralelo en

ese periodo lectivo.

k. Aprueba Curso. Campo numérico donde se registra la calificación

que el estudiante debe obtener para aprobar la materia

correspondiente, el valor que se especifica en dicho campo,

corresponde a la suma de notas dependiendo del número de

parciales ingresados para dicho tipo de curso.

l. Pasa a Suspenso. Campo numérico donde se registra la

calificación necesaria para ir al suspenso, en caso que un

estudiante no haya aprobado el curso.

m. Aprueba Suspenso. Campo numérico donde se registra la

calificación necesaria para que un estudiante apruebe el suspenso.

n. Número de Cuotas. Campo numérico en donde es especifica en

cuántas cuotas se dividirá la matrícula al realizar una orden de

pago, en el caso que el financiamiento sea a crédito.

o. Pagar Cuota Cada. Campo de numérico en donde se especifica

cuantos días deben pasar para cancelar la siguiente cuota.

p. Costo de Tesis. Campo numérico en donde se especifica cuál es

el valor de la tesis en dicho ciclo y periodo lectivo.

178

q. Número de Cuotas para Tesis. Campo numérico en donde se

especifica en cuántas cuotas se dividirá el valor de la tesis.

r. Porcentaje de Primeras Cuotas. Campo numérico en donde se

especifica cuál es el porcentaje a cobrar en la primera cuota del

valor total del curso.

s. Porcentaje de Otras Cuotas. Campo numérico en donde se

especifica cuál es el porcentaje a cobrar para la demás cuotas del

valor total del curso.


179

Pestaña. Formatos para Notas (Ver Figura 2.61.2.):

t. Número de Notas por Parcial. Campo numérico en donde se

especifica cuántas nota se calificarán dentro de un parcial para

dicho periodo lectivo.

u. Nota Total. Campo numérico en donde se especifica cuál es la

nota total que un estudiante puede obtener en el curso de apertura.

v. Redondear Promedio. Campo de selección en donde se indica si

la calificación final obtenida por un estudiante, debe ser

redondeada o no redondeada, en caso de vistear el campo, se

indica que la nota será redondeada.

Además de aquello se especificará en la cuadrícula la descripción que

se dará a cada nota parcial y el porcentaje de calificación de cada

nota.

180


Pestaña. Definición de Parciales (Ver Figura 2.61.3.):

w. Número de Parciales. Campo numérico en donde se especifica

cuántos parciales se crearán para dicho periodo lectivo.

x. Número de Suspensos. Campo numérico en donde se especifica

cuántos exámenes de suspenso se permitirán para dicho periodo

lectivo.

181

y. Número de Recuperación. Campo numérico en donde se

especifica cuántos exámenes de recuperación se permitirán para

dicho periodo lectivo.

Además de aquello se especificará en la cuadrícula los nombres que

se darán a cada parcial creado. Se especifica el formato de los

parciales.


182

2.9. Reportes.

o El sistema proporciona varios reportes, basado en las necesidades del

usuario que utiliza el sistema académico.

o Haga clic en el menú “Reportes”, y encontrará 4 opciones.

La opción “Listados” proporciona los siguientes reportes:

a. Reporte de Estudiantes por Grupo.

b. Reporte de Inscripciones por Estudiante.

c. Reporte de Docentes por Área Académica.

d. Reporte de Rubros.

e. Reporte de Estudiantes Matriculados.

f. Reporte de Estadísticas de Inscritos.

La opción “Horarios” proporciona los siguientes reportes:

g. Reporte de Horarios por Grupo.

h. Reporte de Horarios por Docente.

La opción “Calificaciones” proporciona los siguientes reportes:

i. Reporte de Calificaciones por Asignatura.

183

j. Reporte de Calificaciones por Estudiante.

k. Reporte de Calificaciones por Parcial.

l. Reporte de Atrasos en Entrega de Calificaciones.

m. Reporte de Promedios Altos.

La última opción “Auditoría” permite saber la actividad que ha

realizado cada usuario.

Cabe mencionar que en cada forma de reportes todos los campos

tienen criterios de búsqueda, en los campos de periodo, ciclo y tipo de

curso, se mostrará por defecto el último que se encuentre en curso, en

el caso que el usuario desee realizar una consulta de un periodo, ciclo

y/o tipo de curso anterior, puede dar clic en el botón auxiliar (Ver

Figura 2.6) o presionando la tecla funcional F9 sobre dichos campos y

aparecerá el listado correspondiente de donde el usuario puede

escoger el que desee consultar; para generar el reporte debemos dar

un clic en el botón imprimir y automáticamente haciendo una

combinación de lo ingresado en cualquiera de las cajas de textos se

visualizará el listado especificado.

184

Además los reportes que muestra el sistema constan de los siguientes

datos básicos:

En la parte superior del reporte se muestra los datos corresponde a la

universidad, los cuales son:

➢ Logo de la Universidad.

➢ Universidad. Universidad de Guayaquil.

➢ Facultad. Facultad de Matemáticas y Físicas.

➢ Subunidad Académica. Escuela de Ingeniería Civil.

➢ Nombre del Reporte. Nombre del reporte con que el usuario

lo conoce, esto depende del reporte a imprimir.

A continuación, en la parte izquierda del reporte, se presenta los datos

correspondientes al periodo, los cuales son:

➢ Periodo. Nombre del periodo especificado en los

parámetros.

➢ Ciclo. Nombre del ciclo especificado en los parámetros.

➢ Tipo Curso. Nombre del tipo de curso especificado en los

parámetros.

185

En la parte derecha del reporte, que sigue a continuación de la

cabecera, se presenta los datos correspondientes al usuario que

imprime el reporte, los cuales son:

➢ Usuario. Nombre del usuario que imprime el reporte.

➢ Fecha Impresión. Fecha en que el usuario realiza el

reporte.

➢ Hora Impresión. Hora en que el usuario realiza el reporte.

➢ Nombre del Reporte. Nombre Real con el cual se conoce el

reporte.

Luego se muestra el detalle correspondiente al reporte que el usuario

ha escogido.

2.9.1. LISTADOS

2.9.1.1. Estudiantes por Grupo.

o Haga clic en el Menú “Reportes”, luego seleccione el submenú

“Listados” y luego haga clic en la opción “Estudiantes por Grupo” y se

ejecutará la forma “Informe de Estudiantes por Grupo y por

Asignatura” (Ver Figura 2.62.).

186

Figura 2.62. Criterios de Búsqueda de Estudiantes por Grupo y Por Asignatura.

El sistema ofrece al usuario la opción de presentar el reporte según

los criterios de búsqueda especificada. El usuario debe especificar los

siguientes campos:

a. Secciones. Campo que consta de 2 cajas de texto, en donde se

especifica el código y nombre de la sección del cual se desea

obtener el reporte, presionando la tecla funcional F9 o dando clic

en el botón auxiliar de búsqueda (Ver Figura 2.6), aparecerá una

lista con las secciones existentes en el sistema.

b. Grupo. Campo en donde se especifica el código y nombre del

grupo del cual se desea obtener el reporte, presionando la tecla


187

Figura 2.6), aparecerá una lista con los grupos existentes en el

sistema.

c. Asignatura. Campo que consta de 2 cajas de texto, en donde se

especifica el código y nombre de la asignatura del cual se desea



lista con las asignaturas existentes en el sistema en el periodo

respectivo.

Una vez especificado los criterios de búsqueda, de clic sobre el botón

“Imprimir”, y aparecerá el reporte “Listado de Estudiantes” (Ver Figura

2.63.). Este reporte muestra el Listado de los Estudiantes que se

encuentran matriculados en el paralelo (grupo) especificado, en base

al docente y asignatura especificada.

Por ejemplo el reporte de la Figura 2.63 muestra todos los estudiantes

matriculados en la sección “MATUTINA”, del grupo “ANU1A”, que

escogen la materia “FISICA 1” con el profesor “QUINTO JIMÉNEZ

DARWIN”, del periodo y ciclo actual.

188

Figura 2.63. Reporte de Listado de Estudiantes.

2.9.1.2. Inscripción por Estudiante.


“Listados” y luego haga clic en la opción “Inscripción por Estudiante” y

se ejecutará la forma “Informe Inscripción por Estudiante” (Ver Figura

2.63. y 2.64.).

189

Figura 2.63. Criterios de Búsqueda por Estudiante.

Figura 2.64. Criterios de Búsqueda por Nivel a Cursar.


los criterios de búsqueda especificada, puede obtener el reporte

escogiendo el estudiante inscrito o un nivel específico. El usuario debe

especificar los siguientes campos:

190






b. Estudiante. Campo que consta de 2 cajas de texto, en donde se

especifica el código y nombre del estudiante del cual se desea



lista con los estudiantes inscritos en dicho periodo.

c. Nivel a Cursar. Campo de selección, en donde el usuario puede

especificar el nivel del cual desea obtener el reporte.

Dando clic sobre el “botón de opción”, El usuario puede escoger entre

el estudiante o el nivel a cursar. Una vez especificado los criterios de

búsqueda, de clic sobre el botón “Imprimir”, y aparecerá el reporte

“Inscripciones de Estudiantes” (Ver Figura 2.65.). Este reporte

muestra el LISTADO DE MATERIAS del estudiante inscrito, en donde

se detalla, el número de materias, grupo o paralelo en que ve la

191

materia, subgrupo en caso que la materia sea práctica, nombre de la

materia escogida, número de veces que ha visto dicha materia, nivel

de la materia, y docente que dicta dicha materia. Además en la parte

inferior derecha del reporte se muestra la leyenda “ENTREGADO

POR” en el cual constará la firma de la persona encargada de

entregar dicho listado de inscripción.

Por ejemplo el reporte de la Figura 2.65 muestra el nombre del

estudiante inscrito “ARELLANO MENDOZA WILLIAN XAVIER” y el

detalle de las materias escogidas en dicho periodo.

Figura 2.65. Reporte de Estudiantes Inscritos.

192

Nota: si el usuario escogió en los parámetros iniciales la opción

Informe por Estudiante (Ver Figura 2.63), el reporte mostrará solo una

hoja, correspondientes a la materia escogidas por dicho estudiante, en

caso que el usuario haya escogido la opción “Informe por Nivel a

Cursar” (Ver Figura 2.64), el usuario mostrará todos los estudiantes

inscritos en dicho nivel con sus respectivas materias, en tantas hojas

como sean necesarias, dependiendo de cuántas personas estén

inscritas. Para ir a la siguiente hoja, de clic en el botón “Siguiente (>)”

para visualizar el siguiente estudiante.

2.9.1.3. Docente por Área Académica.


“Listados” y luego haga clic en la opción “Docente por Área

Académica” y se ejecutará la forma “Informe Docentes por Área

Académica” (Ver Figura 2.66.).

Figura 2.66. Criterios de Búsqueda por Docente.

193



escogiendo entre un rango de docentes. El usuario debe especificar

los siguientes campos:

a. Docente desde. Campo que consta de 2 cajas de texto, en donde

se especifica el código y nombre del docente desde donde se

desea obtener el reporte, presionando la tecla funcional F9 o

dando clic en el botón auxiliar de búsqueda (Ver Figura 2.6),

aparecerá una lista con los docentes existentes en el sistema.

b. Docente hasta. Campo que consta de 2 cajas de texto, en donde

se especifica el código y nombre del docente hasta donde se



aparecerá una lista con los docentes existentes en el sistema.

Este reporte muestra el LISTADO DE DOCENTES POR ÁREA

ACADÉMICA (Ver Figura 2.67.), en donde se detalla, el área

académica, código y nombre el docente.

194

Por ejemplo el reporte de la Figura 2.67 muestra el nombre del área

académica “INGENIERÍA CIVIL” y la lista de docentes asociados al

área académica “INGENIERÍA CIVIL”. Dando clic en el botón

“siguiente (>)” podrá ver las demás áreas académicas en donde se

encuentra registrados dichos docentes.

Figura 2.67. Reporte de Listado de Docentes por Área Académica.

195

Nota: si el usuario no especifica ningún docente en ninguna de las

cajas de texto, el sistema imprimirá un reporte de todos los docentes

agrupados por cada área académica.

2.9.1.4. Rubros.


“Listados” y luego haga clic en la opción “Descuentos y Aranceles” y

se ejecutará la forma “Informe Descuentos y Aranceles” (Ver Figura

2.68).

Figura 2.68. Criterios de Búsqueda por Rubros.

El sistema ofrece al usuario la opción de presentar el reporte según A

subunidad especificada. El usuario debe especificar el siguiente

campo:

196

a. Subunidad. Campo que consta de 2 cajas de texto, en donde se

especifica el código y nombre de la subunidad académica donde

se desea obtener el reporte, presionando la tecla funcional F9 o


aparecerá una lista con los subunidades existentes en el sistema.

Este reporte muestra el LISTADO DE RUBROS (Ver Figura 2.69.), en

donde se detalla, el nombre del rubro, la cantidad de veces que ese

rubro ha sido procesado, el valor del rubro, tipo de cálculo, y el valor

total procesado de dicho rubro.

197

Figura 2.69. Reporte de Rubros.

2.9.1.5. Estudiantes Inscritos.


“Listados” y luego haga clic en la opción “Estudiantes Inscritos” y se

ejecutará la forma “Estadística Estudiantes Inscritos” (Ver Figura

2.70.).

198

Figura 2.70. Criterio de Búsqueda para Estudiantes Inscritos.


los criterios de búsqueda especificada, puede obtener un reporte

estadístico de los estudiantes inscritos en la subunidad académica. El

usuario debe especificar los siguientes campos:


especifica el código y nombre de la subunidad académica de la

cual se desea obtener el reporte, presionando la tecla funcional F9

o dando clic en el botón auxiliar de búsqueda (Ver Figura 2.6),


199

b. Resumen por. Campo de selección, en donde el usuario puede

escoger de que forma desea que se imprima el pastel estadístico.

Entre las opciones para el resumen son:

➢ Nacionalidad.

➢ Categoría.

➢ Edad.

➢ Sexo.

Este reporte muestra un pastel de ESTADÍSTICA DE ESTUDIANTES

INSCRITOS (Ver Figura 2.71.), en base al resumen elegido por el

usuario, además en la parte derecha del reporte se muestra un cuadro

estadístico según el resumen escogido y sus porcentajes.

Por ejemplo el reporte de la Figura 2.71 muestra un cuadro estadístico

que esta basado en un RESUMEN POR NACIONALIDAD mostrando

en la parte derecha el porcentaje de estudiantes inscritos por

nacionalidad.

200

Figura 2.71. Cuadro Estadístico de Estudiantes Inscritos.

2.9.1.6. Estudiantes Matriculados.


“Listados” y luego haga clic en la opción “Estudiantes Matriculados” y

se ejecutará la forma “Informe Estudiantes Matriculados” (Ver Figura

2.72.).

201

Figura 2.72. Criterio de Búsqueda para Estudiantes Matriculados.


los criterios de búsqueda especificada. El usuario debe especificar el

siguiente campo:


especifica el código y nombre de la subunidad académica de la

cual se desea obtener el reporte, presionando la tecla funcional F9

o dando clic en el botón auxiliar de búsqueda (Ver Figura 2.6),


Este reporte muestra el LISTADO DE ESTUDIANTES

MATRICULADOS (Ver Figura 2.73.), en donde el código, cédula,

apellidos y nombres del estudiante y el valor cancelado por la

matrícula.

202

Por ejemplo el reporte de la Figura 2.73 muestra un listado de todos

los estudiantes inscritos dentro de la subunidad académica

“ESCUELA DE INGENIERÍA CIVIL”.

Figura 2.73. Reporte de Estudiantes Inscritos.

203

2.9.2. Horarios.

2.9.2.1. Horarios por Grupo.


“Horarios” y luego haga clic en la opción “Horarios por Grupo” y se

ejecutará la forma “Informe Horarios por Grupo” (Ver Figura 2.74.).

Figura 2.74. Criterios de búsqueda para Horarios por Grupo.



escogiendo el grupo. El usuario debe especificar los siguientes

campos:

a. Secciones. Secciones. Campo que consta de 2 cajas de texto, en

donde se especifica el código y nombre de la sección del cual se


204


aparecerá una lista con las secciones existentes en el sistema.





sistema.

Este reporte muestra el LISTADO DE HORARIOS POR GRUPO (Ver

Figura 2.75.), en donde se visualiza el horario de clases del grupo

especificado.

Por ejemplo el reporte de la Figura 2.75 muestra el horario de clases

correspondiente al Grupo ANU1A.

205

Figura 2.75. Reporte de Horarios por Grupo.

2.9.2.2. Horarios por Docente.


“Horarios” y luego haga clic en la opción “Horarios por Docente” y se

ejecutará la forma “Informe Horarios por Docente” (Ver Figura 2.76).

206

Figura 2.76. Criterios de búsqueda para Horarios por Docente.



escogiendo el docente. El usuario debe especificar los siguientes

campos:






b. Docente. Campo en donde se especifica el código y nombre del

docente del cual se desea obtener el reporte, presionando la tecla


207

Figura 2.6), aparecerá una lista con los docentes existentes en el

sistema.

Este reporte muestra el LISTADO DE HORARIOS POR DOCENTE

(Ver Figura 2.77.), en donde se visualiza el horario de clases del

docente especificado.

Por ejemplo el reporte de la Figura 2.77 muestra el horario de clases

correspondiente al Docente “QUINTO JIMÉMEZ DARWIN

GERÓNIMO”

Figura 2.77. Reporte de Horarios por Docente.

208

2.9.3. Calificaciones.

2.9.3.1. Notas por Asignatura.


“Calificaciones” y luego haga clic en la opción “Notas por Asignatura” y

se ejecutará la forma “Informe Notas por Asignatura” (Ver Figura

2.78).

Figura 2.78 Criterios de búsqueda para Notas por Asignatura.



escogiendo el grupo y asignatura. El usuario debe especificar los

siguientes campos:

209










sistema.





lista con las asignaturas existentes en el sistema.

Este reporte muestra el LISTADO DE NOTAS POR ASIGNATURA

(Ver Figura 2.79.), en donde se muestra el listado de calificaciones de

los estudiantes inscritos en el grupo seleccionado.

210

Por ejemplo el reporte de la Figura 2.79 muestra el listado de notas de

los estudiantes inscritos en el grupo “MIG1A”, correspondiente a la

materia “MATEMÁTICAS 1”.

Figura 2.79. Reporte de Calificaciones por Grupo.

211

2.9.3.2. Notas por Estudiantes.


“Calificaciones” y luego haga clic en la opción “Notas por Estudiantes”

y se ejecutará la forma “Informe Notas por Estudiantes” (Ver Figura

2.80.).

Figura 2.80. Criterios de búsqueda para Notas por Estudiantes.



escogiendo el estudiante matriculado o un nivel específico. El usuario

debe especificar los siguientes campos:

212






b. Estudiante. Campo que consta de 2 cajas de texto, en donde se

especifica el código y nombre del estudiante del cual se desea



lista con los estudiantes inscritos en dicho periodo.

c. Nivel a Cursar. Campo de selección, en donde el usuario puede

especificar el nivel del cual desea obtener el reporte.

Dando clic sobre el “botón de opción”, El usuario puede escoger entre

el estudiante o el nivel a cursar. Una vez especificado los criterios de

búsqueda, de clic sobre el botón “Imprimir”, y se muestra el LISTADO

DE NOTAS POR ESTUDIANTE (Ver Figura 2.81.), en donde se

muestra el listado de calificaciones del estudiante especificado, el

nivel que se encuentra, las materias escogidas y sus calificaciones

parciales.

213

Por ejemplo el reporte de la Figura 2.81 muestra el listado de notas

del estudiante “BENAVIDES MELENDES JOSE MANUEL”, que cursa

el nivel “1” y el detalle de materias escogidas por ese estudiante con

sus respectivas calificaciones.

Figura 2.81. Reporte de Notas por Estudiante.

214

2.9.3.3. Notas por Parcial.


“Calificaciones” y luego haga clic en la opción “Notas por Parcial” y se

ejecutará la forma “Informe Notas por Parcial” (Ver Figura 2.82.).

Figura 2.81. Criterios de búsqueda para Notas por Parcial.



escogiendo la asignatura y el tipo de calificación del cual desea el

reporte. El usuario debe especificar los siguientes campos:

215










sistema.





lista con las asignaturas existentes en el sistema.

d. Tipo Calificación. Campo de selección, en donde el usuario puede

escoger cual es la calificación que desea saber. Estas opciones

depende del detalle que se realice en la forma de “Parámetros”


216

Dando clic sobre el botón “Imprimir”, se muestra el LISTADO DE

NOTAS POR PARCIAL (Ver Figura 2.82.), en donde se muestra las

calificaciones de un parcial específico de los estudiantes matriculados

en el grupo y materia especificado.

Por ejemplo el reporte de la Figura 2.82 muestra el listado de notas

del parcial “RECUPERACIÓN” del grupo “MIG1A” de la asignatura

“MATEMÁTICAS.

Figura 2.82. Reporte de Notas por Parcial.

217

2.9.3.4. Atrasos por Entrega.


“Calificaciones” y luego haga clic en la opción “Atrasos por Entrega” y

se ejecutará la forma “Informe Atrasos Notas” (Ver Figura 2.83.).

Figura 2.83. Criterios de búsqueda para Atrasos de Notas.



siguientes campos:






218







ATRASOS DE NOTAS (Ver Figura 2.84.), en donde se detalla los

docentes con sus respectivas materias y parcial en que han entregado

las calificaciones fuera del tiempo reglamentario.

219

Figura 2.84. Reporte de Atrasos de Notas.

2.9.3.5. Promedios Altos.


“Calificaciones” y luego haga clic en la opción “Promedios Altos” y se

ejecutará la forma “Informa Promedios Altos” (Ver Figura 2.85.).

220

Figura 2.85. Criterios de búsqueda para Promedios Altos.



siguientes campos:

a. Nivel. Campo de selección en donde se escoge el nivel del cual se

desea obtener el reporte de promedios altos.

b. Número Estudiante. Campo numérico en donde se especifica la

cantidad estudiantes que va a obtener el reporte.

c. Promedio Desde. Campo numérico en donde se especifica desde

que calificación se desea obtener el reporte.

d. Promedio Hasta. Campo numérico en donde se especifica hasta

que calificación se desea obtener el reporte.

221


MEJORES PROMEDIOS ALTOS (Ver Figura 2.86.), en donde se

detalla a los estudiantes con mejor promedio de calificaciones, junto

con su porcentaje de asistencia y promedio, agrupado por la sección y

nivel especificados.

Figura 2.86. Reporte de Promedios Altos.

222

2.9.4. Auditoría.

o Haga clic en el Menú “Reportes”, luego haga clic en la opción

“Auditoría” y se ejecutará la forma “Informe de Actividades” (Ver

Figura 2.87.).

Figura 2.87. Criterio de búsqueda para la auditoría.



siguientes campos:

a. Máquina. Campo en donde se especifica el nombre de la máquina

del cual se desea obtener el reporte, presionando la tecla funcional

F9 o dando clic en el botón auxiliar de búsqueda (Ver Figura 2.6),

aparecerá una lista de las máquinas que se encuentra registrada

en la base.

223

b. Usuario. Campo en donde se especifica el nombre del grupo del

usuario del cual se desea obtener el reporte, presionando la tecla


Figura 2.6), aparecerá una lista con los usuarios que ha accedido

al sistema.

c. Actividad. Campo de selección en donde es especifica la actividad

que se desea saber con respecto al usuario especificado.

d. Fecha Desde. Campo de tipo fecha, en donde se especifica desde

que día, mes y año se desea conocer las actividades realizadas

por el usuario.

e. Fecha Desde. Campo de tipo fecha, en donde se especifica hasta

que día, mes y año se desea conocer las actividades realizadas

por el usuario.

Puede obviarse cualquiera de los campos mencionados. Dando clic

sobre el botón “Imprimir”, se muestra el LISTADO DE ACTIVIDADES

REALIZADAS EN EL SISTEMA (Ver Figura 2.88.), en donde se

muestra la máquina en donde se conecto al sistema, el usuario que se

conecto, las tablas a las cuales accedió según la transacción

224

realizada, desde que forma accedió a la tabla, la actividad que realizó,

y la fecha y hora en que realizó dicha transacción.

Figura 2.88 Reporte de Actividades de Usuarios.

225

INDICE

MANUAL DE USUARIO

1. INSTALACIÓN DE SISTEMA ACADÉMICO “MATSYS” .............................................................. 1

1.1 REQUERIMIENTOS DEL EQUIPO A INSTALAR ........................................................................ 1 1.2 COMIENZA LA INSTALACIÓN .................................................................................................... 2

2. EXPLICACIÓN DEL SISTEMA ACADÉMICO ................................................................................. 8

2.1. INTRODUCCIÓN. ...................................................................................................................... 8 2.2. CARACTERISTICAS DE MATSYS........................................................................................... 9 2.3. FUNCIONALIDADES DEL MATSYS ..................................................................................... 10 2.4. ACCESO AL SISTEMA ............................................................................................................ 14 2.5. MENU DEL SISTEMA .............................................................................................................. 16 2.6. MANTENEDORES ................................................................................................................... 25

2.6.1. PARÁMETROS ...................................................................................................................... 25 2.6.1.1. Países. .............................................................................................................................. 25 2.6.1.2. Provincia. ......................................................................................................................... 26 2.6.1.3. Ciudad. .............................................................................................................................. 29 2.6.1.4. Bancos ............................................................................................................................... 31 2.6.1.5. Rubros. .............................................................................................................................. 33 2.6.1.6. Tipos.................................................................................................................................. 37 2.6.1.7. Colegios. .......................................................................................................................... 39 2.6.1.8. Tipos de Cursos................................................................................................................. 42 2.6.1.9. Secciones. ......................................................................................................................... 46 2.6.1.10. Salón. ............................................................................................................................. 48 2.6.1.11. Títulos Universitarios. ................................................................................................... 50 2.6.1.12. Docentes. ........................................................................................................................ 51 2.6.1.13. Universidad. ................................................................................................................... 59 2.6.1.14. Facultad. ........................................................................................................................ 62 2.6.1.15. Subunidad. ..................................................................................................................... 65 2.6.1.16. Estudiante. ..................................................................................................................... 69 2.6.1.17. Asignatura. ..................................................................................................................... 78 2.6.1.18. Periodos. ...................................................................................................................... 82 2.6.1.19. Ciclos. .......................................................................................................................... 84 2.6.1.20. Área Académica ............................................................................................................. 88

2.6.2. TRANSACCIONES ................................................................................................................ 90 2.6.2.1. Asignatura Docente ......................................................................................................... 90 2.6.2.2. Horas Disponibles Docentes ............................................................................................ 95 2.6.2.3 Optativas por Asignatura. ................................................................................................. 99

2.7. PROCESOS .............................................................................................................................. 103 2.7.1. GENERACIÓN DE PENSUM. ............................................................................................. 103

226

2.7.2. CONVALIDAR MATERIAS ............................................................................................... 108 2.7.3. GENERACIÓN DE GRUPOS .............................................................................................. 112 2.7.4. CREACIÓN DE HORARIOS ............................................................................................... 115 2.7.5. CAMBIO DE PENSUM A ESTUDIANTE. ......................................................................... 120 2.7.6. CAMBIAR GRUPO. ............................................................................................................. 123 2.7.7. INSCRIPCIÓN. ..................................................................................................................... 125

2.7.7.1. Creación de Órdenes de Pago. ........................................................................................................ 131 2.7.8. TESIS ................................................................................................................................... 137

2.7.8.1. Inscripción. ..................................................................................................................................... 137 2.7.8.2. Prórrogas. ....................................................................................................................................... 141 2.7.8.3. Calificación. .................................................................................................................................... 143

2.7.9. ÓRDENES DE PAGO.......................................................................................................... 145 2.7.9.1. Duplicar Órdenes de Pago............................................................................................................. 145 2.7.9.2. Registrar Órdenes Pagadas. ........................................................................................................... 148

2.7.10. ANULAR MATERIA. ........................................................................................................ 151 2.7.11. NOTAS ................................................................................................................................ 153

2.7.11.1. Ingreso de Notas. .......................................................................................................................... 153 2.7.11.2. Cambio de Notas. .......................................................................................................................... 158

2.7.12. APERTURA DE CICLO. .................................................................................................... 162 2.7.13. CIERRE DE CICLO. ........................................................................................................... 164

2.8. SEGURIDAD. .......................................................................................................................... 165 2.8.1. Cambio de Usuario. ............................................................................................................... 165 2.8.2. Cambio de Contraseña. ......................................................................................................... 167 2.8.3. Perfiles. .................................................................................................................................. 168 2.8.4. Usuarios. ............................................................................................................................... 171 2.8.5. Parámetros. ........................................................................................................................... 174

2.9. REPORTES. ............................................................................................................................. 182 2.9.1. LISTADOS ............................................................................................................................ 185

2.9.1.1. Estudiantes por Grupo. ................................................................................................... 185 2.9.1.2. Inscripción por Estudiante. ............................................................................................. 188 2.9.1.3. Docente por Área Académica. ........................................................................................ 192 2.9.1.4. Rubros. ............................................................................................................................ 195 2.9.1.5. Estudiantes Inscritos. ...................................................................................................... 197 2.9.1.6. Estudiantes Matriculados. .............................................................................................. 200

2.9.2. HORARIOS. ......................................................................................................................... 203 2.9.2.1. Horarios por Grupo. ....................................................................................................... 203 2.9.2.2. Horarios por Docente. .................................................................................................... 205

2.9.3. CALIFICACIONES. ............................................................................................................. 208 2.9.3.1. Notas por Asignatura. ..................................................................................................... 208 2.9.3.2. Notas por Estudiantes. .................................................................................................... 211 2.9.3.3. Notas por Parcial. ........................................................................................................... 214 2.9.3.4. Atrasos por Entrega. ....................................................................................................... 217 2.9.3.5. Promedios Altos. ............................................................................................................. 219

2.9.4. AUDITORÍA. ......................................................................................................................... 222

UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL

Facultad de Ciencias Matemáticas y Físicas

Carrera de Ingeniería en Sistemas Computacionales

“Mejoramiento e Implantación del Sistema Académico para la Carrera de Ingeniería Civil y Capacitación al Personal

Administrativo”

TESIS DE GRADO

Previo a la Obtención del Título de:

INGENIERO EN SISTEMAS COMPUTACIONALES

Autores:

Paúl Chávez Vélez

Luis Lazo Tuárez

Peter León Herrera

Darwin Quinto Jiménez

GUAYAQUIL – ECUADOR

Año: 2007

AGRADECIMIENTO

Gracias a Dios por permitir llegar a este

momento, estando tan cerca de

culminar mi carrera profesional el cual

me ayudara a enfrentar con

responsabilidad y rectitud cualquier

decisión en la vida.

Paúl Chávez V.

Primero dar gracias a Dios por las

oportunidades que me ha dado de tener

a una familia excelente.

Quiero expresar un profundo

agradecimiento y dedicar este trabajo a

mis padres que me dieron la

oportunidad de estudiar y gracias a su

apoyo incondicional especialmente a mi

madre que a pesar de la distancia me a

sabido guiar por el camino correcto, a

mi esposa por haber sabido

comprender el esfuerzo que he

realizado para conseguir la gran meta

de culminar mi carrera, a mi hijo que

ahora a pasado a ser unas de la

razones mas importante de mi vida para

salir adelante y así ser un gran ejemplo

para él.

Luis Lazo Tuárez.

Quiero expresar mi agradecimiento a

Dios por permitirme llegar a esta

instancia de mi vida profesional, a mis

padres por haberme impulsado en todo

momento para alcanzar este logro, a

toda mi familia en sí por estar siempre a

mi lado apoyándome y aconsejándome

de manera acertada, y a todas aquellas

personas que de una u otra forma

estuvieron involucrados y colaboraron

con el desarrollo de este proyecto.

Peter León Herrera.

Agradezco a Dios por permitirme llegar

a este momento y bendecido con una

grandiosa familia en especial con unos

padres espectaculares; a mis padres

que nunca dudaron que cumpliría mi

sueño y por dar todo para que yo pueda

lograrlo; a mis hermanas que siempre

me ayudaron y compartieron conmigo

momentos buenos y malos; a mis

queridos sobrinos que gracias a ellos

tome fuerza de flaqueza para poder

continuar en mi duro camino; a mi

querida abuelita que me dio su apoyo y

ayuda incondicional; a mis tíos que

muchas veces me ayudaron en todo; y

en general a toda mi familia por siempre

estar ahí y poder contar con ellos en

todo momento.

Darwin Quinto J.

DEDICATORIA

Dedico este trabajo a mis padres,

hermanos y esposa quienes lo han

dado todo por mí y a quienes les debo

en gran parte lo que soy en este

momento, con todo el corazón

ofrecemos los frutos de nuestro trabajo.

Paúl Chávez V.

A mis padres, Julio Lazo y Gloria

Tuárez que han sido un gran ejemplo

en mi vida por ser luchadores en la vida

y no dejarse llevar por las situaciones

adversas, y a Dios por darme unos

padres como los que tengo.

Luis Lazo Tuárez.

Este trabajo lo dedico a mi familia

porque es por ellos que he logrado

culminar una etapa muy importante en

mi vida profesional.

A mis padres Vicky y Lucho por

demostrarme que no hay que rendirse

sin agotar todos los recursos que

existan, en especial a mi madre por

brindarme todo apoyo y por estar

siempre luchando junto a mi, afrontando

todas los inconvenientes presentados

para hacer realidad este sueño.

A mis abuelos, a mis tíos y mis tías por

su colaboración constante y sus

consejos oportunos que me ayudaron a

no desmayar a lo largo de esta etapa.

Peter León Herrera.

Dedico el presente trabajo a Dios que

gracias a sus bendiciones me encuentro

culminando otra etapa de mi vida; a mis

padres Gerónimo y Edith que me

enseñaron a ser una persona de bien y

a dar lo mejor de mi en todo lo que

hago; a mis hermanas Magali, Maricel,

Mariana, Joselyn por darme aliento en

momentos de desaire; a mis sobrinos

Katherine, Vanesa, Hugo, Eduardo,

Bryan por ver en mi una persona en

quien seguir su ejemplo, a mi abuelita

Sabina por darme su cariño y confianza;

a toda mi familia por estar siempre a mi

lado en los momentos buenos, malos,

alegres y tristes; que me enseñaron a

levantarme tantas veces caía; en

quienes vi un hombro donde apoyarme

cuando me sentía sin fuerzas.

Darwin Quinto J.

TRIBUNAL DE GRADUACION

DECLARACION EXPRESA

“La autoría de la tesis de grado corresponde exclusivamente a los suscritos,

perteneciendo a la Universidad de Guayaquil los derechos que generen la

aplicación de la misma”.

(Reglamento de Graduación de la Carrera de Ingeniería en Sistemas

Computacionales, Art. 26).

_______________________ _________________________

Paúl Chávez Vélez. Luis Lazo Tuárez.

Peter León Herrera. Darwin Quinto Jiménez.

RESUMEN EJECUTIVO

Una actividad muy importante dentro de la carrera Ingeniería Civil es el

proceso de matriculación, el cual se lleva de forma manual y consumiendo

recurso, tiempo y dinero. Por lo que se decidió a realizar una inspección

minuciosa del Sistema de Matriculación que fue desarrollado por una

promoción anterior para adecuarlo a las nuevas necesidades de la misma.

La nueva solución permitirá agilitar los nuevos procesos de matriculación

ahorrando recurso, tiempo y dinero; proveyendo de reportes necesarios

para llevar un control.

La aplicación está desarrollada en un ambiente Microsoft, base de datos

SQL Server, plataforma .NET, haciendo referencia al lenguaje de

programación Visual Basic.NET y funciona en Sistema Operativo

Windows XP o Superior.

1

CAPITULO 1

1. INTRODUCCION

1.1 Antecedentes.

En la actualidad la automatización de sistemas de cualquier índole es muy

importante ya que con ello se ahorran recursos de todo tipo, es por ello

que un punto importante para las personas responsables de la

matriculación de la Carrera de Ingeniería Civil es sin duda alguna, la

complejidad de realizar este proceso de forma manual, ya que conlleva

gran cantidad de tiempo, dedicación y paciencia.

El proceso de matriculación se desarrolla en grandes matrices (hechas en

papel y a mano), cada vez que surge alguna consulta por parte del

estudiante, resulta complejo volver a buscar la cartilla correspondiente al

estudiante solicitado.

1.2 Visión.

Proporcionar una herramienta confiable, flexible capaz de acoplarse a

cualquier exigencia que demande una institución educativa de nivel

superior, garantizándole la integridad de la información (Ver Figura 1.1).

2

1.3 Objetivo de la aplicación.

Teniendo conocimiento del proceso arduo y tedioso que involucra la

matriculación de forma manual; la aplicación tiene como objetivo facilitar

el trabajo de la(s) persona(s) responsable(s) o encargada(s) de la

elaboración de los mismos, permitiendo que realicen sus labores de forma

más nítida, rápida y precisa .

Figura 1.1. Proceso de Matriculación

La implantación de esta solución está orientada no sólo a la carrera de

Ingeniería civil sino a cada una de las diferentes universidades que

existen en Ecuador, tratándose de una estructura abierta y

parametrizable.

1.4 Alcance de la aplicación.

Considerando los requerimientos de los futuros usuarios de la aplicación,

tenemos como resultado la implementación de diferentes opciones que

USUARIO

PROCESO DE PENSUM

3

facilitan y a su vez agilizan el proceso de matriculación, entre ellas

podemos mencionar las siguientes.

1.4.1 Niveles de Acceso

Los accesos a la información están restringidos o habilitados de

acuerdo a una bitácora especificada en la pantalla de Acceso al

Sistema con su correspondiente perfil.

1.4.2 Auditoria del Sistema.

La aplicación registra de manera automática los eventos tales como:

Creación, Modificación y Eliminación ocurridas durante una sesión; de

esta manera queda constancia de todas y cada una de las

operaciones que se llevan a cabo, al mismo tiempo que permite

identificar al responsable de dicha operación.

1.4.3 Modificación de parámetros.

La aplicación permite la modificación de los parámetros cada vez que

se apertura un ciclo. Considerando como parámetro aquel dato que

sirve para identificar una característica que no cambiará durante el

proceso de matriculación.

4

1.4.4 Información Filtrada.

Establecer filtros consistentes al sistema Académico en el cual

ingresando información en las cajas de textos podemos buscar y

mostrar información relacionada de aquello que se consulte; ya sea

esta acerca de docentes, asignaturas, pensum, etc. El resultado de la

consulta podrá visualizarse de forma global en la pestaña resultado

de búsqueda; o individual, en la pestaña principal del formulario.

1.4.5 Creación de Pensum en Modo Grafico.

El usuario está capacitado para elaborar pensum según reformas, de

forma rápida y sencilla; Los pensum son prioritarios, pues sin ellos no

existirá el proceso de matriculación tanto para el pre-universitario,

carrera y seminario.

1.4.6 Depuración de Errores.

El sistema esta depurado para que no surjan posibles errores que nos

ocasionen abortar del sistema en algún proceso del sistema de

matriculación.

5

1.4.7 Depuración de la Base de Datos

Consiste en una reestructuración total, es decir la eliminación de

tablas innecesarias y/o redundantes, creación de nuevas tablas que

almacenen la información necesaria para el sistema de matriculación.

1.4.8 Migración de Información

Consiste en ingresar los datos personales y de calificaciones que se

encuentran archivados en cartillas de todos los estudiantes de la

carrera de ingeniería civil correspondiente a los siguientes niveles:

• Tercero año.

• Cuarto año.

• Quinto año.

1.4.9 Reportes.

Los reportes son presentados de tal manera que el usuario tendrá el

control, clasificación y documentación de todos los periodos, ciclos,

grupos, asignaturas, docentes, estudiantes etc.

Además de brindar una alta fiabilidad de la información, se enfoca en

la realización de procesos de consultas e informes mucho más rápido

para satisfacción del usuario final, entre los cuales tenemos:

6

1.4.9.1 Reportes de Listados

• Estudiantes por Grupo

• Inscripciones por Estudiantes

• Docentes por Área Académica

• Descuentos y Aranceles

• Estudiantes Matriculados

• Estadísticas de Inscritos.

1.4.9.2 Reportes de Horarios

• Grupo.

• Docente.

1.4.9.3 Calificaciones

• Asignatura.

• Estudiante

• Parcial

• Atrasos en Entrega

• Promedios Altos

1.4.9.4 Auditoria

7

1.5 Contribución tecnológica.

La mejora de esta solución es con la intención de brindar una ayuda a las

personas encargadas del proceso de matriculación, así como también

entregar un producto de fácil manejo, amigable y que refleje la

información de forma rápida.

1.6 Cronograma.

La duración y el cronograma de trabajo se detallan en el Anexo A.

Duración: 18 meses

1.7 Plataforma Tecnológica.

Como plataforma tecnológica hemos utilizado un Ambiente Microsoft, la

misma se describe a continuación:

1.8 Arquitectura de Datos.

• Base de Datos SQL Server, presentando características tales

como:

• Desarrollar e implantar aplicaciones empresariales más

escalables, fiables y seguras

• Optimizar la productividad de los departamentos de Tecnología

de Información reduciendo la complejidad en la creación,

8

implantación y administración de las aplicaciones de bases de

datos.

• Compartir datos a través de múltiples plataformas, aplicaciones

y dispositivos para facilitar la interconexión entre sistemas

internos y externos.

• Ofrecer soluciones de inteligencia empresarial que ayuden a

tomar decisiones con fundamento y aumentar la productividad

por toda la empresa; y

• Controlar los costos sin sacrificar el rendimiento, la

disponibilidad ni la fiabilidad.

1.9 Arquitectura de Aplicación.

• Aplicaciones desarrolladas en plataforma .NET, haciendo

referencia al lenguaje de programación Visual Basic.NET con el

objetivo de estar en la punta de Tecnología de manejo de

información que existe actualmente.

• Aplicación para el manejo y desarrollo de reportes, Crystal

Report 9.0 versión Professional.

• Plataforma de Sistema Operativo: Windows XP.

9

1.10 Infraestructura Tecnológica.

• En hardware de estaciones de trabajo, todos los requerimientos

mínimos para la implantación de sistemas basados en

arquitectura .NET.

• En hardware de servidores, servidores con la capacidad de

trabajar y soportar la base de datos.

• La infraestructura necesaria para lograr el rendimiento y la

disponibilidad de la información entre los diferentes

componentes o elementos que la utilizan.

1.11 Recursos necesarios

A continuación se detallan los recursos necesarios tanto para el desarrollo

e implementación de la solución propuesta:

1.11.1 Para el desarrollo de la aplicación.

• Recurso humano

▪ 4 desarrolladores y/o analistas, para acciones de

documentación y desarrollo del código fuente del

software.

• Recurso Tecnológico

▪ 4 computadoras PIV con 256 MB de RAM o superior,

para el desarrollo y documentación

10

▪ 1 HUB de 8 puertos

• Plataformas

▪ Visual Studio .NET 2003, como herramienta de

desarrollo para los Front – End.

▪ Crystal Report 9.0, como herramienta para la

elaboración de los diferentes reportes.

▪ SQL Server 2000, como herramienta de Base de

Datos.

1.11.2 Para la implementación de la aplicación.

• Por estación a ser instalada

▪ 40 GB de disco duro o superior

▪ 256 MB de RAM o Superior

▪ Procesador P IV de 2.8 Ghz

▪ Monitor de 15’

▪ Sistema Operativo Windows XP.

• Para el servidor de Base de Datos

▪ 1GB de RAM

▪ 80 GB de disco duro (con preferencia disco SCSI)

▪ Procesador PIV de 3.2 Ghz o superior

11

▪ Monitor 15’

▪ Sistema Operativo Windows 2000 o con tecnología

NT

1.12 Casos de Uso

El diagrama de caso de uso representa la funcionalidad completa de un

sistema, mostrando su interacción con los agentes externos (actores) y

los casos de uso (acciones) dentro del sistema.

Los diagramas de casos de uso definen un grupo de funcionalidades

afines de que el sistema debe cumplir con la finalidad de satisfacer todos

los requerimientos que tiene a su cargo.

En conclusión se pueden definir como vamos a visualizar las funciones

más importantes que la aplicación puede realizar o como las opciones

presentes en el menú de la aplicación (Ver Figura 1.2)

12

Ingresa Clave

Sistema Académico

Procesa

Procesa

Procesa

Secretaria

Sistema de

Matriculación

Consultar

Modificación

Ingreso

Nivel de Acceso

Accesa al Sistema

Obtiene Eliminación

Figura 1.2 Diagrama de casos de uso.

13

CAPITULO 2

2. ANÁLISIS

2.1. Actores

Un actor es una entidad fuera del sistema con el cuál este interactúa, por

ejemplo: Una persona, otro sistema que requiere servicios, otro sistema

que provee servicios, los actores son entidades activas y su

comportamiento no es predefinido, ellos son fuentes de eventos ante los

cuales el sistema debe reaccionar.

2.1.1 Lista de Actores

A continuación denotaremos cada uno de los actores que

interactuaran con el sistema.

• Secretario General

• Secretarias

• Profesores

• Estudiantes

2.1.2 Descripción de Actores

Secretario General: Responsable de la coordinación de las funciones

que ejercen las secretarias durante el proceso de matriculación y de

todos los involucrados tales como:

14

• Docentes

• Asignaturas

• Estudiantes

• Grupo y Sub-Grupo

• Horarios

• Convalidación de materias

• Pensum

• Realización de consultas y reportes

Secretaria: Responsable del ingreso de los datos y notas del

estudiante, así como también de las siguientes consultas:

• Reportes y Consultas de horarios de clases.

• Reportes y Consultas de las materias que dictase un

docente.

• Consulta del listado de los estudiantes en un determinado

salón.

Docente: Responsable de entregar las calificaciones dentro de sus

fechas establecidas, así como también el listado de sus horas

disponibles para poderle asignar sin inconveniente sus asignaturas a

dictarse en los diferentes grupos.

15

Estudiantes: Responsables de entregar todos los documentos

necesarios para que pueda ser matriculado sin inconvenientes.

2.2. Casos de Uso

Un caso de uso es una secuencia de interacciones entre un actor y el

sistema en la obtención de algunos servicios de la aplicación, de esta

forma los servicios que deben ser provistos definen los casos de usos.

2.2.1 Lista de Casos de Uso

Desarrollaremos a continuación el listado de los principales casos de

uso, basado en los requerimientos funcionales del sistema.

• Asignatura

• Pensum

• Inscripción

• Grupo

• Ciclo

• Convalidar Materia

• Salón

• Período

• Seguridad

• Reportes

16

2.2.2 Descripción de Casos de Uso

Describimos cada uno de los casos de usos enumerados en el punto

anterior, esto nos dará una idea más clara de cuales son las tareas

esenciales que abarcaremos dentro de nuestro esquema funcional.

Caso de Uso Asignatura

Actores Secretario General, Secretarias

Función Permitir el mantenimiento de las Asignaturas

Descripción Caso de uso que específica la información de todas las asignaturas que se encuentren activas en la carrera de Ingeniería Civil. El responsable podrá ingresar, modificar, eliminar la información correspondiente a las asignaturas que existen o se manejan dentro de la carrera de civil. Para ingresar una nueva asignatura, se necesita introducir información tal como:

• Código: Campo alfanumérico que identifica la asignatura por ejemplo 105.

• Descripción: Campo alfabético donde se registra una breve descripción de la asignatura.

• Área Académica: Campo de búsqueda en la cual se establece el área a la que representa la asignatura.

• Modalidad: Campo de selección que representa si la asignatura es única o múltiple.

• Optativa: Campo opcional que indica si la asignatura es dependiente o no. Para el caso de cambios o eliminaciones de una asignatura, se permitirán alteraciones en todos los campos siempre y cuando no estén relacionados con algún registro.

17

Caso de Uso Pensum


Función Permitir el mantenimiento de los Pensum

Descripción Caso de uso que específica la información de los diferentes pensum activos, pendientes e inactivos. El responsable podrá ingresar pensum, para modificar y eliminar algún pensum este deberá de estar en estado pendiente. Para ingresar un nuevo pensum, se necesita introducir información tal como:

• Descripción: Campo alfanumérico donde se registra una breve descripción del pensum.

• Por ejemplo: pensum 2005-2006.

• Sub-unidad Académica: Campo de búsqueda donde se registra la sub. unidad académica del pensum a crear.

• Tipo de Curso: Campo de búsqueda donde se establece el tipo de curso del pensum a crear.

Ad Además debemos de registrar las materias correspondientes al a cada nivel de ese pensum.

Para el caso de modificaciones o eliminaciones de un pensum, sólo se permitirán alteraciones/eliminaciones en los pensum pendientes.

Caso de Uso Inscripción

Actores Secretario general, Secretarias.

Función Permitir la inscripción de los Estudiantes

Descripción Caso de uso que específica la información de los estudiantes que se van o están matriculados. El responsable podrá ingresar la información correspondiente a las asignaturas que el estudiante podrá cursan en los diferentes niveles de la carrera de Ingeniería civil. Para ingresar un nuevo estudiante, se necesita introducir información tal como:

• Cedula: Campo de búsqueda donde se registra la cedula del estudiante (Identificador único del estudiante). La modificación de las inscripciones solo se podrá con la autorización del secretario general indicando el motivo de dicha modificación. La eliminación de las inscripciones solo se podrá deshacer la inscripción realizada.

18

Caso de Uso Grupo


Función Permitir el mantenimiento de los Grupos.

Descripción Caso de uso que específica la información referente a los grupos que tiene una sub-unidad del sistema académico. El responsable podrá ingresar, modificar, eliminar la información correspondiente a los grupos que se encuentran creados en el sistema. Para ingresar un nuevo grupo, se necesita introducir información tal como:

• Tipo de Curso: Campo de búsqueda donde se registra el tipo de curso del grupo a crear.

• Sección: Campo de búsqueda donde se registra el tipo de sección que tendrá el grupo a crear.

• Salón: Campo de Búsqueda donde se registra el salón que tendrá asignado.

• Nivel: Campo numérico que se llena automáticamente cuando se ingresa el salón.

• Paralelo: Campo alfanumérico que se llena automáticamente cuando se llena el salón. Para la modificación y eliminación de los grupos solo se la podrá realizar si no esta relacionado con algún otro registro.

Caso de Uso Ciclo

Actores Secretaria General, Secretarias

Función Permitir el mantenimiento de los ciclos.

Descripción Caso de uso que específica la información de los diferentes ciclos que tendrá una carrera dependiendo de sus reformas. El responsable podrá ingresar la información correspondiente a los ciclos que se manejan dentro de la carrera de Ingeniería civil. Para ingresar un nuevo ciclo, se necesita introducir información tal como:

• Descripción: Campo alfanumérico donde se registra una breve descripción del ciclo.

• Tipo de Curso: Campo de búsqueda donde se registra el tipo de curso que tendrá el ciclo a crear.

• Periodo: Campo de búsqueda en donde se registra el período al cual pertenece el ciclo a crear.

• Pensum: Campo de búsqueda en donde se registrara el pensum que tendrá asignado el ciclo a crear. Para el caso de las modificaciones o eliminaciones a un ciclo, sólo se permitirán alteraciones/eliminaciones en aquellos que se encuentren en estado pendientes.

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Caso de Uso Convalidar Materia


Función Permitir el proceso de Convalidaciones.

Descripción Caso de uso que específica la información correspondiente a los pensum y materias que están involucrados en dicha convalidación. El responsable podrá ingresar la información correspondiente a la convalidación que se manejen dentro de la carrera de Ingeniería civil. Para realizar una nueva convalidación, se necesita introducir información tal como:

• Pensum: Campo de búsqueda en donde se registra el pensum que se va a convalidar contra otro pensum.

• Asignatura: Campo de búsqueda donde se registra la materia que se va a convalidar contra materias de otro pensum. Además debemos de registrar el pensum con el cual vamos a convalidar en conjuntamente con sus materias. Para el caso de las modificaciones o eliminaciones de una convalidación, sólo se permitirán alteraciones/eliminaciones en aquellos donde el pensum sea pendiente.

Caso de Uso Salón


Función Permitir el mantenimiento de los salones.

Descripción Caso de uso que específica la información de los diferentes salones que existen en la carrera de Ingeniería civil. El responsable podrá ingresar la información correspondiente a los ciclos que se manejan dentro de la carrera de Ingeniería civil. Para ingresar un nuevo salón, se necesita introducir información tal como:

• Descripción: Campo alfanumérico donde se registra una breve descripción del salón.

• Num. De salón: Campo numérico donde se registra el número que tendrá el salón. Número de estudiantes: Campo numérico en donde se registra el número máximo de estudiantes que tendrá dicho salón. Para el caso de cambios o eliminaciones de una asignatura, se permitirán alteraciones en todos los campos siempre y cuando no estén relacionados con algún registro.

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Caso de Uso Período


Función Permitir el mantenimiento de los periodos

Descripción Caso de uso que específica la información de todos los períodos que existen dentro de una carrera. El responsable podrá ingresar la información correspondiente al período dentro de la carrera de Ingeniería civil. Para ingresar un nuevo período, se necesita introducir información tal como:

• Descripción: Campo alfanumérico donde de registra una breve descripción del período.

• Fecha de inicio del período: Campo tipo fecha donde se registra el comienzo del período lectivo.

• Fecha final del período: Campo tipo fecha donde se registra el final del período lectivo Para el caso de cambios o eliminaciones de un período, se permitirán alteraciones en todos los campos siempre el período no este activo ni se halla cerrado, ósea solo cuando esta pendiente.

Caso de Uso Seguridad

Actores: Secretaria General, Secretarias

Función: Permitir el control de la seguridad del sistema

Descripción: El responsable podrá llevar un control de la seguridad del sistema, mediante el mantenimiento de usuarios y creación de perfiles que les serán asignados, a cada perfil se les asignaran las diferentes acciones que se pueden ejecutar mediante esto me definirá si debo restringir o permitir el acceso a las diferentes opciones y procesos del sistema. Para registrar un usuario, el responsable deberá ingresar información de atributos tales como: Nombre del usuario: Campo alfabético donde se describe el nombre del usuario. Usuario o login: Campo alfanumérico donde se registra el nombre alias del usuario con el que se conectará al sistema. Contraseña: Campo enmascarado donde se registra la clave para poder ingresar al sistema. Perfil: Campo de búsqueda donde se registra el perfil que tendrá el usuario a crear. Hora de inicio: Campo tipo hora donde se registra el hora inicial para poder ingresar al sistema. Hora Final: Campo tipo hora donde se registra la hora final para poder estar dentro del sistema. Podrán ser modificados todos los atributos e incluso se podrá cambiar de perfil al usuario.

21

Caso de Uso Reportes

Actores: Secretaria General, Secretarias

Función: Permitir la visualización de consultas y reportes de control.

Descripción: Los responsables podrán generar reportes; los mismos que podrán realizarse de forma individual o colectiva. Los responsables visuales y/o impresas tales como:

• Reporte de estudiantes x período.

• Reporte de estudiantes x ciclo.

• Reporte de estudiantes x grupo.

• Reporte de estudiantes x asignatura.

• Reporte de estudiantes inscritos.

• Reporte de docentes x tipo de curso

• Reporte de docentes x ciclo

• Reporte de docentes x periodos

• Repote de descuentos

• Reporte de aranceles

• Reporte de notas

• Reporte de Parciales

• Reporte de Atrasos de Notas de Entrega

• Reporte de Promedios altos.

• Reporte de auditoria.

2.2.3 Diagramas de Casos de Uso

Para determinar el alcance del proyecto nos hemos basado nuestro

análisis en los gráficos que ilustraremos a continuación en donde se

visualizara como interactúa el actor del sistema con los diferentes

casos de Uso (Ver figuras 2.1 - 2.11).

22

Ingresa Clave

Sistema Académico

Procesa

Procesa

Procesa

Secretaria

Sistema de

Matriculación

Consultar

Modificación

Ingreso

Nivel de Acceso

Accesa al Sistema


Figura 2.1 Diagrama de Caso de Uso, Secretarias.

Ingresa Clave

Sistema Académico

Procesa

Procesa

Procesa

Secretaria

Sistema de

Matriculación

Consultar

Modificación

Ingreso

Nivel de Acceso

Accesa al Sistema


Figura 2.2 Diagrama de Caso de Uso, Asignatura.

23

Ingresa Clave

Sistema Académico

Secretaria

Nivel de Acceso

Visualiza

Secretario General

Ingresa Clave

Procesa

Procesa

ProcesaPensum

Consultar

Modificación

Ingreso


Figura 2.3 Diagrama Caso de Uso, Pensum.

«uses»

Sistema Académico

Secretaria

Nivel de Acceso

Visualiza

Estudiante

Interactua

Procesa

Procesa

ProcesaPensum

Consultar

Modificación

Ingreso


Figura 2.4 Diagrama Caso de Uso, Inscripción.

24

Ingresa Clave

Sistema Académico

Procesa

Procesa

Procesa

Secretaria

Grupo

Consultar

Modificación

Ingreso

Nivel de Acceso

Accesa al Sistema


Figura 2.5 Diagrama Caso de Uso, Grupos.

Ingresa Clave

Sistema Académico

Procesa

Procesa

Procesa

Secretaria

Ciclo

Consultar

Modificación

Ingreso

Nivel de Acceso

Accesa al Sistema


Figura 2.6 Caso de Uso, Ciclo.

25

Ingresa Clave

Sistema Académico

Procesa

Procesa

Procesa

Secretaria

Convalida Materias

Consultar

Modificación

Ingreso

Nivel de Acceso

Visualiza

Obtiene

Eliminación

Obtiene

Pensun

Obtiene

Asignaturas

Figura 2.7 Caso de Uso, Convalida Materia.

Ingresa Clave

Sistema Académico

Procesa

Procesa

Procesa

Secretaria

Periodos Pendientes

Consultar

Modificación

Ingreso

Nivel de Acceso

Accesa al Sistema

ObtieneEliminación

Figura 2.8 Caso de Uso, Periodo

26

Ingresa Clave

Sistema Académico

Procesa

Procesa

Procesa

Secretaria

Salon

Consultar

Modificación

Ingreso

Nivel de Acceso

Accesa al Sistema

ObtieneEliminación

Obtiene

Capacidad Salon

Figura 2.9 Caso de Uso, Salón.

Sistema Académico

Visualiza

Procesa

Coordinador Académico

Ingresa Clave

Elimina

Perfiles

Seguridad

Ingreso

Procesa

AdministraNivel de Acceso

Administrador

Procesa

ModificaObtiene

Consulta

Visualiza

procesa Elimina

Usuario

Ingreso

Procesa

Procesa

ModificaObtiene

Consulta

Figura 2.10 Caso de Uso, Seguridad.

27

Sistema Académico

Secretarias

Secretario General

Genera Consultas y

Reportes

Ingresa Clave

Ingresa Clave

Estudiantes x

Periodo

Estdiante x CiclosEstudiantes x Grupo

EStudiantes x Grupo

Estudante x

Asignatura

Estudiantes

Inscritos

Docente x Tipo de

Curso

ObtieneObtiene Obtiene

Obtiene

Obtiene

Obtiene

Obtiene

Docente x Ciclo

Docente x Período

Descuentos y

Aranceles

Notas

Parciales

Atrasos en Entrega

de Notas

Auditoria

Obtiene

Obtiene

Obtiene

Obtiene

Obtiene

Obtiene

Obtiene

Nivel de Acceso

Visualiza

Figura 2.11 Caso de Uso, Reportes.

28

2.3. Escenarios

Los escenarios denotan en forma precisa cual es la secuencia que realiza

el usuario con el sistema a lo largo de su interacción, es decir que nos

dará una visión detallada de las tareas que éste cumple al momento de

ejecutar determinadas acciones, listamos a continuación algunos de los

casos de usos mas importantes.


Actores Secretario general, Secretarias

Escenario Ingreso de Nueva Asignatura

Supuestos 1. El responsable ingresa todos los datos correctamente y envía a guardar, datos como:

Código que identifica la asignatura Breve descripción de la asignatura. Área Académica en la cual esta la asignatura. Modalidad que representa si la asignatura es única o múltiple. Optativa que indica si la asignatura es dependiente o no.

2. El responsable no ingresa la información completa y envía a guardar.

3. El responsable ingresa toda la información pero existe un código de asignatura repetida.

4. El responsable ingresa toda la información pero no hay comunicación con la base de datos.

Solución 1. La información es almacenada en la base de datos y el sistema emite un mensaje diciendo que el registro fue grabado satisfactoriamente.

2. El sistema valida que no se han ingresado todos los datos necesarios y emite un mensaje pidiendo al usuario que ingrese todos los datos necesarios para poder realizar la operación.

3. El sistema valida y verifica que existe un código de la asignatura repetido y envía un mensaje de alerta al usuario diciendo que ya existe un registro asociado a ese código de la asignatura, el usuario procede a cambiar el código de la asignatura.

4. El sistema emite un mensaje de error, diciendo al usuario que no se puede realizar la operación solicitada debido a que no existe comunicación con la base de datos y que debe comunicarse o recibir ayuda del Administrador.

29


Actores Secretario general, secretarias

Escenario Modificación de la asignatura

Supuestos 1. El responsable modifica correctamente la descripción de la asignatura, tipo de curso, modalidad, optativa, nivel y envía a guardar.

2. El responsable al modificar no ingresa toda la información necesaria.

3. El usuario modifica los valores correctamente y envía a guardar pero no hay comunicación con la base de datos.

4.

Solución 1. El sistema emite un mensaje de confirmación si selecciona SI el sistema envía un mensaje al usuario diciendo que el registro fue modificado correctamente.

2. El sistema valida que no existe la información suficiente para realizar la operación y envía un mensaje al usuario indicándole que debe ingresar la información requerida.


4.


Actores Secretario general, secretarias.

Escenario Eliminación de la asignatura.

Supuestos 1. El responsable elige la opción de eliminar una asignatura y ésta no tiene registros asociados, tal como tipo de curso, y materias optativas.

2. El responsable elige la opción de eliminar una asignatura y ésta tiene registros asociados, tal como tipo de curso y materias optativas.

3. El responsable envía a eliminar un registro pero no existe comunicación con la base de datos.

Solución 1. El sistema envía un mensaje diciendo que el registro fue eliminado correctamente.

2. El sistema envía un mensaje de error diciendo que la asignatura que intenta eliminar tiene registros asociados y que por lo tanto no puede eliminar el registro activo sin antes eliminarlo de las relaciones y no se realiza ningún tipo de operación.


30

Caso de Uso Pensum


Escenario Ingreso del Pensum

Supuesto 1. El responsable ingresa todos los datos correctamente y envía a guardar, datos como:

• Nombre que identifica el pensum

• Sub-unidad académica

• Tipo de curso. 2. El responsable no ingresa la información completa y envía a

guardar. 3. El responsable ingresa toda la información pero no hay

comunicación con la base de datos. 4. El responsable sobrepasa la selección de las materias. 5. El responsable coloca un número de horas mayor al establecido

en las pantallas anteriores.


2. El sistema valida que no se han ingresado todos los datos necesarios y emite un mensaje de error pidiendo al usuario que ingrese todos los datos necesarios para poder realizar la operación.


4. El sistema valida y le emite un mensaje de error indicando que ya no puede seleccionar mas materias.

5. El sistema valida y le emite un mensaje de error indicando que se ha sobrepasado del numero de horas.

6.

31

Caso de Uso Pensum


Escenario Modificación del Pensum

Supuesto 6. El responsable modifica la información completa de/los pensum(s) pendiente(s) y envía a guardar.

7. El responsable modifica la información completa de/los pensum(s) pendiente(s) y no llena todos los campos y envía a guardar.

8. El responsable modifica toda la información de/los pensum(s) pendiente(s) pero no hay comunicación con la base de datos.

9. El responsable modifica toda la información de/los pensum(s) activos/inactivo(s).

Solución 7. El sistema emite un mensaje de confirmación si selecciona SI la información es almacenada en la base de datos y el sistema emite un mensaje diciendo que el registro fue grabado satisfactoriamente.

8. El sistema valida que no se han ingresado todos los datos necesarios y emite un mensaje de error pidiendo al usuario que ingrese todos los datos necesarios para poder realizar la operación.


El sistema valida y le emite un mensaje de error indicando que ya no se pueden modificar pensum activos o inactivos.

Caso de Uso Pensum


Escenario Eliminación de Pensum

Supuesto El responsable elimina la información completa de/los pensum(s) pendiente(s) y envía a guardar. El responsable elimina toda la información de/los pensum(s) pendiente(s) pero no hay comunicación con la base de datos. El responsable elimina toda la información de/los pensum(s) activos/inactivo(s).

Solución El sistema valida y emite un mensaje indicando que el proceso se realizo con éxito. El sistema emite un mensaje de error, diciendo al usuario que no se puede realizar la operación solicitada debido a que no existe comunicación con la base de datos y que debe comunicarse o recibir ayuda del Administrador. El sistema valida y le emite un mensaje de error indicando que ya no se pueden eliminar pensum activos o inactivos.

32



Escenario Ingreso de una Nueva Inscripción


Cedula que identifica al estudiante Nombre que identifica al estudiante.

El responsable no ingresa la información completa y envía a guardar.

6. El responsable ingresa un numero de cedula repetido. El responsable ingresa toda la información pero no hay comunicación con la base de datos.


6. El sistema valida que no se han ingresado todos los datos necesarios y emite un mensaje pidiendo al usuario que ingrese todos los datos necesarios para poder realizar la operación.

7. El sistema valida y verifica que existe un código de la asignatura repetido y visualiza la información del estudiante.




Escenario Modificación de una Inscripción

Supuestos El responsable modifica todos los datos correctamente y envía a guardar, datos como:

• Cedula.

• Nombre del estudiante. El responsable no modifica la información completa y envía a guardar.

1. El responsable modifica toda la información pero no hay comunicación con la base de datos.

Solución 1. El sistema emite un mensaje de confirmación si selecciona SI envía un mensaje indicando que el proceso se realizo correctamente.

2. El sistema valida que se pueda realizar la modificación y si faltan de llenar campos obligatorios envía a un mensaje indicando el respectivo error.


33



Escenario Eliminación de Inscripción

Supuesto El responsable elimina una inscripción con algunos campos faltantes. El responsable elimina una inscripción con todos los campos llenos. El responsable elimina una inscripción pero no existe comunicación con la base de datos.

Solución El sistema valida y emite un mensaje indicando que no se puede eliminar ninguna inscripción. El sistema valida y emite un mensaje indicando que no se puede eliminar ninguna inscripción. El sistema emite un mensaje de error, diciendo al usuario que no se puede realizar la operación solicitada debido a que no existe comunicación con la base de datos y que debe comunicarse o recibir ayuda del Administrador.

Caso de Uso Grupo


Escenario Ingreso de un grupo


8. Tipo de curso 9. Sección

Salón El responsable no ingresa la información completa y envía a guardar. El responsable ingresa un código de salón repetido. El responsable ingresa toda la información pero no hay comunicación con la base de datos.

Solución 9. La información es almacenada en la base de datos y el sistema emite un mensaje diciendo que el registro fue grabado satisfactoriamente. El sistema valida que no se han ingresado todos los datos necesarios y emite un mensaje pidiendo al usuario que ingrese todos los datos necesarios para poder realizar la operación. El sistema valida y verifica que existe un código del salón repetido y visualiza un mensaje de error. El sistema emite un mensaje de error, diciendo al usuario que no se puede realizar la operación solicitada debido a que no existe comunicación con la base de datos y que debe comunicarse o recibir ayuda del Administrador.

34

Caso Uso Grupo


Escenario Modificación de un grupo

Supuestos El responsable modifica todos los datos correctamente y envía a guardar, datos como: Tipo de curso Sección Salón El responsable no modifica la información completa y deja campos vacíos. El responsable modifica la información pero no hay comunicación con la base de datos.

Solución El sistema emite un mensaje de confirmación si selecciona SI la información es almacenada en la base de datos y el sistema emite un mensaje diciendo que el registro fue grabado satisfactoriamente. El sistema valida que no se han ingresado todos los datos necesarios y emite un mensaje pidiendo al usuario que ingrese todos los datos necesarios para poder realizar la operación. El sistema emite un mensaje de error, diciendo al usuario que no se puede realizar la operación solicitada debido a que no existe comunicación con la base de datos y que debe comunicarse o recibir ayuda del Administrador.

Caso Uso Grupo


Escenario Eliminación de un grupo

Supuestos El responsable ingresa el código del grupo y envía a eliminar. El responsable ingresa el código del salón y envía a eliminar. El responsable envía a eliminar pero hay comunicación con la base de datos.

Solución El sistema valida y emite un mensaje indicando que la eliminación se realizo con éxito, siempre y cuando no exista ninguna relación con algún otro campo. El sistema valida y emite un mensaje no se puede eliminar el registro debido a falta de información. El sistema emite un mensaje de error, diciendo al usuario que no se puede realizar la operación solicitada debido a que no existe comunicación con la base de datos y que debe comunicarse o recibir ayuda del Administrador.

35

Caso de Uso Ciclo


Escenario Ingreso de un ciclo

Supuestos El responsable ingresa todos los datos correctamente y envía a guardar, datos como: Descripción Tipo de curso Período Pensum El responsable no ingresa la información completa y envía a guardar. El responsable ingresa un código de período repetido.

Solución La información es almacenada en la base de datos y el sistema emite un mensaje diciendo que el registro fue grabado satisfactoriamente. El sistema valida que no se han ingresado todos los datos necesarios y emite un mensaje pidiendo al usuario que ingrese todos los datos necesarios para poder realizar la operación. El sistema valida y verifica que existe un código del período repetido y visualiza un mensaje de error.

Caso de Uso Ciclo


Escenario Modificación de un Ciclo

Supuestos El responsable modifica todos los datos correctamente y envía a guardar, datos como: Descripción Tipo de curso El responsable modifica el código de un período. El responsable no modifica la información completa y deja campos vacíos. El responsable modifica la información pero no hay comunicación con la base de datos.

Solución El sistema emite un mensaje de confirmación si selecciona SI la información es almacenada en la base de datos y el sistema emite un mensaje diciendo que el registro fue grabado satisfactoriamente. El sistema valida y emite un mensaje de error indicando que no existe relación alguna entre los campos. El sistema valida que no se han ingresado todos los datos necesarios y emite un mensaje pidiendo al usuario que ingrese todos los datos necesarios para poder realizar la operación. El sistema emite un mensaje de error, diciendo al usuario que no se puede realizar la operación solicitada debido a que no existe comunicación con la base de datos y que debe comunicarse o recibir ayuda del Administrador.

36

Caso de Uso Grupo


Escenario Eliminación de un ciclo

Supuestos El responsable ingresa el código del ciclo y envía a eliminar. El responsable ingresa el código del período y envía a eliminar. El responsable ingresa el código del tipo de curso y envía a eliminar. El responsable envía a eliminar pero hay comunicación con la base de datos.

Solución El sistema valida y emite un mensaje indicando que la eliminación se realizo con éxito, siempre y cuando no exista ninguna relación con algún otro campo. El sistema valida y emite un mensaje no se puede eliminar el registro debido a falta de información. El sistema valida y emite un mensaje no se puede eliminar el registro debido a falta de información. El sistema emite un mensaje de error, diciendo al usuario que no se puede realizar la operación solicitada debido a que no existe comunicación con la base de datos y que debe comunicarse o recibir ayuda del Administrador.

Caso de Uso Convalida Materia


Escenario Ingreso de una convalidación

Supuestos El responsable ingresa todos los datos correctamente y envía a guardar, datos como: Código de Pensum Pendientes Código de Asignatura del pensum pendiente Código de Pensum Activos/Inactivos Código de Asignatura del pensum Activo o Inactivo. El responsable no ingresa la información completa de los pensum/asignatura pendiente y envía a guardar. El responsable ingresa toda la información pero no hay comunicación con la base de datos.

Solución La información es almacenada en la base de datos y el sistema emite un mensaje diciendo que el registro fue grabado satisfactoriamente. El sistema valida que no se han ingresado todos los datos necesarios y emite un mensaje pidiendo al usuario que ingrese todos los datos necesarios para poder realizar la operación. El sistema emite un mensaje de error, diciendo al usuario que no se puede realizar la operación solicitada debido a que no existe comunicación con la base de datos y que debe comunicarse o recibir ayuda del Administrador.

37



Escenario Modificación de convalidación

Supuestos El responsable modifica todos los datos correctamente y envía a guardar, datos como: Descripción Tipo de curso El responsable modifica el código de un pensum/asignatura pendiente. El responsable no modifica la información completa y deja campos vacíos. El responsable modifica la información pero no hay comunicación con la base de datos.

Solución El sistema emite un mensaje de confirmación si selecciona SI la información es almacenada en la base de datos y el sistema emite un mensaje diciendo que el registro fue grabado satisfactoriamente. El sistema valida y emite un mensaje de error indicando que no existe relación alguna entre los campos. El sistema valida que no se han ingresado todos los datos necesarios y emite un mensaje pidiendo al usuario que ingrese todos los datos necesarios para poder realizar la operación. El sistema emite un mensaje de error, diciendo al usuario que no se puede realizar la operación solicitada debido a que no existe comunicación con la base de datos y que debe comunicarse o recibir ayuda del Administrador.



Escenario Eliminación de una convalidación

Supuestos El responsable ingresa el código del pensum/asignatura pendientes y envía a eliminar. El responsable ingresa el código del pensum pendiente y envía a eliminar. El responsable ingresa el código del pensum activo/asignatura y envía a eliminar.

Solución El sistema valida y emite un mensaje indicando que la eliminación se realizo con éxito, siempre y cuando no exista ninguna relación con algún otro campo. El sistema valida y emite un mensaje no se puede eliminar el registro debido a falta de información. El sistema valida y emite un mensaje no se puede eliminar el registro debido a falta de información.

38

Caso de Uso Salón


Escenario Ingreso de un Salón

Supuestos El responsable ingresa todos los datos correctamente y envía a guardar, datos como: Descripción Num. Del Salón Num. De Estudiantes El responsable no ingresa la información completa y envía a guardar. El responsable ingresa toda la información pero no hay comunicación con la base de datos.

Solución La información es almacenada en la base de datos y el sistema emite un mensaje diciendo que el registro fue grabado satisfactoriamente. El sistema valida que no se han ingresado todos los datos necesarios y emite un mensaje pidiendo al usuario que ingrese todos los datos necesarios para poder realizar la operación. El sistema emite un mensaje de error, diciendo al usuario que no se puede realizar la operación solicitada debido a que no existe comunicación con la base de datos y que debe comunicarse o recibir ayuda del Administrador.

Caso de Uso Salón


Escenario Modificación de un Salón

Supuestos El responsable modifica todos los datos correctamente y envía a guardar, datos como: Descripción Num. Del salón num. De estudiantes El responsable no modifica la información completa y deja campos vacíos. El responsable modifica la información pero no hay comunicación con la base de datos.

Solución El sistema emite un mensaje de confirmación si selecciona SI la información es almacenada en la base de datos y el sistema emite un mensaje diciendo que el registro fue grabado satisfactoriamente. El sistema valida y emite un mensaje de error indicando que no existe relación alguna entre los campos. El sistema valida que no se han ingresado todos los datos necesarios y emite un mensaje pidiendo al usuario que ingrese todos los datos necesarios para poder realizar la operación. El sistema emite un mensaje de error, diciendo al usuario que no se puede realizar la operación solicitada debido a que no existe comunicación con la base de datos.

39

Caso de Uso Salón


Escenario Eliminación de un Salón

Supuestos El responsable ingresa el código del ciclo y envía a eliminar. El responsable ingresa la descripción del ciclo y envía a eliminar. El responsable envía a eliminar pero hay comunicación con la base de datos.

Solución El sistema valida y emite un mensaje indicando que la eliminación se realizo con éxito, siempre y cuando no exista ninguna relación con algún otro campo. El sistema valida y emite un mensaje no se puede eliminar el registro debido a falta de información. El sistema emite un mensaje de error, diciendo al usuario que no se puede realizar la operación solicitada debido a que no existe comunicación con la base de datos y que debe comunicarse o recibir ayuda del Administrador.



Escenario Ingreso de un Período

Supuestos El responsable ingresa todos los datos correctamente y envía a guardar, datos como: Descripción Fecha de inicio

Fecha final El responsable no ingresa la información completa y envía a guardar. El responsable coloca la fecha final menor a la fecha de inicio. El responsable ingresa toda la información pero no hay comunicación con la base de datos.

Solución La información es almacenada en la base de datos y el sistema emite un mensaje diciendo que el registro fue grabado satisfactoriamente. El sistema valida que no se han ingresado todos los datos necesarios y emite un mensaje pidiendo al usuario que ingrese todos los datos necesarios para poder realizar la operación. El sistema valida y envía un mensaje de error indicando que la fecha de final debe de ser mayor a la fecha de inicio. El sistema emite un mensaje de error, diciendo al usuario que no se puede realizar la operación solicitada debido a que no existe comunicación con la base de datos y que debe comunicarse o recibir ayuda del Administrador.

40



Escenario Modificación de un Período

Supuestos El responsable modifica todos los datos correctamente y envía a guardar, datos como: Descripción Fecha de inicio Fecha de final El responsable no modifica la información completa y deja campos vacíos. El responsable modifica la información pero no hay comunicación con la base de datos.

Solución El sistema emite un mensaje de confirmación si selecciona SI la información es almacenada en la base de datos y el sistema emite un mensaje diciendo que el registro fue grabado satisfactoriamente. El sistema valida que no se han ingresado todos los datos necesarios y emite un mensaje pidiendo al usuario que ingrese todos los datos necesarios para poder realizar la operación. El sistema emite un mensaje de error, diciendo al usuario que no se puede realizar la operación solicitada debido a que no existe comunicación con la base de datos y que debe comunicarse o recibir ayuda del Administrador.



Escenario Eliminación de un Período

Supuestos El responsable busca un periodo y envía a eliminar. El responsable envía a eliminar con campos vacíos. El responsable envía a eliminar pero hay comunicación con la base de datos.

Solución El sistema valida y emite un mensaje indicando que la eliminación lógica se realizo con éxito, siempre y cuando no exista ninguna relación con algún otro campo. El sistema valida y emite un mensaje no se puede eliminar el registro debido a falta de información. El sistema emite un mensaje de error, diciendo al usuario que no se puede realizar la operación solicitada debido a que no existe comunicación con la base de datos y que debe comunicarse o recibir ayuda del Administrador.

41



Escenario Ingreso de un usuario

Supuestos El responsable ingresa todos los datos correctamente y envía a guardar, datos como: Nombres Login Contraseña Perfil Hora de inicio

Hora final El responsable no ingresa la información completa y envía a guardar. El responsable coloca la hora final menor a la hora de inicio. El responsable ingresa toda la información pero no hay comunicación con la base de datos.

Solución La información es almacenada en la base de datos y el sistema emite un mensaje diciendo que el registro fue grabado satisfactoriamente. El sistema valida que no se han ingresado todos los datos necesarios y emite un mensaje pidiendo al usuario que ingrese todos los datos necesarios para poder realizar la operación. El sistema valida y envía un mensaje de error indicando que la hora final debe de ser mayor a la hora inicial. El sistema emite un mensaje de error, diciendo al usuario que no se puede realizar la operación solicitada debido a que no existe comunicación con la base de datos y que debe comunicarse o recibir ayuda del Administrador.

42



Escenario Modificación de un Usuario

Supuestos El responsable modifica todos los datos correctamente y envía a guardar, datos como: Nombres Login Contraseña Perfil Hora de inicio

Hora final El responsable no modifica la información completa y deja campos vacíos. El responsable repite el login de un usuario. El responsable modifica la información pero no hay comunicación con la base de datos.

Solución El sistema emite un mensaje de confirmación si selecciona SI la información es almacenada en la base de datos y el sistema emite un mensaje diciendo que el registro fue grabado satisfactoriamente. El sistema valida que no se han ingresado todos los datos necesarios y emite un mensaje pidiendo al usuario que ingrese todos los datos necesarios para poder realizar la operación. El sistema valida y emite un mensaje de error indicando que el login de usuario ya existe. El sistema emite un mensaje de error, diciendo al usuario que no se puede realizar la operación solicitada debido a que no existe comunicación con la base de datos y que debe comunicarse o recibir ayuda del Administrador.



Escenario Eliminación de un Usuario

Supuestos El responsable ingresa el código del usuario y envía a eliminar. El responsable envía a eliminar con campos vacíos. El responsable envía a eliminar pero hay comunicación con la base de datos.

Solución El sistema valida y emite un mensaje indicando que la eliminación lógica se realizo con éxito, siempre y cuando no exista ninguna relación con algún otro campo. El sistema valida y emite un mensaje no se puede eliminar el registro debido a falta de información. El sistema emite un mensaje de error, diciendo al usuario que no se puede realizar la operación solicitada debido a que no existe comunicación con la base de datos y que debe comunicarse o recibir ayuda del Administrador.

43

2.4. Migración de Información

El proceso de migración se basa en digitalizar la información existente en

las cartillas que llevan manualmente los registros de los estudiantes en la

carrera de ingeniería civil (Ver Figura 2.12), para ello describiremos todos

los campos que serán migrados correspondientes a los estudiantes

activos de los últimos 3 años.

• Campos Migrados

• Cédula del estudiante

• Nombres del estudiante

• Apellidos del estudiante

• Período de inscripción

• Código de la asignatura

• Nombre de la asignatura

• Nivel de la asignatura

• Notas del primer trimestre

• Notas del segundo trimestre

• Notas del tercer trimestre

Para ello se coordino en conjunto con el personal involucrado en el

proceso de matriculación de la carrera de ingeniería en civil para llevar a

44

cabo este con éxito, a continuación detallamos a las personas

involucradas:

• Sra. Rocío Noboa

• Sra. Delia Maroyez

• Sra. Rita Villamar

• Srta. Carmen Murillo

Cartillas

SecretariasUsuario

Base de datos

Cliente

Figura 2.12 Proceso de Migración

2.5. Diagrama de Entidad Relación

Ver Anexo B

45

CAPITULO 3

3. DISEÑO

3.1 Diseño de Datos

La actividad principal del diseño de datos es seleccionar representaciones

lógicas de objetos de datos (estructuras de datos) identificada durante la

fase de definición y especificación de requisitos. El proceso de selección

puede incluir el análisis de estructuras alternativas para determinar el

diseño más eficaz o puede incluir simplemente el empleo de un conjunto

de módulos que proporcione las operaciones deseadas sobre alguna

representación de un objeto.

Un conjunto de datos bien diseñados pueden llevar a una mejor

estructura, modularidad del programa y a una menor complejidad

procedimental.

Al rediseñar la estructura de datos existente vamos a proporcionar una

base sólida eficaz en donde se van a realizar todas las operaciones bien

estructuras tales como consultas, reportes y actualizaciones.

A continuación se nombran y detallan a breve rasgos las tablas en la que

se hicieron los cambios. Además cabe mencionar que en todas las tablas

se eliminaron los campos de auditoria ya que ese proceso se lo va a

46

realizar mediante triggers en cada uno de los procedimientos arrastrando

el nombre del usuario, maquina, actividad y pantalla que ha sido

manipulada mediante el usuario.

3.1.1 Descripción de Tablas Modificadas

Tbl_AreaAcademica

En esta tabla se almacenaran todas las posibles áreas académicas

que tenga la carrera.

Tabla Original Tabla Modificada

Tbl_AreaAcademica

PK Id

Codigo

Descripcion

IdDocente

IdPeriodo

Estado

TBMA_Area_Acad1

PK ArAc_Codigo

PK ArAc_Subunidad

ArAc_Coordinado

ArAc_Descripcio

ArAc_Usuario

ArAc_FecUl_Modi

47

Tbl_Asignatura

En esta tabla se almacenaran todas las asignaturas que se dicten en

la carrera de Ingeniería de civil.


Tbl_Asignatura

PK Id

Codigo

Nombre

Modalidad

Estado

Optativa

De

Tipo

IdAreaAcademica

Nivel

TBMA_Asignatura1

PK Asig_Codigo

Asig_Nombre

Asig_Numer_Punt

Asig_Nivel

Asig_Area_Acad

Asig_Subunidad

Asig_Horas_Sema

Asig_Tipo

Asig_Usuario

Asig_FecUl_Modi

Tbl_AsignaturaDocente

En esta tabla se almacenaran todas las asignaturas cargadas a un

docente para un período determinado.


Tbl_AsignaturaDocente

PK IdDocente

PK IdPeriodo

PK IdCiclo

PK IdAsignatura

PK IdPensum

TBMI_Docen_Asig1

DoAs_Asignatura

DoAs_Docente

DoAs_Tipo_Curs

DoAs_Grupo

DoAs_Cupo_Estu

DoAs_Anio_Lect

DoAs_Ciclo

DoAs_Usuario

DoAs_FecUl_Modi

48

Tbl_Docente

Esta tabla guardará información sobre cada uno de los docentes que

dictan su cátedra en la carrera de Ingeniería Civil.


Tbl_Docente

PK id

Codigo

Cedula

Nombre

Apellido

DireccionDomicilio

TelefonosDomicilio

Empresa

DireccionTrabajo

TelefonosTrabajo

FechaNacimiento

FechaIngreso

FechaEgreso

LibretaMilitar

NumeroIess

IdCiudad

Cargas

LogrosObtenidos

IdSubunidad

TBMD_Docente1

PK Doce_Codigo

Doce_Cedula

Doce_Nombre

Doce_Apellido

Doce_Provi_Resi

Doce_Ciuda_Resi

Doce_Domicilio

Doce_Telefono1

Doce_Telefono2

Doce_Direc_Trab

Doce_Telef_Trab

Doce_Nacionalid

Doce_Provi_Naci

Doce_Ciuda_Naci

Doce_Fecha_Naci

Doce_Carne_Afil

Doce_Empresa

Doce_Universida

Doce_Titul_Univ

Doce_Logro_Obte

Doce_Cedul_Mili

Doce_Recor_Poli

Doce_Usuario

Doce_FecUl_Modi

49

Tbl_Estudiante

En esta tabla almacenaremos todos los registros de los estudiantes

que se inscriban en la carrera de civil.

Tabla original Tabla Modificada

Tbl_Estudiante

PK Id

I1,I3 Codigo

I1,I2 Cedula

I1 Nombre

I1 Apellido

Sexo

NombrePadre

NombreMadre

DireccionDomicilio

TelefonosDomicilio

Empresa

DireccionTrabajo

TelefonosTrabajo

FechaNacimiento

FechaIngreso

FechaEgreso

LibretaMilitar

NumeroIess

IdCiudad

IdCategoria

IdColegio

IdEspecializacion

IdPensum

IdTipoCurso

Nivel

Egresado

TBME_Estudiante1

PK Estu_Codigo

Estu_Colegio

Estu_Cedula

Estu_Apellido

Estu_Nombre

Estu_Nacionalid

Estu_Sexo

Estu_Provi_Naci

Estu_Ciuda_Naci

Estu_Fecha_Naci

Estu_Estad_Civi

Estu_Provi_Domi

Estu_Ciuda_Domi

Estu_Direc_Domi

Estu_Telef_Domi

Estu_Telef_Trab

Estu_Nombr_Padr

Estu_Categoria

Estu_Nombr_Madr

Estu_Especializ

Estu_Anio_Grad

Estu_Nota_Grad

Estu_Nombr_Empr

Estu_Universida

Estu_Direc_Empr

Estu_Carnet_IESS

Estu_Email

Estu_Grupo_Sang

Estu_Cedul_Mili

Estu_Recor_Poli

Estu_Observacio

Estu_Exame_Grac

Estu_Usuario

Estu_FecUl_Modi

50

Tbl_Facultad

En esta tabla se van a almacenar todas las facultades que pertenecen

a las diferentes carreras dentro de una universidad.


Tbl_Facultad

PK Id

Codigo

Nombre

IdUniversidad

IdDocente

TBMA_Facultad1

PK Facu_Codigo

Facu_Nombre

Facu_Decano

Facu_Usuario

Facu_Direccion

Facu_FecUl_Modi

Facu_Ubicacion

Facu_Observacio

Tbl_Colegio

En esta tabla se va a almacenar todos los colegios que sean

necesarios para registrar los datos del estudiante.


TBMM_Colegio1

PK Cole_Codigo

Cole_Categoria

Cole_Nombre

Cole_Tipo

Cole_Usuario

Cole_FecUl_Modi

Tbl_Colegio

PK Id

Codigo

Descripcion

IdCategoria

IdCiudad

51

Tbl_Tipos

En esta tabla se va a almacenar varios criterios de tipos tales, como

categorías, especializaciones, SubUnidad, etc. De esa forma

optimizaremos la base de datos al tener una sola tabla para realizar

varias opciones en nuestro sistema.

Tablas Originales Tablas Modificadas

Tbl_Tipos

PK Tipo

PK Codigo

Descripcion

Tbl_TiposVarios

Tipo

Codigo

Descripcion

TBMA_Tipo_Subu1

PK TiSu_Codigo

TiSu_Descripcio

TiSu_Usuario

TiSu_FecUl_Modi

TBME_Especializ1

PK Espe_Codigo

Espe_Descripcio

Espe_Usuario

Espe_FecUl_Modi

TBMM_Categoria1

PK Cate_Codigo

Cate_Observacio

Cate_Usuario

Cate_FecUl_Modi

52

Tbl_Subunidad

En esta tabla se va a almacenar todas las subunidades que puede

tener una facultad.


TBMA_Subun_Acad1

PK SuAc_Codigo

SuAc_Tipo

SuAc_Facultad

SuAc_Nombre

SuAc_Director

SuAc_Nivel

SuAc_Telefono1

SuAc_Telefono2

SuAc_Usuario

SuAc_FecUl_Modi

SuAc_Periodicid

Tbl_Subunidad

PK Id

U1 Codigo

CodTipoSubunidad

IdFacultad

IdDocente

Descripcion

Telefonos

Tbl_Prerequisito

En esta tabla se va a almacenar todas las dependencias de las

materias según reformas de la facultad para estructurar los diversos

pensum.


TBMA_Prerequisi1

Prer_Asignatura

Prer_Pensum

Prer_Requisito

Prer_Usuario

Prer_Nivel

Prer_FecUl_Modi

Tbl_Prerequisito

PK IdAsignaturaPre

PK IdAsignaturaDep

PK IdPensum

Correlativa

Estado

53

Tbl_Pensum

En esta tabla se va a almacenar todos los pensum creados según

reformas de la carrera.


TBMA_Pensum1

PK Pens_Codigo

Pens_Subunidad

Pens_Descripcio

Pens_Usuario

Pens_Fecha_Inic

Pens_FecUl_Modi

Pens_Fecha_Cadu

Pens_Estado

Tbl_Pensum

PK Id

U1 Codigo

Descripcion

IdSubunidad

IdTipoCurso

NumeroNiveles

MateriasXNiveles

NumeroSemanas

Estado

Tbl_Titulos

En esta tabla se va a almacenar los diferentes títulos que puedan

tener cualquier docente y a su vez los que emite la carrera.


TBMD_Titul_Univ1

PK TiUn_Codigo

TiUn_Descripcio

TiUn_Abreviatur

TiUn_Usuario

TiUn_FecUl_Modi

Tbl_Titulos

PK Id

Codigo

Descripcion

Abreviatura

54

Tbl_Banco

En esta tabla se va a almacenar los diferentes bancos con los que

trabaja la universidad para que sus estudiantes puedan cancelar las

diferentes cuotas o cursos.


TBMM_Banco1

PK Banc_Codigo

Banc_Descripcio

Banc_Numer_Cuen

Banc_Tipo_Cuen

Banc_Usuario

Banc_FecUl_Modi

Tbl_Banco

PK Id

U1 Codigo

Descripcion

Cuenta

TipoCuenta

Abreviatura

Las tablas descritas en el ANEXO C fueron eliminadas y reemplazadas

por las descritas en el ANEXO D, las cuales serán explicadas en el

manual técnico.

3.2 Migración de Información

Ya conociendo los campos necesarios para hacer a migración de las

cartillas descritas en la fase de análisis, se procedió a buscar la mejor

opción para desarrollar una pequeña aplicación que nos sirviera de

herramienta para lograr nuestros objetivos de digitalizar los 3 últimos

años de los registros estudiantiles de la carrera de ingeniería en civil,

llegando a la conclusión de desarrollarla en Visual Fox 7.0. (Ver Figura

3.1)

55

Figura 3.1 Interfaz para Migración de Cartillas

Una vez desarrollada la herramienta que nos facilitara la digitalización de

los datos, se coordino con las personas que custodian las cartillas como

son las secretarias y con la autorización del Abogado. Se llego al

acuerdo que nos faciliten fotos copias de las cartillas para poder hacer

este proceso con mayor rapidez desde nuestros hogares.

Una vez terminado este proceso se procedió a revisar los datos migrados

por personas ajenas a las que ingresaron la información, escogiendo una

muestra del 5% de las cartillas migradas obteniendo un 100% de fiabilidad

en la información ingresada no teniendo que depurar ningún registro de

los revisados.

56

Pasando a la última fase en donde se procedió a migrar los datos que se

encuentran almacenados en la base de fox pro a la base de datos SQL

para que sean utilizados por el sistema (Ver Figura 3.2).

Base SQL

Base Fox

Figura 3.2 Migración de Datos

57

CAPITULO 4

4. PRUEBA DEL SISTEMA

4.1 Pruebas del sistema

4.1.1 Modelos de prueba

Los ingenieros, analistas y desarrolladores de sistemas a menudo

tratan las pruebas del sistema como un factor sin mucha importancia,

desarrollando casos reprueba con poca garantía de ser completos y

efectivos.

La solución entregada se la puede comprobar de las siguientes 2

maneras:

• Conociendo la función específica para la que fue diseñado el

proyecto, llevando a cabo pruebas que demuestre que cada

función es completamente operativa, y al mismo tiempo

buscando errores en cada función.

• Conociendo el funcionamiento del producto, se pueden

desarrollar pruebas que aseguren que la función interna se

ajusten a las especificaciones y que todos los componentes

internos se han comprobado de forma adecuada.

Los métodos utilizados para el desarrollo de las pruebas por los

miembros de esta tesis son:

• Prueba de caja negra

58

• Prueba de caja blanca

4.1.1.1 Prueba de caja negra.

Se centran en los requisitos funcionales del sistema,

permitiéndonos obtener conjuntos de condiciones de entrada que

ejerciten completamente todos los requisitos funcionales de un

programa. Con este método de prueba se busca encontrar errores

en las siguientes categorías:

• Funciones incorrectas o ausentes.

• Errores de interfaz.

• Errores en estructuras de datos o accesos a base de datos

externas.

• Errores de rendimiento

• Errores de inicialización de terminación.

4.1.1.2 Prueba de caja blanca.

Se basa en el minucioso examen de los detalles procedimentales.

Se comprueban los caminos lógicos del sistema proponiendo casos

de prueba que ejerciten conjuntos específicos de condiciones y/o

bucles. Se puede examinar el estado del programa en varios

puntos para determinar si el estado real coincide con el esperado.

Con este método se busca encontrar casos de prueba que:

59

• Garanticen que se ejercita por lo menos una vez todos los

caminos independientes de cada módulo.

• Ejerciten todas las decisiones lógicas en sus vertientes

verdadera y falsa

• Ejecuten todos los bucles en sus límites y con sus límites

operacionales, y

• Ejerciten las estructuras internas de datos para asegurar su

validez.

4.1.2 Calidad del sistema

En nuestro sistema la calidad esta en función de los alcances

definidos en la etapa de análisis, y como los estos fueron cumplidos

en su totalidad podemos concluir que el proyecto cumple con la

calidad esperada por todos nosotros, haber cumplido los propósitos

planteados al inicio.

60

CAPITULO 5

5. IMPLEMENTACION DEL SISTEMA

5.1 Antecedentes

La implementación de todo sistema es un paso fundamental y para este

sistema era uno de los alcances principales, pero durante el proceso del

desarrollo de la tesis nos dan a conocer que otro sistema va a ser

implementado con la autorización del Rector de la Universidad.

5.2 Fases de la Implementación

A pesar de que nuestro sistema va a quedar como un tema de tesis sin su

respectiva implementación damos a conocer los elementos que involucra

realizar esta fase:

• Elementos Físicos

• Elementos Lógicos

• Elementos Humanos

5.2.1 Elementos Físicos.

Entre los elementos físicos que se necesitan para la correcta

implementación del sistema podemos mencionar los siguientes que no

podrían ser los definitivos pero si los mínimos necesarios para el buen

funcionamiento de la misma.

61

Por estación a ser instalada

▪ 250 MB de RAM o superior

▪ 40 GB de disco duro o superior

▪ Procesador P IV de 2.8 Ghz

▪ Monitor de 15’

▪ Sistema Operativo Windows XP.

Para el servidor de Base de Datos

▪ 1GB de RAM

▪ 80 GB de disco duro (con preferencia disco SCSI)

▪ Procesador PIV de 3.2 Ghz o superior

▪ Monitor 15’

▪ Sistema Operativo Windows 2000 o con tecnología NT

5.2.2 Elementos Lógicos.

Sistema operativo instalado en las maquinas destinadas para la

utilización del sistema (Windows XP).

• Como Base de Datos SQL Server 200 con sp3a.

• Net Framework versión 1.1.432 o superior.

62

5.2.3 Elementos Humanos.

• Administrador de Sistemas encargado de dar soporte al sistema

y a los usuarios cuando estos lo ameriten.

• Secretarias encargadas de las tareas que realiza el sistema.

5.2.4 Infraestructura.

• Los equipos en los cuales se va a utilizar el sistema deben estar

en un lugar seguro, con todas las seguridades respectivas para

la prevención en el caso de que ocurre algún problema.

• El administrador central del sistema deberá aplicar las políticas

de seguridad que el crea necesarias para el buen manejo de la

información, a través de al generación reportes, sacar respaldos

de las Bases de Datos los mismo que deberían ser guardados

en un lugar ajeno a la carrera, etc.

5.2.5 Capacitación de los usuarios.

La capacitación de los usuarios estará dirigida por el administrador de

sistemas en la carrera de ingeniería civil con la ayuda de los

respectivos manuales de Usuario, técnico, etc. Por consiguiente de las

2 capacitaciones que se le dieron a las secretarias de la carrera sobre

el funcionamiento del sistema.

63

La capacitación constaba de 10 semanas en donde los días viernes

era el asignado para realizar esta fase dejando los días lunes y

miércoles para que las secretarias migren la información que le

corresponde a ellas. Todo este proceso se vio interrumpido cuando

por medio de un oficio de las autoridades hacían un llamado a las

secretarias a que recibieran una capacitación por parte del personal

del centro de cómputo sobre el sistema que se estaba implementando

en toda la universidad, teniendo que asistir obligatoriamente.

64

CAPITULO 6

6. RECOMENDACIONES Y CONCLUSIONES DE LA

TESIS

6.1 RECOMENDACIONES

A continuación detallaremos ciertas recomendaciones básicas que tienen

que ser tomadas en cuenta para lograr tener un funcionamiento eficaz de

la solución aplicada para esta tesis.

Tenga en cuenta las siguientes recomendaciones al diseñar una

aplicación o servicio.

6.1.1 Hardware

Tomando en consideración que la solución brindada se basa en su

gran parte en la ejecución con una continua conexión a la base de

datos, razón por la cual los equipos sobre los que funcione la

aplicación deberán poseer una gran capacidad de procesamiento y

memoria.

Bajo este contexto recomendamos que los requerimientos básicos

mínimos que deben tener estos equipos:

65

Procesador Pentium IV de 2.8GHZ o superior.

512 MB de memoria RAM en adelante.

Considerar el uso de equipos de respaldo nos daría la seguridad de la

información ante cualquier falla del equipo donde este instalada la

base de datos.

6.1.2 Software

El software del equipo debe estar previamente instalado y debe contar

con sus propios esquemas de seguridades, basados en el nivel de sus

componentes, y que en la mayoría de los casos está dada por la

herramienta que se use para el desarrollo de las aplicaciones, bajo

estas condiciones denotamos a continuación:

• Sistema Operativo Windows XP para los equipos donde

esté instalada la solución.

• Servidor de Base de Datos SQL Server; tomando en cuenta

que la aplicación maneja las Interfaces con la Base de datos

a través de procedimientos almacenados, lo que ofrece la

oportunidad de migrar a otro motor de datos sin necesidad

de tener que realizar cambios en las aplicaciones.

66

6.1.3 Seguridades

Las interfaces de los programas que forman parte de la solución son

aplicación de Escritorio, razón por la cual no están abiertas ante los

piratas informáticos a través de Internet, las seguridades a nivel del

equipo se manejan directamente por el Sistema Operativo, mientras

que las seguridades dentro de la aplicación se definen dentro de los

programas de seguridad del mismo. Se recomienda crear varios

perfiles para tener varios niveles de usuarios lo que permitirá tener un

mejor control sobre las opciones y procesos vitales de la solución.

6.1.4 CONCLUSIONES

La tecnología avanza cada vez con más frecuencia en nuestro país y

hoy en día es muy común ver que la mayoría de las universidades

implementen sistemas de información con el propósito de sistematizar

los procesos que realizan a diario.

Siguiendo esa tendencia las instituciones educativas no se han

quedado atrás y la automatización de sus operaciones es un logro que

ha ido evolucionando a pasos agigantados.

Bajo este esquema la solución presentada en esta tesis confluye con

los aspectos mencionados y cumple con el objetivo primordial de

reemplazar procesos manuales y tediosos con una herramienta útil

67

capaz de realizarlos de forma automática en forma rápida y eficaz

ahorrando de esta forma tiempo y recursos.

68

GLOSARIO

Acción: Indica las diferentes acciones que se pueden realizar en una determinada pantalla, estas pueden ser Nuevo, Modificar, Consultar, entre otras.

Administrador:

Usuario con un conjunto definido de privilegios administrativos.

Pensum: Conjunto de materias relacionadas entre si asignadas aun estudiante durante el transcurso de su carrera.

Pre-requisito: Una materia que debe de haber sido aprobada para poder tomar las otras que están relacionadas con ella.

Arquitectura: Diseño que muestra los bloques de construcción física y lógica de una aplicación distribuida (u otro sistema de software) y las relaciones que se establecen entre sí.

Salón:

Indica el espacio físico para poder impartir las clases de los diferentes profesores.

Base de Datos:

Termino genérico que se utiliza para designar el sistema de administración de base de datos relacionales (RDBMS). Paquete de software que permite crear y manipular grandes cantidades de datos relacionados y organizados.

69

Consulta: Sinónimo de búsqueda que utiliza los parámetros especificados para ordenar los datos.

Clientes:

Máquinas en las que el usuario realiza su trabajo y que utilizan para ello y en parte, los servicios proporcionados por los servidores.

Forma:

Indica una referencia a la pantalla de la aplicación de horarios. Intervalo de Hora:

Hace referencia a los diferentes rangos de horas posibles de impartir clases por parte de los profesores.

Mensaje de Error:

Mensaje que informa de un error o alguna otra situación. La finalidad de los mensajes denominados “errores de notificación” es meramente informativa.

Nivel:

Indica los diferentes semestres que se abren en un determinado periodo lectivo, tales como: primer semestre, segundo semestre, entre otros.

Paralelo:

Entidad formada por un aula física, un nivel las materias por ese nivel y los estudiantes asignados al mismo. (Ej.: SEM1A : Primer Nivel Paralelo A)

Parámetro:

Dato o factor que se toma como necesario para hacer referencia a un tipo de información tal como días de la semana, tipos de tarjeta, entre otros.

70

Periodo: Hace referencia a los ciclos que se cursan durante un año lectivo, por ejemplo Periodo 2005-2006 CICLO II.

Permisos:

Conjunto de privilegios concedidos o denegados a un usuario o un grupo de estos.

Perfil:

Hace referencia a un tipo específico de usuario limitado por las acciones definidas a él.

Registro de Evento:

Indica el registro de todas las acciones realizadas por el usuario en cada uno de los entes de la aplicación tal como: actualizaciones, eliminaciones de estudiantes, docentes, salón, paralelos, pensum, entre otros.

Solución:

Conjunto de programas y procedimientos implementados para la resolución de un problema.

Usuario:

Persona o servicio que utiliza una aplicación. Un usuario está definido de forma programática por un nombre de usuario, una contraseña y un conjunto de atributos que permiten a una aplicación reconocerlos.

71

INDICE

ANÁLISIS Y DISEÑO

CAPITULO 1 .......................................................................................................................................... 1

1. INTRODUCCION ................................................................................................................................. 1 1.1 ANTECEDENTES. .................................................................................................................... 1 1.2 VISIÓN. .................................................................................................................................. 1 1.3 OBJETIVO DE LA APLICACIÓN. ................................................................................................ 2 1.4 ALCANCE DE LA APLICACIÓN. ................................................................................................ 2

1.4.1 Niveles de Acceso ...................................................................................................................... 3 1.4.2 Auditoria del Sistema. ................................................................................................................ 3 1.4.3 Modificación de parámetros. ...................................................................................................... 3 1.4.4 Información Filtrada. ................................................................................................................. 4 1.4.5 Creación de Pensum en Modo Grafico. ...................................................................................... 4 1.4.6 Depuración de Errores. .............................................................................................................. 4 1.4.7 Depuración de la Base de Datos ................................................................................................. 5 1.4.8 Migración de Información .......................................................................................................... 5 1.4.9 Reportes. .................................................................................................................................... 5

1.4.9.1 Reportes de Listados ........................................................................................................ 6 1.4.9.2 Reportes de Horarios ....................................................................................................... 6 1.4.9.3 Calificaciones .................................................................................................................. 6 1.4.9.4 Auditoria .......................................................................................................................... 6

1.5 CONTRIBUCIÓN TECNOLÓGICA. .............................................................................................. 7 1.6 CRONOGRAMA. ...................................................................................................................... 7 1.7 PLATAFORMA TECNOLÓGICA. ................................................................................................ 7 1.8 ARQUITECTURA DE DATOS. ................................................................................................... 7 1.9 ARQUITECTURA DE APLICACIÓN. ........................................................................................... 8 1.10 INFRAESTRUCTURA TECNOLÓGICA. ....................................................................................... 9 1.11 RECURSOS NECESARIOS ......................................................................................................... 9

1.11.1 Para el desarrollo de la aplicación. ............................................................................................. 9 1.11.2 Para la implementación de la aplicación. ................................................................................. 10

1.12 CASOS DE USO ..................................................................................................................... 11

CAPITULO 2 ........................................................................................................................................ 13

2. ANÁLISIS ..................................................................................................................................... 13 2.1. Actores ............................................................................................................................ 13

2.1.1 Lista de Actores ....................................................................................................................... 13 2.1.2 Descripción de Actores ............................................................................................................ 13

2.2. Casos de Uso .................................................................................................................. 15 2.2.1 Lista de Casos de Uso .............................................................................................................. 15 2.2.2 Descripción de Casos de Uso ................................................................................................... 16 2.2.3 Diagramas de Casos de Uso ..................................................................................................... 21

2.3. Escenarios ...................................................................................................................... 28 2.4. Migración de Información .............................................................................................. 43 2.5. Diagrama de Entidad Relación ...................................................................................... 44

72

CAPITULO 3 ........................................................................................................................................ 45

3. DISEÑO ........................................................................................................................................... 45 3.1 Diseño de Datos ............................................................................................................. 45

3.1.1 Descripción de Tablas Modificadas ......................................................................................... 46 3.2 Migración de Información .............................................................................................. 54

CAPITULO 4 ........................................................................................................................................ 57

4. PRUEBA DEL SISTEMA ............................................................................................................. 57 4.1 Pruebas del sistema ....................................................................................................................... 57 4.1.1 Modelos de prueba ................................................................................................................... 57

4.1.1.1 Prueba de caja negra. ..................................................................................................... 58 4.1.1.2 Prueba de caja blanca. ................................................................................................... 58

4.1.2 Calidad del sistema .................................................................................................................. 59

CAPITULO 5 ........................................................................................................................................ 60

5. IMPLEMENTACION DEL SISTEMA ..................................................................................................... 60 5.1 Antecedentes ................................................................................................................... 60 5.2 Fases de la Implementación ........................................................................................... 60

5.2.1 Elementos Físicos. ................................................................................................................... 60 5.2.2 Elementos Lógicos. .................................................................................................................. 61 5.2.3 Elementos Humanos. ............................................................................................................... 62 5.2.4 Infraestructura. ......................................................................................................................... 62 5.2.5 Capacitación de los usuarios. ................................................................................................... 62

CAPITULO 6 ........................................................................................................................................ 64

6. RECOMENDACIONES Y CONCLUSIONES DE LA TESIS ..................................................... 64 6.1 RECOMENDACIONES .................................................................................................. 64

6.1.1 Hardware .................................................................................................................................. 64 6.1.2 Software ................................................................................................................................... 65 6.1.3 Seguridades .............................................................................................................................. 66 6.1.4 CONCLUSIONES ................................................................................................................... 66

GLOSARIO .......................................................................................................................................... 68

manual de usuariorepositorio.ug.edu.ec/bitstream/redug/19775/1/ug-fcmf-b... · 2019-05-30 · 1....

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