MANUAL DE ACTIVIDADES DE CONTROL EN LOS PDVS

1. Creacin de Clientes.Responsable: Asesor de ventas. 1.1 Verificar que la informacin registrada sea confiable y completa de acuerdo a lo requerido por SAP. 1.2 Asegurarse de contar con toda la documentacin legal de respaldo de acuerdo al tipo de cliente y a las regulaciones tributarias de cada pas.

2. Cotizacin.Responsable: Asesor de Ventas.2.1 Registrar adecuadamente la informacin relacionada a precios, materiales y descuentos.

3. Pedido.Responsable: Asesor de Ventas y Gerente de PDV.3.1Depurar a diario aquellos pedidos los cuales no fueron facturados.

4. Entrega.Responsable: Asesor de Ventas y Gerente de PDV.4.1Depurar a diario aquellos movimientos los cuales no fueron facturados.

5. Facturacin.Responsable: Cajero Administrador.5.1En todos los Documentos Legales el Gerente del PDV deber colocar su firma. 5.2EL cajero debe exigir firma, No. DUI y NIT del cliente cuando la factura de consumidor final exceda los $.200.00 o que un Comprobante de crdito fiscal exceda los $. 11,428.57 caso Galvanissa.

6. Procesamiento de devoluciones.Responsable: Gerente de PDV y Bodeguero. 6.1Verificar que el producto se encuentre en las condiciones segn fue despachado. 6.2Validar que se ejecute adecuadamente el ingreso al stock de inventario. 6.3Que la operacin est debidamente autorizada.6.4En caso de haber devolucin de efectivo, que se elabore un memorndum con toda la informacin necesaria del cliente dirigido al Departamento de Contabilidad. 6.5 En caso de efectuarse una anulacin el mismo da de la operacin deber asegurarse de dejar el juego completo de la factura. 6.6Toda factura anulada debe llevar el sello de ANULADO en cada una de sus copias.

7. Descuentos/Cambios de precios.Responsables: Cajero Administrador.7.1Revisar que las polticas de descuento se estn aplicando adecuadamente de conformidad a los niveles autorizados en SAP.

8. Cobro. Responsables: Cajero Administrador.8.1Queda terminantemente prohibido la recepcin de anticipos en documentos diferentes al Recibo de caja. 8.2Se deben ingresar ntegramente los anticipos y liquidaciones de OP al sistema. 8.3Aceptacin de Billetes8.3.1Los cajeros estn en la obligacin de hacer uso de los implementos para la revisin de los billetes y que como mnimo deben tener una mquina detectora de billetes falsos y/o plumn. Si por algn motivo, alguno de estos implementos no funciona, el gerente debe informar inmediatamente al supervisor para buscarle solucin a este problema lo ms pronto posible. 8.3.2S despus de haber realizado el procedimiento de revisin de billetes y se detectara que alguno es falso, se deber rechazar inmediatamente al cliente. 8.3.3En el caso de GALVANISSA DE C.V. se debe colocar el sellito pequeo con las iniciales del PDV a cada billete para indicar a donde se recibi la moneda. 8.4Aceptacin de Cheques8.4.1Verificar que est bien redactado, que haya sido librado a favor de la empresa correcta: GALVANIS, S.A. DE C.V., GALVANISSA DE C.V., GALVANIZADORA INDUSTRIAL SALVADOREA, S.A. DE C.V. FERROMX S.A., adems debe asegurarse que la cantidad escrita en nmeros coincida con la cantidad escrita en letras. 8.4.2No recibir cheques girados a nombre de terceros. 8.4.3Si el cheque fue hecho correctamente, el cajero procede a reservar los fondos va telefnica con el banco correspondiente. Acto seguido, si no hay ningn problema, el cajero debe solicitar al cliente su nmero telefnico y anotarlo en el cheque junto con el nmero de reserva de fondos y nmero de documento de identidad.