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MANUAL DE AFILIACIONES
Tabla de Contenido
Contenido Pag.
CAPITULO 1 .................................................................................................... 4
CARACTERÍSTICAS Y BENEFICIOS ............................................................... 4 Contenido del Programa ................................................................................................. 4
CAPITULO 2 .................................................................................................... 6
OPERACIONES RUTINARIAS ............................................................................... 6 Ingreso de información ................................................................................................... 6
Cómo Crear Tipos de Documentos......................................................................................................... 6 Cómo Crear Aportantes y Afiliados ....................................................................................................... 6 Cómo Crear Requisitos de Aportantes y Afiliados ................................................................................. 7 Cómo Crear Planes de Atención ............................................................................................................. 8 Cómo Crear Tipos de Parentesco ........................................................................................................... 9 Cómo Crear Parentesco .........................................................................................................................10 Cómo Crear Vigencia de Carnet ............................................................................................................11 Cómo Crear Valores de Estratos de EPS ...............................................................................................12 Cómo Crear Aportantes .........................................................................................................................12 Cómo crear Zonas Geográficas .............................................................................................................15 Cómo crear Categoría de Salarios .........................................................................................................16 Cómo Crear Cotizantes ..........................................................................................................................17 Cómo Crear Beneficiarios .....................................................................................................................25 Cómo Generar Carnetización ................................................................................................................29 Cómo Generar Informe de Vencimiento de Carnets..............................................................................30 Cómo Generar Proceso de Vencimiento de Carnets ..............................................................................30 Cómo Se Crea El Registro Para Un Nuevo Departamento ....................................................................31 Cómo Crear Municipio .........................................................................................................................32 Cómo Crear Barrios ...............................................................................................................................32 Cómo Crear Entidades Promotoras de Salud .........................................................................................33 Cómo Crear Instituciones Prestadoras de Salud ....................................................................................33 Cómo Crear Administradoras de Riesgos Profesionales .......................................................................36 Cómo Crear Ocupaciones ......................................................................................................................36
PROCESOS DE LA INFORMACIÓN ............................................................................ 38 Cambio de Cotizante en Beneficiario ....................................................................................................38 Aumento de la Mesada para Pensionados..............................................................................................38 Traslado de Cotizante a Beneficiario .....................................................................................................39 Leer Archivo de Novedades ..................................................................................................................40 Actualizar Vencimiento de carnets ........................................................................................................40 Generación de Archivo Plano para Aportantes ......................................................................................41 Generación de Archivo Plano para Cotizantes ......................................................................................41 Generación de Archivo Plano para Afiliados Vigentes .........................................................................42
Manejo de Informes (Salidas) ....................................................................................... 43 Como Imprimir y Visualizar los Reportes de Afiliaciones ....................................................................43 Informes Generales ................................................................................................................................43 Informes de Régimen Contributivo .......................................................................................................44 Informes de Novedade ...........................................................................................................................44
Archivo Resolución 2390 ......................................................................................................................44 OPERACIONES NO RUTINARIAS ............................................................................... 45
Parámetros del Módulo ..........................................................................................................................45 Parámetros del Periodo ..........................................................................................................................46
Versión 1.0.2008 Manual de usuario Dinámica Gerencial 4
Módulo Afiliaciones
CAPITULO 1 __________________________________________________________________
CARACTERÍSTICAS Y BENEFICIOS
El módulo de AFILIACIONES forma parte del sistema de información DINAMICA GERENCIAL el cual
le permite optimizar el trabajo, liberando tiempo y agilizando actividades.
DINAMICA GERENCIAL cuenta con las siguientes características:
Permite Mismo afiliado, sea cotizante y beneficiario a la vez.
Crear beneficiarios adicionales sin restricción.
Maneja procesos de cierre automático para controlar la fecha máxima de vigencia de
una afiliación.
Elaborar carnee de cotizantes y beneficiarios.
Consulta de datos históricos en cualquier momento.
Capturar información de nuevos ingresos y novedades a través de archivos planos.
Contenido del Programa
A continuación se presenta la estructura del módulo de Afiliaciones del sistema Dinámica Gerencial
Hospitalaria:
ARCHIVOS
Tipos de Documentos
Aportantes y Tipos de Afiliados
Sucursales de Aportantes
Asesores Comerciales
Promotores
Rango de comisiones Afiliados
Arbol de Comisiones
Planes de Atención
Tipos de Usuarios
Tipos de Parentesco
Parentesco
Vigencias de Carnets
Valores de Estratos de EPS
Reaseguradoras
Terceros
REGIMEN CONTRIBUTIVO
Aportantes
Zonas geográficas
Categorías de Salarios
Cotizantes
Beneficiarios
Carnetización
Informe de vencimiento de Carnets
Proceso de Vencimiento de Carnets
Informe de Vencimiento de Documentos
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Módulo Afiliaciones
INFORMES
GENERALES
Tipos de Documento
Aportantes y Tipo de Afiliados
Planes de Atención
Tipo de Usuario
Tipo de Parentescos
Parentescos
REGIMEN CONTRIBUTIVO
Aportantes
Zonas Geográficas
Categorías de Salarios
Cotizantes
Beneficiarios
Informe de Carnets
Calculo de comisiones
DE NOVEDADES
ESPECIALES
Afiliados con ingreso por traslado
Afiliados por Asesor Comercial
Afiliados por Depto/Municipio
Informe demográfico por sexo y por grupo etareo
ARCHIVO RESOLUCIÓN 2390
ARCHIVOS RESOLUCION 890
UTILIDADES
Parámetros
Parámetros de Periodos
Entidades Promotoras de Salud
Instituciones prestadoras de Salud
Administradoras de Riesgos Profesionales
Ocupaciones
Cambio de IPS
Departamentos
Municipios
Barrios
Aumento de mesada para pensionados
Actualizar Vencimiento de Carnets
Cambio de Cotizante en el Beneficiario
Traslado de Cotizantes a Beneficiarios
Traslado de Beneficiarios a Cotizantes
Leer Archivo de Novedades
Cambio de Novedades
Generar Archivo para Aportantes
Generar Archivo para cotizantes
Archivo Circular 005
TERMINAR
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Módulo Afiliaciones
CAPITULO 2
OPERACIONES RUTINARIAS
Ingreso de información
Cómo Crear Tipos de Documentos
Esta opción le permite crear los diferentes tipos de documentos que se deben exigir al afiliado y especifica si
se controla ó no las vigencias para cada documento. Para ello:
1. Ingrese al menú Archivos
2. Seleccione la opción Tipos de Documentos. A continuación se desplegará la siguiente ventana:
Código: Corresponde a la codificación interna del tipo de documento manejado.
Nombre: identificación que se asigna al tipo de documento.
Maneja Vigencia: si tiene o no expiración la vigencia del documento.
Vigencia Manual: se define manualmente si tiene ó no vigencias dentro del documento.
Presione el botón o el botón Guardar para grabar el registro ó con la
tecla de función F8.
Presione el botón para descartar los cambios y salir de la ventana.
Cómo Crear Aportantes y Afiliados
Esta opción le permite definir el tipo de afiliado identificando las características mínimas de comportamiento
para cada una de las clases de afiliados creados por la Entidad Administradora. Para ello:
1. Ingrese al menú Archivos 2. Seleccione la opción Aportantes y Afiliados. A continuación se desplegará la siguiente ventana:
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Módulo Afiliaciones
Código: Corresponde a la codificación interna del tipo de aportante ó afiliado.
Aplicar a: define el comportamiento de acuerdo al tipo de afiliado para el cubrimiento de
servicios de salud.
Tipo de Aportante: Se habilita sólo cuando se aplica a un Aportante y puede ser Persona
jurídica, trabajador Público, Independiente, Empresa unipersonal, Madre Comunitaria,
Servicio domestico, Mutual ó Agremiación y Fondos Pensiónales.
Tipo de Cotizante: Se habilita sólo cuando se aplica a un Cotizante y puede ser trabajador
dependiente, trabajador independiente, Madre comunitaria, Servicio Domestico,
Pensionado, Sustituto, Tutor y Heredero.
Tipo de Beneficiario: este campo sólo se habilita sí se elige aplicar a Beneficiario y puede
ser un beneficiario, normal, adicional y adicional especial.
Régimen Beneficiarios se determina que a que régimen pertenece los Beneficiarios de
acuerdo con el tipo de Afiliado.
Número mínimo y máximo de SMLV: de acuerdo con el tipo de afiliado se determina el
rango mínimo y máximo de salarios sobre los cuales se cotiza de acuerdo con el tipo de
afiliado.
Presione el botón o el botón Guardar para grabar el registro ó con la
tecla de función F8.
Presione el botón para descartar los cambios y salir de la ventana.
Cómo Crear Requisitos de Aportantes y Afiliados
Esta opción le permite definir los documentos requeridos para solicitar servicios dependiendo del tipo de
afiliado. Para ello:
1. Ingrese al menú Archivos 2. Seleccione la opción Requisitos de Aportantes y Afiliados. A continuación se desplegará la siguiente
ventana:
Tipo: determina el tipo especifico de Aportante y Cotizado.
Código: determina el código del tipo de Afiliado.
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Módulo Afiliaciones
Tipo de Documento: determine el código del tipo de documento que debe ser consistente
con el tipo de afiliado.
Parentesco: determina para que tipo de parentesco se requiere la presentación del
documento.
sino existe alguno de los campos anteriores haga clic en el botón Nuevo para crearlo.
Descripción: nombre asignado al tipo de parentesco.
Documento requerido: determina sí es obligatorio o no la presentación del documento
como soporte de atención.
Maneja Vigencia: determina sí el documento maneja vigencia y si se debe controlar la
vigencia para la atención.
Vigencia Manual: determina si se requiere modificar manualmente si se requiere ó no
vigencia del documento.
Vigencia (Meses): meses válidos de vigencia del documento.
A partir de la: fecha base a partir de la cual se calcula la vigencia del documento y puede
ser por fecha de entrega, del documento, afiliación y nacimiento.
Presione el botón o el botón Guardar para grabar el registro ó con la
tecla de función F8.
Presione el botón para descartar los cambios y salir de la ventana.
Cómo Crear Planes de Atención Esta opción le permite crear la codificación para los planes de atención que maneje la Administradora y
asignar el nombre definido por la institución . Para ello:
1. Ingrese al menú Archivos 2. Seleccione la opción Planes de Atención. A continuación se desplegará la siguiente ventana:
Código: Corresponde a la codificación interna del plan de atención.
Nombre: Determina la identificación del plan dentro de la institución.
Complementario: establece si trata de un Plan de Atención complementario al régimen
obligatorio.
Presione el botón o el botón Guardar para grabar el registro ó con la
tecla de función F8.
Presione el botón para descartar los cambios y salir de la ventana.
Tipos de Usuario
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Módulo Afiliaciones
Esta opción le permite crear la codificación para los Tipos de Usuario que maneje la Administradora y asignar
el nombre definido por la institución . Para ello:
1. Ingrese al menú Archivos 2. Seleccione la opción Tipos de Usuario. A continuación se desplegará la siguiente ventana:
Código: Corresponde a la codificación interna del tipo de Usuario.
Nombre: Determina la descripcion del Tipo de Usuario dentro de la institución.
Presione el botón para grabar el registro ó con la tecla de función F8.
Presione el botón para descartar los cambios y salir de la ventana.
Cómo Crear Tipos de Parentesco
Esta opción le permite definir las relaciones de consanguinidad o de hecho entre el Afiliado y Beneficiarios ó
entre la Cabeza de Familia y los Integrantes del Grupo Familiar., catalogados como grupo Primario de
cubrimiento. Para ello:
1. Ingrese al menú Archivos 2. Seleccione la opción Tipos de Parentesco. A continuación se desplegará la siguiente ventana:
Código: Corresponde a la codificación interna para clasificar el parentesco que esta
cobijado por la ley ó por el tipo de contratación.
Si conoce lo códigos anteriores, sino se hace clic en el botón Buscar o en la tecla de
Función F5 para hallarlo.
Nombre: identificación que se asigna al tipo de parentesco.
Existencia: determina la cantidad de casos de este parentesco que se consideran posibles
dentro del grupo primario.
Presione el botón o el botón Guardar para grabar el registro ó con la
tecla de función F8.
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Módulo Afiliaciones
Presione el botón para descartar los cambios y salir de la ventana.
Cómo Crear Parentesco Esta opción le permite determinar la relación entre los tipos de parentesco bien sea por consanguinidad o por
legislación. Para ello:
1. Ingrese al menú Archivos 2. Seleccione la opción Parentesco. A continuación se desplegará la siguiente ventana:
Codigo: Corresponde a la codificación interna del tipo de documento manejado.
Descripción: identificación que se asigna al tipo de documento.
Aplicar a: establece a que tipo de afiliado corresponde el parentesco.
Grado de Consanguinidad: identifica el grado de consanguinidad de acuerdo con el tipo
de afiliado y el parentesco.
Tipo de Relación: la relación existente debe estar cobijada dentro del grupo primario de
cubrimiento y las opciones son excluyentes así: cónyuge ó compañero, hijo y padre/
madre.
Maneja Compensación: establece si este parentesco debe ser incluido en el proceso de
compensación ó no.
Tipo de parentesco: corresponde al tipo de parentesco relacionado con el tipo de afiliado y
el parentesco.
Plan de Atención: plan de beneficios que lo cubre de acuerdo con el tipo de afiliado y el
parentesco.
Si conoce lo códigos anteriores, sino se hace clic en el botón Buscar o en la tecla de
Función F5 para hallarlo.
sino existe alguno de los campos anteriores haga clic en el botón Nuevo para crearlo.
Vigencia de Carnet: número de meses de atención definida para la vigencia del carnet
Presione el botón o el botón Guardar para grabar el registro ó con la
tecla de función F8.
Versión 1.0.2008 Manual de usuario Dinámica Gerencial 11
Módulo Afiliaciones
Presione el botón para descartar los cambios y salir de la ventana.
Cómo Crear Vigencia de Carnet Esta opción permite determinar el tiempo de vida de un carne dependiendo del tipo de Afiliado y Aportante,
las vigencias se pueden manejar por parentesco ó aportante permitiendo así el manejo de convenios
Especiales. Para ello:
1. Ingrese al menú Archivos 2. Seleccione la opción Vigencia de Carnet. A continuación se desplegará la siguiente ventana:
Aportante: Corresponde a la codificación interna para identificar al aportante o cotizante.
Parentesco:determina el código del parentesco para el que se esta controlando la vigencia
del documento.
Si no conoce el aportante y parentesco, haga clic en el botón Buscar para hallarlo.
sino existe alguno de los campos anteriores haga clic en el botón Nuevo para crearlo.
Criterio de Vigencia: verifique la fecha a partir de la cual e va ha controlar la vigencia del
carnet.
Edad Limite: este campo sólo se habilita con algunas opciones del criterio de vigencia y
permite establecer hasta que edad se puede considerar vigente el carne dependiendo del
parentesco.
Más ‘N’ Meses: se activo con algunas opciones de Criterio de Vigencia y corresponde al
número de meses adicionales de cubrimiento.
Soporte Documental: establece si para el tipo de parentesco es obligatorio la presentación
de certificados o documentos probatorios y sólo se activa para algunas opciones.
Tipo de Afiliado: establece el tipo de afiliado para el que el parentesco aplica
Tipo de Documento: corresponde al código del documento relacionado con el tipo de
afiliado.
Presione el botón o el botón Guardar para grabar el registro ó con la
tecla de función F8.
Presione el botón para descartar los cambios y salir de la ventana.
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Módulo Afiliaciones
Cómo Crear Valores de Estratos de EPS Esta opción le permite definir las condiciones de cuotas moderadoras y los topes cubiertos para el cubrimiento
de prestación de Servicios de Salud Para ello:
1. Ingrese al menú Archivo
2. Seleccione la opción Valores de Estratos. A continuación se desplegará la siguiente ventana:
Código: determine el código asignado para identificar el estrato.
Régimen: determine sí se trata de un estrato de Régimen Contributivo ó Subsidiado.
Valor Cuota: establezca el valor de la cuota moderadora de acuerdo al estrato y régimen.
% Copago: es el porcentaje cubierto ó autorizado para el estrato.
Tope de Evento: establezca el valor máximo pagado por el afiliado y/o cotizante por cada
atención ó prestación de servicios de salud.
Tope Anual: establezca el valor máximo pagado por el afiliado y/o cotizante por atención ó
prestación de servicios de salud pero en un año.
Presione el botón o el botón Guardar para grabar el registro ó con la
tecla de función F8.
Presione el botón para descartar los cambios y salir de la ventana.
Cómo Crear Aportantes Esta opción le permite crear las empresas patronas que aportan al Sistema General de Seguridad Social en
Salud.. Para ello:
1. Ingrese al menú Régimen Contributivo
2. Seleccione la opción Aportantes. A continuación se desplegará la siguiente ventana:
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Módulo Afiliaciones
Identificación: corresponde al código de manejo interno que singulariza al aportante.
Tipo de Documento: estable el documento de identidad del aportante.
Nombre: corresponde al nombre ó razón social del aportante.
Dirección: establece la ubicación inmediata del aportante
Teléfono, Fax y E-Mail: establece teléfonos y datos para facilitar la ubicación del
aportante.
Municipio y Departamento: determine el código del departamento más el código del
municipio que forma una llave única.
Barrio: establezca la zona geográfica donde se ubica fácilmente al aportante ó a su
representante.
Si no se conoce la Identificación, Municipio y barrio haga clic en Buscar y allí aparece
un listado con los datos existentes:
sino existe el municipio y/o Barrio haga clic en el botón Nuevo para crearlo.
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Módulo Afiliaciones
Actividad: establezca la actividad económica del aportante de acuerdo con la resolución
1832.
Código de la ARP: establezca el código asignado de la Aseguradora de riesgos
profesionales a la cual se encuentra vinculada la empresa aportante.
Tipo de Aportante: establece el tipo especifico al que pertenece el aportante.
Si no se conoce alguno de los campos anteriores haga clic en Buscar y allí aparece un
listado con los datos existentes:
sino existe uno de los campos anteriores haga clic en el botón Nuevo para crearlo.
Empleados: número total de empleados del aportante así no todos estén afiliados a la
Administradora.
Clase de Aportantes: este campo es de actualización automática y esta relacionado con el
número de empleados, se considera que mas de 20 empleados es grande de lo contrario es
pequeña.
Cotizantes: este campo es de alimentación automática y esta determinado por el número de
afiliados del aportante a la Administradora .
Beneficiarios: este campo es de alimentación automática y esta determinado por el número
de beneficiarios de los afiliados del aportante a la Administradora .
Autoliquidación consolidada: establece sí la presentación de la Autoliquidación se realiza
en formato consolidado ó no.
Sucursales: determina sí el aportante tiene sucursales ó no.
Situado Fiscal: este campo se usa cuando el aportante es estatal y establece si los fondos
para los aportes de salud del empleador provienen de Situado fiscal ó no.
Estado: establece de acuerdo con el tipo de afiliado el estado que puede ser activo ó
inactivo entre otros estados.
Clase de Afiliación: corresponde a la cantidad de afiliados del aportante puede catalogarse
como individual ó colectiva (grupo de empleados).
Fecha inicial y Final: rango de fechas dentro de las cuales se encuentran las afiliaciones
del aportante.
Observaciones: detalle ó aclaraciones respecto al aportante.
Objeto: determina el objeto comercial del aportante.
Representante Legal: persona natural encargada ó representante de la Empresa aportante.
Versión 1.0.2008 Manual de usuario Dinámica Gerencial 15
Módulo Afiliaciones
Cédula: identificación del representante legal de la empresa.
Cargo: aclaración del cargo del representante legal dentro de la organización.
Promotor: corresponde al código del promotor asignado al aportante.
Sí desea consultar los Documentos del Contrato del Aportante haga clic en el Botón
de consulta y se despliega la siguiente pantalla.
Tipo, Código y Tipo de Afiliado: esta información la trae automáticamente del
afiliado.
Documento: genera la lista de documentos relacionados con el tipo de afiliado,
parentesco y tipo de parentesco.
Vigencia: se puede marcar sí maneja ó no vigencia (sólo se puede modificar esta
característica si cuando se creo el documento se le indico que manejaba vigencia
manual.
Criterio: determina la entrega de documentos, el número y la fecha de generación y la
de vencimiento dependiendo de la fecha a partir de la cual se parametrizó como inicio
de control de la vigencia.
Para guardar los cambios presione el botón
Presione el botón para descartar los cambios y salir de la ventana.
Luego de registrar la entrega de documentos, Para guardar los cambios presione el botón
.
Presione el botón para descartar los cambios y salir de la ventana.
Cómo crear Zonas Geográficas
Esta opción le permite definir las zonas en la cuales tiene acción la EPS, y por tanto tiene IPS con rangos de
influencia y servicio, pueden ser tomadas como municipios ó barrios. Para ello:
Versión 1.0.2008 Manual de usuario Dinámica Gerencial 16
Módulo Afiliaciones
1. Ingrese al menú Régimen Contributivo
2. Seleccione la opción Zonas Geográficas. A continuación se desplegará la siguiente ventana:
Código: Determina el código interno para la representación de las zonas geográficas de
acción.
Nombre: Especifica el nombre de la asignado a la zona geográfica
Empresa: Empresa a la que pertenece la zona
Municipio y Departamento: .permite la ubicación de la zona.
IPS: establece la Prestadora a través de la cual se prestaran servicios de salud para la zona
geográfica.
Si no se conoce el código, Municipio e IPS haga clic en Buscar y allí aparece un
listado con los datos existentes:
Sino existe uno de los campos anteriores haga clic en el botón Nuevo para crearlo.
Para guardar los cambios presione el botón
Presione el botón para descartar los cambios y salir de la ventana.
Cómo crear Categoría de Salarios Esta opción le permite la categorización de los salarios para definir el estrato y aportes de los cotizantes. Para
ello:
1. Ingrese al menú Régimen Contributivo 2. Seleccione la opción Categoría de Salarios. A continuación se desplegará la siguiente ventana:
Versión 1.0.2008 Manual de usuario Dinámica Gerencial 17
Módulo Afiliaciones
Categoría: Determina la clasificación interna del rango de salarios establecidos para el
manejo de cubrimientos.
Mayor a e igual a : Establece el número de salarios inicial y final de la categoría y se da
en salarios mínimos legales vigentes.
Para guardar los cambios presione el botón
Presione el botón para descartar los cambios y salir de la ventana.
Cómo Crear Cotizantes
Esta opción le permite crear e identificar a los trabajadores como cotizantes con todas las características de
manejo . Para ello:
1. Ingrese al menú Régimen Contributivo 2. Seleccione la opción Cotizantes. A continuación se desplegará la siguiente ventana:
Versión 1.0.2008 Manual de usuario Dinámica Gerencial 18
Módulo Afiliaciones
Código: Determina la clasificación interna asignada para el cotizante, se recomienda el uso
de la cédula de ciudadanía como código.
Fecha Novedad: determina la fecha en la que se presenta la novedad, cada uno de los
cambios queda registrado en la base de datos.
Documento: establece el tipo de documento del cotizante y número del documento.
Nombres y Apellidos que identifican al cotizante es importante incluir los datos completos.
Estado : . establece el estado del cotizante si se requiere cambiar el estado haga clic en el
botón y se desplegara la siguiente Pantalla
Estado Actual: dependiendo del estado del cotizante, la aplicación habilita o
deshabilita las opciones para selección.
Fecha de Muerte: en caso que la novedad sea el deceso del cotizante.
Fecha de Novedad: se registra la fecha a partir de la cual aplica el cambio en el
estado del cotizante.
Nueva entidad: Cuando la novedad involucre el cambio de entidad
Administradora.
Si no se conoce la nueva entidad haga clic en Buscar y allí aparece un
listado con los datos existentes:
sino existe la nueva entidad haga clic en el botón Nuevo para crearlo.
Nombre: corresponde al de la Entidad Administradora.
Observaciones: campo para anotaciones de respecto a la novedad.
Para guardar los cambios presione el botón
Presione el botón para descartar los cambios y salir de la ventana.
DATOS GENERALES
Fecha de Nacimiento: establece la fecha de nacimiento y la edad del cotizante.
Estado Civil: especifica el estado del cotizante.
Sexo: determina sí el cotizante es femenino ó masculino.
Discapacidad: anotación si existiera discapacidad y el tipo.
Nivel educativo: establezca el grado de desarrollo académico al que llego el cotizante.
Determine el último año cursado.
Versión 1.0.2008 Manual de usuario Dinámica Gerencial 19
Módulo Afiliaciones
Ocupación: establezca el código de la ocupación de acuerdo con la resolución 1832.
Doc. Cónyuge: sí el cotizante es casado ó en unión libre diligencie el tipo de documento
del cónyuge ó compañero y determine el número.
Cotizante: establezca si el cónyuge ó compañero es cotizante al SGSSS ó no.
IPS: identifique el código de la IPS que será el centro de atención principal para el
cotizante y sus beneficiarios.
Al oprimir el botón se habilitará la opción para definir el contrato
vigente con la Reaseguradora como se observa en la siguiente pantalla:
Prestadora: determina el código de la Prestadora, el tipo de afiliado y el código
y nombre del afiliado referenciado en la pantalla de cotizante, esta información la
trae el sistema automáticamente.
Oprima el Botón para eliminar la información de un registro ó
grilla.
Si no recuerda alguno de los campos haga uso del botón .
Para guardar los cambios presione el botón
Presione el botón para descartar los cambios y salir de la ventana.
DATOS DE AFILIACION
Versión 1.0.2008 Manual de usuario Dinámica Gerencial 20
Módulo Afiliaciones
Afiliación: corresponde a la fecha en la que se registro la afiliación.
Ingreso al SGSSS: fecha en la que se registro el ingreso al sistema de seguridad social en
salud.
Clases de Afiliación: corresponde al evento y puede ser Nuevo en el sistema, traslado de
otra EPS, traslado del Régimen Subsidiado y Nacido en la EPS.
Entidad Anterior: se habilita cuando la clase de afiliación proviene de traslado de otra EPS
o de Régimen Subsidiado, y corresponde a la entidad Administradora Anterior.
Número de carnet: es el código interno de identificación y de se controlan la fecha de
expedición, entrega, renovación y expiración.
Tipo de Afiliado: corresponde con el código interno para las diferentes afiliaciones.
Tipo de Cotizante: establece la clasificación de los cotizantes.
Semanas cotizadas: tiempo en semanas que ha efectuado aportes y se encuentra cobijado
dentro del sistema.
Actividades Económicas: corresponde con la actividad desempeñada por el cotizante y es
independiente de la profesión, la clasificación de estas actividades están regidas por
resolución del Ministerio.
Pensión: establece el valor correspondiente a la pensión.
Compartida: establece si la pensión se dividirá en varios beneficiarios ó no.
DATOS DONDE LABORA
Versión 1.0.2008 Manual de usuario Dinámica Gerencial 21
Módulo Afiliaciones
Empresa: Corresponde a la identificación de la empresa ó persona jurídica de la que
depende laboralmente el cotizante.
Zona Geográfica: Es la distribución interna de zonas de referencia para la prestación de
servicios.
Barrio: establece una ubicación precisa de la Empresa.
Si no se conoce alguno de los campos anteriores haga clic en Buscar y allí aparece un
listado con los datos existentes:
sino existe alguno de los campos anteriores haga clic en el botón Nuevo para crearlo.
Maneja Sucursales: establece sí la empresa empleadora del cotizante tiene sucursales ó no,
y se identifica la sucursal en la que labora el cotizante.
Zona: donde se estable ce la ubicación de la empresa y puede ser urbana ó rural.
Posición: determina sí el cotizante es patrono ó trabajador.
Fecha de ingreso: se trata del ingreso a la empresa.
Ingreso Base de Cotización: hace referencia al valor sobre el cual se liquidan los aportes a
salud y a pensión.
Cotización Mensual: corresponde al valor que debe cancelar el patrono y trabajador como
aporte a la Administradora.
Al Oprimir el Botón
En esta pantalla se identifican otras empresas con las cuales tengan contrato con
el trabajador en forma simultanea, para hacer la liquidación parcial de aportes en
cada una de las empresas.
Versión 1.0.2008 Manual de usuario Dinámica Gerencial 22
Módulo Afiliaciones
Cotizante: establece el código de identificación del cotizante.
Nombres y Apellidos: este campo lo trae el sistema automáticamente de la
pantalla de cotizantes.
Empresa: código de identificación de la empresa puede ser el mismo NIT.
Maneja sucursales: determine si la empresa tienen sucursales ó no y determine
el número de sucursal en la que labora el cotizante, este dato resulta prioritario en
la medida que el cotizante trabaje en sucursales en diferentes ciudades ó
municipios.
Barrio: ubicación geográfica de la empresa.
Zona: determine si la empresa esta ubicada en zona urbano ó rural.
Fecha de ingreso: establece la fecha a partir de la cual se encuentra con contrato
laboral el cotizante.
Estado: determina sí el cotizante se encuentra activo en el sistema ó Retirado.
Ingreso base de Cotización: valor base sobre el cual esta cotizando para salud.
Fecha de Retiro: es la fecha en la que el cotizante se retira de la EPS, este campo
sólo se activa cuando el estado es Retirado.
Cotización Mensual: corresponde al cuatro por ciento de la base de cotización
que debe asumir el empleado.
Haga clic en este botón para guardar el registro de la empresa para el
cotizante.
Oprima el botón para no tener en cuenta los cambios hechos en la
información ingresada sin grabar la información.
Para eliminar un registro haga clic en el botón . Para guardar los
cambios presione el botón
Presione el botón para descartar los cambios y salir de la ventana.
DATOS DE RESIDENCIA
Versión 1.0.2008 Manual de usuario Dinámica Gerencial 23
Módulo Afiliaciones
Municipio: establece la ubicación de la residencia del Cotizante el código esta compuesto
por el código del departamento y municipio.
Barrio: establece la ubicación del cotizante.
Zona: establece la zona de residencia del cotizante y puede ser urbana ó rural.
Estrato: es la clasificación del cotizante de acuerdo con su estado socioeconómico y/o
depende del salario del cotizante.
Dirección y Teléfono: datos correspondientes de ubicación inmediata del cotizante.
Casa Propia: establezca si tiene propiedad sobre el predio de residencia.
ADICIONALES
Municipio de Pensión: determina el departamento y municipio definido para la entrega de
pensión.
Parentesco: determine el tipo de parentesco entre el cotizante y el adicional.
Descripción: corresponde al texto que define el parentesco el sistema trae automáticamente
este campo.
Versión 1.0.2008 Manual de usuario Dinámica Gerencial 24
Módulo Afiliaciones
Representante: establece el representante o tutor del adicional para casos especiales y se
requiere el documento de identidad del representante del adicional.
Promotor: es el código de identificación del asesor en salud para el cotizante.
Si no se los campos Municipio, Parentesco, y Promotor haga clic en Buscar y allí
aparece un listado con los datos existentes:
Sino existe los campos Municipio, Parentesco y Promotor haga clic en el botón Nuevo
para crearlo.
Oprima el botón para consultar las novedades del Cotizante, Para consultar los
pagos del cotizante oprima el botón , para efectuar consulta de los beneficiarios de
un cotizante prima este botón , si se requiere crear un nuevo beneficiario haga clic
en el botón y se desplegará la pantalla de la Creación de Beneficiarios incluido en
este manual.
Para consultar los documentos del contrato del cotizante oprima el botón y se
desplegará la siguiente pantalla:
Tipo, Código y Tipo de Afiliado: esta información la trae automáticamente del
afiliado.
Documento: genera la lista de documentos relacionados con el tipo de afiliado,
parentesco y tipo de parentesco.
Vigencia: se puede marcar sí maneja ó no vigencia (sólo se puede modificar esta
característica si cuando se creo el documento se le indico que manejaba vigencia
manual.
Versión 1.0.2008 Manual de usuario Dinámica Gerencial 25
Módulo Afiliaciones
Criterio: determina la entrega de documentos, el número y la fecha de generación y la
de vencimiento dependiendo de la fecha a partir de la cual se parametrizo como inicio
de control de la vigencia.
Para guardar los cambios presione el botón
Presione el botón para descartar los cambios y salir de la ventana.
Para guardar los cambios presione el botón
Presione el botón para descartar los cambios y salir de la ventana.
Cómo Crear Beneficiarios
Esta opción le permite identificar las características de un Beneficiario dentro del Régimen Contributivo. Para
ello:
1. Ingrese al menú Régimen Contributivo
2. Seleccione la opción Beneficiarios . A continuación se desplegará la siguiente ventana:
Cotizante: determina el código interno del cotizante, el sistema trae por defecto e nombre
del aportante.
Beneficiario: es el código que identifica al beneficio se aconseja usa en este campo el
número del documento de identidad.
Fecha de Novedad: corresponde a la fecha en la que se informa y registra la novedad
sobre beneficiarios.
Documento: Determina el tipo de documento del beneficiario y además permite especificar
el número del documento.
Nombres y apellidos: ingrese de ser posible los dos nombres y apellidos de cada uno de
los beneficiarios.
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Módulo Afiliaciones
DATOS GENERALES
Fecha de nacimiento: debe diligenciarse por cada beneficiario, este campo permite
identificar la edad del beneficio para controlar el cubrimiento de servicios.
Sexo: puede ser femenino, masculino e indeterminado (Usado para recién nacidos).
Incapacidad para laborar: determina la dependencia del cotizante sin tener en cuenta la
edad del beneficiario.
Discapacidad: este campo se diligencia sólo si existe discapacidad para laborar, este campo
esta determinado por la Resolución 3374.
Estado: Muestra el estado en que se encuentra el cotizante: Activo o Inactivo. Si tiene
alguna novedad, usted podrá cambiar el estado del Beneficiario al presionar el botón
Modificar .
Promotor: corresponde al código asignado a l asesor asignado al Cotizante y beneficiario.
Tipo de Afiliado: este campo determina el tipo de afiliación del Cotizante y por ende del
beneficiario.
IPS: es el código de identificación asignado a la Prestadora de servicios de salud asignada
para el beneficiario.
DATOS DE AFILIACIÓN
Afiliación: corresponde a la fecha en la que se registro la afiliación.
Ingreso al SGSSS: fecha en la que se registro el ingreso al sistema de seguridad social en
salud.
Clases de Afiliación: corresponde al evento y puede ser Nuevo en el sistema, traslado de
otra EPS, traslado del Régimen Subsidiado y Nacido en la EPS.
Entidad Anterior: se habilita cuando la clase de afiliación proviene de traslado de otra EPS
o de Régimen Subsidiado, y corresponde a la entidad Administradora Anterior.
Número de carnet: es el código interno de identificación y de se controlan la fecha de
expedición, entrega, renovación y expiración.
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Módulo Afiliaciones
Tipo de Beneficiario: corresponde con el código interno para los diferentes tipos de
relación con el cotizante. Y puede ser normal, adicional ó Adicional especial.
Semanas cotizadas: tiempo en semanas que ha efectuado aportes y se encuentra cobijado
dentro del sistema.
Beneficiario Cotizante: establece si el beneficiario existe como cotizante ó aportante.
Si no conoce la entidad Administradora anterior del beneficiario haga clic en el botón
Buscar y allí aparece un listado con los registros existentes y sus respectivos códigos:
RELACIÓN CON EL COTIZANTE
Cotizante: corresponde al código interno del cotizante para el beneficiario, el sistema trae
automáticamente el nombre del cotizante.
Tipo de Parentesco: corresponde al código asignado por la entidad para definir los
parentescos entre cotizante y beneficiarios, el sistema trae automáticamente el nombre
asignado para el tipo de parentesco.
Fecha de inicio del Parentesco: determina el inicio del vinculo entre el cotizante y los
beneficiarios.
Descripción: el sistema trae por defecto la descripción del parentesco relacionado con el
tipo de parentesco.
Zona Geográfica: corresponde al código interno de la distribución de la Administradora
para la prestación y cubrimiento de servicios de salud, este campo trae automáticamente el
nombre de la zona.
Si no se los campos Cotizante, Tipo de parentesco, parentesco y zona geográfica haga clic
en Buscar y allí aparece un listado con los datos existentes:
Sino existe los campos Cotizante, Tipo de parentesco, parentesco y zona geográfica haga
clic en el botón Nuevo para crearlos
DATOS DE RESIDENCIA
Municipio: establece la ubicación de la residencia del beneficiario el código esta
compuesto por el código del departamento y municipio.
Barrio: establece la ubicación del beneficiario.
Zona: establece la zona de residencia del beneficiario y puede ser urbana ó rural.
Dirección y Teléfono: datos correspondientes de ubicación inmediata del beneficiario.
Versión 1.0.2008 Manual de usuario Dinámica Gerencial 28
Módulo Afiliaciones
Si no se los campos Municipio y Barrio haga clic en Buscar y allí aparece un listado
con los datos existentes:
Sino existe los campos Municipio y Barrio haga clic en el botón Nuevo para crearlos
Oprima el botón para consultar las novedades del Cotizante beneficiario, y para
consultar los documentos del beneficiario oprima el botón . Y se desplegara la
siguiente pantalla:
Versión 1.0.2008 Manual de usuario Dinámica Gerencial 29
Módulo Afiliaciones
Tipo, Código y Tipo de Afiliado: esta información la trae automáticamente del
afiliado.
Documento: genera la lista de documentos relacionados con el tipo de afiliado y
beneficiario, parentesco y tipo de parentesco.
Vigencia: se puede marcar sí maneja ó no vigencia (sólo se puede modificar esta
característica si cuando se creo el documento se le indico que manejaba vigencia
manual.
Criterio: determina la entrega de documentos, el número y la fecha de generación y la
de vencimiento dependiendo de la fecha a partir de la cual se parametrizó como inicio
de control de la vigencia.
Para guardar los cambios presione el botón
Presione el botón para descartar los cambios y salir de la ventana.
Después de marcar la entrega de los documentos del beneficiario, Para guardar los cambios
presione el botón Presione el botón para descartar los cambios
y salir de la ventana.
Cómo Generar Carnetización Esta opción le permite generar la carnetización de cotizantes y beneficiarios. Para ello:
1. Ingrese al menú Régimen Contributivo 2. Seleccione la opción Carnetización. A continuación se desplegará la siguiente ventana:
Proceso: la generación de estos documentos se puede efectuar general para varios contratos
ó para un rango de cotizantes y beneficiarios.
Contratos: este campo se activa con la opción general y permite escoger el contrato inicial
y final del rango para la carnetización automática.
Cotizantes: permite establecer el rango de cotizantes a carnetizar.
Beneficiarios: permite establecer el rango de beneficiarios esta opción se activa cuando se
trata de un proceso individual.
Fecha de Emisión: la fecha identificada en este campo es la que aparece impresa en los
carnets como fecha de emisión. Y se tiene en cuenta si se trata de un impresión o
reimpresión.
Versión 1.0.2008 Manual de usuario Dinámica Gerencial 30
Módulo Afiliaciones
RECUERDE...
Cuando se marca como impresión la opción actualiza la fecha de impresión de los carnets
tanto para cotizantes como para beneficiarios, es importante esta actualización para efectuar
los cierres mensuales del módulo de compensación.
Para guardar los cambios presione el botón
Presione el botón para descartar los cambios y salir de la ventana.
Cómo Generar Informe de Vencimiento de Carnets
Esta opción permite listar las fechas de generación y de vencimiento de carne de cotizantes filtrado por
aportantes. Para ello:
1. Ingrese al menú Régimen Contributivo
2. Seleccione la opción Informe de Vencimientos de Carnets. A continuación se desplegará la siguiente
ventana:
Aportantes: elija el rango de aportantes inicial y final.
Periodo: determine el mes para el que requiere el reporte.
Para guardar los cambios presione el botón
Presione el botón para descartar los cambios y salir de la ventana.
Cómo Generar Proceso de Vencimiento de Carnets
Esta opción le permite definir los vencimientos de Carnets teniendo una fecha de novedad. Para ello:
1. Ingrese al menú Régimen Contributivo
2. Seleccione la opción Proceso de Vencimiento de Carnets. A continuación se desplegará la siguiente
ventana:
Versión 1.0.2008 Manual de usuario Dinámica Gerencial 31
Módulo Afiliaciones
Aportantes: Corresponde al rango de Aportantes del que se requiere determinar el
vencimiento de Carnets
Tipo Afiliado: puede darse el vencimiento por Cotizante o por Afiliado.
Fecha de Novedad: es la fecha en al que se registrará el vencimiento del carnet.
Periodo: determine el mes para el que requiere el reporte.
Si no sabe los campos haga clic en Buscar y allí se desplegará un listado con los datos
existentes.
Oprima el botón para no tener en cuenta los cambios hechos en la
información ingresada sin grabar la información.
Para guardar los cambios presione el botón
Presione el botón para descartar los cambios y salir de la ventana.
******
Cómo Se Crea El Registro Para Un Nuevo Departamento
Esta opción le permite crear el registro de un nuevo departamento, digitando el código y el nombre del
departamento. Para ello:
1. Ingrese al menú Utilidades
2. Seleccione la opción Departamentos. A continuación se desplegará la siguiente ventana:
Versión 1.0.2008 Manual de usuario Dinámica Gerencial 32
Módulo Afiliaciones
Código: Digite el código del departamento según codificación nacional.
Nombre: Ingrese el nombre del departamento.
Si no se conoce el código del departamento presione el botón Buscar y allí aparece un
listado con los departamentos creados y sus respectivos códigos:
Seleccione el departamento que busca y presione el botón Aceptar
Salir : Presione el botón Salir para descartar los cambios y salir de la
ventana.
Cómo Crear Municipio Esta opción le permite crear el registro de un nuevo municipio. Para ello:
1. Ingrese al menú Utilidades
2. Seleccione la opción Municipios. A continuación se desplegará la siguiente ventana:
Si no existe el departamento se puede crear, digitando un número en el campo del
Departamento y haciendo clic en el botón Nuevo
Si no se conoce el código del municipio presione el botón Buscar y allí aparece un
listado del departamento con sus diferentes municipios y códigos respectivos:
Seleccione el Municipio que busca y presione el botón
Presione el botón para descartar los cambios y salir de la ventana.
Cómo Crear Barrios Esta opción permite crear la información relacionada con el barrio donde vive el paciente que ingresa. Para
ello:
1. Ingrese al menú Utilidades
2. Seleccione la opción Barrios. A continuación se desplegará la siguiente ventana:
Código: Digite el código del barrio al que pertenece el paciente, el código es alfanumérico.
Versión 1.0.2008 Manual de usuario Dinámica Gerencial 33
Módulo Afiliaciones
Nombre: Ingrese el nombre del barrio.
Realice un clic en el botón para almacenar el nuevo barrio.
Presione el botón para descartar los cambios y salir de la ventana.
Cómo Crear Entidades Promotoras de Salud
Esta opción permite crear las entidades administradoras que prestarán servicios de afiliación a las empresas.
Para ello:
1. Ingrese al menú Utilidades
2. Seleccione la opción Entidades Promotoras de Salud. A continuación se desplegará la siguiente
ventana:
Código: Digite el código que identifica la Entidad Administradora.
NIT: Digite el código correspondiente al Número de Identificación Tributaria asociado a la
Entidad Administradora que se está creando. En caso de que no exista el código dentro de la
base de datos, presione el botón Nuevo para ser creado.
Nombre: Ingrese el nombre que identifica la entidad administradora.
Tipo: especifique sí la entidad es Promotora, Aseguradora ó de Régimen Subsidiado.
Presione el botón para almacenar la información digitada.
Presione el botón para descartar los cambios o para salir de la ventana.
Cómo Crear Instituciones Prestadoras de Salud
Esta opción permite crear las Instituciones Prestadoras que prestarán servicios de salud a los afiliados a las
Entidades Promotoras ó Administradoras. Para ello:
1. Ingrese al menú Utilidades
2. Seleccione la opción Instituciones Prestadoras de Salud. A continuación se desplegará la siguiente
ventana:
INFORMACIÓN GENERAL
Versión 1.0.2008 Manual de usuario Dinámica Gerencial 34
Módulo Afiliaciones
Có
digo: Digite el código que identifica la Institución Prestadora.
NIT: Digite el código correspondiente al Número de Identificación Tributaria asociado a la
Institución Prestadora.
Nombre: hace referencia al nombre con el cual se encuentra registrada la Institución
Prestadora de Servicios de Salud.
Municipio: ingrese el código asignado para el municipio y el departamento.
Dirección, teléfono, fax y correo electrónico: estos datos permiten la ubicación rápida de
las Instituciones Prestadoras de servicios de salud.
Representante: Registre el nombre, cédula de Ciudadanía y teléfono del representante legal
de la Institución Prestadora de Servicios de Salud.
Director Administrativo: Registre el nombre y teléfono del Director ó Administrador de
la Institución Prestadora de Servicios de Salud.
Nivel de Atención: determina la capacidad de atención de la Prestadora de servicios y
obedece a la clasificación dada por el Ministerio de Salud.
Si no existe los campos NIT , Municipio ó barrio haga clic en el botón Nuevo para
crearlos
Si no conoce los campos NIT, Municipio ó barrio haga clic en el botón Buscar y allí
aparece un listado de la información existente.
INFORMACIÓN MÉDICA
Clase IPS: determina el tipo de servicios que esta en capacidad de prestar la IPS.
Plan IPS Redes: determina la Red de atención que maneja regularmente la IPS.
Tipo de Atención: especifica el nivel profesional con el que cuenta la IPS para la
prestación de servicios ó los servicios que se contratan con la Prestadora. Si se trata de
atención especializada ingrese el código de la especialidad de la Prestadora.
Si no existe el campo Especialidad haga clic en el botón Nuevo para crearlos
Si no conoce el campo Especialidad haga clic en el botón Buscar y allí aparece un
listado de la información existente.
Versión 1.0.2008 Manual de usuario Dinámica Gerencial 35
Módulo Afiliaciones
Servicios: Especifica las áreas ofertadas por la IPS para la prestación de servicios de salud
y para las cuales se encuentra certificada y preparada.
Inicio y terminación del Contrato: especifica el rango de fechas cubiertas por el contrato.
Años de experiencia de IPS: determina la trayectoria en el sector de la Prestadora, este
campo aumenta la calificación de la prestadora.
Capacidad de atención: es necesario especificar los recursos profesionales y de
infraestructura ofertados por la IPS. Como son enfermeras profesionales, Auxiliares de
enfermería, paramédicos, empleados de administrativos, número de camas, consultas
generales y especializadas al mes, promedio de partos y de cirugías al mes.
INFORMACIÓN PERSONAL
Versión 1.0.2008 Manual de usuario Dinámica Gerencial 36
Módulo Afiliaciones
Vinculados a través de las redes de IPS: son los profesionales en salud que trabajan
vinculados a la IPS.
Adscritos a través de la Red de IPS: son profesionales de la salud que eventualmente
trabajan con las IPS.
Presione el botón para almacenar la información digitada.
Presione el botón para descartar los cambios o para salir de la ventana.
Cómo Crear Administradoras de Riesgos Profesionales
Esta opción permite crear las entidades administradoras de Riesgos Profesionales. Para ello:
3. Ingrese al menú Utilidades
4. Seleccione la opción Administradoras de Riesgos Profesionales. A continuación se desplegará la
siguiente ventana:
Código: determina la codificación interna manejada por la entidad para la clasificación de
las Administradoras de Riesgos Profesionales, este campos esta asociado al NIT de la
Administradora de Riesgos Profesionales.
Si no existe los campos Código ó NIT haga clic en el botón Nuevo para crearlos.
Si no conoce los campos Código ó NIT haga clic en el botón Buscar y allí aparece un
listado de la información existente.
Nombre: es el nombre registrado de la Administradora ante los entes de control.
Presione el botón para almacenar la información digitada.
Presione el botón para descartar los cambios o para salir de la ventana.
Cómo Crear Ocupaciones
Esta opción permite crear las ocupaciones requeridas y establecidas por el Ministerio de Salud. Para ello:
1. Ingrese al menú Utilidades
2. Seleccione la opción Ocupaciones. A continuación se desplegará la siguiente ventana:
Versión 1.0.2008 Manual de usuario Dinámica Gerencial 37
Módulo Afiliaciones
Código: determina la codificación empleada por la entidad para la clasificación de las
ocupaciones establecidas por el ministerio.
Nombre: establece el nombre asignado a l código de la ocupación.
Si no existe el campos Código haga clic en el botón Nuevo para crearlos.
Si no conoce el campos Código haga clic en el botón Buscar y allí aparece un listado
de la información existente.
Presione el botón para almacenar la información digitada.
Presione el botón para descartar los cambios o para salir de la ventana.
Versión 1.0.2008 Manual de usuario Dinámica Gerencial 38
Módulo Afiliaciones
PROCESOS DE LA INFORMACIÓN
Cambio de Cotizante en Beneficiario
Esta opción permite realizar el cambio de estado de cotizante a beneficiario manteniendo la información aún
con el cambio de estado. Para ello:
3. Ingrese al menú Utilidades
4. Seleccione la opción Cambio de Cotizante en Beneficiario. A continuación se desplegará la siguiente
ventana:
Beneficiario: permite establecer el código y nombre del beneficiario a ser trasladado.
Cotizante Actual: permite de establecer le código interno y nombre del cotizante.
Nuevo Cotizante: corresponde al código del nuevo cotizante que puede ya existir como
beneficiario.
Si no conoce el campos beneficiario, cotizante actual y nuevo cotizante, haga clic en el
botón Buscar y allí aparece un listado de la información existente.
Presione el botón para almacenar la información digitada.
Presione el botón para descartar los cambios o para salir de la ventana.
Aumento de la Mesada para Pensionados
Esta opción permite efectuar aumentos en las mesadas pensionales. Para ello:
1. Ingrese al menú Utilidades
2. Seleccione la opción Aumento de la Mesada para Pensionados . A continuación se desplegará la
siguiente ventana:
Versión 1.0.2008 Manual de usuario Dinámica Gerencial 39
Módulo Afiliaciones
Código: corresponde al la identificación interna del pensionado, el sistema trae
automáticamente el nombre del pensionado.
Modo de Aumento: permite establecer sí el aumento se registra por valor ó porcentaje este
proceso se realiza pensionado por pensionado.
Si no conoce el campos código de Pensionado, haga clic en el botón Buscar y allí
aparece un listado de la información existente.
Presione el botón para almacenar la información digitada.
Presione el botón para descartar los cambios o para salir de la ventana.
Traslado de Cotizante a Beneficiario Esta opción permite convertir a un cotizante en beneficiario sin perder el historial del cotizante. Para ello:
1. Ingrese al menú Utilidades
2. Seleccione la opción Traslado de Cotizante a Beneficiario. A continuación se desplegará la siguiente
ventana:
Cotizante: Determina el código y nombre del cotizante.
Beneficiario: identifica el código y nombre del Beneficiario.
Parentesco: es el código determinado por la institución para definir la relación familiar o
grado de consanguinidad entre el cotizante y sus beneficiarios, este código va acompañado
de la descripción del parentesco.
Versión 1.0.2008 Manual de usuario Dinámica Gerencial 40
Módulo Afiliaciones
Fecha de Inicio del parentesco: es la fecha a partir de la cual se informa y registra el
cambio de cotizante a beneficiario.
Tipo de Parentesco: establece el código del parentesco existente entre el cotizante y
beneficiario.
Si no existe los campos Cotizante, Beneficiario, Nuevo Cotizante y parentesco haga clic en
el botón Nuevo para crearlos.
Si no conoce los campos Cotizante, Beneficiario, Nuevo Cotizante y parentesco haga clic en
el botón Buscar y allí aparece un listado de la información existente.
Guardar: Presione el botón para almacenar la información digitada.
Presione el botón para descartar los cambios o para salir de la ventana.
Leer Archivo de Novedades
Esta opción permite cargar el archivo de cotizantes y beneficiario según la resolución 2930. Para ello:
1. Ingrese al menú Utilidades
2. Seleccione la opción Leer Archivo plano de Novedades. A continuación se desplegará la siguiente
ventana:
Novedades para: establece sí se trata de un archivo de cotizantes ó beneficiarios
Ubicación del archivo: cuando se hace clic sobre este campo el sistema activa un Browse
que permite ubicar el archivo plano para ser leído.
Presione el botón para almacenar la información digitada.
Presione el botón para descartar los cambios o para salir de la ventana.
Actualizar Vencimiento de carnets
Esta opción permite actualizar las fechas de vencimiento de carnets de acuerdo con las fechas establecidas de
inicio de vigencia. Para ello:
1. Ingrese al menú Utilidades
2. Seleccione la opción Actualizar Vencimiento de Carnets. A continuación se desplegará la siguiente
ventana:
Versión 1.0.2008 Manual de usuario Dinámica Gerencial 41
Módulo Afiliaciones
Ubicación del Archivo: al hacer clic en esta pantalla aparece un browse que permite ubicar
el archivo plano para ser leído y actualizar las Bases de Datos.
Presione el botón para almacenar la información digitada.
Presione el botón para descartar los cambios o para salir de la ventana.
Generación de Archivo Plano para Aportantes
Esta opción permite crear generar el archivo plano de los Aportantes registrados en la Administradora. Para
ello:
1. Ingrese al menú Utilidades
2. Seleccione la opción Archivo Plano para Aportantes . A continuación se desplegará la siguiente
ventana:
Empresa inicial y final: rango de los Aportantes que serán incluidos en el archivo plano.
Periodo inicial: establece el periodo a partir del cual se generará el archivo plano.
Número de periodos: establece la información de cuantos periodos ( de acuerdo con los
parámetros de periodos definidos en las utilidades), se debe incluir en el archivo plano.
Presione el botón Aceptar para almacenar la información digitada.
Salir : Presione el botón Salir para descartar los cambios o para salir de la
ventana.
Generación de Archivo Plano para Cotizantes
Esta opción permite generar el archivo plano de los cotizantes para un periodo establecido por el usuario
crear. Para ello:
1. Ingrese al menú Utilidades
2. Seleccione la opción Archivo Plano para Cotizantes . A continuación se desplegará la siguiente
ventana:
Versión 1.0.2008 Manual de usuario Dinámica Gerencial 42
Módulo Afiliaciones
Cotizante inicial y final: rango de los afiliados que serán incluidos en el archivo plano.
Periodo inicial: establece el periodo a partir del cual se generará el archivo plano.
Número de periodos: establece la información de cuantos periodos ( de acuerdo con los
parámetros de periodos definidos en las utilidades), se debe incluir en el archivo plano.
Presione el botón para almacenar la información digitada.
Presione el botón para descartar los cambios o para salir de la ventana.
Generación de Archivo Plano para Afiliados Vigentes
Esta opción permite generar el archivo de afiliados y beneficiarios incluidos en el sistema general de
Seguridad en Salud. Para ello:
1. Ingrese al menú Utilidades
2. Seleccione la opción Archivo Plano para Afiliados Vigentes. A continuación se desplegará la siguiente
ventana:
Fecha de Corte: establece la fecha de ingreso de afiliados que serán incluidos en el archivo
plano.
Anexo Técnico ‘R’: formato de Anexo de Cotizaciones.
Anexo Técnico ‘B’: formato de Anexo de beneficiarios.
Presione el botón para almacenar la información digitada.
Presione el botón para descartar los cambios o para salir de la ventana.
Versión 1.0.2008 Manual de usuario Dinámica Gerencial 43
Módulo Afiliaciones
Manejo de Informes (Salidas)
Como Imprimir y Visualizar los Reportes de Afiliaciones
Los informes de Afiliaciones le permitirán contar con reportes de soporte para posterior análisis. Para ello:
1. Ingrese al menú Informes
2. Seleccione la opción correspondiente al tipo de informe que desea generar.
3. Para todos los informes, seleccione la forma en que desea verlos:
Por Pantalla: Si desea ver el informe en la pantalla de su computadora, realice un clic sobre este
icono.
Impreso: Si desea imprimir el informe, realice un clic sobre este icono.
En archivo: Si desea generar el informe en un archivo, realice un clic sobre este icono.
RECUERDE
Después de seleccionar la forma como desea ver el informe debe presionar para que se realice
la operación
Informes Generales
Tipos de Documentos: Lista en forma general los tipos de documentos con las
características básicas definidas para cada caso.
Afiliados y Tipos de Afiliados: lista los tipos de afiliados con los códigos y características
de cada tipo de afiliado definido.
Requisitos de Aportantes y tipos de afiliados: lista las opciones y requerimientos para
cada uno de los documentos dependiendo el tipo de Afiliado.
Asesores Comerciales: informe detallado de los asesores comerciales definidos en la
empresa.
Promotores: este informe genera el listado de cédula y código de los promotores y el
Asesor Comercial Asociado a cada uno.
Planes de Atención: listado general de los planes de atención definidos para cada uno de
los contratos.
Versión 1.0.2008 Manual de usuario Dinámica Gerencial 44
Módulo Afiliaciones
Tipos de Usuario: este informe establece los diferentes tipos de usuario dentro de la
aplicación.
Tipos de Parentesco: establece los parentescos definidos dentro del grupo familiar primario
para régimen Contributivo y los integrantes de grupo familiar para el régimen subsidiado.
Parentesco: lista las relaciones existentes entre los diferentes tipos de parentesco.
Informes de Régimen Contributivo
Aportantes: Lista los Aportantes registrados para el régimen contributivo.
Zonas Geográficas: Muestra aportante por aportante la zona geográfica asignada de
acuerdo con la ubicación geográfica de la empresa y la IPS de influencia.
Categorías de Salarios: lista la clasificación definida por la administradora según el rango
de salarios, y teniendo como base el Salario mínimo mensual legal vigente
Cotizantes: lista los cotizantes teniendo rompimientos por Aportante, Cotizante y tipo de
Cotizante, mostrando los datos principales registrados en la afiliación.
Beneficiarios: lista los beneficiarios teniendo rompimientos por Aportante, Cotizante, Zona
y tipo de parentesco, mostrando los datos principales registrados en la afiliación.
Informes de Carnets: este informe muestra las fechas de afiliación, emisión, impresión y
reimpresión, para un rango de contratos y puede contener cotizantes y/o beneficiarios.
Informes de Novedade Listado de las novedades de cada uno de los Cotizantes teniendo como filtros el tipo de usuario y novedad.
Archivo Resolución 2390 Este informe genera la información contenido en el decreto que determina la información de los afiliados y
beneficiarios para un periodo de tiempo determinado.
Versión 1.0.2008 Manual de usuario Dinámica Gerencial 45
Módulo Afiliaciones
OPERACIONES NO RUTINARIAS
Parámetros del Módulo
Esta opción permite crear los valores generales con los cuales trabajara la aplicacion. Para ello:
1. Ingrese al menú Utilidades
3. Seleccione la opción Parámetros del Módulo. A continuación se desplegará la siguiente ventana:
Código de IPS: identifique el código asignado para la Administradora para Régimen
Contributivo.
Código de ARS: identifique el código asignado para la Administradora para Régimen
Subsidiado.
Tipo de Fondo: permite establecer sí la Administradora es de salud, Pensión ó Riesgos
Profesionales.
Manejo de Asesores y promotores: este opción hace que se active ó no en las o pantallas
del módulo el manejo de promotores ó asesores.
Crear Afiliados en tabla de terceros: permite que cuando se cree un afiliado el sistema
cree automáticamente al afiliado como tercero.
Ultimo Cierre: el proceso de cierre se corre desde el módulo de compensación pero afecta
las fechas de afiliación del módulo de afiliaciones.
Diferencia entre la fecha de nacimiento y de afiliación: establezca los días validos sin
afiliación del recién nacido, basados en la fecha de nacimiento.
Fecha de Novedades: es la fecha de control para la generación de novedades dentro del
módulo.
% de Salud para Aportantes: establezca el porcentaje de la base de cotización que debe
cancelar el patrono.
% de Salud para Cotizantes: establezca el porcentaje de la base de cotización que debe
cancelar el empleado.
Consecutivos: cuando se inicia el trabajo permite definir los consecutivos en los que
arranca la Declaración de la Compensación, carnet regimen contributivo y subsidiado,
Versión 1.0.2008 Manual de usuario Dinámica Gerencial 46
Módulo Afiliaciones
Inicial: Dias limite para entregar la compensación de los cotizantes y beneficiarios.
Adicional 1 y 2: Dias limite para entregar la compensación de los adicionales.
Presione el botón para almacenar la información digitada.
Presione el botón para descartar los cambios o para salir de la ventana.
Parámetros del Periodo
Esta opción permite definir el salario mínimo para un periodo definido. Para ello:
1. Ingrese al menú Utilidades
2. Seleccione la opción Parámetros del Periodo. A continuación se desplegará la siguiente ventana:
Periodo Inicial y Final: rango de meses en los que aplicará el salario mínimo.
Salario Mínimo: valor definido como Salario Mínimo Legal Vigente.
Presione el botón para almacenar la información digitada.
Presione el botón para descartar los cambios o para salir de la ventana.