Manual de Apoyo de Fundamentos de Sistemas de Información.

Definición de Sistema de Información.

Definición: Un sistema de información es un conjunto de elementos interrelacionados con el propósito de prestar atención a las demandas de información de una organización, para elevar el nivel de conocimientos que permitan un mejor apoyo a la toma de decisiones y desarrollo de acciones. (Peña, 2006).

Otros autores como Peralta (2008), de una manera más acertada define sistema de información como: conjunto de elementos que interactúan entre sí con el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio. Teniendo muy en cuenta el equipo computacional necesario para que el sistema de información pueda operar y el recurso humano que interactúa con el Sistema de Información, el cual está formado por las personas que utilizan el sistema.

Un sistema de información realiza cuatro actividades básicas: entrada, almacenamiento, procesamiento y salida de información. (Peralta, 2008)

Entrada de Información: Es el proceso mediante el cual el Sistema de Información toma los datos que requiere para procesar la información. Las entradas pueden ser manuales o automáticas. Las manuales son aquellas que se proporcionan en forma directa por el usuario, mientras que las automáticas son datos o información que provienen o son tomados de otros sistemas o módulos. Esto último se denomina interfaces automáticas. Las unidades típicas de entrada de datos a las computadoras son las terminales, las cintas magnéticas, las unidades de diskette, los códigos de barras, los scaner, la voz, los monitores sensibles al tacto, el teclado y el mouse, entre otras.

Almacenamiento de información: El almacenamiento es una de las actividades o capacidades más importantes que tiene una computadora, ya que a través de esta propiedad el sistema puede recordar la información guardada en la sección o proceso anterior. Esta información suele ser almacenada en estructuras de información denominadas archivos. La unidad típica de almacenamiento son los discos magnéticos o discos duros, los discos flexibles o diskettes y los discos compactos (CD-ROM).

Procesamiento de Información: Es la capacidad del Sistema de Información para efectuar cálculos de acuerdo con una secuencia de operaciones preestablecida. Estos cálculos pueden efectuarse con datos introducidos recientemente en el sistema o bien con datos que están almacenados. Esta característica de los sistemas permite la transformación de datos fuente en información que puede ser utilizada para la toma de decisiones, lo que hace posible, entre otras cosas, que un tomador de decisiones genere una proyección financiera a partir de los datos que contiene un estado de resultados o un balance general de un año base.

Salida de Información: La salida es la capacidad de un Sistema de Información para sacar la información procesada o bien datos de entrada al exterior. Las unidades típicas de salida son las impresoras, terminales, diskettes, cintas magnéticas, la voz, los graficadores y los plotters, entre otros. Es importante aclarar que la salida de un Sistema de Información puede constituir la entrada a otro Sistema de Información o módulo. En este caso, también existe una interface automática de salida.

Otro autor define que “Un sistema de información es el sistema de personas, registros de datos y actividades que procesa los datos y la información en cierta organización, incluyendo manuales de procesos o procesos automatizados.” (s/a, 2008). 1

Características de la información. La información debe poseer ciertas características para que a los administradores y responsables de decisiones les resulte valiosa; además dichas características también acrecientan el valor de la información para las organizaciones. Si la información no es exacta ni completa, se corre el riesgo de tomar decisiones desacertadas, que pueden implicar costos de miles, e incluso de millones de dólares a las organizaciones.

Diferentes tipos de información. Exacta. La información exacta carece de errores. En algunos casos se genera información inexacta porque se insertan datos inexactos en el proceso de transformación (lo que comúnmente se conoce como “si entra basura, sale basura”*GIGO, garbage in, garbage out]). Completa. La información completa contiene todos los datos importantes. Un informe de inversión que no incluyera todos los costos importantes, no estaría completo. Económica. La producción de la información debe ser relativamente económica. Los responsables de la toma de decisiones siempre deben evaluar el valor de la información con el costo de producirla. Flexible. La información flexible es útil para muchos propósitos. Por ejemplo, la información acerca de las existencias en inventario de una parte específica le es útil a un representante de ventas para cerrar una venta, a un gerente de producción para determinar la necesidad de más inventario, y a un ejecutivo de finanzas para determinar el valor total de la inversión en inventario de la compañía. Confiable. La información confiable dependerá de algunos factores. En muchos casos, la confiabilidad de la información depende del método de recolección de datos; en otros, de la fuente de información. Un rumor de fuente anónima sobre la posibilidad de un incremento en los precios del petróleo no será confiable.

Pertinente. La información pertinente es la realmente importante para el responsable de la toma de decisiones. Información acerca de la posibilidad de un decremento en el precio de la madera no sería pertinente para una compañía fabricante de microprocesadores de computadoras. Simple. La información debe ser simple, no excesivamente compleja. Por lo general no se precisa de información sofisticada y detallada. Un exceso de información puede provocar sobrecarga de información, en este caso en el que el responsable de la toma de decisiones tiene tanta información que le es imposible identificar la verdaderamente importante. Oportuna. La información oportuna es la que se recibe justo cuando se le necesita. Conocer las condiciones climáticas imperantes la semana anterior no servirá de nada para decidir el atuendo de hoy. Verificable. La información debe ser verificable. Esto significa la posibilidad de comprobar que es correcta, quizá mediante la consulta de muchas fuentes al respecto. Accesible. La información debe de ser de fácil acceso para los usuarios autorizados, quienes deben obtenerla en el formato adecuado y el momento correcto para satisfacer sus necesidades. Segura. La información debe ser protegida contra el acceso a ella de usuarios no autorizados.

El valor de la información El valor de la información está directamente relacionado con la utilidad que represente para los responsables de toma de decisiones en el cumplimiento de las metas de la organización; puede medirse, por ejemplo, con base en el tiempo requerido para tomar una decisión o en el aumento de las utilidades de la compañía. Considérese el caso de un pronóstico de mercado de acuerdo con el cual la demanda de un nuevo producto será alta. Si la información de este pronóstico de mercado se toma en cuenta en el desarrollo del nuevo producto y gracias a ello la compañía obtiene utilidades adicionales por 10,000 dólares, el valor de esa información para la compañía equivaldría a esa misma cantidad menos el costo de la información.

Conceptos de sistemas y modelado Otro de los conceptos centrales además del de información, es el de sistema. Un sistema es un conjunto de elementos o componentes que interactúan entre sí para cumplir ciertas metas.

Los sistemas poseen entradas, procesamiento, mecanismos, salidas y retroalimentación. Por ejemplo, un lavado automático de automóviles. Por supuesto, las entradas tangibles de este proceso son un auto sucio, agua y los diversos ingredientes de limpieza en uso; tiempo, energía, habilidad y conocimiento también son indispensables como entradas de este sistema. Tiempo y energía son necesarios para que el sistema opere; la habilidad sería la capacidad para operar exitosamente el rociador de líquido, el cepillo espumante y los dispositivos de secado con aire, y el conocimiento interviene para definir los pasos a seguir en la operación de lavado de autos y del orden en que éstos deben ejecutarse. Los mecanismos de procesamiento consisten en seleccionar primero que nada la opción de limpieza deseada (solo lavado; lavado y encerado; lavado, encerado y pulido, etc.) y hacérsela saber al operador de servicio de lavado. Observe además la existencia de un mecanismo de retroalimentación (la opinión del cliente acerca del grado de limpieza de su automóvil). Los rociadores expulsan agua, jabón líquido o cera dependiendo en qué paso del proceso esté el automóvil y de las opciones seleccionadas. La salida es un auto limpio. Es importante señalar que para obtener buenos resultados es preciso que los elementos o componentes independientes del sistema (rociador de líquido, cepillo espumante y secador) interactúen entre sí.

Componentes y conceptos de sistemas

El límite de un sistema define a un sistema y lo distingue de todo lo demás (entorno). La forma en que están organizados o dispuestos los elementos del sistema se llama configuración. De modo muy similar a como ocurre con los datos, las relaciones entre los elementos de un sistema se definen por medio del conocimiento. En la mayoría de los casos, conocer el propósito o resultado que se desea obtener de un sistema es el primer paso en la definición de la manera en que se configurarán sus elementos. Por ejemplo, el resultado deseado de nuestro sistema es un auto limpio.

Por experiencia sabemos que sería ilógico disponer las cosas en tal forma que el elemento del rociador de líquido precediera al elemento del cepillo espumante, pues los pasos del proceso estarían invertidos (enjuagar, y luego enjabonar), con lo cual el automóvil no quedaría precisamente limpio. Tal como se deduce de este ejemplo, el conocimiento es necesario tanto para definir las relaciones entre las entradas de un sistema (el auto sucio y las instrucciones al operador) como organizar los elementos del sistema que se utilizan para procesar las entradas (el cepillo espumante debe preceder al rociador de líquido)

Tipos de sistemas. Los sistemas pueden clasificarse de acuerdo con numerosas dimensiones; pueden ser simples o complejos, abiertos o cerrados, estables o dinámicos, adaptables o no adaptables, permanentes o temporales. Simple Complejo Posee pocos componentes, y cuya relación o interacción entre ellos es sencilla y directa

Posee muchos elementos estrechamente relacionados e interconectados

Abierto Cerrado Interactúa con su entorno No interactúa con el entorno Estable Dinámico Sufre escasos cambios al paso del tiempo Sufre rápidos y constantes cambios al paso

del tiempo Adaptable No adaptable Es capaz de modificarse en respuesta a cambios en el entorno

Es incapaz de modificarse en respuesta a cambios en el entorno

Permanente Temporal Está diseñado para existir durante un periodo relativamente largo.

Está diseñado para existir durante un periodo relativamente corto

Clasificación de organizaciones por tipo de sistema. Ejemplos:

Una compañía de servicios de limpieza dedicada al aseo de oficinas fuera de horas hábiles representa sin duda un sistema simple y estable, porque la necesidad de sus servicios es constante y sumamente regular. En cambio, una exitosa compañía fabricante de computadoras sería compleja y dinámica, pues opera en un entorno sujeto a cambios. Su una compañía no es adaptable, será imposible que sobreviva. Muchas de las compañías de computadoras surgidas en los inicios de esta industria –como Osborne Computer, fabricante de una de las primeras computadoras portátiles, y visiCorp, que desarrollo el primer programa de hoja de cálculo- fueron incapaces de cambiar con la rapidez que exigía el mercado y no pudieron evitar su desaparición.

Tipos de Software.

El software es un conjunto de programas, instrucciones y reglas informáticas que

permiten ejecutar distintas tareas en una computadora. Se considera que el software es el

equipamiento lógico e intangible de una PC.

Consiste en programas de cómputo que controlan las operaciones del hardware. Existen

dos tipos diferentes de software: de sistemas y de aplicaciones.

Software de Sistemas. Es el grupo de programas diseñados para coordinar las

actividades y funciones del hardware. Para un diseño particular de CPU y un tipo de

hardware se crea un paquete de software de sistemas específico. La combinación de una

configuración particular de hardware y un paquete de software de sistemas se conocen

como una plataforma de sistemas de computación.

Software Personal Grupo de Trabajo Empresa

Software de

Sistemas

Sistemas

operativos de

computadoras

personales y

estaciones de

trabajo

Sistemas

operativos de red

Sistemas operativos de

computadoras de rango, rango

medio y

supercomputadoras(mainframe)

Software de

Aplicaciones

Procesamiento de

Texto, hoja de

cálculo, base de

datos, gráficas

Correo

electrónico,

planeación en

grupos, trabajo

compartido

Libro mayor general, entrada de

pedidos, nóminas, recursos

humanos.

Otorgamiento de licencias de software.

Conforme aumenta la importancia del software, el control de su uso adquiere relevancia.

Los proveedores dedican tiempo y recursos al desarrollo de software, por lo cual tienen

que intentar proteger sus productos contra copias y distribución por usuarios individuales

y otras compañías proveedoras de software.

En la actualidad las compañías pueden registrar la propiedad del software y de los

programas, pero esta protección es limitada. Otra opción es recurrir a las leyes de patente

actuales, pero este método no ha sido totalmente aceptado por expertos legales y por los

tribunales

Mejorías del software.

Las compañías del software revisan sus programas y al cabo de cierto tiempo venden

nuevas versiones. En algunos casos el software revisado puede ofrecer mejorías nuevas y

valiosas. En otros casos el software quizá utilice un código de programa complejo que

ofrezca poco en términos de capacidades adicionales

Además, el software revisado puede contener fallas o errores. La decisión de comprar el

software más moderno puede ser un problema para las empresas y las personas con una

gran inversión en software. ¿Se debe comprar la versión más reciente cuando se lanza al

mercado?

Algunas organizaciones y personas no siempre obtienen las mejorías o versiones más

actuales de software, a menos de que existan ventajas o capacidades importantes. En

lugar de ellos quizá solo busquen mejoras mediante la obtención del software más

reciente cuando existen características nuevas sustanciales

Apoyo Global del Software.

Las grandes compañías obtienen pocos problemas en alentar a los proveedores para que

les vendan licencias de software aun para los lugares más remotos donde lleve a cabo

funciones su compañía. Pero ¿Pueden proporcionar esos mismos proveedores el apoyo

apropiado para sus clientes de software en todas las ubicaciones?. Si se considera los

requisitos para el apoyo de las operaciones locales, resulta ser uno de los mayores retos

que enfrenta el hardware de sistemas de información cuando se integran sistemas

estandarizados para toda la compañía. Las compañías tendrán que asegurarse de que el

proveedor cuente con el servicio de apoyo apropiado para las operaciones locales.

Las 5 C

La necesidad del análisis y diseño de sistemas.

El análisis y diseño de sistemas, tal como lo realizan los analistas de sistemas, tiene el

propósito de analizar sistemáticamente la entrada o el flujo de datos, procesar o

transformar datos, el almacenamiento de datos y la salida de información en el contexto

de una empresa en particular. Más aún, el análisis de sistemas se emplea para analizar,

diseñar e implementar mejoras en el funcionamiento de las empresas, a través de

sistemas de información computarizados.

La instalación de un sistema sin una previa planeación adecuada conduce a una gran

decepción y con frecuencia provoca que el sistema deje de utilizarse. El análisis y diseño

de sistemas, se le puede considerar como una serie de procesos sistemáticamente

emprendidos con el propósito de mejorar un negocio con ayuda de sistemas de

información computarizados. Gran parte del análisis y diseño de sistemas implica trabajar

con usuarios actuales y ocasionales de los sistemas de información.

Es importante que los usuarios intervengan de alguna manera durante el proyecto para

completar con éxito los sistemas de información computarizados. Los analistas de

sistemas, constituyen el otro componente esencial en el desarrollo de sistemas de

información útiles.

Roles del analista de sistemas

El analista de sistemas evalúa de manera sistemática el funcionamiento de un negocio

mediante el examen de la entrada y el procesamiento de datos y su consiguiente

producción de información, con el propósito de mejorar los procesos de una organización.

El analista debe tener la capacidad de trabajar con todo tipo de gente y contar con

suficiente experiencia en computadoras. El analista desempeña diversos roles, en

ocasiones varios de ellos al mismo tiempo. Los tres roles principales del analista de

sistemas son el de consultor, experto en soporte técnico y agente de cambio.

El rol de consultor del analista de sistemas

Con frecuencia, el analista de sistemas desempeña el rol de consultor para un negocio y,

por tanto, podría ser contratado de manera específica para enfrentar los problemas de

sistemas de información de una empresa. Esta contratación se puede traducir en una

ventaja porque los consultores externos tienen una perspectiva fresca de la cual carecen

los demás miembros de una organización. También se puede traducir en una desventaja

porque alguien externo nunca conocerá la verdadera cultura organizacional. En su función

de consultor externo, usted dependerá en gran medida de los métodos sistemáticos para

analizar y diseñar sistemas de información apropiados para una empresa en particular.

Además, tendrá que apoyarse en los usuarios de los sistemas de información para

entender la cultura organizacional desde la perspectiva que tienen ellos.

El rol del experto en soporte técnico del analista de sistemas

Otro rol que tendrá que desempeñar es el de experto en soporte técnico dentro de la

empresa en la cual labora de manera regular. En este rol el analista recurre a su

experiencia profesional con el hardware y software de cómputo y al uso que se le da en el

negocio. Con frecuencia este trabajo no implica un proyecto completo de sistemas, sino

más bien la realización de pequeñas modificaciones o la toma de decisiones que se

circunscriben a un solo departamento.

Como experto de soporte técnico, usted no está a cargo del proyecto; tan sólo actúa como

recurso para aquellos que si lo están. Si usted es un analista de sistemas contratado por

una empresa de manufactura o servicios, gran parte de sus actividades podrían ajustarse

a este rol.

El rol de agente de cambio del analista de sistemas

El rol más completo y de mayor responsabilidad que asume el analista de sistemas es el de

agente de cambio, ya sea interno o externo para la empresa. Como analista, usted es un

agente de cambio si desempeña cualquiera de las actividades relacionadas con el ciclo de

vida del desarrollo de sistemas y está presente en la empresa durante un largo periodo.

Un agente de cambio se puede definir como alguien que sirve de catalizador para el

cambió, desarrolla un plan para el cambio y coopera con los demás para facilitarlo.

Su presencia en el negocio inicia el cambio. Como analista de datos, usted debe estar

consciente de este hecho y utilizarlo como punto de partida para su análisis. De ahí que

tenga que interactuar con los usuarios y la administración desde el principio de su

proyecto. Sin su colaboración usted no podría entender lo que ocurre en una organización

y el cambio real nunca se daría.

Si el cambio (es decir, las mejoras al negocio que se pueden concretar mediante los

sistemas de información) parece factible después de efectuar el análisis, el siguiente paso

es desarrollar un plan para el cambio de manera conjunta con quienes tienen la facultad

de autorizarlo. Una vez que se haya alcanzado el consenso acerca de los cambios por

realizar, usted tendrá que interactuar constantemente con quienes vayan a cambiar.

En su calidad de analista de sistemas desempeñando la función de agente de cambio,

debe promover un cambio que involucre el uso de los sistemas de información. También

es parte de su tarea enseñar a los usuarios el proceso de cambio, ya que las

modificaciones a un sistema de información no sólo afectan a éste sino que provocan

cambios en el resto de la organización.

Cualidades del analista de sistemas

De las descripciones anteriores sobre los roles que desempeña el analista de sistemas, se

deduce fácilmente que el analista exitoso debe contar con una amplia gama de

cualidades. Hay una gran diversidad de personas trabajando como analistas de sistemas,

por lo que cualquier descripción que intente ser general está destinada a quedarse corta

en algún sentido. No obstante, la mayoría de los analistas de sistemas tienen algunas

cualidades comunes.

En primer lugar, el analista es un solucionador de problemas. Es una persona que aborda

como un reto el análisis de problemas y que disfruta al diseñar soluciones factibles.

Cuando es necesario, el analista debe contar con la capacidad de afrontar

sistemáticamente cualquier situación mediante la correcta aplicación de herramientas,

técnicas y su experiencia. El analista también debe ser un comunicador con capacidad

para relacionarse con los demás durante extensos periodos. Necesita suficiente

experiencia en computación para programar, entender las capacidades de las

computadoras, recabar los requisitos de información de los usuarios y comunicarlos a los

programadores. Asimismo, debe tener una ética personal y profesional firme que le ayude

a moldear las relaciones con sus clientes.

El analista de sistemas debe ser una persona autodisciplinada y automotivada, con la

capacidad de administrar y coordinar los innumerables recursos de un proyecto,

incluyendo a otras personas. La profesión de analista de sistemas es muy exigente; pero es

una profesión en constante evolución que siempre trae nuevos retos.

El ciclo de vida del desarrollo de sistemas

Dentro del enfoque sistemático que el analista toma en relación con el análisis y diseño de

sistemas de información, se incluye el ciclo de vida del desarrollo de sistemas (SDLC,

Systems Development Life Cycle). El SDLC es un enfoque por fases para el análisis y el

diseño cuya premisa principal consiste en que los sistemas se desarrollan mejor utilizando

un ciclo específico de actividades del analista y el usuario.

Los analistas no se ponen de acuerdo en la cantidad de fases que incluye el ciclo de vida

del desarrollo de sistemas, pero en general alaban su enfoque organizado. Hemos dividido

el ciclo en siete fases. Es posible que varias actividades ocurran de manera simultánea, y

algunas de ellas podrían repetirse. Es más práctico considerar que el SDLC se realiza por

fases y no en pasos aislados.

Identificación de problemas, oportunidades y objetivos

En esta primera fase del ciclo de vida del desarrollo de sistemas, el analista se ocupa de

identificar problemas, oportunidades y objetivos. Esta etapa es crítica para el éxito del

resto del proyecto, pues a nadie le agrada desperdiciar tiempo trabajando en un problema

que no era el que se debía resolver.

La primera fase requiere que el analista observe objetivamente lo que sucede en un

negocio. Después, en conjunto con otros miembros de la organización, el analista

determina con precisión cuáles son los problemas. Con frecuencia los problemas son

detectados por alguien más, y ésta es la razón de la llamada inicial del analista. Las

oportunidades son situaciones que el analista considera susceptibles de mejorar utilizando

sistemas de información computarizados. El aprovechamiento de las oportunidades

podría permitir a la empresa obtener una ventaja competitiva o establecer un estándar

para la industria.

La identificación de objetivos también es una parte importante de la primera fase. En

primer lugar, el analista debe averiguar lo que la empresa trata de conseguir. A

continuación, podrá determinar si algunas funciones de las aplicaciones de los sistemas de

información pueden contribuir a que el negocio alcance sus objetivos aplicándolas a

problemas u oportunidades específicos.

Los usuarios, los analistas y los administradores de sistemas que coordinan el proyecto

son los involucrados en la primera fase. Las actividades de esta fase consisten en

entrevistar a los encargados de coordinar a los usuarios, sintetizar el conocimiento

obtenido, estimar el alcance del proyecto y documentar los resultados. El resultado de

esta fase es un informe de viabilidad que incluye una definición del problema y un

resumen de los objetivos. Después la administración debe decidir si se sigue adelante con

el proyecto propuesto. Si el grupo de usuarios no cuenta con fondos suficiente, si desea

atacar problemas distintos, o si la solución a estos problemas no amerita un sistema de

cómputo, se podría sugerir una solución diferente y el proyecto de sistemas se cancelaría.

Determinación de los requerimientos de información

La siguiente fase que enfrenta el analista es la determinación de los requerimientos de

información de los usuarios. Entre las herramientas que se utilizan para determinar los

requerimientos de información de un negocio se encuentran métodos interactivos como

las entrevistas, los muestreos, la investigación de datos impresos y la aplicación de

cuestionarios; métodos que no interfieren con el usuario como la observación del

comportamiento de los encargados de tomar decisiones y sus entornos de oficina, al igual

que métodos de amplio alcance como la elaboración de prototipos.

En la fase de determinación de los requerimientos de información del SDLC, el analista se

esfuerza por comprender la información que necesitan los usuarios para llevar a cabo sus

actividades. Como puede ver, varios de los métodos para determinar los requerimientos

de información implican interactuar directamente con los usuarios. Esta fase es útil para

que el analista confirme la idea que tiene de la organización y sus objetivos. En ocasiones

sólo realizan las dos primeras fases del ciclo de vida del desarrollo de sistemas. Esta clase

de estudio podría tener un propósito distinto y por lo general la lleva a la práctica un

especialista conocido como analista de información (IA, Information Analyst).

Los implicados en esta fase son el analista y los usuarios, por lo general trabajadores y

gerentes del área de operaciones. El analista de sistemas necesita conocer los detalles de

las funciones del sistema actual: el quién (la gente involucrada), el qué (la actividad del

negocio), el dónde (el entorno donde se desarrollan las actividades), el cuándo (el

momento oportuno) y el cómo (la manera en que se realizan los procedimientos actuales)

del negocio que se estudia. Enseguida el analista debe preguntar la razón por la cual se

utiliza el sistema actual. Podría haber buenas razones para realizar los negocios con los

métodos actuales, y es importante tomarlas en cuenta al diseñar un nuevo sistema.

Sin embargo, si la razón de ser de las operaciones actuales es que “siempre se han hecho

de esta manera”, quizá será necesario que el analista mejore los procedimientos. La

reingeniería de procesos de negocios podría ser útil para conceptualizar el negocio de una

manera creativa. Al término de esta fase, el analista debe conocer el funcionamiento del

negocio y poseer información muy completa acerca de la gente, los objetivos, los datos y

los procedimientos implicados.

Bibliografía.

Análisis y Diseño de Sistemas

Sexta Edición

Autores: Kendall y Kendall

Editorial: Pearson, Prentice Hall

Principios de sistemas de información: enfoque administrativo.

Autor: Ralph M. Stair, George W. Reynolds

Editorial: International Thomson Editores, S.A. de C.V.