manual de excel 2000

Excel 2000 Professional Mdulo Bsico

Microsoft

Microsoft Office 2000 Professional

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INDICE GENERAL MICROSOFT EXCEL 2000 PROFESSIONALEXCEL 2000 BSICOLECCIN 01: INTRODUCCIN A EXCEL 2000 ................................................................ 03 Introduccin La ventana principal Los mens de Excel El primer libro Salir de Excel LECCIN 02: LIBROS DE TRABAJO ................... 09 Conceptos generales Desplazamiento Insertar y eliminar hojas Mover y copiar hojas Guardar archivos LECCIN 03: INTRODUCCIN DE DATOS ....... 17 Conceptos fundamentales Forma de introducir datos Introducir nmero y texto Introducir fechas Llenado de celdas adyacentes Creacin de series Creacin de tendencias LECCIN 04: EDICIN DE UNA HOJA .............. 25 Edicin de celdas Copiar y mover celdas Insertar y eliminar celdas Pegado especial Buscar y reemplazar LECCIN 05: ORGANIZAR E IMPRIMIR HOJAS .......................................................................... 35 Ventanas Paneles Revisar ortografa Configurar pgina Saltos de pgina Imprimir LECCIN 06: FRMULAS ...................................... 47 Sintaxis Referencias Referencias a otras hojas Mover y copiar frmulas Rtulo y nombre LECCIN 07: TRABAJO CON FUNCIONES ....... 57 Funciones Autosuma Pegar funcin Funciones sugeridas Insertar referencias Funciones animadas LECCIN 08: FORMATO DE CELDAS ................ 63 Introduccin Anchura y altura de celdas Alineacin de datos Fuente de texto Borde y rellenos LECCIN 09: FORMATOS DE CELDAS (II) ....... 71 Formatos de nmeros Formatos personalizados Formatos condicionales Estilos Autoformato LECCIN 10: CREACIN GRFICOS ................. 81 Introduccin Conceptos generales Grficos incrustados Hojas de grfico Seleccin de elementos Agregar datos APNDICE I: FORMATO DE FECHA CON CUATRO DGITOS PARA LOS AOS.

APNDICE II: FORMATO DE MONEDA. EL EURO.

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Introduccin a Excel 20001.1. INTRODUCCIN Una hoja de clculo es una aplicacin que permite la introduccin de datos y la obtencin de resultados a partir de su anlisis, de forma que nos ayuden a la hora de tomar decisiones en la empresa.

La posibilidad de incorporar frmulas complejas, de representar grficamente los datos introducidos y de realizar el anlisis de qu sucedera si variamos algn parmetro de nuestro modelo, hacen de una hoja de clculo una herramienta indispensable en entornos econmicos o administrativos. Excel 2000 es una hoja de clculo potente y sencilla. Su principal cualidad es la de incorporar elementos que permiten un anlisis de los datos desde casi cualquier punto de vista sin que ello implique dificultad en su manejo. Tareas como la creacin de presupuestos, clculos de facturas, impuestos y otras ms complejas, como el anlisis de inventarios, anlisis de ventas o anlisis estadsticos son ms sencillas en un entorno como el de Excel 2000. Adems, las aplicaciones que pertenecen a la familia Office 2000 permiten preparar documentos para trabajar en Internet.


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ste tambin es el caso de Excel, donde el poder guardar una hoja de clculo en formato HTML permite publicarla como una pgina Web en la World Wide Web de Internet.

1.2. LA VENTANA PRINCIPAL

Como cualquier otra aplicacin Windows, Excel 2000 (a partir de ahora simplemente Excel) se inicia a travs del men Inicio. Busque el elemento en la carpeta Programas que identifique esta hoja de clculo y, al elegirlo, se cargar la aplicacin. Si es un usuario asiduo de Excel, debera crear un acceso directo al mismo de forma que su inicio sea ms rpido. Al iniciar Excel, aparece su ventana principal, con la que trabajaremos a lo largo del curso. Dentro de ella se abre una ventana de libro cuyo nombre figura en el ttulo de la ventana principal (Libro n). Excel ya est preparado para la introduccin de datos, frmulas, la creacin de grficos, etc., utilizando el libro nuevo que aparece en pantalla o recuperando uno que haya creado con anterioridad y que tenga guardado. Antes de centrarnos en las posibilidades que nos ofrece Excel para el clculo, presentacin e introduccin de datos, fijmonos en los distintos elementos que se visualizan en su ventana principal.

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En la parte superior de la ventana aparece la llamada barra de ttulo. En ella se indica el libro que est utilizando en Excel. Excel asigna inicialmente el nombre Libro 1, Libro 2, etc., a los libros que se van creando. Lgicamente usted podr cambiar dichos nombres. Seguidamente puede ver la zona de la ventana donde se sitan las barras de herramientas. Inicialmente Excel aparece con la barra de mens (que es tratada como una barra de herramientas ms) y las barras de herramientas Estndar y Formato.

Las barras de herramientas permiten acceder rpidamente a los comandos de la aplicacin. En la mayora de casos habr un botn en una barra de herramientas y un comando equivalente en la barra de mens. En otros casos slo podr realizar la accin a travs de la barra de herramientas adecuada. Seguidamente puede ver la llamada rea de edicin. En esta parte de la ventana destaca, a su izquierda, el cuadro de nombres que permite un desplazamiento rpido a cualquier posicin de la hoja. A su derecha est la barra de frmulas donde introducir los datos o funciones que desee. La parte central de la ventana, que ocupa la mayora de sta, es la zona de datos. Est dividida en filas (1, 2, 3,.... ) y columnas (A, B, C, ...). A la interseccin de una fila con una columna se le llama celda que es el rectngulo donde usted puede introducir datos o frmulas. Para identificar una celda, por lo tanto, deber indicar tanto su columna como su fila (Al, A2, B5,...). En esta zona aparecen las barras de desplazamiento, que permiten situarnos en cualquier parte de la hoja de clculo. Finalmente aparece la barra de estado en la parte inferior de la ventana. En esta zona Excel le informa de algunos detalles, como el estado en el que se encuentra (introduciendo datos, realizando una copia de celdas, etc.) y la situacin de algunas teclas como [ Bloq Mays], [Bloq Num], etc...,

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1.3. LOS MENS DE EXCEL

El men principal de Excel contiene la mayora de las acciones que es posible realizar con esta hoja de clculo. Estas acciones podrn realizarse utilizando la opcin de men o con un botn equivalente en una barra de herramientas. Vamos a ver de forma general para qu sirven las distintas partes del men principal de Excel. Men Archivo: desde este men podemos, entre otras cosas, abrir un libro, cerrarlo, guardarlo, imprimirlo o abandonar Excel. Tambin podr acceder a la nueva caracterstica Guardar como pgina Web desde este mismo men. Men Edicin: permite copiar, mover o borrar celdas y, adems, rellenarlas con un valor. Tambin aparecen los comandos Buscar y Reemplazar con los que podr encontrar y/o sustituir un elemento por otro. Men Ver: proporciona la posibilidad de cambiar el aspecto de la ventana que muestra Excel. Podr ver cmo va a imprimirse una hoja de clculo a travs de la vista previa de salto de pgina. Men Insertar: proporciona la posibilidad de insertar celdas, hojas, saltos de pgina, nombres, funciones, comentarios, grficos, etc. En definitiva, cualquier elemento que pueda tener en su hoja de clculo. Men Formato: con este men, podemos cambiar el aspecto de las celdas o del elemento que hayamos seleccionado previamente. Si no ha seleccionado nada, el formato slo afectar a la celda en la que se encuentre. Men Herramientas: desde este men podr hacer una revisin ortogrfica, una auditora o realizar trabajos con marcos, entre otras muchas cosas. Men Datos: proporciona utilidades de bases de datos, como manejo de listas, ordenacin de tablas y acceso a datos. Adems podr mostrar la hoja de una forma resumida o esquemtica. Men Ventana: permite reorganizar ventanas o activar la ventana especificada. La lista de libros abiertos se presenta al final de este men. Men Ayuda (?): proporciona informacin sobre aprendizaje y uso de Microsoft Excel. Se incluye la posibilidad de llamar al Ayudante de Office.

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Como ya comentamos al principio del captulo, existen unos botones que permiten acceder a algunas opciones del men de un modo ms rpido.

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As, por ejemplo, el botn

es equivalente a la opcin del men Archivo / Abrir.

Existe otro tipo de mens: los llamados mens contextuales. Aparecen al hacer clic con el botn derecho del ratn en un determinado objeto.

Dicho tipo de men permite acceder de una forma rpida a las acciones ms usuales que se realizan sobre el objeto que ha pulsado. Por ello el men que aparece depende de dicho objeto. En definitiva, Excel permite realizar sus distintas funciones y comandos de diferentes formas: a travs de un men desplegable, con un botn de una barra de herramientas o con el men contextual de un determinado objeto. Lo importante es que usted conozca que tiene a su disposicin estas posibilidades y las utilice cuando lo necesite.

1.4. EL PRIMER LIBRO

Este captulo sirve para que tenga una idea de cmo se trabaja en Excel, pero sin pretender que aprenda los conceptos que se introducen. A lo largo del curso podr aprender y practicar todo lo que en este captulo ni siquiera se explica. En el curso en pantalla ver cmo seleccionar celdas, introducir datos o frmulas y con qu sencillez se puede crear un grfico a partir de los datos de la hoja de clculo. Podr ver cmo la existencia de asistentes facilita en gran medida el proceso, que de otra forma sera mucho ms complejo de llevar a cabo. sta es la filosofa de Office.

1.5. SALIR DE EXCEL Para salir de Excel una vez hemos terminado el trabajo, puede seleccionar la opcin Salir del men Archivo. Tambin es posible abandonar Excel mediante cualquiera de los modos normales de cerrar una ventana de Windows. Si usted no ha realizado cambios en el libro de trabajo, Excel se cerrar y saldr al escritorio de Windows. Sin embargo, si ha realizado alguna modificacin, se le preguntar si desea guardar los cambios. Si responde que no, se perdern los cambios que realiz desde la ltima vez que grab.

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Libros de Trabajo2.1. CONCEPTOS GENERALES

Cuando trabaje en Excel, siempre lo estar haciendo en un determinado libro. En Excel los archivos son llamados libros, debido a que son los recipientes donde se guardan las hojas de clculo. Por lo tanto, es lo mismo hablar de un archivo de Excel que de un libro de Excel. As, un libro de Excel puede contener distintas hojas de clculo, identificadas a partir de sus etiquetas (Hoja1, Hoja2, ...), que es donde usted introducir los datos y el resto de elementos que se pueden insertar. Al iniciar Excel, se encontrar con un libro nuevo de trabajo en el que podr ver tres etiquetas de hoja de clculo, nmero de hojas predeterminado para los libros. Si desea un nmero diferente de hojas de clculo para los nuevos libros, no tendr ms que especificarlo en la ficha General del cuadro de Opciones (men Herramientas). A partir de ese momento, todos los libros que se creen tendrn dicho nmero de hojas de clculo. De todas formas, usted puede insertar nuevas hojas de clculo en un libro siempre que lo necesite. Como ya sabe, una hoja de clculo no es ms que una cuadrcula compuesta por filas y columnas. El lugar donde realmente se pueden introducir datos es la celda, que es la interseccin entre una determinada fila y una determinada columna. El nombre de las columnas sigue el siguiente orden: A .. Z, AA .. BA .. BZ, as hasta la columna IV. En cuanto a las filas, se dispone de hasta 65.536. Por tanto, la ltima celda de una hoja de clculo de Excel ser la IV65536.

2.2. DESPLAZAMIENTO

Desplazamiento en una hoja de clculo: Para visualizar cualquier punto de la hoja de clculo, puede utilizar las barras de desplazamiento horizontal y vertical. Si lo que desea es situar la celda activa en un punto especfico de la hoja, debe utilizar el ratn o determinadas combinaciones de teclas.

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Si utiliza el ratn y la celda a la que quiere acceder est visible, slo tiene que pulsar con el ratn sobre ella. Si la celda no est visible, primero debe visualizarla utilizando las barras de desplazamiento y, una vez visible en pantalla, hacer clic sobre ella. Para acceder a una celda mediante teclado, existen las siguientes posibilidades: Teclas de direccin: desplazan una posicin la celda actual. [RePg], [AvPg]: desplazan una ventana hacia arriba o hacia abajo respectivamente. [Inicio]: sita la celda activa en la columna A. [Ctrl] + [Inicio]: sita la celda activa en la posicin de celda A l. [Ctrl] + [Fin]: posiciona la celda activa en la ltima celda con datos de la hoja.

Para situarse en una determinada celda existe tambin la orden Ir a, situada en el men Edicin, a la que tambin se tiene acceso mediante la combinacin de teclas [Ctrl] + [I] o la tecla [F5]. Otra forma de acceso es utilizando el Cuadro de nombres, en el que se puede introducir la direccin o referencia a la que se desea acceder y despus pulsar [Intro]. Este cuadro adems nos permite introducir un nombre que ser utilizado para referenciar la celda activa o el grupo de celdas seleccionadas en el momento de crear el nombre. Desplazamiento en un libro de trabajo: Para desplazarse por las diferentes hojas de que consta un libro, se dispone de los botones de desplazamiento, que sirven para mostrar las distintas etiquetas de las hojas. Estos botones estn situados a la izquierda de la barra de desplazamiento horizontal.

Los botones de desplazamiento sirven nicamente para mostrar las diferentes etiquetas de las hojas. Para activar una hoja, debe hacer clic en su etiqueta. Tambin es posible acceder a las diferentes hojas mediante el teclado: [Ctrl] + [AvPg]: Pasa a la siguiente hoja [Ctrl] + [RePg]: Pasa a la hoja anterior.

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Por otra parte, podr saber en qu columna y fila se encuentra en todo momento ya que, al situarse en una determinada celda, Excel destaca su ttulo de columna y de fila. Adems, en el cuadro de nombre tambin aparece el nombre de la celda, que inicialmente es su referencia (Al, B1, etc.)..

2.3. INSERTAR Y ELIMINAR HOJAS

En un libro de trabajo se pueden insertar o eliminar hojas fcilmente. El nmero mximo de hojas que puede contener un libro depende de la memoria disponible del ordenador. A la hora de insertar o eliminar hojas, el proceso puede hacerse bien para una nica hoja o bien para un conjunto de hojas

En cualquiera de los casos es necesario seleccionar la/s hojas/s previamente. Si slo desea seleccionar una nica hoja, pulse en su etiqueta, pero si desea seleccionar ms de una hoja, deber seguir las siguientes instrucciones: Si lo que desea es seleccionar dos o ms hojas adyacentes, pulse sobre la etiqueta de la primera y, manteniendo pulsada la tecla [Mays], haga clic en la ltima hoja. Si las hojas no son adyacentes, el proceso es similar, pero manteniendo presionada la tecla [Ctrl] en lugar de [Mays] y haciendo clic en las distintas hojas. Tambin puede seleccionar todas las hojas de un libro mediante el men contextual de una etiqueta de hoja de clculo.

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Para insertar un determinado nmero de hojas, seleccionaremos tantas etiquetas como hojas deseemos insertar y despus elegiremos en el men Insertar la opcin Hoja de clculo. Las nuevas hojas aparecern a la izquierda de la primera etiqueta seleccionada. Para eliminar hojas, seleccionaremos las etiquetas de las hojas a suprimir y elegiremos del men de Edicin el comando Eliminar hoja. Tambin se pueden insertar o eliminar hojas usando el men contextual de la etiqueta de la hoja. Cuando insertamos una hoja, sta se convierte en la hoja activa; si lo que hacemos es suprimirla, la hoja de la derecha se convierte en la hoja activa.

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El nombre de una etiqueta de hoja puede tener un mximo de 31 caracteres, permitindose espacios en blanco. Sin embargo, existen ciertas restricciones, como no escribirlo entre corchetes [ ] o utilizar los caracteres /, \, ? y *. Para cambiar el nombre de una etiqueta, haga doble clic sobre ella y escriba el nuevo nombre. El cambio de nombre de hoja tambin se puede realizar desde la opcin Cambiar nombre... de su men contextual.

2.4. MOVER Y COPIAR HOJAS

Excel proporciona la posibilidad de reorganizar las hojas de un libro de trabajo, as como mover hojas a otros libros e incluso a libros nuevos. Tambin se pueden copiar fcilmente hojas dentro de un libro de trabajo en otro libro existente o en uno nuevo. A continuacin se describen los procesos de mover y copiar hojas. MOVER HOJAS: Se selecciona la etiqueta y se arrastra por la fila de etiquetas. Un tringulo negro nos indica la posicin donde se inserta la hoja. Para situarla en la posicin elegida, soltaremos el botn del ratn. Este mismo procedimiento se puede realizar seleccionando varias hojas a la vez. Si el libro destino de la hoja (ya sea al moverla o al copiarla) est visible en pantalla, podr arrastrar la hoja a dicho libro y soltarla en el mismo, producindose el efecto deseado, es decir, mover o copiar la hoja de clculo. En una prxima leccin aprender a mostrar ms de un libro a la vez en pantalla. Para mover hojas de un libro de trabajo a otro, se seleccionan las hojas a mover y se elige el comando Mover o copiar hoja del men Edicin. Est opcin muestra un cuadro de dilogo en el que se selecciona el libro de trabajo destino (incluso uno nuevo) y el lugar donde se desea colocar las hojas. COPIAR HOJAS: Con el mismo procedimiento de arrastre del ratn que utilizamos para mover, podemos crear una copia si se mantiene la tecla [Ctrl] pulsada al mismo tiempo.

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Tambin, al igual que con mover, podemos utilizar la opcin Mover o copiar hoja del men Edicin; pero en esta ocasin deberemos activar la casilla Crear una copia. Si en el libro de trabajo destino existe una hoja con el mismo nombre que la hoja que vamos a copiar o mover, Excel le cambia el nombre aadindole un nmero para diferenciarla.

2.5. GUARDAR ARCHIVOS Una vez haya acabado de trabajar con un libro, el paso siguiente es guardarlo en disco para poder recuperarlo en otro momento. Si el libro es nuevo, deber asignarle un nombre al guardarlo. Para ello, seleccione en el men Archivo la opcin Guardar como.

El cuadro Guardar como es muy parecido al de Abrir, teniendo que indicar el nombre del libro y el formato con el que quiere que se guarde. Por defecto, el documento se graba con el formato de Libro de Excel, con la extensin .xls, aunque en la lista Guardar como tipo de este cuadro de dilogo puede elegir formatos distintos para ser ledos por otras aplicaciones. Por ejemplo, se le permitir guardar los archivos con el formato de versiones anteriores, de forma que pueda utilizar el documento en una versin anterior de Excel.

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Esto es muy til. En muchas organizaciones coexisten diversas versiones de una misma aplicacin. As, usted podra ser uno de los afortunados que disponen de Excel 2000, pero tener que pasar un libro a un compaero que slo dispone de Excel 95. La solucin es sencilla: guardar el libro con el formato de Excel 5.0/95, con lo que su compaero podr abrir el documento, aunque deber tener en cuenta que perder las caractersticas especiales de Excel 2000 que no aparecen en versiones anteriores. Adems, es posible guardar el libro con dos formatos distintos a la vez. Esto se conoce como el formato dual.

El tipo de archivo Libro de Microsoft Excel 97/2000 y 5.0/95 permite guardar el libro para que se pueda abrir tanto en Excel 5.0, Excel 95, Excel 97 y Excel 2000. De esta forma, las caractersticas nuevas siguen estando disponibles siempre que abra el libro con Excel 2000. Tenga en cuenta que esto supone una mayor ocupacin de espacio en disco, por lo que slo es adecuado cuando realmente sea necesario. Si desea conocer qu caractersticas de Excel 2000 se perdern al guardar el libro en un formato distinto, utilice la ayuda, como aprendi en una leccin anterior. El resto de caractersticas del cuadro de dilogo Guardar como es muy parecido al del cuadro Abrir.

As, en el campo Guardar en se indica la ubicacin donde se guardar el libro. Puede acceder a cualquier lugar de su disco duro o de cualquier otra ubicacin a travs de esta lista y el botn Subir un nivel . puede guardar el documento en las carpetas Favoritos y Carpetas Web, con el significado que esto tiene. Para ello utilice la barra de Direcciones. Finalmente, comentarle algunas opciones que se establecen para el proceso de guardar un libro. Estas opciones se establecen a travs del comando Opciones generales del men Herramientas que se sita en el mismo cuadro de dilogo Guardar como. As, es interesante la opcin Crear siempre una copia de seguridad, ya que cada vez que guarde un libro en un archivo, Excel conservar la versin anterior del mismo como copia de seguridad. Otra forma de proteger los documentos es mediante una contrasea para que otros usuarios no puedan abrirlos y modificar su contenido. Con Contrasea contra escritura impedir que se modifique el contenido de un documento, aunque estar permitido examinar su contenido (abrirlo como solo lectura).

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Para indicar a otros usuarios que abran un documento como slo lectura, active la casilla Se recomienda slo lectura. As, al abrir el libro como solo lectura y realizar modificaciones, tendr que guardar el documento con otro nombre. Y si lo que desea es impedir que otros usuarios puedan incluso abrir el libro, utilice la contrasea de proteccin. Tenga cuidado de no olvidar la contrasea, ya que, en dicho caso, ni usted mismo podr acceder al libro. Por otra parte, no es necesario acceder al men Archivo para guardar un libro de Excel. Desde la barra de herramientas Estndar, con el botn guardar un documento que haya sido almacenado con anterioridad, por lo que el proceso ser automtico sin pasar por el cuadro Guardar como. Sin embargo si el documento se guarda por primera vez, el hecho de pulsar en la barra de herramientas correspondiente botn tendr el mismo efecto que acceder al comando Guardar como.

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Introduccin de Datos3.1. CONCEPTOS FUNDAMENTALES

En Excel usted puede introducir dos tipos de datos en una celda: Un valor constante, que es todo dato que escriba directamente en una celda. Puede ser un valor numrico, una fecha, texto, etc. Este valor no cambia nunca, a no ser que usted vuelva a editar la celda y lo haga expresamente. Una frmula, que es una secuencia de valores, referencias a celdas, nombres, funciones u operadores que producen un determinado resultado. Las frmulas comienzan siempre con el signo igual (=), de forma que Excel puede distinguir entre lo que es un valor constante y una frmula. El valor de una frmula puede modificarse si modifica el valor de otras celdas.

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En Excel, un valor numrico slo puede estar compuesto por los caracteres de dgito 0 al 9 y los caracteres + - ( ) , / $ % . E e. El punto sirve como separador de miles y la coma como parte decimal del valor. Si Excel no puede interpretar el valor introducido como un nmero o como fecha, hora, valor lgico o error, entonces lo interpretar como texto. En todo momento en la barra de frmulas podr ver el contenido de la celda activa. Si el valor es numrico, independientemente de que tenga aplicado un determinado formato, en la barra de frmulas slo se ver dicho valor. Si se trata de una frmula, el valor resultante se mostrar en la celda, mientras que la frmula en s lo har en la barra de frmulas.

NOTA: Es importante destacar que Excel utiliza los smbolos para la unidad monetaria y los separadores de miles y decimales que indiquen en la Configuracin regional de Windows. As, se ha indicado que se utiliza la coma para indicar la parte decimal de un nmero y el punto como separador de miles. sta es la configuracin que se utiliza en Espaa, pero en otros pases no tiene qu coincidir. Lo mismo ocurre para el smbolo de moneda. Por ello, en nuestro curso hemos utilizado la abreviatura u. m., es decir, unidades monetarias. Para acceder a la Configuracin regional de su equipo, utilice al Panel de Control de Windows.

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3.2. FORMAS DE INTRODUCIR DATOS

Para introducir datos en una hoja de clculo, debe haber una o varias celdas seleccionadas, dado que dichos datos se situarn en ellas. Por defecto, la celda activa es la celda seleccionada. Siempre deber seleccionar bloques rectangulares de celdas. Para seleccionar un rango de celdas, hay que hacer clic en la primera celda del grupo, arrastrar con el ratn hasta la ltima y soltar. Para seleccionar celdas o rangos no adyacentes, se debe pulsar la tecla [Ctrl] mientras hace clic sobre las celdas adicionales. Tambin puede seleccionar toda una columna o toda una fila. Para ello, deber pulsar en el ttulo de la columna o fila. Si desea seleccionar toda la hoja de clculo, haga clic en el cuadro interseccin entre los ttulos de columnas y de filas. Una vez seleccionado un determinado rango de celdas, puede introducir datos en dicha seleccin, trasladndose de una celda a otra. Si presiona la tecla [Intro] el movimiento ser de arriba a abajo, si utiliza la tecla [Tab], el desplazamiento es hacia la derecha. Para ir en el sentido opuesto, presione [Mays] y las teclas anteriores. Al introducir un valor en una celda, en la barra de frmulas aparecen dos botones. Uno en forma de aspa, que cancela la introduccin del valor (equivalente a pulsar la tecla [Esc] en el teclado) y otro en forma de v, que acepta los datos introducidos (tambin podra pulsar la tecla [Intro].

El botn con el signo Igual (=), permite indicar que desea establecer una formula en la celda y le da acceso a las funciones disponibles en Excel. Ya lo veremos cuando estudiemos la forma de introducir frmulas. En ocasiones, desear rellenar un rango de celdas con un mismo valor. En ese caso, seleccione el rango, introduzca el valor en la primera celda del mismo y no acepte con [Intro], sino hgalo con [Ctrl] + [Intro]. Si ha cometido un error en el ltimo comando o entrada de datos realizada, puede deshacerlo seleccionando Edicin / Deshacer o haciendo clic sobre el botn Deshacer .

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3.3. INTRODUCIR NMEROS Y TEXTO

NMEROS: En Excel existen distintos formatos de nmero. Cuando se crea una hoja nueva, todas las celdas poseen el mismo formato de nmero, el formato General. Mediante este formato se muestran los nmeros de la forma ms exacta posible y si el dato no cabe en la celda se visualizar en formato cientfico. Al introducir valores numricos, puede introducir los siguientes signos: El signo punto ( . ) se utiliza como separador de miles en una cantidad. El signo coma ( , ) se utiliza para expresar decimales. El signo menos ( - ) se utiliza para indicar una cantidad negativa, aunque tambin se puede indicar encerrando la cantidad entre parntesis. El signo ( % ) se utiliza para dar al nmero un formato de porcentaje.

En Excel se ha de llevar especial cuidado al introducir datos en forma de fracciones ya que si se utiliza la nomenclatura del tipo 4/3, Excel entender que se ha introducido una fecha. Las fracciones se deben introducir como fracciones mixtas, por ejemplo 4/3 = 1 1/3. La forma en que se visualizan los nmeros en una celda depende del formato que la celda tiene asignado, pero internamente Excel almacena los valores con 15 dgitos de exactitud para los nmeros decimales y este valor interno es el utilizado para los clculos realizados por Excel. Si desea que se utilicen los valores con la precisin con que aparece en pantalla, deber acceder al cuadro Opciones mediante la orden Herramientas / Opciones y activar en la ficha Calcular la casilla de verificacin Precisin de pantalla. Debe tener en cuenta que, si se utiliza la precisin de pantalla, ya no ser posible recuperar los valores internos anteriores. Si el nmero no cabe en la celda y sta tiene asignado un formato, aparecer como ####### para indicar que la celda es muy pequea para presentar el dato. Excel dispone de un comando para fijar el nmero de decimales en la hoja de clculo de forma que cualquier cantidad introducida ser dividida por una potencia de 10 Igual al nmero de decimales introducido. Para indicar esta opcin, deber seleccionar Herramientas / Opciones, seleccionar la ficha Modificar y activar la casilla de verificacin Nmero fijo de decimales, indicando el nmero de decimales deseado. Por ejemplo, si se elige un nmero de decimales igual a 3 y se introduce el valor 5, se visualizar en la celda activa el valor 0,005. Esta opcin tambin sirve para introducir ceros a la derecha de un nmero entero. Por ejemplo, para introducir 28000 simplemente introduciendo 28 en la celda, se pone el nmero fijo de decimales a -3. Tenga en cuenta que al hacer estas operaciones, los valores anteriores a la activacin del nmero de decimales no se vern afectados.

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Si desea introducir un nmero como si fuera texto, deber escribir un apstrofo ( ' ) delante de la cifra. Podr distinguir si una cifra est introducida como texto ya que el texto por defecto siempre est alineado a la izquierda. TEXTO: Un texto es cualquier conjunto de caracteres que se introduce en una celda y que no se corresponde con el formato de nmero, frmula, fecha, hora o valor lgico. Una celda puede contener hasta 32.767 caracteres a los cuales se les puede dar formato individualmente. En versiones anteriores el nmero de caracteres estaba limitado a 255. Un texto puede invadir la celda de la derecha siempre que sta est vaca, pero se truncar su contenido cuando la celda contigua de la derecha contenga datos. Para evitar que un texto invada la celda del lado derecho, se puede introducir el texto en varias lneas dentro de una celda. Para ello, deber seleccionar en el men Formato la opcin Celdas y despus seleccionar la ficha Alineacin activando en esta ficha la casilla de verificacin Ajustar texto.

3.4. INTRODUCIR FECHAS

Las fechas se almacenan internamente como nmeros de serie, es decir, el nmero de das transcurridos a partir del origen, y las horas como un porcentaje del da. En Excel, el origen de las fechas es 1 de Enero 1900; aunque puede modificar este parmetro. Cuando se introduce en una celda de la hoja de clculo un valor en un formato reconocible por Excel como de fecha o de hora, automticamente se le asigna a la celda ese formato y cualquier otro valor introducido despus en la celda ser tomado como fecha u hora. Un ejemplo de introduccin de flechas sera 24/ 06/1999. Los distintos formatos para introducir fechas se vern ms adelante en este manual. En Excel 2000 usted puede escribir 2 o 4 cifras para la parte correspondiente al ao de una fecha. Lo mejor es hacerlo siempre con 4 cifras, de forma que no haya posible ambigedad. Sin embargo, si lo hace slo con 2 cifras, tenga en cuenta las siguientes reglas de interpretacin: Si se introduce desde 00 hasta 29 para el ao, Excel interpretar que desea indicar del 2000 al 2029. Por ejemplo, si se escribe 21/7/18, se interpretar que es el 21 de julio de 2018. Si se introduce desde 30 hasta 99, Excel interpretar que desea indicar del 1930 al 1999. Por ejemplo, sise escribe 21/7/89, se interpretar como el 21 de julio de 1989.

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Las horas se pueden expresar en formato de 12 24 horas. En el primer caso, despus de la cantidad se debe aadir am pm con un espacio de separacin entre ellos. Tambin puede utilizar a o p en lugar de am o pm respectivamente Pulsando las teclas: [Ctrl]+[Mays]+[;] [Ctrl]+[Mays]+[:] En la celda aparecer: La fecha actual La hora actual

Una vez introducido un dato en un formato reconocible, Excel asocia el tipo de formato utilizado a esa celda y permanece asociado hasta que se cambia explcitamente, aunque se borre el contenido de la celda. Deber borrar el formato con la opcin Borrar / Formatos del men Edicin, para que la celda elimine el formato anterior.

3.5. LLENADO DE CELDAS ADYACENTES

Cuando desee llenar selecciones de celdas adyacentes, puede utilizar el controlador de relleno o bien seleccionar un rango de celdas y utilizar ordenes del men Edicin. Al seleccionar una celda o un grupo de celdas, quedan marcadas por un rectngulo que las engloba en cuyo extremo inferior derecho est situado el controlador de relleno. Al situar el cursor sobre l, se transforma en una pequea cruz. El controlador de relleno relleno slo nos permite movernos en una direccin a la vez.

COPIAR DATOS: Deber seleccionar la celda cuyo contenido desea copiar y arrastrar el controlador de relleno hasta la posicin deseada. Este mismo procedimiento se puede realizar mediante la seleccin de un rango de celdas que contenga en la primera celda del rango el valor a copiar y seleccionar en el men Edicin la opcin Rellenar, eligiendo despus el sentido en que se quiere llenar. El controlador de relleno tambin se puede utilizar para eliminar el contenido de las celdas dentro de una seleccin. Si se mueve el controlador de relleno hacia arriba o hacia la izquierda sin pasar de la primera columna o fila de la seleccin, las celdas situadas abajo y a la derecha del controlador de relleno se oscurecen y, cuando se suelta el botn del ratn, son borradas. Si el lmite superior o el lmite izquierdo se sobrepasa, los datos se copiarn en las nuevas celdas seleccionadas.

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Seleccionando la opcin Rellenar en el men Edicin ver las diferentes posibilidades para el llenado de celdas. Las opciones dejan de estar inhabilitadas cuando se selecciona un grupo de celdas. Las opciones de este submen relacionadas con el copiado de celdas son: Hacia abajo. Hacia la derecha. Hacia arriba. Hacia la izquierda. Otras hojas.

Se puede acceder a la opcin Otras hojas slo si existen varias hojas seleccionadas. Mediante esta orden se copia el contenido del rango de celdas seleccionado de la hoja activa en el mismo rango de celdas de todas las hojas previamente seleccionadas. Al utilizar esta opcin, se tiene la posibilidad de elegir entre copiar el contenido de la celda, su formato o ambas cosas. El controlador de relleno tiene asociado un men contextual en el que tambin esta situado la orden Copiar celdas. Este men contextual aparece al realizar el llenado con el botn derecho.

3.6. CREACIN DE SERIES

En Excel se pueden crear series a partir del valor de la celda activa aumentndolo o disminuyndolo en el rango de celdas seleccionadas al arrastrar el controlador de relleno automtico. Cuando se introduce un valor en un formato reconocible por Excel como valor extensible, lo aumenta o disminuye al arrastrar el controlador de relleno. Ejemplos de valores extensibles son: Enero, Lunes, Trimestre1, ler Tri. Los formatos en que se pueden introducir los datos para valores extensibles se vern ms adelante en la leccin de formatos. Otra posibilidad a la hora de crear series es introducir los dos primeros valores de la serie para que Excel observe la diferencia entre valores al crear el resto de la serie. Si, al crear mediante llenado automtico una serie, no desea que valores como ENE o Pl aumenten automticamente, deber mantener pulsada [Ctrl] a la hora de arrastrar el controlador de relleno. Si desea crear series descendentes, deber desplazar el controlador de relleno en sentido contraro al seguido para crear la serie. Recuerde que deber sobrepasar los lmites de la seleccin, ya que, de otra forma, se eliminaran datos.

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Es posible crear series a partir de valores sencillos. Para ello deber seleccionar la celda inicial y arrastrar el controlador de relleno manteniendo [Ctrl] pulsado. En el men contextual del controlador de relleno existen opciones para la creacin de series. Para poder acceder a las opciones de llenado de series de este men contextual, el dato de partida debe estar presente en la celda. Para llenar la serie con los das de la semana, das, meses o aos, deber introducir el dato inicial en formato fecha, de otra forma no estarn habilitadas estas opciones. En Excel es posible crear listas personalizadas de datos para utilizarlas despus en el llenado automtico. Para crear una lista personalizada, deber seleccionar Herramientas / Opciones eligiendo la ficha Listas personalizadas. Dentro del cuadro Entradas de lista deber escribir en lneas separadas los distintos elementos de la lista de llenado personalizada. Estas listas personalizadas se pueden eliminar seleccionndolas y pulsando el botn Eliminar, de esa misma ficha.

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3.7. CREACIN DE TENDENCIAS

En Excel es posible crear series sencillas de tendencias geomtricas y lineales mediante el men contextual del controlador de relleno o bien en el men Edicin eligiendo la opcin Rellenar / Series. Estas operaciones se deben utilizar nicamente para crear series sencillas, ya que para crear series ms complejas, deber utilizar funciones de hoja de clculo como TENDENCIA, CRECIMIENTO, ESTIMACIN LINEAL, etc... Para crear una tendencia lineal o geomtrica, deber seleccionar las celdas con los datos iniciales de la tendencia, arrastrar el cuadro de llenado presionando el botn derecho del ratn hasta seleccionar el rango deseado y soltar: aparecer el men contextual del controlador de relleno y podr elegir la opcin Tendencia lineal o Tendencia geomtrica. Ejemplos de tendencias lineales son: 1, 2 --- > 3, 4, 5, 6. 1, 3 --- > 5, 7, 9, 11. 100, 95 --- > 90, 85, 80, 75.

Ejemplos de tendencias geomtricas son: 2 con incremento 2 = 2, 4, 8, 16. 2 con incremento 3 = 2, 6, 18, 54.

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Edicin de una Hoja4.1. EDICIN DE CELDAS Las celdas de una hoja de clculo se pueden editar para cambiar su contenido o aadir datos a los existentes. Existen varias formas de editar una celda: hacer doble clic sobre ella, situarse en la celda y pulsar [F2] o, finalmente, situarse en la celda y hacer clic en la barra de frmulas. En cualquier caso aparecer el punto de insercin, es decir, aquel punto en el que est situado el cursor cuando la celda est en modo edicin y a partir del cual se pueden introducir o eliminar caracteres. Si la celda no est vaca al editarla, el punto de insercin se sitiar en el lugar donde se realice el doble clic. Para desplazar el punto de insercin puede utilizar las flechas de direccin o seleccionar el nuevo punto de insercin realizando un clic con el ratn en la posicin elegida.

Cuando una celda est en modo edicin, se puede seleccionar una palabra realizando doble clic sobre ella. Para seleccionar caracteres en una celda, deber seleccionarlos mediante el arrastre del ratn. Cuando una celda est editada, se pueden utilizar las opciones del men Edicin: Cortar, Copiar, Pegar y Borrar, pero debe tener en cuenta que estas operaciones harn referencia a los caracteres seleccionados dentro de la celda. Tambin se puede acceder a estas rdenes mediante sus botones correspondientes de la barra de herramientas o a travs del men contextual de celda.

A continuacin se citan las funciones que realizan: Cortar: Elimina de la celda los elementos seleccionados y los coloca en el portapapeles. Copiar: Copia los elementos seleccionados en el portapapeles. Pegar: Inserta el contenido del portapapeles en la celda a partir del punto de insercin. Borrar: Elimina los caracteres seleccionados. Slo se puede acceder a l desde el men Edicin o mediante la tecla [Supr].

Cuando se est editando una celda, es conveniente disponer de alguna opcin para deshacer el ltimo cambio introducido o volver a repetirlo. Se puede acceder a estas rdenes desde el men Edicin o mediante los botones Deshacer y Repetir de la barra de herramientas.

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Cada uno de estos dos botones guarda en una lista las acciones llevadas a cabo, permitiendo volver a la situacin anterior si se ha equivocado. Esta lista acta como una pila, en el sentido de que la ltima accin realizada es la que se encuentra encima de las dems. Si selecciona deshacer una accin de la lista, se desharn dicha accin y todas las situadas encima de sta en la lista. Si slo desea deshacer la ltima accin realizada, pulse en el botn Deshacer, sin necesidad de mostrar la lista, El botn Rehacer sigue el mismo funcionamiento, pero con el sentido contrario. Tenga en cuenta que no siempre podr deshacer las acciones que realice. Por ejemplo, guardar o imprimir una hoja de clculo no pueden deshacerse.

4.2. COPIAR Y MOVER CELDAS

Una de las operaciones que ms se utilizan en cualquier aplicacin de Office es la de cortar o copiar y pegar. En Excel, usted podr mover o copiar el contenido de unas celdas en otro lugar de la misma hoja de clculo, de una hoja de clculo distinta e incluso de un libro distinto. Esto ahorra mucho trabajo, ya que no es necesario volver a escribir datos que hemos introducido en algn lugar de la hoja de clculo. Para realizar estas operaciones puede utilizar los comandos Cortar Pegar o arrastrar las celdas directamente con el ratn. ,Copiar y

La diferencia entre cortar o copiar unas celdas es clara. En el primer caso movemos las celdas a un lugar distinto, por lo que desaparecen del lugar original. En el caso de copiar, las celdas no desaparecen de la ubicacin original, sino que se crea una copia que podemos utilizar en cualquier otro lugar. Antes de pegar las celdas seleccionadas, debemos elegir la celda sobre la cual queremos pegar. Si hemos copiado ms de una celda, la celda elegida se convertir en la esquina superior izquierda del rea de pegado. Cuando pegamos celdas sobre otras existentes, se reemplaza su contenido. Se pueden insertar celdas entre celdas existentes. Para ello, se deben cortar o copiar las celdas seleccionadas y despus elegir el comando Celdas copiadas o Celdas cortadas del men Insertar. La diferencia entre pegar e insertar celdas es fundamental ya que, al insertar

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celdas, podr indicar qu debe pasar con las celdas que va a ocupar. En el caso del pegado, simplemente se reemplazan unas por otras. Cuando ha realizado ms de una accin "cortar" o "copiar", podr comprobar que aparece la barra de herramientas Portapapeles.

El Portapapeles de Office es una de las novedades de Office 2000. Es como el Portapapeles de Windows pero con mas capacidad, de forma que no slo se guarda el ltimo elemento fruto de una accin de cortar o copiar, sino que puede almacenar los ltimos 12 elementos. Esto puede ser muy til, permitindole disponer de ms opciones de pegado. Lo nico que tiene que hacer es elegir el elemento que desea pegar. Adems, el Portapapeles de Office es compartido por todas las aplicaciones de Office, por lo que podr pegar un elemento de Excel en Word, en PowerPoint o en cualquier otra aplicacin de Office (o viceversa). Los elementos situados en el Portapapeles de Office aparecen representados mediante un icono que indica su naturaleza. Sin embargo, si usted desea saber exactamente lo que contienen, puede situar el puntero del ratn por encima de dichos elementos con lo que le aparecer una etiqueta en la que se muestra el contenido. De esta forma, puede elegir con seguridad el elemento a pegar. El Portapapeles de Office funciona como una lista en la que se van aadiendo elementos al final de la misma y se borran desde el principio cuando no caben ms, manteniendo siempre los ms recientes. Por otra parte, elegir el ltimo elemento de la lista del Portapapeles de Office es equivalente a pulsar en el botn Pegar de la barra de herramientas Estndar, es decir, se pega el contenido que tiene el Portapapeles de Windows. Existen otros botones en la barra de herramientas Portapapeles: Copiar : Realiza una copia del elemento seleccionado.

Pegar todo : Permite pegar todos los elementos que estn en el Portapapeles de Office. Si alguno de esos elementos es una imagen, entonces este botn no podr utilizarse.

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Borrar Portapapeles individualmente.

: Elimina todos los elementos. No puede borrar un elemento

Para hacer varas copias de una celda o de un rango de ellas de una sola vez, debe seleccionar la esquina superior izquierda de las celdas que formaran las reas de pegado. Recuerde que, para hacer selecciones de celdas no adyacentes, debe mantener presionada la tecla [Ctrl] mientras selecciona las celdas adicionales. Adems, si va a pegar en varias celdas a la vez, deber utilizar el Portapapeles de Windows, ya que los elementos situados en el Portapapeles de Office solo pueden ser pegados en un lugar a la vez. Las operaciones de copiar y desplazar celdas tambin se pueden realizar mediante el uso del ratn.

Lo nico que tiene que hacer es arrastrar la seleccin de celdas utilizando el borde de dicha seleccin. Si desea copiar las celdas en lugar de moverlas, mantenga pulsada la tecla [Ctrl] al mismo tiempo. Si el destino de las celdas es una hoja distinta, utilice la tecla [Alt] al mismo tiempo. Si el destino es un libro distinto, deber mostrarlo en una ventana para poder arrastrar a l. Por eso, en estos dos casos suele ser ms cmodo utilizar los comandos Cortar/Copiar y Pegar.

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Adems, si en lugar de arrastrar con el botn izquierdo del ratn lo hace con el derecho, entonces, al soltar, aparecer un men contextual con las opciones ms utilizadas.

De esta forma no tiene que preocuparse por ninguna combinacin de teclas ni nada parecido. Simplemente elija la opcin adecuada.

4.3. INSERTAR Y ELIMINAR CELDAS

Para modificar la presentacin de datos de una hoja de clculo se pueden insertar celdas en blanco e incluso filas y columnas enteras en blanco, eliminar y borrar celdas, etc. Al insertar celdas, las dems celdas se desplazan para incluir las nuevas. Excel se encarga de realizar todos los ajustes necesarios para que cualquier referencia a las celdas desplazadas sea actualizada. El proceso para insertar filas es el siguiente: deber seleccionar las filas que desee insertar mediante la seleccin de un nmero de ttulos de filas (tantas como desee insertar y en la posicin donde se insertarn las filas), despus deber elegir la opcin Filas del men Insertar. Las celdas insertadas desplazan a las restantes hacia abajo Para insertar columnas, el procedimiento es similar, seleccionando los ttulos de las columnas y despus en el men Insertar seleccionar la opcin Columnas. Las nuevas columnas aparecern a la izquierda de las seleccionadas. Si desea insertar una rango de celdas en blanco, deber seleccionar un rango de celdas igual al que va a insertar y seleccionar en el men Insertar la opcin Celdas. Aparecer el

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cuadro de la figura en el que indicar la direccin con que se deben desplazar las celdas que ocupan esa posicin. Debemos distinguir aqu entre los conceptos Eliminar y Borrar celdas.

El primero desplaza las celdas situadas alrededor de las eliminadas hasta ocupar el espacio que stas dejan; mientras que el segundo elimina el contenido o el formato de las celdas dejando las celdas en blanco sin destruirlas. Al utilizar el comando Borrar del men Edicin, tendr varias opciones: la opcin Contenido elimina slo el valor de la celda; Formato elimina el formato de la celda dejndolo de nuevo en formato General. Si desea eliminar ambas cosas, debe elegir la opcin Todo. Comentarios permite eliminar las sugerencias de celda, sin afectar al contenido ni al formato de la misma. Cuando utilice la tecla [Supr], debe tener en cuenta que el comando equivalente es Edicin / Borrar / Contenido y que, por lo tanto, la celda sigue manteniendo el formato que tena asignado. Finalmente, recuerde que la mayor parte de las acciones para la estructuracin de los datos de una hoja se pueden realizar tambin desde el men contextual de celda.

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4.4. PEGADO ESPECIAL

El comando Pegado especial es accesible desde el men Edicin y nos permite realizar procesos de pegado ms especficos que con el comando habitual. Este comando se muestra disponible cuando se llevan datos al portapapeles mediante el comando Copiar, no cuando lo hace con el comando Cortar. En el cuadro Pegado especial se indican por un lado los elementos que se desean pegar de los datos del portapapeles y por otro, la operacin que se deber realizar con las celdas copiadas y las del rea de pegado. Al pegar los datos del portapapeles mediante el comando Pegado especial, se pueden separar aquellas partes de los datos copiados a la hora de pegar en el destino. Las distintas opciones que se presentan bajo el ttulo Pegar son: Todo: pega todos los atributos de la celda en la nueva posicin. Esto significa pegar su contenido, su formato, sus notas, etc... Frmulas: pega las frmulas del mismo modo en que se escriben sobre la barra de frmulas en rea destino. Valores: nicamente pega los valores como se muestran en las celdas. Formatos: pega solo los formatos en las celdas destino de forma que, a partir de ese momento, aunque aparentemente estn vacas, tendrn asociado un formato. Comentarios: solo se copian los comentarios de las celdas. Validacin: se pegan las reglas de validacin de entrada de datos, cosa que ya veremos en una leccin posterior. Todo excepto bordes: pega valores y formatos, pero no bordes grficos. Ancho de las columnas: establece el ancho de la columna al valor de la celda/s que ha/n sido copiada/s.

Bajo el ttulo de Operacin se muestran una serie de operaciones que se pueden realizar al pegar los datos con aqullos situados en el rea de pegado. Por defecto, no se realiza ninguna operacin. La casilla de verificacin Saltar blancos se deber activar cuando quiera evitar escribir encima de celdas en blanco del rea de pegado.

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Para trasponer una seleccin de celdas, es decir cambiar filas por columnas en el rea destino, deber activar la casilla de verificacin Transponer. El botn Pegar vnculos pega los datos seleccionados y establece un vinculo con la fuente de datos. Si los datos de la fuente cambian, tambin los datos pegados en la nueva posicin reflejarn los cambios. Cuando se quiere copiar nicamente el formato, se puede realizar de forma ms rpida accediendo al botn Copiar formato de la barra de herramientas Estndar. El cuadro de dilogo Pegado especial ofrece un aspecto diferente al de la figura anterior cuando se trata de pegar datos en otro libro o en otra aplicacin, pero tambin ofrece la posibilidad de Pegar o Pegar vnculos en el libro destino. Si los vnculos no se pueden establecer, esta opcin no estar disponible. Debe tener en cuenta que un objeto copiado se pega como un objeto separado en la esquina superior izquierda del rea destino seleccionada. En este nuevo cuadro de dilogo bajo el ttulo Como: se muestra una lista de los formatos con los que se pueden pegar los datos. Si el objeto copiado fuera una imagen, en la lista Como apareceran los distintos tipos que se pueden elegir a la hora de pegar el objeto. Por ejemplo, un texto de WordPerfect se podra pegar en Excel como texto o como grfico.

La casilla de verificacin Mostrar como icono, al ser seleccionada, muestra el objeto pegado en el destino como un icono que representa a los datos de la aplicacin origen.

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4.5. BUSCAR Y REEMPLAZAR

Excel proporciona dos comandos para buscar y reemplazar un grupo de caracteres en un texto. Estos comandos son Buscar y Reemplazar y se encuentran en el men Edicin.

En el campo superior Buscar se debe introducir la cadena de caracteres a buscar. En la lista Buscar se debe indicar si la bsqueda ha de realizarse primero por filas o por columnas. El campo Buscar dentro de se utiliza para indicar el mbito de la bsqueda; por ejemplo, celdas que slo contengan frmulas, constantes, etc. La casilla de verificacin Coincidir maysculas y minsculas debe activarse si se desea que la palabra est escrita de la misma forma. La activacin de la casilla Buscar celdas completas implicara una bsqueda exacta entre el texto introducido y el contenido total de la celda. Cada vez que se pulse el botn Buscar siguiente, se localiza la siguiente palabra que cumple con el patrn introducido. Al introducir el patrn a buscar, se pueden utilizar caracteres comodn: El signo de interrogacin ? representa cualquier carcter individual que se encuentre en la misma posicin que el signo. El signo asterisco * representa cualquier nmero de caracteres (incluso ninguno) en la posicin del asterisco.

Si quiere buscar asteriscos y signos de interrogacin reales deber precederlos de una tilde (~) El botn Reemplazar activa una nueva orden en la que, adems de buscar un determinado texto, se puede introducir un texto que sustituir a la palabra encontrada. Esta orden tambin puede ser accedida directamente en el men Edicin.

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En el cuadro de dilogo Reemplazar podr reemplazar una a una las ocurrencias que aparezcan a travs del botn Reemplazar o bien sustituir automticamente todas las ocurrencias mediante el botn Reemplazar todas.

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Organizar e Imprimir Hojas5.1. VENTANAS

Excel permite tener varias ventanas en el escritorio en las que se pueden presentar partes diferentes de una hoja, hojas diferentes del mismo libro de trabajo o incluso dos o ms libros de trabajo. Para crear ventanas, deber elegir en el men Ventana el comando Nueva ventana. Al ejecutar esta orden, aparecer una nueva ventana. Si existe un libro abierto, ste aparecer en la nueva ventana y cualquier cambio que se realice en una de las ventanas de un libro se ver reflejado en el resto de ventanas del libro. En el ttulo de la ventana aparecer el nombre del archivo seguido de [ : ] y un nmero. Una vez creadas las distintas ventanas, existen comandos para organizarlas de forma que puedan verse todas a la vez. El comando Organizar del men Ventana organiza las ventanas visibles de la pantalla. En el cuadro de dilogo Organizar ventanas se puede seleccionar el modo en el que se quiere organizar las ventanas. Las ventanas del escritorio de Excel pueden estar ocultas o visibles, en su forma normal o reducidas a iconos. Para ocultar una ventana, deber seleccionar la opcin Ocultar del men Ventana. Aunque las ventanas estn ocultas, permanecen abiertas. Para volver a mostrar una ventana oculta en el men Ventana, deber seleccionar la opcin Mostrar. En el men Ventana aparece una lista de las ventanas no ocultas presentes; si selecciona una de las ventanas de la lista, la ventana seleccionada pasar a ser la activa.

Si existen varias ventanas de un mismo libro, cuando se cierran las ventanas, no se cierra el archivo, excepto si la ventana cerrada es la ltima de ese libro. Adems, en Excel 2000 cada una de las ventanas que cree o cada uno de los libros que abra tiene su propio icono en la barra de tareas de Windows. Esto quiere decir que puede pasar de uno a otro libro simplemente pulsando en el icono correspondiente, lo que puede ser muy til cuando trabaje con ms de un libro, copiando de una parte a otra o simplemente contrastando datos.

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5.2. PANELES

En una hoja de clculo se pueden establecer distintas secciones, de forma que se puedan ver simultneamente diferentes reas distintas. Una ventana se puede dividir horizontal o verticalmente en dos o cuatro paneles. Estos paneles se pueden inmovilizar para ver en todo momento una determinada zona de su hoja de clculo. Esta funcin es menos potente que la de Nueva ventana ya que, en este caso, slo podr mostrar la misma hoja de clculo y no tendr disponibles acciones como la de minimizar la ventana o acceder a cada panel desde la barra de tareas de Windows.

Al dividir en paneles, podr ver partes distintas de la misma hoja o incluso la misma parte. Cualquier cambio efectuado en un panel se produce tambin en los otros ya que est trabajando en la misma hoja de clculo.

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Los paneles pueden ser tiles si se desea separar unos datos de otros en la misma hoja de clculo. Por ejemplo, en alguna ocasin podr interesarle realizar una seccin de forma que queden separados los ttulos de una tabla del resto de datos de la tabla e inmovilizar los primeros; de esta forma, al desplazarse en la hoja de clculo, los datos de la tabla variarn, mientras que los ttulos de la celdas no cambiarn quedando siempre visibles en pantalla.

Para especificar los paneles, deber elegir el comando Dividir del men Ventana. Existen distintas formas de realizar divisiones en la hoja actual: Si selecciona un identificador de fila, la divisin ser horizontal. Si selecciona un identificador de columna, la divisin ser vertical. Si est situado en una celda, la divisin ser en cuatro paneles.

Una divisin horizontal en paneles permite que las secciones se desplacen de forma independiente en sentido vertical y de forma conjunta en el sentido horizontal. Si la divisin es vertical, sucede lo contrario. Para inmovilizar paneles, deber ejecutar la orden Inmovilizar paneles del men Ventana. Cuando se ejecuta la orden Inmovilizar, siempre se fija la seccin superior o la seccin izquierda, dependiendo de que el tipo de divisin sea horizontal o vertical respectivamente. Si se establecen cuatro secciones, se inmoviliza la seccin superior izquierda.

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Si se selecciona directamente Inmovilizar secciones sin haber hecho previamente la divisin, Excel realiza automticamente la divisin y las inmoviliza.

5.3. REVISAR ORTOGRAFA

El resto de captulos que compone la leccin nos permitir aprender cules son las tareas que debe llevar a cabo a la hora de imprimir en papel un libro u hoja de calculo. La primera tarea que debe realizar es la revisin ortogrfica de su hoja. Presentar un trabajo con faltas ortogrficas es un detalle de poca profesionalidad que puede ser fcilmente evitado aplicando la revisin ortogrfica incorporada en Excel. Excel adems incorpora la posibilidad de corregir "errores sobre la marcha", es decir, al mismo tiempo que se escribe en la hoja de clculo. Esta caracterstica se llama Autocorreccin y est disponible en el men Herramientas. El cuadro de dilogo de la figura siguiente proporciona la posibilidad de corregir de forma automtica los errores ms comunes a la hora de teclear texto en la hoja de clculo.

As, teniendo activada la casilla Corregir Dos Maysculas Seguidas, nos aseguramos que, cuando Excel encuentre en una palabra que comienza por dos maysculas seguidas, sustituya la segunda por su correspondiente minscula. Tambin puede asegurarse de que la primera letra de las oraciones aparezca siempre en maysculas; Excel reconocer el principio de una oracin despus de un punto. O reemplazar,

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mientras escribe, unas palabras por otras. En la lista inferior ya aparecen casos tpicos de errores mecanogrficos; pero usted puede disminuir o aumentar dicha lista con aquellas palabras en las que suele caer en errores. Todas estas opciones de Autocorreccin slo funcionarn si tiene activada la casilla Reemplazar texto mientras escribe. Pero si le molesta esta caracterstica de Excel, no tiene ms que desactivar esta casilla. De todas formas, es ms aconsejable realizar la revisin ortogrfica una vez haya terminado de introducir todo el texto, aunque puede combinar la autocorreccin con la revisin. Para comenzar la revisin ortogrfica, puede seleccionar la opcin del men Herramientas / Ortografa, pulsar la tecla [F7] el botn de la barra de herramientas. Si seleccionamos un grupo de celdas, la revisin ortogrfica se har sobre esas celdas, si no, se revisar toda la hoja. Cuando se revisa la ortografa de toda una hoja, se comprueba la ortografa de todos sus elementos, texto, grficos, comentarios, etc. A continuacin se muestra el cuadro de dilogo que aparece al ejecutar la revisin ortogrfica.

En la parte superior del cuadro de dilogo aparece un mensaje indicando que la palabra no se encuentra en el diccionario. Bajo este mensaje se encuentra una lista con las sugerencias que proporciona Excel para sustituir esa palabra. Sobre la lista, dentro del cuadro Cambiar por:, se encuentra la palabra que sustituir a la incorrecta. El botn Omitir contina la revisin sin realizar ninguna accin. El botn Omitir todas no mostrar a lo largo de la hoja ms veces la palabra no encontrada. El botn Cambiar sustituye la palabra no encontrada por la palabra seleccionada en el campo Cambiar por: El botn Cambiar todas sustituye todas las ocurrencias de la palabra no encontrada actual por la palabra seleccionada en el campo Cambiar por:

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El botn Agregar introduce la palabra no encontrada en el diccionario que est utilizando.

En el campo Agregar palabras a: Podemos elegir el diccionario en el que queremos introducir la palabra que no se encuentra en el diccionario principal. Inicialmente tenemos el diccionario PERSONAL.DIC, que se encuentra vaco hasta que le aadimos palabras. A partir del momento en que introducimos una palabra en el diccionario, dejar de ser una palabra incorrecta. Excel comparte los diccionarios con otras aplicaciones de Office, por lo que si ha aadido palabras desde, por ejemplo Word, dichas palabras estarn disponibles en Excel y viceversa. El botn Sugerir se activa cuando seleccionamos un diccionario distinto o cuando no tenemos activada la casilla de verificacin Sugerir siempre y nos muestra las distintas posibilidades que tenemos para sustituir la palabra. Por ltimo, el botn Deshacer cancela el ltimo cambio realizado.

5.4. CONFIGURAR PGINA

Una vez ha comprobado la correccin ortogrfica de su hoja de clculo, es el momento de empezar a prepararla para que la impresin en papel sea lo ms elegante posible.

Aplicar mrgenes, indicar la orientacin del papel, introducir encabezados y pies de pgina, etc., son tareas que se realizan mediante la opcin Configurar pgina del men Archivo. En la figura siguiente puede ver el cuadro de dilogo que aparece al ejecutar este comando. As, en la ficha Pgina indicar la orientacin del papel, que por defecto es vertical. Tambin puede establecer opciones como el tamao del papel, la calidad de la impresin, aspecto ste que depende de la impresora que tenga seleccionada, etc.

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En la seccin Escala puede reducir o aumentar la hoja de clculo de forma por ejemplo, que ocupe menos pginas impresas. Si la hoja de clculo tiene poco espacio escrito en la ltima pgina impresa, podr reducir el nmero utilizando la opcin Ajustar a. En la ficha Mrgenes se muestran los mrgenes que desea aplicar a las pginas Un margen es la distancia que existe entre el borde fsico del papel y el texto impreso. Podr ajustar los mrgenes superior, inferior, izquierdo y derecho. Otro dato importante es el de la distancia tanto del encabezado como del pie de pgina. Estos elementos deben situarse dentro del margen superior e inferior respectivamente; si indica una distancia mayor que estos mrgenes, su contenido ocultar probablemente datos de la hoja de clculo. En la ficha Encabezado y pie de pgina podr indicar qu texto desea que aparezca como encabezado y pie de pgina. En estos elementos se suelen situar datos como la fecha de la impresin, el nmero de pgina, el nombre de la empresa, etc. Finalmente, la ficha Hoja permite indicar caractersticas importantes a la hora de imprimir. Lo primero que destaca es la posibilidad de indicar qu rea de la hoja de clculo desea imprimir. Para ello utilice el campo rea de impresin. Si desea que cierta informacin de la hoja de clculo se repita en cada una de las paginas, deber indicarlo en la seccin Imprimir ttulos. Esto es til cuando, por ejemplo, tiene una lista larga ordenada por filas o columnas, donde la primera fila o la primera columna representa los campos de informacin de dicha lista. Cuando Excel necesita que en un cuadro de dilogo se indique la referencia de alguna celda o rango de celdas, le presentar el botn Contraer o Minimizar dilogo pulsando este botn , el dilogo disminuye su tamao, de forma que pueda indicar en la hoja de clculo el conjunto de celdas. En la seccin Imprimir podr especificar si desea o no imprimir las lneas de divisin (es decir la cuadrcula de la hoja de clculo), los ttulos de columna y de fila, etc. Finalmente, en la seccin Orden de las pginas se indica cul debe ser el orden en que Excel imprimir la hoja de clculo.

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Con la opcin Hacia abajo, luego hacia la derecha, Excel imprimir primero la hoja de clculo en vertical (hacia abajo) y las columnas que no quepan en la hoja sern impresas en una pgina aparte, despus de imprimir todas las filas. Con la otra opcin, ocurre lo contrario: primero una pgina, despus otra con las columnas de la derecha que no quepan, ...

5.5. SALTOS DE TEXTO

Una vez se han establecido los mrgenes y otros detalles mediante el cuadro de dilogo Configurar pgina, Excel permite ver dnde se sitan los Saltos de pgina e incluso permite modificarlos si lo desea. Es decir, podr indicar dnde debe terminar una pgina y comenzar la siguiente.

Deber configurar la pgina antes de modificar los saltos de pgina ya que, si despus cambia algn detalle en el cuadro Configurar pgina, los saltos de pgina pueden variar, por lo que tendr que volver a ajustarlos. Para acceder al modo de ver de saltos de pgina, elija Vista previa de salto de pgina en el men Ver.

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Cuando est en este modo de ver, Excel le indica mediante una lnea discontinua cul es la situacin de los saltos de pgina automticos, mientras que una lnea ms gruesa muestra los lmites del rea de impresin, es decir, de lo que se va a imprimir. Adems, en el fondo de cada pgina puede ver con letras grises el texto Pgina X, indicando en cada una cul es dicha pgina. Si cambia la situacin de un salto de pgina, Excel modificar el tamao de la hoja de forma que se acomode al nuevo salto de pgina. Excel puede necesitar cambiar la escala de visualizacin actual para acomodar la nueva posicin del salto de pgina. Es decir, Excel cambiar el tamao de la fuente de texto de su hoja de clculo si es necesario. Por otra parte, es posible que, al eliminar un salto de pgina, tambin se elimine otro, debido a la disminucin del tamao de la hoja que es necesario realizar. Mediante este modo de ver tambin podr establecer el rea de impresin. Puede desplazar las lneas gruesas que indican dicha rea y reducir o aumentar la parte de la hoja de clculo que desea imprimir. Adems, en cualquier modo de ver podr insertar un salto de pgina manual. Para ello, seleccione la fila o columna a partir de la cual desea que se cree el salto y elegir Salto en el men Insertar. Este tipo de saltos de pgina se muestra en forma de lneas continuas en el modo Vista previa de salto de pgina.

5.6. IMPRIMIR

El ltimo paso antes de imprimir la hoja de clculo es comprobar cul va a ser el resultado de esta impresin. Es posible que, al ajustar los saltos de pgina, haya hecho que la hoja de clculo se vea a una escala demasiado pequea, por lo que la impresin no ser muy satisfactoria. Por ello es fundamental comprobar cul va a ser el resultado real de la presin y modificar todo aquello que no sea de su agrado: mrgenes, situacin de los encabezados, tamao, etc... Excel dispone de la herramienta Presentacin preliminar, que nos permite ver como quedar la hoja de clculo o mejor dicho, el rea de impresin, antes de realizarla. Para ver la hoja en presentacin preliminar, utilice el botn .

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En este modo de ver podr ver toda la pgina para comprobar la distribucin de la misma o hacer un zoom y comprobar cul es el resultado de la impresin.

La pgina quedar impresa tal como la ve ahora. Si el tamao de la letra fuera demasiado pequeo, debera pensar en volver a ajustar los saltos de pgina. Desde la presentacin preliminar tambin podr mostrar el cuadro de dilogo Configurar pgina mediante el botn Configurar. Adems puede comprobar cul es la situacin de los mrgenes e incluso modificarlos directamente sobre la pgina pulsando en Mrgenes. Excel le muestra con una lnea dnde est situado cada margen, as como el encabezado y pie de pgina. Si desea cambiar la distancia de algn margen, site el ratn en alguna de estas lneas y, cuando cambie el cursor, arrstrela hasta la nueva posicin. Si todo es correcto, ha llegado el momento de imprimir finalmente la hoja de clculo. Utilice el comando Imprimir del men Archivo el botn. En este cuadro de dilogo puede seleccionar la impresora a utilizar, establecer el intervalo de pginas a imprimir, el nmero de copias, etc. Mediante el botn Propiedades podr cambiar algunas caractersticas de la impresora que tenga seleccionada.

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La impresora que aparece es la predeterminada en Windows, pero puede utilizar cualquiera de las que tenga disponibles.

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Frmulas6.1. SINTAXIS

Una frmula es una expresin que relaciona valores con operadores para producir un nuevo valor. Las frmulas pueden tener varias formas, ya que pueden utilizar referencias, funciones, texto y nombres para realizar diferentes tareas. Para introducir frmulas, deber editar la celda o bien seleccionar la celda y despus introducir datos mediante la barra de frmula. Una frmula siempre debe comenzar con el signo igual ( = ) y puede producir diferentes resultados: Un valor concreto, un valor lgico (VERDADERO o FALSO) o un texto. En la hoja de clculo las celdas que contienen frmulas suelen mostrar el resultado de la frmula, mientras que la frmula en s de la celda activa aparece en la barra de frmulas. Los operadores utilizados al crear frmulas son: ARITMTICOS: Suma. (+) Resta. (-) Multiplicacin. (*) Divisin. (/ ) Porcentaje. (%) Funcin exponencial. (^)

COMPARATIVOS: Igual. (=) Distinto. () Mayor. (>) Menor. (=) Menor o igual. (1000]#.###; [ Rojo] [0, ya que esta expresin slo puede evaluarse a VERDADERO (si la suma es positiva) o a FALSO (si la suma es negativa o igual a cero). Seguidamente aparece otra lista donde se indicar cul es el criterio que debe establecerse para comparar el valor de la celda. Una vez indicada la condicin que se aplicar para decidir qu formato utilizara, debe indicar dicho formato. Para ello pulsar en el botn Formato y podr especificar caractersticas del cuadro de dilogo Formato de celda: fuente, bordes o tramas. Si desea agregar otra condicin, no tendr ms que pulsar en el botn Agregar >> y volver a establecer la condicin y el formato a aplicar. As hasta tres condiciones distintas. Si ninguna de las condiciones se cumple, Excel aplicar el formato predeterminado para la celda o el que se le haya aplicado directamente. Si se cumple ms de una condicin, Excel aplicar el formato de la primera condicin que se cumpla.

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9.4. ESTILOS

En ocasiones, usted utilizar un con junto de caractersticas de formato (tipo de fuente, tamao, color, realces, tramas, etc.) en distintos lugares de una hoja de clculo o incluso de distintas hojas de clculo. En esos casos es deseable tener una forma de aplicar dicho conjunto de formatos de una vez, sin tener que indicar todas las caractersticas cada vez que desea aplicarlas. Excel soluciona este problema incorporando el concepto de estilo. Un estilo es una combinacin de formatos que se pueden aplicar de forma conjunta. Si modificamos alguna de las caractersticas de un estilo, las celdas sobre las que se haba aplicado el estilo cambian para ajustarse a las modificaciones realizadas. Adems de los estilos disponibles al trabajar con un libro nuevo, se pueden crear nuevos estilos o copiar estilos creados en otros libros. Los estilos estn disponibles en todas las hojas del mismo libro. Para crear un nuevo estilo, utilice el comando Estilo del men Formato

Si la celda actual ya posee el conjunto de formatos que constituirn el estilo, simplemente deber darle un nombre y agregarlo a la lista de estilos disponibles. Si no es as, podr utilizar el botn Modificar para establecer las caractersticas que deben formar parte del estilo. En el cuadro de dilogo Estilo se indican los distintos formatos que formarn parte del estilo. Si desea que algunos de los formatos no queden incluidos, debe desactivar las casillas de verificacin correspondientes. Una vez escrito el nombre del estilo en el campo Nombre del estilo, mediante el botn Agregar introducimos el estilo en la lista de estilos disponibles. Despus podr modificar cualquiera de los formatos que se corresponden con el estilo. Para ello utilizar el botn Modificar que le permitir acceder al cuadro de dilogo Formato de celdas, donde indicar todas las caractersticas que compondrn el nuevo estilo.

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En este cuadro de dilogo aparecen otros botones que pasamos a comentar: Eliminar: permite borrar el estilo de la lista de disponibles. Cuando se elimina un estilo, las celdas sobre las que se haba aplicado recuperan el estilo Normal, que es el predeterminado para todas las celdas de la hoja de clculo. El nico estilo que no puede eliminarse es el estilo Normal. Mediante el botn Combinar, puede copiar estilos de un libro de trabajo a otro, y as aprovecharse del trabajo que ya realiz en otro libro de trabajo. Si lo que desea es seleccionar un estilo para aplicarlo a la celda activa, debe desplegar la lista de estilos y seleccionar uno de ellos. Al aplicar un estilo sobre una celda, desaparecen todos los formatos aplicados previamente sobre la celda.

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Otra forma de utilizar un determinado conjunto de formatos es mediante el botn Copiar formato . Con este botn, tambin puede utilizar un determinado estilo, si lo ha aplicado en alguna celda. Los pasos a seguir son: primero sitese en la celda donde ha aplicado el estilo o conjunto de formatos que desea utilizar en otro lugar; pulse el botn Copiar formato y finalmente pulse en la celda donde desea aplicar dicho formato. Si desea aplicarlo en ms de un lugar, pulse dos veces el botn Copiar formato y [Esc] cuando ya no desee utilizar ms este comando.

9.5. AUTOFORMATO

Excel ofrece una serie de formatos que se pueden aplicar en conjunto y de forma automtica mediante el comando Autoformato del men Formato. Al utilizar esta orden, se revisan los valores, el texto y las frmulas de los datos de la hoja de clculo que forman la tabla y se aplican los formatos segn convenga, de forma automtica. Para utilizar cl comando Autoformato, la celda activa debe estar situada en el rango de celdas en el que se encuentra una tabla de datos, es decir, un conjunto de celdas que contengan datos. De lo contrario Excel emite un mensaje advirtiendo la no existencia de ninguna tabla. En el cuadro Autoformato se listan todos los autoformatos disponibles en Excel.

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Los autoformatos estn formados por una combinacin de las siguientes caractersticas: Formato de nmero. Alineacin. Fuente. Bordes Tramas Ancho y alto de celdas.

Cuando trabaje con autoformatos, puede indicar que no se modifiquen ciertas caractersticas aunque se aplique el formato automtico, mediante el botn Opciones. En la parte inferior del cuadro podr desactivar las casillas de verificacin de los formatos que no desea modificar. Si desea eliminar un autoformato, podr elegir la orden Deshacer del men Edicin o su botn en la barra de herramientas inmediatamente despus de aplicarlo o bien podr seleccionar una celda del rango de celdas en el que se ha aplicado el autoformato y seleccionar Formato / Autoformato, seleccionando de la lista de autoformatos la opcin Ninguno.

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Crear Grficos10.1. INTRODUCCIN En Excel tiene la posibilidad de incluir elementos grficos en sus hojas de clculo y no limitarse a tablas de datos. La incorporacin de este tipo de elementos no es un factor simplemente esttico. En muchas ocasiones, es mucho ms sencillo interpretar un grfico que estudiar una tabla con decenas y decenas de cifras. Adems Excel, como parte integrante de Microsoft Office, comparte todas las herramientas que se incorporan en el paquete. En Excel podr agregar objetos de dibujo como rectngulos, crculos y otras formas ms sofisticadas, imgenes, cuadros de texto, objetos WordArt, etc. La mayora de estos elementos estn disponibles a travs de la barra de herramientas Dibujo, que aqu puede ver.

En el curso de Excel no vamos a estudiar estos elementos y nos centraremos en los grficos, que son los elementos ms utilizados en una hoja de clculo.

10.2. CONCEPTOS GENERALES

Un grfico en Excel representa de forma visual los datos de una hoja de clculo. Los grficos se pueden incrustar en una hoja de clculo o bien crearlos en una hoja distinta (hojas de grficos). Los datos utilizados en la creacin de un grfico se vinculan automticamente a la hoja de clculo de forma que cualquier cambio en los datos se ver reflejado en el grfico. En Excel usted dispone del Asistente para grficos, accesible a travs de su botn en la barra de herramientas . Este asistente le ayudar en la creacin de grficos. El paso previo a la creacin de un grfico es la seleccin de los datos que va a representar. Lo normal ser seleccionar rangos rectangulares de celdas pero tambin puede seleccionar celdas no adyacentes utilizando al mismo tiempo la tecla [Ctrl]. Una vez

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seleccionados los datos, nicamente tiene que reclamar la presencia del asistente pulsando en el botn anteriormente comentado. El Asistente para grficos consiste en una serie de cuadros de dilogo que le guiarn paso a paso en el proceso de creacin de un grfico. Antes de finalizar el proceso de creacin del grfico, el asistente le mostrar un ejemplo del grfico que est creando dndole la oportunidad de modificar cualquier aspecto que no sea de su agrado.Porcentajes Anuales 20.000,00 18.000,00 16.000,00 14.000,00 12.000,00 10.000,00 8.000,00 6.000,00 4.000,00 2.000,00 -

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Los datos de cada una de las celdas se denominan puntos de datos y aparecen en los grficos en forma de lneas, columnas, etc. Estos puntos de datos se agrupan en series de datos y se distinguen entre s por sus colores o diseos. Usted podr crear grficos con formatos predeterminados o crearlos con un formato propio. Adems podr aadir o eliminar ttulos, leyendas o cualquier elemento a un grfico.

10.3. GRFICOS INCRUSTADOS

Un grfico incrustado es un elemento ms de la hoja de clculo, al igual que el texto, una imagen o cualquier otro elemento grfico. Como tal, usted podr cambiar su tamao, su ubicacin, etc., seleccionndolo y utilizando el ratn. Antes de crear un grfico, debemos seleccionar los datos a partir de los cuales se crear el grfico. Debe incluir en la seleccin los rtulos de las distintas series si desea que se muestren en el grfico. Aunque si no lo hace, despus podr agregar dichos rtulos.

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Una vez seleccionado el rango de celdas a representar grficamente, utilizar el Asistente para grficos e ir eligiendo las opciones que ste le presenta en cada uno de los pasos de dicho asistente. En el primer paso del Asistente para grficos se selecciona el tipo de grfico a utilizar. Aunque ste es tal vez el detalle ms importante a elegir en la creacin de un grfico, no debe preocuparse demasiado si despus no le gusta el que ha elegido ya que podr cambiarlo fcilmente. El nmero de tipos de grficos es lo suficientemente grande, pero adems, tiene la posibilidad de elegir un tipo personalizado en el que se han combinado distintas caractersticas e incluso crear su propio tipo de grfico. Al utilizar uno de los tipos personalizados, se asegura un aspecto muy cuidado que le costara mucho esfuerzo conseguir usando un tipo de grfico estndar. Dentro de cada tipo de grfico existen subtipos o variantes del mismo. En la lista de la izquierda puede ver el tipo seleccionado, mientras que en la parte de la derecha puede ver los subtipos de este tipo de grfico. En la mayora de ocasiones habr subtipos en dos y en tres dimensiones. En el segundo paso del Asistente para grficos tendr la posibilidad de variar el rango de celdas que desea representar grficamente. Adems puede indicar si las series de datos a representar se sitan en la hoja de clculo por filas o por columnas. En el paso 3 se pueden introducir la mayora de opciones de un grfico. Podr incluir un ttulo para el mismo, indicar la presencia o no de la leyenda, etc. Finalmente, debe decidir la ubicacin del grfico. Puede ser incrustado en la hoja de clculo actual o en una hoja aparte. Si decide esta ltima opcin, tenga en cuenta que se crea una hoja de clculo adicional donde se ubicar el grfico y que, por lo tanto, podr trabajar con el grfico como con cualquier otra hoja de clculo.

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Una vez creado el grfico podr situarlo en cualquier lugar de la hoja as como cambiar su tamao y otras caractersticas.

Adems, Excel le proporciona la barra Grfico y le indica, en la tabla de datos, cul es el rango de stos que est siendo representado en el grfico, como ocurre al editar una frmula en la que interviene un rango de celdas. Puede eliminar un grfico como cualquier otro objeto ms. Primero seleccinelo haciendo clic en los lados del mismo y pulse la tecla [Supr]. Por otra parte, tenga en cuenta que, al hacer clic con el ratn en alguno de los elementos del grfico, dicho elemento es el que se selecciona y no el grfico mismo. Deber hacer clic en alguno de los lados o en una zona libre del grfico para seleccionarlo completamente. Podr saber qu elemento esta seleccionado consultando la lista de la izquierda en la barra de herramientas Grfico o en el cuadro de nombre de la zona de edicin.

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Normalmente utilizar grficos incrustados cuando desee mostrar ms de un grfico en una misma hoja de clculo o cuando desea tener cerca los datos y el grfico que los representa.

10.4. HOJAS DE GRFICO

En ocasiones desear tener por una parte los datos y por otra el grfico que los representa. Para ello, lo mejor es crear el grfico como una hoja ms y no insertarlo en la misma hoja que contiene los datos fuente. La creacin de un grfico en una hoja de grfico es exactamente igual que la vista en el anterior captulo. Lo nico que tendr que hacer es indicar, en el ltimo paso del Asistente para grficos, que el grfico se cree en una nueva hoja y no en una existente. Sin embargo, tambin es posible transformar un grfico incrustado en una hoja de grfico o al revs. Para ello es necesario seleccionar el grfico. Si es un grfico incrustado, haga clic en los lmites del grfico y si es un grfico incluido como una hoja, pulse en su etiqueta. Una vez seleccionado el grfico, utilice la opcin Ubicacin a travs del men Grfico; aparecer el ltimo cuadro de dilogo que ya pudo ver al utilizar el Asistente para grficos. Lo nico que le falta por hacer es indicar la nueva ubicacin. Por otra parte, puede crear una hoja de grfico en un nico paso, pulsando la tecla [F11]. Si Excel necesita ms informacin para crear el grfico, aparecer el Asistente para grficos en el paso adecuado; si no, crear un grfico predeterminado.

10.5. SELECCIN DE ELEMENTOS

Cuando est creando un grfico a travs del Asistente para grficos, decide muchas de las caractersticas que va a presentar el nuevo grfico. Sin embargo, cuando ya tiene el grfico creado, puede que necesite modificar alguna de las decisiones tomadas inicialmente. En este caso, es necesario distinguir si el cambio a realizar se refiere al grfico en su conjunto (por ejemplo, cambiar el tipo de grfico utilizado) o est relacionado con alguno de los elementos que constituyen el grfico, como puede ser la leyenda, los rtulos, los ejes, etc.

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En cualquiera de los casos, el paso previo a efectuar la modificacin es seleccionar el objeto implicado. Como ya se ha indicado, la seleccin se realiza pulsando con el ratn en dicho elemento. Recuerde que en todo momento podr saber qu tiene seleccionado observando la lista situada en la barra Grfico o a travs del cuadro de nombres de la barra de frmulas, que tambin presenta esta informacin. Con el teclado tambin puede seleccionar componentes del grfico. Pulsando las teclas [Flecha arriba] o [Flecha abajo], pasara de un elemento a otro, mediante [Flecha izquierda] y [Flecha derecha], acceder a los elementos de una misma categora. Si en lugar de hacer clic con el ratn en un determinado objeto del grfico, hace doble clic, entonces dicho elemento (tambin podra ser el grfico mismo) se selecciona y se realiza la accin que tenga predeterminada para dicho objeto, que en la mayora de ocasiones se corresponder con el formato del mismo Por ejemplo, en el caso de hacer doble clic sobre la leyenda, se selecciona y se muestra el cuadro de dilogo Formato de leyenda, donde podr establecer las opciones de la leyenda.

10.6. AGREGAR DATOS

Si, una vez creado un grfico, desea representar en el mismo otras series de datos, no es necesario volver a crear el grfico. Existen varias formas de agregar datos: - Puede extender el rango de datos en la misma hoja de clculo donde estn los datos representados. Cuando selecciona un grfico, Excel le indica qu datos son los que se representan, mostrando el rango rodeado por un rectngulo de color. - Puede copiar las nuevas series de datos y pegarlas en el grfico. - Puede utilizar el comando Datos de origen en el men Grfico y aadir las nuevas series. - Puede arrastrar la nueva serie de datos al grfico, con lo que ste la mostrar si es posible. Tenga en cuenta que el tamao del grfico no vara cuando aade ms datos al grfico, por lo que es posible que deba cambiar usted mismo el tamao para que se muestre correctamente.

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Si modifica los datos en la hoja de clculo, Excel actualizar inmediatamente el grfico. Esto tambin es recproco, es decir, si selecciona una serie en el grfico y cambia su tamao, la hoja de datos se actualizar al nuevo dato representado. Si elimina un rango de datos en la hoja en que est siendo representado el grfico, el grfico se actualizar. Pero no al revs: al eliminar una serie en el grfico, no se elimina el rango en la hoja de datos.

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FORMATO DE FECHA CON CUATRO DGITOS PARA LOS AOS

Excel 2000 est preparado para admitir fechas con dos o cuatro dgitos para la parte correspondiente al ao. Sin duda, la mejor recomendacin es utilizar siempre cuatro dgitos, de forma que no exista posible ambigedad. Una forma sencilla de asegurarse de ello es establecer el formato de fecha corta de Windows mostrando cuatro dgitos, en lugar de los dos dgitos que aparecen por defecto. Al hacer el cambio que a continuacin se detalla, usted podr introducir los cuatro dgitos para el ao en todas las fechas que introduzca en Excel y aparecern de esa forma por defecto, es decir, sin necesidad de crear un formato personalizado para ello. Adems, si slo introduce dos dgitos para el ao, entonces Excel aadir por usted los otros dos, segn las reglas que ya conoce y que a continuacin se vuelven a detallar: - Si se introduce desde 00 hasta 29 para el ao, Excel interpretar que desea indicar del 2000 al 2029. Por ejemplo, si se escribe 21/7/18

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