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BERENICE MARIA GIANNELLA
Presidente
ANA CLAUDIA MARINO BELLOTTI
Chefe de Gabinete
COMISSÃO DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO DA
FUNDAÇÃO CASA-SP
LIANA DE PAULA
Presidente da Comissão
Membros
Cristina Mirante Farias
Ivanor Goes dos Reis
Jakeline de Chico
Sérgio Ranalli
Teresa Hatsue Shimomoto
Vicente Guerra
Dezembro / 2008
Agradecemos à Chefia de Gabinete da Fundação CASA-SP pelo apoio dado ao nosso
trabalho e à equipe do Sistema de Arquivo do Estado de São Paulo – SAESP pela
leitura atenta e sugestões feitas a este Manual.
A Comissão de Avaliação de Documentos de Arquivo da
Fundação CASA-SP
S U M Á R I OS U M Á R I OS U M Á R I OS U M Á R I O
Apresentação 1
Gestão de Documentos 3
1. Composição das Subcomissões de Avaliação de Documentos 5
2. Aplicação do Plano de Classificação e da Tabela de
Temporalidade de Documentos
7
3. Destinação dos Documentos 12
4. Organização da Massa Documental Acumulada 18
5. Organização das Unidades de Arquivo 20
Cronograma de atividades 21
Glossário 22
Dicas para Conservar Melhorar o Documento 23
1
A P R E S E N T A Ç Ã OA P R E S E N T A Ç Ã OA P R E S E N T A Ç Ã OA P R E S E N T A Ç Ã O
A avaliação de documentos envolve a identificação de seus valores
imediato e mediato e a análise de seu ciclo de vida (desde a produção até a
destinação final), com vistas à definição dos critérios e prazos para guarda ou
eliminação.1 Segundo Ieda Pimenta Bernardes, o valor primário (ou imediato) de
um documento relaciona-se às razões que levaram à sua produção, considerando
seu uso para fins administrativos, legais e/ou fiscais. Já o valor secundário (ou
mediato) diz respeito à potencialidade do documento como prova, fonte de
informação para a pesquisa e/ou registro de um dado momento histórico.2
Definidos os valores dos documentos, a próxima etapa é o estabelecimento de sua
destinação final. Os documentos de valor exclusivamente imediato têm guarda
temporária e são destinados à eliminação após o término dos prazos de vigência,
prescrição e precaução. Os documentos de valor mediato têm guarda permanente e
devem ser preservados como prova, garantia de direitos (individuais e coletivos) e
fonte de pesquisa.3
Em São Paulo, a complexidade do trabalho de avaliação dos
documentos produzidos pela administração estadual levou à instituição, em 1989,
das Comissões de Avaliação de Documentos de Arquivo – CADA – em todas as
Secretarias de Estado (art. 1º do Decreto nº 29.838, de 18 de abril de 1989).
Embora o Decreto nº 29.838/ 1989 determinasse apenas a instituição de
Comissões nas Secretarias de Estado, o Sistema de Arquivos do Estado de São
Paulo – SAESP orientou a instituição de Comissões também nas entidades
vinculadas às Secretarias. Estas comissões são grupos permanentes e
multidisciplinares responsáveis pela elaboração e aplicação dos Planos de
Classificação e de Tabelas de Temporalidade de Documentos, sob a orientação e
aprovação do Arquivo Público do Estado de São Paulo.
O Decreto nº 48.897, de 27 de agosto de 20044, no seu artigo 1º,
ao estabelecer que “entende-se por arquivos públicos os conjuntos de documentos
produzidos, recebidos e acumulados por órgãos públicos, autarquias, fundações
instituídas ou mantidas pelo Poder Público, empresas públicas, sociedades de
economia mista, entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos e
organizações sociais”, ampliou o conceito de arquivo incluindo também a
Administração Indireta do Estado no SAESP.
1 BERNARDES, Ieda Pimenta (1998). Como avaliar documentos de arquivo. São Paulo: Divisão de Arquivo do Estado de São Paulo; Associação dos Arquivistas Brasileiros – Núcleo Regional de São Paulo. Disponível em http://www.arquivoestado.sp.gov.br/saesp/texto_pdf_10_Como_Avaliar_Documentos_de_Arquivo.pdf. 2 BERNARDES, op. cit.
3 BERNARDES, op. cit.
4 Dispõe sobre os Arquivos Públicos, os documentos de arquivo e sua gestão, os Planos de Classificação e as Tabelas de Temporalidade de Documentos da Administração Pública do Estado de São Paulo, define normas para avaliação, guarda e eliminação de documentos de arquivo.
2
O Arquivo Público do Estado é o órgão central e coordenador do
SAESP e vem desenvolvendo, em parceria com essas comissões, ações que visam
garantir a implementação de um sistema efetivo de gestão documental. Entre as
ações, destacam-se as consolidadas no Plano de Classificação e na Tabela de
Temporalidade de Documentos da Administração Pública do Estado de São Paulo:
Atividades-Meio, oficializados pelo Decreto nº 48.898, de 27 de agosto de 2004.5
Esses instrumentais já estão sendo utilizados por todos os órgãos da Administração
Pública Estadual direta e indireta como requisitos indispensáveis para os programas
de gestão documental informatizada e de qualidade total, favorecendo a eficiência
administrativa e tornando a tomada de decisões mais ágil por meio da
racionalização do fluxo documental.
Na Fundação CASA-SP, a CADA, cuja composição atual foi
constituída por meio da Portaria Administrativa nº 1079, de 20 de dezembro de
2007, tem trabalhado no sentido de assegurar sua inserção no processo de
efetivação do Sistema de Gestão Documental coordenado pelo SAESP. Nesse
sentido, o Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade de Documentos da
Administração Pública do Estado de São Paulo – Atividades-Meio (Decreto
48.898/2004) foram determinados pela Portaria Normativa nº 147, de 26 de maio
de 2008, como os instrumentos que estabelecem os prazos de guarda e a
destinação dos documentos das atividades-meio na Fundação CASA-SP, revogando-
se o disposto anteriormente pela Portaria Normativa nº 096, de 12 de maio de
1992.
Para a aplicação desses instrumentais, a CADA contará com as
Subcomissões compostas em cada Divisão Regional e na Sede para procederem à
identificação, classificação e listagem dos conjuntos documentais produzidos nos
diferentes setores, o que possibilitará a definição de sua destinação final, que
poderá ser a eliminação ou a guarda permanente.
Buscando orientar esse trabalho, o presente Manual de Instruções
disponibiliza informações para que as Subcomissões da Sede e das Divisões
Regionais tenham condições de desempenhar suas atividades com um suporte
rápido e eficaz.
Ressalta-se que o Plano de Classificação e a Tabela de
Temporalidade de Documento das atividades-fim da Fundação CASA já estão em
fase de elaboração.
A Comissão de Avaliação de Documentos de Arquivo da
Fundação CASA-SP
5 ARQUIVO DO ESTADO DE SÃO PAULO (2005). Plano de classificação e tabela de temporalidade de documentos da administração pública do Estado de São Paulo: atividades-meio. São Paulo: Arquivo do Estado. Disponível em http://www.arquivoestado.sp.gov.br/saesp/Plano_de_Classificacao.pdf.
3
GESTÃO DE DOCUMENTOSGESTÃO DE DOCUMENTOSGESTÃO DE DOCUMENTOSGESTÃO DE DOCUMENTOS
A gestão de documentos é “o conjunto de medidas e rotinas que
garante o efetivo controle de todos os documentos de qualquer idade desde sua
produção até sua destinação final (eliminação ou guarda permanente), com vistas à
racionalização e eficiência administrativas, bem como à preservação do patrimônio
documental de interesse histórico-cultural”.6
A idade dos documentos é medida considerando a data de sua
produção, sua vigência, os prazos de prescrição e precaução e a freqüência com
que são consultados. No ciclo de vida dos documentos, há três fases (ou idades), a
saber, a fase em que compõem o arquivo corrente e que engloba o período de
vigência e/ou a necessidade de consultas freqüentes; a fase em que são enviados
ao arquivo intermediário para aguardarem o cumprimento dos prazos de prescrição
e precaução, que já não são mais objeto de consultas freqüentes, e também
aguardam o cumprimento de sua destinação final (eliminação ou guarda
permanente), e a fase em que os documentos providos de valor secundário ou
histórico-cultural são destinados à guarda permanente.
Ciclo de Vida dos Documentos
1ª fase: ARQUIVO CORRENTE Documentos vigentes que, mesmo sem movimentação, constituam objeto de consultas freqüentes.
2ª fase: ARQUIVO INTERMEDIÁRIO a) Documentos que, mesmo após a vigência, aguardam prazos longos de prescrição ou precaução; b) Documentos raramente consultados; c) Documentos que aguardam a destinação final (eliminação ou guarda permanente).
3ª fase: ARQUIVO PERMANENTE Documentos que perderam a vigência administrativa, porém são providos de valor secundário ou histórico-cultural.
Fonte: BERNARDES, op. cit., p. 12.
A primeira medida a ser tomada na implementação de um programa
de gestão documental é a identificação e classificação dos documentos conforme o
seu contexto de produção. As informações obtidas nesse trabalho compõem o
Plano de Classificação desses documentos.
Já o ciclo de vida dos documentos é definido por um instrumento
chamado Tabela de Temporalidade de Documentos – TTD. Nela devem constar
os prazos de arquivamento dos documentos no arquivo corrente, de sua
transferência ao arquivo intermediário, e de sua destinação final, quando se 6 BERNARDES, op.cit., p. 11.
4
determina sua eliminação ou recolhimento ao arquivo permanente. A definição dos
prazos e da destinação final dos documentos constantes na Tabela de
Temporalidade de Documentos – TTD é resultado de uma avaliação prévia dos
valores imediato e mediato dos documentos. 7
A série documental é um “conjunto de documentos resultantes do
exercício da mesma função ou atividade, documentos estes que têm idêntico modo
de produção, tramitação e resolução”.8 A atividade da qual o documento resulta
pode ser identificada como:
I- Atividade-meio: quando se refere a ação, encargo ou serviço que um órgão
leva a efeito para auxiliar e viabilizar o desempenho de suas atribuições
específicas e que resulta na produção e acumulação de documentos de
caráter instrumental e acessórios;
II- Atividade-fim: quando se refere a ação, encargo ou serviço que um órgão
leva a efeito para o efetivo desempenho de suas atribuições específicas e
que resulta na produção e acumulação de documentos de caráter
substantivo e essencial para o seu funcionamento.9
Sob a coordenação do Arquivo Público do Estado de São Paulo e com
a colaboração das Comissões de Avaliação de Documentos de Arquivo, foi realizado,
entre 1999 e 2002, o trabalho de mapeamento e análise da produção e acúmulo de
documentos do Estado de São Paulo no exercício de suas atividades meio. Os
resultados desse trabalho são o Plano de Classificação e a Tabela de
Temporalidade de Documentos da Administração Pública do Estado de São
Paulo: Atividades-Meio, aprovados pelo Decreto nº 48.898, de 27 de agosto de
2004 e que devem ser aplicados em todos os órgãos da Administração Pública
como forma de execução da política de gestão documental do Estado.10
Como primeiro passo na organização da gestão documental da
Fundação CASA-SP, esses instrumentos deverão ser aplicados tanto na produção
atual como na massa documental acumulada.
Para tanto, conforme o estabelecido no art. 5º da Portaria Normativa
nº 147, de 26 de maio de 2008, a Comissão de Avaliação de Documentos de
Arquivo – CADA conta com a criação de Subcomissões na Sede e nas Divisões
Regionais desta Fundação.
7 Consultar em http://www.arquivoestado.sp.gov.br/classificacaoetemporalidade.php 8 BERNARDES, op.cit., p. 19. 9 Decreto nº 48.897, de 27 de agosto de 2004 – art. 17. 10 ARQUIVO DO ESTADO DE SÃO PAULO, op. cit, p. 22.
5
1. COMPOSIÇÃO E ATRIBUIÇÕES DAS SUBCOMISSÕES DE AVALIAÇÃO DE 1. COMPOSIÇÃO E ATRIBUIÇÕES DAS SUBCOMISSÕES DE AVALIAÇÃO DE 1. COMPOSIÇÃO E ATRIBUIÇÕES DAS SUBCOMISSÕES DE AVALIAÇÃO DE 1. COMPOSIÇÃO E ATRIBUIÇÕES DAS SUBCOMISSÕES DE AVALIAÇÃO DE
DOCUMENTOSDOCUMENTOSDOCUMENTOSDOCUMENTOS
As Subcomissões de Avaliação de Documentos têm caráter
temporário, devendo ser constituídas anualmente para execução dos trabalhos de
avaliação, eliminação e recolhimento de documentos conforme cronograma a ser
estabelecido pela CADA.
Para os documentos produzidos ou arquivados na Sede da Fundação
CASA-SP, serão constituídas três Subcomissões, sendo uma para avaliar os
documentos provenientes do Gabinete da Presidência; uma para os documentos da
Diretoria Técnica e uma para os documentos da Diretoria Administrativa. Cada
Subcomissão da Sede deverá ter de três a cinco membros.
Além das Subcomissões da Sede, cada Divisão Regional deverá
contar com uma Subcomissão de três a cinco membros, sendo pelo menos um
membro da banda técnica e um da banda administrativa e pelo menos um membro
lotado em unidade de atendimento.
As listas com os nomes, cargos, RE e lotação dos membros das
Subcomissões da Sede e das Divisões Regionais devem ser encaminhadas
anualmente à Chefia de Gabinete, aos cuidados da CADA, em data previamente
indicada, para publicação no órgão oficial da imprensa.
Na execução dos trabalhos de avaliação, eliminação e transferência
de documentos, as Subcomissões têm as seguintes atribuições:
I- Promover o levantamento e a identificação das séries documentais
produzidas, recebidas ou acumuladas na Sede ou na Divisão Regional e
respectivas unidades subordinadas;
II- Solicitar a colaboração de grupo de trabalho auxiliar formado por
servidores das unidades subordinadas para o desenvolvimento do
processo de avaliação dos documentos, em razão de sua especificidade ou
volume;
III- Elaborar a relação dos documentos a serem eliminados ou transferidos
para guarda intermediária ou permanente, em conformidade com o Plano
de Classificação e a Tabela de Temporalidade de Documentos;
IV- Coordenar o trabalho de seleção e preparação material dos conjuntos
documentais a serem eliminados, deixando-os disponíveis para eventuais
verificações;
V- Elaborar a proposta de inclusão e/ou alteração de séries documentais na
Tabela de Temporalidade de Documentos, encaminhando-a,
6
acompanhada das necessárias justificativas, para a apreciação e
aprovação da CADA;
VI- Acompanhar os trabalhos de organização, racionalização e controle de
arquivos e documentos, visando o estabelecimento de rotinas de
eliminação ou envio para guarda permanente;
VII- Presenciar a eliminação e a transferência dos documentos, lavrando os
respectivos termos.
VIII- Respeitar os prazos estabelecidos em cronograma pela CADA;
IX- Informar à CADA quaisquer ocorrências durante os trabalhos de
avaliação, eliminação e transferência;
X- Atender às reuniões e capacitações organizadas pela CADA.
Os membros das Subcomissões deverão, portanto, conhecer a
produção documental referente às atividades-meio de seus setores e desenvolver,
com a supervisão e orientação da CADA, a habilidade de reconhecê-la no Plano de
Classificação e na Tabela de Temporalidade de Documentos, tornando-se aptos a
aplicar esses instrumentos nos documentos por eles produzidos, recebidos e
acumulados. Espera-se também que sejam agentes multiplicadores dos
procedimentos e normas de gestão documental em seus órgãos e unidades,
estudando os instrumentos oficializados e divulgando-os junto às demais áreas
subordinadas.
7
2. APLICAÇÃO DO PLANO DE CLASSIFICAÇÃO E DA TABELA DE 2. APLICAÇÃO DO PLANO DE CLASSIFICAÇÃO E DA TABELA DE 2. APLICAÇÃO DO PLANO DE CLASSIFICAÇÃO E DA TABELA DE 2. APLICAÇÃO DO PLANO DE CLASSIFICAÇÃO E DA TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOSTEMPORALIDADE DE DOCUMENTOSTEMPORALIDADE DE DOCUMENTOSTEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS
Primeiramente, as Subcomissões deverão identificar todas as
séries documentais de seu acervo, utilizando o Índice, instrumento complementar
do Plano de Classificação de Documentos, que relaciona alfabeticamente e de
forma permutada, todos os tipos documentais, funções, subfunções e atividades,
bem como os termos e expressões utilizados com maior freqüência.
2.1 Plano de Classificação de Documentos
No Plano de Classificação, os documentos são acompanhados dos
seus respectivos códigos de classificação, sendo a primeira unidade numérica
indicativa da função, a segunda unidade numérica indicativa da subfunção, a
terceira unidade numérica indicativa da atividade e a quarta unidade numérica
indicativa do tipo documental. 11
17048.03.04.01.01
Órgão produtor
Função (Gestão de Recursos Humanos)
Subfunção (Controle de Freqüência)
Atividade (Registro de Freqüência)
Documento (Atestado de Freqüência)
Considera-se FUNÇÃO o conjunto de atividades que possibilita a
infra-estrutura administrativa necessária ao desempenho concreto e eficaz na
Administração Pública Estadual, identificadas como:
I- Organização administrativa;
II- Comunicação institucional;
III- Gestão de recursos humanos;
IV- Gestão de bens materiais e patrimoniais;
V- Gestão orçamentária e financeira;
VI- Gestão de documentos e informações; e
VII- Gestão de atividades complementares.
A cada FUNÇÃO estão definidas as subfunções, atividades e
documentos.
11 Consultar em http://www.arquivoestado.sp.gov.br/classificacaoetemporalidade.php
17048
03
04
01
01
9
O Índice Alfabético, Remissivo e Permutado contempla basicamente
quatro tipos de informação, a saber:
• Expressões adotadas pelo Plano de Classificação, organizadas em ordem
alfabética;
• Nomeações que ocorrem no cotidiano da Administração Pública Paulista,
entre órgãos e entidades com culturas organizacionais diferentes. Esta é a
função das remissivas incluídas nos Índices (USE);
• Sugestão para análise de outras possibilidades, relacionadas à expressão
pesquisada, mas que não mantêm com esta uma relação de sinonímia (VER
TAMBÉM).
O Índice é apresentado sob forma permutada
2.2 Tabela de Temporalidade de Documentos – TTD
A Tabela de Temporalidade de Documentos – TTD é apresentada na
seguinte forma:
Os primeiros campos da TTD estão diretamente relacionados à
aplicação do Plano de Classificação, uma vez que as atividades e documentos
estão codificados conforme os critérios desse Plano.
Nos campos dos Prazos de Guarda (em anos), está registrado o
tempo de permanência de cada documento no lugar indicado, com base na
legislação específica ou nas demandas administrativas. O primeiro campo, da
Unidade Produtora, indica o número de anos em que o documento deve
Código
10
permanecer no arquivo corrente do órgão produtor/acumulador, cumprindo a
finalidade para a qual foi produzido (1ª fase do ciclo de vida do documento –
arquivo corrente). O segundo campo, referente à Unidade com Atribuições de
Arquivo, aponta o número de anos em que o documento, após o prazo de guarda
na Unidade Produtora, deve ainda permanecer arquivado para eventuais consultas,
em decorrência do cumprimento de prazos prescricionais ou precaucionais. (2 fase
do clico de vida do documento – arquivo intermediário). 12
Definidos os prazos de guarda de cada tipo documental, em razão
dos seus valores administrativo, fiscal, jurídico-legal, técnico, histórico, a Tabela de
Temporalidade de Documentos determina também qual deve ser a sua destinação
final: eliminação ou guarda permanente. No campo Eliminação, estão indicados os
documentos que podem ser eliminados após cumprimento de prazos definidos na
Unidade Produtora e/ou na Unidade com Atribuições de Arquivo, por não
apresentarem valor que justifique sua guarda definitiva. No campo Guarda
Permanente, estão indicados os documentos que foram considerados de valor
permanente e que, esgotados os prazos de guarda previstos na Unidade Produtora
e/ou na Unidade com Atribuições de Arquivo, devem ser recolhidos à Unidade de
Guarda Permanente.
Exemplo:
12 No campo da Unidade Produtora, é comum aparecer a indicação da vigência como prazo de guarda. Nesses casos, o documento deve permanecer na Unidade Produtora durante o intervalo de tempo no qual produza efeitos administrativos e legais plenos, cumprindo as finalidades que determinaram sua produção. O prazo de guarda na Unidade com Atribuição de Arquivo, portanto, deve ser contado após o cumprimento do prazo de vigência na Unidade Produtora. Quando a vigência do documento esgotar-se antes de 1 (um) ano, fica autorizada a sua eliminação, desde que cumprido o prazo de vigência. Outra indicação de prazo que pode aparecer no campo da Unidade Produtora é a expressão “Até a aprovação das contas”, significando que o prazo definido no campo Unidade com Atribuição de Arquivo começa a contar a partir da data de aprovação pelo Tribunal de Contas do Estado de São Paulo.
11
3. DESTINAÇÃO DOS3. DESTINAÇÃO DOS3. DESTINAÇÃO DOS3. DESTINAÇÃO DOS DOCUMENTOS DOCUMENTOS DOCUMENTOS DOCUMENTOS
Após aplicação do Plano de Classificação e da Tabela de
Temporalidade de Documentos, as Subcomissões deverão informar à CADA o
término da fase de avaliação documental por correio eletrônico
([email protected]). A partir dessa comunicação, as Subcomissões terão prazo
de 15 dias úteis para emitir e encaminhar por malote à CADA:
I. Relação de Eliminação de Documentos, para os documentos que já
tenham cumprido os prazos previstos na TTD e sejam destinados à
eliminação.
II. Solicitação de Transferência de Documentos, para os documentos
que, conforme indicação da TTD, devem ser transferidos das Unidades
Produtoras para as Unidades com Atribuição de Arquivo;
3.1 Procedimentos para Eliminação de Documentos
Cada Subcomissão deve preparar o registro dos documentos a
serem eliminados por meio de Relação de Eliminação de Documentos,
conforme o seguinte modelo:
12
Ao receber a Relação de Eliminação de Documentos, a CADA
providenciará a autuação do processo e agendamento de reunião junto à
Subcomissão para análise de amostra da documentação a ser eliminada. Estando
o material de acordo com o Plano de Classificação e a TTD, a CADA emitirá Ata de
Aprovação e publicará no órgão oficial da imprensa o Edital de Ciência e
Eliminação de Documentos, conforme modelo abaixo:
13
A eliminação de documentos que não constam na Tabela de
Temporalidade de Documentos somente será possível mediante prévia autorização
da CADA, e após consulta e aprovação do Arquivo Público do Estado, conforme art.
25, do Decreto nº 48.897/2004.
Nenhum documento poderá ser eliminado sem prévia análise
e autorização da CADA.
Os documentos de guarda permanente não poderão ser eliminados
após a microfilmagem, digitalizados ou qualquer outra forma de reprodução,
devendo ser preservados. Ficará sujeito a responsabilidade penal, civil e
administrativa, na forma da legislação em vigor, aquele que destruir, inutilizar ou
deteriorar documentos de guarda permanente.
Decorrido o prazo de 30 (trinta) dias sem nenhuma manifestação, a
CADA emitirá e enviará por malote autorização à Subcomissão para proceder a
fragmentação, manual ou mecânica, dos documentos listados.
Finda a fragmentação, a Subcomissão deverá emitir e enviar o
Termo de Eliminação de Documentos (modelo abaixo) à CADA. De posse do
devido termo autorizado, a Sub-comissão deverá instruir a unidade para proceder
quanto a doação e retirada do material fragmentado, de acordo com a PN 109/07
14
A CADA deverá enviar uma cópia do Termo de Eliminação de
Documentos ao Arquivo Público do Estado para consolidação de dados e a
realização de estudos técnicos na área de gestão de documentos.
15
3.2 Procedimentos para Transferência de Documentos
Cada Subcomissão deve preparar o registro dos documentos a
serem transferidos por meio de Solicitação de Transferência de Documentos,
conforme o seguinte modelo:
SUBCOMISSÃO DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO DA ________ RELAÇÃO DE DOCUMENTOS A SEREM TRANSFERIDOS PARA O ARQUIVO INTERMEDIÁRIO
Função:
Sub-função:
Atividade:
Série documental:
Datas-limite:
Quantidade de caixas arquivo e metros lineares:
Observações complementares:
Função:
Sub-função:
Atividade:
Série documental:
Datas-limite:
Quantidade de caixas arquivo e metros lineares:
Observações complementares:
Função:
Sub-função:
Atividade:
Série documental:
Datas-limite:
Quantidade de caixas arquivo e metros lineares:
Observações complementares:
Local e data
Nome e assinatura dos representantes da Subcomissão
Ao receber a Solicitação de Transferência de Documentos, a
CADA providenciará a autuação do processo e agendamento de reunião junto à
Subcomissão para análise de amostra da documentação a ser transferida. Estando
o material de acordo com o Plano de Classificação e a TTD, a CADA emitirá e
encaminhará à Subcomissão a Ata de Aprovação da transferência.
Caberá à Subcomissão realizar a transferência dos documentos,
emitir e enviar à CADA o Termo de Transferência de Documentos (modelo
abaixo). A CADA deverá enviar uma cópia do referido termo ao Arquivo do Estado
para consolidação de dados e a realização de estudos técnicos na área de gestão de
documentos.
16
SUBCOMISSÃO DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO DA ________
TERMO DE TRANSFERÊNCIA DE DOCUMENTOS Nº --/--
Aos – dias do mês de -------- do ano de ----, a FUNDAÇÃO CENTRO DE ATENDIMENTO SÓCIO-
EDUCATIVO AO ADOLESCENTE – FUNDAÇÃO CASA-SP, em conformidade com os prazos
definidos na Tabela de Temporalidade de Documentos da Administração Pública do Estado de
São Paulo – Atividades-MEIO, procedeu a transferência dos documentos abaixo relacionados
para o arquivo intermediário.
Função:
Sub-função:
Atividade:
Série documental:
Datas-limite:
Quantidade de caixas arquivo e metros lineares;
Observações complementares:
Função:
Sub-função:
Atividade:
Série documental:
Datas-limite:
Quantidade de caixas arquivo e metros lineares:
Observações complementares:
Nome e assinatura dos representantes da Subcomissão
que presenciaram a transferência dos documentos
17
4. ORGANIZAÇÃO DA MASSA DOCUMENTAL ACUMULADA4. ORGANIZAÇÃO DA MASSA DOCUMENTAL ACUMULADA4. ORGANIZAÇÃO DA MASSA DOCUMENTAL ACUMULADA4. ORGANIZAÇÃO DA MASSA DOCUMENTAL ACUMULADA
Na organização da massa documental acumulada nos últimos anos
na Fundação CASA-SP, as Subcomissões deverão observar os seguintes passos
para a aplicação do Plano de Classificação e da Tabela de Temporalidade de
Documentos:
Fonte: Arquivo do Estado de São Paulo (2004). Aplicação do Plano de Classificação e da Tabela de Temporalidade
de Documentos: Atividades-Meio. p. 33.
18
Considerando a possibilidade de contaminação da massa documental
com fungos e outros agentes, os membros das Subcomissões e dos grupos de
trabalho somente deverão manusear os documentos e caixas portando os seguintes
Equipamentos de Proteção Individual:
• Luvas descartáveis de látex ou silicone (obrigatório);
• Respirador sem manutenção (obrigatório);
• Avental de uso laboratorial (obrigatório);
• Óculos de proteção (opcional).
Em nenhuma hipótese os documentos e caixas que compõem a
massa documental devem ser manuseados sem os Equipamentos de Proteção
Individual obrigatórios.
Além disso, solicita-se que o local destinado ao trabalho de avaliação
e classificação da massa documental seja amplamente arejado, minimizando o
contato com a sujeira acumulada.
Definido o local adequado, o trabalho deverá considerar os passos
descritos acima, bem como as orientações referentes à Classificação e Eliminação
de Documentos constantes neste Manual.
19
5. ORGANIZAÇÃO DAS UNIDADES DE ARQUIVO5. ORGANIZAÇÃO DAS UNIDADES DE ARQUIVO5. ORGANIZAÇÃO DAS UNIDADES DE ARQUIVO5. ORGANIZAÇÃO DAS UNIDADES DE ARQUIVO
Os documentos referentes às atividades-meio que compõem o
arquivo corrente deverão permanecer na unidade produtora até o vencimento dos
prazos de guarda, indicados pela Tabela de Temporalidade de Documentos.
É responsabilidade da unidade manter controle dos vencimentos dos
prazos, bem como apresentar a cada semestre a Subcomissão, que por sua vez
encaminhará um relatório a CADA.
Prescritos esses prazos, os documentos deverão ser transferidos
para as unidades com atribuição de arquivo intermediário a serem organizadas nas
Divisões Regionais e na Sede.13 No arquivo intermediário, os documentos deverão
estar armazenados em caixas-box, separadas por série documental e devidamente
identificadas conforme os seguintes itens:
Unidade Produtora:
Função
Sub-Função
Atividade
Série-Documental
Datas-limite
Prazo de Guarda
Destinação
Transcorridos os prazos de guarda intermediária, os documentos de
guarda permanente deverão ser relacionados e enviados para a Unidade de Arquivo
Permanente indicada pela CADA.
13 Os procedimentos para transferência encontram-se descritos na seção 3.2 deste Manual.
20
CRONOGRAMA DE ATIVIDADESCRONOGRAMA DE ATIVIDADESCRONOGRAMA DE ATIVIDADESCRONOGRAMA DE ATIVIDADES
As Subcomissões de Avaliação de Documentos deverão ser constituídas
até o mês de dezembro, sendo janeiro e fevereiro reservados para capacitação dos
membros, distribuição dos materiais necessários e composição de grupos auxiliares
de trabalho (A).
SETOR JAN FEV MAR ABR MAI JUN JUL AGO SET OUT NOV DEZ Sede A A 1 2 2 3 4 DRM I A A 1 2 2 3 4 DRM II A A 1 2 2 3 4 DRM III A A 1 2 2 3 4 DRM IV A A 1 2 2 3 4 DRM V A A 1 2 2 3 4 DRMC A A 1 2 2 3 4 DRVP A A 1 2 2 3 4 DRL A A 1 2 2 3 4 DRN A A 1 2 2 3 4 DRO A A 1 2 2 3 4 DRS A A 1 2 2 3 4
As Subcomissões deverão executar, no prazo de 05 meses, as seguintes
atividades:
1. Levantamento da massa documental.
2. Aplicação do Plano de Classificação e da Tabela de Temporalidade.
3. Sistematização das relações de eliminação e das solicitações de transferência
4. Eliminação e transferência de documentos.
Considerando o trabalho com a massa documental acumulada, um
cronograma de transição será divulgado pela CADA para o ano de 2008.
21
G L O S S Á R I OG L O S S Á R I OG L O S S Á R I OG L O S S Á R I O
Atividade: considera-se como atividade a ação, o encargo ou o serviço decorrente
de uma função que pode ser identificada como atividade-meio ou atividade-fim
(Decreto 48.897/2004, art. 17).
Atividade-meio: ação, encargo ou serviço que um órgão leva a efeito para auxiliar
e viabilizar o desempenho de suas atribuições específicas e que resulta na produção
e acumulação de documentos de caráter instrumental e acessório (Decreto
48.897/2004, art. 17, inciso I)
Atividade-fim: ação, encargo ou serviço que um órgão leva a efeito para o efetivo
desempenho de suas atribuições específicas e que resulta na produção e
acumulação de documentos de caráter substantivo e essencial para o seu
funcionamento (Decreto 48.897/2004, art. 17, inciso II).
Classificação de documentos: entende-se por classificação de documentos o
conjunto de procedimentos e operações técnicas que visam a agrupar os
documentos de arquivo relacionando-os ao órgão produtor, à função, à subfunção,
e atividade responsável por sua produção ou acumulação. O instrumento resultante
da classificação é o Plano de Classificação de Documentos (Decreto 48.897/2004,
art. 10, parágrafo único).
Avaliação de documentos: entende-se por avaliação de documentos o processo
de análise que permite a identificação dos valores dos documentos, para fins de
definição de seus prazos de guarda e destinação, seja para eliminação ou para
guarda permanente. O instrumento resultante da avaliação é a Tabela de
Temporalidade de Documentos (Decreto 48.897/2004, art. 19, parágrafo único).
Documentos de arquivo corrente: consideram-se documentos correntes aqueles
em curso ou que se conservam junto às unidades produtoras em razão de sua
vigência e da freqüência com que são por elas consultados (Decreto 48.897/2004,
art. 4º, inciso I).
Documentos de arquivo de guarda permanente: são documentos que,
esgotados os prazos de guarda previstos, devem ser preservados, por força das
informações neles contidas, para a eficácia da ação administrativa, com prova,
garantia de direitos ou fonte de pesquisa (Decreto 48.897/2004, art. 5º, inciso II).
Documentos de arquivo intermediário: são documentos que, mesmo após a
vigência, aguardam prazos longos de prescrição ou precaução para poderem ser
encaminhados à destinação final (eliminação ou guarda permanente), sendo
raramente consultados.
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DICAS PARA CONSERVAR MELHOR O DOCUMENTODICAS PARA CONSERVAR MELHOR O DOCUMENTODICAS PARA CONSERVAR MELHOR O DOCUMENTODICAS PARA CONSERVAR MELHOR O DOCUMENTO14141414
1- Evite o uso de materiais que provoquem manchas de ferrugem como clipes
metálicos e grampos. Procure usar clipes plásticos.
2- Evite guardar documentos, mapas ou outros objetos de grande tamanho, em
forma de rolos ou em gavetas ou caixas pequenas. Acondicione em envelopes de
papel neutro e, de preferência, em mapotecas.
3- Evite furar ou dobrar os documentos desnecessariamente.
4- Evite fumar, beber ou se alimentar perto de documentos, evitando o perigo
de manchas, queimaduras e atrativos para insetos.
5- Evite o uso indiscriminado do sistema de cópias “xerográficas”, pois
acarretam danos à celulose devido a forte e brusca incidência de luz. Para
documentos fragilizados pelo uso e pelo tempo, que necessitem de muitas
reproduções, recomenda-se que as reproduções sejam feitas a partir de uma
primeira cópia, reservada para esse fim, poupando dessa forma, o desgaste do
original.
6- Evite materiais que derretam tais como elásticos de látex. Use cadarços de
algodão.
7- Evite colas plásticas e em bastão que favorecem a degradação. Substitua por
metilcelulose (a base de água) que é neutra e reversível.
8- Evite o uso de fitas adesivas ou gomadas de qualquer espécie, pois as
resinas empregadas se alteram e podem provocar manchas de difícil remoção.
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Fonte: Arquivo do Estado de São Paulo (Novembro de 2004). Treinamento - Aplicação do Plano de Classificação e da Tabela de Temporalidade de Documentos: Atividades-Meio. p. 69.