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MANUAL DE OPERACIONES CÓDIGO: GG-MEDI-003 VERSIÓN: 1

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VERSION 1

GOBERNACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE LA GOBERNACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE LA GOBERNACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE LA GOBERNACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE LA

GUAJIRAGUAJIRAGUAJIRAGUAJIRA

2020202000009999


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GOBERNACION DE LA GUAJIRA JORGE EDUARDO PEREZ BERNIER

Gobernador

LILIA CRISTINA ROMERO HURTADO

Asesora de Despacho Con funciones en Control Interno Administrativo

JORGE ELIECER BARLIZA Secretario de Apoyo a la Gestión

Representante Alta Dirección-Meci

Riohacha- La Guajira, Colombia


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RESOLUCIÓN No.1676

“POR MEDIO DE LA CUAL SE ADOPTA EL MANUAL DE OPERAC IONES EN LA GOBERNACION DEL DEPARTAMENTO DE LA GUAJIRA” EL GOBERNADOR DEL DEPARTAMENTO DE LA GUAJIRA, en uso de sus facultades constitucionales, en especiales las conferidas por la ley 872 de 2003, el decreto presidencial 1599 del 2005 y demás normas pertinentes y

CONSIDERANDO:

Que la ley 87 de 1993 en su Artículo 1o establece que: “Se entiende por control interno el sistema integrado por el esquema de organización y el conjunto de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos. Que la Ley 489 de 1998, en su Capítulo VI, SISTEMA NACIONAL DE CONTROL INTERNO en su artículo 27 establece: “CREACION. Créase el Sistema Nacional de Control Interno, conformado por el conjunto de instituciones, instancias de participación, políticas, normas, procedimientos, recursos, planes, programas, proyectos, metodologías, sistemas de información, y tecnología aplicable, inspirado en los principios constitucionales de la función administrativa cuyo sustento fundamental es el servidor público”. Que el decreto 1599 de 2005 en su artículo 1º establece: “Adóptase el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 1000:2005, el cual determina las generalidades y la estructura necesaria para establecer, documentar, implementar y mantener un Sistema de Control Interno en las entidades y agentes obligados conforme al artículo 5º de la Ley 87 de 1993 …” Que mediante Resolución 1098 de 01 de septiembre de 2008 se adoptó el Modelo Estándar de Control Interno MECI 100-2005 en la Gobernación del Departamento de la Guajira.


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Que por lo expuesto se requiere la expedición del Manual de Operaciones de la entidad, en el que se compilen los actos administrativos, políticas y directrices expedidas sobre los Elementos de Control del Modelo Estándar de Control interno -MECI.

Que el Manual de Operaciones además de lo anterior, permitirá organizar la documentación relacionada con el sistema operacional de la Entidad y dar cumplimiento a su vez, a las normas expedidas por el Gobierno Nacional en materia organizacional del Estado;

Que en mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ARTICULO PRIMERO . Adoptar el Manual de Operaciones de la Gobernación de la Guajira como instrumento dinamizador de Modelo Estándar de Control Interno, a través de la cual se garantizará la configuración de Subsistemas de Control. El Manual hace referencia a los componentes del Manual de procesos y procedimientos, así: LIBRO 1. DIRECTRICEZ Y PROCEDIMIENTOS ESTRATEGICOS : Plataforma Estratégica GG-MEPE-005; Mapa Estratégico GG-MEPE-006 Estructura Organizacional; GG-MEGC-001 Manual de Calidad: Caracterizaciones; GG-MEDI-002 Manual de Administración del Riesgo, Versión 01; GG-PMGM-001 Gestión Municipal; GG-GEPE-001 Guía Acuerdo de Gestión; GG-MEPE-001 Código de Buen Gobierno; GG-MEPE-002 Código de ética; GG-MEPE-003 Matriz de indicadores; GG-MEPE-007 Normograma;GG-MEPE-008 Planeación Estratégica; Gestión de Comunicación; GG-MEPE-009 Desarrollo Institucional; GG-MEPE 010 Gestión Social, Salud y Educación; LIBRO 2. PROCEDIMIENTOS MISIONALES Y DE APOYO: Polí ticas de Operación del Proceso de gestión de apoyo Municipal: GG-PMGM-001Procedimiento Gestión de Desarrollo Territorial; GG-PMGM-002 Procedimiento Gestión social; GG-PMGM-003 Procedimiento del Fondeg; GG-PMGD-001 Procedimiento Apoyo al mejoramiento de la Planta turística; GG-PMGD-002 Procedimiento formulación y evaluación de proyectos; GG-PMGD-003 Procedimiento seguimiento al desarrollo minero; GG-PMDG-004 Procedimiento Proyectos Productivos; GG-PMGD-Procedimiento promoción de los destinos turísticos; GG-PMGD-006 Procedimiento de Interventoría y supervisión; GG-PMGD-007 Procedimiento de Agua potable; GG-PMGD-008 Procedimiento Gestión y construcción de las infraestructura y vías; GG-PMGD-009 Administración Bienes e infraestructura centro cultural; GG-PMGD-010- Programa en organización-protocolo eventos culturales-Sistema Operativo logístico GG-PMGD-011 Comunicación de espacios; GG-PMGD- 012 Procedimiento Áreas Artísticas y Culturales; GG-PMGD-013 Procedimiento Atención y apoyo a la juventud;GG-PMGD-014 Procedimiento servicio de


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préstamos de libros de la Biblioteca; ; GG-PMGD-015 Procedimiento funcionamiento y portafolio de servicio de la sala de audiovisuales; G-PMGT-001Politicas de Operación del Proceso de Gestión de Tramites: GG-PMGT-001 Procedimiento de licencia y autorización sanitaria de funcionamiento de equipos emisores de radiación ionizantes y riesgos físicos sanitarios; GG-PMGT-002 Procedimiento certificación de establecimientos para su funcionamiento en la venta de medicamentos, dispositivos médicos y otros; GG-PMGT-003 Procedimiento de trámites de tarjetas profesionales de profesionales y auxiliares del Sector Salud; GG-PMGT-004 Procedimiento para otorgar licencia para la prestación de servicio de salud ocupacional; GG-PMGT-005 Procedimiento expedición de pasaportes; GG-PMGT-006 Procedimiento trámite de licencias de funcionamiento; GG-PMGT-007 Procedimiento para trámites de tránsito y transporte; GG-PMGT-008 Procedimiento de accidente de tránsito; GG-PMGT-009 Procedimiento de audiencia pública y su respectiva resolución respecto a las órdenes de comparendo; GG-PMGT-010 Procedimiento de liquidación de impuestos de vehículos; GG-PMGG-001 Políticas de Operación del Proceso de Gestión de Go bierno, Participación ciudadana y Asuntos étnicos: GG-PMGG-002 Procedimiento prevención y atención de desastres; GG-PMG-003 Procedimiento Control Social, GG-PMGG-004 Procedimiento Vivienda; gg-pmg-005 Acompañamiento a las Comunidades Indígenas; GG-PMG-007 Procedimiento Participación Comunitaria; GG-PMGG-008 Mediación de conflictos entre las Comunidades Indígenas; GG-PMGG-009 Procedimiento Gestión de Derechos Humanos; GG-PMGG-010 Procedimiento Gestión de Decretos, Proyectos de Ordenanzas y Personerías Jurídicas; GG-PACA-001 Políticas de Operación del Proceso de Contratación: Procedimiento Contratación por Licitación Pública; GG-PACA-002 Procedimientos Selección abreviada; GG-PACA-003 Procedimiento concurso de méritos; GG-PACA-004 Procedimiento Contratación Directa GG-PACA-001 Procedimiento Selección abreviada; Manual de Contratación; GG-PAGA-001Politicas de Operación del Proceso de Gestión Administrativa : GG-PAGA-001 Procedimiento Soporte tecnológico; GG-PAGA-002 Procedimiento Administración de servidores y base de datos; GG-PAGA-003 Procedimiento publicación página web; GG-PAGA-004 Procedimiento Ingreso de Bienes; GG-PAGA-006 Procedimiento pérdida, hurto, caso fortuito y fuerza mayor de bienes; GG-PAGA-007 Procedimiento devolución de bienes; GG-PAGA-008 Procedimiento Control de inventarios; GG-PAGA-009 Procedimiento, recepción, radicación, registro y distribución de las comunicaciones; GG-PAGA-010 Procedimiento Gestión de Archivos; DGG-PAGJ-001 Política Operacional de Gestión Jurídi ca: GG-PAGJ-001 Procedimiento atención de derechos de petición, GG-PAGJ-002 Procedimiento representación judicial y extra judicial; GG-PAGJ-003 Procedimiento Acción de tutelas; GG-PAGJ-004 Procedimiento revisión de actos administrativos; GG-PAGJ-005 Procedimiento Agotamiento de la vía gubernativa; GG-PAGJ-006 Procedimiento atención de conceptos; GG-PAGJ-007 Procedimiento Atención de Acciones Constitucionales; GG.PAGJ-008 Procedimiento Conciliaciones Prejudiciales; GG-PAGJ-009 Procedimiento de Derecho de Petición del Departamento Administrativo de Tránsito y Transporte; GG-PAGF-001 Políticas de Operación del Proceso de Gest ión Financiera: GG-PAGF-001


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Procedimiento Elaboración y Entrega de cheques; GG-PAGF-002 Procedimiento Conciliaciones Bancarias; GG-PAGF-003 Procedimiento Gestión de ingresos y egresos; GG-PAGF-004 Procedimiento reporte diario de tesorería; GG-PAGF-005 Procedimiento giro y pago de cuentas por medio del Encargo Fiduciario; GG-PAGF-006 Procedimiento Gestión Contable; GG-PAGF-007 Procedimiento formulación y control presupuestal; GG-PAGF-008 Procedimiento elaboración del PAC y ejecución del presupuesto; GG-PAGF-009 Procedimiento decomiso de mercancías gravadas con impuesto al consumo; GG-PAGF-011 Procedimiento recaudo de impuesto al degüello de ganado mayor, GG-PAGF-012 Procedimiento de recaudo impuesto de registro; GG-PAGF-013 Procedimiento de Tornaguía; GG-PAGF-014 Procedimiento de liquidación de impuestos de vehículos; GG-PAGH-001 Políticas de Operación del Proceso de Gestión Humana: GG-PAGH-001 Procedimiento selección de personal; GG-PAGH-002 Procedimiento inducción y re inducción del personal; GG-PAGH-003 Procedimiento carrera administrativa;GG-PAGH-004 Procedimiento de evaluaciones de desempeño y competencias laborales; GG-PAGH-005 Procedimiento capacitación; GG-PAGH-006 Procedimiento estímulos e incentivos; GG-PAGH-007 Procedimiento conformación del Copaso; GG-PAGH-008 Procedimiento Salud Ocupacional; GG-PAGH-009 Procedimiento acoso laboral; GG-PAGH-010 Procedimiento de nómina; GG-PAGH-011 Procedimiento situaciones administrativas(Vacaciones); GG-PAGH-012 Procedimiento situaciones administrativas(licencia por enfermedad y maternidad); GG-PAGH-013-Procedimiento situaciones administrativas (por comisión); GG-PAGH-014 Procedimiento situaciones administrativas ( Licencia no remunerada); GG-PAGH-015 Procedimiento situaciones administrativas (en permiso); GG-PAGH-016 Procedimiento liquidación de pensiones; GG-PEEC-001-Evaluación Independiente: GG-PVE-001 Procedimiento disciplinario verbal; GG-PVEI-002 Procedimiento Disciplinario Ordinario; GG-PVEI-003 Procedimiento verificación de la administración del riesgo; GG-PVEI-004 Procedimiento Acompañamiento y Asesoría; GG-PVEI-005 Procedimiento Auditorías de control interno; GG-PVEI-006 Procedimiento Evaluación del Sistema de Control Interno; GG-PVEI-007 Fomento del Autocontrol; GG-PVEI-008 Procedimiento relación con Entes Externos; GG-PVEI-009 Procedimiento Evaluación Independiente; GG-PVEI-010 Procedimiento de Autocontrol; GG-PVEI-011 Procedimiento Planes de mejoramiento;

Su contenido se desarrolla de la siguiente manera, y hace parte de la presente Resolución.


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INTRODUCCIÓN

El Modelo Estándar de Control Interno, MECI, es una herramienta de gestión que busca unificar criterios en materia de control interno para el sector público, estableciendo una estructura para el control a la estrategia, la gestión y la evaluación. El Modelo Estándar de Control Interno surge a partir de la estructura establecida por la Ley 87 de 1993 para el Sistema de Control Interno, el cual se compone por una serie de Subsistemas, Componentes y Elementos de Control. La Gobernación del Departamento de La Guajira, es una Entidad comprometida con el mantenimiento y mejoramiento continuo de su Sistema de Gestión Integral, lo cual se evidencia a través del compromiso de La Alta Dirección al proporcionar los recursos y la infraestructura requerida para el desarrollo del recurso humano y la constitución de un clima organizacional comprometido con la calidad. El Manual de Operación del Modelo Estándar de Control Interno que se presenta, aplica los parámetros definidos por el MECI 1000:2005 y la Norma Técnica de Calidad NTCGP 1000:2004, se constituye en guía de consulta obligada para la labor de los integrantes del equipo directivo, los servidores públicos en general y los auditores internos; este documento facilita el establecimiento de acciones de control que garanticen el desarrollo de procesos estructurados, generación de información fidedigna y la preservación de bienes y activos. El Manual de Operación incluye los procedimientos, instructivos y formatos de registro previstos para la ejecución de las diferentes tareas a cargo de la Administración Departamental, incluso la evaluación independiente del sistema de control interno, el desarrollo de auditorías, la asesoría y seguimiento en la administración de riesgos, el diseño y seguimiento a planes de mejoramiento y el control a la gestión a través del seguimiento de estadísticas y cálculo de indicadores. Esta Guía se convierte en el referente que define la forma de realizar las actividades de cada una de las dependencias de la entidad, inmersas dentro de los diferentes asuntos identificados y definidos en su modelo de operación por procesos, deberá ser utilizada por los servidores públicos de toda la Gobernación, difundida a todos aquellos que se consideran partes interesadas de la entidad, y a la comunidad en general, con el fin de facilitar sus actividades de control. Este manual incluye en su primer capítulo la orientación y ubicación del sistema, y los parámetros generales para la operación de la entidad. Hace énfasis en las labores de complementariedad del MECI 1000:2005 y la NTCGP 1000:2004, por la relevancia que


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reviste para esta labor el contar con referentes que permitan garantizar la objetividad en el desarrollo de la función administrativa. En el segundo capítulo se hace una presentación desagregada por Subsistemas, Componentes y Elementos del Modelo Estándar de Control Interno, en la que se define la naturaleza de cada uno de ellos para orientar el quehacer del día a día. Alternamente con la definición de cada elemento se hace relación del acto administrativo con que se desarrolla la herramienta adoptada por la entidad para fortalecer el Sistema de Control Interno. En el capítulo final se define el procedimiento para la administración y actualización del manual mediante una metodología práctica que garantice mantener los estándares necesarios para cumplir con la técnica descrita por el Sistema de Gestión de la Calidad en lo referente al manejo de documentos y registros. Con esta herramienta se quiere contribuir en la gestión del día a día en el que hacer de la entidad, así mismo fortalecer el esquema del conocimiento institucional que se construye sobre la difusión del saber y saber hacer de los servidores públicos, orienta a la práctica del mejoramiento continuo de los procesos, planteado por la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública y el Modelo Estándar de Control Interno. Se requiere que el Manual de Operación sea de conocimiento público ya que en primer lugar es una fuente de consulta de personas interesadas en el tema, y en segundo término posibilita la participación de todos los niveles de la entidad en la presentación de recomendaciones para actualizar este manual y la estructura del Sistema de Control Interno.


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CAPITULO I

1 DEFINICIÓN DEL CONTEXTO Y PARAMETROS GENERALES

En este capítulo se presentan los aspectos normativos e institucionales que se deben considerar en forma general y los parámetros básicos para la operación del Sistema de Control Interno de la Gobernación de la Guajira. El presente Manual es una guía que busca facilitar la tarea de las Sectoriales y se convierte en un documento de consulta por parte de servidores públicos, jefes de oficinas asesoras, secretarios de despacho, unidad de control interno, auditores y personas interesadas en el tema.

OBJETIVOS

General El objeto del Manual de Operaciones MECI es describir los procesos procedimientos y prácticas relacionadas con el Modelo Estándar de Control Interno determinado para la Gobernación de la Guajira, en cumplimiento de la política y objetivos de la Administración, así como con los requisitos generales y normativos establecidos para satisfacer las necesidades de los usuarios.

Específicos • Implantar la Guía Básica de Actuación para la operación del sistema de control interno

bajo el modelo MECI 1000:2005, como un instrumento orientado a facilitar, asegurar y mejorar la labor diaria en las diferentes áreas Misionales y de Apoyo, a través de la unificación de los procesos, procedimientos y técnicas para realizar su trabajo con mayor efectividad.

• Establecer un mecanismo escrito como herramienta de consulta constante sobre

conceptos, definiciones, procesos, fases y técnicas para el desempeño de las actividades a cargo de la entidad.

• Generar una cultura de formación, inducción y re inducción permanente, facilitando la

actualización de los procesos, mediante una herramienta única que canalice todos los cambios e innovaciones surgidas en el quehacer diario.


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• Armonizar la operación del Ente Gubernamental con los elementos, componentes y subsistemas del MECI adoptados por la Resolución 1098 de 01 de septiembre de 2008

LA GOBERNACIÓN DE LAGUAJIRA La Gobernación del Departamento de La Guajira, es una Entidad comprometida con el mantenimiento y mejoramiento continuo de su Sistema de Gestión Integral, lo cual se evidencia a través del compromiso de La Alta Dirección al proporcionar los recursos y la infraestructura requerida para el desarrollo del recurso humano y la constitución de un clima organizacional comprometido con la calidad. La Gobernación del Departamento de La Guajira, como órgano Administrativo del Departamento de La Guajira, desarrollará el mandato constitucional establecido en el Artículo 287 Constitucional que preceptúa: “El Departamento de La Guajira, es un ente de carácter territorial, con autonomía para la gestión de sus intereses, y enmarcada dentro de los límites de la Constitución y la ley. En tal virtud tendrán los siguientes derechos: 1. Gobernarse por autoridades propias. 2. Ejercer las competencias que les correspondan. 3. Administrar los recursos y establecer los tributos necesarios para el cumplimiento de sus funciones. 4. Participar en las rentas nacionales”. OBJETO SOCIAL Y NATURALEZA. La Gobernación de La Guajira como órgano Administrativo del Departamento de La Guajira ejercerá la administración de los asuntos seccionales y la planificación y promoción del desarrollo económico y social dentro del territorio de su operacionalidad en los términos establecidos por la constitución. Los Departamentos ejercen funciones administrativas, de coordinación, de complementariedad de la acción municipal, de intermediación entre la Nación y los Municipios y de prestación de los servicios que determinen la constitución y las leyes.

Dentro de los objetivos de la Gobernación del Departamento de La Guajira además de la observación de los principios y preceptos constitucionales, legales y éticos de la administración, en especial los consagrados en el artículo segundo de la Constitución Política, y como entidad fundamental de la división político-administrativa del Estado le corresponde prestar los servicios públicos que determine la ley, hacer la planificación territorial fijando objetivos que promuevan el desarrollo en su territorio, orientando a los


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municipios, realizando la inversión en los campos que por su escala están bajo su jurisdicción. DE LA MISIÓN DE LA GOBERNACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE LA GUAJIRA. “La Gobernación del Departamento de La Guajira es una entidad pública de carácter territorial, que propende por el bienestar y la calidad de vida de la población que habita el Departamento de la Guajira, para la generación de Desarrollo Económico, Social, Ambiental y el Fortalecimiento Institucional. Soportada en el compromiso, transparencia y moralidad de los servidores públicos. Nuestro propósito institucional es la generación e implementación de políticas públicas, la intermediación entre la nación y los municipios, la conformación de alianzas estratégicas y asistencia técnica a los grupos de interés para estimular la competitividad, sostenibilidad ambiental y el intercambio comercial con los países de la región y el resto del mundo aprovechando su posición Geopolítica”.

DE LA VISIÓN DE LA GOBERNACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE LA GUAJIRA. “En el año 2020 la Gobernación de la Guajira posicionará al Departamento como líder en desarrollo minero-energético, agroindustrial, turístico, empresarial y comercial del Caribe colombiano, con proyección internacional, competitivo y sostenible; caracterizada por la oportunidad y efectividad en la prestación de sus servicios; basada en principios de seriedad, compromiso, responsabilidad y transparencia apalancado por su capacidad institucional, económica, social y cultural con miras a garantizar la calidad de vida de sus habitantes”. VALORES ÉTICOS INSTITUCIONALES. Los Valores Éticos Institucionales que soportan la Gestión de la Gobernación del Departamento de La Guajira son: HONESTIDAD: Cada uno de los Gobernantes y funcionarios de la Gobernación de la Guajira, serán incapaz de robar, estafar o defraudar, actuaran en coherencia con la finalidad social que deben cumplir como funcionarios de la entidad siempre anteponiendo los fines e intereses del Departamento y la comunidad a sus intereses, logrando generar un ambiente de confianza. TRANSPARENCIA: La Gobernación de la Guajira actúa y comunica abiertamente a la ciudadanía la gestión y los efectos potenciales de estas acciones. De esta forma, todas las relaciones y decisiones que tome la entidad serán aceptado públicamente. La comunidad interna y externa debe llegar de forma rápida y publica a los interesados. La Administración Departamental manejara su información de forma abierta a funcionarios y


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ciudadanos, de manera que se asegure una constante retroalimentación y se garantice un control ciudadano a la gestión. RESPONSABILIDAD: Cada uno de los miembros de la administración del Departamento de la Guajira se comprometerán al máximo sus recursos, para el cumplimiento de sus objetivos institucionales, de modo que se cumplan con extrema calidad las metas del Plan de Desarrollo del departamento, y todas las funciones que en la empresa realizan. JUSTICIA: La actuaciones de los funcionarios de la Gobernación de la Guajira, buscan construir procesos equitativos en el acceso a las oportunidades y beneficios, de manera que se hagan extensivos a todos los usuarios y a la comunidad en general y que las acciones de los funcionarios promuevan las mas amplia eficiencia en la empresa, en lo deben hacer según el derecho a la razón. EQUIDAD: el funcionario de la Gobernación de la Guajira debe ser justo en la relaciones con los demás, imparcial en las decisiones que tome. Se deben liberar de prejuicios que dañen la ética, empresa y entorno. Actuara con animo constructivo en lo que tiene que ver con el con los demás. SERVICIO: Loas funcionarios de la Gobernación de la Guajira, facilitan los procesos de las cuales hace parte, construye el cumplimiento de las responsabilidades que tiene la organización con la sociedad. Deben atender con esmero y cuidado todas sus funciones, y resolver adecuadamente las dificultades y atender las necesidades del todo el personal tanto funcionarios como usuarios como si fueran propias. PRODUCTIVIDAD: El funcionario de la Gobernación de La Guajira, cumplirá de la mejor manera sus funciones, hará un uso adecuado de los recursos que disponga, comprenderá los procesos organizacionales en los que intervengan. Su trabajo será la oportunidad para ser una mejor persona. PRUDENCIA: El funcionario de la Gobernación de La Guajira se compromete a esmerarse en sus deberes asumidos. Contribuirá en su trabajo para mejorar la calidad de servicio de la empresa de la cual hace parte. RECTITUD: Los funcionarios de la Gobernación de La Guajira deberán dar lo mejor, reconocerá y superará sus propias debilidades y limitaciones. Pondrá su corazón en todo lo que hace, asumirá sus acciones que son importante en proceso y resultados, realizará sus acciones y obras con calidad, transparencia, productividad y eficacia. La Administración Central, el Gobernador del Departamento de La Guajira y demás Funcionaros que integran la entidad se regirán por los estándares de conducta que se definen a continuación:


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� Todas las personas relacionadas con la Administración Central del Departamento,

ya sea con vínculo laboral o jurídico, deben actuar con fidelidad, lealtad, honestidad, legalidad y verdad en todas las actividades relacionadas con el ejercicio de la actividad administrativa, su conducta personal y otros asuntos de la entidad.

� Se acatarán las políticas, normas, procedimientos y directrices de funcionamiento

de la organización establecidas por la Constitución Política, La Ley, Ordenanzas, Decretos y Resoluciones por lo cual todas las actuaciones deberán estar en concordancia permanente con los principios y valores organizacionales y con los criterios definidos para la entidad.

� Se colaborará decididamente con los organismos de control, con el fin de prevenir

que la Administración sea objeto de prácticas delictivas.

� Siempre se tendrá en cuenta que la información que se maneje tiene el carácter público, en los términos establecidos en la Ley, salvo que por disposición de esta misma tenga el carácter de reservado Corresponde a todos los funcionarios mantener la honestidad y la integridad en el manejo de la misma.

� Toda información que se brinde debe ser exacta, oportuna y reflejar fielmente los

hechos. No deberá de ninguna manera, por su forma o contenido, conducir al receptor a engaño, a cometer algún error o a tomar una decisión equivocada.

� No están permitidas situaciones de interferencia entre grupos de interés, las

cuales se puedan aprovechar para los colaboradores o para un tercero. Las decisiones que se tomen en razón de las funciones no deben implicar la omisión de obligaciones legales, contractuales o morales a las que se está sujeto.

� Toda relación que se genere entre trabajadores de la Administración

Departamental y la Comunidad se debe basar en criterios de respeto e integridad y por ningún motivo se permitirá que integrante alguno de la Comunidad, con el fin de obtener consideraciones o favores especiales, intenten sobornarlos mediante la entrega de dadivas o de cualquier otra manera. La honestidad del colaborador y la de toda la organización es puesta a prueba todos los días.

� Los esfuerzos de todos los funcionarios de la Administración Departamental se

orientarán siempre hacia la eficiencia administrativa de la entidad, de manera que la comunidad reciba la mejor atención personalizada.


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� La imagen de la Administración Departamental debe ser sinónimo de eficacia y eficiencia administrativa.

� Todos los funcionarios de la Administración Departamental tienen el compromiso

de tomar las acciones necesarias para proteger y garantizar el cumplimiento de las políticas de la sociedad e informar a los entes de control sobre cualquier procedimiento que atente contra la transparencia de alguna de sus actividades, tanto laborales como públicas.

EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

Definición Se entiende por Control Interno el Sistema integrado por el esquema de organización y el conjunto de planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una Entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos.

La Gobernación de la Guajira acoge este concepto en la Resolución No 1098 de 01 de septiembre de 2008” Por medio del cual se adopta el Modelo de Control Interno MECI 1000:2005 , en el Departamento de la Guajira”, así “…ARTÍCULO 2. DEFINICIÓN DE CONTROL INTERNO. Se entiende por Control Interno el Sistema integrado por el esquema de organización y el conjunto de planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una Entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos. Así, el control interno es un proceso interrelacionado, por un conjunto de elementos diseñados por la alta dirección y los servidores públicos, cuyo fin es proporcionar seguridad razonable en el cumplimiento de los objetivos de la Entidad.


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El sistema de control interno comprende el plan de la organización, las medidas, métodos coordinados, adoptados para salvaguardar sus activos, confrontar la corrección y confiabilidad de los datos contables, promover eficiencia operacional, y estimular la adhesión a las políticas adoptadas por la dirección de la Entidad.

Principios y fundamentos La Gobernación de la Guajira considera los siguientes principios en Resolución No 1098 de 01 de septiembre de 2008” “ARTÍCULO 3. PRINCIPIOS DEL SISTEMA DE CONTROL INTE RNO. Atendiendo los principios constitucionales y legales, la adopción e implementación del Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005 se enmarca, integra y complementa en los principios del Sistema de Control Interno que a continuación se establecen: 3.1. De Autocontrol: Es la capacidad que ostenta cada servidor público para controlar su trabajo, detectar desviaciones y efectuar correctivos para el adecuado cumplimiento de los resultados que se esperan en el ejercicio de su función, de tal manera que la ejecución de los procesos, actividades y/o tareas bajo su responsabilidad, se desarrollen con fundamento en los principios establecidos en la Constitución Política. 3.2. De Autorregulación: Es la capacidad institucional para aplicar de manera participativa al interior de las entidades, los métodos y procedimientos establecidos en la normatividad, que permitan el desarrollo e implementación del Sistema de Control Interno bajo un entorno de integridad, eficiencia y transparencia en la actuación pública. 3.3. De Autogestión: Es la capacidad institucional de toda entidad pública para interpretar, coordinar, aplicar y evaluar de manera efectiva, eficiente y eficaz la función administrativa que le ha sido asignada por la Constitución, la Ley y sus Reglamentos. Además de los Principios del Control Interno, se ap lican por parte de LA GOBERNACION DE LA GUAJIRA, también los siguientes p rincipios: Los Principios éticos son creencias básicas que reflejan el firme convencimiento de nuestros funcionarios de hacer las cosas correctamente con el único propósito de relacionarnos con los otros en sociedad en un ambiente de integridad y solidaridad. En ese contexto la calidad humana de nuestros funcionarios se expresa entre otros en los siguientes principios éticos, los cuales constituyen el marco de actuación del Gobernador, su Equipo de Gobierno y todos los funcionarios de la Entidad, quienes nos comprometemos a respetarlos y hacerlos cumplir, son estos:


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1. INTEGRIDAD: Los funcionarios de la Gobernación del Departamento de La Guajira declaramos que cumpliremos con rectitud los deberes en el ejercicio de nuestros cargos o posiciones y que asumiremos la responsabilidad que nos corresponde para con la comunidad y el desarrollo de nuestro Departamento.

2. TRANSPARENCIA: Las relaciones de nuestros funcionarios con la comunidad, se

encuentran basadas en una conducta ética, que expresa un comportamiento evidente, sin dudas ni ambigüedades, sujeto al escrutinio de todos.

3. HONESTIDAD: El Gobernador, el equipo de gobierno y todos los funcionarios de la Gobernación de la Guajira, actuaremos en coherencia con la finalidad social que demanda el servicio público que cumplimos como funcionarios de la Entidad anteponiendo siempre el interés general de al comunidad y el desarrollo del Departamento, logrando generar un ambiente de confianza y legitimidad. Todo acto de corrupción está proscrito en la Gobernación.

4. RESPONSABILIDAD: Cada uno de los miembros de la administración del Departamento de la Guajira comprometen su capacidad de trabajo para el cumplimiento de los objetivos institucionales, de modo que se alcancen con calidad las metas del Plan de Desarrollo del departamento, y todas las funciones que en la Entidad se realizan. La Responsabilidad S

5. RESPETO: El derecho es la máxima expresión de libertad de las personas. Nosotros los funcionarios de la Gobernación de la Guajira, velaremos por el reconocimiento de los derechos de nuestros ciudadanos, por ello la atención de sus necesidades se hará con consideración y deferencia con el otro, aceptando las opiniones y creencias de los demás, siempre partiendo de la consideración y valoración de la dignidad de la persona humana.

6. SERVICIO A LA COMUNIDAD: Cada Institución del Estado ha sido creada para prestar un servicio a la comunidad y su beneficiario principal es el ciudadano. La Administración Departamental declara expresamente que el ciudadano es la razón de ser del Departamento, se compromete a respetarlo, abrirle espacios de participación e involucrarlo en el control de la gestión de la entidad. El Respeto al ciudadano es la esencia misma de la Gobernación del Departamento de La Guajira.


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7. LEALTAD: Todos los funcionarios de la Gobernación defenderemos los intereses de la Entidad como si fueran propios, con gran sentido de identificación con los objetivos y metas del Plan de Desarrollo Departamental y atendiendo fundamentalmente las necesidades de la comunidad.

Son características del control interno: � La fijación por áreas de Responsabilidad � El formar parte de los Procedimientos � La integración a las Funciones de los cargos � La organización a nivel Gerencial � Es participativo � Realiza Auto evaluación y Desarrollo

Fines del Control Interno Son aspiraciones que deben satisfacer la planeación, organización, dirección, control, ejecución, evaluación y retroalimentación del sistema de control y su funcionamiento. La orientación de los fines se encamina a: � Subordinación a la Ley � Medición de Principios de Gestión Pública � Evaluación, seguimiento y garantía de la efectividad del Control Interno � Protección de los recursos Institucionales � Asegurar el cumplimiento de objetivos, Políticas, planes y programas � Proporcionar Información Relevante � Definir y Aplicar Medidas Preventivas para minimizar los riesgos � Verificar la existencia de los mecanismos de diseño y desarrollo del control interno � Obtener la Simplificación de Trámites � Medición, evaluación, análisis de resultados y su retroalimentación � Promoción de una cultura organizacional de AUTOCONTROL.

Los objetivos específicos Se considera que los objetivos específicos definidos para el Sistema de Control Interno son los siguientes:


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“ Artículo 4. OBJETIVOS ESPECÍFICOS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERN O. Los objetivos específicos que busca el Sistema de Control Interno son los siguientes: 4.1. Objetivos de Control de Cumplimiento. Los objetivos de control de cumplimiento de la función administrativa propia de la Gobernación de la Guajira son los siguientes: a) Establecer las acciones que permitan a la Entidad garantizar el cumplimiento de las

funciones a su cargo, con base en el marco legal que le es aplicable. b) Determinar el marco legal que le es aplicable a la Entidad, con base en el principio de

autorregulación. c) Diseñar los procedimientos de verificación y evaluación que garanticen el

cumplimiento del marco legal aplicable. 4.2. Objetivos de Control Estratégico. Los objetivo s de Control Estratégico de la Gobernación de la Guajira son los siguientes:

a) Crear conciencia en todos los servidores públicos de la Entidad sobre la importancia del Control, mediante la generación y mantenimiento de un entorno favorable que permita la aplicación de los principios del Modelo Estándar de Control Interno.

b) Establecer los procedimientos que permitan el diseño y desarrollo

organizacional de la Entidad de acuerdo con su naturaleza, características y propósitos que le son inherentes.

c) Diseñar los procedimientos necesarios, que permitan a la Entidad Pública

cumplir la misión para la cual fue creada y proteger los recursos que se encuentren bajo su custodia, buscando administrar en forma diligente los posibles riesgos que se pueden generar.

4.3. Objetivos de Control de Ejecución. Los objetivos de Control de Ejecución de la Gobernación de la Guajira son los siguientes:

a) Determinar los procedimientos de prevención, detección y corrección que permitan mantener las funciones, operaciones y actividades institucionales en armonía con los principios de eficacia, eficiencia y economía.


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b) Velar porque todas las actividades y recursos de la Entidad estén dirigidos hacia el cumplimiento de su misión.

c) Establecer los procedimientos, que garanticen la generación y registro de información

oportuna y confiable necesaria para la toma de decisiones, el cumplimiento de la Misión y la Rendición de Cuentas a la Comunidad.

d) Diseñar los procedimientos que permitan llevar a cabo una efectiva comunicación

interna y externa a fin de dar a conocer la información que genera la Entidad Pública de manera transparente, oportuna y veraz, garantizando que su operación se ejecute adecuada y convenientemente.

4.4. Objetivos de Control de Evaluación. Los objetivos de Control de Evaluación de la Gobernación de la Guajira son los siguientes: a) Garantizar la existencia de mecanismos y procedimientos que permitan en tiempo

real, realizar seguimiento a la gestión de la Entidad por parte de los diferentes niveles de autoridad y responsabilidad, permitiendo acciones oportunas de corrección y de mejoramiento.

b) Establecer los procedimientos de verificación y evaluación permanentes del Control

Interno. c) Garantizar la existencia de la función de Evaluación Independiente de las Oficinas de

Control Interno, auditorías internas o quien haga sus veces sobre la Entidad Pública, como mecanismo de verificación a la efectividad del Control Interno.

d) Propiciar el mejoramiento continuo del control y de la gestión de la Entidad, así como

de su capacidad para responder efectivamente a los diferentes grupos de interés. e) Establecer procedimientos que permiten integrar las observaciones de los Órganos

de Control Fiscal, a los planes de mejoramiento establecidos por la Entidad.

4.5. Objetivos de Control de Información. Los objetivos de Control a la Información de la Gobernación de la Guajira son los siguientes: a) Establecer los procedimientos necesarios para garantizar la generación de

información veraz y oportuna.


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b) Establecer los procedimientos que permitan la generación de información que por mandato legal, le corresponde suministrar a la entidad a los Órganos de Control externo.

c) Garantizar la publicidad de la información que se genere al interior de la Entidad. d) Garantizar el suministro de información veraz y oportuna para el proceso de

Rendición de Cuentas Públicas.

Marco normativo Las principales normas que enmarcan la operación del control interno en Colombia y los actos administrativos internos son los siguientes: Las normas aplicables en materia del Sistema de Control Interno son las siguientes:

• Ley 87 de 1993. Los artículos 9,10, 11, 12 y 14 tratan sobre la definición del Jefe de la Oficina de Control Interno, la designación de la Oficina de Control Interno, las funciones de los Auditores y el informe de los funcionarios del Control Interno.

Es de anotar que el parágrafo 3 del artículo 11 de la ley establecía: “En los municipios con una población inferior a quince mil (15.000) habitantes y cuyos ingresos anuales no superan los quince mil (15.000) salarios mínimos mensuales, las funciones del Asesor, Coordinador, o de Jefe de la Oficina de Control Interno podrán ser desempeñadas por los correspondientes jefes o directores de Planeación Municipal o por quien haga sus veces, y en su defecto por el respectivo Secretario de la Alcaldía”. Dicho parágrafo fue derogado por el artículo 96 de la Ley 617 de 2000; la cual a su vez señaló en el parágrafo 1 del artículo 75: “Las funciones de control interno y de contaduría podrán ser ejercidas por dependencias afines dentro de la respectiva entidad territorial en los municipios de 3a, 4a. , 5a. y 6a. Categorías”. Con base en lo anterior, se entiende que los municipios mencionados, si bien no cuentan con la Oficina de Control Interno sí deben contar con la función de evaluación independiente de que habla el artículo 34 de la 734 de 2002, Código Único Disciplinario.

• Decreto 1826 de 1994. De esta norma, es importante reseñar los siguientes artículos:

Artículo 1º. Créase la Unidad u Oficina de Control Interno, o quien haga sus veces, en las estructuras de los Ministerios y Departamentos Administrativos en los cuales no exista tal


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Oficina, la cual dependerá del Despacho del respectivo Ministro o Director de Departamento Administrativo y tendrá los objetivos y funciones establecidas en la Ley 87 de 1993. Artículo 2º. El Jefe de la Oficina de Coordinación de Control Interno será designado según lo dispuesto en los artículos 10 y 11 de la Ley 87 de 1993 y además de las funciones señaladas en el artículo 12 de la misma, deberá presentar un informe Ejecutivo anual al Ministro o Director del Departamento Administrativo correspondiente, acerca del estado del Sistema de Control Interno, los resultados de la evaluación de gestión y las recomendaciones y sugerencias que contribuyan a su mejoramiento y optimización. Artículo 3º. En los Ministerios y Departamentos Administrativos en los cuales la Oficina de Coordinación de Control Interno tenga a su cargo funciones disciplinarias, tales funciones pasarán a ser ejercidas por la Secretaría General de la respectiva entidad u organismo o por la dependencia a la cual el representante de la entidad asigne tales funciones. En ningún caso corresponderá a la Oficina de Coordinación de Control Interno ejercer el control previo mediante refrendaciones a los actos de la administración.

• Directiva presidencial 02 de 1994. “Desarrollo de la función de control interno en las entidades y organismos de la Rama Ejecutiva del Orden Nacional”. Reafirma las funciones de la Oficina de Control Interno establecidas en el artículo 12 de la Ley 87 de 1993.

• Decreto 280 de 1996. Esta norma crea el Consejo Asesor del Gobierno Nacional

en materia de Control Interno de las Entidades del orden Nacional y Territorial, y señala la representatividad de los Jefes de las Oficinas de Control Interno ante dicho Consejo.

• Directiva Presidencial 01 de 1997. Proporciona las directrices y se precisa el

desarrollo del Sistema de Control Interno, señalando que le compete a la Oficina de Control Interno, apoyar a los directivos en el desarrollo del Sistema, revaluar los planes, fomentar la cultura del autocontrol de tal forma que contribuya al mejoramiento continuo, y coadyuvar y participar para implantar adecuados instrumentos de gestión y gerencia.

• Decreto 2070 de 1997. Modifica el artículo segundo del Decreto 280 de 1996, en lo

referente a cambios en la composición del Consejo Asesor de Control Interno.


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• Decreto 2145 de 1999. Dicta normas sobre el Sistema Nacional de Control Interno de las Entidades y Organismos de la Administración Pública del Orden Nacional y Territorial, precisando respecto de la Oficina de Control Interno, lo siguiente:

Artículo 7. La Oficina o Unidad de Coordinación de Control Interno, o quien haga sus veces, asesora y apoya a los Directivos en el mejoramiento y desarrollo del Sistema de Control Interno, a través del desarrollo de sus funciones, como instancia facilitadora del Sistema de Control Interno. Artículo 8. Las Oficinas de Coordinación de Control Interno, o quien haga sus veces, verifican la efectividad de los Sistemas de Control Interno para procurar el cumplimiento de los planes, metas y objetivos previstos, como instancia evaluadora del Sistema de Control Interno. Artículo 12. Las Unidades u Oficinas de Control Interno, o quien haga sus veces, evalúan el proceso de planeación en toda su extensión. Artículo 13. La Unidad u Oficina de Control Interno, o quien haga sus veces, evalúa que estén claramente definidos los niveles de autoridad y responsabilidad y que todas las acciones desarrolladas por la entidad se enmarquen en este contexto. Artículo 14. La Unidad u Oficina de Control Interno, o quien haga sus veces, evalúa los procesos misionales y de apoyo adoptados y utilizados por la Entidad, con el fin de determinar su coherencia con los resultados comunes e inherentes a la misión institucional. ROL DE LAS OFICINAS DE CONTROL INTERNO Artículo 15. La Unidad u Oficina de Control Interno o quien haga sus veces, debe evaluar el Sistema de Control Interno de la entidad, con énfasis en la existencia, funcionamiento y coherencia de los componentes y elementos que lo conforman.

• Directiva Presidencial 04 de 2000. Fortalecimiento del Control Interno en el marco de la política de lucha contra la corrupción y nombramiento de los Jefes de Oficina de Control Interno del Orden Nacional.

• Decreto 2539 de 2000. Modifica parcialmente el Decreto 2145 de noviembre 4 de

1999 en el sentido de señalar que los jefes de Oficina de Control Interno serán representados ante el Consejo Asesor por cuatro miembros elegidos según lo disponga el reglamento del Comité Interinstitucional de Control Interno del orden Nacional y Territorial.

• Decreto 1537 de 2001. Reglamenta parcialmente la Ley 87 de 1993, en cuanto a

elementos técnicos y administrativos que fortalezcan el Sistema de Control Interno


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de las entidades y organismos del Estado y se precisa el rol que deben desempeñar las oficinas de control interno dentro de las organizaciones públicas, enmarcado en cinco tópicos: valoración de riesgos, acompañamiento y asesoría, evaluación y seguimiento, fomento de la cultura de control y relación con entes externos.

• Directiva Presidencial No. 10 de 2002. Programa de Renovación de la

Administración Pública: Hacia un Estado Comunitario. Establece para las entidades del orden nacional que el proceso de selección de los funcionarios encargados del control interno en cada entidad debe tener como motivación exclusiva el mérito, la competencia y la capacitación idóneos para el cargo.

• Resolución 644 de 2003. Emitida por el Departamento Administrativo de la Función

Pública, “Por la cual se regula el procedimiento para la designación de los jefes de la Oficina de Control Interno o de quien haga sus veces, en las entidades del orden Nacional”.

• Ley 872 de 2003. Crea el sistema de gestión de la calidad en la rama ejecutiva del

poder público y en otras entidades prestadoras de servicios.

• Decreto 188 de 2004. Modifica la estructura de Departamento Administrativo de la Función Pública. Le otorga competencias a través de la Dirección de Control Interno y Racionalización de Trámites, como: formular, promover y evaluar las políticas en materia de Control Interno en las entidades de la Rama Ejecutiva del Poder Público del orden Nacional con énfasis en su función preventiva y de apoyo al proceso de decisiones; brindar asesoría y capacitación puntual a las entidades del orden nacional en el diseño de los sistemas de control interno institucional, y orientar el establecimiento de métodos y medios de divulgación y capacitación en materia de Control Interno, en coordinación con las entidades y organismos competentes en la materia. Además, orienta y regula el accionar de las Oficinas de Control Interno del orden nacional y territorial.

• Ley 909 de 2004, artículo 39. Obligación de evaluar: “El Jefe de Control Interno o

quien haga sus veces en las entidades u organismos a los cuales se les aplica la presente ley, tendrá la obligación de remitir las evaluaciones de gestión de cada una de las dependencias, con el fin de que sean tomadas como criterio para la evaluación de los empleados, aspecto sobre el cual hará seguimiento para verificar su estricto cumplimiento”.

• Resolución 048 de 2004 de la Contaduría General de la Nación. Dicta

disposiciones relacionadas con el control interno contable y establece las funciones de la Oficina de Control Interno relacionadas con la materia.


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• Decreto 1599 de 2005. Adopta el Modelo Estándar de Control Interno para el

Estado Colombiano”, estableciendo en el numeral 5.5 los roles y responsabilidades de la Oficina de Control Interno en tanto señala que es responsable por realizar la evaluación Independiente al Sistema de Control Interno y la gestión de la entidad pública, así como por el seguimiento al Plan de Mejoramiento Institucional, generando las recomendaciones correspondientes y asesorando a la Alta Dirección para su puesta en marcha.

• Circular No. 3 de 2005. El Consejo Asesor del Gobierno Nacional en Materia de

Control Interno, señaló: “la Oficina de Control Interno, asumiendo su rol de evaluador independiente, deberá realizar evaluaciones, seguimiento y monitoreo permanente al grado de avance y desarrollo en la implementación del Sistema de Gestión de la Calidad, conforme al plan de acción previamente establecido por la misma”.

• Decreto 1027 de 2007 que modifica la fecha de presentación del Informe Ejecutivo

Anual hasta el 28 de febrero.

• Resolución No 1098 de 01 de septiembre de 2008” Por medio del cual se adopta el Modelo de Control Interno MECI 1000:2005 , en el Departamento de la Guajira”

• Resolución No 1097 de 01 de septiembre de 2008 “Por medio la cual se crea el

Comité de Ética para la Gobernación del Departamento de la Guajira”

• Resolución No 1096 de 01 de septiembre de 2008, modificada por la Resolución No 1685 de 2009 “ Por medio de la cual se designa Representante para el Sistema de Gestión de la Calidad y Modelo Estándar de Control Interno MECI”

• Resolución No 1166 de 18 de septiembre de 2008 “Por medio de la cual se adopta el Código de Buen Gobierno para la Gobernación del Departamento de la Guajira”

• Resolución No 1167 de 18 de septiembre de 2008 “Por medio de la cual se crea el Equipo Directivo y el Equipo Operativo MECI-CALIDAD y el Equipo Evaluador , como parte del proceso de diseño e implementación del Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005 y Sistema de Gestión de la Calidad NTCGP 1000:2004.


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• Resolución No 1871 de 04 de Diciembre de 2008 “ Por la cual se establecen los Procedimientos para el Desarrollo del Talento Humano, Los Procedimientos obligatorios, Formatos de Evaluaciones de desempeño, competencia laboral, identificación de necesidades, planes de mejoramiento, listado de equipos de medición, el programa de calibración y mantenimiento de los equipos, así como las hojas de vida de los mismos”.

• Resolución No 1872 de 04 de Diciembre de 2008 “ Por la cual se establece la misión, la visión, la política de calidad, los directrices de calidad y los objetivos dentro de la Gobernación del Departamento de la Guajira”.

• Resolución No 1873 de 04 de Diciembre de 2008 “Por la cual se adopta el Modelo de Operación Por Procesos dentro de la Administración del Departamento de la Guajira”.

• Resolución No 1874 de 04 de Diciembre de 2008 “Por la cual se establecen la Política de Desarrollo de Talento Humano en la Administración Central del Departamento de la Guajira”

• Resolución No 1885 de 04 de Diciembre de 2008 “Por la cual se establecen las Políticas de Operación, Procedimientos, Controles, Indicadores, y el Manual de Procesos y Procedimientos para la Gobernación del Departamento de la Guajira”.

• Resolución No 1886 de 04 de Diciembre de 2008 “ Por la cual se establecen el Plan Estratégico, la Estructura Organizacional y el Componente de Administración de Riesgos en la Administración Central del Departamento de la Guajira”,

En relación con la regulación interna se definen la siguiente:

El Modelo Estándar de Control Interno Resolución No 1098 de 01 de septiembre de 2008” adopta el Modelo Estándar de Control Interno en la Gobernación de la Guajira , cuya estructura de control es la siguiente:


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“ESTRUCTURA DE CONTROL . Con base en los Artículos 3º y 4º de la Ley 87 de 1993, A fin de permitir el cumplimiento de los anteriores objetivos se hace necesario articular los diferentes métodos y procedimientos de prevención, corrección y evaluación a la forma de operación de la Entidad, configurándose para este fin los Subsistemas, Componentes y Elementos que interrelacionados bajo un enfoque sistémico, generan una Estructura de Control para garantizar el cumplimiento de los objetivos de la Entidad así: 1. SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATÉGICO. 1.1. COMPONENTE AMBIENTE DE CONTROL.

ELEMENTOS DE CONTROL: 1.1.1. Acuerdos, Compromisos o Protocolos Éticos. 1.1.2. Desarrollo del Talento Humano. 1.1.3. Estilo de Dirección.

1.2. COMPONENTE DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO.

ELEMENTOS DE CONTROL: 1.2.1. Planes y Programas. 1.2.2. Modelo de Operación por Procesos. 1.2.3. Estructura Organizacional.

1.3. COMPONENTE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO. ELEMENTOS DE CONTROL: 1.3.1. Contexto Estratégico. 1.3.2. Identificación del Riesgo. 1.3.3. Análisis del Riesgo. 1.3.4. Valoración del Riesgo. 1.3.5. Políticas de Administración del Riesgo.

2. SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN. 2.1. COMPONENTE ACTIVIDADES DE CONTROL.

ELEMENTOS DE CONTROL: 2.1.1. Políticas de Operación. 2.1.2. Procedimientos. 2.1.3. Controles. 2.1.4. Indicadores. 2.1.5. Manual de Procedimientos.

2.2. COMPONENTE INFORMACIÓN.

ELEMENTOS DE CONTROL:


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2.2.1. Información Primaria. 2.2.2. Información Secundaria. 2.2.3. Sistemas de Información.

2.3. COMPONENTE COMUNICACIÓN PÚBLICA.

ELEMENTOS DE CONTROL: 2.3.1. Comunicación Organizacional. 2.3.2. Comunicación Informativa. 2.3.3. Medios de Comunicación.

3. SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACIÓN. 3.1. COMPONENTE AUTOEVALUACIÓN.

ELEMENTOS DE CONTROL: 3.1.1. Autoevaluación del Control. 3.1.2. Autoevaluación de Gestión.

3.2. COMPONENTE EVALUACIÓN INDEPENDIENTE.

ELEMENTOS DE CONTROL: 3.2.1. Evaluación del Sistema de Control Interno. 3.2.2. Auditoria Interna.

3.3. COMPONENTE PLANES DE MEJORAMIENTO.

ELEMENTOS DE CONTROL: 3.3.1. Plan de Mejoramiento Institucional. 3.3.2. Planes de Mejoramiento por Procesos. 3.3.3. Planes de Mejoramiento Individual.

El Modelo Estándar de Control Interno MECI, definido por el Decreto 1599 de 2005, se constituye en el principal referente para la implementación de la estructura de Control Interno en la Gobernación de la Guajira. Se debe considerar además que para el logro de los objetivos del control, este se realizará sobre documentos, bienes, actividades, responsables, informes y objetivos de la organización, en concordancia con los siguientes principios establecidos en las leyes 42 y 87 de 1993: Legalidad, Control económico financiero, Universalidad, Calidad de la información, Calidad del control, Responsabilidad y Valoración de Costos Ambientales El sistema de control interno público está orientado y se fundamenta simultáneamente en los principios de la función administrativa establecidos en el Artículo 209 de la


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Constitución Nacional así: Igualdad, Imparcialidad, Moralidad, Eficiencia, Eficacia, Economía, Equidad, Celeridad y Publicidad En la organización del estado, se ha establecido niveles de gestión, a los cuales se asigna la ejecución de determinadas funciones de servicio público y fuentes de recursos para ser optimizados en el cumplimiento de su misión, a través de la aplicación de los siguientes principios: Coordinación, Concurrencia, Complementariedad y Subsidiaridad.

La Gobernación de la Guajira cuenta dentro de la Or ganización del Sistema de Control Interno y el Meci, con los siguientes grup os o Comités:

1. EL COMITÉ OPERATIVO EQUIPO MECI-CALIDAD. Este Equipo está conformado por un grupo previamente seleccionado de los Servidores Públicos, como representantes de las diferentes áreas y disciplinas académicas con que cuenta la entidad.

Son sus funciones:

• Adelantar los procesos de diseño, apoyo y coordinación con las diferentes dependencias organizacionales de la Entidad, para lograr una óptima implementación del Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005.

• Adelantar el proceso de diseño e implementación del Sistema de Gestión de

Calidad y el Modelo Estándar de Control Interno MECI bajo las orientaciones del representante de la Alta de la Dirección.

• Apoyar la definición y orientación de las directrices y estrategias para la

implementación, mantenimiento y mejora del sistema de gestión de la calidad y el modelo estándar de control interno, y verificar su eficacia, eficiencia y efectividad.

• Trabajar en coordinación con los demás funcionarios de las distintas dependencias

de la entidad, en aquellas actividades requeridas para el diseño e implementación del Sistema de Gestión de la Calidad y Modelo Estándar de Control Interno.

• Asesorar a las distintas áreas de la Administración Departamental en el diseño e

implementación del Sistema de Gestión de la Calidad y el Modelo Estándar de Control Interno.


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• Aportar el conocimiento técnico y el soporte administrativo requerido para la realización de los trabajos de levantamiento de los procesos y procedimientos actuales dentro de la Gobernación del Departamento de La Guajira.

• Asegurar que se realice la planificación del sistema de gestión de la calidad y se

mantenga en su integridad cuando se implementen cambios estructurales en la Administración Central del Departamento de La Guajira.

• Promover el Sistema de Gestión de la Calidad y el Sistema de Control Interno en

todas las dependencias de la Administración Central del Departamento de La Guajira.

• Participar en la sensibilización, capacitación y toma de conciencia del personal de

la planta global de la entidad, respecto a las etapas en la implementación del Sistema de Gestión de la Calidad y el Modelo Estándar de Control Interno.

• Capacitar a los servidores públicos de la Administración Departamental en el

Sistema de Gestión de la Calidad y Modelo Estándar de Control Interno.

• Apoyar y dinamizar las actividades necesarias para el mantenimiento del Sistema de Gestión de la Calidad y el Modelo Estándar de Control Interno en los diferentes niveles de la Administración Central.

• Apoyar y proponer la identificación de acciones correctivas y preventivas ante la

aparición de problemas reales y potenciales en la implementación del Sistema de Gestión de la Calidad y el Modelo Estándar de Control Interno.

• Adoptar las directrices, procedimientos, instructivos etc. divulgados durante la fase

de implementación del sistema de calidad y mantener la evidencia objetiva de que ello se realizó.

• Revisar y verificar la documentación elaborada para el Sistema de Gestión de

Calidad y el Modelo Estándar de Control Interno dentro del proceso de Implementación en la Gobernación del Departamento de La Guajira.

• Comunicar a todos los niveles de la Gobernación del Departamento de La Guajira

la importancia de satisfacer los requerimientos de los ciudadanos, grupos de interés, así como los legales y reglamentarios dentro de la estructura del Estado colombiano.


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• Asegurar que se establezcan los procesos de comunicación apropiados dentro de la Administración Departamental y que estos se efectúen considerando la eficacia del Sistema de Gestión de la Calidad y el Modelo Estándar de Control Interno.

2. COMITÉ DE COORDINACIÓN DE CONTROL INTERNO. Corresponde a la misma conformación e integrantes asignados por la Resolución Nº 1191 del 16 de Octubre de 2003.

Son sus funciones: las funciones del Comité de Coordinación de Control Interno, son las definidas mediante Resolución Nº 1191 del 16 de Octubre de 2003:

• Recomendar pautas para la determinación, implantación, adaptación, complementación y mejoramiento permanente del sistema de control interno y el sistema de gestión de la calidad, de conformidad con las normas vigentes y las características propias de la Gobernación.

• Asesorar al Gobernador en la definición de los planes estratégicos y en la

evaluación del estado de cumplimiento de las metas y objetivos allí propuestos.

• Recomendar prioridades para la adopción, adaptación, adecuado funcionamiento y optimización de los sistemas de información gerencial, estadística, financiera, de planeación y evaluación de procesos, así como para la utilización de indicadores de gestión generales y por áreas.

• Estudiar y revisar la evaluación del cumplimiento de las metas y objetivos de la

Gobernación de La Guajira, dentro de los planes y políticas sectoriales y recomendar los correctivos necesarios.

• Estudiar y revisar la evaluación al cumplimiento de los planes, sistemas de control

y seguridad interna y los resultados obtenidos por la dependencia de la Gobernación.

• Revisar el estado de ejecución de los objetivos, políticas, planes, metas y

funciones que corresponden a cada una de las dependencias de la Gobernación.

• Presentar a consideración del Gobernador propuestas de modificación a las normas sobre control interno vigentes.


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4. Inventario de Procesos y procedimientos Los procedimientos que corresponden a la Gobernación de la Guajira en concordancia con el mapa que define la Resolución No 1873 de 04 de Diciembre de 2008 “Por la cual se adopta el Modelo de Operación Por Procesos dentro de la Administración del Departamento de la Guajira”, son los que se definen en el siguiente gráfico:

PLANEACIÓN ESTRATÉGICA

GESTIÓN DE COMUNICACIÓN

DESARROLLO INSTITUCIONAL

PROCESOS MISIONALES

GESTIÓN TRÁMITES

PROCESOS DE APOYO

GESTIÓN TALENTO HUMANO

CONTRATACIÓNGESTIÓN

ADMINISTRATIVAGESTIÓN JURÍDICA

PROCESOS DE EVALUACIÓN

GESTIÓN FINANCIERA

EVALUACIÓN INDEPENDIENTE

PROCESOS DE APOYO

GESTIÓN SOCIAL, SALUD Y EDUCACIÓN

GESTIÓN DE DESARROLLO

PROCESOS ESTRATÉGICOS

NECESIDADES BÁSICAS INSATIFECHAS: SALUD,

EDUCACIÓN, SERVICIOS PÚBLICOS, VÍAS E

INFRAESTRUCTURA, EMPLEO, ETC

POLÍTICA

ECONÓMICA

RECURSOS

PROPIOS

SISTEMA GENERAL DE PARTICIPACIONES

MARCO LEGAL Y NORMATIVO

DIRECTRICES

NACIONALES Y DEPTALES

GESTIÓN APOYO MUNICIPAL

PLAN DE

DESARROLLO EJECUTADO

NECESIDADES BÁSICAS

CUBIERTAS

COMUNIDAD SATISFECHA

GESTIÓN GOBIERNO, PARTICIPACIÓN CIUDADANA Y

ASUNTOS ÉTNICOS

5. Gestión del conocimiento La gestión del conocimiento se fundamenta en el cambio de actitud, es decir la necesidad de asumir un compromiso colectivo con el aprendizaje, entendido este como educación y actualización permanente, que oriente a la formación integral del servidor que laboran en la Gobernación de la Guajira y así desarrollar sus habilidades y destrezas. La Oficina de Control Interno o quien haga sus veces, en su rol de fomentar la cultura de control, está comprometida con la transferencia de saberes entre sus integrantes de


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acuerdo con sus especialidades, de igual manera con la formación de los servidores de la Entidad en los temas que son de su competencia funcional.

6. Mejoramiento de la documentación de la Entidad La documentación de la entidad, será mejorada en forma continua atendiendo a la filosofía del Sistema de Gestión de Calidad de la Gobernación de la Guajira, para ello se debe prever lo siguiente: • Los procesos, instructivos y formatos de registro que conforman la documentación de

la Entidad debe ser utilizada por los diversos equipos de auditores para el desarrollo de sus labores y por los servidores públicos designados a cada proceso.

• Cada vez que se realice el cierre de un proceso de auditoría, el equipo auditor

presentará las recomendaciones de ajuste y adiciones que se consideren pertinentes para el mejoramiento de la documentación, éstas serán valoradas al interior de la Oficina de Control Interno o quien haga sus veces y se consolidarán con el propósito de su inclusión.

• En forma progresiva la documentación será complementada, adicionando procesos,

guías e instructivos para consolidar las mejores prácticas de la entidad y a su vez los procesos de auditoría.

La Oficina de Control Interno o quien haga sus veces se enfoca a cumplir los principios del Sistema de Gestión de la Calidad de la Gobernación de la Guajira y por tal razón se propende por el diseño de estándares de operación y su aplicación en los procesos y procedimientos de control.

7. Evaluación de la gestión de la Gobernación El cumplimiento de funciones y objetivos de la Entidad será valorado en desarrollo del Subsistema de control de Evaluación mediante procesos de autoevaluación, auditorias independendientes y la formulación de planes de mejoramiento, además de las visitas que realiza la Contraloría General de la República, en el marco de las funciones que legalmente le competen. Así, para la evaluación del control de gestión y resultados se analizan los indicadores de gestión que le sean aplicables a la Entidad, que permiten medir y evaluar no sólo los resultados de la gestión, sino también examinar tendencias y anticiparse a eventos


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indeseables, mediante la toma de decisiones y la adopción de correctivos que faciliten el mejoramiento de la Gobernación en general. Para la evaluación, se deberán tener en cuenta los siguientes parámetros: � Comparación de las actividades ejecutadas frente a las programadas en el periodo a

evaluar. � Aplicación de procesos, procedimientos, instructivos. � Oportunidad en la presentación de informes.

7. El control Es un mecanismo que permite determinar el cumplimiento de las acciones de conformidad con los objetivos, planes, programas, políticas, normas, procedimientos y presupuesto de una entidad. Existen diferentes tipos de control : � Control Administrativo � Control de Gestión � Control Financiero � Control de Informática y Telemática � Control Operativo � Control Presupuestal � Control Preventivo En el control se da siempre especial atención a los Indicadores de gestión y autocontrol.

8. Indicadores de Gestión. Los indicadores se constituyen en los - signos vitales - de la organización, son mecanismos de medición y evaluación de la gestión, que cuantifican el grado en que se está alcanzando un objetivo o meta específica; definen qué se quiere medir, para qué, el área o dependencia. Esta medición, puede ser cuantitativa o cualitativa y en un período determinado. El resultado permite medir el nivel del logro de los principios orientadores de la administración, relacionados con la legalidad, moralidad, igualdad, imparcialidad,


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responsabilidad, equidad, eficiencia, eficacia, economía, celeridad y valoración del costo del deterioro ambiental, en el cumplimiento de los objetivos de la Entidad. Los indicadores facilitan el control y el autocontrol y por tal razón se constituyen en elementos fundamentales para la toma de decisiones; deben contener mínimo las siguientes características: Participativos, claros, representativos, flexibles, cuantificables, que agreguen valor. Los indicadores aplicables en las diferentes Áreas de la entidad son los establecidos directamente en la formulación de las matrices del Plan de Desarrollo aprobado y demás normas que la complementen o adicionen. En caso de detrimento al patrimonio de la Entidad, el sistema de control interno debe facilitar la determinación de responsabilidades de los servidores públicos o de terceros. En este proceso, el sistema determina controles, los integra a los procedimientos y los implementa en las funciones de cada cargo de tal forma que sea susceptible el establecimiento de responsabilidades cuando se presentan anomalías y en tal circunstancia facilitar el restablecimiento.

9. Autocontrol El Gobernador de la Guajira es el responsable del establecimiento y desarrollo del Sistema de Control interno. Sin embargo la aplicación de los métodos y procedimientos, al igual que la calidad, eficiencia y eficacia del control interno, es responsabilidad de cada uno de los jefes de las áreas y se hace extensiva a todos los servidores públicos en concordancia de lo expresado en el Decreto 1599 de 2005. El Departamento Administrativo de la Función Pública lo define como: “ la reunión de forma racional del talento humano; con las capacidades apropiadas, los recursos requeridos, información útil, canales adecuados de comunicación y mecanismos de interacción debidamente planeados y orientados, para que en el desarrollo de los procesos se garantice el logro de los objetivos. Se considera que una operación funciona con criterios de autocontrol cuando incluye regularmente actividades de dirección y supervisión, comparaciones, conciliaciones y otras acciones rutinarias desarrolladas por personal de la entidad en la ejecución de sus deberes.


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Proceso de compromiso y responsabilidad individual orientado a resultados institucionales, fundamentado en la disciplina y los principios morales del comportamiento humano”1. Por tal razón los jefes en particular y los servidores en general, deberán implantar en sus dependencias y en las actividades que desarrollan mecanismos de control que aseguren el adecuado funcionamiento y cumplimento de los objetivos y principios que rigen el sistema de Control.

10. GLOSARIO Auditor: Es el servidor público o el equipo de servidores públicos de la Oficina de Control Interno que cumplen funciones de auditores y que asumen el desarrollo de visitas de auditoría. Auditoría: Es la revisión que se realiza sobre el cumplimiento de los objetivos, las normas, los procesos y la aplicación de los recursos con el propósito de establecer el cumplimiento de los mismos y la gestión realizada. Componentes: Conforme lo indica el MECI2 está constituido por un conjunto de elementos de control. Conformidad: Se refiere al cumplimiento de parámetros de calidad definidos para la operación y que se conocen como requisitos. Elementos: Siguiendo lo indicado por el MECI3 serían los lineamientos que se constituyen en parámetros o referentes para el diseño y desarrollo del sistema de control interno de una entidad pública.

Evaluación Independiente: Es un componente del MECI, Subsistema de Control de Evaluación, siendo el “Conjunto de elementos de Control que garantiza el examen autónomo y objetivo del SCI, la gestión y resultados corporativos”4, Es un componente de control que efectúa la Oficina de Control Interno para el examen autónomo del SCI y de las acciones que dan cumplimiento de los fines de la entidad así como de sus planes y programas.

1 Departamento Administrativo de la Función Pública 2 MECI, Modelo Estándar de Control Interno adoptado mediante el Decreto 1599 de 2005. 3 Ídem MECI. 4 Departamento Administrativo de la Función Pública y USAID, Manual de Implementación MECI 1000:2005, página 67.


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Formato de Registro: Es la plantilla utilizada para registrar datos, corresponde a los formatos y formularios de auditoría. Fuentes de información: Corresponde a las personas, sistemas de información, bases de datos, archivos de los cuales se obtiene la información, datos, cuantitativos o cualitativos. Gestión: Son las actividades y decisiones que se realizan por los servidores públicos encargados de desarrollar los procesos de una institución y que se orientan al cumplimiento de funciones u objetivos predeterminados. Hallazgo: Son los hechos que se encuentran en el proceso auditado y se soportan en evidencias objetivas. Indicadores: Son mecanismos de medición y evaluación de la gestión, que cuantifican el grado en que se está alcanzando un objetivo o meta específica; definen qué se quiere medir, para qué, el área o dependencia. Esta medición, puede ser cuantitativa o cualitativa y en un período determinado, la que se expresa en una razón. Informe de Auditoría: Es el pronunciamiento que realiza el equipo auditor sobre la gestión y la observancia de las normas y directrices que orientan la misma, considerando la información obtenida de fuentes y su análisis. Informe de gestión: Tiene doble sentido: En primer lugar se entiende como un pronunciamiento de la Oficina de Control Interno al ser la descripción y análisis de los resultados de la gestión que realiza el equipo auditor sobre las decisiones y acciones que se cumplen por los responsables del desarrollo de procesos misionales, estratégicos o de apoyo, basados en el análisis de la información y comportamiento de los acumulados de variables. En segundo lugar, refiriéndose a la administración, se entiende como la presentación por parte de los responsables de los procesos de los resultados y avances alcanzados en el desarrollo de las funciones legales y el cumplimiento de planes y programas. Instructivo: Guía de auditoría donde se detalla el desarrollo de una actividad específica. Mejoramiento: Se refiere al cumplimiento de parámetros de calidad definidos para la operación y que se conocen como requisitos. Observación: Corresponde a una objeción que existe sobre la gestión o el cumplimiento de las funciones que debe ser atendida y superada por el área auditada.


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Papeles de trabajo: Corresponden a la documentación que se recopila o generan en el proceso de auditoría e incluye los formatos de registro y registros, proporcionan evidencia de verificaciones, acciones preventivas y acciones correctivas y respaldan los juicios que serán emitidos por el auditor. Plan Anual de Auditoría: Es el conjunto de programas de auditoría que se espera realizar durante una vigencia fiscal en la gobernación de Arauca. Corresponde a las auditorías que están incluidas en el Plan de Acción de la Oficina de Control Interno con sus respectivos soportes. Plan de mejoramiento: Parte del plan de manejo que contiene las técnicas de administración del riesgo orientadas a prevenir, evitar, reducir, dispersar, transferir o asumir riesgos. Plan de Mejoramiento de procesos: Constituyen los planes administrativos que contienen las acciones de mejoramiento a nivel de los PROCESOS y de las áreas responsables dentro de la organización, que han de adelantarse para fortalecer su desempeño y funcionamiento en procura de alcanzar los objetivos institucionales. Plan de Mejoramiento Individual: Define las acciones de mejoramiento que dentro del Plan de Mejoramiento por Procesos, Institucional o en resultado de las recomendaciones de la auditoría interna, debe ejecutar cada uno de los servidores públicos en un marco de tiempo y espacio definidos, mejorando las actividades y/ o tareas bajo su responsabilidad y propiciando con ello el mejoramiento de los procesos, los macroprocesos y los resultados del área a la cual pertenecen. Su orientación específica es al mejoramiento del servicio público y su incidencia en el desempeño de los procesos y del área o dependencia a la cual se encuentran asignados, para lograr una mayor productividad de las actividades y/o tareas bajo su responsabilidad. Plan de mejoramiento Institucional: Constituye el Plan de orden corporativo que integra las acciones de mejoramiento que la GOBERNACIÓN DE LA GUAJIRA en su conjunto, debe adelantar para fortalecer su desempeño institucional y cumplir con su función, misión y objetivos en los términos de la Constitución y la ley. El Plan de Mejoramiento Institucional tiene en cuenta los compromisos adquiridos con los Organismos de Control Fiscal, de Control Político y con los diferentes grupos de interés. Su contenido debe contemplar el análisis de las variaciones presentadas entre las metas esperadas y los resultados encontrados, analizando para cada caso las causas y consecuencias que de ello se derivan; la definición de su objetivo, alcance, acciones a implementar y metas de logro en un periodo de tiempo determinado; la asignación de los responsables y de los recursos requeridos y las acciones de seguimiento necesarias para verificar su cumplimiento.


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Recomendación: Es el pronunciamiento que realiza el auditor destinado a sugerir acciones que mejoren la gestión o superen debilidades evidenciadas. Registro: Son los papeles de trabajo de la auditoría, es el formato o formulario diligenciado que presenta la evidencia de los hallazgos y observaciones. Nota: Los registros permiten la trazabilidad y proporcionan evidencia de verificaciones, acciones preventivas y acciones correctivas. Riesgo: En el marco internacional según el estándar AS/NZ 4360 se entiende como “Posibilidad de que suceda algo que tendría impacto en los Objetivos”5, para el Departamento Administrativo de la Función Pública corresponde a la “Posibilidad de ocurrencia de una situación que pueda entorpecer el normal desarrollo de las funciones de la entidad y le impidan el logro de sus objetivos”6. Riesgo Residual: “Es el riesgo que subsiste después del tratamiento.”7. Subsistemas: Es un conjunto de componentes y elementos de control, de acuerdo con el MECI existen tres subsistemas: de Control Estratégico, de Control de Gestión y de Control de Evaluación. Tratamiento: Son las acciones de control que se toman para reducir la posibilidad o consecuencia de un riesgo.

5 Tomado de norma internacional AS/NZ 4360 6 Tomado de presentación realizada por el DAFP 7 Ídem DAFP


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2 CAPITULO DOS

DESCRIPCIÓN DE LOS SUBSISTEMAS, COMPONENTES Y ELEME NTOS RELACIONADOS CON HERRAMIENTAS IMPLEMENTADAS

CONCEPTOS BÁSICOS

1. SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATÉGICO Es la estructuración de componentes de control que al interrelacionarse entre sí, permiten el Control al cumplimiento de la orientación estratégica y organizacional de la Entidad. Establece las bases necesarias para que el control sea una práctica cotidiana y corriente; permite controlar la planificación y su acción, hacia la consecución de objetivos en forma eficiente y eficaz, con un claro sentido de cumplimiento a la finalidad social del Estado.

1.1. COMPONENTE AMBIENTE DE CONTROL Es la base sobre la cual descansa el Sistema de Control Interno, al proporcionar las condiciones físicas, sociales o culturales requeridas para caracterizar la manera de asumir el Control Interno por parte de los servidores públicos. Es el establecimiento de un entorno que estimula e influye la actividad de los funcionarios respecto al control de sus actividades, representa las pautas de comportamiento y de operar en la entidad, por parte de los funcionarios y de la alta dirección que facilitan el logro de objetivos. o Acuerdos, Compromisos o Protocolos Éticos (Principi os y valores):

Es el elemento de Control que define el estándar de conducta en la Entidad. Establece las declaraciones explícitas que en relación con las conductas de los servidores públicos son necesarias para la consecución de los objetivos de la Entidad, manteniendo la coherencia de la gestión pública con los fines consagrados en la Constitución y la ley. Al complementarse los mandatos de ley con el sentimiento ético, se hace posible el surgimiento de los principios y valores como un referente eficaz para garantizar el cabal cumplimiento de los objetivos misionales de la Entidad y de las funciones de cada uno de los servidores de la Gobernación de la Guajira. A través de la Resolución No 1097 de 01 de septiembre de 2008, se crea el Comité de Ética en la Gobernación de la Guajira.

o Desarrollo del Talento Humano: Elemento de Control, que define el compromiso de

la GOBERNACIÓN DE LA GUAJIRA con el desarrollo de las competencias, habilidades, aptitudes e idoneidad del Servidor Público. Determina las políticas y


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prácticas de gestión humana a aplicar por la Entidad, las cuales deben incorporar los principios de justicia, equidad y transparencia al realizar los procesos de selección, inducción, formación, capacitación y evaluación del desempeño de los Servidores Públicos.

En cumplimiento de este elemento se desarrolló el Plan Anual de Capacitación y se deberá adoptar por acto administrativo. De igual manera con la expedición de la Resolución No 1871 de 04 de Diciembre de 2008 se establecen en la Gobernación de la Guajira los Procedimientos para el Desarrollo del Talento Humano, Los Procedimientos obligatorios, Formatos de Evaluaciones de desempeño, competencia laboral, identificación de necesidades, planes de mejoramiento, listado de equipos de medición, el programa de calibración y mantenimiento de los equipos, así como las hojas de vida de los mismos. o Estilo de Dirección (Compromiso y respaldo de la alta dirección): Elemento de Control,

que define la filosofía y el modo de administrar de la Alta Dirección, estilo que se debe distinguir por su competencia, integridad, transparencia y responsabilidad pública. Constituye la forma adoptada por el nivel directivo para guiar u orientar las acciones de la Entidad hacia el cumplimiento de su Misión, en el contexto de los fines sociales del Estado.

El grupo directivo con el apoyo y orientación del grupo operativo MECI conformó el Código de Buen Gobierno que se adoptó mediante Resolución No 1166 de 18 de septiembre de 2008

1.2 COMPONENTE DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO Es la conformación organizacional de elementos de Control que a interrelacionarse, establecen el marco de referencia que orienta a la Entidad, hacia el cumplimiento de su misión, al alcance de su visión y la conduce al cumplimiento de sus objetivos globales.

Define la ruta organizacional que deberá seguir la Entidad para el logro de sus objetivos misionales; requiere de revisión periódica para ajustarla a los cambios del entorno, encauzando su operación bajo los parámetros de calidad, eficiencia y eficacia requeridos por los diferentes grupos de interés, así como los parámetros de Control y Evaluación a regir en la Entidad.


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o Planes y Programas: Elemento de Control que permite modelar la proyección de la Entidad, a corto, mediano y largo plazo e impulsar y guiar sus actividades hacia las metas los resultados previstos, materializando las estrategias establecidas para dar cumplimiento a su misión, visión y objetivos institucionales esperados en un período de tiempo determinado, asegurando adicionalmente los recursos necesarios para el logro de los fines de la Entidad. El grupo operativo y la Oficina de Control Interno en su labor asesora realizó revisión formal de los planes y programas con que cuenta la entidad verificando su existencia y contenido formal de acuerdo con la norma que lo instituye. Los programas revisados se relacionan en la siguiente tabla y pueden ser consultados en la página WEB de la entidad

PLAN – PROGRAMA- MANUAL OBSERVACIONES P.O.T. Conforme PLAN DE DESARROLLO Conforme P.O.A.I. Conforme PLAN DE ACCION Conforme PAC Conforme PLAN FINANCIERO MARCO FISCAL DE MEDAINO PLAZO

conforme

MANUAL DE FUNCIONES POR DEPENDENCIAS

Conforme, hace falta actualizarlo a la Ley 909 de 2004

MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES


DIRECTRIZ DE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO LABORAL


MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS

Conforme

MANUAL DE CONTRATACIÓN Conforme, actualizarlo MANUAL DE INTERVENTORIA No se cuenta con este manual MANUAL DE CONCILIACIÓN No se cuenta con este manual MANUAL DE INDICADORES DE GESTION

No se cuenta con este manual

MANUAL DE CONTROL INTERNO No se cuenta con este manual MANUAL DE ETICA Conforme MANUALES DE FUNCIONAMIENTO DE SOFTWARE

No se cuenta con este manual

CODIGO DE BUEN GOBIERNO Conforme


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o Modelo de Operación:

Elemento de Control que permite conformar el estándar organizacional que soporta la operación de la Entidad, armonizando con visión sistémica la función, misión y visión institucional con los componentes corporativos que la conforman. El Modelo de Operación, facilita la definición de una estructura organizacional eficiente, que permita coordinar y mantener bajo control cada uno de los y procesos de la entidad, a fin de obtener de ellos resultados que satisfagan las expectativas de la ciudadanía y de los Grupos de interés. El documento desarrollado por el Comité Meci cuenta con su primera versión y fue aprobado por la resolución 1873 de diciembre 04 de 2008. Elemento de Control que configura integral y articuladamente los cargos, las funciones, las relaciones y los niveles de responsabilidad y autoridad que permiten dirigir y ejecutar los procesos y actividades definidas por la Entidad, de conformidad con su función Constitucional y legal. Debe ser coherente con la misión tener la flexibilidad necesaria para que se adapte a las exigencias y necesidades particulares a las que se ve expuesta. La actual estructura organizacional de la Gobernación del Departamento de la Guajira se aprobó mediante el Decreto 334 de 1999.

1.3 COMPONENTE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO

Es la conformación de elementos de Control que al interrelacionarse permiten a la Entidad estudiar y evaluar aquellos eventos, que pueden afectar o impedir el cumplimiento de sus objetivos misionales y sociales, habilitándola para emprender las acciones necesarias de protección y aseguramiento contra los efectos ocasionados por la ocurrencia de estos eventos.

La Resolución No 1886 de 04 de Diciembre de 2008 establecen el Plan Estratégico, la Estructura Organizacional y el Componente de Administración de Riesgos en la Administración Central del Departamento de la Guajira”. Una descripción más detallada de sus elementos se describe a continuación


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Contexto Estratégico:

Elemento de Control que permite establecer el lineamiento estratégico que orienta las decisiones de la Entidad, frente a los riesgos que puedan afectar el cumplimiento de sus objetivos producto de la observación, distinción y análisis del conjunto de circunstancias que pueden generar eventos de riesgo. Definir el contexto estratégico controla el primer nivel de exposición al riesgo. La ficha técnica de caracterización del contexto estratégico es parte integral del mapa de riesgos.

INFORME DEL CONTEXTO ESTRATÉGICO

DIAGNOSTICO DEL CONTEXTO EXTERNO OPORTUNIDADES:

• Fortalecimiento de la política de transferencias a los entes territoriales provenientes del Gobierno Nacional por concepto de regalías.

• Gestión seria y responsable que la Gobernación de la Guajira realiza al cumplimiento de las exigencias Legales relacionadas con la gestión adecuada de recursos orientados a la ejecución de proyectos que mejoren la calidad de vida de sus habitantes y genere desarrollo económico.

• La estabilidad política del país como una buena señal a los inversionistas extranjeros para crear empresa.

• Fortalecimiento del étno-turismo y eco-turismo, a partir de la existencia de las diferentes etnias en el Departamento de La Guajira.

• La implementación de herramientas tecnológicas y de comunicación apropiadas para mejorar la atención al usuario brindándole diferentes alternativas para acceder a los servicios.

• Política Nacional de reducción de emisiones, para aprovechar la producción de energía limpia. Uso de gas en vehículos y la producción de energía renovable.

• Programas vial y portuario del Plan Nacional del Desarrollo. Plan de infraestructura y logística de carga. Políticas de concesiones a privados.

• Fortalecimiento de los procesos de integración y cooperación que adelanta Colombia con Venezuela a través de la eliminación de los obstáculos y barreras artificiales que impiden la interacción natural de las comunidades fronterizas; así como la adopción de regímenes especiales en materia de transporte, legislación tributaria, inversión extranjera, laboral y de seguridad social, comercial y aduanera.

• Ubicación Geográfica del departamento que facilita el acceso a las personas y organizaciones que establezcan relaciones comerciales en esta región.


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INFORME DEL CONTEXTO ESTRATÉGICO

DIAGNOSTICO DEL CONTEXTO EXTERNO AMENAZAS:

• Desestabilización de la política macroeconómica por factores externos: instabilidad en la devaluación, tendencia al incremento de la inflación y la alta carga de los impuestos y gravámenes, se constituyen en serias amenazas que debe sortear la Gobernación de la Guajira, debido a que implican un mayor desembolso de recursos para cubrir los pasivos.

• Cambios en las leyes de regalías y del Sistema General de Participaciones: limitaciones impuestas por modificaciones legales para disponer con toda libertad de los ingresos girados por la nación por concepto de regalías, supeditadas a la vigilancia y control que realiza el Departamento de Planeación Nacional.

• Agotamiento de las reservas de los recursos naturales que se explotan, inciden sobre la estabilidad financiera regional y local.

• El 65.1% de los habitantes del Departamento de la Guajira padecen de dos o más Necesidades Básicas Insatisfechas (vivienda inadecuada, servicios públicos inadecuados, hacinamiento critico, inasistencia escolar y alta dependencia económica).

• Inseguridad y la violencia en Colombia y la región.

DIAGNOSTICO DEL CONTEXTO INTERNO FORTALEZAS

• Liderazgo y capacidad de gestión que proyecta el señor Gobernador y su Equipo de Gobierno para impulsar los planes y programas.

• La planta de personal adscrita a la Gobernación de La Guajira tiene un alto nivel educativo, en su gran mayoría los funcionarios asignados a un cargo superan el perfil exigido.

• Tiene alta cobertura educativa. • Descentralización y autonomía regional. Disponibilidad de recursos para el desarrollo. • Fortalecimiento de las actividades productivas en los renglones que vienen logrando

una gran productividad y competitividad como: el banano, la palma africana, el café y el cacao orgánico.


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DEBILIDADES

• Ausencia de una metodología definida que facilite el seguimiento y evaluación al Plan

de Desarrollo y Planes Operativos. • La ausencia de un Sistema de Gestión Integrado que contribuya a evaluar la

capacidad de la Gobernación para cumplir con las funciones y competencias asignadas por la Constitución y la Ley y obtener resultados propuestos en los planes y programas.

• Débiles canales de comunicación que dificultan el flujo de información relacionada con políticas, estrategias, objetivos y metas, desplegadas a los niveles coordinador y operativo y que a su vez, el nivel directivo sea retroalimentado con los resultados obtenidos.

• Escaso nivel de integración de los procesos debido a la escasa inversión en tecnología (hardware y software) para desarrollar sistemas de información computarizados.

• Ausencia de controles aplicables a la tecnología existente para verificar las condiciones de seguridad, confiabilidad e integridad de la información.

• En su gran mayoría los funcionarios de la Gobernación se encuentran desmotivados por diferentes causas, lo cual se refleja en el grado de compromiso con la institución.

• Desequilibrio en la distribución de cargas de trabajo, que se refleja en la sobrecarga de trabajo de algunos funcionarios.

• El departamento de La Guajira presenta una tasa de aceptable de alfabetismo de 63%. Alta tasa de analfabetismo en los indígenas. Baja calidad educativa.

• La financiación del desarrollo es altamente dependiente de las regalías y del sistema general de participaciones.

• Estructura de la deuda marcada por empréstitos externos en dólares.

Identificación de Riesgos: Elemento de Control que posibilita conocer los eventos potenciales que ponen en peligro el logro de su función constitucional y legal, el cumplimiento de su misión y objetivos, permitiendo establecer los agentes generadores, las causas y los efectos originados por su ocurrencia. La matriz de identificación de riesgos es parte integral del mapa de riesgos. Adoptado por Resolución No 1886 de 04 de Diciembre de 2008


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Análisis de Riesgos:

Permite establecer la probabilidad de ocurrencia de los riesgos y el impacto de sus consecuencias, calificándolos y evaluándolos, a fin de determinar la capacidad de la entidad para su aceptación o manejo.

La matriz de análisis de riesgos es parte integral del mapa de riesgos. Adoptado por Resolución No 1886 de 04 de Diciembre de 2008

Valoración del Riesgo: Elemento de Control que permite determinar el nivel o grado de exposición de la Entidad a los impactos del riesgo, permitiendo estimar las prioridades para su tratamiento.

La matriz de valoración de riesgos es parte integral del mapa de riesgos. Adoptado por Resolución No 1886 de 04 de Diciembre de 2008

Políticas de Administración de Riesgos:

Elemento de Control que permite estructurar los criterios orientadores en la toma de decisiones respecto al tratamiento de los riesgos, y sus efectos al interior de la Entidad. Establece las guías de acción necesarias para coordinar y administrar los eventos que pueden inhibir el logro de los objetivos de la Entidad, capacitándolos y habilitándolos para ello.

La ficha técnica de políticas de administración de riesgos es parte integral del mapa de riesgos, se describe:


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Proceso Objetivo Políticas

Planeación Estratégica

Orientar la gestión institucional hacia el cumplimiento de las funciones constitucionales y legales, la misión y la visión proyectada, en el corto, mediano y largo plazo, a través del diagnóstico, la formulación, ejecución, evaluación y seguimiento de los planes, objetivos, políticas y estrategias definidas a partir de las necesidades y requerimientos de la comunidad y de partes interesadas.

Implementar y mantener en funcionamiento la medición de los Indicadores de Gestión que permita evaluar objetiva y oportunamente la ejecución adecuada de los procesos de la entidad, tomando como base la misión institucional y el plan de desarrollo. Se dará estricto cumplimiento a las leyes y se diseñaran los planes y programas ajustados a las políticas nacionales y departamentales además de las necesidades detectadas en la comunidad.

Gestión de Comunicación

Gerenciar estrategias de comunicación internas y externas eficaces que garanticen el posicionamiento de sentidos comunes, el conocimiento y participación de los servidores públicos y grupos de interés que contribuyan con la efectividad y transparencia de la gestión del plan de desarrollo.

Las estrategias para la comunicación organizacional e informativas se establecerán sólo habiendo realizado previamente un diagnostico objetivo de la situación y la percepción de la comunidad y los funcionarios. Los funcionarios se mantendrán informados de los lineamientos de la alta dirección, logros institucionales y demás asuntos de interés común a través de la cartelera, boletines y de reuniones de divulgación.

Gestión Gobierno, Participación Ciudadana y Asuntos Étnicos

Desarrollar las condiciones y estrategias que contribuyan a la generación de bienestar y calidad de vida de los guajiros, reflejado en mecanismos referentes a la participación de la comunidad en las actividades de la entidad, organización de estas comunidades y la implementación de mecanismos de orden público que permita a los ciudadanos desarrollar sus libertades individuales y ejercer sus derechos

Creación de espacios de participación ciudadana para exponer sus necesidades y puntos de vista con respecto a la gestión de la administración departamental con el fin de capturar dicha información y utilizarla en la formulación de planes de acción, planes y programas dirigidos a atender dichas observaciones. Atención permanente de PQR´s en la institución, garantizando su investigación y respuesta al interesado


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Desarrollo Institucional

Garantizar el cumplimiento de objetivos y el fortalecimiento institucional a través de una planeación y retroalimentación permanente que permita potencializar las oportunidades de mejora y aumentar la eficacia, eficiencia y efectividad del desempeño del Sistema Integrado de Gestión de la entidad.

Existencia de un funcionario responsable del mantenimiento y funcionamiento del Sistema Integrado de Gestión.

Gestión de Desarrollo

Generar las condiciones y estrategias que contribuyan al Desarrollo económico del departamento, reflejado en el estimulo y promoción al emprendimiento y desarrollo empresarial, agroindustrial, pesquero, minero, de obras públicas, turístico y cultural.

Gestión financiera deberá informar a cada procesos y/o dependencia el momento en que se realicen los desembolsos a los contratistas para que estos inicien su proceso de seguimiento o interventoría Se recibirán todas las quejas y reclamos de las partes interesadas y se les dará en tratamiento correspondiente hasta brindar respuesta al solicitante Participación ciudadana para la elaboración de proyectos


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Gestión Social.

Desarrollar las condiciones y estrategias que contribuyan a la generación de bienestar y calidad de vida de los Guajiros, reflejado en desarrollo social que se traduzca en el cumplimiento de las metas del plan de desarrollo departamental en materia de Salud y Educación

Se deben solicitar todos los recursos necesarios para la ejecución de planes y programas de Salud y Educación con anticipación para que al momento de la implementación todo se encuentre disponible Todos los proyectos que se presente en materia de Salud y Educación deberán haber sido fundamentados en la realidad de la situación del departamento y fundamentado en un estudio de campo objetivo que lo sustente. Se contará con un plan de contingencia para atención de emergencia y manejo de eventos epidemiológicos Se recibirán todas las quejas y reclamos de las partes interesadas y se les dará en tratamiento correspondiente hasta brindar respuesta al solicitante Participación ciudadana para la elaboración de proyectos.

Gestión de Tramite

Atender oportunamente las solicitudes de los diferentes trámites que por ley le corresponde adelantar a la Entidad, acordes con los principios de trasparencia y economía

La información correspondiente a trámites será custodiada de acuerdo a las políticas establecidas para la gestión administrativa. Implementación la política anti trámites establecida por el gobierno nacional

Gestión de Apoyo Municipal

Prestar asistencia técnica y/o asesoría a los Municipios del Departamento de La Guajira, con el fin de fomentar el desarrollo integral de los mismos.

Las actividades para el Apoyo Municipal deberán estar articuladas con las entidades afines para evitar la duplicidad de acciones


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Gestión Financiera

Gestionar el recaudo, fiscalización y cobro de los impuestos, tasas, contribuciones y recursos de capital que coadyuven la financiación de los gastos contemplados en el presupuesto para la ejecución de los planes y programas que aseguren el éxito de los objetivos que persigue la entidad.

Existirá un monitoreo permanente de las Proyecciones de Ingresos y Egresos respecto a los resultados obtenidos. Revisión previa al envío de la cuenta del cumplimiento de toda la información de soporte y la disponibilidad de los recursos en las cuentas de la institución Cada contrato será revisado minuciosamente antes de generar la orden de pago, constante, avances, documentación anexa y cumplimiento. Mensualmente y sin demora injustificada se realizarán las conciliaciones bancarias para saber claramente la realizada del estado de las cuentas de la institución.

Gestión Jurídica

Representar, defender y asesorar oportunamente en el marco jurídico a la administración Departamental de acuerdo con los términos de la Ley

Llevar cronológicamente las solicitudes o demandas para dar respuesta dentro de los términos legales establecidos. Cada concepto jurídico realizado deberá ser revisado antes de su proyección por el Jefe de la Oficina Asesora Jurídica para garantizar su adecuación con lo que se solicita. Los funcionarios que hacen parte del equipo de la Oficina Asesora Jurídica deberán ser escogidos minuciosamente de acuerdo a los perfiles establecidos por Talento Humano para garantizar el cumplimiento de las competencias necesarias para el desarrollo de sus funciones. Esta política aplica para todos y cada uno de los funcionarios de la Gobernación de la Guajira.


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Gestión del Talento Humano

Administrar de manera adecuada y oportuna el Talento Humano de la Gobernación de la Guajira, buscando contribuir constantemente al desarrollo de las potencialidades, destrezas y habilidades que favorezcan el desarrollo integral de los funcionarios.

Los resultados de la Evaluación del Desempeño se constituirán en insumo fundamental para el diseño e implementación de los planes de capacitación y entrenamiento de los funcionarios de la entidad además de los planes de mejoramiento individual. Cada año deberá actualizarse el plan de incentivos y estímulos de la institución. Se realizará el Plan Institucional de Capacitación de acuerdo a las necesidades detectadas en las dependencias así como las manifestadas por los funcionarios. Se deberá realizar inducción a los funcionarios nuevos que ingresen a la institución así mismo re inducción al personal antiguo por lo menos una vez al año. Se realizaran las evaluaciones de desempeño de acuerdo a lo establecido por la ley.

Contratación

Adelantar de manera efectiva los procesos precontractuales y contractuales, enfocados a la adquisición eficaz y eficiente de los bienes y servicios necesarios para el buen funcionamiento de los procesos de la administración y para satisfacer las necesidades de la comunidad cumpliendo con la normatividad legal vigente y bajo parámetros de efectividad, calidad y transparencia.

Toda la contratación que se realice en la institución deberá llevar póliza de cumplimiento Toda la contratación debe ser publicada en la pág. web institucional desde su inicio hasta su finalización.


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Gestión Administrativa

Gestionar y ofrecer de manera efectiva y oportuna el soporte operativo y tecnológico a las diferentes áreas de la entidad correspondiente a la conservación, distribución y recibo a satisfacción de los bienes y servicios así como la recepción, archivo, distribución y envío de los documentos en la Gobernación de la Guajira.

Se realizarán copias de seguridad diarias a la información financiera de la institución. Se programará mantenimientos preventivos a la totalidad de los equipos informáticos de la institución. La radicación de la correspondencia es centralizada y desde allí se distribuirá a las dependencias de la institución

Evaluación Independiente

Evaluar la gestión de los procesos de la entidad con el propósito de determinar oportunamente acciones de mejoramiento que contribuyan al cumplimiento de los objetivos misionales así como la conducta de los funcionarios de tal manera que se promueva el desarrollo integral de los mismos combatiendo de esta manera la corrupción y favoreciendo la transparencia en la gestión.

Monitoreo constante de los riesgos, su aparición y la efectividad de las políticas y controles establecidos. La institución contará con personal formado para la realización de auditorías internas para el sistema MECI – CALIDAD

2. SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN

Es la estructuración de Componentes de Control que al interrelacionarse entre sí, bajo la acción de los niveles de autoridad y/o responsabilidad correspondientes, aseguran el control a la gestión de las operaciones de la Entidad, orientándola a la consecución de los resultados necesarios al cumplimiento de sus objetivos institucionales de conformidad con lo establecido por la Constitución, la ley, sus reglamentos y las reglas propias de autorregulación de la organización.

2.1 COMPONENTE ACTIVIDADES DE CONTROL

Constituye el conjunto de elementos que al articularse e interrelacionarse, garantizan el Control a la ejecución de la función, planes y programas de la entidad, haciendo efectivas las acciones necesarias al manejo de riesgos y orientando la operación hacia la consecución de sus resultados, metas y objetivos.

Las ACTIVIDADES DE CONTROL constituyen el Componente que permite ejercer control sobre toda la operación de la entidad, ocurre en todos los procesos, interviene todas las funciones y compromete todos los niveles de responsabilidad.


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Políticas de Operación:

Elemento de Control que establece las guías de acción que permiten la implementación de las estrategias, definiendo los límites y parámetros necesarios para ejecutar los procesos y actividades en cumplimiento de la función, los planes, los programas y proyectos previamente definidos. Las Políticas de Operación, establecen así mismo las acciones y mecanismos asociados a los procesos que permite prever los riesgos, que pueden inhibir el cumplimiento de las metas y sus resultados; definen los parámetros de medición del desempeño de los procesos y de los servidores que tienen bajo su responsabilidad la ejecución.

Las políticas de operación de la entidad se encuentran están adoptadas en la Resolución No 1885 de 04 de Diciembre de 2008 “Por la cual se establecen las Políticas de Operación, Procedimientos, Controles, Indicadores, y el Manual de Procesos y Procedimientos para la Gobernación del Departamento de la Guajira.

Procedimientos:

Es el conjunto de especificaciones, relaciones y ordenamiento de las tareas requeridas para cumplir con las actividades de un proceso, controlando las acciones que requiere la operación de la entidad. Establece los métodos para realizar las tareas, la definición de los perfiles de los cargos necesarios a su realización, la asignación de responsabilidad y autoridad en la ejecución de las actividades.

Los procedimientos de la Gobernación de la Guajira están relacionados con el modelo de operación por procesos adoptado por Resolución No 1873 de 04 de Diciembre de 2008. Controles:

Constituyen acciones o mecanismos definidos para prevenir o reducir el impacto de los eventos que ponen en riesgo, la adecuada ejecución de las actividades y tareas requeridas para el logro de objetivos de los procesos de una entidad pública. Los CONTROLES se establecen en las actividades, con el fin de involucrar las acciones conducentes a reducir los riesgos. Estos deben ser suficientes, comprensibles, eficaces, económicos y oportunos. Al igual que los procedimientos, los controles de la Gobernación de la Guajira están relacionados con el modelo de operación por procesos adoptado en el Acto Administrativo de adopción del MECI.


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Indicadores:

Constituyen instrumentos de Control de orden gerencial, necesarios para la evaluación de gestión de la GOBERNACIÓN DE LA GUAJIRA Reflejan el comportamiento de las variables que representan el estado actual o la tendencia de los procesos, proyectos, programas y planes; hacen parte de los sistemas de información y facilitan la toma de decisiones.

Los indicadores de la Entidad están en construcción, para su aprobación, y expedición de un Manual que lo regule. Manual de Operación:

Se establece como el Elemento de Control materializado en una normativa que contiene y regula la forma de llevar a cabo las operaciones de la GOBERNACIÓN DE LA GUAJIRA, convirtiéndose en una guía de uso individual y colectivo que permite el conocimiento de la forma como se ejecuta o desarrolla su función administrativa, todo bajo un lenguaje común a los servidores públicos. Este manual sirve de referente para ubicar todas y cada una de las actividades de la Administración departamental, si bien no se incluyen en su texto, por razones de practicidad para consulta y actualización, el manual de operación cuenta con una herramienta digitalizada que mediante hipervínculos permite consultar automáticamente todos los documentos referenciados en su texto.

Su actualización es responsabilidad del Comité de Coordinación de Control Interno y del Representante de la Dirección MECI, puede resultar de una revisión periódica del mismo, o de los procesos de evaluación independiente adelantados por la oficina de control interno o quien haga sus veces, también por la inclusión de nuevas actividades en cualquiera de las unidades gestoras que participan en los procesos de la Entidad, las que tienen la obligación de reportar esta situación como manifestación de responsabilidad con el mantenimiento de la estructura de Control Interno.

2.2. COMPONENTE DE INFORMACIÓN

Es el conjunto de datos que al ser ordenados y procesados adquiere significado para el grupo de interés de la entidad al que va dirigido; reduce la incertidumbre y aumenta el conocimiento con respecto a eventos internos y externos que suceden en la GOBERNACIÓN DE LA GUAJIRA, constituyéndose en un Componente de Control necesario para su administración. Sustenta la toma de decisiones, vincula la entidad con su entorno y permite la ejecución de las operaciones internas; adicionalmente hace parte


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fundamental de la operación de la entidad, al convertirse en insumo para la ejecución de los procesos y a su vez en producto de los mismos.

Información Primaria:

Es el conjunto de datos provenientes de fuentes externas que se procesan al interior de la GOBERNACIÓN DE LA GUAJIRA, circunscribiéndose a dos entornos diferentes, el entorno inmediato es decir las circunstancias con las que la Entidad está en permanente contacto: la comunidad, los proveedores, los contratistas, las entidades reguladoras, las fuentes de financiación y otras organizaciones del mismo carácter; y el entorno lejano, el cual se constituye por las variables que no están en relación directa ni constante con la entidad pero que afectan su desempeño, el ambiente político, las tendencias sociales, las variables económicas, el avance tecnológico. La Gobernación tiene establecidos diferentes canales para captar la información de parte de la comunidad y de los Municipios que conforman el ente departamental, se cuenta con contacto electrónico por página WEB. Información Secundaria:

Conjunto de datos que se origina y procesa al interior de la entidad; proviene de la fijación de políticas, de la ejecución de los procesos y de sus actividades y se obtiene de los diferentes sistemas de información que soportan la gestión de la entidad pública. Debe garantizarse su registro oportuno, exacto y confiable para traducirla en reportes necesarios para su divulgación, en procura de la realización efectiva y eficiente de las operaciones, soportar la toma de decisiones y permitir su divulgación a los diferentes grupos de interés.

En este ítem se identifican la presentación de informes de tipo financiero, contable, de gestión y de desarrollo administrativo cumplidos por la entidad.

Sistemas de Información:

Conjunto de recursos humanos y tecnológicos utilizados para la producción de información, orientada a soportar la toma de decisiones en cada nivel de la entidad. Los SISTEMAS DE INFORMACIÓN se ocupan del tratamiento de la información en forma oportuna, eficaz y eficiente mediante el uso de los recursos necesarios para la captura, entrada, depuración, integración, procesamiento, comparación, análisis, almacenamiento y difusión de datos.


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Son aplicaciones utilizadas por la entidad para interactuar con las diferentes instancias a nivel nacional y local: SICEP, SIDEF, SISBEN, SICE, CONTRATOS.GOV.CO, SOI, CHIP.

La oficina de sistemas mantiene un inventario de los equipos de cómputo utilizados, donde incluye el software instalado, el sistema operacional y todos los demás datos necesarios para mantener información detallada de los activos representados en máquinas e información.

Cada software cuenta con su respectivo manual de operación y funcionamiento que están bajo la custodia de la oficina de sistemas. Al corte de elaboración del presente manual, no se han incluido los manuales funcionamiento del software en un acto administrativo formal.

2.3 COMPONENTE COMUNICACIÓN PÚBLICA Es el Componente del Control que apoya la construcción de visión compartida, y el perfeccionamiento del entramado de relaciones humanas de la GOBERNACIÓN DE LA GUAJIRA. Permite el desarrollo de una política de comunicación organizacional e informativa, confiriéndole un carácter estratégico y orientándola hacia el fortalecimiento de la identidad institucional y a la expansión de la capacidad productiva de los miembros de la Gobernación, para lo cual las acciones comunicativas se efectuarán de acuerdo con los parámetros que establezcan los procesos de comunicación y el plan de comunicación de la entidad. Comunicación Organizacional:

Es el elemento de Control que establece los mecanismos de comunicación organizacional que se desarrollaran al interior de la entidad entre los Servidores públicos de la Gobernación del Departamento de La Guajira.

Orienta la difusión de políticas y la información generada al interior de la GOBERNACIÓN para una clara identificación de los objetivos, las estrategias, los planes, los programas y los proyectos hacia los cuales se enfoca el accionar de la entidad; debe convocar a los servidores públicos entorno a una imagen corporativa que comprenda una gestión ética, eficiente y eficaz que proyecte su compromiso con la rectitud y la transparencia, como gestores y ejecutores de lo público.


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La comunicación se encaminará a la apropiación por parte de todos los servidores públicos, de los objetivos, estrategias, proyectos, planes, programas y campañas hacia los cuales se enfoca su accionar de cara a la comunidad destinataria de sus servicios.

La Oficina de Prensa y Comunicaciones , brindará apoyo y asesoría para la divulgación de la información requerida para el logro de la misión, planes, programas y proyectos, así como toda información de interés general, con el fin de lograr la apropiación por parte de todos los servidores públicos y facilitar su accionar frente a la comunidad destinataria de sus servicios.

Los directivos de la entidad promoverán la participación de sus colaboradores, mediante la creación de espacios, tales como reuniones semanales en cada una de las dependencias, círculos de mejoramiento mensuales en cada en cada uno de los procesos, retroalimentación trimestral del avance de los Planes de Acción, socialización semestral de los informes de gestión institucionales tendientes al logro de los objetivos misionales.

Cada servidor público de la Secretaría, debe convertirse en agente multiplicador de la información recibida internamente a través de los distintos canales con que cuenta la Secretaría (Web, correo, entre otros), para que dichos servicios lleguen a todos los funcionarios y contratistas.

Comunicación Informativa:

Está constituida por la información amplia y transparente de la GOBERNACIÓN DE LA GUAJIRA hacia los diferentes grupos de interés externos, sobre los objetivos y los resultados comparativos de su gestión.

La información procesada por la oficina de prensa se contextualiza con los lineamientos del Plan de Desarrollo Departamental y en efecto debe hacer mención a cada una de las metas o fases contempladas en ese documento, haciendo especial énfasis en el compromiso de la Administración Departamental para dar cumplimiento a las mismas.

Las actividades de comunicación (interna y externa), serán ejecutadas a través del plan de comunicaciones implementado por la entidad; el cual incluye los componentes de comunicación organizacional, informativa y rendición de cuentas. Medios de Comunicación:


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Constituye el conjunto de mecanismos, métodos, recursos e instrumentos utilizados para garantizar la divulgación y circulación amplia y focalizada de la información y de su sentido, hacia los diferentes grupos de interés.

Dentro de los medios de comunicación utilizados están:

Pagina WEB Carteleras Programas radiales y televisivos que hacen parte del plan estratégico de comunicaciones de la Gobernación, para la próxima vigencia se actualizará y adoptará por acto administrativo.

3. SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACIÓN Es la estructura de Componentes de Control que al interactuar entre sí, permiten valorar en forma permanente la efectividad del Control Interno; la eficiencia, eficacia y efectividad de los procesos y actividades de la GOBERNACIÓN DE LA GUAJIRA ; el nivel de ejecución de los planes, programas, proyectos, procesos y actividades; evaluar los resultados, detectar desviaciones, establecer tendencias y generar recomendaciones para orientar las acciones de mejoramiento de la organización. Se constituye por los mecanismos de evaluación y verificación, necesarios para determinar si el Sistema de Control Interno, es efectivo en la realización de su propósito de apoyar el cumplimiento de los objetivos de la GOBERNACIÓN DE LA GUAJIRA; si la operación se ejecuta en los términos de eficiencia, eficacia, economía y publicidad que se espera de la función pública de administrar el Estado, y si los objetivos de la entidad se cumplen en los términos establecidos en la Constitución, la ley y en su Planeación estratégica.

3.1 COMPONENTE AUTOEVALUACIÓN

Comprende las acciones coordinadas de la GOBERNACIÓN DE LA GUAJIRA que le permiten medir en primera instancia la efectividad del Control Interno, y en segundo lugar, los resultados de la gestión en tiempo real, con el fin de evaluar su capacidad para cumplir los objetivos previstos, y tomar las medidas correctivas que sean necesarias al cumplimiento de las metas y resultados de la Entidad.


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Se constituye en un proceso estratégico mediante el cual la entidad evalúa y monitorea en forma integral, la existencia y la efectividad de los controles y el desempeño organizacional frente al cumplimiento de sus objetivos.

AUTOEVALUACIÓN DEL CONTROL :

Conjunto de mecanismos de verificación y evaluación, que le permiten a la GOBERNACIÓN DE LA GUAJIRA auto diagnosticar su situación de Control, al proveer la información necesaria para establecer si este funciona efectivamente, o si existen desviaciones en su operación, que afecten el objetivo para el cual fue creado. Determina la calidad y efectividad de los controles internos y permite emprender las acciones de mejoramiento requeridas.

Se materializa mediante la aplicación de la encuesta diagnostico diseñada por el DAFP mediante el software establecido para tal fin, el resultado del primer informe está bajo la custodia de la oficina de control Interno.

AUTOEVALUACIÓN DE GESTIÓN:

Elemento de Control que basado en un conjunto de indicadores de gestión, diseñados en la Planeación Estratégica y en la Operación de la GOBERNACIÓN DE LA GUAJIRA , permite una visión clara e integral de su comportamiento, del cumplimiento de sus objetivos e identifica desviaciones sobre las cuales se deben tomar correctivos. Permite evaluar periódicamente el comportamiento de las variables cuantitativas o cualitativas establecidas en los Indicadores, con el fin de observar la situación y las tendencias de cambio generadas en la entidad con respecto al logro de los objetivos y metas previstos, evaluar el desempeño de los servidores públicos, los riesgos que afectan las operaciones, la gestión, el impacto y la eficacia de los resultados entregados, en razón a los propósitos y funciones asignadas.

La evaluación de la gestión del Ente Departamental se encuentra expresada en la matriz de calificación de cumplimiento y avance del Plan de Desarrollo

3. 2 COMPONENTE EVALUACIÓN INDEPENDIENTE

Es el conjunto de Elementos de Control, que garantiza el examen autónomo y objetivo del Sistema de Control Interno, la gestión y resultados corporativos de la GOBERNACIÓN DE LA GUAJIRA, por parte de la Oficina de Control Interno.

La Gobernación del Departamento de la Guajira, tiene como POLITICA DE EVALUACION INDEPENDIENTE.-


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Asesorar, programar, ejecutar y evaluar de manera oportuna e independiente el desarrollo del Sistema de Control Interno mediante la implantación de un Modelo de Control Interno que propicie el Control Estratégico, el Control de Gestión y el Control de Evaluación, orientando sus acciones dentro de los principios de Autocontrol, autorregulación y autogestión como pilares básico, construyendo una cultura de autocontrol y mejoramiento.

Realizar una revisión de los controles internos de la entidad así como profundizar debilidades de Control que puedan afectar seriamente el cumplimiento de los objetivos, intervenir la operación de la entidad o debilitar el manejo adecuado de los recursos públicos.

La Metodología de diseño e implementación de la Evaluación Independiente por lo tanto, permitirá diseñar instrumentos y métodos para llevar a cabo la evaluación independiente del control Interno y utilizar la Auditoría Interna como un mecanismo de evaluación específica sobre los resultados de la gestión, apoyando la corrección de debilidades e irregularidades que puedan afectar el desempeño de la entidad pública.

La Gobernación del Departamento de La Guajira garantiza la oportunidad y transparencia en el desarrollo de los procesos disciplinarios de sus servidores públicos que infringen las normas; investigando, y sancionando las conductas de éstos, propiciando una ambiente de transparencia y honestidad en la gestión Pública EVALUACIÓN INDEPENDIENTE DEL SISTEMA DE CONTROL INT ERNO:

Es el proceso de evaluación cuyo objetivo es emitir juicios fundados a partir de evidencias, sobre el grado de efectividad del Control Interno en la operación y cumplimiento de los objetivos de la GOBERNACIÓN DE LA GUAJIRA. La EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO en forma independiente a la administración de la entidad toma como base el cumplimiento de los objetivos, principios y fundamentos del Sistema de Control Interno la existencia de los diferentes Subsistemas, Componentes y Elementos comprobando la efectividad de cada uno de ellos y en su interacción para apoyar el cumplimiento de los objetivos de la entidad.

La EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO genera recomendaciones al Nivel Directivo a fin de retroalimentar los procesos de AUTOEVALUACIÓN, de elaboración de PLANES DE MEJORAMIENTO y generar los insumos necesarios para llevar a cabo los procesos de AUDITORÍA INTERNA de la Entidad.


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• Las acciones de mejoramiento acordadas con los responsables de los procesos deben hacer parte del Plan de Mejoramiento por procesos.

AUDITORÍA INTERNA:

Constituye el mecanismo que permite llevar a cabo el examen sistemático, objetivo e independiente de los procesos, actividades, operaciones y resultados de la gestión de las diferentes dependencias de la GOBERNACIÓN DE LA GUAJIRA, practicada por áreas de la entidad independientes a su ejecución, a fin de determinar si los recursos se han utilizado con la debida consideración por su economía, eficiencia, eficacia y transparencia; si se han observado las normas internas y externas que les sean aplicables, permiten revelar los aspectos más importantes de la gestión y los resultados obtenidos, satisfaciendo a los diferentes grupos de interés. Su objetivo es emitir juicios fundados a partir de evidencias sobre el grado de cumplimiento de los objetivos, los planes, los programas y los proyectos, sugiriendo las acciones de mejoramiento correspondientes.

• La Oficina de Control Interno debe: Elaborar el Programa Anual de Auditoría Interna,

presentar el Programa Anual de Auditoría Interna a la máxima autoridad de la entidad y al Comité de Coordinación de Control Interno, realizar las actividades propias de la auditoría, presentar los resultados a la máxima autoridad de la entidad para su conocimiento y acciones pertinentes, con copia al responsable del proceso o área auditada y realizar el seguimiento a las acciones preventivas o correctivas implementadas objeto de la auditoría.

3.3. COMPONENTE PLANES DE MEJORAMIENTO

Son los Instrumentos que consolidan el conjunto de acciones requeridas para corregir las desviaciones encontradas en el Sistema de Control Interno, en el direccionamiento estratégico en la gestión y resultados de la gestión de la GOBERNACIÓN DE LA GUAJIRA.

Los PLANES DE MEJORAMIENTO consolidan las acciones de mejoramiento derivadas de la AUTOEVALUACIÓN, de las recomendaciones generadas por la EVALUACIÓN INDEPENDIENTE, AUDITORÍA INTERNA y de los hallazgos del Control Fiscal (Contraloría General de la República), como base para la realización de un programa de mejoramiento de la gestión administrativa de la entidad que permita el cumplimiento de los objetivos definidos, la aprobación por la autoridad competente, la asignación de los recursos necesarios para la realización de los planes, la definición del nivel responsable, el seguimiento a las acciones trazadas, la fijación de las fechas límites de implementación


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y la determinación de los indicadores de logro y seguimiento de las mejoras, con lo cual se establecen las especificaciones de satisfacción y confiabilidad.

PLAN DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL: Constituye el Plan de orden corporativo que integra las acciones de mejoramiento que la GOBERNACIÓN DE LA GUAJIRA en su conjunto, debe adelantar para fortalecer su desempeño institucional y cumplir con su función, misión y objetivos en los términos de la Constitución y la ley. El Plan de Mejoramiento Institucional tiene en cuenta los compromisos adquiridos con los Organismos de Control Fiscal, de Control Político y con los diferentes grupos de interés. Su contenido debe contemplar el análisis de las variaciones presentadas entre las metas esperadas y los resultados encontrados, analizando para cada caso las causas y consecuencias que de ello se derivan; la definición de su objetivo, alcance, acciones a implementar y metas de logro en un periodo de tiempo determinado; la asignación de los responsables y de los recursos requeridos y las acciones de seguimiento necesarias para verificar su cumplimiento.

Este procedimiento se aplicara en la entidad, cuando sea necesario implementar una acción de mejoramiento correctiva o preventiva, como consecuencia de una No conformidad real o potencial de un producto o servicio, producida por una Auditoria Interna o Externa, una Revisión de la Dirección, una queja o reclamo, una supervisión y/o seguimiento, una Auto Evaluación, o cualquier otra fuente que afecte o pueda afectar directamente la satisfacción del cliente, o el incumplimiento de los objetivos estratégicos de los procesos, o cuando se incumpla un procedimiento, un instructivo, una medición, o un requisito del Sistema Integrado de Gestión.

La Gobernación de la Guajira consolidara sus acciones preventivas y correctivas en un solo Plan de Mejoramiento Institucional y se desagregara por Procesos,

Para la presentación de los avances de ejecución de los planes, los responsables directos serán los servidores públicos responsables de cada proceso y el equipo operativo MECI.

Para dar cumplimiento a este Ítem, deberá tenerse en cuenta las Resoluciones que para el efecto expida la Contraloría General de la República y/o la Contraloría del Departamento según el caso.

PLAN DE MEJORAMIENTO POR PROCESOS:


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Elemento de control, que contiene los planes administrativos con las acciones de mejoramiento que a nivel de los procesos y de las áreas responsables dentro de la organización pública, deben adelantarse para fortalecer su desempeño y funcionamiento, en procura de las metas y resultados que garantizan el cumplimiento de los objetivos de la entidad en su conjunto. Constituyen los planes administrativos que contienen las acciones de mejoramiento a nivel de los PROCESOS y de las áreas responsables dentro de la organización, que han de adelantarse para fortalecer su desempeño y funcionamiento en procura de alcanzar los objetivos institucionales.

Para el desarrollo de este elemento se debe seguir el procedimiento establecido para tal fin. PLANES DE MEJORAMIENTO INDIVIDUAL:

Definen las acciones de mejoramiento que dentro del Plan de Mejoramiento por Procesos, Institucional o en resultado de las recomendaciones de la auditoría interna, debe ejecutar cada uno de los servidores públicos en un marco de tiempo y espacio definidos, mejorando las actividades y/ o tareas bajo su responsabilidad y propiciando con ello el mejoramiento de los procesos, los macroprocesos y los resultados del área a la cual pertenecen. Su orientación específica es al mejoramiento del servicio público y su incidencia en el desempeño de los procesos y del área o dependencia a la cual se encuentran asignados, para lograr una mayor productividad de las actividades y/o tareas bajo su responsabilidad.

El proceso de evaluación del desempeño será un insumo importante para determinar eventualidades que merecen ser tenidas en cuenta y proponer acciones de mejora por parte de cada servidor público de acuerdo con su perfil, sus competencias y su aporte al quehacer institucional.

Será responsabilidad directa de realizar el seguimiento y evaluación de los planes de mejoramiento, la oficina de control interno o quien haga sus veces, excepto el plan de mejoramiento individual que en su defecto lo tramitara cada servidor publico y su jefe inmediato.

Para el desarrollo de este elemento se debe seguir el procedimiento establecido para tal fin por la Gobernación de la Guajira.


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TÉRMINOS Y DEFINICIONES

Acciones de Mejoramiento: conjunto de acciones diseñadas para corregir las observaciones detectadas en la evaluación independiente o en la evaluación realizada por el órgano de control fiscal competente (Contraloría General de la República). Administración del riesgo: Es la capacidad que tiene la Entidad para emprender las acciones necesarias que le permitan el manejo de los eventos que puedan afectar negativamente el logro de los objetivos institucionales, protegerla de los efectos ocasionados por su ocurrencia. Alta Dirección: Persona o grupo de personas que dirigen y controlan al más alto nivel una entidad. Ambiente de trabajo: conjunto de condiciones bajo las cuales se realiza el trabajo. Amenaza: La fuente de daño potencial o una situación que potencialmente cause pérdidas. Análisis del riesgo: El uso sistemático de información disponible para determinar con qué frecuencia un determinado evento puede ocurrir y la magnitud de sus consecuencias. Área de Impacto: Es todo recurso, bien u oportunidad al cual se le ha de asignar un valor y su afectación podría comprometer el cumplimiento de sus objetivos y metas. Autocontrol: Es la capacidad que tiene cada servidor público, independientemente de su nivel jerárquico dentro de la Entidad, para evaluar su trabajo, detectar desviaciones, efectuar correctivos, mejorar y solicitar ayuda cuando lo considere necesario, de tal manera que la ejecución de los procesos, actividades y tareas bajo su responsabilidad garanticen el ejercicio de una función administrativa transparente y eficaz. Auditoría Interna: proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias que, al evaluarse de manera objetiva, permiten determinar la extensión en que se cumplen los criterios definidos para la auditoría interna. Cliente: Organización, entidad o persona que recibe un producto y/o servicio. Competencia: Habilidad demostrada para aplicar conocimientos y aptitudes. Control: Son las políticas, procesos, dispositivos, prácticas u otras acciones que actúan para eliminar o minimizar los riesgos adversos o mejorar oportunidades positivas. Proveen una seguridad razonable relativa al logro de los objetivos.


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Control Preventivo: Son las acciones y mecanismos que se implementan para evitar las desviaciones del proceso. Control Detectivo: Son las acciones implementadas para Identificar desviaciones en la ejecución de un proceso. Control Correctivo: Son las acciones implementadas con el fin de corregir las desviaciones identificadas ya concluido el proceso. Efectividad: Medida del impacto de la gestión tanto en el logro de los resultados planificados, como en el manejo de los recursos utilizados y disponibles. Eficacia: Grado en el que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados planificados. Eficiencia: Relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados. Enfoque basado en los Procesos: Identificación y gestión sistemática de los procesos empleados en las entidades. En particular, las interacciones entre tales procesos se conocen como "enfoque basado en los procesos". Estructura de la Entidad: Disposición de responsabilidades, autoridades y relaciones entre el personal. Evaluación del riesgo: El proceso utilizado para determinar prioridades en la administración del riesgo por la comparación de niveles de riesgo frente a estándares determinados, límites de niveles del riesgo u otros criterios. Gestión: Actividades coordinadas para dirigir y controlar una entidad. Grupos de Interés: Son los entes o individuos que están o perciben que pueden ser afectados por una decisión o actividad que desarrolla la Entidad. Identificación del riesgo: Proceso que determina QUÉ puede suceder, POR QUÉ y CÓMO. Lineamientos estratégicos: Son aquellos que se establecen sin que se les asigne un periodo de validez determinado. Comprenden los fines, la misión y los valores. Normograma: Conjunto de normas asociadas con los objetivos del proceso/subproceso, sean éstas de carácter externo (Constitución, políticas, leyes, decretos, o de carácter


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interno políticas, normas administrativas, Etc.) que soportan legalmente y en relación con la función pública, la ejecución de los procedimientos.

Objetivo: Son los resultados específicos que la GOBERNACIÓN DE LA GUAJIRA aspira a lograr por medio de su misión en un plazo determinado. Está directamente relacionado con las funciones generales otorgadas a la Entidad.

Plan de contingencia: Parte del plan de manejo de riesgos que contiene las acciones a ejecutar en caso de la materialización del riesgo, con el fin de dar continuidad a los objetivos de la entidad. Plan de manejo de riesgos: Plan de acción propuesto por el grupo de trabajo, cuya evaluación de beneficio costo resulta positiva y es aprobado por la gerencia. Plan de mejoramiento: Parte del plan de manejo que contiene las técnicas de administración del riesgo orientadas a prevenir, evitar, reducir, dispersar, transferir o asumir riesgos. Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso. Proceso: Conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactúan para generar valor y las cuales transforman elementos de entrada en resultados. Los procesos de una entidad son, generalmente, planificados y puestos en práctica bajo condiciones controladas, para generar valor. - Procesos misionales : Incluyen todos los procesos que proporcionan el resultado previsto por la entidad en el cumplimiento de su objeto social o razón de ser. - Procesos de apoyo : Incluyen todos aquellos procesos para la provisión de los recursos que son necesarios en los procesos estratégicos, misionales y de medición, análisis y mejora. - Procesos de evaluación : Incluyen aquellos procesos necesarios para medir y recopilar datos destinados a realizar el análisis del desempeño y la mejora de la eficacia y la eficiencia. Incluyen procesos de medición, seguimiento y auditoría interna, acciones correctivas y preventivas, y son una parte integral de los procesos estratégicos, de apoyo y los misionales.

Riesgo: Toda posibilidad de ocurrencia de aquella situación que pueda entorpecer el desarrollo normal de las funciones de la entidad y le impidan el logro de sus objetivos.


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Riesgo absoluto: Es la evaluación de la consecuencia y probabilidad que ignora los controles que están vigentes, excepto los controles inherentes, tales como el comportamiento racional, por parte de los funcionarios. Riesgo residual: Se refiere al margen o residuo de riesgo que puede darse a pesar de las medidas de tratamiento tomadas para la administración del riesgo. Sistema: Conjunto de elementos mutuamente relacionados que interactúan con el fin de lograr un propósito. Subsistema: Conjunto de elementos dentro de otros y que ayudan a cumplir la función del sistema. Subprocesos: Conjunto de actividades que operacionalizan los procesos. Verificación: confirmación, mediante la aportación de evidencia objetiva, de que se han cumplido los requisitos especificados.

CONCEPTOS ADAPTADOS DEL DECRETO 1599 DE 2005 -ANEX O TÉCNICO MECI 1000:2005 Y LA NTC GP 1000:2004.

3 CAPITULO III

MANEJO Y ADMINISTRACIÓN DEL MANUAL DE OPERACIÓN MEC I

En este capítulo se presentan los aspectos normativos y operativos con que se manejará y actualizará el presente instrumento, se definen sus responsables y la metodología con la que se adelantará su revisión periódica, del mismo modo se incluyen los parámetros mínimos que se deberán tener en cuenta para el proceso de actualización del mismo.

1. Responsable de la actualización del manual Será responsable de actualizar esta herramienta el Representante de la Dirección, quien deberá permanentemente vigilar porque los cambios que se realicen en el esquema de administración de la entidad se incluyan en este manual para mantener su objetividad e integridad. 1.1. Roles del Representante de la Dirección en la actualización del manual


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a) Asegurarse de que se establezcan, implementen y mantengan los procesos

necesarios para el desarrollo del Sistema de Gestión de la Calidad complementarias con las actividades del MECI que generen un permanente Desarrollo Administrativo bajo el esquema de un Sistema Integrado de Gestión.

b) Informar a la alta dirección sobre el desempeño del Sistema Integrado de Gestión y de cualquier necesidad de mejora bien sea como acción preventiva o correctiva.

c) Asegurarse de que se promueva la toma de conciencia de los requisitos del cliente en todos los niveles de la organización.

d) Verificar que las actualizaciones que se realicen al Manual de Operación MECI y al Manual de Calidad, debe asegurarse de que se relacionan con la estructura del Sistema de Control Interno de la Entidad.

La política de comunicación de las modificaciones se establece en el Código de Buen Gobierno y en el capítulo 2 de este manual dentro del elemento Comunicación Organizacional del componente COMUNICACIÓN PUBLICA, por lo tanto es una obligación de todo servidor público que genere una modificación o se entere de una de éstas, reportar el cambio al representante de la dirección directamente o por intermedio del líder o delegado del área respectiva. 2. Inclusión de Modificaciones El Manual es revisado por el Representante de la Dirección y aprobado por el Representante Legal de la Entidad. Las modificaciones al mismo, cumplen con las mismas responsabilidades de elaboración, revisión y aprobación, y se deben destacar las modificaciones en “negrita”, cambiando las modi ficaciones anteriores a “normal” . El manual cuenta con páginas en blanco para facilitar el proceso de actualización, así en el momento que se deba incluir un nuevo contenido del mismo o reemplazar información ya existente, se evite cambiar todas las páginas de su contenido. Las modificaciones realizadas se registrarán en la tabla que se presenta a continuación, esto con el fin de garantizar la vigencia del manual que se considera una herramienta de consulta constante


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CONTROL DE MODIFICACIONES DEL MANUAL OPERATIVO No. de Modificación

fecha de Modificación

No. de página

Alcance de la Modificación

3. Distribución de Copias El control de la distribución del Manual, es responsabilidad del Representante de la Dirección y una versión oficial del mismo estará en su poder, también se puede encontrar en la página WEB. Asimismo existirán copias controladas en poder de los Secretarios de Despacho y el responsable de la Oficina de Control Interno o quien haga sus veces. 4. REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN La Dirección revisará el Manual de Operación del MECI cuando menos una vez al año, para asegurarse de su conveniencia, adecuación y eficacia continuas. La revisión efectuada incluirá la evaluación de las oportunidades de mejora y la necesidad de efectuar cambios en el manual de operación del MECI, en concordancia con la evolución del Desarrollo Administrativo por medio del Sistema Integrado de Gestión, incluyendo los procedimientos, la política y los objetivos de la calidad. La información de entrada para la revisión incluye; los resultados de verificaciones de la calidad y del sistema de Control Interno, tanto internas como externas, la retroalimentación con el cliente, el desempeño de los procesos y conformidad del producto, el estado de las acciones correctivas y preventivas, las acciones de seguimiento de revisiones por los planes de mejoramiento, los cambios que podrían afectar al Sistema Integrado de Gestión y las recomendaciones para la mejora. Los resultados de la revisión incluyen todas las decisiones y acciones tomadas con relación a la mejora de la eficacia del Sistema Integrado de Gestión sus procesos, la mejora del servicio en relación con los requisitos del cliente y el cumplimiento de las actividades misionales encomendadas a la Entidad por la Constitución y demás normas y reglamentos.


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ARTICULO SEGUNDO. CONTROL DOCUMENTAL. El control documental de los elementos integrantes del Manual de Operaciones estará a cargo de la Oficina de Planeación. Su actualización y rnejoramiento se hará en coordinación con los líderes de los procesos y subprocesos, las Dependencias Usuarias de los Procedimientos, de conformidad con los procedimientos vigentes del proceso de mejoramiento Continuo. Parágrafo: Cada uno de los libros que componen el presente Manual, estará conformado por los actos administrativos, directivas y circulares que regulan las materias descritas. ARTICULO TERCERO. OBJETIVOS DEL MANUAL DE OPERACIO NES: Con la adopción del Manual de Operaciones, se persiguen los siguientes objetivos: 1.- Implantar la Guía Básica de Actuación para la operación del sistema de control interno bajo el modelo MECI 1000:2005, como un instrumento orientado a facilitar, asegurar y mejorar la labor diaria en las diferentes áreas Misionales y de Apoyo, a través de la unificación de los procesos, procedimientos y técnicas para realizar su trabajo con mayor efectividad. 2. Establecer un mecanismo escrito como herramienta de consulta constante sobre conceptos, definiciones, procesos, fases y técnicas para el desempeño de las actividades a cargo de la entidad. 3. Generar una cultura de formación, inducción y re inducción permanente, facilitando la actualización de los procesos, mediante una herramienta única que canalice todos los cambios e innovaciones surgidas en el quehacer diario. 4. Armonizar la operación del Ente Gubernamental con los elementos, componentes y subsistemas del MECI adoptados por la Resolución 1098 de 01 de septiembre de 2008 ARTICULO CUARTO. DlFUSION El Manual de Operaciones y sus diferentes elementos serán difundidos por la Oficina de Planeación, en asocio con las oficina de Control Interno Administrativo y el Nivel Directivo al cual corresponden los elementos y procedimientos descritos en el mismo. Los mecanismos utilizados deben ser idóneos dirigidos a toda la organización y especialmente a los servidores públicos responsables del desarrollo y aplicación del Manual Igualmente, se pondrá a disposición de los usuarios a través de la página web


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ARTICULO QUINTO. APLICACION. Los elementos y actos administrativos que conforman el Manual de Operaciones deberán ser aplicados por cada uno de los Servidores de la Entidad, en ejecución de las funciones que les son propias, sin perjuicio de las acciones disciplinarias correspondientes por su inobservancia.

ARTICULO SEXTO: La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición deroga las normas que le sean contrarias.

Dada en Riohacha, la Guajira a los

PÚBLIQUESE, COMUNIQUESE Y CUMPLASE,

JORGE EDUARDO PEREZ BERNIER

Gobernador

LCRH_____


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