manual de planilla de sueldos

SIC-JAC Sistema de Información Contable

Manual de Operación Módulo de Planilla de Sueldos

La Paz – Bolivia

Manual del usuario de Planilla de Sueldos - 2

TABLA DE CONTENIDO Pág. Introducción……………………………………………………………………………………………. 4 Normas generales de operación…………………………………………………………………….. 4

CAPITULO I PROCESO MENSUAL

1. Registro de datos (Anticipos, deuda, otros descuentos, formulario 110)…………………... 7 2. Registro de anticipos…………………………………………………………………………….. 8 3. Proceso planilla mensual………………………………………………………………………… 9 4. Cierre planilla mensual…………………………………………………………………………… 9

CAPITULO II REPORTES MENSUALES

1. Planilla de sueldos y planilla IVA……………………………………………………………….. 11 1.1. Planilla de sueldos……………………………………………………………..………… 11 1.2. Planilla IVA……………………………………………………………………..………… 13

2. Papeleta……………………………………………………………………………………………. 14

CAPITULO III AGUINALDO

1. Aguinaldo………………………………………………………………………………………….. 16 1.1. Planilla de aguinaldo………………………………………………………………………… 16 1.2. Papeleta de aguinaldo………………………………………………………………………. 17

CAPITULO IV PRIMAS

1. Primas…..………………………………………………………………………………………….. 20 1.1. Planilla de primas….………………………………………………………………………… 20 1.2. Papeleta de primas….………………………………………………………………………. 21

CAPITULO V ABC EMPLEADO

1. ABC Empleado……………………………………………………………………………………. 22 1.1. Listado de empleados……………………………………………………………………. 22 1.2. Adición de datos…………………………………………………………………………... 23 1.3. Modificación de datos…………………………………………………………………….. 25 1.4. Borrado de datos………………………………………………………………………….. 25


CAPITULO VI MANTENIMIENTO DE TABLAS

1. Mantenimiento de tablas…………………………………………………………………………. 26 1.1. UFV……………………………………………………………………………………………. 26 1.2. Aporte laboral, sueldo básico y otros……………………………………………………… 27 1.3. División……………………………………………………………………………………….. 28 1.4. Pie de página, Planilla y Papeleta………………………………………………………….. 30

CAPITULO VII UTILIDADES

1. Nuevo usuario…………………………………………………………………………………….. 31 2. Acceso a usuarios………………………..………………………………………………………. 31 3. Respaldo de la información (backup)….……………………………………………………….. 32 4. Importa datos. Recuperación de los datos de resguardo (backup)………………………… 33 5. Exporta al software Da Vinci (RC-IVA)…………………………………………………………. 33

CAPITULO VIII OTROS

1. Registro a favor del dependiente……………………………………………………………….. 35 2. Inicio del sistema de planilla de sueldos.………………………………………………………. 36 3. Edita datos de la empresa……………………………………………………………………….. 37

CAPITULO VII INSTALACION DEL SOFTWARE DE PLANILLA DE SUELDOS

1. Pasos previos para la instalación del sistema “SPS-JAC”…………………………………… 38 2. Pasos para la instalación del sistema de Planilla de sueldos……………………………….. 39 4. Pasos para adicionar una nueva empresa…………………………………………………….. 42 5. Ingreso al sistema de planilla de sueldos……………………………………………………… 44 6. Adicionar una nueva gestión…………………………………………………………………..... 45 7. Pasos para la instalación en red………………………………………………………………… 45 8. Pasos para crear un nuevo acceso directo…………………………………………………..... 48


MANUAL PLANILLA DE SUELDOS INTRODUCCION

Planilla de sueldos y salarios es el documento que expone información periódica (mensual) en términos de unidades monetarias relativa al conjunto de remuneraciones, aportes patronales, descuentos laborales y otros beneficios que perciben los dependientes de una empresa. Se denominan remuneraciones al precio del trabajo arrendado en términos de unidades monetarias, que el patrón (empresa o empleador) cancela al dependiente (empleado u obrero). Estas remuneraciones deben ser periódicamente por el empleador en forma independiente a los resultados que pueda obtener una empresa. SUELDO Es la remuneración en términos de unidades monetarias que periódicamente percibe el dependiente de una empresa por desarrollar normalmente trabajo de carácter intelectual. SALARIO Es la remuneración en términos de unidades monetarias que periódicamente percibe el dependiente de una empresa por desarrollar normalmente trabajo de carácter manual. NORMAS GENERALES DE OPERACION El sistema para ingresar datos validos cuenta con una serie de opciones predeterminadas llamados controles como ser: cuadro de texto, cuadro de edición, cuadro combinado, cuadro de lista, grupo de opciones, casilla de verificación, control numérico y botón de comando.

CONTROLES

Cuadro de texto , Permite ingresar datos o mostrar información.

Cuadro de edición , Permite introducir textos largos. La tecla TAB se usa normalmente para pasar el enfoque al siguiente control en el orden de tabulación.


Cuadro combinado , Este control permite seleccionar un elemento de la lista contenida en un cuadro combinado, se debe pulsar en el botón situado a la derecha del control.

Grupo de opciones , Este control contiene un grupo de botones de opción de las que sólo se puede elegir una.

Casilla de verificación , Este control permite presentar varias opciones de las que se puede elegir una o más de una.

Botón de comando, Este control se emplea para iniciar acciones tales como imprimir un informe, aceptar los valores ingresados, cerrar o mostrar una ventana, o cada una de las opciones de una barra de tareas.

Para el ingreso de datos existen teclas que facilitan la edición de un campo (espacio destinado al ingreso de la información) las cuales se describen a continuación. Num Lock Alterna el uso entre el teclado numérico y las flechas de movimiento. Del Borra caracteres sobre el cursor. Backspace Borra caracteres a la izquierda del cursor Ins Cambia entre el modo insertar y sobrescribir Enter Permite confirmar la selección de una opción o el ingreso de la información digitada. Crtl Y Presionando simultáneamente permite borrar hasta el fin de la línea. Esc Esta tecla por lo general se utiliza para escapar (dejar de hacer la acción que está realizando).


En algunos Casos permite salir luego de realizada una acción. Algunos campos no permiten el ingreso de ciertos caracteres ó números, esto es debido a que el sistema realiza la verificación en el ingreso (Ejemplo, en el campo de importe no puede ingresar letras). La operación del sistema está basada en la selección de opciones a través de selectores tipo menú.

MENU DE OPCIONES Para seleccionar alguna de las opciones presentadas en pantalla, se debe hacer uso de las flechas de movimiento de cursor que se encuentran ubicadas al lado del teclado numérico, hasta iluminar la opción deseada y luego presionar un clic con el mouse (ratón) presionando el botón izquierdo en la opción deseada para poder ingresar


CAPITULO I PROCESO MENSUAL

1. REGISTRO DE DATOS (ANTICIPO, DEUDA, OTROS DESCUENTOS Y FORMULARIO. 110) Para registrar los datos de anticipos, deudas, otros descuentos y formulario 110: ir al menú “Planilla de Sueldos”, seleccione “Proceso Mensual” y, a continuación, haga clic en “Registro de Datos (Anticipo, deuda, otros descuentos y formulario 110) aparecerá la siguiente pantalla:

En este cuadro se observa 5 columnas:

1. Numero. Esta columna no es editable, genera automáticamente el número de empleados registrados

2. Apellido y Nombres. Esta columna no es editable, genera automáticamente el listado de empleados.

3. Días Trabajados. En esta opción debe colocarse los días trabajados del empleado.

4. Anticipo. En esta opción debe colocar la cantidad de dinero que se dio como anticipo al empleado.

5. Otros descuentos. En esta opción debe colocar otros descuentos que tenga el empleado.


6. Formulario 110. En esta opción debe colocar el total del formulario 110 de cada empleado.

7. Ordenado por. Este botón le permite ordenar por CODIGO, NOMBRE.

8. Buscar por nombre. Facilita la búsqueda del empleado colocando su nombre.

9. Grabar. Este botón le permite guardar los cambios.

10. Cancelar. Este botón le permite cancelar y salir de esta opción. 2. REGISTRO DE ANTICIPOS

Para ingresar en esta opción de ir al menú “Planilla de Sueldos” . Seleccione “ Proceso Mensual” y a continuación haga clic en “Registro de Anticipos” y obtendrá la siguiente pantalla:

Esta opción nos permite registrar del 1ro. Al 4to. Anticipo solicitado por los empleados, se debe incluir datos de la cantidad monetaria y fecha del anticipo. Esta ventana nos muestra 5 pestañas:

1. Listado de Empleados. Este es un cuadro no editable por que los datos se generan automáticamente.

2. Las siguientes 4 pestañas , en donde se registran los datos de los anticipos.

3. Ordena por . Este botón permite ordenar la lista de los empleados por CODIGO y NOMBRE.

4. Salir . Este botón permite salir de la ventana.


3. PROCESA PLANILLA MENSUAL Para ingresar en esta opción debe ir al menú “Planilla de Sueldos” . Seleccionar “Proceso Mensual” y a continuación haga clic en “Procesa Planilla Mensual” y obtendrá la siguiente pantalla:

Esta opción nos permite realizar o procesar la planilla del mes correspondiente, para lo cual debe marcar el mes a procesar seguidamente aparecerán los datos del mes seleccionado las UFV, si están correctos haga clic en aceptar y se realizara el proceso de la planilla, caso contrario presione el botón cancelar. 4. CIERRA PLANILLA MENSUAL Para ingresar en esta opción debe ir al menú “Planilla de Sueldos” . Seleccionar “Proceso Mensual” y a continuación haga clic en “Cierre Planilla Mensual” y obtendrá la siguiente pantalla:


Esta opción nos permite “ cerrar la planilla mensual” para poder elaborar la planilla de sueldos. Visualizamos en la pantalla los 12 meses del año y de acuerdo al mes que corresponda se realizará el cierre. Si desea cerrar la planilla, teniendo la certeza de que los datos están correctos para el mes, haga clic en aceptar y le aparecerá la siguiente pantalla:

En esta pantalla, usted tiene la opción de cerrar o no la planilla mensual, si es así presione si de lo contrario no. Se recomienda que antes de cerrar las planillas se genere un backup, para tener un respaldo si es que hubiera algunos errores en planilla, ya que es necesario que se cierre cada mes para poder procesar el siguiente mes.


CAPITULO II REPORTES MENSUALES

1. PLANILLA DE SUELDOS Y PLANILLA IVA

Para visualizar los reportes, ir al menú “Planilla de Sueldos”, seleccione “Reporte”

En esta opción tenemos tres clases de reportes: 1.1. PLANILLA DE SUELDOS

Para visualizar la planilla de sueldos, ir al menú “Planilla de Sueldos”, seleccione “Reporte” y, a continuación, haga clic en “Planilla de Sueldos y Planilla IVA”.


En esta opción deben seguirse los siguientes pasos:

1. Seleccionar el mes del que desea ver el reporte.

2. Seleccionar el tipo de planilla, de cual se desea ver el reporte, en este caso planilla de sueldos.

3. Seleccione la opción de impresión para el reporte, seguidamente presione el botón Aceptar y se

generara el reporte previo a la impresión de la papeleta.

4. Presione el botón Cancelar si desea salir de la ventana de reporte.

5. El botón Impresora le permite configurar la impresora

Dentro de estos documentos están incorporados los siguientes botones de comando:

La barra de herramientas, de la parte superior del reporte tiene las siguientes características:

, Este botón permite ir a la Primera Pagina.

, Este botón permite ir a la Página Anterior.

, Este botón permite ir a una determinada Página.

, Este botón permite ir a la Página Siguiente.

, Este botón permite ir a la Ultima Pagina.


, Este botón permite Cerrar vista previa.

, Este botón permite Imprimir todo la hoja en la impresora por defecto

Si presiona el botón cerrar vista previa , obtendrá la siguiente pantalla:

1.2. PLANILLA IVA

Para visualizar el reportes de la planilla IVA, ir al menú “Planilla de Sueldos”, seleccione “Reporte” y, a continuación, haga clic en “ Planilla de Sueldos y Planilla IVA”. Este reporte de la planilla del IVA nos demuestra en qué forma se realiza el cálculo del impuesto RC – IVA

En esta opción deben seguirse los siguientes pasos:


1. Seleccionar el mes del que desea ver el reporte.

2. Seleccionar el tipo de planilla, de cual se desea ver el reporte, en este caso Planilla IVA.

3. Seleccione la opción de impresión para el reporte, seguidamente presione el botón Aceptar y se

generara el reporte previo a la impresión de la papeleta.

4. Presione el botón Cancelar si desea salir de la ventana de reporte.

5. El botón Impresora le permite configurar la impresora.

2. PAPELETA Para visualizar los reportes de las papeletas, ir al menú “ Planilla de Sueldos” . Seleccione “Reporte” y a continuación haga clic en “ Papeleta”.


Para visualizar e imprimir las papeletas debe seguir los siguientes pasos:

1. Seleccione el nombre del empleado del cual quiere visualizar su papeleta.

2. Seleccione el mes del cual quiere ver la papeleta.

3. Seleccione el tipo de papeleta.

4. El botón Impresora le da la opción de configurar la impresora.

5. El botón todo le da la opción de visualizar e imprimir todo, el decir sacar las papeletas de todos los

empleados.

6. El botón individual le da la opción de visualizar e imprimir una sola papeleta según el nombre que eligió

en el paso 1.

7. El botón salir le da la opción de salir de la pantalla.

Una vez realizado estos pasos tendremos la siguiente pantalla:


CAPITULO III AGUINALDO

1. AGUINALDO

Es un beneficio adicional que percibe el dependiente de una empresa durante la primera quincena del mes de Diciembre, equivalente a un mes de sueldo libre de gravamen alguno. Para ingresar en esta opción debe ir al menú “planilla de sueldos” . Seleccionar “Aguinaldo” obtendrá la siguiente pantalla:

1.1. PLANILLA DE AGUINALDO Para procesar la planilla de aguinaldo debe ir al menú “planilla de sueldos” . Seleccionar “Aguinaldo” a continuación haga clic en” Planilla de aguinaldo” obtendrá la siguiente pantalla:


En el cuadro que se visualiza aparecen los datos correspondientes para la elaboración de la planilla de aguinaldo. Como primer dato tenemos:

• Proceso de la planilla del la gestiona correspondiente. • Detalle de los meses procesados. • Tipo de planilla, observamos tres opciones de la que se debe marcar la correcta. • En la opción de impresión se debe marcar la opción que corresponda.

En la parte inferior se observa los siguientes botones de mando: Al presionar el botón Procesar aguinaldo se realiza el proceso de la planilla de aguinaldo e inmediatamente se visualiza el reporte de la misma:

El botón de comando Cancelar, permite abandonar la opción de “Aguinaldo” sin grabar los datos (así existan datos ingresados). 1.2. PAPELETA DE AGUINALDO Para visualizar la papeleta de aguinaldo debe ir al menú “planilla de sueldos” . Seleccionar “Aguinaldo” a continuación haga clic en” Papeleta de aguinaldo”. Una vez realizado estos pasos tendremos la siguiente pantalla:


Esta opción permite realizar la papeleta de aguinaldo de los empleados, tenemos la opción de marcar el nombre del empleado que debemos realizar el reporte, posteriormente se verifica que todas las planilla hayas sido procesadas debidamente hasta el mes de noviembre, también podemos seleccionar la posición de la impresión de la papeleta. Con el botón de comando Configurar Impresora , se debe verificar si los datos para la impresión son correctos. Con el botón de comando Todo, se visualiza todas las papeletas de aguinaldo previa impresión. Con el botón de comando Individual , se visualiza de forma individual la papeleta de aguinaldo previa impresión. Con el botón de comando Salir, permite abandonar la opción de “Papeleta de Aguinaldo sin grabar los datos (así existan datos ingresados). Para visualizar el reporte se debe ingresar con el o los botones de comando todo / individual de acuerdo a la necesidad de la empresa. Al realizar los anteriores pasos se obtiene lo siguiente en la pantalla:


INDIVIDUAL

TODO


CAPITULO IV PRIMAS

1. PRIMAS Para ingresar en esta opción debe ir al menú “planilla de sueldos” . Seleccionar “Primas” obtendrá la siguiente pantalla:

1.1. PLANILLA DE PRIMAS

Para ingresar en esta opción de ir al menú “planilla de sueldos” . Seleccionar la opción “Primas” Y a continuación hacer en clic en “ Planilla de Primas ” o btendrá la siguiente pantalla:


1.2. PAPELETA DE PRIMAS

Para ingresar en esta opción de ir al menú “planilla de sueldos”. Seleccionar la opción “Primas” Y a continuación hacer en clic en “ Papeleta de Primas” obtendrá la siguiente pantalla:


CAPITULO V ABC EMPLEADO

1. ABC EMPLEADO

Para la elaboración de la planilla debe ingresar a la opción “Planilla de Sueldos”. A continuación haga un clic en “ABC Empleado” obtendrá la siguiente pantalla:

1.1.LISTADO DE EMPLEADOS Esta opción nos muestra el listado de empleados, no es editable se genera automáticamente, de los datos que se generan en la opción adición de datos. El botón Ordenar Por, da la opción de ordenar los datos por Código o por Nombre.


1.2.ADICION DE DATOS

Esta opción nos permite registrar los datos de los empleados, en esta tenemos los siguientes campos:

• CODIGO. Es un cuadro no editable, la numeración se va generando automáticamente. • DIVISION. Es un cuadro combinado en el que se elige la sección o departamento al que ingresa. • CATEGORIA. Es de acuerdo a los años trabajados, ej.: el escalafón del magisterio.

• TIPO DE PAPELETA. Es un cuadro combinado, en el que se elige si el trabajador es eventual o

permanente.

• Nro. DE DOCUMENTO: Es un cuadro de edición, en el que se debe especificar el número del documento de identidad

• TIPO DE DOCUMENTO: Es un cuadro combinado, en el que se debe especificar el tipo de documento

con que el empleado cuenta, por ejemplo: C.I., RUN, PAS, CEX, etc.

• LUGAR DE EXPEDICION: Es un cuadro combinado donde se debe seleccionar el lugar donde fue otorgado el documento de identidad.

• AP. PATERNO, AP. MATERNO, NOMBRES Y FECHA DE NACIMI ENTO. Son datos del empleado. • SEXO. Es un cuadro combinado, en el que se elige el sexo del empleado.

• FECHA DE NACIMIENTO. Se coloca la fecha de nacimiento del empleado.


• Nro. DE SEGURO: Es el numero que corresponde al seguro de salud.

• FECHA DE INGRESO: Es la fecha en que ingreso a trabajar a la empresa.

• NACIONALIDAD : Se coloca la nacionalidad del empleado

• CARGO ACTUAL: Es el lugar donde desempeñara sus funciones.

• DOMICILIO: Se debe registrar el domicilio actual del empleado. • SUELDO BASICO: Se refiere al monto de dinero establecido por ley, que se cancela a los empleados,

sueldo mínimo nacional.

• OTROS INGRESOS: Se debe registrar algún ingreso extra que pueda tener el empleado. • LACTANCIA: consiste en agregar a la madre gestante asegurada o beneficiaria una asignación

mensual en leche entera, sal, etc. Por un valor equivalente a un salario mínimo nacional, los primeros 12 meses de vida (del primer día de nacimiento hasta el último día del mes que cumple años).

• NATALIDAD: consiste en cancelar al interesado (madre gestante asegurad o beneficiaria) un único

pago, por valor equivalente a un salario mínimo nacional al nacimiento de cada hijo. • SEPELIO: Consiste en cancelar al interesado (madre gestante asegurada o beneficiaria) un único

pago, por valor equivalente a un salario mínimo nacional al fallecimiento de cada hijo menor a 19 años. • AFP. Aporte al Fondo Privado, es un botón combinado que nos brinda dos opciones, FUTURO Y

PREVISION, esto se clasifica de acuerdo al último digito del año de nacimiento, (par, o impar). • FCI (Fondo de Capitalización Individual): Este cuadro es para personas jubiladas o rentista que

estén aun trabajando, se debe marcar, si el caso corresponde, de acuerdo a la nueva ley de pensiones (1 de enero del 2011).

• BUSCAR FOTOGRAFIA: Es un campo en el cual se puede colocar la fotografía del empleado.

• ACEPTAR: El botón de comando Aceptar, permite grabar los datos (si no existen errores). • CANCELAR: El botón de comando Cancelar, no permite grabar los datos (si existen errores).


1.3.MODIFICACION DE DATOS

Esta opción, tiene las mismas características que el anterior, en este cuadro se puede realizar modificaciones en todos los cuadros de texto, excepto en el cuadro de código y porcentaje, que son datos que se generan de forma automática. 1.4.BORRADO DE DATOS

En esta opción se pueden eliminar los datos de los empleados. Siempre y cuando no se reincorpore a la empresa, al Presionar el botón comando aceptar, aparece un cuadro de advertencia, especificando si se desea borrar los datos de X empleado, y las opciones SI – NO, elija la que más le convenga, y los datos serán borrados del sistema.


CAPITULO VI MANTENIMIENTO DE TABLAS

1. MANTENIMIENTO DE TABLAS Para ingresar a esta opción ir al menú “Planilla de Sueldos” y a continuación haga clic en “Mantenimiento de tablas” obtendrá la siguiente pantalla:

Necesariamente esta opción debe estar llena con los datos que el sistema requiere, así puede generar de forma automática los datos que se requieran más adelante. 1.1.UFV:


Este cuadro se debe registrar los siguientes datos: • Nro. De mes: campo que no es editable, el número se genera automáticamente.

• Mes: los meses del año enero – diciembre, este es un campo no editable. El dato ya es generado de

forma automática.

• Procesado : este campo es generado a través del sistema en forma automática, representa con una S la planilla del mes que fue procesada y con P cuando esta se encuentra pendiente.

• UFV (Fin Mes Anterior) : en este campo se debe registrar la UFV con el que ha finalizado el mes.

• UFV (Fin Mes Actual) : en este campo se debe registrar el UFV con el que ha cerrado el mes.

• El Botón Editar: este botón le permite cambiar los datos de las UFV, que estén erróneas.

1.3.APORTE LABORAL, SUELDO BÁSICO Y OTROS En esta opción encontramos la siguiente pantalla:

Esta pantalla todos los campos son completamente editable:

• SUELDO BASICO.


• SALARIO MINIMO NACIONAL. Este cuadro de texto debe ser llenado con la cantidad que

corresponde al sueldo mínimo nacional dictado por el gobierno.

• APORTE LABORAL.

Es el conjunto de deducciones de carácter obligatorio calculados sobre el total ganado de cada empleado según planilla de sueldos y salarios destinados a coberturas del régimen de seguridad social En este campo se deben introducir datos de porcentajes (%) que corresponden a diferentes aportes reglamentados por la ley.

• APORTE PATRONAL.

Se denomina aportes patronales al conjunto de imposiciones que realiza el estado a todas las empresas calculadas sobre el total ganado de cada dependiente según planilla de sueldos y salarios, destinados a coberturas del régimen de seguridad social.

• CONTRIBUYENTE AL SISTEMA INTEGRAL DE PENSIONES (SIP) LABORAL

Es un conjunto de deducciones de carácter obligatorio calculado sobre el total ganado de cada empleado, estos datos de porcentajes (%) es según la nueva ley de pensiones (1 de enero del 2011).

• CONTRIBUYENTE AL SISTEMA INTEGRAL DE PENSIONES (SIP) PATRONAL

Es un conjunto de deducciones de carácter obligatorio que realiza el estado a las empresas, este porcentaje (%) es según a la nueva ley de pensiones (1 de enero del 2010).

ENTIDADES COTIZANTES. Las entidades creadas para la percepción y administración de aportes patronales y descuentos laborales, para incluirlas al preparar planillas de sueldo de una empresa normalmente son:

• Administradora de Fondo de Pensiones AFP • Caja Nacional de Salud CNS • Fondo Nacional de Vivienda Social FONVIS • Instituto Nacional de Formación y Capacitación Labo ral INFOCAL

Para salir de esta pestaña una vez realizado cambios haga clic en el botón Aceptar, para guardar los datos, de lo contrario haga clic en Cancelar, para salir de la pestaña sin guardar cambios. 1.4.DIVISION En esta opción se debe registrar las diferentes áreas de la empresa, en el lado derecho se encuentra 3 botones de comando:


ADICIONAR: al presionar este botón sale un cuadro con dos opciones:

• Código: es un cuadro no editable. porque se genera el número desde el sistema de forma automática • Descripción: es un cuadro editable. Donde se debe REGISTRAR el nombre de la división o

departamento de la empresa. EDITAR: al presionar este botón sale un cuadro con dos opciones:

• Código: es un cuadro no editable. porque se genera el número desde el sistema de forma automática • Descripción: es un cuadro editable. Donde se debe MODIFICAR O CAMBIAR el nombre de la

división o departamento de la empresa. BORRAR: al presionar este botón sale un cuadro con dos opciones:

• Código: es un cuadro no editable. porque se genera el número desde el sistema de forma automática • Descripción: es un cuadro editable. Donde se debe BORRAR el nombre de la división o

departamento de la empresa


1.5.PIE DE PÁGINA, PLANILLA Y PAPELETA

Este cuadro se encuentra dividido en tres campos:

• DATOS PARA LA PRIMERA FIRMA DE LA PLANILLA • DATOS PARA LA SEGUNDA FIRMA DE LA PLANILLA • DATOS PARA LA PAPELETA.

También se encuentran al lado derecho 3 cuadros de verificación el cual deben ser marcados de acuerdo a la necesidad de cada empresa. En esta opción deberá llenar los nombres de las personas que están a cargo de la elaboración y revisión de las planillas de sueldo, la papeleta, etc., para que en los reportes se visualice de la siguiente manera:


CAPITULO VII UTILIDADES

Para ingresar en esta opción de ir al menú “planilla de sueldos” . Luego hacer un clic en “Utilidades” Y obtendrá la siguiente pantalla:

1. NUEVO USUARIO Para crear un nuevo usuario, ir al menú “Planilla de Sueldos”, seleccione “Utilidades” y, a continuación haga clic en “Nuevo Usuario”, y obtendrá la siguiente pantalla:

2. ACCESO A USUARIOS Para dar acceso a un nuevo usuario, ir al menú “Planilla de sueldos”, seleccione “Utilidades” y, a continuación haga clic en “Acceso a Usuarios”, y obtendrá la siguiente pantalla:


3. RESPALDO DE LA INFORMACION (BACKUP) Para generar un respaldo de la información, ir al menú “Planilla de Sueldos”, seleccione “Utilidades” y, a continuación haga clic en “Respaldo de la Información (Backup)”, y obtendrá la siguiente pantalla:


4. IMPORTA DATOS. RECUPERACION DE LOS DATOS DE RESGUARDO (BACKUP) Para ingresar en esta opción debe ir al menú “planilla de sueldos” . Seleccionar la opción “Utilidades” Y a continuación hacer en clic en” Importa Datos, Recuperación de los Datos de Resguar do (Backup)” . Esta opción nos permite importar datos de un anterior sistema de planillas. Para ingresar ha la ubicación de datos de la versión anterior presione la tecla Examinar :

Si el dato es correcto presione la tecla Importar obtendrá un cuadro de advertencia que le informará si está trabajando en red o si tiene datos anteriores guardados, seleccione la opción correcta. 5. EXPORTA AL SOFTWARE DAVINCI (RC – IVA) Para ingresar en esta opción de ir al menú “planilla de sueldos” . Seleccione la opción “Utilidades” Y a continuación haga clic en “Exporta el software Da Vinci (RC – IVA)” obtendrá la siguiente pantalla:


• ALTA DE DEPENDIENTES

Esta opción se recomienda realizarlo una sola vez y para las futuras incorporaciones del dependiente debe hacer uso de la opción administración de dependientes (adicionar, modificar y borrar) del software Da Vinci.

• Selecciona ultima planilla este botón combinado permite seleccionar el mes del cual se requiere exportar.

• Exporta datos del dependiente al Software DaVinci este botón de comando nos permite exportar datos en el formato TXT.

• MINISTERIO Al presionar el botón de comando Ministerio , nos permite exportar datos en formato TXT, para poder adicionarlo al software de planillas del ministerio.

• INCORPORACION DE PLANILLAS MENSUALES

Esta opción se debe realizar cada mes para incorporar la planilla del Software Da Vinci.

• Elija el mes para incorporar la planilla, es un botón combinado que nos permite seleccionar el mes que corresponde.

• Grabar en… esta opción nos permite abrir una carpeta o una ruta para ingresar los datos o la carpeta en formato TXT. Antes de ingresar a este dato se debe utilizar el botón Examinar en donde ingresaremos la ruta que corresponda.

• Seguidamente debe presionar el botón de comando Incorporación de planillas mensuales.

• REPORTE DE PLANILLAS RC-IVA/TOTALES Al presionar el botón de comando “Reporte de planilla RC-IVA/TOTALES” se visualiza la siguiente pantalla:

La primera columna de Mes no se puede editar, en las siguientes columnas de total ganado, Crédito fiscal presentado en el mes; importe retenido para formulario 110; saldo crédito fiscal siguiente mes, son columnas editables.

El botón de comando Salir, permite abandonar la opción de “Exporta al Software Da Vinci (RC – IVA)”


CAPITULO VIII OTROS

Para ingresar en esta opción de ir al menú “planilla de sueldos” . Luego hacer un clic en “Otros” Y obtendrá la siguiente pantalla:

En este Menú tenemos las siguientes opciones: 1. REGISTRO DEL SALDO A FAVOR DEL DEPENDIENTE. Para ingresar en esta opción de ir al menú “planilla de sueldos” . Seleccionar la opción “Otros” Y a continuación hacer en clic en “ Registro del saldo a Favor del Dependiente ” o btendrá la siguiente pantalla:


En esta opción se visualiza los siguientes datos: • Nomina de empleados: Numero, Apellidos y Nombres, son columnas donde se encuentra registrado

la nomina de los empleados, estas columnas no son editables. • En la columna saldo anterior se debe colocar el monto de dinero, que va a favor del dependiente

según el resultado que ha obtenido en el formulario 110.

• El cuadro de texto total, es un cuadro no editable, la suma es de forma automática. • Ordenar por es un botón de comando que nos permiten ordenar los nombres de los empelados. • Buscar por nombre, nos permite encontrar el nombre del empleado, en forma rápida. • Grabar. Este botón de comando permite grabar los cambios.

• Cancelar. El botón de comando cancelar, permite abandonar la opción de “Otros” sin grabar los

datos (así Existan datos ingresados). 2. INICIO DEL SISTEMA DE PLANILLA DE SUELDOS.

Para ingresar en esta opción de ir al menú “planilla de sueldos” . Seleccionar la opción “Otros” Y a continuación hacer en clic en “ Inicio del Sistema de Planilla de Sueldos ” obtendrá la siguiente pantalla:

Esta opción nos permite realizar la apertura de registro de la planilla de sueldos, para lo cual debe seguir los siguientes datos:


• TIPO DE APERTURA, En esta opción debe seleccionar la opción correcta, si es una apertura inicial (por primera vez) o si ya existe una gestión anterior se hace la apertura de la gestión.

• APERTURA INICICAL (por primera vez), En esta opción hay un cuadro combinado que es el MES INICIO, debe seleccionar el mes en el cual ingresara los datos para la planilla de sueldos, sin importar su periodo fiscal, seguidamente presione el Botón Aceptar.

3. EDITA DATOS DE LA EMPRESA.

Para ingresar en esta opción de ir al menú “planilla de sueldos” . Seleccionar la opción “Otros” Y a continuación hacer en clic en “ Edita Datos de la Empresa ” obtendrá la siguiente pantalla:

Esta opción le permitirá editar los datos de la empresa, o en algún caso completar los datos.


CAPITULO IX INSTALACION DEL SOFTWARE DE

PLANILLA DE SUELDOS 1. PASOS PREVIOS A LA INSTALACION DEL SISTEMA “SPS-JAC” Si existe instalado el SISTEMA DE PLANILLA DE SUELDOS “SPS-JAC” , previamente a la instalación del Sistema, debe renombrar la CARPETA “SPS-JACW”.

Para esto, en el botón INICIO Presione con el MOUSE EL BOTON DERECHO para ingresar a EXPLORAR.

La Carpeta “SPS-JACW” debe renombrar con “SPS-JACWMMM” o con cualquier otro nombre Ejemplo “SPS-JACWMMM” Para que la información existente no se PIERDA o DESAPARESCA

Una vez renombrado la carpeta “SPS-JACW” por ejemplo con “SPS-JACWMMM” PUEDE PROCEDER A INSTALAR el Sistema Control de Inventarios.


2. PASOS PARA INSTALAR EL SISTEMA DE PLANILLA DE SUELDOS Paso 1) Introduzca el CD en la unidad de Disco D: y obtendrá la siguiente pantalla:

Paso 2) Haga u clic en “Instalar Modulo de Planilla de Sueldos”:


Paso 3) Obtendrá la siguiente pantalla:

Paso 4) Le aparecerá el asistente para la instalación . Pulse “Siguiente>”.

Paso 5) Pulse “Cambiar…>”, para que el sistema sea instalado en otra unidad diferente a la C: Se recomienda instalar el sistema en una unidad distinta a la unidad C. luego de cambiar presione Siguiente


Paso 6) Luego haga clic en “Instalar ”, una vez que finalice la instalación haga clic en “Finalizar ”.

Paso 7) Luego de haber finalizado la Instalación, aparecerá la siguiente pantalla.


Una vez instalado el sistema, en el escritorio del Windows se muestra el icono para ingresar al sistema

También existe otro acceso para ingresar al sistema en el menú “Todos los programas”

3. PASOS PARA ADICIONAR UNA NUEVA EMPRESA Paso 1) Al ingresar al sistema no existe ninguna empresa creada, para crear una nueva empresa Pulse

“Adiciona Empresa”


Paso 2) Puede ingresar todo los datos, pero los datos que necesariamente debe ingresar son: Nombre , Ciudad, Año y seleccionar el periodo y luego pulse “Aceptar”

Paso 3) Al adicionar una empresa debe reiniciar el sistema, pulse “Aceptar”


4. INGRESO AL SISTEMA DE PLANILLA DE SUELDOS Una vez creado la empresa, presione con un clic en el nombre de la empresa y seguidamente aparecerá La gestión como se muestra en la siguiente pantalla:

Presione doble clic en la gestión y luego aparecerá la siguiente pantalla:

El nombre del usuario es “X” y la contraseña “Y”. La contraseña no se muestra, solo aparece asterisco (*). Pulse “Aceptar”. Posteriormente puede crear un nuevo usuario con el nombre y contraseña personalizada.


5. ADICIONAR UNA NUEVA GESTION Paso 1) Presione con un clic en el nombre de la empresa y seguidamente aparecerá la gestión, luego

pulse “Adiciona Gestión”.

Por defecto aparece el nombre de la empresa , la ciudad , año y periodo , puede cambiar el nombre de la empresa y la ciudad pero no puede cambiar el año y el periodo. Luego pulse “Aceptar”

6. PASOS PARA INSTALAR EN RED EL SISTEMA DE PLANILLA DE SUELDOS SPS-JAC 1º Paso en el SERVIDOR

1) Haga clic derecho en el botón del escritorio, en el menú desplegable seleccione Explorar.

2) En la columna Carpeta, selección la unida donde se instaló el sistema contable SPS-JACW, en esta unidad cree una capeta denominada SPS-JACW_RED.


3) Comparta esta carpeta haciendo clic derecho sobre esta, seleccione Compartir y Seguridad…, habilitando, Lectura y Escritura en los botones que muestra la siguiente pantalla.

4) Ya compartida esta carpeta, copie la carpeta SPS-JACW en la carpeta SPS-JAC_RED.


SPS-JACW SPS-JAC_RED Re-nombre la carpeta SPS-JACW que esta fuera de la carpeta SPS-JAC_RED, por ejemplo SPS-JACW_(FECHA DE ACTUAL).

En el menú herramientas seleccione Conectar a unidad de red.

5) En la pantalla Conectar a unidad de red, selección una letra para la nueva unidad en red.

Haga clic en el botón , en la red ubique el computador en que se creó la carpeta SPS-JAC_RED, seleccione la carpeta SPS-JAC_RED, que se ha compartida y haga clic en aceptar.


Haga clic en el botón Aceptar y luego en . 7. PASOS PARA CREAR EL NUEVO ACCESO DIRECTO DEL SISTEMA DE PLANILLA DE SUELDOS

SPS-JAC EN EL ESCRITORIO

1) Desde el escritorio del computador, deberá eliminar el acceso directo que se genera al momento de la instalación. Para ello, haga un clic con el botón derecho del mouse sobre el icono del Sistema de Planilla de Sueldos SPS - JACW, de las opciones desglosadas, elija: “Eliminar”.

2) Posteriormente, haga un clic con el botón derecho del mouse, en “Nuevo”, seleccione "Acceso Directo".


En la pantalla, “Crear Acceso Directo” , presione el botón "Examinar" , será enviado a la ventana, "Buscar Carpeta".

A continuación, escoja "MI PC", se desglosarán las unidades de disco del ordenador, seleccione la unidad virtual creada con anterioridad.

Luego haga clic en la carpeta SPS-JACW. En la lista, busque el icono que tiene la imagen de un zorro (Característica del lenguaje de programación Visual Fox Pro). Haga clic en el botón “Aceptar”.


En la pantalla siguiente haga clic en Siguiente.

Coloque el nombre del acceso directo y haga clic en Finalizar.

En el escritorio aparecerá el acceso directo al Sistema...


2º PASO EN LA TERMINAL

1) Haga clic derecho en el botón del escritorio, en el menú desplegable seleccione Explorar.

2) En el menú herramientas seleccione Conectar a unidad de red.

3) En la pantalla Conectar a unidad de red, selección una letra para la nueva unidad en red.

4. Haga clic en el botón , en la red ubique el servidor del programa SPS-JACW seleccione la carpeta SPS-JAC_RED, que se ha compartid y haga clic en aceptar.


Haga clic en el botón . PASOS PARA CREAR ACCESO DIRECTO DESDE EL ESCRITORIO. NOTA: Deberá seguir los mismos pasos que se realizaron para crear el acceso directo al escritorio en la máquina del servidor, aplíquelos aquí en la maquina terminal. Ver página (48).

manual de planilla de sueldos

Documents