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MANUAL DE POLiTICAS Y PROCEDIMIENTOS SOBRE CONCILIACION PERIODICA
DE REGISTROS DE EXISTENCIAS DE ALMACENES, CUENTAS BANCARIAS Y
VALES DE COMBUSTIBLES
San Salvador, Diciembre de 2008
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iNDI CE
Capitulo Pagina
I. INTRODUCCION ....... ... .. .................. ...... .... ... ......... .... .... ........ .. ..... .... ..... 3
II. OBJETIVO GENERAL DEL PROCEDIMIENTO . ..... ...... ..... ..... .. ........ .. .4
III. ALCANCE DE LOS PROCEDIMIENTOS .......... .. ........ .... ................ .... .. .4
IV. RESPONSABLES .... .... .. ... ... ... .......... .... ... . . ... ... .. ..... .... .... ......... ....... 5
V. POLITICAS GENERALES ............................... ... .................................. .. 6
VI. PROCEDIMIENTOS (Descripc:i6n de las Operaciones) ........................ 8
I. Procedimiento para la conciliaci6nperi6cjica' de registros de
existencias de almacenes ....... .. .... .... .... ....... .. ........................................ . 8
II. Procedimiento para la conciliaci6n peri6dica de registros de cuentas
bancarias ... ... ... .. .. .......... .. ........ ... ... ... .......... .... ....................... .. .............. 10 :: : .- ......... ,
III. Procedimiento para la c6nciliaci6np€lri6dicade cupbnes de
combustible ........... L .... ......... . .... ...... .. \ .... ,1 ..... / ............ , ..... ............ .. .. 11
VII. GLOSARIO DE TERMINOS ... .. .. ................. : .. ...... ........ ...... ...... .. .......... 14
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I. INTRODUCCION
Para lograr una administracion publica, eficiente en su desempeno, eficaz en la
respuesta a las demandas sociales y honrada en los procesos de gestion, tal como 10
establece el Plan Operativo Anual del Gobierno central , exige que las instituciones
publicas adecuen su aparato administrativo y su marco juridico y normativo, de tal
manera que, les permita articular integralmente los procesos de gesti6n gubernamental ,
encaminados a satisfacer las necesidades mas apremiantes de la poblaci6n bajo nuestra
tutela.
Asimismo, en atencion al articulo 53 del Reglamento pg:"jNormas Tecnicas de Control
Interno especificas del Instituto Salvadoreno de Desarrollo Integral de la Ninez y la
Adolescencia (ISNA), que fue publicado en el Diario Oficial W 211 Tomo N° 373, del
trece de noviembre del corriente ano, fecha en la cual entro ~n vigencia. '0
La Unidad Financiera Institucional a traves dE11 area de eontabilidad, en coordinacion con
las areas involucradas en el proceso, ha preparado el siguiente documento denominado
"Manual de politi cas y procedimientos sobre conciliacion periodica de registros de
existencias de almacenes, cuentas bancarias y vales de combustibles", con la finalidad
de, proporcionar a las unidades operativas del manejo de estos recursos, las politicas,
procedimientos y criterios deaccion pe>rtinentes que les permita erH orma sistematizada y
oportuna realizar los respecti~os c6tejOSd~ infol'rTl?Ci6n. " ,. :;:" .,
:: j ':;':. j .' . \
EI manual contiene la d~scripcion d~tallada ~!Ic:iS procedimiehtos presentados 0 _ , F" ~~
graficamente a traves de diagramas de flujo, 10 que permite contar con una gu ia practica
y sencilla de las actividades inherentes al proceso correspondiente.
Este manual al igual que otros instrumentos administrativos, se caracteriza p~r ser
dinamico, por tal motiv~ , se encuentra sujeto a las disposiciones que surjan 0 emitan ~""~~'
~::f roit ;, {& ~i ~,\~\
:; ",.,' ".f'. )~I \~;:" ,-"~(:~~,~ _ff'..'/. %~.' .\ f"~-{!;
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las unidades involucradas que vengan a mejorar el proceso para el control de las
existencias institucionales.
II. OBJETIVO GENERAL DEL PROCEDIMIENTO.
Contar con un instrumento administrativo, que permita, mediante la verificacion de
disponibilidades de efectivo en cuentas bancarias, existencias de los diferentes
almacenes y existencias de vales de combustibles para verificar la exactitud de las cifras
contables presentadas en los estados financieros Institucionales.
III. ALCANCE DE LOS PROCEDIMIENTOS.
-.,
EI Manual contiene una serie de disposiciones, que p~rmitiran al Departamento de .... ;'.
Almacenes y Suministros, al administrador(aj devales de combustib le, a las areas de
presupuesto, tesorerfa y contabilidad de la Unidad Financiera Institucional, conocer las
tareas y responsabilidades para conciliar los saldos de las cuentas contables con los
registros de todas estas areas.
Se contempla a la vez, la necesidad ... de establecer una coordinaCi6n estrecha entre las :: .,- -'. -. ' ;. :-.,
areas participantes, para af~ctode co~tiliac\6n .. de los movimi~tos y el manejo de
informacion homogenea y vetaz. -;.
':.
Las disposiciones contenidas en este documento son de aplicacion obligatoria para las
areas antes mencionadas, por 10 que . deberan ser incJuidas en la ejecucion de sus
trabajos, sin embargo, los procedimientos se pueden aplicar y ajustar de acuerdo a las
necesidades de las propias areas, mientras se mantengan las polfticas establecidas por
los diferentes entes rectores.
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IV. RESPONSABlES
Debido a que, los procedimientos sobre conciliaci6n de los registros de existencias de los
almacenes, existencia de vales de combustible y conciliaciones de las diferentes cuentas
bancarias institucionales, son acciones del quehacer operativo de las unidades
eminentemente administrativas financieras, las responsabilidades estaran en estas
unidades, tales como son:
1. SUBDIRECCION ADMINISTRATIVA
• DEPARTAMENTO DE ALMACENES Y SUMiNISTROS
o ALMACEN DE MATERIALES
o ALMACEN DE ALIMENTOS Y MEDICAMENTOS
o ALMACEN DE ACTIVO FIJO
":" ."
• ADMINSTRADORIA GENERAL DECUPONES DE COMBUSTIBLE.
2. UNIDAD FINANCIERA INSTITUCIONAl
• AREA DE PRESUPUESTO
• AREA DE TESORERIA.
• AREA DE CONTABIUOAD
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V. POLITICAS GENERALES
1.-EI control de las conciliaciones de los registros, que realizara el Departamento de
Almacenes y Suministros con el area de contabilidad, se lIevara a cabo en forma
peri6dica.
2.-Los almacenes de materiales, activo fijo, alimentos y medicamentos, deben lIevar un
registro sistematico, de los movimientos de bienes, en el sistema kardex mecanizado y
actualizado para coincidir con las existencias fisicas.
3.-EI ultimo dia habil de cada mes, los almacenes de materiales, activo fijo, alimentos y
medicamentos, emitiran un informe de existencias, respaldado con el informe de toma de
pruebas selectivas mensuales, y el reporte de entradasy salidas de sus respectivos
rubros, incluyendo las correcciones que se haYcln realizado.
4.-Debe quedar evidencia firmada y autorizada p~r los servidores publicos responsables
de las acciones, de todos y cada uno de las conciliaciones u operaciones de correcci6n
que se realicen. Dicha evidencia estara documentada con los formularios
correspondientes.
5.- Las correcciones en el sistemakardex mecanizado del Departamento de Almacenes y .. . .. ,' .
Suministros, deberan estareecumentadas p~r un formulariqde correcci6n, con el visto
bueno de la jefatura del Departamento deAlmaceri y suministros, cuando exista
evidencia de algun error porel kardista; en el caso queexista diferencias en los registros
del sistema con 10 fisico de cada almacen, la autorizaci6n de las correccibnes se realizara
a traves de acuerdo administrativo.
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6.- Debe mantenerse una constante supervision de los saldos contables, para identificar
y eliminar las situaciones de riesgo, tales como; carencia 0 falta de idoneidad del
documento soporte; interpretacion y asociacion inadecuada del hecho economico
realizado; 0 registro en una cuenta contable con codigo diferente; operaciones realizadas
que no han sido incluidos contablemente.
7.- L1evar un archivo con toda la informacion que permita verificar periodicamente la
elaboracion y calculo de las conciliaciones y ajustes pertinentes que son necesarios,
para revelar razonablemente la informacion contable.
8.- Para efectos de revisiones futuras, por los diferentesentes fiscalizadores del Estado,
el periodo de tiempo para archivar la informacion sera 5 anos para la informacion
administrativa y 10 para la informacion financiera 10 cual es senalado por el reglamento
de la Ley AFI. (Art.194)
9.- EI funcionamiento adecuado del presentemanUi3I;e~tara bajo la responsabilidad de
los jefes de las areas de su competencia y alcance, como son: departamento de
almacenes de suministros, encargado de vales de combustible, area de presupuesto,
tesoreria y contabi lidad.
10.- Cualquier actualizacion del manual de procedimientos, debe realizarse en ....... . , .
coordinacion con las areas d~ su competencia y alcance, 'una vez~1 anD para ratificar su
funcionalidad, dejando evidencia deeHg.
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VI. PROCEOIMIENTOS (Oescripci6n de las Operaciones)
i . Procedimiento para la conciliaci6n peri6dica de registros de existencias
de almacenes
La Jefatura del Departamento de Almacenes y Suministros, remite el reporte mensual de
los saldos per almacem a la jefatura de la Unidad Financiera Institucional, en los primeros
tres dias habiles del mes siguiente, firmado y sellado.
La Jefatura de la Unidad Financiera Institucional recigg) los reportes mensuales de
consumo; recepcion de bienes p~r proveedor; donaciones y devoluciones por almacen; e
informe del kardex del sistema de control de inventarios generados por el Sistema de
Informacion Administrativo (SIAD) y luego! o remite al coordinador del area contable. -:. . .. "./:
La coordinacion del area de contabilidad, recibe de l~' Jefatura de la Unidad Financiera
Institucional, los reportes mensuales de consumo; recepcion de bienes por proveedor;
donaciones y devoluciones por almacen, generado por el Sistema de Informacion
Administrativo (SIAD).
La coordinacion del area de tontabilidadasigna a un te9nico losreportes para que este . ... .,. - . ..
revise y digite la informacioncorrecta generadapor la revision, y S~licita los cambios de
las diferencias.
EI tecnico imprime la partida contable para firma y la traslada al coordinador del area de
contabi lidad para su fi rma.
De no existir diferencia la coordinacion del area de contabilidad firma la partida contable.
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De existir diferencias en las cifras digitadas en la partida contable, la coordinaci6n de
dicha area analizara las cuentas y con la documentaci6n de respaldo respectiva,
procedera a autorizar al tecnico de contabilidad, para realizar el ajuste necesario,
registrandolo en el sistema SAFI y firmando la partida contable.
De las diferencias identificadas p~r el tecnico de contabilidad en la revisi6n, la
coordinaci6n del area de contabilidad traslada las diferencias con la documentaci6n
respectiva, para su correcci6n a la Jefatura del Departamento de Almacenes y
Suministros.
EI Departamento de Almacenes y Suministros, conI?/documentaci6n de respaldo
enviada por la Unidad Financiera Institucional, verifitara dicha informaci6n para
determinar la inconsistencia y procedera a realizar los ajustes correspondientes.
EI Departamento de Almacenes y Suministros, remite a la Unidad Financiera Institucional,
las correcciones de las diferencias detectadaspore$ta;·
La Unidad Financiera Institucional a traves del area de contabilidad, revisa la
documentaci6n recibida, la valida e integra al expediente del reporte mensual de
movimientos.
Para realizar la conciliaci6n,la coordinati6n delarea contable., genera el "saldo de las
cuentas contables" y 10 confronta .... con los Saldos. de.· los reportes mensuales .. ,.
proporcionado por el Departamento de Alroacenes y SiiministTos.
De existir diferencias en la informaci6n cotejada de saldos p~r almacen, se busca el
origen de la diferencia, la cual puede ser contable 0 de Almacenes; de ser del area de
contabilidad, se depuran las cuentas, y con la documentaci6n de respaldo se solicita la
autorizaci6n de la Jefatura de la Unidad Financiera Institucional para realizar el ajuste
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correspondiente; de ser Almacenes y Suministros se entregan las observaciones, para
realizar las correcciones correspondientes; luego de corregidos se remite a la Unidad
Financiera Institucional quedando de evidencia el formulario de conciliaci6n peri6dica de
registros en existencias el cual sera firmado y sellado.
De no existir diferencias de los reportes generados por el Departamento de Almacenes y
Suministros y la informaci6n digitada por el tecnico de contabilidad, se elaborara el
formulario de conciliaci6n peri6dica de registros en existencias, el cual se archivara en
orden 16gico y cronol6gico para efecto de revisiones futuras, a la vez, se enviara copia al
Departamento de Almacenes y Suministros para su control.
ii. Procedimiento para la conciliaci6n peri6dica de registros de cuentas
bancarias
La coordinaci6n del area de tesoreria, enviaelprimer cjfahabil de cada mes, los tacos de
los cheques del mes finalizado al tecnico de conciliaciones.
EI tecnico de conciliaciones, recibe los tacos de cheques de las diferentes cuentas
bancarias y determina el total de la erogaci6n en numero y monto del mes, para verificar
el numero correlativo de cheques durante el mes anterior de cada cuenta institucional.
EI tecnico de conciliacionesrecibelosestadosdecuentas bancarios;Juego de realizar el
cierre contable por parte d~1 area decontabilidadYel corte bancario por parte de ....... ,. . - .'- - ,.".
Tesorerfa, imprime informe de movimientos par cuentabancaria del sistema SAFI, para
asi proceder a ingresar los datos de las transacciones bancariascontenidas en los
estados de cuenta, al m6dulo de conciliaciones bancarias del sistema y emitir las
conciliaciones dentro de los primeros ocho dias habiles del mes siguiente en estado
preliminar.
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De existir diferencia en las cifras, se determinara de donde proviene la inconsistencia, en
caso de ser en las conciliaciones, se procedera a cotejar la informacion digitada y se
realizan las correcciones necesarias. En el caso que la inconsistencia sea del informe de
movimientos p~r cuenta bancaria del sistema SAFI, se documenta para solicitar la
correspondiente correccion a la coordinacion del area de tesoreria con copia a la
coordinacion del area de contabilidad.
Superadas las diferencias, en el caso que hubiere, se procede a cambiar la conciliacion
bancaria, de estado preliminar a estado definitiv~, se imprimen, se firman y sellan p~r el
tecnico de conciliaciones y la coordinacion del area de: .. j::>fesupuesto; enviandose luego
una copia al Departamento de Control de Saldos Ban21:11"ios del Tesoro Publico de la
Direccion General de Tesorerfa y una copia a la jefatura UFI.
iii. Procedimiento para la conciliac.i6n peri6dica de cupones de
combustible
Ei/ia administrador/a general de cupones de combustible, remite mensualmente al area
de contabilidad, el reporte de entregas de combustible consolidado en cantidad de
cupones y valores monetarios, reporte de saldo de existencias generado por el SIAD,
adjuntando a este las facturas origirialesdel reporte anterior.
.. '.. . --.
La coordinacion del area coritable, r~cibee.1 reporte ydeJegaa tecnicocontable para que .-,-...... '.- -.:" '; - - "-'-'-," -,-,-.'-"-'-"
revise y valide la informacion.
EI tecnico contable, en base al reporte revisa y procede a digitar la informacion correcta
imprime la partida contable de descargo del consumo de cupones de combustible en el
sistema SAFI, traslada para revision y visto bueno de la coordinacion contable.
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De no existir observaciones en la partida contable, la coordinacion procede a firmar y
sellar la partida.
De existir diferencias en el area de contabilidad, la coordinacion traslada al tecnico
contable la informacion para que se proceda a generar la partida de correccion, firma y
sella de autorizado.
De existir diferencias en el reporte de consumo, emitido por elfla administrador(a) general
de cupones de combustible, se Ie remite para sus correcciones.
Se traslada a la Unidad Financiera Institucional el reporte de consumo de combustible
corregido para anexarlo a la partida contable.
Para realizar la conci liacion, la coordinacion del area contable, genera el "saldo de las
cuentas contables" y 10 confronta con el reporte de.sa ld~ de las cuentas de existencias
proporcionado por elfla administrador(a) general cupones de combustible.
De existir diferencias en la informacion cotejada, se busca el origen de la diferencia, la
cual puede ser contable 0 de cupones; de ser del area de contabi lidad, se depuran las
cuentas y la documentacionde respaldo, se solicita la autorizacion de la Jefatura de la :: ... ... , ..
Unidad Financiera Instituciohal para realizarel ajustetorrespondiente, de ser de la
administracion de cupones, 58 entregan las obserVaciones para realizar las correcciones :: . ':. : .
correspondientes, y luego decorregidas, se remite ~ Ia Unidad Financiera Institucional . .:':. ::
quedando de evidencia el formulad6de conciliacion peri6dica de registros en existencias
el cual sera firmado y sellado.
De no existir diferencias de los reportes generados por Ei/ia administradora general de
cupones de combustible y la cuenta contable, se elaborara el formulario de conciliacion;..;:::::=,
r;:;~ ~ ' .. ; .' ! "\. :..':".~ •. ;" j ' ......... .. ,\
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periodica de registros en existencias, el cual se archivara en orden logico y cronologico
para efecto de revisiones futuras, a la vez, se enviara copia Eilia administradora general
de cupones de combustible.
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VII. GLOSARIO DE TERMINOS
Arqueo: Verificacion, recuento del dinero 0 de documentos de valor existentes, en un
momento determinado en la Institucion.
Cierre mensual: Interrupcion en la continuidad del registro de las transacciones con el
fin de tomar las cifras de los Ii bros para preparar los informes correspondientes.
Conciliaci6n: Concordancia en los registros de una cuenta.
Consistencia: Norma general de contabilidad publica por la cual las normas generales,
tecnicas y procedimentales aplicadas p~r el ente publico deben mantenerse en el tiempo,
siempre que no se alteren los supuestos que han motivado su aplicacion. Si procede
justificadamente el cambio, debe mencionarse el hecho, indicando los motiv~s, as! como
su incidencia cuantitativa y cualitativa, en las notasalos estados contables.
Contabilidad publica: Rama especializada de la contabilidad que permite desarrollar los
diversos procesos de medicion, informacion y control en la actividad economica de la
administracion publica. Es con base en la contabilidad publica que los hechos
economicos en los cuales intervienenJos entes publicos guedan.registrados en cuentas, ., ," .... - ":0 • __ •
de tal forma que en todornomento puedeconocerse el estado.de los derechos y . . -- .
obligaciones, as! como el grado de Cumplimientodelrecaudo de losdistintos ingresos
tributarios, las inversiones, 20stos y gastos inherentesaf proceso ecoh6mico, financiero,
social, ambiental y presupuestal, efectuados en desarrollo de la funcion administrativa 0
cometido estatal.
Contabilidad: Sistema que permite identificar, medir, procesar y comunicar informaciof)~ .. --<':<- -~~'"
financiera para tomar decisiones, emitir juicios y ejercer la funcion de control. /. . .
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Contabilizar: Apuntar, asentar 0 registrar una partida 0 cantidad en los libros de cuentas,
de acuerdo con criterios ya establecidos.
Control interno: Analisis de los sistemas de vigilancia de las entidades sujetas a ello,
con el fin de determinar la calidad de los mismos, el nivel de confianza que se les puede
otorgar y si son eficaces y eficientes en el cumplimiento de sus objetivos.
Cotejar: Establecer las diferencias 0 similitudes entre una serie de partidas 0 datos.
Cuenta: Registro formal de una clase particular de tran'saccion expresada en dinero u ,;:::, , :~
otra unidad de medida.
Depurar: Identificar y eliminar un error, falla de funcionamiento 0 falla en un programa. 2. "-, :
Limpiar en un estado contable aquellas partidas que no estan debidamente respaldadas
o soportadas.
Existencias: Conjunto de materias primas, materiales, suministros, productos en proceso
de fabricacion, productos terminados, mercandas en deposito 0 consignadas en poder
de terceros, al termino de un periodo contable .
. , " .. ...
Factura: Documento que elvendedor eritregaal comprador, detallando las mercancias
vendidas 0 los servicios prestados,indicando la naturaleza de cada uno de ellos, calidad,
cantidad, precio, condiciones, etc.
Faltante de inventario:' DiferenCia negativa en el valor de las cantidades reales de
existencias materiales comprendidas en el activo, comparadas con los registros
contables.
/~ ~ .. .-- - : . .,/,-.~
/ j'" + f, j;a./ ~;. ;'.' " "., ,- -, '~, '-' /'0 .,~. \ ....., ./ '.: ~ ~ .. "- --~-:~ .. :,:~ i
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Inventario fisico: Existencia real de materiales y otros bienes a una fecha determinada,
numeraci6n de otros bienes, establecida mediante observaci6n y recuento a partir de 10
cual se establece el monto global de las unidades, por peso 0 medida de las cosas que
son su objeto.
Inventarios: Comprende los bienes corporales adquiridos a cualquier titulo, con la
intenci6n de ser utilizados para la atenci6n de la poblaci6n a cargo del ISNA.
Kardista: Persona responsable del registro de movimientos en el sistema SIAD en cada
almacen.
L')\:::,
Partidas: Cuentas deudoras 0 acreedoras que intervieri~1l en un registro y que hacen
parte de los estados contables.
Saldo: Suma algebraica de la situaci6rt. original de ui"lEi cuenta y sus variaciones,
positivas 0 negativas durante un perfodo determinado.
Tarjeta de kardex: Forma electr6nica en la que se resumen movimientos contable de
ingresos, egresos y saldos relacionados con las existencias de materiales, suministros,
etc.
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Instituto Salvadoreno para el Desarrollo Integral de la Ninez y la Adolescencia
Para tramites propios del Instituto Salvadoreiio para el Desarrollo Integral de la Niiiez y la Adolescencia, se transcribe el Acuerdo No.13, emitido durante la XI Sesi6n Ordinaria de Junta Directiva, realizada el doce de diciembre de dos mil ocho, que literalmente dice:
"ACUERDO No.13.- En cumplimiento al Art. 45 de las Normas Tecnicas de Control Interno del Instituto Salvadoreiio para el Desarrollo Integral de la Niiiez y la Adolescencia, la Junta Directiva aprueba el contenido del "Manual de Politicas y Procedimientos sobre Conciliaci6n Peri6dica de Registros de Existencias de Almacenes, Cuentas Bancarias y Vales de Combustible" .
Es conforme con su original con el cual se confront6 y se extiende el presente Acuerdo en San Salvador, a los quince dias del mes de diciembre de dos mil ocho.