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Manual de Polticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas
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AGENCIA ESPAOLA DE COOPERACIN INTERNACIONAL PARA EL DESARROLLO (AECID)
Mara Elena Gutirrez - Coordinador General Miriam Arredondo - Responsable de Programa de Gobernabilidad Democrtica
Allan Oviedo - Tcnico de Programa de Gobernabilidad Democrtica
AGENCIA SUECA DE COOPERACIN INTERNACIONAL PARA EL DESARROLLO (ASDI)
Ann Stodberg- Representante
PROGRAMA DE NACIONES UNIDAS PARA EL DESARROLLO (PNUD)
Jos Manuel Hermida Representante Residente Edo Stork - Representante Residente Adjunto
Dina Salinas - Especialista en Gestin Sergio Membreo Coordinador del rea de Gobernabilidad
Fernando Lezama Asesor Tcnico Principal
DIRECTORIO
Jorge Arturo Reina Garca - Director General Gerardo Martnez - Sub Director Tcnico
Manuel Sagastume - Sub Director Administrativo
JEFES DE DEPARTAMENTOS
Nelson Barahona Administrador General del RNP ngel Mauro Amaya Pagador Especial del RNP
Florisel Bustamante Jefe del Departamento de Contabilidad Julia Mayorquin Jefe del Departamento de Auditoria Interna
Organismos Cooperantes
Registro Nacional de las Personas

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PROYECTO APOYO AL FORTALECIMIENTO DE LA CAPACIDAD DE GESTIN DEL RNP
Fernando Lezama Coordinador Ftima Cruz Consultora encargada de la Elaboracin del Manual
Nancy Guerra Consultora para la Modernizacin de la Administracin de Recursos Humanos del RNP y Procesos Internos
PROYECTO GENERACIN DE CAPACIDADES PARA LUCHAR CONTRA EL SUBREGISTRO
EN HONDURAS
Dora Matamoros - Coordinadora Ftima Cruz Consultora encargada de la Implementacin del Manual
Ftima Izaguirre Administrativa/Financiera
EQUIPO CONSULTOR

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CONTENIDO
Pag. CAPITULO I: ANTECEDENTES Y DESCRIPCION
1.1 El Registro Nacional de las Personas 10 1.1.1 Jurisdiccin y Competencia del RNP 10 1.1.2 Ley del RNP 10 1.1.3 Objetivos del RNP . 11 1.1.4 Funciones del RNP .. 11
1.2. Proyectos Cooperantes 12 1.2.1 Proyecto Apoyo al Fortalecimiento de la Capacidad de Gestin del
RNP.
12 1.2.2 Proyecto Generacin de Capacidades para luchar contra el Subregistro en
Honduras...
13 1.3 Manual de Polticas y Procedimientos Administrativos 13
1.3.1 Uso y Obligatoriedad del Manual.. 13 1.3.2 Propsito del Manual. 13 1.3.3 Vigencia del Manual 14 1.3.4 Modificaciones al Manual.. 14 1.3.5 Contenido del Manual 14
CAPITULO II. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Y FUNCIONES 2.1 Funciones y Estructura Administrativa del RNP .. 15
2.1.1 Organigrama Administrativo 17 2.1.2 Funciones del Sub Director Administrativo 17 2.1.3 Organigrama de la Administracin General.. 18 2.1.4 Funciones del Administrador General.. 18 2.1.5 Organigrama de Pagadura Especial 20 2.1.6 Funciones de la Pagadura Especial. 20 2.1.7 Organigrama de Contabilidad. 21 2.1.8 Funciones de Contabilidad 22
2.1.9. 2.1.10
Controles Internos del rea Administrativa.... Practicas Obligatorias de Control Interno segn ONADIC
22 24
CAPITULO III. GESTION PRESUPUESTARIA Y PAGO 3.1 Formulacin Presupuestaria. 26
3.1.1 3.1.2 3.1.3 3.1.4 3.1.5 3.1.6 3.1.7
Directrices para la Formulacin Presupuestaria AnualEvaluaciones del POA-Presupuesto... Informe Mensual de Ejecucin Fsica y Financiera del Plan Operativo Anual y Presupuestario. Formato Informe Trimestral de Ejecucin Fsica y Financiera. Flujograma del Proceso de Formulacin de las Modificacin Presupuestaria en el RNP.. Formato para remitir solicitud de Modificacin a SEFIN.. La UPEG en los Procesos Administrativos y en las Modificaciones Presupuestarias .
2627 27 30 33 34 35
3.1.8 Flujograma para el proceso de Formulacin 37 3.1.9 Programacin de Cuotas de Compromisos . 37

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3.1.10 Flujograma para solicitud de cuotas de compromisos ... 38 3.2 Procesos de Pagos.. 39
3.2.1 Procedimiento para pago de Bienes, Materiales y Equipo... 393.2.2 Documentos de soporte para pagos.. 403.2.3 Ejemplo Formato de Autorizacin de Pagos. 40 3.2.4 Procedimiento para pago de Alquileres.. 42 3.2.5 Requisitos previos al pago de Alquileres. 42 3.2.6 Procedimiento para pago de Servicios Pblicos y Mensajera... 43 3.2.7 Consideraciones para pago de Servicios Pblicos y Mensajera. 44 3.2.8 Procedimiento para pago de Viticos.. 44 3.2.9 Polticas aplicables al pago de viticos. 45
3.2.10 Procedimiento para pago a consultores nacionales o extranjeros 47 3.2.11 Polticas para pago de consultores.. 48
3.3 Polticas y procedimientos de pago de Recursos Humanos 48 3.3.1 Polticas para elaboracin de planillas.. 48 3.3.2 Procedimiento para pago de planilla... 50 3.3.3 Polticas para pago de Horas Extras 51 3.3.4 Procedimiento de pago de Horas Extras.... 51 3.3.5 procedimiento para pago de Vacaciones.. 52 3.3.6 3.3.7
Polticas sobre pago de Vacaciones Tabla de tiempos estimados para realizar un pago ..
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3.3.8 3.3.9
Ejemplo de Formatos para Gestin Presupuestaria. Procedimiento para pago de Servicios, Bienes, Materiales y Equipo con Financiamiento Externo.
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CAPITULO IV. PROCEDIMIENTOS DE COMPRAS Y CONTRATACIONES 4.1 Funciones de la Unidad de Compras... 59 4.2 Aspectos relacionados con la Unidad de Adquisiciones. 59
4.2.1 Lista Corta. 59 4.2.2 Apertura de propuestas tcnicas y econmicas. 59 4.2.3 Adjudicacin, negociacin y registro de contratos.. 60 4.2.4 Llamado a licitacin 60 4.2.5 Negociacin y adjudicacin.. 60 4.2.6 Recepcin de productos. 60 4.2.7 Conformacin de la Comisin Evaluadora. 60 4.2.8 Evaluacin de ofertas 61 4.2.9 Recursos de Revisin. 61
4.2.10 Archivos documentales 62 4.2.11 Inconformidades y Disputas. 62
4.3 Cdigo tica y Medidas de Prevencin de Fraude y Corrupcin... 624.4 Montos y Modalidades de contratacin y/o adquisicin. 62 4.5 Flujo grama Adquisicin de Bienes para Licitacin Pblica Internacional. 63 4.6 4.7
Flujo grama Adquisicin de Bienes para Licitacin Pblica Nacional Flujo grama Adquisicin de Bienes para Licitacin Privada
64 65
4.8 Flujo grama de proceso de compra por Comparacin de precios... 66 4.9
4.10 Flujo grama para seleccin de consultores individuales Nacionales o Internacionales Contratacin Directa
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CAPITULO V. PROCEDIMIENTOS CONTABLES 5.1 Polticas Contables. 70
5.1.1 Control de Calidad de procesos contables. 705.1.2 Normas contables 715.1.3 Polticas contables adoptadas. 71
5.2 Registros contables y soporte administrativo 72 5.2.1 Tipos de Registro. 72 5.2.2 Manejo de los Registros Contable y Registro Administrativo. 73 5.2.3 Catalogo de Cuentas. 74 5.2.4 Proceso de Operaciones Diarias 74 5.2.5 Archivo de Partida Contable 75 5.2.6 Libro Mayor. 75 5.2.7 Estados Financieros 75 5.2.8 Ejemplo Estructura de Estados Financieros.. 75 5.2.9 Proceso contable. 78
5.3 Descripcin de las Cuentas por Fuentes de Financiamiento.. 78 5.3.1 Fuentes de Financiamiento Interno 78 5.3.2 Fuentes de Financiamiento Externo 79 5.3.3 Clasificador de Organismos Financieros.. 79 5.3.4 Ejemplo de Balanza de Comprobacin. 805.3.5 Ejemplo Asiento de Diario (Libro Diario) 815.3.6 Ejemplo Movimiento de Cuenta (Libro Mayor)... 82
5.4 Factores a considerar en la Informacin Financiera. 83 5.4.1 Principios de Contabilidad generalmente aceptados.. 83 5.4.2 Catlogos de Cuenta. 84
CAPITULO VI. PROCEDIMIENTOS EN LA PAGADURIA ESPECIAL
6.1 Polticas y Normas para uso de la Pagadura. 86 6.1.1 Polticas sobre Ingresos 86 6.1.2 Procedimiento para administracin de TGR para registro de Ingresos. 88 6.1.3 Formato de entrega de TGR a nivel Nacional.. 89 6.1.4 Aspectos a considerar para capacitar a Registradores Municipales 90 6.1.5 Formato de Reporte Diario de Ingresos por servicios. 90 6.1.6 Informe de Ingresos. 91 6.1.7 Formato de Reporte de Ingresos propios por mes .... 91 6.1.8 Procedimiento para registro de Ingresos en el Presupuesto del RNP 92 6.1.9 Devoluciones de Efectivo.. 93
6.1.10 Ejemplo de Control de Cheques en Transito 946.1.11 Ejemplo de Nota para anulacin de cheques. 95 6.1.12 Funciones del Personal de Pagadura 96
CAPITULO VII. CONTROL DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES
7.1 Polticas sobre Administracin y Control de Bienes 101 7.1.1 Custodia y Asignacin. 101 7.1.2 Seguros 101 7.1.3 Mantenimiento. 101 7.1.4 Bajas y Transferencias de Bienes.. 101 7.1.5 Inventario Fsicos y Registro de Bienes Muebles y/o Inmuebles.. 102

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7.1.6 Procedimiento para Registro de Bienes Muebles y/o Inmuebles. 102 7.1.7 Ejemplo Acta de Cargo. 103
7.1.8. Ejemplo de control y mantenimiento de Mobiliario y Equipo 1047.1.9 Procedimiento para Descargo de Bienes. 106
7.1.10 Formato de Constancia de Descargo de Bienes. 106 7.1.11 Procedimiento para matricula de vehculos. 107
7.2 Funciones de Encargado de Bienes. 107 7.2.1 7.2.2
Ejemplo para registro y control de terrenos. Relacin Unidad de Bienes y Contabilidad.
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CAPITULO VIII. PROVEEDURIA
8.1 Funciones Generales de Proveedura......

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