manual de powerpivot

1 Como utilizar el nuevo Componente de PowerPivot en

Excel 2010 para crear Tablas Dinámicas PowerPivot © Microsoft l.muniz@sistemacontrolgestion,com www.sistemacontrolgestion/tds

16-2-2011

PowerPivot es una marca registrada por Microsoft | Autor Luis Muñiz

COMO UTILIZAR EL NUEVO

COMPONENTE POWERPIVOT EN EXCEL 2010 PARA CREAR

TABLAS DINÁMICAS



Autor Luis Muñiz

[email protected]

www.sistemacontrolgestion.com

Nota del Autor

Este documento tiene como objetivo dar a conocer el contenido del

complemento PowePivot a los usuarios dicho software se integra en Excel

2010 y está basado en la información que proporciona Microsoft en la

ayuda del producto que por supuesto pueden consultar los usuarios y es

mucho más amplia, y en los datos de los diferentes apartados de la web de

Microsoft. Agradezco desde aquí la información que nos proporciona la web

de www.powerpivot.com, en la que podemos encontrar ejemplos e imágenes

del producto. Adicionalmente la experiencia del autor en la utilización de las

tablas dinámicas como autor de libros en Excel 2007 y Excel 2010 permite

añadir un valor añadido en este documento, adicionalmente disponen de más

información en www.sistemacontrolgestion.com/tds

Bibliografía utilizada : ayuda de PowerPivot

y la web: www.powerpivot.com

Como utilizar el nuevo

componente PowerPivot en Excel 2010 para crear Tablas Dinámicas

mailto:[email protected]

http://www.sistemacontrolgestion.com/

http://www.powerpivot.com/

http://www.sistemacontrolgestion.com/tds


http://www.profiteditorial.com/libros/profit-editorial/management/dominar-las-tablas-din%C3%A1micas-en-excel-2007-2010-aplicadas-la-gest

http://www.powerpivot.com/index.aspx



Índice

Pág.

Introducción

5

1 Introducción a PowerPivot con Excel 2010

6

1.1 Que es PowerPivot para Excel 2010 6

1.2 Como instalar el complemento de PowePivot 8

2 Menús de PowerPivot

10

2.1 Ventana de PowerPivot 10

2.2 Página Principal

Portapapeles Obtener Datos Externos

Informes Formato

Ordenar y Filtrar Ver

11

2.3 Diseño

Columnas Cálculos

Conexiones Relaciones

Propiedades Editar

77

2.4 Tablas Vinculadas

96

3. Ventana PowerPivot

98

3.1 Medidas

98

3.2 Informe de tabla dinámica

104

3.3 Datos de Excel

108

3.4 Opciones de Configuración

109

3.5 Mostrar u ocultar la lista de campos

111

3.6 Relaciones entre tablas 116



Pág.

4. Ventajas de la utilización de PowerPivot

122

5. Ejemplo de PowerPivot

126

5.1 Datos iniciales del ejemplo práctico 126

5.2 Desarrollo 129

ANEXOS: Información sobre el libro Dominar las Tablas

Dinámicas en Excel 2007-2010 Aplicadas a la Gestión Empresarial

Artículo: Las nuevas Tablas Dinámicas de Excel como

sistema de información de los ERP y CRM

Entrevista publicada en It-Spain.net sobre el libro

Dominar las tablas dinámicas en Excel 2007-2010

Otros libros del autor



Introducción Desde que salió al mercado el Excel 2010 ha incorporado de forma

gratuita un complemento que se llama PowerPivot y que nos permite

gestionar diferentes bases de datos desde Excel para crear con ellas las tablas dinámicas, indicadores y gráficos interactivos, es por ello que he

intentado confeccionar un documento de libre distribución para que los usuarios puedan utilizar esta herramienta de una forma ágil y

práctica, para ello en la web: www.powerpivot.com pueden analizar el funcionamiento y descargar este complemento de forma

gratuita, sólo hay que tener instalado el Excel 2010.

Esta publicación complementa el libro Dominar las Tablas Dinámicas para mejorar la gestión empresarial, PowerPivot tiene una ayuda

muy completa que puede dar respuesta a las necesidades de cada usuario en todo momento, pero este documento le ayudará sin duda a

conocer el funcionamiento global de esta excelente herramienta para gestionar las diferentes fuentes de información.

Menús de PowerPivot




1. Introducción a PowerPivot con

Excel 2010

1.1 Que es PowerPivot para Excel

2010

PowerPivot para Excel 2010 es una herramienta de análisis de datos que

proporciona un potencial de cálculo de tiempo inigualable directamente desde

el software que los usuarios ya conocen y aprecian: Microsoft Excel. ©

Con este complemento de Excel, puede transformar enormes cantidades de

datos en información significativa a una velocidad considerable para obtener

las respuestas que necesita.

Puede compartir fácilmente sus conclusiones con otras personas. PowerPivot

puede incluso ayudar a su departamento de TI a mejorar la eficacia operativa

a través de herramientas de administración basadas en SharePoint también.

PowerPivot para Excel 2010, es un complemento de Microsoft Excel 2010 que permite crear eficaces análisis mediante una rápida manipulación de millones

de filas de datos dentro de un libro de trabajo de Excel y utilizar Microsoft Office 2010 para compartir y colaborar en tus ideas con otras personas.

Se puede combinar la funcionalidad nativa de Excel 2010 con PowerPivot en el

motor de memoria para permitir a los usuarios explorar interactivamente y realizar cálculos en grandes conjuntos de datos. Además, es fácil racionalizar

el proceso de integración de datos de múltiples fuentes, incluyendo bases de datos corporativas, hojas de cálculo, informes y alimentación de datos.

Compartir y colaborar con la confianza de fácilmente poder publicar su análisis

a SharePoint 2010 y otros usuarios poder disfrutar las capacidades de la misma corta y rápida consulta cuando trabaja con su Servicio de informes con Excel.

PowerPivot para Excel es un complemento que puede usar para realizar eficaces análisis de datos en Excel 2010, al tiempo que lleva la inteligencia

empresarial de autoservicio a su escritorio. PowerPivot para Excel incluye una ventana para agregar y preparar datos, y una ficha de PowerPivot en la cinta

de opciones de Excel que puede usar para tratar los datos de una hoja de cálculo de Excel.



PowerPivot para Excel también incluye un asistente que puede utilizar para importar los datos de orígenes diferentes, desde grandes bases de datos

corporativas de la intranet, a fuentes de distribución de datos públicas u hojas de cálculo y archivos de texto de un equipo. Los datos se importan en

PowerPivot para Excel como tablas. Estas tablas se muestran como hojas independientes en la ventana de PowerPivot, de forma similar a las hojas de cálculo de un libro de Excel. Pero PowerPivot para Excel proporciona una

funcionalidad significativamente diferente de la que está disponible en una hoja de cálculo de Excel.

Los datos con los que opera en la ventana de PowerPivot están almacenados en una base de datos de análisis dentro del libro de Excel y un eficaz motor

local carga, consulta y actualiza los datos de dicha base de datos. Los datos de PowerPivot se pueden mejorar todavía más creando relaciones entre tablas

en la ventana de PowerPivot. Y dado que los datos de PowerPivot están en Excel, están inmediatamente disponibles para las tablas dinámicas, gráficos dinámicos y otras características de Excel que se utilizan para

agregar datos e interactuar con ellos. Excel 2010 proporciona todas las capacidades de presentación e interactividad de datos; por otra parte, los

datos de PowerPivot y los objetos de presentación de Excel se encuentran en mismo archivo de libro (.xlsx, .xlsb o .xlsm). PowerPivot admite archivos de

hasta 2 GB en tamaño y le permite trabajar con hasta 4 GB de datos en memoria.

Además de las herramientas gráficas que le ayudan a analizar los datos, PowerPivot incluye DAX (Expresiones de análisis de datos). El lenguaje DAX

(Expresiones de análisis de datos) es un nuevo lenguaje de fórmulas que amplía las capacidades de tratamiento de datos de Excel para habilitar agrupaciones, cálculos y análisis más sofisticados y complejos. La sintaxis de

las fórmulas de DAX es muy parecida a la de las fórmulas de Excel con una combinación de funciones, operadores y valores.

PowerPivot permitirá a Office Excel 2010 la posibilidad de analizar grandes

cantidades de datos desde orígenes diversos como puedan ser los servicios de análisis o de reportes de Microsoft SQL Server



1.2 Como instalar el complemento de PowePivot

En primer lugar según la versión se puede proceder a descargar el complemento desde la siguiente url:

http://www.microsoft.com/downloads/es-es:

Instrucciones:

PowerPivot para Excel 2010 (32 bit):

http://go.microsoft.com/fwlink/?LinkID=168583&clcid=0xC0A PowerPivot para Excel 2010 (64 bit):

http://go.microsoft.com/fwlink/?LinkID=168584&clcid=0xC0A

Importante:

1) Tenga en cuenta que PowerPivot para Microsoft® Excel solo funciona con la versión más reciente de Microsoft® Office 2010. Tenga en cuenta que PowerPivot para Microsoft® Excel solo funciona con la versión más reciente de

Microsoft® Office 2010.

2) Esta es la copia de los términos de licencia Microsoft® SQL Server® 2008 R2 - PowerPivot para Microsoft® Excel 2010 - RTM para que los revise.

http://www.microsoft.com/downloads/es-es



http://www.microsoft.com/downloads/es-es/%20http:/go.microsoft.com/fwlink/?LinkId=186060

http://www.microsoft.com/downloads/es-es/%20http:/go.microsoft.com/fwlink/?LinkId=186060



Requisitos del sistema

Sistemas operativos compatibles: Windows 7

Windows Server 2008 R2 (64 bits),

Windows XP con SP3 (32 bits),

Windows Vista con SP2 (32 o 64 bits)*,

Windows Server 2008 con SP2 (32 o 64 bits)*,

Windows Server 2003 R2 (32 o 64 bits) con MSXML 6.0 instalado+,

Se admite Terminal Server y Windows en Windows (WOW) (que le permite la

instalación de versiones de 32 bits de Office 2010 en sistemas operativos de 64

bits).

* También se requiere la Actualización de plataforma para Windows

Vista/Windows Server 2008.

+ Solo se admite Microsoft®Office 2010/PowerPivot para Microsoft® Excel

2010 de 32 bits en Windows Server 2003 R2 de 64 bits.

Procesador de 32 o 64 bits a 500 MHz o superior

1 GB de RAM como mínimo (se recomienda 2 GB o más).

3,5 MB de espacio disponible en disco duro.

Acceso a Internet

Instrucciones

Para instalar PowerPivot para Microsoft® Excel 2010, complete los pasos

siguientes por este orden:

1. Si ejecuta un sistema operativo que no sea Microsoft® Windows® 7 o

Microsoft® Windows® Server 2008 R2, instale .NET Framework 3.5 SP1.

2. Si está ejecutando Windows® Vista o Windows® Server 2008, instale la

Actualización de plataforma

3. Instale Microsoft® Office 2010.

Importante: si desea realizar una instalación personalizada de la versión beta

de Microsoft Office 2010, debe instalar Excel 2010 y las características

compartidas de Office para usar PowerPivot para Excel.

4. Instale PowerPivot para Microsoft® Excel

Importante: si instala la versión de 32 bits de Excel, use la versión de 32 bits

de PowerPivot. Si instala la versión de 64 bits de Excel, use la versión de 64

bits de PowerPivot.

Después de instalar PowerPivot para Microsoft® Excel, tendrá acceso a la

documentación desde la ventana de PowerPivot con un clic en el botón Ayuda

o presionando F1. Le recomendamos que use la versión más reciente de la

documentación, que está disponible desde la Ayuda en pantalla de PowerPivot

para Microsoft® Excel. Puede obtener acceso a otros artículos, blogs y

contenidos de la comunidad desde la página PowerPivot TechNet.

Nota: 1. Al iniciar Microsoft® Office 2010 Excel por primera vez, se le pedirá

permiso- PowerPivot para Microsoft® Excel 2010.

http://go.microsoft.com/fwlink/?LinkId=186051










2. Menús de PowePivot

2.1 Ventana de PowerPivot

Esta sección proporciona ayuda sobre la ficha y cuadros de diálogo de

PowerPivot que se usan en la ventana de Excel cuando se instala PowerPivot para Excel. Para obtener información general de la interfaz de usuario. La

ficha PowerPivot de Excel proporciona herramientas para trabajar con tablas dinámicas, medidas y tablas vinculadas, y para abrir la ventana de PowerPivot.

Ventana de PowerPivot

Pulsando el botón anterior accederá a los menús de trabajo de PowerPivot que son los siguientes:

Página Principal:

Para entrar en PowePivot pulsar

sobre esta botón



Diseño:

Si utilizamos tablas vinculadas surge este menú:

2.2 Página Principal

En esta sección se proporciona ayuda en la ficha Página Principal de la

ventana de PowerPivot, incluidos los cuadros de diálogo que están disponibles desde esta ficha. Para obtener información general acerca de la interfaz de

usuario e instrucciones para abrir la ventana de PowerPivot.



La ficha Página Principal le permite agregar nuevos datos, copiar y pegar datos de Excel y otras aplicaciones, aplicar formato y ordenar y filtrar datos.

Nota:

En Windows Vista y Windows 7, las características de la ventana de

PowerPivot están disponibles en una cinta de opciones, que se explica en esta sección. En Windows XP, las características están disponibles de un

conjunto de menús. Si usa Windows XP y desea ver cómo se relacionan los comandos de menú con los comandos de la cinta de opciones, vea Interfaz

de usuario de PowerPivot en Windows XP.

Opciones de la Página Principal

Permite Guardar, publicar o cerrar el PowerPivot.

http://technet.microsoft.com/es-es/library/ff452230.aspx




Las opciones de la ficha Página Principal se organizan en grupos.

Portapapeles

Este grupo permite copiar y pegar los datos en el libro de PowerPivot actual.

Pegar. Pega datos desde el Portapapeles en una nueva tabla de la

ventana de PowerPivot.

Pegar y anexar. Pega datos desde el Portapapeles al final de una tabla

existente en la ventana de PowerPivot.

Pegar y reemplazar. Usa los datos del Portapapeles para reemplazar

datos de una tabla existente del libro de PowerPivot.

Copiar. Copia datos seleccionados del libro en el Portapapeles.

Puede copiar datos en forma de tabla de aplicaciones externas y pegarlos en

un libro de PowerPivot. Los datos que pega del Portapapeles deben estar en formato HTML, como los datos que se copian de Excel o Word. Para obtener

más información.



Copiar y pegar datos

Puede copiar los datos como en las tablas de las aplicaciones externas y

pegarlos en la ventana de PowerPivot. Los datos que pega del Portapapeles deben estar en formato HTML, como los datos que se copian de Excel o Word. También se puede copiar y pegar una tabla entera o un intervalo en

PowerPivot. PowerPivot detectará automáticamente los tipos de datos y los aplicará a los datos pegados. Sin embargo, también puede modificar el tipo de

datos o formato para mostrar de una columna de forma manual. Para obtener más información,

Hay algunas restricciones al pegar los datos:

Al usar Pegar datos anexados o Pegar datos reemplazados, los

nuevos datos deben contener exactamente el mismo número de

columnas que los antiguos. Si es posible, las columnas de datos que se

pegan o anexan también deberían ser de los mismos tipos de datos que

los de la tabla de destino, o ser de un tipo de datos compatible. En

algunos casos puede utilizar un tipo de datos diferente, pero

normalmente se mostrará un error No coinciden los tipos.

Las opciones Pegar y anexar y Pegar y reemplazar solo están

disponibles al trabajar con una tabla que se creó inicialmente pegando

datos en el Portapapeles. No se puede usar Pegar datos anexados ni

Pegar datos reemplazados al agregar datos a una tabla vinculada o

a una tabla de datos importados.

Para pegar datos en la ventana de PowerPivot: En la ventana de PowerPivot, haga clic en la ficha Inicio y en el grupo

Portapapeles haga clic en uno de los siguientes botones:

Haga clic en Pegar para pegar el contenido del Portapapeles en una

tabla PowerPivot nueva.

Haga clic en Pegar datos anexados para pegar el contenido del

Portapapeles como filas adicionales en la tabla seleccionada. Las

nuevas filas se agregarán al final de la tabla.

Haga clic en Pegar datos reemplazados para reemplazar la tabla

seleccionada con el contenido del Portapapeles. Todos los nombres

de encabezado de columna existentes permanecerán en la tabla y las

relaciones se conservarán de modo que no tenga que copiar los

encabezados de columna del origen original.



Obtener datos externos

Este grupo le permite conectarse a orígenes de datos externos e importar datos de esos orígenes. Para obtener información acerca de los orígenes de datos admitidos.

Orígenes de datos admitidos en libros de PowerPivot:

PowerPivot para Excel puede importar datos desde gran variedad de orígenes. En este tema se describen los tipos de orígenes de datos que se pueden

utilizar, así como información orientativa para identificar los que funcionan mejor en un libro de PowerPivot.

-Orígenes de datos compatibles

Puede importar datos de los orígenes de datos de la siguiente tabla. PowerPivot para Excel no instala los proveedores enumerados para cada

origen de datos. Algunos proveedores ya podrían estar instalados con otras aplicaciones en el equipo; en otros casos tendrá que descargar e instalar el proveedor.

También puede vincular a tablas en Excel y copiar y pegar los datos desde

aplicaciones, como Excel y Word, que usan un formato HTML para el Portapapeles. Para obtener más información,



Origen Versiones Tipo de

archivo

Proveedores 1

Bases de datos de

Access

Microsoft Access

2003, 2007, 2010.

.accdb o

.mdb

Proveedor OLE DB

de ACE 14

Bases de datos

relacionales de SQL Server

Bases de datos de

Microsoft SQL Server2005, 2008, 2008 R2;

Microsoft SQL Azure 2

(no

aplicable)

Proveedor OLE DB

para SQL Server Proveedor OLE DB de SQL Server

Native Client Proveedor OLE DB

de SQL Server Native Client 10.0 Proveedor de

datos de .NET Framework para

SQL Client

Almacenamiento de datos paralelo de SQL Server (PDW) 3

2008 R2 (no aplicable)

Proveedor OLE DB para SQL Server PDW

Bases de datos

relacionales de Oracle

Oracle 9i, 10g,

11g.

(no

aplicable)

Proveedor OLE DB

de Oracle Proveedor de datos de .NET

Framework para cliente de Oracle

Proveedor de datos de .NET

Framework para SQL Server Proveedor

MSDAORA OLE DB 4

OraOLEDB MSDASQL

Bases de datos relacionales de

Teradata

Teradata V2R6, V12

(no aplicable)

Proveedor OLE DB TDOLEDB

Proveedor de datos .NET para Teradata

Bases de datos relacionales de

Informix

(no aplicable)

Proveedor OLE DB de Informix



Bases de datos relacionales de IBM

DB2

8.1 (no aplicable)

DB2OLEDB

Bases de datos relacionales de Sybase

(no aplicable)

Proveedor OLE DB de Sybase

Otras bases de

datos relacionales

(no aplicable) (no

aplicable)

Proveedor OLE DB

o controlador ODBC

Archivos de texto (no aplicable) .txt, .tab, .csv

Proveedor OLE DB ACE 14 para

Microsoft Access

Archivos de Microsoft Excel

Excel 97-2003, 2007, 2010

.xlsx, xlsm,

.xlsb, .xltx,

.xltm

Proveedor OLE DB de ACE 14

Libro de PowerPivot Microsoft SQL

Server 2008 R2 Analysis Services

.xlsx, xlsm,

.xlsb, .xltx,

.xltm

ASOLEDB 10.5

(solo se usa con libros de

PowerPivot que se publican en

granjas de servidores de SharePoint que

tienen instalado PowerPivot para

SharePoint)

Cubo de Analysis

Services

Microsoft SQL

Server 2005, 2008, 2008 R2

Analysis Services

(no

aplicable)

ASOLEDB 10

Fuentes de distribución de datos (se usa para

importar datos de informes de

Reporting Services, documentos de servicio de Atom y

fuente de distribución de datos

única)

Formato Atom 1.0 Cualquier base de datos que se

exponga como un servicio ADO.Net

Data Services Framework, como un informe de

Microsoft SQL Server 2005,

2008, 2008, 2008 R2 Reporting Services

.atomsvc para un documento

de servicio que define

una o más fuentes .atom para

un documento

de fuente web de Atom

Proveedor de fuentes de distribución de

datos de Microsoft para PowerPivot

Proveedor de datos de fuentes de distribución de

datos de .NET Framework para

PowerPivot



Archivos de Office Database

Connection

.odc

1 También puede utilizar el Proveedor OLE DB para ODBC.

2 para obtener más información sobre SQL Azure, vea del sitio web SQL

Azure.

3 Para obtener más información acerca de SQL Server PDW, vea el sitio web sobre el almacén de datos paralelo de SQL Server 2008 R2.

4 En algunos casos, el uso del proveedor OLE DB MSDAORA puede producir errores de conexión, particularmente con versiones más recientes de Oracle.

Si encuentra cualquier error, le recomendamos que utilice otro de los proveedores enumerados para Oracle.

-Orígenes no compatibles

El siguiente origen de datos no se admite actualmente:

Los documentos de servidor publicados, como bases de datos de Access

que ya se han publicado en SharePoint, no se pueden importar.

Sugerencias para elegir los orígenes de datos

1. La importación de tablas desde bases de datos relacionales ahorra

trabajo porque durante la importación se usan relaciones de clave

externa para crear relaciones entre las hojas de cálculo de PowerPivot.

2. La importación de varias tablas y la eliminación posterior de las que no

necesite también ahorra trabajo. Si importa tablas de una en una, aún

será necesario crear manualmente las relaciones entre las tablas.

3. Las columnas que contienen datos similares en orígenes de datos

diferentes son la base de la creación de relaciones dentro de la ventana

de PowerPivot. Cuando use orígenes de datos heterogéneos, elija tablas

con columnas que se puedan asignar a tablas de otros orígenes de

datos que contengan datos idénticos o similares.

4. Para admitir la actualización de datos para un libro que se publique en

SharePoint, elija orígenes de datos accesibles tanto para las estaciones

de trabajo como para los servidores. Después de publicar el libro,

puede configurar una programación de actualización de datos para

actualizar automáticamente la información en el libro.

http://go.microsoft.com/fwlink/?LinkID=157856

http://go.microsoft.com/fwlink/?LinkID=157856




La utilización de orígenes de datos que están disponibles en servidores

de red posibilita la actualización de datos. Para obtener más

información.

5. En ocasiones, los proveedores OLE DB pueden proporcionar un

rendimiento más rápido para datos de mayor escala. Cuando deba

elegir entre diferentes proveedores para el mismo origen de datos,

pruebe en primer lugar el proveedor OLE DB.

Importar datos Desde una base de datos

Conéctese con SQL Server, Microsoft Access y cubos de SQL Server Analysis

Services, así como libros de PowerPivot publicados en SharePoint. Para

obtener más información, vea Importar datos de una base de datos y

Importar datos de Analysis Services o PowerPivot. Conéctese con otros

orígenes relacionales haciendo clic en De otros orígenes.

Importar datos de una base de datos

En PowerPivot para Excel, puede importar los datos de diversas bases

de datos relacionales y orígenes multidimensionales usando el Asistente para la importación de tablas. El Asistente para importación de tablas

está disponible en la ventana de PowerPivot, en la ficha Inicio, en el grupo Obtener datos externos. Para conectarse a un origen de datos, debe tener instalado en el equipo el proveedor adecuado. Para obtener

más información acerca de los orígenes de datos y los proveedores admitidos, vea Orígenes de datos admitidos en libros de PowerPivot.

Nota:

En Windows Vista y Windows 7, las características de la ventana de PowerPivot están disponibles en una cinta de opciones, que se explica en

este tema. En Windows XP, las características están disponibles de un conjunto de menús. Si usa Windows XP y desea ver cómo se relacionan los

comandos de menú con los comandos de la cinta de opciones, vea Interfaz de usuario de PowerPivot en Windows XP.

La siguiente tabla describe, para cada tipo de base de datos, cómo tener

acceso al Asistente para la importación de tablas en el grupo Obtener datos externos. Complete los pasos del asistente para conectar con una base de

datos e importar datos. En la página Elegir cómo importar los datos, puede

http://technet.microsoft.com/es-es/library/ee835592.aspx







seleccionar desde una lista de tablas o vistas o escribir una consulta que especifique los datos que importar.

Origen de datos

Acceso al Asistente para la importación

de tablas

Base de datos de Microsoft

SQL Server

Haga clic en Desde base de datos y, a

continuación, haga clic Desde SQL Server.

Bases de datos de Microsoft Access

Haga clic en Desde base de datos y, a continuación, haga clic en Desde Access.

Cubo de Microsoft SQL Server Analysis Services

Haga clic en Desde base de datos y, a continuación, haga clic en De Analysis

Services y PowerPivot. Para obtener más información, vea Importar datos de Analysis

Services o PowerPivot.

Cubo de Microsoft

PowerPivot (hospedado en SharePoint)

Haga clic en Desde base de datos y, a

continuación, haga clic en De Analysis Services y PowerPivot. Para obtener más

información, vea Importar datos de Analysis Services o PowerPivot.

Microsoft SQL Azure Almacenamiento de datos

paralelo de Microsoft SQL Server 2008 R2

Oracle Teradata Sybase

Informix IBM DB2

OLE DB/ODBC

Importar datos de Analysis Services o PowerPivot

En PowerPivot para Excel, puede utilizar una base de datos de Analysis

Services como un origen de datos para un libro PowerPivot. Esa base de datos puede ser un cubo tradicional, compilado usando SQL Server Analysis

Services u otro libro de PowerPivot publicado en un servidor de SharePoint.

Requisitos previos:

Los cubos de Analysis Services deben ser de la versión SQL Server 2005, SQL

Server 2008 o SQL Server 2008 R2.







Los libros de PowerPivot que usa como orígenes de datos se deben publicar en un sitio de SharePoint 2010. El sitio de SharePoint se debe estar ejecutando

en un equipo diferente del que emplea para importar datos.

Debe tener permisos Ver en el sitio de SharePoint para importar datos de los libros de PowerPivot.

Elegir un método de importación

Puede usar cualquiera de los siguientes métodos para trabajar con Analysis

Services o datos de PowerPivot en un libro de Excel.

Aplicación Método Vínculo

PowerPivot para Excel

Haga clic en De Analysis Services o PowerPivot para importar datos de un cubo de

Analysis Services.

Cómo

PowerPivot

para Excel

Haga clic en De Analysis Services o

PowerPivot para importar los datos de un libro de PowerPivot publicado en un servidor de

SharePoint.

Cómo

Excel Haga clic en De otros orígenes en el grupo Obtener datos externos para establecer una conexión con un libro de PowerPivot publicado en

un servidor de SharePoint.

Cómo

-Importar datos desde un cubo Cualquier dato contenido en una base de datos de SQL Server Analysis

Services se puede importar en un libro PowerPivot. Puede extraer todo el contenido o parte de una dimensión, u obtener segmentaciones y

agregados del cubo, como la suma de ventas, mes por mes, durante el año actual. Sin embargo, debería tener presente las siguientes restricciones:

Todos los datos que importa de un cubo u otro libro de PowerPivot se

reducen. Por consiguiente, si define una consulta que recupera medidas

a lo largo de varias dimensiones, los datos se importarán con cada

dimensión en una columna independiente.

Los datos son estáticos una vez importados. No se actualizan desde el

servidor de Analysis Services a petición. Si desea actualizar un libro

para captar los cambios en la base de datos de Analysis Services, debe

crear una programación de la actualización de datos una vez publicado

http://technet.microsoft.com/es-es/library/ff452123.aspx#importcube

http://technet.microsoft.com/es-es/library/ff452123.aspx#importppt

http://technet.microsoft.com/es-es/library/ff452123.aspx#importext



el libro en SharePoint. Alternativamente, puede actualizar manualmente

los datos en PowerPivot para Excel. Para obtener más información.

El siguiente procedimiento muestra cómo obtener un subconjunto de

datos de un cubo tradicional en una instancia de Analysis Services. Este

procedimiento utiliza la base de datos de ejemplo de

AdventureWorksDW2008R2 para explicar cómo importar un

subconjunto de un cubo. Si tiene acceso a un servidor de Analysis

Services que tiene la base de datos de ejemplo

AdventureWorksDW2008R2, puede seguir estos pasos para aprender a

importar datos de Analysis Services.

1. En la ventana de PowerPivot, en el grupo Obtener datos externos,

haga clic en Desde base de datos y seleccione De Analysis Services

o PowerPivot.

Se inicia el Asistente para la importación de tablas.

2. En la página Conectarse con Microsoft SQL Server Analysis

Services, en Nombre descriptivo de la conexión, escriba un

nombre descriptivo para la conexión de datos.

3. En Nombre de servidor o archivo, escriba el nombre del equipo que

hospeda la instancia y el nombre de instancia, por ejemplo, Contoso-

srv\CONTOSO.

4. Opcionalmente, haga clic en Opciones avanzadas para abrir un

cuadro de diálogo donde puede configurar las propiedades que son

específicas del proveedor. Haga clic en Aceptar.

5. Haga clic en la flecha abajo a la derecha de la lista Nombre de la base

de datos y seleccione una base de datos de Analysis Services en la

lista.

6. Haga clic en Probar conexión para comprobar que el servidor de

Analysis Services está disponible.

7. Haga clic en Siguiente.

8. En la página Especificar una consulta MDX, haga clic en Diseño

para abrir un generador de consultas MDX.



En este paso, arrastre en el área de diseño de consulta grande todas

las medidas, atributos de dimensión, jerarquías y miembros calculados

que desea importar en el libro de PowerPivot.

Si tiene una instrucción de MDX que desea usar, péguela en el cuadro

de texto y haga clic en Validar para asegurarse de que la instrucción

funcionará. Para obtener más información acerca de cómo generar

consultas MDX, vea Diseñador de consultas MDX de Analysis Services

(PowerPivot).

Haga clic en Aceptar y revise la consulta MDX que se creó con el

diseñador de consultas.

9. Escriba un nombre descriptivo para el conjunto de datos. Este nombre

se usará como nombre de tabla en el libro. Si no asigna un nuevo

nombre, de forma predeterminada los resultados de la consulta se

guardan en una nueva tabla denominada Query.

10.Haga clic en Finalizar.

11.Cuando los datos han terminado de cargarse, haga clic en Cerrar.

Después de importar los datos en la ventana de PowerPivot, puede comprobar

el tipo de datos seleccionando cada columna y viendo Tipo de datos en el grupo Formato en la cinta de opciones. Asegúrese de comprobar el tipo de

datos de las columnas que contienen datos numéricos o financieros. PowerPivot a veces cambiará el tipo de datos a texto si encuentra valores vacíos. Puede utilizar la opción Tipo de datos para corregir el tipo de datos si

los datos numéricos o financieros tienen asignado un tipo equivocado.

Importar datos desde un libro de PowerPivot

1. En la ventana de PowerPivot, en el grupo Obtener datos externos,

haga clic en Desde base de datos y seleccione De Analysis Services

o PowerPivot.

Se inicia el Asistente para la importación de tablas.

2. En Conectarse con Microsoft SQL Server Analysis Services, en

Nombre descriptivo de la conexión, escriba un nombre descriptivo

para la conexión de datos. Usar nombres descriptivos para la conexión

puede ayudarle a recordar cómo se usa la conexión.

3. En Nombre de servidor o archivo:, escriba la dirección URL del

archivo .xlsx publicado. Por ejemplo, http://Contoso-srv/Shared

Documents/ContosoSales.xlsx.



Nota:

No puede usar un libro de PowerPivot local como un origen de datos; el

libro de PowerPivot se debe publicar en un sitio de SharePoint.

4. Opcionalmente, haga clic en Opciones avanzadas para abrir un

cuadro de diálogo donde puede configurar las propiedades que son

específicas del proveedor. Haga clic en Aceptar.

5. Haga clic en Probar conexión para comprobar que el libro de

PowerPivot está disponible.


7. Haga clic en Diseño.

8. Compile la consulta arrastrando medidas, atributos de dimensión o

jerarquías hacia el área de diseño grande. Opcionalmente, use el panel

de filtro en la esquina superior derecha para seleccionar un subconjunto

de datos para la importación. Consulte los pasos de la sección anterior

para obtener un ejemplo de cómo compilar la consulta.

9. Haga clic en Aceptar.

10.Haga clic en Validar.

11.Haga clic en Finalizar.

Los datos de PowerPivot se copian en el libro y de almacenan en un formato comprimido, separado del libro original. Una vez importados los datos, se

cierra la conexión con el libro. Para volver a consultar los datos originales, puede actualizar el libro. Para obtener más información,

Conectar con un libro de PowerPivot como un origen de datos externo

Puede utilizar los datos de PowerPivot como un origen de datos externo en

Excel sin incrustar los datos en el libro. No necesita PowerPivot para Excel para este escenario, pero debe tener la versión correcta del proveedor OLE DB

de Analysis Services. Para obtener la última versión del proveedor, descargue e instale Microsoft SQL Server 2008 R2 Analysis Services OLE DB Provider en la página SQL Server 2008 Feature Pack en el sitio web de Microsoft.

1. En la pestaña Datos de Excel, en el grupo Obtener datos externos, haga

clic en De otros orígenes.

2. Haga clic en De Analysis Services.

http://technet.microsoft.com/es-es/library/ff452123.aspx#importcube




3. En el cuadro Nombre del servidor, escriba la dirección del libro de

PowerPivot. La dirección debe incluir el archivo .xlsx que contiene los

datos (por ejemplo, http://constoso-srv/team site/shared

documents/contoso-quarterly-sales.xlsx).

Nota:

Si obtiene "error de análisis XML en línea 1, columna 1", probablemente no

tiene la versión correcta del proveedor OLE DB de Analysis Services. Puede instalar PowerPivot para Excel o descargar e instalar el proveedor OLE DB de Analysis Services de R2 de Microsoft SQL Server 2008 en la página SQL

Server 2008 Feature Pack en el sitio web de Microsoft.


5. En Seleccionar base de datos y tabla, haga clic en Finalizar.

6. En Importar datos, especifique cómo desea que aparezcan los datos

(por ejemplo, elija informe de tabla dinámica).

7. Haga clic en Propiedades y a continuación, abra la ficha Definición

para comprobar que la cadena de conexión especifica

Provider=MSOLAP .4. Este paso comprueba que tiene el proveedor OLE

DB correcto.

8. Haga clic en Aceptar y, a continuación, haga clic en Finalizar para

preparar la conexión.

Una lista de campos de tablas dinámicas aparece en el área de trabajo que contiene campos del libro PowerPivot.

Interacción de PowerPivot con cubos de Analysis Services

Cuando usa el asistente para conectarse con un origen de datos de Analysis Services, el motor VertiPaq de PowerPivot crea una consulta MDX para la base de datos Analysis Services y, a continuación, descarga los datos en el libro.

Los datos no se pueden actualizar y no se actualizan automáticamente cuando los datos del cubo cambian.

Los datos que importa a un libro de PowerPivot son autónomos tras la fase de importación. En lugar de considerar un libro de PowerPivot como una

superficie de exploración para un cubo existente, debería considerarlo como un área de trabajo donde puede obtener subconjuntos de datos del cubo

útiles y derivar de ahí nuevos análisis que son independientes del cubo y de otros orígenes de datos.





Si desea ver las sentencias MDX que genera el libro PowerPivot durante importación, puede crear un archivo de seguimiento. Para obtener

información acerca de cómo crear un archivo de seguimiento.

Si está acostumbrado a trabajar con cubos de Analysis Services en Excel, debería saber que algunas características de Excel no se pueden usar con libros de PowerPivot. Al conectarse a un cubo de PowerPivot, no se admiten

las características de Excel siguientes:

Cubos sin conexión

Agrupación en tablas dinámicas

Comando de obtención de detalles

Importar datos de informe.

Conéctese a una fuente de distribución de datos que un informe de

Reporting Services ponga a su disposición. Para obtener más

información.



De fuentes de datos.

Conéctese a fuentes de distribución de datos generadas desde orígenes

de datos en línea. Para obtener más información.

Importar datos de una fuente de distribución de datos

Las fuentes de distribución de datos son uno o varios flujos de datos XML que

se generan a partir de un origen de datos en línea y se transmiten a un

documento o aplicación de destino. En PowerPivot para Excel, puede importar una fuente de distribución de datos en el libro de PowerPivot mediante el Asistente para importación de tablas. Después de importar una fuente de

distribución de datos en un libro, puede utilizarlo posteriormente en cualquier operación de actualización de datos que programe.

Importar datos de una fuente de texto



Importar datos de una fuente de otros orígenes



Actualizar

Actualice uno o varios orígenes de datos usados en el libro actual.

Observe que en PowerPivot para Excel hay dos operaciones similares

aunque distintas: La actualización de datos significa la obtención de

datos actualizados de los orígenes de datos externos

-Actualizar o cambiar los datos importados

Al importar los datos de un origen de datos externo en un libro, puede

decidir mantener los datos tal cual, capturar un momento dado para realizar un análisis más extenso o actualizar los datos del origen

siempre que lo decida.

La última opción es práctica si va a obtener los datos de las bases de

datos relacionales que contiene la información de ventas actuales, o fuentes de distribución de datos que se actualizan varias veces al día.

Hay dos tipos de actualizaciones de datos:

-Actualización manual. Puede actualizar los datos del libro

manualmente en cualquier momento. Se pueden actualizar todos los datos, que es el valor predeterminado, o elegir manualmente las tablas

y columnas que se van a actualizar en orígenes de datos individuales.

-Actualización automática o programada. Si ha publicado un libro en una Galería de PowerPivot o en un sitio de Sharepoint que admita

PowerPivot, usted o el administrador de Sharepoint pueden crear una programación para actualizar los datos del libro automáticamente.

Además de obtener los datos actualizados de un origen existente,

tendrá que actualizar los datos del libro cada vez que efectúe cambios en el esquema del origen de datos. Por ejemplo, uno de estos cambios

puede ser agregar columnas o tablas, o cambiar las filas que se

importan.



Nota:

Tenga en cuenta que la suma de datos, modificación de datos o edición de filtros activa siempre el recalculo de cualquier columna o

fórmula que dependan de ese origen de datos. Estas operaciones pueden llevar bastante tiempo. Para obtener más información, vea

Recalcular las fórmulas.

-Actualizar manualmente un origen de datos existente:

Si necesita actualizar metadatos de columnas u obtener datos recientes para diseñar nuevas fórmulas, puede actualizar los datos manualmente

en cualquier momento. En los siguientes temas se dan instrucciones para actualizar un origen de datos manualmente y editar sus

propiedades.

-Programar actualizaciones de datos mediante Sharepoint

Puede programar la actualización de datos para que se produzca a intervalos periódicos cuando guarde un libro PowerPivot en un sitio de

SharePoint. Si se usa información de conexión en el libro o en la programación, el servidor se conectará a los orígenes de datos y

recuperará los datos actualizados en su nombre.

-Cambiar un origen de datos

Si tiene que cambiar los datos asociados a un libro, puede usar las herramientas del complemento de PowerPivot para modificar la

información de conexión o actualizar la definición de las tablas y columnas que se utilizan en los datos de PowerPivot.

Los cambios que puede hacer en los orígenes de datos existentes son

los siguientes:

Conexiones Tablas Columnas

Editar el nombre del

servidor o de la base

de datos

Cambiar el nombre del

archivo de texto, hoja

Agregar o quitar

un filtro en los

datos

Cambiar los

criterios de filtro

Cambiar los

nombres de

columna

Agregar

nuevas



de cálculo o fuente de

distribución de datos

de origen

Cambiar la ubicación

del origen de datos

En el caso de los

orígenes de datos

relacionales, cambiar

el catálogo

predeterminado o el

catálogo inicial

Cambiar el método de

autenticación o las

credenciales utilizadas

para tener acceso a

los datos

Editar las propiedades

avanzadas del origen

de datos

Agregar o quitar

tablas

Cambiar los

nombres de tabla

Modificar las

asignaciones

entre las tablas

del origen y las

tablas del libro

Seleccionar otras

columnas del

origen

columnas

Eliminar

columnas del

libro (no

afecta al

origen de

datos)

Para realizar modificaciones, siga estos pasos en la ventana de PowerPivot:

En la ficha Diseño, haga clic en el grupo Conexiones, haga clic

en el botón Conexiones existentes, elija una conexión y use los

editores que se proporcionan. Para obtener más información, vea

Editar las propiedades de un origen de datos existente.




Haga clic en la ficha que contiene la tabla que desea modificar y,

a continuación, en la ficha Diseño, en el grupo Propiedades,

haga clic en el botón Propiedades de tabla.

Seleccione la columna que desea modificar, para ello, haga clic en

su encabezado y, a continuación, en la ficha Inicio, use los

controles del grupo Formato para modificar las propiedades de la

columna.

Cambiar las filas que se importan

Al importar un origen de datos, puede definir los filtros para restringir

el número total de filas que se importan. Puede resultar útil al empezar a desarrollar un conjunto de datos para su análisis y se desea trabajar

solo con un subconjunto de los datos para mejorar el rendimiento. También se pueden crear libros diferentes para regiones diferentes: por

ejemplo, se podría usar el mismo origen de datos, pero filtrar por una

región determinada.

Si posteriormente se decide agregar más datos, no es necesario volver a crear el modelo con otro filtro; en lugar de ello, no hay más que

editar los filtros que se aplican al origen de datos para obtener más o menos datos.

El recalculo significa actualizar las columnas y tablas de un libro que contienen

fórmulas.

Recalcular las fórmulas

Al trabajar con los datos de un libro de PowerPivot para Excel, de vez en

cuando podría tener que actualizar los datos del origen, recalcular las fórmulas que ha creado en columnas calculadas o asegurarse de que los datos que se presentan en una tabla dinámica están actualizados.

En este tema se explica la diferencia entre actualizar los datos y recalcular

los datos, se proporciona información general acerca de qué hacer para recalcular los datos y se describen opciones para ello.

PowerPivot usa tanto la actualización como el recálculo de datos:

Actualización de datos significa obtener datos actualizados de los orígenes

de datos externos. PowerPivot no detecta automáticamente los cambios en orígenes de datos externos, pero los datos pueden actualizarse manualmente



desde el libro de PowerPivot o automáticamente si el libro se comparte en SharePoint. Para obtener más información

Recálculo significa actualizar todas las columnas, tablas, gráficos y tablas

dinámicas del libro que contienen fórmulas. Puesto que el recálculo de una fórmula incurre en un mayor rendimiento, es importante comprender las dependencias asociadas a cada cálculo.

Importante:

Nunca debería guardar o publicar el libro hasta que las fórmulas que contiene se hayan actualizado.

Recálculo manual y automático

De forma predeterminada, PowerPivot recalcula automáticamente según sea necesario y optimiza el tiempo de procesamiento requerido. Aunque el

recalculo puede tardar tiempo, es una tarea importante porque mientras se realiza, se comprueban las dependencias de las columnas y se le notificará si

una columna ha cambiado, si los datos no son válidos o si ha aparecido un error en una fórmula que funcionaba. Sin embargo, puede decidir prescindir de la validación y únicamente actualizar los cálculos manualmente, sobre todo

si trabaja con fórmulas complejas o con conjuntos de datos muy grandes, y desea controlar el tiempo de las actualizaciones.

Ambos modos, el manual y el automático, tienen ventajas; sin embargo, recomendamos encarecidamente que utilice el modo de recalculo automático.

Este modo mantiene los metadatos de PowerPivot sincronizados y evita los problemas que ocasiona la eliminación de datos, los cambios en los nombres o

los tipos de datos, o las dependencias perdidas.

-Usar el recálculo automático

Al usar el modo automático de recálculo, cualquier cambio realizado en el libro

que provocaría la modificación del resultado de alguna fórmula desencadenará el recálculo de la columna completa que contenga una fórmula. Los siguientes

cambios siempre requieren el recálculo de las fórmulas:

Los valores de un origen de datos externo se han actualizado.

La definición de la fórmula ha cambiado.

Han cambiado los nombres de las tablas o columnas a las que se hace

referencia en una fórmula.



Las relaciones entre las tablas se han agregado, modificado o

eliminado.

Se han agregado nuevas medidas o columnas calculadas.

Se han realizado cambios en otras fórmulas dentro del libro de

PowerPivot, de modo que las columnas o los cálculos que dependen de

ese cálculo deberían actualizarse.

Se han insertado o eliminado filas.

Ha aplicado un filtro que requiere la ejecución de una consulta para

actualizar el conjunto de datos. El filtro se aplicó a una fórmula o como

parte de un tabla dinámica o gráfico dinámico.

-Usar el recálculo manual

Puede usar el recálculo manual para evitar incurrir en el costo de calcular los resultados de las fórmulas hasta que sea conveniente. El modo manual es

especialmente útil en estas situaciones:

Va a diseñar una fórmula mediante una plantilla y desea cambiar los

nombres de las columnas y tablas utilizadas en la fórmula antes de

validarla.

Sabe que algunos datos del libro han cambiado pero trabaja con una

columna que no ha cambiado, por lo que desea posponer un recálculo.

Está trabajando en un libro que tiene muchas dependencias y desea

posponer el recálculo hasta estar seguro de que se han realizado todas

las modificaciones necesarias.

Tenga en cuenta que, siempre que el libro esté establecido en el modo de cálculo manual, PowerPivot para Excel no realiza ninguna validación o

comprobación de fórmulas, con las siguientes consecuencias:

Cualquier nueva fórmula que agregue al libro se marcará como una

fórmula que contiene un error.

No aparecerá ningún resultado en las nuevas columnas calculadas.



Informes

El botón Tabla dinámica le permite insertar en el libro de Excel una o varias tablas dinámicas que están basadas en los datos de la ventana de PowerPivot.

Crear un informe de tabla dinámica o gráfico dinámico

Al trabajar en un libro de Excel que tiene PowerPivot para Excel, puede crear

tablas dinámicas y gráficos dinámico en dos lugares diferentes: en la ventana de PowerPivot de la pestaña Inicio y en la ventana de Excel de la pestaña

PowerPivot. Si desea usar los datos de la ventana de PowerPivot para generar una tabla dinámica o un gráfico, debe usar una de estas opciones.

El botón de tabla dinámica que está en la pestaña de inserción de la ventana de Excel también puede crear tablas dinámicas y gráficos dinámicos pero esas

tablas y gráficos no pueden usar datos de PowerPivot, solo datos que estén almacenados en hojas de cálculo de un libro de Excel.

En este tema se supone que ya sabe cómo usar tablas dinámicas y gráficos dinámicos. Si no es así, consulte los siguientes temas en Microsoft Office

Online para obtener una introducción:

Al crear tablas dinámicas que incluyen datos de PowerPivot, también tiene acceso a las siguientes características:

El uso de un lenguaje de fórmulas, Expresiones de análisis de datos

(DAX), que proporciona características de inteligencia y otras funciones.

Para obtener más información,



La capacidad de crear relaciones entre las tablas, buscar datos

relacionados y filtrar mediante relaciones. Para obtener más

información,

La capacidad de aplicar filtros dinámicamente en función del contexto

actual, o de aplicar filtros en varias tablas relacionadas. Para obtener

más información,

El uso de segmentaciones de datos mejoradas. Puede agregar

rápidamente varios informes de tablas dinámicas y gráficos dinámicos

al mismo tiempo. Al usar la lista de campos de PowerPivot para agregar

segmentaciones de datos, dichas segmentaciones filtrarán

automáticamente todos los objetos del informe. Para obtener más

información,

Para crear un informe de tabla dinámica o gráfico dinámico

1. Haga clic en la flecha abajo del botón Tabla dinámica en uno de los

siguientes lugares.

En la ventana de PowerPivot, en la pestaña Inicio, en el grupo

Informes.

O bien

En la ventana de Excel, en la pestaña PowerPivot, en el grupo

Ver.

2. Seleccione en la lista de opciones. Si lo desea, puede agregar informes

de tabla dinámica y de gráfico dinámico vinculados al mismo tiempo.



Opción Descripción

Tabla dinámica

única

Crea una tabla dinámica en blanco en una nueva

hoja de cálculo o en la hoja de cálculo que seleccione.

Gráfico dinámico

único

Crea un gráfico dinámico en blanco en una nueva


Gráfico y tabla (horizontal)

Crea una tabla dinámica y un gráfico dinámico en blanco en una nueva hoja de cálculo que elija y los

coloca uno al lado del otro. Los datos del gráfico y de la tabla son independientes. Con todo, las segmentaciones de

datos se aplican a los dos.

Gráfico y tabla (vertical)

Crea un gráfico dinámico y una tabla dinámica en blanco en una nueva hoja de cálculo o en la hoja de

cálculo que seleccione, y los coloca con el gráfico por encima de la tabla. Las posiciones se pueden cambiar posteriormente.

Los datos del gráfico y de la tabla son independientes. Con todo, las segmentaciones de


Dos gráficos (horizontal)

Crea dos gráficos dinámicos en blanco en una nueva hoja de cálculo o en la hoja de cálculo que seleccione, y los coloca uno al lado del otro.

Los gráficos son independientes. Con todo, las segmentaciones de datos se aplican a los dos.

Dos gráficos (vertical)

Crea dos gráficos dinámicos en blanco en una nueva hoja de cálculo o en la hoja de cálculo que

seleccione, y los coloca con un gráfico por encima del otro. Las posiciones se pueden cambiar

posteriormente. Los gráficos son independientes. Con todo, las segmentaciones de datos se aplican a los dos.

Cuatro gráficos Crea cuatro gráficos dinámicos en blanco en una

nueva hoja de cálculo o en la hoja de cálculo que seleccione.

Los gráficos son independientes. Sin embargo, las segmentaciones de datos se aplican a los cuatro.

Tabla dinámica sin

información de estructura

jerárquica: plana

Crea una tabla dinámica en blanco. En lugar de

organizar algunos valores de datos como encabezados de columna y otros como

encabezados de fila, una nueva columna se agrega



para cada campo que agrega y una fila de Totales se inserta después de cada grupo.

3. Para especificar una ubicación, elija entre:

Si desea colocarlo en una nueva hoja de cálculo a partir de la

celda A1, haga clic en Nueva hoja de cálculo.

Para colocarlo en una hoja de cálculo existente, seleccione Hoja

de cálculo existente y, a continuación, especifique la primera

celda del rango de celdas donde desee colocarlo.


Excel agrega el informe seleccionado en la ubicación seleccionada y

muestra la Lista de campos de PowerPivot, para que pueda agregar

campos y personalizarlo.

Crear una tabla dinámica a partir de los datos de PowerPivot

Una vez agregados los datos a un libro de PowerPivot, las tablas dinámicas le

ayudan a analizar eficazmente los datos en detalle. Puede realizar comparaciones, detectar patrones y relaciones, así como detectar tendencias.

Para crear esta tabla dinámica, tiene que haber completado las tareas anteriores de este tutorial.

Agregar una tabla dinámica al análisis

Seguirá utilizando el libro de PowerPivot que creó en la tarea anterior. Ya tiene importados los datos y creadas las relaciones. Ahora agregará una tabla

dinámica.

Agregar una tabla dinámica al análisis

1. En la ventana de PowerPivot, en la cinta de opciones de Inicio de

PowerPivot, haga clic en Tabla dinámica.

Asegúrese de crear la tabla dinámica en la ventana de PowerPivot.



Hay también un botón de tabla dinámica en la cinta de opciones de

Excel, pero las tablas dinámicas de Excel no pueden tener acceso a los

datos de PowerPivot.

2. Seleccione Tabla dinámica única.

3. Seleccione Nueva hoja de cálculo.

Excel agrega una tabla dinámica vacía a la ubicación que especificó y

muestra la lista de campos de PowerPivot. La lista de campos muestra

dos secciones: una de campos en la parte superior para agregarlos y

quitarlos, y otra en la parte inferior para reorganizarlos y cambiar su

posición.

4. Seleccione la tabla dinámica vacía.

Si obtiene un mensaje de error que le indica que la lista de datos ya no

es válida, haga clic con el botón secundario en la tabla y seleccione

Actualizar datos.



Eliminar una tabla dinámica

Conserve la tabla dinámica en el libro para el paso final del tutorial, pero si

desea eliminarla en algún momento, siga estos pasos.

1. Haga clic dentro de la tabla dinámica.

2. En la ficha Herramientas de tabla dinámica, seleccione Opciones.

3. En el grupo Acciones, haga clic en Seleccionar.

4. Seleccione Toda la tabla dinámica y, a continuación, haga clic en

Eliminar en la cinta de opciones de Inicio.

Crear un gráfico dinámico a partir de los datos de PowerPivot

Una vez que ha agregado los datos a un libro de PowerPivot, los gráficos

dinámicos le ayudan a resumir, analizar, explorar y presentar los datos eficazmente. Los gráficos dinámicos proporcionan una representación gráfica interactiva de los datos en las tablas dinámicas y le ayudan a ver

comparaciones, modelos y tendencias. Los cambios que efectúe en el diseño y los datos de la tabla dinámica asociada se reflejarán inmediatamente en el

diseño y los datos del informe de gráfico dinámico.

Requisitos previos

Para crear este gráfico dinámico, tiene que haber completado las lecciones

anteriores de este tutorial.

Agregar un gráfico dinámico al análisis

Seguirá utilizando el libro de PowerPivot que creó en el paso anterior.

Ya tiene los datos importados, las relaciones creadas y una tabla dinámica agregada. Ahora agregará un gráfico dinámico.

Agregar un gráfico dinámico al análisis

En la cinta de opciones de Inicio de PowerPivot, haga clic en la flecha debajo

de Tabla dinámica y seleccione Gráfico dinámico.



Asegúrese de crear el gráfico dinámico desde la cinta de PowerPivot. También

hay un botón Tabla dinámica en la cinta de Excel, pero los gráficos dinámicos

de Excel no pueden tener acceso a los datos de PowerPivot.

1. Seleccione Hoja de cálculo existente y haga clic en Aceptar.

Eliminar un gráfico dinámico

Puede mantener el gráfico dinámico en el libro, pero si desea eliminarlo en

algún momento, siga estos pasos.

Eliminar un gráfico dinámico

1. Para eliminar un gráfico dinámico, haga clic dentro de él.

2. Haga clic con el botón secundario y seleccione Cortar.

Al eliminar el gráfico dinámico, no se elimina ninguno de los informes

de tabla dinámica asociados.

Mover o copiar hojas de cálculo de Excel

Excel 2010 incluye una nueva característica que le permite mover o

copiar una hoja de cálculo a un nuevo libro o a una ubicación diferente dentro del libro existente. PowerPivot admite totalmente el

traslado y copia dentro de un libro existente. Sin embargo, el traslado y copia a un nuevo libro no se admite para las hojas de cálculo que contienen tablas dinámicas o gráficos dinámicos que están basados

en datos de PowerPivot. Si requiere datos en un nuevo libro, recomendamos guardar una copia del libro original y usarla como

punto de partida para el nuevo libro. Si ya no requiere los datos del libro original, puede eliminarlos.



Formato

Este grupo permite dar formato a datos de columnas y trabajar con tipos de datos.

Tipo de datos. Muestra el tipo de datos actual de la columna

seleccionada. Haga clic en la flecha de lista desplegable para ver una

lista de tipos de datos y cambiar el tipo de datos. Si el tipo de datos

que elige es incompatible con el contenido de la columna, se muestra

un error.

Formato. Muestra el tipo de datos de la columna actualmente

seleccionada. Si hay disponibles otras opciones de formato, haga clic en

la flecha desplegable para seleccionar un nuevo formato.



Aplicar formato de moneda. Haga clic en el cuadro de diálogo

Formato de moneda y especifique el formato y el símbolo de moneda.

Aplicar formato de porcentaje. Haga clic para que todos los números

de la columna actualmente seleccionada se muestren como

porcentajes.

Separador de miles. Haga clic para mostrar un separador de miles en

todos los números de la columna actualmente seleccionada. Para

deshacer la acción, presione Ctrl-Z.

Aumentar decimales y Disminuir decimales. Haga clic para

aumentar o disminuir el número de posiciones decimales que se

muestran para un número. Estas opciones no cambian el valor ni

aumentan su precisión, solo afectan al formato de presentación.

Establecer el tipo de datos de una columna

Al pegar o vincular los datos, PowerPivot detectará automáticamente los tipos de datos y los aplicará. Después de haber agregado los datos al libro, puede

modificar manualmente el tipo de datos de una columna para cambiar el modo en que se almacenan los datos. Sin embargo, si se cambia el tipo de datos podría afectar a la precisión de los datos o resultar en la pérdida de los

mismos. Si solo desea cambiar el formato de visualización de los datos sin cambiar la forma de almacenarlos, puede hacer eso en su lugar.

Para cambiar el tipo de datos o formato de presentación de una columna

1. En la ventana de PowerPivot, seleccione la columna para la que

desea cambiar el tipo de datos o formato de presentación.

2. En la ficha Inicio, en el grupo Formato, lleve a cabo uno de los

procedimientos siguientes:

Seleccione un tipo de datos en la lista Tipo de datos.

O bien

Seleccione un formato de presentación en la lista Formato.



Consideraciones sobre la modificación de los tipos de datos

En ocasiones, al intentar cambiar el tipo de datos de una columna o

seleccionar una conversión de datos, se podrían producir uno de los siguientes errores:

Error al cambiar el tipo de datos

Error al cambiar el tipo de datos de la columna

Estos errores se podrían producir aun cuando el tipo de datos está disponible como una opción en la lista desplegable Tipo de datos. En esta sección se explica la causa de estos errores y cómo pueden corregirse.

Descripción del tipo de datos actual

Al agregar los datos a un libro de PowerPivot, PowerPivot para Excel comprueba las columnas de datos para ver qué tipos de datos contiene cada columna. Si los datos en esa columna son coherentes, se asigna a la columna

el tipo de datos más preciso.

Sin embargo, si agrega datos de Excel o de otro origen que no aplica el uso de un tipo de datos único dentro de cada columna, PowerPivot asignará un

tipo de datos que dé cabida a todos los valores dentro de la columna. Por consiguiente, si una columna contiene números de tipos diferentes, como enteros, números de tipo long y monedas, PowerPivot utilizará un tipo de

datos decimal. De forma alternativa, si una columna mezcla números y texto, PowerPivot utilizará el tipo de datos de texto. PowerPivot no proporciona un

tipo de datos similar al tipo de datos General disponible en Excel.

Por consiguiente, si una columna contiene valores numéricos y de texto, no

podrá convertirla en un tipo de datos numérico.

Los tipos de datos siguientes están disponibles en los libros de PowerPivot:

Tipos de datos de PowerPivot

Text

Decimal Number

Whole Number

Currency

TRUE/FALSE

Date



Si encuentra que sus datos tienen un tipo de datos equivocado, o al menos diferente al que deseaba, tiene varias opciones:

Puede reimportar los datos. Para ello, abra la conexión existente con el

origen de datos y vuelva a importar la columna. En función del tipo de

origen de datos, puede aplicar un filtro durante la importación para

quitar los valores problemáticos.

Puede crear una fórmula de DAX en una columna calculada para crear

un nuevo valor del tipo de datos deseado. Por ejemplo, la función

TRUNC se puede utilizar para convertir un número decimal en un

número entero, o puede combinar funciones de información y funciones

lógicas para probar y convertir los valores.

Conversión de datos

Si se produce un error al seleccionar una opción de conversión de datos,

podría ser que el tipo de datos actual de la columna no admitiera la conversión seleccionada. No todas las conversiones se permiten con todos los

tipos de datos. Por ejemplo, solo puede cambiar una columna a un tipo de datos Boolean si el tipo de datos actual de la misma es un número (entero o decimal) o texto. Por consiguiente, debe elegir un tipo de datos adecuado

para los datos de la columna.

Después de elegir un tipo de datos adecuado, PowerPivot generará una advertencia sobre los posibles cambios en los datos, como por ejemplo, pérdida de precisión o truncamiento. Haga clic en Aceptar para aceptar y

cambiar los datos al nuevo tipo de datos.

Si se admite el tipo de datos, pero PowerPivot detecta valores que no se admiten en el nuevo tipo de datos, obtendrá otro error y deberá corregir los

valores de datos antes de continuar.

Para obtener información detallada sobre los tipos de datos que se usan en los

libros de PowerPivot, cómo se convierten implícitamente y cómo se utilizan los diferentes tipos de datos en las fórmulas,



Tipos de datos admitidos en libros PowerPivot

En esta sección se describen los tipos de datos que se pueden usar en

PowerPivot para Excel, así como la conversión implícita de los tipos de datos cuando los datos se calculan o se usan en una fórmula DAX (Expresiones de análisis de datos).

Los siguientes tipos de datos se admiten para su uso en PowerPivot. Cuando importa datos o usa un valor en una fórmula, incluso si el origen de datos

contiene un tipo de datos distinto, los datos se convierten a uno de los siguientes tipos de datos. Los datos que se producen como resultado de las fórmulas también usan estos tipos de datos.

En general, estos tipos de datos se implementan para habilitar cálculos

precisos en columnas calculadas y, para mantener la coherencia, se aplican las mismas restricciones al resto de los datos en PowerPivot.

Los formatos usados para números, moneda, fechas y horas deben seguir el formato de la configuración regional especificada en el equipo que abre el

libro. Se pueden usar las opciones de formato de la hoja de cálculo para controlar la forma en que se muestra el valor.

Tipo de datos

en la interfaz de usuario de

PowerPivot

Tipo de

datos en DAX

Descripción

Whole Number Valor

entero de 64 bits

(ocho bytes) 1, 2

Números que no tienen posiciones

decimales. Los enteros pueden ser números positivos o negativos, pero deben ser

números enteros comprendidos entre -9.223.372.036.854.775.808 (-2^63) y

9.223.372.036.854.775.807 (2^63-1).

Decimal

Number

Número

real de 64 bits (ocho

bytes) 1, 2

Los números reales son aquellos que

pueden tener posiciones decimales. Abarcan un amplio intervalo de valores:

Valores negativos desde -1,79E +308 hasta -2,23E -308 Cero

Valores positivos desde 2,23E -308 hasta 1,79E + 308

Sin embargo, el número de dígitos significativos se limita a 17 dígitos decimales.

TRUE/FALSE Boolean Valor True o False.

Texto String Cadena de datos de carácter Unicode.



Pueden ser cadenas, números o fechas representados en un formato de texto.

Date Fecha y

hora

Fechas y horas en una representación de

fecha y hora aceptada. Las fechas válidas son todas las fechas posteriores al 1 de marzo de 1900.

Currency Currency El tipo de datos de moneda permite los

valores comprendidos entre -922.337.203.685.477,5808 y

922.337.203.685.477,5807 con cuatro dígitos decimales de precisión fija.

N/D En blanco Un tipo en blanco es un tipo de datos de DAX que representa y reemplaza los

valores NULL de SQL. Un valor en blanco se puede crear con la función BLANK y se puede comprobar si es tal con la función

lógica ISBLANK.

1 Las fórmulas DAX no admiten tipos de datos que sean menores que los enumerados en la tabla.

2 Si intenta importar datos con valores numéricos muy elevados, es posible que la importación no se realice correctamente con el error siguiente:

Error de la base de datos en memoria: La columna '<nombre de columna>'

de la tabla '<nombre de la tabla>' contiene un valor, '1.7976931348623157e+308' que no se admite. La operación se ha cancelado.

Este error se produce porque PowerPivot utiliza ese valor para representar los

valores NULL. Los valores de la siguiente lista son sinónimos del valor NULL mencionado anteriormente:

Valor

9223372036854775807

-9223372036854775808

1.7976931348623158e+308

2.2250738585072014e-308

Debería quitar de nuevo el valor de los datos e intentar volver a importarlo.



Tipo de datos de tabla

Además, DAX usa un tipo de datos de tabla. DAX usa este tipo de datos en

muchas funciones, como agregaciones y cálculos de inteligencia de tiempo. Algunas funciones requieren una referencia a una tabla y otras devuelven una tabla que se puede usar como entrada para otras funciones. En algunas

funciones que requieren una tabla como entrada, puede especificar una expresión que se evalúa como una tabla; para otras funciones, se requiere

una referencia a una tabla base. Para obtener información acerca de los requisitos de funciones concretas, vea Referencia de funciones (DAX).

Conversiones implícitas y explícitas de tipos de datos en fórmulas de DAX Cada función DAX tiene requisitos concretos acerca de los tipos de datos que

se usan como entradas y salidas. Por ejemplo, algunas funciones requieren enteros para algunos argumentos y fechas para otros; otras funciones

requieren texto o tablas.

Si los datos de la columna que especifique como argumento son incompatibles

con el tipo de datos requerido por la función, en muchos casos DAX devolverá un error. No obstante, siempre que sea posible DAX intentará convertir

implícitamente los datos al tipo requerido. Por ejemplo:

Una fecha se puede escribir como una cadena y DAX la analizará, e

intentará convertirla a uno de los formatos de fecha y hora de

Windows.

Se pueden sumar TRUE + 1 y obtener el resultado 2, ya que TRUE se

convierte implícitamente al número 1 y se realiza la operación 1+1.

Si suma los valores de dos columnas y uno está representado como

texto ("12") y el otro como número (12), DAX convierte implícitamente

la cadena a un número y, a continuación, realiza la suma para obtener

un resultado numérico. La expresión siguiente devuelve 44: = "22" +

22

Si intenta concatenar dos números, el complemento de PowerPivot los

presentará como cadenas y, a continuación, los concatenará. La

expresión siguiente devuelve "1234": = 12 & 34

En la tabla siguiente se resumen las conversiones implícitas de tipo de datos

que se realizan en las fórmulas. En general, PowerPivot se comporta como Microsoft Excel y, siempre que sea posible, realiza conversiones implícitas

cuando lo requiere la operación especificada.



Tabla de conversiones de datos implícitas

El tipo de conversión que se realiza está determinada por el operador, que

convierte los valores que requiere antes de realizar la operación solicitada. En estas tablas se enumeran los operadores y se indica la conversión que se lleva a cabo en cada tipo de datos de la columna cuando se empareja con el tipo de

datos de la fila de intersección.

Nota:

Los tipos de datos de texto no se incluyen en estas tablas. Cuando un

número se representa en formato de texto, en algunos casos PowerPivot intentará determinar el tipo de número y representarlo como un número.

Suma (+)

Operador (+) INTEGER CURRENCY REAL Fecha y hora

INTEGER INTEGER CURRENCY REAL Fecha y hora

CURRENCY CURRENCY CURRENCY REAL Fecha y hora

REAL REAL REAL REAL Fecha y hora

Fecha y hora Fecha y hora Fecha y hora Fecha y hora Fecha y hora

Por ejemplo, si se usa un número real en una operación de suma en

combinación con datos de moneda, ambos valores se convierten en REAL y el resultado se devuelve como REAL.

Resta (-) En la siguiente tabla el encabezado de fila es el minuendo (el lado de la

izquierda) y el encabezado de columna es el substraendo (el lado de la derecha).

Operador (-) INTEGER CURRENCY REAL Fecha y hora

INTEGER INTEGER CURRENCY REAL REAL

CURRENCY CURRENCY CURRENCY REAL REAL

REAL REAL REAL REAL REAL

Fecha y hora Fecha y hora Fecha y hora Fecha y hora Fecha y hora

Por ejemplo, si se usa una fecha en una operación de resta con otro tipo de datos, ambos valores se convierten en fechas y el valor devuelto también es una fecha.



Nota:

PowerPivot también admite el operador unario - (negativo), pero este

operador no cambia el tipo de datos del operando.

Multiplicación (*)

Operador (*) INTEGER CURRENCY REAL Fecha y hora

INTEGER INTEGER CURRENCY REAL INTEGER

CURRENCY CURRENCY REAL CURRENCY CURRENCY

REAL REAL CURRENCY REAL REAL

Por ejemplo, si un entero se combina con un número real en una operación de multiplicación, ambos números se convierten a números reales y el valor

devuelto también es REAL.

División (/) En la siguiente tabla, el encabezado de fila es el numerador y el encabezado

de columna es el denominador.

Operador (/) (Fila/Columna)

INTEGER CURRENCY REAL Fecha y hora

INTEGER REAL CURRENCY REAL REAL

CURRENCY CURRENCY REAL CURRENCY REAL


Fecha y hora REAL REAL REAL REAL

Por ejemplo, si un entero se combina con un valor de moneda en una

operación de división, ambos valores se convierten a números reales y el resultado también es un número real.

Operadores de comparación En las expresiones de comparación, los valores booleanos se consideran

mayores que los valores de cadena y los valores de cadena se consideran mayores que los valores numéricos o de fecha u hora; se considera que los

números y valores de fecha u hora tienen el mismo rango. No se realiza ninguna conversión implícita para los valores booleanos o de cadena; BLANK o

un valor en blanco se convierte en 0/""/false, según el tipo de datos del otro valor comparado.

Las siguientes expresiones de DAX muestran este comportamiento:

=IF(FALSE()>"true","Expression is true", "Expression is false"), devuelve "Expression is true"

=IF("12">12,"Expression is true", "Expression is false"), devuelve "Expression is true"



=IF("12"=12,"Expression is true", "Expression is false"), devuelve "Expression is false"

Las conversiones se realizan implícitamente para los tipos numéricos o de fecha y hora, tal y como se describe en la siguiente tabla:

Operador de comparación INTEGER CURRENCY REAL Fecha y hora

INTEGER INTEGER CURRENCY REAL REAL

CURRENCY CURRENCY CURRENCY REAL REAL


Fecha y hora REAL REAL REAL Fecha y hora

Controlar valores en blanco, cadenas vacías y valores cero

La forma en que DAX trata los valores cero, los valores NULL y las cadenas vacías es distinta a como lo hacen Microsoft Excel y SQL Server. En esta

sección se describen las diferencias y cómo se tratan estos tipos de datos.

Lo importante es recordar que en PowerPivot un valor en blanco, una celda vacía o la ausencia de un valor se representan por el nuevo tipo de valor: BLANK. Depende de cada función el modo en que se tratan en las

operaciones, como suma o concatenación. También se pueden generar valores en blanco con la función BLANK o comprobar los valores en blanco con

la función ISBLANK. Los valores NULL de base de datos no se admiten en un libro de PowerPivot y se convierten implícitamente a valores en blanco si en una fórmula DAX se hace referencia a una columna que contiene un valor

NULL.

Definir valores en blanco, valores NULL y cadenas vacías En la tabla siguiente se resumen las diferencias entre DAX y Microsoft Excel con respecto al modo en que se tratan los valores en blanco.

Expresión DAX Excel

BLANK + BLANK BLANK 0 (cero)

BLANK +5 5 5

BLANK * 5 BLANK 0 (cero)

5/BLANK Infinito Error

0/BLANK NaN Error

BLANK/BLANK BLANK Error

FALSE OR BLANK FALSE FALSE

FALSE AND BLANK FALSE FALSE



TRUE OR BLANK TRUE TRUE

TRUE AND BLANK FALSE TRUE

BLANK OR BLANK BLANK Error

BLANK AND BLANK BLANK Error

Ordenar y filtrar

El grupo le permite elegir los valores que se muestran en una tabla aplicando filtros y ordenando.

Ordenar de menor a mayor y Ordenar de A a Z. Haga clic para

ordenar de menor a mayor. Si está ordenando números, se ordenarán

de menor a mayor. Si está ordenando texto, se ordenará de la A a la Z.

Ordenar de mayor a menor y Ordenar de Z a A. Haga clic para

ordenar de mayor a menor. Si está ordenando números, se ordenarán

de mayor a menor. Si está ordenando texto, se ordenará de la Z a la A.

Borrar orden. Haga clic para cancelar el orden y mostrar la columna

en su orden natural; es decir, el orden en el que se importaron los

datos.

Borrar todos los filtros. Haga clic para quitar los filtros y ver todas

las filas de la tabla. Esta opción solo está disponible cuando se han

aplicado filtros a una columna como mínimo.

Nota:

Al hacer clic en este botón, se quitan todos los filtros. Para borrar solo los

filtros deseados, haga clic con el botón secundario en el encabezado de la columna que tiene el filtro, seleccione Filtro y, a continuación, seleccione

Borrar filtro de <nombre de columna>.



Filtrar y ordenar datos

Cuando trabaje con tablas de datos en PowerPivot para Excel, puede filtrar u ordenar los datos utilizando los controles de filtro de la ventana de PowerPivot o aplicando segmentaciones en una tabla dinámica o gráfico dinámico en la

ventana de Excel. Puede incluso crear filtros dentro de los cálculos, para controlar los datos que se usan de una columna o tabla de datos. Cada tipo de

filtro solo funciona en su ventana respectiva. Por ejemplo, las segmentaciones no tienen ningún efecto en los datos de la ventana de PowerPivot.

Ordenar datos en una tabla

Puede ordenar los datos por texto (de A a Z o de Z a A) y los números (de menor a mayor o viceversa) en una o varias columnas.



Para ordenar los datos en una tabla según una columna de texto:

1. En la ventana de PowerPivot, seleccione una columna de datos

alfanuméricos, un rango de celdas o asegúrese de que la celda activa

está en una columna de la tabla que contenga datos alfanuméricos.

2. En la pestaña Inicio, en el grupo Ordenar y filtrar, lleve a cabo uno

de los siguientes procedimientos:

Para clasificar en orden alfanumérico ascendente, haga clic en

Ordenar de A a Z.

Para clasificar en orden alfanumérico descendente, haga clic en

Ordenar de Z a A.

Nota:

En algunos casos, los datos importados de otra aplicación podrían tener espacios iniciales insertados antes de los datos. Debe quitar los espacios

iniciales para ordenar los datos correctamente.



Para ordenar los datos en una tabla según una columna numérica

1. En la ventana de PowerPivot, seleccione una columna de datos

numéricos en un rango de celdas o asegúrese de que la celda activa

está en una columna de la tabla que contenga datos numéricos.

2. En la pestaña Inicio, en el grupo Ordenar y filtrar, lleve a cabo uno

de los siguientes procedimientos:

Para ordenar de los números bajos a los números altos, haga clic

en Ordenar de menor a mayor.

Para ordenar de los números altos a los números bajos, haga clic

en Ordenar de mayor a menor.



Nota:

Si los resultados no son los que esperaba, la columna podría contener

números almacenados como texto y no como números. Por ejemplo, los números negativos importados de algunos sistemas contables o un número

escrito con un símbolo ' inicial (apóstrofo) se almacenan en forma de texto.

Filtrar los datos de una tabla

Puede aplicar los filtros al importar datos para controlar las filas que se cargan en una tabla de PowerPivot. Para obtener más información sobre cómo realizar filtrados durante la importación, vea Cambiar las filas que se importan

desde un origen de datos. Después de haber importado los datos, no podrá eliminar las filas individuales. Sin embargo, puede aplicar filtros

personalizados para controlar la manera en que se muestran las filas. Las filas que no cumplen los criterios de filtrado se ocultan. Puede filtrar por una o más columnas. Los filtros son aditivos, lo que significa que cada filtro adicional se

basa en el actual y reduce aún más el subconjunto de datos.

Nota:

En Windows Vista y Windows 7, las características de la ventana de

PowerPivot están disponibles en una cinta de opciones, que se explica en este tema. En Windows XP, las características están disponibles de un

conjunto de menús. Si usa Windows XP y desea ver cómo se relacionan los comandos de menú con los comandos de la cinta de opciones, vea Interfaz

de usuario de PowerPivot en Windows XP.

Para filtrar datos según los valores de las columnas

1. En la ventana de PowerPivot, seleccione una tabla y, a continuación,

haga clic en la flecha del encabezado de la columna que desea utilizar

para el filtrado.

2. En el menú Autofiltro, siga uno de estos procedimientos:

En la lista de valores de columna, active o desactive uno o varios

valores para filtrar y haga clic en Aceptar.








Si el número de valores es sumamente grande, algunos

elementos individuales podrían no mostrarse en la lista. En su

lugar, verá un mensaje similar a "Demasiados elementos para

mostrar".

Haga clic en Número y filtros o Filtros de texto (en función

del tipo de columna) y, a continuación, haga clic en uno de los

comandos de operador de comparación (como Es igual a) o

haga clic en Filtro personalizado. En el cuadro de diálogo

Filtro personalizado, cree el filtro y, a continuación, haga clic

en Aceptar.



Para borrar un filtro para una columna

1. Haga clic en la flecha del encabezado de la columna en la que desea

borrar un filtro.

2. Haga clic en Borrar filtro de <nombre de la columna>.

Para borrar todos los filtros de una tabla

1. En la ventana de PowerPivot, seleccione la tabla en la que desea

borrar los filtros.

2. En la ficha Inicio, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Borrar

todos los filtros.



Filtrar datos con segmentaciones

Las segmentaciones de datos son controles de filtrado que funcionan con un clic y reducen los datos que se muestran en las tablas dinámicas y en los gráficos dinámicos. Las segmentaciones se pueden usar de forma interactiva

para mostrar los cambios de los datos al aplicar filtros. Por ejemplo, se puede crear un informe de tabla dinámica o un gráfico que muestre las ventas por

año y, a continuación, agregar una segmentación que represente las ofertas. La segmentación se agrega como un control adicional a la tabla dinámica o al gráfico, y le permite seleccionar rápidamente criterios y mostrar los cambios

al instante. También se podría incrustar el análisis detallado por oferta en el propio informe, incluyendo el campo en el encabezado de la fila o la columna,

pero las segmentaciones no agregan filas adicionales a la tabla, solo proporcionan una vista interactiva de los datos.



Para agregar y usar una segmentación de datos

1. En la ventana de Excel, haga clic en cualquier parte en una tabla

dinámica para mostrar la Lista de campos de PowerPivot.

2. En la Lista de campos de PowerPivot, arrastre el campo que desea

filtrar hasta el área Segmentaciones de datos verticales o

Segmentaciones de datos horizontales.

La segmentación de datos aparece en el libro con los elementos de

segmentación mostrados. De forma predeterminada, cuando se agrega

una nueva segmentación de datos, se seleccionan todos los elementos

de segmentación.

3. Haga clic en un elemento de segmentación de para aplicar un filtro a

los datos que se muestran en la tabla dinámica.

Puede seleccionar varios elementos dentro de la segmentación de datos

para mostrarlos en la tabla dinámica si mantiene presionada la tecla

CTRL mientras hace clic en cada uno de ellos. Para borrar la

segmentación y mostrar todos los datos, haga clic en el botón Borrar

en la esquina superior derecha de la segmentación de datos.

Nota:

Alternativamente, puede agregar una segmentación de datos usando la cinta de opciones de la ventana de Excel. En Herramientas de tabla, en

la ficha Opciones, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Insertar segmentación de datos, active las casillas situadas al lado de los campos por los que desea filtrar y, a continuación, haga clic en Aceptar. Si usa

este método, no se aprovecha del diseño automático.

PowerPivot organiza el diseño de las segmentaciones automáticamente. Al agregar una segmentación de datos al área Segmentaciones de datos horizontales de la Lista de campos de PowerPivot, la segmentación se

coloca en la zona horizontal junto a la tabla dinámica. Al agregar una segmentación de datos al áreaSegmentaciones de datos verticales, se

coloca en la zona vertical. La posición de la segmentación responde a motivos de comodidad y no afecta a la selección de los datos. Estas zonas solo

contienen las segmentaciones de datos que PowerPivot para Excel administra.



Si arrastra una segmentación de datos completamente fuera de la zona, PowerPivot detendrá la administración de esa segmentación de datos y será

como si se hubiera insertado utilizando el botón Insertar segmentación de datos de la cinta de opciones de Excel. Por el contrario, si arrastra una

segmentación de datos, que agregó mediante el botón Insertar segmentación de datos en una de las zonas de PowerPivot, PowerPivot comenzará a administrarla.

Para reorganizar el orden de las segmentaciones de datos en un libro

En la Lista de campos de PowerPivot, haga clic con el botón

secundario en el nombre del campo del área Segmentaciones de

datos verticales o Segmentaciones de datos horizontales y

seleccione Subir, Bajar, Mover al principioo Mover al final para

cambiar el orden.

Para cambiar el tamaño y la posición de las segmentaciones de datos

1. En la ventana de Excel, haga clic en cualquier parte en una tabla

dinámica para mostrar la Lista de campos de PowerPivot.

Si alguna segmentación de datos se ha agregado usando PowerPivot,

un borde gris aparecerá alrededor de las zonas de segmentación de

datos al lado de la tabla dinámica.

2. Haga clic y arrastre el borde gris alrededor de una zona de

segmentación de datos para cambiar su tamaño o posición.

La mayoría de las modificaciones que desee realizar en una

segmentación de datos individual se pueden efectuar ajustando el

borde. Si desea que las segmentaciones de datos estén una al lado de

la otra, arrástrelas hasta unirlas y encajarán dentro del borde gris.

Para quitar una segmentación de datos

En la Lista de campos de PowerPivot, haga clic con el botón

secundario en la segmentación de datos en el área Segmentaciones

de datos verticales o Segmentaciones de datos horizontales y

hace clic en Quitar campo.



Ver

Este grupo le permite cambiar el modo en que las columnas se muestran en

una tabla. El grupo Columnas de la ficha Diseño tiene opciones adicionales.

Inmovilizar. Seleccione una o varias columnas y, a continuación, haga clic en Inmovilizar para mover las columnas seleccionadas al lado izquierdo de la tabla y bloquearlas en esa posición. Al desplazarse por la tabla o agregar una

nueva columna, las columnas inmovilizadas siguen estando visibles. Haga clic en Liberar para liberar columnas que estaban inmovilizadas.

Si hay columnas que no desea mostrar en una tabla, puede ocultarlas temporalmente. Si oculta una columna, dispone de más espacio en la pantalla

para agregar columnas nuevas o para trabajar solo con las columnas de datos pertinentes. Puede ocultar y mostrar las columnas de la cinta de opciones en

la ventana PowerPivot y en el menú de clic con el botón secundario disponible en cada encabezado de columna. Para mantener visible una área de una hoja de cálculo mientras se desplaza a otra área de la hoja de cálculo, puede

inmovilizar las columnas específicas en un área para bloquearlas.

Importante:

La capacidad de ocultar columnas no está destinada a usarse para la

seguridad de los datos, solo pretende simplificar y acortar la lista de columnas visibles de la lista de campos de la tabla dinámica y de la


Al ocultar una columna, tiene la opción de ocultarla solo mientras está trabajando en la ventana de PowerPivot, o también puede ocultar las columnas de cualquier tabla dinámica asociada. Si oculta todas las columnas,

la tabla aparece vacía en su totalidad en la ventana de PowerPivot.



Si oculta todas las columnas de una tabla que se utiliza en una tabla dinámica, puede recibir un mensaje que indica que es necesario actualizar los

datos.

Para ocultar una columna individual

1. En la ventana de PowerPivot, seleccione la tabla que contenga la

columna que desee ocultar.

2. Haga clic con el botón secundario en la columna, haga clic en Ocultar

columnas y, a continuación, haga clic en De PowerPivot y De tabla

dinámica, De tabla dinámica o De PowerPivot.

Para ocultar varias columnas

1. En la ventana de PowerPivot, seleccione la tabla que contenga las

columnas que desee ocultar.

2. En la ficha Diseño, en el grupo Columnas, haga clic en Ocultar y

mostrar.

3. En el cuadro de diálogo Ocultar y mostrar columnas, busque cada

columna que desee ocultar y, a continuación, anule la selección de una

de las opciones En PowerPivot y En tabla dinámica, o ambas.




Para inmovilizar columnas


columnas que desee inmovilizar.

2. Seleccione una o más columnas a inmovilizar.

3. En la ficha Inicio, en el grupo Vista, haga clic en Inmovilizar.

Ancho de columna. Haga clic para mostrar el cuadro de diálogo Ancho

de columna y especificar el ancho de las columnas seleccionadas.

Cuadros de diálogo y Asistente para la importación de tablas



Otras funcionalidades:

Menú que nos sale al pulsar sobre botón derecho:

Por ejemplo seleccionamos una columna de datos y nos sale el siguiente menú:



Si se marca sobre una pestaña de datos se abre un menú que nos permite

De la tabla seleccionada



En los apartados se proporciona Ayuda para los cuadros de diálogo y el asistente que están disponibles en la pantalla de

Página Principal

Menú Autofiltro

El Autofiltro menú le permite ordenar y filtrar datos en la ventana de PowerPivot. Para obtener acceso a este menú, en el encabezado de la

columna que desea filtrar u ordenar, haga clic en la flecha abajo.

Para filtrar por una o más columnas: seleccione las columnas concretas en una lista de campos o especifique criterios en el Cuadro de diálogo Filtro personalizado. Los filtros son aditivos, lo que significa que cada filtro adicional

se basa en el actual y reduce aún más el subconjunto de datos.

En la lista siguiente se describen opciones de las columnas de texto.

Término Definición

Ordenar de A a Z Haga clic aquí para clasificar en orden alfanumérico ascendente.

Ordenar de Z a A Haga clic aquí para clasificar en orden alfanumérico descendente.

Borrar orden de

'[FieldName]'

Borre cualquier orden que esté basado en la

columna seleccionada. Si no hay columnas ordenadas, los datos se muestran en el mismo

orden en el que se importaron.

Borrar filtro de

'[FieldName]'

Borre los filtros que estén basados en la

columna seleccionada. Si no se han filtrado columnas, se muestran todas las filas de datos.

Filtros de texto Haga clic en Filtros de texto y, a continuación,

haga clic en uno de los comandos de operador de comparación (como Es igual a) o haga clic en Filtro personalizado. En el cuadro de

diálogo Filtro personalizado, cree el filtro y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Lista de campos En la lista de valores de columna, active o

desactive uno o varios valores para filtrar y haga clic en Aceptar. Si el número de valores es sumamente grande,

algunos elementos individuales podrían no mostrarse en la lista. En su lugar, verá un

mensaje similar a "Demasiados elementos para mostrar".





En la lista siguiente se describen opciones de las columnas numéricas.


Ordenar de menor a mayor

Haga clic aquí para ordenar los números en orden ascendente.

Ordenar de

mayor a menor

Haga clic aquí para ordenar los números en orden

descendente.

Borrar orden de '[FieldName]'

Borre cualquier orden que esté basado en la columna seleccionada. Si no hay columnas ordenadas, los datos se muestran en el mismo orden en el que se

importaron.

Borrar filtro de '[FieldName]'

Borre los filtros que estén basados en la columna seleccionada. Si no se han filtrado columnas, se

muestran todas las filas de datos.

Número y

filtros

Haga clic en Número y filtros y, a continuación, haga

clic en uno de los comandos de operador de comparación (como Es igual a) o haga clic en Filtro

personalizado. En el cuadro de diálogo Filtro personalizado, cree el filtro y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Lista de campos En la lista de valores de columna, active o desactive

uno o varios valores para filtrar y haga clic en Aceptar.

Si el número de valores es sumamente grande, algunos elementos individuales podrían no mostrarse en la lista. En su lugar, verá un mensaje similar a

"Demasiados elementos para mostrar".



Cuadro de diálogo Ancho de columna

El cuadro de diálogo Ancho de columna le permite especificar el ancho de

una columna en la ventana de PowerPivot. Para obtener acceso a este cuadro de diálogo, en la pestaña Inicio, en el grupo Vista, haga clic en Ancho de columna. También puede hacer que la columna se ajuste automáticamente al

tamaño del contenido de la columna, haciendo doble clic en la línea de cuadrícula en el borde derecho de la columna.

Ancho de columna

Escriba el número de píxeles para el ancho de columna.



Cuadro de diálogo Formato de moneda

El cuadro de diálogo Formato de moneda le permite controlar cómo se

presentan los valores numéricos en una columna de la ventana de PowerPivot. Para obtener acceso a este cuadro de diálogo, en la pestaña Inicio, en el grupo Formato, haga clic en el botón de divisa.

Hay muchas opciones para elegir los formatos específicos de la configuración

regional y de moneda. También puede controlar el número de dígitos que se muestran en la cantidad monetaria estableciendo el número de posiciones decimales.

Ejemplo

Muestra el modo en que los números de la columna aparecerán cuando se hayan aplicado los formatos de moneda seleccionados.

Decimales

Haga clic en la flecha arriba para aumentar el número de lugares después del separador decimal. El número máximo de lugares decimales es de 15.

Haga clic en la flecha abajo para reducir el número de posiciones

decimales. El valor mínimo es 0.

Símbolo

Haga clic en la lista desplegable para seleccionar un símbolo de moneda

y configuración regional en la lista.

Por ejemplo, hay varios signos de dólar, pero el de cada configuración regional se muestra de forma distinta en función de los requisitos internacionales.



Cuadro de diálogo Progreso de actualización de datos

El cuadro de diálogo Progreso de actualización de datos le permite

supervisar la actualización de datos que ha importado en la ventana de PowerPivot de un origen externo. Para obtener acceso a este cuadro de diálogo, en la ficha Inicio, en el grupo Obtener datos externos, haga clic

en Actualizar o en Actualizar todo.

Estado

Indica si la operación de actualización fue correcta o no.

Detalles

Proporciona una lista de las tablas y vistas que se importaron, y el número de filas que se importaron; proporciona un vínculo a un informe

los problemas que se hayan producido.

Detener actualización Haga clic aquí para detener la operación de actualización. Esta opción resulta útil si la operación de actualización tarda demasiado o hay

demasiados errores.



Cuadro de diálogo Ir a

El cuadro de diálogo Ir a le permite trasladarse a una columna concreta de una tabla de PowerPivot. Para tener acceso a este cuadro de diálogo, presione F5 en la ventana de PowerPivot.

Cuadro de diálogo Mover tabla

El cuadro de diálogo Mover tabla le permite cambiar el orden en el que las

tablas aparecen en la ventana de PowerPivot. Para tener acceso a este cuadro de diálogo, haga clic con el botón secundario en la pestaña de la parte inferior

de la tabla que desea mover y, a continuación, seleccione Mover.

Mover la tabla seleccionada antes de otra tabla La tabla que desea mover se moverá delante de la tabla que elija en esta lista. Si desea mover una tabla al final del conjunto de tablas, elija

(mover hasta el final).



Cuadro de diálogo Vista previa de pegado

El cuadro de diálogo Vista previa de pegado le permite ver una vista previa

de los datos que se copian en la ventana de PowerPivot y asegurarse de que se copian correctamente. Para obtener acceso a este cuadro de diálogo, copie datos basados en tabla en formato HTML en el Portapapeles y, a continuación,

en la pestaña Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en Pegar, Pegar y anexar o Pegar y reemplazar. Las opciones Pegar y anexar y Pegar y

reemplazar solo están disponibles al agregar o reemplazar datos en una tabla creada copiando y pegando mediante el Portapapeles. No se puede usar Pegar y anexar ni Pegar y reemplazar al agregar datos a una tabla

vinculada o a una tabla de datos importados.

Las opciones de este cuadro de diálogo son diferentes en función de que los datos se peguen en una tabla completamente nueva, en una tabla existente y

reemplacen a los datos existentes, o se agreguen al final de una tabla existente.

-Pegar en una nueva tabla

Nombre de tabla

Especifique el nombre de la tabla que se creará en la ventana de PowerPivot.

Datos que se van a pegar Muestra un ejemplo del contenido del Portapapeles que se agregará a la

tabla de destino.

Usar primera fila como encabezados de columna Seleccione esta opción si la primera fila de datos contiene valores que desea usar como encabezados de columna.

Si no especifica que la primera fila contiene encabezados, PowerPivot

para Excel genera los encabezados predeterminados Columna1, Columna2, etc.

-Pegar datos anexados

Datos que se van a pegar Muestra un ejemplo del contenido del Portapapeles que se agregará a la

tabla de destino. Las nuevas filas se agregarán al final de la tabla.

Excluir primera fila de datos copiados Seleccione esta opción si desea que la primera fila de datos del Portapapeles se considere como encabezados de columna en lugar de

como valores de datos.



Si activa esta casilla, PowerPivot para Excel trata la primera fila como un encabezado y no la anexará a la tabla de destino.

-Pegar datos reemplazados

Datos existentes en la tabla Muestra un ejemplo de los datos existentes en la tabla para que pueda

comprobar las columnas, tipos de datos, etc.

Datos que se van a pegar Muestra un ejemplo del contenido del Portapapeles. Se eliminarán los datos existentes en la tabla de destino y se insertarán las nuevas filas

en la tabla.

Excluir primera fila de datos copiados Seleccione esta opción si desea que la primera fila de datos del Portapapeles se considere como encabezados de columna en lugar de

como valores de datos.

Si activa esta casilla, PowerPivot para Excel trata la primera fila como un encabezado y no la anexará a la tabla de destino.

Asistente para la importación de tablas

En esta sección se proporciona ayuda acerca del Asistente para la

importación de tablas. Este asistente le permite importar datos de diversos orígenes de datos. Para obtener acceso a este asistente en la ventana de

PowerPivot, en la pestaña Inicio, en el grupo Obtener datos externos, haga clic en el botón que corresponde al tipo de datos que desea importar (como datos de una base de datos).

En esta sección


Configuración avanzada Especifique la codificación y la configuración regional del archivo plano al que va a

conectarse.

Diseñador de consultas MDX de Analysis Services

(PowerPivot)

Cree una consulta que especifique los datos que se importarán de un origen de datos de

Microsoft SQL Server Analysis Services.

Elegir cómo importar los

datos

Especifique cómo importar los datos del

origen de datos seleccionado.









Conectarse a un informe o a una fuente de

distribución de datos

Conéctese a una fuente de distribución de datos desde un documento de servicio de

Atom o a las fuentes de distribución de datos desde un informe de SQL Server Reporting

Services.

Conectarse a un origen de

datos

Cree una nueva conexión a un origen de

datos, a diversos orígenes de datos como bases de datos relacionales, fuentes de

distribución de datos y archivos.

Conectarse a una base de datos de DB2

Conéctese a una base de datos DB2.

Conectar con archivo plano Conéctese a un archivo plano (.txt), archivo separado por tabulaciones (.tab) o archivo

separado por comas (.csv).

Conectarse a una base de datos de Microsoft Access

Conéctese a una base de datos de Microsoft Access.

Conectar con un archivo de Microsoft Excel

Conéctese a un archivo de Microsoft Excel.

Conectarse a una base de

datos de Microsoft SQL Azure

Conéctese a una base de datos de Microsoft

SQL Azure.

Conectarse a una base de datos de Microsoft SQL

Server

Conéctese a una base de datos de Microsoft SQL Server.

Conectarse a un almacenamiento de datos paralelos de Microsoft SQL

Server

Conéctese a un almacenamiento de datos paralelos de Microsoft SQL Server.

Conectarse a Microsoft SQL Server Analysis

Services

Especifique los valores para importar los datos de un cubo de Microsoft SQL Server

Analysis Services o un libro de PowerPivot que se hospeda en SharePoint.

Conectarse a una base de datos de Informix

Conéctese a una base de datos de Informix.

Conectarse a una base de

datos de Oracle

Conéctese a una base de datos de Oracle.

Conectarse a una base de datos de Sybase

Conéctese a una base de datos de Sybase.


































Conectarse a una base de datos de Teradata

Conéctese a una base de datos de Teradata.

Credenciales de origen de

datos

Especifique el nombre de usuario y la

contraseña de la conexión del origen de datos existente que seleccionó.

Detalles Vea información acerca de una operación de importación de datos en la que se produjo un

error.

Detalles del filtro Vea el filtro para la importación de datos.

Resumen de importación Vea las opciones que ha seleccionado para la importación de datos.

Importar Vea el progreso de la operación de importación de datos.

Obtener una vista previa

de la tabla seleccionada

Obtenga una vista previa de los datos en la

tabla seleccionada, seleccione las columnas para incluir en los datos, importe y filtre los datos de las columnas seleccionadas.

Diseñador de consultas

relacionales (PowerPivot)

Cree una consulta que especifique los datos

que importar desde una base de datos relacional.

Seleccionar una conexión existente

Elija una conexión de origen de datos existente para utilizarla.

Seleccionar tablas y vistas Seleccione las tablas y vistas de las que desea

importar los datos.

Seleccionar tablas y vistas (fuentes de distribución de datos)

Seleccione las tablas y vistas de las que desea importar los datos para una fuente de distribución de datos.

Establecer propiedades

avanzadas

Especifique la configuración de propiedades

adicionales para una conexión a un origen de datos.

Especificar una cadena de conexión

Conéctese a un origen de datos OLE DB u ODBC.

Especificar una consulta

SQL o MDX

Importe los datos utilizando una consulta

SQL.



























2.3 Diseño

Ventana de PowerPivot: ficha Diseño

En esta sección se proporciona ayuda de la ficha Diseño de la ventana de PowerPivot, incluidos los cuadros de diálogo que están disponibles en esta

ficha. Para obtener información general acerca de la interfaz de usuario e instrucciones para abrir la ventana de PowerPivot. La ficha Diseño es donde puede cambiar las propiedades de las tablas, crear y administrar las

relaciones, y modificar las conexiones con orígenes de datos existentes. También puede agregar columnas y cambiar cuándo se calculan los valores de

columna.



Opciones de la ficha Diseño

Las opciones de la ficha Diseño están organizadas en grupos.

Columnas

El grupo Columnas permite crear nuevas columnas y cambiar la manera en que las columnas se muestran. El grupo Ver de la ficha Inicio tiene opciones adicionales..

Ocultar y mostrar. Haga clic para mostrar el Cuadro de diálogo

Ocultar y mostrar columnas, que le permite controlar qué columnas se

ocultan y especificar si las columnas se ocultan solo en la ventana de

PowerPivot o también en las tablas dinámicas asociadas con la tabla.

El cuadro de diálogo Ocultar y mostrar columnas proporciona una manera

cómoda para ocultar y mostrar las columnas en la ventana de

PowerPivot. Para tener acceso a este cuadro de diálogo, en la ficha Diseño,

en el grupo Columnas, haga clic en Ocultar y mostrar.

Podría ocultar las columnas si desea trabajar con un subconjunto de los datos en la ventana PowerPivot, pero podría necesitar mostrarlas cuando desplace el foco de su análisis. Por ejemplo, suponga que el libro contiene muchas tablas

con columnas ocultas. En lugar de recorrer las tablas una por una para mostrar columnas, puede hacer clic en Seleccionar todo y, a continuación,

activar la casilla de las columnas En PowerPivot y En tabla dinámica para que todas las columnas estén visibles en todos los lugares



Nota:

Esta característica no está destinada a usarse para la seguridad de los

datos, solo pretende simplificar y acortar la lista de columnas de la lista de campos de la tabla dinámica y la ventana de PowerPivot.

Columna Seleccione la columna que desea ocultar o mostrar.

Haga clic en Seleccionar todo, en la primera fila de la columna, para aplicar sus selecciones a todas las columnas de la lista.

Sugerencia: para ocultar una columna concreta, también puede hacer

clic con el botón secundario en la columna directamente en la ventana PowerPivot y especificar una de las siguientes opciones: De

PowerPivot y tabla dinámica, De tabla dinámica o De PowerPivot.

En PowerPivot Active la casilla si desea que la columna esté visible al trabajar con

tablas y columnas en la ventana de PowerPivot.

En tabla dinámica Active la casilla si desea que la columna esté visible en todas las tablas dinámicas del libro.

Ocultar o inmovilizar columnas

Si hay columnas que no desea mostrar en una tabla, puede ocultarlas temporalmente. Si oculta una columna, dispone de más espacio en la pantalla

para agregar columnas nuevas o para trabajar solo con las columnas de datos pertinentes. Puede ocultar y mostrar las columnas de la cinta de opciones en

la ventana PowerPivot y en el menú de clic con el botón secundario disponible en cada encabezado de columna. Para mantener visible una área de una hoja

de cálculo mientras se desplaza a otra área de la hoja de cálculo, puede inmovilizar las columnas específicas en un área para bloquearlas.

Importante:

La capacidad de ocultar columnas no está destinada a usarse para la

seguridad de los datos, solo pretende simplificar y acortar la lista de columnas visibles de la lista de campos de la tabla dinámica y de la




Al ocultar una columna, tiene la opción de ocultarla solo mientras está trabajando en la ventana de PowerPivot, o también puede ocultar las

columnas de cualquier tabla dinámica asociada. Si oculta todas las columnas, la tabla aparece vacía en su totalidad en la ventana de PowerPivot. Si oculta

todas las columnas de una tabla que se utiliza en una tabla dinámica, puede recibir un mensaje que indica que es necesario actualizar los datos.

Para ocultar una columna individual

1. En la ventana de PowerPivot, seleccione la tabla que contenga la

columna que desee ocultar.

2. Haga clic con el botón secundario en la columna, haga clic en Ocultar

columnas y, a continuación, haga clic en De PowerPivot y De tabla

dinámica, De tabla dinámica o De PowerPivot.

Para ocultar varias columnas


columnas que desee ocultar.

2. En la ficha Diseño, en el grupo Columnas, haga clic en Ocultar y

mostrar.

3. En el cuadro de diálogo Ocultar y mostrar columnas, busque cada

columna que desee ocultar y, a continuación, anule la selección de una

de las opciones En PowerPivot y En tabla dinámica, o ambas.


Para inmovilizar columnas


columnas que desee inmovilizar.

2. Seleccione una o más columnas a inmovilizar.

3. En la ficha Inicio, en el grupo Vista, haga clic en Inmovilizar.



Agregar. Haga clic para agregar una nueva columna en el lado derecho

de la tabla actual. Para obtener más información, vea Crear una

columna calculada.

Crear una columna calculada

En este tema se muestra cómo crear una columna calculada

.

Descripción de las columnas calculadas

Una columna calculada es una columna que se agrega a una tabla de

PowerPivot existente. En lugar de pegar o importar los valores de la columna, se crea una fórmula de DAX que los define. La columna calculada se puede

utilizar en una tabla dinámica o un gráfico dinámico como cualquier otra columna de datos.

Las fórmulas de columnas calculadas son muy similares a las fórmulas creadas en Excel. A diferencia de Excel,sin embargo, no se puede crear

fórmulas diferentes para las diferentes filas de una tabla; la fórmula de DAX se aplica automáticamente a toda la columna.

Cuando una columna contiene una fórmula, el valor se calcula para cada fila.

Los resultados se calculan para la columna en cuanto crea la fórmula. A continuación, los valores de columna se actualizan según convenga, por ejemplo cuando los datos subyacentes se actualizan.

Puede crear columnas calculadas que están basadas en las medidas y en otras

columnas calculadas. Por ejemplo, se podría crear una columna calculada para extraer un número de una cadena de texto y, a continuación, utilizar ese número en otra columna calculada



Crear una columna calculada

Una columna calculada se basa en los datos que se han agregado en una tabla existente. Por ejemplo, podría decidir concatenar los valores, realizar la

suma, extraer las subcadenas o comparar los valores de otros campos. Para agregar una columna calculada, debe haber agregado al menos una tabla de datos al libro de PowerPivot.

Cambiar el nombre de una columna calculada

De forma predeterminada, las nuevas columnas calculadas se agregan a la

derecha de otras columnas en una hoja de cálculo y automáticamente se asigna a la columna el nombre predeterminado CalculatedColumn1,

CalculatedColumn2, etc. Puede reorganizar y cambiar el nombre de las columnas una vez creadas. Tenga en cuenta las siguientes restricciones respecto a los cambios en columnas calculadas:

Cada nombre de columna deben ser único en una tabla.

Al cambiar el nombre de una columna calculada, se deben actualizar las

fórmulas que se basan en dicha columna. A menos que esté en modo

de actualización manual, la actualización de los resultados de las

fórmulas tiene lugar automáticamente. Sin embargo, esta operación

podría tardar algún tiempo.

Algunos caracteres no se pueden utilizar en los nombres de columnas o

de otros objetos de un libro de PowerPivot.

Para cambiar el nombre de una columna calculada existente o editarla

1. En la ventana de PowerPivot, haga clic con el botón secundario en

el encabezado de la columna calculada cuyo nombre desea cambiar y

haga clic en Cambiar nombre de columna.

2. Escriba un nombre nuevo y, a continuación, presione ENTRAR para

aceptarlo.



Descripción del rendimiento de las columnas calculadas

La fórmula para una columna calculada puede consumir más recursos que la

fórmula para una medida. Uno de los motivos para ello es que el resultado de una columna calculada siempre se calcula para cada fila de una tabla, mientras que una medida solo se calcula para las celdas que se usan en la

tabla dinámica o el gráfico dinámico.

Por ejemplo, una tabla con un millón de filas siempre tendrá una columna calculada con un millón de resultados y un efecto correspondiente en el

rendimiento. Sin embargo, una tabla dinámica generalmente filtra los datos aplicando encabezados de columnas y de filas; por consiguiente, la medida solo se calcula para el subconjunto de datos en cada celda de la tabla

dinámica.

Una fórmula depende de los objetos a los que se hacen referencia en la fórmula, como otras columnas o expresiones que evalúan valores. Por ejemplo, una columna calculada que está basada en otra columna o un cálculo

que contiene una expresión con una referencia de columna no se puede evaluar hasta que se evalúe la otra columna. De forma predeterminada, la

actualización automática está habilitada en los libros; por consiguiente, tales dependencias pueden afectar a rendimiento mientras los valores y las

fórmulas se actualizan.

Para evitar tener problemas con el rendimiento al crear columnas calculadas,

siga estas directrices:

En lugar de crear una única fórmula que contenga muchas

dependencias complejas, cree las fórmulas en pasos y guarde los

resultados en las columnas, de modo que pueda validarlos y evaluar el

rendimiento.

Con frecuencia, la modificación de datos requiere que se actualicen las

columnas calculadas. Puede evitarlo estableciendo el modo de recálculo

en manual; no obstante, si cualquiera de los valores de la columna

calculada es incorrecto, aparecerá atenuada hasta que se actualicen y

recalculen los datos.

Si cambia o elimina las relaciones entre las tablas, las fórmulas que

usan las columnas de esas tablas dejarán de ser válidas.

Si crea una fórmula que contenga una referencia circular o que se haga

referencia a sí misma, se producirá un error.

Eliminar. Haga clic para eliminar las columnas actualmente

seleccionadas. No se pueden seleccionar varias columnas mediante

Ctrl+clic, pero se pueden seleccionar haciendo clic y arrastrando.



Cálculos

Haga clic en el botón Opciones de cálculo para controlar la manera en que el libro realiza los re cálculos de las fórmulas.

Calcular ahora. Cuando el libro está establecido en el modo de cálculo

manual, haga clic para realizar un recalculo del libro completo.

Modo de cálculo automático. El valor predeterminado habilita el

recalculo automático de las fórmulas. Cualquier cambio realizado en los

datos del libro que provocaría la modificación del resultado de cualquier

fórmula desencadenará el recalculo de toda la columna que contiene

una fórmula.

Modo de cálculo manual. Desactiva el recalculo automático. Haga clic

en Calcular ahora para recalcular las fórmulas. Se recomienda

actualizar y validar el libro antes de guardarlo.

Observe que en PowerPivot para Excel hay dos operaciones similares aunque

distintas:

La actualización de datos significa la obtención de datos actualizados de

los orígenes de datos externos.

El recálcalo significa actualizar las columnas y tablas de un libro que

contienen fórmulas.



Conexiones

Haga clic en el botón Conexiones existentes para mostrar una lista de conexiones existentes que se usan en este libro. El cuadro de diálogo

Seleccionar una conexión existente le permite modificar las propiedades de conexión, actualizar los datos u obtener más datos. Para obtener más información, vea Editar las propiedades de un origen de datos existente.



Seleccionar una conexión existente

Esta página del Asistente para la importación de tablas le permite elegir una conexión de origen de datos existente para usarla. Para tener acceso al

asistente en la ventana de PowerPivot, en la ficha Inicio, en el grupo Obtener datos externos, haga clic en el tipo de origen de datos del que

desea importar las tablas. Para obtener más información acerca de los orígenes de datos y proveedores admitidos, vea Orígenes de datos admitidos en libros de PowerPivot.

Mostrar

Seleccione uno de los siguientes valores para mostrar una categoría de conexiones con orígenes de datos en el cuadro Seleccionar una

conexión de origen de datos.

Valor Descripción

Conexiones de PowerPivot

Conexiones del libro de PowerPivot.

Conexiones locales Archivos de conexión de datos de Office (.odc)

almacenados en el equipo local.

Conexiones de libro

Archivos de conexión de datos de Office (.odc) almacenados en el libro de PowerPivot.

Seleccionar una conexión

Seleccione la conexión de origen de datos que usar.

Buscar más Seleccione un archivo .odc almacenado en el equipo local

Editar las propiedades de un origen de datos existente

Después de crear una conexión a un origen de datos externo, puede modificar esa conexión posteriormente de estas maneras:

Puede cambiar la información de conexión, incluido el archivo, fuente o

base de datos utilizados como origen, sus propiedades u otras opciones

de conexión específicas del proveedor.

Puede cambiar las asignaciones de tabla y de columna, así como quitar

las referencias a las columnas que ya no se utilizan.





Puede cambiar las tablas, vistas o columnas que obtiene del origen de datos

externo.

Modificar una conexión

El primer procedimiento muestra cómo modificar una conexión de datos. Dado

que las opciones para trabajar con orígenes de datos difieren en función del tipo de origen de datos, este procedimiento utiliza una base de datos de

Access simple.

Para cambiar el origen de datos externo utilizado por una conexión actual

1. En la ventana de PowerPivot, haga clic en la ficha Inicio y, en el

grupo Conexiones, haga clic en Conexiones existentes.

2. Seleccione la conexión actual a la base de datos y haga clic en Editar.

Para este ejemplo, el Asistente para la importación de tablas se

abre en la página de configuración de una base de datos de Access. Sin

embargo, en función del tipo de origen de datos que se vaya a cambiar,

el proveedor podría ser otro, lo mismo que las propiedades que están

disponibles.

3. En el cuadro de diálogo Editar conexión, haga clic en Examinar para

buscar otra base de datos del mismo tipo pero con un nombre o

ubicación diferente.

En cuanto cambia el archivo de base de datos, un mensaje aparece

indicando que tiene que guardar y actualizar las tablas para ver los

nuevos datos.

4. Haga clic en Guardar y, a continuación, en Cerrar.

5. En la ficha Inicio, en el grupo Obtener datos externos, haga clic en

Actualizar y, a continuación, haga clic en Actualizar todo.

Las tablas se actualizan utilizando el nuevo origen de datos, pero con

las selecciones de datos originales.



Nota:

Si el nuevo origen de datos contiene alguna tabla adicional que no se

encontraba en el origen de datos original, debe volver a abrir la conexión cambiada y agregar las tablas, tal y como se describe en Cambiar las filas

que se importan desde un origen de datos.

Editar las asignaciones de columna y de tabla (enlaces)

Este procedimiento describe cómo editar las asignaciones una vez ha

cambiado un origen de datos.

Para editar la asignación de columnas cuando se cambia un origen de datos

1. En la ventana de PowerPivot, haga clic en la ficha Diseño y, en el

grupo Propiedades, haga clic en Propiedades de tabla.

El nombre de la tabla del libro actual se muestra en el cuadro Nombre

de la tabla. El cuadro Nombre de origen contiene el nombre de la

tabla en el origen de datos externo. Si las columnas se denominan de

manera diferente en el origen y en el libro, puede alternar entre los dos

conjuntos de nombres de columnas seleccionando las opciones Origen

o Datos PowerPivot (libro).

2. Para cambiar la tabla que se utiliza como origen de datos, en Nombre

de origen, seleccione una tabla diferente de la actual.

3. Cambie la asignación de columnas si es necesario:

a. Para agregar columnas que se encuentran en el origen pero no

en el libro, active la casilla situada al lado del nombre de

columna.

Los datos reales se cargarán en el libro la próxima vez que

actualice.

b. Si algunas columnas en el libro ya no están disponibles en el

origen de datos actual, un mensaje aparece en el área de

notificación que enumera las columnas no válidas. No es

necesario hacer nada más.





4. Haga clic en Guardar para aplicar los cambios en el libro.

Cuando guarde el conjunto actual de propiedades de la tabla,

automáticamente se quitará cualquier columna no válida y se

agregarán las columnas nuevas. Un mensaje aparece e indica que tiene

que actualizar las tablas. Haga clic en Actualizar para cargar los datos

actualizados en el libro.

Relaciones

El grupo Relaciones le permite crear y administrar las relaciones entre las tablas del libro de PowerPivot.

Crear relaciones entre tablas

Una relación es una conexión que se crea entre dos tablas de datos. La

relación establece cómo se deben relacionar los datos de las dos tablas. Por ejemplo, una tabla de clientes y una tabla de pedidos se pueden relacionar

para mostrar el nombre del cliente que está asociado a cada pedido. Después de definir una relación entre las tablas en la ventana de PowerPivot, podrá filtrar los datos utilizando columnas relacionadas, buscar con facilidad valores

en las tablas relacionadas e integrar columnas de varias tablas en una tabla dinámica.



Crear relación. Haga clic para abrir el Cuadro de diálogo Crear

relación, que le permite crear una relación entre tablas de datos. La

relación establece cómo se deben relacionar los datos de las dos tablas.

El cuadro de diálogo Crear relación le permite crear relaciones entre tablas del libro de PowerPivot o modificar las relaciones existentes. Para obtener

acceso a este cuadro de diálogo, en la ficha Diseño, en el grupo Relaciones, haga clic en Crear relación.

.

Tabla Seleccione la primera tabla de la relación. Debe ser el lado de "varios"

de una relación de varios a uno. Por ejemplo, si la relación es entre una tabla de clientes y una tabla de pedidos, la tabla de pedidos se debería

especificar como Tabla y la tabla de clientes se debería especificar como Tabla de búsqueda relacionada. Un cliente puede tener varios pedidos, pero cada pedido es para un solo cliente.

Nota:

Cada tabla puede tener solo una relación con otra tabla. Por consiguiente, si ya ha usado una tabla en una relación con la tabla seleccionada

actualmente, la otra tabla no estará disponible en la lista desplegable Tabla de búsqueda relacionada.

Columna

Seleccione la columna de origen que se usará en la relación.



Tabla de búsqueda relacionada Seleccione la segunda tabla que formará parte de la relación. Esta tabla

debe estar en el lado de uno de una relación de varios a uno.

Columna de búsqueda relacionada Seleccione la columna de la segunda tabla que se relaciona con la primera columna. Para cada fila de la Tabla de búsqueda

relacionada, esta columna debe tener un valor único.

Valores duplicados y otros errores

Si elige una columna que no se puede usar en la relación, aparece una X roja al lado de la columna. Puede pausar el cursor sobre el icono de error para ver

un mensaje con más información sobre el problema. Entre los problemas que pueden impedir crear una relación entre las columnas seleccionadas están:

Problema o mensaje Solución

No se puede crear la relación porque las dos columnas seleccionadas

contienen valores duplicados.

Para crear una relación válida, al menos una de las columnas del par seleccionado debe contener solo valores únicos.

Puede modificar las columnas para quitar los valores duplicados o revertir el orden de las

columnas de manera que la columna que contiene valores únicos se use como columna de búsqueda relacionada.

La columna contiene un valor nulo o vacío.

Las columnas de datos no se pueden unir entre sí por un valor nulo. Para cada fila,

debe haber un valor en las dos columnas que se usan en una relación.

Administrar relaciones. Haga clic para abrir el Cuadro de diálogo

Administrar relaciones, que le permite ver, modificar o eliminar

relaciones existentes.

Cuadro de diálogo Administrar relaciones

El cuadro de diálogo Administrar relaciones le permite ver o modificar las relaciones de los datos de PowerPivot, eliminar una o varias relaciones, o





crear una nueva relación. Para obtener acceso a este cuadro de diálogo, en la ficha Diseño, en el grupo Relaciones, haga clic en Administrar relaciones.

Nota:

Al agregar, modificar o eliminar una relación entre tablas, es posible que

haya que recalcular el libro. Si las fórmulas del libro usaban columnas que dependían de la relación, las fórmulas pueden devolver un error una vez que se cambia la relación. Para obtener más información acerca del

recálculo, vea Recalcular las fórmulas.

Nueva relación Haga clic para abrir el Cuadro de diálogo Crear relación.

Editar relación Seleccione una relación en la lista de relaciones y, a continuación, haga

clic en Editar relación para cambiar la relación seleccionada.

Puede cambiar las tablas y columnas utilizadas en la relación.

Eliminar relación Seleccione una relación de la lista de relaciones y, a continuación, haga clic en Eliminar relación para eliminarla.





Propiedades

Haga clic en el botón Propiedades de tabla para abrir el Cuadro de diálogo Editar propiedades de tabla, que le permite ver y modificar propiedades de

tablas. Esto solo se aplica a las tablas que se importaron y no a las que se pegaron directamente en la ventana de PowerPivot.

Cuadro de diálogo Editar propiedades de tabla

El cuadro de diálogo Editar propiedades de tabla le permite ver y modificar las propiedades de tablas que se importan en la ventana de PowerPivot

usando el Asistente para la importación de tablas. Para obtener acceso a este cuadro de diálogo, seleccione una tabla de datos que haya importado y en la ficha Diseño, en el grupo Propiedades, haga clic en Propiedades de tabla.

Las opciones de este cuadro de diálogo son diferentes, dependiendo de si

importó los datos originalmente seleccionando las tablas en una lista o usando una consulta SQL.




Modo de vista previa de tabla

Nombre de tabla

Muestra el nombre de la tabla de datos del libro de PowerPivot.

Nota:

No puede modificar el nombre aquí. Si embargo, puede cambiar el

nombre de la tabla haciendo clic con el botón secundario en la ficha de la tabla en la parte inferior de la ventana de PowerPivot.

Nombre de conexión

Muestra el nombre de la conexión que se usa actualmente. Para obtener más información para cambiar las propiedades de la conexión,

vea Editar las propiedades de un origen de datos existente.

Nombre de origen

Se usa para mostrar o cambiar la tabla de la que se obtienen los datos.

Si se cambia el origen a una tabla que tiene columnas distintas que la tabla actual, aparece un mensaje que advierte que las columnas son

distintas. En ese caso, debe seleccionar las columnas que desea poner en la tabla actual y hacer clic en Guardar. Puede reemplazar toda la tabla activando la casilla de la izquierda de la tabla.

Nota:

Al cambiar el origen de datos de una tabla, lo que se hace es reemplazar el contenido de la tabla actual con el contenido de la nueva tabla de origen.

Nombres de columna de

Source Seleccione esta opción para reemplazar los nombres de columna actuales por los nombres de columna de la

tabla de origen seleccionada.

Datos de

PowerPivot

Seleccione esta opción para usar los nombres de

columna actuales y omitir los nombres de la tabla de origen seleccionada.

Actualizar vista previa Haga clic en esta opción para ver las columnas de datos de la tabla de

origen actualmente seleccionada.




Cambiar a

Vista previa de tabla

Seleccione esta opción de la lista para obtener una vista previa de la tabla seleccionada y unas pocas filas de datos.

Editor de

consultas

Seleccione esta opción de la lista para ver la consulta en el

origen de datos seleccionado. Esta opción no está disponible para todos los orígenes de datos.

Casilla en el encabezado de columna Active la casilla para incluir la columna en la importación de datos.

Desactive la casilla para quitar la columna de la importación de datos.

Botón de flecha abajo en el encabezado de columna

Filtre los datos de la columna.

Borrar filtros de fila Haga clic en esta opción para quitar los filtros que se hayan aplicado.

Guardar Haga clic en esta opción para aplicar todos los cambios, incluso el

reemplazo de columnas.

Modo de diseño de consulta

Nombre de tabla Muestra el nombre de la tabla de datos del libro de PowerPivot.

Nota:

Aquí no se puede modificar el nombre. El nombre de la tabla se puede

cambiar haciendo clic con el botón secundario en la ficha de la tabla de la parte inferior de la ventana de PowerPivot.

Nombre de conexión Muestra el nombre de la conexión que se usa actualmente. Para obtener más

información para cambiar las propiedades de la conexión.

Vista previa de tabla

Seleccione esta opción de la lista para obtener una vista previa de la tabla seleccionada y unas pocas filas de datos.

Editor de

consultas

Seleccione esta opción de la lista para ver la consulta que

se emitirá para el origen de datos seleccionado.

Instrucción SQL

Muestra la instrucción SQL que se emite al origen de datos actual para recuperar filas. De forma predeterminada, se recuperan todas las filas,

pero se puede recuperar un subconjunto de filas diseñando un filtro o editando la instrucción SQL manualmente.



Validar Haga clic en esta opción para comprobar si la instrucción es

sintácticamente correcta para el origen de datos y el proveedor seleccionados.

Diseño Haga clic en esta opción para abrir un diseñador de consultas visual y

generar una instrucción de consulta. Para obtener información acerca de cómo utilizar el diseñador, presione F1 desde el diseñador.

Guardar

Haga clic en esta opción para aplicar todos los cambios, incluso el reemplazo de columnas.

Editar

Haga clic en Deshacer o en Rehacer según convenga. Si una acción no se puede deshacer o rehacer, no estará disponible.



2.4 Tablas vinculadas

Ventana de PowerPivot: ficha Tablas vinculadas

En esta sección se proporciona ayuda de la ficha Tablas vinculadas en la ventana de PowerPivot, incluidos los cuadros de diálogo que están disponibles en esta ficha. Para obtener información general acerca de la interfaz de

usuario e instrucciones para abrir la ventana de PowerPivot.

La ficha Tablas vinculadas está disponible en la cinta de opciones de PowerPivot en Herramientas de tabla si selecciona una tabla de PowerPivot

que está vinculada a una tabla de Excel. Para obtener más información acerca de las tablas vinculadas y cómo usarlas para precisar los datos.



Opciones de la ficha Tablas vinculadas

La ficha Tablas vinculadas contiene las siguientes opciones.

Actualizar todo. Haga clic para actualizar todas las tablas de

PowerPivot vinculadas a tablas de Excel.

Actualizar datos seleccionados. Haga clic para actualizar solo la

tabla de PowerPivot seleccionada actualmente. Tenga en cuenta que la

tabla debe estar vinculada a una tabla de Excel para que se pueda

actualizar; estas opciones no se aplican a las tablas de otros orígenes.

Tabla de Excel. Muestra los nombres de todas las tablas disponibles

en el libro de Excel. Se puede escribir un nombre para ir a una tabla, si

el nombre es de una tabla válida dentro del libro de Excel actual.

Ir a la tabla de Excel. Haga clic para cambiar al libro de Excel y ver la

tabla.

Modo de actualización. Haga clic para establecer el modo de

actualización para las tablas vinculadas en Automático o Manual. Esto

afecta al modo en que los cambios en una tabla de Excel afectan a la

tabla vinculada en la ventana de PowerPivot.



3. Ventana de PowerPivot Opciones iniciales una vez hemos trabajado con la Ventana de PowerPivot:

3.1 Medidas

Medidas

Los botones en el grupo Medida le permiten crear, ver, modificar y eliminar medidas. Una medida es una fórmula que define y guarda como parte de los datos de PowerPivot. Puede asociar la medida con una tabla dinámica o

gráfico dinámico para realizar cálculos dinámicos.

100 Como utilizar el nuevo Componente de PowerPivot

en Excel 2010 para crear Tablas Dinámicas PowerPivot © Microsoft l.muniz@sistemacontrolgestion,com www.sistemacontrolgestion/tds

Cuadro de diálogo Configuración de medida (agregación estándar)

El cuadro de diálogo Configuración de medida permite que cree o cambie una medida que usa una agregación estándar. Para obtener acceso a este cuadro de diálogo, en la ventana de Excel, en la Lista de campos de

PowerPivot, en el panel Valores, haga clic con el botón secundario y luego haga clic en Editar medida.

Una medida es un cálculo personalizado y dinámico que puede crear y

almacenar junto con los datos. Cualquier usuario del libro de PowerPivot puede ver la medida y usarla en los cálculos. Para obtener más información acerca de las medidas. Las agregaciones estándar son las basadas en SUM,

COUNT, MIN, MAX y AVERAGE, que son las que se pueden crear en una tabla dinámica estándar de Excel.

Nota:

También puede definir agregaciones personalizadas usando el lenguaje de fórmulas Expresiones de análisis de datos (DAX), pero no puede diseñar

fórmulas personalizadas mediante este cuadro de diálogo. Para obtener más información, vea Crear una medida en una tabla dinámica o gráfico dinámico.

Nombre de tabla

Muestra el nombre de la tabla donde se almacenará la definición del campo.

Nombre de origen Muestra el nombre de la columna que contiene los valores que se van a

agregar.

Nombre personalizado Escriba un nombre para mostrar que puede usar para la agregación. El

nombre para mostrar solo se usa en la tabla dinámica o gráfico dinámico.

Elija cómo desea que se agregue el campo seleccionado Elija el tipo de cálculo que desea utilizar. Los valores del campo se

calculan y se colocan en la tabla dinámica o gráfico dinámico.

Agregaciones estándar:

Sum

Count

Min

Max

AVG







La medida utilizará esta fórmula

Muestra la fórmula de DAX generada por las selecciones.

Cuadro de diálogo Configuración de medida (Personalizar agregación)

El cuadro de diálogo Configuración de medida le permite o cambiar una medida que usa una agregación personalizada escribiendo una fórmula en el

lenguaje de fórmulas Expresiones de análisis de datos (DAX). Para obtener acceso a este cuadro de diálogo, en la ventana de Excel, en la pestaña PowerPivot, en el grupo Medidas, haga clic en Nueva medida o

Configuración de medida.

Una medida es un cálculo personalizado y dinámico que puede crear y almacenar junto con los datos. Cualquier usuario del libro de PowerPivot puede ver la medida y usarla en los cálculos. Para obtener más información

acerca de las medidas. Las agregaciones personalizadas son las que no están basadas en las agregaciones que puede crear en una tabla dinámica estándar

de Excel.

Nombre de tabla Escriba el nombre de la tabla donde se debe almacenar la definición de la medida.

Nota:

Si posteriormente elimina la tabla, también se eliminará la medida.

Nombre de medida (todas las tablas dinámicas) Escriba el nombre que se va a usar de la medida.

Este nombre de medida define el nombre de almacenamiento de la

medida que debe ser único en el libro. Cualquier referencia a esta medida desde otras fórmulas debe usar este nombre, mientras que el

nombre personalizado es solo para mostrar.

Nombre personalizado (esta tabla dinámica)

Escriba un nombre para mostrar de la medida.

Este nombre de medida define el nombre que se usa en la medida para mostrarse en la tabla dinámica actual.

Fx Haga clic aquí para abrir el cuadro de diálogo Insertar función y

generar una fórmula.

También puede escribir directamente la fórmula en el cuadro de texto.

Comprobar fórmula Haga clic aquí para comprobar que la fórmula no tiene ningún error sintáctico o semántico. Para obtener más información sobre cómo

resolver errores que se producen en una fórmula de DAX.



Cuadro de texto Fórmula Muestra la fórmula de DAX que define la medida o los valores de

campo.

Puede modificar la fórmula directamente en este cuadro de texto, pero el cuadro de texto no realiza ninguna validación.

Cuadro de texto de mensaje y advertencia Muestra mensajes sobre el estado de la fórmula. Si la fórmula tiene un

error, en este cuadro se muestra información sobre el problema.

La parte resaltada de la fórmula es la que probablemente hay que cambiar para solucionar el problema.

Crear una medida

En este tema se muestra cómo crear una medida basada en los datos del libro

de ejemplos de DAX. Este libro incluye los datos relacionados con bicicletas de la base de datos de AdventureWorks. Para obtener más información acerca de dónde obtener el libro de ejemplo, vea Obtener datos de muestra para

PowerPivot. Para obtener más información acerca de las fórmulas, vea Generar fórmulas para columnas calculadas y medidas.

Descripción de las medidas

Una medida es una fórmula que se crea específicamente para su uso en una tabla dinámica (o gráfico dinámico) que use datos PowerPivot. Las medidas pueden estar basadas en funciones de agregación estándar, como COUNT o

SUM, o puede definir su propia fórmula utilizando DAX. Una medida se utiliza en el área Valores de una tabla dinámica. Si desea colocar los resultados

calculados en un área diferente de una tabla dinámica, utilice en su lugar una columna calculada (Crear una columna calculada).

Al crear una medida, la asocia a una tabla del libro; la definición de la medida se guarda con esta tabla. Aparece en la Lista de campos de PowerPivot y está

disponible para todos los usuarios del libro.

Crear y modificar las medidas Antes de crear una medida, debe agregar primero una tabla dinámica o un gráfico dinámico al libro PowerPivot. Al agregar la medida, la fórmula se

evalúa para cada celda del área Valores de la tabla dinámica. Puesto que se crea un resultado para cada combinación de encabezados de fila y columna, el

resultado para la medida puede ser diferente en cada celda de la tabla dinámica.

Después de agregar una tabla dinámica o un gráfico dinámico a un libro de PowerPivot, use el cuadro de diálogo Configuración de medida para agregar

una medida que contiene una fórmula. La fórmula define una suma, un promedio u otro cálculo con las columnas y las tablas de la ventana de

PowerPivot. Las agregaciones estándar se crean de la misma forma que en Excel: arrastrando campos hasta el área de campo Valores y, a continuación, eligiendo uno de los métodos de agregación estándar: COUNT, SUM,








AVERAGE, MIN o MAX. Las agregaciones personalizadas se explican en la sección siguiente.

La medida que cree se puede utilizar en más de una tabla dinámica o gráfico

dinámico. El nombre de la medida debe ser único dentro de un libro y no puede utilizar el mismo nombre que se use para alguna de sus columnas.

Modificar una medida existente

Para ver la definición de una medida existente, use el Lista de campos de PowerPivot. La Lista de campos de PowerPivot contiene una lista de todas tablas de la ventana de PowerPivot actual, incluidas las columnas de datos sin

formato, las columnas calculadas y cualquier medida que haya definido. Puede hacer clic con el botón secundario en la definición de cualquier medida y

seleccionar Editar fórmula para abrir un cuadro de diálogo donde podrá ver y modificar la definición de la medida.

Para ver y cambiar una medida existente

1. En la ventana de Excel, haga clic en cualquier parte del área de la tabla

dinámica o del gráfico dinámico para mostrar la Lista de campos de

PowerPivot.

2. En la Lista de campos de PowerPivot, busque la tabla que contenga

la medida que creó.

Cada tabla puede contener columnas base, columnas calculadas y

medidas. Las medidas se indican mediante un icono de calculadora

pequeño situado a la derecha del nombre de la medida.

En este ejemplo, haga clic con el botón secundario en

SumAmtByReseller y haga clic en Editar fórmula.

3. En el cuadro de diálogo Configuración de medida, modifique la

fórmula.

También puede cambiar el nombre de la medida o el nombre

personalizado y la tabla asociada.



3.2 Informe de tabla dinámica

Al trabajar en un libro de Excel que tiene PowerPivot para Excel, puede crear tablas dinámicas y gráficos dinámico en dos lugares diferentes: en la ventana de PowerPivot de la pestaña Inicio y en la ventana de Excel de la pestaña

PowerPivot. Si desea usar los datos de la ventana de PowerPivot para generar una tabla dinámica o un gráfico, debe usar una de estas opciones. El botón de

tabla dinámica que está en la pestaña de inserción de la ventana de Excel también puede crear tablas dinámicas y gráficos dinámicos pero esas tablas y

gráficos no pueden usar datos de PowerPivot, solo datos que estén almacenados en hojas de cálculo de un libro de Excel.

Al crear tablas dinámicas que incluyen datos de PowerPivot, también tiene acceso a las siguientes características:

El uso de un lenguaje de fórmulas, Expresiones de análisis de datos

(DAX), que proporciona características de inteligencia y otras funciones.

Para obtener más información, vea Introducción a DAX (Expresiones de

análisis de datos).





La capacidad de crear relaciones entre las tablas, buscar datos

relacionados y filtrar mediante relaciones. Para obtener más

información, vea Descripción del uso de relaciones y búsquedas en las

fórmulas.

La capacidad de aplicar filtros dinámicamente en función del contexto

actual, o de aplicar filtros en varias tablas relacionadas. Para obtener

más información, vea Filtrar los datos de una tabla.

El uso de segmentaciones de datos mejoradas. Puede agregar

rápidamente varios informes de tablas dinámicas y gráficos dinámicos

al mismo tiempo. Al usar la lista de campos de PowerPivot para agregar

segmentaciones de datos, dichas segmentaciones filtrarán

automáticamente todos los objetos del informe. Para obtener más

información, vea Filtrar datos con segmentaciones.

Para crear un informe de tabla dinámica o gráfico dinámico

1. Haga clic en la flecha abajo del botón Tabla dinámica en uno de los

siguientes lugares.

En la ventana de PowerPivot, en la pestaña Inicio, en el grupo

Informes.

O bien

En la ventana de Excel, en la pestaña PowerPivot, en el grupo

Ver.

2. Seleccione en la lista de opciones. Si lo desea, puede agregar informes

de tabla dinámica y de gráfico dinámico vinculados al mismo tiempo.

Opción Descripción

Tabla dinámica única

Crea una tabla dinámica en blanco en una nueva hoja de cálculo o en la hoja de cálculo que

seleccione.

Gráfico dinámico

único

Crea un gráfico dinámico en blanco en una nueva








Gráfico y tabla (horizontal)

Crea una tabla dinámica y un gráfico dinámico en blanco en una nueva hoja de cálculo que elija y los

coloca uno al lado del otro. Los datos del gráfico y de la tabla son

independientes. Con todo, las segmentaciones de datos se aplican a los dos.

Gráfico y tabla (vertical)

Crea un gráfico dinámico y una tabla dinámica en blanco en una nueva hoja de cálculo o en la hoja de

cálculo que seleccione, y los coloca con el gráfico por encima de la tabla. Las posiciones se pueden cambiar posteriormente.

Los datos del gráfico y de la tabla son independientes. Con todo, las segmentaciones de


Dos gráficos (horizontal)

Crea dos gráficos dinámicos en blanco en una nueva hoja de cálculo o en la hoja de cálculo que seleccione, y los coloca uno al lado del otro.

Los gráficos son independientes. Con todo, las segmentaciones de datos se aplican a los dos.

Dos gráficos

(vertical)

Crea dos gráficos dinámicos en blanco en una nueva

hoja de cálculo o en la hoja de cálculo que seleccione, y los coloca con un gráfico por encima del otro. Las posiciones se pueden cambiar

posteriormente. Los gráficos son independientes. Con todo, las

segmentaciones de datos se aplican a los dos.

Cuatro gráficos Crea cuatro gráficos dinámicos en blanco en una

nueva hoja de cálculo o en la hoja de cálculo que seleccione.

Los gráficos son independientes. Sin embargo, las segmentaciones de datos se aplican a los cuatro.

Tabla dinámica sin información de

estructura jerárquica

Crea una tabla dinámica en blanco. En lugar de organizar algunos valores de datos como

encabezados de columna y otros como encabezados de fila, una nueva columna se agrega para cada

campo que agrega y una fila de Totales se inserta después de cada grupo.

3. Para especificar una ubicación, elija entre:

Si desea colocarlo en una nueva hoja de cálculo a partir de la

celda A1, haga clic en Nueva hoja de cálculo.

Para colocarlo en una hoja de cálculo existente, seleccione Hoja

de cálculo existente y, a continuación, especifique la primera

celda del rango de celdas donde desee colocarlo.




Excel agrega el informe seleccionado en la ubicación seleccionada y

muestra la Lista de campos de PowerPivot, para que pueda agregar

campos y personalizarlo.

Para obtener más información sobre cómo agregar campos y medidas a

un informe, vea los siguientes temas:

Crear una tabla dinámica a partir de los datos de PowerPivot

Crear un gráfico dinámico a partir de los datos de PowerPivot

Crear una medida

Nota:

Si crea un gráfico dinámico, se crea una tabla dinámica asociada en una

nueva hoja de cálculo. Si elimina esta tabla dinámica, el gráfico dinámico se vuelve un gráfico estándar que ya no puede cambiar.

Mover o copiar hojas de cálculo de Excel

Excel 2010 incluye una nueva característica que le permite mover o copiar

una hoja de cálculo a un nuevo libro o a una ubicación diferente dentro del libro existente. PowerPivot admite totalmente el traslado y copia dentro de un

libro existente. Sin embargo, el traslado y copia a un nuevo libro no se admite para las hojas de cálculo que contienen tablas dinámicas o gráficos dinámicos que están basados en datos de PowerPivot. Si requiere datos en un nuevo

libro, recomendamos guardar una copia del libro original y usarla como punto de partida para el nuevo libro. Si ya no requiere los datos del libro original,

puede eliminarlos.







3.3 Datos de Excel

Crea una tabla de excel vinculaa a una tabla que está en un archivo de

excel.

El cuadro de diálogo Crear tabla se abre si hace clic en Crear tabla vinculada en la ventana de Excel pero no tiene una tabla seleccionada en

una hoja de cálculo de Excel. Después de hacer clic en Aceptar en este cuadro de diálogo, se da formato a su selección como una tabla y la tabla

vinculada se muestra en la ventana de PowerPivot. Para obtener más información acerca de las tablas vinculadas, vea Agregar datos utilizando tablas vinculadas de Excel.

Mi tabla tiene encabezados

Desactive esta casilla si los datos seleccionados no incluyen encabezados

para la tabla.

¿Dónde están los datos de la tabla?

Escriba en un intervalo de celdas de la tabla o haga clic en el icono para

abrir el cuadro de diálogo Selección de intervalo.



3.4 Opciones de Configuración

El cuadro de diálogo Opciones y diagnóstico de PowerPivot proporciona opciones para crear un seguimiento que se puede usar para soporte técnico;

para cambiar el idioma que se usa en los menús, cuadros de diálogo y mensajes de la ventana de PowerPivot; y para proporcionar comentarios que se pueden usar para mejorar el producto. Para obtener acceso a este cuadro

de diálogo, en la ventana de Excel, en la ficha PowerPivot, en el grupo Opciones, haga clic en Configuración.



Ficha Soporte técnico y diagnósticos

Modo de ejecución de PowerPivot

Muestra el nivel de seguridad de la conexión y usuario actuales. Esta información se puede utilizar para solucionar los problemas de la

conexión o la actualización de los orígenes de datos.

Habilitar el seguimiento de PowerPivot

Active la casilla para habilitar la creación de un archivo de seguimiento en el que se registran las interacciones del libro de PowerPivot con el

servidor y con Microsoft Excel. Este archivo de seguimiento puede ayudar al personal de soporte técnico a diagnosticar los problemas.

El archivo de seguimiento se crea al hacer clic en Tomar instantánea y el seguimiento está activo siempre que el libro actual esté abierto.

Por consiguiente, si desea deshabilitar el seguimiento, debe cerrar la ventana de PowerPivot y el libro de Excel, y volver a abrir el libro.

Ubicación del archivo de seguimiento

Muestra la ubicación del archivo de seguimiento, si se ha habilitado el seguimiento.

Los archivos de seguimiento están almacenados de forma predeterminada en esta ubicación:

<unidad>:\Usuarios\<nombre de usuario>\Escritorio\Trace<id>.trc

Nota:

El archivo está en un formato cifrado pensado para el soporte técnico y no puede modificarse. Sin embargo, el archivo se puede abrir utilizando SQL

Server Profiler.

Después de habilitar el seguimiento en el cliente, el nombre de la opción cambia a El seguimiento de cliente está habilitado.

Tomar instantánea Haga clic para crear un archivo de seguimiento que muestre el estado

actual del libro de PowerPivot.

La ventana de PowerPivot debe estar abierta para crear una instantánea. Por consiguiente, si el botón Tomar instantánea no está disponible, cierre el cuadro de diálogo Opciones y diagnósticos, abra

la ventana de PowerPivot y, a continuación, haga clic de nuevo en Opciones y diagnósticos.



Ficha Experiencia del usuario

Opciones de participación Haga clic para abrir un nuevo cuadro de diálogo y especificar si desea proporcionar comentarios a Microsoft acerca de su experiencia con este

producto.

Leer más acerca del Programa para la mejora de la experiencia del usuario

Haga clic en el vínculo para abrir un sitio web donde se describe el Programa para la mejora de la experiencia del usuario de Microsoft.

Ficha Idioma

Opciones de idioma Seleccione una opción para cambiar el idioma que se utiliza en los

menús, cuadros de diálogo y mensajes de la ventana de PowerPivot. Puede coincidir con la configuración de idioma que utiliza Excel o elegir un idioma en la lista desplegable.

Si cambia el idioma actual, debe cerrar el libro actual y reiniciar Excel.

Idioma actual

Muestra el idioma que se utiliza actualmente para los menús, cuadros de diálogo y mensajes de la ventana de PowerPivot.

Intercalación



Muestra la intercalación, o forma de ordenación, que se utiliza actualmente para los datos de PowerPivot.

Si no se muestra ninguna intercalación, se utiliza la intercalación

predeterminada para el idioma actual.

3.5 Mostrar u ocultar

La Lista de campos de PowerPivot contiene características que ayudan a diseñar una tabla dinámica, generar cálculos personalizados y trabajar con

relaciones. La lista de campos se vuelve visible cuando está trabajando con una tabla dinámica o gráfico dinámico basado en datos de PowerPivot.



Después de crear una tabla dinámica, puede alternar la visibilidad de la lista de campos si hace clic en Lista de campos en la ficha PowerPivot. La lista

de campos es similar al panel de tareas de un libro de Excel estándar, pero ofrece algunas nuevas características para admitir segmentaciones de datos y

cálculos personalizados.

Áreas de un informe de tabla dinámica

Descripción

Área de mensajes En ella se muestra información y advertencias sobre cambios en la tabla dinámica o los datos que

requieren alguna acción. Haga clic en la acción adecuada.

Mensaje Haga clic aquí Descripción La relación puede ser necesaria Crear Haga clic para iniciar un asistente que detecta y sugiere

relaciones automáticamente. Se modificaron los datos PowerPivot

Actualizar Haga clic para sincronizar los metadatos del modelo y actualizar todos los datos.

Área de búsqueda Escriba una parte del nombre de un campo y haga clic en el icono de búsqueda que hay a la derecha

del cuadro de texto. De forma predeterminada, la búsqueda utiliza caracteres comodín antes y

después del texto que se escribe. Si hay varios campos que contienen la cadena de búsqueda, haga clic en las flechas izquierda y

derecha para avanzar o retroceder por la lista de resultados de búsqueda.

Segmentaciones

de datos verticales

Arrastre un campo hasta esta área para filtrar los

datos por los valores de ese campo. Al agregar un campo a esta área, el control Segmentaciones de datos se coloca a lo largo del

lado superior de la tabla dinámica. La posición de la segmentación no afecta a la selección de los datos.

Para obtener más información, vea Filtrar datos con segmentaciones.

Segmentaciones de datos

horizontales

Arrastre un campo hasta esta área para filtrar los datos por los valores de ese campo.

Al agregar un campo a esta área, el control Segmentaciones de datos se coloca a lo largo del borde superior de la tabla dinámica. La posición de

la segmentación no afecta a la selección de los datos. Para obtener más información, vea Filtrar

datos con segmentaciones.

Filtro de informe Utilice esta opción para filtrar el informe completo según el elemento seleccionado en el filtro de







informe. La lista desplegable de control de filtro aparece inmediatamente por encima de la tabla

dinámica o gráfico dinámico. Por ejemplo, si tiene un informe que muestra las

ventas para todos los productos, podría agregar el campo Promociones en el área Filtro del informe para habilitar el filtrado por promoción.

Etiquetas de

columna

Utilice esta opción para mostrar los campos como

columnas en la parte superior del informe. La columna con la posición inferior se anida dentro de otra que esté inmediatamente sobre ella. Puede

hacer clic con el botón secundario en el campo para moverlo a otra área del informe.

Etiquetas de fila Utilice esta opción para mostrar los campos como

filas en el informe. La fila con la posición inferior se anida dentro de otra que esté inmediatamente sobre ella. Puede hacer clic con el botón secundario

en el campo para moverlo hacia arriba o abajo, o al principio o el final de la lista de etiquetas de fila.

Valores Utilice esta opción para mostrar datos de resumen.

Normalmente, los campos numéricos se agregan aquí. Los campos pueden incluir columnas calculadas y medidas.

Mensaje de error: "Comando cancelado."

Este mensaje de error se muestra en las siguientes situaciones:

Al intentar agregar una tabla dinámica o una segmentación de datos

que se superpondría a otra tabla dinámica que ya existe en la hoja de

cálculo.

Al intentar agregar un campo que contiene más que 1 millón de filas,

que es el número máximo de filas que admite Excel en una tabla

dinámica.

Al cancelar manualmente una operación que implica una acción de la

lista de campos que habría producido un error, como los dos ejemplos

anteriores.

Mensaje de error: "El campo [FieldName] no se pudo agregar a la

tabla dinámica."



Este mensaje de error se muestra al cancelar una consulta de tabla dinámica con la tecla ESC mientras se agrega un campo a la tabla dinámica.

Crear y cambiar el diseño de los campos en un informe de tablas dinámicas o gráficos dinámicos

Después de crear un informe de tablas dinámicas o gráficos dinámicos, use la

Lista de campos de PowerPivot para agregar los campos. Si desea cambiar un informe de tablas dinámicas o gráficos dinámicos, use la lista de campos

para reorganizar y quitar campos. De forma predeterminada, la Lista de campos de PowerPivot muestra dos secciones: una de campos en la parte superior para agregarlos y quitarlos, y otra en la parte inferior para

reorganizarlos y cambiar su posición.

La Lista de campos de PowerPivot se abre con una lista de todas las tablas del libro actualmente mostrado. Puede navegar hasta el campo que desee

examinando las tablas o, si conoce el nombre del campo, puede usar el cuadro de texto Buscar para elegir campos y agregarlos al informe. Puede arrastrar un campo hacia las distintas áreas del informe de tabla dinámica:

Segmentaciones de datos verticales y Segmentaciones de datos

horizontales. Para obtener más información.

Filtro de informe

Etiquetas de columna

Etiquetas de fila

Values

Para agregar campos a un informe

Para agregar campos a un informe, active la casilla junto a cada

nombre de campo en la lista de campos. El campo se coloca en un área

predeterminada de la sección de diseño, pero puede reorganizar los

campos si lo desea. De forma predeterminada, los campos no

numéricos se agregan al área Etiquetas de fila y los campos

numéricos se agregan al área Valores.

Para reorganizar los campos en un informe

Para reorganizar los campos en un informe: haga clic y arrastre un

campo o haga clic con el botón secundario en un nombre de campo en

la sección de diseño, haga clic en Mover y, a continuación, haga clic en

una de las opciones de movimiento.



Para quitar campos de un informe

Para quitar un campo, haga clic con el botón secundario en su nombre

en una de las áreas de diseño y, a continuación, haga clic en Quitar

campo.

Para quitar todas las apariciones de un campo de la sección de diseño,

desactive la casilla situada al lado de su nombre en la lista de campos.

Acerca de las segmentaciones de datos

Las segmentaciones de datos son controles de filtrado que funcionan con un

clic y reducen la parte de un conjunto de datos que se muestra en las tablas dinámicas y en los gráficos dinámicos. Las segmentaciones de datos se pueden utilizar en libros de Microsoft Excel y en libros de PowerPivot, para

filtrar y analizar los datos de forma interactiva. En los libros de PowerPivot, al agregar una segmentación de datos usando el área Segmentaciones de

datos horizontales de la Lista de campos de PowerPivot, se coloca automáticamente una segmentación en la zona de segmentación de datos

horizontales al lado de la tabla dinámica. Al agregar una segmentación de datos utilizando el área Segmentaciones de datos verticales, se coloca en la zona de segmentación de datos verticales.



3.6 Relaciones entre tablas

Descripción de relaciones

En este tema se presentan las relaciones que puede definir entre las tablas en

PowerPivot para Excel. Se incluyen las secciones siguientes:

¿Qué es una relación?

Requisitos para las relaciones

Detección automática e inferencia de las relaciones

Después de leer este tema, debería entender lo que es una relación, cuáles

son los requisitos para definir una y cómo puede PowerPivot para Excel detectar automáticamente las relaciones. Además, obtendrá información sobre parte de la terminología que los profesionales de bases de datos utilizan

para describir las relaciones.

¿Qué es una relación?

Una relación es una conexión entre dos tablas de datos, basada en una o más columnas de cada tabla (exactamente una columna de cada tabla para

PowerPivot). Para ver por qué son útiles las relaciones, imagine que realiza el seguimiento de los datos de los pedidos de los clientes de su negocio.



Este enfoque puede funcionar, pero implica almacenar muchos datos redundantes, como la dirección de correo electrónico del cliente para cada

pedido. El almacenamiento es barato, pero tiene que asegurarse de que actualiza cada fila para ese cliente si la dirección de correo electrónico cambia. Una solución a este problema es dividir los datos en varias tablas y definir

relaciones entre esas tablas. Este es el enfoque utilizado en las bases de datos relacionales como SQL Server. Por ejemplo, una base de datos que importe en

PowerPivot para Excel podría representar los datos de los pedidos utilizando tres tablas relacionadas:

Si importa estas tablas de la misma base de datos, PowerPivot puede detectar

las relaciones entre las tablas en función de las columnas que están entre [paréntesis] y puede reproducirlas en la ventana de PowerPivot. Para obtener

más información, vea Detección automática e inferencia de relaciones en este tema. Si importa las tablas de varios orígenes, puede crear las relaciones manualmente según se describe en Crear una relación entre dos tablas.

Claves y columnas

Las relaciones se basan en las columnas de cada tabla que contienen los mismos datos. Por ejemplo, las tablas Customer y Orders se pueden estar

relacionadas entre sí porque ambas contienen una columna que almacena un identificador de cliente. En el ejemplo, los nombres de

columna son los mismos, pero no es obligatorio. Uno podría ser CustomerID y otro CustomerNumber, siempre que todas las filas de la tabla Orders contengan un identificador que también esté almacenado en la tabla

Customers.

En una base de datos relacional, hay varios tipos de claves, que normalmente son solo columnas con propiedades especiales. Los siguientes cuatro tipos de claves son los más interesantes para nuestros propósitos:

Clave principal: identifica de forma única una fila en una tabla, como

CustomerID en la tabla Customers.

Clave alternativa (o clave candidata): una columna distinta de la clave

principal que es única. Por ejemplo, una tabla Employees podría

almacenar un identificador de empleado y un número de la seguridad

social, ambos números únicos.

Clave externa: una columna que hace referencia a una columna única

de otra tabla, como CustomerID en la tabla Orders, que hace referencia

a CustomerID en la tabla Customers.




Clave compuesta: una clave compuesta de más de una columna. Las

claves compuestas no se admiten en PowerPivot para Excel .

En PowerPivot para Excel, la clave principal o la tecla alternativa se conocen

como la columna de búsqueda relacionada, o simplemente columna de

búsqueda. Si una tabla tiene una clave principal y una clave alternativa,

puede usar cualquiera de ellas como columna de búsqueda. La clave externa

se conoce como la columna de origen o simplemente columna.

En nuestro ejemplo, una relación se definiría entre CustomerID en la tabla

Orders (la columna) y CustomerID (la columna de búsqueda) en la tabla

Customers. Si importa los datos de una base de datos relacional, de forma

predeterminada PowerPivot para Excel elige la clave externa de una tabla y la

clave principal correspondiente de la otra. Sin embargo, puede utilizar

cualquier columna que tenga valores únicos para la columna de búsqu

Tipos de relaciones

La relación entre Customers y Orders es una relación de uno a varios. Cada cliente puede tener varios pedidos, pero un pedido no puede tener varios

clientes. Los otros tipos de relaciones son de uno a uno y de muchos a muchos.

La tabla CustomerDiscounts, que define una tarifa reducida única para cada

cliente, tiene una relación de uno a uno con la tabla Customers. Un ejemplo de relación de varios a varios es una relación directa entre Products y Customers, en la que un cliente puede comprar muchos productos y el mismo

producto puede ser comprado por muchos clientes. PowerPivot para Excel no admite las relaciones de varios a varios en la interfaz de

usuario. Para obtener más información, vea "Relaciones de varios a varios" en este tema.

En la siguiente tabla se muestran las relaciones entre las tres tablas:

Relaciones y rendimiento

Una vez creada una relación, la base de datos de PowerPivot para Excel

normalmente debe recalcular las fórmulas en que se usen columnas de las tablas de la relación recién creada. El proceso puede tardar algún tiempo, en

función de la cantidad de datos y la complejidad de las relaciones.



Requisitos para las relaciones

PowerPivot para Excel tiene varios requisitos que se deben seguir al crear

relaciones:

-Relación única entre tablas

Varias relaciones podrían producir dependencias ambiguas entre las tablas. Para crear cálculos precisos, se necesita una única ruta de una tabla a la tabla

siguiente. Por lo tanto, puede haber solo una relación entre cada par de tablas

Si intenta importar determinadas tablas, la primera relación se creará correctamente, pero recibirá el error siguiente en las relaciones sucesivas en las que participe la misma columna:

* Relación: tabla[columna 1] -> tabla[columna 2] - Estado: error - Motivo: no

se puede crear una relación entre las tablas <tabla 1> y <tabla 2>. Entre dos tablas solo puede existir una relación directa o indirecta.

Si tiene dos tablas y varias relaciones entre ellas, entonces deberá importar varias copias de la tabla que contenga la columna de búsqueda y crear una

relación entre cada par de tablas.

-Una relación para cada columna de origen

Una columna de origen no puede participar en varias relaciones. Si ya ha usado una columna como columna de origen en una relación, pero desea usar

esa columna para conectar con otra columna de búsqueda relacionada en una tabla diferente, puede crear una copia de la columna y emplearla para la

nueva relación.

Es fácil crear una copia de una columna que tiene los mismos valores exactos usando una fórmula de DAX en una columna calculada.

-Identificador único para cada tabla

Cada tabla debe tener una única columna que identifique de forma única cada fila de esa tabla. A menudo se hace referencia a esta columna como la clave

principal.

-Columnas de búsqueda única

Los valores de datos de la columna de búsqueda deben ser únicos. En otras palabras, la columna no puede contener duplicados. En PowerPivot para Excel, las cadenas nulas y vacías equivalen a un valor en blanco, que es un valor de

datos distinto. Esto significa que no puede tener varios valores nulos en la columna de búsqueda.



-Tipos de datos compatibles

Los tipos de datos de la columna de origen y de la columna de búsqueda

deben ser compatibles. Para obtener más información acerca de los tipos de datos, vea Tipos de datos admitidos en libros PowerPivot.

Claves compuestas y columnas de búsqueda

Las claves compuestas no se pueden utilizar en un libro de PowerPivot; siempre debe tener exactamente una columna que identifique de forma única cada fila de la tabla. Si intenta importar tablas que tienen una

relación existente basada en una clave compuesta, el Asistente para la importación de tablas omitirá esa relación porque no se puede crear

en PowerPivot.

Si desea crear una relación entre dos tablas en PowerPivot, y hay varias columnas que definen las claves principales y las claves externas, debe combinar los valores para crear una columna de clave única antes de crear la

relación. Puede hacerlo antes de importar los datos, o hacerlo en PowerPivot creando una columna calculada.

Relaciones varios a varios

PowerPivot para Excel no admite relaciones de varios a varios y no

puede agregar simplemente tablas de unión en PowerPivot. Sin embargo, puede usar funciones de DAX para modelar las relaciones de varios

a varios.

Autocombinaciones y bucles Las autocombinaciones no se permiten en las tablas de PowerPivot. Una

autocombinación es una relación recursiva entre una tabla y ella misma. Las autocombinaciones se usan a menudo para definir las jerarquías de elementos

primarios y secundarios. Por ejemplo, podría unir una tabla de empleados a sí misma para generar una jerarquía que muestre la cadena de dirección en un negocio.

PowerPivot para Excel no permite crear bucles entre relaciones en un libro. En

otras palabras, se prohíbe el conjunto siguiente de relaciones.

Tabla 1, columna a a Tabla 2, columna f

Tabla 2, columna f a Tabla 3, columna n

Tabla 3, columna n a Tabla 1, columna a

Si intenta crear una relación que crearía un bucle, se generará un error.



Detección automática e inferencia de las relaciones

Al importar los datos en la ventana de PowerPivot, el Asistente para la

importación de tablas detecta automáticamente las relaciones existentes entre las tablas. Además, al crear una tabla dinámica, PowerPivot para Excel analiza los datos de las tablas. Detecta posibles relaciones que no se han definido y

sugiere columnas adecuadas para incluirlas en esas relaciones.

El algoritmo de detección usa datos estadísticos de los valores y metadatos de las columnas para deducir la probabilidad de las relaciones.

Los nombres de las columnas deben ser parecidos entre sí, pero no es

necesario que sean exactamente iguales. Por ejemplo, en las empresas,

suele haber variaciones de los nombres de columnas que contienen

prácticamente los mismos datos: Emp ID, EmployeeID, Employee ID,

EMP_ID, etc. El algoritmo detecta los nombres parecidos y asignará una

probabilidad más alta a las columnas con nombres parecidos o

exactamente iguales. Por consiguiente, para mejorar la exactitud de la

detección, se puede cambiar el nombre de las columnas de los datos

que se importen por nombres parecidos a los de las columnas de las

tablas existentes.

Los tipos de datos de todas las columnas relacionadas deberían ser

compatibles. Para la detección automática, solo se admiten los tipos de

datos de texto y números enteros..

Esta información podría ayudar a entender por qué no se detectan todas las

relaciones, o cómo los cambios realizados en los metadatos (por ejemplo, el nombre de campo y los tipos de datos) podrían mejorar los resultados de la

detección automática de relaciones.

Detección automática para los conjuntos con nombre

Las relaciones no se detectan automáticamente entre los campos relacionados y conjuntos con nombre en una tabla dinámica. Puede crear estas relaciones

manualmente. Si desea usar la detección automática de relaciones, quite cada conjunto con nombre y agregue directamente los campos individuales del conjunto con nombre a la tabla dinámica.

Inferencia de relaciones

En algunos casos, las relaciones entre las tablas se encadenan automáticamente. Por ejemplo, si crea una relación entre los dos primeros conjuntos de tablas del ejemplo siguiente, se deduce que existe una relación

entre las otras dos tablas y se establece una relación automáticamente.

Productos y categorías: creadas manualmente



Categoría y subcategoría: creadas manualmente

Productos y subcategoría: se deduce la relación

Para que las relaciones se encadenen automáticamente, las relaciones deben ir en una dirección, como se mostró antes. Si las relaciones iniciales fueran

entre, por ejemplo, ventas y productos, y ventas y clientes, no se deduciría una relación. Esto se debe a que la relación entre los productos y los clientes es una relación de varios a varios.

4. Ventajas de la utilización de PowerPivot

Microsoft® PowerPivot para Microsoft® Excel 2010 es una herramienta de

análisis de datos que ofrece una eficacia sin igual directamente dentro del software que los usuarios ya conocen: Microsoft® Excel. Puede transformar cantidades masivas de datos con una velocidad increíble en

información significativa para conseguir las respuestas que precisa en cuestión de segundos.

Entre las principales ventajas que posee PowerPivot

Procesar grandes conjuntos de datos (en ocasiones millones de

filas) con prácticamente el mismo rendimiento que cientos aprovechando el motor en memoria de PowerPivot. Disfrute de

cálculos y análisis rápidos de grandes volúmenes de datos. Use el complemento de PowerPivot para Excel 2010 a fin de obtener

análisis más rápidos de grandes conjuntos de datos en el escritorio. PowerPivot, con su motor en memoria y sus algoritmos de compresión eficiente, puede procesar enormes conjuntos de datos

con un rendimiento extremadamente rápido. Puede procesar millones de filas con prácticamente el mismo rendimiento que

tendría al procesar unos cientos de ellas.

Procese millones de filas con casi el mismo rendimiento que mil filas y saque el máximo partido de los procesadores de varios núcleos y los gigabytes de memoria para obtener un procesamiento

de cálculos más rápido a través del motor de inteligencia empresarial en memoria.

Aproveche las características familiares de Excel que los usuarios

ya conocen, como la interfaz de usuario de Office Fluent, las tablas

y gráficos dinámicos y las segmentaciones de datos



Utilizar PowerPivot para obtener acceso directamente a datos de confianza de dominio premium y público desde la sección

DataMarket de Windows Azure Marketplace

Integrar datos de multitud de orígenes, como son bases de datos corporativas, hojas de cálculo, informes, archivos de texto y fuentes de datos de Internet. PowerPivot puede determinar las

relaciones de datos de forma automática y crear un modelo personalizable de tablas de hechos y dimensiones para obtener un

análisis en memoria rápido.

Ir más allá de las expresiones estándar de Excel y usar el lenguaje de expresiones de análisis de datos (DAX) de PowerPivot para

realizar eficaces operaciones con los datos. Seguir las relaciones entre las tablas como en una base de datos y definir sofisticados cálculos mediante expresiones conocidas e intuitivas.

Rebase los límites de las funciones de expresión de Excel y use

Data Analysis Expressions (DAX) para manipular datos con eficacia. Siga las relaciones entre tablas como en una base de datos, defina columnas y medidas calculadas y agregue más de mil millones de

filas.

Explore, analice y cree análisis de forma interactiva sin que tenga que poseer conocimientos de experto y o adquirir aprendizaje especial mediante las funciones nativas de Excel 2010 como tablas

dinámicas, segmentaciones de datos y otras características de análisis conocidas.

Importe datos en constante cambio con la misma facilidad y

simplicidad que una fuente RSS mediante el formato Atom estándar

y mantenga esos datos actualizados automáticamente.

Facilite a los usuarios la mejor herramienta disponible de análisis de datos. Se basa en la familiaridad con Excel para acelerar la

adopción del usuario. Ampliar las capacidades existentes con la compresión basada en columnas y en la memoria del motor BI, fuentes de datos prácticamente ilimitadas, y las nuevas expresiones

de análisis de datos en una familiar formula de Sintaxis.

Facilita el compartimiento de conocimientos y colaboración generados por los usuarios de BI. Implementar Sharepoint para proveer la base de colaboración con todas las capacidades

esenciales incluyendo seguridad, flujo de trabajo, control de versión y servicios de Excel. Instalar SQL Server 2008 R2 para habilitar el

soporte de aplicaciones BI en Sharepoint, incluyendo la actualización de datos automática, el procesamiento de datos con el mismo rendimiento que en Excel y el tablero de manejo de Power

Pivot.



Sus usuarios pueden acceder a los libros de trabajo en el

navegador, sin tener que descargar los libros de trabajo y los datos para cada estación de trabajo.

Aumenta la eficiencia de la Gestión de BI. Al utilizar la interfaz de

Gestión Power Pivot para gestionar el rendimiento, la disponibilidad

y calidad del servicio. Descubra las aplicaciones de clave y asegúrese que se asignan los recursos adecuados.

Proporcionar el acceso seguro a los datos de confianza. Aprovecha

la alimentación de datos de SQL Server Reporting Services para encapsular los sistemas de la empresa y reusar los libros

compartidos como fuentes de datos en nuevos análisis.

Aproveche las expresiones de análisis de datos. DAX: Disfrute de la

familiaridad de las expresiones de Excel al usar expresiones de análisis de datos (DAX) para generar avanzadas aplicaciones de

análisis. Realice manipulaciones versátiles, superiores a las capacidades estándar de Excel, realice un seguimiento de las relaciones entre las tablas, como en una base de datos, y defina

cálculos sofisticados con expresiones familiares e intuitivas. Use las versátiles capacidades relacionales para crear aplicaciones

analíticas avanzadas con expresiones como SamePeriodLastYear(), ClosingBalances(), PreviousDay(), etc.

Explore en profundidad los datos clave relevantes rápidamente: aproveche la funcionalidad intuitiva de segmentación de Excel para

concentrarse en los datos relevantes rápidamente. Use la Segmentación de datos para ver los datos desde diferentes perspectivas, filtre los datos para mostrar solamente los que

necesita y disfrute de las nuevas capacidades de búsqueda que permiten reducir el tiempo de búsqueda en cantidades masivas de

datos y aumentar los tiempos de análisis.

Trabaje sin problemas con el explorador web: publique su análisis en SharePoint y obtenga acceso a sus aplicaciones compartidas directamente en el explorador, sin tener que descargar los libros

con todos sus datos en cada estación de trabajo. Disfrute de una atractiva interfaz de usuario en SharePoint y explore a su máxima

capacidad, con el mismo rendimiento y las mismas características que el cliente de Excel.

Comparta y colabore en análisis de otras personas: convierta los libros en aplicaciones compartidas accesibles de forma virtual, en

cualquier momento y desde prácticamente cualquier ubicación, para incrementar la productividad de su equipo con PowerPivot para Excel 2010.



Benefíciese de todas las características disponibles de SharePoint, como la seguridad basada en roles, flujos de trabajo y control de

versiones.

Actualice las aplicaciones compartidas de forma automática: Asegúrese de que su equipo tome decisiones basadas en los datos más recientes al configurar de forma conveniente el ciclo de

actualización de las aplicaciones de su libro en la interfaz de usuario de SharePoint. SharePoint puede actualizar automáticamente los

datos desde cualquier origen.

Vuelva a usar las aplicaciones compartidas como orígenes de datos en

nuevos análisis para buscar de forma más profunda y rápida, y

comprimir los ciclos de decisiones. Confíe en SharePoint como una

plataforma de colaboración segura de acceso centralizado a

aplicaciones compartidas, examine los sitios para los que tiene permiso

de acceso e integre cualquier aplicación compartida disponible en sus

investigaciones y análisis actuales.

Realice un seguimiento y supervise las aplicaciones de análisis desde

un panel central: permita que sus administradores de TI controlen sus

aplicaciones compartidas para asegurarse de que sus soluciones estén

continuamente disponibles. En un entorno de SharePoint, los

administradores de TI pueden hacer un seguimiento a lo largo del

tiempo de los patrones de uso, explorar en profundidad para obtener

más detalles, descubrir soluciones que se vuelvan fundamentales

mediante el crecimiento orgánico y asegurarse de que haya disponibles

recursos adecuados del servidor.



5. Ejemplo de PowerPivot

5.1 Datos iniciales del ejemplo

práctico

A continuación se presentan las siguientes tablas de datos que las

podemos tener en un Excel por ejemplo:

TABLA RELACIÓN ENTRE VENDEDORES CLIENTES

Id Vendedor Vendedor Id Cliente Cliente

1_JA JAIME 1 1 cliente

2_JO JOSÉ 2 2 cliente

3_AN ANTONIO 3 3 cliente

3_ANT ANTONIO 3 3 cliente

4_JAV JAVIER 4 4 cliente

5_LAU LAURA 5 5 cliente

6_CAR CARMEN 6 6 cliente

7_AND ANDRÉS 7 7 cliente

8_SEG SEGIO 8 8 cliente

9_ANA ANA 9 9 cliente

10_FRA FRANCISCO 10 10 cliente otros

TABLA RELACIÓN ZONAS VENDEDORES

Id zona Zona Id Vendedor Vendedor

1_E Este 1_JA JAIME

1_E Este 2_JO JOSÉ

1_E Este 4_JAV JAVIER

2_N Norte 3_AN ANTONIO

2_N Norte 3_ANT ANTONIO

2_N Norte 7_AND ANDRÉS

2_N Norte 9_ANA ANA

3_O Oeste 5_LAU LAURA

3_O Oeste 8_SEG SEGIO



4_S Sur 6_CAR CARMEN

4_S Sur 10_FRA FRANCISCO

TABLS: VENTAS CLIENTES PRODUCTOS

Id Cliente Cliente ID_Productos Productos Ventas Reales

1 1 cliente 1_MOL Moldes 73.133,73

1 1 cliente 2_MAT Matrices 99.468,03

1 1 cliente 3_MAN Mantenimientos 24.450,10

1 1 cliente 4_REP Reparaciones 51.244,72

































10 10 cliente otros 1_MOL Moldes 76.560,02

10 10 cliente otros 2_MAT Matrices 99.800,12



10 10 cliente otros 3_MAN Mantenimientos 25.595,57

10 10 cliente otros 4_REP Reparaciones 53.645,52

Total general

2.038.930,15

RELACIONES ENTRE TABLAS

Las anteriores tablas están relacionadas entre sí por determinados campos como veremos en nuestro ejemplo, pero ahora se nos pide además que agrupemos los datos anteriores mediante esta nueva relación o tabla:

Productos Tipo productos

Moldes Productos

Matrices Productos

Mantenimientos Servicios

Reparaciones Servicios

Es decir queremos agrupar los productos por un nuevo campo de agrupación: Tipo productos y además relacionar las cuatro tablas.



5.2 Solución del ejemplo con PowerPivot

Creación de tablas en PowerPivot

Importamos las cuatro tablas en el Excel de PowerPivot:



Creamos las relaciones entre tablas para poder realizar el análisis



Obtener la tabla dinámica



0

100000

200000

300000

400000

500000

600000

700000

800000

900000

Mantenimientos Matrices Moldes Reparaciones

Ventas productos

Total



Segmentaciones



Explicación de la lista de campos de PowerPivot

Más información sobre los ejemplos y sobre los excels correspondientes en:

http://www.sistemacontrolgestion.com/TablasDinámicas/PowerPivotTablasDinámicas.aspx

COMO PUEDE OBSERVARSE

LAS CUATRO TABLAS

IMPORTADAS Y

RELACIONADAS FORMAN LA

LISTA DE CAMPOS DEL

POWERPIVOT






Anexo: Información sobre el

libro

Dominar las Tablas Dinámicas en

Excel 2007-2010

Aplicadas a la Gestión Empresarial



Presentación del libro:

Dominar las Tablas Dinámicas en Excel 2007-2010 aplicadas a la Gestión Empresarial

Este libro le permitirá dominar de

una forma práctica, sencilla y eficaz una de las herramientas

más potentes que tiene Excel: las tablas dinámicas, los ejemplos y

casos prácticos le ayudarán a conseguir automatizar tareas de

una forma increíblemente rápida y lo mejor poder analizar

información desde diferentes ángulos para tomar las mejores

decisiones.

La posibilidad de aprender desde lo más simple a lo más completo

es quizás el mayor valor añadido

de este libro y la experiencia del autor le permitirán conseguir ser

un especialista en la herramienta Excel Tablas Dinámicas.

Este libro es muy útil para todas aquellas personas que utilizan Excel de forma habitual, para gestionar y analizar los diferentes tipos de datos de

todos los departamentos y áreas de la empresa de una forma rápida, segura y eficaz.

Las Tablas Dinámicas proporcionan la información en diferentes formatos

y tienen una gran capacidad para dar respuesta a las diferentes

situaciones o necesidades de análisis de datos. Son una herramienta de Excel muy avanzada y potente, y permite analizar, mostrar y tratar los

dos de diferentes formas: más resumidos o más ampliados.

Este libro le ayuda a entender, crear y practicar con ellas, y comprobar así lo fácil que es crear diferentes tipos de informes, indicadores y gráficos

de análisis interactivos.

Es una obra innovadora y muy

práctica ya que se puede utilizar

con Excel 2007 y contiene las

mejoras y novedades de la

versión de Excel 2010

relacionadas con las tablas

dinámicas.



CONTENIDO:

Parte 1: Introducción práctica a las Tablas Dinámicas

1. El funcionamiento de los Sistemas de Información

2. Funcionamiento y contenido de las Tablas Dinámicas 3. Contenido y funcionamiento del menú de Opciones de una Tabla

Dinámica 4. Contenido y funcionamiento del menú Diseño de las Tablas

Dinámicas Parte 2: Herramientas de Reporting y Business Intelligence con Tablas

Dinámicas

5. La creación de indicadores mediante el Formato Condicional

6. La utilización de Minigráficos en las Tablas Dinámicas 7. Utilizar la Segmentación para filtrar datos en las Tablas Dinámicas

8. La creación de Gráficos con Tablas Dinámicas

Parte 3: Ejemplos y casos prácticos con Tablas Dinámicas

9. Caso práctico global sobre el funcionamiento de las tablas dinámicas

10. Cómo aprender a utilizar las tablas dinámicas en doce pasos 11. Ejemplos y casos prácticos para utilizar las tablas dinámicas

Para obtener más información puede ir a la web del autor en dónde encontrará ejemplos y artículos sobre el tema:

www.sistemacontrolgestion/tds Si desea realizar alguna pregunta al autor:

[email protected]

http://www.sistemacontrolgestion/tds



Artículo:

Las nuevas Tablas Dinámicas de Excel como sistema de información de los

ERP y CRM

Desde hace muchos años hemos observado como los diferentes sistemas de software de gestión sean ERP y CRM por ejemplo han ido

utilizando diferentes tipos de herramientas internas para poder consultar y explotar la información por ejemplo pantallas de consulta

interactivas con potentes buscadores que acaban facilitándola de diferentes formas: pantalla, archivo pdf, listado en papel o envíos a

Excel, todo esto a pesar de que los diferentes tipos de software lo han ido actualizando y sofisticando en cierta medida, están muy lejos de lo

que puede ser una herramienta de que ayude a analizar la información

similar a los sistemas de Business Intelligence que todos conocemos, pues bien esa herramienta ya ha llegado de una forma casi definitiva,

siempre que tengamos los datos accesibles bien porque podemos llegar a consultar las bases de datos o bien porque los ERP o CRM nos

proporcionan los datos ya filtrados que queremos y en forma de tabla, así surgen las Tablas Dinámicas de Excel que en su versión 2007 ya

eran muy potentes y que en la nueva versión 2010 son decisivas a la hora de tratar cantidades enormes de datos con seguridad y rapidez,

pero ¿que son las tablas dinámicas? la respuesta es muy sencilla son una herramienta que permite tratar/consultar los datos de origen

siempre en forma de tabla para ser analizados de una forma flexible y dinámica, es decir podemos tener una visión de los datos desde

diferentes perspectivas: temporal, cualidades y cantidades. Esta herramienta nos proporciona un complemento perfecto a la hora de

explotar los datos desde un ERP o CRM ya que en estos momentos

posee una serie de características que la hacen ser ya y por méritos conseguidos una herramienta de Business Intelligence.

Pero veamos algunas de sus características:

Permite realizar cuadros de análisis tipo ABC, en porcentajes y en

valores absolutos.

Permite poner indicadores en los datos integrados desde la hoja de

cálculo al as tablas dinámicas y viceversa.

Ayuda a crear todo tipos de gráficos con enormes posibilidades de

filtros y presentaciones

Presenta los datos con minigráficos de tendencias y opciones para

crear cuadros de mando de segmentación de datos



Facilita con la opción PowerPivot la posibilidad de unir datos de tablas

de diferentes orígenes desde el propio Excel y sin restricciones de

cantidad de datos.

Artículo:

Las tablas Dinámicas como

herramienta de Reporting y Business Intelligence Las tablas dinámicas son una herramienta de Excel muy avanzada y

potente, con ellas se pueden analizar, mostrar y manipular los datos de

diferentes formas, más ampliados o más resumidos según se precise. Las tablas de datos pueden poseer muchas filas y columnas que

contengan diferentes tipos de datos, las tablas dinámicas nos ayudarán a analizar estos datos de una forma sencilla, resumida y rápida. Una de

las principales características que poseen las tablas dinámicas es la facilidad que tienen para analizar los datos desde una forma resumida a

los más amplios y desde diferentes ángulos o perspectivas. Así las tablas dinámicas desde sus diferentes opciones o vistas facilitarán la

información de diferente forma y nos sorprenderá gratamente la capacidad que tienen de dar respuesta a las diferentes situaciones o

necesidades, dado que la información que necesitamos en un momento del tiempo no es la que necesitamos en otro momento del tiempo ya

que el entorno de la empresa y su organización interna son cambiantes.



Dominar las tablas dinámicas

Por último necesitamos una manera de conocer el funcionamiento de esta herramienta, una referencia inmediata es el libro “Dominar las

Tablas Dinámicas en Excel 2007-2010 aplicadas a la Gestión Empresarial”, siendo el segundo libro publicado del autor sobre

el tema y en dónde podemos encontrar:

El libro incluye desde una Introducción práctica a las Tablas Dinámicas (funcionamiento de los sistemas de información, y la

explicación del contenido de los menús de opciones y diseño); cómo utilizar las Herramientas de Reporting y Business Intelligence

con Tablas Dinámicas (creación de indicadores mediante el formato condicional, la utilización de minigráficos y la segmentación para filtrar

datos y la creación de gráficos con Tablas Dinámicas); finalmente

incluye Ejemplos para cada capítulo y Casos Prácticos que le permiten adquirir un conocimiento muy completo de la herramienta.

Este libro le permitirá dominar de una forma práctica, sencilla y eficaz una de las herramientas más potentes que tiene Excel, los ejemplos y

casos prácticos le ayudarán a conseguir automatizar tareas de una forma increíblemente rápida y lo mejor poder analizar información

desde diferentes ángulos para tomar las mejores decisiones y lo que es mejor optimizar su n ERP o CRM como origen de datos.

Luis Muñiz

Experto en Sistema de Información y Reporting [email protected]

www.sistemacontrolgestion.com/tds

mailto:[email protected]



24-2-2011

Le presentamos esta entrevista con Luis Muñiz, autor del libro

"Dominar las Tablas Dinámicas en Excel 2007-2010 aplicadas a la Gestión Empresarial", en la que explica cómo ahorrar costes y tomar

decisiones de una forma más rápida y eficaz con las tablas dinámicas. Además, da pormenores de su segundo libro y una web sobre el mismo tema.

DOMINAR LAS TABLAS DINÁMICAS

145 Como utilizar el nuevo Componente de PowerPivot en Excel

2010 para crear Tablas Dinámicas PowerPivot © Microsoft l.muniz@sistemacontrolgestion,com www.sistemacontrolgestion/tds

¿Cómo define usted un sistema de

información?

Los Sistemas de Información son un conjunto de herramientas que

combinan las tecnologías de la información (hardware + software) con

procedimientos que permitan suministrar información a los diferentes tipos

usuarios de una organización para que puedan tomar las decisiones más

adecuadas. Estos sistemas se componen de tres funciones: la recopilación

de datos, el almacenamiento y procesamiento de la información; y la

transmisión de información a los diferentes tipos de usuarios interesados.

Los Sistemas de Información son un recurso importante para la consecución

de los objetivos de cualquier organización.

En definitiva un Sistema de información es: “Lo referente a conseguir la información adecuada, en la

forma correcta, para la persona indicada, al costo adecuado, en el tiempo oportuno, en el lugar

apropiado, para la toma de decisión correcta”. Lynda Woodman

¿Cuáles son sus características principales?

El diseño básico de la arquitectura de un sistema de información

muestra como cualquier organización integra sus sistemas de proceso

de datos debería tener las siguientes características:

-Estar lo suficiente personalizado y adaptado para el usuario final.

-Se tendrían que poder extraer, filtrar, consolidar y visualizar siempre los

datos más necesarios en cada momento.

-Permitir su acceso en tiempo real o con suficiente antelación a las variables

clave que definen el estado de la organización.

-Poder visualizar tendencias y suministrar informes de novedades y

modificaciones.

-Servir de mecanismo de alarma, para atraer la atención del usuario, ante

desviaciones importantes de las variables críticas.

-Facilitar la presentación de t oda la información que incorpora,

simultáneamente, gráficos, tablas, textos y sonidos.



¿Qué dificultades se encuentran

habitualmente en las empresas para obtener

toda la información necesaria?

Desde mi punto de vista y basado en mi experiencia después de haber

diseñado muchos sistemas de reporting con diferentes y variados tipos

de software creo que son tres las principales dificultades:

− La primera la dificulta ad en obtener la información en el formato y

calidad adecuada de sus sistemas de software de gestión sean ERPs o

CRM por ejemplo, en n muchas ocasiones nos encontramos que si

podemos tener esa información pe ero no está en los formatos

adecuados

− Otra gran dificultad es que el mundo cambiante de la empresa o su

entorno hace que la información que se e necesita hoy de una

determinada forma en el futuro sea diferente esto con los s sistemas

tradicionales y actuales no es tan fácil de conseguir en un tiempo y

con recursos razonables.

− La existencia por un lado de diferentes tipos de software con sus dato

os que en ocasiones tienen cosa as en común y en otras no dificulta

tener una información completa e integrada, por lo que tenemos

muchos datos y poca información.

− Otro factor decisivo y que se produce también como un efecto

colateral, es que la calidad de la información es muy baja bien porque

faltan datos, porque son erróneos o bien porque están repetidos.

− Por último el acceso a la información no siempre es la mejor opción

para el usuario, con lo cual ante nuevas necesidades o cambios no

podemos fácilmente te acceder a la información que necesitamos

en cada momento porque se depende d de un tercero para

conseguirlo.



Desde hace años las empre esas y organizaciones sin que se hayan dado o

cuenta han ido implementado su sistema de información con las

herramientas de Office muchas veces conscientemente y otros no, , es

cierto que hoy existen excelentes producto os en el mercado para realizar

un análisis de la a información, pero también ha y que reconocer que

muchos de ellos acaban siempre en un Excel por ejemplo, actualmente los

productos de Office y sus complementos permiten de sobras con seguridad,

capacidad de proceso y almacenamiento diseñar un sistema de información,

en concreto las herramientas que incorpora el Excel 2010 permiten procesar

y guardar en su versión de 64 bytes, cantidades de datos n nunca vistas

hasta la fecha. Quizás en este caso o si queremos diseñar un sistema de

información con Office la imaginación y conocimientos de los usuarios es lo

más importante.

¿Cuáles son las características principales de

las tablas dinámicas como soporte del SI?

Las tablas dinámicas son una herramienta de Excel muy avanzada y

potente, se pueden analizar, mostrar y manipular r los datos de diferentes

formas, más ampliados o más resumidos según se precise. Las tablas

dinámicas son un tipo de informes generados m mediante Excel en

diferentes formatos, a partir de una base de datos en forma de tabla

siempre



Así las tablas dinámicas desde sus distintas opciones o vistas facilitarán la a

información de diferente forma y nos sorprenderá gratamente la capacidad

que tienen de dar respuesta a las diferentes situaciones o necesidades,

dado que la información que necesitamos en un momento del tiempo no es

la que necesitamos en otro momento, ya que el entorno de la empresa y su

organización interna son cambiantes.

¿Qué peculiaridades debería tener un SI ara

tomar decisiones rápidas y seguras?

Un sistema de información debería cumplir las siguientes características

-Flexibilidad a la hora de extraer datos, de manera que el usuario tiene que

tener los informes ya predefinidos que se necesiten en cada momento.

-Corto tiempo de respuesta en el acceso y consulta de los datos, para ello

el d diseño y la tecnología utilizada, es fundamental.

-No debería el sistema de información interferir en la gestión de una

organización, el funcionamiento del sistema p puede degradarse hasta

afectar y paralizar a todo os los usuarios conectados sino está bien

planteado.

-Una adecuada y profunda Integración de todos los datos lo cual implica

enlazar y relacionar todos los datos de que se dispone y tengan relación

entre ellos.

-Una adecuada calidad de los datos para garantizar la fiabilidad de la

información obtenida.

-Debe de adecuarse la información obtenida a las necesidades del usuario,

cada usuario debe tener acceso a la información n que necesita para que su

trabajo sea lo más eficiente posible.



-Existencia de información histórica suficiente y necesaria, los datos

almacenados en los sistemas de información debe en estar diseñados para

contrastar la situación actual con una situación retrospectiva de años

anteriores.

¿Se pueden configurar las tablas dinámicas

como herramienta central del SI?

En la actualidad las bases de d datos y los diferentes tipos de software

permiten n acceder a toda la información que está en formatos de tablas y

accesible a los usuarios, las diferentes formas de acceder a los distintos

orígenes de los datos desde las tablas dinámicas es ya muy elevada su

capacidad en Excel 2010 pe ero s añadimos el complemento gratuito de

PowerPivot que se puede obtener desde la web de Microsoft podemos decir

que si pueden ser el eje central y herramienta estratégica para proveer de

información a los usuarios sin problemas.

Una vez hemos conocido las ventajas del Excel 2007 y las del 2010

podemos decir que el usuario tiene una serie de mejoras que le

pueden ayudar mucho en su trabajo diario:

− Una interfaz más orientada al usuario, más efectiva e intuitiva.

− Más capacidad de procesar datos en tiempo y cantidad.

− Nuevos estilos y formatos condicionales que permiten realizar

mayores indicadores



− Más y nuevas funciones Olap para conectar las BBDD.

− Mejores consultas de filtros de datos en consulta y selección, ahora

son interactivas

− Podemos seguir trabajando mientras se actualizan los datos

− Nueva herramienta PowePivot que permite unir diferentes tablas y

hacer tablas

dinámicas

− Posibilidad de hacer previsiones con los datos y extrapolaciones.

− Nuevo sistema de confección de gráficos más práctico e intuitivo,

− Nuevas opciones de Minigráficos y segmentación de datos para

Reporting

− Mejores conexiones externas y nuevos formatos de archivos entre

otros.

Y otras mejoras que permiten utilizar las tablas dinámicas como una

herramienta de Reporting que con su integración en Excel se puede hacer

casi cualquier cosa.

¿Por qué creó y cuáles son las características

de la nueva web "Dominar Tablas Dinámicas

en Excel 2007-2010"?

Con la experiencia del libro realizado en Excel 2007, me di cuenta que tenía

que hacer un nuevo libro más orientado al Business Intelligence y Reporting

que además estuviera mucho más adaptado a todo tipo de usuarios por

niveles, y faltaba algo más que le diera la posición y valor en el mercado, y

que fuera diferente a otras webs existentes de Excel, la idea es que la web

vaya dando ejemplos y una nueva sección de noticias vaya informando de

mis actividades y otras que se vayan produciendo en el mercado.

Pero sobretodo que sea una plataforma de conocimiento del libro a nivel

mundial ya que aunque parezca raro esta herramienta aún no es utilizada

por todos los usuarios de Excel sino una minoría y esto debe cambiar.



¿A quién va dirigida?

Va dirigida a todas aquellas personas que necesitan analizar y manipular la

información cómo una materia prima y otras que son quienes reciben los

outputs, es decir el resultado en forma de informe o reporting para tomar

decisiones, la web conserva y mantiene el espíritu del libro y como

sucedáneo de ella sale www.sistemacontrolgestion.com/tallertds, que es

otra web exclusiva para formar a los usuarios incompany es decir en sus

empresas para compartir el conocimiento entre ellos y nosotros.

¿Cuéntenos de su libro, cuál es su utilidad y

qué le incitó a escribir sobre este tema?

La historia del libro viene del año 2006, debido a mi actividad de diseñar e

implantar sistemas de reporting con las tablas dinámicas, los clientes no

tenían ningún manual accesible que les explicase realmente como era a la

herramienta en ese momento surgió Excel 20 007: Iniciación a las tablas

dinámicas, yo nunca a había escrito un libro de este tipo muy cerca de e

manual de informática clásica, en cambio o poseo más experiencia en los

libros de gestión, , y llegó la versión del Excel 2010 cuyas novedad des y

potencia han hecho que surja una nueva necesidad, escribir un libro mucho

más cercano a al Reporting y el Business Intelligence y sobretodo aplicado a

la gestión empresarial. Entonces he hecho un libro que se adapta por un

lado a l los usuarios menos exigentes y por otro a los que quieren conocer

todas las prestaciones de la herramienta, tanto que me lleva a escribir el

capítulo 10.

http://www.sistemacontrolgestion.com/tallertds



Cómo aprender a utilizar las tablas dinámicas en doce pasos. En

resumen este libro le permitirá dominar de una forma práctica, sencilla y

eficaz una de las herramientas más potentes que tiene Excel: las tablas

dinámicas, los ejemplos y casos prácticos s le ayudarán a conseguir

automatizar tareas de una forma increíblemente rápida y lo mejor poder

analizar información desde diferentes ángulos para tomar las mejores

decisiones. . Y tiene el usuario de la posibilidad de aprender desde lo más

simple a lo más completo es q quizás el mayor valor añadido de este libro y

la experiencia del autor le permitirán conseguir ser un especialista en la

herramienta Excel Tablas Dinámicas.

Creo que hay dos factores como he dicho antes existen en el mercado

excelente software de BI, que tienen sus propias herramientas y que se

compatibilizan también con Excel por tanto las tablas dinámicas tienes dos

posibilidades siempre pensando en la mejor opción para el usuario y sin

entrar en tecnicismos, por un saldo podemos encontrar como las tablas

dinámicas complementan y ayudan a otros productos de BI dando a-un más

potencial a la herramienta y por otros lado suplen las carencias de algunas

herramientas que no siempre tienen ni las prestaciones de explotación ni de

presentación que nos pueden ofrecer las tablas dinámicas unidas a la

potencia del Excel.

Muchos fabricantes de BI y gente dentro de las

empresas tienen un estigma con Excel, por qué

trabajar las TDs en Excel?

El Excel como toda herramienta tiene ventajas e inconvenientes, así como

defensores y detractores a veces es según en qué situación te encuentras

profesionalmente, yo creo que la gran ventaja que tiene en cuanto a

combinar la utilización de las prestaciones del Excel como hoja de cálculo

con las tablas dinámicas, esta posibilidad da unos resultados muy elevados

en cuanto a realizar reports e indicadores interactivos, por el contrario hay

que conocer muy bien la herramienta de tablas dinámicas para ello ya

tienen los usuarios es una alternativa real ya que el libro editado contiene

todos los ejemplos y casos prácticos para poder aprender a dominar las

tablas dinámicas y si no se dispone de mucho tiempo el capítulo 10 . Cómo

aprender a utilizar las tablas dinámicas en doce pasos nos permite en dos

horas o menos obtener un conocimiento muy elevado de la herramienta.



¿Algo más que deseé agregar con respecto a la

importancia de las TDs o su libro y web?

Por último comentar que el primer libro y este segundo sobre tablas

dinámicas es fruto de la experiencia empresarial del autor, es por

“Causalidad” que después de realizar innumerables implantaciones de ERPs,

CRM y Reporting con tablas dinámicas en todo tipos de empresas y en todas

las Áreas, y además he publicado el primer libro en Excel para hacer Planes

de negocio y Estudios de Viabilidad, tenga el lector que adquiera el libro una

herramienta que le puede dar una serie de ventajas en su trabajo muy

importantes agilizando todos los procesos y optimizando los resultados.



---Otros libros del Autor----------------

http://www.todoebook.com/lista.aspx?usa=100&Ord=0&pag=1&aut=luis+mu%c3%b1iz
