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MANUAL DE PROCEDIMENTOS
DE GESTÃO E CONTROLO DO
ISSA, IPRA ENQUANTO
ORGANISMO INTERMÉDIO
Fevereiro 2016
MANUAL DE PROCEDIMENTOS
DE GESTÃO E CONTROLO
Manual de Procedimentos
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CONTROLO DO DOCUMENTO
Versão Data de Reporte
Data de Aprovação
Descrição
1 2016/02/23 Manual de Procedimentos do ISSA, IPRA (Tipologia de Operações 1.2.2)
Manual de Procedimentos
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ÍNDICE
CONTROLO DO DOCUMENTO.......................................................................................................................................................................... 2
GLOSSÁRIO DE SIGLAS E ACRÓNIMOS ....................................................................................................................................................... 7
1. ORGANISMO INTERMÉDIO ............................................................................................................................................................. 12
1.1 APRESENTAÇÃO (MISSÃO E ATRIBUIÇÕES) ................................................................................................................. 12
1.2 CONTRATUALIZAÇÃO ...................................................................................................................................................................... 14
1.2.1 Descrição das Competências Delegada pela AG .............................................................................................. 14
1.2.2. Identificação do Contrato de Delegação de Competências, Data e Principais
Disposições, Designadamente as Responsabilida des e Obrigações ............................................................ 16
1.2.3 Tipologias de Operações em que o ISSA, IPRA é Organismo Intermédio com
Subvenção Global ................................................................................................................................................................................... 18
1.2.3.1 Distribuição de géneros alimentares e ou bens de primeira necessidade ......................... 19
1.2.3.2 Fornecimento de Refeições Diárias Gratuitas ............................................................................................ 20
1.2.4 Identif icação dos Montantes da Subvenção Global ..................................................................................... 21
1.3 ORGANOGRAMA DO ISSA, IPRA ............................................................................................................................................... 22
1.3.1 Organograma do OI ................................................................................................................................................................. 24
1.3.2. Estrutura Orgânica OI ......................................................................................................................................................... 25
1.3.3.Organização, Dimensão, Composição e Qualificação da Equipa ....................................................... 25
1.4 CONTEÚDOS FUNCIONAIS ............................................................................................................................................................ 27
1.5 SEGREGAÇÃO DE FUNÇÕES ......................................................................................................................................................... 30
1.6 POLÍTICA DE RECURSOS HUMANOS .................................................................................................................................... 31
1.7 GESTÃO DE MEIOS .............................................................................................................................................................................. 33
2. POLÍTICA DE COMUNICAÇÃO.................................................................................................................................................................. 34
3. SISTEMA DE INFORMAÇÃO ...................................................................................................................................................................... 36
3.1 Enquadramento ........................................................................................................................................................................................... 36
3.2 Formulários ................................................................................................................................................................................................... 38
4. ANÁLISE E SELEÇÃO DAS OPERAÇÕES .............................................................................................................................................. 39
4.1 Avisos para apresentação de candidaturas .................................................................................................................................... 39
4.2 Registo e submissão das candidaturas ............................................................................................................................................. 41
4.3 Circuito de análise de candidaturas ................................................................................................................................................... 44
4.3.1 Análise de Admissibilidade ........................................................................................................................................................... 45
4.3.2 Análise Técnica ................................................................................................................................................................................... 49
4.3.3 Parecer do Responsável da Análise (sobre resultados da análise técnica) ........................................................... 52
4.3.4 Audiência Prévia (sobre resultados da análise técnica) ................................................................................................. 54
4.3.5 Decisão Técnica De Aprovação E Termo De Aceitação (sobre resultados da análise técnica) .................... 56
4.3.6 Análise Financeira ............................................................................................................................................................................. 59
4.3.7 Pareceres De Análise........................................................................................................................................................................ 61
Manual de Procedimentos
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4.3.8 Parecer do Responsável da Análise .......................................................................................................................................... 61
4.3.9 Cabimentação da Operação .......................................................................................................................................................... 62
4.3.10 Audiência prévia (sobre resultados de análise financeira) ........................................................................................ 63
4.3.11 Decisão de aprovação e termo de aceitação ...................................................................................................................... 65
4.4 CIRCUITO DE ARQUIVAMENTO ........................................................................................................................................................... 67
4.5 CIRCUITO DE INDEFERIMENTO .......................................................................................................................................................... 68
5. GESTÃO E ACOMPANHAMENTO DAS OPERAÇÕES ...................................................................................................................... 71
5.1 Pedidos de alteração à decisão de aprovação ............................................................................................................................... 71
5.2 Comunicação do início da operação ................................................................................................................................................... 72
5.3 REGISTO DE EXECUÇÃO FÍSICA ........................................................................................................................................................... 74
5.4 Pedidos de reembolso e de saldo final .............................................................................................................................................. 75
5.4.1 Submissão ............................................................................................................................................................................................. 75
5.4.2 Análise ..................................................................................................................................................................................................... 77
5.4.3 Parecer técnico ................................................................................................................................................................................... 78
5.4.4 Parecer do responsável de análise ............................................................................................................................................ 79
5.4.5 Audiência de interessados em sede de pedido de pagamento de saldo ................................................................. 80
5.4.6 Decisão de aprovação ...................................................................................................................................................................... 81
5.4.7 Pagamentos, suspensões e reversões de créditos ............................................................................................................. 82
5.5 Revogações da Decisão............................................................................................................................................................................. 85
6. VERIFICAÇÕES DE GESTÃO............................................................................................................................................................ 88
6.1 ENQUADRAMENTO ............................................................................................................................................................................. 88
6.2 ORGANIZAÇÃO DOS RECURSOS ............................................................................................................................................... 89
6.3 NORMAS GERAIS DE EXECUÇÃO DAS VERIFICAÇÕES DE GESTÃO ............................................................ 91
6.4 VERIFICAÇÕES ADMINISTRATIVAS ..................................................................................................................................... 93
6.5 VERIFICAÇÕES NO LOCAL DAS OPERAÇÕES ................................................................................................................ 96
6.6 RECOMENDAÇÕES ............................................................................................................................................................................ 103
6.7 PARTICIPAÇÕES ................................................................................................................................................................................ 103
6.8 REQUISITOS SOBRE OS DOCUMENTOS DE TRABALHO (PROVA FACTUAL) .................................... 104
7. TRATAMENTO DE DENÚNCIAS ................................................................................................................................................ 106
8. ESTRATÉGIA ANTIFRAUDE ......................................................................................................................................................... 109
9. ANÁLISE E GESTÃO DO RISCO ................................................................................................................................................. 125
10. COMUNICAÇÕES DE IRREGULARIDADES ..................................................................................................................... 132
10.1 Conceitos relativos às irregularidades ....................................................................................................................................... 132
10.2 Preparação de uma comunicação de irregularidades ......................................................................................................... 135
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11. MONITORIZAÇÃO E SUPERVISÃO DA AG ..................................................................................................................... 137
12. TRATAMENTO DE AUDITORIAS ........................................................................................................................................... 139
12.1 AUDITORIAS DE OPERAÇÕES .............................................................................................................................................. 139
12.2 AUDITORIAS DE SISTEMAS ................................................................................................................................................... 142
13. MONITORIZAÇÃO ESTRATÉGICA ........................................................................................................................................ 144
14. REVISÃO DO MANUA L .................................................................................................................................................................. 145
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Listagem de Anexos
Anexo 1 Decreto-Lei n.º 137/2014, de 12 de setembro
Anexo 2 Regulamento (UE) n.º 223/2014, do Parlamento Europeu e do Conselho, de 11 de
março
Anexo 3 Portaria n.º 190-B/2015, de 26 de junho
Anexo 4 Decreto Legislativo Regional n.º 14/2013/A, de 3 de outubro
Anexo 5 Decreto Regulamentar Regional n.º 2/2014/A, de 24 de janeiro
Anexo 6 Contrato de delegação de competências da AG do PO APMC no ISSA, IPRA
Anexo 7 Organograma do ISSA, IPRA
Anexo 8 Checklist de Requisitos de Análise Técnica da TO 1.2.2
Anexo 9 Grelha de Análise da TO 1.2.2
Anexo 10 Nota Explicativa da grelha de análise da TO 1.2.2
Anexo 11 Artigo.º 122º CPA
Anexo 12 Notificações das suspensões de pagamentos
Anexo 13 Checklists das verificações de gestão da TO 1.2.2
Anexo 14 Checklists das verificações de contratação pública
Anexo 15 Minuta da notificação de verificação no local
Anexo 16 Modelo de relatório de verificação no local
Anexo 17 Minutas das notificações ao denunciante e entidade
Anexo 18 Modelo de relatório de verificação administrativa reativa
Anexo 19 Código de Ética do ISSA, IPRA
Anexo 20 Declaração de Conflitos de Interesses
Anexo 21 Plano de Prevenção de Riscos de Corrupção e Infrações Conexas do ISSA, IPRA
Anexo 22 Regulamento Delegado (UE) n.º 532/2014 da Comissão, de 13 de março
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GLOSSÁRIO DE SIGLAS E ACRÓNIMOS
A
AA - Autoridade de Auditoria
AC - Autoridade de Certificação
ACA – Autoridade de Certificação e de Auditoria
AD&C - Agência, I.P.
AFCOS - Serviço de Coordenação Anti Fraude
AG - Autoridade de Gestão
AT - Autoridade Tributária e Aduaneira
C
CA - Comissão de Acompanhamento
CD - Comissão Diretiva / Conselho Diretivo
CE - Comissão Europeia
CEFAPA – Centro de Formação da Administração Publica dos Açores
CIC - Comissão Interministerial de Coordenação do Portugal 2020
CCP – Código dos Contratos Públicos
CPA - Código do Procedimento Administrativo
CPN - Contrapartida Pública Nacional
D
DAS – Departamento de Acção Social
DGFOC – Departamento de Gestão Financeira, Orçamento e Conta
DGR – Departamento de Gestão de Recursos
DD - Declaração de Despesa
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DRHAS – Divisão de Recursos Humanos e Apoio Jurídico
DTF - Desenhos Técnico Funcionais
F
FC – Fundos Comunitários
FEAC - Fundo de Auxílio Europeu às Pessoas Mais Carenciadas
FEEI - Fundos Europeus Estruturais e de Investimento
FEDER - Fundo Europeu de Desenvolvimento Regional
FSE - Fundo Social Europeu
I
IGF - Inspeção Geral das Finanças
ISS - Instituto da Segurança Social, I.P.
ISSA, IPRA - Instituto da Segurança Social dos Açores, I.P.R.A.
N
NIF – Número de Identificação Fiscal
NISS - Número de Identificação da Segurança Social
NAJC – Núcleo de Apoio Jurídico e de Contencioso
NPOC – Núcleo de Planeamento, Organização e Comunicação
O
OI - Organismo intermédio
OISG - Organismo intermédio com subvenção global
OLAF - Organismo Europeu de Luta Antifraude
PCAAC - Programa Comunitário de Ajuda Alimentar a Carenciados
PO - Programa Operacional
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PO APMC - Programa Operacional de Apoio às Pessoas Mais Carenciadas
Q
QREN - Quadro de Referência Estratégico Nacional
S
SI FEAC - Sistema de Informação do Fundo de Auxílio Europeu às Pessoas Mais Carenciadas
SIADAPRA - Sistema Integrado de Gestão e Avaliação do Desempenho na Administração Pública da
Região Autónoma dos Açores
SIIFSE – Sistema de Informação do Fundo Social Europeu
SISS - Sistema de Informação da Segurança Social
T
TO - Tipologia de Operações
U
UAC - Unidade Auditoria e Controlo
UC - Unidade de Coordenação
UE - União Europeia
UFME – Unidade Financeira e Monitorização Estratégica
UGO - Unidade de Gestão Operacional
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Introdução
O Decreto-Lei n.º 137/2014, de 12 de setembro (Anexo 1), que estabelece o modelo de governação
dos Fundos Europeus Estruturais e de Investimento (FEEI), aplicável, com as devidas adaptações,
ao Fundo de Auxílio Europeu às Pessoas Mais Carenciadas (FEAC), bem como a estrutura orgânica
relativa ao exercício, designadamente, das competências de apoio, monitorização, gestão,
acompanhamento e avaliação, certificação, auditoria e controlo, confere através do artigo 37º que o
exercício das competências de gestão pode ser delegado pela Autoridade de Gestão (AG) em
Organismos Intermédios (OI), mediante celebração de acordo escrito, doravante designado por
contrato de delegação de competências.
Neste enquadramento legal, e ambicionando alcançar os maiores níveis possíveis de racionalização,
em matéria de gestão e aplicação dos fundos acometidos à AG, foi encetado um processo estreito de
articulação com o Instituto da Segurança da Segurança Social dos Açores, I.P.R.A., doravante
designado por ISSA, IPRA com a pretensão de celebrar um contrato de delegação de competências
de gestão de determinadas tipologias de operações, designada por «subvenção global», nos termos
do n.º 7 do artigo 31.º do Regulamento (UE) n.º 223/2014 (Anexo 2), do Parlamento Europeu e do
Conselho, de 11 de março, uma vez demonstradas as necessárias garantias de solvabilidade, de
competência nos domínios em causa e de capacidade em matéria de gestão administrativa e
financeira.
Assim, e nos termos previstos na alínea g) do n.º 2 do artigo 10º do Decreto-Lei nº 137/2014, a
Comissão Interministerial de Coordenação (CIC Portugal 2020) homologou a designação do ISSA,
IPRA enquanto organismo intermédio, sob proposta da Autoridade de Gestão do Programa
Operacional de Apoio a Pessoas Mais Carenciadas (PO APMC) e após parecer da Agência para o
Desenvolvimento e Coesão, I. P. (Agência, I.P.), na qualidade de órgão de coordenação técnica.
Neste contexto, foi celebrado em 1 de fevereiro de 2016, entre a Autoridade de Gestão do PO APMC
e o ISSA, IPRA um Contrato de Delegação de Competências enquanto Organismo Intermédio, com o
estabelecimento de subvenção global, nos termos do nos termos do n.º 7 do artigo 31.º do
Regulamento da União Europeia (UE) n.º 223/2014, do Parlamento Europeu e do Conselho, de 11
de março.
É neste âmbito que se enquadra o presente Manual de Procedimentos do ISSA, IPRA que
sistematiza os procedimentos e circuitos adotados na gestão e aplicação dos apoios do Fundo de
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Auxílio Europeu às Pessoas Mais Carenciadas (FEAC) – instituído pelo Regulamento (UE) n.º
223/2014, do Parlamento Europeu e do Conselho, de 11 de março - os quais constituem o garante
do rigor, integridade, transparência, eficiência e eficácia na aplicação e gestão deste fundo público.
Pese embora o contrato de delegação de competências abranja as Tipologias de Operações (TO)
1.2.2 – Distribuição de géneros alimentares e ou bens de primeira necessidade e 2.1.2 –
Fornecimento de Refeições diárias gratuitas do Programa Operacional de Apoio às Pessoas Mais
Carenciadas, cuja regulamentação geral e específica consta da Portaria n.º 190-B/2015, de 26 de
junho (Anexo 3), o presente manual de procedimentos regula apenas o funcionamento da Tipologia
de Operações 1.2.2. - Distribuição de géneros alimentares e ou bens de primeira necessidade.
Com efeito, uma vez que se pretende executar a Tipologia de Operações 2.1.2 – Fornecimento de
Refeições diárias gratuitas do Programa Operacional de Apoio às Pessoas Mais Carenciadas na
modalidade de custos simplificados e que não se encontra, à presente data, definida a respetiva
metodologia de financiamento, não foi possível criar, nesta fase, os procedimentos e instrumentos
necessários à respetiva implementação.
Este manual assume-se como um instrumento de apoio fundamental para o exercício das funções
do ISSA, IPRA enquanto Organismo Intermédio deste programa, completando ou concatenando
procedimentos que são desenvolvidos pela respetiva plataforma tecnológica de suporte - Sistema
de Informação do FEAC (SI FEAC).
Este manual assumirá ainda particular relevância, no âmbito das auditorias e controlos a realizar
pelos organismos externos envolvidos no sistema de gestão e controlo (Autoridades de Certificação
e de Auditoria, Tribunais de Contas e Comissão Europeia), possibilitando-lhes compreender, com a
devida celeridade e clareza, a forma como se realizam todas as tarefas inerentes ao funcionamento
deste Programa Operacional (PO).
Trata-se de um documento evolutivo, que vai acolher os ajustamentos e melhoramentos que sejam
considerados convenientes, designadamente introdução de novos procedimentos e/ou alteração
dos pré-existentes, de forma a atualizar o documento à realidade e às necessidades sentidas com a
prática de gestão do programa. Qualquer alteração será aprovada pela AG.
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1. ORGANISMO INTERMÉDIO
1.1 APRESENTAÇÃO (MISSÃO E ATRIBUIÇÕES)
O Instituto da Segurança Social dos Açores, I.P.R.A, foi criado pelo Decreto Legislativo Regional n.º
14/2013/A, de 3 de outubro de 2013 (Anexo 4).
Resultou da fusão das instituições de segurança social da Região Autónoma dos Açores,
designadamente o Instituto para o Desenvolvimento Social dos Açores, I.P.R.A. e do Instituto de
Gestão Financeira da Segurança Social nos Açores, I.P.R.A.
Os estatutos do ISSA, IPRA foram aprovados pelo Decreto Regulamentar Regional n.º 2 /2014/A,
de 24 de janeiro de 2014 (Anexo 5).
Os Órgãos do ISSA, IPRA, são:
Conselho Diretivo (CD) - constituído por Presidente, Vice-presidente e Vogal.
Fiscal Único
O ISSA, IPRA é um instituto público dotado de autonomia administrativa, financeira e patrimonial.
Tem sede na ilha Terceira e o âmbito geográfico de atuação corresponde à Região Autónoma dos
Açores.
Está sujeito à tutela do membro do Governo Regional com competência em matéria de
solidariedade e segurança social.
Compete ao ISSA, IPRA assegurar, na Região Autónoma dos Açores, a gestão dos regimes de
segurança social, o reconhecimento dos direitos e o cumprimento das obrigações nos domínios das
contribuições e prestações sociais, garantir a eficiência dos serviços permitindo o acesso a todos os
cidadãos e assegurar a proteção e inclusão social.
Assim, são atribuições do ISSA, IPRA:
a) Gerir os regimes de segurança social que por lei ou regulamento sejam cometidos às instituições
de segurança social na Região Autónoma dos Açores;
b) Estudar e propor medidas visando a permanente adequação dos regimes;
c) Colaborar na definição e adequação da política financeira da segurança social;
d) Participar na elaboração do plano global da segurança social;
Manual de Procedimentos
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e) Preparar o orçamento da segurança social da Região Autónoma dos Açores, apreciando,
integrando e compatibilizando os orçamentos parcelares, e assegurar, coordenar e controlar a
respetiva execução;
f) Elaborar a conta da segurança social da Região Autónoma dos Açores, a submeter à aprovação
dos órgãos competentes;
g) Colaborar na definição dos procedimentos contabilísticos a adotar no sistema da segurança
social;
h) Assegurar o desenvolvimento de ações de natureza preventiva, terapêutica e promocional, numa
perspetiva integrada e tendencialmente personalizada para a consecução dos objetivos da ação
social;
i) Promover a mobilização de recursos da própria comunidade na prossecução das ações a que se
refere a alínea anterior;
j) Colaborar no estudo de medidas de política e intervenção social;
k) Celebrar acordos, contratos ou protocolos de cooperação;
l) Fiscalizar os serviços e equipamentos de apoio social, incluindo os de fins lucrativos;
m) Garantir o cumprimento dos direitos e obrigações dos beneficiários e contribuintes do sistema
de segurança social da Região;
n) Assegurar, nos termos da lei, assessoria técnica aos tribunais em matéria de promoção e
proteção de crianças e jovens em risco e tutelar cível;
o) Exercer os poderes sancionatórios no âmbito dos ilícitos de mera ordenação social relativos aos
serviços e equipamentos de apoio social, incluindo os de fins lucrativos, e a beneficiários e
contribuintes, nos termos legais;
p) Proceder à recolha, tratamento e elaboração de dados estatísticos de interesse específico para a
ação da segurança social;
q) Colaborar na verificação, acompanhamento, avaliação e informação, nos domínios orçamental,
económico e patrimonial, da atividade dos organismos e serviços que integram o sistema de
segurança social regional, no âmbito do sistema de controlo interno da administração financeira do
Estado;
r) Assegurar a gestão e administração dos bens e direitos de que seja titular e que constituem o
património da segurança social da Região Autónoma dos Açores;
s) Promover, no âmbito da segurança social da Região Autónoma dos Açores, estudos e avaliações
do património;
t) Otimizar a gestão dos recursos financeiros da segurança social da Região Autónoma dos Açores;
u) Receber as contribuições e quotizações, assegurando e controlando a sua arrecadação, bem
como a dos demais recursos financeiros consignados no orçamento da segurança social da Região
Autónoma dos Açores;
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v) Assegurar o abastecimento financeiro dos organismos e serviços com suporte no orçamento da
segurança social da Região Autónoma dos Açores;
w) Assegurar a rendibilização de excedentes de tesouraria, nomeadamente mediante o recurso a
instrumentos disponíveis no mercado;
x) Exercer as demais atribuições previstas na lei.
Pelos motivos acima expostos, e atenta a organização, composição e valências da estrutura de
recursos humanos afeta ao ISSA, IPRA, descrita nos subpontos 1.3 a 1.7. deste manual, considera-se
que se encontram asseguradas as necessárias garantias de solvabilidade e capacidade em matéria
administrativa e financeira para o exercício das funções delegadas.
1.2 CONTRATUALIZAÇÃO
1.2.1 Descrição das Competências Delegada pela AG
O ISSA, IPRA, enquanto entidade pública de referência na promoção da coesão social, é o
serviço/organismo regional que tem por missão garantir e promover a proteção e inclusão social
dos cidadãos e das cidadãs, no âmbito do sistema de segurança social, reconhecendo os direitos e
assegurando o cumprimento das obrigações dos beneficiários do referido sistema e, como tal, é a
entidade coordenadora dos respetivos instrumentos de políticas públicas de ação e apoio social,
incluindo o desenvolvimento de medidas de combate à pobreza.
O ISSA, IPRA pelo papel interventivo no desenvolvimento de medidas de combate à pobreza e de
promoção da inclusão social, bem como, pela atuação como entidade promotora do programa de
distribuição de alimentos em Portugal (PCAAC) na Região Autónoma dos Açores, disponibiliza-se a
assumir a gestão do financiamento comunitário das operações a apoiar no âmbito das Tipologias de
Operações 1.2.2 – Distribuição de Géneros Alimentares e de Primeira Necessidade” e 2.1.2 –
“Fornecimento de Refeições Diárias Gratuitas” do PO APMC.
Nos termos previstos na alínea h) do n.º 2 do artigo 5.º da Portaria n.º 190-B/2015, de 26 de junho,
a Comissão Interministerial de Coordenação (CIC Portugal 2020) aprovou, sob proposta da
Autoridade de Gestão do Programa Operacional de Apoio às Pessoas Mais Carenciadas (PO APMC),
a designação do ISSA, IPRA enquanto organismo intermédio, e a delegação das competências objeto
do contrato.
Manual de Procedimentos
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Assim, as competências delegadas no ISSA, IPRA enquanto Organismo Intermédio com subvenção
global, nos termos do contrato celebrado (Anexo 6), são seguintes:
a) Aplicar os critérios de seleção definidos na regulamentação específica e nos Avisos de
apresentação de candidaturas (n.º 3 do artigo 35.º da Portaria n.º190-B/2015, de 26 de junho);
b) Assegurar que a operação selecionada corresponde ao âmbito do fundo em causa e pode ser
atribuída à categoria de intervenção (alínea c) n.º 1 do artigo 26.º do Decreto-Lei n.º 137/2014, de
12 de setembro);
c) Aprovar as candidaturas a financiamento que, reunindo condições de elegibilidade, têm mérito
adequado para receberem apoio financeiro (alínea c) do n.º 1 do artigo 27.º do Decreto-Lei n.º
137/2014, de 12 de setembro);
d) Assegurar que seja disponibilizado ao beneficiário um documento sobre as condições de apoio
para cada operação, incluindo os requisitos específicos aplicáveis aos produtos ou serviços a
realizar no âmbito da operação, o plano de financiamento e o prazo de execução (alínea d) do n.º 1
do artigo 26.º do Decreto-Lei n.º 137/2014, de 12 de setembro);
e) Verificar se o beneficiário tem capacidade administrativa, financeira e operacional para cumprir
as condições de apoio de cada operação, antes da respetiva aprovação, quando aplicável (alínea e)
do n.º 1 do artigo 26.º do Decreto-Lei n.º 137/2014, de 12 de setembro);
f) Verificar se a operação a selecionar tem enquadramento nas elegibilidades específicas do PO
APMC, bem como adequação técnica aos objetivos e finalidades específicas visadas, e se ficou
objetivamente demonstrada a sua viabilidade e sustentabilidade económica e financeira (alínea f)
do n.º 1 do artigo 26.º do Decreto-Lei n.º 137/2014, de 12 de setembro);
g) Verificar se foi cumprida a legislação aplicável à operação em causa, sempre que a operação
tenha início antes da apresentação do pedido de financiamento à Autoridade de Gestão (alínea g)
do n.º 1 do artigo 26.º do Decreto-Lei n.º 137/2014, de 12 de setembro);
h) Verificar a realização efetiva dos produtos e serviços cofinanciados, o cumprimento das metas
contratualizadas aquando da aprovação e o pagamento da despesa declarada pelos beneficiários,
bem como a sua conformidade com a legislação aplicável, com o PO APMC e com as condições de
apoio da operação (alínea a) do n.º 2 do artigo 26.º do Decreto-Lei n.º 137/2014, de 12 de
setembro);
i) Garantir que os beneficiários envolvidos na execução das operações reembolsadas com base em
custos elegíveis efetivamente suportados utilizam um sistema contabilístico separado para todas as
transações relacionadas com a operação ou a codificação contabilística fiscalmente aceite (alínea b)
do n.º 2 do artigo 26.º do Decreto-Lei n.º 137/2014, de 12 de setembro);
j) Adotar medidas antifraude eficazes e proporcionadas, tendo em conta os riscos identificados
(alínea c) do n.º 2 do artigo 26.º do Decreto-Lei n.º 137/2014, de 12 de setembro);
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k) Estabelecer procedimentos para que todos os documentos de despesa e das auditorias sejam
conservados em conformidade com o disposto no Regulamento (UE) n.º 223/2014, do Parlamento
Europeu e do Conselho, de 11 de março de 2014, nomeadamente para garantir uma pista de
auditoria adequada, ou com disposições legais nacionais, quando estas imponham prazos mais
alargados (alínea d) do n.º 2 do artigo 26.º do Decreto-Lei n.º 137/2014, de 12 de setembro);
l) Garantir que os dados sobre cada operação, que sejam necessários para os exercícios de
monitorização, avaliação, gestão financeira, verificação e auditoria, são recolhidos e introduzidos no
SI FEAC, disponibilizado pela Autoridade de Gestão, e que os dados sobre os indicadores são,
quando aplicável, desagregados por sexo (alínea e) do n.º 3 do artigo 26.º do Decreto-Lei n.º
137/2014, de 12 de setembro);
m) Realizar verificações administrativas relativamente a cada pedido de reembolso por parte dos
beneficiários (alínea a) do n.º 4 do artigo 26.º do Decreto-Lei n.º 137/2014, de 12 de setembro);
n) Realizar verificações das operações in loco (alínea b) do n.º 4 do artigo 26.º do Decreto-Lei n.º
137/2014, de 12 de setembro), as quais podem ser realizadas por amostragem (n.º 6 do artigo 26.º
do Decreto-Lei n.º 137/2014, de 12 de setembro);
o) Garantir uma separação adequada de funções no âmbito das verificações de gestão (n.º 7 do
artigo 26.º do Decreto-Lei n.º 137/2014, de 12 de setembro).
1.2.2. Identificação do Contrato de Delegação de Competências, Data e
Principais Disposições, Designadamente as Responsabilidades e
Obrigações
O Contrato de delegação de competências no ISSA, IPRA, celebrado a 1 de fevereiro de 2016, define,
nos termos da legislação aplicável, as condições, procedimentos, prazos e demais obrigações
aplicáveis no relacionamento entre a Autoridade de Gestão do PO APMC e o ISSA, IPRA no âmbito
do exercício das competências de gestão que lhe são delegadas, no respeito pelos princípios da
Transparência de Procedimentos, Afetação Adequada de Recursos, Partilha de Informação,
Responsabilização Partilhada e Segregação das Funções de Gestão e da Prevenção de Conflitos de
Interesses.
Os termos que constam do contrato estabelecem, respetivamente, o modelo de governação, as
regras gerais de aplicação dos Programas Operacionais financiados pelos FEEI (com as devidas
adaptações) e ainda o Regulamento Geral do Fundo de Auxílio Europeu às Pessoas mais
Manual de Procedimentos
17
Carenciadas (FEAC) e o Regulamento Específico do Programa Operacional de Apoio às Pessoas mais
Carenciadas (PO APMC).
Ainda e de acordo, com o Cláusula 9.ª do Contrato de Delegação de Competências, ao ISSA, IPRA
compete:
a) Programar com a devida antecedência, em estreita articulação com a Autoridade de Gestão do
PO APMC, as datas de abertura dos procedimentos concursais para a apresentação das
candidaturas no âmbito das Tipologias de Operações objeto do contrato, com vista à elaboração
e divulgação prévia do plano anual de abertura de candidaturas do Programa (n.º 5 do artigo
19.º do Decreto-Lei n.º 137/2014, de 12 de setembro);
b) Elaborar os avisos para apresentação das candidaturas e remetê-los para validação da
Autoridade de Gestão no prazo por esta concedido;
c) Elaborar um sistema de gestão e controlo interno que respeite o modelo adotado pela
Autoridade de Gestão do PO APMC, suscetível de permitir a prevenção e a deteção de
irregularidades, bem como a adoção de medidas corretivas oportunas e adequadas;
d) Submeter à aprovação da Autoridade de Gestão, na data estipulada, a programação anual das
verificações no local;
e) Criar manuais de procedimentos que definam as normas e a forma de aplicação das condições
de acesso e financiamento das entidades beneficiárias, bem como as normas das verificações de
gestão, sujeitando-os a parecer vinculativo da AG do PO APMC;
f) Garantir que não são selecionadas operações que tenham sido materialmente concluídas ou
totalmente executadas antes da apresentação do pedido de financiamento pelo beneficiário (n.º
3 do artigo 22.º do Regulamento (UE) n.º 223/2014, de 11 de março);
g) Assegurar a organização dos processos de candidatura de operações ao financiamento (alínea h)
do n.º 1 do artigo 27.º do Decreto-Lei n.º 137/2014, de 12 de setembro);
h) Assegurar a permanente atualização das operações no SI FEAC, a fim de permitir à Autoridade
de Gestão do PO APMC conhecer, de forma permanente e acessível, todos os elementos
pertinentes relativos às candidaturas rececionadas, apreciadas e aprovadas, e os referentes à
execução física e financeira das operações;
i) Colaborar com a Autoridade de Gestão no apuramento dos Indicadores Comuns para os apoios
do FEAC definidos no anexo do Regulamento Delegado (UE) n.º 1255/2014, de 17 de julho;
j) Garantir o cumprimento dos normativos aplicáveis, designadamente nos domínios da
concorrência, da contratação pública, do ambiente e da igualdade de oportunidades e,
concretamente, da igualdade entre homens e mulheres, quando aplicável (alínea i) do n.º 1 do
artigo 27.º do Decreto-Lei n.º 137/2014, de 12 de setembro);
k) Garantir o cumprimento dos requisitos em matéria de informação e publicidade estabelecidos
na estratégia de comunicação do Portugal 2020 e nos normativos europeus e nacionais
Manual de Procedimentos
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aplicáveis, informando os potenciais beneficiários e o público em geral nas ações de
comunicação, sobre os apoios concedidos no âmbito da subvenção global (alínea r) do n.º 1 do
artigo 27.º do Decreto-Lei n.º 137/2014, de 12 de setembro, conjugada com o artigo 23.º da
Portaria n.º 190-B/2015, de 26 de junho);
l) Cumprir a regulamentação específica aplicável e as recomendações da Autoridade de Gestão do
PO APMC e ainda das Autoridades de Certificação e de Auditoria (ACA);
m) Prestar todas as informações e facultar todos os elementos que lhe sejam solicitados pela AG do
PO APMC.
O ISSA, IPRA é ainda responsável pelo cumprimento das obrigações previstas nas disposições legais
ou regulamentares que, de forma direta ou indireta, se relacionem com o exercício das
competências delegadas e a sua atuação no âmbito do contrato rege-se pelos princípios e
orientações técnicas ou de gestão que se encontrem ou venham a ser definidas pela Autoridade de
Gestão do PO APMC.
No contrato de delegação de competências consta ainda, a propósito da segregação de funções, que
o ISSA, IPRA não pode assumir a qualidade de entidade beneficiária no âmbito das Tipologias de
Operações objeto do presente contrato, na modalidade de procedimento concursal, constituindo
como única exceção, nos termos do disposto nos n.º 4 e 5 do artigo 61.º da Portaria n.º 190-B/2015,
de 26 de junho, as situações em que se verifique, no âmbito da Tipologia de Operações “Distribuição
de géneros alimentares e ou de bens de primeira necessidade”, quando num território não existem
operações selecionadas que garantam a distribuição dos alimentos, podendo, nesse caso, essa
função ser assegurada pelo ISSA, IPRA, mediante convite da Autoridade de Gestão.
O ISSA, IPRA enquanto OI, acede ao financiamento do PO APMC para a gestão do seu contrato de
delegação de competências, apresentando, para o efeito, candidatura à Assistência Técnica do
programa, dentro dos orçamentos contratualizados para o efeito.
1.2.3 Tipologias de Operações em que o ISSA, IPRA é Organismo Intermédio com Subvenção Global
O contrato de delegação de competências celebrado entre a Autoridade de Gestão do PO APMC e o
ISSA, IPRA assume a forma de contrato de subvenção global, abrangendo duas tipologias de
operações:
Manual de Procedimentos
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ID Tipologia de operações
1.2.2 Distribuição de géneros alimentares e ou bens de primeira necessidade - Açores
2.1.2 Fornecimento de refeições diárias gratuitas
1.2.3.1 Distribuição de géneros alimentares e ou bens de primeira necessidade
De acordo com a Portaria n.º 190-B/2015, de 26 de junho que aprovou o Regulamento Geral do
FEAC, bem como a regulamentação específica do PO APMC, no âmbito da Tipologia de Operações
1.2.2 são elegíveis as operações que visem a distribuição às pessoas mais carenciadas da Região
Autónoma dos Açores, por organizações parceiras, públicas ou privadas, de géneros alimentares e
ou de bens de primeira necessidade adquiridos no âmbito das operações de aquisição, bem como o
desenvolvimento de medidas de acompanhamento com vista à inclusão social daquelas.
Esta distribuição efetua-se mediante a entrega direta dos produtos às pessoas mais carenciadas nas
instalações da entidade parceira ou no domicílio das pessoas carenciadas.
As operações apoiadas, no âmbito da Tipologia 1.2.2 - Distribuição de géneros alimentares e ou
bens de primeira necessidade – Açores, são definidas aquando da abertura de candidaturas e
podem ter uma duração máxima de 36 meses.
Podem ser beneficiários deste tipo de operação as pessoas coletivas de direito público e privado
sem fins lucrativos, incluindo do setor cooperativo. Os beneficiários nesta operação assumem a
qualidade de organizações parceiras de acordo com as seguintes modalidades:
a) Polo de receção, ao qual compete receber e armazenar os géneros alimentares e ou de
bens de primeira necessidade, garantindo a respetiva entrega e boa receção pelas
entidades parceiras mediadoras, que os distribuem diretamente aos destinatários finais;
b) Mediadora, à qual cabe a distribuição direta dos géneros alimentares e ou de bens de
primeira necessidade aos destinatários finais.
As candidaturas às operações de distribuição de alimentos correspondem a territórios delimitados,
a definir no aviso de abertura de candidaturas.
As candidaturas a esta tipologia podem ser apresentadas em parceria, resultando no envolvimento
concertado de diversas entidades na concretização de uma operação, assumindo-se como parceiras
Manual de Procedimentos
20
na prossecução desse objetivo comum, tendo em vista a consolidação de sinergias para o
desenvolvimento das respetivas ações que integram a operação cofinanciada.
No âmbito desta operação são elegíveis as despesas de natureza administrativa, de transporte e de
armazenamento, as quais são financiadas a uma taxa fixa de 5 % do valor dos géneros alimentares e
ou bens de primeira necessidade, bem como as despesas com as medidas de acompanhamento que
são financiadas a uma taxa fixa de 5 % do valor dos géneros alimentares e ou bens de primeira
necessidade.
1.2.3.2 Fornecimento de Refeições Diárias Gratuitas
A Tipologia de Operações 2.1.2 visa apoiar o fornecimento gratuito e diário de refeições
confecionadas às pessoas mais carenciadas, tendo por base a rede de serviços e equipamentos
sociais existentes localizados na Região Autónoma dos Açores.
São elegíveis no âmbito desta Tipologia as operações que visem fornecer gratuitamente refeições
diárias às pessoas mais carenciadas, que residam na área de intervenção dos beneficiários, tendo
por base os serviços e equipamentos sociais existentes, potenciando o funcionamento dos mesmos.
Através do apoio atribuído, os beneficiários adquirem os géneros alimentares, confecionam, e
distribuem gratuitamente as refeições às pessoas mais carenciadas. É elegível o fornecimento até
duas refeições diárias por destinatário final. O consumo destas refeições pode ser efetuado no
domicílio, desde que devidamente embaladas e acondicionadas, ou nas instalações do beneficiário.
As caraterísticas gerais das refeições são definidas pelo organismo responsável pela execução das
políticas de proteção social.
As operações apoiadas no âmbito da Tipologia 2.1.2 - Fornecimento de refeições diárias gratuitas
são definidas aquando da abertura de candidaturas e podem ter uma duração máxima de 24 meses.
Podem ser beneficiárias as pessoas coletivas de direito privado sem fins lucrativos, incluindo do
setor cooperativo.
No âmbito destas operações são elegíveis as despesas com a aquisição de alimentos e as despesas
de natureza administrativa, de transporte e de armazenamento, sendo que a modalidade de custos
simplificados e as respetivas normas de aplicação, depois de aprovadas pela CIC Portugal 2020,
serão divulgadas às entidades beneficiárias em sede de aviso de abertura de candidaturas.
Manual de Procedimentos
21
1.2.4 Identificação dos Montantes da Subvenção Global
O Contrato de Delegação de Competências celebrado entre AG e o ISSA, IPRA designa-se por
“subvenção global”.
De acordo com a cláusula 7.ª do Contrato de Delegação de Competências, o limite máximo das
comparticipações financeiras, comunitária e nacional, concedidas é de 1.226.542 € com a seguinte
distribuição por tipologia de operações:
Un:€/DPT
MEDIDAS 2015-2020
Medida 1 – Distribuição de Géneros Alimentares e/ou bens de Primeira Necessidade 849.276
Bens Alimentares 672.623
Dos quais, Medidas de Acompanhamento Bens Alimentares 336.311
Bens Materiais 176.536
Dos quais, Medidas de Acompanhamento Bens Materiais 88.326
Medida 2 – Fornecimento de Refeições Diárias Gratuitas 377.267
Bens Alimentares 377.267
TOTAL 1.226.542
Manual de Procedimentos
22
1.3 ORGANOGRAMA DO ISSA, IPRA
O Instituto da Segurança Social dos Açores, I.P.R.A, foi criado pelo Decreto Legislativo Regional n.º
14/2013/A, de 3 de outubro de 2013 (Anexo 4).
Os estatutos do ISSA, I.P.R.A. foram aprovados pelo Decreto Regulamentar Regional n.º 2 /2014/A,
de 24 de janeiro de 2014 (Anexo 5).
O ISSA, IPRA é composto por:
Departamento de Prestações e Contribuições;
Departamento de Atendimento e Fiscalização;
Departamento de Ação Social;
Departamento de Gestão Financeira, Orçamento e Conta;
Departamento de Gestão de Recursos;
Núcleo de processo Executivo.
O organograma do ISSA, I.P.R.A, apresenta-se da seguinte forma (ver Anexo 7):
1 — O Departamento de Prestações e Contribuições compreende:
a) A Divisão de Enquadramento;
b) A Divisão de Contribuições;
c) A Divisão de Prestações Diferidas;
d) A Divisão de Prestações Pecuniárias — Regime de Solidariedade e Proteção Familiar;
e) A Divisão de Prestações Pecuniárias — Regime Previdencial.
2 — O Departamento de Atendimento e Inspeção compreende os seguintes núcleos de
atendimento:
a) Núcleo de Atendimento de Ponta Delgada;
b) Núcleo de Atendimento de Povoação, Nordeste, Vila Franca do Campo e Lagoa;
c) Núcleo de Atendimento da Ribeira Grande;
d) Núcleo de Atendimento de Santa Maria;
e) Núcleo de Atendimento do Faial;
f) Núcleo de Atendimento de Angra do Heroísmo;
g) Núcleo de Atendimento da Praia da Vitória;
h) Núcleo de Atendimento da Graciosa;
Manual de Procedimentos
23
i) Núcleo de Atendimento de São Jorge;
j) Núcleo de Atendimento do Pico;
k) Núcleo de Atendimento das Flores e Corvo.
3 - O Departamento de Ação Social compreende:
a)A Divisão de Apoio às Respostas Sociais;
b) A Divisão de Ação Social de São Miguel Sul;
c) A Divisão de Ação Social de São Miguel Norte;
d) A Divisão de Ação Social da Terceira;
e) A Divisão de Ação Social do Faial;
f ) O Núcleo de Ação Social de Santa Maria;
g) O Núcleo de Ação Social da Graciosa;
h) O Núcleo de Ação Social do Pico;
i) O Núcleo de Ação Social de São Jorge;
j) O Núcleo de Ação Social das Flores e Corvo.
4 - O Departamento de Gestão de Recursos compreende:
a) A Divisão de Recursos Humanos e Apoio Jurídico;
b) A Divisão de Património e Contratação Pública;
c) A Divisão de Sistemas e Tecnologias de Informação;
d) O Núcleo de Planeamento, Organização e Comunicação.
5 - Departamento de Gestão Financeira, Orçamento e Conta compreende:
a) A Divisão de Gestão Financeira;
b) A Divisão de Orçamento e Conta.
Manual de Procedimentos
24
1.3.1 ORGANOGRAMA DO OI
Decorrente do contrato de delegação de competências celebrado no âmbito do PO APMC, o ISSA,
IPRA terá competências de gestão no âmbito das Tipologias de Operações 1.2.2 e 2.1.2 do
Programa, sendo que as mesmas serão asseguradas tendo por base o organograma seguinte:
Conselho Diretivo
do ISSA, IPRA
Interlocutor do PO APMC (DAS)
DAS/ DGFOC
Análise de Candidaturas / Análise de Pedido de Alterações / Verificações no Local - Relatores
(6 Técnicos do DAS)
Análise dos Pedidos de Reembolso/
Análise dos Pedidos de Saldo/
Verificação no Local Coadjuvantes
(2 Assistentes Técnicas do DGFOC)
DGR
AG do POAPMC
Manual de Procedimentos
25
1.3.2. Estrutura Orgânica OI
Tendo presente a atual estrutura orgânica do ISSA, IPRA as competências a assumir nas Tipologias
em que é OI serão asseguradas por elementos que integram o Departamento de Acção Social,
Departamento de Gestão de Recursos e Departamento de Gestão Financeira, Orçamento e Conta os
quais intervêm no processo, em diferentes fases das operações.
Neste sentido, é o Departamento de Acção Social que terá a responsabilidade de articulação com a
Autoridade de Gestão do Programa Operacional, sendo que as funções técnicas que requerem maior
especificação serão da responsabilidade de 6 técnicos superiores que reportam diretamente ao
Diretor de Departamento.
1.3.3. Organização, Dimensão, Composição e Qualificação da equipa
A equipa do OI é constituída por:
Conselho Diretivo - Presidente do Conselho Diretivo (ou elemento do Conselho Diretivo em
regime de substituição), com funções de gestão atribuídas ao Organismo Intermédio e
Responsável pelas decisões sobre as candidaturas, os pedidos de alteração, os pedidos de
reembolso e pedidos de pagamento de saldo.
1 Dirigente do Departamento de Acção Social (DAS), com funções:
Articulação com a AG;
Emissão do parecer do responsável sobre as candidaturas e os pedidos de alteração;
Despacho dos relatórios de verificação no local;
Monitorização da execução das operações.
6 Técnicos do Departamento de Acção Social (DAS), responsáveis pelas seguintes funções:
Análise das candidaturas;
Análise do Pedido de Alterações;
Planeamento e implementação das ações de verificação no local das operações (3 Técnicos
relatores);
Criação do manual de procedimentos;
Participação no processo de validação dos DTF’s do Sistema de Informação do Fundo de
Auxílio Europeu às Pessoas Mais Carenciadas (SI FEAC) e respetivos testes, em colaboração
Manual de Procedimentos
26
com um elemento do Departamento de Gestão de Recursos (Técnico Superior de
Informática).
2 Assistentes Técnicos do Departamento de Acção Social (DAS) com funções de apoio
administrativo e validação para a emissão das autorizações de pagamento.
1 Dirigente do Departamento de Gestão Financeira, Orçamento e Conta (DGFOC) do ISSA, IPRA
a quem compete:
Emissão do parecer do responsável de análise no âmbito dos pedidos de pagamento
(reembolso e saldo);
Monitorização da execução das operações.
2 Assistentes Técnicos do Departamento de Gestão Financeira, Orçamento e Conta (DGFOC),
com formação superior em Economia e Gestão, com funções de:
Apoio administrativo;
Análise dos Pedidos de Reembolso;
Análise dos Pedidos de Pagamento de Saldo Final;
Emissão das autorizações de pagamentos;
Verificação no local (coadjuvantes).
1 Dirigente do Departamento de Gestão de Recursos (DGR), Divisão de Património e
Contratação Pública (DPCP), com funções de:
Análise de reclamações e contestações;
Emissão de pareceres jurídicos.
1 Dirigente do Departamento de Gestão de Recursos (DGR), responsável pelas áreas da
avaliação do risco, estratégia antifraude e auditoria interna.
3 Técnicos Superiores do Departamento de Gestão de Recursos (DGR) designados para as
seguintes funções:
Acompanhamento das ações do SI FEAC ao longo da vigência do programa;
Auditoria Interna;
Avaliação do Risco e Estratégia Antifraude.
Manual de Procedimentos
27
1.4 CONTEÚDOS FUNCIONAIS
Unidade Colaboradores
Formação
Académica
(as que
prevalecem)
Anos de
experiência
em áreas
semelhantes
(média)
Descrição da função
Conselho Diretivo
Presidente do CD (ou
elemento em
substituição)
Licenciatura em
Investigação
Social Aplicada
>10 anos
Funções de gestão atribuídas
ao Organismo Intermédio;
Responsável pelas decisões
sobre as candidaturas, os
pedidos de alteração os
pedidos de reembolso e
pedidos de pagamento de
saldo.
Departamento de
Acção Social
Dirigente - 1 Licenciatura em
Serviço Social 5 anos
Articulação com a AG;
Emissão do parecer sobre as
candidaturas e pedidos de
alteração;
Despacho dos relatórios de
verificação no local;
Monitorização da execução
das operações.
Técnicos Superiores - 6 Licenciatura em
Ciências Sociais >10 anos
Análise das candidaturas;
Análise do Pedido de
Alterações;
Planeamento e
implementação das ações de
verificação no local das
operações (relator);
Criação do manual de
procedimentos; Atualização
do Manual de
Procedimentos e de outros
instrumentos de gestão do
Organismo Intermédio;
Participação no processo de
validação dos DTF’s do SI
Manual de Procedimentos
28
Unidade Colaboradores
Formação
Académica
(as que
prevalecem)
Anos de
experiência
em áreas
semelhantes
(média)
Descrição da função
FEAC e respetivos testes.
Assistentes Técnicos - 2 12.º ano >10 anos
Apoio Administrativo;
Validação para a emissão das
autorizações de pagamento.
Departamento de
Gestão Financeira
Orçamento e Conta
Dirigente - 1
Licenciatura em
Organização e
Gestão de
Empresas
>10 anos
Emissão do parecer do
responsável de análise nos
pedidos de reembolso e de
saldo; monitorização da
execução das operações.
Assistentes Técnicos - 2
Licenciatura em
Economia e
Gestão
4 anos
Apoio administrativo e
validação para a emissão
das autorizações de
pagamentos;
Análise dos pedidos de
reembolso;
Análise dos pedidos de
pagamento de saldo final;
Verificação no local
(coadjuvantes).
Departamento de
Gestão de Recursos
Dirigente - 1 Licenciatura em
Direito 7 anos
Análise de reclamações e
contestações e pareceres
jurídicos.
Dirigente - 1 Licenciatura em
Direito >10 anos
Responsável pelas áreas da
avaliação do risco,
estratégia antifraude e
auditoria interna.
Técnicos Superiores - 3
Licenciatura em
Ciências Sociais
e Informática
>10 anos
Acompanhamento das ações
do SI FEAC ao longo da
vigência do programa;
Auditoria Interna;
Avaliação do Risco e
Estratégia Antifraude.
Manual de Procedimentos
29
Importa referir que os elementos que fazem parte da equipa OI não estão afetos a 100% às tarefas
inerentes à execução do contrato de delegação de competências. Efetivamente, a totalidade dos
colaboradores enumerados neste documento estão alocados a outras atividades desenvolvidas no
âmbito das atribuições e competências do ISSA, IPRA, pelo que qualquer um dos técnicos a imputar
ao Programa, estará afeto de acordo com o volume de tarefas a desenvolver enquanto membro da
equipa OI.
Tendo em conta a especificidade da Região Autónoma dos Açores, no que concerne à dispersão
geográfica das 9 Ilhas, e tendo em consideração as tarefas inerentes à equipa OI do ISSA, IPRA,
considera-se que os recursos humanos a afetar em cada função são suficientes em número, detendo
o conhecimento para a execução destas tarefas, destacando-se o envolvimento do Departamento de
Acção Social na execução da distribuição dos produtos alimentares do PCAAC aos beneficiários.
Por outro lado, sempre que, por algum motivo, algum dos recursos humanos afetos a esta equipa
tiver que abandonar a equipa ou tiver que se ausentar por um período prolongado de tempo, o
ISSA, IPRA assegura que o mesmo será substituído por outro colaborador, garantindo ainda que o
novo elemento é dotado do conhecimento necessário ao desenvolvimento das funções que assume,
evitando assim quaisquer interrupções no decurso normal do processo aquando da passagem do
“dossier”. Neste processo de reorganização interna será garantida a necessária segregação de
funções.
Por princípio, a equipa OI será constituída por pessoal afeto ao ISSA, IPRA. No entanto, em caso de
picos de trabalho ou de cumprimento de prazos apertados em que os recursos humanos internos se
venham a demonstrar insuficientes, poderá haver necessidade de recorrer a contratação externa
para reforçar a equipa OI.
Salienta-se ainda que os técnicos do Departamento de Acção Social assumirão funções de apoio,
qualificação e capacitação administrativa e técnica das entidades beneficiárias, dada a sua
proximidade no território, situação que se justifica, tendo em conta as alterações significativas que
ocorreram com a implementação do PO APMC face aos procedimentos anteriormente adotados no
PCAAC.
A responsabilidade da aprovação da decisão será da competência do Conselho Diretivo do ISSA,
IPRA.
Manual de Procedimentos
30
1.5 SEGREGAÇÃO DE FUNÇÕES
De acordo com as orientações da Comissão Europeia, os OI´s que sejam responsáveis pela seleção e
aprovação de operações e pelas verificações de gestão, devem garantir uma adequada segregação
de funções entre estas tarefas, com vista a mitigar eventuais fatores de risco.
O ISSA, IPRA fica vinculado à obrigação de garantir a necessária segregação entre as funções de
seleção das operações, as quais envolvem as vertentes de análise de admissibilidade, análise técnica
e análise financeira das candidaturas e dos respetivos pedidos de alteração, e as funções de
verificações de gestão, que envolvem a análise de pedidos de reembolso/reembolso intermédio e
saldo final e os relatórios de verificação no local.
O ISSA, IPRA assegura ainda que o colaborador que procede à validação para a emissão das
autorizações de pagamentos, não tem qualquer intervenção na análise da candidatura e dos
pedidos de alteração, bem como na análise dos pedidos de reembolso e de saldo final, bem como
nas verificações de gestão.
Neste contexto, este Instituto assegura que um técnico que tenha procedido à análise ou seleção de
uma determinada operação, ou intervenha na análise de um pedido de alteração apresentado, não
procede à realização das verificações de gestão (verificações administrativas e verificações no local)
no âmbito dessa mesma operação.
A segregação de funções é também garantida sempre que se demonstrar necessário proceder à
substituição de algum colaborador afeto à equipa.
O Sistema de Informação do FEAC (SI FEAC) assume-se, neste contexto, como elemento adjuvante
fundamental para esta gestão, na medida em que permite o registo dos técnicos intervenientes em
todas as etapas relevantes do processo administrativo (etapas inerentes à seleção das operações e
etapas inerentes à realização das verificações de gestão) e, por conseguinte, fornece a segurança de
que a segregação de funções é efetiva e verificável.
Esta gestão da segregação de funções desenvolve-se através dum sistema de validação de acessos
às funcionalidades, que gera efetivos impedimentos.
Manual de Procedimentos
31
1.6 POLÍTICA DE RECURSOS HUMANOS
No sentido de garantir o alinhamento com a estratégia antifraude delineado pelo ISSA, IPRA que
promove uma Política de Recursos Humanos adequada em matéria de prevenção e deteção da
fraude. Neste sentido e no que respeita ao processo de recrutamento e seleção de colaboradores, o
ISSA, IPRA/OI cumpre os procedimentos instituídos na Administração Pública, garantindo ainda
que os colaboradores têm as qualificações adequadas ao exercício das suas funções, que recebem
formação adequada e atualizada e que cada novo colaborador recebe formação de base
previamente ao início do exercício das suas funções.
Todos os colaboradores afetos à equipa cumprem no âmbito das respetivas funções a política de
ética e integridade em vigor no ISSA, IPRA.
Os trabalhadores afetos ao ISSA, IPRA/OI estão obrigados ao cumprimento dos princípios éticos
consignados no seu Código de Ética e aos princípios que regem a atuação da Administração Pública,
desempenhando as suas funções no respeito pelos princípios de legalidade, integridade,
independência, imparcialidade, proporcionalidade, confidencialidade e boa-fé, devendo as posições
assumidas pautar-se pelo rigor técnico, de modo a garantir uma atuação independente e isenta.
O recrutamento dos recursos humanos que integram o ISSA, IPRA/OI é efetuado por recurso aos
instrumentos da mobilidade geral previstos na Lei n.º 35/2014, de 20 de Junho e através de
celebração de contrato de trabalho em funções públicas a termos resolutivo.
Sempre que se verifiquem ausências prolongadas de colaboradores são desenvolvidos os
necessários exercícios de compensação entre a equipa técnica, avaliando-se o perfil dos técnicos
ausentes e o tipo de funções desempenhadas, com vista a encontrar uma solução de reafectação,
temporária ou permanente, suscetível de garantir o funcionamento normal do departamento a
consecução dos objetivos funcionais definidos. Esse processo de reorganização interna tem em
consideração os conhecimentos e a experiência profissional exigidos para o exercício das funções
em causa, sendo garantida a necessária segregação de funções.
O ISSA, IPRA/OI facilita o processo de integração de novos colaboradores na organização, dando a
conhecer as regras e valores da organização, possibilitando uma rápida identificação com a cultura
existente e contribuindo para uma rápida integração.
Manual de Procedimentos
32
Os elementos que integram a equipa receberão as orientações necessárias para a boa execução das
tarefas que lhes são acometidas enquanto OI, quer através de reuniões, sessões de informação
presenciais ou em videoconferência, quer através de correio eletrónico com informação dos
procedimentos a adotar.
Tendo em conta a especificidade do Programa prevê-se que os elementos da equipa frequentem
ações de formação, organizadas pelo Centro de Formação da Administração Pública dos Açores
(CEFAPA) e ISSA, IPRA, que facilitem aquisição de conhecimentos e a execução das tarefas, nas
áreas a seguir sintetizadas:
TIPOLOGIA DA AÇÃO DE FORMAÇÃO
N.º DE AÇÕES
N.º DE PARTICIPANTES
FORMANDOS POR AÇÃO
N.º DE HORAS ESTIMADAS POR
AÇÃO DE FORMAÇÃO
Código dos Contratos Públicos
(CCP) (1) 1 4 30
Novo Código do Procedimento
Administrativo (CPA)(2) 1 5 28
SI FEAC (3) 2 17 16
(1) Formação ministrada por entidade externa ao ISSA, IPRA;
(2) Formação ministrada pelo “CEFAPA”;
(3) As ações de formação de “SI FEAC” incluem, para além da equipa OI e os técnicos das Divisões e Núcleos de Acção Social responsáveis
pelas ações de capacitação administrativa e técnica das entidades.
A avaliação dos colaboradores é efetuada através do Sistema Integrado de Gestão e Avaliação do
Desempenho na Administração Pública da Região Autónoma dos Açores (SIADAPRA), de acordo
com o Decreto Legislativo Regional n.º 41 /2008/A, de 27 de agosto, alterado pelo Decreto
Legislativo Regional n.º 26/2015/A, de 23 de dezembro, a qual é implementada nos termos e
prazos definidos na lei.
Manual de Procedimentos
33
1.7 GESTÃO DE MEIOS
Para o cumprimento das suas funções delegadas enquanto OI, o ISSA, IPRA disponibiliza à equipa
afeta os meios físicos necessários e adequados, designadamente:
Instalações apropriadas com climatização;
Um posto de trabalho composto por mesa, cadeira e armário e computador com acesso à
rede da Segurança Social Intranet e Internet e acesso a diversas multifunções
(impressoras/fotocopiadoras e scanners) da rede;
Telefone;
Todo o material consumível necessário.
O ISSA, IPRA assegura uma gestão integrada e racional dos recursos materiais – instalações,
equipamentos e consumíveis, afetos à equipa do OI, nomeadamente através do Departamento de
Gestão de Recursos, Divisão de Administração Património e Contratação Pública e Núcleo de Gestão
do Património.
Manual de Procedimentos
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2. POLÍTICA DE COMUNICAÇÃO
O Artigo 19.º do Regulamento (UE) n.º 223/2014, de 11 de março dispõe um conjunto de ações a
desenvolver, no sentido de informar e comunicar o Programa e as suas medidas e ações. A
informação é dirigida às pessoas mais carenciadas, bem como ao público em geral e aos meios de
comunicação, tendo como objetivo realçar o papel da União e assegurar a visibilidade das
intervenções desenvolvidas no âmbito do Programa.
Embora não se encontre legalmente prevista, nem no mencionado regulamento comunitário, nem
no Artigo 23.º da Portaria n.º 190-B/2015, de 26 de junho, a obrigação de elaboração de um plano
de comunicação específico para o PO APMC, as competências atribuídas à AG, em matéria de
informação e comunicação, aconselham à criação de uma estratégia de promoção e publicitação do
FEAC, bem como à definição de um conjunto de ações que permitam assegurar a visibilidade do
fundo, do PO e dos organismos parceiros, junto das pessoas mais carenciadas e do público em geral.
Neste enquadramento, a AG elaborou um plano de ações de comunicação específico para o PO
APMC, o qual tem como objetivo nuclear promover uma perceção positiva da aplicação do FEAC em
Portugal, contribuindo para uma procura mais qualificada dos apoios e facilitando o respetivo
acesso por parte das pessoas mais carenciadas.
O site do PO APMC, do Portal Portugal 2020 e da Segurança Social assumem-se como os principais
meios de divulgação junto dos potenciais beneficiários.
O Portal Portugal 2020 constitui o ponto de acesso ao PO APMC, nomeadamente através do Balcão
2020, para todas as entidades que pretendam candidatar a financiamento as suas operações. No
portal será possível encontrar a ligação ao site do PO APMC
Enquanto OI, o ISSA, IPRA reforça os mecanismos de divulgação implementados pela AG, uma vez
que procede à publicitação de todas as informações revelantes no Portal do Governo na página do
ISSA, IPRA na Internet. Nesta página, o ISSA, IPRA publica a seguinte informação:
Esta informação destina-se a;
Quais os objetivos e princípios;
O que fazer para aceder às candidaturas com link direto para o ponto de acesso ao PO
APMC;
Como executar;
Manual de Procedimentos
35
Contactos;
Legislação aplicável e aviso de apresentação de candidaturas;
Perguntas frequentes.
O ISSA, IPRA pode também realizar reuniões de âmbito regional (entre Departamentos, Divisões e
Núcleo de Acção Social que têm um contacto mais próximo com os potenciais beneficiários) para
divulgação das oportunidades de financiamento e transmissão das respetivas orientações.
Para além da informação sobre as operações desenvolvidas e apoiadas pelo PO APMC, o site da AG
incluirá a seguinte informação temática:
Programa - quem somos e o que fazemos, organograma, descrição das medidas e das
tipologias de operações);
Comunicação e Marca – inclui, designadamente, manual de normas gráficas, logótipos,
manual de obrigações dos beneficiários, cartazes para impressão;
Documentação Relevante - legislação nacional e comunitária aplicável ao PO APMC,
orientações técnicas da AG, resultados das atividades de monitorização e avaliação;
Sistemas de Informação - manuais de utilizador;
Candidaturas - avisos de abertura de concurso, mapeamento de candidaturas
aprovadas; Lista de Operações apoiadas nos termos dos n.ºs 2 e 5 do artigo 19.º do
Regulamento (UE) nº 223/2014, de 11 de março, e nos termos do n.ºs 4, 5 e 6 do artigo
23.º da Portaria n.º 190-B/2015, de 26 de junho; para tal será incluído um mapa
interativo de Portugal com a identificação dos organismos parceiros que asseguram a
distribuição dos alimentos /bens de primeira necessidade;
Media - notícias, boas práticas, webletter;
Área Reservada - função que promove uma comunicação célere, na medida em que
permite que toda a documentação elaborada seja rapidamente e facilmente acedida por
outros organismos relevantes, tais como membros da Comissão de Acompanhamento
(CA), membros dos Organismos Intermédios, e outros igualmente relevantes);
Links úteis – ligação ao Portugal 2020, ao Balcão 2020, entre outros, designadamente a
páginas que disponibilizam receitas e informações úteis sobre gestão culinária
(considerando os géneros alimentares que compõem os cabazes disponibilizados às
famílias carenciadas, visando disponibilizar informação que contribua para uma
confeção mais equilibrada e económica das refeições, designadamente em função das
necessidades diárias das famílias);
Contactos.
Manual de Procedimentos
36
3. SISTEMA DE INFORMAÇÃO
3.1 ENQUADRAMENTO
No âmbito do período de programação 2014-2020 assiste-se a um esforço da Administração
Pública em simplificar processos, tornar mais amigável do utilizador a instrução de candidaturas,
bem como facilitar o acompanhamento e o acesso a ferramentas, manuais e demais informação que
ajudem na gestão criteriosa, e sem erro, das operações.
Neste contexto, surge o Portal Portugal 2020 (www.portugal2020.pt), do qual consta o Balcão
2020, através do qual se processa o acesso ao sistema de informação do PO APMC. Esta plataforma
materializa a iniciativa e-Cohesion e constitui o ponto de acesso para todas as entidades que se
pretendam candidatar a financiamento dos programas operacionais financiados pelos Fundos
Europeus (FEEI e FEAC) as suas operações.
O registo e a autenticação no Balcão 2020 deve ser efetuado pela entidade beneficiária antes de
candidatar a sua operação, utilizando a sua senha fiscal atribuída pela Autoridade Tributária e
Aduaneira. Neste caso, a entidade passa a contar com uma área reservada dedicada aos fundos
europeus (FEEI e FEAC), que lhe permite o acesso às suas candidaturas/operações.
A entidade terá ainda acesso aos dados recolhidos junto de outros organismos da administração
pública, podendo confirmar a sua completude e, desta forma, prevenir e corrigir atempadamente
eventuais lapsos na informação que será posteriormente utilizada na sua candidatura, surgindo em
campos pré-preenchidos.
O Sistema de Informação para o Fundo de Auxílio Europeu às Pessoas Mais Carenciadas (SI FEAC),
da responsabilidade da AG do PO APMC, apesar de novo, foi construído com base na solução
implementada para o FSE nos períodos de programação anteriores (Sistema de Informação do
Fundo Social Europeu - SIIFSE), e adaptado em consonância com os requisitos funcionais
específicos decorrentes da legislação nacional e comunitária.
Mediante a interoperabilidade estabelecida entre o Balcão 2020 e o SI FEAC, este sistema beneficia
do registo que a entidade realizou previamente à apresentação da sua candidatura. Desta forma,
quando é apresentada uma candidatura ao PO APMC, através dos Avisos constantes no site do
Balcão 2020, os dados constantes no registo efetuado no Balcão 2020 são recolhidos
automaticamente para os formulários de candidatura.
Manual de Procedimentos
37
De salientar que a disponibilização de um registo de entidade pré-preenchido com dados
provenientes dos sistemas de informação de outros organismos da administração pública, entre os
quais se destacam o Registo Nacional de Pessoas Coletivas, a Administração Fiscal e a Segurança
Social, salvaguardando-se os princípios da segurança e confidencialidade, constitui o primeiro
passo na pretensão, dos organismos com responsabilidades na gestão dos fundos da política de
coesão, de fomentar a interoperabilidade dos sistemas de informação da administração pública e
dar cumprimento às exigências regulamentares, no que concerne à transmissão eletrónica de dados
de uma forma transversal a todas as operações financiadas pelos Fundos.
As entidades beneficiárias consultam a listagem das suas candidaturas e, mediante seleção de cada
uma delas, acedem a um conjunto de funcionalidades ao nível da sua gestão (realização de pedidos
de alteração, reporte da execução física da operação, pedidos de reembolso, reembolso intermédio
e saldo e, ainda, consulta dos resultados de análise da AG ou OI, quando aplicável, aos seus pedidos)
com nexo na designada “Ficha de Operação”.
Por seu turno, a AG e os OI’s fazem uso das funcionalidades que lhes são acometidas,
designadamente as relacionadas com as fases de seleção, gestão e acompanhamento das operações,
verificações de gestão, tratamento de denúncias, tratamento de auditorias, gestão financeira e
monitorização estratégica, sendo as mesmas organizadas, transversalmente, em torno de um
conjunto de etapas que acompanham o ciclo de vida dos processos e, especificamente, por
formulários, que se aplicam em função da natureza e características das operações a apoiar.
No caso particular da TO 1.2.2, para validação da situação de carência económica dos destinatários
finais, será implementado um processo de interoperabilidade entre o SI FEAC e o SISS (Sistema de
Informação da Segurança Social), sistema onde se encontram registados os indivíduos e/ou
agregados familiares que beneficiam dos apoios e acompanhamento social, no âmbito do
subsistema de ação social, pelos organismos públicos responsáveis pela execução das políticas de
proteção social ou por entidades parceiras que têm acordos de cooperação celebrados para esse
efeito.
A situação de carência económica constitui condição de elegibilidade dos destinatários finais dos
apoios disponibilizados no âmbito do PO APMC, de acordo com o previsto no artigo 45.º da Portaria
n.º 190-B/2015, de 26 de junho. Neste sentido, e atendendo a que o conceito de carência económica
aplicado é equiparado ao conceito de carência económica utilizado, em cada momento, no âmbito
do subsistema de ação social, a interoperabilidade entre o SI FEAC e o SISS assume-se como vital
Manual de Procedimentos
38
para o rigor e eficácia da execução do PO APMC, na distribuição dos apoios junto dos indivíduos e
famílias que reúnam as condições para tal.
A interoperabilidade entre sistemas permite que o SI FEAC invoque o SISS para verificação da
elegibilidade de cada indivíduo e/ou família. Neste processo, o SISS verifica a situação de carência
económica, de acordo com os critérios de carência em vigor, em cada momento, e informa o SI
FEAC.
3.2 FORMULÁRIOS
Os requisitos funcionais de cada formulário encontram-se especificados nos respetivos documentos
de Desenho Técnico de Funcionalidade, remetendo-se para essa sede a consulta das regras
concretas que lhes estão associadas.
De referir que todo o processo - desde a entrada da candidatura até à decisão do pedido de
pagamento de saldo – é implementado através do sistema de informação do FEAC (SI FEAC).
A utilização do sistema de informação permite a limitação de riscos nos procedimentos de seleção
das operações, a facilitação da aplicação do princípio da igualdade de tratamento durante as várias
fases do processo, a diminuição dos riscos associados à decisão que um processo menos
automatizado acarreta e a introdução de ganhos de eficiência, nomeadamente quanto à
disponibilidade da adequada informação de gestão.
A desmaterialização dos procedimentos em todas as fases do ciclo de vida das operações é, mais do
que nunca, a característica marcante e central do SI FEAC no atual contexto do Portugal 2020.
O SI FEAC é obrigatoriamente utilizado pelo ISSA, IPRA em todas as fases do ciclo de vida das
operações. A diferenciação destas intervenções é feita mediante a gestão de acessos e perfis de
utilizadores da competência da administração de dados.
Sendo o SI FEAC um sistema em permanente desenvolvimento e aperfeiçoamento, procurando dar
uma resposta, cada vez mais cabal, às necessidades de informação do PO APMC, importa por último
referir que se encontra previsto o acesso a ambiente de testes, que simula em tudo o ambiente real,
sendo todavia salvaguardada a identificação das operações e das entidades beneficiárias, para que
seja possível a extensão e profundidade dos trabalhos necessários, sem comprometer a
confidencialidade e integridade da informação residente.
Manual de Procedimentos
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4. ANÁLISE E SELEÇÃO DAS OPERAÇÕES
4.1 AVISOS PARA APRESENTAÇÃO DE CANDIDATURAS
A abertura de procedimento concursal é devidamente publicitada no portal do Portugal 2020, bem
como nas páginas da internet da AG e do ISSA, IPRA, de forma a garantir o conhecimento
generalizado aos potenciais beneficiários.
De acordo com o caderno de especificação de requisitos do módulo de aviso de concursos,
disponível no Balcão 2020, existe uma série de campos obrigatórios que devem constar dos avisos.
No caso do PO APMC, dos vários campos que compõem o módulo de aviso de concursos, apenas são
aplicáveis os seguintes:
Código do concurso (composto pelas siglas do PO-Tipologia de intervenção-ano-número do
concurso);
Designação do concurso;
Programa Operacional (código 95 e designação);
Fundo (06 – FEAC);
Domínio Temático;
Tipo de concurso (concurso, convite e contínuo);
Calendário do concurso (data de início e de fim);
Data prevista para a decisão final.
Dos avisos para apresentação de candidaturas devem constar, sempre que aplicável em função das
tipologias de operações e do disposto na Portaria n.º 190-B/2015, de 26 de junho, os elementos
constantes das alíneas a) a n) do n.º 6 do artigo 16.º do Decreto-Lei n.º 159/2014, de 27 de outubro.
Todos os avisos da TO 1.2.2 do PO APMC seguem a estrutura base abaixo enunciada, que
sistematiza a informação necessária à instrução da candidatura e à compreensão das respetivas
regras de acesso e de financiamento, bem como os direitos e obrigações das entidades beneficiárias.
Preâmbulo
Calendário
Procedimento para apresentação das candidaturas
Dotação indicativa do fundo a conceder
Duração das candidaturas
Entidades beneficiárias
Manual de Procedimentos
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Área geográfica (identificação dos territórios)
Âmbito/objetivos
Ações elegíveis
Requisitos dos beneficiários
Requisitos das operações
Requisitos dos polos e das entidades mediadoras
Critérios de seleção das operações (especificando a metodologia de avaliação e seleção das
operações)
Regras de elegibilidade das despesas
Processo de análise e decisão das candidaturas
Condições de alteração
Regime de financiamento e prazos de decisão
Direitos e obrigações dos beneficiários
Regras de informação e comunicação sobre o financiamento das operações
Divulgação dos resultados
Outras disposições
Contatos a nível nacional
A estrutura e o conteúdo dos avisos serão adaptados pelo ISSA, IPRA, estando obrigatoriamente
sujeito à validação prévia por parte da AG do PO APMC.
Em concreto, destaca-se que, em sede de aviso para abertura de candidaturas, o ISSA, IPRA:
Divulga a grelha de análise a aplicar no âmbito da tipologia de operações, onde constam os
critérios e subcritérios, os ponderadores e a pontuação mínima necessária para permitir a
seleção técnica da candidatura para financiamento (50 pontos numa escala de 0 a 100);
Difunde as regras de aplicação dos modelos de custos simplificados, acautelando, por esta via,
a necessária equidade no tratamento dos beneficiários;
Informa os beneficiários das condições específicas de elegibilidade de despesas e de
financiamento.
Em matéria de produção e emissão dos avisos para apresentação de candidaturas, o ISSA, IPRA,
designadamente o Departamento de Gestão de Recursos é responsável pela elaboração do aviso, o
qual carece de validação pela AG.
Manual de Procedimentos
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4.2 REGISTO E SUBMISSÃO DAS CANDIDATURAS
Previamente ao ato de candidatura, as entidades que pretendam ser beneficiárias dos apoios do
FEAC devem efetuar o seu registo e autenticação no Balcão do Portugal 2020, utilizando a sua senha
fiscal atribuída pela AT.
Após o registo, a entidade beneficiária terá acesso aos dados recolhidos junto de outros organismos
da administração pública, podendo confirmar a sua completude e, desta forma, prevenir e corrigir
atempadamente eventuais lapsos na informação que é posteriormente utilizada na sua candidatura
a apoios do FEAC, surgindo em campos pré-preenchidos.
De acordo com o desenho técnico das funcionalidades do registo de entidade beneficiária e gestão
de cadastro do Balcão 2020, os dados que constituem a caracterização, para esse efeito, da entidade
beneficiária, encontram-se organizados em três grupos:
Identificação, constituído por dados como a Denominação, Número de Identificação Fiscal
(NIF) e Número de Identificação da Segurança Social (NISS);
Contactos, constituído por três subgrupos de informação:
Morada da entidade (fiscal);
Morada para correspondência;
Dados de contacto;
Caracterização do Beneficiário, constituído por quatro subgrupos de informação:
Dados gerais da entidade (ex.: natureza jurídica, tipo de entidade);
Informação referente à sua atividade (ex.: data de início atividade, classificação
CAE);
Informação específica no âmbito dos Fundos;
Outros dados.
O registo de informação do cadastro da entidade será efetuado, sempre que possível, com recurso a
fontes externas, tendo em conta os protocolos estabelecidos pela Agência, I.P. e os demais
organismos públicos.
Manual de Procedimentos
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O acesso ao formulário de candidatura é efetuado na funcionalidade “Avisos” do Balcão 2020. Após
confirmação da intenção de registo de uma candidatura o utilizador navega para o primeiro ecrã
que corporiza o formulário respetivo.
As entidades beneficiárias, quando registam a sua candidatura, devem declarar a sua situação
perante a contratação pública, designadamente se são entidades adjudicantes ao abrigo do n.º 1 ou
do n.º 2 do artigo 2.º do Código da Contratação Pública (CCP), aprovado em anexo ao Decreto-Lei
n.º 18/2008, de 29 de janeiro, republicado em anexo ao Decreto-Lei n.º 223/2009 de 11 de julho,
com as demais alterações entretanto ocorridas.
De referir que a informação declarada pela entidade em matéria de aplicação do CCP, aquando da
submissão da candidatura, pode ser alvo de modificação por parte do ISSA, IPRA, quer em sede de
análise de admissibilidade da candidatura, quer, posteriormente, em sede de admissibilidade de
pedido de alteração ou, ainda em sede de análise dos pedidos de reembolso.
De uma forma geral, o formulário de candidatura procura documentar todas as especificidades das
operações consideradas relevantes para a sua análise e posterior gestão e acompanhamento.
A informação dos formulários de candidatura pode variar conforme as tipologias de operações. No
entanto, algumas informações são transversais aos diversos formulários:
Identificação da entidade e das entidades parceiras, quando aplicável;
Identificação do responsável pela candidatura;
Fundamentação e objetivo geral da operação;
Requisitos e critérios de seleção, sempre que aplicável;
Componente financeira;
Resumo;
Documentos;
Informação relativa à submissão.
Cumprindo o disposto no Decreto-Lei n.º 159/2014, 27 de outubro, todos os documentos que
integram as candidaturas são submetidos pelos beneficiários por via eletrónica, no SI FEAC.
Sempre que os avisos para a apresentação de candidaturas prevejam a necessidade de ser prestada
informação adicional ao formulário da candidatura, essa informação deve ser disponibilizada
através de upload de ficheiro.
Manual de Procedimentos
43
Para o efeito, no separador relativo a “Documentos”, podem ser adicionados ficheiros (até um limite
de 2Mb, em formato compactado, por cada ficheiro).
A submissão da candidatura só é passível de ser efetuada por um superutilizador da entidade
beneficiária, após a inserção das credenciais da AT da própria entidade, e quando toda a informação
do formulário está devidamente preenchida.
São apresentados, sempre que aplicável, alertas não impeditivos de submissão que permitirão à
entidade tomar as diligências necessárias para regularização das situações verificadas. São
igualmente apresentadas as condições/responsabilidades inerentes à operação para confirmação
por parte da entidade beneficiária, através de uma declaração, de que cumpre os critérios de
elegibilidade previstos no artigo 13.º do Decreto-Lei n.º 159/2014, de 27 de outubro, conjugado
com o artigo 27.º da Portaria n.º 190-B/2015, de 26 de junho.
No caso das candidaturas em parceria, a submissão é efetuada faseadamente, havendo primeiro
lugar a uma pré-submissão pela entidade coordenadora, sendo as entidades parceiras alertadas,
por e-mail, para procederem, também elas, à submissão da candidatura. No final, a entidade
coordenadora da parceria, informada, por correio eletrónico, da submissão por parte das entidades
parceiras, volta a aceder ao formulário de candidatura para efetuar a submissão mediante inserção
das credenciais da AT.
Após submissão da candidatura, o SI FEAC procede ao envio de um correio eletrónico à entidade
beneficiária confirmando a respetiva submissão.
O Responsável do ISSA, IPRA, que corresponde, no processo de análise das candidaturas, ao Diretor
do Departamento de Acção Social, procede à sua distribuição pelos respetivos técnicos, de forma
equilibrada, tendo em conta os objetivos individuais fixados para cada técnico e os objetivos de
equipa definidos.
O princípio da desmaterialização, consagrado no artigo 11.º do Decreto-Lei n.º 159/2014, de 27 de
outubro, concretiza-se também através de aceitação dos termos de declaração, no ato de submissão
da candidatura, cuja autenticação é garantida pela validação da digitação da palavra passe da AT da
entidade beneficiária, inserida pelo superutilizador, mandatado pela entidade beneficiária para o
efeito, através da definição prévia de perfis específicos associados aos utilizadores identificados,
por NIF e cuja autenticação foi previamente validada junto da AT.
Manual de Procedimentos
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Às candidaturas submetidas é automaticamente atribuído um número sequencial dentro do PO
APMC.
Cumprindo com a disposição legal consagrada no n.º 11 do artigo 19.º do Decreto-Lei n.º 137/2014,
de 12 de setembro, o ISSA, IPRA garante a designação, em cada procedimento administrativo, de
um gestor de procedimentos, nos termos e para os efeitos previstos no n.º 4 do artigo 3.º do
Decreto-Lei n.º 135/99, de 22 de abril, alterado pelos Decreto-Lei n.ºs 29/2000, de 13 de março,
72-A/2010, de 18 de junho, e 73/2014, de 13 de maio.
A função de gestor de procedimento será atribuída ao técnico responsável pela análise e seleção da
candidatura, assumindo este esse mesmo perfil durante todo o período de execução da operação e
sendo tal informação comunicada à entidade beneficiária, por correio eletrónico, imediatamente
após a distribuição da candidatura.
Na designação e na notificação do gestor de procedimento, o ISSA, IPRA seguirá os procedimentos,
prazos e minutas definidos e aplicados pela AG.
O SI FEAC conserva as versões das candidaturas, correspondentes às diversas fases, sendo possível
consultar essas mesmas versões ao nível das diversas funcionalidades do circuito de análise.
4.3 CIRCUITO DE ANÁLISE DE CANDIDATURAS
Este ponto descreve as principais etapas do circuito de análise de candidaturas da Tipologia de
Operações 1.2.2 – Distribuição de Géneros Alimentares e ou Bens de Primeira Necessidade – Região
Autónoma dos Açores, as quais têm correspondência com as funcionalidades do SI FEAC. Nas
páginas seguintes, explica-se, em detalhe, em que consiste cada uma das fases, quem as efetua,
quais as suas precedências e os seus outputs.
Manual de Procedimentos
45
4.3.1 Análise de Admissibilidade
A análise de admissibilidade é realizada no SI FEAC pelo técnico do ISSA, IPRA a quem foi
distribuída a candidatura e consiste na avaliação do cumprimento dos requisitos previstos no n.º 2º
Análise Admissibilidade
Análise Técnica
Parecer Responsável Análise
(sobre resultados da análise técnica)
Audiência Prévia
(sobre resultados da análise técnica)
Decisão Técnica de Aprovação e
Aceitação
(da candidatura pré-selecionada)
Análise Financeira
(da candidatura pré-selecionada)
Parecer Responsável Análise
(sobre resultados da análise financeira)
Cabimentação
Audiência Prévia
(sobre resultados da análise financeira)
Decisão Final
Termo Aceitação da Decisão Final
Constituição da Operação
Onde
• SI FEAC• Circuito de Análise• Análise de Admissibilidade
Quando
• Fase inicial da análise de candidaturas e pedidos de alteração
Quem
• Técnicos do ISSA, IPRA
Como
• Verificação de requisitos de acesso
• Emissão de parecer de admissibilidade
Manual de Procedimentos
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do art.º 27º da Portaria n.º 190-B/2015, de 26 de junho, conjugados com o disposto no artigo 14.º
do Decreto-Lei n.º 159/2014, de 27 de outubro, cuja sustentação resulta, por um lado, da
informação disponível no Balcão 2020 e, por outro lado, da declaração prestada pela entidade
beneficiária em sede de submissão da candidatura.
A análise de admissibilidade consiste na avaliação do cumprimento dos requisitos de acesso dos
beneficiários, bem como de toda a documentação anexada exigida no aviso para apresentação de
candidaturas, quando aplicável.
São aferidos, mediante declaração da entidade beneficiária, sob compromisso de honra, a qual faz
parte integrante do formulário de candidatura, os requisitos formais abaixo enunciados:
a) Estarem legalmente constituídas;
b) Terem a situação tributária e contributiva regularizada perante, respetivamente, a
administração fiscal e a segurança social, e em matéria de reposições no âmbito dos FEEI;
c) Possuírem, ou poderem assegurar até à aprovação da candidatura, os meios técnicos,
físicos, financeiros e os recursos humanos necessários ao desenvolvimento da operação;
d) Dispor de contabilidade organizada por técnico oficial de contas ou por responsável
financeiro, no caso das entidades públicas.
A informação relativa à alínea b) será, por princípio, verificada através da interoperabilidade entre
os vários sistemas de informação dos respetivos organismos da Administração Pública (Autoridade
Tributária e Aduaneira - AT e Instituto da Segurança Social – ISS,IP.).
Ainda que não exista informação atualizada que permita avaliar o cumprimento dos requisitos
enunciados na alínea b), o técnico pode emitir parecer positivo de admissibilidade, condicionado,
contudo, a posterior verificação, no limite, até à conclusão da análise técnica.
Considerando que, até à presente data, o Balcão 2020 não dispõe de protocolo com a Autoridade
Tributária, a apreciação deste requisito nas candidaturas apresentadas será efetuada com base na
autorização de consulta online da situação tributária das entidades, ou, na falta desta, mediante a
verificação de respetiva certidão.
Reunindo a candidatura todos os requisitos estabelecidos, é então atribuído parecer favorável em
termos de análise de admissibilidade, sendo a mesma proposta para análise técnica.
Sem prejuízo de uma solução de contingência que permita, no imediato, dar cumprimento ao
requisito constante da alínea b) do n.º 2 do artigo 27.º da Portaria n.º190-B/2015, de 26 de junho,
Manual de Procedimentos
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desenvolvida adiante, importa apresentar os procedimentos a adotar nos processos de atribuição e
gestão da informação sobre idoneidade, fiabilidade e dívidas.
O processo de atribuição da informação sobre idoneidade, fiabilidade e dívida inicia-se com o
registo do beneficiário no Balcão do Portugal 2020, o qual gera, de imediato e automaticamente, um
pedido de informação sobre aqueles aspetos, caso a entidade não tenha esta informação já
preenchida na base de promotores.
Este pedido é objeto de análise pela Agência, I.P., por parte do Núcleo de Apoio Jurídico e de
Contencioso (NAJC), tendo em consideração todo o histórico de informação relativo a anteriores
períodos de programação, designadamente quanto à existência de irregularidades ou inibições.
Desta análise resulta o enquadramento da entidade num dos códigos de idoneidade, fiabilidade e
dívidas abaixo indicados, ficando o código atribuído automaticamente disponível para as AG’s,
relativamente às quais a entidade beneficiária venha a apresentar candidaturas.
Códigos de idoneidade e fiabilidade
H (Inibida);
Z (Condicionada);
L (Indiciada);
M (Idónea)
Códigos de dívida
S (Entidade não elegível); N (Entidade elegível)
No âmbito da solução de contingência, é utilizada, para o Balcão 2020, a informação constante do
SIIFSE, a qual é acrescida da informação já compilada pelo NAJC (com base em relatórios de
irregularidades, execuções fiscais e outras fontes de informação existentes na Agência, I.P.), no que
concerne às entidades apoiadas em anteriores períodos de programação no âmbito do FEDER e FC.
A Agência, I.P. encontra-se em condições de prestar, no imediato, informação sobre idoneidade e
dívidas relativa a entidades beneficiárias com candidaturas ao Portugal 2020, que constem do SI
FEAC e de outros ficheiros sobre irregularidades verificadas em anteriores períodos de
programação, no âmbito do FEDER e FC, com exceção dos códigos de idoneidade inibidores ou
condicionadores de idoneidade e dívida vigentes no Quadro de Referência Estratégico Nacional
(QREN) (códigos Z, H e S), uma vez que estes códigos, como dependem de decisões judiciais,
implicam sempre que o NAJC, antes de prestar a informação, diligencie junto dos tribunais, órgão de
Manual de Procedimentos
48
polícia criminal e serviços de finanças, no sentido de aferir se a informação de que dispõe se
mantém atual.
Enquanto não se encontrar devidamente desenvolvido um sistema de informação que permita a
atribuição e gestão da informação sobre idoneidade, fiabilidade e dívidas das entidades registadas
no Balcão Portugal 2020, os pedidos de informação são dirigidos pelo ISSA, IPRA à AG, que por sua
vez, articula com a Agência, I.P., através de caixa de correio eletrónico especificamente criada para o
efeito.
Esses pedidos contêm informação sobre a AG que submete o pedido, o NIF e designação da entidade
candidata, bem como a data do pedido, o qual é posteriormente devolvido pela Agência, I.P. com os
elementos referidos, acrescido dos códigos de idoneidade e dívidas vigentes à data da resposta,
prevalecendo essa data sobre qualquer outra.
O referido pedido de informação é submetido pela AG durante o processo de análise da candidatura
e até ao momento da adoção do projeto de decisão sobre a mesma.
Considerando que a informação sobre idoneidade, fiabilidade e dívida e respetiva codificação
constitui matéria reservada, a divulgação da informação codificada é fornecida pela Agência, I.P.,
também por correio eletrónico, dirigido unicamente à Comissão Diretiva da AG, que partilhará essa
informação com o ISSA, IPRA, no âmbito das operações e tipologias geridas por este.
De referir que o ISSA, IPRA analisa a informação que a entidade prestou a respeito da contratação
pública, alterando-a, se for caso disso, durante a análise. Nesta sequência, sempre que uma entidade
seja considerada como adjudicante, passará a ser notificada (nas diversas fases de seleção de
operações, mas também nas fases subsequentes de execução) nessa mesma qualidade.
Manual de Procedimentos
49
Nos casos em que a entidade formalize junto do ISSA, IPRA a desistência de uma candidatura
submetida, antes do início da análise da mesma, esta é proposta para arquivamento, em sede de
análise de admissibilidade. Neste caso, a candidatura é encaminhada para o circuito de
arquivamento (caracterizado no ponto 4.4 – Circuito de Arquivamento).
As restantes candidaturas seguem para a fase de análise técnica.
4.3.2 Análise Técnica
O aviso de abertura de candidaturas define os territórios de intervenção e respetiva abrangência,
aos quais as candidaturas a esta Tipologia de Operações devem ser apresentadas, conforme alínea
a) do n.º 3 do artigo 64.º do Regulamento Específico do PO APMC, sendo que apenas pode ser
aprovada uma candidatura por território definido, de acordo com o n.º 5 do mesmo artigo do
Regulamento.
As candidaturas apresentadas a financiamento, depois de submetidas a uma análise de
admissibilidade, com vista à avaliação do cumprimento dos requisitos legais de acesso do
beneficiário, são objeto de uma análise técnica que abrange 3 níveis distintos e sequenciais:
Requisitos das operações (artigo 46.º da Portaria n.º 190-B/2015, de 26 de junho);
Requisitos dos polos de receção e das entidades mediadoras (artigos 62.º e 63.º da
Portaria n.º 190-B/2015, de 26 de junho);
Critérios de seleção das operações (artigo 66.º da Portaria n.º 190-B/2015, de 26 de
junho).
Onde
• SI FEAC• Circuito de Análise• Análise Técnica
Quando
• Após análise de Admissibilidade de candidaturas e pedidos de alteração
Quem
• Técnicos do ISSA, IPRA
Como
• Análise de requisitos• Grelhas de análise /
Avaliação de Mérito • Emissão de parecer
técnico
Manual de Procedimentos
50
A avaliação dos requisitos das operações e dos requisitos dos polos de receção e das entidades
mediadoras é efetuada com base numa “checklist de requisitos de análise técnica” (Anexo 8),
concretizadas no ecrã “Requisitos”. As entidades beneficiárias são chamadas, em sede de instrução
da candidatura, a assinalar e fundamentar o cumprimento de cada um dos requisitos previstos,
designadamente através do upload de uma memória descritiva.
O incumprimento dos requisitos das operações constitui motivo de indeferimento da candidatura.
Considerando que as candidaturas são, por princípio, apresentadas em parceria, constitui
igualmente motivo de indeferimento da candidatura o incumprimento de, pelo menos, um requisito
definido para:
O polo de receção, que assume a qualidade de entidade coordenadora da parceria;
Todas as entidades mediadoras da parceria constituída no âmbito da candidatura.
As candidaturas são ainda objeto de uma apreciação de mérito, consubstanciada na aplicação de
uma grelha de análise (Anexo 9), que suporta um conjunto de critérios e subcritérios, quando
aplicáveis, conforme definido na Portaria n.º 190-B/2015, de 26 de junho.
A análise a realizar é efetuada a partir dos dados constantes do formulário de candidatura, e
consubstancia-se na confirmação dos requisitos e na atribuição de uma pontuação aos diversos
critérios de seleção, seguindo o técnico, para o efeito, as respetivas notas explicativas definidas na
tipologia de operações (Anexo 10).
Os mencionados critérios de seleção das operações, estabelecidos no artigo 66.º da Portaria n.º
190-B/2015, de 26 de junho, sintetizam-se no quadro seguinte:
Medida Tipologia de Operações Critérios de Seleção das Operações
(Grelhas de Análise)
1 1.2.2
Distribuição de géneros alimentares e ou de bens de primeira necessidade – Região Autónoma dos Açores
a) Existência de capacidade de distribuição do apoio, preferencialmente adquirida no âmbito da operacionalização do Programa Comunitário de Ajuda Alimentar a Carenciados (PCAAC); b) Demonstração de experiência de atendimento e ou acompanhamento social junto dos destinatários finais abrangidos no âmbito da candidatura; c) Existência de estruturas logísticas que permitam mais facilmente chegar aos destinatários finais; d) Apresentação de proposta de desenvolvimento de medidas de acompanhamento.
Manual de Procedimentos
51
A grelha de análise constitui parte integrante da funcionalidade de análise técnica, prevista no SI
FEAC. A análise qualitativa das candidaturas é realizada nos ecrãs “Critérios de Seleção”, a partir
dos dados constantes do formulário e na informação adicional disponibilizada pela entidade
beneficiária, que se encontra anexa ao formulário de candidatura (ecrã “Documentos”).
Os critérios e subcritérios são individualmente valorados, de acordo com as notas explicativas das
grelhas de análise, com base numa escala de avaliação qualitativa, associada a uma determinada
graduação numérica: inexistente; baixo; médio; elevado.
Por regra, este modelo, assente em quatro opções de apreciação, obriga os técnicos de análise a
optarem claramente, em cada um dos critérios e subscritérios previstos, por um dos dois campos
centrais de resposta previstos (negativo ou positivo), condição que possibilitará, por conseguinte,
uma melhor diferenciação das candidaturas, em termos de qualificação e de relevância técnica.
Nesta fase é efetuada uma comparação do mérito de cada candidatura avaliada com o mérito das
demais candidaturas na mesma fase de decisão, processo que resulta numa hierarquização final das
operações. Essa comparação visa selecionar uma única candidatura por cada território identificado
em sede de aviso para apresentação de candidaturas.
Durante a análise das candidaturas os técnicos do ISSA, IPRA podem solicitar às entidades
beneficiárias elementos que considerem indispensáveis para a apreciação técnica das candidaturas,
ficando suspenso o prazo para emissão da respetiva decisão. No entanto, tal solicitação apenas pode
ocorrer uma vez por candidatura, sendo concedido à entidade um prazo máximo de 10 dias úteis
para envio dos elementos complementares requeridos.
A falta de resposta da entidade beneficiária, no prazo concedido, ao pedido de elementos formulado
pelo ISSA, IPRA nomeadamente no que se refere à demonstração do cumprimento dos requisitos
definidos na Portaria n.º 190-B/2015, de 26 de junho, pode determinar a proposta de
indeferimento da candidatura apresentada a financiamento do PO APMC.
De igual forma, as candidaturas que reúnam uma pontuação inferior a 50 pontos são propostas pelo
técnico de análise para indeferimento, por mérito insuficiente, mediante parecer fundamentado.
Neste caso, a candidatura é encaminhada para o circuito de indeferimento em sede de análise
técnica (caraterizado no ponto 4.5 – Circuito de indeferimento).
Manual de Procedimentos
52
De salientar que, no SI FEAC, encontra-se implementada uma validação transversal a todas as
tipologias, que não permite a proposta de aprovação de candidaturas com pontuações inferiores a
50 pontos.
4.3.3 Parecer do Responsável da Análise (sobre resultados da análise técnica)
Após a realização das análises de admissibilidade e técnica das candidaturas, estas devem ser
validadas pelo responsável de análise do ISSA, IPRA.
Onde
• SI FEAC• Circuito Análise•Parecer Responsável
Análise
Quando
• Após Análise Técnica das candidaturas na fase de pré-seleção
Quem
• Dirigente da DAS
Como
• Emissão de parecer
Manual de Procedimentos
53
A emissão do parecer do responsável tem sempre que ter em consideração que, conforme n.º 5 do
Artigo 64.º da Portaria n.º 190-B/2015, de 26 de junho, apenas pode ser aprovada uma candidatura
por território definido no aviso de abertura de candidaturas, bem como a verificação da pontuação
obtida na análise técnica que, para as candidaturas propostas para aprovação, tem que ser igual ou
superior a 50 pontos.
Com base nisto, o responsável pela análise do ISSA, IPRA emite o respetivo parecer sobre as
candidaturas, o qual pode ser efetuado individualmente ou em bloco.
Nesta sede, é possível ao responsável emitir parecer de acordo com uma das seguintes opções:
“Proposto para aprovação”, isto é, prosseguir com a proposta de aprovação dum conjunto
de operações, isto é, a candidatura que reunir a melhor pontuação em cada um dos
territórios (candidatura pré-selecionada);
“Proposto para indeferimento”, ou seja, propor para indeferimento o conjunto das
operações menos pontuadas em cada um dos territórios (todas as candidaturas oponentes
ao concurso que não as pré-selecionadas), situação que encaminha as operações para
serem tratadas no Circuito de Indeferimento;
“Reanálise”, devendo neste caso selecionar para que fase do processo (admissibilidade ou
técnica) pretende retroceder o conjunto de candidaturas que constam na lista selecionada.
Revelando-se necessário o desempate entre candidaturas, o responsável do ISSA, IPRA propõe a
reanálise técnica dessas operações, a fim de que o técnico possa proceder ao devido desempate
entre pares, de acordo com o critérios e prioridades abaixo identificados:
1.º Candidatura com pontuação mais elevada no critério 1 da grelha de análise;
2.º Candidatura com pontuação mais elevada no critério 2 da grelha de análise;
3.º Candidatura com pontuação mais elevada no critério 3 da grelha de análise;
4.º Candidatura com pontuação mais elevada no critério 4 da grelha de análise;
5.º Candidatura que abrange maior número de destinatários.
Os critérios de desempate acima enunciados serão divulgados nos respetivos avisos de abertura de
candidatura.
Aplicados os critérios de desempate em sede de análise técnica, as candidaturas são alvo de nova
hierarquização.
Manual de Procedimentos
54
Cabe posteriormente ao responsável do ISSA, IPRA, em fase de emissão do Parecer do Responsável,
reapreciar os resultados da nova hierarquização das candidaturas e, por conseguinte, propor a
aprovação da candidatura que, em cada território, apresenta mérito relativo mais elevado.
As restantes candidaturas são propostas para indeferimento pelo responsável (ponto “Circuito de
Indeferimento” deste Manual).
4.3.4 Audiência Prévia (sobre resultados da análise técnica) O resultado da análise técnica é submetido a audiência de interessados, em obediência ao princípio
da participação do interessado na decisão, tal como estipula o Código do Procedimento
Administrativo (CPA).
Assim, uma vez hierarquizadas as candidaturas por território, tendo em conta a pontuação obtida
na grelha de análise, é assegurado pelo ISSA, IPRA o procedimento de audiência prévia de
interessados à totalidade das entidades beneficiárias, notificando-se a entidade titular da
candidatura pré-selecionada (com pontuação mais elevada) do respetivo projeto de decisão de
aprovação e as restantes entidades dos projetos de decisão de indeferimento. Neste processo é
divulgado a todas as entidades beneficiárias o painel geral de classificações obtidas nas respetivas
grelhas de análise.
Onde
• SI FEAC• Circuito de Análise• Audiência Prévia
Quando
•Após Parecer do Responsável na fase de pré-seleção (sobre resultados de análise técnica)
Quem
• Técnicos do ISSA, IPRA
Como
• Notificação de projeto de decisão
• Análise da resposta da entidade
Manual de Procedimentos
55
O procedimento de audiência prévia a realizar nesta fase consubstancia-se na notificação do
projeto de decisão de aprovação dos resultados da análise técnica das candidaturas.
A notificação é emitida diretamente pelo SI FEAC e enviada por correio eletrónico, às entidades
beneficiárias, fornecendo os elementos necessários para que os interessados possam conhecer os
aspetos relevantes para a decisão, em matéria de facto e de direito, indicando também as horas e o
local onde o processo pode ser consultado.
Nos termos do n.º 1 do Artigo 122.º do Código do Procedimento Administrativo, aprovado através
do Decreto-Lei n.º 4/2015, de 07 de janeiro (Anexo 11), são concedidos às entidades beneficiárias
10 dias úteis, para se poderem pronunciar sobre todas as questões com interesse para a decisão.
O procedimento de audiência de interessados que incide especificamente sobre os resultados da
análise técnica das candidaturas apresentadas no âmbito de um dado território assenta numa
análise simultânea de todas as contestações apresentadas pelas entidades beneficiárias de cada
território, a fim de se confirmarem ou reverem as análises técnicas efetuadas, designadamente as
pontuações atribuídas nos critérios da grelha de análise.
Na sequência da notificação de audiência dos interessados pode ocorrer uma das três situações
seguintes:
“Respondeu e Concordou” para as situações em que a entidade responde e concorda na
íntegra com a proposta de decisão - o técnico regista essa concordância e o processo
avança para decisão, após recolha do parecer do responsável de análise;
“Respondeu e Não Concordou”, para os casos em que a entidade discorda da proposta;
“Não respondeu”, quando a entidade não responde.
Quando a entidade responde e não concorda, pode ocorrer uma das seguintes situações:
São tidos como aceitáveis, total ou parcialmente, os seus argumentos e o técnico exara
parecer no SI FEAC, fundamentando a sua opinião, e, após emissão do Parecer do
Responsável de Análise, o processo retoma o normal circuito de análise das candidaturas;
As suas alegações não são passíveis de aceitação e o técnico exara parecer no SI FEAC,
fundamentando a sua opinião, e, após emissão do Parecer do Responsável de Análise, o
processo avança para decisão nos termos notificados à entidade beneficiária.
Apenas as candidaturas que obtiveram maior pontuação em cada um dos territórios são objeto de
decisão técnica por parte do Conselho Diretivo do ISSA, IPRA.
Manual de Procedimentos
56
Todas as interações efetuadas entre as entidades e o OI são, preferencialmente, desmaterializadas e
realizadas por via do SI FEAC.
4.3.5 Decisão Técnica de aprovação e termo de aceitação (sobre resultados da análise técnica)
Concluído o procedimento de audiência prévia de interessados, é emitida pelo Conselho Diretivo a
decisão técnica de aprovação das candidaturas pré-selecionadas, seguindo-se a emissão das
respetivas notificações e termos de aceitação que são enviados às entidades beneficiárias, num
prazo máximo de 5 dias úteis a contar da data da emissão da decisão.
Onde
• SI FEAC• Circuito Análise• Decisão
Quando
• Após audiência prévia na fase de pré-seleção
Quem
• Conselho Diretivo do ISSA, IPRA
Como
• Emissão da Decisão Técnica de Aprovação e Termo de Aceitação
Manual de Procedimentos
57
O artigo 36.º da Portaria n.º 190-B/2015, de 26 de junho, institui que a decisão de aprovação, bem
como a respetiva notificação, deve incluir, designadamente e quando aplicável, os seguintes
elementos:
Os elementos de identificação do beneficiário;
A identificação do PO APMC, do fundo, da tipologia de operações e dos códigos
europeus correspondentes;
A descrição sumária da operação, com indicadores de realização;
As datas de início e de conclusão da operação;
A identificação das condições exigidas para acautelar a boa execução da operação;
O prazo para a assinatura e devolução do termo de aceitação.
A garantia de conhecimento, por parte do beneficiário, da conformidade com as regras nacionais e
comunitárias aplicáveis durante o período da execução da operação, faz-se sobretudo pela
aceitação, por parte do beneficiário, das condições de realização e obrigações expressamente
previstas, cujo compromisso de aceitação é assegurado na própria plataforma aplicacional, sendo,
por esta via, garantida junto dos beneficiários, a comunicação dos direitos e obrigações.
Nesta fase o termo de aceitação não integrará o plano financeiro, que apenas constará do Termo de
aceitação da decisão final a emitir após a realização da análise financeira da candidatura.
Por seu turno, a aceitação da decisão técnica de aprovação é efetuada no prazo máximo de 30 dias
úteis, nos termos da alínea a) do no n.º 9 do artigo 36º da Portaria n.º 190-B/2015, de 26 de junho,
mediante a submissão eletrónica do respetivo termo de aceitação e pelos meios de autenticação
segura previstos no portal do Portugal 2020, ou através do envio do Termo de Aceitação
devidamente assinado e autenticado nos termos da lei enquanto aquele serviço não se encontrar
disponível, conforme disposto no n.º 8 do artigo 36º da mesma Portaria.
Manual de Procedimentos
58
A decisão técnica de aprovação caduca se o termo de aceitação autenticado não for submetido ou
assinado no prazo máximo de 30 dias úteis, a contar da data da notificação da decisão, salvo motivo
justificado não imputável ao beneficiário e aceite pelo ISSA, IPRA. Nestes casos, a respetiva
operação é objeto de proposta de arquivamento.
Os titulares dos órgãos de direção, de administração e de gestão e outras pessoas que exerçam
funções de administração ou gestão ficam, com a assinatura do termo de aceitação,
subsidiariamente responsáveis pelo cumprimento das obrigações previstas no artigo 29º do
Regulamento Geral do FEAC.
Na eventualidade de alguma das entidades beneficiárias notificadas da aprovação, não aceitar a
respetiva decisão, é notificada a entidade beneficiária que obteve a segunda melhor pontuação no
território, desde que a candidatura tenha obtido uma pontuação de mérito de pelo menos 50
pontos.
No caso de não serem apresentadas candidaturas que garantam a distribuição de alimentos num
determinado território ou nenhuma das candidaturas apresentar mérito suficiente para permitir a
aprovação, a AG dirige um convite ao ISSA, IPRA, na Região Autónoma dos Açores, que, na
qualidade de entidade beneficiária, apresenta a financiamento, no âmbito da Tipologia de Operação
1.2.4, uma candidatura para dar resposta às necessidades identificadas, em termos de distribuição
territorial dos alimentos.
Este processo deve ser descrito no Manual de Procedimentos da AG do PO APMC.
Manual de Procedimentos
59
4.3.6 Análise Financeira
Na sequência da aceitação, por parte das respetivas entidades beneficiárias, da decisão técnica de
aprovação de cada uma das candidaturas por território, a candidatura prossegue para análise
financeira.
Na tipologia de operações 1.2.2, o financiamento a conceder é calculado automaticamente pelo SI
FEAC a uma taxa fixa de 5% para custos de natureza administrativa, de transporte e armazenagem
e a uma taxa fixa de 5% para custos com as medidas de acompanhamento a desenvolver.
Estas taxas são aplicadas sobre o valor dos géneros alimentares e/ou bens de primeira necessidade
que foram atribuídos a cada candidatura pré-qualificada, tendo por base o número de produtos a
adquirir/adquiridos no âmbito da tipologia de operações 1.1.1 e o número de destinatários finais
abrangidos por cada candidatura pré-selecionada.
Salienta-se que a análise financeira destas candidaturas, uma vez que decorre da aplicação de taxas
fixas sobre o valor dos géneros alimentares e ou bens de primeira necessidade que foram
atribuídos a cada candidatura pré-selecionada, tendo por base o número de produtos adquiridos no
âmbito da Tipologia de Operações 1.1.1, apenas pode ocorrer após o reporte da execução física
desta candidatura que inclui a informação sobre o tipo de produtos e respetivas quantidades
adquiridas em embalagens coletivas, as quais constam das propostas de serviços das empresas
adjudicadas para fornecimento dos produtos.
Onde
• SI FEAC• Circuito de Análise• Análise Financeira
Quando
• Após aceitação da decisãotécnica de aprovação
Quem
• Técnicos do ISSA, IPRA
Como
• Validação de algoritmos• Emissão de parecer técnico
Manual de Procedimentos
60
O número de produtos a adquirir pelo ISSA, IPRA no âmbito da Tipologia de Operações 1.1.1 é
inserido informaticamente na candidatura a que se refere no SI FEAC na funcionalidade “Registo de
execução física da Tipologia de Operação 1.1.1”, sendo que nesta funcionalidade está prevista a
realização de uma função que permite associar o registo de execução física relativa a uma
determinada operação para emissão do Mapa de Distribuição.
Após a inserção da execução física descrita no parágrafo acima, o ISSA, IPRA, enquanto OI tem
acesso à funcionalidade “Mapa de distribuição de Produtos”, que permite distribuir os produtos a
adquirir/adquiridos pelas candidaturas da Tipologia 1.2.2 aprovadas e com decisão de aprovação
aceite em sede de pré-seleção.
A interligação entre as 2 tipologias referidas, encontra-se sistematizada de seguida:
Análise Técnica
Análise Financeira
Decisão de aprovação
Execução FísicaRegisto dos Contratos relativos aos
Produtos Adquiridos
Aceitação daDecisão Técnica de Aprovação
de cada candidatura pré-selecionada por território
Análise Financeira
Atribuição automática do valor de financiamento a cada Candidatura Pré-
Selecionada
Mapa de Distribuição de Produtos
[Relação entre o N.º total de produtos adquiridos reportado em execução física da TO 1.1.1. (registo de
Contratos) e o N.º de destinatários finais das candidaturas pré-selecionadas]
TO 1.2.2 TO 1.1.1
Manual de Procedimentos
61
4.3.7 Pareceres de análise No final de cada fase de análise (análise de admissibilidade, análise técnica e análise financeira), o
técnico responsável emite a sua opinião profissional, sob a forma escrita, com a clareza, concisão,
objetividade e oportunidade exigidas, o qual se consubstancia num parecer a inserir no SI FEAC.
Esse parecer constitui elemento de sustentação da decisão subjacente à candidatura.
O parecer a emitir pelo técnico deve cumprir com os seguintes requisitos:
Ser facilmente inteligível e não conter ambiguidades;
Ser redigido de forma simples, clara, expondo os factos com exatidão, lógica e consistência,
a fim de facilitar a sua compreensão;
Ter a extensão necessária e suficiente para transmitir a proposta efetuada, exibindo no
caso de aprovações parciais toda a informação necessária, para que, mais tarde, a entidade
beneficiária se possa pronunciar em sede de audiência prévia de interessados.
4.3.8 Parecer do Responsável da Análise O Responsável do ISSA, IPRA intervém uma segunda vez, depois de finalizada a análise financeira
de todas as candidaturas pré-selecionadas nos diversos territórios, a fim de dar sequência ao
procedimento de audiência de interessados.
Onde
• SI FEAC• Circuito de Análise• Análises de admissibilidade,
técnica e financeira
Quando
• Em cada uma das respetivas fases de análise de candidatura e pedidos de alteração
Quem
• Técnicos do ISSA, IPRA
Como
• Emissão de parecer técnico
Manual de Procedimentos
62
Nessa sequência, o Responsável do ISSA, IPRA emite o respetivo parecer sobre as candidaturas, o
qual pode ser efetuado individualmente ou em bloco.
Nesta sede, será possível prosseguir com a proposta de aprovação de um conjunto de operações,
dando início à fase de pré-cabimentação.
4.3.9 Cabimentação da Operação Esta funcionalidade é assegurada pela AG, nos moldes descritos no respetivo Manual de Procedimentos.
Onde
• SI FEAC• Circuito de Análise• Parecer Responsável
Análise
Quando
• Após Análise Financeira
Quem
•Diretor do DAS
Como
• Emissão de parecer
Onde
• SI FEAC • Circuito de Análise• Cabimentação
Quando
• Antes da fase de audiência prévia (sobre resultados de análise financeira)
Quem
• Responsável da Unidade Financeira e Monitorização Estratégica da AG
Como
• Elaboração de Listagens
Manual de Procedimentos
63
4.3.10 Audiência prévia (sobre resultados de análise financeira)
Conforme anteriormente referido, existem dois momentos de audiência prévia de interessados no
âmbito do circuito de análise de candidaturas. Este subponto corresponde ao segundo momento e
ocorre após cabimentação da candidatura, a fim de ouvir as entidades beneficiárias das
candidaturas com decisão técnica de aprovação sobre os resultados da análise financeira realizada.
O procedimento de audiência prévia consubstancia-se na notificação do projeto de decisão final de
aprovação. Nestes termos, o SI FEAC envia um correio eletrónico de alerta às entidades
beneficiárias, no sentido de as avisar de que foi emitida uma proposta de decisão sobre a
candidatura.
Em paralelo, a notificação é impressa e assinada pelo responsável de análise do ISSA, IPRA, sendo
posteriormente enviada por carta registada, com aviso de receção, às entidades beneficiárias.
A notificação fornece o projeto de decisão e demais elementos necessários para que os interessados
possam conhecer todos os aspetos relevantes para a decisão, em matéria de facto e de direito,
indicando também as horas e o local onde o processo pode ser consultado.
Considerando que todas as peças do processo administrativo se encontram em suporte eletrónico,
em sede de audiência prévia, após ser confirmada a receção da respetiva notificação pela entidade,
é disponibilizado às entidades no SI FEAC, na funcionalidade “Ficha da Operação”, um link de
Onde
• SI FEAC• Circuito de Análise• Audiência Prévia
Quando
•Após Cabimentação
Quem
• Técnicos do ISSA, IPRA
Como
• Notificação de projeto de decisão
• Análise da resposta da entidade
Manual de Procedimentos
64
acesso às várias fases de análise de candidatura, a fim de garantir que os interessados tenham
pleno acesso ao processo administrativo.
Nos termos do n.º 1 do artigo 122.º do Código do Procedimento Administrativo (CPA), aprovado
através do Decreto-Lei n.º 4/2015, de 07 de janeiro, são concedidos às entidades beneficiárias 10
dias úteis, para se poderem pronunciar sobre todas as questões com interesse para a decisão.
Na sequência da notificação de audiência dos interessados pode ocorrer uma de quatro situações:
A entidade não responde – o técnico do ISSA, IPRA regista no SI FEAC essa opção e mantém
a proposta de decisão;
A entidade responde e concorda na íntegra com a proposta de decisão - o técnico do ISSA,
IPRA regista essa concordância e o processo avança para decisão, após emissão do parecer
do responsável de análise;
A entidade discorda e são tidos como aceitáveis, total ou parcialmente, os seus argumentos
- o técnico do ISSA, IPRA exara parecer no SI FEAC, fundamentando a sua opinião, e, após
emissão do “Parecer do Responsável de Análise”, o processo retoma o normal circuito de
análise das candidaturas;
A entidade discorda da proposta e as suas alegações não são passíveis de aceitação - o
técnico do ISSA, IPRA exara parecer no SI FEAC, fundamentando a sua opinião, e, após
emissão do “Parecer do Responsável de Análise”, o processo avança para decisão nos
termos notificados à entidade beneficiária.
Audiência de Interessados (após cabimentação)
Manual de Procedimentos
65
4.3.11 Decisão de aprovação e termo de aceitação Concluído o segundo procedimento de audiência prévia de interessados, é emitida a Decisão de
Aprovação das candidaturas, seguindo-se a emissão das respetivas notificações e termos de
aceitação, que serão enviados às entidades, num prazo máximo de 5 dias úteis após a emissão da
decisão.
A decisão final de aprovação das candidaturas cabe ao Conselho Diretivo do ISSA, IPRA. Nos termos da alínea c) do n.º 3 do artigo 32.º do Regulamento (UE) n º 223/2014, de 11 de março,
deverá garantir-se que é disponibilizado ao beneficiário, para cada operação, um documento sobre
as condições de apoio, o qual deverá assegurar uma efetiva comunicação dos seus direitos e
obrigações, nomeadamente:
Requisitos específicos aplicáveis aos produtos ou serviços a realizar na operação;
Plano de financiamento e o prazo de execução.
Complementarmente, o artigo 36.º da Portaria n.º 190-B/2015, de 26 de junho, institui ainda que a
decisão de aprovação, bem como a respetiva notificação, deve incluir, designadamente e quando
aplicável, os seguintes elementos:
Os elementos de identificação do beneficiário;
A identificação do PO APMC, do fundo, da tipologia de operações e dos códigos europeus
correspondentes;
A descrição sumária da operação, com indicadores de realização;
O plano financeiro, com discriminação das rubricas aprovadas e respetivos montantes;
As datas de início e de conclusão da operação;
Onde
• SI FEAC • Circuito de Análise• Decisão
Quando
• Após audiência prévia aos resultados da análise financeira
Quem
• Conselho Diretivo do ISSA, IPRA
Como
• Emissão da Decisão Final de Aprovação e Termo de Aceitação
Manual de Procedimentos
66
A identificação das condições exigidas para acautelar a boa execução da operação;
O montante anualizado do apoio público e a respetiva taxa de cofinanciamento, com
explicitação das fontes de financiamento europeu e nacional;
O custo total da operação;
O prazo para a assinatura e devolução do termo de aceitação.
O termo de aceitação da decisão de aprovação segue, em termos gerais, a estrutura e conteúdo do
termo de aceitação adotado pela Agência, I.P, no âmbito do FSE, tendo-se procedido às necessárias
adaptações, em função das especificidades do FEAC e do PO APMC.
A aceitação do apoio é efetuada no prazo máximo de 30 dias úteis, mediante a assinatura
autenticada do termo de aceitação e envio do mesmo para o ISSA, IPRA, por via postal, sendo
recolhido posteriormente, por upload, no SI FEAC ou, por submissão eletrónica do termo de
aceitação no SI FEAC, autenticado nos termos do nº. 8, do artigo 36.º da Portaria 190-B/2015, de
26 de junho, ou seja, pelos meios de autenticação segura.
Nos primeiros concursos, enquanto o SI FEAC não estiver em pleno funcionamento, o termo de
aceitação é assinado pela entidade beneficiária, devolvido ao ISSA, IPRA por via postal e recolhido
posteriormente, por upload, no sistema.
A decisão de aprovação caduca se o termo de aceitação autenticado não for devolvido no prazo
máximo de 30 dias úteis, a contar da data da notificação da decisão, salvo motivo justificado não
imputável ao beneficiário e aceite pelo ISSA, IPRA. Casos a entidade aceite, a respetiva operação é
Manual de Procedimentos
67
objeto de proposta de revogação sendo, de seguida, efetuada a análise financeira da candidatura
que se encontra mais bem pontuada.
Nos termos do n.º 10 do artigo 36.º da Portaria n.º 190-B/2015, de 26 de junho, os titulares dos
órgãos de direção, de administração e de gestão e outras pessoas que exerçam funções de
administração ou gestão ficam, com a assinatura do termo de aceitação, subsidiariamente
responsáveis pelo cumprimento das obrigações previstas nos artigos 29º., 30º., 68º. e 69º. da
Portaria n.º 190-B/2015, de 26 de junho.
4.4 CIRCUITO DE ARQUIVAMENTO
As candidaturas entram no circuito de arquivamento nas seguintes situações:
Apresentação da candidatura em duplicado, devido a erro do sistema ou lapso do
beneficiário na respetiva submissão;
Desistência do beneficiário antes de ser proferida a competente decisão.
Em qualquer das situações elencadas anteriormente, as candidaturas/operações são conduzidas
para o circuito de arquivamento mediante proposta do técnico do ISSA, IPRA, devidamente
fundamentada no campo do parecer previsto no SI FEAC.
Onde
• SI FEAC• Circuito de Arquivamento
Quando
• A todo momento entre a submissão da candidatura e antes da decisão de aprovação
Quem
• Técnicos do ISSA, IPRA•Dirigente do DAS • Conselho Diretivo do ISSA,
IPRA
Como
• Emissão da Decisão de Arquivamento
Manual de Procedimentos
68
Cabe ao Responsável do ISSA, IPRA manifestar a sua concordância ou discordância relativamente à
proposta de arquivamento formulada pelo técnico de análise, sendo a candidatura, no caso de
discordância, direcionada para o estado em que se encontrava antes de ser proposta para
arquivamento.
A decisão de arquivamento e a consequente notificação são emitidas diretamente no SI FEAC,
sendo esta última enviada à entidade beneficiária por via postal, após assinatura pelo Conselho
Diretivo do ISSA, IPRA. O SI FEAC procede igualmente ao envio de correio eletrónico de alerta para
a entidade beneficiária, informando-a de que pode proceder à consulta do processo e da decisão no
sistema de informação.
4.5 CIRCUITO DE INDEFERIMENTO
As candidaturas entram no circuito de indeferimento nas seguintes situações:
A entidade beneficiária tem código de idoneidade inibidor de acesso a apoios comunitários;
A entidade beneficiária foi condenada por violação da legislação sobre trabalho de menores
e discriminação no trabalho e no emprego;
A entidade beneficiária não fez prova do cumprimento do requisito situação regularizada
em matéria de impostos e de contribuições para a segurança social;
A entidade beneficiária não tem a situação regularizada em matéria de reposições, no
âmbito dos financiamentos comunitários;
A entidade não se enquadra nos beneficiários previstos na tipologia de operações;
A candidatura não cumpre os requisitos definidos no aviso;
Onde
• SI FEAC• Circuito de Indeferimento
Quando
• A todo momento entre a submissão da candidatura e antes da decisão de aprovação
Quem:
• Técnicos do ISSA, IPRA• Dirigente do DAS•Conselho Diretivo do ISSA,
IPRA
Como
• Proposta de Indeferimento• Audiência Prévia • Emissão da Decisão de
Indeferimento
Manual de Procedimentos
69
A entidade beneficiária não possui ou não assegura os meios técnicos, físicos e financeiros
e os recursos humanos necessários ao desenvolvimento da operação;
Não enquadramento da candidatura nas operações elegíveis definidas na regulamentação
específica ou no aviso para apresentação de candidaturas;
Não enquadramento da operação nos objetivos e prioridades estabelecidas para o PO/TO;
A operação detém inadequada qualidade técnica (pontuação inferior a 50 pontos);
Outros motivos (a especificar em sede de parecer do técnico).
Sendo as candidaturas apresentadas, por princípio, em regime de parceria, constitui motivo de
indeferimento da candidatura o incumprimento de, pelo menos, um dos requisitos acima
enunciados para:
O polo de receção, que assume a qualidade de entidade coordenadora da parceria;
Todas as entidades mediadoras da parceria constituída no âmbito da candidatura.
As candidaturas são propostas para indeferimento pelo técnico do ISSA, IPRA no SI FEAC, o que
pode suceder diretamente no circuito de indeferimento, ou no circuito de análise, nas fases em que
tal proposta se encontra prevista.
O Responsável do ISSA, IPRA pode emitir o seu despacho de concordância ou de discordância face à
proposta formulada. No caso de discordar com a proposta do técnico, a candidatura volta ao estado
em que se encontrava antes de ter entrado no circuito de indeferimento.
Após confirmação, pelo Responsável do ISSA, IPRA, da proposta de indeferimento, é gerada
diretamente do SI FEAC a notificação do projeto de decisão de indeferimento, a qual é impressa,
assinada e enviada à entidade beneficiária, por via postal, para que esta se pronuncie, se assim o
entender, em sede de audiência prévia de interessados.
A referida notificação faculta o projeto de decisão e demais elementos necessários para que os
interessados possam conhecer todos os aspetos relevantes para a decisão, em matéria de facto e de
direito, indicando também as horas e o local onde o processo pode ser consultado.
Em simultâneo, o SI FEAC procede ao envio de correio eletrónico de alerta para a entidade
beneficiária, informando-a de que pode proceder à consulta do processo e da decisão no sistema de
informação.
Nos termos do n.º 1 do artigo 122.º do Código do Procedimento Administrativo, aprovado através
do Decreto-Lei n.º 4/2015, de 7 de janeiro, são concedidos às entidades beneficiárias 10 dias úteis,
para se poderem pronunciar sobre todas as questões com interesse para a decisão.
Manual de Procedimentos
70
Na sequência da notificação da audiência prévia de interessados relativa ao projeto de decisão de
indeferimento, pode ocorrer uma de três situações:
a) A entidade concorda com a proposta ou não responde dentro do prazo fixado, situações em
que se mantém a proposta de indeferimento e a candidatura é objeto de indeferimento;
b) A entidade contesta, mas não são atendidas as suas alegações, situação em que se mantém
a proposta de indeferimento e a candidatura é objeto de indeferimento;
c) A entidade contesta e os seus argumentos são considerados aceitáveis, situação em que a
candidatura volta ao estado em que se encontrava antes de entrar no circuito de
indeferimento, a fim de ser realizada a respetiva reanálise.
Com exceção da situação prevista na alínea c), em que a candidatura retorna ao circuito de análise,
e o técnico pode sustentar os pressupostos da reanálise efetuada, nas restantes duas situações, o
técnico do ISSA, IPRA terá que elaborar uma informação com a caraterização dos motivos que
levaram à proposta de indeferimento e, no caso de contestação da entidade, a fundamentação para
a não-aceitação das alegações apresentadas, a qual será submetida a parecer do Responsável do
ISSA, IPRA e, consequentemente, a decisão do Conselho Diretivo do ISSA, IPRA.
A informação, com os respetivos anexos, será inserida no SI FEAC por upload dos documentos.
A decisão de indeferimento é da competência do Conselho Diretivo do ISSA, IPRA, que exara o
despacho em informação elaborada por candidatura ou bloco de candidaturas, consoante as
situações, e o processo é devolvido ao responsável de análise, para sequência de notificação de
decisão de indeferimento à entidade e respetiva recolha no SI FEAC.
Manual de Procedimentos
71
5. GESTÃO E ACOMPANHAMENTO DAS OPERAÇÕES
Neste capítulo pretende-se fazer uma descrição de todos os procedimentos envolvidos na fase de
gestão e acompanhamento das operações aprovadas, os quais se organizam em torno das seguintes
áreas-chave:
Alteração às operações selecionadas (pedidos de alteração);
Acompanhamento da execução física e financeira das operações (comunicação de início,
pedidos de reembolso e de saldo final);
Revogação das decisões de aprovação.
No Balcão 2020, o acesso aos “Dados Candidatura” e “Dados Execução”, por parte das entidades,
efetua-se mediante a consulta da “Ficha de Operação”, a qual concentra a informação relativa ao
percurso de análise da “Candidatura”, “Comunicação de Início”, “Execução” e “Pedidos de
Reembolso”.
5.1 PEDIDOS DE ALTERAÇÃO À DECISÃO DE APROVAÇÃO
As alterações à decisão de aprovação das operações, cuja tramitação é em tudo idêntica à do
circuito de análise de candidaturas, devem ser apresentadas exclusivamente através do SI FEAC, em
formulário próprio, do qual deve constar a fundamentação respetiva.
Estão sujeitas a nova decisão do ISSA, IPRA, quando aplicável, as seguintes alterações:
Os elementos de identificação do beneficiário;
A identificação do PO APMC, do fundo, da tipologia de operações e dos códigos europeus
correspondentes;
O plano financeiro, com discriminação das rubricas aprovadas e respetivos montantes;
O montante anualizado do apoio público e a respetiva taxa de cofinanciamento, com
explicitação das fontes de financiamento europeu e nacional;
A prorrogação do início da operação, para além dos 60 dias úteis, em relação à data
prevista para o início da sua realização aprovada em candidatura, ou à data de
devolução/submissão do Termo de Aceitação, conforme previsto na alínea b) do n.º 9 do
artigo 36.º da Portaria n.º 190-B/2015, de 26 de junho;
Outras alterações previstas em sede de aviso de apresentação de candidaturas.
Manual de Procedimentos
72
No âmbito específico da Tipologia de Operações 1.2.2 – Distribuição de géneros alimentares e/ou
de bens de primeira necessidade, estão sujeitas a nova decisão do ISSA, IPRA, quando aplicável, as
seguintes alterações:
Variações no número de destinatários finais a abranger superiores a 25% do número
inicialmente aprovado, nas condições previstas nas subalíneas i) a iii) da alínea a) do n.º 2 do
art.º 67º da Portaria n.º 190-B/2015, de 26 de junho;
Substituição de um ou mais beneficiários da operação aprovada e ou das funções
desempenhadas no âmbito da parceria.
As situações supramencionadas carecem de aprovação expressa do Conselho Diretivo do ISSA,
IPRA, a qual é proferida no prazo máximo de 60 dias úteis.
A reprogramação de natureza física da operação, sem aumento do montante do financiamento
elegível aprovado e sem substituição do respetivo objeto, não carece de decisão expressa do
Conselho Diretivo, considerando-se tacitamente aprovada no prazo de 30 dias úteis, a contar da
data de receção da comunicação (submissão do pedido de alteração no SI FEAC).
Sem prejuízo do acima disposto, quando, em candidaturas plurianuais, o financiamento aprovado
para o ano civil não seja integralmente executado, as verbas não executadas transitam
automaticamente para o ano civil seguinte.
5.2 COMUNICAÇÃO DO INÍCIO DA OPERAÇÃO
Concluído o circuito de decisão de aprovação da operação, com a emissão do termo de aceitação e
sua devolução ao ISSA, IPRA, após assinatura devidamente autenticada, a entidade coordenadora
tem que dar início à operação, devendo comunicar a respetiva data de início no SI FEAC.
Para efeitos de comunicação de data de início é considerada uma das duas situações seguintes:
Data da primeira receção de produtos no polo de receção, correspondente ao registo no
SI FEAC, nos termos da alínea i) do artigo 68.º da Portaria n.º 190-B/2015, de 26 de
junho, da primeira guia de remessa; ou
Data da validação do(s) primeiro(s) destinatário(s) final(is) efetuada no SI FEAC, nos
termos da alínea b) do n.º 1 do artigo 69.º da Portaria n.º 190-B/2015, de 26 de junho.
Manual de Procedimentos
73
O procedimento instituído assenta nos seguintes passos:
Na respetiva funcionalidade, “Comunicação de Início”, disponível no sistema de informação, é
obrigatório registar a data de início da operação.
Validação da comunicação de início pelo técnico de análise, momento a partir do qual a
operação se encontra em execução.
Os beneficiários dispõem de um prazo de 60 dias úteis para iniciar a operação, relativamente à
data de início prevista na candidatura ou à data de devolução/submissão do termo de aceitação.
Assim, prevê-se que o sistema impeça o beneficiário de efetuar o registo do início para além
desse limite temporal, instando-o, mediante a emissão de um alerta, a formalizar um pedido de
alteração. O beneficiário só conseguirá registar o início da operação depois de o pedido de
alteração ter sido alvo de decisão de aprovação por parte do Conselho Diretivo do ISSA, IPRA.
Excedido o prazo de 60 dias acima mencionado, o ISSA, IPRA notifica, por via eletrónica, todos
os beneficiários que se encontram em situação de incumprimento, com o intuito de obter
informação atualizada acerca do estado da operação e convidá-los a apresentar o seu pedido de
desistência ou a submeter um pedido de alteração, sendo concedido, para esse efeito, um prazo
de 10 dias úteis.
Onde
• SI FEAC• Execução• Comunicação Início
Quando
• Após comunicação de início por parte da entidade
Quem
• Técnicos do ISSA, IPRA
Como
• Confirmação de início
Manual de Procedimentos
74
O beneficiário deve ser informado nessa sede de que, na falta de uma resposta dentro do prazo
concedido, será proposta a revogação da decisão de aprovação, com base no fundamento
previsto na alínea g) do n.º 3 do artigo 23.º do Decreto-Lei n.º 159/2014, 27 de outubro.
5.3 REGISTO DE EXECUÇÃO FÍSICA
Compete às entidades beneficiárias efetuarem todos os registos da execução física da operação no
SI FEAC.
Assim, deverá a entidade coordenadora:
Efetuar o controlo de stocks dos produtos recebidos e distribuídos, nos termos da alínea i)
do artigo 68.º da Portaria n.º 190-B/2015, de 26 de junho;
Elaborar o plano de distribuição, de acordo com a alínea b) do artigo 68.º da Portaria n.º
190-B/2015, de 26 de junho.
Deverá a entidade mediadora:
Elaborar e atualizar a lista de destinatários, conforme a alínea a) do n.º 1 do artigo 69.º da
Portaria n.º 190-B/2015, de 26 de junho;
Efetuar o controlo de stocks dos produtos recebidos e distribuídos, nos termos da alínea h)
do n.º1 do artigo 69.º da Portaria n.º 190-B/2015, de 26 de junho;
Elaborar o plano de distribuição, de acordo com a alínea b) do n.º 1 do artigo 69.º da
Portaria n.º 190-B/2015, de 26 de junho;
Onde
• SI FEAC• Execução Física
Quando
• Após comunicação de início por parte da entidade
Quem
• Entidades beneficiárias
Como
• Registo de execução física
Manual de Procedimentos
75
Registar as ações de acompanhamento realizadas efetuando o upload das respetivas
evidências, nos termos da alínea j) do n.º 1 do artigo 69.º da Portaria n.º 190-B/2015, de
26 de junho, conjugado com o n.º 4 do artigo 73.º da mesma Portaria.
5.4 PEDIDOS DE REEMBOLSO E DE SALDO FINAL
Os pontos seguintes abordam em detalhe cada uma das fases indicadas na figura.
5.4.1 Submissão
De acordo com a regulamentação específica do PO APMC, os pedidos de reembolso são efetuados
com periodicidade mínima trimestral reportados ao último dia do mês anterior.
No caso de operações plurianuais, a mesma regulamentação consagra ainda que o beneficiário fica
obrigado a submeter, até 31 de março de cada ano, a informação anual de execução física e
financeira, reportada a 31 de dezembro do ano anterior.
Por último, e uma vez concluída a operação, o beneficiário dispõe de um prazo máximo de 45 dias
úteis para formalizar o pedido de pagamento de saldo final, para que o ISSA, IPRA possa avaliar os
termos em que foi executada a operação aprovada, bem como o grau de consecução dos objetivos
definidos em candidatura.
Onde
• SI FEAC• Execução• Reembolso/ Saldo
Quando
• Periocidade mínima trimestral
• PRI até 31 de março• Saldo até 45 dias úteis após
término da operação
Quem
• Entidades Beneficiárias
Como
• Submissão eletrónica do pedido de reembolso ou saldo
Manual de Procedimentos
76
Todos os pedidos de reembolso, incluindo os pedidos de reembolso intermédio e os pedidos de
pagamento de saldo final, são submetidos eletronicamente, em formulário próprio, no SI FEAC.
Cada pedido de reembolso reporta-se ao último dia de um dado mês de execução, por princípio do
mês anterior, sendo que, relativamente ao último mês de execução da operação, não pode haver
nenhum pedido de reembolso associado, mas apenas o pedido de pagamento de saldo final.
Conforme foi acima referido, nas operações plurianuais, não existem pedidos de reembolso
reportados ao mês de dezembro nos anos de execução intercalares, sendo estes substituídos pelos
designados pedidos de reembolso intermédios.
O sistema de informação proporciona uma conexão obrigatória entre a funcionalidade do pedido de
reembolso ou de saldo final e o registo da execução física da operação, sendo que, especificamente
no que concerne ao primeiro pedido de reembolso, a submissão só é possível quando se verificar a
existência de, pelo menos, o registo de um destinatário a quem foi atribuído um produto.
Funcionando estas tipologias segundo a modalidade de custos simplificados e não havendo
declaração de despesas incorridas e pagas, o foco das verificações de gestão centra-se no campo
físico das operações.
Ao iniciar a submissão do pedido de reembolso ou de saldo, o sistema informático seleciona
automaticamente uma amostra aleatória de 30 elementos físicos representativos da atividade
desenvolvida por todas as entidades parceiras.
Assim, antes da submissão efetiva do pedido de reembolso ou de saldo, a entidade beneficiária fica
obrigada a fazer, para a amostra aleatória selecionada pelo SI FEAC, o upload dos seguintes
documentos considerados relevantes:
Guias de remessa;
Credenciais do tipo A (distribuição de géneros alimentares e/ou de bens de primeira
necessidade pela entidade coordenadora à entidade mediadora);
Credenciais do tipo B (distribuição de géneros alimentares e/ou de bens de primeira
necessidade pela entidade mediadora aos destinatários);
Autos de perda;
Para além dos mencionados elementos, a entidade beneficiária fica obrigada a apresentar
evidências de todas as medidas de acompanhamento realizadas.
Manual de Procedimentos
77
Após o upload de todos os documentos necessários para a apreciação da amostra selecionada, o
beneficiário procede então à submissão efetiva do pedido de reembolso ou de saldo final.
Submetido o pedido de reembolso ou de saldo final, o mesmo será distribuído pelo Dirigente da
DGFOC ao técnico que executará as necessárias verificações administrativas.
De acordo com a parametrização desta funcionalidade, o Responsável do ISSA, IPRA está impedido
de distribuir um determinado pedido de reembolso ao técnico que tenha sido responsável pela
análise/seleção da respetiva operação ou de um pedido de alteração associado, garantindo-se,
através de uma série de validações introduzidas no sistema de informação, o cumprimento estrito
do princípio da segregação de funções entre a seleção das operações e a realização das verificações
de gestão.
5.4.2 Análise Nos termos da alínea a) do n.º 4 do artigo 32.º do Regulamento (UE) n.º 223/2014, o ISSA, IPRA
deve verificar que os produtos e serviços cofinanciados foram fornecidos, bem como a sua
conformidade com a legislação aplicável, o PO e as condições de apoio da operação.
Por forma a dar cumprimento ao normativo atrás referido, o ISSA, IPRA assegura a realização de
verificações de gestão antes da despesa ser certificada à AC, garantindo a sua legalidade,
conformidade e regularidade, por via da conferência apropriada dos aspetos administrativos,
técnicos e físicos das operações.
Onde
• SI FEAC• Execução• Análise Reembolsos
ou Saldos
Quando
• Sempre que é rececionado um pedido de reembolso ou saldo
Quem
• Técnicos do ISSA, IPRA
Como
• Verificações de gestão
Manual de Procedimentos
78
As verificações de gestão incluem verificações administrativas, que incidem sobre a totalidade dos
pedidos de reembolso e de saldo submetidos, e verificações no local, a serem realizadas a uma
amostra das operações aprovadas.
O âmbito, calendário, intensidade, metodologia, checklists e respetivas normas de execução,
respeitantes a ambos os tipos de verificações, encontram-se devidamente caraterizados no capítulo
6 do presente manual.
Os resultados das verificações de gestão são integrados nos módulos de “Análise Técnica e
Financeira”, previstas nos circuitos de reembolsos e saldos, do SI FEAC.
5.4.3 Parecer técnico
No final da análise técnica de um pedido de reembolso ou de saldo, o técnico responsável emite o
respetivo parecer no SI FEAC. Esse parecer constitui elemento de sustentação da decisão de
aprovação do pedido de reembolso ou de saldo.
O parecer emitido deve traduzir os termos em que o trabalho foi desenvolvido e exprimir uma
opinião fundamentada acerca dos resultados a que se chegou, especificando as recomendações a
emitir, as participações a realizar, bem como as respetivas propostas de redução física e financeira,
decorrentes das irregularidades detetadas nos diversos itens das checklists.
Onde
• SI FEAC• Execução• Análise Técnica
Quando
• Na sequência da análise de um pedido de reembolso ou de saldo
Quem
• Técnicos do ISSA, IPRA
Como
• Emissão de parecer técnico
Manual de Procedimentos
79
O parecer a emitir pelo técnico deve cumprir com os seguintes requisitos:
Ser facilmente inteligível e não conter ambiguidades;
Ser redigido de forma simples, clara, expondo os factos com exatidão, lógica e consistência,
a fim de facilitar a sua compreensão;
Ter a extensão necessária e suficiente para transmitir os factos verificados e os resultados
a que o técnico chegou;
Especificar os obstáculos que impediram a prossecução do exercício do seu trabalho
técnico, com a eficácia, eficiência e economia desejáveis.
5.4.4 Parecer do responsável de análise
O Responsável do ISSA, IPRA emite o parecer sobre os pedidos de reembolso ou de saldo, podendo
para o efeito elaborar listagens que agrupem um conjunto de reembolsos ou saldos. Nesta sede, o
pedido de reembolso ou de saldo pode:
Prosseguir com proposta de aprovação, dando-se início à fase de decisão;
Ou ser remetido para reanálise, seguindo as fases anteriormente descritas.
Onde
• SI FEAC• Execução
Quando
• Após análise técnica
Quem
• Dirigente do DGFOC
Como
• Elaboração de listagens• Emissão de parecer
Manual de Procedimentos
80
5.4.5 Audiência de interessados em sede de pedido de pagamento de saldo
No âmbito da execução financeira de uma operação, a audiência prévia de interessados apenas terá
lugar na sequência da análise do pedido de pagamento de saldo, mais concretamente em sede de
notificação do respetivo projeto de decisão de aprovação.
A instituição deste procedimento não impede, contudo, a entidade de vir junto do ISSA, IPRA, na
sequência do conhecimento das conclusões das verificações de gestão, transmitidas através das
notificações das decisões de aprovação do competente pedido de reembolso, esclarecer
determinado tipo de factos ou práticas, apresentar os motivos da sua discordância ou acrescentar
elementos que permitam alterar a decisão inicialmente tomada, incluindo no que respeita às
participações.
Essas alegações e elementos adicionais serão relevados num quadro de articulação estreita com as
entidades beneficiárias, sendo-lhes prestados pelo ISSA, IPRA, com a brevidade que se impõe, e sem
mais delongas, os esclarecimentos necessários com vista à boa execução da operação.
No entanto, a análise exaustiva dos argumentos aduzidos pela entidade e a ponderação sobre a
revisão ou não da posição do ISSA, IPRA será realizada na análise do pedido de reembolso
subsequente, sendo nessa sede reiterada ou revista a decisão anterior, se para tal existir
fundamento.
Onde
• SI FEAC• Execução• Audiência Prévia
Quando
• Em saldo, antes da decisão, havendo redução de financiamento
Quem
• Técnicos do ISSA, IPRA• Dirigente do DGFOC
Como
•Notificação do projeto de decisão
•Análise da resposta da entidade
Manual de Procedimentos
81
Após análise do pedido de pagamento de saldo, o SI FEAC processa automaticamente a respetiva
notificação do projeto de decisão de aprovação, com redução de financiamento, a qual, depois de
assinada, é enviada à entidade beneficiária por correio postal, concedendo um prazo de 10 dias
úteis para a respetiva pronúncia.
Essa notificação fornece os elementos necessários para que os beneficiários possam conhecer todos
os aspetos relevantes para a decisão, em matéria de facto e de direito, indicando também as horas e
o local onde o processo pode ser consultado.
Em simultâneo, o SI FEAC emite um correio eletrónico para a entidade, alertando que está
disponível, para consulta, uma notificação.
5.4.6 Decisão de aprovação A decisão sobre o pedido de reembolso ou de saldo é da competência do Conselho Diretivo do ISSA,
IPRA, sob proposta do técnico, validada superiormente pelo Dirigente do DGFOC. A decisão pode
ser efetuada por operação ou em bloco, desde que ao nível da mesma tipologia de operações.
Do lote de pedidos no estado “a aguardar decisão”, o responsável de análise do ISSA, IPRA seleciona
aqueles que devem ser submetidos a decisão. Uma vez concluído e confirmado este processo, é
emitida a “Decisão”, onde estão incluídos todos os pedidos de reembolso ou de saldo selecionados
Onde
• SI FEAC• Execução• Decisão
Quando
• Após emissão do parecer do responsável (reembolsos)
• Após audiência prévia (saldos)
Quem
• CD do ISSA, IPRA
Como
• Emissão da decisão de aprovação
Manual de Procedimentos
82
para esta fase, a qual, após ser assinada e datada pelo respetivo Conselho Diretivo, constituir-se-á
na decisão de aprovação dos pedidos.
As notificações das decisões de aprovação dos pedidos de reembolso e de saldo final são extraídas
diretamente do SI FEAC e, depois de assinadas, são remetidas aos beneficiários por via postal.
5.4.7 Pagamentos, suspensões e reversões de créditos
Os momentos dos pagamentos aos beneficiários das operações apoiadas acompanham o circuito de
financiamento nas seguintes principais etapas do ciclo de vida da operação:
1. Reembolso das despesas, após verificação da sua elegibilidade pelo ISSA, IPRA, até ao limite
de 85% da despesa pública total aprovada e de 100% da despesa pública total aprovada no
ano civil em causa.
Quando a execução decidida acumulada com reporte ao Reembolso Intermédio do ano em
causa é superior à despesa pública aprovada para esse ano, é criado um pagamento pendente a
pagar juntamente com o primeiro reembolso do ano seguinte. O cálculo do pagamento dos
reembolsos, ventilado por componente de financiamento, decorre de algoritmo inscrito no SI
FEAC.
2. Reembolso do saldo final, quando a este haja lugar, pelo valor acumulado da despesa pública
validada pelo ISSA, IPRA, deduzido de todos os pagamentos efetuados a título de reembolso.
Se, em sede de saldo final, se verificar que os montantes pagos aos beneficiários não foram
integralmente utilizados nos prazos e condições fixados pelo ISSA, IPRA, os mesmos são objeto
de recuperação.
Ambos os procedimentos (reembolso do saldo final ou recuperação em saldo final) afiançam a
equação elementar da atribuição dos apoios comunitários: a execução validada é igual aos
pagamentos efetuados, garantido total conformidade entre financiamento e pagamentos. O
cálculo do pagamento ou da recuperação do saldo final, ventilado por componente de
financiamento, decorre de algoritmo inscrito no SI FEAC.
Manual de Procedimentos
83
Não é aplicada nenhuma dedução, retenção, encargo específico ou outro encargo com efeito
equivalente, nomeadamente arrestos, penhoras ou cessão de créditos, que resulte na redução dos
montantes devidos aos beneficiários.
Na sequência da aprovação dos pedidos de reembolso e de saldo, segue-se a fase de pagamento às
entidades beneficiárias.
A primeira etapa do circuito de pagamentos é assegurada por um técnico do ISSA, IPRA, na
funcionalidade “validação para a emissão da autorização de pagamento”, após confirmação de que a
respetiva entidade beneficiária tem a situação regularizada perante a Autoridade Tributária, a
Segurança Social e os FEEI/FEAC.
O ISSA, IPRA assegura que os técnicos que intervêm nesta primeira etapa do circuito de
pagamentos não participaram no processo de análise da candidatura ou pedido de alteração, nem
no acompanhamento da execução da operação em causa (análise de pedidos de reembolso e
realização de verificações de gestão).
As fases subsequentes, relacionadas com a emissão das autorizações de pagamento, com a emissão
dos pedidos de pagamento à entidade pagadora e com as compensações de créditos entre
operações da mesma entidade, são executadas pela Unidade Financeira e de Monitorização
Estratégica da AG (UFME), de acordo com os procedimentos descritos no Manual de Procedimentos
da AG, estando, por esta via, assegurada a necessária segregação de funções.
Sem prejuízo da compensação de créditos, o pagamento é integralmente efetuado no prazo máximo
de 45 dias úteis, contado a partir da data de apresentação do pedido de reembolso.
De acordo com o disposto no artigo 38.º da Portaria n.º190-B/2015, de 26 de junho, o pagamento
pode ser suspenso até à regularização ou à tomada de decisão decorrente da análise da situação
subjacente, com os seguintes fundamentos:
a) Superveniência ou falta de comprovação de situação regularizada perante a administração
fiscal e a segurança social, bem como de restituições no âmbito dos financiamentos;
b) Existência de deficiências no processo comprovativo da execução da operação,
designadamente de natureza contabilística ou técnica;
c) Não envio, no prazo determinado, de elementos solicitados, salvo se for aceite a justificação
que venha, eventualmente, a ser apresentada pelo beneficiário;
d) Mudança de conta bancária do beneficiário, sem comunicação prévia ao ISSA, IPRA;
Manual de Procedimentos
84
e) Superveniência das situações previstas no artigo 14.º do Decreto-Lei n.º 159/2014, de 27
de outubro, ou decorrentes de averiguações promovidas por autoridades administrativas
sustentadas em factos cuja gravidade indicie ilicitude criminal, envolvendo a utilização
indevida dos apoios concedidos ou o desvirtuamento da candidatura, sem prejuízo do
disposto no n.º 2 do mesmo artigo, quanto à necessidade de prestação de garantia idónea;
Nos termos dos n.ºs 1 e 2 do artigo 38.º da Portaria n.º 190-B/2015, de 26 de junho, nas situações
tipificadas nas alíneas a) e d), a suspensão de pagamentos é mantida até que se verifique a sua
regularização. No entanto, decorrido o prazo de um ano após a notificação da decisão de
suspensão de pagamentos, os montantes de que a entidade beneficiária seja credora revertem a
favor da Agência, I. P..
Por outro lado, e à luz do disposto nos n.ºs 3 a 5 do mencionado artigo 14.º, as suspensões de
pagamentos determinadas com base nos fundamentos previstos nas alíneas b) e e) são efetuadas
pelos prazos máximos abaixo enunciados, contados a partir da data de conhecimento da respetiva
notificação, sob pena de revogação da decisão de aprovação das respetivas operações:
b) 40 dias úteis;
e) 60 dias úteis.
Pretende-se que todas as interações efetuadas entre as entidades e o ISSA, IPRA sejam
desmaterializadas, ou seja que o registo e acompanhamento das suspensões de pagamentos sejam
realizados no SI FEAC, sendo a respetiva notificação disponibilizada no mesmo sistema de
informação e o beneficiário notificado de que tem disponível a notificação, à qual acede através do
seu login.
No entanto, nesta fase de arranque do PO APMC e de implementação do SI FEAC, é adotada uma
solução provisória que passa pelo envio das notificações das suspensões de pagamentos por carta
registada, com aviso de receção.
Nesta solução de contingência, cabe ao ISSA, IPRA produzir a respetiva notificação, nos termos das
minutas constantes do Anexo 12 do presente manual (uma reportada às situações que poderão
gerar reversões de créditos e duas associadas às situações que poderão gerar revogação da decisão
de aprovação).
As notificações de suspensão de pagamentos são assinadas pelo Conselho Diretivo do ISSA, IPRA e,
enquanto a funcionalidade do SI FEAC não estiver em pleno funcionamento, o ISSA, IPRA
Manual de Procedimentos
85
assegurará o seu registo numa base de dados, de forma a assegurar que esta informação está
totalmente disponível para consulta por parte de qualquer um dos seus técnicos.
5.5 REVOGAÇÕES DA DECISÃO
Nos termos do n.º 3 do art.º 23º do Decreto-Lei n.º 159/2014, de 27 de outubro, constituem
fundamentos suscetíveis de determinar a revogação do apoio à operação:
a) O incumprimento dos objetivos essenciais previstos na candidatura;
b) A inexecução integral da candidatura nos termos em que foi aprovada;
c) A existência de alterações aos elementos determinantes da decisão de aprovação que
ponham em causa o mérito da operação ou a sua razoabilidade financeira, salvo aceitação
expressa pelo ISSA, IPRA;
d) A não apresentação atempada dos formulários relativos à execução e aos pedidos de saldo,
salvo se o atraso for aceite pela entidade competente, mantendo-se, neste caso, como
período elegível das despesas o definido como prazo de entrega do pedido de saldo;
e) A interrupção não autorizada da operação por período superior a 90 dias úteis;
f) A apresentação dos mesmos custos a mais de uma AG ou OI, sem aplicação de critérios de
imputação devidamente fundamentados, ou a outras entidades responsáveis por
financiamentos públicos;
g) A inexistência ou a falta de regularização das deficiências de organização do processo
relativo à realização da operação e o não envio de elementos solicitados pelo ISSA, IPRA
nos prazos por ela fixados;
h) A recusa, por parte dos beneficiários, da submissão ao controlo e auditoria a que estão
legalmente sujeitos;
i) A falta de apresentação da garantia idónea, quando exigida;
j) A prestação de falsas declarações sobre o beneficiário, sobre a realização da operação, que
afetem, de modo substancial, a justificação dos apoios recebidos ou a receber.
Nos termos do n.º 4 do art.º 39º da Portaria n.º 190-B/2015, de 26 de junho, constituem ainda
fundamentos suscetíveis de determinar a revogação do apoio à operação:
a) O incumprimento das obrigações do beneficiário, previstas no art.º 29º do referido
diploma legal;
b) A não consecução dos resultados contratados pelo ISSA, IPRA, salvo se estiver definida
diferente sanção;
c) A alteração de algum dos critérios de elegibilidade do beneficiário previstos nas alíneas a),
c) e d) do.º 2 do art.º 27º do referido diploma legal, quando afetem a justificação dos apoios
Manual de Procedimentos
86
recebidos ou a receber ou consubstanciem uma alteração aos elementos determinantes da
decisão de aprovação do apoio.
Considerando que, uma vez emitida a decisão sobre a operação, qualquer facto suscetível de
extinguir a concessão do apoio deve assumir a forma de revogação, à lista acima descrita, deve
ainda acrescentar-se a desistência da operação por iniciativa da entidade beneficiária.
As candidaturas são propostas para revogação pelo técnico do ISSA, IPRA no SI FEAC, emitindo
posteriormente o Dirigente do DAS o seu despacho de concordância ou de discordância face à
proposta formulada. No caso de discordar com a proposta do técnico, a candidatura volta ao estado
em que se encontrava antes de ter entrado no circuito de revogação.
Após confirmação, pelo Responsável do ISSA, IPRA, da proposta de revogação, é gerada
diretamente do SI FEAC a notificação do projeto de decisão de revogação, a qual é impressa,
assinada e enviada à entidade beneficiária, por via postal, para que esta se pronuncie, se assim o
entender, em sede de audiência prévia de interessados.
A referida notificação faculta o projeto de decisão e demais elementos necessários para que os
interessados possam conhecer todos os aspetos relevantes para a decisão, em matéria de facto e de
direito, indicando também as horas e o local onde o processo pode ser consultado.
Em simultâneo, o SI FEAC procede ao envio de correio eletrónico de alerta para a entidade
beneficiária, informando-a de que pode proceder à consulta do processo e da decisão no sistema de
informação.
Nos termos do n.º 1 do artigo 122.º do Código do Procedimento Administrativo, aprovado através
do Decreto-Lei n.º 4/2015, de 7 de janeiro, são concedidos às entidades beneficiárias 10 dias úteis,
para se poderem pronunciar sobre todas as questões com interesse para a decisão.
Na sequência da notificação da audiência prévia de interessados relativa ao projeto de decisão de
revogação, pode ocorrer uma de três situações:
a) A entidade concorda com a proposta ou não responde dentro do prazo fixado, situações em
que se mantém a proposta de revogação e a candidatura é objeto de revogação;
b) A entidade contesta, mas não são atendidas as suas alegações, situação em que se mantém
a proposta de revogação e a candidatura é objeto de revogação;
Manual de Procedimentos
87
c) A entidade contesta e os seus argumentos são considerados aceitáveis, situação em que a
candidatura volta ao estado em que se encontrava antes de entrar no circuito de revogação,
a fim de ser realizada a respetiva reanálise.
Com exceção da situação prevista na alínea c), em que a candidatura retorna ao circuito de análise,
e o técnico pode sustentar os pressupostos da reanálise efetuada, nas restantes duas situações, o
técnico do ISSA, IPRA terá que elaborar uma informação com a caraterização dos motivos que
levaram à proposta de revogação e, no caso de contestação da entidade, a fundamentação para a
não-aceitação das alegações apresentadas, a qual será submetida a parecer do Responsável do
ISSA, IPRA e, consequentemente, a decisão do Conselho Diretivo do ISSA, IPRA.
A informação, com os respetivos anexos, será inserida no SI FEAC por upload dos documentos.
Manual de Procedimentos
88
6. VERIFICAÇÕES DE GESTÃO
6.1 ENQUADRAMENTO
No sentido de cumprir com as responsabilidades impostas pelo Regulamento (UE) n.º 223/2014, do
Parlamento Europeu e do Conselho, de 11 de março, o ISSA, IPRA procede à realização de
verificações que incidem sobre os aspetos administrativos, financeiros e técnicos e físicos das
operações, por forma a verificar a realização efetiva dos produtos e serviços cofinanciados, bem
como a sua conformidade com a legislação aplicável, com o programa operacional e o cumprimento
das condições de apoio da operação.
As verificações de gestão a realizar consubstanciam:
Verificações administrativas relativamente a cada pedido de reembolso apresentado por
parte dos beneficiários;
Verificação das operações no local.
Estas verificações de gestão são executadas antes da despesa ser certificada à Comissão Europeia, e
realizadas com a devida celeridade, a fim de garantir o cumprimento dos prazos legalmente
definidos para a emissão da competente decisão de aprovação por parte do ISSA, IPRA e capacitar a
AG, a AC e a AA para o envio atempado dos documentos referidos no n.º 5 do artigo 59º do
Regulamento (UE) n.º 966/2012, de 25 de outubro, nomeadamente as contas sobre as despesas
incorridas no exercício contabilístico e a declaração de gestão.
As verificações administrativas incidem obrigatoriamente sobre todos os pedidos de reembolso,
incluindo pedidos de reembolso intermédio e de saldo final, e baseiam-se na análise de uma
amostra representativa dos elementos físicos da operação, bem como de outros documentos
complementares considerados relevantes para a confirmação das quantidades e atividades
desenvolvidas e para a avaliação da legalidade e conformidade das despesas a financiar.
Considerando que existem aspetos respeitantes à legalidade e regularidade da despesa que não
podem ser verificados em ambiente “desk”, o ISSA, IPRA desenvolve verificações “in loco” das
operações, designadas por verificações no local, com vista a confirmar a realidade da operação, o
seu progresso físico, o efetivo fornecimento dos produtos/bens/serviços em conformidade com as
condições do termo de aceitação, a exatidão da informação sobre execução física declarada ao
programa, bem como o respeito pelas regras comunitárias em matéria de publicidade.
Manual de Procedimentos
89
No presente capítulo, são instituídas um conjunto de normas de execução fundamentais no âmbito
das verificações de gestão, as quais servem de orientação ao trabalho desenvolvido pelas equipas
do ISSA, IPRA.
6.2 ORGANIZAÇÃO DOS RECURSOS
As verificações de gestão sejam administrativas ou no local, são realizadas por recursos humanos
próprios do ISSA, IPRA os quais dispõem de experiência e valências adequadas e têm acesso a
orientações e formação nas competências requeridas, nomeadamente em termos de
regulamentação nacional e comunitária relativa às regras de elegibilidade.
As verificações administrativas serão asseguradas por 8 técnicos afetos a dois dos Departamentos
que compõem a equipa. As verificações no local estarão a cargo de 6 técnicos do Departamento de
Acção Social, dos quais 3 reportam diretamente ao Diretor de Departamento de Acção Social e terão
a função de relatores, contando com a participação de 2 assistentes técnicas do Departamento de
Gestão Financeira, Orçamento e Conta, que desempenharão a função de coadjuvantes.
A afetação de recursos humanos às tarefas associadas às verificações administrativas e no local
garante o princípio da segregação de funções, assegurando o ISSA, IPRA que um técnico que tenha
procedido à análise/seleção de uma determinada candidatura ou dos respetivos pedidos de
alteração não analisa pedidos de reembolso e de saldo, não efetua verificações no local nem
intervém no circuito de processamento dos pagamentos no âmbito dessa mesma operação.
O elemento essencial para garantir o cumprimento deste requisito é o sistema de informação, onde
ficam registados os técnicos intervenientes na operação, em todas as etapas relevantes para o
efeito, desenvolvendo-se um sistema de validações de acessos às funcionalidades que gera
bloqueios sempre que se viola o princípio da segregação de funções.
A atuação dos recursos humanos afetos às verificações de gestão deve respeitar, de forma
escrupulosa, o código de ética do ISSA, IPRA apelando-se à imparcialidade e isenção, ao rigor
técnico, à responsabilidade, equidade e proporcionalidade, bem como à orientação para a
prossecução do interesse público.
Assim, na prossecução dos trabalhos de verificações de gestão, os técnicos regem-se pelas seguintes
normas de conduta:
Manual de Procedimentos
90
Integridade – o comportamento adotado pelo técnico tem de pautar-se pela honestidade,
correção e justeza em todos os atos e relacionamentos profissionais, evitando, desta forma,
qualquer ação que possa comprometer os objetivos e a credibilidade do seu trabalho;
Imparcialidade e objetividade – em todas as circunstâncias, o técnico emite um parecer
objetivo e imparcial, fundamentando-se na legislação aplicável. A sua conduta nunca pode
basear-se em ideias preconcebidas, nem ser determinada por preconceitos ou por
influência indevida de terceiros;
Independência – o trabalho desenvolvido tem por base uma atitude de independência
técnica, quer no que respeita às entidades objeto de verificação quer relativamente às
matérias em análise;
Conflito de interesses – o técnico tem de saber manter uma postura de independência
evitando, e se necessário recusando, ofertas e gratificações, bem como relacionamentos
que envolvam o risco de corrupção e não utilizando a informação oficial recolhida em
benefício próprio, no domínio privado nem divulgando-a em proveito de terceiros;
Competência e zelo profissional – o técnico possui conhecimentos e habilitações
profissionais adequados à função que desempenha. No desempenho das suas funções, o
técnico observa todas as regras e princípios metodológicos estabelecidos, nomeadamente
os constantes deste Manual.
Os trabalhadores do ISSA, IPRA são instados a desenvolver com diligência as verificações de gestão
que lhes são distribuídas, utilizando meios que garantam a celeridade da sua tramitação, com o
objetivo de zelar pelo respeito dos prazos definidos para a decisão de aprovação dos pedidos de
reembolso e dos legítimos interesses das entidades beneficiárias, em matéria de reembolso das
despesas. Para esse efeito, a troca de informação entre as entidades beneficiárias e o técnico
responsável pelas verificações de gestão efetua-se preferencialmente por via informática e com
recurso ao correio eletrónico.
Todos os técnicos do ISSA, IPRA dispõem de uma credencial profissional, a qual deve ser exibido,
sempre que solicitado, designadamente em sede de realização das verificações no local e do
desenvolvimento dos respetivos trabalhos de campo, quer estes decorram nas instalações das
entidades beneficiárias ou nos locais de realização das atividades.
Todas as verificações de gestão são devidamente documentadas, sendo conservados registos e
evidências de todas as conferências efetuadas, dos quais constem os trabalhos realizados, a data, os
resultados e as recomendações emitidas.
Manual de Procedimentos
91
Os documentos de trabalhos são recolhidos no próprio SI FEAC, quando possível, ou reunidos em
arquivo digital, constituído por operação.
6.3 NORMAS GERAIS DE EXECUÇÃO DAS VERIFICAÇÕES DE GESTÃO
A realização das verificações de gestão assenta, fundamentalmente, na definição de uma série de
checklists, as quais elencam os itens cruciais para a organização, documentação e financiamento dos
bens e serviços apoiados pelo PO APMC.
De entre as áreas que são alvo das verificações de gestão a realizar pela AG e pelo ISSA, IPRA e que
se encontram detalhadas nas checklists de verificação, que integram o manual de procedimentos,
destacamos as seguintes:
Condições das estruturas logísticas;
Controlo de stocks;
Evidências das medidas de acompanhamento;
Condições de saúde pública e combate ao desperdício;
Qualidade e segurança dos bens de consumo;
Igualdade e não discriminação;
Respeito pela dignidade das pessoas mais carenciadas;
Elegibilidade das operações em função da localização e conforme o território aprovado
para a candidatura;
Duração das operações;
Mecanismos de informação e publicidade dos apoios concedidos;
Condições do modelo de custos simplificados;
Indicadores de realização (atualização da informação reportada e monitorização do
progresso da execução da operação);
Contratação pública;
Conflitos de interesses.
As checklists de verificação consideram todos os aspetos legais a conferir no âmbito das verificações
de gestão, sejam administrativas ou no local, de caráter indiciário ou não, prevendo-se que as
mesmas integrem as seguintes funcionalidades do SI FEAC:
Análise dos pedidos de reembolso e análise dos pedidos de pagamento de saldo final,
consubstanciadas na realização de verificações administrativas;
Relatórios de verificação no local;
Gestão das denúncias, onde se inserem os relatórios de verificação reativa.
Manual de Procedimentos
92
São parte integrante do presente manual 2 checklists específicas (Anexo 13) que orientarão as
verificações administrativas e as verificações no local, a realizar no âmbito da TO 1.2.2.
Em complemento, o ISSA, IPRA adota, no âmbito das verificações no local, a checklist de aplicação
transversal, destinada a avaliar o cumprimento dos procedimentos de contratação pública, aplicada
pela AG do PO APMC. Essa checklist, segmentada por tipo de procedimento, deve ser aplicada aos
diversos procedimentos de contratação pública (Anexo 14).
Atenta a natureza das operações financiadas pelo PO APMC, não foi adotada uma checklist
autónoma para avaliar a integração da perspetiva da igualdade entre homens e mulheres,
garantindo-se, no entanto, a inclusão de alguns itens de verificação dirigidos a estas temáticas nas
checklists específicas das diversas tipologias, aplicáveis no âmbito das verificações no local.
Com o intuito de alcançar elevados níveis de uniformização de procedimentos e de coerência
institucional, o ISSA, IPRA fornece aos técnicos responsáveis pelas verificações de gestão instruções
atualizadas sobre as matérias consideradas relevantes para as suas funções, emitindo, em
complemento ao manual, as orientações técnicas que se afigurarem necessárias, designadamente
na sequência dos fatores de risco que forem sendo sinalizados.
Através de canais de comunicação adequados, o ISSA, IPRA preparará e disponibilizará, também às
entidades beneficiárias, um manual de procedimentos que contém orientações em áreas-chave, tais
como a composição dos dossiers da operação, as regras da contratação pública e as normas de
informação e publicidade. Essas orientações serão previamente submetidas à validação da AG do
PO APMC.
A existência de documentos técnicos orientadores e a sua posterior disponibilização aos
beneficiários contribui para a promoção de uma política eficiente de comunicação com os
beneficiários das operações, suscetível de prevenir erros ou irregularidades, associados ao
desconhecimento ou incorreta interpretação das regras nacionais e comunitárias aplicáveis.
A responsabilidade pela produção e divulgação dessas instruções técnicas, quer em termos de
comunicação interna quer externa, está a cargo do Departamento de Acção Social do ISSA, IPRA que
tem por função zelar pela consistência e eficácia dos procedimentos adotados, desenvolvendo
atividades de auditoria interna regulares que permitem identificar focos de risco e adotar as
medidas preventivas ou corretivas necessárias à sua imediata mitigação.
Manual de Procedimentos
93
6.4 VERIFICAÇÕES ADMINISTRATIVAS
6.4.1 Calendário Perseguindo o objetivo de garantir a legalidade, conformidade e regularidade das despesas a
financiar pelo ISSA, IPRA as verificações administrativas desenvolvem-se numa base sistemática, ou
seja incidem obrigatoriamente sobre todos os pedidos de reembolso apresentados pelas entidades
beneficiárias, no âmbito de uma dada operação.
6.4.2 Metodologia e Intensidade
No âmbito das verificações administrativas, os aspetos formais são automaticamente verificados
pelo SI FEAC, tais como o correto preenchimento dos formulários eletrónicos aplicáveis aos pedidos
de reembolso e de saldo, a coerência dos dados e a existência de documentos de suporte relativos à
amostra aleatória selecionada.
Numa segunda fase, são avaliados, entre outros, determinados aspetos substantivos considerados
essenciais, nomeadamente o período de elegibilidade da operação, o seu estado atual, a
conformidade da execução física com as condições do termo de aceitação (incluindo indicadores de
realização previstos), o cumprimento das regras de elegibilidade e demais normas legais aplicáveis
e a comprovação da atividade realizada e das condições para o pagamento.
A verificação administrativa sistemática assenta nos documentos considerados relevantes e
anexados pelas entidades beneficiárias para o SI FEAC, enquanto suporte dos pontos de verificação
escolhidos.
As verificações administrativas baseiam-se fundamentalmente na aplicação de um conjunto de
checklists, integradas no sistema de informação, as quais discriminam os diversos itens a conferir e
analisar pelo técnico responsável.
As checklists construídas contemplam todos os itens de verificação considerados fundamentais para
confirmar as quantidades e atividades desenvolvidas na TO 1.2.2, sendo o técnico chamado a
escolher, para cada item, uma de quatro opções [conforme; não conforme; não aplicável (à
operação); não verificado (na amostra)] e, sempre que se conclua por uma situação de não
conformidade, a descrevê-la, no campo das observações, de forma clara e fundamentada. Esta regra
aplica-se igualmente nas verificações no local.
Manual de Procedimentos
94
A fim de facilitar a avaliação técnica a desenvolver e a própria sistematização das conclusões,
adotou-se uma estrutura modular que, seguindo as linhas gerais adotadas pela AG, ordena e agrupa
os itens de verificação por blocos temáticos, de acordo com as especificidades associadas a esta TO
e à própria metodologia de custos simplificados aplicável.
Para além dos blocos associados aos requisitos e obrigações dos beneficiários, as checklists
integram dois blocos complementares:
Um primeiro que envolve verificações de âmbito geral à operação, que deve ser utilizado
em todos os pedidos de reembolso, no caso de o técnico dispor de elementos de execução
que permitam a sua avaliação (quer pela informação física residente no SI FEAC quer pelos
elementos anexados pelas entidades);
E um final que contempla um conjunto de itens adicionais de verificações, cuja aplicação se
pode justificar em casos de deteção de risco significativo ou em sede de averiguação de
denúncias, em que se torna necessário fazer um aprofundamento das verificações.
O ISSA, IPRA segue as linhas do modelo de verificações de gestão adotado pela AG do PO APMC e
descrito no seu manual de procedimentos.
Nos trabalhos de verificação, o técnico deve atender ao disposto nas alíneas a) e c) do n.º 7 do
artigo 25.º do Decreto-Lei n.º 159/2014, de 27 de outubro, ou seja apenas pode pedir elementos à
entidade beneficiária, no âmbito da análise de um pedido de reembolso ou de saldo, uma única vez.
As operações enquadradas na TO 1.2.2 - Distribuição de géneros alimentares e ou de bens de
primeira necessidade – Região Autónoma dos Açores são financiadas na modalidade de custos
simplificados, sendo os montantes máximos a aprovar calculados automaticamente pelo SI FEAC,
nos seguintes termos:
Aplicação de uma taxa fixa de 5% aos valores totais de aquisição dos géneros alimentares e
/ou bens de primeira necessidade distribuídos no âmbito da operação (valores esses
aprovados na candidatura correspondente da TO 1.1.2 – Aquisição de géneros alimentares
e ou bens de primeira necessidade), para fazer face a custos administrativos, de
armazenagem e de transporte;
Aplicação de uma taxa fixa de 5% aos valores totais de aquisição dos géneros alimentares e
/ou bens de primeira necessidade (TO 1.1.2) afetos às entidades mediadoras que realizam
medidas de acompanhamento.
Manual de Procedimentos
95
Não havendo declaração de despesas incorridas e pagas, não teremos, nestas TO’s, verificação de
documentos de despesas, sendo que o foco das verificações de gestão centrar-se-á no campo físico
das operações.
Conforme previsto no ponto 6.4 deste manual, as verificações administrativas, a realizar em cada
pedido de reembolso ou de saldo, incidem sobre uma amostra aleatória de 30 elementos físicos
(guias de remessa, credenciais do tipo A ou B e autos de perda), selecionados automaticamente pelo
SI FEAC, bem como sobre o universo das ações de acompanhamento realizadas.
Sempre que se considere que a amostra aleatória não mitiga todos os fatores de risco identificados
na avaliação do risco levada a cabo pelo ISSA, IPRA é definida uma amostra complementar dirigida.
Esta amostra complementar é solicitada pelo técnico que acompanha a execução das operações,
após a submissão do pedido de reembolso ou de saldo, através do próprio sistema de informação.
A seleção de uma amostra complementar dirigida, no âmbito de uma verificação administrativa,
configura um pedido de elementos, ficando, assim, o técnico impedido de efetuar qualquer outra
solicitação à entidade ao nível do mesmo pedido de reembolso.
Uma vez efetuada a seleção da amostra complementar dirigida, a entidade beneficiária recebe um
correio eletrónico informando de que dispõe de um prazo máximo de 10 dias úteis para proceder
ao upload no SI FEAC dos respetivos documentos de suporte.
Depois de concluído o upload dos documentos por parte da entidade beneficiária, o técnico
responsável pela verificação recebe um alerta no SI FEAC, após fazer o seu login, a dar conta que a
entidade fez a importação dos documentos e, nessa circunstância, a verificação de gestão pode
prosseguir.
A identificação de desconformidades/irregularidades na amostra de que se possa deduzir um
caráter repetitivo-sistemático deve conduzir ao alargamento da mesma.
O alargamento da amostra deve ser equacionado ao nível da operação, ou seja o técnico da
verificação tem a responsabilidade de efetuar todos os alargamentos que se revelem necessários,
não só ao nível do pedido de reembolso em análise, mas também nos restantes pedidos de
reembolso aprovados pelo ISSA, IPRA.
No caso de serem identificados erros sistémicos, a dimensão dessa amostra deve ser aumentada
para delimitar e corrigir o erro em toda a sua extensão. Se forem identificados erros aleatórios
Manual de Procedimentos
96
materialmente relevantes (≥ 2%), o ISSA, IPRA verifica a totalidade dos elementos físicos incluídos
no pedido de reembolso/saldo, procede ao alargamento da amostra, de acordo com as orientações
da CE sobre amostragem estatística, ou projeta o erro, consoante a sua natureza.
Os alargamentos podem ainda atingir outras operações da mesma entidade, quando a
desconformidade/irregularidade tenha uma natureza sistemática, devendo, nestes casos, tal
situação ser proposta em sede de emissão do competente parecer técnico.
Salienta-se que os alargamentos da amostra deverão ser devidamente identificados e justificados
nos documentos de trabalho.
Do mesmo modo, a identificação de desconformidades nas verificações administrativas deve
conduzir ao alargamento do perímetro das verificações, seja no âmbito da operação em análise, seja
ao nível de outras operações executadas pela entidade beneficiária.
6.5 VERIFICAÇÕES NO LOCAL DAS OPERAÇÕES
As verificações no local têm como propósito avaliar determinados aspetos relacionados com a
realidade das operações, aspetos esses que as verificações administrativas, pela sua natureza, não
permitem validar.
Durante os trabalhos de terreno, o ISSA, IPRA procura confirmar a efetiva distribuição dos
produtos/bens/serviços cofinanciados, em conformidade com os termos e as condições do termo
de aceitação, o progresso físico da operação, o rigor e fidedignidade da informação declarada pela
entidade beneficiária, em matéria de execução física da operação, as condições das estruturas
logísticas, bem como o respeito pelas regras em matéria de segurança dos bens de consumo,
combate ao desperdício alimentar, igualdade de oportunidades e não discriminação, respeito pela
dignidade das pessoas mais carenciadas e publicidade.
6.5.1 Programação As verificações no local têm por base uma programação anual previamente aprovada pelo ISSA,
IPRA que deverá decorrer em harmonia com o ciclo do ano contabilístico, pela mesma ordem de
motivos que condicionam a AG no exercício dos seus próprios exercícios de programação ordinária
(ver adiante). As operações selecionadas para verificação no local, por via de exercício ordinário de
Manual de Procedimentos
97
programação, são escolhidas por amostragem, em obediência a critérios de aleatoriedade (por
norma, amostragem aleatória simples).
Na eventualidade de se vir a colocar, por qualquer motivo, a necessidade de reequilibrar o corpo de
operações programadas, tal exercício pode ser traduzido em momentos autónomos de
programação, com recurso a critérios dirigidos, de acordo com o desvio a corrigir ou com a
natureza particular de um determinado risco específico que o ISSA, IPRA se veja na necessidade de
abordar. As ações de verificação programadas nesta lógica constituem inscrições pontuais em
programação, à margem dos exercícios de programação ordinária.
Em programação ordinária qualquer operação tem possibilidade de ser selecionada para efeitos de
verificação no local, desde que se encontre em estado programável (isto é, esteja aprovada, em
estado de execução e ainda sem pedido de saldo final submetido).
A metodologia de programação a implementar pelo ISSA, IPRA não excluirá nenhuma operação da
possibilidade de vir a integrar o universo verificável. No entanto, a necessidade de gerir o processo
das verificações no local em torno da lógica do ano contabilístico determina que, tanto a data de
reporte da despesa como o grau de execução acumulada registado para cada operação cofinanciada,
à data de realização do exercício de Programação, condicionem a delimitação do universo de
operações verificáveis.
As verificações no local são realizadas num momento prévio à certificação da despesa à Comissão
Europeia, devendo os respetivos trabalhos decorrer em timings compatíveis com o cumprimento,
por parte da AG, de um conjunto de prazos legalmente estabelecidos e em moldes suscetíveis de
permitir que os respetivos resultados sejam refletidos nas contas sobre as despesas declaradas no
exercício contabilístico e na declaração de gestão.
Neste enquadramento, o ISSA, IPRA tem como referência, para efeitos da programação, o calendário
do ano contabilístico (1/julho a 30/junho do ano seguinte), e gere o timing de realização dos seus
exercícios de programação de modo compatível com os prazos a que a AG está sujeita (último PPI a
ser apresentado pela AG até 30 de junho, integrando despesa decidida até 31 de maio), pelo que a
execução das ações programadas, a produção dos respetivos relatórios e o seu tratamento em SI
FEAC devem ocorrer em tempo útil, garantindo que o reporte dos impactos da execução da
programação ocorrem ainda no ano contabilístico ao qual a despesa verificada diz respeito.
A programação das verificações no local assentará em dois momentos de programação ordinária e
um conjunto de inscrições pontuais em programação, nos moldes seguintes:
Manual de Procedimentos
98
1º momento de programação ordinária (2ª quinzena de Outubro): inscrição em
programação de um número mínimo estimado de 2 (duas) ações de verificação no local,
amostradas de entre as operações cofinanciadas integrantes do universo verificável.
Para que sejam adequadamente garantidos os objetivos da programação, em cada um dos
respetivos exercícios haverá necessidade de se proceder à delimitação do universo
verificável, sobre o qual é realizada a amostragem. O universo de operações verificáveis
corresponde ao conjunto de operações com despesa aprovada no ano contabilístico em
curso, que não apresentem ainda saldo final submetido.
Amostragem: Seleção de 2 operações a partir do universo verificável, por critério de
amostragem aleatória simples.
2º momento de programação ordinária (2ª quinzena de Janeiro): inscrição em
programação de um número mínimo estimado de 2 (duas) ações de verificação no local, em
moldes idênticos à metodologia enunciada para o 1º momento de programação, com um
único ajustamento.
Na delimitação do universo verificável, serão desde logo eliminadas do universo inicial
todas as operações que tenham sido selecionadas para verificação no local, por via do 1º
momento de programação.
A programação não se esgotará, no entanto, nestes dois exercícios principais, reconhecida que é a
necessidade de proceder a:
Acréscimos pontuais à programação: inscrições em programação de ações a verificar no
local em resultado da aplicação de critérios de natureza dirigida, visando dar resposta a
necessidades de verificação decorrentes da receção de denúncias, ou de situações de
natureza igualmente imprevisível ou pontual, mas que, não obstante, exijam da parte do
ISSA, IPRA uma avaliação no terreno da prevalência ou da extensão de determinado tipo de
problemas, independentemente da forma como aquela deles venha a tomar conhecimento.
À parte das denúncias, o tipo de preocupações que poderão estar na base destas inscrições
pontuais em programação pode assumir diferentes graus de complexidade, desde a
simples garantia de uma adequada representatividade, em termos de programação, de um
certo tipo de entidades ou de uma dada região, até à realização de levantamentos dirigidos
Manual de Procedimentos
99
com cruzamento de 2 ou mais critérios. As inscrições pontuais em programação baseadas
em critério “Denúncia”, “Seleção Dirigida”, ou outros, podem assumir um carácter
autónomo, ou ser acrescentadas ao resultado da programação em vigor para o exercício
contabilístico em causa.
O produto final da programação de operações para verificação no local será, na decorrência do que
atrás ficou exposto, o reflexo da aplicação de critérios que se podem revestir de naturezas diversas:
Critérios de amostragem aleatória (simples ou estratificada – tipicamente simples na
programação ordinária; estratificada, previsivelmente, no que possa vir a ser feito em
matéria de certo tipo de inscrições pontuais em programação);
Critérios de risco: Denúncias, sujeição a garantia bancária/idoneidade (critérios de risco
funcional), ou outros critérios de risco como “Erro Sistémico” – a utilizar na decorrência de
determinadas situações de erro detetadas em sede de Auditoria.
A programação das verificações no local é descrita e fundamentada em documento próprio da
responsabilidade da Unidade de Apoio a Programas, o qual, depois de aprovado pelo Conselho
Diretivo do ISSA, IPRA, é submetido à aprovação da Comissão Diretiva (CD) do PO APMC.
O resultado dos exercícios de programação é introduzido no SI FEAC, ficando disponível para os
utilizadores autorizados e para a AG.
O grau de representatividade do elenco final de ações programadas, a metodologia de amostragem
e aspetos relacionados com a sua aplicação, bem como a própria metodologia de programação
serão objeto de revisão anual, resultante de um processo de avaliação do ISSA,IPRA, em articulação
com a AG.
6.5.2 Calendário Por princípio, as verificações no local ocorrem uma vez por operação e são realizadas quando, do
ponto de vista do progresso físico e financeiro, a operação está em plena execução, entendendo-se
que tal condição se encontra cumprida quando existe, pelo menos, um pedido de reembolso
aprovado no ano contabilístico em curso.
Manual de Procedimentos
100
Sendo diagnosticado um quadro de risco elevado, em termos de boa aplicação dos fundos públicos,
designadamente associado a denúncias de stakeholders, as verificações no local podem, em
situações excecionais, ser realizadas a operações sem pedido de reembolso submetido.
Tendo conhecimento prévio da programação anual das verificações no local superiormente
aprovada, o Dirigente do DAS, em articulação com o Dirigente do DFGOC, decidirá o timing mais
adequado para a realização das respetivas verificações no local a cada uma das operações
selecionadas, o qual dependerá da natureza específica das intervenções financiadas, do nível de
risco que as mesmas comportam e da própria extensão das verificações administrativas
desenvolvidas.
A realização das verificações no local não está, portanto, condicionada à apresentação de um pedido
de reembolso por parte da entidade beneficiária, podendo ser efetivada nos timings que se
considerarem mais oportunos, tendo em conta, conforme já referido, o estado de desenvolvimento
da operação, a lógica preventiva que se pretende imprimir a este tipo de intervenção e os fatores de
risco que forem sendo identificados no acompanhamento da execução por parte do ISSA, IPRA.
De modo a prevenir a ocorrência de erros por parte das entidades beneficiárias, bem como a
deteção e correção atempada de irregularidades no desenvolvimento das operações, as verificações
no local são, preferencialmente, realizadas antes da conclusão da operação e da submissão do
pedido de pagamento de saldo final.
As entidades beneficiárias são notificadas da verificação no local, nos termos da minuta constante
do Anexo 15 do presente manual, por correio eletrónico (em casos especiais, a notificação poderá
ser enviada por via postal, por meio de carta registada com aviso de receção), com uma
antecedência mínima de dois dias úteis relativamente à data agendada para o início dos trabalhos
de campo, para garantir que os responsáveis e a documentação estejam disponíveis durante a
verificação.
No caso de existirem denúncias associadas à intervenção da entidade beneficiária ou à operação em
causa, poderá ponderar-se, mediante o grau de gravidade das mesmas, a execução urgente da
verificação no local, sem qualquer aviso prévio.
Atendendo ao atual ciclo das contas, os relatórios de verificação no local devem ser concluídos e
incorporados em reembolso ou saldo até à elaboração da declaração anual de gestão do PO, de
forma a ser garantida a incorporação, em tempo útil, do resultado das verificações no local nas
contas e de ser assegurado que todos os erros com impacto financeiro foram deduzidos à despesa a
Manual de Procedimentos
101
declarar nas contas, que todas as recomendações foram seguidas e implementadas, bem como
foram adotadas as necessárias medidas relativas às deficiências e aos erros identificados.
Na impossibilidade de tratamento, em sede de reembolso ou saldo, de um relatório de verificação
no local, respeitante a uma determinada operação cofinanciada, o ISSA, IPRA informa a AG dessa
circunstância, no timing que vier a ser definido, para efeitos de elaboração da Declaração de Gestão
e do Resumo Anual dos Relatórios de Auditoria e de Controlo, pela AG.
6.5.3 Metodologia
As verificações no local são realizadas no espaço onde estão em funcionamento as operações
aprovadas aos beneficiários e nos locais onde estes tenham a respetiva documentação técnica e
contabilística.
Conforme anteriormente referido, os testes a realizar no âmbito das verificações de gestão
encontram-se suportados por checklists detalhadas, as quais constituem instrumentos orientadores
imprescindíveis para o técnico, porquanto discriminam todos os aspetos que devem ser analisados
nas diversas áreas, tendo por base as disposições legais gerais e específicas aplicáveis.
As verificações no local, embora complementem as verificações administrativas, têm um âmbito e
um alcance distinto, visando obter findings suficientes sobre a conformidade da execução das
operações. Por esse motivo, o desenvolvimento dos trabalhos deve permitir concluir sobre a
operação como um todo e obter garantias de que as atividades ou realizações declaradas foram
efetivamente concretizadas.
Estas checklists são de aplicação obrigatória em todas as verificações no local realizadas pelo ISSA,
IPRA contemplando itens de verificação que se consideram possíveis de adequada avaliação apenas
por via da observação direta das operações, nos locais onde as mesmas estão em funcionamento,
proporcionando a consulta e análise da documentação técnica e contabilística aí disponível.
Em matéria de contratação pública e com base nos contratos que as entidades beneficiárias
indiquem como associados à operação, o ISSA, IPRA garante a verificação de todos os contratos
acima dos limiares e de uma amostra mínima de 2 contratos com valores abaixo dos limiares, caso
existam.
Por cada operação verificada no local, devem ser selecionadas 25% das entidades associadas.
Manual de Procedimentos
102
6.5.4 Equipas de verificação no local Os trabalhos de campo são obrigatoriamente realizados por uma equipa composta por dois
técnicos, assumindo um deles a função de relator, com responsabilidade pela execução da
verificação no local e elaboração do respetivo relatório.
O segundo elemento da equipa assume o papel de técnico coadjuvante, apoiando o técnico relator
na recolha e tratamento da informação no terreno, bem como no desenvolvimento de outras
diligências necessárias, designadamente na realização de visitas aos locais onde se realizam as
atividades financiadas e inquirição aos intervenientes, sempre que se revele necessário.
Destaca-se, contudo, que ambos os elementos da equipa assumem a responsabilidade pelas
conclusões traduzidas no respetivo relatório de verificação no local.
Os técnicos de verificação no local devem usar obrigatoriamente, durante os trabalhos de campo,
um computador portátil e um digitalizador, equipamentos que lhes permitem o preenchimento
imediato das checklists e o registo, em suporte informático, de toda a informação que considerem
relevante para formular as suas conclusões.
6.5.5 Relatórios de Verificação no Local Os resultados das verificações no local serão vertidos para relatórios construídos a partir de
checklists de verificação, completadas com campos de observações para as anotações das
desconformidades verificadas (Anexo 16 – Modelo de relatório de verificação no local). Destes
relatórios constarão, igualmente, as conclusões finais das verificações, as recomendações às
entidades beneficiárias e as participações aos organismos competentes, sempre que se justificarem,
sendo o respetivo follow-up assegurado pelo ISSA, IPRA.
Prevê-se que o SI FEAC incorpore uma funcionalidade específica destinada à recolha dos resultados
das avaliações efetuadas nos diversos parâmetros de verificação previstos nas checklists, bem como
das conclusões, recomendações e participações a efetuar.
O ISSA, IPRA assegura o cumprimento da audiência de interessados ao projeto de relatório, sempre
que existam propostas de redução financeira ou outras consequências negativas para a entidade
beneficiária, tais como propostas de suspensão de pagamentos, de revogação da decisão de
aprovação ou participações a determinados organismos.
Manual de Procedimentos
103
6.5.6. Monitorização Sempre que forem detetadas pela AG, no âmbito das funções de monitorização da programação e da
execução das verificações no local realizadas pelo ISSA, IPRA, situações de desconformidade ou de
desvio que deem origem à emissão de recomendações, o ISSA, IPRA deverá demonstrar a
implementação das respetivas medidas.
6.6 RECOMENDAÇÕES
Na sequência da identificação de desconformidades no âmbito das verificações de gestão, o técnico
emite as devidas recomendações às entidades beneficiárias, concedendo um prazo para que as
mesmas sejam sanadas. Prevê-se que este procedimento seja efetuado no próprio sistema de
informação, o qual, apesar de integrar uma lista padronizada de recomendações, permitirá ao
técnico criar outras recomendações.
Com vista a assegurar o necessário follow-up destas recomendações, serão incluídas
parametrizações no sistema de informação que conduzirão à emissão de alertas às entidades
beneficiárias aquando da submissão dos pedidos de reembolso subsequentes, indicando que
existem recomendações às quais as mesmas têm que dar, obrigatoriamente, resposta. Alertas
idênticos surgem igualmente em sede de análise dos pedidos de reembolso subsequentes àqueles
cuja verificação despoletou a emissão de recomendações, chamando o técnico a avaliar se as
mesmas foram ou não regularizadas.
O cumprimento dessas recomendações deve ser assegurado pelas entidades nos prazos concedidos
pelo ISSA, IPRA ou, no limite, até à apresentação do pedido de pagamento de saldo final. Sempre
que a entidade beneficiária prove, no âmbito de um determinado pedido de reembolso, ter
cumprido a recomendação emitida pelo ISSA, IPRA o técnico registará tal informação no sistema de
informação, ficando a recomendação no estado “tratada”.
6.7 PARTICIPAÇÕES
Na sequência de irregularidades detetadas no âmbito de uma verificação de gestão, podem ainda
ser propostas participações a organismos públicos competentes, geradoras de eventual
responsabilidade penal, contraordenacional, disciplinar, financeira e fiscal, para que estas
instaurem os correspondentes procedimentos.
Manual de Procedimentos
104
Estas propostas de participação são efetuadas nos pareceres de análise dos pedidos de reembolso
ou de saldo final, quando decorrerem da realização das verificações administrativas, bem como nos
relatórios de verificação no local ou nos relatórios de verificação reativa, devendo ser acautelada
pelo técnico a descrição adequada dos factos irregulares observados, bem como o upload dos
elementos de prova recolhidos junto da entidade beneficiária, com vista a permitir a instrução
formal da dita participação.
Prevê-se ainda que o próprio sistema de informação congregue, numa funcionalidade própria, toda
a informação relativa às participações propostas e realizadas pelo ISSA, IPRA por operação e
entidade, aos diversos organismos públicos competentes. Uma vez aprovado um dado pedido de
reembolso, um relatório de verificação no local ou um relatório de verificação reativa, que inclui
uma proposta concreta de participação a um determinado organismo, é acrescentada a mencionada
participação à listagem de participações pendentes, ou seja, por realizar.
Cabe ao ISSA, IPRA assegurar a formalização das participações junto dos organismos competentes,
com conhecimento à Unidade de Auditoria e Controlo da AG do PO APMC, atualizando o estado da
participação no SI FEAC.
6.8 REQUISITOS SOBRE OS DOCUMENTOS DE TRABALHO (PROVA FACTUAL)
Todas as verificações de gestão deverão estar devidamente documentadas, devendo ser sempre
conservados registos e evidências de todas as verificações efetuadas, dos quais constem os
trabalhos realizados, a data, os resultados e as recomendações emitidas.
Os documentos de trabalho devem ser suficientemente completos e pormenorizados para permitir
a qualquer pessoa que não tenha qualquer envolvimento verificar, a partir desses documentos, o
trabalho realizado e que serviu de base às conclusões obtidas e para avaliar a qualidade técnica do
mesmo, bem como a objetividade da opinião formulada.
Assim, os principais objetivos dos documentos de trabalho são:
Constituir meio de prova dos trabalhos realizados e verificações efetuadas e da sua
conformidade com as normas e procedimentos instituídos e meio de suporte da opinião
formulada pelo técnico;
Permitir que os trabalhos realizados possam ser supervisionados por pessoa independente
mas qualificada.
Manual de Procedimentos
105
Os documentos de trabalho devem ser claros, legíveis, relevantes, exatos e concisos, sendo
ordenados de forma lógica e sequencial, de modo a permitirem a sua fácil consulta.
Os documentos de trabalho deverão ser arquivados num dossier designado como “Dossier corrente”,
o qual deve:
Permitir a evidência clara das opiniões expressas no relatório;
Conter todos os documentos que sustentam as conclusões do relatório e respetivos
suportes informáticos da informação tratada;
Estar devidamente indexado para poder ser facilmente consultado por qualquer pessoa
que não conheça o processo.
Este dossier corrente deve ser organizado em formato eletrónico e registado no SI FEAC.
Manual de Procedimentos
106
7. TRATAMENTO DE DENÚNCIAS
As denúncias podem ser dirigidas diretamente ao ISSA, IPRA ou à AG do PO APMC. As denúncias
dirigidas ao PO APMC são encaminhadas para o ISSA, IPRA, ao qual compete encontrar a solução
mais adequada ao seu tratamento, sendo da sua responsabilidade a decisão de encerramento da
denúncia e a respetiva notificação ao denunciante.
Manual de Procedimentos
107
Neste contexto, rececionada a denúncia, o ISSA, IPRA procede ao seu registo centralizado no SI
FEAC (funcionalidade a desenvolver), atribuindo-lhe um número de processo (sendo que, no caso
em que se receciona uma denúncia – por exemplo reencaminhada pela AG - igual a outra
rececionada anteriormente e já registada no sistema, será apenas adicionada ao respetivo
processo), e identificando, entre outros, o tipo de denunciante, o teor da denúncia, a operação e a
entidade denunciadas. A denúncia é colocada por upload no SI FEAC, de forma a possibilitar a sua
consulta e análise.
Após a pré-análise da denúncia, através da consulta dos dados residentes no SI FEAC e, quando a
exposição não permitir a identificação da operação e/ou entidade ou um bom entendimento do teor
da matéria denunciada, é formalizado um pedido de elementos complementar ao denunciante. Nos
casos em que a operação é identificada, o ISSA, IPRA dá sequência à sua análise, tratamento e
encerramento, de acordo com as regras definidas pelo PO APMC sobre esta temática.
A averiguação da denúncia é sempre realizada na funcionalidade da gestão de denúncia, podendo
passar, de acordo com a matéria denunciada e com a operação/entidade em causa, por diferentes
tipos de tratamento:
A matéria denunciada é passível de averiguação através de análise documental e, por isso,
tratada em sede de verificação administrativa, dando origem à produção de um relatório de
verificação reativa. Os respetivos resultados devem ser incorporados na análise do pedido
de reembolso/saldo subsequente. No caso das operações se encontrarem encerradas, a
incorporação do referido relatório e importação do respetivo template, em sede de
reabertura do pedido de pagamento de saldo, só ocorre nas situações em que sejam
apuradas despesas não elegíveis que, consequentemente, carecem de correção financeira;
A operação/entidade denunciada encontra-se inserida na programação das verificações no
local e é devidamente averiguada nesta sede, sem qualquer aviso prévio à entidade; ou, não
se encontrando, e não sendo a matéria denunciada passível de averiguação em ambiente
desk, dada a sua complexidade e gravidade, é proposta a inserção na programação de uma
verificação no local da operação visada, no sentido da sua averiguação in loco, a qual deve
ser realizada com caráter de prioridade e também sem aviso prévio à entidade. Os
respetivos resultados constam da funcionalidade dos relatórios de verificação no local,
sendo igualmente incorporados na análise do pedido de reembolso/saldo subsequente;
Nas situações em que a matéria denunciada evidencia a eventual existência de graves
condições de precaridade dos intervenientes, no que respeita à execução das operações, a
Manual de Procedimentos
108
sua análise pode implicar uma deslocação ao local de desenvolvimento das ações, sem
qualquer aviso prévio, e num curto espaço de tempo após receção da denúncia.
Assim, independentemente de existir ou não um pedido de reembolso submetido, todas as queixas
analisadas através de verificação administrativa são tratadas diretamente na funcionalidade das
denúncias, sendo o resultado dessas averiguações integrado na análise do próximo pedido de
reembolso ou de saldo.
A funcionalidade da gestão de denúncia integra um módulo destinado à análise administrativa das
denúncias, a qual incorporará uma checklist de base, onde são refletidas as desconformidades
observadas, exaradas as respetivas conclusões acerca do processo de averiguação e indicadas as
recomendações a emitir às entidades beneficiárias.
O denunciante é sempre notificado do arranque das diligências de averiguação, bem como das
respetivas conclusões, assim que os serviços do ISSA, IPRA/OI tiverem terminado as necessárias
verificações de gestão e dado por encerrado o processo de denúncia.
Os instrumentos de suporte ao tratamento das denúncias (minutas das notificações e modelo do
relatório de verificação reativa) constam dos Anexos 17 e 18 do presente manual.
Manual de Procedimentos
109
8. ESTRATÉGIA ANTIFRAUDE
O ISSA, IPRA tem um Plano de Prevenção de Riscos de Corrupção e Infrações Conexas, aprovado em
reunião de Conselho Diretivo de 27 de fevereiro de 2014, em vigor e anexo ao presente manual de
procedimentos, enquadrado pela recomendação nº 1/2009, publicada no Diário da Republica, II
série, nº 140, de 22 de julho de 2009, do Conselho de Prevenção da Corrupção, e que estabelece que
os órgãos dirigentes máximos das entidades gestoras de dinheiros, valores ou patrimónios
públicos, devem dispor de planos de gestão de riscos de corrupção e infrações conexas.
Este Plano identificou as áreas mais vulneráveis do ISSA, IPRA, tendo em conta as suas
competências genéricas e delineou as estratégias de ação preventiva, que permitem combater o
risco de corrupção e infrações conexas. Os princípios de interesse geral, que norteiam as entidades
públicas, como sejam a prossecução do interesse público, igualdade, proporcionalidade,
transparência, justiça, imparcialidade, boa-fé e boa administração, orientaram a construção do
referido plano.
Apesar do mesmo prever medidas diversas, generalizadas, de atuação preventiva ao risco e
infrações conexas, não pode o mesmo ser considerado como uma ferramenta devidamente
adaptada ao propósito PO APMC, considerando que o ISSA, IPRA não desenvolveu atividade, no
âmbito do anterior PCAAC que assim o exigisse, nos mesmos moldes em que agora se impõe. No
entanto, considerando as funções que assumirá, enquanto organismo intermédio, no âmbito do
FEAC, vê-se agora impelido a definir a curto prazo uma estratégia antifraude orientada para este
fundo.
Para além do Plano de Prevenção de Riscos de Corrupção e Infrações Conexas, o ISSA, IPRA tem
também o seu Código de Ética e de Conduta, aprovado em reunião de Conselho Diretivo de 10 de
dezembro de 2015, que visa estabelecer os princípios, regras e valores a observar no cumprimento
das atividades desenvolvidas pelos colaboradores do ISSA, IPRA.
Porém, apesar da existência destas duas ferramentas, a estratégia antifraude que o ISSA, IPRA adota
no momento, não tem a especificidade que a sua atuação enquanto OI impõe. É antes genérica e
formatada para a orgânica deste Instituto, criada pelo Decreto Legislativo Regional nº 14/2013/A
de 3 de outubro e regulamentada pelo Decreto Regulamentar Regional nº 2/2014/A de 24 de
janeiro, que não previram, nos seus articulados, nada relacionado com o desenvolvimento de ações
no âmbito de fundos comunitários.
Manual de Procedimentos
110
Neste seguimento, entende o ISSA, IPRA que deverá trabalhar as suas ferramentas, melhorando-as e
adaptando-as, com o rigor que este programa operacional exige, consolidando os instrumentos de
que já dispõe e enquadrando-os de forma consolidada, numa estratégia antifraude genérica para
todo o ISSA, IPRA, mas suficientemente específica em relação ao PO APMC.
Assim e com o propósito de fincar os 3 pilares fundamentais de uma estratégia antifraude
consistente (prevenção do risco de fraude, deteção de irregularidades e casos de suspeita de
fraudes e correção e mecanismos de reporte) entende o ISSA, IPRA construir uma consolidada
estratégia antifraude, até ao fim do primeiro semestre de 2016.
É fundamental esclarecer que a adaptação orgânica do ISSA, IPRA que no parágrafo anterior se
pressupõe, depende de intervenções de terceiros, nomeadamente da Assembleia Legislativa
Regional e que o cronograma que o ISSA, IPRA se auto propõe cumprir, pode não coincidir com os
prazos daquele órgão. Dos procedimentos adotados pelo ISSA, IPRA, neste âmbito, irá sendo dado
conhecimento à AG.
De forma sintética, identificam-se seguidamente os mecanismos desenvolvidos pelo ISSA, IPRA:
Missão, Visão e Valores A missão e a visão do ISSA, IPRA bem como os valores por que se rege constam do quadro seguinte:
MISSÃO
Assegurar, na Região Autónoma dos Açores, a gestão dos
regimes de segurança social, o reconhecimento dos
direitos e o cumprimento das obrigações nos domínios
das contribuições e prestações sociais, visando garantir
o acesso a todos os cidadãos. Promover a coesão
sociofamiliar, o desenvolvimento pessoal, social e local e
a proteção dos grupos mais vulneráveis, contribuindo
para a prevenção e luta contra a pobreza e exclusão
social nos Açores.
VALORES
Respeito
Cortesia
Honestidade
Não Discriminação
Equidade Social
Diferenciação Positiva
Melhoria Contínua
Preservação Ambiental
VISÃO
Garantir a proteção social dos cidadãos.
Manual de Procedimentos
111
Código de Ética e de Conduta e Declaração de Conflitos de Interesse
O código de ética e de conduta é uma ferramenta de gestão com vista ao estabelecimento de valores
corporativos, de responsabilidades, de obrigações e de desafios éticos da organização.
O Código de Ética e de Conduta do ISSA, IPRA (Anexo 19) serve de guia à conduta dos
colaboradores, facilitando o desenvolvimento das suas competências.
No seu relacionamento com os clientes externos do Sistema da Segurança Social, designadamente
utentes, beneficiários e contribuintes, os serviços do ISSA, IPRA têm-se deparado com situações em
que a atuação dos colaboradores para com os clientes é, por vezes, pouco abonatória da imagem da
Segurança Social, devido ao não cumprimento, ou cumprimento deficiente, dos deveres de
urbanidade, de correção, de imparcialidade, de informação e de qualidade nos serviços, entre
outros, tal como vêm consagrados no artigo 3.º do Estatuto Disciplinar dos Trabalhadores que
Exercem Funções Públicas, no Regime de Contrato de Trabalho em Funções Públicas, em legislação
especial, no Código do Trabalho ou na Carta Ética da Administração Pública, que veio substituir a
Carta Deontológica do Serviço Público (aprovada por Resolução do Conselho de Ministros n.º
18/93, de 17 de março, posteriormente revogada pela Resolução do Conselho de Ministros n.º
47/97, de 22 de março).
Esses valores e deveres permeiam a atividade de todos aqueles que trabalham neste Instituto,
enquanto serviço público, devendo ser cumpridos pelos seus colaboradores, com vista à melhoria
constante da qualidade e da quantidade dos serviços prestados, reforçando-se, desse modo, a
própria credibilidade junto dos cidadãos, a afirmação de um espírito de missão e a valorização da
ideia de Serviço Público enquanto eminente valor social que deve ser reconhecido pela sociedade e
desenvolvido de forma pertinaz pelo ISSA, IPRA e seus colaboradores.
Por outro lado, também é sabido que a maioria dos colaboradores, apesar das suas limitações
humanas e, por vezes, materiais e operativas, encontra-se empenhada num constante
aperfeiçoamento e autodisciplina.
No que concerne, em especial, ao relacionamento dos colaboradores deste Instituto com os seus
clientes externos, designadamente com os utentes da área da Ação Social desenvolvida pelos
estabelecimentos integrados, com os beneficiários e contribuintes do Sistema da Segurança Social,
bem como com os próprios colegas, enquanto clientes externos (ou internos consoante os casos),
devem ser tidos em atenção os deveres de qualidade na prestação do serviço, de isenção e de
imparcialidade, de competência e de proporcionalidade, de cortesia, de informação, de probidade,
Manual de Procedimentos
112
do tratamento de requerimentos e de petições com respeito pelos princípios da legalidade e da
igualdade, entre outros, na medida em que nos encontramos perante a prestação de um Serviço
Público.
De igual modo, não devem ser esquecidos os princípios que regem a atividade administrativa, tal
como previstos na Constituição da República Portuguesa e no Código do Procedimento
Administrativo.
Os colaboradores, entendendo-se como tal todos os trabalhadores do ISSA, IPRA,
independentemente do vínculo jurídico-laboral, desempenham um papel fundamental que não
pode ser descurado.
No Código de Ética e de Conduta do ISSA, IPRA encontram-se vertidos princípios gerais que devem
ser respeitados e tidos em consideração por todos os colaboradores, no âmbito do exercício livre e
responsável das funções que desenvolvem no seu quotidiano laboral. Estas linhas diretivas
estabelecem normas de conduta e de prática, no exercício das suas funções, que deverão ser
respeitadas por todos os colaboradores que exercem funções neste Instituto e que atuam em seu
nome.
Assim, o Código de Ética e de Conduta do ISSA, IPRA aplica a todos os colaboradores envolvidos no
exercício das competências delegadas e está acessível na Intranet do Instituto.
No Código de Ética e de Conduta do ISSA, IPRA está prevista, entre outras, a questão do conflito de
interesses, consubstanciada na Declaração de Conflitos de Interesses (Anexo 20).
Assim, todos os colaboradores do ISSA, IPRA que intervêm nas funções delegadas pela AG PO APMC,
têm a obrigatoriedade de declarar a sua situação em matéria de conflito de interesses, mediante
assinatura da já referida Declaração, a qual se comprometem a manter atualizada.
Plano de Prevenção de Riscos de Corrupção e Infrações Conexas
O Plano de Prevenção dos Riscos de Corrupção e Infrações Conexas do ISSA, IPRA, de 2014, adiante
designado por Plano (Anexo 21), visa contribuir para a prevenção do risco de corrupção e
infrações conexas neste Instituto, considerando os princípios de interesse geral que norteiam as
entidades públicas: prossecução do interesse público, igualdade, proporcionalidade, transparência,
justiça, imparcialidade, boa-fé e boa administração.
Manual de Procedimentos
113
O fenómeno da corrupção constitui uma clara violação dos princípios supra referenciados. Neste
sentido, o Conselho de Prevenção da Corrupção emitiu uma recomendação (n.º 1/2009), para
elaboração, pelos órgãos dirigentes máximos das entidades gestoras de dinheiros, valores ou
patrimónios públicos, seja qual for a sua natureza, de um Plano contendo um conjunto de
elementos previamente definidos. Por outro lado, estabeleceu linhas orientadoras para o processo
de monitorização e acompanhamento dos Planos elaborados, com vista à sua dinamização,
atualização e uniformização.
A par das linhas orientadoras e recomendações que o Conselho de Prevenção da Corrupção tem
vindo a emitir, a prossecução de uma estratégia e objetivos específicos de Combate à Fraude, bem
como a implementação do Sistema de Gestão de Risco no ISSA, IPRA implicam também a articulação
com o Plano, em particular no que se refere às atividades identificadas com riscos de Corrupção e
Infrações Conexas associados, controlos implementados, medidas a implementar, responsáveis,
processo de monitorização, revisão e avaliação.
O ISSA, IPRA mantém uma estratégia de prevenção dos riscos de Corrupção e Infrações Conexas
identificados, aliada a objetivos específicos no âmbito do Combate à Fraude, fundamentada na
defesa de princípios éticos, que divulga a todos os seus clientes e colaboradores, e no permanente
aperfeiçoamento dos instrumentos de gestão e controlo interno e externo.
A elaboração do Plano enquanto instrumento de gestão de controlo interno na prevenção dos riscos
de Corrupção e Infrações Conexas, assegura a prossecução da Política de Gestão de Risco do ISSA,
IPRA na otimização da capacidade de alcançar os objetivos estratégicos e minimizar o impacto
potencial dos riscos, através de uma gestão eficaz e eficiente dos mesmos, e que prevê a sua
identificação, análise, avaliação, tratamento e monitorização de forma estruturada e sistemática.
Os riscos associados ao exercício das diferentes atividades do ISSA, IPRA apresentam-se como
fatores potenciadores de eventuais desvios de atuação, os quais importam obviar atempadamente,
através da implementação de medidas de natureza preventiva, destinadas a diminuir o efeito,
positivo ou negativo, da incerteza provocada pelos mesmos (ISO 31000:2009 – Risk Management –
Principles and guidelines).
Por outro lado, procura-se, com esta atuação, uma intervenção pró-ativa ao nível da prevenção e
deteção de um conjunto de riscos, bem como aumentar a probabilidade de sucesso no cumprimento
dos objetivos definidos, em alinhamento com os objetivos estratégicos definidos para este Instituto.
Manual de Procedimentos
114
Compete ao processo de Gestão de Risco a análise metódica dos riscos inerentes às respetivas
atividades, com o objetivo de se atingir uma vantagem sustentada em cada atividade individual e no
conjunto de todas as atividades (Norma Gestão de Risco, FERMA 2003).
O conceito de Corrupção, em termos genéricos, consiste na prática de um ato lícito ou ilícito (seja
ação ou omissão), em contrapartida da obtenção de uma vantagem ou benefício indevido, para si
próprio ou um terceiro, decorrente das funções/poder/autoridade que exerce.
O conceito de Infrações Conexas é amplo, entendido como um conjunto de infrações relacionadas,
direta ou indiretamente, com o fenómeno da Corrupção, que obstam ao normal funcionamento das
entidades e que podem causar prejuízos de diferente natureza.
Estabilizados os conceitos, foram previamente identificadas as Infrações Conexas a considerar no
âmbito do Plano, partindo de um conjunto de eventos de risco identificados nas diferentes áreas de
intervenção do Instituto.
Algumas das principais Infrações Conexas identificadas no Plano reportam-se a um conjunto de
atividades desenvolvidas no âmbito das competências das diferentes áreas de intervenção do ISSA,
IPRA e que, genericamente abrangem um conjunto de eventos de risco, alguns dos quais
qualificados como crime, que convivem com outros riscos operacionais, diretamente relacionados
com a especificidade das tarefas/funções executadas em cada área de intervenção do ISSA, IPRA, os
quais podem ser punidos no âmbito da responsabilidade disciplinar.
Plano Prevenção
Corrupção Infrações
Conexas
Apropriação indevida
Conluio/cumplicidade
Tráfico de influências
Abuso de poder
Favorecimento
Violação segredo profissional
Violação deveres – conflito interesses
Manual de Procedimentos
115
Independentemente da necessidade de definição de um plano de prevenção contra a Corrupção, o
ISSA, IPRA implementou um conjunto de mecanismos de natureza genérica ao nível do sistema de
controlo interno e gestão de risco, os quais têm por objetivo, para além do normal exercício da sua
atividade, a prevenção da ocorrência de situações abusivas e de natureza fraudulenta.
Trata-se de um conjunto de instrumentos de natureza variada, que cobrem todos os serviços do
ISSA, IPRA, de acordo com as funções desempenhadas, e que se complementam e articulam entre si,
contribuindo, a par de medidas preventivas especificamente previstas, para a prevenção de
diferentes riscos.
* Grupo I – Aplicações do âmbito de Prestações e Contribuições, bem como da Gestão e Controlo Financeiro: IDQ, GR, GC, GT, RPC, SEF e GTE;
* Grupo II – Aplicações do âmbito de Prestações e Contribuições, bem como da Gestão e Controlo Financeiro: DES, ITPT, CPA, PF, AF, CSI, RSI, SICC-
PREST, SVI e FGS;
* Grupo III – Aplicações do âmbito do Desenvolvimento Social e Programas: SISS-AS e SIADS;
* Grupo IV – Aplicações do âmbito da Fiscalização, Assuntos Jurídicos e Contencioso e Desenvolvimento Social e Programas: SAF, GIL, CO, CPF, PCAAC
e CDF.
INSTRUMENTOS E MEDIDAS TRANSVERSAIS
APLICADAS NO ISSA, IPRA
Segregação de funções
Controlo específico:
- Ações de fiscalização
- Verificação incapac.
Critérios e requisitos
de atribuição (prestações, pensões)
Manuais de procedimentos,
guiões técnicos,
orientações técnicas
Sistema de planeamento e monitorização mensal
Política de gestão de acessos ao sistema de
informação
Ações de formação
Código de Ética
Sistema de informação
de suporte às atividades
- Grupo I*
- Grupo II*
- Grupo III*
- Grupo IV*
Manual de Procedimentos
116
Para além dos instrumentos de controlo e medidas de natureza genérica previamente adotadas
pelo ISSA, IPRA, no domínio das Infrações Conexas, assume especial relevância a Fraude, na sua
vertente externa, esta última com medidas específicas inseridas num objetivo estratégico de
Combate à Fraude e Evasão Contributiva e Prestacional.
O Plano do ISSA, IPRA identifica algumas atividades desenvolvidas pelas áreas de atuação e riscos
inerentes às mesmas (centrado, nesta fase, na Corrupção e Infrações Conexas). Para o efeito, foram
envolvidos todos os serviços deste Instituto na identificação de eventos de risco (de Corrupção
e/ou Infrações Conexas), em diferentes áreas de atuação do Instituto, de acordo com as atividades
especificamente desenvolvidas.
Apesar de o Plano não incorporar atividades associadas à gestão de fundos europeus, o mesmo
carece de atualização, tendo em conta as competências delegadas no âmbito do PO APMC, a qual
ocorrerá até ao final do primeiro semestre.
Correspondendo às obrigações impostas ao ISSA, IPRA, na qualidade de OI do PO APMC, o ISSA,
IPRA iniciou o processo de revisão do seu Plano de Prevenção de Riscos de Corrupção e Infrações
Conexas, de modo a incorporar a avaliação de risco associada ao exercício das competências
delegadas. Prevê-se que esse processo esteja concluído até ao final do primeiro semestre de 2016.
Neste alinhamento, o ISSA, IPRA adotará a metodologia e instrumento de avaliação de risco de
fraude disponibilizado pela Comissão Europeia aos Estados-Membros no documento de
Orientações “Avaliação do Risco de Fraude e Medidas Antifraude Eficazes e Proporcionadas”
(EGESIF_14-0021-00, de 16.06.2014).
No âmbito da atividade do PO APMC, e partindo do instrumento de avaliação acima referido, foram
identificadas, ao nível operacional, as seguintes áreas de maior vulnerabilidade à incidência de
riscos de fraude, que abrangem todo o ciclo de vida das operações, e que são alvo de avaliação pela
AG e OI’s:
I. Seleção e análise de candidaturas
II. Execução das operações
III. Validação de despesa e pagamento
Atendendo a que a atividade do PO APMC/OI se encontra, ainda, em fase de arranque, não foi
possível ao ISSA, IPRA, à data da apresentação do presente manual, efetuar a avaliação do risco de
fraude e corrupção acima referida, porquanto não dispomos, ao momento, de atividade operacional
e, como tal, de evidências da aplicação das medidas existentes.
Manual de Procedimentos
117
Prevê-se, assim, que a primeira autoavaliação do risco de fraude e corrupção ocorra em janeiro de
2017, na sequência da qual será aprovado e publicado um novo Plano de Gestão de Riscos de
Corrupção e Infrações Conexas.
Refira-se, todavia que, quando integralmente concretizado, o Plano de Gestão de Riscos de
Corrupção e Infrações Conexas constitui um instrumento de gestão fundamental, dado que a sua
implementação e acompanhamento permitem reforçar e consolidar os procedimentos e
mecanismos de prevenção e deteção da fraude e corrupção.
De anotar que as conclusões da avaliação do risco que resultarem dos Planos que vierem a ser
definidos serão contempladas no processo de seleção das operações, nas verificações de gestão e na
validação de despesa e pagamentos, para que as áreas de maior risco sejam devidamente
acauteladas.
O ISSA, IPRA realizará uma avaliação anual do risco inerente às atividades delegadas, durante o mês
de janeiro de cada ano.
Sistema de informação de idoneidade, fiabilidade e dívidas Nos termos do n.º 6 do artigo 14.º do Decreto-Lei 159/2014, de 27 de outubro, a Agência tem a
competência de manter atualizados os sistemas de informação da idoneidade, fiabilidade e dívidas
aos fundos da política de coesão – FEDER, FSE e FC – e, ao FEADER e FEAMP, referentes às
entidades candidatas a apoios ou apoiadas pelos FEEI, bem como pelo FEAC, dos quais devem
constar, inseridos em codificação própria, os factos impeditivos ou condicionadores do acesso a
apoios.
A previsão de um conjunto de factos impeditivos e condicionadores do acesso aos FEEI/FEAC visa,
assim, a prevenção e o combate de práticas fraudulentas no âmbito do financiamento, assente num
rigoroso escrutínio das entidades candidatas.
Este criterioso controlo do acesso aos fundos assenta na criação, gestão e consulta de um sistema
de informação que contém a informação relativa à situação de idoneidade e de dívidas das
entidades que já tenham beneficiado ou venham a beneficiar de apoios dos FEEI/FEAC, tendo sido
objeto de recolha direta ou indireta por parte das entidades que têm a seu cargo a sua manutenção
e gestão, como é o caso da Agência, I.P..
Manual de Procedimentos
118
Em anteriores períodos de programação (QCA III e QREN) a informação sobre a idoneidade e
dívidas ao FSE encontrava-se incorporada no SIIFSE, ou seja, no sistema de informação que
suportou a ação de todas as entidades com intervenção no cofinanciamento pelo FSE, tendo a sua
gestão reflexo direto e imediato na tramitação própria de cada candidatura.
Ao nível dos fundos da política de coesão, não existe qualquer base de dados que proceda, nesta
matéria, ao tratamento da informação a que se refere o citado artigo 14.º do Decreto-Lei 159/2014,
27 de outubro, pelo que a solução a adotar no atual período de programação não pode deixar de ter
sustento na base de dados de idoneidade e dívida constante do SIIFSE.
Com efeito, o quadro legal vigente em anteriores períodos de programação circunscreveu este
requisito de acesso aos apoios cofinanciados pelo FSE, pelo que, no que concerne ao fundos da
política da coesão, a Agência apenas dispõe de informação em histórico devidamente estruturado e
codificado que lhe permite dar resposta a esta exigência, no que concerne a entidades que em
tempo tenham beneficiado de apoios daquele Fundo.
Sem prejuízo, a Agência, I.P. tem vindo a reunir, gradualmente, desde a data da sua criação,
informação sobre idoneidade, fiabilidade e dívidas de entidades que beneficiaram, em anteriores
períodos de programação, de apoios cofinanciados pelo FEDER e FC.
O alargamento deste requisito a todos os beneficiários dos FEEI/FEAC, bem como a criação do
Balcão Portugal 2020 e o recurso ao ficheiro central de pessoas coletivas, tem como consequência
inevitável uma abordagem substancialmente diferente da gestão que vem sendo realizada da base
de dados de idoneidade e dívidas, até aqui centrada numa interação direta com as AG’s,
determinada pela apresentação ou não de candidaturas a financiamento em cada um dos períodos
de programação.
A crescente preocupação manifestada pela Comissão Europeia (CE) no domínio da fraude e a
definição de circuitos na Agência, I.P. para o tratamento de queixas e denúncias, relacionadas com a
utilização de apoios cofinanciados pelos fundos europeus, determinam a necessidade de adoção de
uma ferramenta específica no âmbito dos sistemas de informação que permita uma gestão eficaz no
que concerne ao tratamento deste requisito de acesso, que assumirá um caráter determinante na
avaliação do índice de risco que as entidades possam apresentar (a análise de risco será objeto de
ferramenta autónoma a desenvolver em breve pela Agência, I.P.), contribuindo de modo decisivo
para a efetiva proteção dos interesses financeiros da União e dos Estados-membros.
Manual de Procedimentos
119
Responsabilidades As responsabilidades da gestão do risco de fraude são transversais a todo o ISSA, IPRA:
Cada colaborador individualmente deve compreender o seu nível de responsabilidade
em matéria de prevenção e deteção, agindo em conformidade;
Cada unidade orgânica deve estar consciente dos riscos inerentes às respetivas áreas
de responsabilidade;
O Conselho Diretivo tem a responsabilidade de assegurar que a estratégia antifraude
é respeitada dentro das respetivas unidades orgânicas.
O Plano de Prevenção dos Riscos de Corrupção e Infrações Conexas do ISSA, IPRA enquanto
instrumento de gestão e de suporte ao Planeamento Estratégico deste Instituto, é um documento
dinâmico, objeto de acompanhamento, revisão e avaliação periódica.
O processo de acompanhamento, atualização e avaliação envolve diferentes intervenientes do ISSA,
IPRA, de acordo com as respetivas responsabilidades e funções, em estreita articulação/integração
com o Sistema de Gestão de Risco, em fase de implementação neste Instituto:
Responsabilidade Atividade
Conselho Diretivo Aprovação
Departamentos
Validação de atividades e riscos associados Propostas de medidas a implementar e indicadores e/ou regras a aplicar Identificação de responsáveis/medida
NPOC
Preparação do Plano (documento) Acompanhamento da implementação Monitorização de indicadores Elaboração de relatórios Avaliação
Responsáveis por medida
Identificação Aplicação e acompanhamento de medidas Apresentação de resultados/dados monitorização Implementação de ações de mitigação
Deste modo, serão criadas equipas sectoriais para a avaliação das diversas atividades. Os Diretores
do Departamento de Acção Social, do Departamento de Gestão Financeira Orçamento e Conta e do
Departamento de Gestão de Recursos (NPOC) integrarão a equipa de avaliação que terá a seu cargo
a avaliação dos riscos inerentes ao exercício das funções delegadas pela AG do PO APMC.
Manual de Procedimentos
120
A) Acompanhamento/monitorização
O processo de acompanhamento da implementação das medidas preventivas previstas no Plano é
efetuado através de monitorização periódica, a acompanhar:
Pelos responsáveis de cada medida, na respetiva área.
E pelo Núcleo de Planeamento, Organização e Comunicação (NPOC).
Em regra, a periodicidade definida é trimestral; no entanto, outra pode ser fixada, devidamente
fundamentada e após aprovação do Conselho Diretivo do ISSA, IPRA.
Compete aos responsáveis designados para cada medida a recolha dos dados na periodicidade
definida, bem como a sua disponibilização ao Departamento de Gestão de Recursos (NPOC).
B) Atualização/revisão
O processo de revisão do Plano é despoletado pelo Conselho Diretivo junto das respetivas áreas, de
acordo com a periodicidade estabelecida. Para o efeito, procede-se a um levantamento exaustivo
das atividades exercidas pelas diferentes áreas de atuação do ISSA, IPRA e mapeamento dos riscos
identificados, controlos associados e a implementar no âmbito do PPRCIC, com intervenção e
validação das respetivas áreas.
A periodicidade definida para revisão e atualização do Plano é bienal (2 em 2 anos), entendido
como o prazo mínimo para estabilização e implementação das medidas previstas. Não obstante,
poderá ser a mesma promovida em qualquer momento, assim superiormente se entenda da sua
necessidade.
O processo de revisão, enquanto melhoria contínua, deve ter presente as conclusões dos relatórios
de avaliação anual, os constrangimentos e dificuldades sentidas na implementação das medidas
previstas, o resultado das ações de auditorias externas realizadas no ISSA, IPRA e os resultados do
acompanhamento do PPRCIC neste Instituto.
As medidas de controlo implementadas no âmbito de anteriores Planos permanecem em processo
de acompanhamento ou estabilizadas em estado de “implementadas”.
Manual de Procedimentos
121
C) Avaliação
O processo de avaliação do Plano é realizado através da produção de relatórios (intercalar e anual),
que aferem a eficácia das medidas e controlos implementados.
A implementação das medidas preventivas previstas é objeto de avaliação periódica, a qual se
encontra diretamente relacionada com a frequência de monitorização do Plano.
O ISSA, IPRA reforça, assim, o empenho no estabelecimento de uma cultura ética positiva,
intolerante perante qualquer evento de corrupção ou infrações conexas identificadas no seu seio e
prossecutora de uma dinâmica de Combate à Fraude, procurando melhorar o seu sistema de
controlo interno, eficaz e eficiente na prevenção, deteção e reação destes fenómenos.
Política de recursos humanos e de formação
No sentido de garantir o alinhamento com a estratégia antifraude delineada, o ISSA, IPRA promove
uma Política de Recursos Humanos adequada em matéria de prevenção e deteção da fraude.
Neste sentido, e no que respeita ao processo de recrutamento e seleção de colaboradores, este
Instituto cumpre com os procedimentos instituídos na Administração Pública, nomeadamente, a
avaliação do registo criminal de cada candidato e a apreciação de prova documental original dos
certificados de habilitações.
Ciente de que as ações de formação/sensibilização são uma parte essencial da prevenção e deteção
da fraude, o ISSA, IPRA desenvolve um plano de formação anual que prevê a participação de todos
os colaboradores em ações de sensibilização e de formação adequadas sobre esta matéria. Assim,
estas ações serão concebidas de modo a:
Promover uma cultura antifraude transversal a todo o ISSA, IPRA;
Sensibilizar todos os colaboradores sobre as questões de ética, conduta e integridade, bem
como das consequências da participação em atividades que possam colocar em causa a sua
integridade;
Comunicar as responsabilidades definidas na presente estratégia a todos os colaboradores;
Dotar os colaboradores das ferramentas necessárias que permitam identificar os sinais de
alerta de fraude;
Assegurar que os colaboradores estão conscientes dos mecanismos de comunicação de
fraude;
Manual de Procedimentos
122
Disponibilizar toda a informação relevante que esteja incluída nas políticas e
procedimentos do ISSA, IPRA, no âmbito do combate à fraude.
Paralelamente, o ISSA, IPRA pretende levar a cabo ações de sensibilização a nível regional, no
sentido de dar a conhecer o seu posicionamento em matéria de prevenção e deteção do fenómeno
da fraude, de divulgar o seu Código de Ética e de Conduta, bem como a sua estratégia antifraude.
Para além destas ações de sensibilização, pretende, igualmente, promover formação especializada
nesta temática, a fim a contribuir para a concretização da sua própria estratégia antifraude.
Pretende-se que o plano de formação interno preveja também ações de formação de caráter
técnico, destinadas a garantir a atualização e o aprofundamento dos conhecimentos necessários aos
colaboradores, no desenvolvimento das suas funções.
Anualmente é efetuado o seguimento do número de ações realizadas, bem como da percentagem de
colaboradores envolvidos na formação, de forma, por um lado, a perceber a necessidade de
formação adicional e, por outro, avaliar a sua eficácia.
Segregação de funções
A observância do princípio da Segregação de Funções no âmbito do sistema de gestão e controlo
é outro mecanismo importante na prevenção da fraude. Neste contexto, a organização do ISSA,
IPRA assegura uma adequada segregação de funções ao longo do período de vida das operações,
a saber:
Os colaboradores com responsabilidade na seleção de candidaturas, bem como na
análise dos pedidos de alteração, não estão envolvidos nas verificações de gestão das
mesmas operações;
As verificações das operações no local são realizadas por equipas de duas pessoas;
Previamente à emissão da competente decisão de aprovação por parte do C ons el ho
Dir et ivo , é emitido pelo técnico um parecer fundamentado e, obrigatoriamente,
efetuada uma validação prévia por parte do respetivo Diretor de Departamento (Acção
Social);
Os colaboradores envolvidos no processo de seleção das operações e nas verificações
de gestão não exercem tarefas relacionadas com o circuito de pagamento dessas mesmas
operações.
O Sistema de Informação (SI FEAC) assume-se, neste contexto, como elemento adjuvante
Manual de Procedimentos
123
fundamental no âmbito da segregação de funções acima detalhada, na medida em que permite o
registo dos técnicos intervenientes em todas a etapas relevantes no processo administrativo
(etapas inerentes à seleção das operações, à realização de verificações de gestão e tarefas
relacionadas com o pagamento dessas operações) e, por conseguinte, fornecem a segurança de
que a segregação de funções é efetiva e verificável.
Esta gestão da segregação de funções desenvolve-se através de um sistema de validação de
acessos às funcionalidades, que gera efetivos impedimentos, sendo a administração do sistema de
informação assegurada por um organismo externo à AG e ao ISSA, IPRA.
Comunicação de denúncias de suspeitas de fraude
Os colaboradores afetos ao ISSA, IPRA têm o dever legal de denunciar qualquer caso de suspeita
de fraude de que tenham conhecimento e logo que se verifique a sua ocorrência. Esta
obrigatoriedade encontra-se prevista no Código de Ética e de Conduta.
No campo de ação do ISSA, IPRA, as denúncias dos casos de suspeitas de fraude podem ser
apresentadas por colaboradores internos ou serem provenientes do exterior, e podem, no
âmbito das competências delegadas pela AG do PO APMC, respeitar a atos praticados pelos
próprios colaboradores ou por entidades terceiras.
Estas denúncias podem ser efetuadas pelos seguintes meios:
Quando efetuadas por colaboradores, podem ser formalizadas por escrito e apresentadas
ao superior hierárquico, para que sejam devidamente tratadas. Por sua vez, o respetivo
dirigente encaminha-as, também por escrito, à Divisão de Recursos Humanos e Apoio
Jurídico (DRHAJ) do ISSA, IPRA responsável pela centralização e acompanhamento de
todas as denúncias no ISSA, IPRA, a fim de se iniciarem as devidas averiguações. No caso
de se confirmar a veracidade das denúncias, o ISSA, IPRA, dá conhecimento da situação à
AG;
Tratando-se de uma suspeita de fraude relativa a um colaborador, se o colaborador
denunciante não se sentir confortável com a opção anterior (por exemplo, no caso do
dirigente estar implicado na denúncia), pode efetuar a denúncia diretamente à Divisão
de Recursos Humanos e Apoio Jurídico (DRHAJ) do ISSA, IPRA ou, no limite, ao Conselho
Diretivo do ISSA, IPRA por escrito;
Sem prejuízo da obrigatoriedade referida nos pontos anteriores, os colaboradores
podem efetuar a denúncia diretamente à Polícia Judiciária, ao Ministério Público ou a
Manual de Procedimentos
124
qualquer outra autoridade judiciária ou policial, verbalmente ou por escrito, não estando
esta sujeita a qualquer formalidade especial;
No que respeita às denúncias de fraude provenientes do exterior, estas podem ser
reportadas pelos canais de comunicação clássicos e outros disponibilizados pelo ISSA,
IPRA, para o efeito, designadamente caixa de correio eletrónico. Estes meios de reporte,
bem como os endereços de contacto, serão adequadamente divulgados no site;
Está prevista a criação de uma área no Portal do Portugal 2020 para a apresentação
de denúncias, as quais, uma vez redirecionadas para o ISSA, IPRA, terão um tratamento
que segue os trâmites normais definidos para as matérias de caráter indiciário;
No que se refere às queixas encaminhadas pelo curador do beneficiário relativas à tipologia de
operações da responsabilidade do ISSA, IPRA, as mesmas são tratadas tendo em consideração os
circuitos descritos nos pontos anteriores.
Divulgação interna e externa da estratégia antifraude
O ISSA, IPRA acautela que a estratégia antifraude adotada é dada a conhecer a todos os seus
colaboradores e devidamente divulgada, quer interna quer externamente.
No que respeita à divulgação interna, salienta-se que foi criada uma área na página da intranet do
ISSA, IPRA, onde está divulgado o Código de Ética e de Conduta, a Declaração de Conflitos de
Interesses, o Plano de Prevenção do Risco de Corrupção e Infrações Conexas, os relatórios anuais
sobre o acompanhamento do Plano, a principal legislação e outros documentos sobre o tema da
fraude. Essa área será ainda aproveitada para anunciar as ações de sensibilização e formação
previstas e efetuadas.
Pretende-se, deste modo, fomentar uma cultura de ética, de transparência, de compromisso e de
responsabilização de todos os seus colaboradores, contribuindo, assim, para fortalecer a
credibilidade e reputação deste organismo.
Manual de Procedimentos
125
9. ANÁLISE E GESTÃO DO RISCO
No sentido de prevenir o risco, entendido este como qualquer evento, situação ou circunstância
futura com probabilidade de ocorrência e potencial consequência negativa na consecução dos
objetivos de um determinado departamento ou, em última análise, da Tipologia de Operações do PO
APMC em que o ISSA, IPRA é OI, decorre a necessidade do sistema de gestão e controlo deste
Instituto assegurar a prevenção, deteção e correção de riscos, entendidos estes como
irregularidades no sentido amplo do termo.
Para este efeito, importa ter presente o conceito de irregularidade definido na legislação
comunitária: «uma violação do direito da União ou do direito nacional relacionado com a sua
aplicação, resultante de um ato ou omissão de um operador económico envolvido na execução dos
FEEI que tenha, ou possa ter, por efeito lesar o orçamento da União através da imputação de uma
despesa indevida ao orçamento da União».
Refira-se, deste modo, que o conceito de “irregularidade” é vasto e cobre irregularidades
intencionais e não intencionais, sendo este último aspeto o elemento diferenciador face ao conceito
de fraude.
O Plano de Prevenção de Riscos de Corrupção e Infrações Conexas, que integra o Anexo 21 do
presente Manual, visa avaliar o risco de fraude e de corrupção no ISSA, IPRA.
Para o efeito, identifica as situações potenciadoras de riscos de corrupção e/ou infrações
conexas, elenca medidas preventivas e corretivas que minimizam a probabilidade de ocorrência
do risco e define a metodologia de adoção e monitorização das medidas elencadas, identificando
os respetivos responsáveis.
Foram envolvidos todos os serviços deste Instituto na identificação de eventos de risco (de
Corrupção e/ou Infrações Conexas), em diferentes áreas de atuação do Instituto, de acordo com as
atividades especificamente desenvolvidas.
Deste modo, ao nível da atividade delegada, o ISSA, IPRA adotará um processo de gestão do risco
que permite identificar, avaliar, tratar e monitorizar os seus principais riscos operacionais, de uma
forma eficiente e adequada.
Em concreto, e tendo por referência a metodologia e o instrumento de avaliação de risco de fraude
disponibilizado pela Comissão Europeia aos Estados-Membros, no documento de Orientações “
Manual de Procedimentos
126
Avaliação do Risco de Fraude e Medidas Antifraude Eficazes e Proporcionadas” (EGESIF-14-0021-
00, de 16.06.2014), a gestão e análise do risco no âmbito do PO APMC assenta, assim, nas seguintes
etapas:
No âmbito do PO APMC foram identificadas, ao nível operacional, três áreas com maior
incidência de riscos de fraude, designadamente:
A) Seleção e análise de candidaturas;
B) Execução e verificação das operações;
C) Validação de despesa e pagamentos
A) Seleção e análise de candidaturas:
Conflito de interesses dos colaboradores com responsabilidade pela análise de
candidaturas;
Falsas declarações prestadas pelos candidatos;
Duplo financiamento.
B) Execução e verificação das operações:
Riscos dos produtos atribuídos a um determinado destinatário final não lhe serem
distribuídos:
Ausência de confirmação da identificação do destinatário final;
Falsificação de assinaturas nas credenciais;
Existência de perdas não declaradas, nem justificadas por Autos de Perda;
Inexistência de controlo de stocks periódico dos produtos atribuídos e distribuídos;
Falsificação da listagem de registo de refeições fornecidas aos destinatários finais;
Riscos na contratação pública, nas aquisições promovidas pelos beneficiários.
C) Validação de despesa e pagamentos:
Processo de verificações de gestão incompleto ou desadequado;
Processo de validação de despesas incompleto ou desadequado;
1º•Identificação dos riscos potenciais
2º•Avaliação do nível de risco
3º•Acompanhamento e avaliação.
Manual de Procedimentos
127
Duplo financiamento;
Conflito de Interesses.
Acresce referir que, à medida que a tipologia de operações 1.2.2 for operacionalizada, poderão ser
acrescentados novos riscos que venham a ser identificados.
Neste seguimento, e após identificação dos potenciais riscos passíveis de afetar a atividade
operacional do ISSA, IPRA, no âmbito do PO APMC, a avaliação do risco será efetuada com base na
metodologia da CE anteriormente identificada, a qual se encontra estruturada em cinco passos:
O Risco Bruto diz respeito ao nível de risco antes de ser tido em consideração o efeito de quaisquer
controlos já existentes ou previstos.
O Risco Residual diz respeito ao nível de risco depois de ter em consideração o efeito de quaisquer
controlos existentes e a sua eficácia, ou seja, a situação tal como se apresenta no momento atual.
O Risco Alvo diz respeito ao nível de risco depois de ser tido em consideração o efeito de quaisquer
controlos atuais e previstos.
A quantificação de cada um dos riscos acima indicados consiste na combinação da «probabilidade»
do risco (probabilidade de o acontecimento ocorrer) com o «impacto» do risco (consequências do
acontecimento, do ponto de vista financeiro e não financeiro).
A classificação total de cada um destes riscos é efetuada com base no cruzamento da sua
probabilidade e impacto, daqui resultando um nível de risco com a graduação de “tolerável”
1º• Avaliação do Risco Bruto
2º•Avaliação da eficácia dos controlos de mitigação atuais
3º•Avaliação do Risco Residual após o efeito dos controlos atuais e da sua eficácia –
situação atual
4º•Avaliação do efeito dos controlos de mitigação planeados (constantes no plano de
ação) no Risco Residual
5º•Definição do Risco Alvo, ou seja, do risco considerável tolerável pela AG
Manual de Procedimentos
128
(verde), “significativo” (cor de laranja) e “crítico” (vermelho), de acordo com a seguinte matriz de
nível de risco:
Com base nesta metodologia, partindo dos riscos identificados em cada uma das áreas operacionais
através da ferramenta em causa, a equipa responsável pela avaliação do risco procederá à
inventariação dos mecanismos de controlo associados a cada uma das áreas de risco, bem como à
quantificação de cada um dos riscos identificados.
Sempre que, dada a inexistência de controlos ou apesar dos controlos já existentes, um
determinado risco for considerado de “significativo” ou “crítico”, devem ser adotados controlos
adicionais, que se concretizam através de um plano de ação.
Uma vez identificados os controlos existentes, quantificado o risco e delineado o plano de ação a
levar a cabo (controlos a adotar e responsáveis pela sua concretização), proceder-se-á ao respetivo
acompanhamento. Este acompanhamento pressupõe um rigoroso controlo de validação no sentido
de verificar a conformidade factual entre os controlos previstos e a sua aplicação, de forma a
garantir que são implementados os mecanismos de controlo adequados para as atividades do ISSA,
IPRA e a acautelar que os procedimentos são compreendidos e seguidos em todos os níveis.
É objetivo do ISSA, IPRA que a avaliação do risco seja efetuada anualmente, no mês de janeiro, com
base na mesma equipa e na mesma periodicidade que a avaliação do risco de fraude, e em
simultâneo com esta.
Efetuada a avaliação anual do risco, será delineado, com base nos resultados obtidos, um plano de
ação que incluirá todas as medidas a serem implementadas no âmbito do sistema de gestão e
Manual de Procedimentos
129
controlo, com vista à mitigação dos riscos existentes, bem como a identificação dos respetivos
responsáveis e prazos para implementação.
Atendendo a que não existe ainda atividade operacional do ISSA, IPRA, enquanto organismo
intermédio do PO APMC, não nos é possível à data da apresentação do presente manual de
procedimentos, avaliar os riscos existentes. Na definição destes riscos será também necessário
acautelar as especificidades inerentes a determinadas operações que ainda não se encontram em
funcionamento.
Refira-se, todavia, que, quando integralmente concretizada, a avaliação do risco constituirá um
instrumento de gestão fundamental, dado que a sua implementação e acompanhamento permitirão
reforçar e consolidar os procedimentos e mecanismos de prevenção e deteção do risco.
De anotar que as conclusões da avaliação do risco que resultarem da aplicação da ferramenta de
avaliação serão contempladas ao nível do ciclo de vida das operações e do funcionamento da equipa
do OI, para que as áreas de maior risco sejam devidamente acauteladas.
A responsabilidade geral pela gestão do risco, designadamente de fraude e de corrupção, está
atribuída ao Conselho Diretivo.
Paralelamente, a equipa de avaliação constituída para a gestão do risco no âmbito da atividade
delegada pela AG, que desenvolverá a primeira autoavaliação do risco de fraude, em janeiro de
2017, reunirá anualmente para proceder à avaliação do risco e definir o plano de ação considerado
necessário.
Durante a primeira avaliação de risco, a equipa de avaliação determinará os novos riscos a
considerar nas áreas-chave do ciclo operacional das operações, em função dos contributos dados
por todos os atores envolvidos no processo.
Os resultados obtidos a partir deste exercício de avaliação, para cada uma das áreas de risco acima
identificadas, são vertidos na seguinte matriz de risco:
Manual de Procedimentos
130
Departamento
Riscos
identificados
Descrição
dos riscos
Classificação
do risco
Principais
medidas de
prevenção e
mitigação
identificadas
Medidas
adicionais
propostas
Responsáveis
…
Atendendo às circunstâncias especiais acima descritas, não haverá um plano de ação para 2016. No
entanto, os planos de ação que vierem a ser definidos, a partir da primeira avaliação de risco, serão
sujeitos a um acompanhamento regular e a uma avaliação no final de cada ano civil, mediante a
elaboração de um relatório de execução, em dezembro de cada ano o qual refletirá os resultados da
avaliação dos controlos implementados.
A monitorização e revisão periódica do processo de gestão do risco é essencial para garantir que a
avaliação dos riscos realizada continua correta e se mantém pertinente.
Neste contexto, este processo pressupõe a:
Monitorização dos riscos identificados e dos controlos existentes (ou seja, da evidência e
eficácia dos controlos existentes para cada um dos riscos);
Verificação periódica da implementação dos novos controlos previstos, conforme definido
no plano de ação;
Consideração de novos riscos que, entretanto, possam ter sido identificados;
Consideração da existência de novos controlos que possam ter sido identificados na
sequência de eventuais alterações ao sistema de controlo interno;
Adoção de novas medidas a tomar no ano seguinte, consolidadas em novo plano de ação.
Já no que respeita ao relatório de execução, este deve contemplar:
O balanço do plano de ação, ou seja, dos controlos adotados e dos controlos por adotar,
com identificação dos fatores que impediram a sua concretização;
A descrição dos riscos eliminados ou que foram reduzidos e daqueles que se mantêm;
Os riscos e controlos identificados ao longo do ano que não foram considerados
inicialmente;
As não conformidades identificadas e as recomendações necessárias às alterações das
mesmas;
A eventual necessidade de se proceder a uma nova avaliação do risco.
Manual de Procedimentos
131
Este relatório de execução é elaborado pelo Núcleo de Planeamento Organização e Comunicação
com a colaboração dos diferentes Departamentos e submetido à avaliação e aprovação do Conselho
Diretivo do ISSA, IPRA.
Pese embora não se tenha realizado ainda a primeira autoavaliação de risco, destaca-se que o
manual de procedimentos integra, por si só, um conjunto de controlos rigorosos e abrangentes,
suscetíveis de prevenir e detetar a ocorrência de determinados erros ou irregularidades.
Manual de Procedimentos
132
10. COMUNICAÇÕES DE IRREGULARIDADES
Nos termos do n.º 2 do artigo 59.º do Regulamento (UE, EURATOM), n.º 966/2012, de 25 de
outubro, a responsabilidade pela prevenção, deteção e correção de irregularidades cabe aos
Estados-Membros da União Europeia, pelo que os mesmos devem tomar todas as medidas
legislativas, regulamentares e administrativas necessárias para prevenir, detetar e corrigir
irregularidades, bem como assegurar a recuperação de montantes indevidamente pagos,
juntamente com os eventuais juros de mora (alínea h) do artigo 28.º do Regulamento (UE) n.º
223/2014, de 11 de março).
Daqui decorre que as AG’s/OI’s assumem a responsabilidade pela implementação de um sistema de
gestão e controlo que integre os mecanismos adequados para prevenir, detetar e corrigir as
irregularidades, tendo em consideração que, no decorrer do acompanhamento, verificações de
gestão, auditorias e controlos realizados sobre uma operação, podem ocorrer várias situações
passíveis de correções financeiras, que resultam da não elegibilidade das despesas e que se
enquadram no conceito de irregularidade comunicável.
10.1 CONCEITOS RELATIVOS ÀS IRREGULARIDADES
O conceito de “irregularidade” encontra-se definido no n.º 16 do artigo 2º do Regulamento (UE) n.º
223/2014, de 11 de março, segundo o qual se considera “irregularidade” uma violação do direito da
União, ou do direito nacional relacionado com a sua aplicação, resultante de um ato ou omissão de
um operador económico envolvido na execução do fundo, que tenha, ou possa ter, por efeito lesar o
orçamento da União através da imputação de uma despesa indevida ao orçamento da União.
Por isso, o critério decisivo para o conceito de irregularidade é que, da violação daquelas normas,
resultem ou possam resultar consequências financeiras negativas/lesivas para o orçamento da
União, pelo que o conceito de irregularidade deve ser considerado em função da componente do
orçamento em causa e do correspondente enquadramento legislativo – no caso vertente – Fundo de
Auxílio Europeu às Pessoas Mais Carenciadas.
O conceito de fraude distingue-se da irregularidade pelo carácter intencional do ato praticado.
Neste contexto, de acordo com o artigo K.3 do Tratado da União Europeia, o conceito de fraude
encontra-se definido, em matéria de despesas, como qualquer ato ou omissão intencionais
relativos:
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À utilização ou apresentação de declarações ou documentos falsos, inexatos ou
incompletos, que tenha como resultado o recebimento ou a retenção indevidos de fundos
provenientes do Orçamento Geral das Comunidades Europeias ou dos orçamentos geridos
pelas Comunidades Europeias ou por sua conta;
À não comunicação de uma informação em violação de uma obrigação específica, que
produza o mesmo efeito,
Ao desvio desses fundos para fins diferentes daqueles para que foram concedidos.
Nos termos da alínea a) do n.º 2 do Regulamento Delegado (UE) 2015/1972, de 8 de Julho,
publicado em 10 de novembro, considera-se suspeita de fraude, a irregularidade que implica o
início de um procedimento administrativo ou de um processo judicial a nível nacional, a fim de
determinar a existência de um comportamento intencional, em especial de uma fraude, nos termos
da Convenção relativa à proteção dos interesses financeiros das Comunidades Europeias
estabelecida com base no artigo K.3 do Tratado da União Europeia.
Todos os colaboradores do ISSA, IPRA têm o dever legal de denunciar os casos de suspeita de
fraude de que tomem conhecimento, procedendo à sua denúncia junto da Polícia Judiciária, do
Ministério Público ou qualquer outra entidade judiciária ou policial, sendo estas as entidades
competentes para decidirem sobre a existência ou não de fraude. Em qualquer caso, a denúncia é
transmitida ao Ministério Público e objeto de registo, podendo o denunciante requerer um
certificado desse mesmo registo.
O CD do ISSA, IPRA assegura que todos os colaboradores que denunciem casos de suspeita de
fraude não são objeto de represálias, de tratamento discriminatório ou não equitativo ou de
eventuais sanções, por parte dos demais colaboradores, independentemente da sua posição
hierárquica.
A AG do PO APMC deve ser informada da suspeita de fraude, com vista a dar conhecimento da
mesma à Inspeção Geral das Finanças (IGF) na qualidade de Serviço de Coordenação Anti-Fraude
(AFCOS).
Neste enquadramento legal, estamos perante uma irregularidade quando se verifiquem,
cumulativamente, as seguintes situações:
Exista a violação de uma disposição de direito comunitário, onde se incluem as normas
nacionais que têm por objetivo regulamentar as normas comunitárias e dar-lhe
exequibilidade prática.
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Resulte de um ato ou omissão de um agente económico, abrangendo todos os
comportamentos que tenham, ou não, carácter intencional.
Ocorra a imputação de uma despesa indevida ao orçamento geral da União Europeia,
englobando-se, neste caso, todas as despesas que, de uma forma indevida, foram
imputadas ao orçamento comunitário.
Uma irregularidade comunicável tem, nos termos do n.º 2 do artigo 30º do Regulamento (UE) nº
223/2014, de 11 de março, e sem prejuízo das exceções aí especificadas, os seguintes atributos:
Ter fundamento em despesa certificada à Comissão e valor superior a 10.000 euros de
participação do Fundo, decorrente de verificações de gestão e de revogações;
Existir a suspeita de fraude e situações de insolvência;
Existir participação ao Ministério Público;
Ser calculada pela aplicação da taxa de cofinanciamento do eixo prioritário, ao invés da
taxa de cofinanciamento da tipologia de operações.
Por força do conceito de irregularidade atrás referido, devem ser comunicadas não só as
irregularidades que ocasionem um prejuízo real que excede aquele limite, mas também as
irregularidades suscetíveis de produzir um impacto superior a esse limite mínimo.
Agora com maior nível de detalhe, apresentam-se as situações que carecem de ser comunicadas:
1. Despesas não elegíveis de montante igual ou superior a 10.000 €/Fundo, detetadas após a
certificação à CE, ainda que não tenham sido pagos ao beneficiário:
Resultantes das verificações de gestão previstas no artigo 32º do Regulamento (UE) nº
223/2014, de 11 de março;
Resultantes das revogações.
2. Montantes aprovados pelo ISSA, IPRA/OI, ainda que não certificados à CE e/ou de montante
inferior a 10.000 € de comparticipação do Fundo, no âmbito de operações em que se verifique:
Participação ao Ministério Público;
Existência de suspeita de fraude;
Situações de insolvência.
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3. Nas situações de indícios de fraude, o montante da irregularidade poderá ser superior ao valor
certificado, devendo o montante da irregularidade corresponder ao valor da despesa aprovada em
candidatura (se a operação estiver em execução) ou em saldo (caso esteja aprovada).
4. No caso das situações que procedam de uma insolvência, devem ser comunicadas à CE quer as
irregularidades detetadas, quer as medidas preventivas e corretivas que lhe estão associadas.
Em consequência do conceito de irregularidade, atrás especificado, devem ser comunicadas à
Agência, I.P. as irregularidades detetadas pelo ISSA, IPRA, bem como toda a informação adequada
ao seu tratamento e à recuperação dos fundos.
Esta informação é transmitida pelo ISSA, IPRA à AG do PO APMC que posteriormente efetua a
reverificação e validação da informação e do preenchimento da documentação específica, antes de
seguir o seu curso para a Agência, I.P..
10.2 PREPARAÇÃO DE UMA COMUNICAÇÃO DE IRREGULARIDADES
As irregularidades podem ser detetadas na sequência:
De uma intervenção da gestão, no decurso da análise de uma operação ou de uma
verificação de gestão, no âmbito do artigo 32.º do Regulamento (UE) n.º 223/2014;
De auditorias e controlos realizadas sobre uma operação pela Autoridade de Auditoria
(AA), diretamente ou por um organismo que não seja a AA, desde que esta autoridade
assegure que tais organismos dispõem da independência operacional necessária;
Em todos os demais casos, designadamente os que precedam uma insolvência ou os casos
em que se verifique suspeita de fraude.
As intervenções do ISSA, IPRA/OI, ao nível da constatação da irregularidade, estão suportadas
documentalmente, em avaliações escritas, de suporte e intensidade variáveis consoante a origem e
os procedimentos instituídos para as diversas intervenções, que enformam o primeiro auto
administrativo, designadamente pareceres de análise técnico-financeira decorrentes das
verificações de gestão, informações, ofícios e relatórios, devendo ainda ser recolhida evidência
documental do despacho do dirigente máximo do organismo responsável pela verificação, com a
respetiva data, comprovativos da recuperação, da dedução da despesa no sistema de informação,
justificativos que suportem a anulação dos casos e ofícios de participação ao ministério público.
Manual de Procedimentos
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O primeiro auto administrativo corresponde à avaliação de uma determinada situação que
configura uma irregularidade passível de comunicação inicial.
Relativamente à comunicação de irregularidades, decorrentes de participações ao Ministério
Público, além das participações efetuadas pelo OI, a AG faculta uma listagem das participações
efetuadas diretamente por si.
Nestes termos, o ISSA, IPRA adotará as fichas auxiliares à ficha de auditoria da IGF disponibilizadas
pela AG, com o objetivo de apurar se a irregularidade é comunicável, diferenciadamente consoante
se trate de:
Irregularidade associada a participação ao Ministério Público;
Irregularidade decorrente de uma revogação, por insolvência, ou por suspeita de fraude
confirmada por verificação indiciária;
Irregularidades apuradas nas verificações de gestão (inelegibilidades apuradas em
reanálise de reembolsos previamente incluídos em PPI à CE).
Nos termos do n.º 2 do artigo 30º do Regulamento (UE) n.º 223/2014, de 11 de março, constituem
exceções à obrigação de comunicação os seguintes casos:
Quando a irregularidade consista só na falta de execução parcial ou total da operação
incluída no programa operacional cofinanciado, devido a insolvência do beneficiário;
Quando a entidade beneficiária assinala à AG/OI ou à AC, voluntariamente e antes da sua
deteção por uma destas autoridades, tanto antes como após o pagamento da contribuição
pública.
Quando as irregularidades sejam detetadas e corrigidas pela AG/OI ou pela AC antes da
inclusão da despesa em causa numa declaração de despesas apresentada à Comissão.
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11. MONITORIZAÇÃO E SUPERVISÃO DA AG
De acordo com o disposto na alínea f) do nº 2 do artigo 26.º do Decreto-Lei n.º 137/2014, de 12
setembro, compete à AG dos programas operacionais assegurar a criação e o funcionamento de um
sistema de controlo interno que previna e detete irregularidades e permita a adoção das medidas
corretivas oportunas e adequadas.
A relação entre os OI’s e a AG encontra-se, desde logo, regulada por contrato de delegação de
competências, o qual promove a necessária articulação entre as partes, através de reuniões a
realizar nos termos e calendarização aí estabelecidas ou a agendar sempre que surja matéria
relevante.
O contrato de delegação de competências define um conjunto de mecanismos de articulação entre a
AG do PO APMC e o ISSA, IPRA/OI, para efeitos de acompanhamento, controlo e supervisão do
exercício dessas mesmas competências.
Nesse sentido, foram previstos os seguintes mecanismos:
Realização de reuniões quadrimestrais entre a AG e o ISSA, IPRA/OI, destinadas a prestar
o apoio técnico necessário, a fazer o devido follow-up das recomendações emitidas, bem
como avaliar o estado de execução do contrato;
Nestas reuniões entre a AG e o ISSA, IPRA/OI participam, por princípio, 4 elementos do PO
APMC: um da Unidade de Gestão Operacional (UGO) V, um da Unidade de Coordenação
(UC), um da Unidade de Auditoria e Controlo (UAC) e um da Unidade Financeira e
Monitorização Estratégica (UFME).
As reuniões são marcadas e comunicadas pela AG com a antecedência mínima de 10 dias
úteis, sendo as respetivas notificações acompanhadas da ordem de trabalhos previamente
acordada entre as partes. Cabe à AG elaborar e apresentar o ISSA, IPRA/OI a proposta de
ata das reuniões, no prazo de 10 dias úteis, a qual deve ser aprovada por esta no prazo de 5
dias úteis.
Podem ainda, a pedido do ISSA, IPRA/OI ou por iniciativa da AG, ser realizadas reuniões
extraordinárias, a fim de transmitir informação com um carácter mais estruturante, que se
configure relevante para o adequado exercício das funções delegadas;
Manual de Procedimentos
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Sujeição a mecanismos de controlo desencadeados pelos organismos legalmente
competentes pelas atividades de certificação e controlo, realizadas, designadamente, pela
Autoridade de Certificação – Agência, I.P. e pela Autoridade de Auditoria – Inspeção-Geral
de Finanças;
Sujeição a auditorias de supervisão do exercício das competências delegadas,
desencadeadas pela AG, que incidem, designadamente sobre todas as fases do ciclo de
vida das operações, nos termos previstos no Manual de Procedimentos da AG do PO APMC.
Essas auditorias podem assumir duas formas distintas de realização: auditorias de
conformidade e exercícios de reperformance. De realçar que, embora se encontrem
suportadas em metodologias distintas, ambas as metodologias concorrem para o mesmo
objetivo, ou seja visam verificar a conformidade dos procedimentos e a fiabilidade do
sistema de gestão e controlo do OI.
As auditorias de conformidade encontram-se suportadas por uma checklist que considera
todos os aspetos a conferir e contém uma apreciação sintética dos itens indagados e das
respetivas evidências recolhidas, identificando, quando existam, as recomendações a
emitir.
A AG assegura ainda um nível complementar de monitorização da execução das operações
geridas pelos OI’s, atuando sobre a validação prévia dos pedidos de reembolso/saldo, bem
como a programação e execução das verificações no local, nos termos previstos no manual
de procedimentos da AG.
O ISSA, IPRA/OI assume o dever de sujeição aos mecanismos de supervisão acima enunciados,
obrigando-se a colaborar ativamente com a AG no desenvolvimento expedito e eficiente dos
trabalhos necessários, através da disponibilização de todos os elementos solicitados pelo auditor,
do esclarecimento das diversas matérias que forem questionadas e da adoção de medidas
corretivas com vista a regularizar as deficiências que forem identificadas.
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12. TRATAMENTO DE AUDITORIAS
12.1 AUDITORIAS DE OPERAÇÕES
De acordo com o artigo 5º do Regulamento Delegado (UE) nº 532/2014, de 13 de março (Anexo
22), e com o artigo 45º do Decreto-Lei nº 137/2014, de 12 de setembro, as auditorias de operações
serão efetuadas pela estrutura segregada de auditoria da Agência, I.P.. Estas auditorias têm como
objetivo fornecer garantias razoáveis de que as declarações de despesa apresentada à CE são
corretas e, consequentemente, que as operações subjacentes são legais e regulares.
Após a realização do trabalho de campo, a equipa de auditoria elaborará um relatório de auditoria,
que submete para efeitos de contraditório, à entidade beneficiária, ao ISSA, IPRA/OI e à AG. A
pronúncia, por escrito, por parte do ISSA, IPRA/OI será realizada no prazo concedido pela Agência,
I.P., nos termos do CPA.
Após a análise das alegações apresentadas pelo ISSA, IPRA/OI, pela AG e, eventualmente, pela
entidade beneficiária auditada, a Agência, I.P. produzirá e enviará ao ISSA, IPRA/OI, com
conhecimento à AG, a versão final do relatório de auditoria.
A receção dos relatórios finais de auditoria leva a que, numa primeira fase, estes sejam registados
administrativamente no SI FEAC, ficando no estado ‘em construção’, sendo distribuídos aos
técnicos, com vista à elaboração da respetiva ficha de auditoria.
Nesse registo é preenchido um conjunto de campos, sendo de destacar os seguintes:
Nº de relatório;
Tipo;
Data do relatório que corresponde à data do despacho do dirigente máximo da Agência,
I.P.;
Esforço máximo de auditoria;
Montante Não Elegível;
Nº de programação a que está associado.
A concretização dos objetivos fixados, nesta fase, implica que cada técnico elabore, no prazo de 20 a
25 dias corridos, após a sua distribuição, a respetiva ficha de auditoria e a insira, conjuntamente
com o relatório (em pdf) e a respetiva amostra em excel, no SI FEAC, ficando nessa fase no estado
‘por tratar’.
Manual de Procedimentos
140
O estado ‘por tratar’ permite a incorporação das recomendações/conclusões, quer em sede de
análise de pedidos de reembolso ou de saldo quer em sede de reabertura do pedido de pagamento
de saldo, no caso das operações visadas estarem encerradas.
Após o respetivo tratamento o relatório ficará no estado ‘tratado’.
De acordo com orientações da Agência, I.P., o ISSA, IPRA/OI deve efetuar os procedimentos supra
descritos no prazo de 60 dias, após a receção dos relatórios finais, desde que os mesmos incidam
sobre com pedido de pagamento de saldo encerrado.
A análise a efetuar deve levar em linha de conta a forma correta de tratamento de cada documento
da amostra, a qual abaixo se reproduz:
O critério de seleção tem de ser: AUDITORIA
O campo “Documento analisado por” tem de ser preenchido com: AUDITORIA
Só a conjugação destes 2 campos produz o efeito pretendido. Após tratamento do relatório, o mesmo é remetido à entidade beneficiária, juntamente com a
notificação da decisão de aprovação do pedido de reembolso ou de saldo final onde o mesmo foi
incorporado.
No entanto, há que considerar que a entidade tem direito a reclamar da decisão final, nos termos do
CPA. Neste caso, dever-se-á enviar a reclamação para a Agência, I.P., na parte que lhe corresponde.
Os relatórios da Agência, I.P. poderão apresentar as seguintes características:
Sem correção financeira - É elaborada a respetiva ficha e, conjuntamente com o relatório, é
efetuado um pdf, ao qual é acrescentada a amostra por utilização de ‘template’, em ficheiro
excel, e colocados numa pasta zipada, no sentido de permitir a sua importação para SI
FEAC.
Com correção financeira - Caso as não elegibilidades sejam classificadas como ‘erro
conhecido na amostra’ e/ou extra amostra, deve-se verificar qual a recomendação da
Agência, I.P. alargamento dentro da operação auditada e/ou a outras operações da
entidade.
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O alargamento dentro da operação a documentos que o auditor não tenha verificado e que sofram
da mesma irregularidade, deve ser efetuado pelos técnicos de análise, por verificação
administrativa.
O alargamento a outras operações da entidade pode dar origem à solicitação de elementos à
entidade e leva à elaboração de ‘Fichas de Extensão’ as quais devem ser, após confirmação da
existência de despesas em outras operações da mesma natureza, objeto de programação (à
semelhança dos relatórios finais de auditoria). Após a sua programação, estas fichas são inseridas
no SI FEAC, assim como o ‘template’ de despesas que é elaborado para o efeito.
A numeração a dar às fichas de extensão da amostra deve evidenciar uma relação entre o relatório
de auditoria e o alargamento da análise a outras operações da mesma entidade. Assim, caso o
relatório detenha o número XYZ, e sendo necessário elaborar duas fichas de extensão, elas irão
apresentar a seguinte numeração:
110000XYZ/AD&C/Ano de Certificação da Despesa/Tipo de Auditoria/Ano da Auditoria
120000XYZ/AD&C/Ano de Certificação da Despesa/Tipo de Auditoria/Ano da Auditoria
Os procedimentos de inserção a aplicar serão idênticos aos adotados no relatório original.
A identificação no SI FEAC destes relatórios faz-se através de uma programação extra, à qual se
atribuirá um número com a seguinte nomenclatura: 8001/20XX (n.º/ano).
Esta programação inclui igualmente as fichas decorrentes de auditorias sistémicas ou de
certificação (IGF, TCE, CE e Agência, I.P.), a desenvolver em ponto subsequente, e que deem origem
a correções financeiras.
O ISSA, IPRA adotará as estruturas das fichas de auditoria e os respetivos instrumentos de suporte
à execução dos trabalhos disponibilizados pela AG:
Ficha de auditoria;
Ficha de extensão de auditorias, utilizada também para extensão de auditoria de
certificação, ou auditorias sistémicas.
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12.2 AUDITORIAS DE SISTEMAS
No cumprimento do disposto no n.º 1 do artigo 34.º do Regulamento (UE) n.º 223/2014, de 11 de
março, a Autoridade de Auditoria (AA), cujas competências foram atribuídas à Inspeção Geral de
Finanças, garante a realização de auditorias ao correto funcionamento dos sistemas de gestão e de
controlo da AG do PO APMC e/ou dos OI´s, com base numa amostragem adequada das operações e
das despesas declaradas, permitindo averiguar se os mesmos estão em conformidade com as
disposições previamente estabelecidas e se foram desenvolvidos com eficácia.
Nos termos regulamentares, as auditorias acima referidas podem, também, ser realizadas por um
organismo que não seja a AA, desde que esta autoridade assegure que esse organismo dispõe da
independência operacional necessária.
Desta forma, incide sobre a AG do PO APMC e ISSA, IPRA, um conjunto de auditorias de sistemas,
conduzidas pela Inspeção Geral de Finanças, pelo Tribunal de Contas Português, pela DG Auditoria
da Comissão Europeia e pelo Tribunal de Contas Europeu.
O processo de auditoria de sistemas inicia-se com a receção, pelo ISSA, IPRA/OI de uma
comunicação, a informar a data de realização da auditoria, o organismo responsável pela auditoria
e as áreas que vai auditar, bem como a solicitar determinada documentação.
Numa segunda fase, o organismo auditor efetua o trabalho de campo, durante o qual realiza os
testes de procedimento e de conformidade e recolhe os dados e documentos que constituirão
suporte ao relatório produzido, fundamentando as constatações, conclusões e recomendações a
formular.
No decurso dos trabalhos de campo da auditoria de sistemas, a intervenção do ISSA, IPRA/OI
consiste em facultar a informação/documentação solicitada pelos auditores e garantir a prestação
de todos os esclarecimentos que se considerem necessários.
No final dos trabalhos de campo, e na sequência dos testes e análises efetuados, o auditor elabora a
versão preliminar do relatório, podendo o ISSA, IPRA /OI, sempre que auscultado pela AG do PO
APMC, exercer o direito de contraditório, pronunciando-se sobre as constatações, conclusões e
recomendações que lhe dizem respeito.
O processo de auditoria de sistemas conclui-se com a elaboração e aprovação do relatório final, no
qual devem estar formuladas recomendações nas vertentes da gestão e do controlo,
Manual de Procedimentos
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designadamente recomendações de carácter financeiro, com consequências financeiras, e/ou
recomendações destinadas a colmatar deficiências apuradas, visando o cumprimento estrito das
normas consagradas na legislação nacional e comunitária aplicável.
Após a receção do relatório final de auditoria por parte da AG, o mesmo é encaminhado para o ISSA,
IPRA /OI.
Na fase seguinte do processo, o ISSA, IPRA /OI tem que demonstrar à AG do PO APMC, no prazo que
vier a ser definido, que as recomendações emitidas nos relatórios finais das entidades de
auditoria/controlo (nacionais e comunitárias) foram seguidas e efetivamente implementadas.
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13. MONITORIZAÇÃO ESTRATÉGICA
A partir da informação disponibilizada pelo Sistema de Informação do FEAC e do seu tratamento e
análise qualitativa, o ISSA, IPRA /OI apura os dados relativos aos indicadores de realização e de
resultado previstos no âmbito do FEAC, associados às operações apoiadas no âmbito do exercício
das funções delegadas.
O ISSA, IPRA /OI colabora igualmente com a AG na elaboração dos relatórios anuais de execução,
estruturados de acordo com a informação que a AG vier a definir para o efeito, fornecendo os dados
e informações relevantes, preparados a partir dos dados registados no Sistema de Informação,
designadamente em termos de realização e resultados.
Para além desta informação sobre o contributo do FEAC para a concretização das políticas de
Igualdade no território da região de convergência, o ISSA, IPRA /OI prepara também a informação
relevante associada às iniciativas de comunicação, promoção ou informação que tenham sido
desenvolvidas no contexto das suas competências ou caso aplicável, pelos beneficiários.
Para além da informação relativa à preparação do relatório anual, o ISSA, IPRA /OI apresenta à AG
uma síntese anual do desempenho da subvenção global, reportada a 31 de dezembro do ano civil
precedente, a qual integra as principais informações sobre a execução física e financeira das TO’s,
em termos de realização, suscetível de permitir uma avaliação dos progressos alcançados na
realização dos objetivos e metas definidos.
Para efeitos de elaboração da Declaração de Gestão e do Resumo Anual dos relatórios finais de
auditorias e dos controlos realizados, o ISSA, IPRA/OI prepara a informação relevante que venha a
ser solicitada pela AG, no timing a definir por esta.
Manual de Procedimentos
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14. REVISÃO DO MANUAL
O Manual de Procedimentos é revisto, anualmente, durante o mês de dezembro, ou sempre que
ocorrerem alterações com impacto na sua estrutura e procedimentos.
A alteração ao Manual de Procedimentos é submetida à aprovação da AG do PO APMC.
Ponta Delgada, 23 de fevereiro de 2016