manual de procedimiento cgr
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Contralora General de la Repblica Ao del Fortalecimiento del Estado Social y Democrtico de Derecho
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Unidad Ejecutora:
DEPARTAMENTO DE
PLANIFICACIN Y DESARROLLO
Santo Domingo, Repblica Dominicana
Diciembre 2012
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CONTRALORIA GENERAL
DE LA REPUBLICA DOMINICANA DPD
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
2
INDICE DE CONTENIDO
1.) INTRODUCCION ................................................................................................................................................ 9
2.) ANTECEDENTES ............................................................................................................................................. 10
3.) MARCO REFERENCIAL................................................................................................................................. 11
4.) ALCANCE: ......................................................................................................................................................... 12
5.) OBJETIVOS ....................................................................................................................................................... 12
5.1 GENERAL: ................................................................................................................................................. 12
5.2 ESPECFICOS: .......................................................................................................................................... 12
6.) MAPA DE PROCESOS ..................................................................................................................................... 13
7.) TRMINOS Y DEFINICIONES: ..................................................................................................................... 14
8.) SIMBOLOGA Y DEFINICIONES: ................................................................................................................ 17
9.) ORGANIGRAMA GENERAL ......................................................................................................................... 18
10.) DEPARTAMENTO JURIDICO ....................................................................................................................... 19
10.1 POLITICAS: ............................................................................................................................................... 19
10.2 PROCEDIMIENTOS: ................................................................................................................................ 21
10.2.1 ESTUDIO DE OPININ....................................................................................................................................................................... 21
10.2.2 REGISTRO DE CONTRATO ............................................................................................................................................................... 23
10.2.3 ACTO DE ALGUACIL ......................................................................................................................................................................... 27
10.2.4 CERTIFICACION DE NO OBJECION PARA OTORGAR PERMISOS DE VIAJES ........................................................................ 29
10.2.5 VERIFICACION DE LIBRAMIENTO ................................................................................................................................................. 32
10.2.6 RESCISION DE REGISTRO DE CONTRATOS INTERNOS Y EXTERNOS .................................................................................... 34
10.3 DIAGRAMAS DE FLUJOS DE PROCESOS: ............................................................................................ 36
11.) OFICINA DE ACCESO A LA INFORMACION ........................................................................................... 43
11.1 POLITICAS: ............................................................................................................................................... 43
11.2 PROCEDIMIENTOS: ................................................................................................................................ 44
11.2.1 INFORMACION AL USUARIO - TRAMITACION DE SOLICITUDES ........................................................................................... 44
11.1 DIAGRAMAS DE FLUJOS DE PROCESOS: ............................................................................................ 48
12.) DEPARTAMENTO DE PLANIFICACION Y DESARROLLO ................................................................... 50
12.1 POLITICAS: ............................................................................................................................................... 50
12.2 PROCEDIMIENTOS: ................................................................................................................................ 51
12.2.1 CONTROL DE CAMBIOS DE DOCUMENTOS ................................................................................................................................. 51
12.2.2 CONTROL DE REGISTROS................................................................................................................................................................ 54
12.2.3 AUDITORIAS DE PROCESOS ............................................................................................................................................................ 57
12.2.4 CONTROL DEL PRODUCTO NO CONFORME ................................................................................................................................ 60
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
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12.2.5 ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS ............................................................................................................................... 62
12.3 DIAGRAMAS DE FLUJOS DE PROCESOS: ............................................................................................ 65
13.) DEPARTAMENTO DE COMUNICACIONES .............................................................................................. 70
13.1 POLITICAS: ............................................................................................................................................... 70
13.2 PROCEDIMIENTOS: ................................................................................................................................ 72
13.2.1 COMUNICACIONES ........................................................................................................................................................................... 72
13.2.2 ADJUNTAR DOCUMENTOS EN LA PAGINA WEB DE LA CGR .................................................................................................. 74
13.3 DIAGRAMAS DE FLUJOS DE PROCESOS: ............................................................................................ 76
14.) DIRECCION DE RECURSOS HUMANOS .................................................................................................... 78
14.1 POLITICAS: ............................................................................................................................................... 78
14.2 PROCEDIMIENTOS: ................................................................................................................................ 80
14.2.1 DIRECCION DE RH: ................................................................................................................................ 80
14.2.1.1 SOLICITUD DE PENSION .................................................................................................................................................................. 80
14.2.1.2 REGISTRO DE MATERNIDAD .......................................................................................................................................................... 82
14.2.1.3 INCLUSION EN SEGURO FAMILIAR DE SALUD .......................................................................................................................... 84
14.2.1.4 INCLUSION DEPENDIENTES DIRECTOS EN EL SEGURO FAMILIAR DE SALUD .................................................................. 86
14.2.1.5 INCLUSION DEPENDIENTES ADICIONALES EN EL SEGURO FAMILIAR DE SALUD ........................................................... 88
14.2.1.6 INCLUSION DE SEGURO DE VIDA .................................................................................................................................................. 90
14.2.1.7 RECLAMACION DE SEGURO DE VIDA .......................................................................................................................................... 92
14.2.1.8 SOLICITUD DE SUBSIDIO DE LACTANCIA ................................................................................................................................... 94
14.2.1.9 TRAMITE PARA ENTREGA DE CARNET DE IDENTIFICACION A NUEVO EMPLEADO ....................................................... 96
14.2.1.10 ARCHIVO DE DOCUMENTOS .......................................................................................................................................................... 98
14.2.2 DIVISION DE RECLUTAMIENTO, SELECCIN Y EVALUACION: .................................................. 100
14.2.2.1 RECLUTAMIENTO, SELECCIN Y EVALUACION ..................................................................................................................... 100
14.2.3 DIVISION DE REGISTRO, CONTROL E INFORMACION: .................................................................. 105
14.2.3.1 CONTROL DE ASISTENCIA DEL PERSONAL ............................................................................................................................. 105
14.2.3.2 LICENCIAS PARA SERVIDORES PUBLICOS ................................................................................................................................ 108
14.2.3.3 EVALUACION DE DESEMPEO .................................................................................................................................................... 111
14.2.3.4 REPORTE DE BONO POR DESEMPEO ........................................................................................................................................ 114
14.2.3.5 PROGRAMA DE VACACIONES ...................................................................................................................................................... 116
14.2.3.6 MOVIMIENTO DE PERSONAL RENUNCIAS, DESTITUCIONES, PROMOCIONES Y AFINES ............................................ 118
14.2.3.7 INCLUSION EN NOMINA A NUEVO EMPLEADO ....................................................................................................................... 120
14.2.4 DIVISION DE CAPACITACION Y DESARROLLO: ......................................................................... 122
14.2.4.1 DETECCION DE NECESIDADES DE CAPACITACION ................................................................................................................ 122
14.2.4.2 CAPACITACION EN EL INAP ......................................................................................................................................................... 124
14.2.4.3 CAPACITACION EN EL CAPGEFI .................................................................................................................................................. 126
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14.2.4.4 CAPACITACION AL SERVIDOR PBLICO ................................................................................................................................... 128
14.2.4.5 INDUCCION ....................................................................................................................................................................................... 130
14.3 DIAGRAMAS DE FLUJOS DE PROCESOS: DESPACHO DE RECURSOS HUMANOS:................... 132
DIVISION DE RECLUTAMIENTO, SELECCIN Y EVALUACION ................................................................... 142
15.) DIRECCION DE TECNOLOGIA DE LA INFORMACION ...................................................................... 157
15.1 POLITICAS: ............................................................................................................................................. 157
15.2 PROCEDIMIENTOS: .............................................................................................................................. 160
15.2.1 DIVISION DE PROGRAMACION Y SISTEMAS: .............................................................................. 160
15.2.1.1 PROCEDIMIENTO DE REQUERIMIENTOS SOBRE DESARROLLO DE SISTEMA DE INFORMACION ............................... 160
15.2.1.2 CREACION DE USUARIO PARA ACCESO A OnBase (sistema para capturar, almacenar y administrar documentos) ................ 165
15.2.1.3 CREACION DE USUARIO PARA ACCESO APLICACIN EXTRANET ..................................................................................... 168
15.2.1.4 CORRECCION DE UN ERROR EN SOFTWARE EN AMBIENTE DE PRODUCCION ................................................................ 170
15.2.1.5 CREACION DE USUARIO PARA ACCESO AL SISTEMA DE RUTEO DE LIBRAMIENTO .................................................... 172
15.2.2 DIVISION DE ADMINISTRACION DE REDES: ................................................................................ 174
15.2.2.1 RESTAURAR INFORMACIONES .................................................................................................................................................... 174
15.2.2.2 PERMISOS DE ACCESO A LA BASE DE DATOS AMBIENTE DE PRODUCCION.................................................................... 176
15.2.2.3 ACCESO A INTERNET AMBIENTE DE PRODUCCION ............................................................................................................... 178
15.2.2.4 TOKEN PARA ACCESO VPN ........................................................................................................................................................... 180
15.2.2.5 USUARIOS ACTIVOS E INACTIVOS AMBIENTE DE PRODUCCION ....................................................................................... 182
15.2.2.6 CAMBIO DE CLAVE DE ACCESO EN LOS USUARIOS DE SISTEMAS Y/O APLICACIONES ................................................ 184
15.2.3 DIVISION DE SOPORTE TECNICO: .................................................................................................. 186
15.2.3.1 SOPORTE TECNICO ......................................................................................................................................................................... 186
15.2.3.2 MESA DE AYUDA ............................................................................................................................................................................ 189
15.2.3.3 CREACION DE USUARIO Y CONFIGURACION DE OUTLOOK................................................................................................. 192
15.2.3.4 HABILITAR SALIDA DE DATA O REVISION DE UNA EXISTENTE AMBIENTE DE PRODUCCION ................................... 195
15.3 DIAGRAMAS DE FLUJOS DE PROCESOS: .......................................................................................... 197
16.) DIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA.................................................................................. 213
16.1 POLITICAS: ............................................................................................................................................. 213
16.2 PROCEDIMIENTOS: .............................................................................................................................. 218
16.2.1 RECEPCION: ........................................................................................................................................... 218
16.2.1.1 VISITAS A EMPLEADOS Y/O FUNCIONARIOS DE LA CGR ...................................................................................................... 218
16.2.1.2 RECEPCION Y TRANSFERENCIA DE LLAMADAS ..................................................................................................................... 220
16.2.2 DIVISION DE PRESUPUESTO: ............................................................................................................ 222
16.2.2.1 SOLICITUD Y APERTURA DE FONDO REPONIBLE INSTITUCIONAL .................................................................................... 222
16.2.2.2 FORMULACION DE ANTE PROYECTO DE PRESUPUESTO ...................................................................................................... 224
16.2.2.3 ELABORACION DE PRESUPUESTO DE GASTO .......................................................................................................................... 227
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16.2.2.4 COMPENSACION PRESUPUESTARIA ........................................................................................................................................... 229
16.2.3 DIVISION DE CONTABILIDAD: .......................................................................................................... 231
16.2.3.1 PROCEDIMIENTO DE REGULARIZACION DE FONDO REPONIBLE INSTITUCIONAL ........................................................ 231
16.2.3.2 CONCILIACION BANCARIA DE CUENTA CORRIENTE DE FONDO REPONIBLE ................................................................. 233
16.2.3.3 REGULARIZACION DEL GASTO Y PAGO DE COMPROMISO .................................................................................................. 235
16.2.3.4 PAGO POR CHEQUES INTERNOS .................................................................................................................................................. 239
16.2.3.5 ANALISIS DE PAGOS PENDIENTES CON PROVEEDORES ESTATALES O NO ESTATALES ............................................... 242
16.2.3.6 PROCEDIMIENTO ELABORACION DE NOMINAS DE PAGO .................................................................................................... 244
16.2.3.7 SOLICITUD DE REGISTRO PREVENTIVO PARA INCLUSION .................................................................................................. 249
16.2.3.8 NOMINA DE VITICOS INTERNOS ............................................................................................................................................... 252
16.2.3.9 PROCEDIMIENTO NMINA DE VITICOS AL EXTERIOR ....................................................................................................... 254
16.2.3.10 ANALISIS Y REGISTRO DE NOVEDADES A LA TESORERIA DE LA SEGURIDAD SOCIAL / CARGA TSS ...................... 257
16.2.3.11 NMINA DE HORAS EXTRAS ........................................................................................................................................................ 259
16.2.3.12 ANLISIS Y REGISTRO DE NOVEDADES A LA TESORERA DE LA SEGURIDAD SOCIAL / RATIFICACIN DE PAGO DE NMINA PARA LA DGII.................................................................................................................................................................. 261
16.2.3.13 REGISTRO DE NOVEDADES A LA TESORERA DE LA SEGURIDAD SOCIAL / SEGUROS PADRES.................................. 263
16.2.3.14 REGISTRO Y CONTROL DE ACTIVOS FIJOS - TRASLADOS INTERNOS ................................................................................ 265
16.2.3.15 REGISTRO Y CONTROL DE ACTIVOS FIJOS ............................................................................................................................... 267
16.2.3.16 REGISTRO Y CONTROL DE ACTIVOS FIJOS - REPARACIN DE EQUIPOS ........................................................................... 269
16.2.3.17 REGISTRO Y CONTROL DE ACTIVOS FIJOS - DESCARGO DE ACTIVOS FIJOS ................................................................... 271
16.2.3.18 REGISTRO Y CONTROL DE ACTIVOS FIJOS - INVENTARIO ................................................................................................... 273
16.2.4 DIVISION DE SERVICIOS GENERALES ........................................................................................... 275
16.2.4.1 SECCION DE MAYORDOMIA: ............................................................................................................ 275
16.2.4.1.1 PROCEDIMIENTO MANTENIMIENTO JARDINERA Y REAS VERDES ................................................................................ 275
16.2.4.1.2 MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE GENERADORES DE ENERGIA DE EMERGENCIA .................................................... 277
16.2.4.1.3 MANTENIMIENTO PREVENTIVO ACONDICIONADORES DE AIRE ........................................................................................ 281
16.2.4.1.4 MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE LIMPIEZA Y AREAS COMUNES ................................................................................. 284
16.2.4.1.5 MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE ALMACENAMIENTO DE AGUA POTABLE ............................................................... 287
16.2.4.1.6 MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE FUMIGACIN ................................................................................................................ 289
16.2.4.1.7 MANTENIMIENTO CORRECTIVO ELCTRICO ........................................................................................................................... 291
16.2.4.2 SECCION DE TRANSPORTACION ..................................................................................................... 295
16.2.4.2.1 TRASLADO DE PERSONAL ............................................................................................................................................................ 295
16.2.4.2.2 TRASLADO DE PERSONAL EJECUTIVO ...................................................................................................................................... 297
16.2.4.2.3 REQUISICIN DE COMBUSTIBLE ................................................................................................................................................. 299
16.2.4.2.4 MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE LA FLOTILLA VEHICULAR .......................................................................................... 302
16.2.4.2.5 REQUISICION DE PIEZAS, PARTES O SUMINISTROS AGOTADAS EN ALMACEN .............................................................. 305
16.2.4.3 SECCION DE ALMACEN Y SUMINISTRO ........................................................................................ 308
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16.2.4.3.1 RECEPCION DE MERCANCIAS ...................................................................................................................................................... 308
16.2.4.3.2 PROCEDIMIENTO DE DESPACHO DE MERCANCIAS ................................................................................................................ 310
16.2.4.3.3 INVENTARIO DE MERCANCIAS.................................................................................................................................................... 312
16.2.5 DIVISION DE COMPRAS Y CONTRATACIONES: .......................................................................... 314
16.2.5.1 COMPRA MENORES ........................................................................................................................................................................ 314
16.2.5.2 COMPARACION DE PRECIOS ........................................................................................................................................................ 319
16.2.5.3 COMPRA DE LICITACIN RESTRINGIDA ................................................................................................................................... 327
16.2.5.4 LICITACIN PUBLICA NACIONAL ............................................................................................................................................... 339
16.2.5.5 SORTEOS DE OBRAS ....................................................................................................................................................................... 350
16.2.5.6 COMPRA DIRECTA .......................................................................................................................................................................... 359
16.2.5.7 URGENCIA ........................................................................................................................................................................................ 363
16.2.6 DIVISION DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO .............................................................................. 370
16.2.6.1 RECEPCIN DE CORRESPONDENCIA .......................................................................................................................................... 370
16.2.6.2 DESPACHO DE CORRESPONDENCIA ........................................................................................................................................... 373
16.3 DIAGRAMAS DE FLUJOS DE PROCESOS: .......................................................................................... 375
17.) DIRECCION DE REVISION Y CONTROL DE CALIDAD ....................................................................... 449
17.1 POLITICAS: ............................................................................................................................................. 449
17.2 PROCEDIMIENTOS: .............................................................................................................................. 452
17.2.1 DIRECCION DE REVISION Y CONTROL DE CALIDAD ............................................................... 452
17.2.1.1 REVISION DE LIBRAMIENTO DE BIENES, SERVICIOS, OBRAS Y CONCESIONES .............................................................. 452
17.2.2 DEPARTAMENTO DE SERVICIOS PERSONALES, CIVILES Y MILITARES: .......................... 455
17.2.2.1 REVISION DE NMINAS ................................................................................................................................................................. 455
17.2.2.2 REVISIN DE LIBRAMIENTO PARA NMINA ............................................................................................................................ 458
17.2.3 DEPARTAMENTO DE CERTIFICACIONES DE CARGOS: ........................................................... 461
17.2.3.1 CERTIFICACIONES DE CARGOS ................................................................................................................................................... 461
17.3 DIAGRAMAS DE FLUJOS DE PROCESOS: .......................................................................................... 464
18.) DEPARTAMENTO DESARROLLO NORMATIVO: ................................................................................. 469
18.1 POLITICAS: ............................................................................................................................................. 469
18.2 PROCEDIMIENTOS: .............................................................................................................................. 470
18.2.1 DIAGNOSTICO DE CONTROL INTERNO ...................................................................................................................................... 470
18.3 DIAGRAMAS DE FLUJOS DE PROCESOS: .......................................................................................... 472
19.) DIRECCION DE AUDITORIA INTERNA GUBERNAMENTAL: ........................................................... 473
19.1 POLITICAS: ............................................................................................................................................. 473
19.2 PROCEDIMIENTOS: .............................................................................................................................. 474
19.2.1 SUPERVISION Y SEGUIMIENTO DE AUDITORIAS .................................................................................................................... 474
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19.2.2 DETECCION DE NECESIDADES DE CAPACITACION Y RECURSOS ....................................................................................... 477
19.3 DIAGRAMAS DE FLUJO DE PROCESO: ............................................................................................... 479
20.) DEPARTAMENTO DE AUDITORIA DE INGENIERIA Y ARQUITECTURA: .................................... 481
20.1 POLITICAS: ............................................................................................................................................. 481
20.2 PROCEDIMIENTOS: .............................................................................................................................. 482
20.2.1 AUDITORIA TECNICA DE GESTION APLICADA A LAS OBRAS PUBLICAS DE INVERSION ... 482
20.2.2 AUDITORIA FINANCIERA, APLICADA AL AREA DE INGENIERIA CIVIL ............................................................................. 485
20.3 DIAGARMAS DE FLUJOS DE PROCESOS: .......................................................................................... 488
21.) UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA: ......................................................................................................... 490
21.1 POLITICAS: ............................................................................................................................................. 490
21.2 PROCEDIMIENTO: ................................................................................................................................ 491
21.2.1 REVISION DEL GASTO CORRIENTE, DE CAPITAL Y APLICACIONES FINANCIERAS ........................................................ 491
21.3 DIAGRAMAS DE FLUJOS DE PROCESOS: .......................................................................................... 494
22.) DEPARTAMENTO DE AUDITORIA AGROPECUARIA Y MEDIO AMBIENTE. ............................... 495
22.1 POLITICAS: ............................................................................................................................................. 495
22.2 PROCEDIMIENTOS: .............................................................................................................................. 496
22.2.1 AUDITORIA AGROPECUARIA Y MEDIO AMBIENTE ................................................................................................................ 496
22.3 DIAGRAMAS DE FLUJOS DE PROCESO: ............................................................................................. 499
23.) DEPARTAMENTO DE AUDITORIA LEGAL: ........................................................................................... 500
23.1 POLITICAS: ............................................................................................................................................. 500
23.2 PROCEDIMIENTOS: .............................................................................................................................. 501
23.2.1 DIGITACION DE CONTRATO POR EL SISTEMA ......................................................................................................................... 501
23.3 DIAGRAMAS DE FLUJOS DE PROCESOS: .......................................................................................... 503
24.) DEPARTAMENTO DE AYUNTAMIENTO: ............................................................................................... 504
24.2 PROCEDIMIENTOS: .............................................................................................................................. 506
24.2.1 EVALUACIN A LA GESTIN PRESUPUESTARIA DE LOS AYUNTAMIENTOS Y/O JUNTAS DE DISTRITOS ................ 506
24.3 DIAGRAMAS DE FLUJOS DE PROCESOS: .......................................................................................... 511
25.) FUNDACION ESCUELA NACIONAL DE CONTROL: ............................................................................ 512
25.1 POLITICAS: ............................................................................................................................................. 512
25.2 PROCEDIMIENTOS: .............................................................................................................................. 513
25.2.1 CAPACITACION ............................................................................................................................................................................... 513
25.2.2 CONTRATACION Y REMUNERACION AL FACILITADOR ........................................................................................................ 517
25.2.3 CAPACITACION A NIVEL NACIONAL E INTERNACIONAL .................................................................................................... 520
25.2.4 CAPACITACION INTERNACIONAL DE LA OLACEFS................................................................................................................ 522
25.2.5 CAPACITACION GREMIAL............................................................................................................................................................. 525
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25.2.6 SOLICITUD DE ESPACIO ................................................................................................................................................................ 527
25.3 DIAGRAMAS DE FLUJOS DE PROCESO: ............................................................................................. 529
26.) DIRECCION DE AUDITORIA ESPECIALES E INVESTIGACION: ...................................................... 537
26.1 POLITICAS: ............................................................................................................................................. 537
26.2 PROCEDIMIENTOS: .............................................................................................................................. 538
26.2.1 AUDITORIA ESPECIAL E INVESTIGACION ADMINISTRATIVA .............................................................................................. 538
26.2.2 ANALISIS FINANCIERO .................................................................................................................................................................. 542
26.3 DIAGRAMAS DE FLUJOS DE PROCESOS: .......................................................................................... 545
27.) ANEXOS ........................................................................................................................................................... 547
VIII - FICHA DE PROCESOS: ................................................................................................................................... 553
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1.) INTRODUCCION
La Contralora General de la Repblica como rgano rector del sistema nacional de control interno y
en su proceso de constituirse en un modelo de entidad de acuerdo a las mejores prcticas de la
gestin publica, tomando lo previsto en el articulo 7 sobre atribuciones y deberes institucionales de
la ley 10 07, instituye que debe:
1. Establecer y mantener el control interno en los trminos previstos en la presente ley.
2. Elaborar, en el marco de la presente ley y de la normativa bsica de control interno que emita
la Contralora General de la Repblica, las normas secundarias, sistemas y procedimientos
para el establecimiento, operacin y mantenimiento de su propio proceso de control interno,
de acuerdo a la naturaleza de sus operaciones y objetivos.
El presente manual de procedimientos, se ha elaborado con el propsito de unificar los criterios y
conocimientos dentro de las diferentes reas de la institucin, en concordancia con la misin, visin
y objetivos.
Un manual de procedimiento se considera como una herramienta muy valiosa dado que sirve de base
para la implementacin de controles internos establecidos en procesos administrativos y tcnicos que
complementan los sistemas de administracin y control contemplados en el plan estratgico
institucional. Su finalidad es obtener resultados efectivos a travs de la aplicacin de
procedimientos bien definidos.
Los manuales de procedimientos son aquellos instrumentos de informacin en los que se consigna,
en forma metdica, los pasos y operaciones que deben seguirse para la realizacin de las funciones
de una unidad administrativa (Valencia, 2002)
En su contenido, podemos encontrar aspectos generales relacionados con los objetivos que persigue
cada rea de trabajo, siguiendo un ordenamiento lgico para la identificacin, clasificacin y
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descripcin de los procesos. El manual de Procedimiento incluye normas legales, reglamentarias y
administrativas que se han ido estableciendo y su relacin con los procedimientos y la forma en la
que la institucin se encuentra organizada.
Es una gua prctica que se utiliza como herramienta de soporte para la Institucin, contiene
informacin ordenada y sistemtica en la cual se establecen claramente los procedimientos a nivel
operativo o de ejecucin, es una fuente de informacin que trata de orientar y mejorar los procesos
para lograr la adecuada realizacin de las actividades propias de la Institucin.
2.) ANTECEDENTES
Conforme a la promulgacin de la Ley 10 -07 y su reglamento de aplicacin 491 -07, la Contralora
General de la Repblica es designada como rgano Rector del Sistema Nacional de Control Interno,
con la finalidad de promover la importancia y utilidad del control, bajo la ptica de las nuevas
normativas, en la consecucin de los proyectos institucionales, bajo criterios de probidad, legalidad y
responsabilidad.
Las atribuciones conferidas a la Contralora General de la Repblica por la Constitucin Poltica
Dominicana en su Art. 55, numeral 3, generan un ineludible compromiso de participacin en el
actual proceso de renovacin del control interno, mediante el perfeccionamiento ntegro de su misin
pblica.
La Ley 10-07 en su Art. 24, destaca como la Contralora General de la Repblica como rgano
Rector del Sistema Nacional de Control Interno, es la responsable de mantener integrado el proceso
de control interno conforme a 5 componentes, listados a continuacin:
a) Ambiente Control.
b) Valoracin y Administracin de Riesgos.
c) Actividades de Control.
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d) Informacin y Comunicacin.
e) Monitoreo y Evaluacin.
Vale destacar en lo que respecta al Manual de Procedimiento de la Contralora, que el mismo est
elaborado sobre la base de estos 5 componentes arriba mencionados, haciendo denotar y valer los
reglamentos y normas de control interno en cada etapa del proceso de orden administrativo, tcnico
y/o legal.
3.) MARCO REFERENCIAL
A continuacin presentamos las leyes y reglamentos base:
LEYES, DECRETOS
Y REGLAMENTOS
NO.
FECHA
DESCRIPCIN
Ley 10-07 08-01-2007 Instituye el Sistema Nacional de Control Interno
y de la Contralora General de la Repblica.
Reglamento No. 491-07 08-01-2007 Instruye Sobre la Aplicacin de la Ley 10-07
Ley 126-01 27-07-2003 Que crea la Direccin General de Contabilidad
Gubernamental.
Decreto 605-06 12-12-2006 Reglamento Orgnico de Aplicacin de la Ley
126-01
Ley No. 494-06 27-12-2006 Sobre la Organizacin del Ministerio de
Hacienda
Ley No. 5-07 04-01-2007 Sistema Integrado de Administracin Financiera
Ley No.423-06 17-11-2006 Sobre el Presupuesto Nacional
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CONTRALORIA GENERAL
DE LA REPUBLICA DOMINICANA DPD
Versin Actual
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
12
Reglamento No. 492-07 04-09-2007 Sobre la Aplicacin Ley 423-06
Ley No. 41-08 16-01-2008 Sobre Funcin Pblica
Ley No. 340-06 18-08-2006
Sobre Compras y Contrataciones y su
Reglamento
de Aplicacin No. 490-07
4.) ALCANCE:
El Manual de Procedimientos de la Contralora General de la Repblica comprende los procesos de
orden administrativo, tcnico y/o legal.
5.) OBJETIVOS
5.1 GENERAL:
El objetivo del presente Manual de Procedimientos es de orden conceptual y prctico a los fines de
servir de herramienta institucional en el fortalecimiento y desarrollo operacional de las actividades
diarias de trabajos de orden administrativo, tcnico y legal, as como tambin promover el
mejoramiento continuo en los procesos, con la finalidad de alcanzar la Misin, Visin y Objetivos
del Plan Estratgico Institucional.
5.2 ESPECFICOS:
1. Comprometer el logro de los objetivos conforme a los procesos establecidos.
2. Asegurar el nivel de calidad, confiabilidad e integridad en la informacin procesada.
3. Establecer los controles internos en cada proceso.
4. Reducir los errores operativos al mximo posible.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
13
5. Reducir el periodo de adiestramiento de los nuevos empleados.
6. Facilitar la introduccin de los empleados en los nuevos puestos de trabajos.
7. Evitar que se produzcan cambios del sistema debido a decisiones tomadas con demasiada
rapidez.
8. Facilitar el mantenimiento de un buen nivel organizacional.
Rodrguez Valencia (2002) Tercera edicin, Como elaborar y usar los manuales administrativos.
6.) MAPA DE PROCESOS
CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA
MAPA DE PROCESOS
CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA
MAPA DE PROCESOS
US
UA
RIO
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es
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xp
ec
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va
s)
US
UA
RIO
SA
TIS
FE
CH
O
GESTION
LEGAL
GESTION DE REVISION
Y CONTROL DE
CALIDADCONTROL INTERNO
GESTION
FINANCIERA
GESTION DE
RECURSOS
HUMANOS
GESTION DE
TECNOLOGIA DE
LA INFORMACION
GESTION
DE LA
CALIDAD
PROCESOS DE APOYO
PROCESOS ESTRATEGICOS
PLANEACION
INSTITUCIONAL
EVALUACION DE LA
GESTION
INSTITUCIONAL
COMUNICACION
INSTITUCIONAL
PROCESOS CLAVES
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
14
7.) TRMINOS Y DEFINICIONES:
a) Proceso: es el conjunto de actividades y/o tareas desarrolladas en secuencia, mutuamente
relacionadas y que actan entre s, las cuales transforman insumos (entradas) en productos o
servicios (salidas o resultados) con valor agregado, destinado a satisfacer las necesidades y
demandas de los ciudadanos.
b) Procedimiento: es la forma especfica de llevar a cabo un proceso, sub-proceso o actividad.
c) Manual de procedimiento: es la descripcin de un proceso especifico conforme a los
objetivos, alcance, documentos, herramientas, responsables, insumos y secuencias de tareas
relacionadas entre si para producir un bien o servicio.
d) Nombre del proceso: descrito de modo indicativo que denota su calidad de imperativo.
e) Objetivo o propsito (Misin): descripcin breve y concisa del objetivo del proceso.
f) Alcance del Proceso: establece la primera actividad (inicio) y la ltima (fin) del proceso, para
tener nocin de la extensin de las mismas en la propia ficha.
g) Responsable: tiene a su cargo la responsabilidad del proceso y sus resultados. Implica la
capacidad de actuacin y liderazgo del proceso para involucrar y movilizar los actores que
interviene.
h) Documentos y/o herramientas: se refiere a los medios utilizados y relacionados con el
proceso en especfico, adoptando la naturaleza de formar parte de la evidencia del mismo.
i) Historial de cambios y/o revisiones: Se refiere a las inspecciones sistemticas que se hacen
en el mbito del proceso para control del mismo.
j) Lmites de proceso: estn marcados por las entradas y salidas, as como por los responsables
en las entradas y en las salidas de cada proceso en particular.
k) Indicadores del proceso: permiten hacer una medicin de seguimiento de cmo este se
orienta hacia el cumplimiento de su misin u objetivo.
l) Variables de control: Se refiere a aquellos parmetros sobre los que se tiene capacidad de
actuacin dentro del proceso, es decir, que el responsable o los actores del proceso pueden
modificar y que pueden alterar su funcionamiento o comportamiento del proceso, y por lo
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Versin Actual
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
15
tanto, de los indicadores establecidos. Permiten conocer a priori dnde se puede tocar el
proceso para controlarlo.
m) Recursos: Se pueden tambin reflejar los recursos humanos, la infraestructura y el ambiente
de trabajo necesario para ejecutar el proceso.
n) Anexos: Documentos que sustentan el proceso, tales como: base legal, formularios,
comunicacionesetc.
o)
SIGLAS DESCRIPCION
CAPGEFI Centro de Capacitacin en Poltica y Gestin Fiscal
CGR Contralora General de la Repblica
DAEI Direccin de Auditora Especiales e Investigacin
DAF Direccin Administrativa y Financiera
DAGROP Departamento de Auditora Agropecuaria y Medio
Ambiente
DAL Departamento de Auditora Legal
DAIG Direccin de Auditora Interna Gubernamental
DCOM Departamento de Comunicaciones
DEPTA Departamento de Ayuntamientos
DIGEPRES Direccin General de Presupuesto
DING Departamento de Auditora de Ingeniera y Arquitectura
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
16
DJ Departamento Jurdico
DDN Departamento de Desarrollo Normativo
DPD Departamento de Planificacin y Desarrollo
DRCC Direccin de Revisin y Control de Calidad
DTI Direccin de Tecnologa de la Informacin
FENC Fundacin Escuela Nacional de Control
INAP Instituto Nacional de Administracin Pblica
MAE Mxima Autoridad Ejecutiva
OAI Oficina de Libre Acceso a la Informacin
OLACEFS Organizacin Latinoamericana y del Caribe de Entidades
Fiscalizadoras Superiores
RH Direccin de Recursos Humanos
UAI Unidad de Auditora Interna
ODBC Recurso para conectividad de Base de Datos
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
17
8.) SIMBOLOGA Y DEFINICIONES:
SIMBOLO
NOMBRE
DESCRIPCION
Inicio o Trmino
Indica donde inicia y termina el diagrama
de flujo de un proceso.
Actividad Representa la ejecucin de una o ms
actividades en un procedimiento.
Decisin Indica las posibles alternativas dentro del
flujo de proceso.
Documento Representa cualquier documento a la
entrada y/o salida del procedimiento.
Entrada manual Representa la entrada manual para
impresin.
Conector en pgina
Representa en enlace de actividades con
otras en una misma pgina del
procedimiento.
Conector referente a
otra pgina
Representa en enlace de actividades con
otras en otra pgina del procedimiento.
Conector Conecta smbolos sealando el orden en
que lnea de unin debe realizarse.
-
9.) ORGANIGRAMA GENERAL
Contralor General de la
Repblica
Sub-Contralor
Presidencia de la
Repblica
Departamento de
Planificacin y
Desarrollo
Departamento de
Comunicaciones
Direccin de Recursos
Humanos
Divisin de
Registro, Control e
Informacin
Divisin de
Reclutamiento,
Seleccin y Evaluacin
Direccin de
Tecnologa de la
Informacin
Divisin de
Programacin y
Sistemas
Divisin de
Administracin
de Redes
Divisin de
Soporte Tcnico
Fundacin Escuela
Nacional de Control
Oficina de Acceso a la
Informacin
Direccin
Administrativa
Financiera
Divisin de
Compras y
Contrataciones
Divisin de
Contabilidad
Divisin de
Presupuesto
Departamento Jurdico
Divisin de
Capacitacin y
Desarrollo
Departamento de
Desarrollo
Normativo
Direccin de Revisin
y Control de Calidad
Direccin de
Auditoras Especiales
e Investigacin
Direccin de Auditora
Interna
Gubernamental
Departamento de
Auditora Legal
Departamento de
Servicios Personales
Civiles y Militares
Divisin de
Certificaciones de
Cargos
Departamento de
Auditora de
Sistemas
Informticos
Departamento de
Evaluacin e
Investigacin
Administrativa
Departamento de
Anlisis Financiero
Unidades de Auditora Interna: Gobierno
Central, Descentralizadas, Autnomas
no Financieras, Ayuntamientos, y de la
Seguridad Social
Seccin de
Mayordoma
CONTRALORA GENERAL DE LA REPUBLICAORGANIGRAMA ESTRUCTURAL
Divisin de
Servicios
Generales
Seccin de
Transportacin
Divisin de
Correspondencia
y Archivo
Seccin de
Almacn y
Suministro
Asesores
Direccin de Diagnostico y Diseo
Organizacional. - Noviembre- 2009
Departamento de
Auditora de Salud
Departamento de
Auditora de
Ingeniera y
Arquitectura
Departamento de
Auditora
Agropecuaria y
Medio Ambiente
Departamento de
Ayuntamientos
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
10.) DEPARTAMENTO JURIDICO
10.1 POLITICAS:
10.1.1 El Departamento Jurdico es la unidad responsable de elaboracin de contratos
de la CGR.
10.1.2 Todo contrato elaborado, previamente revisado, inicializado y sellado por los
abogados y firmado por el Director, deber remitirse a la firma del Contralor
General de la Repblica.
10.1.3 Toda rescisin de registro de contrato interno deber ejecutarse previa
solicitud por parte de la Direccin de Recursos Humanos y/o Administrativa.
10.1.4 Toda solicitud de No Objecin amparada en la Ley 130-75, deber ser
recibida con los siguientes requisitos:
10.1.4.1 Copia anexa de autorizacin del Secretario Administrativo de
la Presidencia;
10.1.4.2 Cdula de Identidad y Electoral;
10.1.4.3 Lugar de destino a viajar;
10.1.4.4 Tiempo de duracin del viaje;
10.1.4.5 Motivo del viaje.
10.1.5 Los oficios de permisos conforme a solicitudes de No Objecin emitidos por
la Contralora, deben estar firmados por la autoridad mxima competente de la
institucin, en su defecto el Sub-Contralor General de la Repblica.
10.1.6 Los documentos requeridos para recibir los Actos de Alguacil, son los
siguientes:
10.1.6.1 RNC;
10.1.6.2 Cdula de Identidad y Electoral;
10.1.6.3 Sentencia;
10.1.6.4 Ordenanza del Tribunal;
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
20
10.1.6.5 Facturacin que sustente la oposicin o contrato anexo.
10.1.7 Los documentos requeridos para recibir los libramientos, son los siguientes:
10.1.7.1 Oferta real de pago;
10.1.7.2 Recibo de la D.G.I.I. que especifica la consignacin de
depsito;
10.1.7.3 Poder de Autorizacin para retiro;
10.1.7.4 Nombre de quin est depositado;
10.1.7.5 Acuerdo o desistimiento por una de las partes;
10.1.8 Toda opinin legal externa emitida en el Departamento Jurdico va a la firma
del Contralor.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
21
10.2 PROCEDIMIENTOS:
NOMBRE DEL PROCESO:
10.2.1 ESTUDIO DE OPININ
Preparado por:
Departamento de Planificacin y
Desarrollo (DPD)
Aprobado por:
Departamento Jurdico
(DJ)
Fecha de emisin: Junio
2012
1.0 Propsito o
Misin:
Emitir opinin legal a requerimientos de las diferentes Direcciones, Departamentos y/o Unidades
de la Contralora as como tambin de las Instituciones del Estado y ciudadanos interesados.
2.0 Alcance:
Empieza:
Con la solicitud de opinin.
Incluye: Levantamiento de informacin, consulta de leyes.
Termina:
Con la entrega de respuesta.
3.0 Dueo o
responsable:
3.1
Departamento Jurdico.
4.0 Documentos
de referencia:
4.1 Ley 10-07.
4.2 Documento tipo solicitud.
5.0 Polticas:
5.1
Toda opinin legal emitida en el Departamento Jurdico va a la firma del Contralor.
6.0
Descripcin de las Actividades del Proceso:
Responsable Descripcin
Despacho del Contralor
1.0
Recibe correspondencia de solicitudes de las Instituciones
del Estado.
2.0
Remite solicitud de opinin al Departamento Jurdico.
Departamento Jurdico
(Secretaria)
3.0 Recibe solicitud de opinin y firma acuse de recibo.
4.0
Entrega solicitud de opinin al Consultor (a) Jurdico.
Departamento Jurdico
Consultor(a) Jurdico
5.0
Recibe solicitud de opinin y distribuye entre equipos de
Abogados.
-
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
22
Departamento Jurdico
(Abogado(a))
6.0 Recibe solicitud y realiza levantamiento de informacin.
7.0
Realiza consulta de leyes en funcin del tipo de asunto a
tratar.
8.0
Genera respuesta de opinin.
9.0
Entrega respuesta al Consultor(a) Jurdico para validacin
y aprobacin.
Departamento Jurdico
Consultor(a) Jurdico
10.0 Recibe respuesta de opinin y revisa.
10.1
En caso de verificar error material o conceptual, rechaza y
retorna al responsable a los fines de correccin.
11.0
Valida y autoriza remisin conforme al destinatario.
11.1
En caso de verificar destinatario externo, se remite a la
firma del Contralor.
11.2
En caso de verificar destinatario interno, se remite a la
autoridad inmediata del departamento solicitante.
Departamento Jurdico
(Auxiliar Administrativo(a))
12.0
Recibe autorizacin y revisa.
13.0
Da entrada en libro de control.
14.0
Entrega respuesta con libro control de remisin como acuse
de recibo.
7.0 ANEXOS:
7.1 Solicitud de opinin.
7.2 Respuesta de opinin.
8.0 REGISTROS:
CODIGO NOMBRE ALMACENADO ARCHIVADO TIEMPO DISPOSICION
Estudio de opinin
Departamento de
Planificacin y
Desarrollo
De manera
digital en
computador
CGR - DJ 001
9.0
Historia de
Cambios e
Inspecciones:
REVISIONES FECHAS SECCION DESCRIPCION REVISADO
POR:
REFRENDADO
POR
Procedimiento
nuevo
10.0 TIEMPO DE
RESPUESTA:
-
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
23
NOMBRE DEL PROCESO:
10.2.2 REGISTRO DE CONTRATO
Preparado por:
Departamento de Planificacin y
Desarrollo (DPD)
Aprobado por:
Departamento Jurdico
(DJ)
Fecha de
emisin:
Junio
2012
1.0 Propsito o
Misin: Registrar todos los contratos de Servicios, Bienes, Obras y Concesiones.
2.0 Alcance:
Empieza:
Con la recepcin de documentos soportes.
Incluye: Oficio de remisin, currculos, acta de asamblea.
Termina:
Con la firma del Contralor.
3.0 Dueo o
responsable:
3.1 Departamento Jurdico.
3.2 Unidad de Contrato.
4.0
Documentos de
referencia:
4.1 Ley 10-07 y su Reglamento de Aplicacin No. 491 - 07.
5.0 Polticas:
5.1
Todo contrato elaborado, previamente revisado, inicializado y sellado por los
abogados y firmado por el incmbete, deber remitirse a la firma del Contralor
General de la Repblica.
5.2
En caso de contratacin de personal, los documentos a recibir son los siguientes:
curriculum, cdula de identidad y oficio interno debidamente firmado por el
director de RH.
5.3
En caso de Contratacin de Bienes, Obras y Concesiones, los documentos a recibir
son los siguientes: estatutos de la compaa, acta de ltima asamblea, oficio
debidamente firmado por el director de la DAF.
6.0 Descripcin de las Actividades del Proceso:
Responsable Descripcin
Departamento Jurdico
(Secretaria)
1.0
Recibe documentos soportes anexo al oficio de
remisin y firma libro control como acuse de recibo.
2.0
Verifica documentos soportes estn completos.
2.1
En caso de verificar documentos incompletos, se
remite al responsable para completar expediente.
2.2
En caso de verificar que la documentacin este
completa se redacta contrato.
3.0
Entrega contrato al Abogado para revisin.
-
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
24
Departamento Jurdico
(Abogado(a))
4.0
Recibe contrato, revisa nombres y cdulas de
identidad correspondientes.
4.1
En caso de error material, rechaza y retorna al
responsable para correccin.
4.2
En caso de verificar que todo est correcto, sella y
fecha.
5.0
Entregan contrato revisado a la Secretaria.
Departamento Jurdico
(Secretaria)
6.0
Recibe contrato y revisa.
7.0
Imprime dos (2) ejemplares originales de contrato.
8.0
Procede contactar va llamada telefnica a la persona
a contratar a los fines de firma.
Empleado 9.0
Solicita contrato, revisa y firma.
Departamento Jurdico
(Secretaria)
10.0
Recibe contrato y verifica que est debidamente
firmado.
11.0
Remite contrato al Contralor con libro control.
Despacho Contralor
12.0
Recibe contrato, revisa y firma libro como acuse de
recibo.
13.0
Entrega contrato al Contralor.
Contralor/Sub-Contralor
14.0
Recibe contrato y firma.
Despacho Contralor
15.0
Deposita contrato debidamente firmado en el
Departamento Jurdico.
Departamento Jurdico
(Secretaria)
16.0
Recibe contrato y firma acuse de recibo.
17.0
Procede notarizar el contrato.
18.0
Sella y asigna matrcula al contrato otorgndole Fe
Pblica.
19.0
Genera oficio interno a los fines de solicitar
apropiacin de contrato.
20.0
Entrega oficio de solicitud de apropiacin de contrato
al Encargado(a) de Contabilidad.
-
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
25
Divisin de Contabilidad
(Encargado(a))
21.0
Recibe oficio, genera apropiacin y adjunta al
contrato definitivo.
22.0
Autoriza remisin de apropiacin al Departamento
Jurdico.
Direccin Administrativa y Financiera
(Auxiliar Administrativa)
23.0
Deposita en el Departamento Jurdico apropiacin de
contrato.
Departamento Jurdico
(Secretaria)
24.0 Recibe apropiacin y genera oficio interno.
25.0
Remite apropiacin, documentos soportes del
contrato mediante oficio interno a la Unidad de
Contratos.
Unidad de Contrato
26.0
Recibe apropiacin, documentos soportes y firma
acuse de recibo.
27.0
Digita contrato en el sistema de la Contralora en el
Mdulo Contratos.
Unidad de Contratos
(Encargado)
28.0
Valida informacin procesada y autoriza el registro
de contrato.
29.0
Notifica al Departamento Jurdico sobre contrato
digitado en el sistema.
Departamento Jurdico
(Abogado(a))
30.0
Procede registrar contrato mediante el sistema
electrnico.
31.0
Imprime registro de contrato y entrega al
Consultor(a) Jurdico.
Consultor(a) Jurdico
32.0
Recibe registro de contrato y firma en calidad de
certificar el mismo.
33.0
Autoriza remisin de certificado de contrato al
Contralor.
Despacho Contralor
34.0
Recibe certificado de registro de contrato y firma
acuse de recibo.
35.0
Entrega certificado de registro de contrato al
Contralor para firmar.
Contralor
36.0
37.0
Recibe certificado de registro de contrato y firma.
Autoriza remisin de certificado de registro de
contrato al Departamento Jurdico.
-
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
26
Despacho del Contralor
38.0
Recibe certificado de registro de contrato y deposita
en el Departamento Jurdico con libro control de
Despacho.
Departamento Jurdico
(Secretara)
39.0
Recibe certificado de registro de contrato y firma
libro control.
40.0
Archiva certificado registro de contrato en
documentos pendientes de entrega.
7.0 ANEXOS:
7.1 Curriculum vitae.
7.2 Cdula de identidad y electoral.
7.3 Acta de asamblea.
7.4 Oficio, apropiacin de contrato.
8.0 REGISTROS:
8.1
8.2
8.3
CODIGO NOMBRE ALMACENADO ARCHIVADO TIEMPO DISPOSICION
Registro de
Contrato
Departamento de
Planificacin y
Desarrollo
De manera
digital en
computador
CGR - DJ 002
9.0
Historia de
Cambios e
Inspecciones:
REVISIONES FECHAS SECCION DESCRIPCION REVISADO
POR:
REFRENDADO
POR:
Procedimiento
nuevo
10.0 TIEMPO DE
RESPUESTA:
-
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
27
NOMBRE DEL PROCESO:
10.2.3 ACTO DE ALGUACIL
Preparado por:
Departamento de Planificacin y
Desarrollo (DPD)
Aprobado por:
Departamento Jurdico
(DJ)
Fecha de
emisin:
Junio
2012
1.0 Propsito o
Misin: Registrar en el sistema los actos de alguaciles de impedimento de pago y levantamiento.
2.0 Alcance:
Empieza:
Con la recepcin del Acto de Alguacil.
Incluye: Acto de oposicin, sesin de crdito.
Termina:
Con el archivo de documentos.
3.0 Dueo o
responsable:
3.1 Departamento Jurdico.
3.2 Abogado.
4.0 Documentos
de referencia:
4.1 Ley 10-07 y su Reglamento de Aplicacin No. 491 - 07.
5.0 Polticas:
5.1 Los documentos requeridos para recibir los Actos de Alguacil, son los siguientes;
5.1.1 RNC;
5.1.2 Cdula de Identidad y Electoral;
5.1.3 Sentencia;
5.1.4 Ordenanza del Tribunal;
5.1.5 Facturacin que sustente la oposicin o contrato anexo.
6.0 Descripcin de las Actividades del Proceso:
Responsable Descripcin
Departamento Jurdico
(Abogado(a))
1.0 Recibe Acto de Alguacil y se verifica documentos soportes.
2.0
Evala si est sustentado:
2.1 Si no procede, archiva;
2.2
Si procede, genera nota y entrega a la Secretaria.
Departamento Jurdico
(Secretaria)
3.0
Recibe nota y procesa en el sistema en el mdulo oposicin a los
fines de consulta por parte de la Direccin de Revisin de Control
de Calidad.
4.0
Se genera reporte.
5.0
Imprime reporte y anexa al Acto.
6.0
Se procede archivar documentos.
-
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
28
7.0 ANEXOS:
7.1 Acto de oposicin.
7.2 Sesin de crditos.
7.3 Soportes fsicos (ordenanza del Tribunal, copia de cdula de identidad y electoral, sentencia).
8.0 REGISTROS:
CODIGO NOMBRE ALMACENADO ARCHIVADO TIEMPO DISPOSICION
Acto de
Alguacil
Departamento de
Planificacin y
Desarrollo
De manera
digital en
computador
CGR DJ 003
9.0
Historia de
Cambios e
Inspecciones:
REVISIONES FECHAS SECCION DESCRIPCION REVISADO
POR:
REFRENDADO
POR:
Procedimiento
nuevo
10.0 TIEMPO DE
RESPUESTA:
-
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
29
NOMBRE DEL PROCESO:
10.2.4 CERTIFICACION DE NO OBJECION PARA OTORGAR PERMISOS DE VIAJES
Preparado por:
Departamento de Planificacin y
Desarrollo (DPD)
Aprobado por:
Departamento Jurdico
(DJ)
Fecha de
emisin:
Junio
2012
1.0 Propsito o
Misin: Emitir certificacin de no objecin para otorgar permisos de viajes a Funcionarios del Estado.
2.0 Alcance:
Empieza: Con la recepcin de la solicitud de no objecin.
Incluye: Autorizacin de la Presidencia, certificacin de no objecin.
Termina: Con la digitalizacin y remisin de la certificacin al interesado.
3.0 Dueo o
responsable:
3.1 Departamento Jurdico.
3.2 Direccin de Auditorias Especiales / Departamento de Ayuntamiento.
3.3
Divisin de Correspondencia y Archivo.
4.0 Documentos
de referencia:
4.1 Ley 10-07 y su Reglamento de Aplicacin No. 491 07.
5.0 Polticas:
5.1
Toda solicitud de No Objecin amparada en la Ley 130-75, deber ser recibida con los
siguientes documentos;
5.1.1 Copia anexa de autorizacin del Secretario Administrativo de la Presidencia;
5.1.2 Cdula de Identidad y Electoral;
5.1.3 Lugar de destino a viajar;
5.1.4 Tiempo de duracin del viaje;
5.1.5
Motivo del viaje.
6.0 Descripcin de las Actividades del Proceso:
Responsable Descripcin
Funcionario Pblico 1.0
Genera oficio para solicitar la certificacin de no
objecin.
Oficina de la Presidencia
2.0
Genera autorizacin de salida y adjunta a la solicitud
de No Objecin.
3.0
Entrega autorizacin al interesado.
Funcionario Pblico
4.0 Recibe autorizacin anexo a la solicitud.
5.0
Deposita documentos en la Divisin de
Correspondencia y Archivo.
-
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
30
Divisin de Correspondencia y Archivo
6.0
Recibe solicitud de no objecin con autorizacin anexa
y firma acuse de recibo.
7.0
Entrega correspondencia al Departamento Jurdico.
Departamento Jurdico
(Abogado(a))
8.0
Recibe la autorizacin de la Oficina de la Presidencia,
anexo a la solicitud de No Objecin y firma acuse de
recibo.
9.0
Remite documentos a la Direccin de Auditoria
Especiales o Departamento de Auditora de
Ayuntamientos.
Direccin de Auditoria Especiales /
Departamento de Ayuntamientos
10.0
Recibe documentos y firma acuse de recibo.
11.0
Realiza levantamiento.
11.1
En caso de verificar situacin con alto grado de riesgo,
se genera nota de rechazo y remite al Departamento
Jurdico.
11.2
En caso de verificar que todo este regulado y
conforme, genera nota y remite al Departamento
Jurdico.
Departamento Jurdico
(Abogado(a))
12.0
Recibe nota y procede evaluar.
12.1 En caso de rechazo, genera oficio y remite al Contralor.
12.2
En caso de aprobacin, genera certificacin de no
objecin.
13.0
Entrega certificacin al Consultor(a) Jurdico.
Consultor(a) Jurdico
14.0
Recibe certificacin y revisa.
14.1
En caso de error material, rechaza y retorna al
responsable para correccin.
14.2
En caso de verificar que todo este correcto, procede
firmar y remitir al Contralor.
Contralor
15.0 Recibe certificacin y firma.
16.0
Autoriza remisin de certificacin a la Divisin de
Correspondencia y Archivo.
Divisin de Correspondencia y Archivo
17.0
Recibe certificacin de no objecin y firma acuse de
recibo.
18.0
Digitaliza la certificacin y remite a la oficina del
Funcionario Pblico.
-
CONTRALORIA GENERAL
DE LA REPUBLICA DOMINICANA DPD
Versin Actual
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
31
7.0 ANEXOS:
7.1
Autorizacin de la Presidencia.
7.2 Copia cdula de identidad y electoral.
8.0 REGISTROS:
CODIGO NOMBRE ALMACENADO ARCHIVADO TIEMPO DISPOSICION
Certificacin de no
objecin
Departamento de
Planificacin y
Desarrollo
De manera digital
en computador
CGR - DJ 004
9.0
Historia de
Cambios e
Inspecciones:
REVISIONES FECHAS SECCION DESCRIPCION REVISADO
POR:
REFRENDADO
POR
Procedimiento
nuevo
10.0 TIEMPO DE
RESPUESTA:
-
CONTRALORIA GENERAL
DE LA REPUBLICA DOMINICANA DPD
Versin Actual
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
32
NOMBRE DEL PROCESO:
10.2.5 VERIFICACION DE LIBRAMIENTO
Preparado por:
Departamento de Planificacin y Desarrollo
(DPD)
Aprobado por:
Departamento Jurdico
(DJ)
Fecha de
emisin:
Junio
2012
1.0 Propsito o
Misin: Verificar el cumplimiento legal de libramientos.
2.0 Alcance:
Empieza: Con la remisin del Libramiento al Depto. Jurdico.
Incluye:
Libramiento, oferta real de pago, consignacin de depsito ante la D.G.I.I.,
poder autorizado, acuerdo o desistimiento por una de las partes.
Termina:
Con la remisin de libramiento a la Direccin de Revisin y Control de
Calidad.
3.0 Dueo o
responsable:
3.1 Departamento Jurdico.
3.2 DRCC.
4.0 Documentos
de referencia:
4.1 Libramiento.
4.2 Soportes de Libramiento.
5.0 Polticas:
5.1 Todo libramiento debe recibirse con los siguientes documentos soportes;
5.1.1 Oferta real de pago;
5.1.2 Recibo de la D.G.I.I. que especifica la consignacin de depsito;
5.1.3 Poder de Autorizacin para retiro;
5.1.4 Nombre de quin est depositando;
5.1.5 Acuerdo o desistimiento por una de las partes.
6.0 Descripcin de las Actividades del Proceso:
Responsable Descripcin
Direccin de Revisin y Control de Calidad 1.0
Remite libramiento con documentos soportes.
Departamento Jurdico
(Secretaria)
2.0 Recibe libramiento, documentos soportes y firma
acuse de recibo.
3.0 Entrega libramiento al Abogado.
Departamento Jurdico
(Abogado(a))
4.0
Recibe libramiento, soportes y verifica que contenga
los siguientes documentos;
4.1 Oferta real de pago;
-
CONTRALORIA GENERAL
DE LA REPUBLICA DOMINICANA DPD
Versin Actual
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
33
Departamento Jurdico
(Abogado(a))
4.2
Consignacin de depsito ante la D.G.I.I.;
4.3 Poder de Autorizacin para retiro.
4.4 Acuerdo o desistimiento por una de las partes.
5.0
Verifica que la documentacin cumpla con lo
requerido.
5.1
En caso de verificar que la documentacin recibida no
cumple con lo requerido, rechaza y retorna a la DRCC
para completar la misma.
5.2
En caso de verificar que todo este correcto, inicializa y
entrega libramiento y soportes a la Secretaria a los
fines de generar oficio de remisin a la DRCC.
Departamento Jurdico
(Secretaria)
6.0
Recibe libramiento, documentos soportes y procede
generar oficio de remisin indicando que todo ha sido
verificado de forma satisfactoria.
7.0
Imprime oficio y anexa al libramiento, documentos
soportes.
8.0
Remite Libramiento mediante oficio a la DRCC.
7.0 ANEXOS:
7.1 Oferta real de pago.
7.2 Recibo de la D.G.I.I.
7.3 Poder de Autorizacin para retiro.
8.0 REGISTROS:
CODIGO NOMBRE ALMACENADO ARCHIVADO TIEMPO DISPOSICION
Verificacin
de
Libramiento
Departamento de
Planificacin y
Desarrollo
De manera digital
en computador
CGR - DJ 005
9.0
Historia de
Cambios e
Inspecciones:
REVISIONES FECHAS SECCION DESCRIPCION REVISADO
POR:
REFRENDADO
POR:
Procedimiento
nuevo
10.0 TIEMPO DE
RESPUESTA:
-
CONTRALORIA GENERAL
DE LA REPUBLICA DOMINICANA DPD
Versin Actual
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
34
NOMBRE DEL PROCESO:
10.2.6 RESCISION DE REGISTRO DE CONTRATOS INTERNOS Y EXTERNOS
Preparado por:
Departamento de Planificacin y
Desarrollo (DPD)
Aprobado por:
Departamento Jurdico
(DJ)
Fecha de emisin: Junio
2012
1.0 Propsito o
Misin: Dejar sin efecto los contratos registrados en el Sistema.
2.0 Alcance:
Empieza: Con la remisin de solicitud de rescisin de registro de contrato.
Incluye: Rescisin de contrato, actualizacin del Sistema de Contrato.
Termina:
Con la remisin del oficio a RH y DAF.
3.0 Dueo o
responsable:
3.1 Departamento Jurdico.
3.2 Direccin de Recursos Humanos.
3.3 Direccin Administrativa y Financiera.
4.0 Documentos
de referencia:
4.1 Solicitud de Rescisin de Contrato.
5.0 Polticas:
5.1 Toda rescisin de registro de contrato interno deber ejecutarse previa
solicitud por parte la Direccin de Recursos Humanos y Administrativo.
6.0 Descripcin de las Actividades del Proceso:
Responsable Descripcin
Divisin de Correspondencia y
Archivo 1.0
Remite solicitud de rescisin de registro de contrato.
Departamento Jurdico
(Secretaria)
2.0 Recibe solicitud y firma acuse de recibo.
3.0
Entrega solicitud al Auxiliar Administrativo.
Departamento Jurdico
(Auxiliar Administrativo(a))
4.0
Recibe solicitud de rescisin y procede realizar la operacin en el
Sistema Registro de Contratos.
5.0
Retorna la solicitud a la Secretaria informndole que la operacin
ha sido realizada por el Sistema de Registro de Contrato de forma
satisfactoria.
Departamento Jurdico
(Secretaria)
6.0 Recibe solicitud y confirmacin de rescisin ejecutada.
7.0
Procede generar oficio indicando que la operacin de rescisin ha
sido ejecutada a travs del Sistema de Registro de Contrato.
-
CONTRALORIA GENERAL
DE LA REPUBLICA DOMINICANA DPD
Versin Actual
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
35
Departamento Jurdico
(Secretaria)
8.0
Imprime oficio, anexa a la solicitud y verifica destinatario:
8.1
En caso de verificar que la solicitud es externa, remite a la firma
del Contralor;
8.2
En caso de verificar que la solicitud es interna remite a la firma del
Consultor (a) Jurdico.
Departamento Jurdico
Consultor(a) Jurdico
9.0
Recibe oficio, revisa y firma.
10.0
Entrega oficio a la Secretaria.
Departamento Jurdico
(Secretaria)
11.0
Recibe oficio debidamente firmado y anexo a la solicitud.
12.0
Remite va correspondencia el oficio con libro control de
despacho a la Direccin de Recursos Humanos y la Direccin
Administrativa y Financiera.
7.0 ANEXOS:
7.1 Oficio.
8.0 REGISTROS:
CODIGO NOMBRE ALMACENADO ARCHIVADO TIEMPO DISPOSICION
Rescisin
de contratos
internos y
externos
Departamento de
Planificacin y
Desarrollo
De manera
digital en
computador
CGR - DJ 006
9.0
Historia de
Cambios e
Inspecciones:
REVISIONES FECHAS SECCION DESCRIPCION REVISADO
POR:
REFRENDADO
POR:
Procedimiento
nuevo
10.0 TIEMPO DE
RESPUESTA:
-
10.3 DIAGRAMAS DE FLUJOS DE PROCESOS:
Departamento Jurdico
(Abogados)Consultor(a) Jurdico
Departamento Jurdico
(Secretaria)Despacho del Contralor
CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA DOMINICANA
DEPARTAMENTO JURIDICO
Nmero de Pg.
1-1CGR DJ - 001
PROCEDIMIENTO ESTUDIO DE OPINIONUNIDAD EJECUTORA:
CGR DPD2012
VERSION 1
Actual
S
No
S
No
10.1) Rechaza y retorna al
responsable a los
fines de correccin.
11.2) Remite a la autoridad
competente del
departamento.
9) Entrega respuesta de
opinin legal.
11.1) Remite a la firma
del Contralor.
6) Recibe solicitud y
realiza levantamiento
de informacin.
5) Recibe solicitud de
opinin y distribuye
entre el equipo de
abogados.
3) Recibe solicitud de
opinin y firma acuse
de recibo.
7) Realiza consulta de
leyes.
Destinatario
Externo?
Error
material?
12) Recibe autorizacin y
revisa.
4) Entrega solicitud de
opinin al Encargado
(a).
FIN DE
PROCESO
10) Recibe respuesta de
opinin y revisa.
14) Entrega solicitud de
opinion con libro
control de despacho
como acuse de recibo.
INICIO
1) Recibe correspondencia
de solicitud de opinin
de las Instituciones del
Gobierno Central.
11) Valida y autoriza
remisin conforme
al destinatario.
8) Genera respuesta de
opinin.
2) Remite solicitud de
opnin al
Departamento
Jurdico.
13) Da entrada en libro
control de despacho.
-
CONTRALORIA GENERAL
DE LA REPUBLICA DOMINICANA DPD
Versin Actual
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
37
ContralorDespacho del ContralorParte ContratadaDepartamento Jurdico
(Abogados)
Departamento Jurdico
(Secretaria)
CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA DOMINICANA
DEPARTAMENTO JURIDICO
Nmero de Pg.
1-2CGR DJ - 002 PROCEDIMIENTO REGISTRO DE CONTRATO
UNIDAD EJECUTORA:
CGR DPD2012
Versin
Actual
S
No
No
S
7) Imprime dos (2)
ejemplares originales
de contrato.
3) Entrega contrato al
Abogado a los fines
de revisin.
4.1) Sella y fecha.
16
6) Recibe dcoumentos y
revisa.
13) Entrega contrato al
Contralor.
911) Remite contrato al
Contralor con libro
control de despacho.
2.1) Retorna al responsable
a los fines de completar
el expediente.
10) Recibe contrato y
verifica que est
debidamente firmado.
12) Recibe contrato, revisa
y firma libro como
acuse de recibo.
1) Recibe documentos
soportes adjunto al
oficio de remisin
interna y firma acuse
de recibo.
Error
material?
15) Deposita contrato en el
Departamento Jurdico.
5) Entrega contrato a la
Secretaria.2.2) Procede redactar el
contrato.
8) Procede contactar va
telefono al contratado a
los fines de firma.
2) Verifica que los
documentos
soportes esten
completos.
8
14) Recibe contrato y firma.
4) Recibe contrato, revisa
nombre y cdula de
identidad.
Documento
completo?
9) Recibe contrato, revisa y
firma.
4.1) Rechaza y retorna al
responsable a los
fines de correccin.
INICIO
2.2
4.1
14.1
-
CONTRALORIA GENERAL
DE LA REPUBLICA DOMINICANA DPD
Versin Actual
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
38
ContralorDespacho del ContralorConsultor (a) JurdicoDepartamento Jurdico
(Abogados)
Unidad de Contrato
(Encargado(a))Unidad de Contrato
DAF
(Auxiliar Administrativo(a))
Divisin de Contabilidad
(Encargado (a))
Departamento Jurdico
(Secretaria)
CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA DOMINICANA
DEPARTAMENTO JURIDICO
Nmero de Pg.
2-2CGR DJ - 002 PROCEDIMIENTO REGISTRO DE CONTRATO.
UNIDAD EJECUTORA:
CGR DPD2012
Versin
Actual
18) Sella y asigna matrcula
al contrato.
35) Entrega certificado
registro de contrato al
Contralor.
34) Recibe certificado
registro de contrato y
firma libro como acuse
de recibo.
28)Valida informacin y
autoriza registro de
contrato.
20) Entrega oficio de
apropiacin al
Encargado de
Contabilidad del DAF.
32) Recibe certificado
registro de contrato y
firma.
17) Procede notarial el
contrato.
29) Notifica al
Departamento Jurdico.
24) Recibe apropiacin y
genera oficio interno.
16) Recibe contrato y firma
libro control como acuse
de recibo.
25) Remite apropiacin
mediante oficio a la
unidad de contrato.
26) Recibe apropiacin,
documentos
soportes y firma
acuse de recibo.
30) Procede registrar
contrato por el Sistema
de Contrato.
23) Deposita aporpiacin
de contrato.
27) Digita contrato en el
Sistema de la
Contralora en el
Mdulo Contratos.
33) Autoriza remisin de
certificado registro de
contrato al Contralor.
22) Autoriza remisin de
apropiacin de
contrato.
19) Genera oficio de
apropiacin.21) Recibe oficio y genera
apropiacin.
31) Imprime registro de
contrato y entrega al
Encargado.
36) Recibe certificado
registro de contrato y
firma.
37) Autoriza remisin de
certificado registro de
contrato al
Departamento Jurdico.
38) Recibe certificado
registro de contrato y
deposita en el
Departamento Jurdico.
39) Recibe certificado
registro de contrato y
firma acuse de recibo.
40) Archiva certificado
registro de contrato en
documentos pendientes
de entrega.
FIN DE PROCESO
15
-
Departamento Jurdico
(Secretaria)
Departamento Jurdico
(Abogado)
CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA DOMINICANA
DEPARTAMENTO JURIDICO
Nmero de Pg.
1-1CGR DJ - 003 PROCEDIMIENTO ACTO DE ALGUACIL
UNIDAD EJECUTORA:
CGR DPD2012
Versin
Actual
No
S
Procede?
FIN DE
PROCESO
2) Evala si esta
sustentado.
INICIO
1) Recibe Acto de Alguacil
y verifica documentos
soportes.
5) Imprime reporte y
anexa al Acto.
4) Genera reporte.2.2) Genera nota y entrega a
la Secretaria.
3) Recibe nota y procesa en
el Sistema en el mdulo
de Oposicin.
6) Archiva documentos.
2.1) Archiva documentos.
-
Oficina de la Presidencia ContralorConsultor(a) JurdicoDireccion de Auditoria Especiales e Investigacin /
Departamento de Ayuntamientos
Departamento Jurdico
(Abogados)
Divisin de Correspondencia y
ArchivoInteresado
CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA DOMINICANA
DEPARTAMENTO JURIDICO
Nmero de Pg.
1-1CGR DJ - 004 PROCEDIMIENTO CERTIFICACION DE NO OBJECION.
UNIDAD EJECUTORA:
CGR DPD2012
Versin
Actual